La nueva ISO 9001:2015: una

oportunidad para la puesta en valor

de la gestin documental.

La nuevas normas de sistemas de

gestin y los cambios en los
requisitos de la documentacin

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 AENOR

AENOR es la Asociacin Espaola de

Normalizacin y Certificacin, entidad
privada sin nimo de lucro cuya misin es
Elaborar y publicar normas
Fomentar el desarrollo de la
normalizacin
Desarrollo de la evaluacin de la
conformidad

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AenorSGSV2015_r1 2
 Evaluacin de la Conformidad
Demostracin de que un producto, servicio,
proceso, sistema o persona cumple con los
requisitos especificados.

Cada vez ms necesaria:

Para cumplir / asegurar el cumplimiento de requisitos
legales
Para dar confianza al cliente
Como tarjeta de presentacin en un determinado mercado

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AenorSGSV2015_r1 3
 Certificacin de la conformidad
Evaluacin de la conformidad de 3 parte, realizada
por parte independiente del suministrador o el cliente.

Certificacin basada en normas

Certificacin basada en normas de Sistemas de Gestin de Producto / Servicio

Normas particulares
UNE EN ISO UNE EN ISO OSHAS 18001 UNE ISO UNE EN 13816 Calidad en Transporte
9001:2015 14001:2004 39001 Pblico de Pasajeros

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AenorSGSV2015_r1 4
AENOR. Certifica Sistemas de Gestin
Gestin de la Calidad ISO 9001.
Evaluacin del Sello de Excelencia EFQM
Gestin de la Calidad en el Sector de la Automocin. UNE-ISO/TS 16949
Gestin de la Calidad en el Sector Aeroespacial. UNE-EN 9100
Gestin de Servicios de Tecnologas de la Informacin ISO 20000
Calidad Mejora de la calidad de los procesos de desarrollo de software ISO 15504
Sistema de Gestin de la Calidad para productos sanitarios UNE-EN ISO 13485
Directrices para la Mejora Continua del desempeo - ISO 9004 (UNE 66174).
Auditoras de calidad de servicio y facturacin en el Sector Telecomunicaciones.
Sistemas de Gestin de I+D+I

Gestin Ambiental ISO 14001

Verificacin Medioambiental - EMAS
Medio Ambiente Ecodiseo. UNE 150301:2003 (ECODISEO)
Gestin Forestal Sostenible

Seguridad Certificacin OHSAS 18001

Auditora Reglamentaria de Gestin de Riesgos Laborales.
Sistemas de Gestin de Seguridad de la Informacin ISO 27001

Responsabilidad Social Validacin del Informe de Anlisis y Evaluacin de Riesgos Medioambientales

Validacin de Memorias de Sostenibilidad
Accesibilidad Global

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 ISO 9001: 2015 a la vista

Periodo de transicin

Validez ISO 9001:2008

Septiembre 2015 Septiembre 2018

(aprobacin Norma)
9 de julio al 9 septiembre: proceso de votacin.

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 7.5 Informacin documentada (= HLS)
ISO 9001 7.5.1 Generalidades
La requerida por esta norma, la determinada como
0. Introduccin necesaria para la eficacia del SGC.
1. Objeto y campo de aplicacin 7.5.2 Creacin y actualizacin
Asegurar la identificacin y descripcin, el formato y
2. Normas para consulta
los medios de soporte, la revisin y aprobacin
3. Trminos y definiciones idonea y adecuada-
4. Contexto de la organizacin 7.5.3 Control de la informacin documentada
5. Liderazgo Se debe controlar, para que este disponible y
6. Planificacin adecuada al uso, donde / cuando se necesite; y
7. Soporte protegida adecuadamente (confidencialidad,
7.5 Informacin documentada disponibilidad, integridad).
8. Operacin Para ello debe controlar la distribucin, acceso,
recuperacin y uso; almacenamiento y preservacin;
9. Evaluacin del desempeo
control de cambios; retencin y disposicin
10. Mejora
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3.11 Informacin documentada

Informacin que una organizacin tiene que controlar

y mantener, y el medio en el que est contenida.
NOTA 1: La informacin documentada puede estar en
cualquier formato y medio, y puede provenir de
cualquier fuente.
NOTA 2: La informacin documentada puede hacer
referencia a:
- el SG, incluidos los procesos relacionados;
- la informacin creada para que la organizacin
opere (documentacin),
- la evidencia de los resultados alcanzados
(registros).

Informacin: Datos que poseen significado.

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 7.5.3 Control de la informacin
documentada
7.5.3.1 La informacin documentada requerida por el SGC y por esta Norma
Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
a) est disponible y adecuada para su uso, dnde y cundo se necesite;
b) est protegida adecuadamente (por ejemplo, contra prdida de la
confidencialidad, uso inadecuado, o prdida de integridad).

7.5.3.2 Para el control de la informacin documentada, la organizacin debe

tratar las siguientes actividades, segn sea aplicable:
a) distribucin, acceso, recuperacin y uso;
b) almacenamiento y preservacin, incluida la preservacin de la legibilidad;
c) control de cambios (por ejemplo, control de versin);
d) retencin y disposicin.
La informacin documentada de origen externo, que la organizacin ha
determinado que es necesaria para la planificacin y operacin del SGC se debe
identificar y controlar, segn sea adecuado.

NOTA: El acceso implica una decisin concerniente al permiso solamente para

consultar la informacin documentada, o el permiso y la autoridad para
consultar y modificar la informacin documentada, etc.

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La ID requerida, ISO 9001:2015
4.3 El alcance del SGC debe mantenerse como ID
estableciendo: Los productos y servicios cubiertos por el
SGC; La justificacin de cualquier exclusin.
4.4 SGC y sus procesos:
- Mantener ID en la medida necesaria para apoyar la
operacin de los procesos y retener la ID en la medida
necesaria para tener la confianza que los procesos se
realizan segn lo planificado.
5.2.2 La poltica debe estar disponible como ID.
6.2.1 Conservar ID sobre los objetivos de calidad.
7.1.5 Mantener ID adecuada de los recursos para el
seguimiento y medicin.
7.2 Conservar la ID evidencia de la competencia.

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La ID requerida, ISO 9001:2015
8.1 Manteniendo ID para tener la confianza en que los procesos se
llevan a cabo segn lo planificado, y para la demostrar la
conformidad de los P/S con los requisitos.
8.2.3 Mantener ID que describe los resultados de la revisin de los
requisitos relacionados con los P/S (antes del compromiso con el
cliente); y modificarla cuando cambien los requisitos.
8.3.2 Considerar la ID necesaria para confirmar que se cumplen los
requisitos del diseo y desarrollo.
8.3.5 Mantener la ID resultante del proceso de diseo y desarrollo.
8.3.6 Mantener la ID sobre los cambios del diseo y desarrollo.
8.4.1 Mantener la ID adecuada de los resultados de las evaluaciones,
seguimiento y reevaluacin de los proveedores.
8.5.1 Condiciones controladas para la produccin y prestacin del
servicio: Disponer de la ID que defina las caractersticas de los
P/S. Disponer de ID que define las actividades a realizar y los
resultados a alcanzar.
8.5.2 Mantener cualquier ID necesaria para la trazabilidad, cuando
la trazabilidad sea un requisito.

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La ID requerida, ISO 9001:2015
8.5.6 Mantener ID con la revisin de los cambios no
planificados esenciales para la produccin o la prestacin
del servicio.
8.6 Mantener evidencia de la conformidad de P/S, que debe
proporcionar trazabilidad a quienes autorizan su liberacin
para la entrega.
8.7 Mantener ID de las acciones sobre P/S no conformes y
quienes deciden sobre ellos.
9.1.1 Conservar la ID como evidencia de los resultados de las
actividades de seguimiento y medicin.
9.2.2 Conservar ID como evidencia de la implementacin del
programa de auditora y sus resultados.
9.3 Conservar ID como evidencia de los resultados de las
revisiones por la direccin.
10.2 Conservar ID como evidencia de las NC, las AC tomadas,
y sus resultados.

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 Gestin de la ID ISO 30301
A.1 Creacin
A.1.1 Determinar qu documentos, cundo y cmo deben ser creados y capturados en
cada proceso de negocio
A.1.2 Determinar la informacin sobre el contenido, contexto y control (metadatos) que
debe incluirse en los documentos
A.1.3 Decidir en qu forma y estructura se deben crear y capturar los documento
A.1.4 Determinar tecnologas apropiadas para crear y capturar documentos
A.2. Control
A.2.1 Determinar qu informacin de control (metadatos) debe crearse en los procesos
de gestin de documentos y cmo se vincular con los documentos y gestionar a
largo del tiempo
A.2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del
tiempo
A.2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo
A.2.4 Establecer la disposicin/eliminacin autorizada de los documentos
A.2.5 Establecer las condiciones de administracin y mantenimiento de las aplicaciones
de gestin de documentos

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ISO 30301, Anexo B: Interrelaciones

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ISO 30301, una oportunidad

Facilitar la eficiencia en la gestin documental (ej. eliminando duplicados,

transacciones innecesarias, facilitando el acceso a los datos / informacin).
Facilita el control de los documentos de manera que sean fiables (contenido),
autnticos (autora, datacin), ntegros (completos, inalterables), conformes (con
requisitos, compromisos y objetivos de gestin documental).
Control de la informacin y sus soportes (la ID) de las actividades de la organizacin.
Soporte para la toma de decisiones, la rendicin de cuentas (legalidad,
compromisos), y para los procesos de mejora continua.
Facilitan gestionar riesgos, y la continuidad del negocio.
Aporta consistencia en el control de la ID ante cambios derivados de:
Incremento del volumen de datos / informacin y de soportes;
Evolucin tecnolgica, y desarrollo digital. Desarrollo del e-business, e-
commerce, e-administracin;
Incremento de legislacin, regulaciones, y estndares relacionados con la
gestin de documentos.
Reconocimiento al aplicar normas internacionales, y la certificacin.
Los propios de la implantacin, mantenimiento y mejora de un SG (organizacin,
asignacin de responsabilidades, dotacin de recursos, definicin de procesos, ).
Facilita cumplimiento de cualquier otra norma de SG (HLS desarrollada por ISO).

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Muchas gracias

Jos Angel Valderrama Antn

jvalderrama@aenor.es

AENOR:
C/ Gnova, 6. 28004 Madrid - Tel. 914 32 60 00

PCT de Gijn. Ed FADE, Profesor Potter, 51. Cabuees, 33203

Gijn - 985 19 60 11

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