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\9 INSTITUTO ELECTORAL DE MICHOACN
1

rgano: Comisin de Contralora

Documento: Manual de procedimientos para la adquisicin de materiales y

tiles necesarios para el funcionamiento de las diferentes reas
del IEM

Fecha: 1 de diciembre de 2010

 JUNTA ESTATAL EJECUTIVA INSTITUTO ELECTORAL
DE
MICHOACN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA

LA ADQUISICIN DE MATERIALES Y
TILES NECESARIOS PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE LAS
DIFERENTES REAS DEL INSTITUTO
ELECTORAL DE MICHOACN
 JUNTA ESTATAL EJECUTIVA INSTITUTO ELECTORAL
DE
MICHOACN

INDICE

1. INTRODUCCIN

2. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIN MENSUAL DE MATERIALES Y TILES

DE OFICINA, DE MATERIAL DE LIMPIEZA E HIGIENE, DE MATERIAL DIDCTICO,
DE MATERIALES Y TILES PARA EL PROCESAMIENTO EN EQUIPOS Y BIENES
INFORMTICOS Y DE MATERIAL DE INFORMACIN.

2.1. Procedimiento
2.2. Flujograma
2.3. Formato de orden de compra FOC-1

3. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN Y TRAMITACIN DE REQUISICIONES

DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA, DE MATERIAL DE LIMPIEZA E HIGIENE,
DE MATERIAL DIDCTICO, DE MATERIALES Y TILES PARA EL
PROCESAMIENTO EN EQUIPOS Y BIENES INFORMTICOS Y DE MATERIAL DE
INFORMACIN, A TRAVS DEL FORMATO RMRM-1

3.1. Procedimiento
3.2. Flujograma

1
 1. INTRODUCCIN

El presente Manual es el instrumento orientador para la correcta ejecucin de las actividades

del Departamento de Recursos Materiales y Servicios.

En ste se establecen los objetivos, polticas y procedimientos gua durante el desarrollo de

las actividades relativas a la adquisicin de materiales y tiles de oficina, de material de
limpieza e higiene, de material didctico, de materiales y tiles para el procesamiento en
equipos y bienes informticos y de material de informacin, as como para la recepcin y
tramitacin de requisiciones a travs del formato RMRM-1, de los materiales anteriormente
referidos.
2. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIN MENSUAL DE MATERIALES Y TILES
DE OFICINA, DE MATERIAL DE LIMPIEZA E HIGIENE, DE MATERIAL DIDCTICO,
DE MATERIALES Y TILES PARA EL PROCESAMIENTO EN EQUIPOS Y BIENES
INFORMTICOS Y DE MATERIAL DE INFORMACIN.

OBJETIVO:

Contar con un almacn dotado de todos los bienes necesarios para el trabajo de las
diferentes reas del Instituto.

POLTICAS:

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios realizar las compras del

Instituto cada mes, cuando se trate de adquisiciones directas.

Las compras de enero se realizarn en diciembre del ao anterior.

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios, elaborar el calendario

anual de requerimientos de bienes materiales en diciembre de cada ao,
tomando como base los proyectos de presupuesto de requerimientos de bienes
y servicios del ao correspondiente, enviados por las diferentes reas del
Instituto.

2.1 Procedimiento

1. Una vez aprobado el Programa Anual de Adquisiciones del ao correspondiente, el

Departamento de Recursos Materiales y Servicios elaborar un calendario anual de
adquisiciones y lo enviar a la aprobacin del Vocal de Administracin y Prerrogativas.
2. El Vocal de Administracin y Prerrogativas recibir el calendario anual de adquisiciones
y en su caso otorgar su visto bueno y lo remitir al Jefe del Departamento de
Recursos Materiales y Servicios.
3. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios recibir el visto bueno y
proceder a solicitar va fax 3 cotizaciones que ofrezcan las mejores condiciones
disponibles envindolas al Vocal de Administracin y Prerrogativas.
4. El Vocal de Administracin y Prerrogativas recibir las cotizaciones y proceder a
seleccionar al proveedor que ofrezca mejor precio, calidad, financiamiento, oportunidad
y otros que se consideren pertinentes, y enviar la propuesta anexando el formato
FOC-1 de orden de compra al Presidente del Instituto para su autorizacin.
5. El Presidente del Instituto recibir la propuesta y el formato FOC-1 y en su caso
remitir la autorizacin al Vocal de Administracin y Prerrogativas.
6. El Vocal de Administracin y Prerrogativas recibir la autorizacin y enviar el formato
FOC-1 al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
7. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios recibir el formato FOC-1
y realizar las compras con el proveedor seleccionado.
8. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios recibir los bienes y los
cotejar contra el formato FOC-1 de orden de compra y la factura.
9. Posteriormente el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios registrar
el alta de los bienes en el inventario de almacn y enviar la factura al Departamento
de Contabilidad para el pago correspondiente.
10. El Departamento de Contabilidad recibir la factura, programar el pago y registrar
los movimientos contables.
 2.2 Flujograma

FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO: PARA LA ADQUISICIN MENSUAL DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA, DE
MATERIAL DE LIMPIEZA E HIGIENE, DE MATERIAL DIDCTICO, DE MATERIALES Y TILES PARA EL
PROCESAMIENTO EN EQUIPOS Y BIENES INFORMTICOS Y DE MATERIAL DE INFORMACIN.
JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE VOCAL DE PRESIDENTE DEL DEPARTAMENTO
RECURSOS MATERIALES ADMINISTRACIN Y INSTITUTO DE
Y SERVICIOS PRERROGATIVAS CONTABILIDAD

INICIO
1
2
UNA VEZ APROBADO RECIBE EL
EL PROGRAMA CALENDARIO ANUAL
ANUAL DE Y EN SU CASO 2
ADQUICISIONES, OTORGA SU VISTO
ELABORA UN BUENO, Y LO REMITE
.
CALENDARIO ANUAL AL JEFE DEL
DE ADQUISICIONES, DEPARTAMENTO DE
EL CUAL ENVA RECURSOS
PARA LA MATERIALES Y
APROBACIN DEL SERVICIOS
VOCAL DE
ADMINISTRACIN Y
PRERROGATIVAS

CALENDARIO
ANUAL DE
ADQUISICIONES

RECIBE EL VISTO
BUENO Y SOLICITA 3
VA FAX 3
COTIZACIONES Y LAS
ENVA AL VOCAL DE RECIBE LAS
ADMINISTRACIN Y COTIZACIONES Y 4
PRERROGATIVAS SELECCIONA LA QUE 5
OFREZCA LAS
RECIBE LA
COTIZACIONES MEJORES
PROPUESTA Y EL
CONDICIONES Y
FORMATO FOC-1 Y
ENVA LA
EN SU CASO REMITE
PROPUESTA
LA AUTORIZACIN AL
ANEXANDO EL
VOCAL DE
FORMATO FOC-1, AL
ADMINISTRACIN Y
PRESIDENTE DEL
PRERROGATIVAS
INSTITUTO PARA SU
AUTORIZACIN

PROPUESTA
A
6
FORMATO FOC-1
A
 FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO: PARA LA ADQUICISIN MENSUAL DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA, DE
MATERIAL DE LIMPIEZA E HIGIENE, DE MATERIAL DIDCTICO, DE MATERIALES Y TILES PARA EL
PROCESAMIENTO EN EQUIPOS Y BIENES INFORMTICOS Y DE MATERIAL DE INFORMACIN.
JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE VOCAL DE PRESIDENTE DEL DEPARTAMENTO
RECURSOS MATERIALES ADMINISTRACIN Y INSTITUTO DE CONTABILIDAD
Y SERVICIOS PRERROGATIVAS
7 6
A
RECIBE EL FORMATO RECIBE LA
FOC-1 Y REALIZA LAS AUTORIZACIN Y
COMPRAS CON EL ENVA EL
FORMATO FOC-1 DE
PROVEEDOR
AL JEFE DEL 5
SELECCIONADO
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS
8 MATERIALES Y
SERVICIOS
RECIBE LOS BIENES Y
LOS COTEJA CONTRA
EL FORMATO FOC-1 Y LA
FACTURA FORMATO FOC-1

9
10
RECIBE LA
REGISTRA EL ALTA DE FACTURA,
LOS BIENES EN EL PROGRAMA EL
INVENTARIO DE PAGO Y
ALMACEN Y ENVA LA REGISTRA LOS
FACTURA AL MOVIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE CONTABLES
CONTABILIDAD

FACTURA

FIN
 2.3 Formato de orden de compra FOC-1

FOC-1
INSTITUTO ELECTORAL DE MICHOACN
VOCALA DE ADMINISTRACIN Y PRERROGATIVAS

ORDEN DE COMPRA

Proveedor: No. de Orden de Compra:

Fecha:

PRECIO IMPORTE
No CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIN
UNITARIO PARCIAL

Importe total: $

AUTORIZACIN Vo. Bo.

PRESIDENTE DEL INSTITUTO VOCAL DE ADMINISTRACIN Y

ELECTORAL DE MICHOACN PRERROGATIVAS
3. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN Y TRAMITACIN DE REQUISICIONES
DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA, DE MATERIAL DE LIMPIEZA E HIGIENE,
DE MATERIAL DIDCTICO, DE MATERIALES Y TILES PARA EL
PROCESAMIENTO EN EQUIPOS Y BIENES INFORMTICOS Y DE MATERIAL DE
INFORMACIN, A TRAVS DEL FORMATO RMRM-1.

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento a seguir para el suministro oportuno de materiales y tiles

de oficina, de material de limpieza e higiene, de material didctico, de materiales y
tiles para el procesamiento en equipos y bienes informticos y de material de
informacin, solicitados por las diferentes reas del Instituto Electoral de Michoacn, a
travs del formato solicitud RMRM-1.

POLTICAS:

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios nicamente recibir los

formatos RMRM-1 de requisicin el primer martes de cada mes.

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios suministrar los artculos

requisitados a las reas solicitantes el primer viernes de cada mes.

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios deber prever de acuerdo

a los programas de presupuestos actuales e histricos los materiales y tiles de
oficina, los materiales de limpieza e higiene, los materiales didcticos, los
materiales y tiles para el procesamiento en equipos y bienes informticos y los
materiales de informacin, que las diferentes reas del Instituto habrn de
requerir para el ejercicio correspondiente, para evitar entregar pedidos
incompletos o retrasados.
 3.1 Procedimiento

1. Las reas solicitantes elaboran el formato RMRM-1 de requisicin de materiales y tiles

de oficina, de material de limpieza e higiene, de material didctico, de materiales y
tiles para el procesamiento en equipos y bienes informticos y de material de
informacin, especificando cada uno de los artculos y la cantidad que necesitan, y lo
envan al Departamento de Recursos Materiales y Servicios.

2. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios recibe y sella de recibido el

formato RMRM-1, posteriormente verifica que la requisicin este acorde al programa de
presupuesto entregado por el rea solicitante, una vez analizado le enva el formato
RMRM-1 al Vocal de Administracin y Prerrogativas para su autorizacin.

3. El Vocal de Administracin y Prerrogativas recibe, revisa y autoriza el formato RMRM-1

y lo remite al Departamento de Recursos Materiales y Servicios para su trmite.

4. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios recibe el formato RMRM-1 y

autoriza la salida del pedido del almacn y registra la baja de los bienes en el
inventario de almacn.

5. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios enva a las reas solicitantes los

bienes requisitados anexando copia del formato RMRM- 1 para acuse de recibido.

6. Las reas solicitantes reciben los bienes solicitados verificando que sean los
requisitados y firman de recibido.

7. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios archiva los acuses de recibido del

formato RMRM-1.
 3.2 Flujograma

FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO: PARA LA RECEPCIN Y TRAMITACIN DE REQUISICIONES DE MATERIALES Y
TILES DE OFICINA, DE MATERIAL DE LIMPIEZA E HIGIENE, DE MATERIAL DIDCTICO, DE
MATERIALES Y TILES PARA EL PROCESAMIENTO EN EQUIPOS Y BIENES INFORMTICOS Y DE
MATERIAL DE INFORMACIN, A TRAVS DEL FORMATO RMRM-1
VOCAL DE
REAS SOLICITANTES DEPARTAMENTO DE RECURSOS ADMINISTRACIN Y
MATERIALES Y SERVICIOS PRERROGATIVAS

INICIO RECIBE Y SELLA DE

RECIBIDO EL FORMATO RECIBE EL
RMRM-1 Y POSTERIORMENTE 2 FORMATO RMRM-1 3
1 VERIFICA QUE LA LO REVISA,
REQUISICION ESTE ACORDE AUTORIZA Y REMITE
ELABORAN EL AL PROGRAMA DE AL DEPARTAMENTO
PRESUPUESTO ENTREGADO DE RECURSOS
FORMATO RMRM-1
Y LO ENVA AL VOCAL DE MATERIALES Y
ESPECIFICANDO LOS
ADMINISTRACION Y SERVICIOS PARA SU
ARTICULOS Y LA PRERROGATIVAS PARA SU
CANTIDAD Y LO TRAMITE
AUTORIZACIN
ENVIAN AL
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FORMATO RMRM-1 AUTORIZACION DEL
MATERIALES Y DE REQUISICIN FORMATO RMRM-1
SERVICIOS

FORMATO RMRM-1 DE
REQUICISIN 4
RECIBE EL FORMATO RMRM-1
Y AUTORIZA LA SALIDA DEL
PEDIDO REGISTRANDO LA
BAJA DE LOS BIENES EN EL
INVENTARIO DE ALMACN

5
6 ENVA A LAS REAS SOLICITANTES
LOS BIENES REQUISTADOS
RECIBEN LOS BIENES ANEXANDO COPIA DEL FORMATO
SOLICITADOS VERIFICANDO RMRM-1 PARA ACUSE DE RECIBIDO
QUE SEAN LOS
REQUISITADOS Y FIRMAN COPIA DEL
DE RECIBIDO FORMATO RMRM-1

7
ARCHIVA LOS
ACUSES DE
RECIBIDO DEL
FORMATO RMRM-1

FIN

10
10
 TRNSITORIOS:

PRIMERO.- El presente manual deber ser publicado en el Peridico Oficial del Gobierno
Constitucional del Estado de Michoacn de Ocampo.

SEGUNDO.- El presente documento entrar en vigor al da siguiente de publicacin

El presente manual, fue aprobado por unanimidad de votos en la sesin ordinaria de la Junta
Estatal Ejecutiva del Instituto Electoral de Michoacn, de fecha 07 siete de enero del ao
2011, dos mil once.

LIC. MARA DE LOS ANGELES LIC. RAMN HERNNDEZ REYES

LLANDERAL ZARAGOZA
PRESIDENTA SECRETARIO