Langkah Membuat Database

Langkah Pertama, Buka Aplikasi Microsoft Access 2016. Kemudian Pilih Blank desktop
Database

Gambar 1.1 Tampilan Awal

Pada kolom File Name, inputkan nama database yang akan dibuat. Contoh: Database SIA.

Lalu, pilih lokasi file dimana database akan disimpan dengan memilih icon dan pilih
path penyimpanan sesuai dengan yang diinginkan. Setelah selesai kemudian pilih Create.

Gambar 1.2 Create New Database

Berikut ini adalah tampilan database access yang akan kita gunakan.
 Gambar 1.3 Tampilan Database Awal

Langkah Kedua, kita masuk pada pembuatan database. Pilih Design View yang terletak
di pojok kiri atas. Kemudian beri nama Tabel sesuai dengan nama yang diinginkan.

Gambar 1.4 Memilih Design View

Gambar 1.5 Tampilan Table Design

Pada langkah ini, kita akan masuk pada tampilan Table Design. Pada tampilan tersebut,
terdapat 3 kolom yang harus kita isi. Yaitu:

1. Kolom Field Name : Berisi data data yang dibutuhkan dalam membuat sebuah
tabel. Contoh: Jika kita membuat Tabel Barang, maka kita membutuhkan data data
yang diperlukan seperti; No. Barang, Nama Barang, Jumlah, Harga, dsb.
2. Kolom Data Type : Berisi tipe data dari field yang buat. Untuk melihat macam
macam Data Type yang ada, klik tanda panah kebawah disamping kolom Data Type.
Kemudian akan muncul daftar dari beberapa Data Type yang tersedia seperti
gambar dibawah ini:

Short Text digunakan untuk field yang berupa data huruf atau angka yang tidak
dipakai untuk operasi logika atau perhitungan matematika. Jenis ini
dapat menyimpan data maksimal 255 karakter.
Long Text sama seperti Short Text tetapi jenis ini dapat menyimpan data
sampai lebih dari 255 karakter.
Number digunakan untuk field berupa angka, operasi logika, dan
perhitungan matematika.
Date/Time digunakan untuk menyimpan data berupa tanggal/waktu
Currency Data berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematik tetapi
data type ini dapat memberikan format mata uang.
AutoNumbe Bilangan atau penomoran beraturan secara berurutan otomatis dan
r nilainya tidak dapat diubah
Yes/No Data yang berupa jawaban ya atau tidak.
OLE Object OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau
file suara.
Hyperlink Gabungan dari teks dan numerk yang disimpan dalam bentuk teks
dan digunakan untuk alamat web.
Lookup Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa
Wizard memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai
yang ditampilkan dalam combo box. Lookup digunakan untuk
mendefinisikan tampilan ruang pengisian data dalam form.

3. Kolom Description
 Digunakan untuk mendeskripsikan nama field. Deskripsi akan ditampilkan di status
bar bila sebuah field dipilih dalam sebuah form.

4. Kolom Field Properties

Pada kolom ini, kita dapat memberikan format, fungsi, rumus, batasan pada field
yang kita buat. Pada Field Properties, terdapat fitur yang dapat digunakan untuk
mengatur isi field yang akan kita buat. Fitur fitur properties tersebut akan muncul
sesuai dengan Field Type yang kita pilih. Misalnya pada type Currency hanya
terdapat fitur properties Format, Decimal Places, Input Mask, Caption, Default Value,
Validation Rule, dsb. Berikut ini adalah fitur fitur properties yang terdapat di setiap
Field Type:

Field Size Properties untuk menentukan jumlah ukuran karakter maksimal suatu
field.
Format Properties untuk menentukan tampilan data untuk data type jenis
Date/Time, Number, Currency dan AutoNumber. Misal untuk data type
jenis Date/Time, Anda bisa menggunakan format yang sudah
disediakan oleh Access. Format lain yang dapat digunakan ialah :
Format Rupiah : Rp #,#00
Format Satuan : # Buah
Input Mask Salah satu properti yang tersedia pada jenis data text, number,
date/time, dan currency. Properti ini digunakan untuk mengatur cara
pemasukkan data ke dalam suatu field. Input mask bisa dimasukkan
dengan mengetikkan karakter atau simbol tertentu.
Decimal Untuk menentukan jumlah angka decimal yang diinginkan.
Places
Caption Properties yang digunakan untuk membuat judul kolom saat table
dibuka dalam mode datasheet view serta saat pembuatan label
otomatis pada suatu field dalam form dan report. Contoh, jika pada
design table kita menggunakan nama field Name, namun pada
Caption kita isi Nama Karyawan, maka yang akan tampil pada mode
datasheet view adalah Nama Karyawan. Namun jika caption ini kita
kosongkan, maka yang akan muncul adalah Name. Caption tidak ada
hubungannya dengan nama field, oleh karena itu walaupun caption
diubah-ubah, nama field tetap tidak akan berubah.
Default Properties yang digunakan untuk menentukan nilai awal sebelum kita
Value menginput atau merubah nilai pada field yang bersangkutan. Contoh,
jika field yang hendak diisi nilai default value ini mempunyai data type
Date/Time, maka kita bisa mengisi default valuenya dengan fungsi
Date() sehingga kita tidak perlu menginput tanggal hari ini ketika
 menginput data.
Validation Properties yang digunakan untuk memproteksi nilai didalam field yang
Rule bersangkutan agar hanya dapat diisi dengan nilai tertentu sesuai yang
kita inginkan. Contoh, jika field yang hendak disetting ini mempunyai
data type Number, kemudian kita isi default value ini dengan fungsi :
Between 1 And 10, maka jika kita input nilai yang lebih kecil dari 1 atau
yang lebih besar dari 10, Access akan langsung menampilkan pesan
error, dan kita tidak dapat berpindah ke field yang lain sebelum
kesalahan ini diperbaiki.
Validation Properties yang digunakan untuk menampilkan pesan error buatan
Text sendiri ketika data yang diinput tidak memenuhi nilai validasi yang telah
disetting pada properties Validation Rule
Required Properties yang digunakan untuk menjaga agar field ini selalu terisi
(tidak boleh dikosongkan).
Allow Zero Properties yang digunakan untuk mengijinkan spasi kosong pada akhir
Length kata pada kalimat yang terakhir.
Indexed Properties yang digunakan untuk membuat index pada field yang
bersangkutan. Index ini berfungsi untuk mempercepat akses pencarian
data. Index dibagi menjadi 2 macam, yaitu index yang boleh duplikat
dan index yang tidak boleh duplikat.
Unicode Properties yang digunakan untuk memperkecil ruang penyimpanan
Compressio data seminimal mungkin.
n
IME Mode Properties yang digunakan untuk mengganti system keyboard ke model
Kanji seperti yang banyak digunakan pada huruf Jepang.
IME Properties yang digunakan untuk mengganti mode IME apakah sebagai
Sentence mode Normal, Plural, Speaking, dan No Conversion (None). Mode
Mode Normal digunakan pada field dengan teks huruf Jepang. Mode Plural
digunakan untuk membuat teks seperti nama dan alamat. Mode
Speaking digunakan untuk data yang didalamnya terkandung bahasa
percakapan (conversation).
Smart Tags Properties yang digunakan untuk menambahkan shortcut atau menu
tertentu pada saat field ini dipilih, seperti membuat schedule meeting,
membuka dan membuat calendar, dan hal-hal lainnya yang
berhubungan dengan Microsoft Outlook.

Langkah Ketiga, setelah kita selesai dengan Table Design kita akan menentukan Primary
Key dari Tabel yang sedang kita buat. Primary Key adalah sebuah field unik yang menjadi
dasar atau acuan field atau tabel yang lain, primary key membedakan karakteristik tabel
yang satu dengan tabel yang lain. Primary Key ini sifatnya harus unik, artinya nilai data
pada field tersebut tidak boleh ada yang sama. Field kunci ini yang digunakan untuk
melakukan relationship.

Karena basis data merupakan kumpulan dari data-data yang mempunyai keterkaitan
(hubungan) antara data satu dengan data yang lain, maka adanya relationship atau
hubungan yang dinyatakan dengan dengan menggunakan field kunci atau Primary Key dari
suatu tabel. Relationship bisa terjadi jika ada 2 atau lebih tabel mempunyai atribut yang
sama.

Kunci lain yang dikenal adalah kunci tamu (foreign key). Kunci ini digunakan sebagai
penghubung ke tabel lain. Pada kunci tamu, nilai data pada filed tersebut boleh sama atau
kembar. Kunci utama tidak harus terdiri dari satu atribut tetapi bisa terdiri dari beberapa
atribut.

Contoh primary key: Nomor Induk Kepedudukan pada KTP. Setiap orang memiliki NIK yang
berbeda, maka NIK memiliki sifat yang unik dan berbeda. Kemudian NIK dapat kita
masukan sebagai primary key pada Tabel Identitas Penduduk (misalnya).

Cara memberi primary key pada field:

Gambar 1.6 Menambahkan Primary Key

Disini, field NIK belum memiliki tanda , sehingga harus ditambahkan. Caranya adalah
arahkan pointer pada kotak di sebelah kiri Field NIK hingga muncul tanda kemudian klik
kanan menggunakan mouse, hingga muncul pilihan seperti gambar diatas. Lalu pilih
Primary Key.
Langkah keempat setelah selesai dengan Table Design, maka kita akan mulai mengisi tabel
yang dibutuhkan dengan kembali pada Datasheet View. Setelah itu, data dalam tabel dapat
mulai diisikan sesuai dengan kolom.

Gambar 1.7 Memilih Datasheet View