Anda di halaman 1dari 12

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(Dr. Muhammad Sobarsyah, SE., M.Si)

Implementasi Knowledge Management System pada UPT Puskom


Universitas Lampung

PAPER

OLEH:
DEWI PUTRI ANJAR WULAN
P2100216401
KELAS A-2

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN


FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS HASANUDDIN
MAKASSAR
2017
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (Information and
Communication Technology) atau TIK yang sangat fenomenal telah membawa
dunia memasuki era baru globalisasi yang lebih cepat dan dinamis. Keberadaan
TIK telah berdampak pada hampir seluruh aspek kehidupan umat manusia,
membentuk masyarakat berpengetahuan (knowledge society), khususnya
masyarakat informasi (information society). Pertumbuhan bidang TIK selain
menjadi katalis perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni (IPTEKS),
juga telah memicu dan mendorong perkembangan manajemen kelembagaan atau
organisasi. Perpaduan teknologi komunikasi dan kehandalan teknologi informasi,
yang tidak hanya mampu untuk memproses dan komputasi data, tetapi juga
meliputi, antara lain, jaringan yang menghubungkan antarkomputer sedemikian
rupa sehingga antarkomputer dapat saling berkomunikasi dan bertukar informasi
tanpa batas ruang dan waktu, merupakan tantangan dan peluang bagi suatu
institusi atau lembaga untuk berkembang. Itulah sebabnya untuk meningkatkan
keunggulan komparatif dan kompetitifnya kini banyak perusahaan, pelaku bisnis,
dan industri berskala internasional dan nasional telah menempatkan TIK bukan
hanya sebagai alat pendukung kinerja tetapi sebagai senjata strategis dalam
menghadapi era informasi yang sangat kompetitif ini.
Kehandalan TIK yang mampu mentransmisi informasi, yang mencakup
data numerik, teks, audio dan visual antarkomputer, sehingga informasi bukan
hanya sebagai bahan cetakan saja, tidak pelak lagi juga telah mengubah cara
pandang dan pengelolaan pendidikan tinggi. Dalam abad informasi yang penuh
persaingan ini, institusi pendidikan tinggi atau perguruan tinggi dapat
diumpamakan sebagai knowledge enterprise. Perguruan tinggi dapat diibaratkan
seperti sebuah knowledge server. Dalam hal ini, knowledge yang dimaksud tidak
hanya kumpulan ilmu pengetahuan, tetapi juga sekumpulan informasi. Sebagai
knowledge server, perguruan tinggi harus mampu mengkreasi (creating),
menyimpan atau menjaga (preserving), menyampaikan (transmitting),
menyebarkan (disseminating), dan menerapkan (applying) pengetahuan dan
informasi. Oleh karenanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan perguruan tinggi
sangat tergantung pada kepiawaian perguruan tinggi tersebut dalam mengelola
informasi dan pengetahuan.
Universitas Lampung (Unila) sebagai Perguruan Tinggi Negeri di
Lampung telah memiliki lembaga khusus yang berperan dalam pengelolaan TIK
guna menunjang aktifitas Tridharma Perguruan Tinggi, lembaga ini adalah UPT
Puskom, merupakan akronim dari Unit Pelaksana Teknis Pusat Komputer,
merupakan lembaga yang dibentuk dengan tugas pokok utama adalah
mengumpulkan, mengolah, menyajikan dan menyimpan dan informasi serta
memberikan layanan untuk program pendidikan, penelitian dan pengabdian pada
masyarakat. Visi dari Puskom adalah Menjadi Pusat Pelayanan, Pengembangan
Teknologi Informasi dan Komunikasi yang Handal dan Berdaya Saing Tinggi.
Misinya adalah: 1) Meningkatkan layanan TIK bagi civitas akademika Universitas
Lampung. 2) Meningkatkan pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi
dalam rangka meningkatkan kualitas pembelajaran. 3) Meningkatkan pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi dalam kegiatan penelitian dan pengabdian
pada masyarakat. 4) Meningkatkan pendayagunaan teknologi informasi dan
komunikasi Unila. 5) Mengembangkan sistem informasi manajemen yang
mendukung kelancaran proses belajar mengajar. 6) Meningkatkan budaya TIK
yang kondusif dan dinamis di lingkungan Unila.
Tujuan yang ingin dicapai adalah 1) Meningkatkan dan mengembangkan
sistem teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung peningkatan
kualitas proses belajar-mengajar. 2) Meningkatkan dan mengembangkan kapasitas
komputasi dan sistem informasi manajemen yang mendukung kegiatan penelitian
dan pengabdian pada masyarakat. 3) Meningkatkan kualitas sumberdaya manusia
yang handal untuk mendukung kelancaran TIK. 4) Meningkatkan dan
mengembangkan sistem informasi manajemen berbasis teknologi informasi dan
komunikasi, dalam rangka meningkatkan sistem tata kelola Unila yang lebih
sehat, efisien, efektif, dan akuntabel, serta dapat mengangkat citra Unila yang
positif di mata masyarakat. 5) Meningkatkan budaya dan kompetensi bidang
teknologi informasi dan komunikasi di kalangan civitas akademika. 6)
Meningkatkan kinerja layanan bidang teknologi informasi dan komunikasi, seperti
layanan konektivitas jaringan intranet dan internet, layanan akses ke informasi
akademik, dan layanan pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi. 7)
Mengembangkan sistem keamanan dalam memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi di UNILA. 8) Meningkatkan kerjasama bidang teknologi informasi
dan komunikasi dengan pihak eksternal UNILA, dalam rangka membangun
masyarakat pembelajar untuk lebih mampu bersaing. 9) Meningkatkan kinerja
manajemen pengelolaan sumberdaya dan infrastruktur informasi dan teknologi
informasi dan komunikasi UNILA.
Saat ini Puskom memiliki 4 divisi untuk menjalankan tugas pokok dan
fungsi yang telah dicanangkan sebelumnya yaitu 1).BBS Unilanet, berperan
dalam mengelola interkoneksi jaringan intranet/internet. 2).ADPC, berperan
dalam mengelola sistem informasi akademik Unila, 3). MISTC, berperan dalam
penyelenggaran pelatihan dan manajemen sistem informasi, 4). CSC, berperan
dalam melayani keperluan akademik mahasiswa. Sumber daya manusia pengelola
4 divisi tersebut sangatlah terbatas dengan rincian sebagai berikut: BBS;terdiri
dari 2 orang staff PNS dan 5 pegawai honor, ADPC; terdiri dari 4 orang PNS,
MISTC; terdiri dari 1 orang PNS dan satu pegawai honor, CSC; terdiri dari 1 PNS
dan 1 pegawai honor. Dari komposisi SDM tadi terlihat bahwa Puskom hanya
sedikit memiliki tenaga ahli dengan kewajiban tugas yang cukup banyak,
sehingga sering terjadi overload aktifitas karena minimnya tim pengelola. Pada
beberapa divisi hanya mengandalkan satu orang tenaga ahli tanpa ada alternatif
tenaga ahli lain sehingga ilmu serta pengalaman yang dimiliki hanya dikuasai
sendiri dan tidak terjadi proses transfer pengetahuan. Proses sharing dan transfer
knowledge antar sesama pengelola juga masih relatif jarang dilakukan, sehingga
seringkali pengelola mengalami staknasi dan berjuang sendiri ketika dihadapkan
pada masalah besar. Dokumentasi kegiatan dan aktifitas rutin keseharian masih
belum dilakukan secara terintegrasi dan terpadu, masing masing divisi dengan
caranya sendiri menyimpan dokumentasi seperti disimpan dalam bentuk CD,
lembaran kertas, atau hanya menyimpannya dalam fikiran masing-masing.
Kondisi ini mencerminkan bahwa kondisi knowledge management pada Puskom
belum terkonsep dengan baik sehingga belum saling memberikan manfaat positif
antar sesama anggotanya. Dengan manajemen yang baik, banyak manfaat yang
bisa dipetik misalnya mengenai manajemen pembelajaran, administrasi,
kepakaran bidang tertentu, pengembangan karir, dan sebagainya. Untuk
mewujudkan hal tersebut harus dibudayakan kebiasaan menulis dan mem-publish
tulisan. Selain itu diperlukan juga sistem manajemen knowledge sebagai wadah
para anggotanya untuk mem-publish ide, gagasan, atau hasil penelitiannya. Selain
itu, wadah untuk menanggapi (diskusi) topik yang telah diposting oleh member
juga harus tersedia. Sistem manajemen knowledge organisasi semacam ini dikenal
dengan istilah OKMS (Organization Knowledge Management System). Pada
dasarnya proses manajemen knowledge meliputi 4 fungsi pokok, yaitu using
knowledge (penggunaan knowledge), finding knowledge (penemuan knowledge),
creating knowledge (pembuatan knowledge) serta packaging knowledge
(pengemasan knowledge).
Proses Konversi Knowledge.
Scarbrough (2003) mengatakan bahwa tacit knowledge maupun explicit
knowledge dapat dikonversikan dengan proses sosialisasi, eksternalisasi,
internalisasi, maupun kombinasi. Untuk mengubah tacit knowledge menjadi
explicit knowledge diperlukan proses eksternalisasi, sedangkan untuk mengubah
explicit knowledge menjadi tacit knowledge diperlukan proses internalisasi.
Pembudayaan Knowledge Sharing di UPT Puskom.
Knowledge management system diharapkan mampu membuat berbagai
informasi (shared information) menjadi lebih baik. Knowledge management
termasuk strategi dari tanggung jawab dan tindak lanjut (commitment), baik untuk
meningkatkan efektifitas organisasi maupun untuk meningkatkan
peluang/kesempatan. Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan
kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Agar
knowledge management system berhasil dilaksanakan pada UPT Puskom maka
hal-hal berikut ini harus dibudayakan pada anggotanya, baik secara individu
maupun insitusi:
1. Menciptakan knowledge: knowledge diciptakan begitu seseorang
menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-
how. Kadang-kadang knowledge eksternal dibawa ke dalam
organisasi/institusi,
2. Menangkap knowledge: knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai
dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal,
3. Menjaring knowledge: knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks
agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia
(kualitas tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit,
4. Menyimpan knowledge: knowledge yang bermanfaat harus disimpan
dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga semua
anggota dalam organisasi dapat mengaksesnya,
5. Mengolah knowledge: knowledge harus dibuat up-to-date.
Hal tersebut harus di-review untuk menjelaskan apakah relevan atau
akurat, Menyebarluaskan knowledge: knowledge harus tersedia dalam format yang
bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun
dan tersedia setiap saat.
Dalam lembaga Puskom aspek yang perlu untuk di-manage sebagai knowledge
yang perlu di-share di antaranya kemampuan, jadwal kegiatan (rapat, diskusi,
seminar, workshop, video conference, dsb), output yang dihasilkan misalnya
pedoman, laporan, prosedur, klasifikasi dan lain sebagainya. Hal-hal tersebut
menjadi objek knowledge yang bermanfaat bagi seluruh anggota Puskom jika
dikelola dengan baik, dieksplisitkan, dan bisa diakses oleh seluruh anggota.
Catatan penting yang juga sangat mempengaruhi berhasil tidaknya knowledge
management pada Puskom adalah:
1. Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga
mendaur ulang knowledge yang sudah ada. Oleh karena itu knowledge
yang dimiliki sejak lama harus digali kembali dan di-eksplisitkan.
2. Teknologi informasi memang merupakan sarana yang paling mudah dalam
menjembatani terjadinya jejaring sistem knowledge management akan
tetapi harus disadari pula belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-
fungsi jaringan sosial antar anggota organisasi. Oleh karena itu, tatap
muka juga masih tetap diperlukan.
3. Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya
mereka ketahui, banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat
upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki organisasi
tersebut sejak lama.
Konsep UPT Puskom Knowledge Management.
Pada organisasi-organisasi modern saat ini, pandangan tentang manajemen
perubahan bersinggungan dengan cara mereka memberlakukan knowledge sebagai
modal intelektual. Manajemen perubahan mencakup prinsip, alat analisis, ICT,
teori perubahan strategis, peningkatan fungsi individu, sistem, struktur dan proses
kerja yang di dahului dengan desain organisasi, perbaikan kinerja pegawai,
hubungan antar bidang/bagian/kelompok dalam suatu organisasi. Hal ini juga
berlaku bagi Puskom.
Platform yang paling memungkinkan sebagai knowledge management
system adalah web based knowledge management portal, yaitu situs portal
komunitas yang beranggotakan seluruh individu-individu dari anggota Puskom
yang bertujuan untuk saling sharing pengetahuan. Bentuk ini relatif sangat mudah
untuk diwujudkan sedangkan manfaatnya juga sangat besar. Konsep semacam ini
sudah dilaksanakan dengan sangat baik bahkan dipromotori secara mandiri oleh
perorangan. Contoh yang sangat nyata adalah www.ilmukomputer.com dan
www.sony-ak.com. Kedua situs tersebut dibangun untuk tujuan sharing ilmu,
hanya saja dalam hal ini, dilakukan oleh volunteer-volunteer yang berasal dari
pribadi maupun berbagai kalangan yang dengan kesadaran menbagi pikirannya
untuk dipelajari orang.
Berkembangnya opensource web platform yang sangat melimpah
merupakan potensi yang sangat besar untuk implementasi sistem tersebut. Tentu
saja hal ini masih memerlukan pencermatan yang lebih mendalam sehingga bisa
dipilih web-platform yang memadai untuk melaksanakan fungsi ini. Hal-hal yang
harus diperhatikan dalam memilih opensource web tersebut di antaranya platform:
1. Semaksimal mungkin bisa menjalankan berbagai fungsi seperti yang telah
diuraikan di atas, diantaranya fungsi manajemen data, manajemen
dokumen, searching, messaging, dan sebagainya.
2. Banyak disuplai oleh berbagai plugin oleh komunitas terbuka sehingga
memungkinkan penyempurnaan fasilitas jika diperlukan.
3. Mudah diimplementasikan dengan interface yang user friendly.
4. Multi-user sehingga memungkinkan penggunaan bersama-sama oleh
seluruh anggota. Namun demikian juga harus ada feature untuk
manajemen hak akses oleh anggota.
Beberapa keuntungan dengan dimilikinya knowledge portal bagi Puskom adalah
adanya gambaran yang konsisten mengenai organisasi Puskom, kemampuan
mengelola dan mencari informasi, akses langsung ke informasi dan sumber daya
organisasi, hubungan langsung ke laporan-laporan, dan pertanyaan-pertanyaan,
hubungan langsung ke data yang dibutuhkan dan keahlian seseorang, serta
identitas individu dan akses ke isi/subyek (content) yang dapat dipersonalisasi.
Portal Sistem Informasi Knowledge Management.
Atas pertimbangan point pemilihan kriteria aplikasi web-base open source
sebelumnya, maka penulis berkesimpulan menggunakan aplikasi moodle sebagai
aplikasi portal utama dalam melakukan sharing knowledge padainternal organisasi
Puskom. Selain bersifat open source aplikasi ini cukup mudah untuk dioperasikan
dengan beberapa fitur utama dan layak digunakan sebagai portal media pertukaran
informasi, selanjutnya moodle juga mendukung multiplatform authentikasi untuk
mengakses sistem utamanya, aplikasi autentikasi portal diintegrasikan dengan
layanan email yang sudah berjalan. Portal tidak akan membuat lagi data user
karena akan menggunakan referensi data user dari aktif direktori LDAP milik
layanan email.

Gambar Proses authentikasi KMS


Dengan memanfaatkan modul authentikasi dari layanan email maka
anggota Puskom tidak perlu lagi untuk membuat akun baru pada layanan portal,
cukup memasukkan akun email dan password yang dimilikinya. Aplikasi KMS
diberi nama domain sisfotek.unila.ac.id dan saat ini sudah dapat diakes melalui
intranet/internet dengan tampilan web portal utama seperti pada gambar dibawah

Sesuai dengan tupoksi Puskom, penulis telah mengelompokkan 5 kategori


topik diskusi sharing knowledge yaitu ;
1. Arsip surat menyurat (Sifat: Self enrolment with key)
2. Frequently Asked Question (Sifat: Guest Allow, Guest accessSelf
enrolment)
3. Inovasi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (Sifat: Self enrolment
with key)
4. Layanan Sistem Informasi/Teknologi Informasi (Sifat: Guest Allow, Guest
accessSelf enrolment)
5. Pengembangan Sistem Informasi (Sifat: Self enrolment with key)
6. Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi (Sifat: Self enrolment
with key)
Gambar kategori sharing knowledge
Hingga saat ini telah terdata sebanyak 40 topik diskusi aktif yang
melibatkan anggota aktif Puskom, topik diskusi berkaitan dengan sharing
pengetahuan mengenai tugas pokok dan fungsi serta aktifitas keseharian masing-
masing divisi, masing-masing anggota group dapat menanggapi seluruh topic
diskusi serta diperbolehkan untuk mengupload data attachment baik berupa
gambar ataupun dokumen digital lainnya.

Gambar diskusi aktif antara sesama anggota Puskom


Kesimpulan
Berdasarkan uraian pembahasan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa :
1. Dengan adanya sisfotek (Sistem Informasi Transfer Knowledge), proses
sharing pengetahuan antara sesama anggota Puskom dapat berjalan lebih
efektif dengan data yang terarsip dengan baik serta dapat diakses dengan
mudah oleh seluruh anggota.
2. Sisfotek terdiri dari aspek aktifitas, teknologi pendukung, interface dan
berbagai komponen pendukung lainnya yang dibangun dengan aplikasi
bersifat open-source, meskipun dibangun menggunakan aplikasi gratis
namun fitur dan kecanggihannya dirasakan telah cukup menjadi media
komunikasi untuk sharing pengetahuan internal organisasi Puskom.
3. Modul authentikasi user sisfotek telah mengadopsi konsep modern system
yaitu konsep Single Sign On (SSO) dengan acuan authentikasi database
sistem menggunakan data user active directory LDAP dari layanan email
yang sudah berjalan.
Saran
Saran yang perlu dipertimbangkan dalam pembahasan yang telah
dilakukan, diantaranya :
1. Diperlukan kemauan yang sungguh-sungguh atas masing-masing individu
dalam insitusi anggota Puskom untuk mengeksplisitkan semua tacit
knowledge yang dimiliki sehingga bisa disebarluaskan kepada anggota
lain. Sikap yang harus dibudayakan untuk pembentukan sistem ini
diantaranya menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah,
dan menyebarluaskan knowledge masing-masing.
2. Puskom perlu melakukan berabagai tindakan yang memungkinkan
pengembangan dan pembaruan aset strategis lainnya sehingga dapat terus
memajukan inovasi yang dapat menguntungkan semua pihak terutama
dalam sharing knowledge.
3. Puskom perlu menetapkan sharing knowledge sebagai salah satu point
penting Key Performance Indikator (KPI) sebagai basis penilaian kinerja
personil anggota, semakin beragam share informasi yang ditulis, menjadi
point tambahan atas orang tersebut.
4. Puskom perlu menetapkan punishment and reward terhadap aktifitas para
anggotanya.
5. Perlunya keteladanan dari PIMPINAN Puskom dengan memberikan
contoh tauladan terhadap bawahan dengan menshare informasi sebanyak
mungkin baik itu hasil rapat pimpinan (RAPIM), hasil kunjungan kerja ke
institusi lain, hasil bencmarking ke luar negeri, update informasi trend
pengembangan SI/TI saat ini, informasi arah kebijakan dari Top Level
Management Unila, dsb. Sehingga dengan pola kepemimpinan Top Down
ini maka diharapkan para anggotanya akan turut mengikuti
pola/budaya/semangat membagi pengetahuan dengan rekan kerja lainnya.
DAFTAR PUSTAKA
Estriyanto, Y., Sucipto, T. 2008. Implementasi Knowledge Management pada
APTEKINDO. [http://y2n.staff.fkip.uns.ac.id/files/2009/02/implementasi-
knowledge-management.pdf]. Diakses 22 Oktober 2012.
_____.2010. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga UPT Puskom.
Lampung.
Mangkuprawira, Tb. Sjafri. 2008. Mengapa Membutuhkan Sistem Manajemen
Pengetahuan. [http://ronawajah.wordpress.com/2008/03/30/mengapa-
membutuhkan-sistem-manajemen-pengetahuan/]. Diakses 22 Oktober
2012.
Oktavia, D. 2010. Penerapan Knowledge Management Dalam Bioteknologi
Pertanian. Jurnal Ilmiah : Institut Pertanian Bogor. Bogor.
Palacios, D., E. Ignacio Gil, E. Fernando Garrigos. 2009. The Impact of
Knowledge Management on Innovation and Entrepreneurship in the
Biotechnology and Telecommunications Industries. Small Bus Econ,
32:291-301. DOI 10.1007/s11187-008-9146-6.
Scarbrough, H. 2003. Knowledge Management, HRM and the Innovation
Process. International Journal of Manpower, 24 (5), 501-516. DOI
10.1108/01437720310491053.