Anda di halaman 1dari 5

PERMINTAAN INFROMASI DAN DATA REKAM MEDIK

PASIEN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/2
RS Graha Husada

Tanggal terbit Ditetapkan

Direktur Rumah Sakit Graha Husada

SPO

dr.Is Yulianto, Sp.OG

adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medic dari


PENGERTIAN rak penyimpanan.

Penyusutan dan pemusnahan dokumen rekam medik


mengurangi kepadatan dokumen dibagian filling
TUJUAN (penyimpanan).

KEBIJAKAN 1. PERMENKES No. 1171/ MENKES/ PER/ VI/ 2011 tentang


Sistem Informasi Rumah Sakit.
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/ Menkes/ Per/ III/ 2008
Tentang Rekam Medis
3. Sesuai dengan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Graha
Husada No. . Tentang Kebijakan Pelayanan Instalasi
Rekam Medis).
4. UU Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang
Informasi dan Keterbukaan Publik.

PROSEDUR 1. Penyusutan rekam medis


a. Petugas memilah rekam medis in aktif di rak
penyimpanan berdasarkan tahun kunjungan
b. Memindahkan berkas rekam medis in aktif dari rak
file aktif ke rak file in aktif
c. Simpan rekam medis in aktif selama 2 tahun
d. Petugas melakukan penilaian rekam medis setelah 2
tahun

Ketentuan tentang retensi rekam medis

Untuk mengindari hilangnya data pasien yang berupa BRM dan


memudahkan untuk mengakses kembali, maka perlu dilakukan proses
alih media, yaitu proses pemindahan data yang terekam dalam media
kertas menjadi data elektronik dengan

1. Preparation (Persiapan)

BRM sebelum dilakukan proses scan harus dipersiapkan lebih


dahulu dengan cara melepas penjepit dan memisahkan dari
sampulnya, menyusun setiap formulir sesuai urutan dan
memisahkan formulir yang harus diperlakukan khusus pada
saat discan seperti lembar grafik, formulir yang mudah sobek,
formulir yang isi datanya berwarna, hasil EKG, dan formulir
ICU. Setiap lembar harus rapi dan bersih, terutama dari isi
stapler dan klip. BRM disusun dengan rapi kemudian dijepit.

2. Scaning

Proses scaning dilakukan dengan menggunakan program


khusus yang telah diaplikasi pada sistem komputer. BRM yang
telah dipersiapkan dimasukkan dalam fider mesin scan,
kemudian proses scan dijalankan. Formulir-formulir khusus
diinsert dengan memilih seting file sesuai dengan jenis
formulir, supaya hasil scan yang berwarna dan formulir yang
tipis dapat maksimal.

Petugas scan membuat laporan scan dengan mencetak laporan


setiap hari dan digunakan sebagai ekspedisi serah terima ke
filling.

3. Quality Control ( QC )

BRM yang telah discan diteliti apakah hasilnya baik atau tidak.
Apabila menemukan lembar yang kosong akan dihapus, bila
ada lembar yang tidak terbaca, terlipat, hasilnya miring atau
tidak sesuai urutan memberi tahu petugas scan untuk dilakukan
scan ulang. BRM yang sebelumnya pernah kunjungan dan
sudah discan akan digabungkan.

4. Penyusunan Dokumen Aktif ( BRM aktif )

BRM yang telah melalui proses scan dan telah QC akan


dirakit kembali, dirapikan dan dilengkapi.
a. BRM dirakit sesuai urutan nomer formulir RM dan
dijepit dengan sampulnya menggunakan paper
fastener.
b. Data yang belum lengkap akan dilengkapi seperti :
nama dokter yang merawat dan lembar anamnesa,
menacatat tanggal kunjungan rawat inap di bagian
depan sampul, mancatat tahun kunjungann pada lidah
sampul dan menempel stiker warna.
c. Sampul yang robek dirapikan dengan cara diisolasi,
bila perlu diganti sampul baru.
d. BRM dicocokkan dengan print out laporan scan,
kemudian diserahkan ke petugas Filling untuk
disimpan di tempat penyimpanan BRM aktif.
5. Pemilahan Dokumen ( BRM inaktif )
Proses pemilahan adalah proses memilah BRM inaktif yang
telah dialihmediakan untuk mengambil formulir-formulir
yang mempunyai nilai guna yang kemudian disimpan
tersendiri dan yang tidak mempunyai nilai guna
dimusnahkan.
Dokumen yang mempunyai nilai guna diabadikan sebagai
dokumen abadi. Yaitu :
a) Ringkasan masuk dan keluar
b) Resume medis
c) Lembar operasi
d) Lembar persetujuan (Informed consent)
e) Surat kematian
IDENTIFIKASI PENGAKSES REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi Halaman

2/2

RS Graha Husada

1. Sub komite rekam medic


2. komite medis
UNIT TERKAIT 3. direktur rumah sakit.