Anda di halaman 1dari 6

Sistem Manajemen Kesekretariatan Taruna Karya

Kesekretariatan adalah segala sesuatu yang terkait dengan sekretariat


(kantor) organisasi atau kegiatan tertentu sebagai pusat penggeraknya
dengan sistem tersendiri. Sistem Manajemen Kesekretariatan merupakan
tatanan penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi dalam bidang
kesekretariatan secara keseluruhan dan terpadu.

Kesekretariatan Taruna Karya penyelenggaraannya meliputi


kegiatan-kegiatan :

Ketatausahaan, yakni segala sesuatu yang menyangkut


penyelenggaraan prosedur administrasi sekretariat yang meliputi
kegiatan:
1. Pembuatan dan Pembukuan Surat Keluar;
2. Penerimaan dan Pembukuan Surat Masuk;
3. Penyelenggaraan kearsipan dan dokumentasi;
4. Pencetakan kertas dan konsep-konsep program dan kebijakan.

Korespondensi, yakni segala sesuatu yang menyangkut


penyelenggaraan komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi
dengan pihak luar yang meliputi :
1. Pengiriman surat dengan bukti ekspedisi tercatat yang dilakukan
dengan berbagai media baik langsung, pos, fax maupun email;
2. Otorisasi dan pengesahan surat oleh pejabat organisasi;
3. Prosesi tanggapan/respon terhadap surat yang diterima baik
langsung maupun melalui pos. fax, dan email.

Penataan Sekretariat yang meliputi kegiatan:


1. Pendataan (Inventarisasi) dan penomoran barang-barang kantor;
2. Penataletakan barang-barang sekretariat sesuai dengan
kebutuhan dan kapasitas tempatnya;
3. Pemeliharaan dan perawatan sekretariat dalam hal kebersihan,
kerapian dan pemanfaatan alat-alat Kerja dan fasilitas lainnya.

Standarisasi Kesekretariatan Taruna Karya

Untuk mendukung penyelenggaraan manajemen Kesekretariatan, Taruna


Karya memiliki kelengkapan Administrasi yang meliputi :
1. Kop Surat, yang secara nasional diberlakukan standar dengan
ketentuan sebagaimana terlampir;
2. Stempel Organisasi, yang secara Nasional diberlakukan standar
dengan ketentuan sebagaimana terlampir;
3. Amplop Surat dan Map, yang ketentuan penamaan dan logonya
sama dengan Kop Surat;

Kelengkapan Administrasi lainnya diatur dalam kebijakan tersendiri
oleh masing-masing pengurus Taruna Karya;
Kelengkapan Administrasi (Manajemen Kesekretariatan) juga dapat
dibuat untuk kepentingan kepanitiaan dan/atau Unit Teknis tertentu
sebagaimana ketentuan terlampir;

Stempel

Untuk stempel organisasi terdiri dari 2 (dua) bagian yakni:


1. Stempel Ukuran besar dengan garis tengah 4 cm yang
dipergunakan untuk surat-menyurat;
2. Stempel ukuran kecil dengan garis tengah 2 cm yang dipergunakan
untuk kartu anggota, Kartu Pengurus, Kartu Iuran, Tanda Kepanitiaan
dan kepesertaan kegiatan tertentu, dan lembaran resmi organisasi
lainnya yang berukuran kecil.
Yang dapat menggunakan stempel/cap organisasi adalah pengurus Taruna
Karya disemua tingkatan yang diberi wewenang dan hanya untuk
kepentingan organisasi.

Surat Menyurat

Dalam penyelenggaraan kegiatan surat-menyurat, Taruna Karya


melakukan standarisasi dalam hal:
Penomoran surat, yang diatur dengan spesifikasi sebagai berikut:
1. Untuk surat lingkup internal urutannya adalah :
Nomor.Periode Kepengurusan/Jenis Surat/Kode
Wilayah/TK/I/Bulan/Tahun;
2. Untuk surat lingkup eksternal urutannya adalah :
Nomor.Periode Kepengurusan/Jenis Surat/Kode
Wilayah/TK/E/Bulan/Tahun;
3. Penomoran surat menganut prinsip menurut deret hitung
berdasarkan jenis suratnya dan berlaku untuk jangka 1 (satu)
tahun;

Pembuatan Surat dalam Administrasi Taruna Karya, harus memuat


prinsip-prinsip berikut:
1. Menentukan tujuan dan maksud daripada penulisan surat;
2. Menetapkan gagasan-gagasan yang menjadi isi dari surat itu
dengan urutan-urutan yang baik,
3. Menggunakan tata bahasa yang baik;
4. Singkat dan jelas tanpa mengurangi kepatutan dan kelengkapan.

Maksud dan tujuan surat

Maksud surat memuat : pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan


lain-lain;
1. Tujuan Umum surat adalah untuk menyampaikan suatu maksud
dalam bentuk tulisan agar tindakan yang dikehendaki dapat
tercapai dengan cepat dan tepat;
2. Tujuan Khusus terdiri dari : memberitahukan, menyatakan
kehendak, menyampaikan perintah, instruksi-instruksi dan
menyusun keputusan-keputusan.

Jenis-jenis Surat

Dalam Sistem Manajemen Kesekretariatan Taruna Karya jenis-jenis surat


terbagi menjadi :
1. Surat Biasa dengan inisal kode B, yakni kelompok jenis surat yang
secara umum berisi berita secara tertulis, pemberitahuan,
pernyataan, permintaan/ permohonan, undangan acara/kegiatan
dan pengantar kepada pengurus/anggota Taruna Karya atau pihak
lain;
2. Surat Keputusan dengan inisial kode K. yakni kelompok jenis surat
yang bersifat mengatur yang memuat suatu kebijakasanaan pokok,
sifatnya umum berlaku, harus ditaati oleh/bagi seluruh/sebagian
anggota/pengurus Taruna Karya. SK dibuat oleh Pengurus Taruna
Karya berdasarkan hasil Rapat Pengurus Harian/Rapat Pengurus
Pleno dalam rangka mengambil langkah kebijaksanaan organisasi;
3. Surat Tugas/Mandat/Perintah dengan inisial Kode T, yakni kelompok
jenis surat yang bersifat penugasan, instruksi, dan pemberian
kewenangan/mandat dari pengurus yang mempunyai hak dan
wewenang atas sesuatu kepada anggota/pengurus Taruna Karya
guna bertindak untuk dan atas namanya dan organisasi;
4. Surat Rekomendasi dengan insial kode R, yakni kelompok jenis surat
yang bersifat khusus hanya dikeluarkan untuk memberikan
rekomendasi, dukungan, usulan, dan dorongan kepada kepada
anggota/pengurus Taruna Karya atau pihak lain yang terkait untuk
kepentingan pengembangan kader/aktivis dan organisasi dalam
berbagai sektor.

Untuk surat biasa dalam bentuk surat undangan atau pemanggilan


peserta suatu acara/rapat/kegiatan dapat juga diselenggarakan dalam
bentuk/mekanisme : teknologi/radiogram/Telex/Faksimili/E-Mail/Pesan
Singkat dengan kondisi bahwa surat atau kabar dimaksud yang dibuat
untuk menyampaikan berita yang segera membutuhkan penyelesaian dan
disampaikan kepada atau diterima dari pihak lain dengan segera;

Surat Keluar

Surat Keluar terdiri dari 2 (dua) macam :

1. Surat Keluar Internal Organisasi, adalah surat organisasi yang


dikirimkan atau disampaikan kepada Pengurus Taruna Karya atau
kepada anggota karang Taruna. Surat Keluar Internal Organisasi
ditanda-tangani oleh Ketua dan Sekretaris ditingkat Kota dan
seterusnya dan atau pengurus yang diberi kewenangan untuk itu
sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing;
2. Surat Keluar Eksternal Organisasi adalah semua surat organisasi
yang dikirim atau disampaikan kepada instansi/lembaga
Pemerintah, organisasi kemasyarakatan dan lainnya. Jenis surat ini
ditanda-tangani oleh Ketua dan Sekretaris ditingkat Kota dan
seterusnya;
Apabila salah satu diantara Ketua dan Sekretaris berhalangan
menandatangani surat keluar organisasi maka dapat salah satunya
digantikan oleh unsur Wakil Ketua dan/atau unsur Wakil Sekretaris;
Penandatanganan dan stempel organisasi dalam surat keluar harus asli
dan tidak boleh menggunakan photo copy terutama surat keluar eksternal
organisasi.

Surat Masuk
1. Yang dimaksud dengan Surat Masuk adalah semua Surat/tulisan
atau berita yang diterima oleh organisasi dari pihak lain maupun
internal organisasi TARKA atau Anggota TARKA;
2. Peneriman Surat-surat masuk dipusatkan pengurusannya di
sekretariat organisasi TARKA;
3. Semua Surat/tulisan atau berita yang masuk harus dicatat sesuai
dengan sifat surat tersebut Kedalam Buku Agenda Surat Masuk;
5. Lembaran Disposisi dipergunakan oleh Ketua atau Sekretaris kepada
Pengurus yang diberi kewenangan untuk mengambil tindakan
terhadap keterangan dan untuk penyelesaian suatu masalah sesuai
dengan isi surat masuk tersebut.
Sekretariat Taruna Karya

Sekretariat TARKA adalah bagian penting yang mendukung kelancaran


pekerjaan pekerjaan ketata-usahaan/administrasi organisasi TARKA yang
meliputi segala tugas-tugas koordinasi dalam penyampaian kebijaksanaan
organisasi melalui saluran administrasi yang dibakukan termasuk tugas
jasa-jasa yang meliputi penyampaian informasi, reproduksi, pencetakan,
distibusi surat dan lain-lain.

Fungsi Sekretariat Taruna Karya

1. Sekretariat TARKA dalam menjalankan fungsinya wajib menjamin


dan bertanggungjawab atas keberhasilan misi organisasi Tarka
melalui saluran administrasi dan oleh karenanya wajib
bertanggungjawab atas segala keberhasilan organisasi sesuai
dengan ketentuan berlaku;
2. Fungsi Sekretariat TARKA berada dibawah kendali Sekretaris TARKA
atau Wakil Sekretaris yang ditunjuk untuk itu, adapun proyeksi
tugas-tugas Sekretariat TARKA meliputi :
o Pengorganisasian yang dilaksanakan oleh Sekretariat
merupakan fungsi koordinasi dalam penyampaian kebijakan
yang akan diteruskan kesemua lini sesuai dengan keinginan
organisasi melalui saluran administrasi;
o Membantu kelancaran kegiatan organisasi secara
keseluruhan. Keputusan kebijaksanaan yang telah diambil
oleh organisasi disebarkan dengan cepat dan tepat oleh
sekretariat sebagai saluran informasi;
o Distribusi surat dari organisasi keseluruh jajaran dan pihak
lain yang terkait dengan maksud surat dan program.

SISTEM PELAPORAN

Untuk memberikan informasi yang diperlukan pengurus organisasi,


sekretariat harus pula menyusun laporan organisasi, meneliti dan
mengolah data, baik yang bersumber dari lingkungan internal maupun
eksternal organisasi dengan sepengetahuan Sekretaris dan selanjutnya
hasil-hasil itu disusun dalam berbagai bentuk laporan, yang dapat
dipergunakan sebagai bahan informasi.

Jenis-jenis Laporan

Laporan adalah suatu pertanggungjawaban dari seorang pengurus /


anggota Karang Taruna sebagai hasil pengolahan/penilaian
data/catatan/kejadian/ kegiatan yang sehubungan dengan fungsi dan
tugasnya dan/atau sesuai dengan tugas yang diberikan. Karena itu
laporan terdiri dari:

Laporan Berkala/Rutin, yang meliputi:


1. Laporan Tahunan, adalah laporan yang dibuat 1 (satu) tahun
sekali oleh pengurus Taruna Karya diberbagai tingkatan yang
berisi pelaksanaan kebijakan dan program kerja selama setahun
perjalanan kepengurusan, yang sangat penting menjadi dokumen
organisasi dan menjadi bahan bagi penyusunan laporan
Pertanggung jawaban (LPJ);
2. Laporan Tiga Bulanan, adalah laporan yang dibuat 3 (tiga) bulan
sekali oleh pengurus TARKA diberbagai tinggkatan yang berisi
pelaksanaan kebijakan dan program kerja selama 3 (tiga) bulan
perjalanan Kepengurusan yang sangat penting menjadi dokumen
organisasi dan menjadi bahan bagi penyusunan laporan Tahunan;
3. Laporan Bulanan, adalah laporan yang dibuat 1 (satu) bulan sekali
oleh pengurus TARKA diberbagai tinggkatan yang berisi pelaksanaan
operasionalisasi kebijakan dan program kerja rutin selama sebulan,
yang penting menjadi dokumen organisasi dan menjadi bahan bagi
penyusunan laporan Triwulanan;
4. Laporan Mingguan adalah laporan yang dibuat format tetap berupa
progress/kemajuan bagi perkembangan suatu kebijakan atau
kegiatan yang dijalankan organisasi;
5. Laporan harian adalah laporan yang dibuat dalam format buku
sebagai alat untuk melakukan kontrol terhadap kinerja harian
Pengurus TARKA;
Laporan Khusus, yang meliputi:
1. Laporan Kepanitiaan, adalah laporan yang dibuat oleh panitia
sebuah acara/kegiatan yang dibentuk oleh Pengurus TARKA yang
bersangkutan yang menjadi bahan penting bagi penyusunan
laporan berkala/rutin dan LPJ organisasi;
2. Laporan Unit Teknis, adalah laporan yang dibuat oleh Unit Teknis
yang dibentuk oleh Pengurus TARKAyang bersangkutan yang
disampaikan secara berkala/rutin, yang menjadi bahan penting bagi
penyusunan laporan berkala/rutin dan LPJ organisasi;
3. Laporan Penugasan, adalah laporan yang dibuat oleh seseorang
atau sebuah tim yang diberi Tugas/Mandat/Perintah untuk
melaksanakan sesuatu atas nama organisasi untuk menadi bahan
masukan dan dokumen penting bagi organisasi. Format laporan
dibuat standar sebagaimana PO ini;
4. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ), adalah laporan yang disusun
secara komprehensif yang mencakup seluruh pelaksanaan kebijakan
dan program Kerja organisasi selama 1 (satu) periode Kepengurusan
yang harus disampaikan dalam Forum TKKT/MWKT.

Sistematika Penyusunan Laporan

Secara umum penyusunan laporan harus memuat sekurang-kurangnya


sistematika di bawah ini, yakni:
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar
3. Maksud dan Tujuan
B. Rencana Kerja
1. Program/Kegiatan
2. Personalia
3. Keuangan
C. Realisasi Rencana Kerja
1. Program/Kegiatan
2. Personalia
3. Keuangan
4. Hambatan dan Upaya Mengatasinya
Hambatan-hambatan
Upaya-upaya Mengatasi Hambatan
Lain-lain
D. Penutup
1. Kesimpulan
2. Saran dan Rekomendasi
E. Lampiran-lampiran