Anda di halaman 1dari 7

PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG SISTEM INFORMASI

Oleh :
1 IB Wira Sanjaya (1607611007)
2 I Gst Agung Md Wira P (1607611008)
3 I P Eka Wedhana Temaja (1607611010)

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI


FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2016
Siklus Pemrosesan Data

Salah satu fungsi dari sistem informasi dalam hal ini sistem informasi akuntansi adalah
memproses transaksi-transaksi yang ada dalam perusahaan secara aktif dan efisien. Sistem
akuntansi berbasis komputer, data transaksi direkam ke dalam komputer dan disimpan di
database. Kegiatan yang dilakukan untuk menghasilkan informasi yang berguna dan relevan
disebut siklus pemrosesan data, yaitu terdiri dari 4 kegiatan:

1. Pemasukan data (data input)

2. Penyimpanan data (data storage)

3. Pengolahan data (data processing)

4. Hasil informasi (information output)

1. Perekam Data (Data Input)

Data transaksi direkam dan dikonversi menjadi bentuk yang dapat diproses oleh komputer
(machine processable form). Untuk memudahkan pemrosesan selanjutnya, input data perlu
disiapkan sebagai berikut :

1) Klasifikasi dengan memberikan kode (nomor rekening, kode departemen, dan lain-lain).
Data berdasarkan sistem yang ada, misal: bagan rekening.
2) Verifikasi untuk menjamin akurasi data. Hal ini perlu dilakukan, untuk mencegah
terjadinya kesalahan pemasukan data lebuh efisien dan lebih murah dibandingkan
dengan mendeteksi dan membetulkan kesalahan yang terjadi.
3) Pengiriman data (transmittal) dari satu lokasi ke lokasi lainnya.

Salah satu cara untuk merekam data adalah dengan menggunakan dokumen sumber (source
document), contohnya: surat pesanan penjualan, faktur penjualan, dan lain-lain. Dokumen
sumber ini sering disebut dengan bukti transaksi atau dokumen transaksi.

Data juga dapat diinput dengan menggunakan turnaround document, yaitu dokumen yang
dihasilkan oleh komputer perusahaan lalu dikirimkan kepada pihak luar, kemudian kembali lagi
ke perusahaan dan difungsikan sebagai input. Dokumen ini biasanya dibuat dalam bentuk yang
dapat di baca oleh komputer untuk memudahkan proses selanjutnya.

Data dapat langsung dimasukkan ke dalam terminal atau komputer mikro. Contoh : karyawan
bank memasukkan nomor rekening nasabah ketika nasabah menyetorkan atau mengambil uang.
Salah satu cara untuk meningkatkan akurasi, kelengkapan, dan kecepatan pemasukan data
adalah dengan menggunakan tampilan dilayar komputer yang sudah dibuat dalam bentuk
formulir.
Alat lain yang dapat digunakan untuk menangkap data transaksi adalah source data automation,
yaitu alat yang menangkap data langsung dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer.
Contoh: mesin ATM dan scanners yang dipakai oleh supermarket.

Dokumendokumen sumber seperti order pelanggan, slip-slip penjualan, faktur, order pembelian,
dan kartu kerja karyawan adalah bukti fisik masukan ke dalam sistem pemrosesan transaksi.
Tujuannya adalah

1) Menangkap data
2) Membantu operasi pengkomunikasian data dan pengotorisasian operasi lainnya dalam
proses
3) Menstandarkan operasi dengan menunjukkan data apa yang membutuhkan pencatatan
dan tindakan apa yang harus diambil
4) Menyediakan file permanen untuk analisis masa datang, jika dokumen-dokumen
dipelihara

Dokumen dokumen sumber umumnya berupa formulir yang dirancang secara hati hati untuk
memudahkankan penggunaan data yang dicatat secara akurat.

2. Penyimpanan Data (Data Storage)

Data yang dimiliki oleh sebuah perusahaan harus diorganisasi agar data tersebut dapat diakses
secara mudah dan efisien, akan dibahas telebih dahulu 4 konsep dasar penyimpanan data yaitu:

1) Entity, adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi.contohnya adalah


karyawan, persediaan, dan rekening pelanggan setiap entity memiliki atribut.
2) Atributes adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh atribut adalah
alamat pelanggan, nama pelanggan, batas kredit dan lain-lain.
3) Characters adalah huruf atau angka.
4) Data value adalah kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna, sebagai
contoh kotak pos 2001 (data value) adalah alamat (atribut) perusahaan ABC (entity).

Secara rinci hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar mencakup:
1) Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang)
fisik
2) Record, adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data,
yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity.
3) File, adalah sekumpulan record yang sejenis, contohnya adalah sebuah record piutang
pelanggan dikumpulkan dalam satu tempat yang disebut file piutang dagang.
4) Database, adalah kumpulan file-file yang dibentuk satuan data yang besar .saat ini,
dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan informasi akan
dilayani tanpa perlu menambah program dan file baru.
Dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan informasi akan dilayani tanpa
perlu menambah program dan file baru. Istilah-istilah umum dalam konsep database yang perlu
diketahui adalah:
a) Pendekatan database (database approach) pendekatan ini memandang data sebagai
sebuah sumberdaya organisasi yang harus digunakan dan dikelola untuk seluruh
organisasi bukan hanya digunakan dan dikelola oleh unit atau fungsi tertentu saja.Dapat
dilihat pada gambar 1.2.
b) Sistem manajemen database (Database management system DBMS), adalah program
yang mengelola dan mengendalikan data dan interface (antara data dan program aplikasi)
c) Sistem database (database system), yaitu merupakan gabungan antara database, DBMS,
dan program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS.
d) Database Administrator (DBA), adalah orang yang bertanggung jawab terhadap
penanganan database.
e) Data warehouses, adalah database yang besar yang dimiliki oleh sebuah perusahaan.
Data warehouses ini dibangun dengan memamfaatkan teknologi maju.

3. Pengolahan Data (Data Processing)

Aktivitas pengolahan data yang paling sering dilakukan adalah pemeliharaan data, yaitu
pemrosesan transaksi periodik untuk memperbarui data yang tersimpan. Jenis-jenis pemeliharaan
data yang biasanya dilakukan adalah:

1) Penambahan (additions), yaitu memasukkan data (record) baru ke dalam file


2) Penghapusan (deletions), yaitu menghapus data (record) dari dalam file
3) Pembaruan (updates), yaitu merevisi saldo sekarang. Pembaruan data umumnya
dilakukan dengan menambah atau mengurangi angka dari sebuah data transaksi
4) Pengubahan (changes), yaitu memodifikasi field yang memerlukan pembaruan secara
berkala, seperti alamat, riwayat kredit, dan lain-lain.

Pemrosesan data juga melibatkan aktivitas-aktivitas lainnya, yaitu:

1) Perhitungan (calculating), yaitu melakukan berbagai macam manipulasi (operasi)


matematik
2) Pembandingan (comparing), yaitu membandingkan dua atau lebih elemen data, seperti
jumlah barang yang tersedia dan tingkat pemesanan kembali persediaan, untuk
menentukan apakah keduanya sama, lebih besar, atau lebih kecil
3) Peringkasan (summarizing), yaitu menggabungkan data menjadi satu angka jumlah.
4) Pemilahan (filtration), yaitu memilah data untuk pemrosesan berikutnya
5) Pemanggilan (retrieval), yaitu mengambil data dari penyimpanan untuk pemrosesan atau
pembuatan laporan.

Pemrosesan atau pengolahan meliputi penggunaan jurnal dan register untuk menyediakan catatan
masukkan yang permanen dan kronologis. Ayat ini dibuat baik dengan tangan dalam sistem
manual sederhana (penjurnalan) atau melalui pemasukan data oleh operator dengan
menggunakan terminal dalam sistem yang terkomkomputerisasi.

Metoda Pemrosesan Data

1) Pemrosesan secara kelompok (batch processing)

Merupakan pemrosesan transaksi yang sama dalam sebuah kelompok. Pemrosesan


dilakukan pada satuan waktu tertentu (misalnya setiap jam atau setiap hari) atau ketika
jumlah transaksi mencapai angka tertentu (misalnya 50 atau 100 transaksi). Transaksi
yang sudah terkumpul dalam sebuah batchdapat diproses secara urut atau dengan teknik
pemrosesan langsung. Remote batch processing ; terjadi ketika transaksi dicatat dalam
bentuk yang dapat dibaca oleh mesin dari lokasi jauh dan secara elektronik ditransfer ke
komputer induk.

2) Pemrosesan seketika (On-line processing)

Dengan cara ini, komputer menangkap data secara elektronik dan menyimpannya
sehingga data tersebut dapat diproses lebih lanjut. Metoda ini dapat dirinci menjadi dua
metoda,yaitu :

a) on-line real-time processing, komputer menangkap secara elektronik, mengedit


akurasi dan kelengkapan, dan memprosesnya sesegera mungkin.
b) on-line batch processing, komputer menangkap data secara elektronik, mengedit
akurasi dan kelengkapan, setelah itu menyimpannya untuk diproses lebih lanjut di
masa mendatang setelah mencapai satu kelompok (batch).

4. Hasil Informasi (Information Output)

Langkah terakhir dari siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi. Informasi
biasanya disajikan dalam bentuk dokumen yang berisi transaksi atau data pihak lain, maksudnya
data yang berisi berbagai hal yang berkaitan dengan pihak luar perusahaan yang bukan
merupakan dokumen sumber melainkan dokumen operasional.

Informasi juga disajikan dalam bentuk laporan yang berisi informasi yang berguna bagi
pihak internal dan eksternal perusahaan. Biasanya laporan ini digunakan oleh karyawan untuk
mengawasi kegiatan operasional dan manajer untuk membuat keputusan perusahaan. Dalam
sistem infoemasi yang berbasis komputer laporan dapat disajikan dengan cara-cara yang telah
diuraikan sebelumnya, namun sebelum laporan disajikan komputer memprosesnya dengan
bahasa pemrograman dan basis data (database)dengan menggunakan kode-kode program
Aktivitas dalam siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi bagi para
pemakai baik baga pemakai intern (manajemen) maupun pemakai ekstern.Informasi disajikan
dalam tiga alternative yaitu:

1) Dokumen, yang berisi transaksi atau data perusahaan lain. Misalnya, cek dan faktur
penjualan yang dikirimkan ke perusahaan lain. Jenis yang lain yaitu laporan penerimaan
barang, dan permintaan pembelian digunakan secara internal. Dokumen yang dihasilkan
pada setiap akhir transaksi disebut dokumen operasional ( operational document ), untuk
membedakannya dengan dokumen sumber yang digunakan pada awal proses.
2) Laporan, yang dibuat untuk keperluan intern dan ekstern . Laporan ini biasanya
digunakan oleh karyawan perusahaan untuk mengawasi kegiatan operasional dan
digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan serta merancang setrategi untuk
perusahaan. Laporan keuangan dan analisis penjualan dihasilkan secara reguler.
Sedangkan jenis laporan lainnya dihasilkan pada saat informasi pada laporan tersebut
dibutuhkan.
3) Query, merupakan informasi yang diberikan oleh system karena system merespon
permintaan data secara spesifik,bentuk, isi,maupaun waktu dihasilkannya informasi
tersebut. Dengan jenis laporan ini, maka berbagai macam persoalan dan pertanyaan yang
memerlukan tindakan cepat dan jawaban yang konstan dapat segera diperoleh
solusinya. Query berfungsi untuk membuat relasi atau penggabungan dari beberapa tabel,
dari query tersebut akan menghasilkan Report yang berfungsi untuk menampilkan bentuk
laporan dari bentuk output yang sesuai dengan data yang di proses

Tujuan dihasilkannya informasi pada dasarnya ada dua yaitu :

1) Tujuan keluar (eksternal )


2) Tujuan kedalam (internal)

Informasi untuk pemakai eksternal seperti laporan keuangan, dihasilkan untuk


memenuhi pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan. Informasi untuk pemakai internal
,ditunjukkan untuk memenuhi kebutuhan informasi untuk manajemen, guna membantu
melaksanakan tugas tugas manajerial, seperti perencanaan kegiatan (planning), pengarahan dan
motivasi karyawan (directing & motivating), pengendalian (controlling), dan pembuatan
keputusan (decision making).

Referensi

Ikatan Akuntan Indonesia (IAI). 2015. Modul Sistem Informasi dan Pengendalian Internal.
Jakarta Pusat: IAI
Applegate, L., Austin, R., & Soule, D. (2008). Corporate Information Strategy and
Management: Text and Cases (8th ed.) McGraw-Hill.

https://joulisinolungan.wordpress.com/2014/12/10/perkembangan-dan-peranan-sistem-teknologi-
informasi/

Anda mungkin juga menyukai