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ADMINISTRACIN Y REGISTRO DE
RECURSOS

Costos del proyecto

Lnea base del proyecto
Ruta crtica
Sobreasignacin y redistribucin de recursos
Actualizacin del avance del proyecto
Programacin de horas extras.
GUA DIDCTICA

Descripcin

La optimizacin en la asignacin de los recursos, en las tareas especialmente

las que conforman la ruta crtica, permitir que los plazos y costos programados se
cumplan durante la ejecucin del proyecto.

Los costos que se generan, juegan un papel muy importante antes, durante y
despus de su ejecucin, por ello se debe establecer tcnicas que optimicen los
resultados programados; de acuerdo al avance que tienen en obra para el pago de
las valorizaciones mensuales.

Una lnea base es un concepto de gestin de la configuracin que lleva a

controlar los cambios sin impedir seriamente los cambios justificados, los cuales se
vern reflejados en los costos tanto de las tareas como de los recursos inmersos en
ellas.

Capacidad

El participante al final de esta sesin estar en capacidad de administrar los

recursos asignados a las tareas, obteniendo sus costos e identificando la Ruta
Crtica del proyecto para su optimizacin.
Actividad
Elabora un proyecto, asignando los recursos necesarios a cada tarea para que
pueda ser ejecutada, estableciendo sus costos a partir del avance de dichas
tareas, teniendo muy en cuenta la ruta crtica del proyecto.
Evaluacin

En esta sesin Ud. ser evaluado en:

Elabora un proyecto en Microsoft Project 2013, asignndole los recursos y

administrando sus costos, a partir del avance del proyecto.
Costos de un proyecto

Los costos de un proyecto se derivan de la asignacin de los recursos en cada

una de las tareas a ejecutar.

Estos costos se pueden activar usando la tabla Costo (Ficha Vista/Tablas), a partir
de la vista de tarea o recurso respectiva.

Estos costos pueden ser:

1. Costo fijo (CF): asignado a una tarea, sin depender de la duracin de la

misma ni de los recursos asignados a ella
2. Costo total (CT): es el costo resultante de sumar el Costo Fijo (CF) y el
costo variable dado por los recursos asignados a la tarea en el tiempo (CV).
Por ello CT= CF+CV
3. Previsto (CP): es el costo inicial (base) de cada tarea, que se activa con la
lnea base del proyecto, para validar posteriormente su variacin el tiempo.
4. Variacin (V): es el costo que resulta de Costo total Previsto, si el positivo
diremos que existe un sobrecosto, si es negativo diremos que hay un
margen de utilidad.
5. Real (CR): es el costo real de avance que se pagar en la valorizacin
mensual.
6. Restante (R): es el costo resultante de Costo total Real, es el saldo a
pagar a la fecha.

Ejercicio 01:

Usando el archivo Complejo habitacional.mpp verificar los costos de las tareas

del proyecto.

1. Abrir el archivo Complejo habitacional.mpp

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 2. Seleccione la vista Diagrama e Gantt y la tabla Costo.
3. Tendremos los siguientes resultados:

Observe: La tarea A fue la nica que avanz por ello tienen Costo Real=1,178, la
tarea B tiene un costo fijo=100 que se gener al inicio, por ello que est incluido en
el costo total y este es igual al Previsto.

Ejercicio 02:

Usando el mismo archivo, verificar el costo de los recursos

1. Solo cambie a la vista Uso de Recursos y tabla Costo:

Observe: El costo de los recursos que han ejecutado parte de las tareas.

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Lnea de base de un proyecto

Cuando se haya especificado toda la informacin necesaria para el proyecto y se

est preparado para comenzar el trabajo real, se puede guardar una lnea de base
de la informacin del proyecto para compararla con el progreso real de ste. As
podremos realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que
puede realizar las correcciones que estime necesarias.

A. Establecer la Lnea Base del Proyecto

Ejercicio:

Se tiene el proyecto Lnea base.mpp, al cual se le ha asignado sus tareas y

recursos respectivos; y se desea establecer su lnea base.

1. Active la vista Diagrama de Gantt y tabla: Costo. Vea la columna Previsto

Antes de
guardar con
lnea base. No
hay Costos
Previstos

2. Seleccione la ficha Proyecto y haga clic en el botn Establecer lnea base

y luego en Establecer lnea base.
3. Elija la opcin Proyecto completo para guardar una lnea de base del
proyecto.

4. Haga clic en el botn Aceptar.

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 5. Observe, se activaron los Costos Previstos (similares al Costo total). Ahora
estaremos listos para iniciar la ejecucin del proyecto:

Despus de
guardar con
lnea base.
Ahora si
tenemos
Costos
Previstos

Importante: A partir de este proceso, podemos realizar ajustes durante la

ejecucin del proyecto y podramos comparar con los costos iniciales.

B. Eliminacin de la Lnea Base del Proyecto

Si despus de guardar una lnea de base de la informacin del proyecto,
tuviera que regresar a la fase de planificacin de su proyecto y borrar por
completo la lnea de base, puede eliminarla haciendo lo siguiente:

1. En la ficha Proyecto, elija en botn Establecer Lnea base y haga clic en

Borrar lnea base.
2. Seleccione: Borrar plan previsto
3. Elija Proyecto Completo para borrar la lnea de base del proyecto.
4. Haga clic en el botn Aceptar.

5. Observe la columna Previsto, est nuevamente en cero.

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Ruta crtica del proyecto

Vinculadas las tareas, se generan entre ellas una dependencia que define cuando
deben iniciar y terminar. Esta ruta de tareas debe cumplirse para lograr el objetivo
del proyecto. Sin embargo existen algunas tareas que estn obligadas a culminar
en la fecha programada para no retrasar la finalizacin del proyecto, es decir tienen
una holgura de CERO. Ellas conforman la Ruta Crtica del proyecto.

Nota: Una tarea se puede convertir en crtica, si se divide demasiado.

Qu es una Tarea Critica?

Es aquella que al ser desplazada (adelantada o retrasada) en el tiempo afecta la

fecha de finalizacin del proyecto.

Identificar la ruta crtica del proyecto

Microsoft Project 2013, dispone de diversos recursos para ubicar la ruta crtica,
tales como:

Ejercicio:

Se tiene el archivo Ruta Crtica.mpp, al cual se desea identificar la ruta citica.

A. Mtodo: Usando la Tabla de Programacin en la vista Diagrama de

Gantt:

1. Seleccione la ficha Vista y active la vista Diagrama de Gantt

2. Elija en el grupo Datos, el botn Tablas y luego la opcin Programacin
3. En esta vista se mostrarn diversas columnas de informacin, pero la que
nos interesa es la columna Demora permisible.

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 4. El resultado ser el siguiente. Observe como hay tareas que tiene un valor
de cero (esas son las tareas criticas).

B. Mtodo: Resaltar las tareas crticas:

1. Seleccione la ficha Vista y en el grupo Datos, elija el botn Resalta

2. Seleccione la opcin Tareas criticas
3. El resultado ser el siguiente. Observe como se resaltan de color amarillo
las tareas crticas.

C. Mtodo: Usando un Filtro de Tareas Criticas:

1. Seleccione la ficha Vista y en el grupo Datos, elija el botn Filtro

2. Seleccione la opcin Tareas criticas
3. El resultado ser el siguiente. Observe como slo quedan en pantalla las
tareas crticas.

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D. Mtodo: Usando la vista del Gantt Detallado:

1. Seleccione la ficha Vista y active la vista Diagrama detallado

Observaciones:

Puedes ver que las tareas crticas estn de color rojo.

Asimismo, la Fase 3 (en especial la tarea 7) tiene una holgura de 10 das
antes de finalizar el proyecto. Es por ello que esta tarea no forma parte de
la ruta crtica.
Pero si a esta tarea le asignramos una duracin de 16 das (en la tabla de
Entrada) podrs observar que la ruta crtica del proyecto cambio, siendo
ahora las tareas de la Fase 3 las que conforman la ruta crtica y las tareas
de la Fase 2 tiene una holgura de 2 das antes de finalizar el proyecto.

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Definir el margen de demora de una tarea

Puede controlar el margen de demora antes de definir una tarea como critica.

1. Haga clic en el botn Archivo y luego en Opciones

2. Seleccione la opcin Avanzado y defina el margen:

Ejercicio 01:

Abrir el proyecto Tratamiento de aguas servidas.mpp, defina un margen de

demora de 0 das e identifique la ruta crtica por cualquier mtodo descrito. Observe
quienes son las tareas crticas. La repuesta deber ser:

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Ejercicio 02:

Usando el mismo proyecto, Tratamiento de aguas servidas.mpp; defina un

margen de 1 das e identifique las tareas crticas.

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Sobreasignacin y redistribucion de recursos
Un recurso est sobreasignado, cuando tiene asignadas ms horas de trabajo de
las disponibles en su calendario laboral durante un perodo de tiempo determinado.
Considere trabajo:
En las tareas: a la mano de obra total necesaria para completar una tarea.
En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un
recurso.
En los recursos, la cantidad total de trabajo para la que est asignado un
recurso en todas las tareas.

Cmo Identificar un recurso sobre-asignado?

Activar la vista Hoja de recursos y observar que hay recursos que estn de color
rojo.

Cmo Identificar una tarea con recursos sobre-asignados?

Activa la vista Diagrama de Gantt, y observa que hay tareas que tiene en la
columna Indicadores el icono de una persona.

Nota: Sin embargo lo que nos interesa es conocer en que fechas este sobre-
asignado el recurso. Para ello veamos el siguiente ejercicio.

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Ejercicio:

Abrir el proyecto Sobreasignacin.mpp y localice los recursos sobre-asignados.

1. Seleccione la ficha Vista y elija en el botn Organizador de equipo, la opcin

Ms Vistas
2. Seleccione la vista Asignacin de recursos y haga clic en el botn Aplicar.
3. En la ventana superior izquierda, se mostrar con rojo el recurso sobre-
asignado. Y a la derecha se mostrar en rojo el total de horas de trabajo
asignados a dicho recurso sobre-asignado. Asimismo en la parte inferior las
tareas en las cuales est sobre-asignado el recurso.

Interpretacin: Puede verificar que Carlos que genera un costo de S/. 1,120.00, el
jueves 09-ago-12 laborar 16 horas, estando sobre-asignado 8 horas; las cuales
debemos redistribuirlas. Observe que el da 27-ago-12 no labora este recurso.

4. Si deseamos ver la siguiente sobreasignacin de horas, entonces haga clic en

el nombre del campo: Nombre del recurso

5. Haga clic en el botn Ir a la sobreasignacin Siguiente (Ficha Recurso)

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Redistribuir recursos sobreasignados

Microsoft Project permite resolver automticamente las sobreasignaciones de

recursos mediante la redistribucin, la cual consiste en retrasar o dividir
determinadas tareas o asignaciones de la programacin hasta que los recursos
asignados a ellas dejen de estar sobre-asignados. En esta versin, podemos
redistribuir la sobreasignacin por recurso o redistribuir todos los recursos sobre
asignados del proyecto a la vez.

Ejercicio 01:

Teniendo en cuenta la sobreasignacin en el proyecto anterior

Sobreasignacin.mpp, redistribuya la sobreasignacin solo del recurso Carlos.

1. Active la vista Asignacin de recursos.

2. En la ficha Recurso, haga clic en el botn Redistribuir recurso.
3. Seleccione el recurso que desea redistribuir su sobreasignacin. Ej.: Carlos.

4. Haga clic en el botn Redistribuir ahora.

5. El resultado ser el siguiente:

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Interpretacin: Puede ahora ver que Carlos sigue manteniendo el mismo de S/.
1,120.00, pero el jueves 09-ago-12 ahora laborar 08 horas, y las otras 08 horas
sobre-asignadas han sido redistribuidas al da 27-ago-12, que antes no laboraba.

Ejercicio 02:

Teniendo en cuenta la sobreasignacin en el proyecto anterior

Sobreasignacin.mpp, redistribuya la sobreasignacin para todos los recursos
sobreasignados.

1. Active la vista Asignacin de recursos.

2. En la ficha Recurso, haga clic en el botn Redistribuir todo.
3. El resultado ser:

Interpretacin: Puede ahora ver que todos los recursos sobreasignados han sido
redistribuidos en forma similar al recurso Carlos. Es decir colocando las horas
sobreasignadas a das donde el recurso no labora.

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Actualizar avance de tareas del proyecto

Microsoft Project actualiza automticamente el avance y los costos reales de una

tarea a medida que progresa, segn el mtodo de acumulacin que haya
configurado.

Ejercicio:

Usando el archivo Actualizar proyecto.mpp, actualice su proyecto al 03/09/12.

Observe los costos reales de este proyecto, estn en cero:

1. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.

2. Seleccione la ficha Proyecto y en el grupo Estado, haga clic en el botn
Actualizar proyecto.
3. Active las opciones necesarias:

Fecha a
actualizar

4. Las tareas del proyecto deben haber generado un avance al 03/09/12.

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Interpretacin: Las tareas con un aspa en la columna Indicadores, seala que la
tarea finaliz. En forma grfica podemos ver, que hay barras de Gantt rellenas con
un rectngulo oscuro.

4. Si queremos ver los costos del avance del proyecto lo tendremos en la fila Real
y el restante, indicando que el proyecto ya est por finalizar (98%).

5. Si quisiramos ver los costos por tarea:

a. Active la Vista Diagrama de Gantt y la tabla Costo.
b. En esta ventana observar que las tareas ya completadas o finalizadas
tienen:
Un Costo Previsto: dado por la lnea base del proyecto (Igual al
Costo Total al inicio)
Un Costo Real: Dado por el avance real de la tarea

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 Un Costo Restante: dado por la diferencia del Costo Total Costo
Real. Es decir lo que falta completar o pagar de la tarea.

Interpretacin:

Hay tareas ya completadas como Levantamiento topogrfico del

campamento a la cual ya no se debe pagar nada (Ver la columna Restante).

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Programacin de horas extras en una tarea

Las horas extras son la cantidad de tiempo programado que excede del horario
laborable normal de un recurso asignado: estas horas se cobran segn la tasa de
horas extra del recurso. Al programar horas extra, el recurso puede terminar la tarea
antes y, de ese modo resolver el conflicto.

Ejercicio:

Se tiene un proyecto Horas Extras.mpp con sus tareas, recursos y lnea base
asignados:

En el Diagrama de Gantt, las tareas son:

Los recursos en la Hoja de recursos son:

El costo actual del proyecto es de: S/. 1,568.00 (sin asignar horas extras).

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Se desea:

Caso 01:

Que la Tarea 05 se haga en 1 da (es decir en 8 horas con el mismo recurso)

Solucin:

Como se debe trabajar con el mismo recurso, debemos asignar horas extras al
recurso. Entonces se usarn 8 horas normales (8h x 1da x 1 persona) y 2 horas
extras en el mismo da, ya que el total de horas requeridas para la tarea es de 10
horas.

1. Active la vista Diagrama de Gantt

2. Seleccione la ficha Vista y active la opcin Detalles (grupo Vista en dos
paneles)
3. Hacer clic derecho en el panel inferior y elija Trabajo.

Importante: En muchos casos el panel de detalles (parte inferior de la ventana)

no muestra la ventana donde se pueden configurar las horas extras a
programar. Es por ello que debe hacer clic derecho en el panel de detalles y
elija la opcin Trabajo.

Nota: Como puedes darte cuenta la tarea 05 en el panel de Detalles, tiene

asignado el recurso Pedro y una carga de Trabajo de 10 horas (normales) que
es la duracin de la tarea, pero ninguna hora extra programada.

4. Ahora debemos programar las horas extras para esta tarea 05, ya que se
pide que dicha tarea se ejecute en un solo da:
a. En el panel superior, seleccione la tarea a la que desee asignar
horas extra.
Ej. : Tarea 05

b. En el panel inferior, introduzca la cantidad de horas extra

necesarias para el recurso pertinente y pulse Enter. Ej.: 2h

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 c. Haga clic en el botn Aceptar
d. El resultado ser el siguiente

Interpretacin:

Recordemos que Horas de Trabajo = Horas Ordinarias + Horas Extras.

Observe que la duracin de la tarea ha cambiado a 8 horas (panel superior),
ya que muestra las horas ordinarias a trabajar, las cuales sumadas a las 2 horas
extras (panel inferior) nos dan el trabajo de 10 horas requeridas por la tarea.

5. Ahora veamos el costo de nuestro proyecto:

Interpretacin:

Recordemos que el proyecto antes costaba S/. 1,568.00 y ahora con las horas
extras programadas para Pedro, cuesta S/. 1,572.00; es decir S/. 4.00
adicionales de diferencia. Esto se debe a que Pedro gana por Horas Ordinarias
S/. 8.00 y por horas Extras S/. 10.00; la diferencia de costos es de S/. 2.00
entonces: S/. 2.00 x 2 horas extras= S/. 4.00 (que es la diferencia de costo del
proyecto). As mismo parte de la informacin del proyecto cambi, por ejemplo:

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 la fecha de fin se redujo al 09/07/12; pero el costo del proyecto aumento de S/.
1,568.00 a S/. 1,572.00.

6. Ahora si desea ver el detalle de los nuevos costos generados:

a. Active la vista Uso de tareas y la tabla Costo
b. Inserte las columnas: Trabajo Normal, Trabajo de hora extra y
Costo de hora extra (hacer clic derecho en uno de los ttulos y elija
Insertar Columna)
c. Los resultados sern:

Interpretacin:

El costo total de la tarea 05 es de S/. 84.00, antes era de S/. 80.00. Las horas
ordinarias sern de 8h generando un costo ordinario de: 8h x S/. 8.00=S/. 64.00
y las horas extras sern de 2 horas, generando un costo extra de: 2h x S/.
10.00=S/. 20.00. Si sumamos S/. 64.00 + S/. 20.00= S/. 84.00 que es el costo
total de la tarea 05.

Caso 02:

Que la tarea 04, se haga en 3 das (con los mismos recursos):

Solucin:

Esta tarea 04 al tener una duracin de 4 das con 2 personas asignadas, tiene una
carga de trabajo de 64 horas (4das x 8h x 2 personas). Como se debe trabajar con
los mismos recursos pero en 3 das, debemos asignar horas extras a los recursos.
Entonces se usarn 48 horas normales (3dias x 8h x 2 personas) y 16 horas extras
(1dia x 8h x 2 personas).

1. Active la vista Diagrama de Gantt

2. Seleccione la ficha Vista y active la opcin Detalles
3. Hacer clic derecho en el panel inferior y elija Trabajo

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4. Ahora debemos programar las horas extras para esta tarea 04, ya que se
pide que dicha tarea se ejecute en un tres das:
a. En el panel superior, seleccione la tarea a la que desee asignar
horas extra.
Ej. : Tarea 04

b. En el panel inferior, introduzca la cantidad de horas extra

necesarias para cada recurso pertinente y pulse Enter. Ej.: 8h para
cada persona.

c. Haga clic en el botn Aceptar

d. El resultado ser el siguiente

Interpretacin:

Observa que la carga de trabajo requerida para esta tarea es la misma: 64 horas
(32h de Pedro y 32 horas de Roberto), sin embargo al asignar 8 horas extras
para cada uno de ellos, lo que se ajust fue la duracin de la tarea, a lo que se
requera: 3dias.

5. Ahora si desea ver el detalle de los nuevos costos generados:

a. Active la vista Uso de tareas y la tabla Costo
b. Inserte las columnas: Trabajo Normal, Trabajo de hora extra y
Costo de hora extra

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Interpretacin:

El costo total de la tarea 04 es de S/. 544.00, antes era de S/. 512.00. Las horas
ordinarias sern de 48 generando un costo ordinario de: 48h x S/. 8.00=S/.
384.00 y las horas extras sern de 16 horas, generando un costo extra de: 16h
x S/. 10.00=S/. 160.00. Si sumamos S/. 384.00 + S/. 160.00= S/. 544.00 que es
el costo total de la tarea 04.

6. Si quisiramos el nuevo costo del proyecto con la nueva asignacin de

horas extras a la tarea 04, tendremos:

Resumiendo:

El costo del proyecto sin horas extras: S/. 1,568.00 y finaliza el 10/07/12
El costo del proyecto con horas extras en la tarea 05: S/. 1,572.00 y
finaliza el 09/07/12.
El costo del proyecto con horas extras en la tarea 04: S/. 1,604.00 y
finaliza el 06/07/12.
Ello nos indica que la asignacin de horas extras nos lleva subir el costo el
proyecto, pero en muchos casos es necesario aplicar.

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