RECURSOS HUMANOS Cdigo: RH-P-12

Versin: 2
CONTRATACIN Y DESVINCULACIN DE Fecha: Diciembre 2016
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1. OBJETIVO

Contratar el personal idneo y requerido para cumplir las necesidades actuales y futuras de SGS Colombia
S.A.S ETSA y Consorcios garantizando el cumplimiento de los requisitos legales para la ejecucin.

2. ALCANCE

Este proceso inicia desde la revisin de los requisitos para la contratacin del candidato hasta la
comunicacin de la decisin al candidato.

3. DEFINICIONES

CARGO CRTICO: Cargo con responsabilidad y/o actividades que afecten puedan afectar la seguridad
fsica de las Instalaciones, Recursos y Procesos de la Organizacin.

4. RESPONSABLES

EMPLEADOS DIRECTOS ADMINISTRATIVOS

Gerente del Sector y/o Jefe Inmediato: La desvinculacin se deber notificar por medio escrito a Recursos
Humanos.

Asistente y/o Analista de Administracin de Recursos Humanos y/o Asistente Administrativo en

Sucursales y/o Lider de Recursos Humanos: Garantizar que el finalista tenga todos los documentos de
ingreso para su contratacin. En este tem la compaa requiere de 3 das Hbiles para que la persona
ingrese con el 100% de los documentos requeridos y con el certificado de aptitud mdica.
Garantizar que todo el personal cuente con la induccin a la compaa, ya sea presencial o por medio de la
induccin Interactiva, para los casos donde la conexin de internet no sea posible, se autoriza a la persona
responsable del proyecto dar la induccin presencial dejando soporte del entrenamiento.

EMPLEADOS OPERATIVOS PARA PROYECTOS

Gerente del Sector y/o Jefe Inmediato: Solicitar a travs de medio escrito mediante el formato RH-F-02-01
Solicitud de Contratacin. La vinculacin se deber notificar por medio escrito a Recursos Humanos.

Asistente y/o Analista de Administracin de Recursos Humanos y/o Lider de Recursos Humanos y/o
Asistente Administrativo en Sucursales: Garantizar que el finalista tenga todos los documentos de ingreso
para su contratacin para lo cual deber hacer uso del formato RH-F-12-02 Check list proceso de enganche
de personal. En este tem la compaa requiere de 3 das Hbiles para que la persona ingrese con el 100%
de los documentos requeridos y con el certificado de aptitud mdica.

EMPLEADOS EN MISIN

Jefe Inmediato y/o Gerente del Sector: Solicitar a travs de medio escrito mediante el formato RH-F-02-
01 Solicitud de Contratacin. La desvinculacin se deber notificar por medio escrito a Recursos Humanos.

Asistente y/o Analista de Recursos Humanos y/o Coordinador Administrativo y/o Asistente
Administrativo en Sucursales: remitir la solicitud a la empresa de servicios temporales y garantizar que se
ejecute.

Empresa de Servicios Temporales: ejecutar la solicitud dentro de los lineamientos de la empresa cliente y
los marcos legales.

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5. REFERENCIAS

NTC-ISO/IEC 17025:2005 Requisitos generales para la competencia de laboratorios de ensayos y

calibracin.
NTC-ISO/IEC 17024:2003 Requisitos para organismo de certificacin de personas
NTC-ISO/IEC 17020:2012 Requisitos para organismos de inspeccin
Gua ISO/IEC 65:1996 Requisitos para organismos de certificacin de producto
NTC/ISO 9001:2008 Sistema de gestin de la calidad. Requisitos
OHSAS 18001:2007 Sistema de gestin en seguridad y salud ocupacional
ISO 14001:2004 Sistema de gestin ambiental
RUC: Registro Uniforme para Contratistas
BASC V-4/2012 Sistema de gestin en control y seguridad

6. PROCEDIMIENTO

6.1 Ver anexo diagrama de flujo RH-P-12 Anexo flujograma proceso de contratacin de personal

6.2 NORMAS GENERALES

La vinculacin o desvinculacin de los empleados en misin est atada al volumen de operaciones y

requerimientos del cliente. Independientemente esto debe notificarse a Recursos Humanos y/o el
Coordinador Administrativo y/o Asistente Administrativo en Sucursales.

El Gerente del sector deber justificar previamente ante la Gerencia General la solicitud de nuevas
posiciones Administrativas.

Se excluye la posibilidad de vinculacin a los empleados despedidos por falta grave o renunciantes cuyo
desempeo anterior fuera deficiente. Los dems renunciantes tendrn la oportunidad de volverse a presentar
a nuestras vacantes luego de 6 meses de presentada su renuncia.

Todos los ascensos y traslados internos deben ser notificados a Recursos Humanos y slo sern oficiales
una vez se emita la carta al empleado por parte de Recursos Humanos. El trabajador debe ingresar a share
point y descargar el job donde se relacionan en detalle sus nuevas funciones principales.

Administracin de Recursos Humanos se encargar de cumplir todos los requisitos legales en el momento de
desvincular un trabajador para lo cual el Analista deber diligenciar el formato RH-F-01-12 Check list proceso
de desvinculacin donde se establecen los documentos legales e internos para la desvinculacin.

6.3 EMPLEADOS EN MISION

El Supervisor, Director y/o Coordinador de Proyecto o Gerente del Sector remitir la solicitud a Recursos
Humanos y/o el Coordinador Administrativo y/o Asistente Administrativo en Sucursales en la que se
especifique: los requisitos, trminos y condiciones, si el cargo es nuevo. Si tienen hojas de vida referidas
ests deben ser anexadas.

Recursos Humanos y/o el Coordinador Administrativo y/o Asistente Administrativo en Sucursales diligencia la
orden de contratacin (documentos que se archiva). La copia de esta orden es entregada al candidato quien
debe dirigirse a las instalaciones de la empresa de servicios quien ser la encargada de realizar todo el
proceso de enganche del personal de servicios.

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6.4 INDUCCIN DEL CARGO

Cada vez que ingresa un nuevo trabajador a SGS Colombia S.A.S y SGS-ETSA , CONSORCIOS se le
realiza induccin, tambin aplica para los trabajadores que laboran en la compaa o sector y por ascenso o
cambio de rea se les debe realizar induccin a su nuevo puesto de trabajo. Para esto, se establece que la
induccin puede ser de dos maneras:
1. De forma presencial en Recursos Humanos
2. Por medio de la induccin interactiva segn enlace www.sgsinteractiva.com

El jefe inmediato, responsable de garantizar el cumplimiento en el programa de capacitacin, deber

divulgar al personal, y entrenar por medio de la hoja de ruta de induccin (RH-F-03-03) o por medio de
carta con copia a la hoja de vida que contenga como mnimo la misma informacin.

El objetivo es garantizar la preparacin terica - prctica del personal respecto a la realizacin de las
actividades propias del cargo para el cual fue contratado o al cual fue ascendido. Su importancia radica
en que proporciona el conocimiento sistemtico acerca de las tareas y procedimientos inherentes al
cargo. En esta etapa el personal nuevo o ascendido se relaciona con el medio en que se va a
desempear. Las herramientas utilizadas para alcanzar el objetivo de esta etapa del proceso son:

Job Description: Listado de Responsabilidades y lista de actividades a realizar

Indicadores y Objetivos de rea
Procedimientos Administrativos: aplica para el personal que tiene relacin con control del negocio,
provisiones, gastos y facturacin.
Procedimientos Tcnicos
Procedimientos Operativos

En todos los casos se debe enviar registro de asistencia sobre las inducciones realizadas.

Los documentos a los cuales est autorizado el personal para firmar se encuentran relacionados en la
MATRIZ DE AUTORIZACION segn cargo y sector para el cual fue contratado y aplique el manejo de dicha
matriz.

Como soporte al Job para el personal de los proyectos se deber diligenciar el formato RH-F-12-09
Responsabilidades y Funciones Personal Proyectos por cargo, este deber ser firmado por el trabajador y ser
enviado a recursos humanos como parte del proceso de induccin al cargo.

En el caso de labores muy especializadas, o para clientes en sitios y/o bajo condiciones especiales, se
debern redactar instrucciones especficas para el entrenamiento, en todas sus formas.

6.5 DESVINCULACIN DE EMPLEADOS DIRECTOS Y EN MISION

El Supervisor, Director y/o Coordinador de Proyecto y/o Gerente de Sector notifica a Recursos Humanos
mediante documento RH-F-01-20 Reporte de retiro, determinado como nico formato aprobado para este
trmite, el analista de Recursos Humanos, procede a enviar las cartas de retiro para dar inicio al trmite de
desvinculacin. El trabajador proceder a diligenciar y solicitar a las reas respectivas el diligenciamiento del
formato RH-F-01-11 Paz y Salvo donde se establece que la persona a desvincular no tiene documentos,
legalizaciones o similares pendientes, si la persona se encuentra en las oficinas principales de Bogot
deber realizar este trmite personalmente en cada rea, para las personas que estn en otros lugares del
pas, el proceso se deber gestionar por correo electrnico, posterior diligenciara el RH-F-01-12 Check list
proceso de desvinculacin para asegurar que se cumplieron con los documentos legales e internos en el
proceso de desvinculacin , el trabajador deber comunicarse con el rea de nomina, con el fin de coordinar
la cita de entrega de la liquidacin, la cual se asignar nicamente en los siguientes horarios:

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Mircoles : 8 am a 12 m.
Jueves : 2 pm a 5 pm

De existir al momento de la entrega de liquidacin, alguna firma pendiente por las reas en el paz y salvo, el
trabajador deber gestionar ese da lo faltante. Una vez se cuente con la firma de todo los documentos de ley
se efectuara el pago de la misma, los pagos de liquidaciones se efectuaran todos los viernes de la semana
en la cual se complete el proceso por parte del trabajador.
En caso de ser personal desvinculado en lugares distintos a Bogot, es importante aclarar que las fechas
para los procesos son las mencionadas anteriormente, y ser responsabilidad del trabajador retirado dar
trmite al paz y salvo desde el momento de su desvinculacin.
Si es empleado en Misin se remitir la notificacin a la empresa de servicios a la que pertenezca el
empleado.

El Coordinador de nomina dar tramite a todos los requerimientos legales procedente en la desvinculacin de
trabajadores directos y por su parte har lo mismo la empresa de servicios con los empleados vinculados a la
misma. Siempre sin excepcin se debe entregar al empleado desvinculado, carta de orden para realizacin
de exmenes de egreso, sobre el cual quedara registro con firma del trabajador desvinculado.
En caso de ausencia o desvinculacin de un directivo se deber hacer uso del formato RH-F-12-07 Plan de
relevos en donde se establece los cargos que pueden atender la actividad mientras se determina la accin
formal a seguir.

7. REGISTROS

CDIGO/NOMBRE RESPONSABLE UBICACIN PERIODO

RH-F-12-01 Solicitud de Profesionales, Analistas Archivador de 5 aos
Contratacin y Auxiliares de Recursos Recursos Humanos
Humanos.
RH-F-12-02 Check list Profesionales, Analistas Archivador de 5 aos
proceso de enganche de y Auxiliares de Recursos Recursos Humanos
personal Humanos.
RH-F-12-03 Contrato de Profesionales, Analistas Archivador de 5 aos
confidencial personal y Auxiliares de Recursos Recursos Humanos
SGS Humanos.
RH-F-12-04 Contrato de Profesionales, Analistas Archivador de 5 aos
Confidencialidad SGS y Auxiliares de Recursos Recursos Humanos
ETSA Humanos.
RH-F-12-05 Autorizacin Gerente, jefe, Archivador de 5 aos
homologacin formacin coordinador , supervisor, Recursos Humanos
por experiencia Profesionales y
Analistas de Recursos
Humanos.
RH-F-12-06 Plan de Profesionales, Analistas Archivador de 5 aos
relevos y Auxiliares de Recursos Recursos Humanos
Humanos.
RH-F-12-07 Lista de Profesionales, Analistas Archivador de 5 aos
chequeo documentos de y Auxiliares de Recursos Recursos Humanos
ingreso practicantes Humanos.
RH-F-12-08 Profesionales, Analistas Archivador de 5 aos
Responsabilidades y y Auxiliares de Recursos Recursos Humanos
Funciones Personal Humanos.
Proyectos

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8. CONTROL DE CAMBIOS

Elaborado por: Yenni Forero Cargo: Analista de Calidad

VERSIN FECHA REVIS APROB CAMBIOS

Para el proceso de
Sandra Araque / desvinculacin se debe tener
Coordinadora Angela Garces/ Jefe presente este proceso, debido
1 Junio 2016
de relaciones de Talento Humano que se encuentra modificacin
laborales
Versin inicial del documento
Se amplia que este
Andrea Leon procedimiento aplica para los
Sandra Araque /
/Analista de consorcios y la Sigla S.A.S y
2 Diciembre 2016 Lder de Recursos
Recursos la actualizacin de acuerdo al
Humanos
Humanos procedimiento de control de
documentos

ANEXOS

Anexo 1. Checklist de Contratacin

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