Anda di halaman 1dari 42

ANALISIS BEBAN KERJA (WORKLOAD ANALYSIS)

Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Ujian Akhir Semester


Dasar Manajemen Bisnis
Dosen : Marliana Budhiningtyas, M.Si

Disusun oleh :
Zahra Cynthia Dewi
10514215

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI


FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
2015

1
KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan


Yang Maha Esa, karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis
dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan tepat waktu.

Banyak kesulitan yang penulis hadapi dalam membuat makalah ini, tetapi
dengan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini.

Makalah ini membahas tentang Analisis Beban Kerja atau Workload


Analysis dan sebuah studi kasus agar membantu pembaca dalam memahami
materi ini.

Penulis juga menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh
karena itu penulis sangat membutuhkan kritik dan saran yang sifatnya
membangun dan pada intinya untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan agar di
masa yang akan datang lebih baik.

Bandung, Januari 2015

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..........................................................................................................i
DAFTAR ISI......................................................................................................................ii
DAFTAR GAMBAR........................................................................................................iv
DAFTAR TABEL..............................................................................................................v
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................1
1.1 Latar Belakang...................................................................................................1

1
1.2 Rumusan Masalah..............................................................................................2
1.3 Tujuan Pembahasan............................................................................................2
BAB II LANDASAN TEORI...........................................................................................3
2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia....................................................................3
2.2 Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)......................................................4
2.3 Konsep Analisa Pekerjaan..................................................................................5
2.3.1 Deskripsi Pekerjaan (Job Description).......................................................7
2.3.2 Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)...................................................8
2.4 Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)..............................9
2.4.1 Pengertian Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)....9
2.4.2 Tujuan dan Mafaat Analisis Beban Kerja (Workload Analysis).................11
2.4.3 Pendekatan dan Metode Analisis Beban Kerja ............................................
(Workload Analysis).................................................................................13
2.4.4 Tahapan Pelaksanaan Analisis Beban Kerja.................................................
(Workload Analysis)................................................................................14
2.4.5 Pengukuran Beban Kerja..........................................................................16
2.4.6 Cara Perhitungan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)...................22
2.4.7 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja.....................................24
2.5 Full Time Equivalent (FTE).............................................................................29
2.5.1 Pengertian Full Time Equivalent (FTE)....................................................29
2.5.2 Manfaat Full Time Equivalent (FTE)........................................................29
2.5.3 Perhitungan Kebutuhan Tenanga Kerja dengan FTE...............................29
BAB III PENUTUP.........................................................................................................30
3.1 Kesimpulan......................................................................................................30
3.2 Saran................................................................................................................31
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................................32
LAMPIRAN.....................................................................................................................33
LI. Studi Kasus..........................................................................................................33
LII. Hasil dari Studi Kasus......................................................................................37

2
DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Dinamika SDM..............................................................................................5


Gambar 2. 2 Faktor-faktor yang Berpengaruh Terhadap Beban Kerja..............................28

DAFTAR TABEL

Tabel L. 1 Perbandingan waktu kerja produktif karyawan CV Spirit Wira Utama...........34

3
Tabel L. 2 Perbandingan waktu kerja tidak produktif karyawan CV Spirit Wira Utama. .35
Tabel L. 3 Beban kerja dan nilai FTE karyawan CV Spirit Wira Utama..........................35
Tabel L. 4 Analisis beban kerja karyawan bagian teknik dan produksi melalui FTE........36

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang


Diantara fungsi-fungsi kerja yang ada di perusahaan, seperti; fungsi kerja
pemasaran, fungsi kerja produksi, fungsi kerja rekayasa, dan fungsi kerja
pendukung lainnya, maka hampir dapat dipastikan bahwa biaya yang dikeluarkan
untuk operasional Sumber Daya Manusia (SDM), dipungkiri atau tidak, akan
memiliki pos biaya yang relative lebih besar dari fungsi kerja lainnya.

Perusahaan yang beroperasi pada saat sekarang dituntut untuk dapat selalu
bertahan dalam kondisi persaingan yang sangat ketat, baik itu persaingan harga
maupun persaingan dalam tingkat penekanan biaya di semua sektor organisasi
untuk dapat menggunakan sumber daya financial seminimal mungkin. Hal ini
secara langsung atau tidak langsung akan sangat berpengaruh pada perhitungan
yang tepat atas komposisi kualifikasi atau kompetensi dan jumlah karyawan yang
dimiliki sesuai dengan aktivitas atau pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan

4
tersebut, sebab dipungkiri atau tidak, asset SDM merupakan sumber pengeluaran
biaya yang besar, yang apabila tidak dicermati kan menjadi boomerang yang akan
mempengaruhi kelancaran operasional perusahaan, bahkan apabila diabaikan
maka lambat laun dapat menghentikan perusahaan tersebut.

Untuk mencapai kinerja SDM yang optimal membutuhkan setidaknya tiga pilar
utama. Pertama, teknologi yang mendukung pelaksanaan kerja. Kedua, budaya
kerja yang mengarah pada budaya professional. Ketiga, sistem kerja yang dapat
mendorong terciptanya semangat kerja. Membangun tiga hal tersebut bukanlah
hal yang mudah karena membutuhkan dana, komitmen, semangat dan konsistensi.
Salah satu titik kritis dan strategis dalam peningkatan kinerja SDM adalah
workload analysis atau analisa beban kerja. Dari sinilah kemudian berkembang
berbagai teori dan turunannya seperti Full Time Equivalent Employment dan
masih banyak lagi. Karena posisi strategisnya, beban kerja mampu mempengaruhi
KPI dan strategic iniciative yang pada akhirnya mempengaruhi hasil dari
individual/group performance. HR Planning atau man power planning baik
jangka pendek maupun jangka panjang juga tidak akan lepas dari analisis beban
kerja. Analisisnya cukup sederhana, pembagian beban kerja pada setiap
individu/group akan mempengaruhi man power planning sehingga berpengaruh
pula dalam recruitment baik internal maupun eksternal dan akhirnya pada
corporate planning. Workload analysis cukup mendapat perhatian yang serius
karena pada prinsipnya bertujuan untuk membuat proses organisasi lebih efektif
dan efisien.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apakah hubungan Manajemen Sumber Daya Manusia dengan


Analisis Beban Kerja?

2. Apakah pengertian dari Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja?

3. Bagaimana metode pendekatan Analisis Beban Kerja?

4. Bagaimana Analisis Beban Kerja memalui Full Time Equivalent


(FTE)?

2
1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuan dari pembahasan ini adalah untuk mengetahu satu aspek yang
dibutuhkan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia yaitu Analisis
Beban Kerja. Dengan mengetahui aspek penting ini, sebuah
perusahaan atau organisasi dapat menentukan beban kerja dari
karyawan-karyawannya.

3
BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia


Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan unsur penting dalam
kemajuan dan pengembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Hal itu terkait
dengan manusia sebagai faktor penggerak dalam pencapaian tujuan organisasi
atau perusahaan. Sebagai unsur manusia yang harus selalu dikembangkan dan
dikelola yaitu cipta, rasa, dan karsa yang kemudian berkembang menjadi bagian
dari ilmu manajemen yang disebut MSDM (Arep dan Tanjung, 2003). Sebagai
suatu bagian bidang manajemen, MSDM khusus mempelajari hubungan dan peran
manusia dalam perusahaan, karena unsur utama dalam MSDM adalah manusia itu
sendiri yang merupakan unsur utama dalam pencapaian tujuan perusahaan.
MSDM memiliki peran penting untuk memberdayakan, mengembangkan, dan
mempertahankan karyawan dalam perusahaan agar mampu memberikan
kontribusi secara optimal terhadap pencapaian tujuan perusahaan berdasarkan
keahlian, pengetahuan, dan kemampuan yang dimiliki.

MSDM merupakan suatu kegiatan pengelolaan yang meliputi pendayagunaan,


pengembangan, penilaian, pemberian balas jasa bagi manusia sebagai individu
anggota organisasi atau perusahaan (Samsudin, 2005). Menurut Hasibuan (2001),
MSDM adalah ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja
agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan
masyarakat. Keragaman karakteristik setiap individu memerlukan suatu perhatian
khusus, seperti terdapatnya perbedaan pikiran, sifat, keinginan dan latar belakang
yang heterogen. Untuk dapat menyamakan persepsi dan tujuan perusahaan maka
diperlukan MSDM yang memiliki fungsi-fungsi dalam pengaturan peranan
manusia dalam sebuah perusahaan. Berdasarkan uraian di atas dapat diambil
kesimpulan bahwa MSDM berkaitan dengan cara pengelolaan sumber daya

4
manusia dalam perusahaan dan lingkungan yang mempengaruhinya agar mampu
memberikan kontribusi yang optimal bagi pencapaian tujuan organisasi.

2.2 Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)


Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam menyiapkan SDM yang
berkompeten pada bidangnya yang diharapkan tercipta efisiensidan efektifitas
kerja sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Perencanaan SDM atau
perencanaan tenaga kerja adalah sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga
kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya
berintegrasi dengan rencana organisasi (Sikula dalam Mangkunegara, 2003).
Menurut Alwi (2001), perencanaan SDM adalah perencanaan yang disusun pada
tingkat operasional yang ditujukan untuk memenuhi permintaan sumber daya
manusia dengan kualifikasi tersebut. Berdasarkan uraian di atas, dapat diambil
kesimpulan bahwa perencanaan SDM merupakan suatu cara untuk menentukan
kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam
perusahaan. Adapun manfaat perencanaan SDM antara lain:
1. Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada
dalam organisasi secara lebih baik.
2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, produktivitas
kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan.
3. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan
kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah
dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan
menyelenggarakan berbagai aktifitas baru kelak.
4. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini
dirasakan semakin penting ialah penanganan informasi
ketenagakerjaan.
5. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan
program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusia
dalam organisasi.

Melalui perencanaan SDM yang baik, maka dapat diketahui berapa jumlah SDM
yang tersedia dibandingkan dengan SDM yang dibutuhkan. Hal ini dapat menjadi

5
informasi untuk memutuskan apakah harus mempertahankan apabila kondisinya
seimbang atau mengurangi apabila kondisi SDM yang ada lebih besar dengan
SDM yang dibutuhkan. Atau pun bahkan harus menambah apabila SDM yang ada
lebih sedikit dibandingkan dengan SDM yang dibutuhkan, secara lengkap kondisi
tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2. 1 Dinamika SDM

2.3 Konsep Analisa Pekerjaan


Dessler (1993:85) mengemukakan bahwa analisis pekerjaan adalah prosedur
untuk menentukan tugas-tugas dan hakikat pekerjaan, serta jenis orang yang perlu
diangkat untuk melaksanakannya, atau dengan kata lain analisis pekerjaan
menyediakan data tentang syarat pekerjaan yang digunakan untuk menyusun
uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification).
Lebih lanjut dikatakan pula, bahwa informasi yang dihasilkan oleh analisis
pekerjaan dapat digunakan dalam rekrutmen dan seleksi, kompensasi, penilaian
prestasi kerja, serta pendidikan dan pelatihan. Dalam melakukan analisis
pekerjaan dibutuhkan pengetahuan dan kemampuan serta pengalaman dari
seorang analis. Adapun syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan
meliputi:

1. Harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan


eksternal dan internal.

6
2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat,
absah dan efisien serta objektif.
3. Pelaksana analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian dan
pengalaman yang memadai.
4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.

Selanjutnya Moekijat (1995 : 58) mengemukakan, bahwa analisis jabatan


memberikan informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta
jenis-jenis jabatan dan karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan
tugastugas. Di samping itu dinyatakan pula, bahwa jumlah waktu yang
dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah
keempat waktu berikut :
a. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni
waktu yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung
berhubungan dengan produksi (waktu lingkaran/waktu baku/dasar);
b. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung
berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran/non-cyclical time);
c. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time);
d. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time). Jumlah orang yang
diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan
jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan
waktu yang diberikan kepada satu orang. Untuk menentukan jumlah
orang yang diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu
ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai.

Menurut Irawan, Motik, dan Sakti (1997 : 63) analisis jabatan adalah kegiatan
untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga akan
memberikan gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Di samping itu
dikemukakan pula, bahwa analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-
kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan pekerjaan atau
jabatan, di mana hasilnya meliputi uraian jabatan (job description) dan syarat
jabatan (job specification).

7
2.3.1 Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
Deskripsi pekerjaan (job description) diketahui serta disusun berdasarkan
informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Deskripsi pekerjaan
biasanya digunakan untuk tenaga operasional. Deskripsi pekerjaan harus
ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan,supaya pejabat tersebut mengetahui
tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan. Deskripsi pekerjaan memberikan
standar tugas yang harus dicapai oleh masing-masing pemegang jabatan tersebut.
Menurut Arep dan Tanjung (2003), deskripsi pekerjaan adalah informasi tertulis
yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan
pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
Deskripsi pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar persepsinya mudah
dipahami. Menurut Hasibuan (2001), deskripsi pekerjaan menguraikan hal-hal
berikut :

1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberi nama jabatan,


pada tiap-tiap karyawan yang memiliki jabatan seperti manajer dan
direktur.
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan
tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas
diketahui.
3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi
yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-
mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan
pekerjaan tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan suatu jabatan, hendaknya menguraikan
bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-
fungsi dan aktivitas utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus
dijelaskan jabatan mana petugas tersebut dipromosikan dan ke
jabatan mana petugas tersebut akan dipromosikan.

8
Berdasarkan uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa deskripsi pekerjaan
merupakan suatu pernyataan tertulis yang menguraikan berbagai segi suatu
pekerjaan, sehingga terdapat kejelasan atas apa yang harus dikerjakan, mengapa
dikerjakan, dimana dikerjakan dan bagaimana mengerjakan.

2.3.2 Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)


Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan deskripsi pekerjaan
yang telah dibuat perusahaan yang menunjukkan persyaratan orang yang akan
direkruit dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi sehingga dapat mencegah
penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan kemampuan, pengetahuan dan
keahlian yang nantinya dapat menyebabkan rendahnya produktivitas kerja.
Spesifikasi pekerjaan menyebutkan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan
individu yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan memuaskan (Mathis
dan Jackson, 2001). Menurut Arep dan Tanjung (2003), spesifikasi pekerjaan
adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima dalam
menjalankan suatu jabatan dengan baik dan kompeten. Menurut Hasibuan (2001),
spesifikasi pekerjaan memberikan uraian mengenai hal-hal berikut:

1. Tingkat pendidikan karyawan


2. Jenis kelamin karyawan
3. Keadaan fisik karyawan
4. Pengetahuan dan kecakapan karyawan
5. Batas umur karyawan
6. Minat karyawan
7. Status karyawan
8. Emosi dan temperamen karyawan
9. Pengalaman karyawan

Berdasarkan uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa spesifikasi pekerjaan


merupakan uraian mengenai ciri, karakteristik, pendidikan dan yang lainnya dari
orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut.

9
2.4 Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)

2.4.1 Pengertian Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja


(Workload Analysis)
Beban kerja adalah istilah yang mulai dikenal sejak tahun 1970-an. Banyak ahli
yang telah mengemukakan definisi beban kerja sehingga terdapat beberapa
definisi yang berbeda mengenai beban kerja. Ia merupakan suatu konsep yang
multi-dimensi, sehingga sulit diperoleh satu kesimpulan saja mengenai definisi
yang tepat (Cain, 2007). Salah satu tokoh yang mengemukakan definisi beban
kerja adalah Gopher & Doncin (1986). Gopher & Doncin mengartikan beban
kerja sebagai suatu konsep yang timbul akibat adanya keterbatasan kapasitas
dalam memroses informasi. Saat menghadapi suatu tugas, individu diharapkan
dapat menyelesaikan tugas tersebut pada suatu tingkat tertentu. Apabila
keterbatasan yang dimiliki individu tersebut menghambat/menghalangi
tercapainya hasil kerja pada tingkat yang diharapkan, berarti telah terjadi
kesenjangan antara tingkat kemampuan yang diharapkan dan tingkat kapasitas
yang dimiliki. Kesenjangan ini menyebabkan timbulnya kegagalan dalam kinerja
(performance failures). Hal inilah yang mendasari pentingnya pemahaman dan
pengukuran yang lebih dalam mengenai beban kerja (Gopher & Doncin, 1986).

ODonnell & Eggemeier (1986) menjelaskan definisi yang selaras dengan apa
yang dikemukakan oleh Gopher & Doncin. Keduanya mengemukakan bahwa
istilah beban kerja merujuk kepada seberapa besar dari kapasitas pekerja yang
jumlahnya terbatas, yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu
tugas/pekerjaan.

Sementara itu menurut Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah


sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit
organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Lebih lanjut,
Menpan (1997 : 5) juga menyatakan, bahwa pengukuran beban kerja diartikan
sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan
efektivitas kerja suatu unit organisasi, ataupemegang jabatan yang dilakukan

10
secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis
beban kerja atau teknik manajemen lainnya.
Webster dalam Lysaght, et al. (1989) mengemukakan sudut pandang yang berbeda
dalam mendefinisikan beban kerja. Ia mengemukakan beban kerja sebagai :
a. Jumlah pekerjaan atau waktu bekerja yang diharapkan dari/diberikan
kepada pekerja
b. Total jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan oleh suatu departemen
atau kelompok pekerja dalam suatu periode waktu tertentu.

Dengan adanya definisi ini, maka Lysaght, et al. membagi tiga kategori besar dari
definisi beban kerja, yaitu :
a. Banyaknya pekerjaan dan hal yang harus dilakukan
b. Waktu maupun aspek-aspek tertentu dari waktu yang harus
diperhatikan oleh pekerja
c. Pengalaman psikologis subjektif yang dialami oleh seorang pekerja

Dengan dikemukakannya beberapa definisi di atas, maka dapat ditarik kesimpulan


bahwa beban kerja merupakan sejauh mana kapasitas individu pekerja dibutuhkan
dalam menyelesaikan tugas yang diberikan kepadanya, yang dapat diindikasikan
dari jumlah pekerjaan yang harus dilakukan, waktu/batasan waktu yang dimiliki
oleh pekerja dalam menyelesaikan tugasnya, serta pandangan subjektif individu
tersebut sendiri mengenai pekerjaan yang diberikan kepadanya. Beban kerja dapat
dikelompokkan menjadi :
1. Beban kerja standar adalah perhitungan waktu kerja secara efektif kali
volume atau frekuensi yang ditargetkan dalam satu periode
2. Beban kerja real adalah beban kerja standar yaitu perhitungan waktu
kerja secara efektif kali volume atau frekuensi yang ditargetkan dalam
satu periode.

Dari definisi beban kerja di atas dapat disimpulkan bahwa, analisis beban kerja
adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau
dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau
dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah
personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat

11
dilimpahkan kepada seorang petugas. Atau dapat pula dikemukakan bahwa
analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang
digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan beban kerja dalam waktu
tertentu.

Dengan cara membagi isi pekerjaan yang mesti diselesaikan oleh hasil kerja rata-
rata satu orang, maka akan memperoleh waktu yang dibutuhkan untuk
merampungkan pekerjaan tersebut. Atau akan memperoleh jumlah pegawai yang
dibutuhkan melalui jumlah jam kerja setiap pegawai tersebut.

Dalam manajemen kepegawaian, kegiatan penerimaaan dan penempatan pegawai


mutlak harus dilakukan didalam satu unit organisasi, baik organisasi pemerintah
maupun swasta. Kegiatan manajemen kepegawaian adalah kegiatan untuk
mendapatkan landasan guna penerimaan dan penempatan pegawai yang pada
awalnya dilakukan terlebih dahulu melalui analisis jabatan (job analysis), yang
berarti suatu kegiatan untuk memberikan gambaran tentang syarat-syarat
jabatan (job specification) yang diperlukan bagi setiap pegawai yang akan
diterima dalam menduduki suatu jabatan didalam suatu organisasi.
Perencanaan kebutuhan pegawai suatu instansi mutlak diperlukan dalam rangka
memenuhi kebutuhan pegawai yang tepat baik jumlah dan waktu, maupun
kualitas. Melalui studi analisis beban kerja yang dilakukan akan dapat
memberikan gambaran pegawai yang dibutuhkan baik kuantitatif maupun
kualitatif yang dirinci menurut jabatan dan unit kerja.

2.4.2 Tujuan dan Mafaat Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)


Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pegawai yang
dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung
jawab atau beban kerja yang dapat dilimpahkan kepada seorang pegawai atau
analisis beban kerja dilaksanakan untuk memperoleh seberapa besar beban kerja
relatif dari seorang pegawai atau karyawan, suatu jabatan (pekerjaan), suatu unit
kerja (seksi, bagian, divisi, cabang, wilayah), bahkan suatu organisasi atau
perusahaan secara keseluruhan.

12
Kegiatan analisa beban kerja sangat diperlukan oleh semua perusahaan, dengan
dilakukannya analisa beban kerja banyak manfaat yang dapat dirasakan oleh
perusahaan, pimpinan dan para manager. Berikut adalah manfaat dilaksanakannya
analisi beban kerja :
1. Bermanfaat untuk menentukan jumlah kebutuhan karyawan. Dengan
perhitungan dan penentuan jumlah tenaga kerja yang tepat maka akan
terjadi efisiensi dalam penggunaan tenaga kerja yang pada akhirnya
akan meminimalkan cost perusahaan.
2. Bermanfaat dalam proses HR Planning. Dapat dimanfaatkan dalam
proses perencanaan, persiapan recruitment, proses recruitmen,
selection sampai penempatannya.
3. Bermanfaat untuk menentukan standar waktu dari sebuah proses kerja.
Setelah kita melakukan proses analisa beban kerja atau workload
analysis maka kita akan mendapatkan jumlah jam efektif yang dapat
digunakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Jumlah jam ini
dapat dijadikan standar waktu (standard time) dari sebuah proses kerja.
4. Bermanfaat untuk menghitung budget perusahaan terkait dengan
penggajian dan tunjangan karyawan. Dengan proses analisa beban
kerja, akan diketahui jumlah karyawan yang dibutuhkan, sehingga
perusahaan dengan mudah dapat memproyeksikan budget untuk
penggajian dan tunjangan karyawan kedepannya.
5. Bermanfaat untuk penyempurnakan (Redesign) Tugas Jabatan,
Standard Operating Procedure (SOP)
6. Bermanfaat untuk penyusunan kebutuhan pelatihan (Training Needs)
karyawan. Hasil akhir dari proses analisa beban kerja selain jumlah
karyawan, juga akan didapatkan standar waktu untuk mengerjakan
sebuah pekerjaan. Standar waktu yang menjadi acuan dapat
dibandingkan dengan kondisi aktual karyawan, jika ada perbedaan
(GAP) antara standar waktu dengan kondisi aktual, artinya ada GAP
sehingga dapat menjadi indikator adanya kebutuhan pelatihan pada
karyawan tersebut.

2.4.3 Pendekatan dan Metode Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)


Dalam rangka mendapatkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan analisis
beban kerja dilakukan dengan tiga pendekatan, yaitu :

13
1. Pendekatan Organisasi
Organisasi dipahami sebagai wadah dan sistem kerja sama dari
jabatan-jabatan. Melalui pendekatan organisasi sebagai informasi, akan
diperoleh informasi tentang : nama jabatan, struktur organisasi, tugas
pokok, fungsi dan tanggung jawab, kondisi kerja, tolok ukur tiap
pekerjaan, proses pekerjaan, hubungan kerja, serta persyaratan-
persyaratan seperti : fisik, mental, pendidikan, ketrampilan,
kemampuan, dan pengalaman.

Berdasarkan pendekatan organisasi ini dapat dibuatkan prosedur kerja


dalam pelaksanaan kerja yang menggambarkan kerja sama dan
koordinasi yang baik. Kegiatan dan hubungan antar unit organisasi
perlu dibuatkan secara tertulis, sehingga setiap pegawai tahu akan
tugasnya bagaimana cara melakukannya serta dengan siapa pegawai
itu harus mengadakan hubungan kerja.

Selanjutnya tugas dan fungsi setiap satuan kerja dihitung beban


tugasnya. Hambatannya karena belum adanya ukuran beban tugas, hal
ini perlu kesepakatan tiap satuan kerja yang sejenis. Dengan demikian
ukuran beban tidak hanya satu, tetapi bisa dua, tiga atau lebih.

2. Pendekatan analisis jabatan


Jabatan yang dimaksud tidak terbatas pada jabatan struktural dan
fungsional, akan tetapi lebih diarahkan pada jabatan-jabatan non
struktural yang bersifat umum dan bersifat teknis (ingat kriteria jabatan
baik aspek material maupun formal). Melalui pendekatan ini dapat
diperoleh berbagai jenis informasi jabatan yang meliputi identitas
jabatan, hasil kerja, dan beban kerja serta rincian tugas. Selanjutnya
informasi hasil kerja dan rincian tugas dimanfaatkan sebagai bahan
pengkajian beban kerja.

Beban kerja organisasi sesuai prinsip organisasi akan terbagi habis


pada sub unit-sub unit dan sub unit terbagi habis dalam jabatan-
jabatan. Melalui pendekatan analisis jabatan ini akan diperoleh suatu

14
landasan untuk penerimaan, penempatan dan penentuan jumlah
kualitas pegawai yang dibutuhkan dalam periode waktu tertentu antara
lain :

1. Sebagai landasan untuk melakukan mutasi;


2. Sebagai landasan untuk melakukan promosi;
3. Sebagai landasan untuk melaksanakan pendidikan dan
pelatihan (Diklat);
4. Sebagai landasan untuk melakukan kompensasi;
5. Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan
kerja;
6. Sebagai landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan atau
prasarana dan sarana kerja

3. Pendekatan Administratif
Melalui pendekatan ini akan diperoleh berbagai informasi yang
mencakup berbagai kebijakan dalam organisasi maupun yang erat
kaitannya dengan sistem administrasi kepegawaian.

2.4.4 Tahapan Pelaksanaan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)


Ada beberapa tahapan dalam pelaksanaan analisis beban kerja. Diantaranya
adalah :

1. Tahap Persiapan (mendapatkan dan mengidentifikasikan data yang


dibutuhkan). Kegiatan ini dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran
secara menyeluruh tentang:
a. Visi, Misi dan Target, baik perusahaan maupun setiap unit
organisasi/unit kerja
b. Pengorganisasian, Struktur Organisasi, Job & Post Title
c. Aliran Kerja setiap unit organisasi
d. Stasion dan Satuan kerja di setiap unit organisasi atau di setiap
proses kerja
e. Frekuensi dan/atau kerumitan kerja yang menjadi tanggung jawab
setiap stasion kerja
f. Jumlah dan komposisi jabatan/pekerjaan di setiap
tingkat organisasi

15
g. Jumlah dan tingkat kompetensi para karyawan di setiap unit
organisasi atau fungsi kerja.

Yang selanjutnya akan digunakan sebagai referensi dalam mengidentifikasi,


menganalisis, dan menyimpulkan mekanisme dan metoda analisis yang sesuai
untuk digunakan di lingkungan perusahaan.

2. Tahap Awal
Pada kegiatan tahap awal ini, kita akan menganalisis, menilai, dan
melengkapi kekurangan-kekurangan pada :
a. Organisasi dan Aliran Kerja, kegiatan ini meliputi aktivitas
mengidentifikasi kelompok-kelompok pekerjaan. Hasilnya adalah
pengelompokkan pekerjaan dalam jenis dan karakter yang
sama/serumpun berdasarkan (fungsi atau proses kerja) sesuai
kebutuhan di setiap unit dan level organisasi.
b. Target Kerja, pada kegiatan ini kita akan meminta kesepakatan
secara bersama antara konsultan deng fihak perusahaan dalam hal
penetapan target-target kerja yang selama ini belum diterapkan di
setiap stasion kerja, hasilnya adalah jelasnya target kerja di setiap
stasion kerja dan organisasi.

Dari hasil di atas, maka kita akan dapat menetapkan hal-hal sebagai berikut :
a. Menetapkan penggunaan teknik pengukuran untuk setiap jenis
kelompok pekerjaan dan/atau aliran kerja, apakah lebih sesuai
menggunakan teknik work sampling, atau operation audit, atau
time study.
b. Menetapkan teknik penghitungan untuk masing-masing tenik
pengukuran.
c. Menetapkan satuan kerja untuk setiap jenis stasion kerja.

3. Tahap Pengukuran
Pada tahap pengukuran di sini, perhatian difokuskan untuk mendapatkan
dan menyimpulkan data-data yang konkrit dari hasil pengamatan,
wawancara dan/atau diskusi di setiap aliran kerja langsung di lapangan,

16
sesuai dengan teknik pengukuran yang disepakati dengan memperhatikan
satuan kerja dan hal-hal yang mempengaruhi pencapaian hasil kerja. Data
utama yang diperlukan, misalkan man hours yang digunakan oleh stasion
kerja yang bersangkutan terhadap beban kerja tertentu pada suatu satuan
kerja .

4. Tahap Perhitungan Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja (Workforce)


Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam tahap perhitungan dan penentuan
model matematik (jika diperlukan) ditujukan untuk mendapatkan model
mathematic yang cocok (yang menunjukkan hubungan antara workload
dengan man hours terhadap satuan kerja yang besangkutan, dan
berdasarkan hasil analisa dari seluruh data yang telah didapatkan pada
tahap pengukuran di atas.

2.4.5 Pengukuran Beban Kerja


Pengukuran beban kerja dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai tingkat
efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan banyaknya pekerjaan yang
harus diselesaikan dalam jangka waktu satu tahun (Peraturan Menteri Dalam
Negeri dalam Muskamal, 2010). Selain untuk memperoleh informasi mengenai
tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi, pengukuran beban kerja juga
dilakukan untuk menetapkan jumlah jam kerja dan jumlah orang yang diperlukan
dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu (Komaruddin, 1996).

Pengukuran beban kerja dapat dilakukan dalam berbagai prosedur, namun


ODonnell & Eggemeier (1986) telah menggolongkan secara garis besar ada tiga
kategori pengukuran beban kerja. Tiga kategori tersebut yaitu :
1. Pengukuran subjektif, yakni pengukuran yang didasarkan kepada
penilaian dan pelaporan oleh pekerja terhadap beban kerja yang
dirasakannya dalam menyelesaikan suatu tugas. Pengukuran jenis ini
pada umumnya menggunakan skala penilaian (rating scale).
2. Pengukuran kinerja, yaitu pengukuran yang diperoleh melalui
pengamatan terhadap aspek-aspek perilaku/aktivitas yang ditampilkan

17
oleh pekerja. Salah satu jenis dalam pengukuran kinerja adalah
pengukuran yang diukur berdasarkan waktu. Pengukuran kinerja
dengan menggunakan waktumerupakan suatu metode untuk
mengetahui waktu penyelesaian suatu pekerjaan yang dikerjakan oleh
pekerja yang memiliki kualifikasi tertentu, di dalam suasana kerja yang
telah ditentukan serta dikerjakan dengan suatu tempo kerja tertentu
(Whitmore, 1987).
3. Pengukuran fisiologis, yaitu pengukuran yang mengukur tingkat beban
kerja dengan mengetahui beberapa aspek dari respon fisiologis pekerja
sewaktu menyelesaikan suatu tugas/pekerjaan tertentu. Pengukuran
yang dilakukan biasanya pada refleks pupil, pergerakan mata, aktivitas
otot dan respon-respon tubuh lainnya.

Adapun metode yang dipilih oleh peneliti dalam penelitian ini adalah teknik
pengukuran kinerja berdasarkan waktu (time-study method). Teknik pengukuran
kinerja berdasarkan waktu pertama kali diperkenalkan oleh F. W. Taylor pada
tahun 1891. Sutalaksana, Anggawisastra & Tjakraatmadja (2006) menjelaskan
bahwa pengukuran waktu dapat digunakan untuk mendapatkan ukuran tentang
beban dan kinerja yang berlaku dalam suatu sistem kerja. Karena metode yang
digunakan dalam penelitian tersebut adalah metode ilmiah, maka hasilnya dapat
dipertanggungjawabkan. Melalui pengukuran ini pengukur memperoleh ukuran-
ukuran kuantitatif yang benar tentang kinerja dan beban kerja.

a. Elemen-elemen dalam pengukuran beban kerja berdasarkan waktu


Dalam melakukan pengukuran beban kerja berdasarkan waktu, ada
beberapa elemen yang dibutuhkan agar perhitungan dapat dilakukan
menurut rumus yang ditentukan. Elemen-elemen tersebut adalah :
i) Waktu siklus (Ws)
Merupakan waktu penyelesaian satu satuan produk sejak
bahan baku mulai diproses di tempat kerja yang
bersangkutan (Sutalaksana, dkk., 2006).
ii) Faktor penyesuaian (p)

18
Faktor penyesuaian ditentukan dalam rangka mengoreksi
segala ketidakwajaran yang terjadi yang ditunjukkan oleh
pegawai selama masa pengamatan dilakukan (Sutalaksana,
dkk., 2006). Sebagai contoh jika pengukur mendapatkan
harga rata-rata siklus/elemen yang diketahui diselesaikan
dalam kecepatan tidak wajar oleh operator, maka agar harga
rata-rata tersebut menjadi wajar, pengukur harus
menormalkannya dengan melakukan penyesuaian. Salah
satu metode penyesuaian yang dianggap objektif adalah
penyesuaian yang disusun oleh Lawry, Maynard dan
Stegemartenyang dinamakan Penyesuaian Westinghouse.
Penyesuaian Westinghouse merupakan metode penyesuaian
yang melakukan penyesuaian melalui empat aspek yaitu
keterampilan, usaha, kondisi kerja dan konsistensi.
iii) Kelonggaran (k)
Kelonggaran merupakan waktu-waktu yang diberikan
kepada pekerja untuk tiga hal, yaitu untuk kebutuhan
pribadi (misalnya makan dan minum), untuk
menghilangkan rasa fatigue (kelelahan) dan untuk
hambatan-hambatan tak terhindarkan dalam pekerjaan.
Kelonggaran-kelonggaran ini memiliki nilai masing-masing
yang telah ditentukan (Sutalaksana, dkk.,2006).

iv) Waktu baku (Wb)


Merupakan waktu yang dibutuhkan oleh seorang pekerja
normal untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang
dijalankan dalam sistem kerja terbaik.
v) Total waktu kerja per hari (twk)
Merupakan jumlah waktu yang diberikan oleh
perusahaan/organisasi setiap hari kepada pegawainya untuk
menyelesaikan tugas-tugas yang ada. Total waktu kerja ini
dapat dilihat dari jumlah jam kerja pegawai.
b. Langkah-langkah dalam pengukuran beban kerja berdasarkan waktu

19
Dalam melakukan pengukuran beban kerja berdasarkan waktu, ada
beberapa langkah yang harus dilakukan. Urutan-urutan langkah
tersebut yakni (Sutalaksana, dkk., 2006 ):
i) Langkah-langkah sebelum pengukuran
- Penetapan tujuan pengukuran
Penetapan tujuan merupakan hal yang penting dikarenakan
tujuan yang dipilih tersebut akan mempengaruhi tingkat
ketelitian dan tingkat keyakinan yang diinginkan.

- Memilih pegawai yang akan diamati


Pegawai yang akan dipilih harus memenuhi beberapa
kriteria tertentu, di antaranya berkemampuan normal dan
dapat diajak bekerja sama. Apa yang dimaksud dengan
berkemampuan normal adalah kemampuan yang dimiliki
bukanlah kemampuan yang sangat tinggi ataupun sangat
rendah, melainkan kemampuan yang berada pada tingkat
rata-rata. Dengan kemampuan tersebut, seorang pegawai
diasumsikan akan menghasilkan waktu kerja yang normal.
Sedangkan sifat kooperatif diperlukan agar proses
pengamatan dan pencatatan dapat berjalan dengan lancar.

- Mengurai pekerjaan atas elemen pekerjaan


Pada tahap ini pekerjaan diurai ke dalam bagian-bagian
kecil, dimana setiap bagian tersebut akan dicatat waktunya.
Keseluruhan jumlah waktu setiap elemen akan
menghasilkan waktu siklus. Tujuan dari penguraian
pekerjaan ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil ini
antara lain untuk mengantisipasi adanya elemen tidak baku
yang mungkin saja dilakukan pekerja.

- Menyiapkan perlengkapan pengukuran


Untuk memperoleh data yang akurat, ada beberapa alat
bantu yang harus ada dalam proses pengamatan. Alat-alat

20
tersebut berupa jam henti, lembaran-lembaran pengamatan,
pena atau pensil dan papan pengamatan.
ii) Pengukuran waktu
Pengukuran waktu merupakan pekerjaan mengamati dan
mencatat waktu-waktu kerja baik setiap elemen ataupun
siklus dengan menggunakan alat-alat yang telah disiapkan
di atas. Pada awal pengukuran waktu dilakukan, perlu
dilakukan pengukuran pendahuluan. Pengukuran
pendahuluan ini bertujuan untuk memperoleh data untuk
menguji keseragaman data dan mengetahui jumlah
minimum pengamatan yang harus dilakukan sebagai syarat
kecukupan data.
iii) Menghitung waktu baku
Bila semua persyaratan telah dipenuhi dan proses
pengambilan data telah selesai, maka penghitungan waktu
baku dapat dilakukan. Selain melibatkan waktu siklus,
waktu baku juga melibatkan faktor penyesuaian dan
kelonggaran dalam proses penghitungannya.

Sedangkan alat bantu yang dapat digunakan untuk pengukuran beban kerja
antara lain.
1. Bagan Proses Aliran (Mapping Process Chart)
Bagan ini menggambarkan urutan operasi, baik gerakan pekerja
maupun aliran material. Bagan ini bermanfaat dalam memperlihatkan
bagian proses yang tidak produktif, seperti penundaan (delay),
penyimpanan sementara, dan untuk mengetahui panjang pendeknya
jarak yang ditempuh. Analis harus menguji apakah penundaan dapat
dihindarkan, apakah penyimpanan sementara memang perlu, atau
seberapa sering terjadi pemindahan/transportasi itu bisa diminimalkan.

21
Pengurangan atau peniadaan waktu tunda, penyimpanan sementara,
maupun tranportasi akan mengurangi waktu proses total.
2. Bagan Pekerja-mesin (Worker-machine Chart)
Bagan ini menggambarkan suatu siklus kerja dimana pekerjaan dan
mesin sibuk atau menganggur. Analis dapat dengan mudah mengetahui
kapan pekerja dan mesin bekerja secara bersamaan atau bekerja secara
sendiri-sendiri (independen). Salah satu dari kegunaan dari bagan ini
untuk mengetahui berapa mesin/peralatan yang dapat ditangani oleh
seorang pekerja, atau sebaliknya. Bagan ini sering disebut juga dengan
bagan multiaktivitas.
3. Bagan Proses-kelompok (Gang-process Chart)
Bagan proses kelompok merupakan jenis lain dari bagan
multiaktivitas, yang menggambarkan kesibukan beberapa pekerja dan
mesin yang bekerja bersama-sama dalam suatu kelompok. Bagan ini
bermanfaat untuk mengkoordinasikan kegiatan sekelompok pekerja
dan untuk mengetahui tingkat kesibukan dari masing-masing pekerja.
Dengan menggunakan bagan proses-kelompok dapat diketahui pekerja
mana yang memiliki waktu kosong cukup besar, yang jika mungkin,
dilakukan pengaturan pekerja yang banyak memiliki waktu kosong
membantu pekerja yang waktunya padat, sehingga secara keseluruhan
waktu proses bisa diminimalkan, atau diperoleh keseimbangan beban
kerja yang lebih merata diantara para pekerja dalam kelompok
tersebut,

2.4.6 Cara Perhitungan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)


Dengan mengimplementasikan proses analisa beban kerja atau workload analysis
maka diharapkan perusahaan dapat memperoleh tingkat efisiensi yang lebih baik
atau tinggi dari kinerja para karyawannya, yang pada akhirnya dapat
meningkatkan tingkat produktivitas perusahaan.

Cara menghitung analisis beban kerja adalah dengan membandingkan bobot atau
beban kerja dengan norma waktu dan volume kerja. Target beban kerja ditentukan
berdasarkan rencana kerja atau sasaran yang harus dicapai oleh setiap jabatan,

22
misalnya mingguan atau bulanan, sementara volume kerja datanya terdapat pada
setiap unit kerja.
Dalam proses analisa beban kerja kita harus memperhatikan jenis pekerjaan yang
akan dianalisa, seperti yang kita diketahui bahwa jenis pekerjaan ada dua, yaitu :
2. Pekerjaan yang bersifat Abstrak ( hasil produk bersifat konkret, misalkan
benda)
3. Pekerjaan yang bersifat Konkret ( hasil produk bersifat abstrak, misalkan
jasa)

Sehingga pengukurannyapun berbeda, sebagai berikut :


1. Pengukuran kerja untuk beban kerja abstrak
Data dan informasi yang dibutuhkan untuk mengukur beban kerja
abstrak :
b. Uraian tugas jabatan secara rinci
c. Frekuensi setiap tugas dalam satuan tugas
d. Waktu kerja efektif
e. Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas
f. Waktu penyelesaian tugas merupakan perkalian beban kerja
dengan norma waktu

2. Pengukuran kerja untuk beban kerja konkret


Data dan informasi yang dibutuhkan untuk mengukur beban kerja
konkret :
a. Uraian tugas jabatan secara rinci
b. Satuan hasil kerja
c. Waktu kerja efektif
d. Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas
e. Target waktu kerja dalam satuan waktu
f. Volume kerja merupakan perkalian beban kerja dengan norma
waktu

Jam kerja adalah sebagai alat ukur dimana harus di isi dengan kegiatan kerja
dalam rangka untuk menghasilkan berbagai jenis produk baik bersifat konkret
maupun abstrak (benda atau jasa). Jam kerja efektif terdiri dari jumlah jam kerja
formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja seperti

23
melepas lelah, istirahat makan, istirahat merokok, tidur, mengobrol, membaca
koran, mengakses internet, dan sebagainya.

Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai berikut :


1. Jam Kerja Efektif per hari (misalkan dalam menit)
2. Jam Kerja Efektif per minggu (misalkan dalam menit)
3. Jam Kerja Efektif per bulan (misalkan dalam menit)
4. Jam Kerja Efektif per tahun (misalkan dalam menit)

Setiap unit kerja akan memiliki hasil kerja yang berbeda satu sama lain, baik jenis
maupun satuannya. Dan jika ditarik kesimpulannya dengan adanaya alat bantu
pengukuran beban kerja tercipta formula sebagai berikut:
a. Volume kerja adalah Sejumlah kegiatan yang dilakukan oleh
unit organisasi atau pegawai/ pejabat dalam jangka waktu
tertentu (target yang harus dicapai dalam 1 tahun). 1 tahun =
235 hari kerja efektif

b. Norma waktu (NW) adalah Waktu wajar yang benar-benar


dipergunakan dalam menyelesaikan satu satuan proses kegiatan
oleh pegawai yang memenuhi syarat untuk menghasilkan suatu
produk. 1 hari (5/5 jam = 330 menit)

c. Beban Kerja (BK) adalah Bobot pekerjaan yang dikaitkan pada


volume kerja pegawai/ unit organisasi dengan norma waktu
penyelesaian pekerjaannya yang dinyatakan dalam jumlah
satuan pekerjaan. BK = Volume kegiatan (VK) x Norma Waktu
(NW)

d. Satuan. Capaian Kerja (output). Contoh : berupa frekuensi,


laporan, konsep, data

Sedangkan untuk menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai di Unit adalah


Total Beban Kerja Unit dalam 1 tahun
Jam Kerja efektif Per Orang Per Tahun
dimana :

24
- Total Beban Kerja Unit dalam 1 tahun = Penjumlahan beban kerja
individu di Unit
- Jam Kerja Efektif dalam 1 tahun:
Jam kerja efektif 1 hari = 7 jam
Jam kerja efektif 1 tahun = 235 hari
Jadi jam kerja efektif = 7 X 235 hari= 1645 jam

2.4.7 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja


Dalam literatur-literatur yang membahas beban kerja, beban kerja selalu
dijelaskan sebagai faktor yang memiliki pengaruh terhadap kinerja. Lysaght, et al.
(1989) menegaskan hal tersebut dalam suatu kerangka berpikir seperti tampak
pada Gambar 2.2 . Dalam gambar tersebut tampak bahwa beban kerja memiliki
kaitan langsung dengan kinerja. Selain itu, dalam kerangka tersebut tampak pula
faktor-faktor yang mendorong terjadinya beban kerja (dalam bagian yang berlatar
belakang berwarna). Faktor-faktor tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Tuntutan situasi dan pengaruh internal


- Kebutuhan kerja dan pembagian tugas
Pembagian antara fungsi sistem dan manusia merupakan langkah
awal dalam desain sistem dan pembagian ini akhirnya akan
menimbulkan tuntutan situasi pada pekerja. Selama disain sistem
dilakukan, tim yang mendisain memutuskan fungsi mana yang
diberikan pada manusia dan mana yang diberikan pada sistem.
Sekali telah dilakukan pembagian, fungsi dan juga disain dari
kendali dan display akan mengarahkan tugas dari pekerja. Tugas
yang dibagi kepada pekerja merepresentasikan pekerjaan pekerja.
Teknik faktor manusia dari analisa tugas (task analysis) berpusat
pada pemahaman bagaimana tugas ini akan mempengaruhi
keseluruhan kerja dari pekerja, dan sejauh mana tugas-tugas
tersebut tak dapat dikerjakan pada tingkat yang diinginkan.

25
Task (tugas) dapat mempengaruhi beban kerja yang dirasakan oleh
pekerja melalui banyak cara. Misalnya, melalui tindakan apa yang
harus dilakukan oleh seorang pekerja dalam memenuhi tugasnya,
melalui jumlah dan tipe dari tugas yang akan ditampilkan, melalui
keterbatasan waktu yang tersedia dalam menyelesaikan tugas
maupun melalui tingkat akurasi yang dibutuhkan dalam
meyelesaikan tugas. Kesemua hal di atas menjadi faktor yang
berkontribusi terhadap munculnya tuntutan situasi.

- Konteks lingkungan
Tugas yang dikerjakan oleh pekerja tidaklah dikerjakan sendiri.
Suatu tugas dilakukan di dalam suatu keadaan yang berbeda-beda
yang dapat mempengaruhi tingkat kesulitan yang dialami oleh
pekerja. Bagaimana seorang pekerja berinteraksi dengan
sekelilingnya juga memberikan dampak yang penting terhadap
kinerja dan beban kerja. Beberapa faktor eksternal yang dapat
mengubah tuntutan situasi dan mempengaruhi tingkat kesulitan
yakni lingkungan eksternal di mana tugas dilakukan (misalnya
panas, kelembaban, suara, penerangan, getaran, dan gaya
gravitasi), disain dari unit pertukaran informasi manusia-mesin
(misalnya tipe dan ukuran dari display dan kendali, serta bentuk
susunannya), desain dari pengemasan manusia (misalnya pakaian
pelindung, posisi duduk) serta desain dari keseluruhan
stasiun/tempat kerja (misalnya ukuran, pencahayaan di dalamnya,
ventilasi, kendali kelembaban dan suhu, dan pengurangan getaran)

b. Pekerja
Setiap pekerja memasuki suatu situasi dengan membawa pengaruh-
pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja. Berikut
penjelasannya.
- Kondisi sementara

26
Merujuk kepada kondisi awal misalnya kondisi kesegaran tubuh
seseorang, yang bisa saja berpengaruh kepada pelaksanaan tugas.

- Sifat / bawaan menetap


Tidak hanya kondisi sementara, kondisi seorang pekerja
dipengaruhi oleh beberapa karakteristik yang tidak mudah berubah,
misalnya tujuan/motivasi, pengetahuan/keterampilan, dan
kemampuan proses berpikir. Kemampuan proses berpikir ini akan
berinteraksi dan berintegrasi dengan pengetahuan dan keterampilan
untuk mencapai tujuan dari tugas.

Individu berbeda-beda di dalam hal tujuan, sejauh apa tujuan tersebut sudah
terpuaskan hingga saat ini, dan sejauh mana pemenuhan tugas dipandang sebagai
pencapaian tujuan. Mereka juga berbeda dalam hal persepsi mengenai kecepatan
dan akurasi yang dibutuhkan saat menyelesaikan tugas. Faktor-faktor ini akhirnya
menentukan tingkat motivasi dalam pemenuhan tugas dan sebagai akibatnya,
menentukan sejauh mana usaha yang secara sukarela diberikan oleh individu
tersebut.

Kapasitas proses berpikir dari seorang individu dibedakan dari pengetahuan dan
keterampilan yang telah diperolehnya melalui pelatihan dan pengalaman.
Pengetahuan (misalnya mengenai fakta-fakta, peraturan-peraturan, prosedur
pemakaian peralatan) dapat dianggap sebagai sumber yang dimiliki oleh individu
yang dapat dimanfaatkan oleh proses kognitif. Untuk menggunakan pengetahuan
tersebut, seorang individu harus melibatkan proses dinamis lainnya untuk
mengingat dan memanipulasi pengetahuan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan
tugas. Kemampuan proses kognitif dibutuhkan untuk mengumpulkan informasi
yang didapat dari display dan memanipulasi kendali yang ada.

Faktor-faktor yang telah dijelaskan di atas, dirangkum oleh Lysaght, et al. (1989)
dalam sebuah gambar kerangka berpikir yang ditampilkan di bawah ini.

27
Gambar 2. 2 Faktor-faktor yang Berpengaruh Terhadap Beban Kerja

Melalui gambar di atas dapat dilihat bahwa beban kerja memiliki


pengaruh
yang langsung terhadap kinerja seorang pekerja, dan dengan
demikian
mempengaruhi pula kinerja dari suatu kelompok kerja. Pada
akhirnya, kinerja
kelompok kerja tersebut akan mempengaruhi sejauh mana
tujuan yang telah

28
ditetapkan dapat dicapai oleh suatu unit/divisi.

29
2.5 Full Time Equivalent (FTE)

2.5.1 Pengertian Full Time Equivalent (FTE)


FTE merupakan salah satu metode yang digunakan dalam proses Analisa Beban
Kerja. FTE adalah cara untuk mengukur berapa banyak karyawan penuh-waktu
akan diperlukan untuk menyelesaikan pekerajaan pada suatu departemen atau
divisi.

2.5.2 Manfaat Full Time Equivalent (FTE)


Berikut adalah manfaat dari FTE :

a. Untuk peramalan atau proyeksi terhadap kebutuhan


tenaga kerja untuk periode tertentu

b. Untuk melakukan analisa terhadap kemampuan


tenaga kerja yang sekarang untuk memenuhi
kebutuhan yang akan datang

2.5.3 Perhitungan Kebutuhan Tenanga Kerja dengan FTE

FTE = Jumlah beban per tahun / ( target per jam * jumlah jam kerja per tahun )

30
BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang
yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam
waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk
menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau
beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas. Atau dapat pula
dikemukakan bahwa analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah
jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan beban
kerja dalam waktu tertentu.

Dengan pengukuran kerja maka organisasi dapat melakukan evaluasi pelaksanaan


kerja karyawan, merencanakan kebutuhan tenaga kerja, menentukan tingkat
kapasitas, menentukan harga atau biaya suatu produk, memperbandingkan
metoda-metoda kerja, memudahkan scheduling operasi-operasi bahkan dapat
dijadikan dasar untuk menetapkan upah insentif . Bagi organisasi tentu
mempunyai tujuan dalam efisiensi dan efektifitas baik SDA maupun SDM,
keterkaitan dengan pengelolaan SDM yang optimal maka perlu kiranya organisasi
mengaplikasikan workload analysis atau analisis beban kerja, karena dengan
mengetahui beban kerja baik invibidu dan atau divisi maka diharapkan organisasi
dapat melakukan proses perencanaan SDM mulai dari prinsip dan konsep
perencanaan, strategi, metode dan pendekatan dalam kaitan dengan analisa beban
kerja dan mampu mengetahui kebutuhan organisasi dan/atau departemen dalam
merencanakan kebutuhan SDM-nya, sehingga organisasi dapat memutuskan
apakah perlu menambah atau mengurangi SDM agar produktivitas organisasi
tetap terjaga.

31
3.2 Saran
Makalah tentang Analisis Beban Kerja ini masih jauh dari kata sempurna, oleh
karena itu penambahan materi yang mencakup keseluruhan materi sangat
dibutuhkan dan penulis meminta saran ataupun kritik yang berguna dari para
pembaca.

32
DAFTAR PUSTAKA

Hendrayanti, Endang. 2011. Analisis Beban Kerja Sebagai Dasar Perencanaan


Kebutuhan SDM .Portal Garuda

L, Maya. 2013. Chapter II. Universitas Sumatera Utara.

Adawiyah, Wildanur. Anggraini Sukmawati. 2013. Analisis Beban Kerja Sumber


Daya Manusia dalam Aktivitas Produksi Komoditi Sayuran Selada. Institut
Pertanian Bogor

http://yudhim.blogspot.com/2008/01/perencanaan-sumber-daya-manusia-
psdm.html

33
LAMPIRAN

LI. Studi Kasus

Kasus :

Analisis Beban Kerja Sumber Daya Manusia dalam Aktivitas Produksi


Komoditi Sayuran Selada CV Spirit Wira Utama

CV Spirit Wira Utama merupakan perusahaan yang mengembangkan model usaha


pertanian (agribisnis) dengan sistem hidroponik tanpa greenhouse yang
memproduksi sayuran selada. Sumber daya yang mendukung dalam proses
produksi komoditi sayuran selada terbagi ke dalam SDM pada aktivitas off-farm
dan on-farm. Pada aktivitas off-farm, uraian pekerjaan bagian teknik yaitu
mengikuti rapat, memeriksa peralatan budidaya, memperbaiki peralatan dan
membuat laporan kondisi peralatan.

Uraian pekerjaan bagian produksi yaitu mengikuti rapat, mengecek kondisi


tanaman dan air, meramu dan memberi nutrisi, memanen dan mengemas tanaman
serta membuat laporan hasil produksi. Uraian pekerjaan bagian keuangan yaitu
mengikuti rapat, membuat invoice penagihan, membuat pembukuan dan laporan
harian. Uraian pekerjaan bagian pemasaran yaitu mengikuti rapat, membuat dan
mengirimkan penawaran, menyusun program promosi, mengirim hasil produksi
dan membuat laporan. Sementara uraian pekerjaan pada aktivitas on-farm terbagi
dalam lima tahap proses produksi sayuran selada yaitu tahap persiapan,
penanaman, pemeliharan, panen dan pasca panen.

34
Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja produktif yang dilakukan kepada
karyawan CV Spirit Wira Utama.

Tabel L. 1 Perbandingan waktu kerja produktif karyawan CV Spirit Wira Utama

Pada Tabel diatas dapat dilihat, bahwa penggunaan waktu kerja produktif tertinggi
yaitu karyawan pada bagian kebun (K6) sebesar 84,67%. Berdasarkan
pengamatan, diketahui bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh K6 merupakan
aktvitas proses produksi sayuran selada yang penting dan membutuhkan perhatian
khusus dan ketelitian dalam pengerjaanya, seperti aktivitas pengecekan aliran air
dan pembersihan lumut pada selang aliran. Selain itu, tingginya waktu kerja
produktif yang dimiliki oleh K6 lebih dikarenakan pribadi individu itu sendiri
yang memiliki tanggung jawab tinggi dalam menyelesaikan pekerjaan.
Selanjutnya, penggunaan waktu kerja produktif terendah yaitu karyawan bagian
keuangan (K3) sebesar 67,18%. Berdasarkan pengamatan, diketahui bahwa
aktivitas pekerjaan yang dimiliki oleh karyawan bagian keuangan lebih banyak
adalah aktivitas pekerjaan yang hanya dilakukan satu kali dalam seminggu,
sehingga karyawan bagian keuangan memiliki waktu luang yang lebih banyak
yang dimanfaatkan untuk aktivitas tidak produktif.

Penggunaan waktu kerja karyawan CV Spirit Wira Utama tidak hanya melibatkan
pengukuran waktu produktif saja, tetapi juga melibatkan waktu tidak produktif
yang dilakukan oleh karyawan. Waktu tidak produktif merupakan waktu yang
digunakan oleh karyawan dalam hal bermalas-malasan, mengobrol, membaca
buku, dan sebagainya yang tidak berkaitan dengan tugas pokok pekerjaan. Hasil
pengamatan penggunaan waktu kerja tidak produktif yang dilakukan kepada
karyawan CV Spirit Wira Utama.

35
Tabel L. 2 Perbandingan waktu kerja tidak produktif karyawan CV Spirit Wira Utama

Penggunaan waktu kerja tidak produktif tertinggi yaitu karyawan bagian


keuangan (K3) sebesar 21,93%. Berdasarkan pengamatan, diketahui bahwa hal
tersebut terjadi dikarenakan pribadi individu itu sendiri yang kurang bertanggung
jawab dalam melaksanakan tugasnya dengan memanfaatkan waktu luang kepada
aktivitas-aktivitas yang tidak produktif. Sementara itu, penggunaan waktu kerja
tidak produktif terendah yaitu karyawan bagian kebun (K6) sebesar 6,20%.
Karyawan bagian kebun (K6) memilki aktivitas-aktivitas pekerjaan yang sangat
penting yang langsung berkaitan dengan kelancaran aktivitas produksi sayuran
selada seperti memastikan aliran air untuk sayuran. Seperti diketahui air adalah
unsur terpenting dalam pertanian hidroponik, sehingga hanya sedikit waktu tidak
produktif yang digunakan oleh karyawan bagian kebun (K6).

Tabel L. 3 Beban kerja dan nilai FTE karyawan CV Spirit Wira Utama

Nilai FTE dibawah 1 dikategorikan underload, yang artinya jumlah beban kerja
SDM masih dibawah beban kerja optimal, sedangkan jika nilai FTE diatas 1
dikategorikan overload, yang artinya jumlah beban kerja SDM sudah melebihi
beban kerja optimal. Nilai FTE terendah yaitu karyawan bagian pemasaran (K4)
sebesar 0,227 menit/tahun dan nilai FTE tertinggi yaitu karyawan bagian kebun
(K6) sebesar 0,733 menit/tahun. Sementara nilai FTE untuk karyawan bagian

36
kebun (K5) sebesar 0,341 menit/tahun, karyawan bagian produksi (K2) sebesar
0,639 menit/tahun, serta karyawan bagian teknik (K1) dan karyawan bagian
keuangan (K3) memiliki nilai FTE yang sama 0,320 menit/tahun.

Tabel L. 4 Analisis beban kerja karyawan bagian teknik dan produksi melalui FTE

Hasil penggabungan bagian teknik dan produksi menunjukkan nilai FTE sebesar
0,922 menit/tahun, maka dengan demikian beban kerja SDM bagian teknik dan
produksi dapat dikategorikan optimal. Sementara itu, untuk SDM bagian
keuangan dan bagian pemasaran tidak dapat dilakukan penggabungan jabatan
karena keduanya memiliki tugas pokok dan uraian pekerjaan yang berbeda.
Bagian keuangan bertugas dan bertanggung jawab dalam pengembangan
manajemen dan finansial, sedangkan bagian pemasaran bertanggung jawab dalam
sistem distribusi dan pemasaran.

Sumber daya yang terlibat dalam aktivitas produksi komoditi sayuran selada pada
CV Spirit Wira Utama terbagi dalam SDM pada aktivitas off farm dan aktivitas on
farm. Pada aktivitas off farm terdapat SDM bagian teknik, produksi, keuangan dan
pemasaran, sedangkan pada aktivitas on farm terdapat karyawan kebun 1 dan
karyawan kebun 2. Pada kumpulan aktivitas produksi sayuran selada yang
dibudidayakan oleh CV Spirit Wira Utama, terdapat aktivitas-aktivitas yang dapat
dikerjakan bersamaan dengan aktivitas lainnya. Pada tahap pemeliharaan terdapat

37
aktivitas pengecekan aliran air pada talang yag dikerjakan oleh karyawan kebun 2,
aktivitas tersebut dapat dikerjakan bersamaan dengan aktivitas pembersihan lumut
pada selang aliran dan aktivitas membersihkan jamur pada sayuran. Aktivitas
lainnya yaitu pemberian nutrisi, pengecekan PH dan Ozon pada ground tank,
dimana aktivitas-aktivitas tersebut dapat digabungkan karena waktu
pengerjaannya sama yaitu pagi hari dan pada lokasi yang sama yaitu pada sumber
debit air (ground tank).

LII. Hasil dari Studi Kasus


Tujuan dari analisis beban kerja melalui perhitunga FTE yaitu untuk
menyederhanakan pengukuran kerja dengan mengubah jam beban kerja ke jumlah
orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.

Waktu kerja yang digunakan dalam aktivitas produksi komoditi sayuran selada
berdasarkan analisis beban kerja melalui perhitungan FTE pada CV Spirit Wira
Utama masih belum optimal. Hal ini dapat dilihat dari nilai FTE untuk SDM pada
aktivitas off farm dan on farm dikategorikan underload yang artinya jumlah beban
kerja SDM pada bagian teknik, bagian produksi, bagian keuangan dan bagian
pemasran serta karyawan kebun masih dibawah beban kerja optimal. Sementara
itu dari hasil perhitungan FTE juga dapat dilihat jumlah kebutuhan karyawan ideal
untuk memproduksi sayuran selada pada CV Spirit Wira Utama untuk aktivitas off
farm yaitu untuk bagian teknik dan produksi, bagian keuangan dan bagian
pemasaran masing-masing membutuhkan satu orang karyawan, serta untuk
aktivitas on farm yaitu bagian kebun juga memerlukan satu orang karyawan.

38