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ESTANDARIZACIN DE PROCESOS EN UNA EMPRESA PRODUCTORA
DE LECHE DE LA SABANA DE BOGOT
DIANA PAOLA BUITRAGO PEA

DIEGO FERNANDO VALBUENA VIVAS
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS
BOGOT D. C.
2007
ESTANDARIZACIN DE PROCESOS EN UNA EMPRESA PRODUCTORA
DE LECHE DE LA SABANA DE BOGOT
DIANA PAOLA BUITRAGO PEA

DIEGO FERNANDO VALBUENA VIVAS
TRABAJO DE GRADO
Directora
Claudia Patricia lvarez Ochoa
Ing. de alimentos
Mg. Administracin
Mg. Docencia
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS
BOGOT D. C.
2007
DIRECTIVAS
RECTOR Hno. FABIO GALLEGO ARIAS
VICERRECTOR ACADEMICO Hno. HENRY ALBERTO RAMIERZ
VICERRECTOR DE PROMOCIN Hno. EDGAR FIGUEROA BRAJIM

Y DESARROLLO HUMANO
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Dr. MAURICIO FERNANDEZ F.
DECANO DE LA FACULTAD Dr. HECTOR HORACIO MURCIA C.

NOTA DE ACEPTACIN
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
Presidente del jurado
__________________________
Jurado
__________________________
Jurado
Bogot D. C. Octubre 17 de 2007

REGLAMENTO ESTUDIANTIL
Los trabajos de grado no deben contener ideas que sean

contrarias a la doctrina de la iglesia catlica en asuntos de dogma
y moral.
Ni la universidad, ni el asesor, ni el jurado calificador, son

responsables de las ideas expuestas por el graduado.
CONTENIDO
Pg.
RESUMEN ...............................................................................................................7
ABSTRACT .............................................................................................................8
INTRODUCCIN .....................................................................................................9
OBJETIVOS ..........................................................................................................11
GLOSARIO............................................................................................................12
1. MARCO DE REFERENCIA ...............................................................................14
1.1 PROCESO .......................................................................................................14

1.2 GESTIN POR PROCESOS ...........................................................................14
1.3 TIPOS DE PROCESOS....................................................................................15
1.4 ELEMENTOS DE UN PROCESO.....................................................................17
1.5 FACTORES DE UN PROCESO .......................................................................18
1.6 TCNICAS PARA LA IDENTIFICACIN DE PROCESOS ...............................19
1.6.1 Diagrama de bloques - Mapeo de procesos .................................................20
1.6.2 Modelo Integrado ..........................................................................................21
1.6.3 Cadena de valor............................................................................................23
1.7 ESTANDARIZACIN DE PROCESOS ............................................................24
1.7.1 Flujograma Integrado o Diagrama de Flujo...................................................25
1.7.2 Ficha de procesos.........................................................................................27
1.7.3 DIPP Diagrama, Insumo, Proceso y Producto ...........................................28
2. IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA ...............................................................29
2.1 ORIGEN ...........................................................................................................29

2.2 UBICACIN .....................................................................................................29
2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................30
2.4 RECURSOS.....................................................................................................30
2.4.1 rea. .............................................................................................................31
2.4.2 Maquinaria y equipo......................................................................................31
2.4.3 Instalaciones. ................................................................................................31
2.5 MERCADOS Y COMERCIALIZACIN.............................................................31
2.6 PLATAFORMA EMPRESARIAL.......................................................................32
2.6.1 Visin ............................................................................................................32
2.6.2 Misin............................................................................................................32
2.6.3 Objetivo.........................................................................................................32
2.7 ESTRATEGIA EMPRESARIAL ........................................................................32
2.8 FIGURA 5. DOFA HACIENDA SANTA ANA.....................................................34
3. IDENTIFICACIN DE PROCESOS...................................................................35
3.1 MAPA DE PROCESOS ...................................................................................35

3.2 LEVANTAMIENTO DE LOS PROCESOS .......................................................37
3.2.1 Procesos gerenciales....................................................................................37
3.2.2 Procesos operativos. ....................................................................................41
3.2.3 Procesos de Soporte. ...................................................................................50
3.2.4 Procesos de Medicin, Anlisis y Mejora......................................................54
4. ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS.....................................................56
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ...............................................57
MANUAL DE FUNCIONES .................................................................................124
CONCLUSIONES ................................................................................................158
RECOMENDACIONES........................................................................................160
BIBLIOGRAFA ...................................................................................................161
LISTA DE FIGURAS
pg.
Figura 1. Cadena de Valor 23
Figura 2. Smbolos empleados en diagramas de flujo 26
Figura 3. Ficha de Procesos 27
Figura 4. Organigrama Hacienda Santa Ana 30
Figura 5. DOFA Hacienda Santa Ana 34
Figura 6. Mapa de Procesos Hacienda Santa Ana 36

LISTA DE TABLAS
pg.
Tabla 1. Proceso de planeacin y gestin 38
Tabla2. Proceso de gestin financiera 39
Tabla 3. Proceso de comunicacin con el cliente 40
Tabla 4. Proceso de Compras 42
Tabla 5. Proceso de Produccin 43
Tabla 6. Subproceso de cra 44
Tabla 7. Subproceso de levante 45
Tabla 8. Subproceso de reproduccin 46
Tabla 9. Subproceso de ordeo 47
Tabla 10. Subproceso de alimentacin 48
Tabla 11. Proceso de comercializacin 49
Tabla 12. Proceso de gestin del personal 51
Tabla 13. Proceso de registros 52
Tabla 14. Proceso de mantenimiento de infraestructura 53
Tabla 15. Proceso de medicin, anlisis y mejora 55

RESUMEN
En este trabajo encontraran una herramienta para orientar la ganadera lechera

como empresa, bajo un enfoque de gerencia por procesos, el cual permite
identificar cada proceso mediante un mapa donde se clasifican segn su tipo:
gerenciales, operativos, de soporte y, de medicin, anlisis y mejora. Se presenta
una documentacin del levantamiento, la identificacin y estandarizacin de los
procesos por medio de formatos para la recoleccin y caracterizacin de cada uno
de ellos.
Adems se utilizan indicadores para la evaluacin y control de los procesos
generando eficiencia, eficacia y productividad bajo lineamientos de calidad.
Palabras claves: procesos, identificacin, estandarizacin, empresa productora

de leche.
ABSTRACT
In this project they found a tool to guide the dairy cattle rising like company, under
a management focus for processes, which allows identifying each process by
means of a map where they are classified according to their type: managerial,
operative, of support and, of mensuration, analysis and it improves. It is presented
a documentation of the rising, the identification and standardization of the
processes by means of formats for the gathering and characterization of each one
of them.
Indicators are also used for the evaluation and control of the processes generating
efficiency, effectiveness and productivity I lower limits of quality.
Keys words: processes, identification, standardization, company producer of milk.

INTRODUCCIN
La produccin de leche en Colombia se ha venido fortaleciendo con los aos al ser

una de las principales actividades econmicas del sector agropecuario y
agroindustrial, que muestra un manejo ms empresarial sustentado en la
especializacin de la actividad y el uso de sistemas de informacin que facilitan la
gestin.
Pero, a pesar de estas tecnologas an persisten en la unidad productiva

deficiencias en la administracin, producto de una poca visin empresarial que se
refleja en las actividades diarias en donde existe un desconocimiento de las
mismas.
Evidencia de ello es que en estas unidades no existe un orden en el desarrollo de

los procesos y dependen de la persona que los ejecute sin permitir la
homogeneidad de los mismos. Esto dificulta los procesos de medicin que de por
si son casi inexistentes y son los que aseguran la mejora continua de los mismos.
Por esta razn, nace este trabajo, en donde se orienta una empresa ganadera
productora de leche de la Sabana de Bogot, hacia un enfoque de gerencia por
procesos, en donde se mejora el sistema de gestin, por medio de la
identificacin y estandarizacin de los procesos para asegurar la productividad y
por lo tanto el logro de los objetivos empresariales.
La gestin basada en los procesos es el prembulo para implementar un sistema

de calidad bajo las normas ISO, lo cual se ver reflejado en el reconocimiento de
la empresa.
Para lograr lo propuesto se desarrollo este trabajo de tipo descriptivo, ya que por
medio de la toma y recoleccin de datos en campo se identific, registr y
caracteriz los procesos para ser estandarizados en la empresa.
Por medio del formato de procesos se realiz el levantamiento de las diferentes

actividades desarrolladas en la empresa, lo cual facilit la identificacin de los
megaprocesos, procesos, subprocesos y actividades, mediante un mapa de
procesos.
Para la identificacin se desarrollo un Mapa el cual se representan los procesos de

la empresa. Y cuya identificacin y delimitacin permiti su clasificacin segn el
tipo al que corresponden (organizacionales, operacionales, de soporte y de
medicin).
El siguiente paso fue su estandarizacin generando una documentacin para la

empresa de los procesos que se llevan a cabo.
Para la estandarizacin se manej un formato basado en el DIPP (diagrama,

insumo, proceso, producto), el cual documenta y describe cada unos de los
componentes, lmites, resultados y requisitos que se deben cumplir. Esto facilita la
comprensin del funcionamiento de cada proceso, las funciones que se deben de
llevar a cabo, las responsabilidades de sus integrantes y los requisitos del
producto o resultado de este proceso.
10
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Estandarizar los procesos organizacionales, operativos, de soporte y de medicin,

anlisis y mejora de una empresa productora de leche en la Sabana de Bogot.
OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Identificar los procesos organizacionales, operativos, de soporte y de

medicin, anlisis y mejora, para el logro de las necesidades y requisitos de
los clientes.
2. Elaborar el mapa de procesos.
3. Sistematizar los procesos por medio de tcnicas de diagramacin y
documentacin informativa sobre su funcionamiento.
4. Establecer indicadores y mecanismos de control y evaluacin para medir el
funcionamiento de los procesos.
11
GLOSARIO
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: Es un proceso normalizado. Conjunto de actividades

normalizadas que deben cumplirse en todas y cada una de las etapas de un
proceso.
Producto: Es la salida de un proceso.
Cliente: Organizacin o persona que recibe un producto.
Entrada: Las entradas de un proceso son por lo general salidas de otro

proceso. Las materias primas, la informacin, las personas, los insumos, el
dinero, entre otros.
Proveedor: Organizacin o persona que suministra un producto.
Indicadores: Conjunto de mediciones realizadas al proceso para medir

tanto las actividades como los resultados del proceso.
Eficiencia: Logro de objetivos
Eficacia: Logro de los objetivos con la mejor utilizacin de los recursos
Efectividad: Combinacin de eficiencia y eficacia.
12
Estandarizacin: Recoleccin y documentacin de informacin acerca del
funcionamiento (quin, cmo y cundo) de los procesos de una manera
precisa, clara, exacta y de fcil comprensin.
Sistema de gestin de calidad: Es la forma como una organizacin realiza

la gestin empresarial asociada con la calidad.
Manual de procesos: Documento que contiene los procesos que se llevan

a cabo en una organizacin el cual estandariza los mismos, de manera que
permite una homogeneidad en su realizacin y la posibilidad de realizar
seguimiento, control y medicin de resultados.
Manual de Funciones: Documento que describe principalmente las

responsabilidades de los cargos comprendidos en el organigrama de la
empresa. Adems de las responsabilidades se describe el objetivo, las
condiciones laborales y las herramientas necesarias para el buen desarrollo
de las actividades.
Registros: Formatos diseados para la recoleccin de informacin de los

sucesos, eventos y/o actividades realizadas en la empresa.
13
1. MARCO DE REFERENCIA
1.1 PROCESO
Segn el Instituto de Normas Tcnicas y Certificacin ICONTEC (2000) proceso

se define como: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados
Segn Prez Fernndez de Velasco (2004) proceso se define como: Secuencia

[ordenada] de actividades [repetitivas] cuyo producto tiene valor para su usuario o
cliente
Segn Harrington (1993) proceso se define como: Cualquier actividad o grupo de

actividades que emplee un insumo, le agregue valor a ste y suministre un
producto a un cliente externo o interno. Los procesos utilizan los recursos de una
organizacin para suministrar resultados definitivos.
1.2 GESTIN POR PROCESOS
Basados en las definiciones de Mario Navarrete (2004), Prez de Fernndez y

Harrigton el enfoque de gestin por procesos es una estructuracin de la empresa,
la cual se basa en la identificacin, documentacin, implementacin y control de
los procesos que se llevan a cabo dentro de una organizacin bajo la supervisin
de un gerente o responsable para cada uno de ellos.
Esta gestin por procesos aparta a las organizaciones del antiguo enfoque que se
basaba en una estructura organizacional, compuesta por departamentos y reas
en donde no exista un responsable del proceso final, ya que hay muchos
integrantes en a participacin del mismo.
14
Lo que se logra con este enfoque es identificar, relacionar y definir los requisitos,
funciones, lmites, responsable y controles que se deben llevar a cabo para
conseguir un producto final o salida, bajo unos parmetros de calidad y
competitividad.
1.3 TIPOS DE PROCESOS
La gerencia de procesos se clasifica segn el tipo, de acuerdo a esto algunos

autores identifican cuatro y otros solo tres tipos, ya que estos ltimos unifican los
procesos de gestin con los procesos de direccin. A continuacin se describen
los cuatros tipos de procesos identificados por Prez de Fernndez:
Procesos Operativos: Transforman los recursos para obtener el producto o

proporciona el servicio conforme a los requisitos del cliente, aportando en
consecuencia un alto valor aadido al cliente. Las actividades en ellos incluidas y
que no cumplan esta condicin, es muy probable que se hagan de manera ms
eficiente como parte de algn proceso de otro tipo.
A pesar de aportar gran valor aadido, estos procesos no pueden funcionar solos
pues necesitan recursos para su ejecucin e informacin para su control y gestin.
Procesos Apoyo: Proporcionan las personas y los recursos fsicos necesarios por
el resto de procesos y conforme a los requisitos de sus clientes internos.
As como los procesos operativos tiene una secuencia y un producto final claros,
los procesos de este grupo se pueden ver como transversales en la medida que
proporcionen recursos diferentes del proceso del negocio.
Procesos de Gestin: Mediante actividades de evaluacin, control, seguimiento y

medicin aseguran el funcionamiento controlado del resto de procesos, adems
de proporcionar la informacin que necesitan para tomar decisiones (mejoras
preventivas que correctoras) y elaborar planes de mejora eficaces.
15
En estos procesos funcionan recogiendo datos del resto de los procesos y
procesndolos para convertirlos en informacin de valor para sus clientes internos.
Procesos de Direccin: Son procesos que se realizan para brindar direccin a

toda la organizacin, establecer la estrategia corporativa y darle un carcter nico.
Estos procesos son responsabilidad de la alta gerencia y se ejecutan con su gua
y liderazgo. (Prez Fernndez)
Basados en la norma ISO 9000:2000, que gua a las pequeas empresas a un

sistema de gestin de calidad el cual se basa en los procesos, se menciona en el
captulo 8 la importancia de un proceso que no se describe inicialmente y es de
Medicin, anlisis y mejora. A continuacin se precisa la importancia de este
proceso de acuerdo a la norma:
Proceso de Medicin, Anlisis y Mejora: La organizacin debe planificar e

implementar los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios
para:
Demostrar la conformidad del producto,

Asegurarse de la conformidad del sistema de gestin de la calidad, y
Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad.
Esto debe comprender la determinacin de los mtodos aplicables, incluyendo las

tcnicas estadsticas, y el alcance de su utilizacin.
Teniendo en cuenta la descripcin de Prez de Fernndez y las Normas ISO, se

habla de 4 tipos de procesos bsicos como mnimo y son:
Proceso de gestin (puede ir comprendido el procesos de direccin)

Procesos operativos
16
Procesos de soporte
Procesos de medicin, anlisis y mejora
1.4 ELEMENTOS DE UN PROCESO
En los procesos se identifican tres elementos fundamentales los cuales deben

cumplir con unos requisitos establecidos por los clientes. A continuacin se
describe cada uno de estos elementos.
Input (entrada). Producto con unas caractersticas objetivas que respondan

al estndar o criterio de aceptacin definido. Esta entrada es la salida de un
proceso que puede ser interno o externo.
El Proceso. Es la secuencia de actividades propiamente dichas. Unos
factores, medios y recursos con determinados requisitos para ejecutarlos
siempre bien. Este proceso cuenta con las personas y/o maquinaria
(hardware y software) competitivo, un mtodo de trabajo (procedimiento),
informacin sobre calidad y entrega de la salida al siguiente subproceso a
cliente. Para el mejoramiento de este proceso es necesario implementar un
sistema de control, el cual se conforma de medidas e indicadores del
funcionamiento del proceso, del producto del proceso y del nivel de
satisfaccin del cliente.
Output (salida). Producto con la calidad exigida por el estndar del
proceso. Este puede ir dirigido a un cliente interno o externo, convirtindose
as en un input para el proceso del cliente. Recordemos que el producto del
proceso (salida) va a tener un valor intrnseco, medible o evaluable, para
su cliente o usuario. (Prez Fernndez)
17
1.5 FACTORES DE UN PROCESO
Los factores de un proceso establecidos por Prez de Fernndez son todos los
recursos y/o entradas necesarias para la realizacin y el buen desarrollo del
producto. A continuacin se describe los factores mnimos a tener en cuenta para
el desarrollo de un proceso.
PERSONAS. Un responsable y los miembros del equipo de proceso, todas

ellas con los mismos conocimientos, habilidades y actitudes (competencias)
adecuados. La contratacin, integracin y desarrollo de las personas la
proporciona el proceso de Gestin de Personal.
MATERIALES. Materias primas o semielaboradas, informacin (muy

importante en los procesos de servicios) con las caractersticas adecuadas
para su uso. Los materiales suelen ser proporcionados por el proceso de
compras.
RECURSOS FSICOS. Instalaciones, maquinaria, utillaje, hardware,

software que han de estar siempre en adecuadas condiciones de uso. Aqu
nos referimos al proceso de Gestin de Proveedores de bienes de inversin
y al proceso de mantenimiento.
MTODO/PLANIFICACIN DE PROCESO. Mtodo de trabajo,

procedimiento, hoja de proceso, gama, instruccin tcnica, instruccin de
trabajo, etc. Es la descripcin de la forma de utilizar los recursos, quin
hace qu, cundo y ocasionalmente cmo. En estos incluimos el mtodo
para la medicin y seguimiento del: funcionamiento del proceso (medicin o
evaluacin), producto del proceso (medida de cumplimiento) y, la
satisfaccin del cliente (medida de satisfaccin).
18
Un proceso esta bajo control cuando el resultado es estable y predecible, lo
que equivale a dominar los factores del proceso. En caso de un
funcionamiento incorrecto, poder saber cual es el factor que lo ha originado
para orientar la accin de mejora (gestin de calidad).
GERENCIA. El tipo de gerencia que gua el proceso. El nfasis en la

calidad, desempeo, acompaamiento, o el estilo de gerencia autocrtica,
democrtica, situacional o laisse faire (el de la vista gorda), es
determinante en la gestin y resultados de un proceso. (Mario Navarrete)
MEDIO AMBIENTE. Cuando se habla de medio ambiente en procesos, no

se limita el concepto de conservacin del aire, agua, incluye tambin y con
prelacin el clima organizacional que se vive en el proceso, las condiciones
de salud ocupacional en que las personas ejecutan el trabajo, en general
los aspectos ergonmicos y de riesgo profesional.
ECONMICO. El dinero, los recursos con los que cuenta el proceso.
MEDICIN. Sistema utilizado para medir los resultados del proceso, la

satisfaccin del cliente, la eficiencia de las actividades, las entradas y a los
proveedores.
1.6 TCNICAS PARA LA IDENTIFICACIN DE PROCESOS
Para la identificacin de los procesos se manejan diferentes tcnicas que permiten

ver las relaciones que se manejan entre los diferentes departamentos, los
recursos necesarios, los requisitos de los mismos, los responsables y los
resultados o salidas esperadas.
19
Inicialmente se puede manejar un formato o plantilla para describir y precisar los
diferentes procesos. Para esto se puede utilizar el formato de procesos sugerido
por Lus Fernando Agudelo T. y Jorge Escobar Bolvar (2007).
Las tcnicas ms utilizadas para la identificacin del sistema y los procesos son:
Diagrama de bloques - Mapa de Procesos

Modelo integrado
Cadena de valor
A continuacin se describen cada una de ellas:
1.6.1 Diagrama de bloques - Mapeo de procesos
Basados en Galloway (1998) el mapa de procesos es un formato alternativo a un

diagrama de flujo lineal. Tiene varias columnas que representan las fuentes de
diversas personas o departamentos. Una vez completado representa como el
output va pasando por las distintas funciones.
Este diagrama de bloques o Mapa de procesos es til para entender como se

relacionan los distintos departamentos, unidades operativas, etc., ante un
determinado proceso.
Es una tcnica para examinar el proceso y determinar adnde y porqu ocurren

fallas importantes. El mapeo de un proceso es el primer paso a realizar antes de
evaluarlo. Para realizarlo se debe:
1. Identificar el proceso Clave y asignarle un nombre. ( Aquel que resulte ms

conocido para los participantes)
20
2. Identificar las funciones ms importantes involucradas en el proceso mediante
una lista al costado izquierdo del mapa.
3. Identificar el punto de partida representndolo en el lado superior izquierdo.
Movindose hacia abajo y a la derecha ingresar las actividades asociadas con
cada participante. Evitar los detalles.
4. Conectar las actividades mediante una flecha desde el proveedor hasta su
cliente ms inmediato.
5. Identificar las mediciones que existan para cada salida una vez que haya
terminado el Mapeo.
El Mapeo de los Procesos permite obtener:
Un medio para que los Equipos examinen los Procesos Interfuncionales.

Un enfoque sobre las conexiones y relaciones entre las unidades de trabajo.
Un panorama de todos los pases, actividades, tareas, pasos y medidas de un
proceso.
La comprensin de cmo varias actividades estn interconectadas y donde
podran estar fallando las conexiones o actividades.
1.6.2 Modelo Integrado
Segn Royero (2003) un modelo integrado es el conjunto de procesos que parten

de las principales reas claves dentro del sistema organizacional, esto con el fin
de disear indicadores y estndares basados en los planes y programas
estratgicos pretendidos por la organizacin. Tales indicadores cuantitativos y
cualitativos, son medidos por medio de ndices confiables de desempeo
gestionados por cuadros de mando que garanticen un monitoreo efectivo para el
cumplimiento de los objetivos del sistema.
En esencia, un modelo integrado es un mecanismo de medicin de los intentos

estratgicos por lograr con efectividad los objetivos organizacionales. Constituye la
21
manera mediante el cual, las estrategias y recursos son dirigidos a los aspectos
claves del xito organizacional y a la satisfaccin de los usuarios dentro del
cumplimiento de los parmetros sociales de desarrollo.
Un modelo puede presentar fundamentos bajo los parmetros de las siguientes

premisas de actuacin y conformacin:
Integralidad: Se fundamente en una visin sistmica de la organizacin y

de su interaccin con el medio ambiente en que se desarrolla.
Excepcin: El principio de excepcin concentra la base para la toma de
decisiones por medio del control de los procesos esenciales o claves que
garanticen el xito organizacional.
Eficiencia: Garantiza el cumplimiento de los objetivos en el uso racional de
los recursos.
Flexibilidad: Se entiende como la consideracin de los cambios que
pudieran devenirse a raz de las necesidades del entorno y de la
organizacin.
Perfectibilidad: El modelo en cuestin se alimenta de sus errores,
experiencia, ideas, innovaciones y criticas realizadas por los actores
involucrados en el proceso, con el objeto de perfeccionar y mejorar su
eficacia dentro y fuera del mbito organizacional. No es un modelo infalible,
sino perfectible.
Responsabilidad social: Considera su actuacin bajo el principio de
control de gestin de las reas institucionales que tienen que ver con el
desarrollo local, regional y nacional. Como lo es la transferencia de
tecnologa, la diversificacin del conocimiento, el desarrollo tcnico-social,
la pertinencia social y la rendicin de cuentas.
22
1.6.3 Cadena de valor
La cadena de valor establecida por Porter (1998) categoriza las actividades que
producen valor aadido en una organizacin. Las actividades primarias se dividen
en: logstica interna, operaciones (produccin), logstica externa, ventas y
marketing, servicios post-venta (mantenimiento). Estas actividades son apoyadas
por: direccin de administracin, direccin de recursos humanos, desarrollo de
tecnologa (investigacin y desarrollo) y abastecimiento (compras). Para cada
actividad de valor aadido han de ser identificados los generadores de costos y
valor. (Figura 1)
Figura 1. Cadena de Valor
Fuente: Porter, Michael E. Ventaja Competitiva (1998)
El marco de la cadena de valor enseguida se puso frente del pensamiento de

empresas como una poderosa herramienta de anlisis para la planificacin
estratgica. Su objetivo ltimo es maximizar la creacin de valor mientras se
minimizan los costos. De lo que se trata es de crear valor para el cliente, lo que se
traduce en un margen entre lo que se acepta pagar y los costos incurridos.
La cadena del valor:
Es una herramienta para analizar todas las actividades de una empresa.
23
Disgrega a la empresa en sus actividades estratgicas relevantes para
comprender el comportamiento de los costos y las fuentes de
diferenciaciones existentes y potenciales.
A esta cadena de valor se le atribuye la obtencin ventaja competitiva, ya que al

desempea las actividades estratgicas de una forma ms barata o mejor que sus
competidores.
Otra manera de identificar procesos es por medio de la caracterizacin de

necesidades o requerimientos de los clientes, como ya se haba mencionado, de
estos se parte para la formar la estrategia corporativa de la empresa.
La identificacin de necesidades o requerimientos de los clientes es ms factible,

ya que ellos generar unas necesidades especficas que quieren satisfacer,
adems de unos atributos, cualidades y caractersticas de las mismas.
Con esta referencia se puede generar una visin interna en la organizacin, en

donde se establecern los factores crticos de xito de la empresa, lo cual nos
indicar cuales son los procesos bsicos para la satisfaccin de los clientes.
1.7 ESTANDARIZACIN DE PROCESOS
La estandarizacin, es la recoleccin y documentacin de informacin acerca del

funcionamiento (quin, cmo y cundo) de los procesos de una manera precisa,
clara, exacta y de fcil comprensin.
Esta estandarizacin permite llevar un control de los procesos de manera que se
pueda evaluar su gestin para generar un mejoramiento en cuanto a los recursos,
las metodologas y la calidad del mismo y del producto o salidas.
Los factores crticos de xito, son aquellas caractersticas, condiciones o variables relacionadas con un
proceso especfico de la empresa, que tiene un impacto directo en la satisfaccin de las necesidades y/o
requisitos del cliente. FEDEGAN SENA. Capacitacin en gestin para empresarios ganaderos.
Benchmarking para empresas ganaderas. Mdulo 5. Universidad Nacional de Colombia.
24
Las tcnicas ms utilizadas en la estandarizacin de los procesos se realizan por
lo general por medio de diagramas que permiten una mejor comprensin, como
por ejemplo:
Flujograma integrado
Ficha de procesos
DIPP
A continuacin se describe cada una de ellas:
1.7.1 Flujograma Integrado o Diagrama de Flujo
El flujograma o diagrama de flujo es una representacin grfica de los pasos que

se siguen para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y despus de
realizar una serie de acciones, llegamos a una salida.
Cada paso se apoya en el anterior y sirve de sustento al siguiente.
El diagrama de flujo tiene las siguientes caractersticas y ventajas:
Es una representacin grfica de las secuencias de un proceso, presenta

informacin clara, ordenada y concisa.
Permite visualizar las frecuencias y relaciones entre las etapas indicadas.
Se pueden detectar problemas, desconexiones, pasos de escaso valor
aadido etc.
Compara y contrasta el flujo actual del proceso contra el flujo ideal, para
identificar oportunidades de mejora.
Identifica los lugares y posiciones donde los datos adicionales pueden ser
recopilados e investigados.
Ayuda a entender el proceso completo.
Permite comprender de forma rpida y amena los procesos.
25
Para representar la informacin, se necesita una serie de smbolos bsicos que
se emplean en la confeccin de diagramas de flujo, a continuacin en la Figura 2
se ensean y explica cada uno de ellos:
Figura 2. Smbolos empleados en los diagramas de flujo
Smbolo Significado
Comienzo o final de proceso: en su
interior situamos materiales, informacin o
acciones para comenzar el proceso o para
mostrar el resultado en el final del mismo.
Conexin con otros procesos:

Nombramos un proceso independiente que
en algn momento aparece relacionado con
el proceso principal.
Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo
durante el proceso. Puede tener muchas
entradas, pero solo una salida
Informacin de apoyo: Situamos en su
interior la informacin necesaria para
alimentar una actividad (datos para
realizarla)
Decisin/ Bifurcacin: Indicamos puntos

en que se toman decisiones: s o no, abierto
o cerrado...
Conexiones de pasos o flechas: Muestran

direccin y sentido del flujo del proceso,
conectando los smbolos.
Documento: Se utiliza este smbolo para

hacer referencia a la generacin o consulta
de un documento especfico en un punto del
proceso.
Fuente: FORSYTHE, Alexandra I. y NIETO RAMIREZ, Jos Antonio. Lenguajes de diagramas de flujo.
Editorial Limusa. Mxico, 1973.
26
1.7.2 Ficha de procesos
La ficha de procesos es un soporte de informacin de los diagramas que permite

estandarizar las caractersticas ms relevantes para el control de actividades de
los procesos y su gestin. Se compone de (Figura 3):
Objetivo
Clientes/alcance
Normativa
Responsable
Descripcin del proceso
Diagrama de flujo
Documentos relacionados
Sistema de seguimiento
Figura 3. Ficha de proceso
*Fuente: Facultad Nacional de Salud Pblica. Sistemas de Informacin Integral. 2004

http://guajiros.udea.edu.co/fnsp/Documentos/Direccion/SII/ULAF.pdf
27
1.7.3 DIPP Diagrama, Insumo, Proceso y Producto
Es un documento que describe esquemticamente la secuencia de actividades

que se deben seguir por las personas de las reas involucradas en el desarrollo
de un proceso.
Las caracterizaciones incluyen diagrama de flujo de acuerdo con el tipo

establecido por la organizacin y remiten a los formatos, instructivos y registros.
El DIPP equivale a la caracterizacin del proceso que contiene las siguientes

caractersticas: objetivo, responsable, alcance, insumo, productos, recursos.
(Agudelo T. y Escobar Bolivar)
28
2. IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA
2.1 ORIGEN
La Hacienda Santa Ana es una empresa constituida como una sociedad de hecho
que se ha formado mediante el sacrificio de muchos aos de trabajo de la familia
VIVAS AMAYA desde hace medio siglo. Esta ganadera ha pasado por varios
lugares, y es cuando en 1986 se adquieren las tierras donde hoy da se desarrolla
la produccin de leche.
2.2 UBICACIN
La Hacienda Santa Ana est ubicada a 69 Km de la ciudad de Bogot D.C. en el

municipio de Nemocn, Vereda Checua.
29
2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La Estructura organizacional de la Hacienda Santa Ana se compone de la

siguiente manera (Figura 4):
Figura 4. Organigrama Hacienda Santa Ana
JUNTA DIRECTIVA
Contador
Administrador.
Asesor Tcnico
Mayordomo
Tractorista Encargado Hato Encargado Cra, Oficios Varios

Levante y
reproduccin
Ordeadoras
2.4 RECURSOS
La Hacienda Santa Ana cuenta con diversos recursos fsicos, los cuales describen
a continuacin:
30
2.4.1 rea. La Hacienda cuenta con una extensin de 200 Fanegadas, las cuales
se dividieron en cuarenta lotes con una extensin aproximada de 4.7 fanegadas y
las 10 fanegadas restantes distribuidas en caminos, infraestructura de riego,
maquinaria y equipos y rea social. Para la produccin de leche el hato se
mantiene en 60 fanegadas, las terneras destetas en 10 fanegadas, el horro en 50
fanegadas y los lotes de terneras, novillas y dems lotes en 30 fanegadas, y las
cuarenta restantes en produccin de pastos y forrajes para silo.
2.4.2 Maquinaria y equipo. La Hacienda cuenta con un equipo de ordeo de 6

unidades diesel., tres tractores, boliadota, cincel, rastrillo, fumigadora de 600 lt., kit
completo de inseminacin de artificial, tanque de nitrgeno, dos compresores
diesel para poso y dos zorras de 4 ruedas jaladas por caballos.
2.4.3 Instalaciones. La Hacienda cuenta con un corral con capacidad de 300

animales todas las cercas en electricidad, hidrates para el tanque de consumo de
agua del ganado, caminos en recebo, un establo porttil de 6 puestos y un establo
fijo de 200 puestos, sala cunas para las terneras, una estacin del IDEAM para
control de fenmenos climticos
2.5 MERCADOS Y COMERCIALIZACIN
Dentro del rea donde se encuentra la explotacin hay cinco (5) empresas que
compran la mayor parte de la leche que son: Alpina, Alquera, Proleche, Parmalt y
Prima quien es la compradora de leche de la empresa. Tambin existen pequeos
comercializadores y cruderos que tienen una baja participacin del mercado al
vender directamente al consumidor sin ningn proceso.
Estas grandes empresas fijan los precios de la leche, de acuerdo con unos
parmetros de calidad que se deben cumplir. Adems de esto, el productor esta
obligado a pagar la retencin en la fuente y aporte al fondo ganadero; estas dos
obligaciones equivalen al 2.25%.
31
Todo esto genera un esfuerzo mayor por buscar la productividad de las empresas
lecheras.
2.6 PLATAFORMA EMPRESARIAL
2.6.1 Visin
La Hacienda Santa Ana ser en el futuro el principal aliado estratgico de las

empresas procesadoras de lcteos suministrndoles leche de calidad en altos
volmenes, siendo as la empresa ms productiva y rentable de la vereda de
Checua del municipio de Nemocn.
2.6.2 Misin
La Hacienda Santa Ana tiene como objeto producir leche de calidad e incrementar
su volumen por medio de la optimizacin de los recursos, capacitando el personal
y valorando el sostenimiento a travs de los aos como un factor importante de la
produccin brindando as, bienestar social y ambiental.
2.6.3 Objetivo
Producir leche en cantidad y calidad con animales sanos, seleccionados y

adaptados a la zona de produccin, satisfaciendo las necesidades de los clientes y
generando rentabilidad y competitividad.
2.7 ESTRATEGIA EMPRESARIAL
El mercado requiere leche con alto porcentaje de slidos, volumen y bajos

recuentos microbiolgicos.
Con base en esto se establece como estrategia productiva:
32
Hacer mejoramiento gentico mediante la evaluacin de las debilidades
fisiolgicas del hato, seleccionando un reproductor que corrija los defectos de
las vacas y posteriormente mejore la calidad y produccin de las hijas
Realizar anlisis foliar y de suelos para mejorar las praderas en cuanto a
produccin de forraje por metro cuadrado y nutricin.
Realizar tablas nutricionales balanceadas con suplementos que mejoren la
calidad de las raciones de los animales contando con buenas bases forrajeras.
Incrementar el hato con animales seleccionados de alta gentica, productivos y
adaptados a la zona.
Capacitar el personal en las diferentes tcnicas para el mejoramiento
productivo y reproductivo de los animales. Adems generar conciencia de
bienestar social y ambiental del entorno laboral.
Teniendo en cuenta la parte comercial se establece como estrategias:
Realizar investigacin de mercados, proyecciones, requisitos y

necesidades del negocio.
Liderar alianzas que permitan el fortalecimiento de los productores por
medio del benchmarking y generen un enganche comercial equitativo.
Disear una alianza con los proveedores para reducir costos por medio de
la asociacin de los productores.
En la parte financiera se establecen como estrategias:
Establecer una rentabilidad fija y sostenible a travs de los aos teniendo

en cuenta el incremento de los activos.
Realizar proyecciones y presupuestos a corto, mediano y largo plazo; para
lograr el cumplimiento de las metas
33
2.8 Figura 5. DOFA HACIENDA SANTA ANA
FORTALEZAS DEBILIDADES
D.O.F.A.
DE LA EMPRESA HACIENDA SANTA ANA - Sede propia - Falta de directivos con capacidad de toma de
PRODUCTORA DE LECHE - Equipos decisiones y delegacin de autoridad.
- Calidad en la leche con un 5 % de grasa - Praderas construccin
- Experiencia en el sector lechero - Solo se maneja un comprador de leche.
- Recursos fsicos apropiados - Vehculos de transporte inadecuados.
- Comercializador definido y confiable - Desorganizacin en los presupuestos
- Procedimientos de ordeo con reductasa mensuales
muy bajas
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS F.O. ESTRATEGIAS D.O.

- Impuestos en insumos bajos e inexistentes - Mantener la imagen de responsabilidad - Capacitar y fortalecer la parte directiva y
- Vas de acceso excelentes. cumplimiento y calidad con el comercializador administrativa de la empresa y dar espacio a
- Apoyo del gobierno en mantener los precios - Aprovechar la seguridad y las vas en la zona mentes jvenes y capacitadas.
estables. para mantener y mejorar los precios de la - Organizar de manera equitativa los pagos y
- Experiencia en el campo de 40 aos. leche. servicios a proveedores.
- Contenido de slidas en la leche altos. - Optar por la calidad y la sanidad de la leche - Aprovechar vas y seguridad para promover
dando ms opciones de comercializacin mejoras en transporte, mediante gestin crediticia,
para poder ser eficientes a la hora de diversificar
los productos en el mercado.
- Con la calidad de la leche buscar otro comprador
as se tienen dos opciones.
AMENAZAS ESTRATEGIAS F.A. ESTRATEGIAS D. A.

- Orden Pblico, Inseguridad en el pas (en general) - Ya que la sede es propia desarrollar - Gestionar recursos para adquirir los medios
- Cambio de habito de consumidores infraestructuras par mejorar la seguridad de la necesarios para ser mas eficientes
- Abundancia de leche en diferentes pocas del ao finca (paredes, rejas, cercas elctricas administrativamente
- Competencia desleal celadura) - Organizar junto con los proveedores y el
- Factores climticos - Alianza con los productores y comercializador precios estables , para beneficio
- Entrada de leches trianguladas al pas comercializadores para eliminar los general, e importante a la hora de intensificar la
- Subsidios ( T:L:C) competidores desleales o cruderos. plantacin.
- - Proyectos de pasteurizacin para competir con - Elaborar un programa de informacin junto con
leches importadas cooperativas y dems entes del sector, que
destaquen aspectos como producciones, fechas de
abundancia de leche , precios de insumos, costos
etc, con el fin de que el productor aplique
aspectos relacionados con plantacin de su
produccin , y no se presenten
- fluctuaciones que generan desconcierto
econmico en los productores econmicos.
3. IDENTIFICACIN DE PROCESOS
Como paso inicial para la identificacin de los procesos es necesario definirlos y

clasificarlos de acuerdo con su nivel: megaproceso, procesos, actividades y
tareas.
Con base en esto se desarrolla un despliegue en donde se levantan o identifican

de manera individual cada uno de los proceso de la empresa con sus respectivas
actividades y tareas.
Como paso inicial se maneja el mapa de proceso, que representa de manera

grfica la clasificacin de los megaproceso y procesos ms significativos de la
empresa.
3.1 MAPA DE PROCESOS
Con el mapa de procesos (Figura 6) se percibe de manera general el sistema que

se desarrolla en la Hacienda Santa Ana, en donde se identifican y clasifican los
procesos ms representativos segn su tipo: procesos gerenciales, procesos
operativos, procesos de soporte y procesos de medicin, anlisis y mejora.
Posteriormente se dar paso a la identificacin o levantamiento de cada uno de

los procesos all representados.
35
Figura 6. Mapa de Procesos Hacienda Santa Ana
PROCESOS GERENCIALES
Planeacin y Gestin Comunicacin

Gestin Financiera con el cliente
NECESIDADES Y REQUISITOS
PROCESOS OPERATIVOS
Clientes internos y externos

Produccin:
SATISFACCIN
Compras Comercializacin
- Cra
- Levante
- Reproduccin
- Ordeo
- Alimentacin
PROCESOS DE SOPORTE
Gestin del Mantenimiento

Personal Registros de
Infraestructura
PROCESOS DE MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
36
3.2 LEVANTAMIENTO DE LOS PROCESOS
Para la clasificacin de los procesos se parte del despliegue de los megaprocesos,

teniendo en cuenta el mapa de la Hacienda Santa Ana y la identificacin de los
mismos la cual se muestra a continuacin:
3.2.1 Procesos gerenciales. Los procesos gerenciales son responsabilidad de la

direccin, en este caso particular la responsabilidad recae sobre la administracin.
En el mapa encontramos los procesos de:
Planeacin y Gestin
Gestin Financiera
Comunicacin con el cliente
A continuacin se presenta la identificacin de cada uno de estos procesos:
37
Tabla 1. Proceso de Planeacin y Gestin.
CODIGO PROCESO: PLANEACIN Y GESTIN
Megaproceso Proceso
HSA GPG01
Sub-proceso Actividad
RESPONSABLES Junta Directiva
Contador
Administrador
INICIA
Recopilacin de la Informacin
TERMINA
Ejecucin y verificacin de los planes y estrategias
ELABOR
Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas
OBJETIVO Planear, dirigir, organizar, controlar y mejorar las condiciones
empresariales de los recursos con base en la informacin recolectada en
cada uno de los procesos bajo las normatividad legal y de calidad que
identifique la empresa por su integridad.
INDICADORES
Productividad, eficiencia y eficacia.
INFORMACIN DE Informe financiero Documentos
ENTRADA Documentos legales y normatividad Registros contables.
Informe de ventas Registros productivos y
Informes productivo y reproductivo reproductivos
de los animales.
INSUMOS Informacin
PROVEEDORES Contador, administrador, Asistente Tcnico

INFORMACIN DE Informe de gerencia. Documentos
SALIDA Proyecciones, estrategias, Informes
objetivos y metas
Acciones correctivas y preventivas.
PRODUCTOS Informe de actividades.

CLIENTES Lideres de procesos gerenciales, operativos y de soporte.
RECURSO HUMANO 1 auxiliar contable, 1 administrador y 1 representante junta.
EQUIPOS Y Computador, implementos de oficina.

MATERIAL
38
Tabla 2. Proceso de Gestin Financiera
CODIGO PROCESO: GESTIN FINANCIERA
Megaproceso Proceso
HSA GGF02
RESPONSABLES Contador
INICIA Registro de los movimientos contables y financieros
TERMINA
Anlisis de la informacin y elaboracin de informe.
ELABOR
OBJETIVO Garantizar un manejo adecuado de los recursos mediante la organizacin
y control de la informacin contable para el anlisis financiero y
econmico de la empresa.
INDICADORES Ingreso mensual, egreso mensual, margen neto de utilidad, rendimiento
del patrimonio, niveles de endeudamiento, rendimiento de la inversin
INFORMACIN DE Movimientos contables y Documentos
ENTRADA financieros. Comprobantes de egreso, facturas,
comprobantes de ingresos, cuentas
de cobro
INSUMOS Facturas de compra, facturas de venta, cuentas de cobro, recibos de
gastos
PROVEEDORES Compras, Gestin de personal, comercializacin.
INFORMACIN DE Informe de estado financiero Documentos
SALIDA Informes financieros
PRODUCTO Informe de Estado financiero

CLIENTES Administrador y Junta Directiva
RECURSO HUMANO Contador, administrador, Junta Directiva
EQUIPOS Y Computador, software contable, implementos de oficina y papelera.

MATERIAL
39
Tabla 3. Proceso de Comunicacin con el Cliente
CODIGO PROCESO: COMUNICACIN CON EL CLIENTE
Megaproceso Proceso
HSA GCC03
RESPONSABLES Administrador
INICIA Identificacin del cliente
TERMINA Satisfaccin del cliente
ELABOR
OBJETIVO Conocer las necesidades y requisitos de los clientes internos y externos
para lograr la satisfaccin bajo parmetros de calidad en los procesos y el
producto.
INDICADORES
Satisfaccin del cliente, Calidad del producto.
INFORMACIN DE Informacin del mercado Documento
ENTRADA Informacin de proveedores. Peridicos y revistas
Informacin de otros productores. especializadas
Informacin directa del cliente Normas y legislaciones
INSUMOS Encuestas, Informe de necesidad de los clientes, estadsticas del
consumidor
PROVEEDORES Clientes, ganaderos, personal interno
INFORMACIN DE Registro del cliente, satisfaccin Documentos
SALIDA del cliente, mejora continua, Registro del cliente
retroalimentacin
PRODUCTO Satisfaccin del cliente
CLIENTES Clientes internos (trabajadores) y clientes externos (leche prima)

RECURSO HUMANO Administrador, Junta directiva y clientes
EQUIPOS Y Saln o sitio de reuniones, implementos de oficina.

MATERIAL
40
3.2.2 Procesos operativos. Los procesos operativos son los que transforman los
recursos para obtener el producto. En el mapa se encuentran representados
como:
Compras
Produccin:
Cra
Levante
Reproduccin
Ordeo
Alimentacin
Comercializacin
A continuacin se presenta la identificacin de cada uno de estos:
41
Tabla 4. Proceso de Compras
CODIGO PROCESO: COMPRAS

Megaproceso Proceso
HSA OC04
RESPONSABLES Administrador y Jefe operativo : Javier Vivas
Encargados de Hato, cra, levante y reproduccin.
INICIA Revisin de inventario y orden de pedido (productos).

TERMINA Entrega a proceso.
ELABOR Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas
OBJETIVO Proveer a cada uno de los procesos las entradas de los productos
necesarios para la realizacin de actividades, obteniendo el o los
productos que cumplan los requerimientos del cliente interno y externo.
INDICADORES Calidad del producto, cantidad, recursos (equipo y personal), atencin y
capacitacin o asesora.
INFORMACIN DE Necesidades y requisitos del Documentos
ENTRADA cliente interno Orden de pedido
INSUMOS Ordenes de pedido
PROVEEDORES Administrador, encargados de hato, cra, levante y reproduccin,

contador, oficios varios.
INFORMACIN DE Recepcin de pedido productos Documentos
SALIDA y/o servicios Remisin
Facturas
PRODUCTO Concentrado, materiales y equipos, insumos agrcolas, suplementos,
droga, tiles de oficina, insumos de mantenimiento de maquinaria y
equipos.
CLIENTES Procesos gerenciales, procesos operativos y procesos de soporte
RECURSO HUMANO Administrador y contador
EQUIPOS Y tiles de oficina, computador, fax, telfono

MATERIAL
42
Tabla 5. Proceso de Produccin.
CODIGO PROCESO: PRODUCCIN
Megaproceso Proceso
HSA OP05
RESPONSABLES Mayordomo
Encargados de Hato
Encargado de cra, levante y reproduccin.
Tractorista, Oficios varios
INICIA Seleccin
TERMINA Parto
OBJETIVO Criar animales saludables y aptos para la produccin de leche

especializada con las condiciones necesarias para alcanzar su buen
desarrollo reproductivo, siendo genticamente evaluadas para
mejoramiento del hato.
INDICADORES Ganancia de Peso, Condicin Corporal, intervalo entre partos, promedio
de leche por lactancia, das abiertos, promedio das en leche, porcentaje
de preez, servicios por concepcin, conversin alimenticia, taza de
natalidad, porcentaje de hembras nacidas. Produccin de forraje por
Ha/ao, produccin de litros/Ha/ao.
INFORMACIN DE Partos, servicios, secados, Documentos
ENTRADA tratamientos, calores, pesajes de Registros de control de Leche,
leche, de terneras, numero de produccin y venta, peso, manejo
vacas en produccin, numero de de praderas, entrada de insumos,
terneras y novillas, numero de de salidas de insumos, actividades
novillas prximas, numero de preventivas, servicios, de partos de
vacas prximas , vacas horras, palpacin, celos.
rea de la finca destinada para
produccin de forrajes y
mantenimiento de animales.
INSUMOS Concentrados, sales, forrajes, droga, fertilizantes, insecticidas,
detergentes, acido y desinfectantes, maquinaria y equipo, locaciones.
PROVEEDORES Proceso de compras, Almacenes agropecuarios, Distribuidores de
concentrados, almacenes agrcolas.
INFORMACIN DE Informe, productivo y reproductivo Documentos
SALIDA de los animales. Informe
PRODUCTO Leche, Terneros, Terneras, Novillas, Vacas de desecho, Vacas Prximas,

Novillas Prximas. Vacas En produccin, Vacas Secas.
CLIENTES Administrador, Junta directiva, Comercializacin
RECURSO HUMANO Mayordomo, 2 Ordeadoras, Tractorista, Responsable o encargado de
cra levante y reproduccin, asistente tcnico.
EQUIPOS Y Establo Porttil, equipo de ordeo, papel peridico, 2 tractores, rastrillo de
MATERIAL disco, arado de cincel, Fumigadora de tractor, boliadora, equipo de
inseminacin, equipo de riego, cerca elctrica , baldes de leche y
concentrado. Cantinas, caballos de tiro con su zorra y arneses, tarros
selladores y despuntadores, orejeras y pinza de poner orejeras, bascula ,
corrales, brete
43
El proceso de produccin se divide en los siguientes subprocesos:
Tabla 6. Subproceso de Cra

CODIGO PROCESO: CRA
Mega proceso Proceso
HSA OPC06
RESPONSABLES Encargado de cra, levante y reproduccin
INICIA Entrada de terneras
TERMINA Destete
OBJETIVO Criar terneras saludables con las condiciones corporales necesarias para
alcanzar su buen desarrollo en el futuro
INDICADORES Ganancia de peso y conversin alimenticia
INFORMACIN DE Informacin gentica de los padres, Documentos

ENTRADA da de nacimiento, peso al nacer, Registro de padre y madre,
anomalas generales. registro de peso al nacer
INSUMOS Terneras de 3 das de nacidas, alimento concentrado, sal, agua, leche,

droga.
PROVEEDORES Proceso de reproduccin, proceso de ordeo y compras
INFORMACIN DE Ganancia de peso da, consumo de Documentos
SALIDA sal, concentrado y forraje, ciclo. Registro de peso
Registro de movimientos
Registro de actividades preventivas
PRODUCTO Terneras destetadas en buenas condiciones fsicas con un peso
aproximado de 120 kg. (de 4 a 6 meses)
CLIENTES Subproceso de levante.
RECURSO HUMANO
Encargado de cra, levante y reproduccin, Mayordomo
EQUIPOS Y Bscula, corrales de cra, baldes de leche y concentrado, saladeros,

MATERIAL bebederos de agua, cuerda elctrica, lote.
44
Tabla 7. Subproceso de Levante
CODIGO PROCESO: LEVANTE
HSA OPL07
RESPONSABLES Encargado de cra, levante y reproduccin.
INICIA Desde el destete (180 das) hasta alcanzar un peso promedio de 350 kg.
(15 - 16 meses)
TERMINA Hasta alcanzar un peso promedio de 350 kg. (15 - 16 meses)
OBJETIVO Realizar recra y levante de terneras alcanzando un peso aproximado de

350 kg. En un periodo de tiempo promedio de 14 a 15 meses, saludables
y con las condiciones corporales necesarias para ser servidas.
INDICADORES Ganancia De Peso, Conversin Alimenticia, Curva de crecimiento.
INFORMACIN DE Numero de animales Documentos

ENTRADA Condiciones en que entran. Registro de entradas y salidas
Registro de peso
INSUMOS Terneras de 120 Kg. destetadas en condiciones fsicas favorables para su
desarrollo, concentrado, sal, agua, droga.
PROVEEDORES Subproceso de Cra
INFORMACIN DE Numero de animales. Documentos
SALIDA Condiciones en que salen. Registro de entradas y salidas
Registro de peso
Curva de crecimiento
PRODUCTO
Novillas de de 350 Kg. de 15 - 16 meses
CLIENTES Subproceso de Reproduccin

RECURSO HUMANO
Encargado de cra, levante y reproduccin
Oficios varios
EQUIPOS Y Praderas, sal, saladeros, concentrado, comederos, bebederos, droga,

MATERIAL cuerda elctrica
45
Tabla 8. Subproceso de Reproduccin
CODIGO PROCESO: REPRODUCCIN
HSA OPR08
RESPONSABLES Encargado de cra, levante y reproduccin.
INICIA Chequeo reproductivo y calculo aproximado del celo
TERMINA Parto
OBJETIVO Optimizar los tiempos de servicio en novillas de edad adecuada, tamao

adecuado, activar reproduccin en vacas al los 15 das posparto y servir
a los 60 das posparto para confirmar al 100 das despus del parto.
INDICADORES Porcentaje De Vacas Observadas En Calor, Porcentaje De Preez,

Intervalo Parto - Concepcin, Servicios/Concepcin, Intervalo Entre
Partos, Edad Y Peso Primer Servicio, Tasa de natalidad.
INFORMACIN DE Calores, Servicios, Chequeos Documentos
ENTRADA Veterinarios, Evaluaciones Registros Servicios, Palpacin,
Reproductivas, Partos, Secado, Partos y movimientos
toros asignados para cada vaca Lista y registro de Toro asignado
para cada vaca.
INSUMOS Novillas de 15 a 16 meses de edad con un peso aproximado de 350 a
400 Kg., vacas de 15 a 100 das posparto, concentrado, droga, semen,
forrajes, agua
PROVEEDORES Ordeo, Levante, Compras
INFORMACIN DE Inventario de animales en cada Documentos
SALIDA proceso, hembras y machos Registros Servicios, Registro de
nacidos, peso al nacer, gentica de Palpacin, Registro de Partos y
padre y madre, fechas de calores, registro de movimientos.
servicios, palpaciones, secados y
partos.
PRODUCTO Terneras para cra, terneros para la venta, vacas y novillas para ordeo
CLIENTES Cra, Ordeo, Comercializacin
RECURSO HUMANO Mayordomo, Encargado de cra, levante y reproduccin, Oficios Varios
EQUIPOS Y Basculas, Corrales, Comederos y bebederos, termo de congelamiento,

MATERIAL corta pajillas, impulsador, mangas, fundas de inseminacin
Identificadores.
46
Tabla 9. Subproceso de Ordeo
CODIGO PROCESO: ORDEO
HSA OPO09
INICIA Entrada de animales 3 das postparto
TERMINA Secado
OBJETIVO Producir leche teniendo en cuenta las indicaciones de manejo para cada
animal bajo parmetros de higiene y calidad.
INDICADORES Promedio leche/vaca/da, presencia de mastitis, condicin corporal,

Produccin de leche por lactancia, Das en leche.
INFORMACIN DE Inventario de animales en Documentos
ENTRADA produccin, Lista de raciones, Lista de Raciones
Registro de movimientos
INSUMOS Vacas y novillas con 3 das de Paridas, concentrado, sales, levaduras,

forrajes, agua, forraje
PROVEEDORES Reproduccin
INFORMACIN DE Produccin/da, Promedio/da, Documentos
SALIDA Leche Vendida/da, Conversin Registro de control de leche,
alimenticia control de produccin y venta de
leche, Registro de movimientos,
registro de actividades
PRODUCTOS Leche, vacas en celo
CLIENTES Consumidores , agroindustria y subprocesos de reproduccin

RECURSO HUMANO Mayordomo, ordeadoras, Oficios Varios
Cargos y cantidad
EQUIPOS Y Establos, Equipo de Ordeo, detergentes, jabones y cidos, grasa sobre
MATERIAL pasante, bebederos, saladeros, cuerda elctrica, cantinas para trasporte
Necesarios para de leche, tanque fri, caballo de tiro, zorra, apero de tiro.
realizar el proceso
47
Tabla 10. Subproceso de Alimentacin
CODIGO PROCESO: ALIMENTACIN
HSA OPA10
RESPONSABLES Asesor Tcnico
INICIA Preparacin de potreros
TERMINA Finalizacin periodo de descanso del lote
OBJETO Asegurar una alimentacin balanceada produciendo forrajes de la mejor

calidad nutricional y suplementar con alimentos que estimulen y
aumenten la produccin de leche.
INDICADORES Produccin forraje/Ha ao, das de descanso, capacidad de carga, leche
por Ha ao, capacidad de carga
INFORMACIN DE Entrada y salida de ganados a los Documentos
ENTRADA potreros asignados, Labores Registro de Praderas
desarrolladas en cada potrero, Registro de Control de Leche,
Partos, Secados, Pesajes de Registro de movimientos
Leche, condicin corporal del hato Tablas nutricionales de
Informacin de concentrados y concentrados y suplementos.
suplementos
INSUMOS Pastos y forrajes, fertilizantes, plaguicidas, agua, concentrados,
suplementos.
PROVEEDORES Compras, Registros, Asistente Tcnico.
INFORMACIN DE Produccin de forraje por Ha, Das Documentos
SALIDA de descanso. Lista de raciones
Informe de raciones
PRODUCTOS Pastos y forrajes de condiciones nutricionales ptimas, acompaados de
una suplementacin balanceada y animales de buena condicin corporal,
alta produccin y reproductivamente funcionales.
CLIENTES Subproceso de Cra, levante, ordeo.
RECURSO HUMANO Administrador, Asesor tcnico, Mayordomo, tractorista, oficios Varios.
EQUIPOS Y Tractor, renovadora de praderas, retobo de palas planas, boliadota,

MATERIAL sembradora de pastos, rastrillo, riego, fumigadora, cerca elctrica
48
Tabla 11. Proceso de Comercializacin
CODIGO PROCESO: COMERCIALIZACIN
Megaproceso Proceso
HSA OCZ11
RESPONSABLES Administrador y Jefe operativo: Javier Vivas
Mayordomo
INICIA Desde la obtencin del producto (leche)
TERMINA Entrega del producto al cliente
ELABOR
Persona y Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas
Departamento
OBJETIVO
Entregar la leche y los animales al cliente segn los requisitos y
condiciones establecidas.
INDICADORES Tiempo de entrega, calidad del producto, cumplimiento de requisitos,

Cantidad.
INFORMACIN DE Cantidad de produccin de leche. Documentos
ENTRADA Registro de produccin diaria de
leche
Registro de descartes.
INSUMOS Leche y animales de descarte
PROVEEDORES Proceso de produccin y administracin

INFORMACIN DE Remisin de producto entregado Documentos
SALIDA Registro de ventas diarias
PRODUCTO Ventas Ingresos
CLIENTES Administrador y Gestin financiera.
RECURSO HUMANO Mayordomo, administrador
EQUIPOS Y
MATERIAL Transporte (zorra), cantinas.
49
3.2.3 Procesos de Soporte. Los procesos de soporte son los que brindan el
recurso y la informacin para el control de las actividades y estn representados
en el mapa como:
Gestin de Personal
Registros
Infraestructura
A continuacin se presenta la identificacin de cada uno de estos:
50
Tabla 12. Proceso de Gestin de Personal
CODIGO PROCESO: GESTIN DE PERSONAL
Megaproceso Proceso
HSA SGP12
Administrador
Contador
INICIA Convocatoria y capacitacin del personal
TERMINA
Desvinculacin
ELABOR
OBJETIVO Proveer personal idneo para cada una de las actividades de la empresa,
evaluar su desempeo, compensar y velar por sus derechos y bienestar.
INDICADORES Del personal: Cumplimiento de requisitos del perfil, desempeo en las

actividades y, evaluacin y puesta en prctica de las capacitaciones.
De la empresa: Cumplimiento con contratos, dotacin, pagos y
obligaciones laborales.
INFORMACIN DE Documentos
ENTRADA Perfiles de cargos Manual de perfiles
Contratos Formato de contrato
Asistencia laboral Registro de asistencia
Recurso financiero Comprobantes de pago de nomina
Lista de debilidades o posibles y comprobante de pago
temas de mejoramiento obligaciones laborales.
INSUMOS Personal Idneo y su documentacin
PROVEEDORES Procesos gerenciales, operativos, de soporte y medicin.

INFORMACIN DE Rendimiento de trabajo Documentos
SALIDA Conformidad de los empleados y Informe
empleadores
PRODUCTOS Eficiencia, desempeo

CLIENTES Procesos gerenciales, operativos y de soporte
RECURSO HUMANO Junta directiva, Administrador, contador
EQUIPOS Y Computador, implementos de oficina, lugar para capacitacin.

MATERIAL
51
Tabla 13. Proceso de Registros
CODIGO PROCESO: REGISTROS
Megaproceso Proceso
HSA SR13
RESPONSABLES Administrador
INICIA Implementacin de formatos
TERMINA Informe
ELABOR
OBJETO Asegurar un sistema de informacin por medio del manejo de registros
actualizados y documentados de las actividades realizadas y las
observaciones de la empresa como elemento para planear y tomar
decisiones de manera acertada y objetiva
INDICADORES Cumplimiento, veracidad de la informacin
INFORMACIN DE Informacin de las actividades y Documentos

ENTRADA eventos sucedidos en la finca Control de leche, venta de leche,
peso, praderas, movimientos,
actividades, servicios, partos,
palpacin, asistencia, orden de
pedido, pago de nmina,
inventario, mantenimiento,
comprobante de egreso,
comprobante de ingreso
INSUMOS Registros, documentos
PROVEEDORES Procesos gerenciales, procesos operativos, procesos de soporte y

procesos de medicin, anlisis y mejora.
INFORMACIN DE Resultados de actividades y Documentos
SALIDA eventos Listas
PRODUCTOS Informes
CLIENTES Administrador, Asistente tcnico, Junta Directiva y Contador
RECURSO HUMANO Administrador
Asistente Tcnico
Responsables de los diferentes proceso
EQUIPOS Y Computador, implementos de oficina, software especfico.
MATERIAL
52
Tabla 14. Proceso de Mantenimiento de Infraestructura
CODIGO PROCESO: MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA
Megaproceso Proceso
HSA SMI14
INICIA Revisin de locaciones, maquinaria y equipo
TERMINA Funcionamiento adecuado
ELABOR
OBJETIVO Mantener las locaciones, maquinaria y equipo en las mejores condiciones
tcnicas y fitosanitarias para el buen desarrollo de las actividades.
INDICADORES Vida til
INFORMACIN DE Manuales de funcionamiento y Documentos

ENTRADA mantenimiento de maquinaria y Manuales
equipo. Normatividad y reglamentacin.
Informacin de normas
fitosanitarias.
INSUMOS Detergentes, lubricantes.
PROVEEDORES Compras
INFORMACIN DE Observaciones de estado de Documentos
SALIDA locaciones, equipo y maquinaria Registro de mantenimiento
PRODUCTOS
CLIENTES Procesos operativos
RECURSO HUMANO Oficios varios, asistentes tcnicos (externos)
EQUIPOS Y tiles de aseo y herramienta.

MATERIAL
53
3.2.4 Procesos de Medicin, Anlisis y Mejora. Los procesos de medicin,
anlisis y mejora son responsabilidad de la alta direccin, en este caso en
particular la responsabilidad recae sobre el administrador de la empresa.
Este proceso permite medir y evaluar el desempeo de los procesos, adems de

las posibles no conformidades existentes, con lo cual se da inicio al ciclo de
mejoramiento PEEA (planear, ejecutar, estudiar y actuar).
A continuacin se presenta la identificacin de este proceso:
54
Tabla 15. Proceso de Medicin, Anlisis y Mejoramiento
CODIGO PROCESO: MEDICIN, ANLISIS Y MEJORAMIENTO
Megaproceso Proceso
HSA MAM15
Administrador
INICIA Establecer indicadores, medir y analizar
TERMINA Evaluacin
OBJETO Disponer de un sistema de medicin, anlisis y evaluacin que asegure el

mejoramiento continuo.
INDICADORES Cumplimiento de los objetivos, Cumplimiento de los requisitos del

producto, Evaluacin de proveedores y clientes, Cumplimiento de
acciones preventivas y correctivas.
INFORMACIN DE Informacin de desempeo Documentos
ENTRADA productivo Informe productivo
Informacin de desempeo Informe reproductivo
reproductivo Informes contables y financiero
Informacin de desempeo Informe de desempeo del
contable personal
Informe de desempeo personal
INSUMOS Informes
PROVEEDORES Procesos gerenciales, procesos operativos y procesos de soporte.

INFORMACIN DE Informe de actividades preventivas, Documentos
SALIDA correctivas y objetivos y metas de Informe
calidad.
PRODUCTOS Evaluacin
CLIENTES Procesos gerenciales, procesos operativos y procesos de soporte,
proveedores y clientes.
RECURSO HUMANO Auditor interno o externo, lideres de procesos
EQUIPOS Y Computador, implementos de oficina, lugar de reunin.

MATERIAL
55
4. ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS
Con la estandarizacin se busca unificar y simplificar los procesos desarrollados

en la empresa documentndolos de tal manera que sean de fcil entendimiento al
personal y se lleven a cabo bajo los parmetros designados para cada actividad.
Adems se establecen los lmites y responsables para cada uno de ellos.
Para la estandarizacin de los procesos se utiliza el Diagrama DIPP (diagrama,
insumo, proceso, producto).
A continuacin se presenta el documento de los procesos de la empresa como

Manual de Procesos y Procedimientos y, el Manual de Funciones derivado del
mismo.
56
HACIENDA SANTA ANA
FECHA ELABORACIN FECHA APROBACIN
Junio de 2007
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DE UNA EMPRESA PRODUCTORA DE LECHE DE

LA SABANA DE BOGOT
ELABORADO POR: APROBADO POR

DIANA P. BUITRAGO PEA
DIEGO F. VALBUENA VIVAS
57
HACIENDA SANTA ANA
Junio de 2007
INDICE DE CONTENIDO
CONTENIDO No.
PAGINA
1. Definicin, Objetivos y Alcance 60
2. Mapa de procesos 61
3. Descripcin procesos gerenciales 62
HSA-GPG01 Planeacin y Gestin 63
HSA-GGF02 Gestin financiera 65
HSA-GCC03 Comunicacin con el cliente 67
4. Descripcin procesos operativos 68
HSA-OC04 Compras 70
HSA-OP05 Produccin 72
HSA-OPC06 Cra 74
HSA-OPL07 Levante 75
HSA-OPR08 Reproduccin 76
HSA-OPO09 Ordeo 78
HSA-OPA10 Alimentacin 80
HSA-OCZ11 Comercializacin 82

58
HACIENDA SANTA ANA
Junio de 2007
INDICE DE CONTENIDO
CONTENIDO No.
PAGINA
5. Descripcin proceso de soporte 83
HSA-SGP12 Gestin de personal 84
HSA-SR13 Registros 86
HSA-SMI14 Mantenimiento de infraestructura 88
6. Descripcin proceso de Medicin, anlisis y mejora 89
HSA- MAM15 Medicin, anlisis y mejora 90
7. Registros Anexos 91

59
HACIENDA SANTA ANA

Junio de 2007
1. Definicin, Objeto y Alcance
1.1 Definicin
El manual de procesos y procedimientos, es una norma establecida para
HACIENDA SANTA ANA, en el cual se definen los procesos con sus respectivos
procedimientos, actividades y, todos los elementos que agregan valor al producto
final de la empresa.
1.2 Objetivos
Conocer, integrar y unificar de forma ordenado los procesos y procedimientos
organizacionales, operativos, de soporte y, de medicin, anlisis y mejora de la
empresa HACIENDA SANTA ANA.
Objetivos especficos:
Asignar responsabilidades para la ejecucin, control y evaluacin de
procesos.
Cumplir con los requerimientos de calidad establecidos
Medir, analizar y controlar los procesos y resultados de los mismos.
Generar cultura de mejoramiento continuo
1.3 Alcance
Aplica para toda la empresa, ya que se clasifican y delimitan todos los procesos
identificados.
60
2. MAPA DE PROCESOS HACIENDA SANTA ANA
PROCESOS GERENCIALES
Planeacin y Gestin Comunicacin

Gestin Financiera con el cliente
NECESIDADES Y REQUISITOS
PROCESOS OPERATIVOS

Produccin:
SATISFACCIN
Compras Comercializacin
- Cra
- Levante
- Reproduccin
- Ordeo
- Alimentacin
PROCESOS DE SOPORTE
Gestin del Mantenimiento

Personal Registros de
Infraestructura
PROCESOS DE MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
61
HACIENDA SANTA ANA
Junio de 2007
3. DESCRIPCIN PROCESOS GERENCIALES
Los procesos gerenciales son responsabilidad de la administracin o direccin y

corresponden a:
Planeacin y Gestin
Gestin Financiera
Comunicacin con el Cliente
3.1 Planeacin y Gestin

El proceso de Planeacin y Gestin trata de garantizar el compromiso de la
organizacin hacia el enfoque del sistema de gestin por procesos, no solo
gestionando sino documentando la plataforma empresarial y los diferentes
procesos que se desarrollan en la empresa, generando objetivos, metas, y
estrategias para conseguir la satisfaccin del cliente interno, externo y socios.
Es muy importante este proceso ya que una mala administracin o toma de
decisiones puede generar graves consecuencias para la organizacin.

62
HACIENDA SANTA ANA
PROCESOS: PLANEACIN Y GESTIN ADMINISTRATIVA

Megaproceso Subproceso Proceso Actividad
RESPONSABLE DEL PROCESO: Junta Directiva y/o Administrador
OBJETIVO:Planear, dirigir, organizar, controlar y mejorar las condiciones empresariales de los recursos con base en la informacin recolectada en cada
uno de los procesos bajo las normatividad legal y de calidad que identifique la empresa por su integridad
PROVEEDOR ENTRADA PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD SALIDA CLIENTES

Contador Informe financiero Establecer indicadores Informe de gerencia Procesos gerenciales
RECOPILAR
Asistente Documentos legales Analizar la informacin Proyecciones, Procesos operativos
Normatividad INFORMACIN Procesos de soporte
administrativo estrategias
Mayordomo Informe de ventas Estimacin de las necesidades Objetivos y metas
Informe productivo PLANEAR Proyeccin de costos y gastos Acciones
Informe reproductivo correctivas y
Establecer objetivos y metas preventivas
DISEAR Establecer estratgias
PLANES Fijar normas y procesos
Presupuestar
VERIFICAR Y Establecer responsables

RECURSOS ESTUDIAR Establecer indicadores
HUMANO FISICO
Contador Computador Ejecucin de planes y
Administrador tiles de oficina EJECUTAR estrategias FORMATOS
Salon de reunin Registro de actividades FCE01, FCI02, FF03, FCC04, FPN05,
Representante CONTROLAR PCL10, PVL11, PMP12, PS13, PP14,
o junta directiva Evaluacin de actividades PPL15, PAP16, PM17, PP18.
INDICADORES
INDICADORES FORMULA FRECUENCIA META
Eficacia Objetivos obtenidos/Objetivos propuesto Mensual 100%
Eficiencia Tiempo de obtencin de resultados/Resultados obtenidos Trimestral <1
Productividad Produccin/unidad de insumo empleado Mensual >1
ELABORADO: APROBADO: ACTUALIZADO:

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Junio de 2007
3.2 Gestin Financiera
El proceso de Gestin Financiera realiza anlisis de la informacin contable,

garantizando un manejo adecuado de los recursos.
Este proceso esta a cargo de un Contador quin supervisa, analiza e informa a la

Junta directiva sobre el estado financiero de la empresa, sus indicadores y su
posible proyeccin econmica en el futuro.
Adems es el responsable de informar sobre las obligaciones laborales y

tributarias a las cuales esta sujeta la empresa.

64
HACIENDA SANTA ANA
PROCESO: GESTIN FINANCIERA CODIGO HSA-GGF02

MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO ACTIVIDAD
RESPONSABLE DEL PROCESO: Contador
OBJETIVO:Garantizar un manejo adecuado de los recursos mediante la organizacin y control de la informacin contable para el anlisis
financiero y econmico de la empresa.
PROVEEDOR ENTRADA PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE

Compras Comprobantes de Recoger: comprobantes de Informe de Junta directiva
egreso RECOLECTAR egreso, ingreso, facturas, cuentas estado Administrador
Gestin del personal Comprobantes de INFORMACIN de cobro, servicios pblicos,
Comercializacin ingreso nmina, relacin caja menor,
Facturas otros gastos
Cuentas de cobro
REVISAR Revisar los soportes contables de
acuerdo a su naturaleza
Corregir errores
SISTEMATIZAR Ingresar la informacin al software

contable
RECURSOS
HUMANO FISICO Medir los resultados de la
CALCULAR
Contador Computador INDICADORES informacin FORMATOS
Responsable de Software contable Analizar resultados FCE01
documentos tiles de oficina FCI02
contables en GENERAR Estado financiero de la empresa FCV03
compras, Proyecciones FCC04
INFORME
comercializacin y Recomendaciones FPN05
gestin de personal Realizar obligaciones tributarias Otros gastos
INDICADORES
INDICADORES FORMULA FRECUENCIA METAS
Ingresos Ingreso n +1 - Ingreso n Mensual 1%
Egresos Egresos n + 1 - Egreso n Mensual 0,50%
Margen Neto Utilidad neta/Ventas netas x 100 Mensual 1%
Nivel de Endeudamiento Total pasivos con terceros/Total Activo Mensual 1%
Rendimiento de la Inversin Utilidad neta/Activo Total Mensual 1%

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Junio de 2007
3.3 Comunicacin con el Cliente
El proceso de Comunicacin con el Cliente es responsabilidad de la

administracin, quin debe asegurar el enfoque hacia la satisfaccin del cliente
por medio del cumplimiento de los requisitos o necesidades.

66
HACIENDA SANTA ANA
PROCESO: COMUNICACIN CON EL CLIENTE CODIGO HSA-GCC03

RESPONABLE DEL PROCESO: Administrador o Junta Directiva
OBJETIVO: Conocer las necesidades y requisitos de los clientes para lograr la satisfaccin bajo parmetros de calidad en los procesos y el producto

Clientes Informacin del IDENTIFICAR Identificar al cliente Registro del cliente Clientes internos
Ganaderos mercado CLIENTES Identificar normas o formas de Satisfaccin del Clientes externos
Personal interno Informacin de negocio cliente
proveedores ESTABLECER Establecer comunicain con el Retroalimentacin
Informacin de otros COMUNICACIN representante Mejora continua
productores Realizar presentacin formal de la
Informacin directa INDAGAR Y emrpesa
del cliente REGISTRAR Registrar en la base de datos al
cliente
RECURSOS ANALIZAR Indagar sobre las necesidades y
HUMANOS FISISCOS requisitos
Junta Directiva Saln de reuniones IDENTIFICAR AREAS Analizar y estudiar formas de
Administrador tiles de oficina DE MEJORA satisfaccin del cliente
Representante FORMATOS
clientes internos Disear acciones y planes para la CCC06
DISEAR PLANES
Representante satisfaccin del cliente Revistas y peridicos especializados
DE SATISFACCIN
clientes externos Normas y legislacin
INDICADORES
Satisfaccin del cliente No. de quejas y reclamos/ Tiempo Quincenal 0%
Calidad del producto Produccin total - producto devuelto (no conforme) Quincenal 0 devoluciones

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4. DESCRIPCIN PROCESOS OPERATIVOS
En la estandarizacin de los procesos operativos encontramos que la mayora de

estos corresponden a la parte productiva y comercial, la cual depende en gran
medida de los recursos y el tipo de explotacin que se quiera llegar a tener.
En la empresa ganadera encontramos tres procesos que son:
Compras
Produccin:
o Cra
o Levante
o Reproduccin
o Ordeo
o Alimentacin
Comercializacin.

68
HACIENDA SANTA ANA
Junio de 2007
4.1 Compras
En el proceso de Compras definimos la calidad de los productos y/o servicios que

se utilizan y por consiguiente la calidad del producto que se obtendr.
Por lo anterior es de gran importancia hacer una buena seleccin de los

proveedores teniendo en cuenta factores como confiabilidad, tiempo de entrega,
reconocimiento, manejo del producto y/o servicios que prestan a la empresa, etc.
Estas bases servirn para establecer la calidad del producto y/o servicio que esta
recibiendo la empresa.
Tambin es importante la informacin de los productos y/o servicios que los

proveedores brindan. Es necesario exigir esta informacin, ya que es la base
para manejar una trazabilidad del producto. Por ejemplo, el registro androlgico o
de progenie de una pajilla para el mejoramiento gentico del hato el manual de
funciones para el buen uso y adecuado mantenimiento de una maquina o equipo.

69
HACIENDA SANTA ANA
PROCESO: COMPRAS CODIGO HSA-OC04

RESPONSABLE DEL PROCESO: Administrador
PARTICIPANTES: Asistente tcnico, encargado de hato, cra, levante y reproduccin.
OBJETO: Proveer a cada uno de los procesos de los productos necesarios para la realizacin de actividades, obteniendo el o los productos y/o
servicios que cumplan los requerimientos del cliente interno y externo.

Administrador Necesidades y Sacar listado de inventario Concentrados Procesos
Asistente Tcnico requisitos del cliente Revisar Verificar faltantes Suplementos gerenciales
inventario
Encargado de hato Materiales y Procesos
Encargado de cra, Registrar en orden de pedido los equipos operativos
levante y Realizar Orden de insumos necesarios Insumos agrcolas Procesos de
reproduccin pedido Pasar la orden al Administrador, tiles de oficina soporte
Tractorista junto con el inventario Droga
Insumos de
Realizar Realizar pedido teniendo en mantenimiento
pedido cuenta: inventario, periodo y,
necesidades y requisitos
Recepcin de insumos
Verificar remisin y/o factura con
RECURSOS la orden de pedido realizada FORMATOS
HUMANOS FISICOS Realizar pago CI07
Administrador tiles de oficina Realizar pago a proveedores COP08
Contador Fax segn lo acordado CR09
Entregar producto
Telfono FF03
INDICADORES
Calidad Devoluciones hechas/Productos Comprados Quincenal 0 devoluciones
Capacidad del proveedor Entrega/Pedido Quincenal 100%
Tiempo de entrega Das trasncurridos entre el pedido y la llegada del pedido Quincenal 2 das
Capacitacin No. de Capacitaciones por Ao Trimestral 12 al Ao

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Junio de 2007
PROCESOS OPERATIVOS
4.2 Produccin
El proceso de Produccin se divide en varios subprocesos ya que el avance

tecnolgico ha generado mejores resultados al manejar las diferentes etapas
reproductivas, productivas y en general fisiolgicas de los animales de manera
independiente, lo cual crea lmites dentro del mismo proceso.
Por lo anterior, a continuacin se presentan el proceso de produccin y los

diferentes subprocesos que componen:

71
HACIENDA SANTA ANA
NOMBRE DEL PROCESO: PRODUCCIN CODIGO HSA-OP05

RESPONSABLE DEL PROCESO: Mayordomo
PARTICIPANTES: Encargado de Cra, levante y reproduccim; Encargado de hato, Tractorista, Oficios varios, Asistente Tcnico
OBJETO: Criar animales saludables y aptos para la produccin de leche especializada con las condiciones necesarias para alcanzar su buen
desarrollo reproductivo, siendo genticamente evaluadas para mejoramiento del hato.
PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE

Compras Recursos fsicos Seleccin de hembras y venta de Leche Comercializacin
Almacenes Recurso Humano Inicio de produccin machos Terneros y Administrador
agropecuarios Insumos agrcolas Paso de vacas a ordeo Novillas Junta Directiva
Distribuidores de Alimentos Paso de terneras a cra Informe
concentrados y concentrados Cra Paso de Cra a levante productivo
suplementos Animales Paso de Levante a Reproduccin Informe
Almacenes Paso de Novillas primerizas a reproductivo
agrcolas Levante parto
Paso de vacas en ordeo a
reproduccin
Reproduccin Ordeo
Paso de vacas con 7 meses de
RECURSOS preez a secado FORMATOS
HUMANOS FISICOS Paso de secado a parto
R. de cra, levante Locaciones Secado Paso de parto a inicio de
y reproduccin Maquinaria y equipo Produccin PCL10, PVL11, PMP12, PS13,
PP14, PPL15, PAP16, PM17,
Parto
R. de Ordeo PP18.
R. de
Alimentacin

INDICADORES
Ganancia de peso Peso final - Peso Inicial/No. de das Cada dos meses 700 gr. Da
Conversin alimenticia Kg. De suplemento/Ganancia de peso Cada dos meses 4%
Promedio leche por lactancia Produccin vaca lactancia/No. de das en lactancia Periodo de lactancia 20 litros
Das abiertos vaca1+ Das abiertos vaca2+.../Total de animales
Promedio das abiertos prod. Mensual 90
Promedio das en leche Das prod. vaca1 + Das prod. Vaca2+/Total de animales prod. Mensual 305
Porcentaje de preez No. vacas preadas/No. vacas chequeadas x 100 Mensual 70%
Servicios por concepcin No. de servicios/No. de vacas preadas Mensual 2,5
Tasa de natalidad No. de cras nacidas/Vientres aptos x 100 Mensual 98%
Porcentaje hembras nacidas No. de hembras nacidas/ Total nacimientos x 100 Mensual 50%
Tiempo transcurrido en das entre el parto de un ternero nacido
Intervalo entre partos vivo y el siguiente Mensual 365 das
Produccin de forraje Ha/ao Produccin en invierno + Produccin en verano Mensual 283000 kg.
Produccin litros/Ha/ao Produccin total leche ao/rea total en produccin Mensual 480lt/ao/ha
Aproximadamente 5% de grasa
Grado 1
corporal
Aproximadamente 9.5% de grasa
Grado2
corporal
Aproximadamente 13. 5% de grasa Depende del
Grado 3
corporal proceso en que
Condicin corporal Mensual
Aproximadamente 22.5% de grasa se encuentre el
Grado 4
corporal animal
Aproximadamente 30 - 35% de
grasa corporal
Grado 5
40% o ms grasa corporal (animal
cebado)

HACIENDA SANTA ANA
NOMBRE DEL PROCESO: CRA CODIGO HSA-OPC06

RESPONSABLE DEL PROCESO: Encargado de cria levante y reproduccin
OBJETO:Criar terneras saludables con las condiciones corporales necesarias para alcanzar su buen desarrollo en el futuro
PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE

Reproduccin Terneras de 3 das de Registrar animales que entran Terneras Levante
Entrada de terneras
Ordeo nacidas destetadas en Comercializacin
Compras Concentrado buenas
Sal Suministrar sal y agua a voluntad condiciones
Leche Alimentar Suministrar leche en la maana y fsicas con un
Droga tarde peso aproximado
Agua Empezar a suministrar de 120 kg. (4 -6
concentrado gradualmente meses)
Realizar actividades Topizar antes del mes de nacida

preventivas Purgar despus al mes y medio
RECURSOS Vacuanar contra brucelosis antes
HUMANOS FISICOS de los 4 meses
Encargado de Bascula Reforzar actividades
cra, levante y Corrales de cra preventivas Repurgar a los 4 meses
reproduccin baldes de leche y
Mayordomo concentrado Pesar Pesar cada dos meses FORMATOS
Bebederos Registro de padre y madre
Saladeros Alcanzado el peso promedio PAP16
Cerca elctrica pasar al lote de levante PM17
Salida
Potrero PP18
INDICADORES
Ganancia de peso Peso final-Peso Inicial/No. de das Cada dos meses 500 gr.
Conversin alimenticia kg. De suplemento/ganancia de peso Cada dos meses 4%

HACIENDA SANTA ANA
NOMBRE DEL PROCESO: LEVANTE CODIGO HSA-OPL07

RESPONSABLE: Encargado de cra, levante y reproduccin
OBJETO: Realizar recra y levante de terneras alcanzando un peso aproximado de 350 kg. En un periodo de tiempo promedio de 14 a 15 meses,
saludables y con las condiciones corporales necesarias para ser servidas.

Cra Terneras de 120 Entrada Realizar ingreso de los Novillas de 350 kg. Reproduccin
Compras kg. animales al potrero designado Con una edad Comercializacin
Concentrado promedio de 15 - 16
Sal Pesaje Hacer pesajes cada dos meses meses
Agua
Droga
Alimentar Suministrar alimento diario de
acuerdo a los requerimientos
RECURSOS establecidos
HUMANOS FISISCOS
Encargado de Forrajes Realizar actividades
preventivas Purgar cada dos meses
cra, levante y Saladeros FORMATOS
reproduccin Bebederos PM17
Oficios varios Comederos Alcanzar peso estimado PP18
Cerca elctrica Salida promedio y pasar al lote de PAP16
Potreros Reproduccin Curva de crecimiento
INDICADORES
Ganancia de peso Peso final-Peso Inicial/No. de das Cada dos meses 700gr.
Conversin Alimenticia kg. De suplemento/ganancia de peso Cada dos meses 4%
Repesentacin Grfica de los Pesos de Terneras o Novillas Comportamiento de
Curva de Crecimeinto Cadad 6 meses
en Edades Prestablecidas antecesoras

HACIENDA SANTA ANA
NOMBRE DEL PROCESO: REPRODUCCIN CODIGO HSA-OPR08

RESPONSABLE: Encargado de cra, levante y reproduccin
OBJETO: Optimizar los tiempos de servicio en novillas de edad adecuada, tamao adecuado, activar reproduccin en vacas al los 15 das posparto y
servir a los 60 das posparto para confirmar al 100 despus del parto.
PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE

Ordeo Novillas con un Palpar novillas primerizas y vacas 15 - 20 Terneras para Cra
Levante peso promedio de Chequear No das posparto para establecer su estado cra Ordeo
Compras 350 - 400 kg.(15 - reproductivo, revisar peso y condicin Terneros para Comercializacin
16 meses) corporal la venta
Realizar
Vacas de 15 a Calcular las posibles fechas de celo Novillas y
tratamiento
100 das posparto Detectar Realizar seguimiento de la detencin del vacas para
Semen celo celo y documentar en formato ordeo
Concentrado, Calcular hora de inseminacin
forrajes, droga, Inseminar Palpar y observar condicin del animal
desinfectantes Inseminar registrando la informacin
Realizar palpacin 45 a 90 das despus
Confir
No del servicio para confirmacin de preez
mar
Secar las vacas a los 7 meses de preez y
pasarlas junto con las primerizas (horro)
Secar Manejar alimentacin adecuada
A los 8 meses pasar a lote de prximas
RECURSOS Mantener en observacin y pasar a corral
HUMANOS FSICOS Transladar a cuando se detecte inicio de trabajo de
Encargado de Bascula Prximas parto
cra, levante y Corrales Este atento a cualquier anomalia y preste
reproduccin Comederos y la atencin si se requiere
Mayordomo bebederos Deje que la vaca limpie la cra
Oficios Varios Termo de Parto Desinfecte el ombligo FORMATOS
congelacin Dejar mamar a la cra los 3 primeros das PPL15
Equipo de Identificar y pesar a la cra y translade PS13
inseminacin segn su sexo y condiciones al nacer PP14
Equipo para Revisar la condicin de la vaca y PM17
Identificacin transladar a ordeo Registro de Padre y Madre

INDICADORES
% de Vacas Observadas en Calor No. de vacas observadas/No de vacas a observar X 100 Mensual 100%
% de Preez No total de vacas preadas/No. total de vacas chequeadas X 100 Mensual 70%
Intevalo Parto Concepcin Das transcurridos entre parto y concepcin Mensual 90 das
Servicios por Concepcin No. de servicios/No. de vacas preadas Mensual 2,5
Tiempo transcurrido en das entre el parto de un ternero nacido vivo y el Mensual
365 das
Intervalo entre partos siguiente Mensual
Edad y peso primer servicio Edad y peso primer servicio vs. Edad y peso establecidos para 1er. Servicio Mensual 15-16 / 350-400kg.

HACIENDA SANTA ANA
NOMBRE DEL PROCESO: ORDEO CODIGO HSA-OPO09

RESPONSABLE: Encargado de Hato
OBJETO: Producir leche teniendo en cuenta las indicaciones de manejo para cada animal bajo parmetros de higiene y calidad.

Reproduccin Vacas y novillas Entrada de Entrada de vacas con 3 das postparto Leche Clientes internos
Compras con 3 das de animales Revisar condiciones del animal Vacas en celo Clientes externos
paridas Revisin de equipo, materiales e insumos Reproduccin
Concentrado de ordeo
Suplementos Translado al lote de ordeo
Agua Agrupar los animales y cercar
Levaduras Conectar el equipo y verificar
Forraje funcionamiento
Droga Pasar animales al puesto de ordeo
Colocar concentrado segn lista
Manear
Limpiar pezones
RUTINA Despunte
DIARIA DE Colocar pezoneras
ORDEO Verificar succin de leche
Escurrir
Quitar pezoneras
Sellar pezones y desmanear
Retirar el animal y pasar el siguiente
RECURSOS Pesar leche semanalmente.
HUMANO FSICO Finalizado el ordeo recoger materiales,
Ordeadoras Establos equipo e insumos.
Oficios varios Equipo de ordeo Colocar corte
Bebederos Registrar eventos y actividades
Saladeros Llevar leche a clientes internos y
Cuerda electrica externos, registrando cantidades FORMATOS
Cantinas Manejar Suministrar sal, suplementos y agua Lista de raciones
Caballo de tiro Realizar tratamientos PM17
Zorra Observar calores PCL10
Aperos Secar Cumplidos 7 meses de preez secar y PVL11
Tanque de fro enviar al lote de ganado horro PAP16

INDICADORES
Promedio leche/vaca/da Total de leche da/No. de animales en produccin Diario 20 litros
Presencia de mastitis No. de pezones con mastitis/No. total de pezones X 100 Mensual 0
Condicin corporal Porcentaje de Grasa corporal Mensual 3,5
Produccin de leche por lactancia No. de litros producidos desde 3er. Da postparto hasta secado Anual 6200
Das en leche No. de das trasncurridos desde el parto hasta secado Anual 305

HACIENDA SANTA ANA
NOMBRE DEL PROCESO: ALIMENTACIN CODIGO HSA-OPA10

RESPONSABLE: Asesor Tcnico
OBJETO: Asegurar una alimentacin balanceada produciendo forrajes de la mejor calidad nutricional y suplementar con alimentos que estimulen y
aumenten la produccin de leche.

Compras Pastos y forrajes Supervisar rea del potrero (huecos) Pastos y forrajes Cra
Registros Plaguicidas Preparar de potrero Revisar cercas de condiciones Levante
Fertilizantes Revisar agua nutricionales Ordeo
Concentrados Aforar Realizar aforo del potrero ptimas, Reproduccin
Suplementos Calcular cortes acompaados de
Agua Recolectar informacin de registros una
Disear raciones
Calcular consumo diario de concentrado suplementacin
Entrar animales al potrero estratgica
Entrada de animales Suministrar concentrado en ordeo y balanceada y
suplementos y dems durante el da animales de buena
Correr cerca segn calculos de aforo condicin corporal,
RECURSOS Sacar animales del potrero alta produccin y
Salida de animales
reproductivamente
HUMANOS FSICOS Empezar ciclo en otro potrero
funcionales.
Administrador Tractor Desbrozar
Asesor tcnico Renovadora de Manejar de praderas Esparcir estiercol
Mayordomo praderas Aplicar fertilizante
Tractorista Sembradora Colocar riego FORMATOS
Oficios varios Boliadora Fumigar PMP12
Rastrillo Periodo de descanso Mantener riego PM17
Riego Duracin de 45-50 das
Fumigadora Tabla nutricional de concentrados
Finalizacin de y suplementos
periodo de descanso
Cerca elctrica PCL10
INDICADORES
Produccin forraje Ha/ao Produccin invierno + Produccin en verano Anual 283000kg.
Das de descanso Das transcurridos desde la salida de los animales hasta su entrada Anual 45
Produccin de leche /Ha/ao Produccin total de leche ao/rea total Anual 480 lt/ao/Ha
Capacidad de carga Unidades gran ganado/Total rea en produccin Anual 3

HACIENDA SANTA ANA
Junio de 2007
4.3 Comercializacin
El proceso de Comercializacin consiste en generar las condiciones adecuadas

de manejo del producto despus de su obtencin, almacenamiento, transporte, y
entrega.
Para productos perecederos como es la leche, se han venido manejando

estndares de calidad que permitan mantener las caractersticas del producto por
un mayor periodo de tiempo.
Por lo anterior, las empresas productoras de leche deben implementar programas

para el mejoramiento de la manipulacin y almacenamiento del producto.

81
HACIENDA SANTA ANA
PROCESO: COMERCIALIZACIN CODIGO HSA-OCZ11

RESPONSABLE DEL PROCESO: Administrador
PARTICIPANTES: Mayordomo
OBJETO: Entregar la leche y los animales al cliente segn los requisitos y condiciones establecidas.

Proceso de Leche Recoleccin de leche Ventas Junta directiva
produccin Animales Recolectar productos Recoleccin de animales Ingresos Administrador
Administrador descartados rechazados o descartados Informes Gestin financiera
contables Clientes internos
Transportar Registrar cantidad o salida de
producto
Llevar al punto de entrega
Entregar el producto
Entregar producto
Verificar cantidad y calidad
Hacer firmar remisin u hoja de
control
Emitir cuenta de cobro o Emitir cuenta de cobro o factura

RECURSOS factura del perodo acordado
HUMANOS FSICOS FORMATOS
Administrador Transporte Realizar comprobante de PVL11
Mayordomo Cantinas Realizar recaudo ingreso, verificando periodo, FCC04 - FF03
tiles de oficina cantidad y retenciones FCI02
INDICADORES
Cumplimiento de los requisitos Requisitos cumplidos/Requisitos establecidos Diario 100%
Calidad del producto Producto rechazado/Produccin total de venta Quincenal 0

HACIENDA SANTA ANA
Junio de 2007
5. DESCRIPCIN PROCESOS DE SOPORTE
En los procesos de soporte encontramos tres procesos que son:
Gestin del personal

Registros
Mantenimiento de Infraestructura
5.1 Gestin de Personal
El proceso de Gestin de Personal representa en gran medida la competitividad

de la empresa. Por ello, es necesario tener en cuenta que la gerencia de proceso
concibe una visin diferente de la administracin convencional, lo cual se debe
desarrollar con una capacitacin y concientizacin al personal sobre la
implementacin y las responsabilidades que se generan a travs de los procesos.
De igual manera la importancia de la documentacin y el manejo de registros.
Se debe tener en cuenta la formacin, la educacin, las habilidades y la
experiencia a la hora de asignar responsabilidades.

83
HACIENDA SANTA ANA
PROCESO: GESTIN DE PERSONAL CODIGO HSA-SGP12

RESPONSABLE: Junta directiva y/o Administrador
PARCIPANTES: Contador y Mayordomo
OBJETO: Proveer personal idneo para cada una de las actividades de la empresa, evaluar su desempeo, compensar y velar por sus derechos y

Procesos Perfiles de cargos Realizar anunci de cargo requerido Procesos
Contratos Convocar Revizar perfil del cargo
gerenciales Personal calificado gerenciales
Procesos Asistencia laboral Realizar entrevistas Mejoramiento Procesos
operativos Recurso financiero Realizar contrato de acuerdo al cargo y continuo operativos
Procesos de necesidades Pago de nomina Procesos de
Contratar
soporte Capacitaciones Revisar derechos y deberes de las soporte
Procesos de partes Procesos de
Medicin Realizar capacitacin mejoramiento
Capacitar Hacer entrega de dotacin, materiales e
insumos necesarios para el cargo
Revizar lista de asistencia y/o
Pagar nmina actividades FORMATOS
Entregar y hacer firmar recibo de pago Manual de Funciones
RECURSOS Evaluacin de desempeo Formato de contratos
Evaluar y capacitar
HUMANOS FSICOS Capacitacin y mejoramiento PA19
Junta Directiva tiles de oficina Revisar tipo de contrato FPN05
Administrador Computador
Contador Implementos de Desvincular Comprobantes de pago obligaciones
capacitacin Realizar liquidacin de acuerdo contrato laborales
INDICADORES
Cumplimiento de requisitos del cargo Requsitos cumplidos por el trabajador/Requisitos del perfil Cada reclutamiento 100%
Desempeo de actividades Actividades realizadas/Actividades asignadas Diario 100%
Pagos No. de pagos Realizados / Total Obligacines Laborales. Quincenal cada 15 das
Capacitacin No. de Capacitaciones por Ao Trimestralmente 12 al Ao
APROBADO: APROBADO: ACTUALIZADO:

HACIENDA SANTA ANA
Junio de 2007
5.2 Registros
El proceso de Registro busca documentar las actividades y eventos que suceden

en la finca.
Para esto inicialmente se disean formatos que permitan la recoleccin de

informacin de manera eficiente, eficaz y de fcil comprensin para los
responsables. Seguido, se sistematiza la informacin en un software especifico
utilizado por la empresa, para el anlisis y medicin de los diferentes factores que
se manejan.
Por este motivo es de gran importancia manejar los registros y soportes contables
que ayuden al anlisis y evaluacin de la rentabilidad del negocio.
Es de gran importancia la veracidad de la informacin recolectada en estos

registros ya que a partir de esta el sistema nos brinda herramientas para la
evaluacin, control, planeacin de actividades, manejo de recursos y toma de
decisiones.

85
HACIENDA SANTA ANA
NOMBRE DEL PROCESO: REGISTROS CODIGO HSA-SR13

RESPONSABLE: Administrador
OBJETO: Asegurar un sistema de informacin por medio del manejo de registros actualizados y documentados de las actividades realizadas y las
observaciones de la empresa como elemento para planear y tomar decisiones de manera acertada y objetiva

Procesos Informacin de las Implementacin de Entregue los registros a cada uno de Listado (resumen) Administrador
gerenciales actividades y registros los lderes de procesos de actividades y Asistente Tcnico
Procesos eventos sucedidos eventos sucedidos Contador
operativos en la finca Registrar todos los eventos y Junta directiva
Registrar informacin actividades efectuadas en la finca
Procesos de
soporte (produccin, reproduccin,
Procesos de
medicin, anlisis Verificar No Verifique que la informacin sea
y mejora veraz y oportuna
Revise Ingrese la informacin al sistemas
informacin Revise la informacin con los lderes FORMATOS
Si
de proceso e informe anomalas
RECURSOS Ingresar Imprima las listas de actividades y FCE01. FCI02, FF03, FCC04, FPN05,
HUMANOS FISICOS informacin entreguelas a los lderes de procesos CCC06, CI07, COP08, CR09, PCL10,
Computador Imprima los listados de anlisis y PVL11, PMP12, PS13, PP14, PPL15,
Asistente Tcnico tiles de oficina hgalos llegar al responsable PAP16, PM17,PP18, PA19, MAN20.
Sistematizacin
Responsables de Software especfico (administrador - contador)
cada proceso
INDICADORES
No. de registros entregados en la fecha asiganada / Total de
Cumplimiento Diario 100%
registros que se deben entragar.
Veracidad Informacion enteregada / informacion real Diario 100%

HACIENDA SANTA ANA
Junio de 2007
5.3 Mantenimiento de Infraestructura
El proceso de Mantenimiento de Infraestructura trata de generar un buen

rendimiento y mayor duracin de las locaciones, maquinaria y equipos.
Para ello, es necesario generar manuales de uso y mantenimiento con el objeto

de realizar un proceso preventivo de la infraestructura, mejorando su
funcionamiento y cumpliendo con los estndares de higiene y calidad del
producto.

87
HACIENDA SANTA ANA
NOMBRE DEL PROCESO: MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA CODIGO HSA-SMI14

RESPONSABLE: Mayordomo
OBJETO: Mantener las locaciones, maquinaria y equipo en las mejores condiciones tcnicas y fitosanitarias para el buen desarrollo de las actividades

Compras Maquinaria y Revisin Mantenimiento Observaciones de
equipo Revisin de locaciones, maquinaria y equipos estado de locaciones, Procesos operativos
Procesos equipo y maquinaria
operativos Detergentes
Lubricantes Mover establos diariamente, lavar y desinfectar .
- Establos
Locaciones Realizar limpieza diaria en las oficinas, muebles y
- Oficinas
enseres
- Bodegas
Realizar limpieza semanalmente en bodegas,
controlando plagas.
Uso
- Ordeo Ordeo: Lavar diariamente al finalizar actividades,

Equipos
- Riego revisando aceites y combustible. Realizar un lavado
RECURSOS general semanalmente con productos desengrasantes
HUMANOS FSICOS Riego: Realizar Mantenimiento Preventivo
Revisar aceites y combustible antes de empezar
- Tractores
Asistentes tcnicos Implementos de actividades FORMATOS
Maquinaria - Fumigadoras
(externos) aseo Terminado el proceso revisar y lavar Manuales
Agrcola - Implementos
MAT20
agrcolas
Oficios varios Herramientas Utilizar dotacin especifica para cada actividad Normas de Higiene
INDICADORES
Depreciacin Valor de infraestructura/Vida til Anual depende del activo

HACIENDA SANTA ANA
Junio de 2007
6. DESCRIPCIN PROCESOS MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
6.1 Medicin, anlisis y mejora
El proceso de Medicin, Anlisis y Mejora trata de asegurar la conformidad del

sistema de gestin, la satisfaccin del cliente, la conformidad del proceso y la
conformidad del producto y/o servicio.
Con esto se busca mantener una retroalimentacin de las condiciones en las que
se maneja el sistema de gestin por procesos, durante su implementacin y
posteriormente en su mejoramiento continuo.

89
HACIENDA SANTA ANA
NOMBRE DEL PROCESO: MEDICIN, ANLISIS Y MEJORAMIENTO CODIGO HSA-GPGA01

RESPONSABLE: Junta directiva y/o Administrador
OBJETO: Disponer de un sistema de medicin, anlisis y evaluacin que asegure el mejoramiento continuo.
PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES SALIDA CLIENTES

Procesos Informe de Realizar reuniones para Informe de Procesos gerenciales
Establecer indicadores
gerenciales desempeo establecer indicadores en cada actividades Procesos operativos
Procesos productivo uno de los procesos preventivas Procesos de soporte
operativos Informe de Informe de Proveedores
Porcesos de desempeo Medir Medir los resultados de los actividades Clientes
soporte reproductivo indicadores correctivas
Informe de Objetivos y metas
desempeo Analizar resultados Analizar los resultados de los de calidad
contable indicadores teniendo en cuenta Mejoramiento
Infome de standares de eficiencia y eficacia continuo
personal FORMATOS
Establecer Establecer acciones correctivas y MAMP21, MAMF22, MAMCL23,
acciones preventivas MAMC24,MAMP25, MAMCZ26,
RECURSOS Establecer objetivos y metas MAMGP27, MAMR28, MAMAT29,
HUMANOS FSICOS MAMA30
Auditor interno Implementos de Mantener retroalimentacin, Informe productivo
y/o externo oficina Evaluar evaluacin y control de los Informe reproductivo
Responsables Locacin procesos para el mejoramiento Informe financiero y contable
de proceso Computador Informe de desempeo del personal
INDICADORES
Cumplimiento de los objetivos Objetivos cumplidos/Objetivos propuestos Depende del periodo 100%
Calidad del producto Neces. y requis. cumplidos/nece. Y requis. establecidos Diario 100%
Cumplimiento de actividades
preventivas y correctivas Actividades realizadas/Actividades propuestas Periodo establecido 100%

HACIENDA SANTA ANA
Junio de 2007
ANEXOS
Cdigo Nombre No. Pgina

FCE01 Comprobante De Egreso 93
FCI02 Comprobante De Ingreso 94
FF03 Facturas 95
FCC04 Cuenta De Cobro 96
FPN05 Pago De Nomina 97
CCC06 Registro De Clientes 98
CI07 Registro De Inventarios 99
COP08 Orden De Pedido 100
CR09 Remisiones 101
PCL10 Registro Control Leche 102
PVL11 Registro Venta Leche 103
PMP12 Manejo De Praderas 104
PS13 Registro De Servicios 105
PP14 Registro De Partos 106
PPL15 Registro De Palpacin 107
PAP16 Registro De Actividades Preventivas 108
PM17 Registro De Movimientos 109

91
HACIENDA SANTA ANA
Junio de 2007
ANEXOS
Cdigo Nombre No. Pgina
PP18 Registro De Peso 110
PA19 Registro De Asistencia 111
MAN20 Registro De Mantenimiento 112
MAMP21 Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Planeacin Y 113
Gestin.
MAMF22 Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Gestin 114
Financiera.
MAMCL23 Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Comunicacin 115
Con El Cliente.
MAMC24 Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Compras. 116
MAMP25 Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Produccin. 117
MAMCZ26 Registro De Medicin Anlisis Y Mejora 118
Comercializacin.
MAMGP27 Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Gestin De 119
Personal.
MAMR28 Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Registros. 120
MAMAT 29 Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Mantenimiento. 121
MAMA30 Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Medicin. 122

92
HACIENDA SANTA ANA
CONTROL SEMANAL DE LECHE COD. PCL10

RESPONSABLE:____________________________________ FECHA:_______________
N DE LOTE:__________________________ N DE ANIMALES:__________________
CANTIDAD
IDENTIFICACIN A.M P.M TOTAL OBSERVACIONES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
OBSERVACIONES_______________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
ELABORADO: APROBADO: FECHA: ACTUALIZACIN:
DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V. 2007
HACIENDA SANTA ANA
CONTROL DIARIO DE PRODUCCIN Y VENTA DE LECHE COD. PVL11

RESPONSABLE:__________________________________________
MES_____________________________
(-)CANT. TOTAL
CANTIDAD TOTAL PRECIO
CONSUMO CANTIDAD TOTAL VENTA
DIA PRODUCIDA LT/KG INTERNO VENTA
VENTA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
TOTALES

DIANA BUITRAGO P.
HACIENDA SANTA ANA
REGISTRO DE PESO COD. PP18

RESPONSABLE:______________________FECHA:_____________________
PROCESO:________________________________________________________
N DE LOTE:______________N: DE ANIMALES:_______________________
IDENTIFICACIN PESO OBSERVACIONES

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
OBSERVACIONES_____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
DIANA BUITRAGO P.
HACIENDA SANTA ANA
REGISTRO DE PRADERAS COD. PMP12

RESPONSABLE:_______________________________________________________
MANEJO ROTACIN
EXTENSIN TIPO DE
N LOTE AFORO CONTROL DE PLAGAS FERTILIZACIN N DE FECHA DE FECHA DE
HA FORRAJE PROCESO
FECHA PRODUCTO CANT./HA FECHA PRODUCTO CANT./HA ANIMALES ENTRADA SALIDA
OBSERVACIONES___________________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________ _______________________________________
___________________________________________________________________________________________________ _______________________________________
___________________________________________________________________________________________________ _______________________________________
DIANA BUITRAGO P.
HACIENDA SANTA ANA
REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE PROCESOS COD. PM17
CAMBIO DE PROCESO
FECHA No IDENTIFICACIN PESO OBSERVACIONES
SALIDA MOTIVO RESPONSABLE ENTRADA RESPONSABLE

DIANA BUITRAGO P.
HACIENDA SANTA ANA
REGISTRO DE ACTIVIDADES PREVENTIVAS COD. PAP16

RESPONSABLE:__________________________________________
PROCESO:______________________________________________
VACUNA 1:______________________ LOTE_________________ VENCIMIENTO___________________________
VACUNA 2:______________________ LOTE_________________ VENCIMIENTO___________________________
VACUNACION VERMIFUGACION CONTROL DE MOSCA

No IDENTIFICACIN PESO OBSERVACIONES
VAC1 VAC2 PRODUCTO DOSIS PRODUCTO DOSIS
OBSERVACIONES:___________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
DIANA BUITRAGO P.
HACIENDA SANTA ANA
REGISTRO DE SERVICIOS COD. PS13
RESPONSABLE:______________________________________________________
HORA
ESTADO MONTA
FECHA No. ID HEMBRA CC INICIO DE ID PAJILLA OBSERVACIONES
SERVICIO DE FLUJO DIRECTA
CALOR

DIANA BUITRAGO P.
HACIENDA SANTA ANA
REGISTRO DE PARTOS COD. PP14

RESPONSABLE:_____________________________PERIODO:_____________________________________
IDENTIFICACIN CRIA
FECHA ID MADRE
SEXO RAZA PESO IDENTIFICACIN OBSERVACIONES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
OBSERVACIONES:___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
DIANA BUITRAGO P.
HACIENDA SANTA ANA
REGISTRO DE PALPACIN COD. PPL15

RESPONSABLE:__________________________________________________________FECHA:____________________________________
UTERO OVARIOS EST. PREEZ

No. NOMBRE CC OBSERVACIONES TRATAMIENTO
CERVIX INVOL CONT COND OD OI S/N DIAS
10
OBSERVACIONES______________________________________________________________ ___________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
DIANA BUITRAGO P.
HACIENDA SANTA ANA
REGISTRO DE ASISTENCIA LABORAL COD. PA19

RESPONSABLE:_________________________________________ PERIODO_____________________
DIAS - HORAS TOTAL

NOMBRE Y APELLIDO OBSERVACIONES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 HORAS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
OBSERVACIONES___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________
DIANA BUITRAGO P.
HACIENDA SANTA ANA
LISTA DE PEDIDOS COD. COP08

RESPONSABLE:_________________________________________ PERIODO:____________
PRODUCTO Y/O
PROCESO CANTIDAD OBSERVACIONES
SERVICIO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
OBSERVACIONES_____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SOLICITADO POR APROBADO
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
_____________________
ELABORADO: APROBADO: FECHA: ACTUALIZACIN

DIANA BUITRAGO P.
HACIENDA SANTA ANA
COD. FNP05
EMPRESA HACIENDA SANTA ANA NIT.
FECHA:___________________ NOMBRE:__________________________________
C.C:_______________________ SUELDO BASICO:___________________________
DESDE:_____________________________ HASTA:________________________
PAGO QUINCENAL
CONCEPTO CANTIDAD DEVENGADO DEDUCCIONES
SUELDO BASICO
AUXILIO DE TRANSPORTE
PENSIN
SALUD
TOTALES
NETO A PAGAR =
RECIBI:____________________________
ELABORADO: FECHA: APROBADO: ACTUALIZACIN

DIANA BUITRAGO P.
HACIENDA SANTA ANA
REGISTRO DE INVENTARIO - KARDEX COD. CI07

RESPONSABLE:________________________________________________ ARTCULO:_________________________________________
VALOR ENTRADA SALIDA SALDO PROCESO

FECHA DESCRIPCIN
UNITARIO CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR SOLICITANTE

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
REGISTRO LISTA DE INVENTARIO

RESPOSABLE:________________________________________ FECHA:_________________
EXISTENCIAS EXISTENCIAS
ARTICULO INV. SIST. INV.FISICO
OBSERVACIONES

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
REGISTRO DE CONVOCATORIA Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL COD.

RESPONSABLE:___________________________________________
HOJA DE VIDA CONTRATACIN

FECHA PROCESO CARGO O ACTIVIDAD MEDIO CONV. ASISTENCIA
REQ. CONF. REF. DEF. IND. P.SER
OBSERVACIONES_____________________________________________________________________________ _________________________
______________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________
DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
REGISTRO DE MANTENIMIENTO MAQUINARIA Y/O EQUIPO COD. MAN20

RESPONSABLE:__________________________________ PERIODO:_____________
FECHA MAQUINARIA Y/O EQUIPO MANTENIMIENTO REPARACIN OBSERVACIONES

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
COD. FCE01
COMPROBANTE DE EGRESO
HACIENDA SANTA ANA NIT.
FECHA: N:
EFECTIVO CHEQUE TARJETA

CONCEPTO VALOR UNIT. TOTAL
TOTAL
TOTAL EN LETRAS ELABORADO APROBADO RECIBIDO

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
COD. FCI02
HACIENDA SANTA ANA NIT.
COMPROBANTE DE INGRESOS N_____________________
FECHA:_________________________ VALOR $_______________
RECIBIDO DE:_____________________________________________________________
POR CONCEPTO:___________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
VALOR____________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
ELABORADO Y RECIBIDO

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
COD. CCC06
REGISTRO DE CLIENTES
NOMBRE NIT DIRECCIN TELEFONO CONTACTO

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
COD.FF03
HACIENDA SANTA ANA

Nit:
Km 3 via vereda Checua Cundinamarca Municipio de Nemocon
Tel: 8544247
Resolucin
Seores Nit.
Direcin Fecha
Telefono D M A
Factura de Venta
No. 001
Unidades Concepto Vlr. Unitario Vlr. Total
VALOR EN LETRAS: SUBTOTAL

IVA
RETENCIN
TOTAL

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
COD.FCC04
HACIENDA SANTA ANA

Documento equivalente a CUENTA DE COBRO
FECHA: VALOR $
NOMBRE:
RUT O NIT:
CONCEPTO:
VALOR:
FIRMA
NOMBRE

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de PLANEACIN Y GESTIN

COD.MAMP21
PERIODO
NOMBRE FORMULA FRCUENCIA META 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Eficacia Objetivos obtenidos/Objetivos propuesto Mensual 100%
Eficiencia Tiempo de obtencin de resultados/Resultados obtenidos Trimestral <1
Productividad Salidas Aceptables / (total Entradas + Costos Mala Calidad) Mensual >1

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de COMPRAS

COD.MAMC24
PERIODO
Calidad Devoluciones hechas/Productos Comprados Quincenal 0 devoluciones
Capacidad del proveedor Entrega/Pedido Quincenal 100%
Tiempo de entrega Das trasncurridos entre el pedido y la llegada del pedido Quincenal 2 das
Capacitacin No. de Capacitacion Prestadas por Ao Trimenstral 12 al ao

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de PRODUCCIN.

COD.MAMP25
PERIODO
Ganancia de peso Peso final - Peso Inicial/No. de das Cada dos meses 700 gr. Da
Conversin alimenticia Kg. De suplemento/Ganancia de peso Cada dos meses 4%
Promedio leche por lactancia Produccin vaca lactancia/No. de das en lactancia Periodo de lactancia 20 litros
Promedio das abiertos Das abiertos vaca1+ Das abiertos vaca2+.../Total de animales prod. Mensual 90
Promedio das en leche Das prod. vaca1 + Das prod. Vaca2+/Total de animales prod. Mensual 305
Porcentaje de preez No. vacas preadas/No. vacas chequeadas x 100 Mensual 70%
Servicios por concepcin No. de servicios/No. de vacas preadas Mensual 2,5
Porcentaje hembras nacidas No. de hembras nacidas/ Total nacimientos x 100 Mensual 50%
Intervalo entre partos Tiempo transcurrido en das entre el parto de un ternero nacido vivo y el siguiente Mensual 365 das
Produccin de forraje Ha/ao Produccin en invierno + Produccin en verano Mensual 283000 kg.
Produccin litros/Ha/ao Produccin total leche ao/rea total en produccin Mensual 480lt/ao/ha

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de COMUNICACIN CON EL CLIENTE

COD.MAMCL23
PERIODO
Satisfaccin del cliente No. de quejas y reclamos/ Tiempo Quincenal 0%
Calidad del producto Produccin total - producto devuelto (no conforme) Quincenal O DEVOLUCIONES

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de GESTIN FINANCIERA.

COD.MAMF22
PERIODO
Ingresos Ingreso n +1 - Ingreso n Mensual 1%
Egresos Egresos n + 1 - Egreso n Mensual 0,50%
Margen Neto Utilidad neta/Ventas netas x 100 Mensual 1%
Nivel de Endeudamiento Total pasivos con terceros/Total Activo Mensual 1%
Rendimiento de la Inversin Utilidad neta/Activo Total Mensual 1%

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de COMERCIALIZACIN.

COD.MAMCZ26
PERIODO
Cumplimiento de los requisitos Requisitos cumplidos/Requisitos establecidos Diario 100%
Calidad del producto Producto rechazado/Produccin total de venta Quincenal 0

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de MANTENIMIENTO.

COD.MAMAT29
PERIODO
Depreciacin Valor de infraestructura/Vida til Anual Depende del activo

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de REGISTROS

COD.MAMR28
PERIODO
Cumplimiento No. de registros entregados en la fecha asiganada / total de registros que se deben entragar Diario 100%
Veracidad Informacion enteregada / informacion real Diario 100%

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de MEDICIN.

COD.MAMA30
PERIODO
Cumplimiento de los objetivos Objetivos cumplidos/Objetivos propuestos Depende del periodo 100%
Calidad del producto Neces. y requis. cumplidos/nece. Y requis. establecidos Diario 100%
Cumplimiento de actividades Actividades realizadas/Actividades propuestas Periodo establecido 100%

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
HACIENDA SANTA ANA
Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de GESTIN DE PERSONAL

COD.MAMGP27
PERIODO
Cumplimiento de requisitos del cargo Requsitos cumplidos por el trabajador/Requisitos del perfil Cada reclutamiento 100%
Desempeo de actividades Actividades realizadas/Actividades asignadas Diario 100%
Pagos Quincenal 100%
No. de pagos realizados / Total obligaciones laborales pagadas,
Capacitacin No. de Capacitaciones por Ao Trimestral 12 al Ao

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
COD.CR09
HACIENDA SANTA ANA

Nit:
Km 3 via vereda Checua Cundinamarca Municipio de Nemocon
Tel: 8544247
Resolucin
Seores Nit.
Direcin Fecha
Telefono D M A
Remision:
No. 001
Unidades Concepto Vlr. Unitario Vlr. Total
RECIBIDO ENTREGADO

DIANA BUITRAGO P.
DIEGO VALBUENA V.
Proceso: Nombre
Cdigo del Proceso Clasificacin: megaproceso, proceso, subproceso,
actividad
Responsable Lider del proceso
Inicia Primera actividad
Termina ltima actividad
Elabor Persona que levanta el proceso
Lo que se pretende alcanzar con el desarrollo del
Objetivo mismo
Necesarios para medir el proceso y los resultados
Indicadores del mismo
Informacin de entrada Registros, formatos y dems informacin necesaria

Insumos Materia prima e insumos necesarios
Persona, proceso u organizacin que suministra
Proveedores los insumos
Informacin que se genera con el desarrollo del
Informacin de salida proceso
Producto Salida o resultado del proceso
Persona, proceso u organizacin que recibe el
Cliente producto
Personas y cargos necesarios para el desarrollo del
Recurso humano proceso
Maquinaria y equipos Maquinaria y equipos necesarios (infraestructura)

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ESTANDARIZACIN DE PROCESOS EN UNA EMPRESA PRODUCTORA

DE LECHE DE LA SABANA DE BOGOT

DIANA PAOLA BUITRAGO PEA

DIANA PAOLA BUITRAGO PEA

RECTOR Hno. FABIO GALLEGO ARIAS

VICERRECTOR ACADEMICO Hno. HENRY ALBERTO RAMIERZ

VICERRECTOR DE PROMOCIN Hno. EDGAR FIGUEROA BRAJIM

VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Dr. MAURICIO FERNANDEZ F.

DECANO DE LA FACULTAD Dr. HECTOR HORACIO MURCIA C.

Bogot D. C. Octubre 17 de 2007

Los trabajos de grado no deben contener ideas que sean

Ni la universidad, ni el asesor, ni el jurado calificador, son

1. MARCO DE REFERENCIA ...............................................................................14

1.1 PROCESO .......................................................................................................14

2. IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA ...............................................................29

2.1 ORIGEN ...........................................................................................................29

3.1 MAPA DE PROCESOS ...................................................................................35

4. ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS.....................................................56

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ...............................................57

MANUAL DE FUNCIONES .................................................................................124

Figura 1. Cadena de Valor 23

Figura 2. Smbolos empleados en diagramas de flujo 26

Figura 3. Ficha de Procesos 27

Figura 4. Organigrama Hacienda Santa Ana 30

Figura 5. DOFA Hacienda Santa Ana 34

Figura 6. Mapa de Procesos Hacienda Santa Ana 36

Tabla 1. Proceso de planeacin y gestin 38

Tabla2. Proceso de gestin financiera 39

Tabla 3. Proceso de comunicacin con el cliente 40

Tabla 4. Proceso de Compras 42

Tabla 5. Proceso de Produccin 43

Tabla 6. Subproceso de cra 44

Tabla 7. Subproceso de levante 45

Tabla 8. Subproceso de reproduccin 46

Tabla 9. Subproceso de ordeo 47

Tabla 10. Subproceso de alimentacin 48

Tabla 11. Proceso de comercializacin 49

Tabla 12. Proceso de gestin del personal 51

Tabla 13. Proceso de registros 52

Tabla 14. Proceso de mantenimiento de infraestructura 53

Tabla 15. Proceso de medicin, anlisis y mejora 55

En este trabajo encontraran una herramienta para orientar la ganadera lechera

Palabras claves: procesos, identificacin, estandarizacin, empresa productora

Keys words: processes, identification, standardization, company producer of milk.

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Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

Procedimiento: Es un proceso normalizado. Conjunto de actividades

Producto: Es la salida de un proceso.

Cliente: Organizacin o persona que recibe un producto.

Entrada: Las entradas de un proceso son por lo general salidas de otro

Proveedor: Organizacin o persona que suministra un producto.

Indicadores: Conjunto de mediciones realizadas al proceso para medir

Eficiencia: Logro de objetivos

Eficacia: Logro de los objetivos con la mejor utilizacin de los recursos