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Principios
de
administracin
y
organizacin

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ADMINISTRACION
2
Es el proceso de disear y mantener un medio ambiente en el cual los
individuos, que trabajan en grupos logren eficientemente los objetivos

Es la ciencia social que aplica principios, tcnicas, practicas a grupos

humanos organizados, para lograr esfuerzos cooperativos que le
permiten lograr objetivos que individualmente sera imposible alcanzar

Es una ciencia social. Principios. Objetos. Eficiencia. Eficacia. Grupo

humano organizado. Esfuerzos cooperativos. Coordinacin de recursos.
Productividad

Es el proceso de disear y mantener un medio ambiente en el cual los

individuos, que trabajan en grupos logren eficientemente los objetivos
seleccionados

CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION

Universalidad. Valor instrumental. Unidad temporal. Amplitud del

ejercicio. Especificidad. Interdisciplinariedad. Flexibilidad

PROCESO ADMINISTRATIVO
Forma sistemtica de hacer las cosas
Es la forma en que los directivos y gerentes, con relacin a sus aptitudes
y actitudes desempean las actividades que le han sido conferidas, con
el propsito de lograr los objetivos

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 Conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta
la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso
integrador
3
Es la herramienta elemental para la conduccin de las organizaciones.

El PROCESO ADMINISTRATIVO se divide en dos fases:

FASE MECANICA: (Planeacin y Organizacin) Esta fase es

ESTRUCTURAL. Donde se estructura o construye a la organizacin para su
funcionamiento.

FASE DINAMICA: (Direccin y Control). En esta etapa se lleva a cabo

la fase mecnica. Comienzan las operaciones propiamente dichas y se
controla que todo salga segn lo planeado.

FASE DE INTEGRACION, DIRECCION Y CONTROL: Es obtener y

articular los elementos humanos y materiales que la fase mecnica
sealo como adecuado para el correcto funcionamiento de la
organizacin.

Surge de las funciones bsicas y se transforma en la gestin a ser

aplicada en todas y en todos los niveles
1) Planificar; 2) Organizar; 3) Dirigir/Ejecutar

4) Controlar; 5) Coordinar; 6) Retroalimentacin

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 4

FUNCIONES BASICAS
1) Planificar: Es la accin de saber, conocer y documentar con
anticipacin lo que la organizacin proyecta hacia el futuro
2) Organizar: Es el proceso de ordenar y distribuir las funciones, tareas y
los recursos entre las reas, los departamentos, las divisiones, las
secciones y los miembros de la organizacin.
Proceso por el cual se genera el ente.
3) Dirigir: Accin de mandar, influir, motivar a los integrantes.
Ejecutar: Es la accin de poner en prctica, llevar a cabo, las
decisiones, las funciones, las tareas, los planes, los objetivos, relacionados
con los planes aprobados por los directivos.
4) Control: Accin de medir, cuantificar, observar, informar, verificar,
comparar entre lo planificado y lo organizado.

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 Derivadas de las funciones bsicas que hacen al
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funcionamiento de la organizacin.

5) Coordinar: Es la accin de mandar, influir, motivar a los integrantes del

equipo para la realizacin de las tareas.
6) Staffing/Asesorar: Es la funcin que comprende acciones que se
relacionan con la informacin, resolucin, propuesta y dictmenes de un
grupo de personas idneas, capacitadas sobre diferentes situaciones a
resolver dentro de la organizacin significando, adems, la participacin
interdisciplinaria

El objeto de estudio de la administracin son todas

las organizaciones.

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LAS SEIS OPERACIONES PROPIAS DE LA ADMINISTRACION
(FAYOL)
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Son aquellas actividades que toda organizacin debe realizar para llevar a
cabo el negocio y lograr los objetivos fijados por el nivel poltico-estratgico.

1) Tcnicas.
2) Administrativas.
3) Contables.
4) Financieras.
5) Comerciales.
6) Seguridad.

PRINCIPIOS
Verdad fundamental, o que en un momento determinado se considera
como tal, que explica las relaciones entre dos o ms grupos de variable.

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION
Son pautas, lineamientos para conducir, guiar, administrar las
organizaciones, orientadas a aplicar los valores humanos.

1) Divisin del trabajo: Consiste en descomponer a la organizacin en

los tres niveles (Politico-Estrategico, logstico-gerencia-direccin y tctico-
operativo).
2) Autoridad y responsabilidad:

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 Autoridad: Es el derecho, la faculta y la atribucin que tienen los jefes
para dar rdenes, hacerse obedecer y pedir rendicin de cuentas.
Facultad de mando y decisin otorgada por la estructura formal.
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a) Autoridad lineal
b) Autoridad funcional
c) Autoridad final
d) Autoridad de Staff

Responsabilidad: Es la virtud o disposicin habitual de asumir las

consecuencias de las propias decisiones respondiendo por ella ante alguien.

Asumir hechos y actos por s mismo.

3) Disciplina: Resultado de la obediencia a la autoridad y a las

concesiones estatuidas

Es uno de los principios que rige la conducta de la organizacin y la de sus

integrantes, da lugar a los objetivos no operativos, bases a las acciones de la
responsabilidad social.

4) Unidad de mando: Un solo jefe para varios subordinados

5) Unidad de direccin: Un solo nivel poltico-estratgico Una nica

conduccin para toda la empresa.

6) Subordinacin del inters personal al general:

7) Remuneracin del personal: Es la retribucin por los servicios

prestados a la organizacin, incluye a los dueos, inversores, accionistas a
travs de retribuir por el capital invertido.

8) Centralizacin y descentralizacin:

La centralizacin: Es el control de la informacin y de la toma de decisiones

en una sola persona, un solo rgano o una sola unidad organizativa.

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Mientras ms pequea es la organizacin ms centralizacin hay.

La descentralizacin: Es la delegacin del poder de toma de decisiones y

controlar las informaciones a otras personas, rganos o unidades organizativas.
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9) Jerarqua: Es el grado de autoridad formal que poseen las personas
dentro de una organizacin.

10) Orden: Toda organizacin debe tener una estructura.

11) Equidad: Corresponde al trato justo y equilibrado para con las

personas, de igual nivel, superior nivel e inferiores niveles. La equidad se
corresponde con la funcin y con las tareas delegadas a las personas dentro
de una organizacin.

12) Estabilidad del personal: Es la base para la formacin y el desarrollo

personal. No implica que toda persona permanezca para siempre en la
organizacin, sino, que su permanencia estara ligada a la cultura
organizacional y a la cultura del lugar, a las decisiones de los directivos, al
crecimiento de la organizacin, al crecimiento del mercado y sus propias
decisiones.

13) Iniciativa: Es la participacin de las personas a travs de escuchar sus

ideas y propuestas. Es una forma de motivar al personal.

14) Espritu de cuerpo o espritu de equipo: Es el trabajo que se

realiza en equipo. La armona y la unin entre las personas que constituyen
gran fuerza para la organizacin. Este principio hace referencia al trabajo en
equipo y trabajar en equipo.

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ORGANIZACIONES
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Es la institucin social, un subsistema del sistema social, cuyos miembros en
busca de determinados fines desarrollan tareas en forma consiente y
coordinada, relacionndose mdiate una estructura circunstancial y su
comportamiento, caractersticas y objetivos estn profundamente
influenciados por el medio donde actan, influencia que es recproca.

Son unidades sociales o agrupamientos humanos deliberadamente

constituidos para alcanzar fines especficos.

CARACTERISTICAS DE LAS ORGANIZACIONES

a) Fines: Es uno de los valores de toda organizacin con o sin fines de lucro.
Es la razn de ser de toda organizacin. Es el motivo por el cual se crea
una organizacin.
b) Conjunto de hombres y medios:
c) Racionalidad: Es la utilizacion de la razon humana para la toma de
decisiones, la ejecucion y la generacion de ideas.
d) Sistema de relacin y dependencia:
e) Divisin del trabajo:
f) Presencia de uno o ms centros del poder:
g) Impersonalidad: Ante la ausencia de algn miembro de la
organizacin esta debe continuar.
h) Interaccin reciproca:
i) Conjunto o sistemas de valores:
j) Sistema de roll-status:
k) Autosuficiencia: Toda organizacion debe procurer la obtencion de sus
propios recursos. La organizacin debe generar sus propios ingresos.
l) Duracin: El tiempo que debe permanecer la organizacin va ms all
de la vida de sus integrantes y fundadores.

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NIVELES DE LA ORGANIZACION
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Los tres niveles alcanzan a todas las organizaciones cualquiera sea su tamao.

1) NIVEL POLITICO-ESTRATEGICO: Son las personas o la persona que

toma las decisiones estratgicas, define las estrategias corporativas,
define las polticas y los grandes objetivos u objetivos generales.
Decisiones no programadas.
Fija objetivos generales y se orienta hacia afuera.
Es el espacio en el cual se encuentra la administracin propiamente
dicha de toda organizacin.
2) NIVEL DE DIRECCION, PLANEAMIENTO O GERENCIAL: Encargaos
de la bsqueda de estrategias, sea, como llegar a los grandes objetivos.
Lo conforman los gerentes, tambin llamado ALTA GERENCIA.
Son los encargados de amortizar la incertumbre, obtener los recursos y
medios necesarios para concretar la estrategia y llegar a los objetivos.
Actan de mediador flexible entre los otros niveles
3) NIVEL DE EJECUCION, OPERATIVO O TACTCO: Son los encargados
de ejecutar las tareas bsicas y se orienta hacia adentro.
En este espacio se encuentra el rea de administracin o rea
administrativa.
Es donde se pone en funcionamiento todas aquellas actividades que
hacen al negocio de la organizacin.

ENTORNO DE LA ORGANIZACIN

ENTORNO SECTORIAL: (Micro entorno) Conjunto de factores que

repercuten a las organizaciones en forma directa.

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 ENTORNO GENERICO: (Macro entorno) Es el amplio conjunto de
factores que delimitan las reglas de juego y el marco general en que
todas las organizaciones se van a desenvolver.
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MICROENTORNO: Se conforman por las variables que influyen
directamente sobre la organizacin. (Clientes, usuarios, compradores,
competidores, proveedores)
MACROENTORNO: Se conforma por las variables incontrolables para
la empresa. (Econmicas, polticas, educativas, ambientales, sociales,
demogrficas, culturales, tecnolgicas y legales)

El entorno es el conjunto de variables o elementos o actores externos a

la organizacin que son pertinentes y relevantes para su actuacin.

PRICIPIOS DE ORGANIZACION

Son pautas, guas para ordenar y/o estructurar interna y formalmente a la

organizacin como institucin y a las empresas en general.

1) Delegacin o accin de delegar: Es el proceso mediante el cual

una persona, unidad organizativa o un rgano, transfiere, sede,
encomienda a otra persona, unidad organizativa o a otro rgano para
que haga las veces de jefe, que haga y cumpla funciones y tareas que le
fueron conferidas mediante la autoridad formal.
Tipos de delegacin:
a) DESCENDENTE: Es aquella en la que un jefe directo transfiere la
autoridad (y otras) en forma directa a su/s subordinado/s directo/s.
La delegacin descendente es la aplicacin real de la autoridad
lineal.

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 12
b) ASCENDENTE: Es aquella en la que se produce el proceso de transferir
a un par, a un representante la autoridad necesaria para que tome
decisiones por nosotros.
c) DELEGACION HORIZONTAL: Se trata de una delegacin que parte del
mismo nivel jerarquico.

2) Departamentalizacin o la accin de departamentalizar: Es el

proceso mediante el cual se agrupan tareas y funciones homogneas. Se
agrupan tareas que poseen una similitud.
El nivel de mayo departamentalizacin es el operativo, porque es el nivel
que debe tener mayor claridad en las funciones que ejerce para llevar a
cabo el cumplimiento de los objetivos de la organizacion
3) Coordinacin o la accin de coordinar: La coordinacin es una
prueba del equilibrio de la organizacin.
Es tan importante la coordinacin, al punto que ha sido distinguida como
el proceso ms trascendente de la organizacin, que, adems de
exponer los principios administrativos y organizativos, permite evaluar
tambin el grado de integracin de sus miembros.
La coordinacin es un proceso que consiste en integrar las actividades
de unidades organizativas independientemente a efecto de lograr las
metas de la organizacin con eficiencia.
4) Tramo de control: Es la cantidad de subordinados que un jefe puede
controlar, o es la cantidad de personas que estarn bajo el control de un
superior dentro de una unidad organizativa. Cantidad de supervisados
que un administrador puede dirigir con eficiencia y eficacia.
5) Cadena de mando o principio de escalonamiento: Es la
cantidad de jefes de diferentes jerarquas que se encuentran en la
organizacin. Es el conjunto interconectado y continuo de relaciones de
autoridad y dependencias que se extiende en todos los niveles de la
organizacin.
6) Unidad de objetivos o principio de unidad de objetivos: Este
principio permite que cada uno de los subsistemas, elementos del sistema
y sus miembros, puedan contribuir a que se alcancen los objetivos.
7) Principio de la eficiencia organizacional: Este principio asegura
que los objetivos deben lograrse con las menores consecuencias

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 indeseables y con costos mnimos, por ende la organizacin debe ser
estructurada para alcanzar sus fines y objetivos.
8) Definicin funcional: Este principio requiere una definicin clara de
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actividades que deben realizar, el grado de delegacin y las relaciones
de autoridad establecidas que debe tener cada unidad organizativa y
puesto de trabajo.

PRINCIPIOS COMUNES ENTRE ADMINISTRACION Y

ORGANIZACIN
Divisin del trabajo. Autoridad. Responsabilidad. Unidad de
mando. Centralizacin y descentralizacin. Jerarqua.

EMPRESAS
Es una organizacin con fines de lucros que otorga que otorga un servicio o
bien a la sociedad.

Es la clula fundamental de la socio-economa, que, mediante una adecuada

administracin y organizacin, coordina factores concurrentes para producir y
comercializar bienes y servicios para lograr beneficios que le permitan subsistir y
permanecer en el tiempo.

CLASIFICACION

1. Segn su actividad econmica:

a) Sector primario (Agricultura)
b) Sector secundario (Construccin)
c) Sector terciario (Servicios)
2. Segn su explotacin:
a) Comercial
b) De servicios
c) De produccin

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 3. Segn su tamao: Es tamao de la organizacin depende de su
contexto y regin.
a) Grandes.
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b) Medianas.
c) Pequeas.
d) Microempresas.
e) PYMEs.
4. Segn la forma de integracin de su capital.
a) Privadas.
b) Estatales.
c) Mixtas.
d) De autogestin.
5. Segn su forma jurdica:
a) Unipersonal.
b) S.A
c) S.R.L
d) Colectivas.
e) Cooperaticas.
6. Segn el origen de su capital:
a) Nacional.
b) Extranjera.
c) Mixta.
7. Segn su ubicacin geogrfica:
a) Locales.
b) Nacionales.
c) Multinacionales.
d) Transnacionales.

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 8. Segn su continuidad generacional: Empresas familiares o
empresas de familia. 15
RUEDA OPERATIVA
Muestra la faz operativa de la organizacin, en todo tamao de
organizacin.

La rueda operativa simplifica la visin de la empresa dado que grafica todas

las funciones existentes en ella. Este grafico no depende del tamao de la
empresa dado que, segn este, las nicas variaciones sern las personas
que ejecuten cada funcin y su forma de desarrollo.

La rueda opertica es una de las formas mas sencillas de entender a la

organizacin, se puede entender que es lo que sucede dentro de ella
desde el momento de presentar el producto o servicio a comercializar.

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 LA FUNCION DE ORGANIZACIN
LA ORGANIZACIN FORMAL
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Es la organizacin planeada y aprobada por la direccin y comunicada a
todos a travs de manuales de organizacin, descripciones de cargos,
organigramas, reglas y procedimientos, etc. En otros trminos, es la
organizacin formalmente oficializada.

Por ende, hablar de organizacin formal, implica conocer el orden interno

de toda la organizacin. Dicho orden es una decisin programada bajo la
responsabilidad del nivel poltico estratgico.

Es la estructura planificada de forma deliberada de los papeles a

desempaar por las personas en una organizacin.

SE COMPONE DE:

1) Actividades, funciones, sub-funciones, procesos y tareas que son

requeridas para el desarrollo del trabajo.
2) Interacciones entre individuos o integrantes de la organizacin
derivadas de la divisin del trabajo y de la necesidad de coordinar e
interdependencia para llegar al resultado deseado.
3) Motivos que inducen a las personas a trabajar.

LA ACCION DE ORGANIZAR
La accin de organizar, de ordenar la organizacin, de aplicar el principio de
administracin orden, consiste en formalizar internamente toda la empresa.

La accin de organizar se refiere al proceso mediante el cual se modifica la

organizacin existente o se disea una nueva.

La estructura de organizacin surge como resultado de un proceso de

planeamiento, es la llamada organizacin formal, en la cual las funciones, sub-

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funciones y tareas estn bien definidas, a las que cada individuo debe ajustarse
y la coordinacin de las mismas esta prescripta.

Los principios para identificar y agrupar el trabajo se denominan principios de

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la organizacin formal.

Para desarrollar estructuras de organizacin es necesario tener en cuenta por lo

menos los siguientes factores estructurales bsico: la descripcin de los puestos,
la departamentalizacin y la coordinacin.

LA ORGANIZACIN FORMAL
La organizacin formal es el establecimiento de la estructura necesaria para la
sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de
jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de
poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Es la estructura
definida a priori. Es la que se encuentra escrita en los manuales de
organizacin. Es la organizacin planeada. La forma que queremos que adopte
nuestra organizacin para lograr los fines propuestos. Generalmente escrita.

La organizacin formal no escrita o tacita es el orden u ordenamiento que esta

sobreentendido por todos los integrantes de esa organizacin, adems de estar
ratificada y evaluada por el nivel poltico estratgico.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE ORGANIZACIN FORMAL

1) Estructura.
2) Sistematizacin.
3) Agrupacin y designacin de actividades y responzavilidades.
4) Jerarqua.
5) Simplificacin de funciones.

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 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN FORMAL


Es de carcter continuo.
Es un medio.
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Suministra los mtodos.
Evita la lentitud e ineficiencia.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzo.

MODELOS DE FUNCIONAMIENTOS
No se debe confundir a la organizacin como institucin con su modelo
orgnico de funcionamiento (que es la estructura), ni a este con el instrumento
denominado organigrama que intenta expresarlo y exponerlo en forma grfica
y sistemtica.

Una forma prctica de representar el funcionamiento de la organizacin es a

travs de su modelo orgnico, que permite expresar: Como se quiere que
funcione la empresa o cualquier organizacin.

Elegir la forma de funcionamiento supone tener una idea clara: como se

realizarn las funciones y tareas, quien las realizara. Estas decisiones no deber
surgir del azar ni de la improvisacin, sino que se deben disear modelos
orgnicos de funcionamiento que faciliten a la organizacin la consecucin de
sus objetivos.

LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA, O MODELO ORGANICO DE

FUNCIONAMIENTO O ESTRUCTURA ORGANICA
La estructura de una organizacin puede definirse como el conjunto de todas
las formas en que se divide el trabajo en funciones, procesos, sub-funciones
hasta la ltima unidad, las tareas distintas, considerando luego la coordinacin
de las mismas.

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Para estructurar la organizacin hay que:

Conocer la divisin del trabajo que predomina.

Analizar cmo se coordinan las diferentes acciones hasta derivar en la
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tarea.

La estructura organizativa ser un elemento integrador de las actividades que

se desarrollen en una organizacin y una respuesta a diferentes presiones
ambientales sobre la misma.

Es establecer un sistema de actuaciones que llevaran a cabo los miembros de

una entidad para trabajar juntos de forma ptima.

Qu es estructurar/ordenar una organizacin?

Son acciones y elementos que componen al modelo orgnico.

ACCIONES: 1- Identificar y clasificar las actividades a realizar en y por la

organizacin. 2- Agrupar dichas actividades. 3- Designar uno o varios
responsables con autoridad para tomar decisiones, estrategias programadas y
no programadas. 4- Designar un responsable con autoridad para supervisar y
tomar decisiones operativas y decisiones programadas. 5- Coordinar vertical y
horizontalmente la estructura resultante.

ELEMENTOS: Son las partes y relaciones.

Las partes: Tareas y funciones mas personas responsables= unidad organizativa.

Las relaciones: Son aquellas uniones que constituyen los modos de vincular
todas y cada una de las partes y/o unidades organizativas permitiendo lograr
ese conjunto armnico que tiende a que todos los miembros de una
organizacin estn conectados y dependientes dentro de esa organizacin.
Cules son esas relaciones? Son las lneas de autoridad. Todas conferidas por
el cargo, a evaluadas y ratificadas por el nivel poltico estratgico.

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LOS MODELES DE FUNCIONAMIENTO
Los modelos de funcionamiento proponen ideas hacia nuevas tendencias,
partiendo de una estructura organizativa mas bien lineal-vertical a una
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estructura piramidal, es decir, ambas son piramidales, solamente que la
segunda es mas achatada.

ESTRUCTURA LINEAL
La estructura lineal se fundamenta en la autoridad directa del jefe sobre el
subordinado.

La estructura lineal o escalar refiere a la relacin formal inmediata entre el

superior y los subordinados con lneas directas y nicas de autoridad, como as
tambin, el asumir los hechos y actos que derivan de las ordenes y decisiones
que toma el jefe.

Cada persona en el rol de jefe recibe y transmite lo que sucede en su unidad

organizativa puesto que las lneas de comunicacin se establecen con rigidez y
tiene solo dos sentidos: Descendente y ascendente.

VENTAJAS DE LA ESTRUCTURA LINEAL

1. Sencilla y fcil comprensin.

2. Clara delimitacin de las responsabilidades de los cargos
involucrados.
3. Estabilidad consistente.

DESVENTAJAS

1. Rgida e inflexible.
2. Excesivo nfasis en la jefatura.

Esta estructura es utilizada en pequeas organizaciones.

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ESTRUCTURA FUNCIONAL
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Es la que se organiza especficamente por unidades organizativas de diferentes
jerarquas, basndose en los principios de la divisin del trabajo de las labores
de una organizacin.

La ventaja de la estructura funcional es la de colocar cada actividad en

manos de un especialista en ese campo particular. Por lo tanto, hace uso
mximo del principio de la divisin del trabajo.

La desventaja de la estructura funcional pura es extremadamente confusa

para la base de la misma.

ESTRUCTURA MATRICIAL
Es la que se organiza bajo la agrupacin de los Recursos Humanos y materiales
designados temporalmente a los diferentes proyectos que se realizan, se crean
as equipos con integrantes de varias reas de la organizacin con un objetivo
en comn: el proyecto, dejando de existir con la conclusin del mismo.

En la matriz, los empleados poseen dos jefes, un jefe de funcin: quien es la

cabeza de la funcin, es al que se le informa acerca de los asuntos
relacionados con aspectos funcionales, el jefe de proyectos, que es el
responsable de los proyectos individuales.

Todos los empleados que trabajan en un equipo de proyecto se llaman

gerentes de subproyectos y son responsables de manejar la coordinacin y
comunicacin entre las funciones y proyectos.

VENTAJAS

Permite reunir varios expertos en un equipo, esto conlleva a que se d

una jerarqua muy reducida y con mayor flexibilidad y autonoma en la
organizacin.
Ayuda a atenuar los conflictos entre los objetivos generados por las
distintas reas funcionales de la organizacin.

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 Los miembros tienden a motivarse mas.
Sirve para el entrenamiento de jefes dentro de la misma organizacion.
Contribuye a aumentar la importancia y el compromiso de los integrantes
de los equipos.
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Est orientada a los resultados finales.
Identifica con precisin la responsabilidad de cada jefe.

DESVENTAJAS
El doble flujo de autoridad en ocasiones origina conflictos.
Puede proporcionar estrs entre los miembros de los equipos al tener que
rendir cuentas a dos jefes.
Sus costos son bastantes altos debido a que invierte mucho en
capacitacin.
No est bien definida la autoridad.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Es un cuerpo sistemtico, analtico y detallado en el cual se describe la
distribucin racional de la/s misin/es de las reas internas de la organizacin,
las funciones, tareas, el grado de autoridad, la jerarqua, y los niveles. Es
esttica en el corto plazo.

ESTRUCTURA SIMPLE
Las estructuras simples se basan en la jerarqua y el desarrollo de diferentes
funciones tanto en sentido vertical como horizontal. Se rige por los principios de
divisin del trabajo y de la especializacin.

Se aplica a las actividades repetitivas, con tecnologa simple y para

actividades no diversificadas.

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La forma que presenta es la piramidal por la cantidad de niveles que
aumentan con el crecimiento. 23
ESTRUCTURAS COMPLEJAS
Las estructuras complejas clsicas son la expresin de la complejidad y el
crecimiento de las organizaciones de estructura simple. Se prodcela ruptura
de la lnea jerrquica dando lugar a la autoridad lineal y funcional que actan
simultneamente. Este proceso implica mayor descentralizacin, pero mayores
costos de comunicacin, coordinacin y control.

MANUALES
Son documentos que sirven como medio de comunicacin y coordinacin que
permite registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de
una organizacin, as como las instrucciones y lineamientos que se consideran
necesarios para el mejor desempeo de sus tareas.

MANUAL ORGANIZATIVO: Es aquel de describe y detalla el orden interno de

toda organizacin, cualquiera sea su tamao. Son los tpicos Manual de
misiones y funciones y Manual de Organizacin.

MANUAL ADMINISTRATIVO: Es aquel que describe y detalla la gestin y

accin de poner en marcha una organizacin y sus unidades organizativas,
tanto hacia el contexto/entorno como hacia adentro. Describe el cmo
hacer las cosas en la organizacin. Son algunas de ellas: Polticas,
procedimientos y normas, especialistas, empleados, propsitos mltiples.

MANUAL DE ORGANIZACIN
Es el compendio en el cual se escribe y describe la historia de la organizacin
hasta nuestros das, es decir, contiene desde la fundacin de la organizacin,

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su trayectoria, sus cambios e incluye al manual de misiones y funciones, mas el
organigrama de la organizacin. 24
MANUAL DE MISIONES Y FUNCIONES
Son los encargados de instrumentar en forma escrita y narrativa el modelo
formal de la organizacin.

Es el que proporciona informacin sobre las partes o unidades del modelo, la

descripcin de los puestos de trabajo, los grados de autoridad y
responsabilidad, la informacin que deben recibir, procesar y emitir.

LA MISION DE LAS AREAS responde (en forma sinttica) a la pregunta Qu se

hace o que haremos como actividad principal en esa unidad organizativa?

LAS FUNCIONES describen las acciones propias de cada rea o unidad

organizativa de mayor jerarqua.

MISION: Enunciado sinttico del objetivo. Enunciado de la gran actividad que

deben llevar a cabo las reas, niveles y la organizacion en s misma y con
respecto a la sociedad.

FUNCION: Son las acciones que deben llevar a cabo las reas, niveles y la
organizacin en s misma y con respecto a la sociedad.

TAREAS OPERATIVAS: Es la ltima unidad o parte en la cual se puede llegar a

fragmentar o dividir las acciones.

ORGANIGRAMAS
Es la representacin grfica de la estructura formal de una organizacin, que
muestra las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquas, las
oblaciones y la autoridad existente dentro de ella.

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INFORMACION QUE BRINDA

Denominacin de las unidades organizativas.
Denominacin de cargos o puestos.
25
Funciones.
Cantidad de personal.

REQUISITOS PARA ARMAR UN ORGANIGRAMA

1. Deben ser muy claros.

2. No deben comprender a los trabajadores y empleados.
3. Deben contener nicamente el nombre de la funcin.
4. Lleva lneas que identifican la autoridad y los canales de comunicacin
formal.
5. NO SE GRAFICA CON FLECHAS.

FORMAS DE GRAFICAR

1. Organigrama vertical.
2. Organigrama horizontal.
3. Organigrama mixto.
4. Organigrama circular.
5. Organigrama escalar.

ELEMENTOS DEL ORGANIGRAMA

1. Lneas verticales y horizontales.

2. Figuras rectangulares.

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TOMA DE DECISIONES
IMPORTANCIAS
1) Mediante el uso de un buen juicio, la toma de decisiones nos indica
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que un problema o situacin es valorado y considerado
profundamente para elegir el mejor camino a seguir segn las
diferentes alternativas y operaciones.
2) Contribuye a mantener la armona y coherencia del grupo, y por ende
su eficiencia.
3) Al razonar un problema y llegar a una conclusin valida, significa que
se han examinado todas las alternativas y que la eleccin ha sido la
correcta o por lo menos la ms acertada en beneficio de la
organizacin en si misma y de la mayora de sus integrantes.
4) Produce un aumento en la confianza, en la capacidad para juzgar y
controlar situaciones, a partir de dicho pensamiento lgico.

El proceso de toma de decisin tiene que ver en todos los casos con un
proceso consciente o inconsciente mediante el cual el sujeto acta en
consecuencia. Esto significa que el proceso de toma de decisiones es
siempre subjetivo y que se basa en un cumulo de ideas sensaciones,
conocimientos previos y supuestos que, combinados de un modo
particular para cada situacin especfica, hacen que se considere
adecuado tomar tal o cual decisin.
Los que indica es que luego de evaluar diferentes opciones, se hace un
corte en la evaluacin de las propuestas posibles, y se opta por una de
ellas.

Quienes toman decisiones, deben tener ciertas cualidades del decidor o

decidores y hacerse cargo de las consecuencias de su aplicacin, por lo
tanto, para alcanzar decisiones acertadas, con menos consecuencias
desfavorables, se sugieren cuatro cualidades: experiencia, buen juicio,
creatividad, y habilidades cuantitativas.

EXPERIENCIA: Es natural considerar que la habilidad del decidor para tomar

decisiones crece con la experiencia. La experiencia tiene un valioso rol
en la toma de decisiones. Cuando una persona se enfrenta a una o
varias cuestiones a resolver, recurre a su experiencia para proponer
alternativas de solucin de la manera con la que remedio a similar
problema en su pasado laboral reciente.
BUEN JUICIO: refiere a la habilidad de evaluar informacin de forma

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inteligente. Est constituido por el sentido comn, la madurez, la
habilidad de razonamiento y la experiencia del tomador de decisiones.
Se conjetura que el juicio mejora con la edad y la experiencia.
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CREATIVIDAD: Refiere a la habilidad del decidor para cambiar o asociar ideas
de manera nica, para lograr un resultado nuevo y til. Son creativos y
pueden generar suficientes ideas para encontrar el camino ms corto y
efectivo al problema.
HABILIDADES CUANTITATIVAS: Refiere al uso de las tcnicas presentadas como
mtodos cuantitativos o investigacin de operaciones como pueden ser:
la programacin lineal, teora de lnea de espera y modelos de
inventario.

PROCESO O ETAPA DE LA TOMA DE DECISIONES

A o b) Diagnosticar el problema: Emitir una opinin en el presente

sobre el o varios problemas en funcin a datos e informaciones del
pasado y presente.
A o b) Determinar el problema: Es precisar concretamente cual es
la situacin, situaciones a resolver. Delimitar el asunto.
c) Alternativa/s: Cantidad de soluciones posibles y variables para
resolver el problema. Estas deben estar cuantificadas y
calificadas.
d) Eleccin o decisin propiamente dicha: Para que exista decisin,
debe haber por lo menos dos alternativas. Si hay una sola solucin
al problema, pasamos directamente a poner en prctica o ejecutar
la nica solucin.
e) Ejecucin: o puesta en marcha de la alternativa elegida o de las
alternativas seleccionadas para diferentes plazos.
f) Control y retroalimentacin.

CATEGORIA DE LAS DECISIONES

Las decisiones pueden estar
divididas en dos categoras y estas a su vez se agrupan segn el
mtodo: estructuradas, Semiestructuradas y no estructuradas.

DECISIONES PROGRAMADAS: Son aquellas decisiones repetitivas

y rutinarias, por lo tanto, se puede establecer un mtodo que
ayude a la toma de decisin.

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DECISIONES NO PROGRAMADAS: Es el resultado o efecto de las
variables del entorno que dan lugar a la toma de decisiones no
previstas, no planificadas previamente.
Son nuevas, por lo tanto, no se puede establecer ningn mtodo
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previo para la toma de este tipo de decisiones.

CLASIFICACION SEGN EL METODO

Estructuradas: Son aquellas en que las fases de inteligencia,
diseo y eleccin, son estructuradas, es decir, que se pueden
emplear mtodos previos para la resolucin del problema.
SEMIESTRUCTURADAS: No se puede establecer un mtodo para
detectar el problema, pero una vez detectado el problema ya se
pueden establecer modelos matemticos en las fases de diseo y
eleccin.
NO ESTRUCTURADAS: Se caracterizan porque ninguna fase del
proceso de toma de decisiones es estructurada. Estas coincidirn
con las decisiones no programadas y con la mayora de las
decisiones estratgicas.

DEFINICION DE DECISION

Proceso mental de orden consciente, en el cual se eligen

y se evalan las alternativas, para lograr que el proceso
sea altamente racional.

DIAGNOSTICAR

Es una actividad vivencial que involucra a

un grupo de personas de una empresa o institucin o rea
funcional, interesadas en plantear soluciones a situaciones
problemticas o conflictivas, sometindose a un autoanlisis
que debe conducir a un plan de accin concreto
que permita solucionar la situacin problemtica.

PLANIFICACION
La planificacin determina donde se pretende llegar, que debe
hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.

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Es proyectar hacia el futuro los hechos y actos de la
organizacin.
Hechos y actos de la organizacin que pueden traducirse
en: polticas subpoliticas, objetivos, estrategias, tcticas,
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recursos, planes y acciones que llevan a cabo lo
concebido.

Es el proceso de enunciar anticipadamente lo que se va hacer,

como se va hacer, cuando hacer, y quien lo har.
Presupuesto: es un programa cuantificado en trminos
monetarios o en unidades de produccin o unidades de venta. El
presupuesto de mayor importancia es el de ventas.

PLANIFICACION FORMAL E INFORMAL

PLANIFICACION FORMAL: Es la que responde a todos los conceptos,

anlisis y procesos que comprende este tema.
PLANIFICACION INFORMAL: Se caracteriza por:
Ser no escrita o casi nada se deja por escrito, se da por
sentado que tanto las ideas, como los valores y otros son
concebidos y expresados nicamente por el nivel poltico
estratgico.
Los directivos compartes o nada las ideas y objetivos con otras
personas de la organizacin.
Es general, carece de continuidad y retroalimentacin.
Impide ejecutar el proceso de control.
Se encuentra en pequeas organizaciones.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL PLANEAMIENTO

IMPORTANCIA: Contrarrestar la incertidumbre y el cambio. Fija la atencin en
los objetivos globales y los que derivan de ellos. Minimiza costos. Facilita el
control.

VENTAJAS DEL PLAN

1) Es una gua que permite la accin de los integrantes.
2) Clara definicin de las polticas y objetivos.
3) Permite anticipar la estructura ms adecuada para el negocio, y la
delegacin de decisiones y funciones a los niveles operativos.
4) Permite establecer objetivos operativos, programas, presupuestos y
estrategias.

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5) Coordina la labor de los miembros del negocio.
6) Da la base para la creacin del sistema de informacin que permite
un mejor control del negocio.
7) Proporciona un mejor conocimiento de los recursos con los que
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cuenta el negocio y el contexto.

DESVENTAJAS DEL PLAN: El tiempo, la rigidez, restriccin a la iniciativa y

costo.

ETAPAS DEL PLANEAMIENTO

1) Definicin tentativa de objetivos.
2) Establecimiento de premisas.
3) Establecimiento de alternativas.
4) Eleccin de la mejor alternativa.
5) Asignacin definitiva de los recursos.
6) Incorporacin al sistema de control.

LOS PLANES

Los planes conforman aquellas acciones que se ejecutaran en todos los

niveles y por lo tanto es el instrumento escrito y en el que queda plasmado
todo el trabajo desarrollado en dicho proceso, materializando en la
definicin de elementos o tipos de planes menores, siendo ellos los
objetivos, polticas, reglas, procedimientos, presupuestos y los programas.

PRESUPUESTO
Implica transformar una planificacin dada en unidades valorizadas, en
trminos monetarios. Son programas cuantificados en trminos monetarios,
o en unidades, sean de produccin o de ventas. Son los resultados
esperados expresados en trminos monetarios. Los presupuestos son planes
que especifican las cantidades de ingreso y egresos que se prevn para un
periodo.
El presupuesto tiene las siguientes caractersticas: 1) se refiere a hechos
futuros; 2) tiene fecha de desarrollo y terminacin; 3) esta medido en
unidades econmicas.

VENTAJAS DEL PRESUPUESTO

1) Estimula a pensar en hechos futuros para hacer planes.

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2) Especifica planes concretos.
3) Ayuda a mejorar la coordinacin.
4) Fomenta la conciencia de costos.
5) Aprecia desequilibrios en la ejecucin.
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6) Proporciona estndares contra los cuales medir y comparar.
7) Facilita el control.

CONTROL PRESUPUESTARIO: Es la comparacin entre lo presentado y lo

ejecutado. El control de presupuesto se realiza a travs del plan de cuentas.

CONTROL
Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
planificadas. Se da para que el administrador se cerciore de que las
acciones de los miembros de la organizacin la lleven a la obtencin de sus
metas.
El control es la ltima de las etapas del proceso administrativo.
Controlar es verificar que todo se vaya desarrollando segn lo que estaba
previsto en los planes, en las polticas y en los programas concretos que los
desarrollaron. El control debe basarse en la planificacin, cuando ms claros
y detallados sean los planes ms efectivos ser el controlarlos.

FASES DE LA FUNCION DE CONTROL:

1) establecimiento de los estndares.
2) Comparacin.
3) Medicin y anlisis de las desviaciones.
4) Correccin de las desviaciones.
5) Retroalimentacin.

El control es el proceso mediante el cual se informa, se verifica, se

observa, se compara sobre la actuacin de las personas, los bienes,
las funciones, referencia el resguardo y cuidado de las personas
bienes y funciones de toda organizacin.
Objeto del control son todas las personas, bienes, funciones y
tareas

SISTEMA DE CONTROL: Un sistema de control estudia la conducta

del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su

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supervivencia. Una de sus caractersticas es que sus elementos
deben ser lo suficientemente sensitivos y rpidos como para
satisfacer los requisitos para cada funcin del control.
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AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La auditora administrativa puede definirse como un examen

completo y constructivo de la estructura organizativa de la
empresa, institucin o departamento gubernamental; o de
cualquiera otra entidad y de sus mtodos de control, medios de
operacin y empleo que de sus recursos humanos y materiales.

FISCALIZACION

Es el control que ejerce el estado sobre las empresas. Es de

carcter coercitivo. Lo ejerce a travs de sus rganos.

COMUNICACION
Es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen
una conexin en un momento y espacio determinados para
transmitir, intercambiar o compartir ideas, informacin o
significados que son comprensibles para ambos.
Es el medio a travs del cual se unifica la actividad organizativa.

La comunicacin puede ser:

Vertical: Ascendente y/o Descendentes.
Horizontal: igual grado de autoridad.
Formales: Escrita en los manuales.
Informales: Surge de la superposicin a la estructura.

BARRERAS DE LA COMUNICACIN

Son obstculos para la comunicacin. Son factores

perturbadores que impiden la comunicacin o alteran
sensiblemente el contenido del mensaje. Sea en el emisor,
receptor y retroalimentados.

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TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS
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La Teora de la organizacin y la prctica administrativa han experimentado
cambios sustanciales en aos recientes. La informacin proporcionada por
las ciencias de la administracin y la conducta han enriquecido a la teora
tradicional. Estos esfuerzos de investigacin y de conceptualizacin a veces
han llegado a descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgi un enfoque
que puede servir como base para lograr la convergencia, el del
conocimiento. El primer expositor de la teora General de los Sistemas fue
Ludwig von.
La meta de la teora general de los sistemas no es buscar analogas entre
las ciencias, sino tratar la superficialidad cientfica que ha estancado a las
ciencias. Para ello emplea como instrumento modelos utilizables y
trasferibles entre varios continentes cientficos. La teora general de los
sistemas se basa en dos pilares bsicos: Los aportes Semnticos y los
Aportes Metodolgicos.

APORTES SEMANTICOS

Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creacin de

nuevas palabras, estas se acumulan durante sucesivas especializaciones
llegando a formar un verdadero lenguaje que solo es manejado por los
especialistas.
La teora General de las Sistemas para solucionar estos inconvenientes,
pretende introducir una semntica cientfica de utilizacin universal.
1) SISTEMA: Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuarte
he interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo.
Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al
sistema, no se refiere al campo fsico, sino mas bien al funcional. De
este modo las cosas o partes pasan a ser funciones bsicas realizadas
por el sistema. Podemos enumralas en: proceso y salida.
2) ENTRADAS: Son los ingresos del sistema que pueden ser recursos
materiales, recursos humanos o informacin. Las entradas
constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus
necesidades operativas. Las entradas pueden ser: 1) en serie: es el
resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en
estudio esta relacionado en forma directa. 2) aleatoria: es decir, al

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azar. 3) retroaccin: es la reintroduccin de una parte de las salidas
del sistema en si mismo.
3) PROCESO: Es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede
ser una mquina, un individuo, una computadora, un producto
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qumico, una tarea realizada por un miembro de la organizacin.
4) CAJA NEGRA: La caja negra se utiliza para representar a los
sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen
al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas
corresponden determinadas salidas y con ellos poder inducir,
presumiendo que a determinados estmulos, las variables
funcionan en cierto sentido.
5) Salidas: Las salidas de los sistemas son los resultados que se
obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas
pueden adoptar la forma de productos, servicios e informacin. Las
mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o,
alternativamente, los propsitos para el cual existe el sistema.
6) Relaciones: Las relaciones son los enlaces que vinculan entre si a los
objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo.

APORTES METODOLOGICOS
A) JERARQUIA DE SISTEMA: Al considerar los distintos sistemas del
universo Kemmet Boulding proporciona una clasificacin til de los
sistemas donde establece los siguientes niveles jerrquicos:
1) PRIMER NIVEL, Estructura esttica. Se le puede llamar nivel de los
marcos de referencia.
2) SEGUNDO NIVEL, Sistema dinmico simple. Considera
movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar
reloj de trabajo.
3) TERCER NIVEL, mecanismo de control o sistema ciberntico. El
sistema se autorregular para mantener su equilibrio.
4) CUARTO NIVEL, Sistema abierto o auto-estructura. En este nivel
se comienza a diferenciar la vida. Puede considerarse nivel de
clula.
5) QUINTO NIVEL, gentico-social. Esta caracterizado por las plantas.
6) SEXTO NIVEL, sistema animal. Se caracteriza por su creciente
movilidad, comportamiento teleolgico y su autoconciencia.
7) SEPTIMO NIVEL, sistema humano. Es el nivel del ser individual,
considerado como un sistema con conciencia y habilidad para
utilizar el lenguaje y smbolos.

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8) OCTABO NIVEL, Sistema social o sistema de organizaciones
humanas constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y
significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema
de valores, la trascripcin de imgenes en registros histricos,
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sutiles simbolizaciones artsticas, msica, poesas y la compleja
gama de emociones humanas.
9) NOVENO NIVEL, sistemas trascendentales. Completan los niveles
de clasificacin: estos son los ltimos y absolutos, los ineludibles y
desconocidos, los cuales tambin presentan estructuras
sistemticas e interrelaciones.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA

El individuo. La organizacin informal. La organizacin formal-estructura. El

contexto socioeconmico. La tecnologa. La
interdependencia.

CONSEPTO DE SISTEMA (ELIMINATORIA)

Un conjunto organizado que representa un todo armnico en
donde cada una de sus entidades o partas componentes estn
unidas y ordenadas de un modo lgico que encadena su
accin hacia un objetivo determinado.

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