Anda di halaman 1dari 45
Bab 4 Perangkat Sistem Sasaran Belajar: 1, Memahami beberapa teknik untuk meninjau, menganalisis, dan mengembangkan sistem informasi akuntansi, Mengetahui cara menggunakan beberapa perangkat untuk men- dokumentasi sistem informasi akuntansi. 3. Memperoleh beberapa perangkat untuk mengelola proyek pengem: bangan sistem informasi. 4. Menemukan beberapa teknik untuk melaktkan interview. PENDAHULUAN Sebagai seorang akuntan, anda-akan-berpartisipasi dalam tim proyek yang merancang dan melaksanakan sistem akuntansi. Anda juga akan melakukan tinjauan terhadap sistem ini ketika melakukan audit internal atau independen. Bab ini menyajikan beberapa teknik yang berguna untuk melakukan tugas itu, termasuk bagan aliran, bentuk dokumentasi sistem lainnya, perangkat manajemen proyek, dan interview. us 116 Sistem tnformasi Akuntansi Bagan Aliran Bagan digunakan secara meluas oleh para auditor dan para analis sistem sebab bagan itu meringkas ide yang mungkin memerlukan banyak kata untuk digunakan. Salah’satu bentuk yang paling berguna adalah bagan aliran, yang menjelaskan hubungan di antara proses berikutnya, Terda- pat berbagai arus aliran, yang meliputi sistem, program, dan bagan aliran dokumen. Sebel mempelajari sebagian dari bagan aliran itu, anda sebaiknya pertama-tama kenal dengan simbol hagan aliran standar. Simbol Bagan Aliran Standar Untuk sebagicin besar maksud, para akuntan menggunakan simbol bagan aliran standar yang direkomendasikan oleh American National Standars Institute (ANS), International Organization for Standardization (ISO), dan International Business Machines Corporation (IBM). Simbol itu ter- betas, jumlahnya dan oleh karena itu cuktup luas untuk menjelaskan sebagian’ sistem. Ada tiga macam simbol: dasar, pemrograman, dan sistem. ‘Simbol dasar bersifatfleksibel dalam penérapannya dan penting untuk diketahui sebab sering digunakan. Anda dapat menggunakannya dengan sembarang:pemrograman atau simbol sistem. llustrasi 4-1 menjelaskan kelima simbol bagan aliran. llustrasi 4-2 menunjukkan simbol yang ada hubungannya dengan pemrograman. Para programer menggunakan simbol itu, bersama-sama dengan simbol dasar, untuk menjelaskan logika program komputer. Para akuntan melihat keempat simbol pemrograman ini ketika melakukan tinjauan terhadap dokumentasi program bagi sistem komputer, Jenis ketiga adalah simbol sistem, yang digunakan oleh para akuntan untuk mendokumentasi tinjauan terhadap kontrol intemal dan untuk menjelaskan operasi terhadap sistem informasi yang diusulkan. Meski pun sebagian simbol dasar atau pemrograman saling dapat ditukarkan dengan simbol sistem tertentu, namun simbol pemrograman lebih khusus dalam hal maknanya. Misalnya, simbol input/output, simbol dasar, mungkin menandakan bentuk output komputer. Anda mungkin secara Perangkat Sistem \N7 ILUSTRASI 4-1 Simbol Bagan Aliran Dasar onocess | Giurapangenae ice General io function: information available for processing (input), or fecording o! processed Information (output, CONNECTOR: Exttoor entry from anotner part of chart for entry to or exit rom a page O ‘Special OFFPAGE CONNECTOR Addivonal ceseriptve clarification, comment (Dotted line extends 10 symbols 2s appropriate) ‘COMMENT V1 \ 7 Annowienosendrotides:nlingsyntas do < ee alls atg p< | Estes haan see poy linkage is not lt-to-ight or top-to-bottom, tepat menggunakan sebuah dokumen, sebuah display, atau malahan simbol sistem pita magnetik. Teknik pembuatan bagan aliran yang baik adalah menggunakan_gambaran_ yang lebih khusus kapan saja me- mungkinkan, llustrasi 4-3 beris! 13 simbol sistem, Pelajarilah simbol bagan aliran standar ini sampai anda dapat mengenalinya. Simbol itu memiliki banyak aplikasi pada seluruh buku ini. Keempat jenis bagan aliran yang digunakan para akuntan disajikan pada halaman berikut ini 118 Sistem Informasi Akuntansi ILUSTRASI 4-2 _Simbol Pemrograman {A decision or switching "ype operation that etermines which of a rhumber of alternative paths folowed. Instruction medication to.change program— set a switch, moily an index register. Iniiaize a routine, (One oF more named Predefined | | operations or program steps ? specified in a subroutine ye or another set ot flowcharts Atgtminalpointin a flowchart Start, stop, halt, delay or interupt; may show exit rom a closed subroutine, Bagan Aliran Sistem Bagan aliran sistem merupakan penyaiian bergambar yang menunjukkan hubungan diantara proses. Garis aliran menyatakan rangkaian proses, dan simbol lainnya menyatakan input dan output bagi suatu proses. Para akuntan menggunakan bagan aliran sistem untuk menjelaskan proses yang menggunakan komputer, operasi manual, dan input serta output sistem aplikasi. Bagan aliran sistem yang digambar secara tepat secara berganti-ganti menggunakan dua jenis simbol. Simbol yang menyatakan suatu operasi, seperti proses, operasi manual, atau simbol operasi bantu, didahului dengan suatu simbol yang menunjukkan input bagi operasi. Simbol C MANUAL, OPERATION ONLINE ‘STORAGE Disk 120. Sistem Informasi Akuntansi seperti itu diikuti oleh simbol lainnya bagi output. Output ini mungkin merupakan input bagi operasi lainnya. Jadi, bagan aliran sister berisi lapis pengganti (alternate layer) terhadap identifikasi data dan identifikasi operasi. Dengan cara ini bagan aliran menentukan setiap proses dalam sistem dan input dan output bagi proses. Arah aliran dalam bagan aliran harus dimulai dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Tlustrasi-4-4 berisi bagan aliran sistem yang digambar dengan baik yang menggambarkan bagian/aplikasi piutang. llustrasi itu dimulai de- ngan simbol input manual. Ini menunjukkan input transaksi penjualan invidual kepada program komputer yang digambarkan dengan simbol proses..Output proses merupakan file komputer yang disajikan dengan simbol penyimpanan online. Ini merupakan input bagi proses berikut- nya. Proses terakhir, yang memperbaharui file master nasabah memiliki dua input dan tiga output. Bagan Aliran Program Bagan aliran sistem menyatakan setiap program komputer dalam apli- kasi akuntansi dengan simbol proses dan identifikasi verbal yang menyer- tainya. Meskipun ini memberikan deskripsi sistem tingkat tinggi, namun bagan itu tidak menjelaskan bagaimana program komputer individuals bekerja, Para programer komputer melakukan hal ini dengan menggam- bar bagan aliran program. Bagan aliran program menunjukkan secara detail setiap langkah pem- rosesan dalam program komputer. Sama dengan bagan aliran sistem, bagan aliran program menggunakan garis aliran untuk menunjukkan urutan langkah itu. Garis yang dimulai dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan melintasi halaman. Simbol pemrograman terminal memulai dan menghentikan aliran. Dokumentasi yang lengkap untuk sistem akuntansi mencakup bagan aliran program untuk semua program yang diidentifi- kasi pada bagan aliran sistem. Sering kali setiap program terdiri dari beberapa modul, atau segemen. Dalam hal ini, terdapat suatu bagan aliran untuk masing-masing modul. lustrasi 4-5 menunjukkan suatu bagan aliran untuk salah satu pro- gram dari llustrasi 4-4. Tustrasi itu merupakan program file nasabah yang Perangkat Sistem 121 ILUSTRASI 4-4 Bagan Aliran Sistem Sales orders Data entry Update customer ‘master Customer Eror ‘master listing file —— diperbaiki, yang membukukan transaksi penjualan terhadap rekening nasabah dalam record piutang tambahan (account receivable subsudiary records). Program ini-membaca satu transaksi penjualan dari file tran- 122 Sistem Informasi Akuntansi ILUSTRASI 4-5 Bagan Aliran Program (stant) No WAIT TO NEW MsTR yes READ READ EOF? TRANS MSTR m my saksi yang berisi catatan semua penjualan. Program ini selanjutnya membaca file master yang berisi rekening nasabah sampai menemukan nomer rekening nasabah yang menerima penjualan. Program itu me- Perangkat Sistem 123 nambah jumlah penjualan pada saldo nasabah yang belum lunas; kemu- dian memproses transaksi penjualan berikutnya dengan cara yang sama. Apabila semua transaksi-telah terekam, maka program itu berhenti. Para akuntan mungkin memeriksa bagan aliran program ketika mengevaluasi kontrol intemal terhadap sistem yang berpangkal pada komputer. Kadang-kadang para akuntan juga memprogram suatu sis- tem. Dalam hal ini, mereka menggambar bagan aliran untuk menje- laskan bagaimana program mereka bekerja. bagan aliran lain yang digunakan para akuntan seringkali merupakan bagan aliran dokumen. Bagan Aliran Dokumen Sementara bagan aliran sistem menuunjukkan aliran data di antara proses, maka bagan aliran dokumen menekankan aliran dokumen di antara unit organisasi, Para auditor menggunakan unit organisasi ketika mendoku- mentasi prosedur kontrol intemal nasabah. Para analis sistem juga meng- gunakan unit, organisasi itu untuk menjelaskan prosedur yang tidak mengguriakan Komputer ketika mendisain sistem baru Ketika’ menggambar bagan aliran dokumen, bagi halaman menjadi kolom Vang dipisahkan dengan garis vertikal. Setiap kolom menyatakan suatu unit organisasi, seperti departemen, Kantor, atau pekerja. Simbol operasi dalam suatu kolom menunjukkan bahwa unit itu melakukan suatu operasi. Apabila suatu dokumen bergerak dari satu departemen ke departemen lainnya, maka bagan aliran itu menunjukkan ini dengan suattt garis aliran yang menghubungkan simbol dokumen dalam setiap departemen. Garis aliran dimulai dari sudut kiri atas halaman dan ber- gerak ke bawah ke sebelah kanan Ilustrasi 4-6 berisi bagan aliran dokumen yang menunjukkan prosedur untuk menerima dan memenuhi permintaan penjualan dari seorang pelanggan. Departemen pesanan menerima pesanan dari pelanggan; dari sini mereka membuat empat salinan dokumen intemal, yakni pe- sanan penjualan. Keempat salinan itu dikrim ke departemen pengiriman, yang mencakup salinan 4 sebagai packing list bersama-sama dengan barang Ketika dikirimkan. Salinan 2 dari pesanan penjualan kembali kepada departemen pesanan, dan salinan 3 masuk ke penyimpanan 124 Sistem Informasi Akuntansi ILUSTRASI 4-6 Bogan Alan Dokumen ___ Customer ‘Order Deparment | Shaping Deparment | Bling Deparment | Accounts Recewabie Casiomer Cusomer purchase purenaee See rer | | 5 ee ny = 2 offline. Ini biasanya berupa lemari arsip. Salinan 1 menuju ke departe- men penagihan, yang menyiapkan faktur tiga-bagian. Salinan faktur 1 dikirim ke pelanggan, salinan faktur 2 dan 3 menuju ke departemen piutang. Perangkat Sistem 125 Bagan aliran dokumen adalah paling berguna ketika menjelaskan prosedur yang tidak menggunakan komputer. Bagan aliran dokumen dan bagan aliran sistem perlu menjelaskan secukupnya tentang sistem akuntansi yang berpangkal pada komputer. Misalnya, dalam sistem entri pesanan penjualan pada Ilustrasi 4-6, departemen piutang menerima dua salinan faktur dan merekam penjualan dalam rekening pelanggan. Jika kedua bagan aliran itu menggunakan sistem yang tidak menggunakan komputer, maka keduanya merekam penjualan pada halaman buku besar. Jika keduanya menggunakan sistem komputer, maka bagan aliran sistem pada Ilustrasi 4-4 menjelaskan serentetan prosedur yang mung- kin DOKUMENTASI SISTEM YANG LAIN Disamping bagan allran, para akuntasn menggunakan bentuk-bentuk dokumentasi lainnya untuk menjelaskan sistem \informasi akuntansi. Sistem itu mencakup diagram aliran data, bagan sistem, bagan struktur, dan tabel keputusan. Diagram Aliran Data Diagram aliran data menggunakan sedikit simbol sederhana untuk me- nyatakan aliran data di antara proses, file dan tujuan ekstemal. Diagram itu berbeda dengan bagan aliran sebab menekankan aliran data bukan- nya aliran dokumen atau rekaman yang berisi data, Dengan kata lain, diagram aliran’ data lebih menunjukkan aliran logils daripada fisik. Dan oleh karena lebih sedikit simbol yang terlibat, maka orang yang menggu- nakan diagram aliran data haruslah lebih hati-hati dalam menyeleksi desrkcripsi verbal untuk menyampaikan gagasan mereka. Diagram aliran data berguna untuk menjelaskan aliran data pada tingkat yang berbeda. Misalnya, seorang analis sistem yang menggu- nakan teknik ini dapat menunjukkan aliran data antara unit organisasi, di antara individu dalam suatu unit di antara program komputer dalam suatu sistem, atau di antara modul dalam program komputer. 126 Sistem Informasi Akuntansi ILUSTRASI 4-7 Diagram Aliran Data Sales order Customer Sales order \= rterie Sales General total ledger file ‘Accounts receivable subsidiary fle Diagram aliran data ada dalam ‘bentuk yang berbeda-beda. Dalam rentetan simbol DeMarco-Yourdon, sebuah lingkaran menyatakan suatu proses, Segi empat menyatakan tujuan eksteral bagi data (seperti pelang- ‘gan, pemasok, atau pekerja), empat persegi panjang yang terbuka pada dua sisi menyatakan suatu file data, dan anak panah menyatakan aliran data Setiap aliran dimulai pada suatu tujuan atau file, terus berjalan melalui suatu proses, dam berakhir pada suatu tujuan atau file, Tlustrasi 4-7 menunjukkan suatu diagram aliran data untuk aplikasi centri pesanan penjualan. Dalam diagram ini, pesanan pelanggan atas barang-barang dicatat dalam sebuah file pesanan penjualan. Setelah suatu pesanan dipenuhi, maka pesanan itu dicatat dalam satu jumal penjualan dan sebuah file piutang tambahan (account receivable subsidia- ry file). Pemindahbukuan (posting) ke buku besar terjadi dari jumal penjualan Diagram aliran data berbeda dengan bagan aliran dalam beberapa hal Meskipun masing-masing menggunakan simbol untuk menyatakan pro- Perangkat Sistem 127 ses, namun diagram aliran data tidak menunjukkan urutan proses, sebagaimana yang terjadi pada bagan aliran. Jadi diagram aliran data tunggal mungkin menunjukkan beberapa proses yang beroperasi secara paralel. Seperti yang terlihat pada lustrasi 4-7, urutan pencatatan dan pengisian mungkin terjadi secara serentak. Selanjutnya, dalam diagram aliran data, anak-panah yang menghu- bungkan proses dengan tujuan atau file tidak menunjukkan apapun mengenai pengaturan waktu terhadap proses. Diagram aliran data tung- gal mungkin berisi proses yang terjadi setiap hari (seperti pencatatan dan pemenuhan pesanan dalam llustrasi 4-7), atau setiap bulan (dengan pemindahbukuan proses pada buku besar). Akhimya, oleh karena dia- gram aliran data tidak memiliki simbol yang menyatakan keputusan, ‘maka diagram itu tidak dapat secara eksplisit menyajikan peristiwa jika (if ‘occurrences) atau operast looping yang umum dalam bagan aliran. Bagan Sistem Suatu bagan sistem memberikan penyajian grafik pada konfigurasi per- alatan sistem? komputer. Menurut konvensi, bagan sistem menunjukkan alat input di sebelah kiri dan alat output di sebelah kanan. Contoh dalam Ilutrasi 4-8 menunjukkan input dengan tiga alat remote dan satu alat entri data keyboard lokal. Output itu merupakan display video dan simbol dokumen, yang menunjukkan suatu printer. Bagan sistem ini menggunakan_ simbol proses untuk menyatakan unit pemrosesan sentral, dan simbol disk magnetik untuk perangkat penyimpanan informasi. Bagan sistem untuk sistem aktual juga berisi peralatan deskripst verbal. Bagan Struktur Banyak perusahaan-mengembangkan program dalam bentuk modul Setiap program komputer merupakan suatu modul yang terdiri dari seperangkat modul yang lebih kecil. Individu mengembangkan dan me- meriksa masing-masing modul secara sendiri-sendiri dan kernudian me- meriksa kesemuanya secara bersama-sama. Ketika menggunakan pendekatan yang menggunakan modul terhadap pengembangan pro- 128. Sistem Informasi Akuntansi TLUSTRASI 4-8 Bagan Sister a a oo tz Ss _ fr) gram, banyak organisasi menggunaltan bagan struktur untuk mendo- kumentasikan program. Bagan struktur mengenali setiap modul yang membentuk program den menunjukkan hierarki diantara mereka, Hierarki ini terjadi sebab ‘modu tingkat tinggi mungkin menyebabkan eksekusi terhadap satu atau lebih modul yang jauh lebih tendah. Pada bagan struktur, setiap modul dinyatakan dengan empet persegi panjang. Hubungan hierarki antara modul ditunjukkan-dengan-tingkat pada bagan. Modul melaksanakan secara berurut dari atas ke bawah dan dari kiti ke kanan. lustrasi 4-9 berisi contoh bagan struktur. NN Tabel Keputusan Perangkat sistem yang berguna lainnya adalah pembuatan tabel kepu- tusan. Tabel itu memberikan cara yang singkat untuk meringkas hasil akhir keputusan yang kompleks. Tabel keputusan menawarkan kelebih- an atas bagan aliran ketika terdapat banyak alternatif; namun tabel tersebut tidak mengungkapkan urutan. Tabel keputusan adalah matriks yang terbagi dalam tiga bagian. Bagian separuh sebelah Kiri tabel Keputusan berisi dua bagian, yakni Peranghat Sisiem 129 TLUSTRASI 4-9 Bagan Struktur Update the maser a I sone | | openine | | Peeessere | | cise ne wansactors | | "es ee wes Geitre | [Update me iia Sats of reysiaus_| |_‘hovey | | keystaus daftar kondisi dan daftar tindakan. Bagian separuh sebelah kanan berisi beberapa kolom: Setiap kolom menyatakan aturan (rule), yang merupa- kan gabungan, dari kondisi dan tindakan. Setiap aturan menunjukkan tindakan yang diambil kapan saja terjadi gabungan kondisi. Seorang akuntan dapat menggunakan suatu bagan aliran. untuk menunjukkan informasi yang termuat dalam tabel keputusan; namun, bagan aliran adalah sulit dikuti apabila terdapat banyak kondisi dan tindakan. Untuk menjelaskan kegunaan tabel keputusan, perhatikan baik-baik keputusan umum dalam aplikasi inventori,! Dalam sistem yang, berbasis komputer, seorang pegawal tata usaha atau sebuah komputer memutuskan, apakah akan memesan untuk menambeh inventor atau tidak. Untuk setiap enam kondisi berikut ini menentukan tindakan yang harus diambil Apakah tingkat inventori mutakhi di bawah titik reorder? Apakah item itu terjual selama bulan sebelumnya? ‘Apakah inventor telah mencapai titi kaitis dibawah titik reorder? Apakah item yang mutakhir dihasilkan? Apakah item itu akan terjual di masa mendatang? oaONe James |. Morgan. “Decision Tabels,” Management Services, January-February 1965, pp. 1318. 130 Sistem Informasi Akuntansi 6. Apakah penjualan item itu mendapatkan laba? Ilustrasi 4-10 memperlihatkan bagan aliran keputusan ini. lustrast itu berisi enam simbol keputusan, dimana salah satunya menunjukkan setiap kondisi. lustrasi itu juga berisi dua simbol proses, dimana salah satunya untuk setiap tindakan yang mungkin. Anda dapat melihat betapa sult bagan alirannya; bandingkanlah dengan tabel keputusan dalam Ilustrasi 4-11. Tabel keputusan ini menunjukkan keenam kondis\ itu di bagian kiri atas, yang dinamakan potongan Kondisi (condition stub). Kedua tindakan itu berada di bagian kiri bawah, yakni potongan tindakan (action stub). Bagian kkanan atas pada tabel keputusan, yang dikensal sebagai entri kondisi berisi tujuh aturan, Untuk masing-masing aturan, jika ada suatu kondisi, maka titik ppotong antara lajur dan kolom berisi sebuah Y. Jka tidak, titk potong itu berisi sebuah N. Bagian kanan bawah, entri tindakan, menunjukkan tindakan yang dihasilkan dari setiap kondisi. Setiap afuran dalam tabel keputusan sesuai dengan satu jalur logika melalui bagan aliran. Dalam beberapa kombinasi kondisi, apabila kondisi tertentu tidak rele- ‘van dengan keputusan maka entri kondisi bagi kombinast itu adalah kosong, Misalnyay hanya satu kondisi yang relevan dengan aturan 1. Kapan saja tingkat inventori melebihi titi reorder, mala tak ada order yang dilakukan tanpa memandang kondisi apapun lainnya. Tabel kondisi menunjulkkan hal ini tanpa membiarkan lajur itu kosong untuk kondisi lainnya dalam entri kondisi: Sebagaimana biasa, aturan. yang’ paling sederhana didaftar per- tama-tama sedangkan yang paling kompleks didaftar paling akhir, mengha- silkan bentuk segi tiga untuk disikan dalam entti kondisi. Kapan tabel keputusan harus digunakan? Kapan saja terdapat lebih dari tiga kondisi, maka tabel keputusan adalah bernilai. Tabel itu mer- ingkas logika secara lebih jelas dan lebih ringkas daripada bagan aliran, yang menjadikannya lebih mudah bagi seseorang untuk mengidentifikasi kesalahan atau kekeliruan. Kekosongan dalam entri kondisi secara jelas, mengidentifikasikan kombinasi kondisi yang tidak relevan yang tidak mudah dijumpai dalam suatu bagan aliran. Ketika mengembangkan sistem akuntansi, banyak programmer dan para analis menggunkan tabel keputusan dan bagan aliran. Mereka membuat tabel keputusan pertama-tama untuk meyakinkan bahwa se- mua kondisi sudah dipertimbangkan. Mereka kemudian menyajikan ba- Perangkat Sistem 131 TLUSTRASI 4-10 _Bagan Al untuk Keputusan Inventor: Invenio € reorde pon ‘enventory = pon, sar be prttabia GD 132. Sistem Informasi Akuntansi ILUSTRASI 4-11 _Tabel Keputusan A ‘Aturan Aturan Aturan Aturon Aturan Aturan Aturan 12 3 4 5 6 7 Kondisi 1. ventars« tite pemesanan vlang YoY oy oy oy o¥ 2. Penjualan balan las NMy oy oY oY o¥ 3. Iewentars «tk kis YOON oN oN ON 4. lem terbar dalam pris YN oN ON 5, Ramalan penjlan yang mera ‘masa depan yang baik NY oy 6. Keuntungan dart kepuasan penjalan NY Tindokan: 1. Ajkan pesanan prods! XK ok x 2. Jangan sjukan pesanan produkst x xx gamaliran yang memperlihatkan urutan dimana kondisi dievaluasi. Pen- dekatan ini menyakinkan bahwa semua kerungkinan dijelaskan dalam situasi kompleks. Para akuntan menggunakan bagan alizan dan tabel keputusan kettka mengembangkan sistem baru dan ketika meninjau kembali sistem lama. Para analis sistem menggunakan diagram aliran data dan bagan struktur ketika mengembangkan sistem, dan para auditor meninjau ulang sistem itu selama melalsukan pemeriksaan. Bagian berikutnya menjelaskan ba- gan Gantt dan diagram jaringan, dua perangkat yang digunakan untuk mengelola proyek pengembangan sistem yang besar. PERALATAN MANAJEMEN PROYEK istem yang berhasil adalah sistem yang dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang layak. Proyek pengembangan sistem membutuhkan dari beberapa bulan hingga beberapa tahun untuk menyelesaikannya; proyek itu selalu mensyaratkan waktu yang lebih lama daripada yang semula diperkirakan, Manajer yang bertanggung jawab dalam proyek pengem- bangan dievaluasi dengan apakah proyek itu selesai tepat waktu dan sesuai dengan biaya yang dianggarkan. Perangkat manajemen proyek ‘membantu mencapai tujuan itu. Perangkat Sistem 133 Dua perangkat manajemen proyek yang membantu menyelesaikan proyek pengembangan secara tepat waktu adalah bagan Gantt dan diagram jaringan. Sebuah contoh proyek berikut ini akan membantu anda memahami bagaimana telnik itu bekerj. Sebuah Contoh Proyek Usahan mengembangkan sebuah sistem akuntansi baru terdiri dari ba- rnyak tugas yang berbeda-beda dan memerlukan upaya yang selaras oleh banyak orang. Teknik manajemen proyek terutama sekali berguna dalam mengelola proses ini Perangkat manajemen proyek memerlukan seorang analis untuk membagi proyek menjadi aktivitastertentu. Setiap aktivitas memiliki output yang dapat diukur dan jelas batas permulaan dan penghabisan- nya. Analis juga memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyele- saikan setiap tugas, dan menentukan urutan yang ditempuh oleh setiap tugas itu: Anggaran waktu memperingkas informast ini, Tlustrasi.4-12 memuat anggaran waktu untuk aktivitas fase pelak- sanakan dari daur hidup perkembangan sistem, yang dijelaskan dalam bab mendatang. Untuk sekarang, kita berkonsentrasi pada mempelajari alat manajemen proyek Proyek pengembangan sistem ini memerlukan 12 aktivitas pelaksa- naan, Altivitas A, yakni menyusun kebijakan, memertukan waktu kira- kira satu bulan dari awal sampai selesai, Oleh Karena aktivitas A tidak memiliki aktivitas sebelumnya, maka ia memulai kapan saja. Aktivitas D, melatih pegawei, memerlukan walktu satu setengah bulan dan tidak dapat memulai sebelum aktivitas B dan C selesai. Hlustrasi 4-12 menunjukkan perkiraan waktu dan altivitas yang mendahuluinya untuk masing-masing dari kesepuluh aktivitas lainnya, Para analis menggunakan bagan Gantt untuk mengatur fase pelaksanaan proyek ini Bagan Implementasi Gantt Bagan Gantt merupakan bentuk bagan yang dikembangkan Henry L. Gantt pada awal tahun 1900-an. Pada bagan Gantt, sumbu horisontal 134 Sistem Informasi Akuntansi 12 Anggaran Waktu untuk Implementasi Jangka Woktu yang Diperkirakan dolam Aktivitos Aktistas Bulan Sebelumnya ‘A Membuat kebjaksanaan 1 — B_ Memih karyewen 3 A (C Mempersapkan manual penal 3 A D. Melatihkaryowan cos AB EMengembangkan program stands ® A F _Mengkode program Su E G/ Sistem tes y FJ HE Merubah bentuk fe w G 1 Mempersiapkan loka! 2 A J. /Perasangan peralatan 1 1 K Operas paral 3 DH LL Rewew pemakal dan signoff » K menyatakan waktu kadaluwarsa (elapsed time) dan sumbu vertikal memuat daftar aktivitas, Garis horisontal menghubungkan permulaan dan akhir waktu untuk masing-masing aktivitas. Bagan tersebut menjadwal aktivitas sehingga masing-masing aktivitas dimulai setelah berakthimya aktivitas sebelumnya. Tlustrasi 4-13 berisi bagan Gantt untuk aktivitas implementasi pada Tlustrasi 4-12. Bagan ini menunjukkan bahwa altivitas A, menetapkan ebijakan, selesai sebelum permulaan aktivitas B, C, E dan I. Abtivitas terkahir, tinjauan ulang pemakai dan berakhir (user review and sign- off), selesai setelah 12 bulan terlewati Bagan Gantt mudah dikembangkan dan dipahami. Bagan Gantt ini memperlihatkan urutan aktivitas secara lebih jelas daripada anggaran waltu dan menunjukkan total waktu kadaluwarsa yang diperlukan untuk proyek itu. Dengan alasan ini, maka bagan Gantt digunakan secara ‘meluas untuk mengelola proyek pengembangan sistem. ‘Suatu organisasi dapat memperbaiki waktu durasi proyek dengan mengubah sumber daya yang dialokasikan untuk itu. Misalnya, dengan ‘menugaskan programmer yang lebih banyak pada akttvitas F, mengkode program, maka manajer proyek mengurangi waktu yang diperlukan Perangkat Sistem 135 ILUSTRASI 4-13 _Bagan Gantt A Establish policies i 8. Select personnel —— ©. Prepare user manuals 7 D. Train personnel — E. Develop programming standards hy F. Code programs _——a 6. Test system mt H. Conver fies a | Propare ste —. J. nstal equipment > . Parallel operations —— L. User review and sign-off 4 hy Sa Be At 1 2.3 4 5 6 7 8/9 1011 12 19 14 15 16 17 Time (in months) untuk alstivitas ini. Hal ini mungkin mengurangi waktu implementasi bagi sistem itu. Namun, dari bagan Gantt manajer tidak dapat menentukan apakah hal ini akan terjadi. Perangkat manajemen proyek lainnya yang menggunakan teknik jaringan (network techniques) memberikan infor- mas ini Diagram Jaringan Teknik jaringan yang digunakan secara meluas meliputi PERT dan CPM. Metode untuk’ mengelola-proyek besar ini adalah sama dan dikem- bangkan kira-kira pada waktu yang sama, Angkatan Laut Amerika men- ciptakan Teknik Tinjauan dan Evaluasi Program (PERT) dan pertama kali menerapkannya untuk mengembangkan peluru kendali. E.1. duPont de Nemours menciptakan Metode Jalur Kritis (CPM) untuk mengelola kon- struksi pabrik kimia. Sekarang ada banyak variasi dari kedua teknik itu, 136. Sistem Informasi Akuntansi ILUSTRASI 4-14 Diagram Jaringan PERT en Om OO Cline. Faishe 12 dan paket software komputer untuk mengimplementasikannya tersedia dimana-mana, Pendekatan ini menyajikan proyek itu sebagai jaringan yang terdiri dari simpul (node) dan busur (arcs). Kalau menggunakan PERT, maka busur melambangkan aktivitas proyek dan simpul menandakan permu- laan atau akhir suatu aktivitas. Label menyatakan durasi, waktu mulai, dan waktu berhenti bagi aktivitas. Urutan busur menunjukkan urutan altivitas. Jaringan CPM adalah sama, kecuali simpul menyatakan aktivi- tas. llustrasi 4-14 memuat diagram PERT untuk aktivitas pada llustrasi 412. Kebanyakan program komputer yang melaksankan PERT menyajikan setiap busur sebagai anak panah dan mengidentifikasikannya dengan simpul awal dan akhir. Program itu memberi tanda angka pada simpul sehingga simpul pada titik anak panah selalu lebih tinggi dari pada titik pada ujung. Inilah caranya anda menentukan urutan aktivitas pada pro: Perangkat Sistem 137 gram PERT. Dalam Tlustrasi 4-14, busur yang menyatakan aktivitas A dimulai dengan simpul 1 dan berakhir pada simpul 2. Durasinya diperki- rakan satu bulan. Label E melambangkan waktu permulaan altivitas yang paling awal Label L menunjukkan waktu permulaan aktivitas yang paling akhir tanpa menunda selesainya proyek. Untuk aktivitas D dalam tlustrasi 4-12, melatih pegawai, waktu mulai paling awal adalah bulan keernpat dalam proyek itu. Jika aktivitas ini baru mulai lebih dari tujuh bulan kemudian, maka proyek tidak akan selesai dalam waktu 12 bulan Selisih antara waktu mulai awal (E) dan waktu mulai akhir (L) untuk suatu altivitas merupakan waktu slack. Sebuah aktivitas slack adalah jumlah waktu tambahan yang mungkin ‘menunda proyek. Untuk aktivitas D dalam Ilustrasi 4-12, slacknya adalah tiga bulan. Aktivitas ini memerlukan sampai empat setengah bulan untuk menyelesaikan proyek tanpa menundanya, Kelebihan utama teknik jaringan ini adalah bahwa tekni nali jalur kritis (eritical path), yang merupakan urutan altvit yang memerlukan waktu kadaluwarsa yang paling lama, Ini semua meru- pakan aktvitas yang menentukan durasi provek. Jika suatu aktivitas pada jalur kritis ditunda, maka seluruh proyek itu tertunda. ‘Anda dengan mudah dapat mengenali aktivitas pada jalur kritis sebab aktivitas itu merupakan aktivitas yang tidak memliki waktu slack, Untuk altivitas tersebut, waktu mulai awal E sama dengan waktu mulai althir L. Dalam diagram PERT pada llustrasi 4-14, jalur kritis berisi aktivitas A-EF-G-H-K-L. Total durasi untuk aktivitas tersebut adalah 12 bulan, yang sama dengan durasi proyek. Diagram jaringan berguna dalam mengalola, proyek pengembangan sistem sebab diagram ini memungkinkan manajer proyek memperki- rakan efek\ mengalokasikan-kembali sumber daya. Manajer tersebut mungkin mentransfer sumber daya dari suatu aktivitas yang memilki waktu slack menjadi satu-pada.jalur kritis. Ini sering mengurangi waktu vang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Pada contoh fase diimple- ‘mentasikan, manajer proyek mungkin menugaskan kembali pegawai dari aktivitas D, melatih pegawai, ke aktivitas F, mengkode program. Ini ‘mengurangi durasi untuk aktivitas F, memperpendek jalur kritis, dan ‘mengurangi waktu yang diperlukan untuk proyek. 138 Sistem Informasi Akuntansi Untuk proyek yang kompleks, teknik jaringan sult diimplementasikan tanpa bantuan sebuah komputer. Beruntung sekali, program software untuk mengimplentasikan telah tersedia. llustrasi 4-15 memperlihatkan output program komputer PERT yang digunakan untuk menganalisis proyek pada Ilustrasi 4-12. INTERVIEW Interview merupakan ketrampilan penting bagi setiap akuntan untuk dikembangkan; terutama penting bagi.para auditor dan akuntan yang terlibat dalam pengembangan sistem. Para auditor melakukan interview kepada para pelanggan ketika melaksanakan pengkajian (review) selama melakukan audit. Para anggota tim pengembangan melakukan interview kepada para pemakai sistem ketika mengevaluasi sistem yang ada dan ketika mengidentifikasiken kebutuhan untuk sistem baru. Untuk menjadi seorang ahit interview yang baik memerlukan latihan. Interview pada dasarnya adalah aktivitas mendengarkan, seorang petu- gas interview harus tahu kapan harus, mengajukan pertanyaan, kapan dengan sopan harus menghentikan suatu.penyimpangan oleh orang yang diwawancarai, dan kapan harus rendorong orang itu untuk berbi- cara lebih banyak. Kesiapan sebelum mengajukan pertanyaan memper- mudah tugas interview: Ada latihan yang dapat anda lakukan yang akan mempermudah interview sekalipun anda belum melakukannya sebelum itu. lustrasi 4-16 membuatkan ringkasan tentang beberapa teknik inter- view yang baik. IKHTISAR Bab ini menjelaskan tujuh teknik untuk mengembangkan dan meninjau sistem akuntansi. Ketujuh teknik itu adalah pembuatan bagan aliran, diagram arus data, bagan sistem, bagan struktur, tabel keputusan, bagan Gantt, dan diagram jaringan. Bagan aliran memberikan penyajian grafik tentang proses yang beru- rutan, Bagan aliran merupakan ringkasan proses dari suatu sistem dan memperlihatkan input dan outputnya. Bagan aliran program menjelas- Perangkat Sistem 139 15 _ Output Program Komputer PERT. PROJECT: System Implementation DATE: 01-30-1990 Wo. Act Description Begin _ End Optimist Likely Pessimist Event Event Tine ‘Time Tine 1 Oh. Establish Policies 1 2 1.00 1.00 1.00 2 B Select Personnel z 3 3:00 3:00 3:00 3° C Prepare User Manuals = 2 é 3:00 3100 3:00 4 E Develop Prog Stas 2 5 0.50 0:80 0.50 5 1 Prepare Site 2 ‘ 2:00 2/00 2/00 6M Dummy Activity 3 6 9.00 0:00 0:00 7 3 Instat Equipment 4 7 1.00 100 1.00 3 F Code Prograns 5 7 5150 5180 5/50 3 0 Train Personnel 6 3 1150 150 150 10 G Test Systems 7 8 100 100 100 AL H Convert Files 8 3 0:50 0.50 0:50 12K Parallel Operations 3 10 3100 3.00 3100 13° L Review & Sign off 10 a 0:50 0.50 0/50 Project: System Implementation Act Description Expected early Early Last Last Slack Time Start, Start Fin. Tiae A Establish Polickes 1.00 0,00 0.09 1.00 0.00 B Select Personnel 300 1.00 4i00 7100 3.00 C Prepare User Hanuals 3.00 1.00 4.00 7:00 3.00 E Develop Prag stds 0'50 1:00 100) 150 0.00 I Prepare Site 2:00 1.00 400 6.00 3.00 H Dummy Activity 0100 4-00 7007100 3.00, 3 Instail Equipment 1003.00 6100. 7/00 3.00 F Code Prograns 5.50 1.50 1150) 7.00 0-00 D Train Personnel iso 4.00 700 8150 3.00 G Test systens 1007.00 700 1000.00 H Convert Files 0150 8.00 8.00. 8.80 0.00 K Parallel Operations 3.00 8,50 8.50 11.50 0.00 L Review & Sign OFF 150 11:80 12.00 12.50 12.00 0.00 CRITICAL PATH AEFGHKL Time of critical path 12.00 140. Sistem Informast Akuntansi TLUSTRASI 4-16 _ Teknik Interview yang Bai 1. Terlebih dahulu membuat kesepakatan tentang kapan interview akan dilaksanakan, ara pekera yang ingin anda wawancarai menghargai kehormatan ini, dan hal itu akan lebih mempermudah tuges anda, 2, Tiba di tempat interview tepat pada waktunya, Mengucapkan terima kasih kepada hak yang anda wawancarai atas kesediaannya meluangkan waktu untuk berbicara dengan anda, 3. Siapkanlah daftar pertanyaan tertebih dahulu, Jagalah daftar tersebut tetap berada di deparvanda selema interview berlangsung dan catatlah jawaban dan komentar dari pak yang ande wawanearai, Angket sangat berguna untuk maksud int 4, Berpalaianlah yang sesuai untuk interview. ike. pihak yang anda wawancarai ‘menggunakan setelan jas, maka lakukanlah hal yang sama. Jika ia mengenakan ppaksian kerja khusus, anda seharusnye mengenakan pakaian yang lebih santai ‘Mengenakan pakaian yang berlebihan mungkin memiuat pihak yang anda wawan- cata takut. 5. ~Ajukan pertanyaan langsung dan dapatkan jawabarinya. Seringkali pihak yang anda ‘wawancaral berbicara melantur, dan anda boleh mengembalikan pembahasan pada pertanyaan semula 6, Borsikaplah sopan dan jangan melakukan interupsi pada pihak yang anda wawan- ccarai, Duciuklah agak menyamping davi pihak yang anda wawancarai. Duduk persis diclepannya mungkin dapat ditafsitkan sebagai posist yang konfrontasional 7. Apabila telah selesai, ucapkanlah terima kasih selali lagl. Kemudian mintalah jin ‘untuk mengajukan pertanyaan tambahan jika diperlukan, 8. Setelah interview, carilah tempat yang tenang untuk menelaah kembali catatan fanda, Kembangkanlah apa vang anda tulis, tustah kesimpulon anda. Buatlah transkrip singkatan yang anda gunakan setama pencatatan. Fakta ini bisa menjadi sulituntuk dingat kemudian kan secara rinci bagaimana proses yang menggunakan komputer beker- ja, dengan memperlihatkan logika program komputer atau modul. Ba~ gan aliran dokumen berguna ketika menjelaskan prosedur yang tidak menggunaken komputer. Diagram aliran data memperlihatkan aliran data diantara proses, file, dan tujuan. Bagan sister menggunakan simbol bagan aliran untuk menunjukkan komponen pada sistem yang menggu- akan komputer. Bagan struktur memperlihatkan hubungan antara modul dalam program komputer. Tabel keputusan merupakan ringkasan hasil keputusan kompleks yang melibatkan banyak altematif. Tabel ini memungkinkan seorang Peranghat Sistem 141 auditor atau analis untuk memeriksa akibat dari semua alternatif tetapi tidak menunjukkan urutan, Dengan alasan ini, tabel keputusan sering digunakan dengan bagan aliran program untuk menjelaskan situasi kom- pleks. Bagan Gantt dan diagram jaringan berguna ketika mengelola proyek pengembangan sistem. Bagan Gantt mudah dibuat dan dibaca tetapi memberikan informasi yang lebih sedikit dari pada diagram jaringan Metode jaringan seperti PERT atau CPM memungkinkan seorang mana- jer proyek merealokasikan sumber daya untuk mengurangi durasi proyek. Kedua metode itu biasanya dilaksanakan dengan menggunakan paket software komputer ISTILAH PENTING jagram aliran data Suatti diagram yang Menunjukkan aliran data dian tara proses, file, dan tujuan eksternal. tabel keputusan Suatu matriks yang memipakan ringkasan hasil kepu- tusan. yang kompleks. Matriks ini memuat daftar kendisi dan daftar tindakan sesuai dengan masing-masing kondisi bagan aliran dokumen Suatu bagan aliran yang menekankan aliran dokumen di antara unit organisasi. bagan aliran Suatu diagram yang memperlihatkan hubungan diantara proses vang berurutan. bagan Gantt Suatu perangkat menajemen proyek yang menyajikan proyek dengan bagan. Lamanya aktivitas dinyatakan dengan pan- jang garis aktivitas itu. teknik jaringan Perangkat manajemen proyek yang meliputi PERT dan CPM. Keduanya menyajikan proyek dengan jaringan busur dan simpul. Urutan. busur memperlihatken urutan aktivitas dalam pro- yek. jagram aliran program Suatu bagan aliran yang memperlihatkan secara rinci langkah logika dalam program komputer. bagan struktur Suatu diagram yang menunjukkan hierarki modul yang ‘membentuk program komputer. 142 Sistem Informasi Akuntansi bagan sistem Suatu penyajian grafik tentang konfigurasi peralatan pada sistem komputer. bagan aliran sistem Suatu bagan aliran yang menjelaskan proses yang ‘menggunakan komputer, operasi manual, input, dan output sistem aplikasi APENDIKS Bagan Aliran Kontrol Perangkat lain untuk menjelaskan proses yang berurutan adalah bagan aliran kontrol. Perangkat lain tersebut berbeda dengan bagan aliran dokumen sebab perangkat ini menekankan kontrol intemal yang mem- pengaruhi transaksi. Seperti halnya bagan aliran lainnya, bagan aliran kontrol melacak transaksi melalui proses yang menggunakan komputer dan secara manual. Namun, bagan aliran Kontrol menyatakan titiktitik dalam aliran dimana pelaksanaan kontrol internal diterapken pada tran- skasi. Dengan alasan ini, para auditor menamakan teknik ini sebagai bbagan aliran titik kontrol (control point flowcharting). Bagan aliran kontrol, seperti bagan aliran dokumen lain, memiliki sebuah Kolom untuk masing-masing unit organisasi. Tetapi bagan aliran kontrol menggunakan seperangkat simbol yang berbeda-beda dangan simbol standar, sebagaimana diperlihatkan dalam Ilustrasi 4-17. llustrasi 4-18 memuat sebuah bagan aliran kontrol yang menjelaskan seluruh prosedur entri order. Dengan mengikuti prosedur ini, daparte- men order menerima permintaan pelanggan dan menggunakannya seba- gai dasar bagi penyiapan order penjualan empat bagian, Kemudian departemen itu mengelompokkan order pelanggan menurut abjadnya. Order penjualan empat bagian menuju ke departemen pengiriman, yang mengirimkan barang kepada pelanggan. Salinan order penjualan 4 men- jadi suatu slip pengepakan (packing slip). Departemen pengiriman me- ngembalikan salinan 2 pada departemen order, mengelompokkan salin- an 3 menurut tanggal, dan mengirimkan salinan 1 kepada departemen penagihan. Peranghat Sistem 143 TLUSTRASI 4-17 _ Simbol Bagan Alin Document ; Document {name of document shown wth Box) Mutiplo copes of a document (i copy ropared when certain Document Preparation Document nies | Document signed of [a] aeeeves Boeument wih fa} slownaton ace’ Document vedites” Document Olsposition Document led (a= alphabet Document ed Document dest Kontrol Accounting Records ond Entles O Directions! Flow > = deciment tow Source for etry in Book o eager Staring pont (oumber shown in box) == Teasi lorcubeoquont step in flonehan) lees towchehf permanently aly, N= numerically, 0) + by date) temporary royed Documanisaiached together Documents compared Documents compared and atached" ‘Sumber: Diadur dav RM. Skinner and RK. Anderson, Anaicel Auditing: An Outline of the Flow Chert ‘Approach fo Audits (Toronto: Piman, 1966), kesh ya dturukin dengan and" yang kembangkan eh Dad H. Le Dueprodukt dengan in leh pene. 144 Sistem Informasi Akuntansi 5 moung on0501) mppny 1 yreaidey ung Uy ‘Bunpny jenryouy uous 3 Seen = p10 sores ~ OS .apro aseyoind soworsnd = Odd swiog seuossn9 04 ovoqunuai | 1 ‘ 1 —— z 2 le fe oo E sth ; onuoy ueiy uebeg” T-P ISVELSNT Peranghat Sistem 145 SOAL Departemen penagihan membuat file order penjualan untuk semen- tara waktu. Setiap minggu departemen itu memindahkan order pen- jualan dari file ini, dan untuk setiap order disiapkan faktur tiga-bagian; departemen tersebut mengirimkan salinan 1 kepada pelanggan dan salinan 2 dan 3 kepada departemen akuntansi. Membandingkan bagan aliran kontrol ini dengan bagan aliran doku- men pada llustrasi 4-6, anda mengetahui bahwa prosedur itu adalah identik. Namun, memeriksa bagan aliran kontrol akan mengungkap bahwa semua dokumen sudah diberi nomor sebelumnya. Ini merupakan ukuran kontrol intemal yang belum diungkap pada bagan aliran dokumen standar. Bagan aliran kontrol untuk sistem yang kompleks menunjukkan banyak kontrol internal yang seperti ini. Oleh karena bagan aliran kontrol menekankan kontrol dalam sistem akuntansi, maka bagan itu umummnya disukai para auditor. Ketika melakukan tinjauan ulang, seorang auditor mungkin mengembangkan bagan aliran kontrol bukannya bagan aliran'dokumen untuk menjelaskan sistem pelanggan, Pemberian label ttik kontrol memungkinkan auditor ‘mengevaluasi secara lebih mudah kekuatan dan kelemahan kontrol inter- nal 4-1. Apa perbedaan antara masing-masing hal berikut ini? a. Bagan sistem b. Bagan aliran sistem c. Bagan aliran program . Baganaliran dokumen e. Diagram aliran data 4-2. Apa lapisan’ pengganti (alternating layers) dalam bagan aliran sistem? 4-3. Output dari satu operasi telah dihilangkan dalam Ilustrasi 4-4. Dapatkah anda mengenali apa itu? 4-4. Mengapakah seorang akuntan sebaiknya mengetahui cara mem- aca dan menggambar: a. Bagan sistem? 146. Sistem Informasi Akuntansi 45. 46, 48. 49. 4-10. b. Bagan aliran sistem? ¢. Bagan aliran program? d. Bagan aliran dokumen? e. Diagram aliran data? ‘Apa kelebihan yang dimiliki bagan aliran kontrol terhadap bagan aliran dokumen? ‘Apa kelebihan yang dimiliki tabel. keputusan terhadap bagan aliran program? ‘Apa kekurangannya? Dapatkah anda mengenali perbedaan antara bagan Gantt dan diagram jaringan? Apakah itu? Bagaimanakah diagram jaringan PERT berbeda dengan diagram jaringan CPM? ‘Masing-masing simbol berikut ini menyatakan apa? Tentukanlah mana yang menyatakan dasar, sistem, atau simbol bagan aliran (inAe A) TS > Apa pasangan dari keempat simbol bagan aliran berikut ini yang menggunakan simbol bagan aliran kontrol? Perangkat Sistem 147 ‘VW ‘TI Bagaimanakah masing-masing dari pasangan simbol bagan alir~ 44. an berikut ini berbeda? [3] [2] a ee en = LATIHAN DAN KASUS 4-12. BAGAN ALIRAN SISTEM llustrasi 4-4 memuat bagan aliran sistem. Gambariah kembali bagan aliran ini hanya dengan menggunakan simbol dasar. Cara pembuatan diagram proses apa yang lebih deskriptit? 148 Sistem Informasi Akuntansi 4-13. BAGAN GANTT Sambil melakukan tinjauan ulang tethadap sistem yang ada, seorang akuntan menemukan dokumen berikut ini yang diberi nama Analisis Proyek, Analisis Provek Aeivitas Aktivtas Wak dalam Mingguan roumboss Tugas: Siapkanlah bagan Gantt untuk Analisis Proyek. 4-14, DIAGRAM JARINGAN Supervisor’ aktintan, setelah melakukan tinjauan ulang terhadap solusi pada Latihan 4-13, ingin mengetahui berapa lama waktu yang diperiu- kan untuk meneyelesalkan Analisis Proyek. Tugas: a. Dengan data yang diberikan dalam Latihan 4-13 untuk Analisis Proyek, kembangkanlah diagram jaringan PERT. b. Berapa lama waktu penyelesaian yang paling dini untuk Analisis Proyek? c. Berapa lama waktu paling dini yang dapat digunakan aktivitas G untuk memulai? [Disadur dari CIA] 4-15. BAGAN ALIRAN SISTEM UNTUK INPUT KARTU Abacus Comp. memili sistem peramalan penjualan yang berpangkal di komputer, dikembangkan pada tahun 1960-an, yang menggunakan Perangkat Sistem 149 entri data kartu berlubang. Prosedur di bawah ini diikuti dalam sistem mereka: 1. Ramalan penjualan diserahkan pada para petugas penjualan. Ramalan dibuatkan lubang kedalam kartu komputer Kartu komputer dibacakan ke komputer dan disimpan dalam file pita magnets. d, Program komputer mengelompokkan ramalan menurut petugas penjualan, dan laporan ramalan penjualan siap. e. Program komputer mengelompokkan ramalan menurut kode pro- duksi, dan laporan ramalan pejualan siap. f. Total jumlah dollar yang dihasilkan pada Langkah d dan e diper- bandingkan. Tugas: ‘Siapkan bagan aliran sistem untuk sistem rarmalan penjualan ini 4-16. BAGAN ALIRAN SISTEM UNTUK INPUT TERMINAL Brewster, Inc. menerapkan prosedur berikut ini dalam kaitannya dengan kontrol anggaran belanja terhadap aktivitas riset a. Proyeksi anggaran belanja dimasukkan ke dalam sebuah komputer pada keyboard dan disimpan pada disk mangnetis b. Data dari formulir voucher biaya dimasukkan kedalam komputer dan disimpan pada disk magnetis. c. Komputer mengelompokkan, atauymenyusun kembali, anggaran belanja dan informasi anggaran belanja menurut nomor perkiraan biaya. d. Transaksi pengeluaran mingguan, yang didaftar menurut perkiraan, tersedia pada penyelidikan di terminal komputer. , _Laporan ikhtisar anggaran belanja akhir tahun disiapkan, Laporan analisis anggaran belanja bulanan disiapkan, g. _Laporan ikhtisar anggaran belanja akhir tahun disiapkan dengan membandingkan biaya yang dianggarken dan biaya aktual. 150 Sistem Informasi Akurtansi Tugas: Buatlah bagan aliran sistem untuk sistem penganggaran belanja ini 4-17. BAGAN ALIRAN PROGRAM Program dalam Sistem gaii hans menentukan apakah asuransi usia tua, keselamatan dan cacat (OASD) sebaiknya dipotongkan dari gafi. Satu modul dalam program itu memulat dengan gaji kotor karyawan untuk periode gaji paling akhir (ditentukan dalam modul lainnya), dan menghi- tung potongan untuk asuransi di atas (ASD), jika ada. Modul ini menempuh prosedur berikut ini: a: Ambillah gaji kotor karyawan hingga petiode gaji paling akhir dari $32,400. b. _ Ujlah hasilnya. dJika hasiinya negatif atau nol, maka tidak ada lagi pemotongan-pemotongan untuk tahun itu. Komputer mentransfer ke suatu modul yang menghitung gaji bersih. Jika hasilnya positif, maka lanjutkan langkah berikutnya. ¢. Bandingkanlah hasil Langkah b dengan gaji kotor untuk periode paling akhir dan pilihlah yang lebih kecil dari dua jumlah sebagai dasar untuk menhitung OASDI, d. “Kalikan jumlah yang terpilih pada Langkah c dengan 6,7 persen dan simpanlah hasilnya. fe. Cabangkan modul yang menghitung gaji bersih Tugas: Buatlah tabel keputusan untuk modul sebelumnya. 4-18. TABEL KEPUTUSAN Buatlah tabel keputusan untuk modul program yang digambarkan dalam Lathan 4-17 4-19. BAGAN STRUKTUR Program dalam sistem akuntansi harus memperhitungkan tingkat alokasi biaya umum setiap bulan. Data biaya umum dan data biaya pekerjaan Peranghat Sistem 151 disimpan dalam file disk terpisah. Rekaman terakhir dalam file data overhead ditunjukkan dengan rekaman salinan dengan kode perkiraan 999. Rekaman terakhir dalam file biaya pekerjaan adalah rekaman salinan yang memiliki Nomor Pekerjaan 229999, Program ini menem- puh prosedur: a. Bacalah sebuah rekaman dari file overhead. b. Bandingkan kode perkiraan pada rekaman itu dengan angka 999. Jka sama, maka rekaman data overhead terakhir telah terbaca, dan komputer melanjutkan ke Langkah d. Jika kode perkiraan bukan 999, maka komputer melanjutkan ke Langkah c. ¢. Tambahkan jumlah pada rekaman data overhead pada total biaya overhead. Kembalilah ke Langkah a. Bacalah sebuah rekaman dati file biaya pekerjaan. e. _Bandingkan nomor pekerjaan pada-rekaman data biaya pekerjaan pada angka 22999. Jika sara, maka komputer bercabang ke Langkah g, Jika tidak sama, maka lanjutkan ke Langkah f f. Tambahikan jam kerja yang dicatat pada rekarnan biaya pekerjaan pada total jam kerja. 4g. Bagilah total data biaya overhead dengan total jam kerja. Cetaklah hasilnya fh. Hentikan pelaksanaan. Tugas: Buatlah bagan struktur untuk program alokasi overhead ini 4-20. BAGAN ALIRAN DOKUMEN Dengan menggunakan order pembelian dari pélanggan sebagai otoritas, bagian entri order membuat faktur penjualan yang sebelumnya dinomori enam bagian. Bagian ketujuh dibuat jika ada order khusus. Setelah pembuatan faktur, bagian entri order mengirimkan bagian 5 kepada departemen kredit untuk mendapat persetujuan kredit dan ba- gian 6 kepada pelanggan sebagai pengakuan; bagian lain sementara mengelompokkan secara urut angka. 152. Sistem Informasi Akuntansi Setelah menyetujui kredit, departemen kredit mengembalikan bagian 5 kepada seksi entri order untuk dikelompokkan menurut urutan angka. Pada saat yang sama, bagian 1 dan 2 dikirim kepada departemen penagihan, bagian 3 kepada gudang, dan bagian 4 kepada departemen pengiriman. Apabila-bagian_ketujuh dibuat, maka dikirimkan kepada bagian produksi. Tugas: Buatlah bagan aliran dokumen untuk prosedur tersebut. 4-21. BAGAN ALIRAN KONTROL Buailah bagan aliran kontrol untuk prosedur yang dejelaskan pada Latih- an 4-20, 4-22, DIAGRAM ALIRAN DATA Buatlah diagram aliran data untuk prosedur yang dijelaskan pada Latihan 4-20. 4-23. BAGAN ALIRAN DOKUMEN Pada akhir setiap hari, bagian piutang membuat total kontrol yang menunjukkan jumlah total yang didebitkan ke berbagai perkiraan piutang untuk petugas buku besar. Secara independen petugas penagihan mem- buat ringkasan tentang semua penjualan pada perkiraan selama hari itu dan membuat voucher jumal, yang dikirim kepada petugas buku besar etugas buku besar membandingkan jumlah yang diperlihatkan pada total kontrol dengan yang ditunjukkan dalam voucher jurnal dan menem- pelkan jumlah pada total kontrol itu pada jumlah yang ditunjukan dalam voucher jumal. Kemudian suatu entri dibuat dalam jumal penjualan Akhirnya voucher journal dikelompokkan menurut urutan angka, Tugas: Byatlah bagan aliran dokumen untuk prosedur di atas, Peranghat Sistem 153 4-24. BAGAN ALIRAN KONTROL Buatlah bagan aliran kontrol untuk prosedur yang dijelaskan dalam Latihan 4-23. 4-25. DIAGRAM ALIRAN DATA Buatlah diagram aliran data untuk prosedur yang dijelaskan dalam Latih- an 4-23. 4-26. DIAGRAM JARINGAN Data berikut ini akan diperkirakan sambil merencanakan usaha mende- sain sistem. Akitas Sebelumnya A tak da 8 tak oda e tak da D * E a F a 3 D H EF 1 c Tugas: a. Gamberlah diagram jaringan PERT untuk proyek ini. Tunjukkan jalur kritisnya, Berapa lama waktu penyelesaian proyek yang paling dini? Tentukan waktu slack untuk setiap aktivitas. Bahaslah apa yang dapat dilakukan manajer tim proyel sistem harus diselesaikan dalam waktu 40 minggu. (Disadur dari CMA} aos disain 4-27. BAGAN ALIRAN PROGRAM ‘The Metal Container Corporation mendapat pesanan untuk membuat kotak baja untuk industri makanan. Meskipun perusahaan itu bermula 154 Sistem Informasi Akuntansi sebagai pemasok regional, namun perluasan yang cepat sebagian besar melalui akuisisi dan merger menjadikannya sebuah perusahaan nasional yang memiliki beberapa pabrik dari pantai ke pantai. Penjualan tahunan- nya kira-kira seperempat milyar dollar. Problem Manajemen Meskipun hanya ada sedikit perusahaan di. bidang industri kotak baja, namun persaingan, terutama di bidang pelayan pelanggan, benar-benar ketat. Ini biasanya mengandung arti berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan yang tak terperkirakan dengan pemberitahuan yang sangat singkat dan berarti pula memperkenankan penusahaan itu membatalkan order dengan kesalahan alasan yang paling sedikit. Kebijakan ini, yang digabungkan dengan sifat dasar bisnis yang musiman dan tidak jelas, mengandung arti adanya fluktuasi dalam produks! dan, lebih buruk lagi, banyaknya persediaan barang yang bergerak dengan lamban. Di luar saldo inventori sebesar $50 juta, kira-kira 20 persen, atau $10 juta, dianggap_bergerak lamban. Meskipun. pihak’ pengontrol sepenuhnya menyadari tentang situasi dan membuat laporan bulanan dengan mem- buat daftar barang yang bergerak lamban sesuai dengan ketentuan pro- duk dan pabrik, namun usahanya belum membuahkan hasil yang banyak. Baik angka persentase maupun jumlah dollar telah menunjuk- kan peningkatan bulanan yang Konsisten selama beberapa tahun yang lalu. Oleh karena perusahaan membutuhkan dana untuk perluasan lebih lanjut, maka pethatian presiden perusahaan tertuju pada inventori yang besar. Rencana perusahaan itu untuk beralth ke sistem komputer yang lebih canggih memberinya peluang untuk meminta saran dari konsultan manajemen. Pembuatan Jadwal Produksi Sesuai dengan bidang studinya, konsultan manajemen secara kebetulan menjumpai jadwal produksi oleh manajer pabrik yang mencerminkan setiap rencana pabrik untuk memenuhi seluruh kebutuhan yang dapat diperkirakan untuk setiap bulan pada tahun mendatang. Oleh karena Perangkat Sistem 155 prestasi manajer pabrik dievaluasi terutama atas dasar kemampuannya untuk melayani kebutuhan penjualan, maka mereka cenderung memiliki banyak persediaan barang dan cenderung terlalu berhati-hati dalam menanggapi penurunan dalam ramalan penjualan. Kedua faktor itu, tentu saja, menambah tingginya posisi persediaan di perusahaan dan meningkatkan tingkat kerusakan terhadap barang vang bergerak lamban. ‘Oleh karena penjadwalan produksi yang tepat memberikan jalan yang menarik bagi pengurangan persediaan barang, maka konsultan mengi- kuti persoalan lebih lanjut. Ja merasa bahwa apa yang dianggap oleh pimpinan atas sebagai cara terbaik untuk penjadwalan produksi tercer- min secara tepat oleh hal berikut ini: a. Persediaan barang hendaknya kurang dari 50 persen dan tidak lebih, tinggi dari 75 persen dari ramalan penjualan untuk bulan berikut- nya. b. Kegiatan’ produksi hendaknya dijadwal sedemikian rupa schingga persediaan barang yang direncanakan pada akhir setiap bulan me- nurun dalam jangka waktu seperti yang ditunjukkan. c. / Beban kerja yang normal adalah lima hari, delapan jam per hari selama seminggu. d, Jika beban kerja normal menghasilkan pefsediaan barang yang terlalu banyak, maka minggu kerja mungkin dikurangi menjadi cempat hari, tiga hari, dua hari, atau bahkan satu hari seminggu. e. dik beban kerja normal menghasilkan persediaan barang yang tidak memadai, maka minggu kerja mungkin ditambah menjadi 9, 10, 11, atau! 12 jam sehari selama lima hari dalam, seminggu, kemudian dengan bekerja pada hari Sabtu, berikutnya dengan bekerja pada hari Sabtu dan Minggu, dan selanjutnya dengan dua shift sehari. Pilhan hari tambahani (yakni bekerja. 9, 10, 11, atau 12 jam sehari) juga tersedia untuk akhir pekan atau pengoperasian dua shift. f. _ dika kire-kira- pengoperasian jam untuk sebulan masih membuah- kan hasil persediaan ‘barang yang tidak mencukupi, maka jadwal produksi untuk bulan sebelumnya hendaknya direvisi untuk me- mungkinkan akumulasi persediaan barang dalam bulan itu Dengan serangkaian peraturan ini, konsultan membuat sebagian jadwal produksi dan membandingkannya dengan yang dibuat oleh para manajer 156 Sistem Informasi Akuntansi pabrik. Secara mantap, jadwal yang dibuat oleh konsuitan menunjukkan posisi persediaan barang kirarkira 20 persen lebih sedikit daripada yang ditunjukkan dalam jadwal yang dibuat oleh manajer pabrik Oleh Karena adanya penemuan yang bagus ini, maka konsultan menyarankan agar pembuatan jadwal produksi dikomputerisasi. Dia bah- kan membuat bagan aliran program untuk digunakan oleh staf pemro- graman perusahaan untuk tugas ini. Tugas. ‘2. Bagaimanakah seharusnya anda membuat bagan aliran program? b. “ Apakah tabel keputusan dapat digunakan dalam situasi ini? 4-28 DIAGRAM JARINGAN STOKASTIK Whitson Company: baru saja telah memesan sebuah komputer baru untuk keperluan sistem informasi akuntansinya, Komputer yang ada sekarang ini sudah sepenuhnya digunakan dan tidak lagi memadai untuk semua penerapan finansial yang ingin dilaksnalian perusahaan Whitson. Penerapan sistem akuntansi sekarang ini sernuanya harus dimodifikasi sebelum dapat dijalankan pada komputer yang baru. Di samping itu, aplikasi baru yang ingin dikembangkan dan dilaksanakan telah dikelom- pokkan dan dibuatkan urutan menurut prioritas. Sally Rose, manajer pemirosesan data, bertanggung jawab atas pelak- sanaan sistem komputer baru. Rose membuat daftar aktivitas tertentu yang akan dilaksanakan dan menentukan perkiraan waktu untuk menye- lesaikan setiap aktivitas. Di samping itu, dia membuat diagram jaringan untuk membantu menselaraskan altivitas itu. Daftar aktivitas dan dia gram jaringan disajikan dalam Peraga 4-1, Kasus 4-28. Tugas: a. Tentukanlah jumlah minggu yang diperlukan untuk melaksanakan sistem informasi akuntansi Whitson Company pada komputer yang bart b. Kelompokkan aktivitas yang kritis dalam melaksanakan proyek c. Tentukanlah waktu slack untuk satu aktivtas. Peranghat Sistem 157 PERAGA 4-1 Kasus 4-28. Perkron Waktu Selah song DiperlukonPerkroan cnt Wekte Menyeleaiton (dalam Akitas Urata Akos (doom Ming) Mingo) [AB Meninags pergempnion Komp ari pbk 8 12 BC Memaarg komputer 2 06 lt Malahlan tt uu trap komputer 2 02 [AD Merysesallan akin thodep srt peas 2 08 DE Merk programe dan operator tanbahan 2 16 ‘AG Mendsain mda tethadap apa yng da 3 2 GH Mempregram moda! ehcp aptias! perry 4 14 HI Melon test terhadop apa yang teh mods ‘pa Koruny ben 2 of Mere plas arg ado ses dengan tbutifan 2 06 JN. Mere dan merperb kamera! unt elt yong ad sebagaimara dma 2 o4 | JK Merja apa! yang oa scare pare | pada komputer Vang beru dan yang lama. 2 04 | KP Mebleanalas apis yng scbagatara dielishan pada komputer yang ars 1 06 AE Mend pla bar 8 32 | GE Mendésin nee artar opti org 3 18 | telah ada dengan yang baru EF Memprosram opis bart 6 26 Fl Meakan fet jtodsp ap bans Pale Komputer 2 08 1 Mere plas an sebogamana burskan 3 14 Lt Ma ead eho apa teri pada Fomor eng bar 2 06 MN. Starla dolamerted unos! bra 3 o8 NP Milanaion apo bnt pada lompuler vor bon 2 os L Bersambung 158 Sistem Informasi Akuntansi Paral rn ‘lensing Tae ee Oren T=6.v-26) to complete activity. Para pimpinan atas Whitson Company ingin mengurangi waktu vyang diperlukan untuk memulai operasi sistem. 1. Abttvitas-mana yang seharusnya diusahakan Sally Rose untuk mengurangi pelaksanaan sistem itu dengan lebih cepat? Jelas- kan. 2. Bahaslah bagaimana Sally Rose mungkin melanjutkan mengu- rangi waktu untuk aktivitas itu Manajer akuntansi umum ingin aplikasi sistem informast akuntansi yang ada dimodifikasi dan dioperasikan dalam waktu 22 minggu lagi 1. Tentukanlah jumlah minggu yang diperlukan untuk memodifikast aplikasi sistem informasi akuntansi yang ada dan menjadikannya dapat dioperasikan. 2. Apa kemungkinan yang akan terjadi dalam melaksanakan apli- kasi sistem yang ada dalam waktu 22 minggu. Gunakanlah tabel berikut ini dalam kalkulasi anda. Peranghat Sistem 159 abel Wilayah menurut Kurva Normal z 2 Wilayah 2 Wilayah OL aa 864) 2a 982, 02 42 1885 22 1986 03 13 1903, 23 ‘989 oa 14 19 24 ‘992 Os 15 1933, 25 ‘994 06 16 ‘945, 26 1995, 07 17, 1955; 27 1997 08 18 964 28 997 09 19 7 29 ‘998 10 20 97 3.0 (999 [Disadur dari CMA]