Anda di halaman 1dari 59
Bab 7 Desain Sistem Sasaran Belajar: 1. Mempelajari kegiatan yang berlangsung sewaktu daur hidup pe- rngembangan sistem. 2. Menemukan bagaimana membuat desain sistem pendahuluan. 3. Memahami bagaimana menyusun Spesifikasi terinci untuk suatu sistem informasi akuntansi. Mempelajari bagaimana para auditor berperan dalam proses pende- sainan sistem, PENDAHULUAN Bab sebelumnya menjabarkan kegiatan yang berlangsung selama fase analisis siklus [daur] hidup pengembangan sistem [the system develop- ment live cycle, SDLC]. Pada kesimpulannya, tim peneliti sistem mem- buat rekomendasi komisi untuk pengarahan penyusunan sistem. Bila keputusannya adelah melanjutkan proyek penyusunan, komisi pengarahan menunjuk tim proyek untuk memulai fase pendesainan sistem. Tim desain ini terdiri atas tim studi analisis sistem ditambah dengan para akuntan dan analisis sistem. ‘Tim desain sistem memulai dengan mengidentifikasikan bentuk utama dari sistem baru ini. Kemudian, setelah menerima persetujuan dari 22 Desain Sistem 243 analysis i a i freimnay | | onuies 1! Systm 4 Tyan” tal potted LF ecitason po Operation i komisi pengarah, mereka menggolongkan karakteristik sistem secara terperinci, Kegiatan ini disebut desain sistem pendahuluan dan spesifikasi terperinci, Setelah kegiatan ini, tim pendesainan sistem memulai fase implementasi. llustrasi 7-1 menunjukkan hubungan fase pendesainan sistem dengan fase lain dalam SLDC. Pentingnya Desain Sistem Desain sistem adalah proses penyusunan spesifikasi untuk sistem baru yang diusulkan dari rekomendasi yang dibuat selama analisis sistem. Selama fase desain, tim proyek membuat juklak (petunjuk pelaksana) yang berisi spesifikasi. Dokumentasi yang terkandung di juklak memberikan deskripsimengenai input, output dan proses dari sistem yang diusulkan itu, Melakukan desain sistem secara keseluruhan memberikan dua keun- tungan nyata: pertama, memberi kesempatan kepada manajemen dan komisi pengarah penyusunan sistem informasi untuk menyetujui atau menolak sister sebelum berlanjut dengan pengimplementasian. Kedua, dokumentasi desain memberi tim proyek suatu pandangan umum menge- nai cara kerja sistem ftu, Perhatian yang seksama pada desain memung- kinkan tim untuk: mengidentifikasi-ketidakefisienan dalam pemrosesan, ketidakkonsistenan dengan sistem lain, kelemahan dalam pengendalian intemal, atau masalah lain. Perubahan lebih mudah dibuat bila sistemnya masih dalam fase desain. Upaya besar yang dicurahkan pada desain biasanya terlunasi kemudian dengan implementasi yang lebih mudah dan sistem yang lebih berhasil. 244 Sistem Informasi Akuntansi DESAIN SISTEM PENDAHULUAN Desain sistem adalah suatu proses pemulaian dengan seperangkat tu- juan, pengidentifikasian metode umum untuk mencapai tujuan tersebut, dan secara bertahap membuat metode ini lebih spesifik dan lebih kongk- rit. Banyak perusahaan lebih suka’ memisahkan proses ini menjadi dua kegiatan yang dipisahkan oleh sebuah titik keputusan manajernen. Yang pertama adalah desain sistem pendahuluian: Tim peneliti mengidentifikasi tujuan ‘sisted sewektu fase analiss sis tem, Selama desain sistem pendahuluan, tim desain menyusun deskripst logis mengenai sistem yang diusulkan. Ini memberi manajemen kesem- patan untuk menunjukkan bahwa sistem yang diusulkan adalah sesuai dengan tujuannya sebelum spesifikasi terinci. Tim itu menyusun sebuah paket dokumentasi yang mengidentifikasi ruang lingkupnya, persyaratan sistem, dan persyaratan sumber dari sistern yang diusulkan. Pernyataan mengenai Ruang Lingkup Selama désain pendahuluan, tim proyek pertama-tama menetapkan ruang lingkup sistem baru. Proses ini kadangkala hanya merupakan pemyataan-ulang-dari-ruang lingkup yang disusun sewaktu analisis sistem, Namun, dalam fase itu tim peneliti menetapkan ruang lingkup sistem untuk tujuan pengestimasian kelayakannya, Selama desain sistem pendahuluan, tim proyek menetapkan ruang lingkup sistem untuk mak- sud penyusunan sistem baru. Tim desain menetapkan batas dengan mengidentifikasi antarmuka antara sistem baru yang diusulkan dengan sistem lain dalam lingkungannya. Mereka mungkin harus menetapkan ulang batas sistem itu untuk menghindari perubahan pada sistem lain vyang ada. Batas sistem baru ini harus cukup komprehensif untuk tujuan sistem. Namun demikian bila batas ini ditata terlalu luas, proyek penyusunan sistem menjadi terlalu besar sehingga sulit untuk diimplementasikan dengan berhasil. Salah satu cara untuk menentukan batas proyek desain yang sekarang adalah mengidentifikasi prosedur yang tidak berubah bila Desain Sistem 245 sistem yang baru ini diimplementasikan. Setiap prosedur yang tidak perlu diubah adalah di luar batas sistem baru. Persyaratan Sistem Selama pendesainan pendahuluan, tim desain mengidentifikasi bentuk yang perlu bagi sistem untuk mencapai tujuannya. Ini merupakan persyaratan yang harus disediakan, dan meliputi output, data, proses, input, dan kebijakan. Output. Tim desain pertama-tama menentukan output yang seharus- nya sistem hasilkan. Output-itu berfokus pada dua masalah: (1) isi informasi output, dan (2) bentuk outputnya. Bilamana sistem yang diusul- kan itu harus menyediakan informasi baru atau informasi yang berbeda, ‘tim desain harus menentukan bentuk maupun kandungan informasi dari output itu Bila kandungan informasinya tidak berubah, tim cukup me- nentukan bentuk outputnya, Isi Informasi. Sistem baru diusulkan Karena tiga hal: Untuk me- meénuhi persyaratan informasi baru, memecahkan masalah dengan sistem yang ada, atau untuk mengimplementasi sebuah teknologi baru. Bila sistem baru dibuat guna memenuhi persyaratan pelaporan yang baru, informasi yang dia sajikan tidak disediakan dari sistem yang ada. Tim desain memastikan bahwa output sistem baru menyajikan informasi guna memenuhi persyaratan. Misalnya, sewaktu mendesain suatu sistem akuntansi biava, tim tersebut mungkin memutuskan bahwa suatu output seharusnya meringkas biaya produksi untuk sebuah bendel khusus me- rgenai anggaran di bawah kontrak pemerintah, Bila sistem yang diusulkan adalah untuk memecahkan suatu masalah dengan sistem yang ada, kandungan-informasi dari output sistem itu mungkin berubah-untuk-mengoreksi_problem itu. Misalnya, sebuah sistem penagihan mungkin menyajikan suatu jejak audit yang tidak memadai. Sewaktu membuat sistem penagihan yang baru, tim desain memasukkan informasi baru mengenai outputnya yang memungkinkan sang auditor melacak transaksi individual ke dalam rekening. Bila alasan untuk sistem itu adalah untuk mengimplementasi teknologi baru, isi 246 Sistom Informasi Akuntansi informasi outputnya tidak perlu berubah. Dalam hal ini outputnya akan ‘mengambil suatu bentuk baru. Bentuk. Ketika memilih bentuk output, tim desain memutuskan bagaimana seharusnya informasi disajikan. Ini mungkin berbentuk lapor- an yang secara rutin-dicetak, atau mungkin berupa suatu tampilan terminal komputer yang seoyang Klerk gunakan untuk pemasukan data. Kadangkala tim ini_membuat “suatu sistem yang melaporkan atau menampilkan, bila perlu suatu basis khusus. Sistem tidak membuat laporan Secara rutin, tetapi cenderung memungkinkan manajer atau pengguna untuk memperolehnya sesuai dengan permintaan. Untuk out- put rutin tim peneliti harus memutuskan seberapa sering membuatnya Mereka member! nama khusus untuk setiap laporan atau tampilan dan mengidentifikasi nomor serta memutuskan orang dalam perusahaan yang menerima laporan itu, Bila tujuan penyusunan sistem adalah mengimplementasi sistem baru, bentuk output sistemnya mungkin beru- bah meskipun kandungan informasinya tetap. Data,» Rekaman data sistem menyediakan informasi yang terkandung dalam laporan atau tampilan [display]. Setelah menentukan kandungan informasi dari output sistem, tim desain mengidentifikasikan pokok data yang perlu untuk membuatnya. Pokok data meliputi nomor rekening, kuantitas, jumlah, nama, alamat, dan tingkat gaji. Pada titik ni dalam SDLC, tim desain membuat keputusan pendahuluan mengenai file data vvang diperlukan, media penyimpanan yang digunakan, dan bagaimana menyusun data pada setiap file. Setiap file diberi nama khusus dan mengidentifikasi nomornya. Proses. Kertas kerja yang dihasilkan selama desain sistem pendahu- luan mengidentifikasi proses yang diperlukan oleh sistem. Proses ini mungkin berupa prosedur manual atau pun program komputer. Di beberapa perusahaan, tim desain menyusun diagram aliran sistem untuk menunjukkan urutan prosesnya dan bagaimana mereka membuat laporan dan tampilan [display] dari dokumen sumber dan rekaman data Namun bila perusahaan menggunakan metode pendesainan terstruktur mereka menggunakan diagram aliran data bukannya diagram aliran sistem. Ini memungkinkan tim untuk berkonsentrasi pada proses logika Desain Sistem 247 lepas dari teknologi yang digunakan untuk memprosesnya. Tim juga menentukan ukuran yang penting untuk menyediakan pengendalian internal yang baik pada sistem yang diusulkan. Input. Input pada sistem menyediakan sumber data yang ada di dalam file sistem. Umumnya input yang digunakan meliputi formulir, misalnya, pesanan penjualan, permintaan dan kartu hadir untuk keperluan pengga- jian. Para pengguna sistem merekam informasi yang menyebutkan tran- saksi akuntansi pada formulir ini. Sistem mengubah informast ke bentuk yang dapat dibaca oleh komputer dan mencantumkannya dalam file data, Para analis menyebut formulir ini sebagai dokumen sumber karena dokumen ini menyediakan sumber untuk semua item data yang diguna- kan dalam sistem. Kadangkala transaksi dimasukkan langsung ke sistem tanpa menggunakan. sebuah dokumen. Ini terjadi, misalnya, bila terminal komputemya juga merupakan cash register dalam sistem angka penjualan. Selama desain sistem pendahuluan, tim proyek menentukan nama dan nomor formulir untuk setiap dokumen, menentukan tempat asalnya, mengestimasi.volumenya, dan memutuskan bagaimana informasinya diubah ke bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Mereka mungkin menentukan pula metode pemasukan data yang tidak menggunakan dokuren sumber. Kebijakan. Kadangkala sistem baru mengharuskan manajemen meng- ambil kebijakan baru supaya bethasil. Sebagai contoh, para pengguna sistem manual memilikifleksibilitas untuk memutuskan waktu pengerjaan tugas pekerjaan mereka. Namun, bila sistem manual ini diganti dengan sistem komputer, aktivitas pengguna terikat pada jadwal pengoperasian komputer, Manajemen dapat membuat kebijakan yang memerintahkan kapan para pengguna melaksanakan pekerjaan mereka sehingga sistem komputer dapat beroperasi dengan efisien. Bila diperlukan kebijakan baru mengenal sistem yang diusulkan, ma- najemen ingin mengetahui tentang kebijakan tersebut sebelum menge- sahkan penyusunan sistem. Kebijaksanaan itu mungkin memiliki dampak negatif terhadap moral karyawan ataukah sebaliknya. Manajemen mem- pertimbangkan dampak ini ketika mengevaluasi biaya dan manfaat statu sistem. 248 Sistem Informasi Akuntansi Pada tahap ini, tim desain membuat deskripsi mengenai output, file data, input, langkah pemrosesan dan kebijakan tanpa mempedulikan rincian khusus, Tujuan mereka adalah hanyalah mengidentifikasi bentuk esensial dari sistem. Desain sistem pendahuluan memungkinkan tim desain memperkirakan dengan lebih tepat mengenai sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasi sistem yang diusulkan dan manfaat yang dapat sistem berikan. llustrasi'7-2 memuat ringkasan persyaratan sistem yang ditentukan selama fase ini Persyaratan Sumber Daya Selama fase pendahuluan, tim desain mengidentifikasi sumber daya ketiangan yang diperlukan untuk keberhasilan pengimplementasian dan pengoperasian sistem. Mereka menentukan software komputer dan per- alatan tambahan yang perlu, Mereka mengestimasikan biaya untuk menyelesaikan pengembangan sistem dan membuat jadwal penyele- saan, Mereka mengestimasikan biaya untuk mengoperasikan sistem setelahy pengimplemeniasiannya selesai. Karena persyaratan sistem su- dah ditentukan, perkiraan itu lebih akurat daripada yang dipersiapkan sewaltu studi kelayakan, Tim selanjutnya membuat evaluasi lain menge- nai biaya dan manfaat sistem yang diusulkan dan meringkaskan kesimpu- Jan mereka dalam Japoran yang ditujukan bagi manajemen. Sumber Software. Software adalah seperangkat program yang me- ngendalikan operasi yang dijalankan oleh peralatan komputer. Setelah tim desain mengidentifikasi bentuk yang perlu untuk sistem itu, mereka memilih salah satu dari empat alternatif sumber software. Pengembangan Swakelola. Dengan alteratif ini para karyawan menulis program komputer yang diperlukan oleh sistemnya. Sistem yang besar terdiri atas banyak program, dan sejumlah pengguna programmer ditambahkan pada tim desain untuk menyelesaikan penyusunan swa- kelola. Kadangkala manajer MIS juga menggunakan programmer kontrakan. Mereka ini adalah karyawan dari perusahaan lain yang bekerja di perusa- haan itu selama rentang waktu proyek tersebut. Menggunakan mereka Desain Sistem 249 —— TLUSTRASI 7-2 Persyaratan Sistem yang didentifikasiselama Desain Sistem Pendahuluan (Output. Tampilan laporan dan terminal "Nama dan nomor Is/kandungan informast Formulir Frekuensi ‘Orang yang menerima Pokok data. Fle manual dan komputer ‘Nama dan nomor ‘Media penyimpanan Ii Metode organisasi data Input. Dokumen sumber dan pemasukan data langsung Nama dan nomer dokumen (Orang yang memulai Estimasi volume Metode konversi roses. Prosodur dan program komputer File yang diakses Output yang cihasitkan Kontrol internal Kebijakan. Ditetapkan oleh manajemen tertingt kadangkala merupakan cara efisien untuk menambah staf pemrograman MIS. Penyusunan swakelola memiliki keuntungan bahwa tim proyek me- ngendaliken penyusunan program. Dengan demikian, program itu se- cara khusus memenuhi kebutuhan perusahaan, dan sistemnya lebih dapat diterima oleh para pengguna yang yang bekerja dengannya. Na~ mun demikian, untuk aplikasi akuntansi, suber lainnya umumnya lebih murah. Perusahaan Pembuat Software. Beberapa perusahaan berusa- hha dalam bidang pembuatan dan penjualan paket software. Paket ini adalah program komputer yang menyediakan aplikasi yang umumnya dibutuhkan, misalnya, aplikasi penggajian, barang, dan buku besar. Per- 250 Sistem Informasi Akuntansi usahaan ini mempekerjakan analis dan programmer sistem untuk ‘menyusun paket, dan staf penjualan untuk memasarkan paket fersebut. Mereka dapat menjual paket langsung ke bagian MIS atau melalui toko komputer atau melalui broker software. Paket dirancang untuk. memenuhi kebutuhan banyak perusahaan, sehingga setiap paket mungkin kurang dapat diterima daripada sistem vang disusun secara swakelola. Karéna paket dijual kepada ratusan atau bahkan ribuan pembeli, masing-masing pembeli memikul biaya penyu- sunannya: ‘Sehingga, biaya untuk mendapatkan paket ini jauh lebih murah daripada penyusunan swakelola. Pabrik Komputer, Hampir semua pabrik komputer juga membuat dan menjual software. Software ni dimaksudkan untuk digunakan pada lint produk perusahaan, dan meliputi program aplikasi maupun software sistem. Software sistem menyediakan fungsi dasar yang mengendalikan komputer dan peralatan periferalnya. Ini meliputi sistem pengoperasian yang mencantumkan operasi komputer, program manajemen file yang mengendalikan penyimpanan data, dan program utility yang seringkali ‘menampilkan fungsi yang diperlukan misalnya, pensortasian atau pencetakan file. Dalam beberapa hal software sistem hanya tersedia dari sebuah perusahaan pembuat, sedangkan software aplikasi buatan pabrik komputer bersang dengan buatan pabrik software. Beberapa software sistem perlu bagi peralatan komputer untuk bekerja; biayanya merupa- kkan bagian dati biaya akuisisi awal dari sistem tersebut. Kelompok Pengguna. Kelompok pengguna adalah sebuah klub yang dibentuk oleh individu dan perusahaan yang menggunakan dan memiliki peralatan atau software bermerek/jenis tertentu. Anggota grup ini bertukar menukar software dengan harga yang murah, saling bertukar saran, dan seringkali menerbitkan buletin atau mengoperasikan buletin komputer. Buletin komputer terdiri atas komputer yang beroperasi de- ngan cara dihubungkan ke saluran telepon. Setiap orang dapat memang- gil nomor telepon buletin itu melalui modem komputer dan meninggal- kan atau menerima pesan. Para anggota seringkali saling bertukar pro- gram dengan cara ini. Pada awal sistem informasi manajemen, kelompok pengguna bemilai sama besamya dengan sumber program aplikasi bisnis. Sekarang kelom- pok pengguna terutama menguntungkan pengguna komputer kecil. Bila Desain Sistem 251 anda memiliki sebuah PC, bergabung dengan grup pengguna memberi anda sumber yang murah serta saran yang perlu. Sumber Internal dan Eksternal. Sumber yang mungkin untuk program dalam sistem baru adalah penyusunan swakelola, perusahaan pembuat software, pabrik komputer, serta kelompok pengguna. Selama desain sistem pendahuluan, tim desain memilih antara penyusunan secara swa- kelola atau membeli paket software dari sumber eksternal dari perusa- haan. Ini merupakan contoh keputusan membuat-atau-membeli yang anda pelajari pada bidang studi akuntansi biaya manajerial Tlustrasi 7-3 meringkas lima pertimbangan dalam memilih antara penyusununan swakelola dengan paket software eksternal. Umumnya, mendapatkan penerimaan pengguna adelah lebih mudah dan modifikasi yang diperlukan adalah sedikit bilammana ditulis secara intemal. Namun, waktu serta biaya pemasangan adalah lebih kecil bilamana paketnya dibeli. Lebihlebih dengan paket eksternal, tim desain dapat memeriksa kualitas manual instruksinya sebelum membeli, Bila dokumentasi ini tidak memadai, tim tidak memilih paketnya. Sumber Peralatan. Setelah menentukan persyaratan sistem, tim meng- evaluasi keperluan untuk peralatan komputer. Dalam beberapa hal, suatu sistem komputer baru dapat diimplementasikan tanpa memerlukan hard- ‘ware tambahan, Ini benar bila kapasitas berlebihan terjadi pada peralatan vyang sekarang, dan bila tidak diperiukan teknologi baru oleh sistem yang baru ini. Bila dibutuhkan hardware, tim mengidentifikasi sumber un- tuknya sewaktu pendesainan sistem pendahuluan. Lima buah altematif cara suatu perusahaan dapat memperoleh peralatan komputer adalah sebagai berikut. Membeli. Perusahaan seringkali lebih suka membeli peralatan tam- bahan yang-diperlukan oleh sistem baru, Suatu perusahaan dengan peralatan yang ada mungkin memiliki perusahaan pembuat yang dipi- lihnya dan mungkin mengenali peralatan yang tersedia. Karena penga- Jaman dan pengetahuan ini, perusahaan ingin membuat suatu investasi yang diperlukan dengan cara membeli. Pembelian akan menyediakan keuntungan pajak pada bisnis yang menangguk untung. Namun demi- ian alternatif ini memerlukan pengeluaran uang awal yang besar. Lebih 252. Sistem Informasi Akuntansi ILUSTRASI 7-3 Pertimbangan pada Keputusan Membeli-atau-Menyewa Software Penerimaan pemakai ‘Swakelola. Program yang disesuaikan dengan preferensi pemakal Paket Iuar. Pemakal beradaptast dengan persyaratan program yang dituls di luar. Modifikast yang diminta ‘Swaketola, Tidak peru modifies Paket luar. Munghin perlu modifkasl agar software dapat diterima, Waktu instalasi ‘Swakelole, Diukur dalam bulan atau tahun Paket luar. Diukur dalam minggu atau bulan Kualitas manual instrul ‘Swakelola. Tekanan waktu mungkin menghambat persiapan dokumentasi yang baik. Paket luar. Dokumentasi tersedia untuk tinjauan sebelum membel. Biaya instalasi ‘Swakelola, Mahal; semua biaya diserap oleh satu sistem, Poket Ivar. Lebih murah; biaya pengembangan diserap oleh banyak sistem, jauh lagi, tahun selanjutnya peralatan ini semakin usang dan perusahaan sulit menjualnya. Menyewa atau Me-Leasing. Banyak perusahaan lebih memilih ‘menyewa atau me-leasing peralatan komputer. Leasing adalaly penye- waan komputer selama jangka waktu tertentu yang ditentukan dalam kontrak leasing. Perusahaan, mengontrak pada suatu bank atau perusa- haan leasing yang menyediakan peralatan sebagai imbalan dari pem- bayaran sewa bulanan. Peralatan komputer umumnya disewakan antara dua sampai dengan lima tahun. Dengan menyewa atau me-leasing, penusahaan yang memerlukannya terhindar dari pembayaran uang kon- tan dimuka yang jumlahnya besar pada suatu pembelian. Namun, total penyewaan atau peleasingan setelah sekian tahun melampaui biaya pembelian peralatan ini. Leasing atau penyewaan memungkinkan peri- sahaan menghindari keusangan teknologi yang dialami oleh pembeli Biro Jasa. Biro jasa adalah perusahaan yang menyediakan jasa komputer kepada perusahaan lain dengan sejumlah bayaran. Biro jasa Desain Sistem 253 ‘memiliki peralatan komputer sendiri dan menyediakan program untuk aplikasi pemrosesan transaksi akuntansi. Perusahaan merekam peristiwa akuntansi berdasarkan dokumen miliknya dan kemudian membawanya ke biro pelayanan. Biro jasa mengubah transaksi tersebut ke bentuk yang dapat dibaca oleh komputer, memprosesnya, mengembalikannya ke perusahaan bersama laporan akuntansi. Biro jasa adalah altemnatif yang baik bagi perusahaan yang tidak memiliki pengalaman dengan pemrose- san data secara komputer. Perusahaan itu dapat memperoleh banyak keuntungan tanpa harus mendirikan bagian MIS. Namun, ia terikat pada aplikasi yang dapat biro sediakan. Dan bila jumlah transaksinya besar, ‘menggunakan biro jasa pelayanan adalah pilihan yang mahal. Batch [Bendel] Jarak Jauh. Pemrosesan batch [bendel] jarak jauh [remote batch] terjadi dari pemodifikasian prosedur yang digunakan oleh biro jasa. Dengan cara ini perusahaan memasang peralatan di lokasi miliknya yang mengubah transaksi akuntansi ke bentuk yang terbaca oleh komputer. Para karyawan mengumpulkan transaksi menjadi bendel, mengubahnya ke file komputer dan mengisimkan file ini melalui saluran telepon pada komputer di lain tempat. Perusahaan yang memiliki koputer kemudian memprosesnya dan mengembalikan outputnya melalui saluran telepon ke’sebuah printer. Proses ini jauh lebih cepat daripada menggu- nakan bio jasa, tetapi perusahaan harus mempekerjakan personil pe- masukan data dan mengoperasikan komputer. Banyak perusahaan yang pada awalnya menggunakan biro jasa kemudian_selangkah lebih jauh dengan menggunakan pemrosesan batch jarak jauh. Selanjutnya mereka mendirikan bagian MIS dan me-leasing (sewa beli), menyewa atau mem- beli peralatan sendiri. Timesharing. Pelayanan timesharing disedialian oleh perusahaan yang memiliki komputer besar yang dapat diakses melalui saluran tele- pon. Untuk menggunakan pelayanan timesharing, perusahaan menem- patkan terminal dan’ menghubungkannya pada saluran telepon dengan menagunakan’ modem, Ini memungkinkan perusahan untuk menggu- nakan komputer di lokasi yang jauh seolah-olah komputernya berada di gedung yang sama. Pengguna di terminal memutar nomor telepon komputer untuk berhubungan dengannya. Pengguna dapat menulis atau pun mendebug program komputer, memasukkan data dari dokumen sumber atau mengeksekusi program pada komputer jarak jauh. Penggu- 254 Sistem Informasi Akuniansi naan pelayanan timesharing menyediakan akses pada komputer seolah- olah perusahaan memilikinya. Perusahan dapat menyusun aplikasinya sendiri, menyediakan pemasukan data sendiri, serta mengendalikan pemrosesannya. Lebih jauh lagi, perusahaan menghindarkan resiko keusangan komputer. Namun, penggunaan yang ekstensif dari pelayan- an timesharing adalah mahal.Untuk memproses banyak transaksi, ‘memiliki atau me-leasing komputer biasanya lebih murah. Sumber Daya Ekonomi. Setelah menunjukkan peralatan dan software komputer yang dibutuhkan untuk sister baru yang diusullan, tim desain mengestimasi biava untuk mendapatkannya. Karena persyaratan sistern sudeh ditentukan, biaya ini dapat lebih akurat diestimasikan daripada vang disusun sewaktu studi kelayakan. Tim tersebut juga memproyeksi- kan manfaat secara lebih akurat Biaya. Biaya yang ada hubungannya dengan sistem komputer me- liputi_biaya awal penyusunan maupun biaya operasional tahunan. Se- telah desain sistem pendahuluan, biava awal meliputi sistem komputer {peralatan dan software], penempatan komputer [pengaturan suhu dan pengkabelan husus}, dan biaya lain-lain penyusunan [spesifikasi sistem terperinci, implementasi, dan pemeriksaan pasca implementasi). Biaya perawatan tahunan meliputi gaji personil MIS, perawatan hardware, perawatan software, suplai komputer dan pemanfaatan. Manfaat. Manfaat akan bervariasi, tergantung pada suasana sistem, Pemotongan gaji personil tata usaha, pengurangan pada biaya barang, dan pengurangan kenaikan suku bunga dapat dengan mudah dihitung, Manfaat yang lebih sulit diestimasikam meliputi layanan pelangganan yang lebih baik, dan laporan manajemen yang lebih informatif llustrasi 7-4 menunjukkan evaluasi biaya dan manfaat untuk sistem yang diusulkan guna menggantikan sistem manual. Dengan menggu- nakan ukuran laba investasi {return on investment] dan net present value, perubahan ini merupakan hal yang diinginkan. Tim desain mungkin mempertimbangkan altematif untuk me-leasing daripada membelinya. lustrasi 7-5 menunjukan analisis ekonomi dari alternatif ini. Pada contoh ini leasing lebih dikehendaki daripada membeli komputer atau melanjutkan sistem yang ada. Desain Sistem 285 TLUSTRASI 7-4 Biaya dan Manfaat Pembelian Komputer yang diusulkan Analisis labo investas! Baya awa: Kemungkinan harga pembelian periengkapan {$180,000 Instalasitermacule AC & perkabelan 6% dai harga 12,000 Software, + 40% dari harga 72,000 Pelathan, =20% dari harga 36,000 “Total biaya awa $300,000 Biaye operas ahunan: (Gal personalia MIS $104,000 List, suplat, perbakan, 20% biava personaia 21,000 Pemelharaan fasitas 271,% dart arga pembeban 140 Total blaya opera tahunan Fis Dikurang gah pekeraan Kerk yang digant oleh komputer 267,000 enghematan tahunan $128,000 aba investast RO) ($128,000/$300,000) 43% ‘Anoliss present value (Asumst jangka waka tabu dal biaya modal = 20%) Pengheratan Faktor Present Value Tahunan Diskono Penghematan 1 $128,000 $33 $ 106,624 2 128,000 694 38,832 3 128,000 579 7a.12 4 328,000 482, 61,696 5 128,000 402 51,456 Present value manfaat $ 382,456 Present value biaya (300,000) 82,720 Laporan untuk manajemen Pada kesimpulan desain sistem pendahuluan, tim desain menjabarkan usulannya dalam laporan untuk manajemen. Laporan ini berisi ringkasan pelaksanaan dan paket dokumentasi yang dibuat oleh tim desain. Mereka memberikannya kepada komite pengarah sistem informasi. Mereka mungkin juga menyerahkannya atau menyajikannya secare lisan kepada manajemen puncak 256 Sistem Informasi Akuntansi ILUSTRASI 7-5 Biaya dan Manfaat Leasing Komputer yang diusulkan ‘Analisis loba invesast Baya aual Tests Software Pelathan Total blaja anal Blaya operas! thinan: Gj personalia MIS sti, suplai, eparast ‘Sewa komputer ‘Total biaye operas tahunon Dikurangi gai pokeraan herk yang digant oleh kompuier Penghematan thunan Labs investasi RON ($98,800/$120,000) ‘Analisis present value (Asus leasing lima tahun dart biaya modal = 20%) Penghematan Faktor Tohun Tahunan Diskonto i $98,000 833 2 98,000 694 3 98.000 579 4 98,000 482 5 98,000 402 Present value manfoat Present value boy "Net present value SPESIFIKAS! TERPERINCI $12,000 "72,000 36,000 120.000 $104,000 21,000 43,200 568,200 267,000, $°98,000 32% Present Value Penghematan $ 82,300 68,567 57,205 4719 39718 $295,609 120,000 3175.609 Fase desain sistem SDILC terdiri atas dua aktivitas: Yang pertama adalah desain sistem pendahuluan, menyediakan deskripsi konseptual tingkat tinggi mengenai bagaimana seharusnya sistem bekerja. Pada kesimpul- annya Komite pengarah mengevaluasi sistem yang diusulkan. Sewaktu aktivitas kedua, spesifikasi terperinci, tim desain membuat deskripsi terperinci mengenai sistem secara tertulis. Para auditor memeriksa spesi- fikasi ini dan memberi saran perubahan yang diperlukan pada ukuran Desain Sistem 287 pengendalian internal dan pada jejak audit. AKhimya, tim desain menye- rahkan spesifikasi kepada komite pengarah untuk diperiksa dan disetujul. Kegiatan dalam Spesifikasi Terperinc ‘Ada tiga fungsi utama selama spesifikasi terperinci. Tim desain secara Khusus menetapkan persyaratan sistem. Persyaratan yang ditentukan sewaktu pendahuluan desain sistem meliputi output, data, input, dan langkah pemrosesan. Setelah aktivitas ini selesai, tim siap memilih sumn- ber untuk softwarenya. Bila diperlukan komputer tambahan, tim desain memilih sumber peralatan dan memesannya. Pemilihan Peralatan Selama desain sistem pendahuluan, tim desain mengidentifikasi peralat- an komputer yang perlu untuk diimplementasikan. pada sistem yang diusulkan. Sclama spesifikasi sistem, mereka memilih sumber peralatan ini, menentukan pemasok dengan meneliti jumal perdagangan seria layanan pelanggan. Mereka kemudian mengevaluasi pemasok ini sebagai sumber peralatan yang mungkin. Layanan Pelangganan, Biro layanan pelangganan_menyediakan cara yang efisien untuk menentukan jenis peralatan yang tersedia. Pelayanan ini berasal dari perusahaan yang memantau perubahan dalam industri komputer. Mereka memelihara hubungan dengan para vendor software dan peralatan serta mengumpulkan informasi ketika produk baru dirilis. Biro ini kemudian membuat leaflet yang menginformasikan produk; para pelanggan membelinya dan. menerima peng-update-an bahwa produk baru telah tersedia. Pelayanan ini berbeda bila produknya berbeda. Beberapa biro jasa menyebutkan sistem komputer besar; yang lainnya melayani bisnis komputer kecil, peralatan tambahan yang digunakan bersama dengan komputer dan software. Layanan pelanggan meringkas banyak sumber peralatan sedemikian mupa sehingga mudah memperbandingkannya. Tim studi memeriksa spesifikasi peralatan yang disebutkan dalam leaflet tadi dan menentukan, 258. Sistem Informasi Akuntansi mode! yang paling sesuai untuk masing-masing sistem yang diusulkan. Kemudian mereka menghubungi penjual peralatan untuk secara lang- sung bemegosiasi mengenai harga dan tanggal pengiriman Evaluasi Vendor Peralatan. Ada dua pendekatan yang lazim untuk mengevaluasi vendor. Pendekatan yang pertama, tim desain menyusun konfigurast minimum. mengenai hardware yang diperlukan oleh sistem. Mereka menentukan kuantitas dan spesifikasi semua komputer dan per- alatan tambahan yang diperlukan. Mereka meringkasnya dalam permin taan untuk penetapan [request for quotation, RFQ] yang dikirimkan ke vendor potensial. Pada RFQ tim desain meminta vendor untuk menetap- kan harga bagi konfigurasi tersebut. Pendekatan ini mengandalkan ke- ablian tim desain. Pada pendekatan ke dua, tim desain menetapkan spesifikasi penam- plan untuk sistem yang diusulkan. Mereka menyebutkan hal ini dalam permintaan untuk penawaran [request for proposal, RFP] yang diki- rimkan ke vendor-vendor. Setiap vendor kemudian menawarkan kon- figurasi yang memenuhi spesifikasi tersebut Serta menetapkan harganya Pendekatan ini bermanfaat apabila tim desain kurang memiliki penga- Jaman atau waktu untuk menyusun konfigurasinya sendiri. Namun demikian, arena vendor itu kadangkala melebih-lebihkan kemampuan peralatan- nya, pendekatan ke dua ini dapat menimbulkan konfigurasi yang tidak memadai. Kriteria untuk Evaluasi Peralatan, Tim desain mempetimbangkan lima pusat perhatian dalam mengevaluasi sumber peralatan dan memeriksa proposal dari para penyalur: kinerja peralatan, adaptabilits, dukungan penyalur, ketersediaan dan biaya. llustrasi 7-6 meringkas kritria ini Kinerja Peralatan. Tim desain ingin mendapatkan peralatan yang bekerja dengan memadai. Selama spesifikasi sistem, tim ini memban- dingkan kinerja peralatan dari penyalur yang dipilih. Sayangnya, mem- buat prediksi yang benar mengenai kinerja peralatan dalam aplikasi khusus adalah sulit. Pabrik komputer mempublikasikan spesifikasi kinerja untuk setiap model yang mereka buat. Misalnya, komputer disebutkan dalam jumlah MIPS-nya, jumlah jutaan instruksi per detik yang dapat mereka proses. Untuk disk drive magnetik, pabrik itu menspesifikasi Desain Sistem 259 —_—_—— TLUSTRASI 7-6 __ Kriteria Evaluasi Peralatan Kinerl peralatan, Sukar dukur dengan tepat ‘Adoptabiltas. Mencakup kemungkinan perluasan dan kesesuaian Dukungan penyalur. Kualtas bantuan tenis Ketersediaan. Mempengaruhi jadwal implementasi Biaya, Biaya instalasi dan operasi ‘mean access time [waktu akses yang umum] untuk memanggil kembali data yang tersimpan didalamnya Dalam menentukan jumlah ini, pabrik mengasumsikan kondisi peng- operasian peralatan yang mungkin tidak representatif untuk aplikesi akuntansi.’ Spesifilesi Kinerja pabrik berguna ‘untuk membandingkan peralatan, tetapi mereka tidak mencerminkan kinerja yang diharapkan dalam praktek Kadangkala sebuah benchmark digunakan sebagai ukuran kinerja Benchmark adalah program komputer yang menggambarlan suatu con- toh aplikasi, misalnya penggajian. Tim menjalanken program benchmark pada dua komputer atau lebih yang berbeda dan membandingkan waktu eksekusinya. Sistem yang memerlukan waktu lebih singkat adalah pe- rnampil yang lebih baik. Data yang disediakan dengan pembenchmark- ingan berguna bila program tersebut sama dengan program dalam sistem yang diusulkan. ? Adaptabilitas. Perusahaan yang menanamkan modelnya dalam ribuan jutaan dollar pada sistem menginginkan sistem tersebut dapat digunakan selama bertahun-tahun dan dapat diadaptasikan untuk keper- Juan perubahan. Karena perusahaan berkembang, sistemnya pun harus berkembang; sehingga, adaptabilitas sistern memerlukan kemampuan untuk meluas bagi peralatan. Sistem seharusnya juga kompatibel dengan peralatan dan software lain yang mungkin ada di kemudian hari Komputer berukuran sedang banyak yang tidak dapat diperluas ke sistem yang lebih cepat dan lebih kuat. Beberapa pembeli telah mene- 260 Sistem Informasi Akurtansi mukan bahwa meskipun kinerja mesin itu memadai pada waktu dibeli, ia tidak dapat menambahkan memori terminal, atau peralatan periferal lain sewaktu diperlukan. Demikian pula halnya, pembeli komputer yang mereknya kurang populer hanya memiliki sedikit sumber untuk software maupun peralatan_periferalnya. Akibatnya biayanya lebih tinggi dan pilihannya lebih kecil. Tim desain yang bijaksana membeli merek yang kompatibel dengan berbagai merek lain. Dukungan Penyalur. Hampir semua perusahaan yang mendapat- kan peralatan komputer baru memerlukan bantuan teknis dari pabrik. Tim desain seharusnya memilth penyalur yang memiliki kemampuan dan mau menyediakan bantuan ini. Dukungan ‘penyalur yang memadai memberi fasiltas kegiatan yang dilakukan sewaktu fase pengimplementasian SDLC. Dukungan penyalur mencerminkan baik’ kemampuan maupun ke- ™auan si penjual. Suatu pabrik kompputer dengan para teknisi di wila- yah setempat dapat menyediakan lebih banyak bantuan daripada pabrik yang harus membawa tekmisi dari tempat lain. Beberapa penyalur ada yang menyediakan komputer cadangan atau servis peralatan pada pusat data sementara yang lainnya tidak. Penyalur yang ingin memelihara hhubungan baik dengan para pelanggannya dapat diandalkan untuk me- epati.janji,dan membantu pelanggannya untuk memecahkan masalah yang pelanggan hadapi. Mengevaluasi dukuungan penyalur adalah tugas subyektif. Tim desain mengerjakannya dengan mengorek keterangan dari pelanggan penyalur yang ada dan mengandalkan pada pengalaman mereka. Ketersediaan. Tim desain harus memillh penyalur yang dapat menyediakan peralatan pada saat ia dibutuhkan. Beberapa model kom puter baru atau yang terkenal sulit didapat dan mungkin tidak tersedia selama beberapa bulan. Ini dapat menunda banyak kegiatan pada fase implementasi dan akan menghabiskan biaya pada perusahaan yang bersangkutan Kadangkala seorang pembeli menyisipkan klausul batas akhir dalam kontrak pembelian. Klausul ini menyebutkan bahwa pembeli berhak mendapatkan diskon bila peralatannya tidak diantarkan tepat waktu. Bila penyalur tidak mau menerima klausul ini, pembeli sebaiknya menyimpul- kannya sebagai suatu ketidakpastian yang berhubungan dengan tanggal pengantaran. Desain Sistem 261, Biaya. Faktor terakhir dari pemilihan peralatan komputer adalah biayanya, bukan hanya biaya awal pada waktu pembetian dan pengin- stalasian saja tetapi juga biaya kelangsungan operasi. Peralatan yang memerlukan AC Khusus, pengaliran air untuk pendinginan internal, peninggian lantai untuk kabel lebih mahal daripada peralatan yang ting- gal menancapkan ke sumber listrik. Meskipun tim desain selalu memper- timbangkan biaya nyata ini, jarang sekali mereka merupakan satu-satu- nya kriteria untuk pemilihan peralatan. Kriteria lain untuk evaluasi peralatan telah mengungkapkan kerugian yang sulit diestimasikan. Ada kerugian karena kinerja yang lambat, kekurang-bisaan beradaptasi, dukungan penyalur yang hanya kecil, serta karena menunggu peralatan yang tidak tersedia. Biasanya tim desain tidak berusaha mengestimasikan kerugian ini. Cukuplah mereka menun- jukkan sumber peralatan yang memadai-untuk setiap wilayah ini; ke~ mudian mereka memilih peralatan dari sumber tersebut yang harganya paling murah Definisi Persyaratan Sewaktu desain sistem pendahuluan, tim desain menunjukkan persyarat- an logis untuk sistem yang diusulkan, Sebelum implementasi output, data, proses, dan input harus dispesifikasi secara terinci, Tim ini mela- kukannya sewaktu penetapan persyaratan, yaitu fungsi utama kedua dari spesifikasi terperinci Spesifikasi Output. Output adalah layar tampilan atau laporan yang dibuat oleh sistem, Pada desain sistem pendahuluan, tim desain meng- identifikasikan mereka dengan nama dan nomor serta menentukan isi informasi mereka. Selama spesifikast terinci tim memutuskan bagaimana wujud dari setiap tampilan atau laporan itu. Mereka membuat sampel layar dan laporan, yang disebut tata letak layar dan laporan [screen & report layout] dan mencantumkan contoh int pada paket dokumentasi dari sistem yang diusulkan. Pengguna memiliki kesempatan untuk me- meriksa dan menyarankan pengembangan sebelum pengimplementa- sian. llustrasi 7-7 dan 7-8 memuat sampel layar dan tataletak laporan. 262. Sistem Informasi Akuntansi ILUSTRASI7-7__ Tata Letak Layar Tampilan SUSPENDED BATCH MASTER BATCH IDENTIFICATION INQUIRY SCREEN Lise of Suspended Batches _________________________ pantresounces Desain Sistem 263 ae PO ee SI is grant ned ~_ueode] 42971 8 L BL ISVUISNT 264 Sistem Informasi Akuntansi Spesifikasi Data, Record data berisi data yang diringkaskan dan disaji- kan dalam layar tampilan serta laporan. File manual dalam almari atau meja menyimpan data dalam catatan yang terbuat dari kertas. File komputer menyimpan data dalam record yang tertulis secara magnetik dalam disk atau pun pita komputer. Selama_spesifikasi terperinci, tim menyebutkan setiap record data secara terperinci, mendaftar maksudnya, pokok data yang dimuatnya, dan cara daa diorganisasi. Untuk record komputer, ini mencakup pern- buatan tataletak suatu record yang menunjukkan susunan dari semua pokok data tersebut. Untuk setiap record data, tim mengestimasikan jumlah kejadiannya dan’ menspesifikasi prosedur backup dan. penyimpanannya. Prosedur penyimpanan menentukan berapa lama copy data harus dirawat untuk keperluan pajak dan audit, Prosedur backup menjabarkan seberapa sering copy cadangan data dibuat. Mereka merupakan ukuran pengen- datian intemal yang mencegah hilangnya data bila copy aslinya tiba-tiba hancur. Ilustrasi 7-9 memuat contoh tataletak record. Spesifikasi input. Input meliputi sumber dokumen dan media magnetik vyang padanya data disimpan oleh sistem. Selama desain sistem pendahu- luan, tim mengidentifikesi setiap input dan sumber serta mengestimasi volumenya. Selama spesifikasi sistem mereka menentukan wujud dari dokumen sumber. Mereka: membuat sampel dokumen yang menunjuk- kan susunan data dan mencantumkannya dalam dokumentasi desain. Pengguna meneliti sampel ini dan menyarankan perubahan sebelum. pengimplementasian. Untuk input data magnetik, misalnya sistem angka penjualan, tim memutuskan bagaimana data diubah ke dalam record magnetik. Ilustrasi 7-10 memuat bentuk sampel yang dibuat selama spesifikasi sistem. Spesifikasi Program Komputer. Sebelum spesifikasi terperinci, tim de- sain mengidentifikasi setiap proses dan menunjukkan hubungannya de- rngan proses lain dalam bentuk diagram aliran sistem atau pun diagram aliran data. Dalam penetapan persyaratan, seorang analis sistem dari tim itu membuat paket kerja pemrograman yang berisi deskripsi tertulis mengenai setiap program. Seorang programmer menggunakan paket ini Desain Sistem 265 ILUSTRASI 7-9 Tataletak File Record Computer. SYSTEM NAME FILE NAME FILE DESCRIPTION STORAGE MEDIA FILE ORGANIZATION FILE KEYS: PRIMARY SECONDARY MODULE NAMES WHERE USED ETECEETESEEY DATA NOTATION: 3 P x c 5 N MM DD Dar sources = Numeric = Packed Numeric On-Line General Ledger Journal Entry Transaction File Contains all detail transactions to be posted to the General Ledger Disk - 3380 Indexed-sequential Group Number None ‘App001, cHGOO1, DELO01, \RPTOD1, RPTOO2 Alphanuneric Character Sign (+ or -) Null Surpression Hontn Day Year 266 Sistem Informasi Akuntansi ILUSTRASI 7-10 Sebuah Contoh Formulic Input ‘Gevenas Lsocen SysTeM, [ON-LINE OPERATOR AUTHORATION FORM orenaon va oa at See paunmounce manancrons na DAT EEREEEREEE ON-LINE OPERATOR AUTHORIZATION FORM Fors Nuaber C3, __—_—+__—+_—_—_—__—_—_—_——— ant resources Desain Sistem 267 TLUSTRASI 7-11 _Sebuah Uraian Program are ssuen- 5/1 PURPOSE: Balance batches and vouchers within entities and LOGIC OUTLINE: 1. Balancing AL By batch: i) “control on: debits Quantity 1 Quantity 2 2. Balance debits and credits for entire batch 31 Require separate batches for each: = Company qr. qn. balance forward dates, Check the basic validity of certain fields, Print Batch Proof List. 2 Source = Balance Foryard Date Assune new batch if one of these changes within an Anput batch. Basic Validation A. Batch No. > nuneric Bl Reference - numeric, first two digits between 1 and 12 inclusive (first two digits signify month) c. Source ~ numeric, valid within B/F Date. Source must be for an accounting transaction to be posted to current or prior months. If source is for a budget transaction it can only be posted to a future period. D. Line _Iten Number ~ nuneric EL B¢P-Date = numeric and valid first 2 digits between 1 and 12 inclusive. B/F Date must renain constant within a voucher. If it changes or is invalid, generate an error message for each line iten in the voucher. This will cause the entire voucher to be rejected in Vc-190. F. rang=pate - nuneric and possible date G. amount ~ numeric or blank HL Quantity Type - 1 or 2 T! Quantity Fields = numeric or biank other Processing A. Tf Amount is coded = blank, make it 0 so that it can be added in subsequent prograns. B. Print Bateh Proof List report (see Report Layout for details). DART RESOURCES ———— 268 Sistem Informasi Akuntansi ketika menyandi programnya. Paket kerja tersebut berisi deskripsi logika program, inputnya, dan outputnya, Uraian Program. Dalam beberapa perusahaan, paket program berisi uraian program yang menjabarkan tujuan program, berapa fre- kkuensi eksekusinya, record data komputer yang diaksesnya, dan input maupun output programnya: Inputnya berupa record komputer magne- tik; outputnya mungkin berupa rekaman komputer, laporan, atau pun layar tampilan, Uraian itu juga menjabarkan ukuran pengendalian inter- nal yang, dikodekan ke program. Anda dapat melihat contoh uraian tersebut pada llustrasi 7-11. Bila programnya kompleks, uraiannya dapat dilengkapi dengan diagram aliran program. Sewaktu perusahaan menggunakan metodologi desain terstruktur, tim desain tidak menggunakan diagram alur: Cukuplah paket kerja pro- gram memuat diagram struktur dan spesifikasi logika. Salah satu cara yang efektif untuk menspesifikasi logika program menggunakan pseudo- code [kode sem. Diagram Struktur. Metodologi terstruktur memanfaatkan diagram struktur untuk menjabarkan program. Diagram struktur mengidentifikasi- kan setiap modul yang menyusun program dan menunjukkan hierarki antara_ mereka. Hierarki ini terjadi karena modul tingkat tinggi dapat menyebabkan eksekusi satu atau lebih modul fingkat yang lebih rendah Pada diagram’ struktur|setiap modul digambarkan dengan suatu bujur sangkar. Hubungan hierarkis antara modul ditunjukkan dengan tingkat pada diagram. Diagram tidak hanya berguna untuk menspesifikasi logtka suatu program tetapi juga merupakan bentuk dokumentasi yang bail setelah pemrograman selesai, llustrasi 7-12 memuat diagram struktur untuk suatu program yang mencetak sebuah laporan. Pseudocode [kode semu]. Kadangkala suatu tim proyek menggu- nakan pseudocode untuk menjabarkan modul. Pseudocode adalah ba- hasa informal yang menggunakan pernyataan mirip dengan bahasa Inggris yang menggambarkan tindakan yang dilakukan oleh instruksi bahasa komputer setelah modulnya diprogram. Kode ini memungkinkan seorang programmer menjabarkan bagaimana modul bekerja tanpa memperdulikan pada tatabahasa komputer. Selanjutnya pemyataan pseudocode diterjemahkan ke dalam bahasa yang dapat dipahami oleh komputer. Pseudocode memberikan fasilitas pengembangan logika; juga Desain Sistem 269 memungkinkan orang lain untuk lebih memahami cara kerja si program. Ilustrasi 7-13 memuat sampel pseudocode. Prosedur Manual. Sebenarnya, semua sistem, bahkan sistem yang se- cara teknologis sudah maju, memerlukan proses yang dijalankan oleh manusia, Para anggota tim desain mengidentifikasikan prosedur manual ini untuk sistem yang diusulkan sewaktu desain sistem pendahuluan Sewaktu spesifikasi terperinci mereka merekam setiap prosedur dalam manual prosedur, yang biasanya berupa lembar kertas yang memuat sehalaman deskripsi cerita, mengenai setiap prosedur. Deskripsi prosedur, yang ditulis oleh seorang analis dalam tim desain, mengidentifikasikan kategori tugas dari orang yang menjalankan prose~ dur itu. Deskripsi ini mencantumkan dokumen yang dipersiapkan dan laporan atau layar tampilan yang digunakkan, selain langkah yang penting untuk melaksanakan prosedur itu, Analis mengestimasikan frekuensi prosedur dan dan mungkin mengilustrasikanniyadengan flowchart dokumen. Setelah memeriksa deskripsi prosdedur ini, para pengguna bisa mengusulkan perubahan mengenainya. llustrasi 7-14 memuat se- buah contoh-deskripsi prosedur. Pada penetapan persyaratan tim desain menspesifikasi isi sesuai re kaman data, prosedur manual, dan program komputer, Mereka juga memutuskan bagaimana wujud seharusnya dari semua formulir, layar tampilan, dan laporan, mencatat keputusan ini dalam kertas kerja mere- ka, Para pengguna, manajer, dan anggota komite pengarah memeriksa kertas Kerja ini, mengidentifikesikan problem yang'mereka perkirakan terjadi pada desain sistem, dan mengusulkan pengembangan yang mung- kin, Pada kesimpulan penetapan persyaratan, deskrips keseluruhan me- ngenai sistem yang diusulkan termuat secara tertulis. Tim desain selanjutnya memilih program komputer yang diperlukan oleh sister. Penentuan Software Selama desain sistem awal, tim desain mengevaluasi sumber yang mung- kin untuk software komputer. Inilah program yang biasa ditulis di rumah 210 Sistem Informasi Akuntansi ILUSTRASI 7-12 _ Sebuah Diagram Struktur HECTON pROGRAN OCUNENTATION bona) ueacr Structure Chart, A-100-UPOATE-AASTER nodule are ste: x00- e034] DART RESOURCES Desain Sistem 271 ILUSTRASI 7-13 Pseudocode IF Oldmaster account number = Transaction account number PERFORM Change Masterrecord Module ENDPERFORM. PERFORM Read Transactionfile Module ENDPERFORM, Go 70 EXIT ENDIF IP Oldmaster account nunber > Transaction account nunber PERFORM Missing Masterrecord Error Module ENDPERFORM PERFORM Read Trarisactionfile module ENDPERFORM G0 To EXIT ENDIF IF Oldmaster account number < Transaction account number MOVE Oldnaster record to Newmaster record PERFORM Create Masterrecora Module ENDPERFORM ENDIF EXIT DART RESOURCES ——__ 272 Sistem Informasi Akuntansi ILUSTRASI 7-14 _Deskripsi Prosedur ‘CTEM: CoMRECTION TAANSACTIONE InPUT/UPDATE MMeER 3.2 ch Entry/Sucvaty for Correction Transaction | OATESSUED PURPOSE The purpose of this procedure is to describe the Batch Entry/Summary for Correction Trassactions screen ~ SeFeen 40-212 TL, GENERAL FuNcTIONS As Display Function. This function displays ‘¢ suspended ‘atch header and suapended Line itens (posting transactions). 19 addition, any corrections to the batch header iaformation or to the Lae iteas informacion is also displayed. Input Function. Tats function edite correction data to the suspended beth header Thformacion snd edits correction dara Co. suspended data. Tf the correction data is valid, thie function creates a correction transaction. ©. Update Function. This funetion edits changes £0 a previously input correction to the suspended batch header's data and edite changes to Previously input corrections to line items! information. If the changes are valid, this function updates the correction transactions. D. Finalize Function. This fusction finalizes batch of correction Transactions. A finalized batch is ready to be processed into a Batch Front-End Bait and Validation Job. After dt has been successfully pro- cessed into # Batch Front-End Job, it is deleced from the On-line Trane action File. Neither the batch header correction data nor the correction transaction data of a finalized batch can be updated; hovever, « finalized batch can be un-finalized. E, Uncfimalize Function. This function un-finalizes « previously finalize Ech. AN wo-finalized batch will not be processed into the Bateh Front End Job until ic ts finalized again. An ut-finalized batch's corrections to header data can be updated, its corrections co line items can be updated or deleted, and new line itens can be added. F. Delete Function. This funecion deletes a correction transaction to ‘Suspended Tine ic ©, Transfer Function. This function transfers to the folloving screens at ‘operator's request: 1. Mata Men screen, 21 Suspended Batch Master Batch Identification Inquiry sereen, DART RESOURCES Desain Sistem 273 atau paket software eksternal. Beberapa organisasi memilih pendekatan hibrid, di mana mereka membeli sebuah paket yag ditulis oleh perusa- haan lain namun memodifikasinya menjadi sesuai dengan kebutuhan mereka sendiri, Selama penentuan rinciannya, tim desain membuat keputusan final yang berkaitan dengan sumber software. Jika mereka memilih pengem- bangan “swakelola”, mereka harus menciptakan perencanaan pengem- bangan software. Jika mereka memilih untuk membeli paket software dari luar, mereka harus memilth dan kemudian merencanakan untuk membuat setiap modifikasi yang dibutuhkan. Perencanaan Pengembangan Software. Ketika pemrogramam untuk sistem baru yang dilakukan di-dalam rumah, seringkali lebih yang paling banyak memakan waktu dan yang paling mahal untuk dilakukan dalam fase implementasi: Perencanaan yang memadai untuk pengembangan software memUngkinkan tim desain untukemenghindari biaya berlebihan selama pemrograman, untuk meyakinkan ketepatan waktunya dan untuk ‘mencapai sistem konversi yang lebih teratur. Rencana pengembangan software berisi estimasi persyaratan waktu, meriempatkan personil untuk tugas pemrograman dan mendeskripsikan standar software, Persyaratan Estimasi Waktu. Setelah program dideskripsikan secara mendetail, tim desain dapat mengestimasikan waktu yang diper- Jukan untuk mengembangkan masing-masing. Dalam pengembangan program, programmer menulis kodenya, membersihkannya, mengem- bangkan data untuk menguji program tersebut, mengujinya dan mengha- silkan dokumentas untuknya, Dalam beberapa kasus programmer juga menentukan logika program tersebut. Dalam bahasa seperti COBOL atau BASIC, ini memerlukan periode perbedaan waktu dari beberapa hari untuk program sederhana sampai beberapa minggu untuk yang kompleks. Tim desain mengkategorikan program sesuai kompleksitas- nya dan kemudian mengestimasiken waktu yang diperllukan untuk me ngembangkan masing-masing program. Dari estimasi ini, tim menghi- tung total waktu yang diperlukan untuk pemrograman. Menempatkan Personil. Selama fase implementasi, departemen MIS menempatkan programmer untuk tim proyek tersebut. Para program- ‘mer ini mungkin pekerja dalam departemen MIS, atau mereka bisa konsul- 274 Sistem Informasi Akuntansi tan atau programmer yang dikontrak.dari organisasi di luar. Tim desain mengestimasikan jumlah programmer yang diperlukan dan menyusun mereka untuk ditempatkan ke proyek tersebut, Beberapa organisasi membuat tim programer, di mana masingmasing tim dipimpin oleh programmer utama. Personil lain seperti penulis data entry, spesialis dokumentasi, dan teknist mungkin juga dipertukan selama implementasi “Tim desain ini menentukan orang ini dan menjadwalkan layanan mereka juga, ‘Standar Software, Manajer MIS mengambil serangkaian aturan Untuk programmer untuk mengikuti mengkoding program mereka. Stan- dar. software ini meyakinkan konsistensi dalam pemrograman gaya an- tara kerja pemrograman pada sistem yang berbeda. Hal ini membantu dalam membersihkan program dan membuat perubahan lebih lanjut pada mereka lebih mudah. Standar software mendeskripsikan cara yang bisa diterima untuk menyusun program dan menamai variabel dan seg- ‘men program. Biasanya organisasi mengambil standar yang memberikan modularitas dalam struktur program. Ini membagi masing-masing program menjadi seamen, atau modul, dengan cara standar untuk melewatkan data antara ‘modul tersebut. Individu pada tim programmer ditugaskan modul yang berbeda; semakin berpengalaman,seorang programmer bekerja pada agian yang semakin kompleks. Modularitas membantu perubahan se- lanjutnya ke sistem fersebut karena perubahan dibatasi dengan satu atau beberapa modul. Anda bisa mempelajari pemrograman terstruktur, yang merupakan pendekatan yang populer untuk mencapai modularitas. Ini dideskripsikan secara mendetail dalam bab berikutnya, Akvisisi Software. | Sclama penentuan terinci, tim desain menentukan_ persyaratan untuk sistem yang diajukan. Kebanyakan pemnrosesan tran- seksi akuntansi mempunyai persyaratan yang serupa. Misalnya, per- syaratan untuk sistem kontrol penjualan mungkin seperti yang ada pada penjual lainnya. Persyaratan untuk aplikasi pembayaran kontan identik untuk kebanyakan bisnis. Jadi, tim desain bisa menemukan bahwa paket software yang ada memenuhi kebanyakan persyaratan untuk sistem yang diajukan. Altematif biaya efektif adalah membeli paket tersebut dan kemudian, jika perlu, memodifikasikannya. Tim desain mengikut prosedur Desain Sistem 275, tujuh langkeh dalam memilth paket untuk akuisisi. Jika anda mempunyai komputer pribadi, anda akan menemukan prosedur ini secara berman- faat dalam membeli software anda sendi Meninjau Persyaratan. Tim desain tersebut pertama kali men- injau persyaratan yang ditentukan selama penentuan persyaratan. Ini meliputi laporan, tayangan layar, file, dan prosedur manual untuk sistem yang diajukan. Paket yang dipilih oleh tim tersebut berisi sebanyak mungkin persyaratan ini. Laporan dan layar tayangan mem- berikan informasi yang diperlukan untuk kontrol manajemen dan keputusan operasional, sehingga suatu paket software harus mengha- silkan isi informasi yang penting dari output ini. File simpanan data bukan hanya untuk sistem yang diajukan namun juga untuk sistem lain; oleh karenanya, metode isi dan penyimpanannnya harus konsis- ten dengan sistem ini. Prosedur manual menunjukkan kapabilitas personil yang bekerja dengan sistem tersebut. Setiap paket software yang diajukan harus memerlukan kapabilitas yang serupa. Setelah ‘meninjaw persyaratan tersebut, tim desain mengumpulkan data me- ngenai paket software yang ada. Mengidentifikasi Paket yang Ada. Tim desain mengidentifikasi paket software yang sekarang ini sedang dipasarkan untuk aplikast ini. Layanan subskripsi merupakan sumber informasi yang bermanfaat me- ngenai paket yang tersedia. Tim desain tersebut bisa juga mengkontak konsultan-dan toko komputer atau berbicara dengan perusahaan pe- gembangan software secara langsung. Publikasi penjualan secara rutin ‘mempublikasikan deskripsi paket software yang terbaru, dan beberapa ‘mempublikasikan ringkasan survei dari ciri-ciri yang ada untuk aplikasi tertentu. Yang lainnya mensurvei pembacanya dan’ meringkas penga- laman pemakai dengan software. Dengan meninjau sumber informast lainnya ini memberikan, tim desain serangkaian paket software yang bisa ‘memenuhi persyaratan dari sistem yang diajukan. Mempersempit.Pilihan. Dengan membatasi paket yang tidak sesuai dengan jelas, tim desain membatasi daftar tiga sampai lima calon serius. Banyak paket pada daftar yang nampaknya tidak bekerja pada hardware komputer yang dipilih untuk sistem tersebut. Yang lainnya tidak memberikan persyaratan informasi mendasar yang ditentukan oleh tim desain, Meskipun yang lainnya tidak bisa diterapkan dengan sistem