Anda di halaman 1dari 51
Bab 8 Operasi dan Implementasi Sistem Sasaran Belajar: 1. Untuk menemukan aktivitas mana yang terjadi selama fase ketiga dam keempat dari siklus pengembangan sistem, 2. Untuk mengetahui bagaimana akuntan berpartisipasi dalam pe- ngembangan sistem. 2. Untuk memahami bagaimana mengerjakan tinjatian pasca-imple- mentasi 4. Untuk mempelajari bagaimana menghitung’ dengan tepat biaya sistem informasi akuntansi. PENDAHULUAN Dalam bab sebelumnya anda telah mempelajari mengenai dua siklus hidup pengembangan sistem (SDLC). Dalam bab ini anda akan belajar mengenai dua fase terakhir dari SDLC, implementasi sistem dan operasi sistem. Dalam fase implementasi, sebuah tim proyek menciptakan sebuah sistem yang bekerja dari spesifikasi desain. Fase operasi terdiri atas 301 302 Sistem Informasi Akuntansi TLUSTRASI 8-1 Implementasi dan Operasi Sistem Impiementaton | [poems i | ry 1 ‘Systems Sytem LotT | equipment ‘oS ‘System implementa roves] Seow 477) sain ees |r es "| periode waktu yang digunakannya sistem tersebut untuk memroses perhitungan data. Ini menggambarkan sasaran proses pengembangan sistem. IMPLEMENTASI SISTEM. Fase implementasi adalah periode waktu selama sistem kerja dihasilkan dan ditempatkan dalam operasi. Implementasi mulai bilamana komite pengarah sistem informasi menerima spesifikasi rinci yang dihasilkan selama desain sistem. Ini berakhir dengan penerimaan sistem oleh mana- jemen sebagai keberhasilan operasi. Komite pengarah sistem informasi ini menetapkan sebuah tim proyek untuk menyelesaikan implementasi Tim proyek tersebut terdiri atas anggota tim desain, para programmer, para spesialis dokumentasi, dan juru tulis data entry. Lima aktivitas utama berlangsung selama tahap pelaksanaan: instalasi peralatan, pemrograman, pelatihan, dan pengubahan. Tidak seperti dalam tahap desain sistem, beberapa aktivitas ini bisa terjadi secara serentak. Penulis berpartisipasi dalam pelaksanaan tersebut dengan men- gulang dua dari aktivitas tersebut. llustrasi 8-1 menunjukkkan hubungan antara implementasi dan tahap lainnya dalam SDLC. Operasi dan Implementasi Sisem 303 Instalasi Peralatan Sering kali sebuah sistem baru memerlukan pembelian peralatan kom- puter dan software komputer tambahan. Tim desain ini menyeleksi sumber tersebut selama tahap desain sistem dan memberikan perintah untuk mereka, Tim proyek implementasi kemudian menginstalasikan peralatan dan software sedemikian hingga pengetesan dan aktivitas pengubahan (konversi) bisa terjadi. Kadang-kadang tim tersebut harus ‘mempersiapkan tempat untuk peralatan tersebut sebelum menginstalasi- kanya. Untuk sebuah personal komputer, persiapan tempat bisa dengan membersihkan sebuah meja, menyediakan sebuah stop kontak, dan menginstalasi sebuah pengaman.sentakan listrik. Untuk sebuah kom- puter mainframe, persiapan tempat jauh lebih rumit. Contohnya be- berapa komputer didinginkan dengan air, sehingga pipa saluran air harus diinstalasikan di tempat itu. Kebanvakan, Komputer memeriukan kabel khusus untuk tenaga listiknya, AC untuk pendingin, dan pengkabelan untuk menghuibungkan komputer tersebut dengan péralatan lain, Jika tim proyeletersebut memutuskan untuk memasang kabel ini di bawah lantai, lantai.yang ditinggikan harus dipasang di tempat tersebut. Tim juga bisa’ memilih untuk memasang area penyimpanan tahan api, sebuah alarm kebakaran, dan sistem pemadam, dan sebuah catu daya darurat Harus disediakan tempat untuk menampung semua peralatan tambahan tersebut. Selanjutnya tim proyek memasang setiap paket software yang telah dibeli. Programmer dapat memeriksa apakah peralatan dan paket pro- gram tersebut benar-benar bekerja dan membuat modifikasi yang diingin- kan. Jika \tim-desain memutuskan untuk mengembangkan program secara swadaya (in-house), aktivitas pemrograman tersebut dimulai. Pemrograman Jika program tersebut dikembangkan secara swadaya, tim proyek me- nyediakan sumber yang penting untuk pemrograman. Dalam teknik pemrograman modern programmer harus berkonsentrasi pada pem- 306 Sistem Informasi Akuntansi buatan kode, akan tetapi bisa membuat dokumen sendiri yang harus mudah dimengerti. Ini membuat perubahan untuk program tersebut ‘menjadi lebih mudah selama tahap operasi. Tim proyek menentukan empat tugas dalam aktivitas tersebut. Untuk setiap program diidentifikasikan selama desain sistem, tim tersebut me- rgembangkan logikanya dan’ kemudian memberinya kode, debugging dan membuat dokumentasi untuknya, Mengembangkan logika program, Tim desain mempersiapkan spesifi- kkasi untuk setiap program selama spesifikasi yang terperinci. Ini menun- jukkkan maksud program tersebut, kontrol intemalnya, input dan output dalam prosesnya. Dalam mengembangkan logika| program, anggota tim proyek menentukan kode yang perlu untuk menyempumakan hal-hal ii. Tim programmer. Beberapa penusahaan melihat bahwa program- mer bekerja secara efisien dalam tim yang beranggotakan tiga sampai enam. Manager proyek tersebut menentukan setiap program kepada sebuah tim programmer. Sebuah modul adalah suatu segmen program yang hanya memberikan satu fungsi dalam program tersebut, seperti pencetakan kepala kolom untuk sebuah laporan. Kadang-kadang manajer proyek menggunakan pendekatan tim pro: grammer ketua, Dengan pendekatan ini, setiap programmer pada tim tersebut memiliki sebuah fungsi khusus seperti pembuatan dokumen, enyuntingan, atau modul- pengetesan. Tipe ini juga termasuk seorang pustakawan yang menyusun dokumentasi program. Pemrograman yang tersusun, Bilamana mengembangkan pro- gram secara swadaya, beberapa dari organisasi mengambil standar yang ‘memerlukan pemnrograman tersusun. Ini merupakan sebuah pendekatan modular yang memberikan suatu cara pengkodean standar suatu pro- gram komputer. Pendekatan yang tersusun ini berguna untuk mengem- bangkan sebuah logika program sebelum memberi kode. Program yang tersusun memerlukan waktu sedikit untuk debug dan pengujian, dan pengubahan program ini bisa dengan mudah dibuat selama tahap opera- si. Pemrograman tersusun mempunyai dua persyaratan dasar. Pertama, setiap modul hanya mempunyai satu titik masuk dan satu titik keluar. Kedua, hanya tiga konstruksi yang diinginkan: rangkaian, seleksi, dan Operasi dan Implementasi Sistem 305 ILUSTRASI 8-2 _Konstruksi Logika yang Digunakan dalam Pemrograman Tersusun 1+ ‘SELECTION ‘SEQUENCE a ITERATION konstruksi iterasi.. Waktu seorang programmer mempelajari bagaimana memberi kode menggunakan:Konstruksi ini, tugas pemrograman men- jadi lebih mudah. Ilustrasi 8-2 menggambarkan konstruksi ini dengan menggunakan simbol flowchart program standar. Memberi kode program. Waktu para programmer dalam tim tersebut mengembangkan logika untuk semua modul yang merupakan sebuah 306 Sistem Informasi Akuntansi rogram, para programmer mulai memberi kode program tersebut, Sebuah manual standar pemrograman menggambarkan bagaimana program ini dikerjakan. Dan lagi untuk pemrograman yang tersusun, standar yang baik memerlukan pengkodean atas bawah dan pendoku- ‘mentasian internal, Pengkodean atas bawah. “Atas-bawah” dalam pengungkapan ini berkenaan dengan grafik struktur program. Pertama-tama tim pemro- graman memberi kode modul tersebut pada tingkat yang tingi; yang ditunjukan dalam bagan tersebut, yang biasanya disebut modul main- Tine. Waktu modul ini berfungsi dengan tepat, tim tersebut melanjutkan ketingkat kedua, kemudian ketiga dan seterusnya Pendekatan ini sangat berguna bilamana sebuah tim para programmer memberi kode sebuah program bersama-sama dengan beberapa modul. Ini menyederhanakan proses penemuan kesalahan dalam sebuah program semacam itu, sebab kesalahan diketahui berada pada modul tertentu. Jika anda memberi kode program dalam sebuah kursus pemrograman, pemrograman atas ke bawah tidak bermanfeat, sebab biasanya program yang ditulis semen- tara mempelajari sebuah bahasa komputer relatif pendek. Dokumentasi Internal, Standar. pemrograman yang baik juga mensyaratkan program tersebut berisi: dokumentasi internal. Ini adalah deskripst verbal yang termasuk dalam sebuah kode program yang meng- gambarkan apakah program tersebut berlaku. Dokumentasi internal me- misahkan dan megidentifikaskan setiap modul dengan sebuah program, dan menggambarkan nama data atau variabel yang digunakan digunakan dalam modul tersebut. Sebab programmer lain bisa dengan cepat me- ngetahui apa yang dikerjakan modul tersebut berlaku, dokumentasi inter- nal memudahkan proses debug program dan perubahan untuk program ini Debug program. “Bug” program adalah kesalahan dalam logika atau sintaksis dari kode yang menyebabkan program gagal.! Dengan 1Grace Hoper, pengembang COBOL (Bahasa Komputer Cobol), yang pertama diterap- kan dalam maslah ini kepada kesalahan program. Dia bekerja pada awal mode komputer dan menjaga kesalaharkesalahan, Penyebab kesalahan merupakan sebuah ngengat ‘mati yang ditangkap dalam satu dari komponen-komponen sebuah” Hama " program. Operasi dan Implementasi Sistem 307 demikian bilamana para programmer men-“debug” sebuah modul, mereka menyingkirkan kesalahan dari modul yang telah mereka beri kode. Pemrograman tersusun dan pemberian kode atas-bawah, keduanya membuat proses debug lebih mudah. Walk-through tersusun juga lazim digunakan untuk tujuan ini. Walk-through tersusun. Ini digunakan dalam proyek besar yang mempekerjakan tim pemrograman. Walk-through tersusun merupakan pengulangan dari kerja programmer secara individual dengan para pro- grammer lain pada tim tersebut. Dalam mengadakan pengulangan ini, tim menguji desain setiap modul untuk memastikan bahwa ini sesuai dengan standar dan memenuhi kebutuhan para pemakai. Ini juga men- gulang kecukupan dokumentasi tersebut, dan kontrol internal, dan prose- dur pengyjian untuk modu! tersebut, Tim menghasilkan sebuah data kerusakan dan memberi sebuah salinan untuk setiap anggota tim. Proses ini bisa diulang beberapa kali selama pengembangan suatu modul. Sering kali rekan kerja seorang programmer melihat masalah vvang tidak akan pemah terlihat oleh programmer tersebut. Mudah bagi seorang programmer, yang asyik dengan kerumitan kode tersebut, untuk “Walkthrough tersusun mencegah kejadian ini” Uji program. Setelah semua modul lengkap tim pemrograman ‘menguji program, Bilamana pengkodean atas bawah digunakan biasa- nya tim menggunakan pengujian atas-bawah, seorang, programmer menguji setiap modul sepertinya modul ini dilengkapi, Setelah model teralthir selesai, seluruh program akan berfungsi menurut spesifikast desain. Selanjutnya setiap program diuji dalam operasi dengan program. Jain dalam sistem, Untuk menguji sebuah program atau sebuah modul, programmer mempersiapkan data ujiy Kadang-kadang para programmer menggu- nakan software komputer, yang disebut generator data uji, untuk tujuan ini, Data yji akan menjadi tutup sederiiana bahwa tujuan dari tes tersebut merupakan fakta, dan belum cukup untuk meliputi banyak hal untuk menguji semua bagian nyata yang mungkin dari data. Programmer ter- masuk dalam dokumentasi program sebuah lembar kerja yang mering- kaskan hasil yang diharapkan untuk setiap artikel data uji dan hasil nyata yang dihasilkan dengan program atau modul. Tim programmer mengu- 308 Sistem Informass Akuntansi A oper 0 1er9 reason, 9 wowueda oN oovzes's br sree aasoqdurg st z6s on oie, one’s ace 40) SBuywirg, ’ ozs 1 oN SCOOPS SE'00C'SS — s¥ee 30) SBuNUIN e t 70 amy omy ISeH SsyeUY wep HN BEC UTeSeq UerpiMlunuay Bue ehay requIET YenqeES B-8 ISVALSAT Operasi dan Implementasl Sistem 309 ILUSTRASI 8-4 Sebuah Diagram WarmierOrr lang lembar kerja ini selama welkcthrough tersebut. llustrasi 8-3 meng- gambarkan sebuah contoh dari sebuah lembar kerja. Mendokumentasikan program. Dalam proses memberi definisi lo- gika dari sebuah program, tim pemrograman membuat beberapa tipe dokumentasi ini termasuk bagan susunan, kode palsu, memos yang dihasilkan dalam walk-through tersusun, dan lembar kerja dihasilkan 310 ‘Sistem Informasi Akuntansi selama pengjujian. Dipenuhi bahwa program bekerja dengan tepat, tim juga menghasilkan sebuah daftar program dalam bahasa sumbernya. Bahasa sumbernya merupakan bahasa kompter tingkat tinggi yang digu- nakan dalam pemberian kode program tersebut. Metode lain dari do- umentasi ini kadang-kadang digunakan dengan pemrograman tersusun Contohnya, tim programmer menggunakan diagram wamier-orr untuk menagambarkan bagaimana. sebuah. modul bekerja. Sebuah diagram semacam itu tampak seperti sebuah bagan susunan yang dibelokkan sisinya yang berisi kode palsu (PSEUDUCODE). Hlustrasi 8-4 berisi se- bbuah contoh. Pertama, dokumentasi memudahkah segala perubahan terhadap pro- grain sehingga bisa diperlukan kemudian. Pada suatu waktu dalam ta- hapooperasi, kebanyakan program memerlukan perubahan minor yang diminta oleh para pemakai sistem atau disebabkan oleh kesalahan dalam program asli, Disebut pemeliharaan program, perubahan yang biasanya dibuat oleh seorang programmer yang tidak berpartisipasi dalam tim programmer asli. Dokumentasi yang baik perlu dibuat oleh programmer ‘perawatan guna membuat perubahan ini efisien. Kedua, dokumentasi memudahkan® peninjauan program oleh tim proyek dan auditor. Peninjauan ini diperlukan untuk memastikan bah- wa sistem berfungsi. sesuai yang“éiharapkan. Jika dokumentasi tidak engkap dan tidak bisa dipahami, mungkin peninjauannya akan sult. Inl akan meningkatkan biaya proyek pengembangan selama pengimple- mentasian dan meningkatkan biaya audit selama operasinya. Ketiga, dokumentasi pemrograman dan sistem memberikan basis untuk pelatihan personel dalam sistem baru. Kadang-kadang organisasi ‘menggunakan flowcharts, contoh input dan output, Pedoman Prosedur, dan Pedoman Operasi Komputer untuk maksud ini. Beberapa organisasi mengembangkan materi pelatihan lain dari bentuk dokumentasi jini. elatihan sulit tanpa dokumentasi yang akurat dan lengkap. ‘Anda telah mempelajari empat tugas yang terjadi selama pengem- bangan sebuah program komputer dan beberapa dari teknik yang disukai untuk melengkapi program tersebut. llustrasi 8-5 meringkaskan tugas yang dilakukan selama instalasi peralatan dan pemrograman. Aktifitas lain selama implementasi adalah pelatihan, yang mana sering terjadi pada waktu yang sara Operasi dan Implementasi Sistem 311 Pelatihan ILUSTRASI 8-5_Intalasi Peralatan dan Tugas Pemrogreman Instalasi Peralatan Persiapan tempat. Kerumitan tergantung pada peralatan Uji penerimaan, Mencat tahu jika ini tered Pemrograman ‘Mendefinisikan Logika Program. Akan menjadi modular. ‘Member’ kode. Menggunakan skonstruksi prograrn yang tersusun, Debug. Menggunakan walk-through tersusun. Test. Menguji semua jalan logika. Mendokumentasikan. Penting untuk perubahan, pengulangan, pelatihan. Dalam beberapa proyek pengembangan sistem, pelatihan mulai segera mungkin sebuah desain sistem yang lengkap, dan bisa berlanjut kedalam tahap operasi. Kebanyakan pelatihan terjadi setelal penyelesaian tahap desain’ pegetesan sistem yang lebih dahulu. Dua kelompok karyawan yang menguntungkan dari pelatihan adalah pernakai dan personal ope- rasi komputer. Pelatihan Pemakai. Pemakai termasuk manager, juru tulis yang me- nerima output dari sistem atau menyediakan input untuknya. Anggota tim desain sistem mempunyei tanggungjawab utama bagi pelatihan pe- makai, meskipun mereka bisa menerima bantuan dard pegawas atau konsultan Ivar. Pelatihan pemakai benar-benar menvadarkan deskripsi yang dimasukkan dalam Pedoman Prosedur. Anggota benar-benar tim desain mengajar para pemakai mengenai tugas non-komputerisasi yang diperoleh dengan sistem baru-Mereka menggambarkan prosedur untuk data masuk dan memberikan perintah pada penagunaan output dari sister. Kadang:kadang tim.-desain-memberikan pelatihan dalam sebuah rang kelas, dengan ceramah dan diskusi. Pada waktu lain anggota tim menggunakan tutorial yang dikomputerisasi atau pedoman pelatihan yang membolehkan karyawan bekerja pada langkah mereka sendiri Mengembangkan materi pelatihan seringkali merupakan tugas utama bagi para anggota tim desain dalam tahap implementasi. Dalam bebe- 312 Sistem: Informasi Atuntansi rapa proyek, tim melengkapi pengembangan dari Buku Pedoman Prosedur pada saat ini. Beberapa tugas, seperti masuk data (data entry) pada sebuah terminal tidak bisa digambarkan dalam rincian sampai setelah pemrograman selesai Pelatihan Operasi. Manager proyek menyediakan pelatihan operasi bagi para’ karyawan yang secara langsung meliputi dengan pemasangan peralatan komputer. Mereka termasuk juru tulis data entry, operator komputer, personal pendukung teknis, dan juru tulis kontrol data. Juru tulis data entry adalah orang yang mengubah transaksi_perhitungan kedalam sebuah bentuk yang bisa dibaca magnettk oleh komputer; para ‘operator komputer bekerja pada sebuah pusat data dan secara fisik mengoperasikan komputer dan peralatan.penyimpanan file-nya; perso- nel pendukung secara teknis membuat perbaikan untuk peralatan dan software bilamana ini kegagalan pemakainnya; juni tulis kentrol data me- nambahkan laporan kepada para pemakai; yang dihasilkan pada pusat data. Dalam pelatihan operasi, para karyawan ini belajar bagaimana ‘menggunakan peralatan dan software yang termasuk dalam sistem. Anggota tim desain mengadakan pelatihan operasi menggunakan perintah ruang kelas, tutorial yang dikomputersasi, dan pedoman pela~ tihan, Mereka menggunakan Manual Operasi Komputer untuk melatih juru tulis data entry, operator komputer, juru tulis kontrol data. Sering- kali topik teknis-dihubungkan dengan para penjual peralatan dan soft- ware komputer. Beberapa penjual menyediakan panduan perintah videotape; penawaran lainnya secara teratur, kelas dijadwalkan untuk pelanggan mereka pada personal penjual yang mengadakan pelatihan operasi. Kadang-kadang cara yang terbaik untuk memperoleh pengeta- huan teknik yang cukup melalui pelatihan kerja. Sebagai hasil, pimpinan seringkali memilih untuk memberhentikan personel pendukung teknik Pengujian Altifitas lain dalam tahap implementasi adalah pengujian. Aktifitas ini membolehkan pemrograman dan harus mendahului perubahan, akan Operasi dan Implementasi Sistem 313 tetapi bisa meneruskannya pada saat yang sama sebagai tugas pelatihan program. Tim programmer menguji program individual seperti sebagai dari pemrograman; dalam aktiitas pengujian dua test lainnya terjadi string dan pengujian sistem. Pengujian String. Dalam beberapa terapan perhitungan, output dari satu program menyediakan input dengan segera kepada program lain- nya. Contohnya, satu program bisa (resequence) sejumlah transaksi pethitungan. Ini menyoroti sejumlah transaksi yang kemudian merupa- kan sebuah input untuk program lain yang mencetak sebuah laporan yang mendaftar mereka. Selanjutnya, program lain menempatkan setiap transaksi pada sebuah buku besar. Dalam terminologi sistem, program ini dipasangkan secara terikat-ini tidak cukup untuk mengetahui apakah setiap program bekerja dengan tepat; tim proyek juga harus mengetahui bahwa seluruh string atau seri program berfungsi seperti yang diharap- an. Dalam pengifian string, tim proyek menghasilkan data uii untuk yang pertama dari seri program. Anggota tim kemudian tenghapus setiap program dalam seri tersebut dan menguji keabsahan output program yang lampau. Pengujian string memastikan bahwa output dihasilkan oleh setiap program yang konsisten dengan permintaan input program yang membolehkannya, Ini sangat penting dalam sistem perhitungan itu yang mempergunakan proses yang dikomputerisasi untuk sejumlah transaksi sebelum membolehkan jumlah tersebut meneruskannya pada proses berikutnya. Pengujian Sistem. Bertolak dari pengujian string, yang mana hanya mengevaluasi-prosedur yang dikomputerisasi, pengujian sistem mem- bolehkan tim proyek untuk mengevaluasi satu sistem yang dikomputeri- sasi juga. Pegetesan sistem termasuk uji prosedur yang digunakan untuk menangkap data, untuk mengubahnya kedalam bentuk yang bisa dibaca komputer, dan untuk menghasilkan output sistem tersebut. Ini mengenai pemakai dan personel operasi yang terkandung dalam operasi rutin sistem tersebut. Tim proyek menciptakan transaksi contoh untuk menggambarkan jarak penuh dari kedua data yang sah dan yang tidak sah. Pemakai dan 314 Sistem Informasi Akuntansi Konversi personel data entry memasukkan transaksi ini kedalam sistem. Operator komputer menghapus pada peralatan aktual program komputer untuk ‘memroses transaksi. Tim proyek kemudian membandingkan output dari pemrosesan dengan yang diharapkan itu Dalam pengujian sistem, peralatan utama tim proyek adalah kemam- puan sistem. Para anggota tim menentukan bahwa sitem tersebut mem- punyai kapasitas untuk memroses transaksi dengan benar tanpa mem- buat (backlogs). Mereka juga menguji-bahwa ini tidak menghasilkan transaksi yang salah yang berlebihan, atau membolehkan data yang salah untuk memasukkan file data. Kadang-kadang pengujian sistem menyia- gakan tim proyek kepada kesalahan yang dibuat selama desain sistem. Kesalahan sernacam itu harus dibenarkan (dikoreksi) dulu sebelum peru- bahan. Dalam aktifitas tersebut tim proyek menggunakan sistem untuk memproses transaksi aktual. Konwersi adalah proses pengubahan dari sistem lama ke sistem yang baru. Delam atifitas konversi, tim proyek mengui sister baru di bawah kondisi pengoperasian. yang aktual.»Konversi menyediakan tim dengan kesempatan membuat modifikasi akhir untuk sistem tersebut sebelum organisasi- menggunakannya-untuk -memroses transaksi_ perhitungan Tim proyek melengkapi tiga tugas dalam konversi: konversi fle, penguj- ‘an volume, dan pengubahan sistem. Konversi file. Tugas pertama adalah mengubah data cara yang disim- pan. Sasaran dalam konversi file adalah untuk merawat kejadian dan kelengkapan file yang ada sementara menciptakan file baru yang diper- oleh dengan sistem baru. Metode untuk mengerjakan ini tergantung pada telmologi yang digunakan dengan sistem sama. Kadang-kadang tim proyek mengubah dari sebuah sistem yang tidak dikomputerisasikan kepada sebuah sistem yang dikomputerisasikan, Dalam kasus ini, data yang digunakan dengan sistem lama dicatat di atas, kertas dalam jumal, buku besar, dan laporan yang mana itu disimpan dalam lemari pengoperasian. Tim proyek mengubah data ini ke dalam Operasi dan Implementasi Sistem 315 bentuk yang bisa diterjemahkan oleh perangkat komputer. Metode peng- operasian file data dalam sistem baru sesuai dengan spesifikasi yang dibuat dalam desain sister. Proses konversi ini menjadi waktu konsumsi dan mahal. Seringkali tim proyek memberhentikan juru tulis data entry untuk melengkapi tugas tersebut. Oleh karena panjang tipe konverst ini, tim proyek bisa memu- tuskan memualiproses dengan ‘segera setelah memperinci spesifikasi, bilamana format file baru diketahui Bilamana perubahan tersebut adalah dari satu yang dikomputersisasi- kan ke sistem yang lainnya, proses konversi file biasanya lebih cepat. Tim proyek menulis program komputer untuk mengubah file data dari format lama ke format yang baru. Tim dalam kasus ini memeriksa bahwa program tersebut menciptakan file data baru tanpa menghilangkan catat- an komputer atau mengubah isinya. Dari sudut kontrol intemal, Konversi file adalah Iritis. Data yang diisikan ke dalam file baru bisa datang dari sebuah jenis sumber dalam sistem lama, dan beberapa sistem bisa dikomputerisasikan sermentara vang lainnya tidak. Dengan demikian proses bisa menjadi proses rumit, Tim proyek- memusatkan pada pemastian bahwa semua data dituliskan dengan benar. Bahkan sebuah kesalahan yang tidak berarti dalam ko- versi file nampaknya bisa menyebabkan sebuah sistem baru mengha- silkan laporan yang tidak akurat. Ini bisa terjadi tanpa memperhatikan bagaimana sistem tersebut didesain secara hati-hati dan hasilnya kesalahan tersebut bisa menjadi sulit untuk mengidentifikasikan dan menghapus- kannya. Konversi file diperoleh melalui perencanaan dan perhatian yang hati-hati untuk memperincinya. Pengujian Volume. Dalam tes volume, tim proyek menjalankan sistem menggunaltan input aktual untuk sebuah periode pemrosesan khusus. Int bisa menjadi jumlah transaksi yang menggambarkan pemrosesan satu hari, satu minggu, satu bulan. Transaksi ini ditempatkan untuk mengkopi file data aktual yang dibuat dalam konversi file. Tes tersebut mengha- silkan semua output yang diperlukan oleh sister. Maksud pengujian volume adalah menentukan seberapa baikkah sistem tersebut bekerja di bawah muatan pemrosesan yang aktual. Sering suatu ketidakefesienan yang tampak minor dalam pengujian sistem bisa 316. Sistem Informasi Akuntansi menciptakan masalah serius bilamana sistem baru tersebut mencoba ‘menangani sebuah angka realitis dari transaksi. Dalam uji volume, tim proyek menemukan ketidakefesienan ini dan mengoreksinya sebelum organisasi menjadi tergantung pada sistem baru. Sebuah tim proyek bisa mengulang uji volume beberapa kali sebelum semua masalah dalam sistem ditemukan dan dikoreksi. Penguhohan. Setelah sistem baru melalui uji volume ini, tim proyek ‘memibuat operesionalnya. Mereka menyebut tugas ini perubahan sistem. Empat ‘pendekatan alternatif ini untuk penibahan adalah pendekatan langsung, sebuah sistem kendali (pilot), operasi berantai, tahap sistem dalam. Pengubahan Langsung. Menggunakan pendekatan ini, tim proyek menempatkan sistem baru dalam operasi dan sehingga segera berhenti pengoperasiannya pada sistem lama. Perubahan langsung men- hindarkan harga dan penggangguan dari pendekatan lain. Ini merupakan sebuah altematif yang bisa dilihat untuk sistem non-kritis yang meliputi proses sederhana dan beberapa orang Dalam kebanyakan kasus, bagaimana juga, masalah yang tidak diingin- kan meratakan (muncul) dalam perubahan. Jika ini terjadi dengan perubah- an langsung, sistem yang lama tidak tersedia seperti sebuah back-up. Organisasi harus berfungsi tanpa sistem’ sampai masalah dengan sistem dikoreksi. Sebab sebuah organisasi tidak dapat melakukan int untuk keba- nyakan aplikasi perhitungan, pendekatan jarang digunakan. Sistem pilot. Tim proyek bisa memutuskan untuk melaksanakan sistem yang pertama-tama dengan sebuah segmen organisasi yang terba- tas, seperti sebuah departemen, daerah penjualan, atau sebuah cabang. Mengenai sistem ini seperti sebuah sistem pilot, yang anggota timnya mengolekst masalah yang tidak diharapkan dalam sistem ini sebelum memperkenalkannya di luar organisasi. Dalam cara ini, masalah yang tidak diharapkan hanya mempengaruhi sebuah bagian dari organisasi tersebut. Bagaimanapun juga, sebuah sistem yang bekerja dengan baik dalam satu departemen atau wilayah tidak bisa bekerja, juga dalam sistem lain. Lebih jauh lagi, volume transaksi tinggi dari implementasi organisasi vyang luas bisa menghasilkan masalah yang tidak ada dalam sistem pilot Operasi dan implementasi Sistem 317 yang lebih terbatas. Dalam beberapa kasus, sistem pilot adalah merupa- kan sebuah pendekatan yang berguna bilamana ini digunakan dengan operasi paralel Operasi Paralel. Menggunakan operasi paralel, im proyek secara merdeka memroses data yang aktual pada kedua sistem lama dan sistem baru tersebut. Kemudian anggota tim membandingkan hasil dari kedua sistem dan mencocokkan setiap perbedaan. Jika perbedaan timbul karena sistem baru tidak berfungsi dengan tepat, mereka mengoreksinya sebelum organisasi tersebut menjadi percaya padanya. Sistem lama melanjutkan mengoperasikannya sebagai back-up. Karena operasi paralel merupakan pendekatan yang paling aman untuk perubahan sistem, ini juga merupakan sebuah pendekatan umum. Tapi altematif ini memerlukan semua-operasi itu dilakukan dua kali, sekali menggunakan dokumen lama, prosedur, program, dan sekali menggu- nakan sistem bani. Seringkali-para karyawan.takut pada operasi paralel sebab ini merangkapkan daya kerja mereka Jika mereka siap bekerja pada kapasitas dekat, operasi paralel bisa memerlukari Kerja lembur yang di- haraplan. Untuk alasan ini, organisasi bisa memilih Kerja lembur yang diharapkan. Untuk alasan ini, organisasi bisa memilih untuk menyewa para pekerja temporer untuk membantu karyawan yang kerja penuh Tahap masuk. Dalam beberapa situasi, tim proyek bisa memilh tahap masuk dalam sistem baru. Dengan tahap masuk, para anggota tim ‘melaksanaken bagian sistem baru pada saat itu sampai, semua sistem bara berfungsi dengan tepat. Contohnya, pertama-tama mereka bisa memutus- kan untuk melaksanakan prosedur data entry. Bilamana semua masalah dengan data entry dihapuskan, mereka menguibah ke prosedur baru untuk pelaporan dani program untuk menghasilkan laporan rutin. Ini mengha- silkan sebuah sistem kerja yang bisa diterima para periakai Tahap-masuk membatasi masalah, itu bisa timbul selama perubahan kepada masalah yang diasosiasikan dengan bagian sistem sekarang. Ini ‘membuatnya lebih mudah untuk mengoreksi masalah dan ini membantu mengontrol pengaruh mereka. Bagaimanapun juga karakteristik dari beberapa sistem tidak membolehkan phase-in (tahap masuk). Contoh- nya, desain sistem tersebut bisa mendikte data entry itu, pengulasan yang tepat, dan pengulasan rutin yang berubah secara serempak. Dalam kasus ini, tim desain harus mengubah semua prosedur pada waktu yang sama 38 ‘Sistem Informasi Akuntansi Latihan pemakai. Mengendalkan pada prosedr tertuli Latihan pengoperasian. Pedoman Pengopersian dan latihan menjual barang. Pengujian Pengujlan kondisi: Mclakukan serangkaian program. Pengujian sistem. Semua prosedur yang menggunakan komputer dan tanpa ‘menggunakan komputer. Konversi Konversi file. Ketepatan bersfat kris Pengujian volume. Dengan volume pemrosesan normal Pengambilan metode baru. Pendekatan yang paling aman merupakan operasi paral Persetujuan Pemakai Dari empat altematif untuk pengubahan sistem, operasi parale! ini paling umum. Ini bisa melanjutkan untuk suatu periode beberapa minggu sam- ppai beberapa bulan. Tim desain melanjutkan operasi paralel sampai dua sistem menghasilakan output yang. konsisten yang melebihi sejumtah pemrosesan, berputar. Waktu tim desain dan para pemakai dipenuhi dengan sistem baru, sebuah maneger dalam departemen pemakai yang dipengaruhi menaruhkan sebuah persefujuan yang menerima sistem, Persetujuan ini disebut pemakai mengakhiri (User Sign-off), yang me- nunjukkan bahwa pemakai dipuaskan dengan sistem tersebut. Ini menan- dai akhir proyek pengembangan sistem. llustrasi 8-6 meringkaskan fugas vang dilakukan selama pelatihan, pengujan, dan konversi Keterlibatan Akuntan dalam Implementasi Para akutan mencurahkan lebih banyak tahap implementasi daripada untuk analisis sistem, tetapi kurang daripada untuk desain sistem. Mereka melakukan tugas kritis dalam dua aktivitas implementasi. ‘Selama pengujian sistem, para auditor memeriksa cukupnya data uji dan hasil tes. Kepentingan mereka yang pokok adalah bahwa data uji mengevaluasi kontrol intemal didalam sistem secara memadai. Jika Operasi dan Implementai Sistem 319 dokumentasi uji sistem tidak menunjukkan bahwa ukuran kontrol ber- fungsi secara tepat, maka para auditor mungkin membuat data uji mereka sendiri untuk mengevaluasi kontrol itu. Jika kontrol tidak ber- fungsi, maka para auditor tetap melakukan modifikasi terhadap sistem sebelum melanjutkan dengan konversi. Dalam altivitas konversi, para auditor menjamin cukupnya prosedur koversi file. Mereka memeriksa rencana untuk melakukan konversi se- belum memulainya, dan mereka menentukan bahwa rencana ini akan mempertahankan data yang tepat selama pengambilan metode baru. Setelah konversi selesai, para auditor merasa puas bahwa data dalam file baru adalah lengkap dan konsisten dengan yang terkandung dalam file lama. Oleh karena konversi file yang tepat sangat kritis terhadap ketepatan laporan akuntansi, maka tim proyek biasanya menilai cek independen ini pada aktivitas mereka: Pemeriksaan terhadap prosedur konversi file ini tidak menghentikan keterlibatan pada auditor dalam sistem baru. Para auditor lagHlagi terlibat selama pemeriksaan yang mereka lakuken dalam fase operasi SDLC. OPERAS! SISTEM Fase opérasi adalah jangka waktu selama mana sistem berfungsi sebagai pemberi informasi akuntansi. Sebagai fase terakhir dalam SDLC, fase itu merupakan tujuan proses pengembangan sistem. Suatu sistem akuntansi yang dirancang dengan baik, yang memerlukan enam bulan hingga tiga tahun untuk mengembangkannya, sering beroperasi dari 5 hingga 10 tahun sebelum digantikan. Sebagai seorang akuntan anda akan terlibat dalam tiga altivitas selama fase operasi: pemeriksaan pasca-pelak sanaan, pemeliharaan sistem, dan akuntansi atas biaya sister. Pemeriksaan Pasca-Implementasi Pemeriksaan pasca-pelaksanaan dilakukan setelah selesainya proyek pengembangan sistem, Analisis dan evaluasi terhadap sistem baru ini biasanya terjadi kira-kira enam bulan setelah konversi. Tujuannya adalah 320 Sistem Informasi Akuntansi untuk menentukan apakah sistem baru itu mencapai tujuan yang ditetap- kan baginya selama analisis sistem. Tanggungjawab atas Pemeriksaan. Komisi pengarah sistem informasi ‘menunjuk tim pemeriksa untuk melakukan pemeriksaan pasca pelak- sanaan. Tim pemeriksa biasanya terdiri dari satu atau dua analis sistem yang berpartisipasi dalam proses pengembangan dari analisis sistem melalui pelaksanaan. Tim pemeriksa juga menyertakan seseorang yang independen, yang tidak bekerja pada proyek pengembangan. Kadang- kadang komisi menunjuk seorang auditor internal untuk bergabung dalam tim pemeriksa dengan alasan ini Para analis sistem mengetahui asumsi yang dilakukan ketika meran- cang sistem dan memahami bagaimana sistem itu bekerja sesuai dengan yang diharapkan. Jaci, selama pemeriksaan mereka lebih memusatkan perhatian mereka pada penilaian terhadap sistern bukannya pada mem- pelajari tentang sistemnya. Auditor menambehkan keahlian dalam audi- tabilitas dan Kontrol pada tim pemeriksa. Pemeriksaan itu memberikan péluang kepada auditor untuk mempelajati tentang sister dati para analis yang merancangnya. Pengetahuan int berharga apabila auditor melaltukan audit operasional periodik pada seluruh fase operasi. Prosedur Pemeriksaan. Dalam pemeriksaannya, tim mengevaluasi ha- sil proyek rancangan sistem. Para anggotanya memperkirakan biaya dan manfaat sistem dan membandingkannya dengan yang diperkirakan se- lama pengembangan. Mereka menentukan cukupnya dokumentasi yang disediakan oleh tim rancangan dan tim proyek pelaksanaan. Tim pe- meriksa juga mengevaluasi kepuasan pemakai terhadap sistem, dan cukupnya kontrol intemal. Biaya dan Keuntungan. Langkah pertama dalam pemeriksaan adalah memperkirakan biaya dan manfaat sistem. Tim pemeriksaan menghitung biaya awal dalam mengembangkan sistem. Oleh karena tim itu telah beroperasi selama berbulan-bulan, maka tim itu juga mengem- bangkan perkiraan yang tepat terhadap biaya dan penghematan yang sedang berlangsung. Tim pemeriksa menghitung biaya dan penghe- matan ini dan membandingkannya dengan biaya dan manfaat yang direncanakan selama menganalisis sistem. Ini memberikan umpan balik Operasi dan Implementasi Sistem 321 ILUSTRASI 8-7 _Evaluasi Analisis Biaya-Manfaat Perkiroon Aktual Baya awl: Tnstlas $12,000 $20,000 Pemrograman aval 72.000 85,000 Baya onan dan sister paralel 36,000 _45,000 Total biaye aval 120,000 $150,800 Baaya dan tabungen: aj karyawan komputer $104,000 $120,000 ‘Tenaga dan perienghapan 21,000 22,000 Sews komputer 43,200 Total 68,200 Dikurangi. Taburgan go 267,000 “Tebungan biava bers 98,800 ILUSTRASI 8-8 Perbandingan Biaya yang Diperkirakan dan Biaya Pemrograman . Aleval_ SS - _ Perkivoon __Aktual “rea fostrus yang harus dts "7,200 7,800 Gaj programmer Mingguan s\500 $572 Jum instru! rtarata yan dis per progarmer per minagt| 50 82 Blaya r‘arata per insu > $)n0 $n “Total blaya pemrograman ave $72,000 $85,800 kepada para analis di tim mengenai ketepatan analisis biaya-manfaat yang mereka Jakukan ketika menentukan kelayakan ekonomi. Umpan balik ini membantu mereka ketika melakukan analisis kelayakan bagi proyek berikutnya. flustrasi 8-7 memuat evaluasi analisis biaya-manfaat seperti itu. Kemudian tim pemeriksa menentukan mengapa biaya altual berbeda dengan biaya yang diperkirakan. Kadang-kadang perbedaan muncul dari sumber yang tak terkontrol seperti perubahan harga yang tidak terduga, perubahan kebijakan, atau perubahan dalam lingkungan ekonomis or- ganisasi. Dalam kasus lainnya, perbedaan berasal dari sumber yang terkontrol yang mencakup perkiraan yang tidak tepat atau inefisiensi 322 Sistem Informasi Akuniansi ILUSTRASI 8-9 __Variasi Analisis Biaya Pemrograman A. Variance caused by volume Volume __ (Actual _Eximated) , Exim cost variance ~ \otume ~ volume ) * per instruction = 7,200 ~ 7,800) x S10 $6,000 unfavorable B. Variance caused by price nae (ago Pea) Yama. ened variance 7 {volume Penese per week per week = 780 23) xsi sso) = S112 enone C-itant ced by eclecy 7 Bsimated\ Act Hosey = [( Gal ~ moscine) ~ (Ait ~ jen) [> Sin Pea Parnes por weck = (7.800 + 52) — (7,800 + $0) * $572 19 obi Mares tien PM i Bs ‘Actual initial programming cost Variance — Causes of variances: Variance eaused by volume Variance caused by price . Variance caused by efficiency 3.432 favorable Toial variances co $13,800 unfavorable dalam proses pengembangan. Tim pemeriksa mempelajari dengan mengidentifikasi sumber ini dan dapat membetulkan bagi sumber itu dalam proyek masa depan. llustrasi 8-8 menunjukkan satu sumber perbedaan antara biaya pe- ngembangan yang diperkirakan dengan biaya pengembangan aktual dalam Ilustrasi 8-7. llustrasi 8-9 menunjukkan cara menerapkan teknik analisis yang bervariasi yang dipelajari dalam kuliah akunting manajerial untuk memisahkan lebih jauh penyebab perbedaan ini Dokumentasi. Slama pemeriksaan pasca pelalsanaan, tim pe- meriksa mengevaluasi cukupnya dokumentasi bagi sistem baru. Mem buat dokumentasi yang memadai selama proyek berlangsung adalah Operasi dan Implementasi Sistem 323 TLUSTRASI 8-10 Paket Dokumentasi Sistem Dokumentasi Pengembangan Deshrps sistem yang ada (dari suvel pendahuluan) ‘Analisis biayormanfast (dvi studi kelayakan) Ketentuan sistem, melipat: Contoh output Contoh input Deslripsi metode penyimpanan data Dokumentasi program, meliput Pedoman standar perrograman Perjabaran program Bagan struktur Kode tersamar Data uj dan uutan uj Daftar program Desisspi ji penerimaan Hasil konvers, melipt Prosedur korvers! fle Hesi yjivotime Jadw pergantian metode Persetjun sign-off pemakal Dokumentasi Pemakai Pedoman prosedur Pedoman lathan Dokumentasi Operasi Pecoman operes, meliputjadwal pengoperasian program. Untuk setiap program: File dimasukkan Peralatan diperukan. ‘Syarat Khusts untuk pencetakan, Keamanan, dan penyimpangan file penting sebab para auditor memeriksa dokumentasi sebagai bagian dari audit operasional dan keuangan. Dokumentasi yang mencukupi juga membantu para analis sistem ketika mereka menyelidiki problem masa depan dengan sistem. Selanjutnya, suatu pengujian dokumentasi meru- pakan cara yang efisien untuk memulai prosedur lain dalam pemeriksaan ppasca pelaksanaan, Dalam mempelajari fase SDLC, anda telah mempelajari tentang tiga tipe dokumentasi: dokumentasi rancangan meliputi kertas kerja yang dibuat 324 Sistem Informast Akuniansi ‘1_ Daftar Periksa untuk Dokumentast Pemrograman Yo Tidak ‘Administrasi Pemrograman: ‘Apel ada pedoman standar? Apakah penggunaan sinbolbagan dibakukan? ‘Apalah prosedur untuk dokurventas\ sistem dbalatan? ‘pata penggunan bahase pemragraman dbakukan? ‘Apakah penggunaen iekrik pertogramman seperti prosedur Init dlhkan? ‘Apalah ade prosedur tetap untuk pengulan program? ‘Apakalt ada prosedur tetap untuk mengubah program? ‘Apakh prosedur untuk mengumpulkan pedoman aperadl program dibakukan? Pedoman operasi program 1) Apakal ada pedoman operas program? 2 Apakah diamentasi memada! menuns 4. dentifkasi program, © Latar Belakang program, «. Desiips sistem, dd. Deshaipsi program. ce. Pembuatan daftar program. J. Data ui program. g Rekaman perubahan program, 53. ‘Apafah informasi dalam pedoman operator memadai menurut a. Tyxaa program Forms data konteo: «¢ Priorias trata, ‘d.Operasi kontrol .Syarat pita J Distribust oust, oleh tim rancangan ketika mengembangkan ketentuan terperinci bagi sistem: dokumentasi pemakai menjelaskan unsur sistem yang perlu diketa- hui karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka: dokumentasi operasi memberikan informasi yang sama bagi karyawan dalam departemen MIS. llustrasi 8-10 menjelaskan isi paket dokumentasi yang memadai, ‘Tim mungkin menggunakan daftar periksa untuk memandu pemerik- saannya tethadap paket dokumentasi sistem. Daftar periksa merupakan suatu pendekatan yang efisien sebab begitu dikembangkan, daftar itu mungkin digunakan secara berulang-ulang selama pemeriksaan sistem Operasi dan Implementasi Sistem 325 selanjutnya. Daftar periksa menunjukkan isi paket dokumentasi yang diharapkan dan menyediakan ruangan untuk menunjukkan apakah isi itu ada. Daftar periksa dirancang sedemikian rupa sehingga jawaban "ya" menunjukkan adanya.bentuk dokumentasi yang diharapkan. llustrasi 8-11 menunjukkan contoh daftar periksa untuk dokumentasi program. Kepuasan Pemakai. Tujuan pemeriksaan pasca pelaksanaan adalah untuk menentukan apakah suatu sistem baru mencapai tujuan- nya. Cara efektif untuk melaltukan hal ini adalah menemukan reaksi para pemakai terhadap sistem, Dalam banyak hal, para pemakai memulai proses pengembangan. Sistem seperti ini tidak dapat dianggap sebagai suatu keberhasilan kecuali kalau para pemakai tersebut berpikir bahwa tujuan sistem telah tercapal. Pada umumnya, tim pemeriksa menentukan’ kepuasan pemakai de- ngan melakukan interview dengan para pemakai atau supervisor utama dalam departemen pemakais-dika terdapat banyak pemakai, maka tim mungkin mengembangkan angket untuk maksud ini Input dari para pemakai selama pemeriksaan menunjukkan kekurang- an dalam merancang sistem yang harus dihindari dalam, proyek berikut- nya, Lagi pula, tim mungkin menyebutkan problem yang dengan mudah dapat dibetilkan dengan mengubah program atau prosedit sistem. Kontrol Internal. Seringkali, tim pemeriksa meliputi seorang audi- tor untuk mengevaluasi keefektifan kontrol intemal dalam sistem baru. Para auditor mengevahiasi kontrol sebagai bagian dari audit operasional dan keuangan rutin mereka, Namun, dengan memeriksa audit itu selama pemeriksaan, pasca pelaksanaan, seorang auditor menunjukkan kele- mahan Kontrol material sebelum mereka memiliki efek luas terhadap ketepatan rekaman akuntansi Tim pemeriksa’secara khusus memperhatikan prosedur koreksi ke- salahan dalam sistem baru. Kesalahan mungkin diperkenalkan dengan data akuntansi-pada input, sebab transaksi direkam dalam bentuk yang dapat dibaca dalam komputer, atau selama pemrosesan dengan program komputer. Benyak ukuran kontrol, yang disebut kontrol detektif, di- masukkan ke dalam sistem akuntansi untuk menunjukkan transaksi yang salah sebelum dimasukkan ke dalam buku besar. Prosedur koreksi kesa- Jahan memberikan suatu metode pembetulan transaksi yang salah ini dan ‘memasulkkan kembali ke dalam pemrosesan komputer. 326 Sistem Informasi Akuntansi Dalam memeriksa prosedur pembetulan kesalahan, tim mencari salah satu dari dua kejadian yang mungkin. Kadang-kadang prosedur itu mungkin ‘menunjukkan transaksi yang berlebihan kesalahannyya, yang menunjukkan kepada auditor bahwa kontrol preventif dipertukan dalam sistem untuk menghentikan kesalahan ini. Sebaliknya, sistem itu mungkin menunjukkan sedikit kesalahan, yang munkgin menunjukkan bahwa kontrol deteltif tam- bbahan diperlukan. Prosedur pembetulan kesalahan memperlengkapi audi- tor dengan suatt indikator yang tepat tentang cukupnya kontrol internal ‘Alasan untuk Melakukan Pemeriksaan. Perneriksaan pasca pelaksan- ‘aan mungkin tampak tidak perlu. Pokoknya, pada saat ini, sistem itu sélesai, tim proyek dibubarkan, dan para pemakai telah mengakhiri dengan menunjukkan penerimaan sistem,/Namun demikian, terdapat empat keuntungan dari melakukan pemeriksaan pasca pelaksanaan.? Pertama, pemeriksaan memberikan informast kepada tim rancangan yang dapat memperbaiki proyek masa depan. Pemeriksaan itu menun- jukkan kekurangan yang dapat dihindarkan dalam rancangan masa de- pan dan memperbaiki kemampuan para analis dalam memperkirakan biaya dan manfaat. Kedua, pemeriksaan terjadi segera setelah konversi