Anda di halaman 1dari 41
Bab 10 Metode Pemrosesan dan Penyimpanan Data Sasoran Belajar: 1. _ Mengulas ¢ara komputer menyimpan data pada sarana elektronik. 2./ Membandingkan dua pendekatan altematif untuk menyusun data akuntansi dalam sistem komputer. 3. Mertiahami empat pendekatan pada pemrosesan data yang tersim- pan dalam sistem informasi akuntansi. PENDAHULUAN Pada bab sebelumnya anda telah mempelajar! Komponen pada sistem komputer, termasuk, sarana penyimpan ‘sekunder. Suatu sistem kom- puter menyimpan catatan akuntansi pada sarana penyimpan sckunder sampaitiba saainya diperlukan. Selanjutnya software sistem mentransfer data akuntansi ke penyimpan-utama untuk diproses oleh software apli- hai. Bab ini menjelaskan bageimana sarana penyimpan sekunder menyim- pan informasi akuntansi. Bagian akkhir bab ini menjabarkan empat cara prosedur implementasi memproses data. 407 408 Sistem Informasi Akuntansi ILUSTRASI 10-1 Metode Penyandi Decimal: 941, Binary: 1110101101 EBCDIC: — 11111001-11110100 11110001 noe 9 4 1 AscI (01011001 01010109 01010007 eer SS 5 3 T REPRESENTASI DATA Sarana pada sistem komputer merekam data dengan mengubah pernya- faan sarana magnetik dan rangkaian yang merupakan sarana pen- indexed sequential? Apakah kekurangan dari penyusunan file data tradisional? Mana vyang paling tidak serius? Mania yang paling serius? Bagaimana- kah Penyusunan manajemen data base mengatasi hal ini? Apakeh DBMS? Bagaimana cara membedakan antara skema dan subskema? ‘Apa yang umumnya dimiliki oleh hal berikut ini? Bagaimana cara membedakannya? a. Data definition language b, Data manipulation Language Query Language. Jelaskan tujuan kamus data! Data base terdiri atas satu set record terkait. Apakah perbedaan ainara susunan fisik- record tersebut dengan susunan logis mereka? Untuk yang mana masing-masing struktur data berikut paling baik ditempatkan? a. tree b. network ¢. relational Apakah sistem sekalituls itu? Kapan sistem ini paling berman- faat? Sistem pemrosesan bendel disebut seperti itu karena sistem ini memproses transaksi dalam bentuk bendel. Bentuk mana yang dapat bendel transaksi ambil? Bagaimana cara membedakan antara sistem pemrosesan bendel yang memberikan inguiry on-line dengan yang tidak memberi- kan? Metode Pemrosesan dan Penyimpanan Data 439 10-16. Apa yang membedakan sistem on-line real-time? 10-17. Pada sistem manakah anda dapat menemukan catatan harian transaksi? Seperti apakah itu? Apa tujuannya? LATIHAN DAN KASUS 10-18. METODE PEMROSESAN Untuk masing-masing sistem berikut ini, sarankan metode pemrosesan mana yang terbaik? emesanan tiket pesawat terbang catatan order penjualan pembayaran kontan barang {kuitansi kontan\ pange 10-19, METODE PEMROSESAN Mengapa menurut anda bahwa kebanyakan aplikasi penggajian menggu- nakan sistem pemrosesan bendel? 10-20. PENYIMPANAN DATA Berikut iniladalah 7 buah komponen data sewaktu mereka disimpan di komputer. Untuk, setiap komponen, tunjukkankomponen lain yang merupakan bagian dari komponen tersebut, record Field Bit File database word byte Sarenoe 440 Sistem Informasi Akuntansi PERAGA 10-1 Lat 10-21 & 10-22 Record Type 1: Master Fie Vendor Name record plliueabieleiest ger Te Luau Tse Laat ju \ Record Type 2: Master Fle Vendor Adaross record ! E | | tolbiibivieboor ttt Record Type 3: Traneacton Fle Expense Detal record Nia | wmf man NN Ghee (Ue Valen | | ae | aoe i tad a Ned all> = EH |= | | im wlll FOTO LUVUMUWRAWUNVAORONNOCCTVOORVINOUEDENETEEL eee 10-21. PENYIMPANAN DATA Peraga 10-1 memuat tiga buah tata letak record yang berlainan. Setelal mengamati, jawablah pertanyaan berikut ini a. _Berapa banyak karakterkah pada field VENDOR NAME? b. Apakah kunci primer dari record tipe 3, record detil biaya fil transaksi? cc. Apakah kunci primer dari record tipe 2, record alamat penyalur fil master? Metode Pemrosesan dan Penyimpanan Data 441 |. Tunjukkan sebuah kunci genertk pada sistem ini e. Berapa digitkah nomor order pembelanjaannya? f. Apakah kuantitas terbesar yang dapat diproses oleh sistem ini? Apa pla hitungan terbesarnya? 10-22. ITEM DATA TERBAGI Record pada Peraga 10-1 berasal dari aplikasi rekening dapat dibayar. Tunjukkan 4 item data yang dapat digunakan di aplikasi lain. Sarankan suatu aplikasi yang akan menggunakan masing-masing item tersebut. 10-23. METODE PENYIMPANAN DAN PEMROSESAN Suatu aplikasi 2halisis penjiialan dapat betharga untuk pengambilan keputusan dalam bagian pemasaran. Sistem semacam ini mengirimkan laporan yang. memungkinkan seorang manajer penjualan untuk menga- nalisis hasil promosi penjualan, mengevaluasi penampilan petugas pen: jualan, mengidentifikast keberhasilan produk dan pembeli penting. Seringkali data untuk laporan analisis penjuelan-datang dari sistem penagihan. dalam perusahaan itu. Sistem ini memanfaathan file faltur transaksi yang meliputi, paling tidak, field berikut: nomor pembeli, kode divisi penjuelan, tanggal pengiriman, nomor order pembelian dari pem- beli, nomor produk, jumlah yang dikirimkan, harga unit. Tugas: a. Dari 4 metode pemrosesan, metode manakah yang paling tepat untuk aplikasi analisis penjualan? b. Anggaplah anda sedang merancang sistem analisis penjualan de- gan menggunakan pendekatan file data tradisional. Laporan rutin mana yang anda inginkan dari.im8 sistem ini? c. Anggaplah anda seorang manajer penjualan divisional dan sistem- nya menggunakan pendekatan manajemen database. Laporan khu- sus manakah yang ingin anda buat dengan menggunakan bahasa query? 442. Sistem Informasi Akuntansi 10-24, SISTEM MANAJEMEN DATA BASE Kemajuan Dalam perancangan dan penyusunan sistem informasi mana~ jemen komputer telah menakjubkan. Biasanya, sistem komputer pemro- sesan data disusun oleh bagian dan aplikasi. Komputer dipergunakan pada aplikasi tunggal bervolume besar, misalnya, pengendalian barang, dan penagifen pada nasabah. Aplikasi lain ditambahkan demikian apli- kasi pertama berjalan lancar. Karena semakin banyak aplikasi ditambah- kan, problem pada manajemen data bertambah pula. Perusahaan mencari cara untuk memadukan sistem pernrosesan data agar sistem tersebut lebih lues jangkauannya dam’ waktu responnya. Konsekuen- sinya, disusunlsh sistem database yang terdiri atas database itu sendiri, sistem manajemen data base, dan program aplikast individu. Tugas: a. Jelaskan perbedaan antara pendekatan tradisional pada pemrose- san data dan penggunaan DBMS pada 1, Strultur file. 2. Pemrosesan data. b,\ Tuinjukkan dan bahaslah hal yang tidak menyenangkan yang se- harusnya perusahaan pikirkan sebelurn mengimplementasi DBMS. 10-25. METODE PEMROSESAN DAN PENYIMPANAN DATA Seorang pemeriksa dari Kensler Company telah bekerja di bagian MIS untuk merevisi unsur sistem laporan finansial perusahaan. Suatu st tentang cara menyusun dan mengimplementasi sistem masukan dan penyimpanan data untuk file komputer kunci yang digunakan oleh bera- gam bagian yang bertanggung jawab kepada pemeriksa, sedang berlang- sung. Bagian yang tercakup serta detil kegiatan pemrosesan data mereka adalah sebagai berikut Akuntonsi Unum: * Pemrosesan harian masukan jumal yang diserahkan oleh berbagai bagian. Metode Pemrosesan dan Penyimpanan Data 443 * Pembaharuan mingguan file seimbang dengan data subsistem dari wilayah, misalnya, penggajian, rekening dapat diterima dan rekening dapat dibayar. * Permintaan sporadis untuk rekening seimbang selama bulan itu de- ngan kegiatan yang meningkat pada akthir bulan. Rekening Dopat Diterima: + Pemrosesan harian kuitansi pembayaran angsuran + Pemrosesan harian penjualan pada pembeli ‘* Pengecekan harian untuk memastikan bahwa limit kredit maksimum sebanyak $US 200.000 per pembeli tidak terlampaui dan menen- tukan order yang lebih dari $US 20.000 per pembeli. © Permintaan harian untuk staius-kredit pembeli berkenaan dengan neraca utang dan pembayaran. © Laporan mingguan untuk file akuntansi umum. Rekening Dapat dibayar + Pemrosesan pembayaran untuk para penyalirtiga kali seminggu. * Laporan distribusi biaya mingguan untuk file akuntansi|umum, Perenconaan dan Pengendalian Anggoran ‘+ Pembahiaruan anggaran fleksibel pada basis bulanan. + Penganggaran kembali secara triwulanan berdasarkan pada pra-ki- aan penjualan dan perubahan jadwal produksi. * Permintaan pengecekan bulanan untuk neraca anggaran. Manajer MIS telah menjelaskan konsep teknik pernrosesan berikut ini kepada staf pemeriksa dan anggota dari bagian terkait yang tepat: Pemrosesan. bende! Pemrosesan on-line real time Pemrosesan bende! dengan pengecekan on-line Manajer MIS telah mengindikasikan pada pemeriksa bahwa pemrose- san bendel adalah teknik termurah dan bahwa perkiraan kasar dari biaya teknik lainnya adalah: 444 Sistem Informasi Akuntansi Bioya dibandingkon Teknik pemrosesan batch Perronesan one realtime 25a Bendel dengan pergeceian online 15 ta Tugas: a, _Jelaskan dan bahaslah perbedaa utama di antara pilihan input dari teknik berikut ini: 1, Pemnrosesan bendel. 2. Pemrosesan bendel dengan pengecekan on-line. 3. Pernrosesan online real-time. b. Tunjukkan dan jelaskan teknik input dan pengecekan file yang ‘mungkin harus dilaksanakan oleh Kensler Company untuk masing- masing dari empat bagian yang bertanggung jawab pada pemeriksa. ‘Anggaplah bahwa volume transaksi bukan merupakan variabel kunci pada keputusan ini: 1. Akuntansi umum. 2. Rekening dapat diterima 3. Rekening dapat dibayar 4. Perencanaan dan pengendalian anggaran [Disadur dari CMA] 10-26. METODE PEMROSESAN Weekender Company memiliki dan menjalankan 15 buah department store besar pengecer barang kelontong di wilayah pusat metropolitan di Amerika Serikat bagian barat daya. Toko itu menjual aneka barang dagangan tetapi sasaran utama mereka adalah pada barang yang dibu- tuhkan oleh pembeli swalayan akhir pekan. Perusahaan ini telah berhasil dalam bidang ini dan jumlah toko pada jaringannya telah hampir dua kali lipat selama 10 tahun belakangan ini. Setiap toko pengecer mendapatkan barang dagangan dari gudang perusahaan yang dipusatkan di satu tempat. Konsekuensinya, gudang harus menyimpan barang yang up-to-date dalam jumlah yang memadai untuk memenuhi kebutuhan toko individual itu. Metode Pemrosesan dan Penyimpanan Data 445 Perusahaan berharap dapat memegang posisi kompetitifnya ini de~ gan toko sejenis milk perusahaan lainnya pada daerah pemasarannya. Oleh karena itu, Weekend Company harus memiliki barang yang tepat, sesuai dengan permintaan pembeli, dan gudang tentu saja harus harus memiliki persediaan barang yang memadai. Jumlah tok perusahaan, jumlah satuan barang yang dibawa dan volume bisnis semua memaksa perusahaan untuk mengubah sistem dari pemrosesan data manual yang pada dasamya rutin, menjadi prosedur pemrosesan data secara mekanis. Akhirakhir ini perusahaan sedang meneliti dua hal pendekatan yang berbeda untuk komputerisasi, yaitu batch processing dan real-time pro- cessing [pemrosesan bende! dan realtimel. Tidak satupun keputusan telah didapatkan untuk memilih salah satu di antara dua sistem ini Pucuk pimpinan telah_menentukan bahwa item berikut ini harus mendapat prioritas utama dalam sistem baru, yaitu 1. Pengorderan cepat untuk mengisi stok barang di gudang dengan sekecil mungkin penundaan. 2. Pengisian dan pengiriman barang dagangan dengan cepat (ini ter- ‘masuk menunjukkan bahwa stok barang mencukupi). 3. Suatuindikasi aktifitas barang, 4. Record tetap untuk menunjukkan dengan cepat tingkat barang dengan jumlah satuan Deskripsi mengenai prosedur penggudangan dan pembelanjaan seka- rang adalah sebagai berikut: Prosedur Godang (Warehouse Procedures) Stok barang disimpan dalam kemasan dan ditempatkan menurut nomor barang. Nomor ini didaftar secara urut pada kemasan untuk memper- mudah pengiriman; seringkali prosedur ini tidak dipatuhi sehingga be~ berapa barang sulit ditempatkan, Bila sebuah toko pengecer membutuhkan barang dagangan, toko itu ‘mengisi formulir permintaan barang sebanyak 3 lembar. Lembar per- tama disimpan di toko yang bersangkutan, dua lembar lainnya dikirimkan kke gudang pada hari berikutnya. Bila formulir sudah diterima, barang dikirim ke toko disertai lembar ke+tiga, lembar kedua disimpan di gudang. 446 Sistem Informasi Akuniansi Bila jumlah barang tidak mencukupi pesanan, gudang mengirimkan sejumlah yang tersedia dan catatan jumlah yang dikirim pada formuli. Kemudian memo pembelanjaan untuk mengisi kekurangan tersebut dipersiapkan oleh gudang. Di akhir jam kerja, 3 memo tadi seluruhnya dikirim ke bagian pembelanjaan. Bila barang yang dipesan sudah diterima,mereka mengecek ke daerah penerima, dan laporan penerimaan dipersiapkan, Satu lembar ditinggal di daerah penerima, satu lembar diteruskan ke rekening dapat dibayar dan sattt lagi diarsipkan |difilekan] di gudang dengan memo pembelanjaan. Prosedur Bogien Pembelajoan Bilaymemo pembelanjaan diterima dari qudang, order pembelanjaan dipersiapkan. Katalog penyalur digunakan untuk memilih sumber terbaik untuk barang yang diminta, dan order pembelanjaan dipersiapkan dan dikirimkan. Salinan order dikirim ke rekening dapat dibayar dan daerah penerima; satu copy {salinan] ditinggal di bagian pembelanjaan. Bila laporan penerimaan tiba di bagian pembelanjaan, laporan ini dipandingkan dengan order pembelian pada file. Laporan ini dicek dengan faktumya untuk diteruskan Ke rekening dapat dibayar untuk pembayarannya, Bagian_pembelanjaan secara periodik berusaha keras untuk meng- evaluasi penyalumya dalam-hal-kesehatan finansial, reliabiltas, dan hu- bungan dagangnya. Namun karena volume permintaan yang diterima dari gudang sedemikian besar, akhir-akhir ini aktifitas tersebut tidak mendapat prioritas utama. Setiap minggu, laporan tentang order pembelanjaan terbuka diper- siapkan untuk menentukan suatu tindakan yang harus dilakukan bila terjadi keterlambatan pengiriman barang. Laporan ini dipersiapkan se- cara manual dari penelusuran file order pembelian yang paling men- colok, Tugas: a. Dari metode pemrosesan yang mungkin diambil, manakah yang paling dapat memenuhi kebutuhan Weekender Company? Metode Pemrosesan dan Penyimpanan Data 447 Untuk mengimplementasi sistem yang anda rekomendasikan pada jawaban pada pertanyaan a tadi, hardware komputer manakah yang harus Weekender dapatkan? {Disadur dari CMA]