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DIAGRAMACIN

Diagramar consiste en representar grficamente, hechos, situaciones,


movimientos, relaciones o fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que clarifican
las interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas, as como la
relacin causa-efecto que prevalece entre ellos. (Benjamn. 2004).

OBJETIVOS.

Comprender la importancia de representar el quehacer de la organizacin con


diagramas y mapas de procesos.
Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede
emplear una organizacin para desempearse eficazmente.

El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los


sistemas estos son:
Estudio de los diagramas
Diseo de diagramas de procedimiento
Presentacin de los diagramas

TIPOS DE DIAGRAMAS

1. Diagrama de Estructura: Existen diferentes tipos de diagramas para reflejar la


estructura de una organizacin.
i) Diagrama Vertical - Este es en forma piramidal, pero fluye de arriba hacia
abajo. Es el diseo que ms se utiliza para representar la estructura formal
burocrtica o tradicional. Puede reflejar la estructura en una pirmide alta o
una achatada. El alta presenta mayor divisin o estratificacin
organizacional. En cambio, la pirmide achatada presenta reduccin en los
niveles de autoridad y ms unidades en el nivel operacional.

ii) Diagrama Horizontal - Se disea en forma piramidal de izquierda a derecha


o viceversa.

iii) Diagrama Lineal de Organizacin - En vez de utilizar figuras, presenta lneas


relacionadas entre s.

2. Diagramas de Puestos: Estos presentan los puestos por unidad y otra


informacin sobre stos que sea necesaria, conforme a la situacin bajo estudio.
Por ejemplo, puede incluirse cantidad, nmero del puesto, categora del puesto,
ocupado o vacante, ttulo funcional, o la informacin que se considere necesaria
sobre los mismos.
3. Diagrama de Funciones: Este diagrama presenta un desglose de funciones por
unidad. Las funciones se deben presentar en orden de importancia o por
secuencia lgica del proceso.

Otra forma de enumerar los tipos de diagramas es:

i. Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones.


ii. Diagramas arquitectnicos, para representar un bosquejo de terrenos fsicos.
iii. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquas de
autoridad, responsabilidad y funcin.
iv. Diagramas estadsticos, para resumir las relaciones numricas y cronolgicas
v. Diagrama de flujo. Se refieren, bsicamente, al flujo de operaciones e incluyen
grficas que se relacionan con el manejo de formas, as como diagramas lgicos
relativos a programas de ordenadores.
vi. Grficas de organizacin. Se refieren a las relaciones del personal.

UTILIDAD

El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los


sistemas estos son: estudio, diseo y presentacin.

Estudio de los diagramas


Esta fase del estudio de sistemas es la investigacin inicial de los procedimientos,
tal como se llevan en el presente dentro de la organizacin. En esta etapa la exploracin
se refiere bsicamente a la forma en que se est ejecutando el trabajo. Los datos que el
analista necesita obtener deber ser correctos y completos. Una vez recopilada toda la
informacin, hace uso del diagrama del movimiento, un recurso sencillo que
transformar la enorme mezcla de detalles sin conexin en un sencillo mapa-ruta que
seala en su totalidad los procedimientos. El diagrama es un producto final deseado, a
travs del cual el analista refleja el procedimiento. Al analizar el diagrama detectamos
amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigacin, ahora
empieza a marcar el rumbo; principal y contribuye sealando las reas con necesidades
de perfeccionamiento.
Diseo de diagramas de procedimiento
Esta fase en el trabajo de sistemas es, quiz, la ms importante y con seguridad el
punto crucial de una asignacin de sistemas. Aqu se desarrollarn los mtodos nuevos,
el equipo, las nuevas formas, los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del
inicial, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los caminos de
perfeccionamiento que antes fueron sealados. Las reas en las que se duplican el
perfeccionamiento que antes fueron sealados. Las reas en las que se duplican el
esfuerzo, o se hacen inversiones innecesarias se investigarn minuciosamente, los
diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se convertirn
en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se centrar la
representacin administrativa.
Presentacin de los diagramas

La fase de presentacin del trabajo, se apoya con firmeza en el empleo de


diagramas o grficas escogidos y ejecutados con el propsito de explicar a la gerencia o
administracin cmo trabaja el antiguo sistema y por qu y de qu manera debe
mejorarse. En este punto los efectos del anlisis de los sistemas son presentados en su
totalidad. La gerencia posterior a la revisin del anlisis presentado, determinara la
aceptacin o el rechazo del plan que se propone. La decisin puede basarse en detalles
pequeos, por ejemplo. Si el especialista en sistemas al momento de hacer el estudio
ignora el propsito de la organizacin o su proyeccin en el futuro, dar indicios de falta
de conocimiento, y esto podr ser tomado por la administracin como seal de que el
estudio ha sido conducido de manera poco seria. Esta conclusin debilitar la confianza
en la presentacin total.

CARACTERISTICAS DE LOS DIAGRAMAS

Es necesario que todo diagrama rena las siguientes caractersticas:

1) Sinttica

La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar resumida


en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su
comprensin y asimilacin, por tanto, dejan de ser prcticos.

2) Simbolizada

La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y


procedimientos evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin.
La razn primordial para el empleo de smbolos es que stos estandarizan las
actividades, "encasillndolas" en grupos compactos de actividades similares. Los
diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad
de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa
area que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar
estos rasgos o detalles principales.

3) Formatos para captura de informacin

La recopilacin de la informacin para el diseo o mejoramiento de los


procedimientos se realiza generalmente a travs de: la investigacin documental, la
encuesta, la observacin. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven
para obtenerla informacin deseada, estn constituidos por series de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos. Este medio de captacin de
informacin permite ahorrar recursos econmicos y tiempo; sin embargo, la calidad de
la informacin que se obtenga depender del diseo y la presentacin que se d a los
cuestionarios.
Las tcnicas de entrevista, observacin directa, muestreo una vez que se ha
recabado la informacin de las reas involucradas en el estudio se procede a ordenar y
sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder concatenar las operaciones
implicadas en el procedimiento que se investiga, las reas que intervienen y los
formatos que se utilizaran.

En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos.

a. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso.


b. El tipo de operacin mediante un smbolo.

- Operacin.

- Transporte.

- Inspeccin

- Demora

-Almacenamiento.

El tiempo neto en que se realiza la operacin.


El tiempo total empleado para realizar las operaciones.
Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).
Iniciacin en: definir el momento preciso en que comience el proceso.
Terminacin en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso.

TCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS

Todos los anlisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial
de planificacin cuidadosa y de una valoracin continua del proceso.

a. Planeacin
La planeacin en los diagramas es la etapa en la que se decide cules se adaptarn
mejor a la asignacin y realizacin de los fines que se desean alcanzar y qu
informacin deber contener los mismos. Debe determinarse cul es el enfoque ms
despejado y menos costoso, que armonice con la ejecucin de un trabajo comprensible.

b. Evaluacin
Es el proceso de adaptacin y esto debe aplicarse continua y conscientemente,
conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operacin que se
analiza.
El estudio de sistemas, casi sin excepcin, depende en cierto grado de mtodos de
tanteo. El analista continuamente debe valorar sus tcnicas y sus resultados,
comparndolos con los propsitos finales de la organizacin. Este ser afinado poco a
poco conforme progresa el trabajo.
Durante la fase de investigacin, el analista debe interesarse primordialmente en
los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido
por completo, a menudo es posible que el analista especifique el tamao y el nmero de
hojas en las que se acomodarn los diagramas, pero es necesario adems considerar la
informacin verbal recabada en su momento. Sin embargo, cuando es factible hacer un
diagrama de un borrador, este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones:
primera, ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese ms
rpidamente, ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando
smbolos y no palabras; segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y
lgica.
Finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han
omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quiz encuentre til asociar
cada smbolo de las grficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la
clase de informes que l necesita. Por ejemplo, el smbolo del archivo podr llevar
preguntas como stas: Archivado por quin? Retenido por cunto tiempo? En qu
orden? Cuntos al mes? Qu clase de archivero est usando? En la prctica muchos
analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas escritas para registrar los
informes que obtienen en las entrevistas. El arte de entrevistar mejora con la prctica y
el conocimiento y, con frecuencia, el analista experto usa, o deja de usar la tcnica de
diagrama-borrador, acomodndose a las circunstancias del momento.

NORMAS, POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

NORMAS
Son reglas especficas que regulan la ejecucin de las acciones que componen un
procedimiento con el fin de mantener al mismo dentro de los parmetros establecidos.
Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su
ejecucin, o antes, son orientaciones o guas que fijan los lmites previamente definidos
por la direccin general en las polticas, para la accin y la bsqueda de los objetivos
organizacionales. Se deriva del establecimiento de las polticas organizacionales, vista
como una idea visionaria sobre la totalidad de los objetivos o como una concepcin
general destinada a dirigir las acciones que se van a realizar.
La norma dentro de una organizacin, es considerada como un punto de conexin
que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin o previamente, en
ella se registran entre otros, los datos vinculados con la empresa, la fecha en la cual se
elabora, as como las acciones y responsables.
El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el
cumplimiento de ciertas pautas especficas, necesarias para el buen desempeo de las
operaciones de un procedimiento maximizando la utilizacin de los recursos
disponibles. Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un
procedimiento.
TIPOS DE NORMAS
Normas sociales: han surgido espontneamente de la prctica repetida en el tiempo de
ciertas conductas, basadas en el respeto mutuo, que han creado conciencia de
obligatoriedad.

Normas morales: son impuestas por la conciencia de cada uno, basadas seguramente en
la moral colectiva, que coincide en una serie de valores ticos, considerados como
positivos para la convivencia y respeto de la dignidad humana. Para ser respetadas
deben estar de acuerdo con la conciencia individual de quien debe cumplirlas, que
recibe esta imposicin desde su propia conciencia.

Normas religiosas: son prescriptas por la comunidad religiosa a la que cada persona
pertenece, y la sancin en caso de incumplimiento, es divina.

Normas jurdicas: son aquellas que conforman el ordenamiento legal de un estado,


dictadas por rganos especficos del mismo, y aplicadas tambin por instituciones,
integradas generalmente por jueces. En el caso de estas normas, que deben
necesariamente estar escritas, si el individuo no las cumple, tienen prevista una sancin
o castigo.

CLASIFICACIN DE LAS NORMAS


a. Normas Creadas: sirven para orientar el criterio de los subordinados y deben poseer
un alto grado de permanencia teniendo en cuenta la estabilidad, la cual es esencial para
que se pueda tener xito en su objetivo.

b. Normas impuestas: Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la
empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la direccin a incluirlas
entre las normas de la empresa para que estn de acuerdo a las legislaciones.

c. Normas Solicitadas: tienen la finalidad de enfrentarse un problema excepcional o


problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para abarcar
las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan confusin y
no tenga sentido.

POLITICAS
Son guas generales que influyen en la actuacin o comportamiento de los
integrantes de la organizacin con relacin a una funcin determinada con el fin de
alcanzar los objetivos.

CLASIFICACIN DE LAS POLTICAS


En general, podemos distinguir dos tipos de polticas de empresas segn sea la forma en
que se originan. Estas son:

I. Polticas impuestas externamente. La empresa se encuentra rodeada del medio


(La sociedad, a travs de sus sistemas polticos, sociales y econmicos) donde la
conducta de este afecta a la conducta de la empresa y, a su vez, la empresa tambin
afecta al medio.

II. Polticas formuladas internamente Estas son las polticas que de una manera precisa,
consciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir
en trminos generales en un determinado campo.

TIPOS DE POLTICAS
Generales; son las que aplica a todos los niveles de la organizacin, son de alto impacto
o criticidad, por ejemplo: polticas de presupuesto, polticas de compensacin, poltica
de la calidad, poltica de seguridad integral, entre otras.
Especficas; son las que aplican a determinados procesos, estn delimitadas por su
alcance, por ejemplo: poltica de ventas, poltica de compras, poltica de seguridad
informtica,

PROCEDIMIENTO
Serie de actividades u operaciones ordenadas cronolgicamente, relacionadas entre
s, reguladas por un conjunto de normas y ejecutadas por un grupo de funcionarios para
obtener un fin comn.
Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un mtodo
para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronolgicas de las
acciones requeridas. Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se detalla la
manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.
Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las
actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la
disminucin de errores.

Los procedimientos responden a cada situacin particular, ya que no son de


aplicacin general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder
adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en trabajos que
se repitan, as la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecucin
de las actividades. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisin
estructurada porque nos dice como debemos hacer un proceso dentro de una
determinada rea.

TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
1. Procedimientos Jurdicos: Es el elemento dinmico de un procesos judicial general.
Est constituido principalmente de diferentes actos jurdicos que son autnomos en s
mismos, y forman parte de la cadena jurdica. Contenidos dentro de un marco
estrictamente legal y conformados por una serie de diversas formalidades y
tramitaciones en lo que se refiere al inicio y desarrollo de cualquier tipo de actividad
ligada al derecho y a los cdigos legales.
2. Procedimientos Administrativos: Este tipo de procedimientos, al igual que los
anteriores, est regulado por la ley y enmarcado en un mbito jurdico determinado. Su
finalidad como tal es la de formalizar la voluntad administrativa en forma de actos.

3. Procedimientos Informticos: Se trata de los elementos que conforman una


operacin, o varias, en un proceso informtico. Cada fase se repite y tiene informacin
almacenada para actuar de la misma manera cada vez que la orden y la situacin
operativa sean de exactas caractersticas.

CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS.

Los procedimientos pueden clasificarse en:

A. Por su relacin con los objetivos Organizacionales:


Procedimientos sustantivos o de lnea.
Son aquellos procedimientos que contribuyen directamente con el objetivo de la
organizacin, estn relacionados con las funciones principales que atienden los rganos
dentro de la empresa
Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno.
Son aquellos procedimientos que sirven de base, contribuyen o auxilian para que
los procedimientos sustantivos se cumplan, se relacionan con las funciones
complementarias o de staff (asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organizacin.

B. Por su recorrido.
Procedimientos Institucionales.
Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la
organizacin.
Procedimientos sectoriales.
Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por instituciones que se
encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemtica.
Procedimientos intersectoriales.
Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas
dependencias.

DIAGRAMACION DE LOS PROCESOS

Un diagrama es una representacin grfica de las variaciones de un fenmeno o de las


relaciones que tienen los elementos o las partes de un conjunto.
Objetivo: comprender la importancia de soportar el quehacer de la organizacin con
diagramas.
Importancia: Facilita la manera de representar el flujo de datos por medio de un sistema
de informacin.

Terminal:(Crculo Elongado). Se utiliza para indicar el principio y fin de un proceso.


Normalmente la palabra inicio o fin es la que se usa en el smbolo.

Decisin:(Rombo). Permite alterar la secuencia de un proceso de acuerdo a una


pregunta que se escribe dentro del rombo. El flujo toma uno de dos caminos, si la
respuesta es afirmativa o negativa. La continuacin natural del flujo debe corresponder
a la respuesta afirmativa y para ello hay que elaborar la pregunta de la manera que
convenga.

Actividades:(Rectngulo).Se utiliza para describir las actividades que componen el


proceso. Hay que iniciar la descripcin de las actividades, siempre con un verbo activo
y hacer un esfuerzo por resumir con claridad, para aprovechar el poco espacio
disponible. Esta descripcin es un paso crtico en la diagramacin y anlisis de un
proceso.

Direccin de flujo:(Flecha). Se utiliza para conectar dos smbolos secuenciales e indicar


la direccin del flujo del proceso.

Conector:(Crculo Pequeo con Flecha). Se escribe una letra en su interior y sirve para
conectar dos smbolos que estn en secuencia y en la misma hoja del diagrama, paro
unirlos implica cruzar lneas o deteriorar la esttica. Siempre son parejas y en ambos
debe aparecer la misma letra.
Movimiento:(Flecha Ancha). En su interior se describe una actividad que corresponda al
movimiento fsico de cosas, de un lugar a otro. Movimiento entre oficinas, correo,
transporte de cualquier tipo, etc.

Transmisin electrnica:(Flecha Ancha con una E). En su interior se describe una


actividad que corresponda al movimiento electrnico de informacin o formatos. Cubre
Fax, Telfono y Redes.

Inspeccin:(Crculo Grande). Se utiliza para indicar que el proceso se detiene para


realizar una evaluacin. Puede representar un punto donde se requiere una firma de
autorizacin.

Documentacin:(Rectngulo con Fondo Curvo). Se utiliza para indicar que la salida de


una actividad es informacin en papel.
Puede tratarse de un informe, una carta o un listado de computadora.

Retardo:(Rectngulo Redondeado). Se utiliza para indicar que el proceso se detiene en


espera de autorizacin o por cuestiones de logstica o de trmite.

Almacenaje:(Tringulo Invertido). Representa la actividad deliberada de almacenaje, en


la cual la salida del almacn requiere una orden especfica.

Anotacin:(Rectngulo abierto). El extremo de la lnea punteada se coloca sobre alguna


parte importante del diagrama y dentro del rectngulo, se escribe alguna aclaracin,
advertencia, instruccin especial o cualquier comentario que se considere necesario,
acerca de esa parte del diagrama. El rectngulo se debe colocar separado del proceso, de
manera que no complique el dibujo.

Salto de pgina: (Pentgono Invertido). Se utiliza para conectar dos smbolos que estn
en secuencia, pero en diferente pgina. Siempre deben ser parejas y llevan la misma
letra en su interior.
Republica Bolivariana De Venezuela
Ministerio Del Poder Popular Para La Educacin
Universitaria Ciencia Y Tecnologa
Aldea Bolivariana Doctor Len Trujillo
Cocorote / Yaracuy

DIAGRAMACION

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Participantes:

Mara Salcedo. C.I.: 7.589.767


Vimer Salcedo. C.I.: 12.080.927
Fac. Lic. Abraham Vargas

Marzo 2017

INTRODUCCION

El proceso de organizacin, ha tenido cambios violentos en los ltimos aos.

Tanto las teoras como los diseos de organizacin, son en la actualidad diferente
a lo que fueron hace pocas dcadas.

Cuanto ms importante sea un organismo, mayor ser la importancia de su


estructuracin. Podemos afirmar que, cuanto ms aumenta el nmero de subordinados y
de funciones, ms difcil es situar y, especialmente, actualizar una estructura
organizacional.

No existen reglas universales ni inflexibles para disear un diagrama de


organizacin, pero s existe cierto lenguaje tcnico compuesto de signos, figuras
geomtricas, prcticas aceptadas, conceptos convencionales, etc., con el cual es
necesario familiarizarse para lograr instrumentos grficos correctos, comprensibles y
uniformes, que transmitan informacin sobre la estructura de una organizacin.

Las nuevas tendencias y cambios tecnolgicos en los sistemas de informacin


facilitan varias herramientas de trabajo que nos ayudan en el diseo de los diagramas.
Son programas mecanizados que permiten crear rpidamente diagramas
organizacionales a base de niveles de supervisin y proveen para la creacin de
mltiples tipos de diagramas.
CONCLUSION

La representacin a travs de grficos es para la profesin de sistemas lo que un


sistema numrico es en el campo de las matemticas; es decir, un lenguaje abreviado
que permite entender los fenmenos complejos en lapsos de tiempo relativamente
cortos.

Esta herramienta constituye un elemento de decisin invaluable para individuos y


organizaciones porque as pueden percibir en forma analtica y detallada la secuencia de
una accin, lo que contribuye a conformar una slida estructura de pensamiento que
fortalece su capacidad de decisin. En las organizaciones este mtodo les permite dar
seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de flujo, elemento fundamental
para descomponer en partes procesos complejos, esto facilita la comprensin de su
dinmica organizacional y la simplificacin del trabajo.

Por otro lado; la organizacin debe mantener al da una serie de documentos que
enmarcan las actividades de rutina, en sus procesos productivos. Estos documentos se
refieren a normas internas y procedimientos cuya utilidad debe ser conocida por todos
los empleados, ya que permiten que la empresa pueda evolucionar independientemente
de que sus dueos o accionistas principales estn presentes permanentemente.

La importancia de la implementacin de normas y procedimientos se ve reflejado


en la reduccin del tiempo ocioso, optimizacin de los procesos administrativos,
mejorar la interaccin entre los diferentes equipos de trabajo de la empresa, obteniendo
finalmente una reduccin de costos, mejoramiento en la capacidad de reaccin de la
empresa ante el mercado, una estructura organizacional ms gil, entre otros tantos
beneficios.
EJEMPLOS DE DIAGRAMAS