KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

FAIL MEJA

(JAWATAN)
(BAHAGIAN/ JABATAN)
(UNIT)
DISEDIAKAN OLEH:
NAMA:

JAWATAN:

TARIKH DISEDIAKAN:

DISEMAK OLEH:
NAMA:

JAWATAN:

TARIKH DISEMAK:

DILULUSKAN OLEH:
NAMA:

JAWATAN:

TARIKH DILULUSKAN:

TARIKH KEMASKINI:
PERTAMA:
KEDUA:
KETIGA:
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

1. Objektif, Visi&MisiKementerian

2. Carta OrganisasiKementerian

3. Objektif, Visi&MisiBahagian

4. Carta OrganisasiBahagian

5. Carta OrganisasiUnit danKedudukanPegawai

6. SenaraiTugas, Kuasa&HubunganPegawaiDenganPegawai-Pegawai
Lain

7. Peraturan-PeraturanPentadbiran

8. Proses Kerja& Carta AliranKerja

9. SenaraiSemak (Checklist)

10. SenaraiUndang-undangdanPeraturanYang Diperlukan

11. SenaraiJawatankuasa Yang Dianggotai

12. SenaraiBorang-Borang Berkaitan DenganTugas Pegawai

13. Norma Kerja

14. SenaraiTugasHarian
 OBJEKTIF,
VISI DAN MISI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
 OBJEKTIF KEMENTERIAN
Untuk membantu seseorang individu untuk mencapai dan mengekalkan satu taraf
kesihatan bagi membolehkannya menjalankan kehidupan ekonomi sosial yang produktif.
Ini boleh dicapai dengan menyediakan perkhidmatan yang bercorak penggalakkan,
pencegahan, rawatan dan pemulihan yang cekap, sesuai dan berkesan dengan memberi
penekanan kepada golongan yang kurang bernasib baik.

VISI KEMENTERIAN

Negara menggemblengtenagakearahkesihatan yang lebihbaik.

MISI KEMENTERIAN
MisiKementerianKesihatanadalahuntukmenerajuidanberusahabersama-sama:

i. untukmemudahkandanmembolehkanrakyat:
mencapaisepenuhnyapotensimerekadalamkesihatan
menghargaikesihatansebagaiaset paling berharga
mengambiltanggungjawabdantindakanpositif demi kesihatanmereka

ii. untukmemastikansistemkesihatanberkualititinggiiaitu:
mengutamakanpelanggan
saksama
tidakmembebankan
cekap
wajarmengikutteknologi
bolehdisesuaikanmengikutpersekitaran
inovatif

iii. denganmenekankan:
sifatpenyayang, profesionalismedankerjaberpasukan
sifatmenghormatimaruahinsan
penglibatanmasyarakat
)
 CARTA ORGANISASI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

OBJEKTIF KKM

VISI KKM
CARTA ORGANISASIKEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
OBJEKTIF, VISI DAN MISI
(BAHAGIAN / UNIT)
OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT

VISI BAHAGIAN/UNIT

MISI BAHAGIAN/UNIT
CARTA ORGANISASI
(BAHAGIAN / UNIT)
CARTA ORGANISASI(BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI UNIT DAN

KEDUDUKAN PEGAWAI
CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN
PEGAWAI
 (Sediakan Carta Organisasi Bahagian yang menunjukkan jawatan-jawatan&
lorekkan jawatan pegawai/staf berkenaan)

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
 SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN
PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

NAMA:

BAHAGIAN/ UNIT:

JAWATAN DAN GRED:

 BERTANGGUNGJAWAB KEPADA:

SENARAI TUGAS:

1.

2.

3.

4.

5.

DISEDIAKAN OLEH: DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan: Tandatangan:

Nama: Nama:

Jawatan: Jawatan:(KetuaJabatan)

Tarikh: Tarikh:

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

TUGAS PEGAWAI TUGAS DAN KUASA TUGAS PEGAWAI-

ATASAN YANG TANGGUNGJAWAB YANG DIBERI PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN ADA HUBUNGAN
 SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN
PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
(CONTOH)

NAMA: KARTINI BINTI OSMAN

 BAHAGIAN/ UNIT: BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN / UNIT
KEWANGAN

JAWATAN& GRED: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1 / N27

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA: PENOLONG SETIAUSAHA (KEWANGAN)

KETUA PENOLONG SETIAUSAHA (KEWANGAN)
TIMBALAN SETIAUSAHA BAHAGIAN
(KEWANGAN)

SENARAI TUGAS:

1. Mengurusjawapankepadapertanyaan Audit.

2. MengurusmesyuaratJawatankuasaPengurusanKewangandanAkaun (JPKA).

3. Menyediadanmengemukakanlaporan JPKA kePerbendaharaan.

4. .

5. .

DISEDIAKAN OLEH: DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan: t.t Tandatangan: t.t

Nama: KartiniBinti Osman Nama: MohdZamri Bin Ahmad

Jawatan: PenolongPegawaiTadbir (K) 1 Jawatan: SetiausahaBahagianKewangan

Tarikh: 1 Oktober 2013 Tarikh: 1 Oktober 2013

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

ADA HUBUNGAN
1. TimbalanSetiausahaBahagian 1. Mengurusjawapankepadapertanyaan Audit
(Kewangan)
2. MengurusmesyuaratJawatankuasaPengurusanKe
Menandatanganisuratpenggilanm wangandanAkaun (JPKA)
esyuarat ,laporan audit dansurat-
surat lain yang berkaitan. 3. Menyediadanmengemukakanlaporan JPKA
kePerbendaharaan
2. KetuaPenolongSetiausaha (K)
1 4. ..

Semuaperkaraberhubungdengant 5. ..
ugas-tugas yang berkaitan.
6. ..
3. PenolongSetiausaha (K) 1
7. ..
KelulusanPerakuan ke-2
(baucerbayaran). 8. ..

Perkara-perkara yang
berhubungdengantugas yang
berkaitan.
9. ..
10. Menjalankantugas-tugas lain yang
diarahkanolehpegawaiatasandari masa
kesemasa.

PERATURAN-PERATURAN

PENTADBIRAN
 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

AKTIVITI: ____________________________________________________

1.

2.

3.
4.

AKTIVITI: ____________________________________________________

1.

2.

3.

4.

AKTIVITI: ________________________________________________

1.

2.

3.

4.

(Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)
1 MesyuaratJawatankuasaPengurusanKewangandanAkaun (JPKA) perludiadakan
. empat kali setahuniaitupadasetiapsukutahun (Januari Mac, April Jun, Julai
September, Oktober Disember).
2 Format laporanhendaklahmengikutPekelilingPerbendaharaanBil. 10 Tahun 2008
. dansuratKementerianKewangan KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember
2009.
3 Mesyuarat JPKA
. peringkatKementerianhendaklahdipengerusikanolehPegawaiPengawalatauPengerusiGan
ti yang telahdiberikuasasecarabertulis.
4 Laporan JPKA
. peringkatKementerianperludikemukakankeKementerianKewanganpadaatausebelum 15
haribulansetiapsukutahun.
5 PembentanganlaporankewanganhendaklahmerangkumiPengurusanBajet,
. PengurusanPerkaunandanPengurusanPerolehan.
6 Maklumbalasdanlaporanperludikemukakansekurangnya 14
. harisebelummesyuaratdiadakan.
7 Notismesyuarathendaklahdikemukakankepadaahli-ahlimesyuaratselewatnya 7
. harisebelummesyuaratbermula.
8 Minitmeyuarathendaklahdisediakanselewatnya 3 hariselepasmesyuarat.
. PROSES KERJA
9 Minitmesyuarathendaklahdiedarkankepadaahlimesyuaratselewatnya 7
. hariselepasmesyuarat
&

CARTA ALIRAN KERJA

 PROSES KERJA

AKTIVITI: __________________________________________________

BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG SEKSYEN UNDANG-

MELULUSKAN/DIRUJUK UNDANG/PERATURAN
 PROSES KERJA

(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN & AKAUN (JPKA)

B PROSES KERJA PEGAWAI SEKSYEN

I YANG UNDANG-
L MELULUS UNDANG
. KAN /PERATURAN
/DIRUJUK
B PROSES KERJA PEGAWAI SEKSYEN
I YANG UNDANG-
L MELULUS UNDANG
. KAN /PERATURAN
/DIRUJUK
1 Sediakanperancangantarikh- KetuaPeno PekelilingPerben
tarikhmesyuaratuntuksetahun. longSetiau daharaanBil. 10
saha / Tahun 2008
2 Sediakansuratuntukmemaklumkantarikhmesyuaratk PenolongS
epadaJabatan /Agensi / Bahagian / Cawangan / etiausaha Surat
Unit. KementerianKew
anganbertarikh
Dapatkantandatangan TSUB. 29 Disember
3 2009.
EdarkansuratkepadaJabatan /Agensi / Bahagian /
4 Cawangan / Unit yang berkaitan. PekelilingKemaju
anPentadbiranAw
SebelumMesyuarat amBil. 2 Tahun
1991.
Tentukan agenda, tarikh, masa (Seksyen / Para
dantempatmesyuarat. )
5
Tempahbilikmesyuaratdanmakan/minum.

6 Sediadanedarkansuratjemputanmesyuaratkepadaa
gensiberkaitanuntukmendapatkanmaklumbalasmes
yuaratdanlaporan JPKA mengikutsukutahun yang
7 berkaitan.

Kemukakanmaklumbalasdanlaporan JPKA
keCawanganKewangansekurang-kurangnya 14
harisebelummesyuaratdiadakan.

Terimadansemakmaklumbalassertalaporan.

8 Sediakanmaklumbalasmengikut format yang

ditetapkan :-
- LaporanPerbelanjaan Pembangunan
- LaporanPerbelajaanMengurus
- LaporanPengurusanPerolehan
- LaporanPengurusanAsetAlih/ Asset Hidup
9 - LaporanPengurusanStor

Kemukakanmaklumbalasdanlaporanuntuksemakan
1 KPSU (K) 1.
0
SusundanserahkepadaPembantu Am
untukdibuatsalinan.
B PROSES KERJA PEGAWAI SEKSYEN
I YANG UNDANG-
L MELULUS UNDANG
. KAN /PERATURAN
/DIRUJUK
Sediakan format kehadiranuntukahlimesyuarat.

PastikanPengerusiMesyuaratatauPengerusiGantida
pathadir.

Tempahmakan/minum.

SemasaMesyuarat

1 Dapatkantandatangankehadiranahlimesyuarat.
1
Catatkanminitmesyuarat.

1
2
SelepasMesyuarat

Sediakandrafminitmesyuarat.
1
3 Kemukakankepada KPSU untuksemakan.

DapatkanpengesahanPengerusiMesyuarat.
1
4

1
5

1
6

1
7
B PROSES KERJA PEGAWAI SEKSYEN
I YANG UNDANG-
L MELULUS UNDANG
. KAN /PERATURAN
/DIRUJUK

1
8

1
9

2
0
 CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI: __________________________________________________

(Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkantugassendiri)

Mula

Tamat
 CARTA ALIRAN KERJA

(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN & AKAUN (JPKA)

Mula

Sediakanperancangantarikh-
tarikhmesyuaratuntuksetahun

Sediakansuratuntukmemaklumkantarikhme
syuaratkepadaJabatan/ Agensi/ Bahagian/
Cawangan/ Unit

Dapatkantandatangan TSUB

EdarkansuratkepadaJabata/Agensi/Bahagi
an/Cawangan/Unit yang berkaitan

.........................

................................

................................

Tamat
SENARAI SEMAK (CHECKLIST)
 SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

AKTIVITI: ________________________________________________

BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.
 SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN & AKAUN (JPKA)

BIL TINDAKAN TAND CATATA

. A( ) N

1. Sediakanperancangantarikh-tarikhmesyuaratuntuksetahun.

2. SediakansuratuntukmemaklumkantarikhmesyuaratkepadaJa
batan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit

3. Dapatkantandatangan TSUB

4. EdarkansuratkepadaJabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/

Unit yang berkaitan:

a) JabatanPertanian

b) JabatanPerikanan

c) JabatanVeterinar

d) CawanganPentadbiran

5. ..

6. ..

1.
2.
 SENARAI UNDANG-UNDANG

DAN

PERATURAN

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

AKTIVITI 1:

1.

2.

3.

4.

AKTIVITI 2:

1.

2.

3.

4.

AKTIVITI 3:

1.

2.

3.

4.

(Nota: Senaraikan semula Undang-undang dan Peraturan yang dinyatakan di ruangan

Seksyen Undang-undang dan Peraturan dalam Proses Kerja)

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

(CONTOH)
AKTIVITI 1: MENGURUS JAWAPAN KEPADA PERTANYAAN AUDIT

1. PekelilingPerbendaharaanBil. 10 Tahun 2008

2.

3.

4.

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

1. PekelilingPerbendaharaanBil. 10 Tahun 2008

2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.

3. ..

4. ..

SENARAI
AKTIVITI 3: MENYEDIA DAN MENGEMUKAKAN LAPORAN JPKA KE
PERBENDAHARAAN
JAWATANKUASA YANG

DIANGGOTAI
1. PekelilingPerbendaharaanBil. 10 Tahun 2008

2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.

3. .

4. .
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
 JAWATAN:_______________________________

BIL NAMA JAWATANKUASA JAWATAN KEKERAPAN MESYUARAT

1.

2.

3.

4.

5.

6.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

(CONTOH)

JAWATAN:PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

BIL NAMA JAWATANKUASA JAWATAN KEKERAPAN MESYUARAT

1. JawatankuasaPembuka Tender Ahli 4 kali setahun

2. Jawatankuasa Kecil Audit Amalan 5S Ahli 3 kali setahun

3. JawatankuasaPenyelaras&Pemeriksa Ahli 3 kali setahun

Fail Meja/ MPK

4. JawatankuasaPertandingan KIK Ahli 2 kali setahun

5. ..

6. ..

SENARAI BORANG -

BORANG YANG DIGUNAKAN

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

AKTIVITI 1: ________________________________________________________

Nama Borang KodBorang

1.

2.

3.

AKTIVITI 2:________________________________________________________

Nama Borang KodBorang

1.
 2.

3.

AKTIVITI 3:_________________________________________________________

Nama Borang KodBorang

1.

2.

3.

(Nota:Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja. Nyatakan TIADA
jikatidakberkenaan)

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

(CONTOH)

AKTIVITI 1: MELULUSKAN PERMOHONAN PENGELUARAN BARANGAN STOR

Nama Borang KodBorang

1. Borangpengeluaranbarangstor KEW.PS-11

2.

3.

4.

AKTIVITI 2:(Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas &

Tanggungjawab)
 Nama Borang KodBorang

1. ..

2. ..

3. ..

AKTIVITI 3:( Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas &
Tanggungjawab)

Nama Borang KodBorang

1. ..

2. ..

3. ..

NORMA KERJA
 NORMA KERJA

JAWATAN: ____________________________________________

BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA

(MASA/KUANTITI)
1.

2.

3.

4.

5.

NORMA KERJA

(CONTOH)

JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

BIL JENIS KERJA NORMA KERJA

. (MASA/KUANTI
TI)
1. Mengurusjawapankepadapertanyaan Audit 1 bulan /
jawapan
2. MengurusMesyuaratJawatankuasaPengurusanKewangandan
Akaun (JPKA) 1 - 2 minggu /
mesyuarat
3. Menyediadanmengemukakanlaporan JPKA
kePerbendaharaan 1 minggu/
laporan
4. Menyediakansuratrasmi

5. Menyediakanminitmesyuarat 1 jam/ surat

6. .. 4 jam/ minit

7. .. ..

8. .. ..

..

SENARAI TUGAS HARIAN

 SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA :

JAWATAN :
TARIKH :
BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATITAN

1. (kemaskinisetiaphari)

2.

3.

(Senaraiiniperludiletakkan di atasmejaandasetiaphari)

SENARAI TUGAS HARIAN

(CONTOH)

NAMA : SHAKIRAH BT SAAD

JAWATAN : PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

TARIKH : 2 JUN 2013

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATITAN

1. MenyediakansuratjemputanMesyuarat JKPA Bil. 2/2013

2. Menyediakan format maklumbalasMesyuarat JKPA Bil.

1/2013

3. Menyediakansenaraijemputanmesyuarat