Cdigo: PR-COM-2.3.

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PROCEDIMIENTO RENTING LARGO PLAZO MAQUINARIA Versin: 1.0

INDUSTRIAL Fecha: 21-04-2014

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DOCUMENTOS Y
RESPONSABLE ACTIVIDADES DESCRIPCIN REGISTROS

INICIO

Bases de datos del

CONTACTAR AL En esta actividad se contacta a los clientes potenciales por medio de las bases de datos o
1 Ejecutivo Comercial CLIENTE sistema de Informacin
referidos y se concreta una cita entre las partes.
Equisoft

IDENTIFICAR Se detectan todas las necesidades del cliente como por ejemplo; el tipo de maquinaria que
2 Ejecutivo Comercial NECESIDADES DEL necesita y la utilizacin que se le dar, as mismo el Ejecutivo Comercial informar todos los
CLIENTE
servicios que ofrece la compaa, nmero de horas y nivel de mantenimiento.

VISITAR LUGAR
De ser posible, se visita al cliente en el lugar donde trabajar la maquinaria y se verifica la
3 Ejecutivo Comercial
viabilidad.

NO
4 ES VIABLE?

SI FIN

Se prepara la propuesta econmica teniendo en cuenta las condiciones de negociacin, lugar

REALIZAR
de operacin de las mquinas, definicin del tipo de mantenimiento, el plazo ms conveniente Propuesta Econmica
5 Ejecutivo Comercial PROPUESTA
ECONMICA para el cliente y las horas de trabajo para la maquinaria, junto con una cotizacin que soporte la en Equisoft
propuesta.

Director Comercial y La VERIFICAR Y El Director comercial y la Gerencia deben revisar la respectiva propuesta junto con su
6 AUTORIZAR 1 Propuesta Econmica
Gerencia cotizacin para proceder a su aprobacin.

NO EXISTEN
7 INCONSISTEN
CIAS?

SI

En caso de que no se apruebe la propuesta econmica, se deben realizar las respectivas

CORREGIR LA
8 Ejecutivo Comercial PORPUESTA 1 correcciones teniendo en cuenta las observaciones planteadas por el Director Comercial y la Propuesta Econmica
gerencia.

PRESENTAR Se da a conocer la propuesta econmica al cliente donde se presentan las ventajas y

9 Ejecutivo Comercial PROPUESTA AL Propuesta Econmica
CLIENTE condiciones de la negociacin, as mismo el cliente evaluar la propuesta que fue presentada.

SI EL CLIENTE
10 ACEPTA?

NO

SE
REQUIERE
REPLANTEAR NO
11 Ejecutivo Comercial LA
PROPUESTA
?

SI FIN

REEVALUAR LA Se procede a replantear la propuesta teniendo en cuenta los requerimientos del cliente y as
12 1 Propuesta Econmica
PROPUESTA poder llegar a un acuerdo.

Elaborado por: Re v i s a d o p o r : Aprobado por :

Erika Barajas - Asistente Unidad de Riesgo Diego Daz- Director Comercial Ernesto Sarria - Gerente

Aprobado Aprobado Aprobado

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DOCUMENTOS Y
RESPONSABLE ACTIVIDADES DESCRIPCIN REGISTROS

En el momento que el cliente apruebe y est de acuerdo con las condiciones de la cotizacin
previa se procede a solicitar la documentacin que se requiere para el estudio
SOLICITAR correspondiente: Estados financieros, Rut, declaracin de renta , cmara de comercio,
DOCUMENTACIN Formulario Solicitud de
13 Ejecutivo Comercial documento de identidad del representante legal, certificaciones bancarias, referencias
Persona jurdica
comerciales y finalmente el cliente debe diligenciar el fomulario de Solicitud de Persona
Jurdica donde el cliente coloca los datos necesarios y as mismo autoriza que sea consultado
en las centrales de riesgo.

El Ejecutivo Comercial confirma los datos del cliente y se verifica que la documentacin est
completa y que sea verz. Adicionalmente se realiza una consulta CIFIN (Central de Documentos del
VERIFICAR Informacin Financiera) donde se analizan los estados financieros. De igual forma se verifica Cliente - Herramienta
14 Ejecutivo Comercial DOCUMENTACIN E
INFORMACIN mediante la herramienta World Compliance que el cliente no tenga nign tipo de World Compliance y
antecedentes relacionados con terrorismo, narcotrfico, lavado de activos, fraude, crmenes CIFIN
colaterales que sean personas polticamente expuestas.

PRESENTAR Se realiza y se presenta un informe comercial a la gerencia para que ellos den su aprobacin
15 Ejecutivo Comercial INFORME Informe Comercial
del negocio.

SE NO
16 Ejecutivo Comercial APRUEBA?

SI FIN

EFECTUAR Se realiza el contrato de renting de acuerdo con los aspectos negociados con el cliente y con
17* Ejecutivo Comercial CONTRATO DE el alcance del servicio ofertado es decir; lugar de operacin de las mquinas, las horas de Contrato de Renting
RENTING
trabajo, el plazo ms conveniente para el cliente y el nivel de mantenimiento. (Ver ampliacin)

Director Comercial y VERIFICAR Se revisa el contrato de Renting para identificar si existe alguna inconsistencia dentro de este
18 CONTRATO 3 Contrato de Renting
La Gerencia documento para proceder a corregirla y as poderlo presentar al cliente.

NO EXISTEN
19 INCONSISTENCIAS
?

SI

AJUSTAR EL
Se realizan las respectivas correcciones con base en las observaciones y no conformidades
20 Ejecutivo Comercial 3 Contrato de Renting
CONTRATO encontradas por el Director comercial y la Gerencia.

FIRMAR CONTRATO Se firma el contrato de Renting entre la compaa Equirent S.A y el cliente. Por consiguiente
21 Equirent y Cliente DE RENTING Contrato de Renting
se genera una orden de compra y de servicio segn los requerimientos del cliente.

ENTREGAR Se entrega los siguientes documentos: (i) Cotizacin impresa y aprobada por el Director
22 Ejecutivo Comercial DOCUMENTOS AL Comercial o Gerente, (ii) copia del Contrato, (iii) Orden de servicio o de compra debidamente
REA DE COMPRAS
diligenciada por el Cliente.

VER PROCEDIMIENTO
23 COMPRAS DE Aplica procedimiento Compras de Vehculos PR-COM-2.6.1
VEHCULOS

VER PROCEDIMIENTO
24 ALISTAMIENTO DE Aplica procedimiento Alistamiento de Vehculos PR-OPE-3.1.1
VEHCULOS

VER PROCEDIMIENTO
25 ENTREGA DE Aplica procedimiento Entrega de Vehculos - Inspeccin final PR-OPE-3.1.2
VEHCULOS

FIN
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OBJETIVO - ALCANCE

Establecer las actividades bsicas para el control y desarrollo de renting largo plazo de
OBJETIVO maquinaria industrial y de construccion.

Este procedimiento inicia contactando y prestando el servicio al cliente y finaliza con la entrega
ALCANCE de la maquinara. Este umbral comprende la presentacion de la propuesta, solicitar y verificar
los documentos, disear y firmar el contrato.

DEFINICIONES

EQ Equirent S. A.

Equisoft Sistema de informacin de la Organizacin

Renting Alquiler de vehculos o maquinaria

Propuesta Econmica Alternativas de modelos econmicos

Contrato de Renting Es un alquiler a largo plazo de determinado tipo de bienes de alta depreciacin
PASO

CONDICIONES ESPECFICAS
17* Efectuar Contrato de Renting El tiempo aproximado en llegar la maquinaria agrcola al pas es de 6 Meses.
 FICHA CONTROL DE CAMBIOS PROCEDIMIENTOS

CDIGO DEL DOCUMENTO TTULO DEL DOCUMENTO

PR-COM-2.3.1 PROCEDIMIENTO RENTING LARGO PLAZO MAQUINARIA INDUSTRIAL

VERSIN
FECHA DE APROBACIN DE
VERSIN ACTUAL DETALLE DE LA MODIFICACIN ANTERIOR /
EMISIN MODIFICACIN
FECHA