Anda di halaman 1dari 45

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang


Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan unsur
penting dalam kemajuan dan pengembangan sebuah organisasi.
Hal itu terkait dengan manusia sebagai faktor penggerak dalam
pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan. Sebagai suatu
bagian bidang manajemen, Manajemen Sumber Daya Manusia
khusus mempelajari hubungan dan peran manusia dalam
perusahaan, karena unsur utama dalam Manajemen Sumber Daya
Manusia adalah manusia itu sendiri yang juga merupakan unsur
utama dalam pencapaian tujuan perusahaan. Manajemen Sumber
Daya Manusia memiliki peran penting untuk memberdayakan,
mengembangkan, dan mempertahankan karyawan dalam
perusahaan agar mampu memberikan kontribusi secara optimal
terhadap pencapaian tujuan perusahaan berdasarkan keahlian,
pengetahuan, dan kemampuan yang dimiliki.
Manajemen Sumber Daya Manusia adalah merupakan
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan
daripada pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa,
pengintegrasian, pemeliharaan dan pemisahan sumber daya
manusia ke suatu titik akhir dimana tujuan-tujuan perorangan dan
masyarakat terpenuhi (Bambang Wahyudi 2002 : 9).
Manajemen sumber daya manusia apabila dilaksanakan
dengan baik akan memberikan kontribusi yang besar dalam usaha
mencapai sasaran organisasi karena setiap perusahaan
memerlukan sumber daya untuk mencapai tujuannya. Dalam
pencapaian tujuan tersebut dilakukan analisis pekerjaan atau
analisis jabatan untuk pekerja agar perusahaan dapat
memperoleh pekerja sesuai dengan kebutuhannya agar mencapai
tujuan.

1
Analisis jabatan memberikan informasi yang berguna untuk
menentukan syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif. Analisis
jabatan menunjukkan jenis-jenis jabatan dan karyawan-karyawan
yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas itu, akan tetapi
fungsi penyusunan tenaga kerja belum jelas karena kuantitas
(jumlah) pegawai yang diperlukan belum dihitung.
Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang
sistematik untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job
content) yang meliputi tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan,
tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai
syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan (job requirements)
seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan
lain-lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas-tugas dalam
suatu jabatan dengan baik.
Dengan diadakannya proses analisis jabatan (job analysis)
dapat diketahui juga bagaimana beban kerja setiap jabatan yang
akan dan harus di terima oleh pekerja. Beban kerja merupakan
salah satu aspek yang harus di perhatikan oleh setiap organisasi,
karena beban kerja salah satu yang dapat meningkatkan kinerja
Pegawai. Teknik analisis beban kerja (workload analysis)
memerlukan penggunaan rasio atau pedoman staf standar untuk
menentukan kebutuhan personalia. Analisis beban kerja
mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai yang
diperlukan dalam mencapai tujuan organisasional.
Analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah
karyawan maupun kualifikasi pegawai yang diperlukan untuk
mencapai tujuan organisasi (Simamora 2000:56).
Sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus
dicapai dalam satuan waktu tertentu disebut dengan beban kerja.
Sedangkan analisis beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-
masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu dari masing-
masing organisasi, misalnya berapa banyaknya pekerjaan

2
pengetikan surat atau naskah lainnya yang harus dibuat oleh
suatu satuan organisasi dalam jangka waktu tertentu.

1.2 Tujuan
1. Untuk mengetahui definisi, tujuan dan manfaat job analysis
(analisis kerja)
2. Untuk mengetahui jenis dan proses job analysis (analisis kerja)
3. Untuk mengetahui job description dan job specification
4. Untuk mengetahui definisi, tujuan dan manfaat workload analysis
(analisis
beban kerja)
5. Untuk mengetahui proses workload analysis (analisis beban kerja)
6. Untuk mengetahui tindak lanjut workload analysis (analisis beban
kerja)

1.3 Manfaat
Manfaat dari penulisan makalah ini diharapkan mahasiswa
dapat memahami apa yang dimaksud dengan job analysis
(analisis kerja) dan workload analysis (analisis beban kerja) serta
dapat mengaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari.

3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Job Analysis


Analisis pekerjaan adalah proses mengumpulkan informasi
tentang isi dari pekerjaan tertentu secara spesifik. Tujuan dari
analisis pekerjaan adalah untuk mengidentifikasi perbedaan dan
persamaan antara berbagai macam pekerjaan juga untuk
mencapai pengetahuan dan persyaratan pada pekerjaan di dalam
organisasi. Analisis pekerjaan merupakan prasyarat untuk
mempersiapkan deskripsi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Itu
harus termasuk informasi tentang sifat dan tujuan pekerjaan;
termasuk tugas, hasil yang diharapkan dan posisi dalam hirarki
organisasi. Karakteristik pemegang pekerjaan (jabatan) juga harus
dilihat dari analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan terdiri dari
pengumpulan data dan menerapkannya dengan menyiapkan

4
deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar kerja. Ketika
data dikumpulkan, pekerjaan yang perlu dianalisis diidentifikasi
dengan membaca analisis pekerjaan sebelumnya, laporan atau
bagan organisasi. Wawancara dengan karyawan dan analisis
pekerjaan kuesioner adalah alat yang digunakan untuk
mengumpulkan informasi tentang tugas, tanggung jawab,
kemampuan dan standar kinerja pada pekerjaan tertentu. (Bratton
& Gold 2007, 381-382.)
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat,
mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau
fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan
secara sistematis dan teratur, yaitu :
Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
Apa wewenang dan tanggung jawabnya
Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
Bagaimana cara melakukannya
Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan
pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja
Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk
melakukan
pekerjaan tersebut
Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa
sumber yaitu :
1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian
2. Pekerja yang bersangkutan
3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu
4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan
Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan
informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan
cara :

5
1. Menyebarkan kuisioner (daftar pertanyaan/angket) kepada
para pemegang jabatan
2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang
bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan
itu ataupun atasan langsungnya
3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan
pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian
Informasi yang diperoleh dari Analisa Jabatan ini dapat
digolongkan dalam beberapa butir berikut:
1. Nama jabatan, lokasi kerja, range upah
2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi
3. Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang
dibebankan pada pemangku jabatan
4. Peralatan dan bahan yang digunakan
5. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja
6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan
lain-lain

2.1.1 Definisi Job Analysis


Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana
melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan
pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu
sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis).
Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan
merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan
keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang
akan melaksanakan pekerjaan tersebut.
Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000)
mengartikan analisis pekerjaan sebagai berikut; A
Systematic may to gather and analyze information about the
content and the human requirements of jobs, and the context
in which jobs are performed. Analisis pekerjaan adalah

6
proses pengumpulan informasi yang berhubungan dengan
operasi dan tanggung jawab mengenai suatu pekerjaan
tertentu. Analisis pekerjaan merupakan suatu prosedur
melalui fakta-fakta yang berhubungan dengan setiap jabatan
yang diperoleh dan dicatat secara sistematis. Hal ini kadang
disebut studi jabatan, yang mempengaruhi tugas, proses,
tanggung jawab, dan kebutuhan kepegawaian yang diselidiki.
Analisis pekerjaan berfokus pada karakteristik pegawai,
penggunaan ujian fisik, tes, wawancara dan prosedur lainnya
unutuk tujuan tersebut.
Job analysis secara sederhana merupakan kegiatan
merumuskan hal-hal yang dilakukan oleh seorang pekerja
kedalam kata-kata sebagai sebuah informasi (Gomes, 2003).
Analisis pekerjaan secara langsung akan menghasilkan uraian
pekerjaan perrnyataan tertulis tentang bagaimana
karakteristik jabatan dan segala kewajibannya, serta
spesifikasi pekerjaan yang mencakup standar kualifikasi
minimal sumber daya manusia yang dibutuhkan, yang
merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan
untuk dapat melaksanakan kewajibannya secara memuaskan.
Menurut Hasibuan Melayu (2011 : 28-29)
mengemukakan Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis
mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam
suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Hal ini perlu
dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta
menetapkan uraian pekerjaan, sfesifikasi pekerjaan, dan
evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaan akan memberikan
informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan,
dan evaluasi pekerjaan bahkan dapat memperkirakan
pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhana
pekerjaan pada masa yang akan datang

7
Menurut Moekijat (2008 : 9) mengemukakan analisis
pekerjaan atau job analysis terdiri atas dua kata yaitu job dan
analysis. Job diterjemahkan sebagai pekerjaan atau jabatan
dan analysis berasal dari kata kerja bahasa inggris yaitu
analyze yang berarti memisahkan atau menguraikan
pekerjaan kedalam bagian bagian atau unsur unsur
pekerjaan yang disebut tasks (tugas tugas).
Dari beberapa pengertian diatas analisis pekerjaan (Job
Analysis) merupakan pengumpulan informasi yang
berkembang mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi
pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan dengan operasi-operasi
pelaksaan dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu,
bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan
pekerjaan dan penyederhana pekerjaan pada masa yang
akan datang.

2.1.2 Tujuan Job Analysis


Terdapat 12 tujuan analisis pekerjaan yang
digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta,
yaitu:
1. Job description, yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan,
riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan
pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi
pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.
2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan
kedalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis
berdasarkan rencana sistematika tertentu
3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian
pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam
organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat

8
4. Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk
mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan
kedalam berbagai kelompok
5. Personel requirement, yait u berupa persyaratan atau
spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan
6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian
sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap
performansi pekerjaan dari para pekerja
7. Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada
para pekerja
8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya
seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan
okupasi-okupasi tertentu
9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja
yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan
fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar
kerja
10. Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku
kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan
11. Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif
melalui suatu organisasi
12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan
organisasi.

2.1.3 Manfaat Analisa Jabatan


Organisasi mengeksploitasi data pekerjaan yang
diperoleh dengan analisis pekerjaan untuk memenuhi
keragaman tujuan organisasi. Aplikasi yang sangat umum
dari analisis pekerjaan meliputi :
Karyawan rekrutmen, seleksi dan penempatan
Rencana Orientasi
Manajemen kinerja

9
Job Design
Evaluasi Pekerjaan
Perencanaan Suksesi Job
Deskripsi pekerjaan
Job Enlargement
Klasifikasi Pekerjaan
Kompensasi
Pelatihan dan Pengembangan.
Staffing
Pemanfaatan yang Tepat dari Tenaga Kerja
Ulasan Manual dan Publikasi Lainnya
Pengembangan Organisasi

Menurut Sedarmayanti (2009:151), Manfaat yang dapat


diperoleh dengan adanya proses analisis pekerjaan, antara
lain :
1) Penarikan, seleksi dan penempatan pegawai;
2) Sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program
latihan dan
pengembangan.
3) Menilai kinerja/ pelaksanaan kerja;
4) Memperbaiki cara bekerja pegawai;
5) Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat /
memperbaiki
struktur organisasi sesuai beban dan fungsi jabatan;
6) Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer
pegawai;
7) Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi
pegawai;
8) Bimbingan dan penyuluhan pegawai.

10
Informasi yang diperoleh dari job analysis adalah
perencanaan tenaga kerja (manpower planning), perekrutan
dan penempatan (recruitment and placement),
pengembangan organisasi (organisation development),
pelatihan dan pengembangan (training and development),
penggajian dan imbal jasa (compensation and benefit),
hubungan industrial (industrial relation), dan juga sistem
informasi SDM (human resources information sistem).
Analisis pekerjaan selain menghasilkan job
description, job specification, dan job evaluation juga
berguna untuk hal-hal berikut.
1. Perekrutan dan Seleksi (Recruitment and Selection)
Analisis pekerjaan memberikan informasi
tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat
karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan menjadi
dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang
perlu direkrut dan diangkat.
2. Kompensasi (Compensation)
Informasi analisis pekerjaan memberikan
pemahaman yang jelas tentang latar belakang
(pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain) orang
yang akan menduduki jabatan itu, sehingga
perusahaan dapat menentukan gajinya.
3. Evaluasi Jabatan
Informasi analisis pekerjaan memberikan
pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya
pekerjaan, besar/kecilnya risiko yang dihadapi
pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan personil.
Dengan demikian, perusahaan dapat menetapkan
oaji pada posisi jabatan tersebut.
4. Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal)

11
Penilaian ptestasi kerja merupakan upaya
membandingkan prestasi aktual pegawai dengan
prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk
menentukan apakah suatu pekerjaan bisa
dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka
uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam
penentuan sasaran pekerjaannya.
5. Latihan (Training)
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk
merangsang program latihan pengembangan.
Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis
keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu
dalam pengembangan program-program latihan.
6. Promosi dan Pemindahan
Informasi analisis pekerjaan akan digunakan
untuk membantu menentukan promosi ataupun
pemindahan karyawan.
7. Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis
pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bahwa
organisasi yang ada perlu diperbaiki.
8. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)
Informasi analisis pekerjaan dapat
dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada
suatu jabatan tertentu.
9. Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplification)
Informasi analisis pekerjaan digunakan juga
untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan.
Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi
yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-
pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu
jabatan semakin terspesialisasi.

12
10. Penempatan (Placement)
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk
menempatkan para karyawan pada pekerjaan-
pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya
agar mereka bekerja secara efektif.
11. Peramalan dan Perekrutan
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk
peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan
dibutuhkan perusahaan.
12. Orientasi dan Induksi
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk
orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai
sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya,
menginduksi, dan lainnya

Analisis jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki


fungsi, peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil
analisis jabatan ini akan memberikan gambaran tentang
tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau
kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
a. Penyusunan organisasi baru
b. Penyempumaan organisasi yang sekarang
c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan
tanggungjawab
tiap jabatan
2. Kepegawaian
a. Rekrutmen seleksi/penempatan
b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
d. Mutasi/promosi/rotasi
e. Program pelatihan

13
3. Ketatalaksanaan
a. Tata laksana
b. Tata kerja/prosedur

Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan


analisis jabatan untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang
disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari
proses analisis jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-
data jabatan yang kemudian di susun secara sistematis dan
terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang
informasi jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (Job
Description).

2.2 Workload Analysis


Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah
jam kerja-orang (man-hours) yang dibutuhkan untuk
merampungkan beban kerja dalam waktu tertentu. Analisis beban
kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pekerja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa
beban yang tepat dilimpahkan kepada satu orang pekerja. Analisis
beban kerja dapat dilakukan dengan cara membagi isi pekerjaan
yang harus diselesaikan dengan hasil kerja rata-rata satu orang,
sehingga akan didapat jumlah orang yang dibutuhkan untuk
merampungkan pekerjaan tersebut (Marwansyah 2010).

2.2.1 Definisi Workload Analysis


-Pengertian Analisis
Menurut Wiradi, Analisis adalah aktivitas yang memuat
sejumlah kegiatan seperti mengurai, membedakan, memilah
sesuatu untuk digolongkan dan dikelompokkan kembali
menurut kriteria tertentu kemudian dicari kaitannya dan
ditaksir maknanya.
-Pengertian Beban kerja

14
Menurut Kementerian Keuangan (2006) dalam Peraturan
Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006, bobot/beban
kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu
jabatan/unit organisasi, dan merupakan hasil kali antara
volume kerja dan norma waktu.
Terdapat beberapa macam pengertian dari analisis
beban kerja (Workload Analysis) , diantaranya sebagai berikut
:
a) Menurut Peraturan Dalam Negri No 12 tahun 2008 ( pasal
1 dan 2 ) mengemukaan beban Kerja adalah suatu teknik
manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk
memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan
efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume
b) Adapun menurut (Hasibuan 2005:116 ),
Analisis beban kerja adalah penentuan jumlah pekerja
yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dalam jangka waktu tertentu.
c) Analisis Beban kerja menurut (Simamora 2000:56),
Analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah
karyawan maupun kualifikasi pegawai yang diperlukan
untuk mencapai tujuan organisasi.
d) Menurut Komaruddin (1996:235) dikutip Adil Kurnia
(2010),
Analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan
jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan
untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu
tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja
bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia
dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja
yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas.

15
Dari beberapa pengertian diatas analisis beban kerja
(Workload Analysis) merupakan suatu proses identifikasi
teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk
memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan
efisiensi kerja organisasi dalam jangka waktu tertentu yang
bertujuan untuk menentukan jumlah pekerja atau pegawai
untuk menyelesaikan tanggung jawab yang telah
dilimpahkan.

Klafikasi Beban Kerja


Menurut Munandar (2012 : 384) beban kerja dapat
dibedakan atas beban kerja berlebih dan beban kerja terlalu
sedikit atau kurang sebagai berikut:
1) Beban kerja berlebih timbul sebagai akibat dari kegiatan
yang terlalu banyak diberikan kepada tenaga kerja untuk
diselesaikan dalam waktu tertentu. Munandar menyatakan
bahwa beban kerja berlebih secara fisik dan mental adalah
melakukan terlalu banyak kegiatan baik fisik maupun
mental, dan ini dapat merupakan sumber stres pekerjaan.
Beban kerja berlebih, akan membutuhkan waktu untuk
bekerja dengan jumlah jam yang sangat banyak untuk
menyelesaikan semua tugas yang telah ditetapkan, dan ini
yang merupakan sumber tambahan beban kerja. Setiap
pekerjaan diharapkan dapat diselesaikan secara cepat,
dalam waktu sesingkat mungkin. Waktu merupakan salah
satu ukuran, namun bila desakan waktu dapat
menyebabkan timbulnya banyak kesalahan atau
menyebabkan kondisi kesehatan pekerja menurun, maka
itulah yang merupakan cerminan adanya beban kerja
berlebih. Adanya beban berlebih mempunyai pengaruh
yang tidak baik pada kesehatan pekerja. Menurut
Munandar yang mengutip pendapat Friedmen dan

16
Rosenman (1974) menunjukkan bahwa desakan waktu
tampaknya memberikan pengaruh tidak baik, pada sistem
cardiovasculer, terutama serangan jantung prematur dan
tekanan darah tinggi.
2) Beban kerja terlalu sedikit atau kurang merupakan sebagai
akibat dari
terlalu sedikit pekerjaan yang akan diselesaikan,
dibandingkan waktu yang tersedia menurut standar waktu
kerja, dan ini juga akan menjadi pembangkit stres.
Pekerjaan yang terlalu sedikit dibebankan setiap hari,
dapat mempengaruhi beban mental atau psikologis dari
tenaga kerja. Berdasarkan pendapat Munandar dapat
disimpulkan bahwa beban kerja terlalu sedikit, karena
tenaga kerja tidak diberi peluang untuk menggunakan
keterampilan yang diperolehnya atau untuk
mengembangkan kecakapan potensinya secara penuh.
Keadaan ini menimbulkan kebosanan dan akan
menurunkan semangat kerja serta motivasi kerja, timbul
rasa ketidakpuasan bekerja, kecenderungan meninggalkan
pekerjaan, depresi, peningkatan kecemasan, mudah
tersinggung dan keluhan psikosomatik.

2.2.2 Tujuan Workload Analysis

Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa


jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan dan berapa beban yang tepat dilimpahkan kepada
satu orang pekerja.

Tujuan analisis beban kerja adalah sebagai berikut, yaitu :


1. Penataan atau penyempurnaan struktur organisasi.
2. Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit.
3. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja.
4. Sarana peningkatan kinerja kelembagaan.

17
5. Penyusunan daftar karyawan
6. Penyusunan rencana kebutuhan karyawan dari unit yang
berlebihan ke unit yang kekurangan.
7. Bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan dalam rangka
peningkatan pendayagunaan sumber daya manusia.

2.2.3 Manfaat Workload Analysis


Menurut peraturan menteri dalam negeri nomor 12
tahun 2008, pada bab VI tentang hasil dan manfaat analisis
beban kerja pasal 21.

Analisis beban kerja bermanfaat untuk :


a) penataan/penyempurnaan struktur organisasi;
b) penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;
c) bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
d) sarana peningkatan kinerja kelembagaan;
e) penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan,
penyusunan daftar susunan pegawai atau bahan
penetapan eselonisasi jabatan struktural;
f) penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai
dengan beban kerja organisasi;
g) program mutasi pegawai dari unit yang berlebihan ke unit
yang kekurangan;
h) program promosi pegawai;
i) reward and punishment terhadap unit atau pejabat;
j) bahan penyempurnaan program diklat; dan
k) bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan dalam rangka
peningkatan pendayagunaan sumber daya manusia.

18
BAB III
PEMBAHASAN

3.1................................................................................
Jenis Job Analysis
Jenis analisis jabatan terbagi menjadi dua jenis analisis
jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional (traditional job
description) dan analisis jabatan yang berorientasikan hasil
(result-oriented job description).
1. Traditional Job analysis
Analisis jabatan secara tradisonal yaitu dengan
mencari informasi melalui tiga aspek, yaitu: (1) tanggung
jawab (responsibilities), (2) merinci unit organisasi agar
pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada pengarah dan
bagian pengendali pelaksana; kewajiban-kewajiban (duties)
umum seseorang yang sedang memegang suatu
kedudukan;dan (3) kualifikasi-kualifikasi (qualifications)
minimal yang diterima sebagai kelayakan.
Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah
perhatian perusahaan tidak ditujukan pada sifat-sifat
pekerjaan secara spesifik, tidak ada syarat-syarat bagi
pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar-standar
performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang
pekerja, tidak merinci kualitas dan kuantitas serta
ketepatan waktu dari suatu pelayanan yang diinginkan,
tidak memikirkan output analysis sehingga tidak
bermanfaat bagi perencana SDM yang memerlukannya.
2. Result-Oriented Job Description (RODs)

19
Analisis yang berorientasi hasil ini juga dinamakan
output-oriented job description, dan ini merupakan suatu
kehidupan kecil dalam program-oriented budgets. Uraian
pekerjaan yang berorientasikan hasil menguraikan
harapan-harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja
dan sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja
untuk mengetahui bahwa baik standar maupun imbalan
tergantunng pada persyaratan tertentu. Analisis jabatan
jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang tasks,
conditions, standards, SKAs, qualification.
Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description
(RODs) adalah bahwa model ini menyediakan sarana untuk
menghubungkan input personil dan output organisasi bagi
para perencana program, menyediakan sarana untuk
memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan
tujuan yang ditetapkan untuk evaluasi terhadap
performansi pekerja bagi para manajer, memberikan
gambaran yang jelas mengenai harapan performansi,
kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan
penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak
bagi para manajer kepegawaian terhadap produktifitas
organisasi. Selain kelebihan yang telah dipaparkan, model
analisis hasil juga mempunyai beberapa kelemahan yaitu
perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan
peninjauan kembali atas RODs, setiap kedudukan
memerlukan RODs tersendiri, dan beberapa kedudukan
tidak mempunyai standar performansi yang tidak dapat
diukur.

Contoh Jenis Job Analysis


a. Contoh analisis jabatan tradisional (traditional job description)

20
Ketika manajer akan mewawancarai karyawan berwenang
dan para penyelia mereka, mengajukan pertanyaan-pertanyaan
terbuka berkaitan dengan tanggung jawab dan kegiatan
pekerjaan, dan mengidentifikasi kejadian penting yang
berkaitan langsung dengan keberhasilan pekerja tersebut.

b. Contoh analisis jabatan yang berorientasikan hasil (result-


oriented job description).

Suatu organisasi yang memperkenalkan pada pekerja baru


apa kewajiban-kewajiban atau fungsi-fungsi apa yang penting
bagi suatu pekerjaan, petunjuk-petunjuk apa atau instruksi-
instruksi supervisor apa yang tersedia untuk membantu pekerja
dalam melaksanakan suatu tugas tertentu, pengetahuan dan
kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap
tugas pada standar minimal yang diterima, pendidikan dan
pengalaman bagaimana serta kualifikasi-kualifikasi lain yang
bagaimana dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerja
mempunyai skas (skils, knowledges, and abilities) yang
diperlukan bagi pelaksanaan tugas.

3.2................................................................................
Proses Job Analysis
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses
pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang
tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan.
Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi
pegangan bagi
proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan
tempatnya.
b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada

21
dan di susun
berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi
c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan
digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan
( formulir dll. )
d. Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan
tentang metode yang
akan digunakan.
e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada
semua pimpinan
unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan
analisis jabatan yang akan dilaksanakan. Hal ini dilaksanakan
untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya
persepsi dan harapan yang keliru.

2. Tahap Pengumpulan Data


Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui
beberapa cara:
a) Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan
mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas
pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya
menjadi informasi. Sedangkan dalam metode wawancara
petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan
dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu
dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi
yang di perlukan
b) Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar
pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar
pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya,
penjawab harus memberikan jawaban menurut

22
kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi.
Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka
pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga
penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah.
c) Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli",
rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain.
Metode ini jarang digunakan.
d) Metode Kombinasi
Metode int berarti menggunakan beberapa metode di
atas sekaligus. Metode observasi di tempat dapat diadakan
untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat
mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara
tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan
yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua
jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti:
jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif
sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan
yang bersangkutan.
Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang
berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi
formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik.
Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri
dengan gaya bahasa khusus guna mencegah
kesalahpahaman dalam penafsiran.
Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan
dengan menganalisis buku catatan harian untuk
mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist.
Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua
catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan
kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan

23
yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian
seperti pesuruh atau mekanik.

3. Tahap Pengolahan Data


Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan
pengolahan data yaitu:
Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
Analisa persyaratan jabatan
Menyusun uraian jabatan
Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari
penentuan sistem personalia lainnya
Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga
kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan
pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian
balas jasa; pelatihan dan pengembangan pegawai,
sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.

Contoh Proses Job Analysis


Membuat analisis pekerjaan yang baik dan berguna tidaklah
mudah. Analisis pekerjaan melibatkan proses yang dijelaskan
sebgai berikut.
1. Organisasi Job Analysis
Analisis pekerjaan dimulai dengan memperoleh
informasi yang bersangkutan mengenai pekerjaan. Hal ini,
menurut Terry diperlukan untuk mengetahui susunan
pekerjaan, hubungannya dengan pekerjaan lain, dan
kontribusinya terhadap kinerja organisasi.
Informasi tersebut dapat digunakan untuk membagi
latar belakang informasi dalam berbagai bentuk seperti
bagan/grafik organisasi yaitu, bagaimana pekerjaan tertentu

24
berkaitan dengan pekerjaan lain; spesifikasi kelas yaitu,
persyaratan umum dari kumpulan pekerjaan; deskripsi
pekerjaan yaitu, titik awal untuk membangun revisi deskripsi
pekerjaan, dan diagram alir yaitu, aliran kegiatan yang terlibat
dalam pekerjaan tertentu
2. Memilih Perwakilan Pekerjaan sebagai Bahan Analisis
Menganalisis semua pekerjaan dari suatu organisasi
adalah mahal dan memakan waktu. Oleh karena itu, hanya
sampel yang representatif dari pekerjaan yang dipilih untuk
tujuan analisis rinci.
3. Pengumpulan Data untuk Analisis Pekerjaan
Pada langkah ini, fitur data pekerjaan dan kualifikasi
karyawan yang dibutuhkan akan dikumpulkan. Data dapat
dikumpulkan baik melalui kuesioner, observasi atau
wawancara. Namun, harus memilih perawatan yang diambil
dan menggunakan metode pengumpulan data yang paling
dapat diandalkan di situasi tertentu dari pekerjaan.
4. Menyiapkan Job Description
Informasi pekerjaan dikumpulkan dengan cara di atas,
selanjutnya akan digunakan untuk mempersiapkan deskripsi
pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis yang
menggambarkan tugas, tugas dan tanggung jawab yang harus
dibuang untuk kinerja pekerjaan yang efektif.
5. Mempersiapkan Keterangan Pekerjaan :
Langkah terakhir yang terlibat dalam analisis
pekerjaan adalah untuk mempersiapkan spesifikasi pekerjaan
atas dasar informasi yang dikumpulkan. Spesifikasi pekerjaan
adalah pernyataan tertulis yang menentukan kualitas pribadi,
sifat, keterampilan, kualifikasi, bakat dan lain-lain. Hal ini
diperlukan agar pekerjaan dapat dilaksanakan secara efektif.
Proses analisis pekerjaan dapat digambarkan sebagai berikut :

25
3.3 Job

Description dan Job Spesification


- Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang
tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis
berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini
adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya
perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan
rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan
wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada
umumnya meliputi :
1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama
jabatan, bagian
dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan

26
2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang
jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi
singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada
identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas.
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah
merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian
yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa
dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab
pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu
pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara
melaksanakannya
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian
ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di
bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat
5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan
hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-
jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi,
aliran serta prosedur kerja
6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik
lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin,
berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja
yang berbahaya
8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas

Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan


Jabatan (Job Requirement)
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus
dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat
melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan
baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama
dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

27
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam
Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari


Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja
seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan
penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan
latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi
dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan
keselamatan kerja.
Informasi yang didapat dari analisis pekerjaan berupa job
description dan job spesification juga dapat digunakan untuk :

28
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Mengetahui persyaratan yang sebenarnya dari berbagai
pekerjaan dalam organisasi adalah penting untuk perencanaan
kebutuhan staf di masa depan. Ketika informasi ini dikombinasikan
dengan pengetahuan tentang keterampilan dan kualifikasi
karyawan saat ini, adalah memungkinkan untuk menentukan
pekerjaan dapat diisi secara internal atau yang akan memerlukan
reqruitment dari eksternal.
Rekrutmen dan Seleksi
Informasi deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
digunakan untuk memutuskan seperti apa tipe orang yang akan
direkrut dan dipekerjakan.
Kompensasi
Informasi analisis pekerjaan juga penting untuk menentukan
nilai relatif dan kompensasi yang sesuai untuk setiap pekerjaan.
Evaluasi pekerjaan harus didasarkan pada keterampilan yang
diperlukan, tuntutan fisik dan mental, tanggung jawab, dan
kondisi kerja. Semua dinilai melalui analisis pekerjaan. Nilai relatif
pekerjaan adalah salah satu faktor kunci yang digunakan untuk
menentukan kompensasi yang sesuai dan membenarkan dalam
perbedaan pembayaran yakni jika mereka ditantang sesuai hak
asasi manusia atau membayar berdasarkan undang-undang yang
adil. Informasi tentang tugas pekerjaan yang sebenarnya juga
diperlukan untuk menentukan apakah pekerjaan memenuhi syarat
untuk lembur dan untuk tujuan jam kerja maksimum, seperti yang
ditentukan dalam standar kerja perundang-undangan.
Manajemen Kinerja

29
Agar dapat dipertanggungjawabkan secara hukum, kriteria
yang digunakan untuk menilai kinerja karyawan harus langsung
berhubungan dengan tugas dan tanggung jawab yang
diidentifikasi melalui analisis pekerjaan. Bagi banyak pekerjaan
yang melibatkan tugas-tugas rutin, terutama yang diukur dari
dasar, standar kinerja ditentukan melalui analisis pekerjaan. Untuk
pekerjaan yang lebih kompleks, standar kinerja sering didirikan
bersama-sama oleh karyawan dan supervisor mereka. Harus
realistis dan dapat dicapai, standar tersebut harus didasarkan
pada persyaratan pekerjaan yang sebenarnya seperti yang
diidentifikasi melalui analisis pekerjaan.
Hubungan Perburuhan
Dalam lingkungan yang berkelompok, deskripsi pekerjaan
yang dikembangkan dari informasi analisis pekerjaan umumnya
tunduk pada persetujuan kelompok sebelum difinalisasi. Deskripsi
pekerjaan yang disetujui seperti itu menjadi dasar untuk
mengklasifikasikan pekerjaan dan tawar-menawar atas upah,
kriteria kinerja, dan kondisi kerja. Setelah deskripsi pekerjaan
disetujui, perubahan yang signifikan kepada mereka mungkin
harus dinegosiasikan.
Pelatihan, Pengembangan, dan Manajemen Karir
Dengan membandingkan pengetahuan, keterampilan, dan
kemampuan (Knowledge, Skill, Abilities atau disingkat KSAs) yang
karyawan miliki untuk pekerjaan dengan orang-orang yang
diidentifikasi oleh analisis pekerjaan, manajer dapat menentukan
kesenjangan yang membutuhkan program pelatihan. Memiliki
informasi yang akurat tentang pekerjaan juga berarti bahwa
karyawan dapat mempersiapkan diri untuk kemajuan masa depan
dengan mengidentifikasi kesenjangan antara KSAs mereka saat ini
dan orang-orang yang ditentukan untuk pekerjaan yang mereka
inginkan.
Restrukturisasi

30
Analisis pekerjaan berguna untuk memastikan bahwa semua
tugas yang perlu dilakukan benar-benar telah ditetapkan dan
untuk mengidentifikasi bagian-bagian yang tumpang tindih dalam
tugas. Juga, memiliki deskripsi akurat tentang setiap pekerjaan.
Identifikasi kebutuhan yang tidak perlu, bagian yang berkonflik
atau ketidakpuasan, atau kesehatan dan keselamatan,
kemungkinan tersebut dapat dihilangkan melalui desain ulang
pekerjaan atau restrukturisasi.

3.4................................................................................
Proses Workload Analysis
Analisis pekerjaan adalah bagian dasar dan penting dari
manajemen sumber daya manusia (SDM). Ini mencakup kegiatan
analisis jabatan di bawah sub proses perencanaan sumber daya
manusia. Analisis pekerjaan dilakukan setelah analisis angkatan
kerja dan analisis ketersediaan, (Hellriegel dan Slocum Jr. 1993).
Setiap pekerjaan adalah beragam dan ada beberapa metode
dalam mempersiapkan analisis pekerjaan. Sebagian besar
organisasi mempersiapkan analisis pekerjaan, laporan kinerja dan
harapan dari karyawan dan di tingkat manajerial. Isi dari
pernyataan ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain,
tergantung sebagian besar pada penggunaan informasi yang ada.
Orang melakukan pekerjaan dapat diamati dan dipertanyakan.
Berbagai pelatihan dan bahan yang berkaitan dengan pekerjaan
lainnya juga dapat diamati, untuk pemegang pekerjaan,
pengawas, dan lain-lain yang memiliki pengetahuan dapat
diwawancarai atau diminta untuk menyelesaikan kuesioner
tertulis. Hal lain seperti foto, film-film karya, pemeriksaan alat dan
peralatan, dan kinerja aktual dari pekerjaan dapat juga digunakan
untuk analis pekerjaan.

Analisis beban kerja dilaksanakan secara sistematis dengan


tahapan sebagai berikut:

31
a. Pengumpulan Data
Sebelum melakukan pengumpulan data, para analis harus
melakukan pengkajian organisasi sehingga memperoleh
kejelasan mengenai tugas pokok dan fungsi, rincian tugas, dan
rincian kegiatan. Setelah melakukan pengkajian organisasi,
pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan formulir
isian berupa pengumpulan data dan inventarisasi jumlah
pemangku jabatan, wawancara, pengamatan langsung, dan
referensi.
b. Pengolahan Data
Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan rekapitulasi
jumlah beban kerja jabatan, perhitungan kebutuhan
pejabat/pegawai, tingkat efisiensi jabatan dan prestasi kerja
jabatan, serta rekapitulasi kebutuhan pejabat/pegawai, tingkat
efisiensi unit dan prestasi kerja unit.
c. Penelaahan Hasil Olahan Data
Penelaahan hasil olahan data dilakukan untuk memperoleh hasil
yang akurat dan objektif serta sesuai dengan kondisi
senyatanya. Analisis beban kerja menghasilkan informasi
berupa efektivitas dan efisiensi jabatan serta efektivitas dan
efisiensi unit kerja, prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit,
jumlah kebutuhan pegawai/pejabat, jumlah beban kerja jabatan
dan jumlah beban kerja unit, dan standar norma waktu kerja.
d. Penetapan Hasil Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja bermanfaat untuk :
1) penataan/penyempurnaan struktur organisasi
2) penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit
3) bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja
4) sarana peningkatan kinerja kelembagaan
5) penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan,
penyusunan daftar susunan pegawai atau bahan
penetapan eselonisasi jabatan struktural
6) penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai
dengan beban kerja organisasi
7) program mutasi pegawai dari unit yang berlebihan ke unit
yang kekurangan
8) program promosi pegawai

32
9) reward and punishment terhadap unit atau pejabat
10) bahan penyempurnaan program diklat
11) bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan dalam
rangka peningkatan pendayagunaan sumber daya
manusia.

Contoh Proses Workload Analysis


Berikut contoh Tahapan pelaksanaan Analisis Beban Kerja di
Kementerian Keuangan meliputi kegiatan sebagai berikut:

1. Bimbingan Teknis kepada para peserta wakil dari unit Eselon I di


lingkungan Kementerian Keuangan masing-masing sebagai
calon analis.
2. Persiapan Pelaksanaan ABK, meliputi menyiapkan statute,
Standard Operating Procedures (SOP), uraian jabatan,
kuesioner, dan lain-lain.
3. Pengumpulan Data ABK, meliputi: Form A, Form B, dan Form C.
4. Pengolahan Data ABK, meliputi: Form FP1A, Form FP1B, Form
FP2, Form FP3, dan Form FP4.
5. Presentasi hasil pengolahan ABK dari seluruh Unit Eselon I di
lingkungan Kementerian Keuangan di depan TRBTKP, dan
Pelaporan hasil ABK.

Contoh Workload Analysis


Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi

33
Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan
membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi
tambahan formasi
Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan
peraturan yang berlaku,
untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan
Direktorat
Perencanaan Kepegawaian dan Formasi BKN

34
3.5................................................................................
Tindak Lanjut Workload Analysis
Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan tolok ukur
untuk meningkatkan produktivitas kerja serta langkah-langkah
lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan
dan pendayagunaan aparatur negara baik dari segi kelembagaan,
ketatalaksanaan maupun kepegawaian.
Hasil dari Analisis Beban Kerja dapat dipergunakan sebagai
berikut:
1. Penataan /penyempurnaan struktur organisasi;
2. Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;
3. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
4. Sarana peningkatan kinerja kelembagaan;
5. Penyusunan standar beban kerja jabatan/ kelembagaan,
penyusunan Daftar
Susunan Pegawai (DSP) atau bahan penetapan eselonisasi
jabatan

35
struktural;
6. Menyusun rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai
dengan beban
kerja organisasi;
7. Program mutasi pegawai dari unit yang berkelebihan ke
unit yang
kekurangan;
8. Program promosi pegawai;
9. Reward and punishment terhadap unit atau pejabat;
10. Bahan penyempurnaan program diklat.
Dengan melakukan analisis beban kerja, kebutuhan akan
pekerja berdasarkan pekerjaan yang dibutuhkan dapat terpenuhi
dengan baik. Semakin mengetahui kebutuhan pekerja dalam
suatu pekerjaan dalam organisasi, maka semakin efektif pekerjaan
yang dilakukan sehingga tujuan organisasi tersebut dapat
tercapai.

36
BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang
sistematik untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job
content) yang meliputi tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan,
tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai
syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan (job requirements)
seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan
lain-lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas-tugas dalam
suatu jabatan dengan baik.
Dengan diadakannya proses analisis jabatan (job analysis)
dapat diketahui juga bagaimana beban kerja setiap jabatan yang
akan dan harus di terima oleh pekerja. Beban kerja merupakan
salah satu aspek yang harus di perhatikan oleh setiap organisasi,
karena beban kerja salah satu yang dapat meningkatkan kinerja
pegawai. Teknik analisis beban kerja (workload analysis)
memerlukan penggunaan rasio atau pedoman staf standar untuk
menentukan kebutuhan personalia. Analisis beban kerja

37
mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai yang
diperlukan dalam mencapai tujuan organisasional.

4.2 Saran
Dalam melaksanakan analisis pekerjaan (job analysis) dan
analisis beban kerja (workload analysis) sebaiknya dilakukan
dengan baik, sesuai proses, metode dan kebutuhan dari
organisasi. Hal tersebut berguna untuk meningkatkan
produktifitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka
meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan
dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian
sehingga tujuan dari organisasi bisa tercapai.

Jadi, spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum seseorang yang
bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten

Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa Spesifikasi jabatan


menerjemahkan deskripsi pekerjaan ke dalam kualifikasi manusia dengan menguraikan
persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar
ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Seorang
karyawan akan mau dan mampu bekerja dengan baik jika ia ditempatkan pada posisi
jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya serta kebutuhannya dapat
terpenuhi dengan ia melakukan pekerjaan itu. Oleh sebab itu, perusahaan harus bisa
menempatkan karyawan sesuai dengan minat dan kemampuannya serta memperhatikan
kebutuhannya. Disamping itu, dengan menempatkan karyawan pada suatu jabatan yang
sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya berarti para karyawan telah diberi kesempatan
untuk mengembangkan diri dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.

Tujuan menyusun spesifikasi jabatan


1. Menemukan pekerja yang prospektif
Spesifikasi jabatan penting dalam mendapatkan calon karyawan untuk pekerjaan tertentu
sesuai rumusan spesifikasi jabatan yang ada . juga akan membantu dalam proses seleksi,
serta membantu menyediakan daftar pertanyaan penting untuk wawancara sesuai isi
spesifikasi jabatan yang ada.

38
2. Rincian spesifikasi jabatan yang ada dalam recruitment merupakan gambaran calon
pekerja .
Sebuah spesifikasi pekerjaan akan menjadi perkenalan pertama untuk calon. Oleh karena
itu penting bahwa itu adalah profesional dan menggambarkan citra yang tepat. Sehingga
ketika Anda menyusun spesifikasi anda akan menarik kandidat yang sesuai.

3. Mengatur kompetensi organisasi


Organisasi harus menetapkan kompetensi inti dan spesifikasi pekerjaan yang akan
membantu mereka untuk melaksanakan program kompetensi yang sesuai.

4. Spesifikasi pekerjaan penting dalam mengidentifikasi kompetensi Karyawan.

Organisasi dapat mengidentifikasi tugas yang tepat dan kompetensi dari posisi pekerja.

5. Sebagai Orientasi untuk calon


Calon dapat menentukan apakah dirinya ber kualifikasi sesuai dengan spesifikasijabatan
yang ada

Manfaat Uraian dan Spesifikasi Jabatan


Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisis Jabatan mempunyai
banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jaba
2. Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen, seleksi, dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja.

Cara Menyusun Job Specification


a. Langkah 1: Mengumpulkan informasi pekerjaan, meliputi unsur:
1) Menyiapkan daftar dari semua pekerjaan di perusahaan dan lokasi mereka berada.
2) Kumpulkan semua deskripsi pekerjaan meliputi daftar tugas dan posisi.

b. Langkah 2: Set up prosedur instruksi kerja. Menyusun prosedur instruksi kerja, meliputi: :
1) Prosedur
2) Instruksi pekerjaan
3) Mesin yang digunakan instruksi
4) MSDS (material safety data sheet)

c. Langkah 3: Identifikasi spesifikasi pekerjaan untuk setiap tugas.


d. Langkah 4: Buat job specification

Unsur yang dispesifikasi:


1) Administrasi, pimpinan dan manajer harus memiliki kemampuan di bidang perencanaan
strategis dan pengembangan organisasi.
2) Kemampuan untuk merancang dan melaksanakan pembangunan strategis dan sumber
daya rencana, khususnya di bidang pelayanan, pengembangan pengembangan staf dan
manajemen perubahan.

39
3) Kemampuan untuk bekerja atas inisiatif sendiri, memprioritaskan pekerjaan, menangani
tekanan dan mengambil keputusan mengenai jalannya organisasi.
4) Kemampuan untuk mengembangkan, memantau dan memelihara informasi manajemen
sistem dan prosedur.
5) Kemampuan untuk melakukan penggalangan dana dan kegiatan pemasaran.
6) Pengalaman tanggung jawab keuangan untuk anggaran, termasuk pengalaman SORP
akuntansi pedoman dan rekening penghubung eksternal dengan auditor.
7) Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dan langsung secara tertulis dan lisan
dengan orang dari berbagai organisasi dan customer, menganalisis dan
menginterpretasikan informasi kompleks untuk menghasilkan laporan lisan dan tertulis
yang jelas.
8) Kemampuan untuk memimpin dan memberikan kontribusi kepada tim.
9) Mengetahui persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan, pengembangan bisnis dan
perekrutan staf dan sukarelawan

Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian

pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik,

pendidikan, pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan

melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan

menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar

untuk melaksanakan seleksi.

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum

orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan

baik dan kompeten

Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan

yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan

itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal

berikut:

1. Tingkat pendidikan pekerja.

2. Jenis kelamin pekerja.

3. Keadaan fisik pekerja.

4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.

40
5. Batas umur pekerja.

6. Nikah atau belum.

7. Minat pekerja.

8. Emosi dan temperamen pekerja.

9. Pengalaman pekerja

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh


orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-
tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini
dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat
juga di susun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya
dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah: 1. Persyaratan pendidikan,
latihan dan pengalaman kerja 2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental 4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh


orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-
tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini
dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat
juga di susun secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan
adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
Kegunaan Analisa Jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan
mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan
pegawai

41
baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan
penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan
keselamatan kerja

John spesifikasi adalah pernyataan di mana kita menjelaskan kualitas yang


dibutuhkan oleh orang-orang melamar pekerjaan.
spesifikasi pekerjaan sebagai pernyataan dari kualifikasi minimum yang
orang harus dimiliki untuk melakukan pekerjaan tertentu berhasil ---
Stephen. P. Robbins & Marry Coutler
spesifikasi pekerjaan adalah pernyataan dari karakteristik karyawan dan
kualifikasi yang dibutuhkan untuk kinerja yang memuaskan dari tugas
didefinisikan dan tugas yang terdiri dari pekerjaan atau fungsi tertentu.
spesifikasi pekerjaan berasal dari analisis pekerjaan.
Sementara deskripsi pekerjaan menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan,
itu adalah spesifikasi pekerjaan yang daftar pengetahuan, keterampilan, dan
kemampuan individu perlu melakukan pekerjaan memuaskan. Pengetahuan,
keterampilan, dan kemampuan (KSAs) meliputi pendidikan, pengalaman,
persyaratan keterampilan kerja, kemampuan pribadi, dan persyaratan
mental dan fisik. spesifikasi pekerjaan untuk operator entri data mungkin
termasuk tingkat diperlukan pendidikan, sejumlah bulan pengalaman,
kemampuan mengetik 60 kata per menit, tingkat tinggi konsentrasi visual,
dan kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan waktu. Penting untuk
dicatat bahwa spesifikasi pekerjaan akurat mengidentifikasi apa KSAs
seseorang perlu untuk melakukan pekerjaan itu, belum tentu kualifikasi apa
memiliki karyawan saat ini.

Ini memberitahu kita, orang macam apa untuk merekrut dan juga di bawah kualitas apa
yang orang harus
diuji. Job Keterangan menerjemahkan deskripsi pekerjaan dalam hal manusia
kualifikasi, yang diperlukan untuk kinerja pekerjaan. Mereka dimaksudkan untuk
melayani sebagai
panduan dalam perekrutan dan pekerjaan evaluasi.
spesifikasi pekerjaan adalah pernyataan tertulis dari kualifikasi, sifat, fisik dan mental

42
karakteristik yang seorang individu harus memiliki untuk melakukan tugas pekerjaan
dan debit
tanggung jawab secara efektif.
Dalam hal ini, spesifikasi pekerjaan biasanya dikembangkan dengan kerjasama dari
departemen personalia
dan berbagai pengawas di seluruh organisasi.
Langkah pertama dalam program spesifikasi pekerjaan adalah untuk mempersiapkan
daftar semua pekerjaan di
perusahaan dan di mana mereka berada. Langkah kedua adalah untuk mengamankan
dan menulis
informasi tentang masing-masing pekerjaan di sebuah perusahaan. Biasanya, informasi
tentang masing-masing
pekerjaan di sebuah perusahaan. Biasanya informasi ini meliputi:
1. Spesifikasi fisik: - Spesifikasi fisik meliputi fisik
kualifikasi atau kemampuan fisik yang berbeda-beda dari satu pekerjaan ke pekerjaan.
Fisik
kualifikasi atau kapasitas
2. Sertakan fitur fisik seperti tinggi badan, berat badan, dada, penglihatan, pendengaran,
kemampuan untuk mengangkat
berat badan, kemampuan untuk membawa berat badan, kesehatan, usia, kemampuan
untuk menggunakan atau mengoperasikan mesin,
peralatan, perlengkapan dll
3. spesifikasi Mental: - spesifikasi Mental mencakup kemampuan untuk melakukan,
perhitungan aritmatika, menafsirkan data, informasi cetak biru, untuk membaca
sirkuit listrik, kemampuan untuk merencanakan, membaca kemampuan, kemampuan
ilmiah, penilaian,
kemampuan untuk berkonsentrasi, kemampuan untuk menangani faktor variabel,
kecerdasan umum,
memori dll
4. Emosional dan sosial spesifikasi: - spesifikasi emosional dan sosial
lebih penting untuk jabatan manajer, supervisor, mandor dll ini meliputi
kestabilan emosi, fleksibilitas, kemampuan adaptasi sosial dalam hubungan manusia,
pribadi

43
Penampilan termasuk gaun, postur dll
5. Spesifikasi Perilaku: - spesifikasi Perilaku memainkan peran penting dalam
memilih calon untuk pekerjaan-tingkat yang lebih tinggi dalam hirarki organisasi. Ini
spesifikasi berusaha untuk menggambarkan tindakan manajer daripada sifat-sifat yang
menyebabkan tindakan. Spesifikasi ini meliputi penilaian, penelitian, kreativitas,
kemampuan mengajar, percobaan kematangan konsiliasi, kemandirian, dominasi dll
Spesifikasi karyawan: -
spesifikasi pekerjaan informasi harus diubah menjadi spesifikasi karyawan
informasi untuk mengetahui orang macam apa yang dibutuhkan untuk mengisi
pekerjaan. Karyawan
spesifikasi adalah seperti nama merek yang mantra bahwa calon dengan tertentu
Spesifikasi karyawan umumnya memiliki kualitas yang ditetapkan di bawah spesifikasi
pekerjaan.
Spesifikasi karyawan berguna untuk mengetahui kesesuaian kelas tertentu
kandidat untuk pekerjaan tertentu. Dengan demikian, spesifikasi karyawan berguna
untuk mengetahui
calon karyawan (kelompok sasaran) sedangkan spesifikasi pekerjaan berguna untuk
memilih
kandidat yang tepat untuk pekerjaan.
Menggunakan spesifikasi pekerjaan: -
Sekarang kita akan melihat apa saja kegunaan dari spesifikasi pekerjaan ini;
Ciri-ciri fisik, yang meliputi kesehatan, kekuatan, rentang usia, ukuran tubuh,
Berat, visi, ketenangan dll
karakteristik psikologis atau bakat khusus: - ini meliputi kualitas seperti
ketangkasan manual, bakat mekanik, kecerdikan, penghakiman dll
karakteristik pribadi atau buah-buahan dari temperamen - seperti penampilan pribadi,
baik dan menyenangkan sopan santun, kestabilan emosi, agresivitas atau
tunduk.
Tanggung Jawab: - Yang termasuk pengawasan orang lain, tanggung jawab untuk
produksi, proses dan peralatan, tanggung jawab untuk keselamatan orang lain dan
tanggung jawab untuk mencegah kerugian keuangan.

44
Fitur lain yang bersifat demografi: Yang adalah usia, jenis kelamin, pendidikan,
pengalaman dan kemampuan bahasa.
spesifikasi pekerjaan sebagian besar didasarkan pada gneisses berpendidikan
pengawas dan
personil manajer. Mereka memberikan pendapat mereka mengenai siapa yang mereka
pikir harus
dipertimbangkan untuk pekerjaan dalam hal pendidikan, kecerdasan, pelatihan dll
spesifikasi pekerjaan mungkin juga didasarkan pada analisis statistik. Hal ini
dilakukan untuk
menentukan hubungan antara
1. Beberapa karakteristik atau sifat-sifat.
2. Beberapa kinerja seperti dinilai oleh supervisor

Komponen dari Spesifikasi Pekerjaan

Pengalaman: Jumlah tahun pengalaman dalam pekerjaan Anda sedang


mencari untuk mengisi. Jumlah tahun pengalaman kerja yang dibutuhkan
untuk calon yang dipilih. Perhatikan apakah posisi membutuhkan
pengalaman semakin lebih kompleks dan bertanggung jawab, dan
pengalaman pengawasan atau manajerial.

Pendidikan: Negara apa derajat, pelatihan, atau sertifikasi yang diperlukan


untuk posisi itu.

Keterampilan yang diperlukan, Pengetahuan dan Karakteristik: Negara


keterampilan, pengetahuan, dan karakteristik pribadi individu yang telah
berhasil dilakukan pekerjaan ini. Atau, menggunakan data analisis pekerjaan
untuk menentukan atribut yang Anda butuhkan dari calon "ideal" Anda.
Anda rapat atau email perencanaan merekrut peserta juga dapat membantu
menentukan persyaratan ini untuk spesifikasi pekerjaan

45