Anda di halaman 1dari 103

1 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA

BAGIAN PERTAMA
SEJARAH, PERKEMBANGAN DAN TUJUAN
HUBUNGAN MASYARAKAT (HUMAS)

Tujuan Kompetensi Umum


Setelah mengikuti pokok bahasan ini diharapkan Saudara mengetahui dan dapat
menjelaskan sejarah perkembangan PR, serta definisi dan tujuan serta tugas Public
Relations

Tujuan Kompetensi Khusus


Sesudah mengikuti kegiatan belajar, Saudara seyogianya mampu :
Menjelaskan Sejarah dan perkembangan Public Relations (humas) di dunia dan di
Indonesia.
Menjelaskan asalmula Istilah Public Relations
Menjelaskan Pengertian Public Relations

A. PENDAHULUAN
Rumah sakit adalah instansi yang menyediakan jasa pelayanan kesehatan. Walaupun
umumnya enggan menyebut diri mereka sebagai organisasi profit yang mencari
keuntungan, namun tak dapat dipungkiri banyak rumah sakit yang didirikan dengan
tujuan mendapatkan keuntungan. Rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah pada
dasarnya bertujuan tidak untuk mencari keuntungan, namun demikian kedua lembaga
tersebut tidak boleh terus merugi.

Masyarakat modern memiliki kesadaran yang semakin meningkat mengenai arti


pentingnya kesehatan dan mereka menuntut pelayanan kesehatan yang semakin baik.
Salah satu masalah yang sering timbul adalah akibat komunikasi yang kurang baik
antara pihak rumah sakit dengan pasien sebagai pengguna layanan.

2 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Beberapa kasus yang terjadi di Rumah Sakit adalah berkaitan dengan isu-isu tenaga
medis yang kurang hati-hati, dan kurang teliti daiam memberikan pelayanan terhadap
pasien menyebabkan resiko yang sangat fatal dan buruk di mata masyarakat. Hal ini
berdampak pada citra yang terbentuk dari publik negatif sebab masyarakat memiliki
penilaian yang cukup kuat terhadap instansi.

Kelompok masyarakat tertentu di Indonesia banyak yang pergi berobat ke luar negeri
untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang lebih baik, karena beranggapan
rumahsakit di luar negeri jauh lebih baik mutu layanan dan fasilitasnya. Mengatasi hal
ini beberapa perusahaan mencoba membangun rumah sakit yang bagus untuk
memenuhi kebutuhan masyarakat kelompok ini terhadap pelayanan kesehatan.

Dalam beberapa kasus di atas, jelas nampak bahwa rumah sakit sangat membutuhkan
praktisi Humas untuk membina hubungan baik dengan para pasien, keluarga pasien,
dokter, perusahaan asuransi, karyawan rumah sakit, dan sebagainya juga
menanamkan kesadaran dan menarik minat masyarakat agar mau berobat di rumah
sakit negerinya sendiri.

Humas dalam melaksanakan tugasnya, harus melakukan perannya secara eksternal


dan internal serta menjadi penghubung antara publik internal dan eksternal, untuk
membentuk citra positif, menyelesaikan masalah dengan komunikasi dua arah, data
komplain untuk dasar evaluasi program kerja humas sebagainya. HUMAS rumah sakit
harus mampu membangun kerja sama dengan komunitasnya mulai dari karyawan
administrasi, para medis, pasien dan pihak pemerintah, industri obat dan alat
kesehatan untuk mendukung peningkatan kesehatan masyarakat, keberhasilan medis
(ketepatan dan kecepatan pelayanan medis), pelayanan pasca rawat inap (rehabilitasi
medis)
Modul ini akan menguraikan mengenai Humas secara umum dan Humas Rumah Sakit
yang diawali dengan pengertian humas dan perkembangan humas di dunia.

3 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


B. SEJARAH DAN PERKEMBANGAN HUMAS DI DUNIA DAN INDONESIA
Humas kependekkan dari hubungan masyarakat, seringkali menggunakan istilah Public
Relations, disingkat PR, atau Purel, adalah ilmu pengetahuan yang masih relatif baru
bagi masyarakat Indonesia. Humas merupakan gabungan berbagai imu dan termasuk
dalam jajaran ilmu-ilmu sosial.

Dalam kurun waktu 100 tahun terakhir ini Humas mengalami perkembangan yang
sangat cepat, namun perkembangan Humas dalam setiap negara itu tak sama baik
bentuk maupun kualitasnya. Proses perkembangan Humas lebih banyak ditentukan
oleh situasi masyarakat yang kompleks.
Humas merupakan pendekatan yang sangat strategis dengan menggunakan konsep-
konsep komunikasi (Kasali, 2005:1). Di masa mendatang Humas diperkiraan akan
mengalami pertumbuhan yang luar biasa.
Dalam sejarahnya istilah Public Relations dipelopori oleh The father of Public Relations
yaitu Ivy Ledbetter Lee yang tahun 1906 berhasil menanggulangi kelumpuhan industri
batu bara di Amerika Serikat.

Perkembangan Humas sebenarnya bisa dikaitkan dengan keberadaan manusia. Sejak


jaman dahulu, manusia hidup dalam kelompok-kelompok dan membutuhkan unsur-
unsur pemberi informasi kepada masyarakat, membujuk masyarakat, dan
mengintegrasikan masyarakat.
Tujuan, teknik, alat dan standar etika berubah-ubah sesuai dengan berlalunya waktu,
misalnya pada masa suku primitif, sebagai alat untuk menyampaikan sesuatu informasi
atau memelihara pengawasan terhadap pengikutnya, digunakan kekuatan, intimidasi
atau persuasi atau menggunakan hal-hal yang bersifat magis, totem (benda-benda
keramat), taboo (hal-hal bersifat tabu), dan kekuatan supranatural.

Perkembangan berikutnya adalah saat ditemukannya tulisan yang membuat metode


persuasi berubah. Setelah ada tulisan, opini publik mulai berperan. Misalnya era Mesir
Kuno, sudah menggunakan ulama sebagai pembentuk opini , jaman Yunani kuno

4 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


mulai dikembangkan pertukaran pendapat dan pola hubungan dengan rakyat melalui
olimpiade, dan bentuk-bentuk pola hubungan yang lain yang. Pada masa-masa
berikutnya, perencanaan dan pelaksanaan aktivitas kehumasan ditemukan saat
revolusi Amerika yang kemudian menjadi menjadi Dasar-dasar fungsi humas.
Pada dasarnya, masing-masing periode perkembangan memiliki perbedaaan dalam
startegi mempengaruhi publik, menciptakan opini publik demi perkembangan
organisasinya.

Secara kronologis perkembangan Humas di dunia diawali sekitar 1865-1900, dimana


Publik masih dianggap belum mengetahui pentingnya membangun hubungan dengan
masyarakat, kemudian tahun 1925 di New York Humas S mulai masuk ke pendidikan
tinggi resmi, yang diikuti pada 1928 oleh Belanda yang memasukkan Humas sebagai
mata kuliah dan kursus-kursus bermutu.
Era 1968 Humas di Belanda mengalami perkembangan pesat ke arah ilmiah karena
penelitian yang rutin dan kontinyu, walaupun di Amerika perkembangannya lebih ke
arah bisnis. Humas terus berkembang hingga pada tahun 1979-1990 para profesional
di dunia internasional memasuki globalisasi dalam perubahan mental dan kualitas. Dn
saat ini Humas sudah mampu memberikan perubahan mental, kualitas, pola pikir, pola
pandang, sikap dan pola perilaku secara nasional/internasional. Humas juga berhasil
membangun kerjasama secara lokal, nasional, internasional, dan membuka hubungan
dan pendidikan di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, Iptek, sesuai dengan
kebutuhan era global/informasi.

C. PENGERTIAH HUMAS
Beberapa pengertian HUMAS (Public Relations) yang berkembang di masyarakat
antara lain :

a. Hubungan dengan masyarakat luas baik melalui publisitas khususnya fungsi-fungsi


organisasi dan sebagainya terkait dengan usaha menciptakan opini publik dan citra
yang menyenangkan untuk dirinya sendiri (Websters New World Dictionary)

5 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


b. Fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanan
dan prosedur seorang individu atau organisasi berdasarkan kepentingan publik dan
menjalankan suatu program untuk mendapatkan pengertian dan penerimaan publik
(Public Relations News)
c. Filsafat sosial dan manajemen yang dinyatakan dalam kebijaksanaan beserta
pelaksaannya yang melalui interpretasi yang peka mengenai peristiwa-peristiwa
berdasarkan pada komunikasi dua arah dengan publiknya, berusaha memperoleh
saling pengertian dan itikad baik (Moore, 2004: 6).
d. Public Relations yang diterjemahkan menjadi hubungan masyarakat
(humas) mempunyai dua pengertian. Pertama, humas dalam artian
sebagai teknik komunikasi atau technique of communication dan kedua, humas
sebagai metode komunikasi atau method of communication (Abdurrahman, 1993).
e. Usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan sengaja, guna membangun
dan mempertahankan pengertian timbal balik antara organisasi dan
masyarakatnya. Pendapat ini menunjukkan bahwa public relation dianggap sebuah
proses atau aktivitas yang bertujuan untuk menjalin komunikasi antara organisasi
dan pihak luar organisasi (Coulsin-Thomas, 2002).
f. Interaksi dan menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan untuk
kedua belah pihak, dan merupakan profesi yang profesional dalam bidangnya
karena merupakan faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi
dengan secara tepat dan dengan secara terus menerus karenapublic relation
merupakan kelangsungan hidup organisasi yang bersangkutan (Maria, 2002).
g. public relation adalah kegiatan komunikasi yang dimaksudkan untuk membangun
citra yang baik terhadap perusahaan Alma (2002).
h. public relation adalah suatu perencanaan dengan menggunakan komunikasi
persuasif untuk mempengaruhi persepsi masyarakat Marston (1999, p.1).
i. public relation adalah suatu perencanaan yang mendorong untuk mempengaruhi
persepsi masyarakat melalui pelaksanaan tanggung jawab sosial berdasarkan suatu
komunikasi timbal balik untuk mencapai keuntungan pada kedua belah pihak.
Scholz (1999)

6 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Konsep Public Relations sebenarnya berkenaan dengan kegiatan penciptaan
pemahaman melalui pengetahuan, dan melalui kegiatan-kegiatan tersebut akan
muncul perubahan yang berdampak . Public Relations menyangkut suatu bentuk
komunikasi yang berlaku untuk semua organisasi (non profit komersial, publik-
privat, pemerintah swasta) yang berarti Public Relations jauh lebih luas ketimbang
pemasaran dan periklanan atau propaganda, dan telah lebih awal.

Dewasa ini, Humas (Public Relations) harus berhadapan dengan fakta yang
sebenarnya, terlepas dari apakah fakta itu buruk, baik, atau tanpa pengaruh yang jelas,
karena itu staf Humas /PR dituntut mampu membuat orang-orang lain memahami
suatu pesan, demi menjaga reputasi atau citra lembaga yang diwakilinya.

Humas adalah proses interaksi menciptakan opini publik sebagai input yang
menguntungkan kedua belah pihak, dan menanamkan pengertian, menumbuhkan
motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan keinginan baik, kepercayaan
saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publiknya

Dalam buku dasar-dasar public relation, Wilcox dan Cameron (2006:5) mengatakan
bahwa public relations is a management function, of a continuing and planned
character, through which public and private organizations and institutions seek to win
and retain the understanding, sympathy, and support of those with whom there are or
maybe concerned by evaluatingpublic opinion about themselves, in order to correlate,
as far as possible their own policies and procedures, to achieve by planned and
widespread information more productive corporation and more efficient fulfillment of
their common interests.
Jadi, menurutnya public relations merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang
direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi atau lembaga
umum dan swasta untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan
dukungan dari mereka yang mempunyai hubungan atau kaitan, dengan cara

7 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


mengevaluasi opini publik mengenai organisasi atau lembaga tersebut, dalam rangka
mencapai kerjasama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama
yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas.

Humas merupakan suatu profesi yang menghubungkan antara lembaga atau organisasi
dengan publiknya yang ikut menentukan kelangsungan hidup lembaga tersebut,
karena itu Humas berfungsi menumbuhkan hubungan baik antara segenap komponen,
memberikan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi. Humas pada
dasarnya menciptakan kerjasama berdasarkan hubungan baik dengan publik. Dalam PR
dibedakan dua macam publik yang menjadi sasaran yakni publik internal dan eksternal.

Secara sederhana tugas praktisi Humas Rumah Sakit adalah menjadi penghubung
antara rumah sakit dengan masyarakat luas, agar tercapai saling pengertian,
kerjasama dan sinergi yang positif antara berbagai pihak yang ada.

Praktisi Humas Rumah Sakit harus bisa membentuk nilai-nilai, pemahaman, sikap-
sikap, sampai perilaku dari publik agar sejalan dengan kebutuhan organisasi. Melalui
pengemasan pesan-pesan komunikasi publik yang lebih banyak berisikan tentang apa
dan siapa serta apa manfaat keberadaan organisasi. Pesan-pesan ini dapat
dikomunikasikan melalui media massa atau media lain yang dipilih sesuai dengan
target sasaran.

D. Tujuan Humas
Tujuan utama dari Humas adalah mempengaruhi perilaku orang secara individu
maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan,
dimana persepsi, sikap dan opininya penting terhadap suatu kesuksesan sebuah
perusahaan .
Menurut Rosady Ruslan (2001:246) tujuan public relation adalah sebagai berikut:

8 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


a. Menumbuhkembangkan citra perusahaan yang positif untuk publik eksternal atau
masyarakat dan konsumen.
b. Mendorong tercapainya saling pengertian antara publik sasaran dengan
perusahaan.
c. Mengembangkan sinergi fungsi pemasaran dengan public relation.
d. Efektif dalam membangun pengenalan merek dan pengetahuan merek.
e. Mendukung bauran pemasaran.

Jefkins (2003) mendefinisikan dari sekian banyak hal yang bisa dijadikan tujuan public
relation sebuah perusahaan, beberapa diantaranya yang pokok adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengubah citra umum di mata masyarakat sehubungan dengan adanya
kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.
b. Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai.
c. Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan
kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.
d. Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas, serta membuka
pangsa pasar baru.
e. Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa saham atas rencana
perusahaan untuk menerbitkan saham baru atau saham tambahan.
f. Untuk memperbaiki hubungan antar perusahaan itu dengan masyarakatnya,
sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman,
kesangsian, atau salah paham di kalangan masyarakat terhadap niat baik
perusahaan.
g. Untuk mendidik konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti dalam
memanfaatkan produk-produk perusahaan.
h. Untuk meyakinkan masyarakat bahwa perusahaan mampu bertahan atau bangkit
kembali setelah terjadinya suatu krisis.
i. Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan dalam menghadapi
resiko pengambilalihan oleh pihak lain.
j. Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru.

9 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


k. Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para pimpinan
perusahaan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari.
l. Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara.
m. Untuk memastikan bahwa para politisi benar-benar memahami kegiatan-kegiatan
atau produk perusahaan yang positif, agar perusahaan yang bersangkutan terhindar
dari peraturan, undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan.
n. Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan perusahaan,
agar masyarakat luas mengetahui betapa perusahaan itu mengutamakan kualitas
dalam berbagai hal.

Secara keseluruhan tujuan dari public relation adalah untuk menciptakan citra baik
perusahaan sehingga dapat menghasilkan kesetiaan publik terhadap produk yang
ditawarkan oleh perusahaan, hal ini diungkapkan oleh Mulyana (2007). Selain itu
public relation bertujuan untuk menciptakan, membina dan memelihara sikap budi
yang menyenangkan bagi lembaga atau organisasi di satu pihak dan dengan publik di
lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik (Maria, 2002).

E. Fungsi Humas
Humas Rumah Sakit adalah bagian di dalam organisasi rumah sakit yang berfungsi
memberi identitas organisasi dengan tepat dan benar serta membina komunikasi
dengan baik sehingga publik menaruh kepercayaan dan mempunyai pengertian yang
jelas dan benar terhadap organisasi tersebut.

Menurut Cutlip dan Center yang dikutip oleh Roosady Ruslan, ( 1999:20), fungsi
humas meliputi hal-hal berikut:
1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.
2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik denggan
menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan
menyalurkan opini publik pada perusahaan.

10 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


3. melayani publik dan memberikan nasehat keoada pimpinan organisasi
untuk kepentingan umum.
4. membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik
internal maupun eksternal.

Secara umum, fungsi Humas adalah memelihara, menumbuhkembangkan dan


mempertahankan komunikasi timbal balik antara pihak rumah sakit dengan publik
internal dan eksternalnya untuk mengatasi atau meminimalisir masalah-masalah yang
muncul.

Penelitian yang diadakan oleh International Public Relations Association (IPRA) pada
tahun 1981 menyimpulkan bahwa pada umumnya fungsi PR/humas masa kini meliputi
15 pokok yaitu :
a. Memberi konseling yang didasari pemahaman masalah prilaku manusia.
b. Membuat analisis "trend" masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi
institusi.
c. Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi
serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk
mengatasinya.
d. Menciptakan dan membina komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaran dan
informasi yang utuh.
e. Mencegah konflik dan salah pengertian.
f. Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.
g. Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum.
h. Meningkatkan itikat baik institusi terhadap anggota, pemasok dan konsumen.
i. Memperbaiki hubungan industrial.
j. Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi
keinginan anggota untuk keluar dari institusi.
k. Memasyarakatkan produk atau layanan.
l. Mengusahakan perolehan laba yang maksimal.

11 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


m. Menciptakan jadi diri institusi.
n. Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun internasional.
o. Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi.

Fungsi Humas Rumah Sakit dapat diperinci lagi dalam penerapannya, guna menunjang
kegiatan dan aktivitas rumah sakit sebagai berikut:
1. Menunjang kegiatan manajemen rumah sakit dalam mencapai tujuan
organisasi rumah sakit.
2. Membina hubungan harmonis antar pihak organisasi rumah sakit
dengan berbagai publik, baik hubungan ke dalam (internal relations)
maupun keluar (external relations) untuk meningkatkan kerja sama.
3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dan
publikasi dari organisasi rumah sakit kepada publiknya dan sebaliknya
menyalurkan opini publik kepada organisasi.
4. Melayani publik internal maupun eksternal sebaik mungkin dan
memberikan saran, masukan, kritik kepada pimpinan organisasi dengan
tidak mengabaikan kepentingan umum.
5. Bersikap dan berkemampuan untuk menyimak (listening) dan bukan
hanya mendengar (hearing) mengenai aspirasi yang terdapat didalam
masyrakat.
6. Bersikap dan terampil aktif dalam menerjemahkan atau
mengoperasionalkan kebijakan-kebijakan perusahaan dalam arti sempit
dan meengaitkan dengan kebijakan pemerintah dalam arti luas.

F. Publik Internal dan Eksternal


Publik Internal (Internal Public Relations)
Yang termasuk publik internal (internal public) adalah masyarakat yang
menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi atau instansi itu
sendiri, sesuai dengan bentuk organisasi yang bersangkutan apakah

12 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


perusahaan dagang (bisnis), instansi pemerintah ataupun lembaga pendidikan,
jenis, sifat atau karakter organisasinya.
Publik Internal dalam beberapa perusahaan antara lain publik pegawai
(employee public), publik manajer (manager public), publik pemegang saham
(stockholder public), Publik Buruh (labour public), dan semua publik yang ada di
dalam organisasi dan berpengaruh secara langsung dalam aktivitas usaha.
Di organisasi rumah sakit mereka yang termasuk ke dalam publik
internal antara lain pihak manajemen rumah sakit, termasuk mereka yang
menduduki jabatan struktural maupun non struktural, karyawan rumah sakit,
karyawan administrasi, paramedis, perawat, dan sebagainya.

Publik Eksternal (Eksternal Public Relations)


Publik eksternal adalah keseluruhan elemen yang berada di luar
perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan

Publik eksternal di Rumah Sakit antara lain masyarakat sekitar rumah sakit
(komunitas sekitar), pasien (konsumen), pers dan media, pemerintah,
perusahaan-perusahaan pemasok obat, alat medis, pesaing (kompetitor) dan
sebagainya.

Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan


kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan
kedekatan yang terjalin maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara
organisasi/ perusahaan dalam hal ini rumah sakit - dengan publik
eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas rumah sakit dimata
publiknya.

G. Kegiatan Humas / Public Relations

13 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Kegiatan Humas / Public Relations adalah kegiatan yang ditujukan untuk publiknya,
yaitu publik internal dan publik eksternal.

Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officers
antara lain :
a. Hubungan dengan karyawan (employee relations)
Seorang Petugas Humas (PR Officer) harus mampu berkomunikasi dengan
segala lapisan karyawan baik secara formal maupun informal untuk
mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan
pertimbangan dalam pengambilan kebijakan dalam organisasi/perusahaan.
Seorang Petugas Humas (PR Officer) harus mampu menjembatani komunikasi
antara pimpinan dan karyawan. Karena dengan diadakan program employee
relations diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif yaitu karyawan
merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat
menciptakan rasa memilki (sense of belonging), motivasi, kreativitas dan ingin
mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin.

b. Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)


Seorang PR juga harus mampu membina hubungan yang baik dengan
pemegang saham, serta mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam
organisasi/perusahaan. Karena sebagai penyandang dana, mereka harus selalu
tahu perkembangan perusahaan secara transparan agar dapat meningkatkan
kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Dengan demikian akan
menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan.

Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officer,
yaitu :
a. Membina hubungan dengan komunitas merupakan wujud kepedulian rumah
sakit terhadap lingkungan disekitarnya yang juga dapat diartikan sebagai tanda
terima kasih organisasi rumah sakit kepada komunitas. Dengan begitu

14 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


menunjukan bahwa perusahaan tidak hanya sekedar mengambil keuntungan
dari mereka, melainkan ikut peduli dan mau berbagi apa yang diperoleh
perusahaan dari lingkungan yang merupakan milik bersama. Hubungan dengan
komunitas ini seringkali diwujudkan dalam program Corporate Social
Responsibility.
b. Hubungan dengan pelanggan/ pasien (costumer relations)
Membina hubungan baik dengan pelanggan/ pasien, dilakukan agar dapat
meningkatkan loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap produk dan
perusahaan itu sendiri. Menurut Seitel (2001 : 455) tujuan hubungan konsumen
antara lain (1) mempertahankan pelanggan lama, (2) menarik pelanggan baru,
(3) memasarkan/memperkenalkan produk atau jasa baru, (4) memudahkan
penanganan keluhan pelanggan dan (5) mengurangi biaya. Costumer relations
dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain plant tour, iklan, film,
pameran, publisitas, brosur, dan special events.
c. Hubungan dengan media massa dan pers (media & press relations)
Hubungan dengan media dan pers merupakan sebagai alat, pendukung atau
media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai
kegiatan program kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi humas
dengan pihak publik. Dengan hubungan baik dengan media dan pers,
perusahaan bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalisir pemberitaan-
pemberitaan negatif atau salah tentang perusahaan di media massa. Hubungan
dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal.
Bentuk hubungan melalui kontak formal antara lain konfrensi pers, wisata pers
(press tour), taklimat pers (press briefing), dan resepsi pers. Sedangkan bentuk
hubungan melalui kontak informal antara lain keterangan pers, wawancara
pers, dan jumpa pers (press gathering).
d. Hubungan dengan pemerintah (government relations)
Hubungan yang baik dengan pemerintah bisa memudahkan perusahaan dalam
menyesuaikan kebijakan yang akan diambil dengan kebijakan-kebijakan

15 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


pemerintah, sehingga kebijakan tersebut terwujud sesuai dengan aturan
pemerintah dan tidak melanggar hukum.

BAGIAN KEDUA
OPINI PUBLIK

Tujuan Kompetensi Umum


Setelah mengikuti pokok bahasan ini Saudara diharapkan dapat mengetahui dan
menjelaskan Public Relations dan Opini Publik

Tujuan Kompetensi Khusus


Sesudah mengikuti kegiatan belajar, Saudara seyogianya mampu :
Menjelaskan Definisi Opini Publik
Menjelaskan Proses Pembentukan Opini Publik

A. Pengertian Opini Publik


Opini publik adalah unsur-unsur dari pandangan, perspektif dan tanggapan masyarakat
mengenai suatu kejadian, keadaan, dan desas-desus tentang peristiwa-peristiwa
tertentu.
Sedangkan pengertian publik dalam publik relation secara lebih spesifik adalah
sekelompok orang yang menjadi sasaran kegiatan public relation,- artinya, kelompok
yang harus senantiasa dihubungi dan diperhatikan dalam rangka pelaksanaan fungsi
public relation.

Beberapa pengertian Opini Publik :


Opini publik adalah pendapat umum yang menunjukkan sikap sekelompok ora
ng terhadap suatu permasalahan. (Prof. W. Doop)

16 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Opini publik adalah ekspresi segenap anggota suatu kelompok yang berkepentingan
atas suatu masalah. (William Abig)

Dari pendapat/definisi di atas, maka dapat kita simpulkan beberapa poin:


Opini publik adalah pendapat rata-rata kelompok tertentu atas suatu hal yang
penting.
Opini publik adalah suatu campuran yang terdiri dari berbagai macam; pikiran,
kepercayaan, paham, anggapan, prasangka, dan hasrat.
Opini publik bukanlah suatu hal yang baku dan dapat berubah-ubah.

B. Pembentukan Opini Publik


Moore (2004: 55) berpendapat akar dari proses pembentukan opini adalah
sikap(attitude). Sikap adalah perasaan atau suasana hati seseorang mengenai
orang, organisasi, persoalan atau objek. Sikap menggambarkan predisposisi
seseorang untuk mengevaluasi masalah kontroversional dengan cara
menyenangkan ataupun tidak menyenangkan. Secara singkat, sikap adalah suatu
cara untuk melihat situasi. Sikap yang diungkapkan adalah opini. Latarbelakang
kebudayaan, ras, dan agama seringkali menentukan sikap seseorang. Sama halnya
dengan R.P Abelson (dalam Ruslan 1999) bahwa untuk memahami proses
pembentukan opini seseoang dan Publik berkaitan erat dengan sikap mental
(Attitude), persepsi (persepstion) yaitu proses pemberian makna dan hingga
kepercayaan tentang sesuatu (belief).

Menurut Sunarjo (1984), opini, sikap, perilaku, tidak dapat untuk dipisahkan. Ada
beberapa konsep yang dikemukakan oleh Sunarjo (1984) tentang opini yaitu :
1. Opini atau pendapat merupakan jawaban terbuka (overt) terhadap suatu
persoalan atau issu ataupun jawaban yang dinyatakan berdasarkan kata-kata
yang diajukan secara tertulis ataupun lisan.
2. Sikap atau attitude adalah reaksi seseorang yang mungkin sekali
terbuka/terlihat, akan tetapi tidak selalu dimaksudkan untuk dinyatakan/
17 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA
diperlihatkan, karena itu dinyatakan bahwa sikap atau attitude reaksi yang
tertutup (covert).
3. Biasanya sikap seseorang mencerminkan sekaligus pendapatnya seca ra implisit.
4. Opini merupakan pernyatan yang diucapkan atau tertulis/tulisan, maka sikap
atau attitude merupakan kecenderungan untuk merespon secara positif atau
negatif kepada seseorang yang tertentu, objek atau situasi yang tertentu pula.
5. Opini dianggap sebagai jawaban lisan pada individu yang memberi respon
(tanggapan) kepada stimulus dimana dalam situasi/keadaan yang pada
umumnya diajukan suatu pertanyaan.
6. Keyakinan merukan sikap dasar seseorang yang biasanya bertujuan mencapai
cita-citanya, memecahkan suatu persoalan ataupun mewujudkan suatu
rencana.

Perubahan opini bisa terjadi bila ada faktor ataupun data serta pengalaman yang
baru yang memungkinkan masyarakat dapat menerima suatu ide yang semula
ditolak. Kejujuran dalam diri manusia untuk hidup dalam situasi yang sebaik
mungkin, menyebabkan bahwa Koreksi opini akan mengakibatkan perubahan
sikap

Bermacam-macam opini :
Opini yang berisi atau berwujud ide/gagasan.
Opini keyakinan atau ideologi
Opini yang berupa pemikiran
Semua pembentukan opini didasarkan pada pengalaman pribadi dan
pengalaman orang lain secara langsung atupun tidak langsung diketahui oleh
individu dan terkenal sebagai frame of reference.
Bentuk opini lain yang sifatnya lebih kuat ditengah kehidupan masyarakat
adalah opini umum. Opini umum ini adalah opini yang berakar kepada tradisi
serta data istiadat, berkembang dari dahulu hingga sekarang dan telah diterima

18 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


sebagaimana adanya tanpa kesadaran dan kritik dari generasi lama oleh generasi
muda.
Opini umum biasanya berdasarkan nilai dan norma-norma yang berwujud sanksi-
sanksi sosial, sehingga ada orang yang mempersoalkannya berarti
mempersoalkan kaidah-kaidah sosial yang pada dasarnya sudah tidak dapat
dipersoalkan lagi karena telah diterima menurut tradisi dan adat istiadat. Sebagai
contoh mengenai opini umum ini misalnya adanya opini yang mendukung
monogami di berbagai negara ataupun sebaliknya. Opini disuatu negara
menyetujui adanya poligami selain itu adanya sikap saling menghormat terhadap
bendera kebangsaan pada setiap negara.
Dengan demikian maka opini umum itu merupakan iklim sosial dimana
sebagian besar bersumber pada opini persona, opini kelompok demikian juga
opini publik. Walaupun opini ini adalah opini yang menetap dan bersifat statis,
namun apabila ada suatu peristiwa yang cukup menggoncangkan ataupun
rangsangan yang hebat dari luar sehingga menimbulkan masalah yang
kontroversial maka akan mampu menggoyahkan opini umum menjadi opini publik
yang dinamis, bahkan tidak sampai disitu saja karena opini publik tersebut dapat
agresif.
Akan tetapi sebaliknya opini publik yang menetap dan solid/padat atau
opini publik yang mantap lama kelamaan akan meresap dan pada akhirnya
menjadi nilai dan norma-norma dan kemudian dapat dirasakan sebagai suatu
iklim sosial dan selanjutnya akan menjadi opini umum.

Faktor-faktor yang dapat membentuk pendapat umum menurut D.W. Rajeki


(Ruslan, 1999) mempunyai tiga komponen yang dikenal dengan istilah ABC of
Attitude, yang penjelasannya sebagai berikut:
1. Komponen A : Affect (perasaan atau emosi). Komponen ini berkaitan dengan
rasa senang, suka, sayang, takut, benci dan lain sebagainya. Komponen afektif
merupakan evaluasi berdasarkan perasaan seseorang yang secara emotif
(aspek emosional) untuk menghasilkan penilaian yaitu baik atau buruk.

19 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


2. Komponen B ; Behaviour (tingkah laku). Komponen ini lebih menampilkan
tingkah laku atau perilaku seseorang, misalnya bereaksi untuk memukul,
menghancurkan, menerima, menolak dan sebagainya. Jadi menggerakkan
seseorang secara aktif untuk melakukan tindakan atau berprilaku atas suatu
reaksi yang sedang dialaminya.
3. Komponen C : Cognition (pengertian atau nalar). Komponen kognisi berkaitan
dengan penalaran seseorang untuk menilai suatu informasi, pesan, fakta dan
pengertian yang berkaitan dengan pendiriannya. Komponen ini menghasilkan
penilaian atau pengertian dari seseorang berdasarkan penilaian atau rasio atau
kemampuan nalarnya. Artinya kognitif tersebut merupakan aspek
kemampuan intelektualitas seseorang yang berhubungan dengan ilmu
pengetahuan.
Opini publik dapat memberikan pengaruh-pengaruh yang besar terhadap kejadian-
kejadian umum, contohnya adalah sebagai berikut:
1. Opini publik dapat memperkuat undang-undang atau peraturan, sebab tanpa
dukungan opinipublik maka perundangan akan sulit dijalankan.
2. Opini publik merupakan pendukung moril dalam masyarakat.
3. Opini publik merupakan pendukung eksistensi lembaga-lembaga sosial.

C. Kaitan Opini Publik Terhadap Citra Kegiatan Kehumasan Suatu


Organisasi/Perusahaan
Pengaruh opini publik cukup besar dalam suatu organisasi, khususnya organisasi
rumah sakit, antara lain :
1. Opini Publik dapat meninggikan atau mengecilkan citra suatu rumah sakit. Misal,
kegiatan corporate social responsibility (CSR) yang dilakukan oleh suatu rumah
sakit dapat menimbulkan citra positif rumah sakit tersebut tersebut dan
membentuk suatu opini publik yang positif. Sementara jika misalnya ada
pemberitaan dugaan mal praktek sebuah rumah sakit, maka dapat menimbulkan
opini publik yang negatif.

20 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


2. Opini publik menentukan tingkat kepercayaan publik (masyarakat) terhadap suatu
rumah sakit. Tingkat kepercayaan ini yang nantinya akan mempengaruhi keputusan-
keputusan masyarakat terhadap produk, fitur dan pelayanan yang dimiliki oleh
rumah sakit tersebut.
3. Opini publik dapat mempengaruhi eksistensi atau keberadaan sebuah rumah sakit.

Humas dalam menjalankan salah satu fungsi manajemennya adalah mengelola aspirasi
atau pendapat, apalagi bila berkenaan dengan citra organisasinya. Aspirasi yang
datang dari masyarakat berbagai macam, bisa saran, kritik, pujian atau bahkan
opini/isu seputar instansi pemeritahan itu sendiri. Tugas Humaslah untuk mengelola
opini publik yang berkembang disekitar organisasinya.

Secara implisit terdapat tiga fungsi praktek humas yang berkenaan dengan opini
publik, antara lain:
Mengetahui secara pasti dan mengevaluasi pendapat umum yang berkaitan
dengan organisasional.

Menasehati para eksekutif mengenai cara-cara mengenai pendapat umum yang


timbul.

Menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat umum (Effendy,


2005:134).

Pengelolaan opini publik oleh humas sangat perlu diperhatikan, apalagi jika opini yang
muncul di mata publik terkait dengan instansi tempat publik itu berada, bersifat
negatif dan tidak menguntungkan instansi itu sendiri. Dalam memahami opini/isu
publik yang sedang berkembang, para praktisi humas pada organisasi rumah sakit
seharusnya memiliki cara atau strategi dalam mengelola atau me-manage isu publik
yang sedang berkembang apakah opini positif maupun negatif. Bagian kehumasan
haruslah mengelola opini yang beredar ini secara berkala dan berlanjut. Dunia
kehumasan mempunyai peran ganda, disatu pihak berupaya menjaga citra, baik

21 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


terhadap lembaga ataupun organisasi yang diwakilinya dan dipihak lain humas harus
berhadapan dengan berbagai situasi yang kurang menguntungkan, seperti opini atau
isu publik yang negatif, kontroversial, bertentangan, hingga menghadapi saat yang
paling genting dan krisis kepercayaan atau citra yang harus dihadapi oleh instansi dan
divisi humas sebagai juru bicaranya.

22 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


BAGIAN KETIGA
KOMUNIKASI MASSA
Tujuan Kompetensi Umum
Setelah mengikuti pokok bahasan ini Saudara diharapkan dapat mengetahui dan
menjelaskan hubungan antara Public Relations dan Mass Communications

Tujuan Kompetensi Khusus


Sesudah mengikuti kegiatan belajar, Saudara seyogianya mampu :
Menjelaskan Definisi Komunikasi Masa dan Ciri-ciri dari Komunikasi Massa
Menjelaskan Pengertian dari Human Relation
Menjelaskan Falsafah Human Relations
Menyebutkan Prinsip-prinsip dari Human Relations

A. Pengertian Komunikasi Massa


Beberapa pengertian Komunikasi Massa (Mass Communication) adalah :
1) Komunikasi massa adalah suatu proses dimana suatu organisasi yang kompleks
dengan bantuan satu atau lebih mesin memproduksi dan mengirimkan pesan
kepada khalayak yang besar, heterogen, dan tersebar. (Joseph R. Dominick)
2) Komunikasi massa adalah jenis komunikasi yang ditujukan kepada sejumlah
khalayak yang tersebar, heterogen dan anonim melalui media cetak atau elektronik
sehingga pesan yang sama dapat diterima secara serentak dan sesaat. (Jalaluddin
Rakhmat)
3) Komunikasi massa adalah proses masyarakat menanggapi perspektif sejarah
masyarakat itu sendiri, dalam arti bahwa komunikasi masuk didalam suatu proses
sejarah manusia. Orang membangun peradaban atau budaya dalam perspektif
sejarah yaitu masa lalu, masa sekarang dan masa depan. Oleh karena itu komunikasi
penting didalam seluruh proses pembudayaan tadi. (AG. Eka Wenats Wuryanta)

23 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Dari beberapapendapat di atas dapat disimpulkan bahwa omunikasi massa yaitu
sebagai suatu proses yang secara simultan diperuntukkan untuk penduduk yang besar
dan dalam skala yang sangat besar melalui media massa. Komunikasi massa, yaitu
komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya
tidak dikenal.

Komunikasi masa yang baik harus :


Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele,
Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami
Bentuk gambar yang baik
Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio)

Komunikasi Massa berbeda dengan komunikasi interpersonal, karena komunikasi


massa bersifat tidak langsung, artinya harus melalui media teknis. Komunikasi massa
bersifat satu arah (one flow communication), artinya tidak ada interaksi antarpeserta
komunikasi dan bersifat terbuka, artinya ditujukan kepada publik yang tidak terbatas
dan anonim dan tersebar.

B. Media Massa
Media massa sangat luas cakupannya, namun memiliki karakteristik atau ciri-ciri
tertentu, antara lain :
Media massa bersifat umum. Komunikasi massa yang disampaikan
menggunakan media massa bersifat umum dan terbuka untuk semua
orang (Effendy, 1993:81). Dengan kata lain media massa terbuka dan
ditujukan kepada masyarakat luas. Begitupula dengan isi yang ada di
dalam
Media massa bersifat anonim dan heterogen. Anonim adalah orang-
orang yang terkait dalam sebuah media massa tidak saling mengenal.
Sedangkan heterogen yaitu orang-orang yang menaruh perhatian pada
media massa mempunyai kaeanekaragaman yang terdiri dari penduduk
24 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA
yang tinggal dalam kondisi yang sangat berbeda-beda. Berbeda dalam
segi budaya, status sosial dan berada disebuah lapisan-lapisan masyarat.
Media massa memiliki keserempakan atau bersamaan, karena
menyebarkan informasi atau pesan (message) dan menjalin hubungan
dengan komunikanya secara serempak dan bersamaan.
Media massa memiliki karakter yang mementingkan isi (contens)
(Sudarman, 2008:10).
Media massa memiliki hubungan komunikator dan komunikan yang
bersifat non-pribadi, hal ini dikarenakan komunikan yang anonim
dicapai oleh orang-orang yang dikenal hanya dalam peranannya yang
bersifat umum sebagai komunikator (Effendy, 1993:83).

Dari karakteristik yang diuraikan di atas menjadi jelas bahwa media massa dapat
dibedakan dengan melihat ciri khasnya.
C. Karakteristik Media Massa

Berikut disajikan beberapa karakteristik (ciri-ciri) dari beberapa media massa :

1. Surat Kabar (Koran)

Surat kabar (koran) memiliki karakteristik :

Publisitas
Surat kabar memiliki sifat publisitas, menyebarkan berita mengenai
semua aktivitas manusia yang menyangkut kepentingan umum dan
menarik untuk diketahu oleh umum.

Periodesitas
Surat kabar memiliki keteraturan terbit, bisa harian, mingguan, atau dwi
mingguan.

25 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Universalitas
Isi surat kabar meliputi seluruh aspek kehidupan manusia. Jika tidak,
tidak dikategorikan media massa.

Aktualitas
Surat kabar adalah laporan tercepat menunjuk pada kekinian, atau
terbaru dan masih hangat.

Terdokumentasikan
Berbagai berita yang dianggap penting mudah untuk diarsipkan
(disimpan/dibuat klipping)

2. Majalah

Majalah memiliki ciri-ciri :

a. Penyajian berita dan aktualitas lebih mendalam

Karena frekuensi terbitnya majalah pada umumnya lebih lama


dari surat kabar (mingguan, dwi mingguan atau bulanan), maka
berita dalam majalah disajikan lebih lengkap, karena latar
belakang peristiwa. Unsur Why dikemukakan secara lengkap.
Proses terjadinya peristiwa (unsur how) dikemukakan secara
kronologis.

b. Jumlah Gambar/ foto lebih banyak dan lebih berkualitas

Jumlah halaman banyak, menampilkan gambar/foto yang


lengkap, dengan ukuran besar kadang kadang berwarna, kualitas
kertas yang digunakan lebih baik.

c. Sampul majalah (Cover) sebagai daya tarik.

26 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Disamping foto, sampul majalah juga merupakan daya tarik
tersendiri yang menunjukan ciri suatu majalah, sehingga secara
sepintas pembaca dapat mengidentifikasi majalah tersebut.

3. Siaran Radio

Radio memiliki ciri-ciri :

a. Auditori
Sifat auditori (untuk didengar). Pesan radio siaran harus disusun
secara singkat dan jelas, atau concise dan clear.

b. Aktual
Dibandingkan media lainnya, radio lebih aktual, karena proses
penyampaiannya bisa langsung disampaikan saat itu juga. Sering
kali melakukan liputan langsung sari tempat kejadian (rewriting
to update )

c. Imajinatif
Pendengar radio siaran bersifat imajinatif. Imajinasi berbeda dari
setiap pendengarnya sesuai dengan frame of reference nya.

d. Akrab
Sifat yang lain adalah akrab dan intim. Seorang penyiar radio
seolah-olah berada di kamar pendengar, menemani pendengar
yang sedang melakukan aktivitasnya.

e. Gaya Percakapan

Penyampaian pesan dengan media radio harus bergaya


percakapan (conversational style). Menulis naskah radio siaran
haruslah sebagaimana kita berbicara kepada khalayak sasaran
(write the way you talk)
27 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA
f. Menjaga Mobilitas

Mobilitas pendengar terjaga, karena pendengar tidak


meninggalkan pekerjaan ketika mendengarkan radio.

4. Televisi

a. Audiovisual

Media televisi dapat didengar sekaligus dapat dilihat. Gambar dan kata-
kata keduanya harus ada kesesuaian secara harmonis. Karena sifatnya
ini, maka acara siaran berita harus selalu dilengkapi dengan gambar.

b. Berpikir dalam Gambar

Bila Pengarah acara membuat naskah acara / membaca naskah acara


dia harus berpikir dalam gambar (think in picture). Ada dua tahap yang
dilakukan dalam proses berpikir dalam gambar. Pertama, visualisasi,
menerjemahkan kata-kata yang mengandung gagasan yang menjadi
gambar secara individual. Kedua, Penggambaran, kegiatan merangkai
gambar-gambar individual sedemikian rupa, sehingga kontinuitasnya
mengandung makna tertentu.

c. Pengoprasian lebih kompleks

Lebih banyak melibatkan orang. Peralatan yang digunakan pun lebih


banyak dan untuk mengoperasikannya lebih rumit dan harus dilakukan
orang-orang yang terampil dan terlatih.

4. Film

Ciri dari film / bioskop adalah :

28 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


a. Layar yang Luas/Lebar

Layarnya berukuran luas sehingga memberikan keleluasaan


penontonnya melihat adegan-adegan yang disajikan dalam film.

b. Pengambilan Gambar

Pengambilan gambar (short and long shoot) yang artistik menjadikan


film lebih menarik.

c. Konsentrasi Penuh

Penonton terbebas dari gangguan hiruk pikuknya suara diluar karena


biasanya ruangan kedap suara. Dengan demikian emosi kita juga akan
terbawa suasana.

d. Identifikasi Psikologis

Suasana di gedung bioskop telah membuat pikiran dan perasaan


penonton larut dalam cerita yang disajikan.

29 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


BAGIAN KEEMPAT
MEDIA INTERNAL
Tujuan Kompetensi Umum
Setelah mengikuti pokok bahasan ini Saudara diharapkan dapat mengetahui dan
menjelaskan Media Internal Public Relations

Tujuan Kompetensi Khusus


Sesudah mengikuti kegiatan belajar, Saudara seyogianya mampu :
Menjelaskan Fungsi dari Media Internal Public Relations
Menjelaskan khalayak dari Media Internal
Menyebutkan dan menjelaskan kegiatan-kegiatan Media Internal
Menyebutkan dan menjelaskan bentuk-bentuk Media Internal
Mengerti dan mempraktekkan Teknik Penulisan naskah Kehumasan dengan
benar.

A. Fungsi Media Internal


Menurut Roesady Roeslan dalam Manajemen PR dan Media Komunikasi (2003), fungsi
media internal :
1. Media hubungan komunikasi internal dan eksternal dalam upaya pencapaian pesan-
pesan perusahaan kepada pemilik (shareholder), halayak terkait (stakeholder)
mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk barang dan jasa.
2. Ajang komunikasi antar-karyawan, misalnya : kegiatan usaha, wisata, kegiatan
karyawan.
3. Media bagi PR dalam tulis menulis.
4. Nilai tambah bagi PR untuk menerbitkan in house journal yang bermutu, terbit
berkala dan teratur, penampilan profesional, lay out dan isi yang ditata apik, cover
menarik.

30 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


B. Khalayak Media Internal
1. Pegawai/anggota
2. Distributor
3. Pemasok/mitra usaha
4. Investor
5. Konsumen
6. Pemerintah
7. Masyarakat
8. Tokoh berpengaruh.

C. Kegiatan Media Internal


Tugas PR terkait media internal :
- Menetapkan target dasar dan tujuan dari media internal
- Memperhitungkan sumberdaya manusia dan biaya untuk pelaksanaan media
internal.
- Menetapkan skala prioritas untuk waktu operasi serta optimalisasi penggunaan
tenaga kerja dan berbagai sumberdaya yang lainnya.
- Menentukan kelayakan pelaksanaan setiap upaya yang hendak dilakukan sesuai
dengan dana, staf, serta kecukupan peralatan yang ada.

D. Bentuk Media Internal


Frank Jefkins dalam Hubungan Masyarakat (1992) menyebutkan lima model utama
house journal :
a. The sales bulletin, merupakan bentuk media komunikasi regular antara manajer
penjualan dengan salesmen yang berada dilapangan , dan biasanya diterbitkan
secara mingguan.
b. The Newsletter, merupakan media informasi atau siaran berita yang singlkat,
ditujuakn kepada para pembaca yang sibuk atau tidak memiliki waktu yang banyak
untuk membaca berita terlalu panjang dan rinci.
c. The magazine, suatu bentuk majalah yang berisikan tulisan feature, artikel, gambar-

31 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


gambar dan biasanya diterbitkan berkala secara bulanan atau triwulanan.
d. The tabloid Newspaper, yaitu media yang mirip dengan surat kabar popular dan
berisikan berita-berita pokok, artikel popular yang pendek dan dilengkapi dengan gambar
atau ilustrasi yang menarik pembaca. Biasanya diterbitkan berkala secara mingguan,
bulanan atau dwibulanan.
e. The Wall Newspaper, merupakan bentuk media yang sering dipergunakan sebagai
media komunikasi internal antar karyawan di sebuah perusahaan besar, pabrik, pusat
pertokoan dan hingga rumah sakit.

Media Public Relations yang lainnya adalah :


a. House journal
Yaitu media internal terbatas yang berfungsi sebagai media komunikasi, informasi,
pendidikan, hiburan, media pengetahuan , sebagai media promosi dan pembangun
citra.
b. Printed Material
Yaitu barang cetakan untuk tujuan publikasi PR dalam upaya penyampaian pesan.
Misalnya berbentuk : brosur, leaflet, booklet, kop surat, kartu ucapan
selamat/suplemen, kalender.
c. Media Pertemuan (Event)
Yaitu media pertemuan langsung (face to face) dengan para khalayak melalui tatap
muka, misalnya melalui presentasi, diskusi panel, seminar, pameran, dan
sebagainya.
d. Broadcasting Media & Internet
Adalah publikasi PR yang disiarkan melalui stasiun televisi dan radio, media
elektronik, serta internet yang dimanfaatkan sebagai media publikasi dan
komunikasi PR.
e. Media sarana Public relations.
Termasuk media humas yang berkaitan dengan penampilan identitas perusahaan
/coporate identity yang merupakan simbol perusahaan, nama perusahaan, logo,
warna standar perusahaan & kemasan produk, citra lobby kantor / font office lobby

32 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


image, pakaian seragam /uniform, model huruf atau logo perusahaan yang menjadi
pembeda dengan yang lainnya.
f. Media Personal
Yaitu media PR yang berkaitan dengan kemampuan untuk mengadakan
pendekatan personal dalam melobi dan kemudian meningkat untuk bernegosiasi.

Perbedaan Media Umum dengan Media PR


Karakteristik Media Umum Media PR
Sasaran Pembaca Umum/kelompok khusus Khalayak perusahaan
Tujuan Meraih profit Membangun citra
Sifat Komersial/dijual Non komersial/gratis
Tiras Banyak Terbatas
Peredaran Luas Kalangan terbatas
Sumber keuangan Iklan Anggaran khusus
Jadual terbit Harian, mingguan,bulanan Mingguan, bulanan
Tampilan Konservatif/penuh warna Sederhana/lux
Sajian Rumor/isu Publisitas positif
Nilai Berita News value Superlatif
Target Sensasional Promosi/pengenalan
Berita negatif positif

E. Teknik Penulisan naskah Kehumasan


Bentuk-bentuk penulisan naskah kehumasan (PR Writing) yang masingmasing
memiliki karakter dan gaya penulisan (style) yang berbeda, yaitu sebagai berikut:
- Naskah (Script) : naskah pidato (speech writing), presentasi dan naskah
sambutan.
- Siaran (Release) : siaran pers (press release), siaran berita (news
release/letter) dan journal magazine (majalah internal).
- Laporan (report) : laporan tahunan, laporan bulanan dan semesteran.
- Profile (Profile) : Profile perusahaan dan produk (company profile and product)
dalam bentuk majalah.
- Promosi (promotion): Naskah tulisan promosi dalam bentuk artikel sposnsor
(advertorial), yaitu gabuangan advertisement and editorial, dan korporatorial

33 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


(Corporate profile and editorial) atau dikenal dengan istilah pariwara dan suplemen
sisipan, brosur, leaflet dan katalog.

Kiat Penulisan Naskah kehumasan


a. Praktisi PR memerlukan persiapan yang cukup ketika memulai menggarap suatu
tulisan, gaya bahasa, suatu topic atau isu, dan hingga merancang tujuan
publikasi, serta strategi pesan yang hendak dicapai pada sebuah tulisan tersebut.
b. Segi akurasi: apakah keakuratan suatu berita, publikasi, dan informasi dapat dipercaya?
c. Bahasa: apakah kalimat-kalimat aktif, gaya bahasa formal, jargon-jargon informal,
gaya penulisan yang enak dibaca, kosakata yang terpilih, padat dan singkat, tetapi
cukup menarik untuk dibaca telah dipergunakan?
d. Ekslusivitas dan relevansi: produk-produk publikasi yang direlease oleh Public
Relations Officer tersebut mutlak mengandung hal yang paling penting (eksklusif)
dan memiliki misi hubungan tertentu bagi kepentingan perusahaan,
pembaca/publik dan media massa lainnya.
e. Latar belakang penulisan (background) : Sebagai pelengkap atau
bermanfaat untuk menunjang pada suatu berita, artikel dan informasi yang lebih
berbobot dan mendalam. Misalnya menampilkan data-data teknik, grafik statistic,
angka-angka, nilai keuangan (monetary value), jumlah kantor atau produk lain
sebagainya sebagai pendukung suatu bobot tulisan.
ASSETO (Audience, Structure, Style, Editing, Topic, Objective) formula, yaitu
merupakan unsur-unsur pokok dari tujuan dan rencana pembentukan media
publikasi Public Relations.

34 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


BAGIAN KELIMA
HUBUNGAN DENGAN PERS (PRESS RELATIONS)
Tujuan Kompetensi Umum
Setelah mengikuti pokok bahasan ini diharapkan mahasiswa dapat mengetahui dan
menjelaskan Public Relations dan Press Relations

Tujuan Kompetensi Khusus


Sesudah mengikuti kegiatan belajar, Saudara seyogianya mampu :
Menjelaskan pentingnya Public Relations membina hubungan baik dengan
pers.
Menyebutkan bentuk-bentuk hubungan pers.
Menyebutkan bentuk kerjasama dengan pers.
Menjelaskan prinsip-prinsip berhubungan dengan pers.

A. Membina Hubungan Pers (Press Relations)


Hubungan media dan pers (Media & Press relations) merupakan alat pendukung
atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai
kegiatan program kerja atau untuk kelancaran efektivitas komunikasi humas dengan
pihak publik. Hubungan media dan pers (press relations) adalah saluran
(channel) dalam penyampaian pesan maka upaya peningkatan pengenalan
(awareness) dan informasi atau pemberitaan dari pihak publikasi Humas
merupakan prioritas utama.

Definisi hubungan pers (press relations) menurut Frank Jefkins adalah: suatu
kegiatan untuk mencapai publikasi atau penyiaran berita semakasimal mungkin,
sedangkan informasi yang disebarkan melalui hubungan masyarakat adalah untuk
menciptakan pengenalan dan pengertian.

35 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Hubungan pers tidak terbatas hanya mengadakan pendekatan-pendekatan baik secara
fungsional maupun antar hubungan pribadi atau kontak dengan pihak pers (press
contact), melalui pimpinan redaksi, redaktur dan wartawan dalam arti subyektif,
tetapi juga mencakup media massa dalam arti lebih luas.
Selain itu aktivitas PR/humas dan korelasinya dengan Media & Press Relations
dalam hal teknik pembuatan produk-produk publikasi, informasi dan berita dalam
bentuk press release, Photo Press, News Letter, menimbulkan konsekuensi
keharusan praktisi humas menguasai teknik penulisan jurnalistik dan presentasi.

B. Bentuk dan Hubungan Pers


Bentuk dan hubungan pers menurut Frank Jeffkins (1992) yaitu:
a. Kontak Pribadi (personal contact)
Pelaksanaan hubungan media tergantung pada apa dan bagaimana kontak pribadi
dengan kedua belah pihak dalam menjalin hubungan informal.
b. Pelayanan informasi atau Berita (News Services)
Pemberian informasi, publikasi dan berita baik tertulis maupun cetak (press
release, news letter, photo press), maupun terekam (video release, cassets recorder,
slide film).
c. Mengantisipasi kemungkinan hal darurat (Contingency plan)
Antisipasi permintaan mendadak dari pihak pers untuk wawancara, konfirmasi dan
sebagainya mengharuskan Public Relations siap melayaninya.

C. Bentuk Kerjasama dengan Pers


1. Kontak Formal
yaitu kegiatan dan event-event (acara) tertentu yang sengaja dirancang oleh pihak
humas, antara lain :
a. Konferensi Pers (Press Conference)
Konferensi Pers adalah pertemuan (kontak) khusus dengan pihak pers yang
bersifat resmi/sengaja diselenggarakan oleh pejabat humas yang bertindak

36 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


sebagai nara sumber dalam upaya menjelaskan suatu rencana atau
permasalahantertentu yang sedang dihadapi. biasanya jumpa pers ini ditutup
dengan makan bersama.
b. Wisata Pers (Press Tour)
sejumlah wartawan yang sudah dikenal baik dengan humas diajak wisata
kunjungan ke suatu event khusus atau keluar kota bersama dengan pejabat
instansi untuk meliput secara langsung mengenai kegiatan tertentu. Misalnya :
pembukaan pabrik, kejadian/ peristiwa yang menimpa perusahaan tsb.
c. Resepsi Pers (Press Reception) dan Press Gathering
berupa jamuan pers/wartawan yang bersifat sosial, menghadiri acara resepsi /
seremonial tertentu baik formal / informal. Ada juga melalui event-event
olahraga bersama, kumpul bersama dalam acara ulang tahun perusahaan atau
acara keagamaan misalnya buka puasa bersama, merayakan tahun baru
bersama antara pihak humas, eksekutif dengan pihak pers diluar tugas
fungsionalnya masing-masing, namun terkadang humas dapat menyisipkan
pemberian keterangan pers.
d. Taklimat Pers (Press Breifing)
jumpa pers resmi yang diselenggarakan secara periodik. Biasanya pada
awal/akhir bulan / tahun oleh humas / pimpinan lembaga. Pertemuan ini
diadakan mirip diskusi/ berdialog, saling memberi masukan/ informasi cukup
penting bagi kedua belah pihak. Dan pihak pers diberi kesempatan seluas-
luasnya mengenai informasi yang kemudian diharapkan wartawa mempunyai
pegetahuan lebih baik. Mislanya : tentang akan diterbitkannya UU/peraturan
atau kebijakan baru.

2. Kontak Informal
a. Keterangan Pers (Press Statement)
bisa dilakuakn kapan dan dimana saja tanpa ada undangan resmi, mungkin
pemberitahuannya cukup melalui telpon.hal ini banyak dilakukan oleh para politisi,
budayawan dsb untuk menjelaskan / memberikan argumentasi terntentu.

37 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


b. Wawancara Pers (Press Interview)
inisiatif biasanya dari pihak pers setelah melalui perjanjian / konfirmasi dengan nara
sumber.

D. Prinsip berhubungan dengan Pers ( Good Press Relationship)


Hal penting yang mendasar yang perlu diperhatikan adalah bahwa hubungan Humas
Rumah Sakit dengan wartawan bersifat profesional. Humas harus mengetahui seluk-
beluk dunia wartawan atau jurnalisme, termasuk irama kerja wartawan di tiap jenis
media massa serta fungsi media massa.

Untuk menjalin kerjasama yang baik, ada baiknya Humas Rumah Sakit memiliki
pengetahuan praktik jurnalisme, mengenal wartawan dan redaktur secara personal.

Beberapa hal yang dapat dilakukan oleh Humas Rumah Sakit dalam berhubungan
dengan pers (media) antara lain :
1. Sikap terus terang,jujur terbuka, ramah, tegas, profesional.
2. Memberikan pelayanan terbaik kepada media & tidak menutup saluran informasi
khususnya saat menghadapi masalah.
3. Humas jangan bersikap diskriminatif terhadap wartawan/media massa.
4. Jangan terlalu membanjiri berbagai publisitas yang tidak jelas tujuannya.
5. Tidak meminta-minta/mengemis kepada pers agar beritanyanya dibuat.
6. Saling memahami fungsi, kewajiban dan tugas profesinya dan memegang kode etik
profesi masing-masing.
7. Saling mengenal baik, cukup akrab antara kedua belah pihak secara individual &
fungsional namun tetap menjaga jarak demi kerahasiaan lembaga.
8. Kenalilah siapa Pimred,Wapimred, Redpel, redaktur halaman, para reporter setiap
bidang liputan. (usahakan salalu meng-up date- daftar nama).
9. Meminta kartu nama, biasanya setiap wartawan resmi/bertugas dilengkapi kartu
PWI, kartu pers/nama.

38 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


10. Menerima kedatangan wartawan dalam rangka peliputan, konfirmasi berita,
wawancara, tapa menujukkan ragu-ragu atau penuh kecurigaan.
11. Melayani dengan baik bila ada permintaan interview /wawancara dari pihak pers
termasuk jikalau mendadak, namun tetap mempersiapkan segala sesuatunya
termasuk memilah informasi yang pantas untuk dipublikasikan.
12. Memberikan penghargaan atau sekedar mengirim kartu ucapan selamat, baik
kepada individu maupun lembaga (penerbit) pada saat-saat penting, misalnya
menghadapi lebaran, Tahun baru dn sebagainya.
13. Membentuk proyek publikasi/promosi bersama dengan pihak media melalui
coverage (ulasan berita) / penulisan artikel/featuris (advetorial) tentang suatu
produk/jasa yg ingin dikampanyekan secara efektif melalui kerjasama antara
Humas dengan pihak pers.

39 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


BAGIAN KEENAM
MARKETING PUBLIC RELATIONS

Tujuan Kompetensi Umum


Setelah mengikuti pokok bahasan ini Saudara diharapkan dapat mengetahui dan
menjelaskan mengenai Marketing Relations

Tujuan Kompetensi Khusus


Sesudah mengikuti kegiatan belajar, Saudara seyogianya mampu :
Menjelaskan kaitan antara PR dengan Marketing Public Relations
Menyebutkan dan menjelaskan Peranan Marketing Public Relations
Menjelaskan Peran Public Relations dalam Marketing

A. Tinjauan Marketing Public Relations


Memasuki era globalisasi, persaingan di berbagai bidang semakin nyata saja.
Keberhasilan kinerja Public Relations sebagai hal penting organisasi/perusahaan yang
bertugas menciptakan dan mempertahankan nilai/image positif organisasi, semakin
tinggi. Salah satu cara yang ditempuh adalah dengan berusaha meningkatkan aktivitas
public relations dengan maksimal dan efektif.
Alat dan teknik public relations yang sering digunakan untuk menunjang marketing dan
sasaran penjualan suatu bisnis disebut Komunikasi marketing atau Marketing Public
Relations.
Thomas M. Harris dalam bukunya The Marketers Guide to Public Relations,
mengemukakan bahwa Marketing Public Relations is the process of planning and
evaluating programs, that encourage purchase and customer through credible
communicayion of information on impression that identify companies and their
products with the needs concerns of customers. Yang artinya bahwa Marketing Public
Relations merupakan proses dari perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi program-

40 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


program yang mendorong minat beli serta kepuasan konsumen, melalui penyampaian
informasi dan kesan yang meyakinkan, dalam usaha memperlihatkan bahwa
perusahaan dan produk-produknya sesuai dengan kebutuhan, keinginan, kepentingan,
dan minat konsumen.
Public relations dapat berperan penting dalam pemasaran produk barang atau jasa
pada akhir tahun 1970-an dan awal 1980-an di Amerika. Masuknya bidang public
relations ke dalam marketing ini disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain :
- Peningkatan kebutuhan dan minat konsumen
- Harga yang semakin kompetitif
- Perluasan distribusi
- Banyaknya kompetitor
Bagi dunia usaha di negara-negara barat, khususnya Amerika, masuknya bidang public
relations ke dalam bidang marketing disebabkan oleh beberapa hal, yaitu :
- Adanya sikap kritis konsumen dan ketatnya pengawasan pemerintah.
- Penarikan berbagai produk, selalu menghiasi berita utama di media massa.
- Adanya kesan negatif konsumen kepada setiap produk yang ditawarkan.
- Perlunya pemasangan iklan dengan muatan yang mencerminkan kebutuhan
sosial dan tanggung jawab produsen.
- Seringnya bermunculan berbagai isu produk dan perusahaan.
- Masalah citra perusahaan dan produk yang selalu harus dipelihara dan
ditingkatkan.
Public relations dapat menopang fungsi marketing secara efektif dengan terlebih
dahulu membuat perencanaan yang matang dalam menentukan sasaran dan target
perusahaan, yaitu dengan penerapan strategi dan taktik promosi untuk penjualan
suatu produk. Begitu eratnya kerjasama antara bidang public relations dan marketing
hingga akhirnya muncul istilah untuk menggabungkan aktivitas keduanya yang disebut
Marketing Public Relations.

Oleh karena itu public relations merupakan aspek penting dalam perencanaan
marketing yaitu untuk mencapai sejumlah sasaran :

41 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Membantu perusahaan dan nama produknya agar lebih dikenal
Membantu mengenalkan produk baru atau peningkatan produk
Mencari pangsa pasar baru dan perluasannya
Memantapkan semua image (citra) yang positif bagi produk dan perusahaan.
Dari pengertian-pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa Marketing
Public Relations merupakan perpaduan pelaksanaan program dan strategi pemasaran
(marketing strategy implementation) dengan aktivitas program kerja public relations
(work program of Public relations).

Dalam pelaksanaannya terdapat tiga strategi penting, yakni


1) Pull strategy
public relations memiliki dan harus mengembangkan kekuatan untuk menarik
perhatian publik.
2) Push strategy
public relations memiliki kekuatan untuk mendorong berhasilnya pemasaran.
3) Pass strategy
public relations memiliki kekuatan untuk mempengaruhi dan menciptakan opini
publik yang menguntungkan

Dengan demikian Marketing Public Relations tidak memiliki pengertian sempit. Tetapi
berkaitan dengan aspek-aspek perluasan pengaruh, informatif, persuasif, dan edukatif,
baik segi perluasan pemasaran ( makes a marketing) atas suatu produk atau jasa,
maupun yang berkaitan dengan perluasan suatu pengaruh tertentu (makes an
influence) dari suatu kekuatan lembaga atau terkait dengan citra dan identitas suatu
perusahaan.

B. Peranan Marketing Public Relations


Dilihat dari segi pemasaran, Marketing Public Relations berperan sebagai salah satu
cara mencapai tujuan pemasaran, yaitu :

42 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


1) Mengadakan riset pasar, untuk mendapatkan informasi bisnis yang sesuai
dengan kebutuhan dan keinginan konsumennya.
2) Menciptakan produk yang sesuai dari hasil riset pasar tersebut.
3) Menentukan harga produk yang rasional dan kompetitif
4) Menentukan dan memilih target konsumen (target audience)
5) Merencanakan dan melaksanakan kampanye pomosi produk ( pre-project
selling) yang akan diluncurkan serta mampu bersaing di marketplace dan cukup
menarik (eyes catching) baik segi kemasan, maupun kualitas produk yang ditawarkan
terhadap konsumennya
6) Komitmen terhadap pelayanan purna jual dan kepuasan pelanggan akan
terpenuhi.

Sementara itu dilihat dari segi komunikasi, Marketing Public Relations berperan untuk :
1. Menumbuhkembangkan citra positif perusahaan (corporate image) terhadap
publik eksternal atau masyarakat luas, demi tercapainya saling pengertian bagi
kedua belah pihak.
2. Membina hubungan positif antar karyawan (employee relations) dan antara
karyawan dengan pimpinan atau sebaliknya, sehingga akan tumbuh corporate
culture yang mengacu kepada disiplin dan motivasi kerja serta profesionalisme
tinggi serta memiliki sense of belonging terhadap perusahaan dengan baik.
3. Untuk merealisasi tujuan dan peranannya dengan baik, Marketing Public
Relations diwujudkan dengan berbagai program komunikasi seperti yang pernah
dibahas sebelumnya. Mulai dari komunikasi lisan tulisan, komunikasi cetak
(majalah, press release, brosur), sampai komunikasi elektronik melalui radio,
internet maupun televisi.

Berikut Manfaat Marketing Public Relations bagi perusahaan :


- Membangun posisi perusahaan sebagai pemimpin pasar
- Membangun kepercayaan dan keyakinan konsumen

43 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


- Membangun kembali, meluncurkan kembali, dan reposisi dari produk-produk yang
sudah jenuh
- Membangun komunikasi melalui kelebihan manfaat produk/jasa
- Mengikutsertakan karyawan dan masyarakat untuk mengenal produk/jasa
- Membangun pasar yang baru dan lemah
- Mengembangkan daya jangkau iklan
- Mengatasi resistensi dari konsumen terhadap iklan
- Membantu mengefisienkan keuangan
- Membangun berita positif
- Membuat iklan lebih kredibel
- Memberikan suplementasi terhadap kegiatan iklan dengan menonjolkan manfaat
produk
- Menampilkan cerita produk lebih mendalam
- Menambah eksposur dari produk-produk yang tidak dapat ditampilkan melalui iklan
- Dapat mempengaruhi opinion leader
- Dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kampanye sales promotion
- Dapat mengidentifikasikan perusahaan dan produk dengan perbedaan etnik yang
ada
- Meningkatkan brand awareness melalui sponsorship
- Dapat memberikan intepretasi yang tepat terhadap dampak dari issue yang
mengganggu image pasar
- Dapat mengkomunikasikan keputusan pemasaran sesuai dengan perhatian public
- Dapat membantu mengatasi masalah-masalah produk yang sedang dalam resiko
- Dapat menggairahkan bantuan dari para pengecer.

Maketing Public Relations atau MPR dapat memperkuat fungsi manajemen


perusahaan dan mendukung tujuan pemasaran. Corporate Public Relations (CPR)
memiliki fungsi sebagai fungsi manajemen perusahaan dan mendukung tujuan
perusahaan. Kaitan antara MPR dan CPR adalah suatu kemitraan yang saling
mempengaruhi.

44 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Dalam Buku diktat MPR Interstudi School Public Relations disebutkan bahwa Public
Relations as marketing tool (Public Relations sebagai fungsi atau alat pemasaran)

Marketing Mix atau bauran pemasaran, pertamakali diperkenalkan oleh Jerome


McCarthy, terdiri atas :
- Product (produk)
- Price (harga)
- Place (tempat)
- Promotion (promosi)
Selanjutnya Philip Kotler menyempurnakan konsep marketing mix ini dengan
mempopulerkan Mega Marketing, yaitu 6P, terdiri atas :
- Product
- Price
- Place
- Promotion
- Public relations
- Power

2 P dari Kotler yaitu Power dan Public Relations dapat dipakai jika pasar belum diakses.
Power adalah penggunaan hubungan dengan kalangan birokrat agar suatu market
(yang tertutup) dapat diakses, sedangkan Public Relations adalah penggunaan
hubungan dengan publik atau masyarakat luas supaya mendapatkan simpati. Power
disini juga dapat dipakai untuk mematahkan situasi monopoli. Dengan demikian,
Power dan Public Relations seperti kekuatan push dan pull yang dapat digunakan untuk
melancarkan akses pasar yang terhambat.

Promotion Mix
Promosi dapat dilakukan dengan cara :
- Periklanan ( advertising)
- Penjualan tatap muka (personal selling)

45 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


- Promosi penjualan (sales promotion)
- Pemasaran Langsung (direct marketing)
- Public Relations dan publisitas (PR dan Publicity))

Marketing Public Relations dimulai dari konsep pemasaran. Turun kepada bauran
pemasaran (marketing mix) yang telah begitu menggema yaitu produk, harga,
distribusi, dan promosi. Promosi pun demikian, mempunyai bauran iklan, promosi
penjualan, pemasaran langsung, penjualan langsung, public relations. Public relations
terpecah ke dalam Marketing Public Relations, Corporate Public Relations. Tampak
jelas disini public relations yang bergrand theory pemasaran tidak lain Marketing Public
Relations dimana berlangsung percampuran konsep public relations dengan
pemasaran.

Dengan demikian Marketing Public Relations berperan dalam membentuk citra


perusahaan yang berdampak terhadap keputusan pembelian. Hal tersebut, telah
diteliti sendiri Marketing Public Relations berpengaruh terhadap citra perusahaan,
citra perusahaan berpengaruh terhadap keputusan pembelian. Namun, secara
langsung Marketing Public Relations tidak berpengaruh terhadap keputusan
pembelian. Singkatnya, Marketing Public Relations tidak begitu serta merta
mendorong keputusan pembelian melainkan meski secara tidak langsung melalui citra
perusahaan. Tidak sekedar berguna meningkatkan volume penjualan, Marketing Public
Relations lebih bertenaga untuk mempertahankan dan memperbaiki keberadaan citra
perusahaan kita.

C. Peran Public Relations dalam Marketing


Public Relations merupakan faktor yang penting di dalam menunjang pemasaran.
Peran Public Relations memang berlaku untuk menghubungkan antara perusahaan
dengan pihak yang akan mengadakan deal atau kerjasama dengan perusahaan
tersebut. Pemasaran tidak selalu berhubungan dengan jual beli barang, tetapi juga
bagaimana kita sanggup mengadakan kerjasama atau deal dengan perusahaan lain,

46 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


serta bagaimana kita sanggup untuk membuat kesepakatan yang saling
menguntungkan antara satu pihak dengan lainnya.

Beberapa tugas Public Relations memang ada kaitannya dengan pemasaran, seperti
berikut:
Bertindak sebagai penghubung antara perusahaan dengan pihak lain untuk
mengadakan jual beli, kesepakatan, dan juga kerjasama yang saling
menguntungkan.
Public Relations bertindak sebagai pihak yang menghubungkan perusahaan dengan
pihak lain seperti pihak pembeli produk, penyalur, bahkan media. Dikatakan bahwa
Public Relations merupakan penghubung bagi pemasaran, hal tersebut karena
Public Relations juga berfungsi sebagai negosiator dari pihak perusahaan untuk
mencapai kesepakatan dalam pemasaran, baik dalam bentuk kerjasama, liputan,
dan kesepakatan jual beli yang saling menguntungkan.
Meneliti, menulis, dan mengirimkan press release kepada media.
Terkadang perusahaan membutuhkan media untuk mempromosikan produk mereka.
Dalam hal ini, tugas dari Public Relations adalah menjalin hubungan yang baik
dengan media yang berkepentingan. Public Relations harus sanggup meyakinkan
media bahwa produk atau jasa yang mereka hasilkan memang layak untuk
diberitakan kepada publik. Dengan publikasi tersebut, maka hal tersebut akan
meningkatkan pemasaran perusahaan, karena publikasi sangat membantu dalam
mendatangkan respon positif terhadap produk dan jasa yang dihasilkan
perusahaan. Selain itu, hal tersebut akan lebih membuka peluang bagi perusahaan
untuk meningkatkan penjualan produk dan jasa mereka serta menjalin kerjasama
yang baik dengan pihak lain yang saling menguntungkan.
Menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pihak media, wartawan, maupun pihak
yang akan mengadakan kerjasama dengan perusahaan.
Tugas Public Relations adalah untuk menjawab semua pertanyaan yang diajukan
mengenai produk atau jasa serta performance yang dihasilkan perusahaan. Kualitas
dari seorang Public Relations yang baik diperlihatkan dari kepandaiannya menjawab
47 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA
semua pertanyaan. Bahkan, apabila perusahaan sedang berada di dalam masalah
sekalipun, tugas seorang Public Relations adalah harus bisa meminimalisir atau
bahkan menutup segala masalah dan kekurangan yang ada dengan kelebihan yang
dimiliki oleh perusahaan tersebut.Pada intinya, seorang Public Relations memang
berfungsi untuk menjadi penyambung lidah yang baik sehingga melalui dirinya,
banyak pihak menjadi tertarik untuk mengadakan kerjasama atau membeli produk
atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Misalnya jika perusahaan meluncurkan
produk baru, biasanya Public Relations juga harus bertindak untuk menghubungi
pihak-pihak yang dianggap dapat bekerjasama untuk mensukseskan produk baru
tersebut.
Mempersiapkan kebutuhan promosi perusahaan, seperti mempersiapkan brosur
dan bentuk promosi perusahaan lainnya
Fungsi promosi yang merupakan bagian dari pemasaran merupakan salah satu
tanggung jawab dari seorang Public Relations. Seorang Public Relations harus
memiliki keahlian untuk memikirkan desain yang menarik untuk brosur periklanan
dan juga memberikan ide yang baik untuk membantu pemasaran produk dan jasa
yang dihasilkan oleh perusahaan. Seorang Public Relations haruslah orang yang
kreatif dan bukan hanya menunggu perintah saja, melainkan juga memiliki ide-ide
untuk membuat perusahaan tempatnya bekerja dikenal oleh pihak lain. Dengan
perusahaan tersebut dikenal oleh pihak lain, maka hal tersebut akan
mempermudah proses pemasaran dalam perusahaan serta membuat pihak lain
tidak merasa ragu untuk menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dengan
perusahaan tersebut.

Perencanaan Marketing Public Relations sangat penting untuk tercapainya sinergi


antara fungsi pemasaran dan PR. Seperti juga semua corporate strategic planning,
perencanaan Marketing Public Relations harus dimulai dengan:
- Penentuan corporates mission: objective juga ditetapkan.
- Penentuan masalah riset dan kegiatan pencarian fakta
- Perencanaan dan programming
48 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA
- Tindakan dan komunikasi: direncanakan implementasi dari rencana program
melalui kegiatan dan komunikasi agar dicapai sasaran khusus yang berkaitan
dengan tujuan corporate.
- Evaluasi program

Berikut beberapa taktik yang biasa digunakan dalam Marketing Public Relations, yaitu:
- Pemberian award,
- Penerbitan buku, majalah, booklet,
- Penyiapan kontes, dan event-event yang menarik,
- Demonstrasi: di toko atau shopping malls,
- Exhibits/pameran: bisa dilaksanakan bersamaan dengan seminar, kongres, dll,
- Fans club,
- Interview,
- Junkets: membawa suatu media untuk membuat suatu cerita, termasuk
visit/tour ke fasilitas riset/pelatihan,
- Lunch,
- Sponsorship,
- Newsletters,
- Official Endorsement: terutama berkaitan dengan government official dapat
membangun market positioning,
- Product placement,
- Questionare,
- Radio contest: on air product mentions secara berkesinambungan,
- Sampling,
- Media tour,
- Video news release,
- Program untuk anak muda: olahraga, seni, dan lain-lain.

49 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


BAGIAN KETUJUH
MARKETING PUBLIC RELATIONS
Tujuan Kompetensi Umum
Setelah mengikuti pokok bahasan ini Saudara diharapkan dapat mengetahui dan
menjelaskan mengenai Marketing Relations

Tujuan Kompetensi Khusus


Sesudah mengikuti kegiatan belajar, Saudara seyogianya mampu :
Menjelaskan pengertian Corporate Identity dan seberapa penting bagi
perusahaan.
Menjelaskan pengertian Corporate Social Responsibility (CSR) dan kaitannya
dengan kepentingan perusahaan dan masyarakat.
Menjelaskan program-program apa yang bisa dilakukan oleh CSR dalam
membangun citra perusahaan.

D. Corporate Identity
Corporate identity atau identitas perusahaan adalah suatu cara/hal yang
memungkinkan perusahaan dikenal dan dibedakan dari perusahaan-perusahaan
lainnya. Identitas perusahaan tersebut harus diciptakan melalui suatu rancangan
desain khusus yang meliputi segala hal khas/unik berkenaan dengan perusahaan yang
bersangkutan secara fisik. Desain itu memiliki wujud sedemikian rupa sehingga dapat
mengingatkan khalayak akan perusahaan tertentu.

Identitas perusahaan memiliki elemen-elemen utama yang meliputi warna/bentuk


bangunan atau pabrik, tipe logo, atribut sampai dengan seragam dan pakaian resmi
perusahaan. Hal yang sama juga diupayakan melelui penyeragaman penampilan
tempat tinggal, dan sering diaplikasikan pada segala hal yang dicetak, serta berbagai
barang. Misalnya, sebuah hotel bertaraf internasional bahkan mengeluarkan begitu

50 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


banyak biaya untuk merancang bentuk bangunan dan penampilan yang khas mulai dari
bingkai jendela, gagang pintu serta tutup lampu hotelnya untuk memberikan kesan
terpadu, unik dan menarik. Warna dan karakter huruf tertentu juga merupakan
elemen dari corporate identity yang mendapat perhatian dari setiap
organisasi/perusahaan dalam perancangannya.

Identitas perusahaan, dengan menyeragamkan penampilan fisik tertentu dari salah


satu atau beberapa aspek perusahaan , dapat memperkuat usaha periklanan dan juga
berfungsi memberikan efek repetisi (pengulangan) sehingga akan membuat usaha-
usaha periklanan lebih efektif.
Kegunaan rancangan warna yang sama, logo yang sama dan tipografi (bentuk-bentuk)
huruf yang sama, ditambah dengan repetisi dalam suatu paket iklan, seluruhnya akan
menjadi identitas suatu perusahaan sebagai suatu pilar pendukung yang berharga bagi
periklanan.
Atas dasar ini, maka pengubahan suatu rancangan identitas perusahaan secara
mendadak akan merugikan pihak perusahaan itu sendiri karena perusahaan itu harus
mengulang kembali usahanya untuk menciptakan ingatan di benak publik atau
khalayak atas keberadaannya yang sangat unik.
Dalam era persaingan yang ketat sekarang ini, merebut tempat di benak konsumen
adalah langkah awal yang sangat penting dalam memenangkan pertarungan.
Komunikasi pemasaran lebih banyak ditujukan untuk menyadarkan calon konsumen
akan kehadiran suatu produk, sebelum tindakan yang sesungguhnya (bertanya atau
membeli) dilakukan. Karena kesadaran inilah yang akan menjadi pemicu tindakan
membeli.

Pasar dibanjiri jutaan produk dan jutaan merek (brands) yang berebut ingin masuk di
benak konsumen.Otak akan dijejali ratusan nama yang harus diingat, berbagai
kebutuhan pokok yang harus dibeli. Hanya nama yang relevan saja yang akan diingat
konsumen. Karena harus bertempur dengan ribuan nama dan berbagai hal lain yang
memecah perhatiannya, maka konsumen hanya tahu apa-apa yang diinformasikan.

51 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Dengan menampilkan sesuatu yang unik, khas dan menarik, konsep positioning akan
menggiring ingatan orang kepada suatu produk.

Konsep positioning dikembangkan oleh dua pakar periklanan, Al Ries dan Jack trout,
pada akhir 1970-an. Mereka menyatakan , hal terpenting dalam keputusan pemasaran
adalah memilih atribut. Positioning bukanlah apa yang dilakukan terhadap produk,
melainkan bagaimana menempatkannya dalam ingatan atau benak konsumen. Dengan
demikian , setia produsen perlu mencari atribut yang dapat dipakai untuk
membenamkan merek produknya ke benak calon konsumen.

Tugas untuk menciptakan identitas perusahaan biasanya menjadi tanggung jawab staf
PR karena hal itu menyangkut semua aspek dari organisasi secara keseluruhan, dan
menjadi bagian yang sangat penting dari total operasi yang dijalankan organisasi.
Biasanya hanya para staf PR yang memiliki wewenang dan ruang gerak yang cukup luas
sehingga bisa meliputi seluruh penjuru organisasi.
Dengan demikian jelaslah bahwa penciptaan identitas perusahaan tidak semata-mata
berkaitan dengan bidang pemasaran atau periklanan saja. Identitas perusahaan
tersebut juga merupakan wahana komunikasi kepada segenap pegawai
perusahaan/anggota organisasi,para pemilik saham, para agen/dealer, konsumen,
lembaga keuangan dan berbagai pihak lainnya yang punya kepentingan dan kaitan
dengan organisasi.

Selain logo yang menjadi ciri khas dan sekaligus daya tarik penjualan produknya,
perusahaan juga sangat mementingkan jargon atau slogan, karena jika sudah terkenal,
slogan itu akan menjadi ciri khas dan andalan pemasaran. Dewasa ini nama atau slogan
dari perusahaan atau produk seringkali dibubuhkan pada logo.

Identitas perusahaan merupakan salah satu bentuk komunikasi yang paling tua.
Sebuah perusahaan atau organisasi sengaja menciptakan identitasnya agar bisa
dibedakan dari perusahaan yang lain serta menetapkan pengakuan visual melalui

52 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


sebentuk identifikasi fisik yang mudah dilihat dan diingat Penciptaan identitas
perusahaan dapat dilakukan melalui suatu proses yang panjang, yaitu mulai dari seleksi
jenis logo, huruf, komposisi warna, lambang dan sebagainya, sesuai dengan
karakteristik atau sosok tertentu yang ingin ditonjolkan.

Beberapa abad yang lalu para raja turun tangan secara langsung untuk memimpin bala
tentaranya ke medan perang. Para pemimpin tidak bersembunyi di dalam ruang
persembunyian, melainkan ikut terjun berperang. Pemimpin tersebut juga secara
terang-terangan mengidentifikasikan dirinya, biasanya dengan rancangan atau simbol
tertentu pada perisainya.

Jika kita berjalan-jalan di pusat kota, kita akan dengan mudah menyaksikan berbagai
macam simbol dari setiap toko dengan bentuk dan warna yang berbeda. Demikian pula
dengan bank-bank.
Upaya untuk menciptakan suatu identitas perusahaan yang efektif dan khas tidaklah
mudah dan murah, karena begitu banyak gagasan yang harus diperhitungkan dan
begitu panjang proses seleksi yang harus dilakuka demi mencapai suatu bentuk yang
benar-benar asli dan bisa diterima. Proses pencariannya akan memakan biaya tidak
sedikit. Sejak tahapan perancangan samapai dengan pemasyarakatannya, proses
penciptaan identitas perusahaan tersebut melibatkan banyak personel, bahan baku
dan aneka kegiatan pendukung,mulai dari percetakan sampai dengan periklanan.
Sekali suatu identitas perusahaan telah ditetapkan maka segenap pihak dari
organisasi/perusahaan yang bersangkutan harus secara bersama-sama
mempromosikan dan memeliharanya. Identitas perusahaan, entah itu berupa logo,
lambang perusahaan, seragam pegawai, dekorasi dan warna cat bangunan dan hal-hal
lain yang membawa ciri khas perusahaan, hendaknya senantiasa dijaga agar lebih
mudah dikenal oleh masyarakat luas. Jika perlu, perusahaan yang bersangkutan harus
membuat buku-buku petunjuk khusus yang menjelaskan mengenai segala karakteristik
dan makna yang terkandung dalam elemen identitas perusahaan tersebut.

53 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Kebutuhan akan adanya identitas perusahaan kembali muncul jika perusahaan
tersebut berganti pemilik, bergabung dengan perusahaan lain, atau berkembang
begitu pesat sehingga mencakup sektor-sektor usaha yang lebih luas. Perubahan
kepemilikan, bidang usaha, dan karakteristik dari suatu organisasi/perusahaan dengan
sendirinya memerlukan identitas yang baru. Tetapi masalahnya, jika identitas
perusahaan yang sebelumnya sudah terlanjur mantap dan tertanam kuat dalam
ingatan para konsumen dan khalayak, maka usaha untuk mengubahnya menjadi jauh
lebih sulit.

Keuntungan lain yang dihasilkan oleh identitas perusahaan yang sudah dikenal luas
oleh masyarakat adalah terdukungnya kegiatan-kegiatan periklanan dan kehumasan
yang dijalankan oleh perusahaan yang bersangkutan. Efektivitas periklanan menjadi
semakin bergantung pada apa yang dilihat konsumen atau khalayak, sehingga
perusahaan harus selalu siap dengan penampilan atau performance terbaiknya. Secara
umum, dampak komunikasi yang terbesar bersumber dari penampakan visual.
Menurut penelitian, efektivitas pesan tertulis hanya mencapai 10 persen, pesan verbal
(kata-kata atau suara) mencapai 20 persen, sedangkan pesan visual mencapai 70
persen. Tipe, bentuk, dan warna-warna logo ternyata dapat melambnagkan (atau
mengundang penafsiran) nilai-nilai tertentu, tingkatan kebudayaan, serta sikap dan
perilaku dari sebuah organisasi/perusahaan. Tipe logo ternyata dapat
mengidentifikasikan atau memunculkan identitas , dan pada gilirannya identitas itu
akan mempersonifikasikan (membentuk sosok tertentu atas suatu lembaga atau
perusahaan di mata khalayak atau konsumennya).

Dahulu, fungsi perancangan identitas perusahaan didominasi oleh agen atau konsultan
Amerika. Pada awalnya, peranan dan keberadaan perancang identitas perusahaan
memang baru berkembang di negara maju tersebut. Negara Amerika memang negara
yang paling awal menyadari pentingnya identitas perusahaan. Tetapi beberapa tahun
belakangan ini, seiring dengan meningkatnya permintaan atau kebutuhan akan

54 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


identitas perusahaan yang representatif, maka di sejumlah negara telah bermunculan
konsultan yang mengkhususkan perancangan identitas perusahaan.
Sebelum menciptakan suatu rancanngan identitas perusahaan, para konsultan
profesional akan mencurahkan perhatiannya pada beberapa aspek yang satu sama lain
berhubungan untuk memperkirakan seperti apa misi atau citra perusahaan yang
terbaik, dan memproyeksikannya sedemikian rupa untuk menarik perhatian konsumen
atau masyarakat luas.

E. Corporate Social Responsibility (CSR)


Corporate Social responsibility (CSR) menjadi salah satu kewajiban yang harus
dilaksanakan oleh perusahaan sesuai dengan isi Pasal 74 UU Perseroan Terbatas (UU
PT) yang baru. UU ini disahkan dalam Sidang Paripurna DPR. CSR dikampanyekan oleh
Perserikatan Bangsa-Bangsa pada tahun 2000, oleh Sekretaris Jendral Koffi Anan
dengan membentuk UN Global Compact. Lembaga ini dibentuk untuk menyusun
strategi implementasi CSR, dan lembaga ini merupakan representasi sektor swasta
untuk mendukung pembangunan yang berkelanjutan dan terwujudnya good corporate
citizenship. Dunia internasional pun terus bergerak untuk menerapkan suatu standar
bagi CSR. Untuk itu pada bulan September 2004 telah dibentuk kelompok kerja di
bidang ISO, Organisasi Internasional untuk Standarisasi, yang akan mengembangkan
standar internasional untuk menyediakan pedoman mengenai tanggung jawab sosial.
Tujuan pendirian kelompok kerja ini adalah untuk menyediakan pedoman tertulis yang
mudah dipahami dan diterapkan bagi siapapun dan bukan dokumen khusus yang
diperuntukkan untuk sertifikasi. Pedoman standar ini direncanakan akan
dipublikasikan pada tahun 2008 sebagai ISO 26000 Guidance on Social Responsibility.
Penerapan pedoman ini bersifat sukarela.

Pemangku kepentingan (stakeholders) yang dapat berpartisipasi dalam kelompok kerja


tanggung jawab sosial untuk mengembangkan ISO 26000 dapat berasal dari 6
kelompok yaitu: industri, pemerintah, tenaga kerja, pelanggan, LSM dan lainnya

55 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Terdapat 7 masalah pokok terkait dengan tanggung jawab sosial adalah:
- Social Development
- Konsumen
- Fair Operating Practices
- Lingkungan
- Ketenagakerjaan
- Hak asasi manusia
- Organizational Governance

Tanggung jawab Sosial Perusahaan atau Corporate Social Responsibility (CSR) adalah
suatu konsep bahwa organisasi/ perusahaan adalah memiliki suatu tanggung jawab
terhadap konsumen, karyawan, pemegang saham, komunitas dan lingkungan dalam
segala aspek operasional perusahaan.

CSR berhubungan erat dengan "pembangunan berkelanjutan", di mana ada


argumentasi bahwa suatu perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya harus
mendasarkan keputusannya tidak semata berdasarkan faktor keuangan, misalnya
keuntungan atau deviden melainkan juga harus berdasarkan tanggung njawab
terhadap publik sekitar.

Corporate Social Responsibility (CSR), merupakan wacana yang sedang mengemuka di


dunia bisnis atau perusahaan. Wacana ini digunakan oleh perusahaan dalam rangka
mengambil peran menghadapi perekonomian menuju pasar bebas. Perkembangan
pasar bebas yang telah membentuk ikatan-ikatan ekonomi dunia dengan terbentuknya
AFTA, APEC dan sebagainya, telah mendorong perusahaan dari berbagai penjuru dunia
untuk secara bersama melaksanakan aktivitasnya dalam rangka mensejahterakan
masyarakat di sekitarnya.
Definisi CSR menurut World Business Council on Sustainable Development adalah
komitmen dari bisnis/perusahaan untuk berperilaku etis dan berkontribusi terhadap
pembangunan ekonomi yang berkelanjutan, seraya meningkatkan kualitas hidup

56 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


karyawan dan keluarganya, komunitas lokal dan masyarakat luas. Definisi lain, CSR
adalah tanggung jawab perusahaan untuk menyesuaikan diri terhadap kebutuhan dan
harapan stakeholders sehubungan dengan isu-isu etika, sosial dan lingkungan, di
samping ekonomi (Warta Pertamina, 2004).

Sedangkan Petkoski dan Twose (2003) mendefinisikan CSR sebagai komitmen bisnis
untuk berperan untuk mendukung pembangunan ekonomi, bekerjasama dengan
karyawan dan keluarganya, masyarakat lokal dan masyarakat luas, untuk
meningkatkan mutu hidup mereka dengan berbagai cara yang menguntungkan bagi
bisnis dan pembangunan.

F. Membangun Citra Perusahaan Melalui Program CSR


Dalam News Of PERHUMAS (2004) disebutkan, bagi suatu perusahaan, reputasi dan
citra korporat merupakan aset yang paling utama dan tak ternilai harganya. Oleh
karena itu segala upaya, daya dan biaya digunakan untuk memupuk, merawat serta
menumbuhkembangkannya. Beberapa aspek yang merupakan unsur pembentuk citra
& reputasi perusahaan antara lain : (1) kemampuan finansial, (2) mutu produk dan
pelayanan, (3) fokus pada pelanggan, (4) keunggulan dan kepekaan SDM, (5) reliability,
(6) inovasi, (7) tanggung jawab lingkungan, (8) tanggung jawab sosial, dan (9)
penegakan Good Corporate Governance (GCG).

Arus globalisasi telah memicu dinamika lingkungan usaha ke arah semakin liberal,
sehingga mendorong setiap entitas bisnis melakukan perubahan pola usaha melalui
penerapan nilai-nilai yang ada dalam prinsip GCG, yakni: fairness, transparan,
akuntabilitas dan responsibilitas, termasuk tanggung jawab terhadap lingkungan, baik
fisik maupun sosial. Berdasarkan pertimbangan nilai dan prinsip GCG, maka dalam
rangka meningkatkan citra dan reputasi dan sebagai upaya untuk menunjang
kesinambungan investasi, setiap enterprise memerlukan tiga hal:
- Adil (fair) kepada seluruh stakeholders (tidak hanya kepada shareholders).

57 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


- Proaktif, berperan sebagai agent of change dalam pemberdayaan masyarakat di
daerah operasi.
- Efisien, berhati-hati dalam pengeluaran biaya yang sia-sia terutama untuk
penyelesaian masalah yang timbul dengan stakeholders fokus di sekitar daerah
operasi.

Tanggung jawab perusahaan terhadap lingkungan diejawantahkan dalam kebijakan


Kesehatan Keselamatan Kerja & Lindungan Lingkungan (K3LL) dan program Tanggung
Jawab Sosial Perusahaan (Corporate Social Responsibility/CSR). Berdasarkan sifatnya,
pelaksanaan program CSR dapat dibagi dua, yaitu :
- Program Pengembangan Masyarakat (Community Development/CD)
- Program Pengembangan Hubungan/Relasi dengan publik (Relations
Development/RD).
Sasaran dari Program CSR (CD & RD) adalah:
- Pemberdayaan SDM lokal (pelajar, pemuda dan mahasiswa termasuk di dalamnya)
Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat sekitar daerah operasi
- Pembangunan fasilitas sosial/umum
- Pengembangan kesehatan masyarakat
- Sosbud, dan lain-lain

Dalam implementasi CSR ini public relations (PR) mempunyai peran penting, baik
secara internal maupun eksternal. Dalam konteks pembentukan citra perusahaan, di
semua bidang pembahasan di atas boleh dikatakan PR terlibat di dalamnya, sejak fact
finding, planning, communicating, hingga evaluation.

Program dan kegiatan CSR dilakukan melalui tahapan-tahapan berikut:


1) Pengumpulan Fakta
Banyak permasalahan yang dihadapi masyarakat sekitar daerah operasional
perusahaan. Mulai dari permasalahan lingkungan seperti polusi, sanitasi lingkungan,
pencemaran sumber daya air, penggundulan hutan sampai dengan permasalahan

58 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


ekonomi seperti tingkat pengangguran yang tinggi, sumber daya manusia yang tidak
berketerampilan, rendahnya kemauan berwirausaha dan tingkat produktivitas
individu yang rendah.PR bisa mengumpulkan data tentang permasalahan tersebut
dari berbagai sumber, misalnya dari berita media massa, data statistik, obrolan
warga, atau keluhan langsung dari masyarakat.
2) PerumusanMasalah
Masalah secara sederhana bisa dirumuskan sebagai kesenjangan antara yang
diharapkan dengan yang dialami, yang untuk menyelesaikannya diperlukan
kemampuan menggunakan pikiran dan keterampilan secara tepat. Misalnya, dari
pengumpulan fakta diketahui salah satu masalah yang mendesak dan bisa
diselesaikan dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki organisasi adalah
rendahnya keterampilan para pemuda sehingga tak bisa bersaing di pasar kerja atau
tak bisa diandalkan untuk membuka lapangan kerja bagi dirinya. Berdasarkan hal
tersebut, maka dirumuskan permasalahan: Rendahnya keterampilan kerja pemuda
lulusan sekolah menengah.
3) PerencanaanPemrograman
Perencanaan merupakan sebuah prakiraan yang didasarkan pada fakta dan
informasi tentang sesuatu yang akan terwujud atau terjadi nanti. Untuk
mewujudkan apa yang diperkirakan itu dibuatlah suatu program. Setiap program
biasanya diisi dengan berbagai kegiatan. Kegiatan sebagai bagian dari program
merupakan langkah-langkah yang ditempuh untuk mewujudkan program guna
mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
4) Aksi Komunikasi
Aspek dari aksi dan komunikasi inilah yang membedakan kegiatan community
relations dalam konteks PR dan bukan PR. Di mana watak PR ditampilkan lewat
kegiatan komunikasi. PR pada dasarnya merupakan proses komunikasi dua arah
yang bertujuan untuk membangun dan menjaga reputasi dan citra organisasi di
mata publiknya. Karena itu, dalam program CSR selalu ada aspek bagaimana
menyusun pesan yang ingin disampaikan kepada komunitas, serta melalui media
apa dan cara bagaimana.Sedangkan aksi dalam implementasi program yang sudah

59 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


direncanakan, pada dasarnya sama saja dengan implementasi program apa pun.
Kembali pada contoh kasus awal, ketika program pendidikan dan pelatihan
keterampilan itu dijalankan, harus ada ruangan, baik untuk penyampaian teori
maupun bengkel kerja sebagai tempat praktik. Di situlah aksi pendidikan dan
pelatihan dijalankan. Di dalamnya tentu saja ada komunikasi yang menjelaskan
kenapa program itu dijalankan, juga masalah tanggungjawab sosial organisasi pada
komunitasnya sehingga memilih untuk menjalankan program kegiatan tersebut.
Dengan begitu diharapkan akan berkembang pandangan yang positif dari komunitas
terhadap organisasi sehingga reputasi dan citra organisasi menjadi baik.
5) Evaluasi
Evaluasi merupakan keharusan pada setiap akhir program atau kegiatan untuk
mengetahui efektivitas dan efisiensi program. Berdasarkan hasil evaluasi ini bisa
diketahui apakah program bisa dilanjutkan, dihentikan atau dilanjutkan dengan
melakukan beberapa perbaikan dan penyempurnaan. Namun dalam konteks
community relations perlu diingat bahwa evaluasi bukan hanya dilakukan terhadap
penyelenggaraan program atau kegiatan belaka. Melainkan juga dievaluasi
bagaimana sikap komunitas terhadap organisasi. Evaluasi atas sikap publik ini
diperlukan karena, pada dasarnya community relations ini meski merupakan wujud
tanggungjawab sosial organisasi, tetap merupakan kegiatan PR.

60 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


BAB KEDELAPAN
PUBLIC RELATIONS DAN MANAJEMEN KRISIS

Tujuan Kompetensi Umum


Setelah mengikuti pokok bahasan ini Saudara diharapkan dapat mengetahui dan
menjelaskan Public Relations dan Manajemen Krisis

Tujuan Kompetensi Khusus


Sesudah mengikuti kegiatan belajar, Saudara seyogianya mampu :
Menjelaskan pengertian dan penyebab krisis
Menyebutkan dan menjelaskan strategi mengatasi krisis
Menjelaskan peranan Public Relations dalam masa krisis
Menjelaskan bagaimana sikap PR dalam menanggapi Pers dimasa Krisis
Menjelaskan upaya-upaya yang bisa dilakukan untuk pengendalian Komunikasi
pada masa krisis.

A. Pengertian dan Penyebab Krisis


Hampir semua organisasi pernah mengalami krisis, hal ini menimbulkan kesadaran dari
pimpinan organisasi/perusahan bahwa mereka memerlukan kesiapan tersendiri untuk
menghadapi krisis, terutama yang berkaitan dengan media relations atau hubungan
dengan pers. Kesadaran seperti ini, juga dapat diartikan sebagai peluang yang baik bagi
para praktisi public relations di organisasi-organisasi.

Seperti diketahui, kemajuan teknologi media, akan dengan mudah dan cepat
menyampaikan informasi krisis ke seluruh penjuru. Berita mengenai krisis, isu miring,
atau pun berita negatif akan dengan cepat menyebar ke mana-mana. Teknologi
internet yang kini menjadi bagian dari kehidupan kita menyebabkan mudahnya
memperoleh informasi.

61 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Krisis adalah masa gawat atau genting, dimana situasi tersebut dapat merupakan titik
baik atau sebaliknya. Oleh karena itu masa-masa krisis adalah momen-momen
tertentu. Jika krisis ditangani dengan baik dan tepat waktu, momen mengarah pada
situasi membaik, dan sebaliknya, jika tidak segera ditangani, krisis akan mengarah pada
situasi memburuk, bahkan dapat berakibat fatal.
Pada dasarnya ada dua macam kemungkinan krisis. Pertama, yang bisa diperhitungkan,
dan kedua, yang tidak bisa diperhitungkan. Yang bisa diperhitungkan, berkaitan erat
dengan karakteristik atau bidang kegiatan yang digeluti oleh suatu organisasi.
Sedangkan yang tidak bisa diantisipasi adalah krisis eksternal yang juga sama-sama
berbahaya.
Kriris bisa terjadi dimana saja dan kapan saja, dan terjadi pada siapa saja. Krisis ini bisa
terjadi dalam berbagai bentuk.

Menurut Lesly dalam bukunya Everything You Wanted To Know About Public Relations
menyatakan bahwa sumber kisis antara lain :
a. Bencana seperti kebakaran, gempa bumi akan berpengaruh terhadap orang-orang
dalam dan publik luar perusahaan seperti pelanggan, agen, investor publik,
komunitas suatu pabrik/perusahaan.
b. Kondisi darurat yang datang secara tiba-tiba atau suatu perkembangan kondisi
darurat ini seperti sabotase produk, perusahaan atau produk yang mengandung
racun.
c. Penanaman bom dapat menimbulkan kepanikan dan kerusakan atau suatu
pemogokan karyawan perusahaan.
d. Rumor yang jelek tentang perusahaan atau produk.
e. Adanya letupan seperti boikot dari berbagai aktivis (semacan LSM), permintaan
pemerintah untuk menarik produk, penculika seorang eksekutif perusahaan.

Sumber krisis tersebut diatas dapat digolongkan menjadi jenis :


- Kecelakaan industri

62 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


- Masalah lingkungan
- Masalah perburuhan
- Masalah produk
- Masalah dengan investor, desas-desus, isue
- Peraturan pamerintah
- Terorisme

B. Strategi Mengatasi Krisis


Semua kejadian krisis diatas akan menjadi lebih buruk bila tidak ditangani dengan
serius oleh tim PR karena akan berdampak pada pencemaran nama baik atau citra
organisasi/perusahaan. Kalau kedua hal itu sudah tercemar, maka akan berdampak
pada publik yang akan dilayaninya, dan jika tidak ada penanganan lebih lanjut, maka
akan berpengaruh pada kinerja yang pada akhirnya bisa jadi akan membuat organisasi
atau perusahaan tutup atau bangkrut bahkan terpaksa dijual kepada orang lain. Oleh
karena itu untuk menangani ini semua tim PR harus dipersiapkan dengan matang.
Dalam mengatasi krisis tersebut, para praktisi humas atau PR dapat menggunakan
strategi 3 P, yaitu:
1. Strategi Pencegahan
Yaitu tindakan preventif melalui antisipasi terhadap situasi krisis. Seorang praktisi
humas harus memiliki kepekaan terhadap gejala-gejala yang timbul mendahului krisis.
Selain itu ia juga dituntut untuk mampu berpikir strategis untuk dapat mengantisipasi,
menganalisis sekaligus memposisikan masalah krisis agar krisis dapat dicegah secara
dini.
2. Strategi persiapan
Jika krisis tidak dapat dicegah sejak dini, strategi persiapan dapat dilakukan melalui dua
langkah :
- Perusahaan membentuk tim krisis dan tim ini terdiri dari pemimpin perusahaan
(presiden direktur atau direktur utama), manajer umum, manajer personalia, manajer
operasi, manajer keamanan dan manajer public relations serta para manajer lain yang

63 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


berkaitan dengan krisis tersebut. Tim ini harus selalu berhubungan baik melalui
berbagai saluran komunikasi agar dapat memantau situasi krisis dari waktu ke waktu.
- Tim harus mendapatkan informasi tentang krisis dengan jelas dan akurat, sehingga
pers akan mendapatkan informasi akurat.

C. Strategi Penanggulangan
Jika strategi persiapan dan pencegahan tidak sempat dilaksanakan, langkah terakhir
yang diambil adalah strategi penanggulangan, yaitu masa kuratif. Dalam strategi
penanggulangan terdapat langkah-langkah yang harus diambil sesuai dengan kondisi
krisis :
a. Kondisi krisis akut, pengamanan yang harus dilakukan dalam kondisi ini melalui
tahapan:
- Mengidentifikasi krisis
mencari penyebab timbulnya krisis. Sebab tanpa mengetahui penyebabnya,
penanggulangan krisis menjadi sulit, jika faktor penyebab diketahui, maka
perusahaan dapat memastikan apakah krisis dapat ditanggulangi atau tidak.
- Mengisolasi krisis
Agar krisis dapat ditangani sebaik mungkin, krisis perlu diisolasi agar operasional
tidak terganggu dan agar efektivitas penanggulangan dapat ditingkatkan. Tim
khusus dibebaskan dari kegiatan rutinnya, bisa bekerja sama dengan konsultan
public relations. Tim khusus juga harus menunjuk juru bicara untuk menghadapi
publik pers agar kesimpangsiuran berita dapat dicegah.
- Mengendalikan krisis
Agar krisis tidak meluas, krisis harus dikendalikan. Setelah krisis berhasil
diidentifikasi, penanggulangan dapat dilaksanakan. Itulah penanggulangan krisis.
Jika krisis berhasil diidentifikasi, artinya krisis berhasil dikendalikan. Dengan
demikian keputusan tepat dan baik harus diambil.

b. Kondisi kesembuhan, merupakan saat dimana perusahaan mengintrospeksi


mengapa krisis terjadi. Bagi perusahaan yang gagal mengatasi krisis berarti kondisi

64 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


kesembuhan tidak tercapai. Hal ini akan menjadi masa kegoncangan bahkan
kebangkrutan perusahaan. Bagi perusahaan yang berhasil menanggulangi krisis dengan
baik berarti kondisi kesehatan dapat dicapai. Sehingga masa ini merupakan masa yang
menenangkan yang mengarah kepada pemulihan atau kesembuhan.

2) Peranan Public Relations Dalam Masa Krisis


Public relations memiliki peranan penting dalam menangani masa krisis, mengingat
masa krisis dapat berdampak negatif terhadap citra perusahaan, sehingga peran public
relations merupakan fungsi manajemen yang strategis.
Dalam menjalankan peran penting tersebut, para praktisi humas atau public relations
officer dapat menempuh langkah-langkah strategis sebagai berikut :
- Press relations (hubungan pers)
- Government relations (hubungan pemerintah)
- Opinion leaders relations (hubungan dengan pemuka pendapat)
- Trade relations (hubungan perdagangan)

Hal-hal yang harus dilakukan dalam mengatasi krisis adalah :


a) Fact finding, mencari dan mengumpulkan data, termasuk data penyebab krisis
secara lengkap.
b) Membentuk pusat informasi
c) Memilih juru bicara yang kompeten dan berepnaglaman. Pastikan bahwa juru
bicara mendapatkan semua data dan informasi serta data yang benar.
d) Berikan keterangan yang cukup, jelas dan benar kepada pers, agar mereka tidak
mencari ke sumber lain yang tidak sesuai.
e) Membuat dokumentasi kejadian tersebut berupa foto, tape atau video sebagai
data.
f) Memperbaharui data-data pers dari waktu ke waktu.
g) Memberitahukan operator bahwa tidak ada seorangpun yang memberikan
keterangan selain juru bicara.
h) Permintaan pers untuk kepentingan informasi mereka harus dipenuhi secepatnya.

65 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


i) Hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam mengatasi krisis :
j) Jangan berkata no comment kepada pers, karena hal itu akan memancing
spekulasi atau praduga.
k) Jangan membesar-besarkan keadaan.
l) Jangan menyatakan off the record
m) Jangan menyimpang dari kebijakan perusahaan.

Disamping itu, tentunya situasi krisis ini akan menarik media dengan cepat. Begitu ada
berita atau isu yang tidak benar, pasti media atau wartawan akan menciumnya dan
dengan cepat mereka akan datang dan mencari manajer atau bahkan karyawan yang
sebenarnya tidak berwenang untuk memberikan keterangan resmi untuk dimintai
beritanya.
Tentunya, orang PR tidak rela jika informasi yang beredar ke pihak eksternal begitu
saja mengalir tanpa ada koordinasi dan kontrol darinya. Apa yang akan diutarakan
didepan pers dan apa yang akan dijawab apabila pers menanyakannya, harus benar-
benar dibawah kendali tim PR organisasi/perusahaan Ini penting karena citra atau
nama baik perusahaan dipertaruhkan.
Tidak semua yang diketahui tim PR akan serta merta diungkapkan, tetapi harus dipilih
mana yang akan diungkapkan sendiri dan mana yang harus dijawab oleh orang lain
atau pejabat lain yang berwenang.

Sering sekali pers menyelinap dan menanyakannya kepada karyawan. Oleh karena itu
pastikan bahwa mereka tidak akan memberikan jawaban atau pernyataan selain dari
orang PR atau manajemen yang telah dipersiapkan. Wartawan sering juga ingin
mendapatkan keterangan langsung dari pihak lain, misalnya para korban yang selamat,
saksi atau pihak keamanan. Usaha wartawan ini sulit untuk dikendalikan oleh tim PR,
karena sudah diluar otoritasnya.

Ada hal penting yang diingat oleh praktisi PR, soal pers, dalam situasi krisis, yaitu :
- Pers beranggapan bahwa berita buruk adalah berita yang baik bagi pers.

66 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


- Pers juga akan menelusuri pihak-pihak yang terlibat dalam suatu krisis dan akan
mencecar korban dengan pertanyaan-pertanyaan yang bisa memojokkan
Dalam hal ini, penting untuk diketahui bagaimana strategi berhubungan dengan media
yang baik. Karena hal demikian akan menjadi salah satu kunci penting, bagaimana PR
dapat mengambil peranannya dengan baik.
Selain pers, stakeholder lainnya juga penting untuk dihadapi secara khusus. Banyak
pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan krisis pasti akan diajukan oleh pihak-
pihak yang berkepentingan. Tim juga harus bisa menjelaskan hal yang sama kepada
stakeholder.
Untuk memuluskan program PR, bisa pula dihadirkan pihak ketiga yang dianggap
kompeten dan netral. Pihak ketiga ini bisa perorangan maupun organisasi yang
dianggap bisa memberikan opini yang independen, namun menguntungkan.

Disinilah peranan lobbying yang seharusnya selalu dilakukan oleh PR menjadi sangat
berarti. Hubungan baik dengan pihak tokoh masyarakat, para pengamat, LSM,
karyawan berpengaruh, dapat menjadi pihak ketiga yang penting untuk memuluskan
program PR, baik sebagai nara sumber pers, atau pun menjelaskan kepada publik
mengenai masalah yang terjadi.
Dengan demikian, PR dapat berperan sebagai penarik dan penilai kesimpulan atas
opini, sikap serta aspirasi dari berbagai kelompok masyarakat (internal dan eksternal)
yang terkena dampak kegiatan PR. Selain itu, PR dapat juga mengajukan usul atau
saran kebijakan atau etika perilaku tertentu yang akan menyelaraskan kepentingan
klien dengan kelompok masyarakat tertentu. Juga, PR dapat merencanakan dan
melaksanakan rencana janga pendek, menengah, dan panjang untuk menciptakan dan
meningkatkan pengertian dan pemahanan terhadap objek, kegiatan, metode dan
masalah yang dihadapi.
Pentingnya peranan PR dalam menghadapi isu atau krisis jelas tidak bisa diragukan
lagi. Tidak bisa dibayangkan bagaimana jadinya bila organisasi mengalami krisis dan
diisukan negatif, tapi tidak ada sfat PR yang menanganinya. Pasti isu akan semakin
berkembang dan krisis akan semakin membesar.

67 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Bahkan karena banyak berurusan dengan opini dan persepsi publik, PR juga digunakan
untuk menyelamatkan nama baik perusahaan. Tugas PR bisa juga meluruskan opini
yang keliru tentang suatu institusi.

A. Menanggapi Pers dimasa Krisis


Ada tiga langkah konsep dasar yang akan membantu tim PR sebelum menghadapi pers
dimasa krisis :
- Sebagai bagian dari manajemen, juru bicara dari organisasi/perusahaan adalah orang
PR. Tekankan bahwa pada kepala departemen akan memberitahukan bawahannya
bahwa mereka tidak diperkenankan berbicara dengan wartawan selama masa krisis
berlangsung. PR sebagai juru bicara yang akan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari
wartawan
- Sebelum menjawab atau merespon media, tentukan secara cepat dan tepat fakta yang
meliputi kejadian itu.
- Berinisiatiflah untuk menghubungi media jika ingin menyampaikan suatu berita.
Karena dengan cara ini, maka berita yang akan disampaikan akan lebih akurat dan
mencerminkan bahwa organisasi atau perusahaan lebih kooperatif dengan media.

B. Pengendalian Komunikasi
Untuk pengendalian komunikasi, bagian operator telepon, bagian keamanan,
resepsionis, sekretaris, dan manajer harus diberitahu lebih lanjut kemana dan kepada
siapa mereka harus menyambungkan teleponnya untuk mendapatkan informasi.
Usaha ini disebut dengan pengendalian komunikasi.
Berkaitan dengan hal diatas, maka harus juga dipilih siapa orang yang dirasa mampu
menjadi juru bicara organisasi /perusahaan dimasa krisis. Untuk mendapatkannya,
maka harus dikonsultasikan dengan beberapa orang dibawah ini :
- Manajer puncak
- Direktur Public Relations perusahaan
- Wakil presiden regional atau wakil presiden operasi.

68 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Yang lebih utama dari semuanya itu, jangan menutup-nutupi, jangan membelokkan,
dan jangan berbohong kepada pers.
Aktivitas tim PR juga harus diawali dengan penemuan fakta (fact finding) yang
dipergunakan sebagai dasar pembuatan laporan dan informasi yang akan diberikan
kepada pihak internal maupun eksternal organisasi/perusahaan. Usaha ini penting
untuk menghilangkan rumor yang terus berkembang. Oleh sebab itu, agar tidak
berlarut-larut, pengungkapan fakta yang berhasil dikumpulkan akan sangat
bermanfaat.
Jika tim PR kurang berpengalaman, mintalah hasil investigasi dari ahlinya, misalnya dari
tim forensik, konsultan, rumah sakit, BPOM (Badan Pengawasan Obat dan Makanan)
untuk melengkapi laporannya yang akan diberikannya ke berbagai pihak. Para saksi
atas kejadian atau peristiwa krisis ini juga harus dicatat dengan baik agar sewaktu-
waktu dapat dimintai keterangannya.

69 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


BAGIAN KESEMBILAN
KOMUNIKASI BISNIS
Tujuan Kompetensi Umum
Setelah mengikuti pokok bahasan ini diharapkan Saudara dapat mengetahui dan
menjelaskan tentang pengertian komunikasi bisnis serta aspek-aspek dalam
komunikasi bisnis.

Tujuan Kompetensi Khusus


Sesudah mengikuti kegiatan belajar, Saudara seyogianya mampu :
Menjelaskan pengertian Komunikasi
Menjelaskan pengertian Komunikasi Bisnis
Menjelaskan hal-hal yang berkaitan dengan komunikasi verbal, manfaat komunikasi
verbal dan contoh komunikasi verbal dalam bisnis.
Menjelaskan hal-hal yang berkaitan dengan komunikasi non verbal, manfaat
komunikasi non verbal dan contoh komunikasi non verbal dalam bisnis.

A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi ada di mana-mana: di rumah, ketika anggota-anggota keluarga berbincang
di meja makan; di kampus, ketika mahasiswa-mahasiswa mendiskusikan hasil ujian; di
kantor, ketika kepala bagian membagi projek; di masjid, ketika muballigh berkhotbah;
di DPR, ketika wakil-wakil rakyat itu bersidang; juga di taman, ketika seorang pecinta
mengungkapkan rindu dendamnya. Komunikasi menyentuh segala aspek kehidupan
manusia.

Sekitar 75% dari seluruh waktu manusia digunakan untuk berkomunikasi (Tubbs &
Moss, 1996). Meskipun demikian, ketika manusia dilahirkan ia tidak dengan sendirinya
dibekali kemampuan untuk berkomunikasi efektif. Kemampuan seperti itu bukan

70 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


bawaan melainkan dipelajari.
Setiap orang, terlepas apa pun tujuannya dalam kehidupan, harus memperoleh tingkat
minimum ketrampilan berkomunikasi untuk bertahan hidup. Komunikasi yang efektif
memberikan keuntungan dalam mencapai tujuan-tujuan pribadi dan pekerjaan.
Siapapun dan apapun pekerjaan seseorang, setiap orang tidak bisa tidak harus
melakukan komunikasi. Sebuah survei atas 1.000 manajer personalia di Amerika
Serikat menunjukkan bahwa tiga ketrampilan terpenting bagi kinerja pekerjaan
menyangkut komunikasi (berbicara, mendengarkan, dan menulis). Ketrampilan-
ketrampilan tersebut melebihi pentingnya kecakapan teknis, pengalaman kerja, latar
belakang akademik, dan surat rekomendasi (Adler & Elmhorst, 1996).

Dengan latar belakang tersebut di atas, pertanyaan dasar yang pertama diajukan
adalah apakah komunikasi itu? Dance & Larson (1976), sebagaimana dikutip oleh
Pace & Faule (1998), telah mengumpulkan 126 definisi komunikasi yang berbeda-beda,
namun tidaklah memungkinkan untuk membahas semua definisi tersebut.

Komunikasi, menurut Curtis (1996), adalah pertukaran pesan. Sedangkan Katz (1994)
berpendapat bahwa komunikasi adalah proses bertukar pengertian. Selanjutnya, Tubbs
& Moss (1996) mengatakan bahwa komunikasi adalah berbagi pengalaman.
Sedangkan Luthans (1973) mendefinisikan komunikasi sebagai pemindahan informasi.
Lain lagi dengan Pace & Faules (1998), mereka mendefinisikan komunikasi sebagai
tindakan pertunjukan-pesan dan penafsiran-pesan.

Dari beberapa definisi tersebut di atas yang nampak berbeda-beda, sebenarnya


mereka memiliki dua kesamaan yaitu bahwa dalam sebuah komunikasi terjadi
pertukaran atau pemindahan dan adanya sesuatu yang dipertukarkan atau
dipindahkan (yaitu pesan atau informasi)

B. Pengertian Komunikasi Bisnis

71 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Apa pengertian komunikasi bisnis? Komunikasi bisnis diartikan sebagai komunikasi
yang terjadi dalam dunia bisnis dalam rangka mencapai tujuan dari bisnis itu (Katz,
1994). Istilah bisnis dalam konteks ini diterjemahkan sebagai suatu organisasi
perusahaan. Oleh karena itu, Pace & Faules (1998) menggunakan istilah komunikasi
organisasi yang diartikan sebagai suatu pertunjukan dan penafsiran pesan di antara
unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu.

Mengapa komunikasi terjadi di dalam sebuah organisasi (perusahaan)? Jawabannya


adalah bahwa ada beberapa alasan yang mengharuskan komunikasi terjadi di dalam
sebuah organisasi, sebagai berikut:

1. Perlunya memberikan dan diberikan informasi (pesan). Para karyawan, manajer,


klien, pelanggan, pemasok, pemerintah dan seterusnya akan berinteraksi di dalam
dan dengan organisasi. Dalam interaksi tersebut mereka memberikan dan diberikan
informasi (pesan).
2. Untuk mempengaruhi dan membantu orang lain. Antara lain bahwa para manajer
perlu memotivasi para karyawan agar mereka bersedia untuk bekerjasama dalam
rangka mencapai tujuan organisasi; para karyawan membantu para pelanggan
untuk mengatasi permasalahan mereka.
3. Pentingnya mengambil keputusan dan mengatasi masalah. Sebelum pengambilan
keputusan dan pemecahan masalah dilakukan manajer memerlukan informasi.
4. Agar dapat mengawasi dan mengendalikan organisasi serta mengevaluasi kinerja
organisasi berikut kinerja semua sumberdaya yang digunakan dalam organisasi.

Komunikasi Bisnis : Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal.

C. Komunikasi Verbal
Dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis adalah komunikasi
verbal dan non verbal.

72 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Verbal Communications merupakan bentuk komoditi yang lazim digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan ataupun lisan,
bentuk komunikasi ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik.
Contoh :
Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak
pembayarannya
Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain
Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan
Membuat dan mengirim surat pemesan barang (order) kepada pihak lain
Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada pihak lain.
Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain
Membuat dan mengirim surat penolakan kerja
Membuat dan mengirim surat kontrak kerja dengan pihak lain
Berdiskusi dalam suatu tim kerja (teamwork)
Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja
Mengadakan briefing dengan staf karyawan
Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan
Melakukan teleconference dengan pihak lain

Komunikasi Bisnis yang efektif sangat tergantung pada keterampilan seseorang dalam
mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan
bisnis, seseorang dapat mengunakan tulisan dan lisan. Sedangkan untuk menerima
pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.

Aneka Bentuk Komunikasi verbal dalam bisnis


a. Membaca dan menulis
umumnya dalam mengirimkan pesan-pesan bisnis orang lebih senang berbicara
(speaking) daripada menulis (writing), alasannya komunikasi lisan relatif lebih mudah,

73 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


praktis (efisien) dan cepat. Meskipun demikian bukan berarti bahwa komunikasi lewat
tulisan tidak penting, karena tidak semua hal yang bisa disampaikan secara lisan.
Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan
menggunakan tulisan.
b. Mendengar dan membaca
Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau
mendapatkan informasi dari pada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal
tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengar (listening) dan membaca
(reading)

D. Komunikasi Nonverbal
Nonverbal communications merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar
dalam komunikasi bisnis. Sebelum manusia menggunakan kata-kata, menusia telah
menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat
untuk berkomunikasi dengan orang lain. Contoh dari komunikasi non verbal
- Menggertakan gigi untuk menunjukan kemarahan
- Gambar pria dan wanita yang dipasang dipintu toilet untuk menunjukan kamar
sesuai dengan jenis kelamin
- Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa
senang, simpati dan penghormatan
- Membuang muka untuk menunjukan sikap tidak senang atau antipati terhadap
orang lain
- Menggelengka kepala untuk menunjukan sikap menolak atau keheranan.
- Mengganggukan kepala untuk menunjukan tanda setuju atau OK
- Menutup mulut dengan telapak tangan untuk menunjukan suatu kebohongan
- Ruang tunggu sebuah Bank disediakan tanpa tempat duduk untuk menunjukan
bahwa para nasabah akan dilayani dengan cepat tanpa harus menunggu lama.

74 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Jadi dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang
berbagai macam perasaan orang lain, baik rasa senang, benci, cinta, rindu dan
sebagainya.
Komunikasi nonverbal penting artinya terutama dalam menyampaikan perasaan dan
emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran serta sifatnya yang efisien.
Keunggulan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini
berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan
yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum orang akan
mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan
bahasa tubuh (bahasa isyarat)

Tujuan Komunikasi nonverbal


1. Menyediakan/memberikan informasi
2. Mengatur alur percakapan
3. Mnekspresikan emosi
4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan
verbal
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
6. mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya bagaimana mengayunkan tongkat
golf yang benar dan baik.

Tahapan Proses Komunikasi


1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
3. Pengirim menyampaikan pesan
4. Penerima menerima pesan
5. Penerima menafsirkan pesan
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pegirim

75 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Tahap 1 Tahap 6

Pengirim mempunyai Penerima mengirim ide


pesan
gagasan

SALURAN
Tahap 2 Tahap 5

Pengirim mengubah Penerima menafsirkan

Ide menjadi pesan pesan

Tahap 3 Tahap 4
Pengirim mengirim Penerima menerima
pesan pesan

Bagan Proses Komunikasi

Faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan:


1. Masalah dalam mengembangkan pesan
MEDIA tentang isi pesan, kurang terbiasa
Mencakup antara lain munculnya keraugu-raguan
dengan situasi atau asing dengan audiens, adanya pertentangan emosi, kesulitan
dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
2. Masalah dalam dalam menyampaikan pesan
Terkait dengan sarana fisik untuk berkomunikasi
3. Masalah dalam menerima pesan
Gangguan yang umum terjadi kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi,
pikiran melayang kemana-mana, memikirkan hal-hal lain diluar yang dibicarakan.
4. Masalah dalam menafsirkan pesan
Perbedaan latar belakang
Perbedaan penafsiran kata
Perbedaan reaksi emosional

76 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


BAGIAN KESEPULUH
BUSINESS WRITING SKILL

Tujuan Kompetensi Umum


Setelah mengikuti pokok bahasan ini Saudara diharapkan dapat mengerti dan mampu
mempraktekan beberapa keterampilan yang terkait denganbusiness writing dan
business speaking.

Tujuan Kompetensi Khusus


Sesudah mengikuti kegiatan belajar, Saudara seyogianya mampu :
Mengetahui pengertian, bagian-bagian dan jenis Surat Bisnis
Merancang dan membuat beraneka surat-surat bisnis dengan bentuk dan bahasa yang
benar.
Mengetahui dan menyebutkan pengertian , bagian-bagian dan kegunaan dari Laporan
Bisnis.
Merancang dan membuat Laporan Bisnis
Mengetahui dan menyebutkan pengertian , bagian-bagian dan kegunaan dari Proposal
Binsis.
Merancang dan membuat proposal Bisnis.

Komunikasi merupakan suatu keterampilan antara individu-individu dalam organisasi.


Kemampuan untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada
kepekaan seseorang sebagai komunikator. Bila dinamika komunikasi telah diketahui,
apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi dapat terbaca dengan akurat. Jaringan
komunikasi yang jelas juga memungkinkan tersampaikannya pesan-pesan dengan baik.
Disamping itu keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar,
dan berbicara sangat penting dan harus dimiliki oleh pimpinan perusahaan, karena
merupakan faktor yang sangat mempengaruhi keberhasilan dalam dunia bisnis.

77 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Seorang pelatih manajemen, sekretaris, akuntan, analisis keuangan, pialang, peneliti,
atau ahli manajemen sumber daya manusia juga membutuhkan kemampuan
berkomunikasi dengan orang lain secara efektif dan efisien.
Untuk itu beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi ini
dikemukakan oleh Djoko Purwanto dalam bukunya berjudul Komunikasi Bisnis. Hal-hal
tersebut antara lain :
1. Membaca.
Dengan membaca dari berbagai sumber baik itu dari buku, majalah maupun koran
akan membuat seseorang bertambah pengetahuan serta cakrawala berpikir terbuka.
Hal ini tentu akan membawa keuntungan bagi diri sendiri, karena akan mengetahui
perkembangan dunia dan peristiwa teraktual yan terjadi. Sehingga bila berinteraksi
dengan orang lain akan selalu memiliki benang merah atau tidak tulalit.
2. Mendengarkan.
Dewasa ini banyak orang yang pandai berbicara, baik itu dari yang sesuai dengan
kenyataan ataupun hanya tong kosong saja. Untuk itu diperlukan adanya kemampuan,
agar pembicaraan tidak asal melainkan bermakna dan dimengerti oleh komunikan. Hal
ini tentu membutuhkan seorang pendenar yang baik. Dengan menjadi pendengar yang
baik akan menguntungkan bagi seseorang, karena menjadi pendengar yang baik akan
menambah informasi bagi dirinya. Apalagi hal itu disampaikan oleh orang yang expert
di bidangnya dengan menjadi pendengar yang baik seseorang dapat memetik intisari
yang disampaikan sehingga dapat dikomunikasikan kembali kepada orang lain.
3. Membuat atau melakukan percakapan yang menarik atau diskusi.
Setelah membaca dan menjadi pendengar yang baik, waktunya kita terjun ke lapangan
untuk mempraktekkan apa yang telah diperoleh. Hal tersebut dapat dilakukan dengan
melakukan percakapan atau diskusi dengan orang lain atau sesame teman.
4. Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil.
Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil sangatlah penting, karena dengan
seringnya kita berinteraksi dengan mereka dapat membicarakan permasalahan yang
hangat dan membahasnya.
5. Berpidato dan melakukan presentasi.

78 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Seseorang yang telah memiliki pengetahuan, pengalaman, dan bekal yang cukup,
saatnya untuk mencoba menyampaikan gagasan kepada orag lain. Hal itu dapat
direalisassikan dengan berpidato dan melakukan presentasi dan dapat menambah
keterampilan kita dalam berkomunikasi.
6. Menulis surat, memo, dan laporan.
Komunikasi tidak hanya dapat dilakukan dengan berbicara saja, tetapi juga dapat
melalui pembuatan surat, memo, dan laporan. Hal tersebut dalam ilmu komunikasi
disebut sebagai komunikasi verbal. Sementara orang yang sedang diam dalam ilmu
komunikasi disebut sebagai komunikasi non verbal, karena dengan diam, ia ingin
menyampaikan makna kepada orang lain.
Untuk itu menulis surat, memo dan laporan sangatlah penting, sebab dengan
penulisan yang baik dan pengungkapan gagasan yang tepat akan mempengaruhi yang
membaca, sehingga dapat meningkatkan keterampilan dalam berkomunikasi verbal.
Berikut ini akan disajikan beberapa hal yang berkaitan dengan kemampuan menulis
dan berbicara yang perlu diperhatikan.

A. Business Writing
1. Surat Bisnis (Business Letters)
Surat Bisnis atau surat niaga (Business Letters), adalah surat yang digunakan orang
atau badan yang menyelenggarakan kegiatan-kegiatan usaha bisnis, seperti bidang
usaha produksi (perusahaan percetakan, perusahaan farmasi, perusahaan mebel,
perusahaan tekstil), perdagangan dan usaha jasa (jasa konsultan, perusahaan
angkutan, asuransi, restoran, perbankan, dan lain-lain).
Dengan surat diharapkan tujuan berkomunikasi dapat berhasil dengan baik, oleh
karena itu harus dipenuhi prinsip-prinsip penulisan surat yaitu :
Completeness (lengkap)
Conciseness (ringkas)
Considerations (pertimbangan)
Concreteness (konkrit)
Clarity (jelas)

79 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Courtesy (sopan)
Correctness (benar)
Yang termasuk ke dalam surat bisnis antara lain :
1) Surat permintaan pesanan
2) Surat pesanan
3) Surat pengiriman barang
4) Surat penawaran
5) Surat Pemberitahuan
6) Surat Penagihan
7) Surat Perintah Kerja
8) Surat Penolakan Kerja
9) Surat Perjanjian Jual beli
10) Surat Pengaduan (klaim)
11) Surat Siaran Pers, dan lain-lain

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun Surat yang baik :
a. Nada dan gaya bahasa surat berpengaruh terhadap makna isi surat. Tentunya nada
beberapa jenis surat berbeda sesuai denganA inti surat. Surat keterangan berbeda
denga surat teguran, surat tagihan dan surat permintaan. Apapun yang ditulis
hendaknya tidak meninggalkan sopan santun dan berbahasa sehingga surat
memperoleh tanggapan yang baik dan pembaca tidak berpaling kepada masalah lain,
atau persaudaraan tetap terjaga.
b.Nada surat akan lebih hidup jika dalam menuangkan buah pikiran ke dalam isi surat
memilih kata-kata dengan cermat lalu disusun dalam kalimat yang menarik tetapi tidak
terlalu panjang.
c. Sebaiknya hindari kata-kata atau kalimat majemuk, perhatikan aturan tata bahasa dan
terapkan sopan santun penulisan bahasa surat yang lazim.
d.Dalam mengawali sebuah surat bisnis, jangan lupakan pembuka surat yang santun
sebagai bahasa basa-basi. Hal ini berlaku untuk surat-menyurat di Indonesia mauapun
di negara barat. Namun juga jangan terlalu bertele-tele sehingga justru mengaburkan

80 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


isi utama surat bisnis Anda. Gunakan pembuka surat yang santun seperti, Terlebih
dahulu kami sampaikan terima kasih atas kerjasama yang terjalin dengan baik.
e. Usahakan sedapat mungkin Anda menuangkan isi permasalahan dengan ringkas dan
to the point.Jangan bertele-tele atau bahkan berputar-putar. Apabila permasalahan
yang ingin Anda sampaikan terlalu banyak, gunakan pointer untuk menyampaikannya.
f. Penutup surat terkadang sepele, namun akan lebih bagus apabila ada sentuhan khusus
di dalamnya. Biasakan untuk membuat penutup surat yang relevan dengan isi surat.
Misalnya seperti Atas kesediannya kami sampaikan terima kasih (untuk surat
undangan) atau Demikian mohon perkenannya (untuk sebuah surat permohonan
ijin) atau Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami sampaikan terima kasih, dan
sebagainya.
g. Konsep Surat berdasarkan Jenis. Surat bisnis pada dasarnya sama antara satu dengan
yang lainnya. Namun alangkah baiknya apabila Anda dapat mengelompokan
penyusunannya berdasarkan jenisnya, seperti surat bisnis permohonan penawaran,
surat bisnis penawaran, surat bisnis undangan, surat bisnis penolakan penawaran, dan
sebagainya.

2. Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak,
memiliki tujuan yang jelas dan berisi penyajian fakta kepada seseorang atau lebih
untuk tujuan bisnis tertentu (Herta A Murphy & Herbert W Hildebrandt)

Laporan bisnis adalah suatu pesan-pesan yang obyektif tersusun teratur yang
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari
suatu lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau
pemecahan masalah (Himstreet & Baty).
Penggolongan Laporan berdasarkan
a) Fungsi
Laporan Informasi : laporan perkembangan, laporan sementra, laporan
triwulan.
81 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA
Laporan Analitikal : laporan rekomendasi, usulan (proposal), laporan justifikasi.
b) Subyek
Dibedakan berdasarkan Departemen tempat laporan tersebut diperoleh.
c) Formalitas
Laporan Formal/ laporan panjang (lebih dari 10 halaman)
Laporan Non Formal /laporan singkat.
d) Keaslian
Laporan Otoritas : atas dasar permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain/
komite.
Laporan Sukarela : dibuat atas inisiatif sendiri
Laporan Swasta : dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.
Laporan Publik : dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah.
e) Frekuensi
Laporan Berkala : laporan bursa saham setiap jam, laporan penjualan tiap hari,
laporan biaya tiap minggu, laporan produksi tiap bulan, laporan kegiatan komite
tiap kuartal, laporan anggaran tiap tahun;
Laporan Khusus : mencakup situasi atau kejadian yang unik (khusus) seperti
munculnya krisis dalam suatu persoalan.
f) Jenis atau Penampilan
Laporan Memorandum
Laporan Surat
Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan Formal
g) Pelaksanaan Proyek (dalam melaksanakan suatu proyek)
Laporan Pendahuluan
Laporan Perkembangan
Laporan Akhir
h) Pelaksanaan Pertemuan
Laporan Agenda : ditulis sebelum pertemuan berlangsung.

82 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Laporan Resolusi : laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil
konsesnsus dalam suatu pertemuan.
Laporan Notulen : catatan semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.
Laporan Pertemuan : laporan resmi yang cakupan bahasannya lebih luas berisi
hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

Cara Penyusunan Tubuh Laporan :


a. Cara Deduktif, menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu sebelum hal-
hal yang rinci dikerjakan.
b. Cara Induktif, menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum pokok-pokok, kesimpulan atu
rekomendasi dikemukakan.

Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis


Membuat topik-topik atau kriteria
Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian
Mendiskusikan lokasi atau tempat
Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabet
Menyusun urutan tingkat familiaritas
Menyusun sumber-sumber yang digunakan
Pemecahan masalah

Pemegang Saham

Laporan

Dewan Komisaris

Laporan
83 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA

Manajemen Eksekutif
Bagan Laporan Bisnis
3. Proposal Bisnis
Sebuah proposal bisnis merupakan skema tertulis dari penjual kepada calon
konsumennya. Tujuan utama adalah untuk memenuhi kebutuhan klien. Sebuah
proposal termasuk profil perusahaan serta produk dan jasa yang ditawarkan. Seorang
pengusaha menyebutkan profil dan komponen lainnya untuk meyakinkan calon klien
tentang manfaat produk dan jasa untuk klien. Sebuah proposal juga bertujuan untuk
menunjukkan kredibilitas dan keaslian dari suatu perusahaan dan produk dan layanan
untuk memenangkan kepercayaan klien. Sebuah proposal yang baik memiliki potensi
untuk menggambarkan sebuah perusahaan yang unik dan kredibel yang memberikan
tepi atas pesaingnya. Dalam memulai usaha bisnis, terlebih dahulu harus menyusun
rencananya yang mantap, tepat serta mencakup :
Penelitian (riset) usaha
Pencarian informasi dalam usaha
Pembuatan pedoman dalam usaha
Pembuatan program dalam usaha
Pembuatan anggaran usaha.

Beberapa hal yang penting dalam penyusunan Proposal Bisnis adalah :


84 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA
1. Tuliskan secara jelas, singkat dan padat: Hal itu merupakan kecenderung business
writing secara umum, dan secara khusus dalam penulisan proposal bisnis. Langsung
pada poin-poin penting.
Perlu diperhatikan, ketika orang mulai membaca proposal yang kita buat, mereka tidak
memiliki gambaran apapun tetntang bisnis yang kita ajukan, dengan demikian kita
harus mengajak mereka kedalam proses. Kita kerjakan mulai dari awal yang jelas,
sederhana, dan secara logis dengan membuat poin-poin yang akan kita tampilkan
pada satu saat yang sama. Mulai dengan gambaran menyeluruh kemudian ikuti
dengan bagian-bagian detilnya.
2. Buat argumen yang baik dan benar serta hadapi tantangan yang mungkin muncul:
Sebuah proposal yang baik adalah, secara esensial, merupakan brosur penjualan
secara tersamar. Didalamnya kita tampilkan langkah-langkah ke depan, bisnis dan
perusahaan kita. Cara terbaik adalah dengan menyusun fakta dan argumentasi
terbaik yang kita miliki. Buat satu tema khusus dan buat penekanan terus-menerus.
Arahkan pembaca pada jalur yang menuju pada satu kesimpulan proposal yang
kita ajukan layak untuk ditindak lanjuti.
3. Tunjukan personaliti kita: Seringkali, proposal bisnis, tidak mencerminkan
kenyataan, sebagaimana sesesorang menuliskan suatu paper, deprogram untuk
tidak mengatakan sesuatu, membosankan, dan tidak tajam.
4. Gunakan gambar secara cerdas: Jangan buat kesalahan bahwa proposal yang baik
adalah yang penuh bergambar. Tentu saja kita tetap memerlukan gambar, karena
dapat membantu menjelaskan gagasan, dan menghidupkan proposal kita serta
membuat pembaca lebih focus terhadap sesuatu selain hanya kata-kata. Pastikan
bahwa gambar-gambar tersebut akan mendukung proposal kita, bukan sebaliknya.
5. Jangan berlebihan dan hindari hiperbola (berlebih-lebihan). Ketika kita memberikan
pernyataan yang berlebihan terhadap proposal kita, maka kita akan kehilangan
kredibilitas kita. Sekali pembaca berpikir bahwa kita tidak sejalan dengan mereka,
mereka akan mempertanyakan kebenaran isi proposal kita. Kita harus menghindari
situasi ini dengan tidak memberikan pernyataan yang berlebihan terhadap proposal
kita.

85 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


6. Hindari penggunaan bahasa yang tendensius dan kesalahan cetak. Hal lain yang
membuat kita kehilangan kepercayaan dari pembaca proposal kita adalah karena
mereka berpikir bahwa proposal kita hanyalah menyalin, memuat data yang tidak
benar. Dengan demikian kita dapat menggunakan informasi persuasif dari
manapun, tetapi usahakan untuk menguranginya seminimum mungkin jangan
sebaliknya. Proposal kita akan dibaca jika dibuat secara khusus untuk klien yang
bersangkutan atau pelanggan kita. Dan ketika kita melakukan personalisasi proposal
kita, teliti kembali kesalahan cetak yang mungkin terjadi. Hal ini sudah jelas, jika kita
tidak melakukan yang terbaik untuk proposal kita, maka pembaca juga akan berpikir
bahwa kita tidak akan melakukan yang terbaik untuk bisnisnya.
7. Selalu mengingat dan berorientasi kepada Pelanggan/Pembaca. Sebuah proposal
merupakan satu alat pemasaran, oleh karena itu berikan penekanan pada benefit,
benefit, dan benefit. Selalu ingat Pelanggan kita. Akhirnya, ketika harga menjadi
suatu hal yang penting dan harus didiskusikan, lakukan segera setelah semua
disepakati.

Isi Proposal Bisnis


Confidential Agreement
I. Executive Summary
1.1. Visi dan Misi
1.2. Tujuan Usaha
1.3. Kunci keberhasilan Usaha

II. Gambaran Umum Perusahaan (Company Summary)


2.1. Kepemilikan Usaha
2.2. Gambaran Awal Usaha
2.3. Fasilitas dan Lokasi Usaha

III. Produk
3.1. Gambaran Produk

86 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


3.2. Gambaran Persaingan
3.3. Gambaran Penjualan
3.4. Rencana Pencapaian
3.5. Teknologi
3.6. Masa Depan Produk

IV. Ringkasan Analisis Pasar


4.1. Segmentasi Pasar
4.2. Strategi STP (Segmentasi, Targeting, Positioning)
4.3. Ringkasan Analisis Usaha
4.3.1. Rekanan Usaha
4.3.2. Distribusi
4.3.3. Persaingan
4.3.4. Pesaing Utama

V. Ringkasan Strategi dan Implementasi


5.1. Strategi Produk
5.2. Strategi Harga
5.3. Strategi Distribusi
5.4. Strategi Promosi

VI. Ringkasan Manajemen


6.1. Struktur Organisasi
6.2. Tim Manajemen
6.3. Perencanaan SDM

VII. Perencanaan Keuangan


7.1. Asumsi Keuangan
7.2. Indikator Keuangan
7.3. Analisis Break-Even

87 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


7.4. Proyeksi Keuntungan-Kerugian
7.5. Proyeksi Cash Flow
7.6. Proyeksi Neraca
7.7. Rasio Bisnis

88 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


BAGIAN KESEBELAS
BUSINESS SPEAKING SKILL
Tujuan Kompetensi Umum
Setelah mengikuti pokok bahasan ini Saudara diharapkan dapat mengerti dan mampu
mempraktekan beberapa keterampilan yang terkait denganbusiness writing dan
business speaking.

Tujuan Kompetensi Khusus


Sesudah mengikuti kegiatan belajar, Saudara seyogianya mampu :
Mengetahui dan menyebutkan pengertian dan jenis-jenis Presentasi Bisnis.
Merencanakan dan menampilkan sebuah presentasi Bisnis.
Mengetahui dan menyebutkan pengertian, manfaat dan syarat-syarat
negosiasi.
menyebutkan pengertian, manfaat dan tata cara penyelenggaraan sebuah
Rapat Bisnis.
Merencanakan dan menampilkan sebuah Rapat Bisnis.

B.Business Speaking
1. Presentasi Lisan
Kunci suksesnya presentasi oral (lisan)adalah melakukannya dengan sederhana.
Seperti melakukan langkah-langkah sebelum presentasi itu dimulai, misalnya
membuat overview of the points (sekilas mengenai topik presentasi), hadirkan
presentasi untuk audience, dan simpulkan presentasi yang sudah anda lakukan pada
akhir presentasi.

Kebanyakan secara garis besar presentasi dirancang untuk menjual (to sell), untuk
menjelaskan (to explain )atau untuk memotivasi (to motivate). Namun yang terpenting

89 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


adalah, pikirkan siapa audience kita. Apakah mereka para professional atau
nonprofessional? pembeli atau penjual? penyedia jasa atau pengguna? internal atau
eksternal.
Adapun lebih details, contoh tujuan presentasi dapat dikelompokkan lagi sebagai
berikut :
1. Untuk mempertunjukkan : layanan, produk, sistem
2. Untuk membentuk : citra, strategi
3. Untuk menghibur : kolega, orang luar
4. Untuk menjual : konsep, produk, ide
5. Untuk mewakili : kelompok, perusahaan, departemen
6. Untuk mempromosikan : sikap, cara bekerja
7. Untuk mengusulkan : penyelesaian, konsep baru

Dari details tujuan presentasi oral/ lisan tsb di atas, sebenarnya tujuan presentasi ada
tiga tujuan utama seperti pada dokumen tertulis :
1. Presentasi Informatif (informative presentations) adalah untuk
menginformasikan atau memberitahukan.
2. Presentasi Persuasi (persuasive presentations)adalah untuk memotivasi
audience untuk melakukan atau percaya terhadap sesuatu. Pembicara harus bisa
membangun goodwill dengan menampakkan rasa simpati kepada kebutuhan audience
. Misalnya, pembicara dalam presentasi bisnis mungkin mencoba untuk mempersuasi
audience untuk membuktikan proposalnya, untuk mengadopsi ide pembicara, atau
untuk membeli produknya. Kadangkala, tujuannya adalah untuk merubah sikap dan
perilaku konsumen atau menegaskan kembali sikap yang sudah ada di konsumen.
3. Goodwill presentations untuk menghibur dan mensyahkan (validate) komitmen
audience kepada tujuan organisasi. Misalnya setelah pidato makan malam, audience
menginginkan untuk dihibur.

Agar presentasi yang disajikan berhasil, harus :


4. Menentukkan sasaran (goals) yang ingin dicapai

90 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


5. Memecah keseluruhan sasaran menjadi sebuah daftar sasaran yang dapat
dicapai
6. Mengenal jenis audiens yang akan melihat dan mendengarkan presentasi
sampai selesai.
7. Menentukkan pendekatan yang akan diambil agar sasaran-sasaran dapat
diterima oleh audiens.

Struktur presentasi :
Apabila sekumpulan ide dalam bentuk yang ringkas dan mencakup beragam hal
sebagai bahan presentasi sudah terkumpul, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah
mempersiapkan kerangka bagi presentasi yang terdiri atas :
Introduksi (awal)
- Melakukan kontak dengan audience
- Mengintroduksikan pokok pembicaraan dan menyatakan tema utamanya
Pengembangan (tengah)
- Menjelaskan tema utama tadi secara mendetail
- Mengembangkan tema utama, serta argumen-argumen bagi tema utama itu
Kesimpulan (akhir)
- Merangkumkan tema utama
- Memberikan rekomendasi (bila diperlukan)
Sejumlah presentasi bisnis terbaik, seperti halnya sejumlah gedung modern,
menampakkan kerangkanya agar setiap orang melihatnya dengan jelas.
Beberapa hal yang penting untuk diperhatikan saat melakukan presentasi adalah:
1) Tanamkan dalam hati bahwa dalam benak publik, klien, pelanggan dan calon
pelanggan, mutu presentasi adalah cermin kualitas citra produk, pelayanan, keinginan
mendukung dan kinerja tim kita, maka lakukan presentasi dengan sebaik-baiknya.
2) Presentasi adalah ketrampilan hasil dari belajar melalui desire, effort dan
practice.
3) Perhatikan selalu postur, penampilan dan pengendalian diri
- Berdirilah dan tataplah semua audience Anda
91 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA
- Berdirilah tegak tetapi jangan kaku
- Hindari kebiasaan bersikap gelisah (memainkan arloji, anting, gelang,
mengusap-usap kumis, menutup mulut, sebentar-sebentar membetulkan kacamata
Anda, mengusap-usap rambut, dan lain-lain)
- Jangan buyarkan perhatian audience Anda
- Cara berpresentasi dengan berdiri dan memakai alat bantu visual (overhead
projector, slide dengan power point, video) akan berdampak positif dan membantu
tampil lebih professional, lebih persuasive, lebih kredibel, lebih menarik, lebih
mengesankan persiapan yang baik
- Hal yang juga penting adalah memperhatikan bahasa tubuh, karena ekspresi
wajah menunjukkan perasaan, postur tubuh mencerminkan kecenderungan sikap dan
keadaan emosi; gerakan anggota tubuh memperlihatkan tekanan pada apa yang ingin
kita sampaikan.

2. Negosiasi
Seringkali orang awam akan menangkap kesan bahwa negosiasi merupakan istilah lain
untuk mengatakan keterlibatan dalam konflik. Namun menurut Oxford Dictionary
negosiasi didefinisikan sebagai : pembicaran dengan orang lain dengan maksud untuk
mencapai kompromi atau kesepakatan untuk mengatur atau mengemukakan.
Istilah-istilah lain kerap digunakan pada proses ini seperti : pertawaran, tawar-
menawar, perundingan, perantaraan atau barter.
Dengan kata lain negosiasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu
keadaan yang dapat diterima kedua belah pihak. Negosiasi diperlukan ketika
kepentingan seseorang atau suatu kelompok tergantung pada perbuatan orang atau
kelompok lain yang juga memiliki kepentingan-kepentingan tersebut harus dicapai
dengan jalan mengadakan kerjasama.
Negosiasi adalah pertemuan antara du pihak dengan tujuan mencapai kesepakatan
atas pokok-pokok masalah yang :
Penting dalam pandangan kedua belah pihak
Dapat menimbulkan konflik di antara kedua belah pihak
92 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA
Membutuhkan kerjasama kedua belah pihak untuk mencapainya.

Dalam konteks bisnis/ kerja, negosiasi terjadi secara ajeg antara


majikan dan karyawan [upah, fasilitas]
duta penjualan dengan pembeli di seputar harga dan kontrak
departemen sehubungan dengan alokasi sumber daya

Negosiasi tidaklah untuk mencari pemenang dan pecundang; dalam setiap negosiasi
terdapat kesempatan untuk menggunakan kemampuan sosial dan komunikasi efektif
dan kreatif untuk membawa kedua belah pihak ke arah hasil yang positif bagi
kepentingan bersama. (Ron Ludlow & Fergus Panton 2000)

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam negosiasi adalah :


a) Perhatikan Pokok masalah yang dinegosiasikan.
Hal-hal yang tidak tepat untuk dinegosiasikan :
Menegosiasikan syarat-syarat perdagangan yang telah ditentukan oleh
perusahaan dengan aturan yang tegas.
Menegosiasikan pokok-pokok yang mengabaikan peraturan mengenai
diskriminasi ras, jenis kelamin, atau diskriminasi lainnya.
Menegosiasikan prosedur dan tata-tertib perusahaan
Menegosiasikan keputusan perusahaan yang telah diumumkan.
Mengadakan negosiasi ketika semua pihak tidak hadir

b) Persiapan negosiasi
Setelah memastikan persoalan yang dapat dinegosiasikan, maka selanjutnya adalah
menentukkan apa yang ingin dicapai, dan dengan siapa, pada setiap tahap negosiasi.
Kenalilah tujuan-tujuan, faktor-faktor yang sangat penting, dan hal-hal yang dapat
direlakan dalam kondisi tertentu.

93 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


c) Mencapai suasana yang tepat
Suasana diciptakan dalam waktu yang sangat singkat : beberapa detik atau menit.
Suasana dipengaruhi oleh hubungan antara pihak-pihak pada waktu lampau, harapan
mereka saat ini, sikap persepsi, dan keahlian yang mereka miliki dalam bernegosiasi.
Suasana dipengaruhi oleh konteksi pertemuan, lokasi, penataan tempat duduk, tingkat
formalitas, penataan domestik.

Pada periode ice-breaking, hendaknya diupayakan untuk menciptakan suasana yang


hangat, bersahabat, penuh kerja sama, dan praktis. Komunikasi verbal maupun non
verbal yang bersahabat dapat membantu menciptakan kondisi yang membuat orang-
orang termotivasi untuk bekerja sama; demikian pula sebaliknya.

d) Taktik-Taktik Negosiasi
Negosiator yang berpengalaman akan mencari kerjasama dalam topik-topik yang
netral; negosiator yang mencari kekuasaan, akan berusaha untuk mengetahui
kekuatan dan kelemahan kita, serta prioritas dan perhatian kita.
Taktik-taktik apa yang akan digunakan?
Apakah kita membuka dengan mengajukan permintaan-permintaan terlebih dahulu
atau belakangan?
Bagaimana kita akan mengambil inisiatif? Dengan bersiteguh atau tidak mau
berkompromi? Atau dengan mengajukan argumen yang kuat, bersungguh-sungguh
untuk mencapai hasil yang adil?
Rencana cadangan apa yang kita miliki untuk menghadapi hal-hal yang tidak
diharapkan? Menghentikan negosiasi? Kembali pada unsur pokok untuk
mendapatkan tuntunan? Menyetujui, tetapi kemudian tidak menepati kesepakatan
tersebut? Apakah konsekuensi dari setiap tindakan ini dalam jangka pendek/ dalam
jangka panjang, dalam kaitan dengan kredibilitas kita dan kekuatan tawar menawar
pihak lain?

94 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Apakah yang diketahui mengenai individu-individu dalam tim lain? Kekuatan dan
kelemahan mereka? Kepribadian mereka? Apakah mereka memilih gaya tertentu
yang dapat kita serang?
Bagaimana kemahiran mereka dalam menggertak? Bagaimana dengan kemahiran
kita sendiri? Apakah gertakan merupakan taktik yang bermanfaat dalam situasi
tertentu?
Apakah kita yakin dapat membedakan antara fakta, opini, asumsi, dan rumor?
Akankah pihak lain menerima fakta-fakta yang kita miliki?
Bagaimana kita dapat menjual keuntungan-keuntungan proposal kita dengan
sebaik-baiknya?
Bagaimana kita dapat menjelaskan dengan sebaik-baiknya konsekuensi-konsekuensi
yang tidak menyenangkan apabila pihak lain menolak usul kita?
Bagaimana kita menangani kelemahan proposal/ argumen kita?
Apakah argumen kita masuk akal / logis, atau lebih bersifat emosional? Atau di
antara keduanya?
Dimana kita dapat menggunakan salah satu argumen di atas dengan sebaik-baiknya.
Kapan saat terbaik untuk mengajukan proposal kita? Bagaimana agar dapat
menggunakan waktu yang tersedia dengan sebaik-baiknya?
Dimana kita ingin negosiasi tersebut diadakan? Di kantor kita sendiri? Kantor
mereka? Atau di tempat yang netral?
Siapakah yang diinginkan untuk memimpin pertemuan? Kita atau mereka?
Bagaimana seharusnya tingkat realitas permintaan pertama kita? Kita ingin
mengajukan suatu permintaan pembukaan? atau menggunakan pendekatan
problem solving ?
Pada tahap apa sebaiknya kita memberikan informasi? atau menahannya?
Apakah kita memiliki kemampuan teknis/ know how dalam menegosiasikan pokok-
pokok persoalan secara efektif? di mana diperoleh dukungan dalam bidang
tersebut, jika perlu?

95 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


Apakah kita memiliki kemampuan sosial dalam mengelola hubungan dengan pihak
lain? Berkali-kali laporan media massa dipenuhi dengan berita-berita emosional,
seperti negosiasi mengalami jalan buntu/ deadlock , tuntutan-tuntutan, walk-out,
dan sebagainya. Situasi-situasi semacam itu sebagian besar terjadi karena pihak-
pihak yang bernegosiasi bersikeras menyatakan dan mempertahankan posisi
mereka, jelas, dalam situasi demikian negosiasi sama sekali tidak akan mencapai
kemajuan. Pendirian ini lebih sering disertai kepentingan pihak-pihak yang
dilalaikan, dengan hasil kesepakatan akhir yang tidak memuaskan pihak manapun.

e) Gaya-gaya negosiasi
Dalam gaya negosiasi dapat dijelaskan dalam dua dimensi, yaitu arah dan kekuatan.
1) Arah berbicara tentang cara kita menangani informasi.
- Mendorong (push) : memberi informasi, mengajukan usul, melalaikan kontribusi
orang lain, mengkritik, bertindak sebagai pengganggu semua taktik yang berlaku
tergantung sifat dan konteks negosiasi.
- Menarik (pull) : mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan informasi, meminta
saran, memastikan pemahaman, meminta kejelasan, menyatakan perasaan kita.
2) Kekuatan berbicara tentang keluwesan kita untuk beranjak dari kedudukan kita yang
semula.
- Bersikap keras : kita ingin menang berapapun harganya, tidak akan mengalah atau
mundur, tidak akan menerima tawaran apapun kita mengejar sasaran yang tinggi.
- Bersikap lunak : kita mengalah, ragu-ragu, sulit untuk berkata tidak, menyesuaikan
diri sasaran yang kita kejar rendah. Kita dapat mengambil sikap keras dalam
beberapa persoalan dan bersikap lunak dalam persoalan-persoalan yang lain : hal
ini memberikan petunjuk jelas mengenai hasil yang menjadi prioritas.

f) Mencari penyelesaian
Dalam mencari penyelesaian, tujuan hendaknya diupayakan agar kedua pihak
memperoleh kemenangan, atau seburuk-buruknya dinyatakan seri.
96 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA
g) Situasi fall back
Sering terjadi dalam negosiasi pihak-pihak yang terlibat tidak mencapai kemajuan
dalam negosiasi, betapapun besar keinginan kedua pihak untuk mencapai suatu solusi.
Maka Kita perlu mempersiapkan dan menerapkan BATNA, suatu situasi dimana kita
berada dalam posisi harus mencapai kesepakatan, dan mitra kita menyadari hal
tersebut. BATNA = BEST ALTERNATIF TO A NEGOSIATED AGREEMENT atau Alternatif
Terbaik untuk Mencapai Kesepakatan melalui Negosiasi .

3. Rapat
Secara singkat dapat dikatakan bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota
organisasi/ perusahaan(para staf pegawai) untuk membahas hal-hal yang berhubungan
dengan kepentingan organisasi/ kantor/perusahaan.
Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi
peninjauannya.

Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi :


b) Rapat penjelasan, ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan
kepada para anggota, tentang kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi,
tentang prosedur kerja atau tata-cara kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.
c) Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu
masalah yang sedang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving
apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling
mengait. Masalah itu demikian sulitnya, demikian ruwetnya karena keputusan yang
akan diambil akan mempunyai pengaruh atau akibat terhadap masalah yang lain.
d) Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu
perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

Menurut sifatnya rapat dibedakan menjadi :

97 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


a) Rapat Formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih
dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat
undangan.
b) Rapat Informal, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu
perencanaan formal, dan dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja, dengan
siapa saja. Rapat informal dapat juga terjadi secara kebetulan, dimana para pesertanya
bertemu secara kebetulan, dan kemudian membicarakan suatu masalah yang
mempunyai kepentingan bersama.
c) Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang
dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
d) Rapat Tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan
biasanya yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :


a) Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu. Membahas
masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
b) Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk
membahas hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya,
membahas rugi laba bulan yanglalu.
c) Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap semester (enam
bulan), yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerja sama enam bulan yang
lalu, dan mengambil langkah-langkah selanjutnya, jangka waktu enam bulan
berikutnya.
d) Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun misalnya, rapat
Dewan Komisaris, rapat umum pemegang saham.

Menurut frekuensinya, dapat dibedakan menjadi :


a) Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan,
tahunan)

98 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


b) Rapat insidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada
masalah yang dihadapi. Biasanya rapat diadakan apabila masalah yang dihadapi itu
merupakan masalah yang sangat urgen, yang harus segera dipecahkan.

Terlepas dari istilah yang dipergunakan, apakah itu dinamakan rapat kerja atau rapat
dinas atau istilah lain, suatu pertemuan dikatakan rapat apabila :
Dalam pertemuan itu dibicarakan suatu masalah yang berhubungan dengan
tujuan organisasi, dan harus dipecahkan secara musyawarah.
Setiap peserta harus berpartisipasi aktif
Pembicaraan harus bersifat terbuka, tidak ada prasangka atau praduga yang
bersifat negatif diantara para peserta.
Adanya unsur pemimpin dalam suatu pertemuan, yang memberikan
pengarahan, bimbingan terhadap jalannya pertemuan.

Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni :


1. Why, mengapa rapat diselenggarakan
2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang
rapat sesuai dengan materi rapat.
4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.

5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.


6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau
tertutup.

Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung.


Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk
memimpin rapat oleh pimpinan, karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu

99 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang
perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;
1. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
3. Memahami Setiap acara rapat
4. Memahami Perencanaan prosedur rapat
5. Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
6. Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
7. Mempersiapkan perlengkapan rapat
8. Memeriksa ruangan rapat.

Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;


1. Berbicara spontan,
2. Mengemukakan gagasan cemerlang
3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan,
rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.

Rapat dikatakan baik apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut :


a. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik .Pimpinan yang baik adalah : seorang
yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan
pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak
mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama
pada setiap anggota untuk memberikan suaranya
b. Suasana rapat terbuka, artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota
rapat berbicara secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka
yang negatif terhadap peserta rapat yang lain.
c. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli
pembicaraan.

100 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


d. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan. Pimpinan rapat berfungsi sebagai
pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat.
Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat,
pengawasan terhadap para peserta rapat, baik secara kelompok, maupun secara
individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
e. Hindari perdebatan
f. Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah,
sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.
g. Pertanyaan singkat dan jelas

101 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA


DAFTAR PUSTAKA

Abdurrachman, Oemi. 1993. Dasar-dasar Public Relations. Bandung: Citra Aditya Bakti
Anggoro, Linggar. 2000. Teori dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di Indonesia,
Jakarta: Bumi Aksara.
Baran, Stanley J., 2004. Introduction to Mass Communication, Media Literacy and
Culture, New York: McGraw-Hill.
Cangara, Hafied,2003. Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta: PT RajaGrafindo Persada
Chatra, Emeraldy dan Nasrullah, Rulli, 2008. Public Relations Strategi Kehumasan
dalam Menghadapi Krisis, Bandung: Maximalis
Effendy, Onong Uchjana.1986. Dinamika Komunikasi, Cetakan ke tiga. Bandung:
Remaja Rosdakarya.
Effendy, Onong Uchjana.1999. Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis,
Cetakan ke lima. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Harris, Thomas L.1991. The Marketers Guide to Public Relations, New York: John Wiley
& Sons.
Iriantara, Yosal, 2005. Media Relations; Konsep, Pendekatan, dan Praktik, Bandung:
Simbiosa Rekatama Media
Jefkins, Frank dan Daniel Yadin. 1996. Public Relations. Edisi Kelima. Jakarta: Erlangga
Kasali, Rhenald. 2005. Manajemen Public Relations, Jakarta: Grafiti
Lesly, Philip, 1991. Leslys Handbook of Public Relations and Communication, Chicago,
Ill.: Probus Publishing Company
Moore, Frazier. 2004. Humas, Membangun Citra dengan Komunikasi, Bandung: Rosda.
Rachmadi. F. 1994. Public Relations dalam Teori dan Praktek. Jakarta: Gramedia
Rumanti, Maria Assumpta. 2002. Dasar-dasar Public Relations: Teori dan
Praktek. Jakarta: Gramedia Widiasarana
Soemirat. Soleh dan Elvinaro Ardianto. 2003. Dasar-dasar Public Relations. Bandung:
Remaja Rosda Karya.
The Liang Gie, 1979. Cara Bekerja Efisien, Bandung: Karya Kencana
Vivian, John,2008. Teori Komunikasi Massa, Jakarta: Kencana
102 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA
Hennessy, Bernard. 1990. Pendapat umum Edisi Keempat. Erlangga: Jakarta
Moore, Frazier. H. 2004. Humas Membangun Citra dengan Komunikasi. PT. RemajaRosda
Karya: Jakarta
Ruslan, Rosadi. 1999. Manajemen Humas dan Komunikasi Konsepsi dan Aplikasi.PT.Raja
Grafindo Persada: Jakarta
Sunajo, Djoenasi. 1984. Opini Publik. Liberti: Yogyakarta

Jurnal dan Artikel :


http://id.wikipedia.org/wiki/Citra_perusahaan
Majalah Marketing Edisi 11/VII/NOVEMBER 2007

103 P R K O M B I S / POLITEKNIK PIKSI GANESHA