Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX

Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

PERENCANAAN SISTEM PENGANGGARAN

BERDASARKAN PADA AKTIVITAS
DI PERGURUAN TINGGI
(Studi Kasus: BAPSI-ITS )

Amin Syukron*, Arman Hakim Nasution**, Naning Aranti Wessiani***

Jurusan Teknik Industri
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
Email: *amin_sykrn@yahoo.com
Email: **arman@ie.its.ac.id
Email: ***wessiani@ie.its.ac.id

ABSTRAK
Banyak peneliti yang melihat bahwa Activity Based Budgeting (ABB) adalah
sebagai suatu alat yang digunakan untuk memanaje koordinasi dan harmonisasi
antaraktivitas. Para peneliti berpendapat bahwa ABB akan mendapatkan manfaat yang
besar jika diimplementasikan di perusahaan jasa, tetapi akan mengalami kesulitan dalam
mengimplementasikannya. Kesulitan itu diantaranya ketidakakuratan yang disebabkan
oleh kurang jelasnya hubungan antarinput dan output fungsi produksi. Perencanaan dan
kontrol untuk kapasitas suatu departemen sering menjadi masalah kontroversi dan
ketidakpastian karena didominasi oleh kerja keras manusia. Tujuan dari penelitian ini
adalah mengusulkan sistem penganggaran berdasarkan pada aktivitas di perguruan
tinggi yaitu Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya di bagian BAPSI (Bagian
Perencanaan dan Sistem Informasi). Kondisi nyata pada sistem penganggaran di ITS
masih menggunakan sistem penganggaran tradisional, dimana pengalokasian dana hanya
didasarkan pada proporsi kegiatan dan sistem plafon yang diusulkan oleh unit-unit
didalam institusi (bottom-up system). Sistem penganggaran ini mempunyai banyak
kelemahan diantaranya adalah tidak adanya informasi mengenai pemakaian sumber
daya. Konsep Activity Based Budgeting (ABB) yaitu mengontrol anggaran dengan cara
menelusuri aktivitas-aktivitas yang menggunakan sumber daya. Dengan
mengimplementasikan ABB diharapkan ITS dapat mengontrol penggunaan sumber daya
sehingga bisa melakukan efisiensi.
Hasil perencanaan penganggaran BAPSI-ITS tahun anggaran 2007/2008 dengan
menggunakan konsep ABB adalah 8% lebih besar dari perencanaan anggaran yang
disusun oleh BAPSI . Hal ini menunjukan adanya biaya distorsi yang disebabkan oleh
adanya penggunaan cost driver yang tidak sesuai dengan aktivitas yang muncul dan
pembagian beban kerja yang tidaki disesuaikan dengan aktivitas.
Kata Kunci: Activity Based Budgeting (ABB), Activity Based Costing (ABC), Aktivitas,
Anggaran, Perencanaan

PENDAHULUAN
Latar belakang masalah
Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi adalah salah satu unit di
ITS yang mempunyai tugas pengumpul data, menganalisa dan menyajikan data untuk
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

pengembangan perencanaan. Kondisi nyata pada sistem penganggaran di ITS masih

menggunakan sistem penganggaran tradisional, dimana pengalokasian dana hanya
didasarkan pada proporsi kegiatan dan sistem plafon yang diusulkan oleh unit-unit
didalam institusi (bottom-up system). Sistem penganggaran ini mempunyai banyak
kelemahan diantaranya adalah tidak adanya informasi mengenai pemakaian sumber
daya. Permasalahan yang terjadi di BAPSI terkait dengan penyusunan anggaran adalah
seringnya terjadi gap yang besar antardesain anggaran yang disusun dengan kondisi
nyata dalam penggunaan anggaran di akhir tahun anggaran. Selain gap tersebut, BAPSI
juga sering mengalami keterlambatan dalam menyelesaikan produknya (laporan). Hal
ini disebabkan oleh keterkaitan BAPSI dengan pihak stake holder dalam hal ini adalah
unit-unit di ITS, yang sering terlambat dalam menyerahkan data kepada BAPSI dan
lamanya pemeriksaan yang dilakukan oleh pimpinan, sehingga produk yang seharusnya
selesai sesuai dengan waktu yang telah dialokasikan tidak juga terselesaikan.
Permasalahan dapat diselesaikan jika sistem penganggaran di ITS mengintegrasikan
konsep ABB kedalam penyusunan perencanaan anggaranya. Untuk mengatasi
keterlambatan salah satu yang bisa dilakukan adalah dengan melakukan pengukuran
kinerja dari aktivitas yang memepunyai pengaruh terhadap order qualifier dari produk
yang dihasilkan oleh BAPSI, sehingga BAPSI bisa menilai dan memperbaiki kinerja
dari sumber daya yang digunakan dalan out put aktivitas yang merupakan proses bisnis
kritis.
Penelitian ini memfokuskan pada integrasi model Activity Based Budgeting pada
sistem penganggaran untuk mengetahui sumber daya yang dibutuhkan dan mengetahui
besarnya distorsi dari perhitungan dengan sistem penganggaran tradisional. Penelitian
ini mengacu pada model Activity Based budgeting yang diusulkan Mustafa (2005) yang
diaplikasikan pada perusahaan jasa dengan kondisi low-IT.
Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian dalam latar belakang masalah di atas, perumusan masalah
yang menjadi obyek kajian dalam penelitian ini adalah Bagaimana membuat
perencanaan sistem penganggaran berdasarkan aktivitas pada perguruan tinggi yang
lebih terstruktur, sehingga aktivitas yang tertelusuri atau terjadi adalah aktivitas yang
memang terjadi pada proses bisnis?.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Memodelkan pemetaan atas aktivitas yang terjadi di Perguruan Tinggi dengan
mengintegrasikan konsep CIMOSA.
2. Menentukan cost driver yang terjadi.
3. Mengetahui distorsi yang terjadi setelah dilakukan penyusunan anggaran
berdasarkan aktivitas
4. Menegetahui prosentase penggunaan sumber dana anggaran yang diserap oleh
aktivitas produktif dan non produktif
5. Mereduksi dan mengeliminasi aktivitas yang non added value
Manfaat Penelitian
Manfaat yang didapatkan pada penelitian ini adalah membuat sistem
pengangaran berdasarkan pada aktivitas yang lebih tersruktur dengan mengintegrasikan

ISBN : 978-979-99735-7-3
A-19-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

konsep CIMOSA, sehingga didapatkan akurasi dalam penyusunan perencanaan

anggaran.

LANDASAN TEORI
Activity Based Budgeting
Menurut Don R. Hansen dan Mowen (2003), Activity Based Budgeting adalah
proses perkiraan permintaan untuk setiap output aktivitas dan menilai biaya sumber
daya yang dibutuhkan untuk memproduksi output tersebut. Brimson dan Jhon Antos
(1999), Activity Based Budgeting adalah proses perencanaan dan pengendalian aktivitas
yang diharapkan oleh perusahaan dapat menghasilkan biaya anggaran yang efektif,
memenuhi beban biaya yang diramalkan dan sesuai dengan tujuan organisasi.
Computer Integrated Manufacturing For Open System Architecture (CIMOSA)
CIMOSA adalah metode generik yang bisa digunakan tanpa melihat model
organisasi yang dipakai. CIMOSA terbagi menjadi beberapa level tergantung dari
seberapa detail proses bisnis perusahaan tersebut yang akan dipetakan. Semakin detil
proses bisnis yang dipetakan level CIMOSA semakin dalam (Santos, 2005).
Pada dasarnya CIMOSA mengenali tiga kunci proses bisnis perusahaan yang terdiri dari
manage, operate dan support. Gambar 1 menunjukan peta proses bisnis CIMOSA.

Gambar 1. Peta Proses Bisnis CIMOSA

(based on CIMOSA standard, 1989, and Childe at all, 1994)

METODOLOGI PENELITIAN
Tahapan pengolahan data merupakan kegiatan yang dilakukan setelah data
dikumpulkan. Proses pengolahan data bisa juga disebut dengan proses penganggaran
dengan metode ABB. Secara terinci pengolahan data yang dilakukan adalah sebagai
berikut:
1. Menyusun perencanaan yang akan dilakukan atau dikerjakan pada periode yang
dianggarkan.
2. Menelusuri aktivitas-aktivitas yang terjadi kedalam proses bisnis BAPSI-ITS dalam
melaksanakan perencanaan yang sudah ditetapkan.
3. Menggolongkan aktivitas dengan metode CIMOSA. Tujuan digunakannya metode
CIMOSA adalah untuk mempermudah penelusuran aktivitas pada proses bisnis yang
ada pada suatu organisasi, dimana terdapat tiga level bisnis proses, yaitu manage
process, core process dan support process.

ISBN : 978-979-99735-7-3
A-19-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

4. Menentukan cost driver yang akan digunakan untuk menelusuri sumber daya yang
digunakan.
5. Mengestimasikan biaya yang digunakan dalam penganggaran.
6. Menyusun anggaran dengan mengalikan cost driver yang sudah ditetapkan pada
setiap aktivitas dengan biaya yang sudah diestimasi.

PEMBAHASAN
Menyusun Perencanaan Anggaran
Langkah awal dalam menyusun sistem penganggaran yang didasarkan pada
aktivitas adalah dengan membuat perencanaan seperti agenda kerja untuk
menyelesaikan pekerjaan pada periode yang dianggarkan dan meengalokasikan
karyawan utntuk ditugaskan pada pekerjaan yang sudah ditentukan.
Menelusuri Aktivitas-Aktivitas yang Terjadi Di Dalam Proses Bisnis BAPSI-ITS
Terdapat dua aktivitas besar yang dilakukan di BAPSI-ITS, yaitu aktivitas rutin
dan aktivitas pengembangan, dimana kedua aktivitas tersebut dibiayai oleh sumber
anggaran yang berbeda, kalau aktivitas rutin dibiayai oleh sumber anggaran dari eks-
DIKS dan aktivitas pengembangan dibiayai dari sumber anggaran eks-DIP.
Menggolongkan Aktivitas dengan Metode CIMOSA
Langkah selanjutnya dalam membuat perencanaan penganggaran berdasarkan
aktivitas adalah dengan menelusuri aktivitas yang terjadi dalam bisnis proses BAPSI-
ITS.
Menentukan Cost Driver
Setelah aktivitas-aktivitas didapatkan, maka langkah selanjutnya adalah
menetapkan cost driver untuk setiap out put aktivitas yang dilakukan.
Mengestimasi Biaya yang Digunakan dalam Penganggaran.
Untuk dapat menyusun aggaran dengan akurat, langkah selanjutnya dalam
menyusun anggaran adalah dengan mengestimasi biaya-biaya sumber daya yang
digunakan dalam melakukan aktivitas-aktivitas yang dilakukan.
Menyusun Anggaran
Dalam menyusun anggaran, dibutuhkan informasi seperti: perencanaan anggaran
yang dibuat oleh BAPSI, penelusuran aktivitas pada proses bisnis, estimasi biaya
sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.
Anggaran Dengan Sumber Dana Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)
Pada penelusuran aktivitas pada proses bisnis, dilakukan dengan bantuan konsep
CIMOSA. Dalam penyusunan anggaran dengan bantuan konsep CIMOSA pada
penelusuran aktivitas, dilakukan tiga tahap penyusunan anggaran yaitu: anggaran untuk
aktivitas manage process, core process dan support process. Dari hasil penyusunan
anggaran pada proses bisnis, yaitu manage process, core process dan support process
dapat dirangkum pada tabel 1.

ISBN : 978-979-99735-7-3
A-19-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

Tabel 1. Rekapitulasi Anggaran Belanja BAPSI Berdasarkan Sumber Anggaran PNBP

2007/2008 dengan Konsep Activity Based Budgeting (ABB)
Jumlah ( x
Proses Nama Aktivitas
Rp. 1.000)
MANAGE PROCESS
SET STRATEGY Raker ITS 45,360
Raker BAPSI 37,875
TOTAL 1 83,235
CORE PROCESS
DEVELOP PRODUCT Rapat pembuatan buku LAKIP 1,536
Rapat program up-date data website 792
Rapat usulan DIPA 4,290
Rapat proposal ABT 1,586
Rapat pembuatan buku PO Vol 1 dan 2 8,700
Rapat pembuatan buku PO Vol 3, 4, dan 5 1,590
Rapat pembuatan buku PO edisi revisi 1,110
FULFIL ORDER Pengumpulan Data 7,429
Pengolahan Data 41,515
Penyusunan Laporan 19,950
Pemeriksaan 18,155
Penggandaan 71,198
Pendistribusian 6,698
SUPPORT PRODUCT Perjalanan Dinas Pimpinan 16,000
Perjalanan Dinas Staf 24,000
TOTAL 2 224,548
SUPPORT PROCESS
HUMAN RESOURCE PROCESS Pemakaian Tenaga Honorer 45,500
FINANCE/ACCOUNTING PROCESS Pengelolaan Keuangan 1,800
MAINTENANCE PROCESS Pemeliharaan Kendaraan Dinas 10,000
Pengelolaan Gudang 600
PROCUREMENT PROCESS Pengadaan Seragam Staf 13,000
Pembelian Bensin Sepeda Motor 2,700
Pembelian Kaos Dies 3,000
Pembelian Hadiah Dies 10,000
Pembelian Aqua 4,800
OPERATION SUPPORT Administrasi Kantor Biro 3,000
Administrasi Kantor Bagian 6,000
Telekomunikasi (Telepon) 3,000
Informasi (Koran) 780
Halal Bi Halal 1,200
QUALITY ASSURANCE PROCESS Bantuan Studi Lanjut (S1) 10,000
PROSPERITY PROCESS Penghargaan Prestasi Kerja 22,800
Insentif Akhir Tahun 6,000
Bantuan Dana Sosial 10,800
TOTAL 3 154,980
TOTAL 1 + 2 + 3 462,763

Dari hasil penyusunan anggaran Sumber Anggaran APBN 2007/2008 pada proses
bisnis, yaitu manage process, core process dan support process dapat dirangkum pada
tabel 2.

ISBN : 978-979-99735-7-3
A-19-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

Tabel 2. Rekapitulasi Anggaran Belanja BAPSI Berdasarkan Sumber Anggaran APBN

2007/2008 dengan Konsep Activity Based Budgeting (ABB)

JUMLAH
NO PROSES NAMA AKTIVITAS (x Rp.
1.000)
A AKTIVITAS MANAGE PROCESS
Evaluasi & Pengawasan Evaluasi dan Monitoring SP-4 3,375
Evaluasi dan Monitoring EPSBED 1,000
B AKTIVITAS CORE PROCESS
Develop Product Perumusan SP-4 11,700
Koordinasi EPSBED 700
Fulfil Order Pelaksanaan SP-4 10,030
Pengelolaan Program EPSBED 1,200
Penyusunan laporan 8,920
Support Product Perjalanan Dinas SP-4 33,320
Perjalanan Dinas EPSBED 16,848
C AKTIVITAS SUPPORT PROCESS
Operation Support Administrasi (sekretariat) SP-4 9,400
Administrasi (sekretariat) EPSBED 10,800
Human Resource Process Sosialisasi EPSBED 4,000
Ketua 350
Koordinator 600
Anggota Panitia 1,400
Pembicara 1,500
TOTAL 115,143

KESIMPULAN
Dari hasil studi perancangan sistem penganggaran dengan menggunakan konsep
Activity Based Budgeting (ABB) serta studi kasus di BAPSI-ITS, diperoleh kesimpulan
sebagai berikut:
1. Sebelum dilakukan penyusunan anggaran berdasarkan pada aktivitas, anggaran
BAPSI didasarkan pada 3 kegiatan utama, yaitu kegiatan umum, kegiatan
pembuatan produk-produk BAPSI dan kegiatan kesejahteraan. Pembagian 3
kegiatan ini tidak disusun berdasarkan pada proses bisnis yang dipetakan oleh
CIMOSA (Computer Integrated Manufacturing for System Architecture) tetapi
berdasarkan atas petunjuk operasional penyusunan anggaran yang sekarang
digunakan oleh semua unit yang ada di ITS. Penyusunan anggaran ini mempunyai
kelemahan pada ketidakakuratan dalam penelusuran aktivitas-aktivitas yang terjadi,
karena penelusuran tidak dilakukan pada proses bisnis yang terjadi.
2. Pada penyusunan anggaran yang dilakukan oleh BAPSI tidak menggunakan cost
driver sebagai pemicu biaya tapi menggunakan satuan. Satuan yang digunakan
dalam penyusunan anggaran yaitu orang, bulan, paket dan kali. Penggunaan satuan
sebagai pemicu biaya mempunyai kelemahan ketidakakuratan pada penjumlahan
besarnya anggaran yang harus dikeluarkan untuk setiap output aktivitas.
3. Hasil perancangan system penganggaran berdasarkan aktivitas, dengan menganalisa
aktivitas yang terjadi pada bisnis proses dengan pendekatan CIMOSA, menemukan

ISBN : 978-979-99735-7-3
A-19-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

2 aktivitas manage process, 15 aktivitas core process dan 18 aktivitas support

process.
4. Setelah dilakukan penyusunan anggaran berdasarkan pada aktivitas, didapatkan
pemicu biaya (cost driver) sebagai akibat dari aktivitas yang muncul dari proses
bisnis yang ada di BAPSI. Cost driver tersebut adalah jumlah orang, jumlah rapat,
jumlah kendaraan, jumlah produk, jumlah perjalanan, jumlah bulan, jumlah aktivitas
dan jumlah liter.
5. Hasil perencanaan penganggaran BAPSI-ITS tahun anggaran 2007/2008 dengan
menggunakan konsep ABB adalah sebesar Rp. 462,763,000,- untuk anggaran yang
bersumber dari Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) sedangkan perencanaan
anggaran yang disusun oleh BAPSI adalah Rp. 426,784,000,- hal ini menunjukan
adanya biaya distorsi sebesar Rp. 35.979.000. Untuk anggaran yang bersumber dari
Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) adalah Rp. 115,143,000,- sedangkan
perencanaan anggaran yang disusun oleh BAPSI untuk sumber anggaran dana dari
APBN adalah 117,640,000,- hal ini menunjukan adanya biaya distorsi sebesar Rp.
2,497,000,-
6. Analisa terhadap penggunaan anggaran dana untuk aktivitas produktif dan non
produktif dengan sumber anggaran dari PNBP masing-masing adalah terdapat 66,5%
penggunaan anggaran dana yang produktif dan 33,5% digunakan untuk anggaran
dana non produktif. Sedangkan untuk anggaran dana yang bersumber dari APBN
terdapat 76% penggunaan anggaran dana yang produktif dan 24% digunakan untuk
anggaran dana on produktif.
7. Analisa aktivitas pada proses bisnis BAPSI-ITS menghasilkan penghematan biaya
anggaran sebesar Rp. Rp. 13,796,000,- dari hasil mereduksi aktivitas rapat dan
mengeliminisasi aktivitas pengumpulan data.

DAFTAR PUSTAKA
Atkinson, Anthony A., Banker, Rajiv D., Kaplan, Robert S., Itng, S. Mark, (1996),
Management Accounting, Houghton Mifflin.
Banovic, (2005), Evaluation And Critical Evaluation Of Current Budgeting Practices,
Thesis, University of Ljubljana Faculty Of Economics.
Blocher. J. Edward., Chen. H. Kung., Lin. W. Thomas., (2000), Manajemen Biaya
dengan Tekanan Stratejik, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta.
Bourne (2008) Manage Process-What Are They? United Kingdom, Media departements.
Garrison, Noreen, (2000), Akuntansi Manajerial, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta.
Hansen dan Mowen, (2000), Manajemen Biaya, Edisi Pertama, Jilid Satu, Salemba
Empat, Jakarta.
Hansen, Don R, Maryanne M. Mowen (1997), Management Accounting, South Western
College Publishing, Ohio USA.
Hansen. C. Stephen,. Otley. T. David., Stede. Wim A. Vander., (2003), Practice
Developments in Budgeting:An Overview and Research Perspective, Journal Of
Management Accounting Research, Volume Fifteen :pp. 95116.
Hilton, R. W., (2002), Managerial Accounting. Irwin-McGrawHill.

ISBN : 978-979-99735-7-3
A-19-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

Horngren, Charles T., (1994), Akutansi Biaya dengan Pendekatan Manajerial, Edisi
Pertama, Jilid satu, Salemba Empat, Jakarta.
Mashuna, (2004), Implementasi Activity Based Budgeting Pada Perusahaan
Manufaktur, Tugas Akhir, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya.
Mulyadi (2003). Activity-Based Cost System. Sistem Informasi Biaya Untuk
Pengurangan Biaya. UPP AMP YKPN, Yogyakarta.
Mustafa. Essam.,(2005), An Application of Activity-Based-Budgeting in Shared Service
Departments and Its Perceived Benefits and Barriers under Low-IT
Environment Conditions, Journal of Economic & Administrative Sciences, Vol.
21 No. 1: 42 -72.
Porter, M., (1996), "What is Strategy?", Harvard Business Review, PP. 61-78.
Simamora, Henry., (1999), Akuntansi Manajemen, Salemba Empat, Jakarta.
Santos (2005) , Integrating Infrastructures for Manufacturing a Comparative Analysis,
University of Aveiro, Dept. of Mechanics, 3800 Aveiro, Portugal.

ISBN : 978-979-99735-7-3
A-19-8