UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CONTADURA PBLICA
REA DE AUDITORIA
BOGOTA
2006
DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO DE LA EMPRESA INDUSTRIA DE
RESTAURANTES DE COMIDAS LIMITADA (I.R.C.C. LIMITADA)
Trabajo de Grado
Para Optar al Ttulo de Contador Pblico
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CONTADURA PBLICA
REA DE AUDITORIA
BOGOTA
2006
2
CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN 11
2. MARCO REFERENCIAL 18
2.1 MARCO CONCEPTUAL 18
2.2 MARCO TERICO REFERENCIAL 20
2.3 OTROS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO 26
3. DISEO METODOLGICO 42
3.1 POBLACIN Y MUESTRA 42
3.2 TIPO INVESTIGACIN 42
3.3 INSTRUMENTOS Y TCNICAS RECOLECCIN DE DATOS 42
4. ORGANIGRAMA. 44
4.1 REA ADMINISTRATIVA 46
4.2 REA DE COMPRAS 46
4.3 REA DE CONTRUCCIONES 46
4.4 REA DE OPERACIONES 46
4.5 REA DE GESTION DE CALIDAD 46
4.6 REA DE CONTABILIDAD 47
6. MANUAL DE PROCESOS 59
3
6.1 CONTROL INTERNO PARA PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 59
Y CONTABILIZACIN.
6.1.1 Compras 59
6.1.2 Depreciacin y vida til 60
6.1.3 Inventarios 62
6.1.4 Valorizaciones 63
6.1.5 Ajuste por inflacin 63
6.1.6 Mantenimientos 65
7. FLUJOGRAMA DE PROCESOS 67
7.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA ACTIVOS FIJOS
DEPARTAMENTO CONTABILIDAD 67
7.2 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA ACTIVOS FIJOS
DEPARTAMENTO COMPRAS 69
7.3 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA ACTIVOS FIJOS
DEPARTAMENTO DE CALIDAD 71
7.4 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA ACTIVOS FIJOS
DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIONES 73
7.5 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA ACTIVOS FIJOS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 75
7.6 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA ACTIVOS FIJOS
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES 77
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 79
8.1 CONCLUSIONES 79
8.2 RECOMENDACIONES 80
BIBLIOGRAFA 81
ANEXOS
4
LISTA DE TABLAS
Pg.
5
LISTA DE ANEXOS
Pg.
6
NOTA DE ACEPTACION
_____________________________
_____________________________
_____________________________
____________________________
Presidente Jurado
___________________________
Jurado
___________________________
Jurado
7
DEDICATORIA
Walter y Jackson
8
AGRADECIMIENTOS
Jackson
9
AGRADECIMIENTOS
Agradezco este logro principalmente a Dios, quien me brindo la fuerza y la fe, para
nunca desfallecer en mi meta.
Walter
10
INTRODUCCIN
Para mejorar estos procesos la administracin debe tener claro las actividades
desarrolladas en la empresa, agrupando estas actividades en secciones de
trabajo o departamentos, las cuales deben tener similitudes para el logro de los
objetivos, todo esto con el fin de dar un valor agregado, al servicio o bien prestado
al cliente, quien es fuente primordial para el logro de los objetivos en la empresa
Industria de Restaurantes de Comidas Limitada ( I.R.C.C. LIMITADA).
11
as un valor agregado a la empresa, aunque no se sugiere como principal
conductor de actividades y mtodo de evaluacin, ya que las tcnicas de
documentacin pueden variar, como el mismo mtodo de evaluacin.
El diseo del sistema permite identificar los riesgos existentes en los procesos y
actividades realizados por cada rea, sobre la propiedad, planta y equipo de la
empresa, al mismo tiempo analiza cada uno de los componentes (Ambiente de
control, Valoracin de los riesgos, Actividades de control, informacin y
comunicacin y Monitoreo) del sistema de control interno mediante el uso de la
herramienta COSO; Con lo que se identific que el riesgo ms relevante que
posee la empresa, es el manejo y control de la informacin entre reas, de la
propiedad planta y equipo. Para ejercer un control sobre este riesgo, se diseo un
flujograma de procesos y actividades a realizar, por cada rea implicada en el
control de la propiedad, planta y equipo de la empresa.
12
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 DESCRIPCIN.
A partir del ao de, 1983 desde la inauguracin del primer restaurante, de comidas
rpidas, se comenz con prestar un servicio al cliente, partiendo desde el
compromiso de satisfacer los gustos, necesidades, expectativas y dar excelente
calidad en los alimentos que se preparan en cada punto de venta.
13
EMPRESA VENTAS
I.R.C.C.(HAMBURGUESAS EL CORRAL) 71,246 6%
12%
AVESO (KOKORIKO) 57,236 13%
5%
3%
FRISBY 50,988 4%
3%
FRANCHISE SYSTEM (MC DONALDS) 48,342 13%
3%
13%
CREPES Y WAFLES 46,887 3%
1%
OMA 21,858 15% 19%
Por lo anterior, no ha podido dar de baja algunos bienes, que estn depreciados
en su totalidad.
14
No tiene claramente definidos los procesos de compras para la propiedad
planta y equipo.
Teniendo en cuenta las proyecciones para este ao, la empresa contara con ms
de 100 puntos de venta, por este motivo se contaran con ms bienes, para lo que
se requiere mayores controles, siendo esto dispendioso y complejo.
Al definir los procesos y actividades a realizar por cada rea se logra un mayor
control sobre la propiedad planta y equipo, generando beneficios tcnicos y
econmicos, como son:
15
TCNICOS
ECONMICOS
16
1.6 PROPSITO
17
2. MARCO DE REFERENCIA
ACTIVO: bien o derecho que tiene valor econmico positivo para la empresa.
AUDITOR: persona que realiza los trabajos de auditoria, tambin llamada revisin
de contabilidad o censura jurada de cuentas, debe poseer una slida formacin en
materia contable, economa y administracin de empresas, derecho en general y
en especial derecho mercantil y legislacin fiscal, economa nacional e
internacional entre otras.
18
CONTROL INTERNO: es todo el sistema de control de cualquier institucin,
diseado al servicio de los objetivos de la direccin general o alta direccin, para
diferenciarlo del control ejercido sobre la misma desde otras instancias y a favor
de terceros como pueden ser por ejemplo: las auditorias practicadas por
profesionales independientes a requerimiento de los accionistas o de los
acreedores o incluso de la misma direccin. Este control interno tiene dos
finalidades:
19
PLAQUETEO: sistema de cdigo de barras, el cual sirve para identificar y
controlar los activos que tiene la empresa.
1
CONCEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PBLICA, pronunciamiento 7. p.10-12
20
proporcionarles seguridad razonable, de conseguir en la empresa, las tres
siguientes categoras de objetivos:
2
Ibid., p.13-16.
21
manejar los riesgos especficos asociados con los cambios, tanto con los que
influyen en el entorno, de la organizacin como en el sector de la misma
A travs de la investigacin y anlisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el
cual el control vigente los neutraliza, se evala la vulnerabilidad del sistema.
El anlisis de los riesgos incluir:
Una estimacin de su importancia / trascendencia.
Existen circunstancias que pueden merecer una atencin especial en funcin del
impacto potencial que plantean:
Cambios en el entorno
Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben estar
orientados hacia el futuro, de manera de anticipar los ms significativos a travs
de sistemas de alarma complementados con planes para un abordaje adecuado
de las variaciones.
Actividades de control
Son aquellas que realizan la gerencia y dems personal de la organizacin, para
cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades estn
expresadas en las polticas, sistemas y procedimientos.
Las actividades de control tienen distintas caractersticas. Pueden ser manuales o
computarizadas, administrativas u operacionales, generales o especificas,
preventivas o detectivas.
Sin embargo, lo trascendente sin importar su categora o tipo, todas ellas estn
apuntado as los riesgos (reales, potenciales), en beneficio de la organizacin, su
misin y objetivos, as como la proteccin de los recursos propios, o de terceros
en su poder.
22
Las actividades de control son importantes, no solo porque en si mismas implican
la forma correcta de hacer las cosas, sino debido a que son el medio idneo, de
asegurar en mayor grado el logro de los objetivos.
Coordinacin entre reas. Cada rea o subrea del organismo debe operar
coordinada e interrelacionadamente con las restantes reas o subreas.
23
Informacin y comunicacin
3
Para poder controlar una entidad y tomar decisiones correctas respecto a la
obtencin, uso y aplicacin de los recursos, es necesario disponer de la
informacin adecuada y oportuna. Los Estado financieros constituyen una parte
importante de esa informacin y su contribucin es incuestionable.
Esta norma plantea los aspectos a considerar con vistas a formar juicio sobre la
calidad de la informacin que utiliza un organismo, y hace a la imprescindible
confiabilidad de la misma.
Monitoreo
3
Ibid., p.16-17.
24
establecidas en todas las reas de la organizacin y los controles internos de
contabilidad son medidas que se relacionan con la proteccin de activos y con la
confiabilidad de los informes contables y financieros.
Auditorias del Sistema de Control Interno. Deben practicarse auditorias, las que
informarn sobre la eficacia y eficiencia del Sistema de Control Interno,
proporcionando recomendaciones para su fortalecimiento, si correspondiera.
25
La identificacin de las deficiencias puede surgir de diferentes fuentes: el propio
control interno, la supervisin y la evaluacin. Tambin, a travs de la relacin con
terceros, por medio de reclamos, demandas, etc.
4
Este modelo es originario de Canad. Se fundamenta en sistemas de
comunicacin y en el control social, con planes de mejoramiento individuales.
4
http://www.ideared.org/download/intercambio_Empresarial/IDEA_30-04-
04_comite_de_Auditoria_Informe_final.
26
El llamado ciclo de entendimiento bsico del control, como se representa en el
modelo, consta de cuatro etapas que contienen los criterios generales,
conformando un ciclo lgico de acciones a ejecutar para asegurar el cumplimiento
de los objetivos de la organizacin.
27
ESQUEMA MODELO COCO
CONTROL
ACCIN
PROPSITO
COMPROMISO
-Efectividad y eficiencia de las operaciones
MODELO COBIT.
5
El modelo COBIT, ha sido desarrollado como un estndar generalmente aplicable
y aceptado para las buenas prcticas de seguridad y control en Tecnologa de
5
http://www.unicolmayor.edu.co/controlinterno/informacion
28
Informacin (TI). COBIT es la herramienta innovadora para el gobierno de TI
(Governance). Trmino aplicado para definir un control total.
COBIT esta diseado para ser utilizado por tres audiencias distintas:
29
Auditores de sistemas de informacin. Para dar soporte a las opiniones
mostradas a la administracin sobre los controles internos.
REQUERIMIENTOS
- confidencialidad
- disponibilidad
30
ELEMENTOS
31
Fuente http://www.unicolmayor.edu.co/controlinterno/informacion
32
MODELO MECI (Modelo Estndar Control Interno)
6
Es un sistema integrado por un conjunto de planes, mtodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una
compaa.
OBJETIVOS
6
http://www.cccp.org.co/modules.
33
Establecer las acciones que permitan a la Entidad garantizar el cumplimiento de
las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable.
34
Objetivos de Control de Evaluacin. Constituyen objetivos de Control de
Evaluacin de la Entidad Pblica los siguientes:
35
Esquema Modelo Meci
36
OPERADOR CASALS
7
Naciones Unidas contrat firmas para que crearan el modelo de control interno
de universidades, la Empresa CASALS, es responsable, para el efecto, en
Sudamrica y en concreto de Colombia.
Modelo significa sistema a escala. El modelo CASALS de control interno para las
universidades oficiales es eso, un modelo para establecer el sistema de control
interno en cada universidad pblica que tiene aspectos muy individuales.
Sin embargo, dentro del sistema, un elemento cualquiera tiene que ver con los
dems del mismo sistema, un elemento de control de una universidad tiene que
ver con el sistema, de control interno de las universidades pblicas. Hay algunos
elementos que se consideran bsicos dentro del MODELO CASALS:
7
http://www.unicolmayor.edu.co/controlinterno/inromacion.
37
Subsistema de registro. La informacin debe tener un registro oportuno,
exacto y confiable. Los registros deben estar disponibles para la consulta con
destino a la toma de decisiones. Se debe organizar los recursos tcnicos y
humanos usados en obtener y registrar la informacin.
38
6.3.3.1 Esquema modelo operador casals
OPERADOR
CASALS
39
MODELO CADBURY (Cadbury Committee- Internal Control Working
Group, Institute of Chartered Accountants in England and Wales).
8
Este modelo Le da vital importancia al control de gestin financiera y al control
interno contable, a partir de estndares internacionales. Al igual adopta una
interpretacin amplia del control.
OBJETIVOS
Los elementos claves del modelo Cadbury son en esencia, similares a los del
modelo coso, salvo la consideracin de sistemas de informacin integrados en los
otros componentes y un mayor nfasis respecto a los riesgos de la compaa.
La limitacin que tiene este modelo con respecto a los analizados anteriormente,
es que el CADBURY, se basa en la responsabilidad de los reportes de control a la
confiabilidad de los financieros.
8
http://www.cccp.org.co/modules.
40
investigacin, por un comit de organizaciones que integran COSO, las cuales
son: El Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados (AICPA), La
Asociacin Americana de Contabilidad (AAA), El Instituto de Contadores Internos
(IIA), El Instituto de Ejecutivos de Finanzas (FEI) y El Instituto de Contadores
Gerenciales (IMA). Estudio el cual fue dirigido por la firma Coopers & Lybrand,
firma que tambin prepar el informe.
41
3. DISEO METODOLGICO
La poblacin objeto de estudio para este trabajo son los procesos administrativos
y econmicos, en donde se encuentran las reas implicadas, en el manejo y
control de la propiedad, planta y equipo que son; rea administrativa, rea
contable, rea de calidad, rea de construcciones, rea de compras y rea de
operaciones.
Gerente Contable
Contador Pblico
Asistente de Revisora Fiscal
Dos Analistas Contables
Para conocer la estructura del control interno, se estudi cada uno de los cinco
componentes que integran este, para lograr los objetivos de este trabajo de grado,
se consider primero dos aspectos como son: el diseo de varias polticas y
procedimientos en cada componente de la estructura de control interno.
A fin de entender el diseo del sistema de control interno para el rea de
contabilidad, se evaluaron las actividades, los registros contables que existen y su
42
naturaleza, la forma en que estos se procesan, incluyendo el alcance y uso de sus
sistemas de informacin (paquete contable CG-UNO), tambin los registros
contables sirven como fuente de evidencia de informacin para la mayora de los
objetivos.
43
4. ORGANIGRAMA
Segn este organigrama se har un anlisis de cada una de las reas que
intervienen en el proceso para la propiedad planta y equipo. (Ver organigrama
adjunto)
44
45
4.1 REA ADMINISTRATIVA
Se encarga del diseo, estudio y ejecucin de las obras de cada punto de venta
nuevo, tradicional, gourmet, centro de proceso y oficinas como tambin del
diagnstico del estado y mantenimiento de cada uno de estos.
46
4.6 REA CONTABILIDAD
47
5. ANALISIS DEL SISTEMA DE CONTROL
48
la integridad, valores ticos y morales de los empleados, sin salirse del
lineamiento de la ley.
PRINCIPIOS CORPORATIVOS.
VALORES CORPORATIVOS
Honestidad
Lealtad
Equipo
Conocimiento
Respeto
Familia
49
Adems del plano profesional y tcnico, que se tiene en cuenta al evaluar el
aspirante al cargo, se tienen en cuenta otros factores como su plano personal y
psicolgico, los cuales dan la pauta para el ingreso a la empresa. Siendo esto, lo
ms importante para generar desde un principio, un buen ambiente dentro de la
empresa, con el fin de tener buenas relaciones interpersonales.
9
http/: www.elcorral.com.co
50
informacin financiera fidedigna y confiable. La misin y la visin son conocidas
por los empleados de la empresa, demostrando as conocimiento y compromiso
para el logro de los objetivos.
Cada objetivo y cada actividad estn relacionados con la meta, que es entregar los
estados financieros, pero estos no estn relacionados con el objetivo general
encontrndose una falta de vinculacin con el objetivo global de la empresa, dado
que ello surge de la orientacin de la administracin, hacia los empleados a
niveles solo de procedimientos y tcnicas, convirtindose cada actividad en una
rutina.
51
Riesgos Internos.
Probabilidad.
Impacto.
52
Riesgos Externos.
Probabilidad.
Impacto.
53
algunas reas. Otro de los controles, son los formatos que se tiene en
mantenimiento, ya que estos renen y piden la suficiente informacin para el
control de estos.
De acuerdo a cada una de las actividades de control, como es el caso del manejo
del efectivo, en donde encontramos procedimientos para las cajas menores y
reintegros, manejo de medios de pago en los puntos de venta, faltantes de
efectivo e inventarios. Con respecto al rea del manejo de pagos encontramos el
manual de pago a proveedores y acreedores, norma sobre contratacin y pago de
servicios de mantenimiento y los gastos de personal. Se observa que en todos los
procesos que hay hace falta un manual de procedimientos para el manejo de la
propiedad planta y equipo.
54
por parte de los jefes de zonas, administradores y parte del personal de
contabilidad.
55
5.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN
Contabilidad
Recursos humanos
Activos fijos
Comercial y produccin
La informacin que se maneja por medio de estos mdulos es realizada por los
distintos departamentos de acuerdo a sus perfiles, como es:
La informacin es manejada por cada departamento por medio de una RED LAN
(red interna), con vnculos NT 4.0 adecuada con estaciones de trabajo Windows
miscelneo lo cual significa manejo de Windows 95, 98, 2000, XP, la informacin
realizada por cada departamento, se maneja por medio de interfaces, para la cual
se tiene un periodo para realizarse de la siguiente forma, Ventas, compras e
inventarios, se realiza cada ocho das, recursos humanos se realiza
mensualmente, y hace interfaces en contabilidad por los mdulos ya
mencionados.
Cada usuario del sistema de informacin denominado CG- UNO, maneja un perfil
de auditoria, el cual es asignado dependiendo el cargo, de acuerdo a las
operaciones que se lleven a cabo, tal auditoria permite identificar movimientos por
cada usuario.
56
El manejo de esta informacin se ve afectado por factores externos tales como
proveedores, acreedores, tambin se encuentran otros factores como controles
ambientales de aseo y sanidad, econmicos y sociales.
Para el proceso del manejo de esta informacin se encontr una relacin entre
reas quienes no cuentan con una adecuada comunicacin y entrega de la
informacin, La cual debe cumplir con las polticas internas, como tambin con los
requisitos legales verificados por las diferentes reas.
5.5 MONITOREO
57
donde se asume por parte del rea de contabilidad, que cuenta con las
cotizaciones y autorizaciones, en general con el proceso de compra.
Debido a estas falencias, las cuales los jefes de rea y auxiliares ya tienen
conocimiento, se han tratado de efectuar cambios que ayuden a reducir tiempos,
generar mayores controles, para lograr exactitud en la informacin y tener un
sentido de exigencia para los cambios a realizar.
58
6. MANUAL DE PROCESOS
59
6.1.2 Depreciacin. Debido al desgaste uso, desuso, agotamiento, que presenta
un activo fijo a travs del tiempo se realiza una asignacin del costo de las
propiedades planta y equipo denominada depreciacin la cual es manejada por la
empresa segn lo establecido por la ley y las normas de contabilidad, utilizndose
el mtodo de depreciacin por lnea recta de acuerdo a las necesidades de la
empresa, tenindose en cuenta los siguientes parmetros para su uso.
Inmuebles 20 aos
Barcos, trenes, aviones, maquinaria 10 aos
Vehculos, automotores y computadores 5 aos
60
sustancialmente diferente, debiendo tratarse el bien depreciado como una
propiedad planta y equipo, hasta que el mismo salga del patrimonio social, caso
en el cual se procede a su retiro.
Cuando se adquiera un bien usado que haya estado en uso, el adquiriente del
bien puede calcular razonablemente el resto de vida til probable para amortizar
su costo de adquisicin. La vida til as calculada, sumada a la transcurrida
durante el uso de anteriores propietarios no puede ser inferior a la contemplada
para bienes nuevos por el reglamento.
Este mtodo consiste en distribuir el valor despreciable del bien en partes iguales
a cada ejercicio contable durante la vida til del activo, su formula es:
61
Cuenta CU BENEFIC. CRUCE / DESTINO DBITOS
CRDITOS
526030 04 860533413 CC-3060 1,042,159.00
526030 04 860533413 CC-3061 1,546,862.00
526030 04 860533413 CC-3062 740,177.00
159230 04
3,329,198.00
526055 04 860533413 CC-3061 131,494.00
159255 04
131,494.00
De igual manera se maneja una serie de pasos rutinarios para el control de los
inventarios en la propiedad, planta y equipo de la misma, estos son los siguientes:
62
Se ingresa al respectivo cuadro que se tiene de activos fijos por cada punto de
venta
Despus de ingresado al cuadro se tiene como base este para realizar la
depreciacin, al mes siguiente se hacen los respectivos ajustes por inflacin
adems en este cuadro se encuentran discriminado su valor histrico, saldo
inicial, saldo ajustado, depreciacin, compras y bajas.
63
ajuste estn expresadas al valor actual o al valor presente no ser objeto de ajuste
por inflacin.
Los ajustes activos no monetarios a los que se les aplica el ndice general PAAG
se llevan como un mayor valor de los mismos con abono o cargo a la cuenta
correccin monetaria. Los ajustes de los activos y pasivos que tienen forma
particular de los ajustes se toman como un mayor valor de los mismo contra un
ingreso financiero.
Los ajustes realizados a los activos no monetarios por nivel general de precios si
constituyen la esencia del reconocimiento de la inflacin en la informacin
contable y en ellas el registro separado del costo histrico y el ajuste por inflacin
se hace indispensable para poder mantener bases informativas requeridas para la
administracin financiera y el control. Si se perdiera el costo histrico el control
pierde la posibilidad de aplicar las tcnicas hasta hoy desarrolladas. El valor
contable del bien en este caso debe descomponerse entre el costo de sus
diferentes componentes y el valor del ajuste por inflacin, lo mismo en su
depreciacin y siempre al nivel de los bienes individuales y de agrupaciones. Esto
se ve reflejado en el cuadro de control para los activos fijos por punto manejado
por el rea de contabilidad
ejemplo:
Este ejemplo se aplica cuando se haya el PAAG mensual para el siguiente mes en
este caso marzo del 2005
64
Ajuste de activos en moneda extranjera, en uvr y con pacto de reajuste. La
diferencia entre el valor en libros de los activos expresados en moneda extranjera
y su valor expresado el ultimo da del ao, representa el ajuste que se debe
registrar como un mayor o menor valor del activo y como ingreso financiero segn
corresponda. Cuando los activos se encuentran expresado en UVR o cuando
sobre los mismos se haya practicado un reajuste de su valor, el ajuste se debe
registrar como un mayor valor del activo y como contrapartida un ingreso
financiero. Cuando una partida se haya reexpresado aplicando la tasa de cambio
vigente, el valor de la UVR o el pacto de reajuste, no puede ajustarse
adicionalmente por el PAAG en el mismo periodo,
Por mandato legal adicionalmente los activos totalmente depreciados, que aun
estn en uso se deben controlarse en cuentas de orden, en cuyo caso en ellas se
deben registrar el valor comercial de los mismos. Dicho valor comercial ser el que
mediante avalu tcnico que se fije siguiendo los parmetros establecidos en el
decreto 2649 de 1993.
Una vez transcurrido el tiempo de garanta tanto de la obra como de los equipos,
si se presenta, algn tipo de anomala, deterioro, dao o perjuicio, el departamento
de Operaciones es el encargado de realizar los procedimientos correspondientes
65
para el arreglo de estos sucesos. Para cumplimiento de estos arreglos se debe
llenar un formulario como requisito fundamental establecido como procedimiento
de acuerdo a las normas de control calidad.
66
7. FLUJOGRAMA DE PROCESOS
Plasma los procesos para el control de las actividades internas relacionadas con la
propiedad, planta y equipo. Define las reas implicadas en estos procesos, como
tambin muestra los riesgos implicados en cada proceso de acuerdo a su
importancia, como tambin da a conocer el control para cada riesgo. (Ver tabla 1)
7.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
I.R.C.C. LIMITADA
TABLA I
P R O C E S O S P AR A L A C O M P R A, M AN T E N IM IE N T O Y C O N T R O L D E L A P R O P IE D AD P L AN T A Y E Q U IP O
R E A D E C O N T A B IL ID A D R E A D E O P E R A C IO N E S RE A DE CO M P RAS R E A D E C O N S T R U C C IO N E S R E A D E A D M IN IS T R A T IV A
IN IC I O
b R e v i sa r y v e ri f i c a r b1
d o cu m e n to s R e c ib ir fa c tu ra s
D e vo lve r la
so p o rte s y re q u i si t o s no m a n te n im ie n to s p o r n o R e c i b i r fa c tu ra s d e c o m p ra s R e c i b i r fa c tu ra s d e
F a c tu ra s. V e r a n e x o F a c tu ra p o r n o c u m p li r a lg u n o d e l o s m a n te n i m i e n to s y c o m p ra s
c u m p l ir a l g u n o d e lo s
2
re q u s ito s l e g a l e s o i n te rn o s re q u s i to s le g a le s o in te rn o s p o r n o c u m p l ir a l g u n o d e lo s
re q u s i to s le g a le s o in te rn o s
Ver Ver
c u a d ro I c u a d ro II Ver
si p u n to c p u n to f c u a d ro I V
p u n to f
R e g i s tra r F a c tu ra s S i s te m a
c
C o n ta b l e C G U N O
R e g is tra r F a c tu ra s Ac tivo s F ij o s
d
C u a d ro C o n tro l d e E XC E L
e
R e c i b i r y re g i s tra r T ra n s fe re n c ia s .
Ve r a n e xo 3
f R e q u e rim ie n to a E je c u ta r
g
R e g i s tra r lo s c a l c u l o s re a l iza d o s
e n e l p u tn o (f) p o r m e d io d e
C o m p ro b a n te s d e Aju s te
h
R e vis io n d e l a in fo rm a c i n
c a u s a d a a n te rio rm e n te
F IN
R E V IS O
F E C HA
67
Manual de procesos departamento de Contabilidad.
PROCEDIMIENTOS RIESGOS CONTROLES
CR2
No revisar la causaciones
d). Registrar facturas en el cuadro control de manules y automaticas.
EXCEL, discriminado por puntos de venta.
Realizar revision del cuadro diario.
FC1
Fijar procedimientos para el registro
f). Realizar los calculos manuales de: FR1 de la informacin, de acuerdo al
depreciaciones, ajustes por inflacion, Realizar operaciones cuadro control de EXCEL.
valorizaciones, bajas de acuerdo al cuadro inexistes, o no realizar
control y que no realiza el sistema. registro de ellas,
FR2 FC2
Realizar operaciones Revisar las operaciones realizadas por
inexactas y recalculos. medio de pruebas de exactitud
g). Realizar los ajustes automaticos y registrar matematica. Revision de documentos
los manuales, de acuerdo al cuadro control de al momento de realizarce.
EXCEL. Revisar informacion causada por
medio de los documentos generados.
APROBO
FECHA
Define las actividades a realizar por esta rea para el maneo de la propiedad,
planta y equipo, empezando desde la necesidad de compra hasta la entrega de
bien. (Ver tabla 2)
7 .2 F L U JO G R AM A D E P R O C E S O S P AR A L A P R O P IE D AD , P L AN T A Y E Q U IP O D E P AR T AM E N T O D E C O M P R AS
I.R .C .C . L IM IT A D A
TABLA II
PROCESOS PARA LA COMPRA, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
REA DE COMPRAS REA DE ADMINISTRATIVA REA DE CONTABILIDAD REA DE CALIDAD REA DE CONSTRUCCIONES REA DE OPERACIONES
INICIO
Ver
Entregar requerimientos de cuadro VI
compra, al jefe de compras para punto g
c Ver
determinar acredores cuadro IV
punto b
d Se
requiere
no
Preparar orden
cotizacion
de compra
si
Recibir y entregar
e cotizacion aprobada o
Entregar cotizacion rechazada al rea de
Ver
cuadro V
f punto a
3 Recibir orden de
T compra con la factura
Preparar orden de 2
compra
1
Ver
cuadro I
punto a
g
Recibir factura de venta del
acreedor
REVISO
FECHA
69
Cuadro realizado por los autores
a ) . S e g e n e r a la n e c e s id a d d e c o m p r a p o r
cada d e p a rta m e n to , com o t a m b ie n de
a c u e r d o a lo p r e s u p u e s t a d o
b ). R e v is a r p re s u p u e s to s y p la n e s de
c o m p r a s . R e c ib ir y r e v is a r lo s r e q u e r im ie n t o s
d e c o m p ra d e a c u e rd o a lo s f o r m a t o s
e s t a b le c id o s . V e r a n e x o 4 .
c ) . E n t r e g a r lo s r e q u e r im ie n t o s r e v is a d o s ,
dando p r io r id a d a lo s u r g e n t e s , p o r e l
a s is t e n t e d e c o m p r a s a l J e f e d e c o m p r a s ,
c o n s u s v is t o s b u e n o s d e g e r e n t e s o je f e s d e
r e a . D e t e r m in a r lo s a c r e e d o r e s p o t e n c ia le s
a e f e c t u a r la c o m p r a .
DR1 DC1
d ) . D e c id ir s i s e r e q u ie r e r e a liz a r c o t iz a c io n o I d e n t if ic a r a c r e e d o r e s q u e T e n e r in f o r m a c i n a c t u a liz a d a d e
n o t e n ie n d o e n c u e n t a la s b a s e s d e d a t o s d e no c u m p la n con la lo s a c r e e d o r e s y s u s lin e a s d e
p o s ib le s a c re e d o re s . S i n o se r e q u ie r e n e c e s id a d e s y p la n e s d e p ro d u c to s , r e q u is it o s y
r e a liz a r c o t iz a c io n e s p o r q u e e s u n a c r r e d o r la e m p r e s a . d o c u m e n to s
f ijo y a a u t o r iz a d o p o r e l r e a a d m in is t r a t iv a .
DC2
DR2 C o n t r o la r p o r p a r t e d e l re a
e ) . E n t r e g a r c o t iz a c i n r e v is a d a a l r e a R e a liz a r f r a u d e s a d m in is t r a t iv a la s c o m p ra s
a d a m in is t r a t iv a , m in im o 3 c o t iz a c io n e s . r e a liz a d a s a c o n s ta n te s
a c r e e d o r e s , p o r m e d io d e un
s e g u im ie n t o y r e v is io n d e lo s
f ) . R e c ib ir c o t iz a c io n a p r o b a d a . P r e p a r a r la cheques s o p o rta d o s con la s
o rd e n d e c o m p ra , d a n d o a c o n o c e r la s fa c tu ra s y sus o rd e n e s de
e s p e c if ic a c io n e s a c u m p lir p o r e l a c r e e d o r c o m p ra a p ro b a d a s d e a c u e rd o a l
c o m o : fe c h a s d e e n t r e g a , c a n t id a d e s y m o n to d e a u t o r iz a c io n e s . V e r
c a lid a d e s d e l b ie n . S i la c o t iz a c io n es anexo 2.
r e c h a z a d a s e a r c h iv a . S i la fa c tu ra e s
d e v u e lt a p o r e l a r e a d e c o n t a b ilid a d , p o r n o
c u m p lir a lg u n o d e lo s r e q u is it o s , c a m b ia r la
co n e l a cre e d o r. G R1 G C1
No p re s ta r a t e n c io n I d e n t if ic a r el r e s p o n s a b le de
o p o r t u n a a la e n t r e g a d e r e c ib ir e l b ie n , d a n d o a c o n o c e r le
a cu e rd o a la s la s c o n d ic o n e s d e e n tre g a y
g ) . E f e c t u a r la c o m p r a y s o lic it a r la e n t r e g a
e s p e c if ic a c io n e s de e s p e c if ic a c io n e s d e l b ie n , r e v is a r
d e la f a c t u r a a l a c r e e d o r , la c u a l s e e n t r e g a a l
c o m p r a h e c h a s , r e c ib ir lo s el b ie n a n te s de f ir m a r el
r e a d e c o n t a b ilid a d
b ie n e s en fe c h a s no r e c ib id o , y e s t a b lc e r u n f o r m a t o
f ija d a s y e n m a l e s t a d o d e e n t r e g a d e l b ie n . V e r a n e x o 8 .
h ) . E n t r e g a r c o p ia f a c t u r a c o m p r a a c t iv o s p o r
p u n to d e v e n ta .
APRO BO
FECHA
70
7.3 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.
DEPARTAMENTO DE CALIDAD
Este manual permite determinar los controles de mantenimientos para los bienes
para as garantizar la prestacin de un buen servicio y preparacin del producto.
(Ver tabla 3)
7.3 FLUJOGRAMADEPROCESOSPARALAPROPIEDAD, PLANTAYEQUIPODEPARTAMENODECALIDAD
I.R.C.C. LIMITADA
TABLAIII
PROCESOSPARALACOMPRA, MANTENIMIENTOYCONTROL DELAPROPIEDAD, PLANTAYEQUIPO
INICIO
Entregar formato
b Recibir yactulizar Ver
transferencias activos cuadro IV
transferencias puntos de venta Ver
puntos de venta punto c cuadro II
punto h
Ver
Recibir yregistrar formato cuadro VI
c punto h
mantenimientos activos
Entregar formato
Realizar seguimiento mantenimiento activo
d mantenimientos
Ver
cuadro VI
punto d
Recibir informacion
activos fijos puntos
Entregar
e de venta,
informacin
relacionados con la
activos fijos por
maquinaria, equipo
punto de venta
yelementos de
cocina
Ver
cuadro V
punto d
REVISO
FECHA
71
Manual de procesos rea de calidad.
APROBO
FECHA
72
7.4 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.
DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIONES
Este manual plasma los procesos relacionados con todo tipo de construcciones,
arreglos locativos y compras para los puntos de venta, como tambin define las
reas relacionadas en los procesos con esta rea. (Ver tabla 4)
7.4 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIONES
I.R.C.C. LIMITADA
TABLA IV
PROCESOS PARA LA COMPRA, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
REA DE CONSTRUCCIONES REA DE CONTABILIDAD REA DE OPERACIONES REA DE CALIDAD REA DE COMPRAS REA ADMINISTRATIVA
INICIO
Ver
cuadro II
Entregar punto b
informacion
c activos fijos Recibir
puntos de venta informacion
realcionados con INICIO activos fijos
la construccion puntos de venta
realcionados con
Recibir informacion de activos
la construccion
fijos
Ver
Confirmar y revisar cuadro VI
e punto d
mantenimientos realizados a
satisfaccion
Ver
cuadro I
punto a
REVISO
FECHA
73
Manual de procesos rea de Construcciones.
EC1
Contratar personal calificado, para el arreglo, ER1 Realizar control sistematico sobre
reparacin y mantenimiento para el activo. No hacer cumplir las garantas las garantas otorgadas por los
Revisar cumplimientos de las garantas y sobre los activos fijos. vendedores, sobre cada activo
hacerlas cumplir . comprado. Ver anexo 9.
APROBO
FECHA
74
7.5 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRATIVA
REA ADMINISTRATIVA REA DE COMPRAS REA DE CONTABILIDAD REA DE CALIDAD REA CONSTRUCCIONES
INICIO
a
Recibir cotizacion rea de Entregar cotizacion
compras
Ver
cuadro II
punto e
b Analizar,
evaluar y definir no Recibir cotizacion
cotizacion para
rechazada
la compra
D
si
c
Entregar cotizacin aprobada
Recibir cotizacion
al rea de compras aprobada
Ver
cuadro V
punto a Entregar Entregar
Recibir informacin activos fijos informacion activos
d informacion
por punto de venta para la fijos puntos de activos fijos
venta, relacionados
aseguradora puntos de venta
con la maquinaria,
realcionados con
equipo y elementos la construccion
de cocina
e
Asegurar activos fijos por punto
de venta
Ver
Ver cuadro IV
cuadro III punto c
punto e
f 2
Entregar factura Recibir factura
aseguradora aseguradora
1
Ver
cuadro I
punto a
REVISO
FECHA
75
Manual de procesos rea Administrativa.
APROBO
FECHA
76
7.6 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
Plasma los procesos relacionados con las propiedad, planta y equipo desde su
entrega en el punto de venta, como tambin define los controles y seguimiento del
bien con el fin de prevenir daos o prdida del bien. (Ver tabla 6)
TABLA VI
PRO CESO S PARA LA CO M PRA, M ANT ENIM IENT O Y CO NT RO L DE LA PRO PIEDAD, PLANT A Y EQ UIPO
REA DE OPE RACIONES REA DE CONTABILIDAD RE A DE CALIDAD RE A DE COM P RAS RE A DE CONS TRUCCIONE S
INIC IO
b R e a liza r s e g u im ie n to a l e s ta d o
d e lo s a ctivo s fijo s
c R e vis a r s i s e
re q u ie re no R e g is tra r e R e cib ir in fo rm a cio n e s ta d o
m a n te n im ie n to in fo rm a r e s ta d o e q u ip o s
si e q u ip o
Ver
cu a d ro III
si p u n to b
R e cib ir fo rm a to y re a liza r
3
d m a n te n im ie n to s o b re la s
D ilig e n cia r fo rm a to 2 co n tru ccio n e s
s o licitu d
R e cib ir y re g is tra r
m a n te n im ie n to n o
m a n te n im ie n to a ctivo
s u e p e rio r a u n d ia
1
Ver
cu a d ro IV
p u n to d
Ver
e E n tre g a r u n a co p ia a l co n tra tis ta cu a d ro III
p u n to c
Ve rifica r m a n te n im ie n to re a liza d o
f
a s a tis fa ccio n
g R e cib ir re q u e rim ie n to d e
R e a liza r y e n tre g a r s o licitu d d e
co m p ra
co m p ra
Ver
R e cib ir y re g is tra r la s cu a d ro II
p u n to b
tra n s fe re n cia s
2
h
D ilig e n cia r y e n tre g a r Ver
fo rm a to tra n s fe re n cia cu a d ro I
p u n to a
a ctivo s fijo s
R e cib ir y a ctu a liza r
1 tra n s fe re n cia s
Ver
cu a d ro III
p u n to b
R EVISO
FEC HA
77
Manual de procesos rea de Operaciones.
PROCEDIMIENTOS RIESGOS CONTROLES
HR2
No llenar los formatos o llenarlos
en forma incorrecta.
APROBO
FECHA
78
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
8.1 CONCLUSIONES
79
8.2 RECOMENDACIONES
Debido a la necesidad que tienen las empresas, en tener control en las actividades
y procesos, ya sean administrativos o de operaciones, se debe contar con
sistemas de control, para las respectivas actividades y procesos.
Para la mejor realizacin de los procesos, de una manera eficaz y eficiente, en las
distintas reas implicadas en todo lo relacionado con la propiedad planta y equipo,
desde la necesidad de compra hasta su venta o baja, se dise y propus en
primera instancia, de manera grfica los procesos a realizar en cada rea,
mediante un flujograma, ya que el manejo de la informacin, por un rea, depende
para la realizacin de actividades y procesos en otra rea, generando una
dependencia.
Por tal motivo estos flujogramas definen los procesos a realizar, por cada rea de
una manera clara y precisa, definiendo tiempos de entrega de la informacin, tipos
de formatos para el control de la propiedad planta y equipo, conocimiento de los
riesgos y controles por rea, personas involucradas en el proceso, todo esto con
el fin de mejorar el manejo de la informacin y control de la propiedad planta y
equipo.
80
BIBLIOGRAFA
CADAVID LOPEZ, Oscar Armando. Gua Prctica Para el Control Interno. 1 ed.
Investigar Editores. Bogot D.C. 2002.
Internet:
www.unicolmayor.edu.co/ controlinterno/informacin
www.sisepuede.com.ec/docs/
81
www.cccp.org.co/ modules
www.unicolmayor.edu.co/ controlinterno
82
ANEXOS
83
ANEXO A
I.R.C.C. LIMITADA
FORMATO RECEPCIN DE DOCUMENTOS
84
ANEXO B
I.R.C.C. LIMITADA
TABLA DE MONTOS PARA AUTORIZACIONES
AREA CARGO MONTOS PARA BASE
21 SALARIOS MINIMOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VICEPRESIDENTE LEGALES MENSUALES
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO VIGENTES
21 SALARIOS MINIMOS
GERENCIA DE OPERACIONES VICEPRESIDENTE OPERATIVO LEGALES MENSUALES
VIGENTES
20 SALARIOS MINIMOS
GERENCIA DE COMPRAS JEFE DE COMPRAS
LEGALES MENSUALES
VIGENTES
20 SALARIOS MINIMOS
GERENCIA DE CONSTRUCCIONES GERENTE DE CONSTRUCCIONES LEGALES MENSUALES
VIGENTES
85
ANEXO C
I.R.C.C. LIMITADA
TR - 0000
FORMATO DE TRANSFERENCIAS
FECHA DE ENVIO: FECHA DE RECIBIDO:
SUBTOTAL
TOTAL
86
ANEXO D
I.R.C.C. LIMITADA
REQUERIMIENTO DE COMPRA
RC - 00001
N CANTIDADES DESCRIPCIN
87
ANEXO E
I.R.C.C.LIMITADA
1 2 3 4 OBSERVACIONES
COCINA
PISOS
MUROS
TECHOS
ACABADOS
COMEDOR
CUADROS
MURALES
VENTILADORES
PISOS
MUROS
TECHOS
ACABADO PUERTAS
CUARTO DE BASURAS
PISOS
MUROS
TECHOS
ACABADOS PUERTAS
BAOS
ESPEJOS
JABONERAS
LAVAMANOS
ORINALES
SANITARIOS
SECADOR DE MANOS
PISOS
MUROS
TECHOS
ACABADOS PUERTAS
PERCHEROS
MESONES
DIVISIONES BAOS
OFICINA
ESCRITORIO
ARCHIVADOR
CAJA FUERTE
LOKER
PISOS
MUROS
TECHO
ACABADOS PUERTAS
TERRAZA
BARANDA
PARASOLES
PISOS
FACHADA
PUERTA
MUROS
VENTANAS
REJA
PERGOLAS
PARQUEADERO Y EXTERIORES
1 EXCELENTE
2 BUENO
3 REGULAR
4 PESIMO
88
ANEXO F
I.R.C.C. LIMITADA
RELACION DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO POR PUNTO DE VENTA PARA ASEGURADORA
89
ANEXO G
I.R.C.C.LIMITADA
1 2 3 4 1 2 3 4
ELEMENTOS DE COCINA MAQUINARIA Y EQUIPO
AROS PARA HUEVO
PALA PARA HELADO BRILLANTE ZERROL AVISOS
CUCHARA PARA BOLAS DE HELADO ZERROL COMPUTADOR
CUCHARAS SALSERAS REGISTRADORA
DESCORAZONADOR CORTADORA OMEGA 250
CUCHARON PARA CHILI MALTEADORA HAMILTON TRIPLE BEACH
ENSALADERA CALCULADORA CASIO DR-140N
ESPATULAS PARA PLANCHA DIGITURNO
ESPOLVOREADORES (SALEROS) REPIZA ZONA ENTREGAS
FILTRO PARA ACEITE MEZA ENTREGAS
JUEGO CUCHARAS MEDIDORAS BAO DE MARIA PREPARACIN
VASOS PARA MALTEADORA MUEBLE FRIO PREPARACIN
MOLDE PARA TACOS MUEBLE FRIO 8 AZAFATES
PINZAS PICO PATO MUEBLE FRIO 12 AZAFATES
RASPADOR PARA PLANCHA P. CASTLE PLANCHA ASADORA
RECIPIENTES ORGANIZADORES CAF PARA CONDIMENTOS BBQ
SOPORTE PARA FILTRO MUEBLE FRIO PLANCHERO
TAPAS PARA POLLO PANEL AISLANTE
TERMOMETRO DE FRIO ENCHAPE EN ACERO INOXIDABLE
TERMOMETRO DE CALIENTE ESTANTE PARA PAN
RECIPIENTES CAMBIO 1/9 CON TAPA CAMPANA ESTRACTORA PLANCHA BBQ
BITACORA CAMPANA ESTRACTORA PAPAS
PINZAS LARGAS PARA PLANCHA DUCTOS DE EXTRACCION
CALDERO IMUSA PARA POLLO MOTOR DE VENTILACION
MACERADOR EN MADERA MANTENEDOR DE PAPAS
VASOS PORCINADORA DE PAPA FREIDOR A GAS
PINZA PARA PIA CONGELADOR HORIZONTAL PAPAS
GUANTES DE CARNAZA CONGELADOR HORIZONTAL HELADOS
OLLA PEQUEA PARA CALENTAR SALSAS CONGELADOR VERTICAL 22"
OLLETA PARA ACEITE CALIENTE CONGELADOR VERTICAL 48"
PIMENTERO EN MADERA MUEBLE BOTELLERO
TABLAS PLASTICAS PARA CORTAR ESTANTE BODEGA
TELEFONO ESTANTE CUARTO FRIO
VERDURERAS PLASTICAS ESTUFA DOS QUEMADORES
AMPLIFICADOR CON MICROFONO Y SOPORTE ESTUFA CUATRO QUEMADORES
SALAMANDRA
MESA PARA DISPENSADORES
OTROS: (ESCBRIBA EL BIEN A SER EVALUADO QUE NO SE ENCUENTRE
CATALOGADO EN LAS CASILLAS ANTERIORES ) MESA INDUSTRIAL
MESA INDUSTRIAL SUMIDERO
TRAMPA DE GRASAS
REPISA PARED
GABIENETE SUPERIOR
POCETA LAVATRAPEROS
1 EXCELENTE TRITURADOR ALIMENTOS
2 BUENO CALENTADOR PASO A GAS
3 REGULAR CALENTADOR PASO ELECTRICO
4 PESIMO LAMPARAS
90
ANEXO H
I.R.C.C. LIMITADA
TR - 0000
DESTINO:
NOMBRE O REA DE QUIEN ENTREGA:
NOMBRE O REA DE QUIEN RECIBE:
SUBTOTAL
TOTAL
91
ANEXO I
I.R.C.C. LIMITADA
PUNTO DE VENTA:_____________________________
FECHA DE FECHA
N ACTIVO DETALLE GARANTIA COMPRA GARANTIA VALOR
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
92
ANEXO J
ENCUENTAS
TABULACION DE LA INFORMACION
1.AMBIENTE DE CONTROL:
SI NO NS/NR BUENO REGULAR MALO INFORMACION
19. .EXISTE UNA BUENA COMUNICACIN ENTRE LAS DIFERENTES REAS QUE
INTERVIENEN EN EL PROCESO DE COMPRA, MANTENIMIENTO, ENTRE OTRAS, DE
UN ACTIVO FIJO? 3 DESINFORMACION PUNTOS DE VENTA
93
2. VALO R ACIO N D E RIESG O S
C U AD R O S DE AC T IVO S F IJ O S J O H AN A
20.CM O SE M ANEJA Y SE CON TRO LA LO S IN VENT ARIOS? C AR R AN Z A, AN ALIST A C O N T ABLE
20. EXISTE ALGN SIST EM A DE INV ENTARIO P ARA LA IDEN TIFICACI N DE LOS
ACT IVO S FIJO S? 3 C UADRO S EXCEL
SO BR E EL C O ST O D EL BIEN
24. SOBRE QUE M ONTO S SE REALIZA ESTE SEG URO? (FAC T U R A)N EG O C IAC IO N D E LA PO LIZ A
C R U C ES IN T ER N O S DE IN F O R MAC IO N
26.EX ISTE N M ECANISM OS DE CONT RO L P ARA LA DETECCIN DE ERRORES D E LA AU D IT O R IAS, C O N C ILIAC IO N ES, IN VEN T AR IO
INFORM ACIN CONTABLE, IN GRESAD A EN EL P ERIOD O? 3 SELEC T IVO , SEG U IMIEN T O
31. CREE QUE EL SISTEMA ACTUAL, ES SUFICIENTE PARA EL VOLUMEN DE EL SERVICIO TECNICO ES MALO PERO EL
INFORMACIN QUE MANEJA LA EMPRESA? 2 1 SOFTWARE ES BUENO
TOTAL 68 15 2 0 0 0
94
3 .A C T IV ID A D E S D E C O N T R O L
1 .E X IS T E U N FO R M A T O O M E C A N IS M O D E C O N T R O L P A R A LO S A C T IV O S FIJO S ? 4 1
3 . LA IN FO R M A C I N C O N T A B LE S E R E V IS A C O N E L FIN D E M IN IM IZ A R E R R O R E S
E N LA P R E S E N T A C I N ? 3 2
4 . S E E N T R E G A N LO S IN FO R M E S S O LIC IT A D O S (E S T A D O S FIN A N C IE R O S ,
IN FO R M E S A N E X O S ) A T IE M P O Y A Q U IE N ? 2 A L A D IR E C T O R A D E C O N T A B IL ID A D
5 . S E R E V IS A LA IN FO R M A C I N S U M IN IS T R A D A P O R E L S IS T E M A , D IFE R E N T E S A L
R E A D E C O N T A B ILID A D ? 5
7 . D E B ID O A LA G R A N C A N T ID A D D E A C T IV O S FIJO S Q U E P O S E E LA E M P R E S A S E
T IE N E U N C O N T R O L E X T R A C O N T A B LE D E LA V ID A T IL D E LO S M IS M O S ? 2
8 . LO S A JU S T E S P O R IN FLA C I N C A D A C U A N T O S E R E A LIZ A N Y S I S E T IE N E U N
C O N T R O L E X T R A C O N T A B LE D E E S T O S ? 5 S E R E A L IZ A N M E N S U A L M E N T E
9 .S E T IE N E C O N T R O LA D O LO S M A N T E N IM IE N T O S P A R A LO S A C T IV O S FIJO S ? 2
DPT O DE C O N T R U C C IO N E S LO S O L IC IT A ,
G E R E N C IA A D M IN IS T R A T IV A LO APR U EBA,
1 2 . Q U I N E S IN T E R V IE N E N E N LO S A N T IC IP O S O A B O N O S P A R A LA C O M P R A D E L C O N T A B L ID A D L O R E V IS A , A P R U E B A Y C A U S A ,
A C T IV O FIJO ? T E S O R E R IA L O G IR A .
1 3 . Q U T IP O D E S IS T E M A C O N T A B LE S E U T ILIZ A ? S G U N O 5 .0
1 4 . C A D A C U A N T O S E R E A LIZ A M A N T E N IM IE N T O A L S O FT W A R E D E L S IS T E M A ? 3 2 CADA AO
L A IN F O R M A C IO N L A V E R IF IC A L A S P E R S O N A S
IN V O L U C R A D A S E N F O R M A P E R M A N E N T E , S E
1 6 . C A D A C U A N T O S E R E A LIZ A LA R E V IS I N D E LA IN FO R M A C I N C O N T A B LE Y V E R IF IC A N O M IN A , IM P U E S T O S Y L A P A R T E
Q U IE N E S R E A LIZ A N E S T A R E V IS I N ? 3 C O N T ABLE
C O M IT D E C O M P R A S R E S P E T O D E M O N T O S
PARA LAS CO MPRAS, V IC E P R E S ID E N C IA
1 7 . Q U I N O Q U IE N E S A P R U E B A N LA C O M P R A D E U N A C T IV O FIJO ? F IN A N C IE R A Y D E O P E R A C IO N E S .
1 8 . E X IS T E N M O N T O S P A R A E S T A S A U T O R IZ A C IO N E S ? 2 1
1 9 . LO S A C T IV O S FIJO S S E A S E G U R A N P E R I D IC A M E N T E ? 3
2 0 . S E T IE N E U N C O N T R O L D E LO S A C T IV O S FIJO S A S E G U R A D O S Y LO S Q U E N O ,
C U A L? 2 1
2 2 . LA IN FO R M A C I N C O N T A B LE S E U T ILIZ A P ARA P R O P S IT O S DE
O P E R A C IO N E S O P A R A LA IN FO R M A C I N FIN A N C IE R A ? PARA LAS DO S AREAS
S I S E D E P R E C IA T O T A L M E N T E S E L L E V A A
CUENT AS DE O RDEN PERO SE S IG U E
2 3 . S E T IE N E U N C O N T R O L D E LO S A C T IV O S Q U E S E D A N D E B A JA Y Q U E P A S A A J U S T A N D O P O R IN F L A C IO N Y A S I S E D A D E B A J A
CON ESTO S? 2 1 S A L E D E L A C O N T A B IL ID A D
2 4 . LA A D M IN IS T R A C I N P R O P O N E P R O C E D IM IE N T O S , P O LT IC A S P A R A E L
C O N T R O L D E LO S A C T IV O S FIJO S Y S I E S T A , T R A B A JA E N C O N JU N T O C O N E L
R E A D E O P E R A C IO N E S ? 2 1
2 5 . S E P R E S E N T A A LG U N A V A R IA C I N E N LO S P R E C IO S D E C O M P R A D E LO S
A C T IV O S , E S D E C IR S E R E S P E T A E L R E T O R N O D E O R D E N E S D E C O M P R A ? 1 1 1
2 6 . T IE N E A L G U N A V E R IF IC A C I N E S T A S O R D E N E S D E C O M P R A ? 3
2 7 . Q U E D A A L G N T IP O D E C O N S T A N C IA P A R A R E S P E T A R L A G A R A N T A D E L O S
A C T IV O S F IJO S Q U E S E C O M P R A N ? 2 1
2 8 . H A Y A L G U N A M E M B R E S A E N L A C O M P R A D E A C T IV O S F IJO S ? 3
3 0 . E X IS T E N P O L T IC A S P A R A L A C O M P R A D E A C T IV O S F IJO S Y S I E X IS T E A L G N
P R O C E D IM IE N T O P A R A L L E V A R L A S A C A B O ? 2 1 N O H A Y P R O C E D IM IE N T O S
3 1 . L A IN F O R M A C I N C O N T A B L E E S V A L IO S A P A R A E L C L IE N T E IN T E R N O D E L A
E M P R E S A E S D E C IR L A S O T R A S R E A S ? 3
3 2 . E S T A IN FO R M A C I N E S C O N F IA B L E , O P O R T U N A , F ID E D IG N A Y R E A L ? 3
3 3 . S E R E A L IZ A A L G N T IP O D E C O P IA D E S E G U R ID A D D E L A IN F O R M A C I N Q U E
S E IN G R E S A A L S IS T E M A ? 3
34. E X IS T E N M A N U A LE S DE P R O C E D IM IE N T O PARA C O N T R O LA R EL
P R O C E S A M IE N T O D E V A R IO S T IP O S D E T R A N S A C C IO N E S ? 2 1
3 5 . E X IS T E C O N T R O L E S D E S E G U R ID A D Y A C C E S O D E L A S A C T IV ID A D E S A
R E A L IZ A R D E C A D A E M P L E A D O S IN T R O N C A R L A S A C T IV ID A D E S D E E S T E ? 3 D E A C U E R D O A L P E R F IL D E L U S U A R IO
S E R E A L IZ A A P R O G R A M A S F U E N T E S C G U N O
M A N T E N IM IE N T O DE H AR DW ARE Y
3 6 . C A D A C U A N T O S E R E A L IZ A M A N T E N IM IE N T O A L S O F T W A R E D E L S IS T E M A ? A C T U A L IZ A C IO N E S
TO TAL 71 16 3 0 0 0
95
4.INFORMACINYCOMUNICACIN:
1. ELSOFTWAREUTILIZADOESDEFCILACCESOPARALAINFORMACIN? 5
2. ENELMANEJODELSISTEMALAINFORMACINESCLARA,EXACTA,PRECISAY 5
4.LAEMPRESATIENEALGNSOFTWAREOPROGRAMAPARAELCONTROLDE
LOSINVENTARIOSYDELOSACTIVOSFIJOS? 2 3
7. CADACUANTOSEENTREGANLOSESTADOSFINANCIEROS? CADAMES
PORSERUNSISTEMAGENERALNOCUBREEL
8. ELSISTEMAMANEJADOCUBRETODASLASNECESIDADESDEINFORMACIN 100%DELASNECESIDADESDELAEMPRESAPOR
QUENECESITALAEMPRESA? 3 SERINDUSTRIASDERESTAURANTESCOMOTAL
NOHAYNINGUNADESVENTAJAPORQUENOHAY
SOFTWARE PARA ACTYIVOS Solo PARA
INVENTARIOS Y EL SOFTWARE ES MUY
COMPLEJAYAQUEHAYQUELLENARMUCHOS
9. CULESCREENQUESONLASVENTAJASYDESVENTAJASDELSOFTWARE ITEMSTALESCOMO: PUNTODEVENTA, COLOR,
ACTUALDELACOMPAAMASESPECFICAMENTEELCG-UNO? CLASE,QUEES.,ETC.
10. HAYCLARIDADENLOSMENSAJESYLACOMUNICACINSUMINISTRADAAL
DEPARTAMENTODECONTABILIDAD? 2 1
11. EXISTEBUENACOMUNICACININTERNAENTRELASDIFERENTESREAS
QUEINTERVIENENENEL PROCESODEACTIVOSFIJOSDELAEMPRESA? 3
13.CONQUEFRECUENCIASEREALIZAREUNIONESDEREASPARAEVALUAREL
DESEMPEODECADAEMPLEADO? MENSUAL
TOTAL 20 14 0 0 0 0
96
5. M O N IT O R E O :
1 . R E A L IZ A U S T E D A L G N T IP O D E C O N T R O L P E R S O N A L P A R A S U T R A B A J O O
P A R A O T R O C A R G O ? C M O E S ? 4 1
2 . C A D A C U A N T O R E A L IZ A E S T E T IP O D E C O N T R O L ? MENSUAL
3 . E X IS T E L A D O C U M E N T A C I N N E C E S A R IA P A R A R E A L IZ A R S U S C O N T R O L E S ? 5
4 . E S F C IL P A R A U S T E D E F E C T U A R ALG U N A M O D IF IC A C I N A ESTA L O S C A M B IO S S E R E A L IZ A N D E A C U E R D O C O N
IN F O R M A C I N C U A N D O E S N E C E S A R IO ? 2 3 L O E S T IP U L A D O C O N L A L E Y
5 . S E E FE C T A N C O M P A R A C IO N E S DE LA IN F O R M A C I N R E G IS T R A D A
C O N T A B L E E N E L S IS T E M A C O N L O Q U E E X IS T E E N C A D A P U N T O D E V E N T A 3 2
6. SE R E A L IZ A N EN EL REA S E S IO N E S DE P L A N E A C I N Y O P E R A T IV A S , DPTO DE C O N S T R U C C IO N E S ,
R E T R O A L IM E N T A C I N D E L A S A C T IV ID A D E S A E J E C U T A R ? 5 C O N T A B IL ID A Y C O M P R A S .
7 . Q U E P E R S O N A S IN T E R V IE N E N E N E L P R O C E S O D E C O M P R A E IN G R E S O A L
S IS T E M A D E L O S A C T IV O S F IJ O S ?
8 . H A R E C IB ID O U S T E D A L G N T IP O D E C A P A C IT A C I N R E L A C IO N A D O C O N S U S
A C T IV ID A D E S L A B O R A L E S ? 2
1 0 . S E H A N E F E C T U A D O M E J O R A S E N L O S P R O C E S O S D E M A N E J O D E A C T IV O S
F IJ O S Y C O N Q U E F R E C U E N C IA S E R E A L IZ A N E S T A S ? 1 4
D E A C U E R D O A L A N E C E S ID A D Y L O S C U A D R O S
A N E X O S , L A E X IG E N C IA R A D IC A L Y A L IM E N T A C IO N
1 1 . Q U E S E T IE N E E N C U E N T A P A R A R E A L IZ A R E S T O S C A M B IO S ? D E C U A D R O S A N E X O S D IA R IA
N 0 S E R E A L IZ A C O N C IL IA C IO N E S F IN A N C IE R A S D E
1 3 . S E R E A L IZ A N C O N C IL IA C IO N E S F IN A N C IE R A S ? Y C O N Q U E F R E C U E N C IA S E A C T IV O S , Y E L IN V E N T A R IO ( A V A L U O T E C N IC O )
R E A L IZ A N ? N O S E R E A L IZ A H A C E T R E S A O S .
1 4 . L O S A C T IV O S F IJ O S S E M A N E J A N P O R M E D IO D E IN V E N T A R IO S D E P L A C A S ? 5
L O S G A S TO S E N L O S P U N TO S D E V E N TA D O N D E S E
H A C E N L A S T R A N S F E R E N C IA S D E B A J A S D E B ID O A L A
1 5 . E X IS T E N C O M U N IC A C IO N E S D E A C T A S D E B A J A Y T R A N S F E R E N C IA S ? 5 F A L T A D E C O M U N IC A C I N E N T R E A D M IN IS T R A D O R E S D E
1 6 . E X IS T E P R O G R A M A Y P R E S U P E S T O S P A R A A C T IV O S F IJ O S ? 1 4
1 7 . E X IS T E N A C T A S D E E N T R E G A S D E A C T IV O S P A R A L O S E M P L E A D O S ? 5
P L A N D E T R A B A J O , C U A D R O S D E S E G U IM IE N T O Y
1 8 . R E A L IZ A U S T E D A L G N T IP O D E C O N T R O L P E R S O N A L P A R A S U T R A B A J O O COMO J E F E M ID IE N D O E L S E G U IM IE N T O DE
PARA OTRO CARGO? COM O ES? OTRO S CARG OS
23. S E R E A L IZ A A L G N T IP O D E C U E S T IO N A R IO , E N T R E V IS T A S , E N C U E S T A S A L
P E R S O N A L P A R A S A B E R S I E N T IE N D E , C U M P L E C O N L O S D IF E R E N T E S C D IG O S S E R E A L IZ A S IN C U E S T IO N A R IO S ,
D E C O N D U C T A , C O N T R O L E S , P R O C E D IM IE N T O S ? 2 1 E N T R E V IS T A S Y E N C U E S T A S
R IE S G O S S o l o P O R D E P R E C IA C IO N P O R C A M B IO
D E L P U N T O D E V E N T A , P O R P E R D ID A , IN F L A C IO N
2 5 . C O N O C E L O S R IE G O S D E P R O C E D IM IE N T O S Y O P E R A C IO N E S Y C O N Q U E G ASTO S DE A C T IV O S F IJ O S ( T R A S L A D O S Y
F R E C U E N C IA S E E V A L A E S T O S E N C U A N T O A A C T IV O S F IJ O S S E R E F IE R E ? 2 1 P E R D ID A S )
30 EXISTE ALGN TIPO DE MECANISMO QUE IDENTIFIQUE LAS DEFICIENCIAS CUADRODEEXCEL PERO ENEL CUADROEXISTE
DEL CONTROL INTERNOENELREACONTABLE? 3 INFORMACION QUE NO ES REAL
TOTAL 43 35 0 0 0 0
97
ANEXO K
AMBIENTE DE CONTROL
5% 0%
5%
3%
15%
SI
NO
NS/NR
BUENO
REGULAR
MALO
72%
98
ANEXO L
0%
0%
2%
0%
18%
SI
NO
NS/NR
BUENO
REGULAR
MALO
80%
99
ANEXO M
ACTIVIDADES DE CONTROL
0%
0%
3%
0%
18%
SI
NO
NS/NR
BUENO
REGULAR
MALO
79%
100
ANEXO N
INFORMACION Y COMUNICACION
0%
0%
0%
0%
41%
SI
NO
NS/NR
BUENO
REGULAR
MALO
59%
101
ANEXO
MONITOREO
0%
0%
0%
0%
45% SI
NO
NS/NR
BUENO
REGULAR
55% MALO
102