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UNIDAD

DIDCTICA 3
Mtodos bsicos de control de
tesorera

Objetivos
Aplicar los mtodos y funciones del control de la tesorera
detectando las desviaciones producidas e identificando
las consecuencias de su no-aplicacin.
Precisar los mtodos bsicos de control de la tesorera.
Describir la finalidad y el procedimiento del arqueo de
caja.
Clasificar los distintos documentos de crdito y dbito
encontrados en el arqueo en funcin de su naturaleza y
finalidad.
Anotar en el libro de caja los documentos encontrados
en el arqueo segn las directrices recibidas.
Cotejar el resultado del arqueo con los registros en el
libro de caja y documentar las diferencias encontradas
proponiendo soluciones posibles.
Explicar la importancia de la integridad, responsabilidad
y confidencialidad en la gestin y control de la tesorera,
as como las consecuencias negativas de actuaciones
contrarias a estos principios a partir de casos prcticos
o reales.

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Gestin operativa de tesorera

ndice
1. El presupuesto de tesorera
1.1. Concepto y finalidad del presupuesto de
tesorera
1.2. Caractersticas del presupuesto de tesorera
1.3. Elaboracin de un presupuesto de tesorera
sencillo
1.4. Desviaciones del presupuesto de tesorera
2. El libro de caja y el arqueo de caja
2.1. El libro de caja
3. El libro bancos
3.1. Finalidad
3.2. Procedimiento de conciliacin bancaria

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Mtodos bsicos de control de tesorera

1. El presupuesto de tesorera
1.1. Concepto y finalidad del presupuesto de
tesorera
El objetivo del presupuesto de tesorera es conseguir datos lo suficientemente re- Podemos
presentativos como para servir de pautas para la toma de decisiones, y no la obtencin definir el pre-
de datos reales exactos. La previsin, como tal, admite un cierto margen de error. supuesto de
tesorera como
El departamento de tesorera debe ser capaz de identificar, en el tiempo y en el conjunto de
cuanta aproximada, el importe de los excedentes y los dficit, lo que le permitir adop- previsiones so-
tar con la antelacin suficiente las decisiones adecuadas en orden a la inversin y/o bre los flujos de
financiacin de los mismos. tesorera de en-
trada y de sali-
da, debidamen-
te identificados
en el tiempo y
en cuanta, que
proporcionan el
suficiente grado
de detalle como
para servir de
base para la
toma de deci-
siones.

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Gestin operativa de tesorera

En cualquier caso, la principal variable a tener en cuenta por el departamento de


tesorera debe ser el riesgo de la inversin y la solvencia del emisor. El departamento de
tesorera debe rechazar aquellas inversiones que, pese a tener una rentabilidad elevada,
requieran la asuncin de riesgo, sobre todo si ste es excesivo. Tambin debe rechazar
aquellas fuentes de financiacin que eleven excesivamente el ratio de endeudamiento.

En la confeccin de las previsiones de tesorera se tendrn en cuenta tres mag-


nitudes fundamentales: cantidad y valor, comunes a cualquier variable econmica, y
tiempo. El tiempo cobra especial importancia ya que no es lo mismo pagar 1.000 un
da que pagarlos otro, aunque el saldo final resulte el mismo.

1.2. Caractersticas del presupuesto de tesorera


Las previsiones de tesorera se realizan a distintos plazos. Resulta conveniente
que la empresa realice previsiones a plazos ms cortos (planificacin financiera a corto
plazo) y ms largos de un ao (planificacin financiera a largo plazo).

Podemos clasificar las previsiones de tesorera segn su plazo en:

1. Previsiones. Comprenderan la proyeccin de la posicin actual (abarca un


periodo de 7 a 10 das), la previsin a corto plazo (abarca un periodo de unos
30 das) y la previsin a medio plazo (abarca un periodo de 3 a 6 meses).

2. Presupuesto de tesorera. Es la previsin que abarca, generalmente, un


periodo de un ao con detalle mensual.

3. Planificacin de tesorera. Se refiere a previsiones de ms de un ao.

PREVISIONES DE
TESORERA

HORIZONTE TEMPORAL INFERIOR E HORIZONTE TEMPORAL SUPERIOR


IGUAL AL AO AL AO

PREVISIONES PLANIFICACIN
DE TESORERA
PRESUPUESTO
DE TESORERA

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Mtodos bsicos de control de tesorera

El margen de error admisible en las previsiones de tesorera es proporcional a


su plazo. De esta forma, las previsiones deben de ser lo ms ajustadas posible a la
realidad, el presupuesto y la planificacin admiten desviaciones mayores. La razn de
ser del escaso margen de error en las previsiones a muy corto plazo estriba en que
las desviaciones inesperadas podran provocar un descubierto en cuenta, y, con toda
probabilidad, el escaso tiempo de que dispone el departamento de tesorera impedira
tomar decisiones correctoras que evitaran el elevado coste del descubierto.

El presupuesto de tesorera constituye la expresin monetaria de los presupuestos


de los restantes departamentos.

El presupuesto de tesorera se elabora a partir de los presupuestos de ventas,


compras, inversin, etc.. El departamento de tesorera formular el presupuesto cuanti-
ficando monetariamente, previa su integracin, las partidas que componen los distintos
presupuestos.

PRESUPUESTO DE MARQUETING Y VENTAJAS (*)

PRESUPUESTO DE PRODUCCIN

PRESUPUESTO DE PRESUPUESTO DE PRESUPUESTO DE PRESUPUESTO DE


COMPRAS GASTOS INVERSIN FINANCIACIN

GASTOS FINANCIEROS

(+) ESTIMACIN DE COBROS () ESTIMACIN DE COBROS

PRESUPUESTO DE TESORERA (EXCESO/DFICIT)

(*) Grfico elaborado estimando que las ventas carecen de restricciones

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Gestin operativa de tesorera

Generalmente, si no existen restricciones en las ventas, se elaborar el presu-


puesto de tesorera partiendo del presupuesto de ventas.

A la vista del grfico, resulta evidente la conveniencia de que el sistema de infor-


macin de tesorera est integrado con el resto de sistemas de informacin de la em-
presa, a fin de que las previsiones de cobros y pagos estn lo ms ajustadas posible a
la realidad y se agilice la confeccin de las previsiones.

1.3. Elaboracin de un presupuesto de tesorera


sencillo
Las partidas ms importantes, no las nicas, en la medida en que en la confeccin
del presupuesto de tesorera se tendrn en cuenta todas las partidas susceptibles de
originar flujos monetarios de entrada y de salida, son:

z Cobro de ventas. La estimacin deber realizarse atendiendo a


dos variantes: plazo de cobro y volumen de ventas. El plazo de co-
bro determinar por las condiciones del mercado, sin perjuicio de
condiciones particulares que se fijen para determinados clientes.
El volumen de ventas se pude obtener en funcin de los datos de
periodos anteriores, teniendo en cuenta que si la empresa comer-
cializa distintos productos es ms adecuada la extrapolacin de
los datos de cada uno de ellos.

z Pago de compras a proveedores. La estimacin se realizar aten-


diendo a dos variantes: plazo de pago y volumen de compras. El
volumen de compras podr estimarse analizando la tendencia pa-
sada de las diferentes partidas y la estimacin de ventas para el
periodo. El plazo de pago vendr determinado por el sector en que
opere el proveedor salvo que la empresa disponga de capacidad
negociadora suficiente como para alterar dicho plazo.

z Salarios. Se trata de una partida importante en cuanto a su volumen que tie-


nen un margen de error reducido, en atencin a su estabilidad y previsibilidad.
La previsin podr realizarse teniendo en cuenta los datos del ao anterior, el
incremento del IPC y posibles aumentos o disminuciones de plantilla.

z Suministros, arrendamientos y en general otros gastos indirectos. Al igual


que en el caso anterior es una partida que no presenta variaciones signifi-
cativas. La previsin podr realizarse teniendo en cuenta datos de periodos
anteriores, incremento de precios y nuevos contratos que les afecten.

z Impuestos. La empresa podr realizar una previsin teniendo en cuenta el


beneficio esperado. Conviene tener en cuenta que la previsin contemplar
el impuesto a pagar y no el impuesto devengado en el ejercicio.

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Mtodos bsicos de control de tesorera

DE EXPLOTACIN FINANCIEROS ESTRUCTURALES

Aportaciones de capital
Rendimientos de inversio-
ENTRADAS Cobros por ventas nes financieras Desinversiones
DE TESORERA Ingresos de explota- Subvenciones
Financiacin ajena
(COBROS) cin
Otros ingresos financieros Reintegro de crditos conce-
didos por la empresa

Reducciones de capital
SALIDAS DE Pagos por compras Amortizacin de financia-
Distribucin de dividendos
TESORERA cin ajena
Gastos de explota-
(PAGOS) Inversiones
cin Otros gastos financieros
Concesin de crditos

Es recomendable realizar el denominado anlisis de sensibilidad, que supone la


introduccin de distintos escenarios (ms o menos optimistas) que condicionarn el
resultado de la previsin. Generalmente, el anlisis de sensibilidad se realiza con el
apoyo de aplicaciones informticas.

La estructura del presupuesto de tesorera viene definida por la diferencia entre


flujos monetarios de entrada y flujos monetarios de salida.

Conviene ordenar los flujos de entrada y salida de fondos de forma que proporcio-
nen informacin para poder actuar en caso de que se produzcan desviaciones.

Una posible estructura sera la siguiente:

+ COBROS DE EXPLOTACIN
- PAGOS DE EXPLOTACIN

= FLUJO DE FONDOS DE EXPLOTACIN


+ COBROS EXTRAORDINARIOS
- PAGOS EXTRAORDINARIOS

= FLUJO DE FONDOS EXTRAORDINARIO


+ SALDO INICIAL DE TESORERA
- SALDO FINAL DE TESORERA

= EXCESO/DFICIT DE FONDOS
+ CONTRATACIN DE INVERSIN
- INVERSIN DE EXCEDENTES

= FLUJO TOTAL DE FONDOS

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Gestin operativa de tesorera

Otra posible estructura sera:

+ COBROS OPERATIVOS
- PAGOS OPERATIVOS

= CASH FLOW OPERATIVO


+ COBROS EXTRAORDINARIOS
- PAGOS EXTRAORDINARIOS

= CASH FLOW EXTRAORDINARIO


+ SALDO INICIAL DE TESORERA
- SALDO FINAL DE TESORERA

= EXCESO/DFICIT

Si exceso > financiacin: cancelar financiacin / inversin

Si exceso < financiacin: reducir financiacin/ inversin

Si dficit: contratar financiacin

Se consideran flujos operativos o de explotacin aquellas entradas y salidas direc-


tamente relacionadas con la actividad habitual de la empresa.

Se consideran flujos extraordinarios aquellas entradas y salidas que tienen su ori-


gen en operaciones o actividades que no son habituales en la empresa, como la venta
de inmovilizado.

En el mes de enero nuestra empresa, que acaba de iniciar su actividad, elabora el siguiente
presupuesto de tesorera tomando en consideracin los siguientes datos mensuales:

z Se estiman unas ventas en el mes de enero de 210.000 ms IVA, con un incremento mensual
del 5%.

z Los gastos por unidad producida (compras) se fijan en un 65% de su precio de venta.

z Los gastos de personal ascienden a 30.000 , salvo que las ventas sean superiores a
250.000 , en cuyo caso, los gastos de personal seran de 35.000 .

z Pagamos por el alquiler de la nave industrial una renta mensual de 15.000 (IVA incluido).

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Mtodos bsicos de control de tesorera

z Las facturas a proveedores se pagan a los 60 das.

z Las ventas se cobran a los 30 das de emisin de la factura.

z El saldo de caja inicial en enero es de 70.000 . El resto de meses el saldo inicial de caja, que
coincidir con el saldo de caja final de cada mes, deber cubrir los pagos mensuales.

z El IVA se liquida trimestralmente.

A efectos didcticos se formulan nicamente los primeros 6 meses del ejercicio y se simplifican
clculos. Los importes figuran en miles de euros.

PREVISIN DE VENTAS

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio


B.I 210 220,50 231,53 243,10 255,26 268,02
IVA 18% 37,80 39,69 41,67 43,76 45,95 48,24
Total ventas 247,80 260,19 273,20 286,86 301,20 316,26

PREVISIN DE GASTOS

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio


Compras 136,50 143,33 150,49 158,02 165,92 174,21
IVA 18% 24,57 25,80 27,09 28,44 29,86 31,36
Total compras 161,07 169,12 177,58 186,46 195,78 205,57
Personal 30,00 30,00 30,00 30,00 30,00 30,00
Alquiler 15,00 15,00 15,00 15,00 15,00 15,00
IVA 18% 2,70 2,70 2,70 2,70 2,70 2,70
Total alquiler 17,70 17,70 17,70 17,70 17,70 17,70
Total gastos 208,77 216,82 225,28 234,16 243,48 253,27

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Gestin operativa de tesorera

Previsin de cobros por ventas

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio


247,80 260,19 273,20 286,86 301,20 316,26

Previsin de pagos por compras

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio


161,07 169,12 177,58 186,46 195,78

Previsin de pagos por gastos de personal

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio


30,00 30,00 30,00 30,00 30,00 30,00 30,00

Previsin de pagos por alquiler

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio


17,70 17,70 17,70 17,70 17,70 17,70 17,70

Previsin de pagos por liquidaciones de IVA

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio


IVA REPER 119,16
IVA SOP 85,56
RESULTADO 33,61

Previsin de pagos por el Impuesto sobre sociedades

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio


resultado 96,71
21% 20,31

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Mtodos bsicos de control de tesorera

PRESUPUESTO DE TESORERA

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

COBROS
0,00 247,80 260,19 273,20 286,86 301,20
OPERATIVOS Ventas

Proveedores 0,00 0,00 161,07 169,12 177,58 186,46

Personal 30,00 30,00 30,00 30,00 30,00 30,00

Alquiler 17,70 17,70 17,70 17,70 17,70 17,70

IVA 0,00 0,00 0,00 33,61 0,00 0,00

Imp.Sociedades 0,00 0,00 0,00 20,31 0,00 0,00

TOTAL PAGOS
47,70 47,70 208,77 270,74 225,28 234,16
OPERATIVOS

Cash-Flow mensual
-47,70 200,10 51,42 2,46 61,58 67,04
(operativo)

Cash-Flow
acumulado -47,70 152,40 203,82 206,28 267,86 334,90
(operativo)

Cobros
0 0 0 0 0 0
extraordinarios

Pagos extraordinarios 0 0 0 0 0 0

(extraordinario)
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Cash-Flow mensual

Saldo inicial caja 70 47,70 208,77 270,74 225,28 234,16

Saldo final caja 47,70 208,77 270,74 225,28 234,16 283,66

EXCESO/DFICIT
-25,40 39,03 -10,55 47,92 52,70 17,54
(mensual)

EXCESO/DFICIT
-25,40 13,63 3,08 51,00 103,70 121,24
(acumulado)

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Gestin operativa de tesorera

1.4. Desviaciones del presupuesto de tesorera


Las desviaciones son las diferencias que surgen entre los datos presupuestados
y las previsiones y los datos reales.

Las desviaciones pueden tener su origen en:

z Errores en el mtodo de previsin. El error se encuentra en


el modo de realizar la previsin (error de clculo, de hiptesis,
datos poco fiables, etc).

z Errores en la toma de decisiones. La previsin era acertada


pero las decisiones adoptadas eran desacertadas.

En el anlisis de desviaciones conviene tener presente que:

z Se debe controlar todas las desviaciones, ordenndolas de


mayor a menor importancia.

z Es necesario conocer la causa de las desviaciones tanto si


son por diferencias con los objetivos (por no alcanzar o so-
brepasar los objetivos o por poner objetivos desmesurados o
inalcanzables), como si vienen determinadas por sucesos no
controlables.

z El anlisis de las desviaciones debe conducir a la aplicacin de medidas


correctoras.

z Las desviaciones debern estar soportadas por un sistema de indicadores,


donde se pueda conocer el responsable, departamento y cuestin a analizar.

z Las desviaciones pueden ser favorables o desfavorables. Por ejemplo, ma-


yores cobros sobre los previstos (desviacin favorable) o mayores pagos
sobre los previstos (desviacin desfavorable). Las medidas correctores se
adoptarn respecto de las desviaciones que resulten desfavorables.

z Las desviaciones sern objeto de cuantificacin. Se pueden cuantificar de


dos formas:

z Desviaciones en valor absoluto: unidades reales menos unidades previstas.

z Desviaciones en porcentaje: desviaciones en unidades reales x 100 / presu-


puesto.

Las desviaciones pueden ser de distinto tipo:

z Desviaciones correctivas. Son las que se obtienen por comparacin entre


lo presupuestado y la previsin.

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