MANAGER ON DUTY (DUTY MANAGER)

RS AISYIYAH BOJONEGORO

1. PENDAHULUAN

Rumah sakit merupakan sarana pelayanan kesehatan yang didirikan dan

dikembangkan sesuai dengan kebutuhan masyarakat, khususnya pasien dan keluarga
selama terus-menerus (24 jam). Tujuan utama pelayanan rumah sakit adalah
memberikan pelayanan berkualitas untuk memenuhi kebutuhan dasar pasien dan
keluarga. Sedangkan disisi lain kebutuhan alat maupun fasilitas dan kesiapsiagaan dari
petugas yang ada dalam rumah sakit menjadi unsur utama dalam tercapainya tujuan
tersebut.

Untuk menghasilkan pelayanan yang berkualitas diperlukan sumber-sumber yang

memadai antara lain sumber daya manusia, standar pelayanan termasuk standar
praktek profesi dan fasilitas. Sumber- sumber yang tersedia dimanfaatkan sebaik-
baiknya agar berdaya guna sehingga tercapai kualitas yang tinggi dengan biaya yang
efektif dan efisien.

Di dalam Rumah Sakit Aisyiyah Bojonegoro pengawasan dan pengendalian kegiatan

pelayanan dan operasional merupakan tanggungjawab dan tugas dari Direkturr atau
Manager. Sedangkan Direkturr merupakan jabatan struktural yang bertugas pada pagi
hari saja, sedangkan untuk pengawasan dan pengendalian sore, malam dan hari libur
belum ada. Untuk mempertahankan pelayanan dan mengetahui keadaan rumah sakit
pada waktu sore, malam dan hari libur dibutuhkan seorang petugas pengganti Direkturr
atau Manager yang nantinya mampu mengawasi dan mengendalikan serta mengetahui
keadaan serta kondisi rumah sakit yang berhubungan dengan pelayanan dan
operasional rumah sakit.

2. MAKSUD DAN TUJUAN

Manager On Duty ( MOD ) atau Duty Manager RS Aisyiyah Bojonegoro bertujuan

untuk:
a. Terlaksananya upaya pengawasan pelaksanaan operasional RS.

b. Mempermudah dan memperlancar pelayanan di rumah sakit

c. Mengetahui keadaan dan kondisi rumah sakit selama 24 jam

d. Mendukung tercapainya kepuasan pelanggan (customer satisfaction)

3. PEDOMAN PELKSANAAN MANAGER ON DUTY (DUTY MANAGER)

a. Pengertian

Konsep Manager On Duty ( MOD ) atau Duty Manager adalah seseorang

yang ditugaskan oleh rumah sakit untuk menjadi manager operasional dan sebagai
perwakilan pada operasional pada saat jam perkantoran dan administrasi rumah
sakit sudah selesai. MOD adalah orang yang ditugaskan untuk menangani setiap
permasalahan pada saat manajemen atau Manager tidak melakukan tugas pada jam
tersebut. MOD bertugas pada saat sore sampai pada malam hari.

Manager On Duty ( MOD ) adalah seseorang yang ditugaskan oleh rumah

sakit untuk menjadi manager dan sebagai perwakilan pada rumah sakit pada saat
jam dinas dan diluar jam dinas. MOD adalah orang yang ditugaskan untuk
menangani setiap permasalahan pada saat manajemen atau Manager tidak
melakukan tugas pada jam tersebut, dimana biasanya MOD bertugas pada saat sore
sampai pada malam hari.

b. Persyaratan

Adapun persyaratan Manager On Duty ( MOD ) atau Duty Manager adalah sebagai
berikut :

1) Setingkat Kepala Bidang/ Kepala Bagian

2) Setingkat Kepala Instalasi / Kapala Sub Bagian
3) Pernah menjabat sebagai Kepala Instalasi / Kapala Sub Bagian
4) Pendidikan dan pengalaman dipelayanan:
a) Pendidikan Sarjana / diploma 3
b) Pengalaman sebagai karyawan RS Aisyiyah minimal 3 tahun
5) Memiliki kemampuan memimpin, Managerial dan Komunikasi Efektif
6) Mempunyai kredibilitas sebagai perwakilan Rumah sakit, atau menangani setiap
permasalahan, atau sebagai sumber informasi bagi orang yang membutuhkan
informasi.
7) Bersedia menjadi petugas Manager On Duty ( MOD ) atau Duty Manager

c. Sistem Pendelegasian Tugas

 1) Petugas Duty Manager bertanggungjawab kepada Direkturr
2) Mewakili Direkturr dan Pejabat struktural waktu sore, malam dan hari libur
3) Bertugas mengkooordinasikan kegiatan operasional dirumah sakit
4) Sebagai perwakilan rumah sakit untuk memberikan informasi, menangani
keluhan konsumen dan menangani permasalahan yang terjadi pada saat jam
tugasnya.

d. Uraian Tugas Duty Manager

1) Mengawasi kelengkapan tenaga pada setiap unit berdasarkan jadwal dinas
diruangan / unit masing-masing
2) Mengupayakan pemenuhan kebutuhan tenaga diruangan/ unit secara insidentil
3) Mengupayakan kelengkapan peralatan, fasilitas, dan dan obat-obatan
diruangan/ unit yang membutuhkan, khususnya kebutuhan darurat.
4) Melaksanakan kunjungan keliling keseluruh ruang/ unit pelayananagar tujuan
dan standar pelayanan tetap terjamin.
5) Memberikan bimbingan dan arahan kepada tenaga/ karyawan dalam
melaksanakan tugasnya, sesuai kebijakan yang berlaku.
6) Membantu penanggungjawab shift diruangan/ unit dalam memecahkan masalah
yang timbul, sehubungan dengan kegiatan pelayanan dan operasional rumah
sakit.
7) Memelihara hubungan kerjasama dengan petugas, pasien, dan keluarga pasien
8) Mengelola dan mengkoordinasikan semua SDM (sumber daya manusia,
terutama yang berdinas saat itu red) pada pelayanan pasien mulai masuk
sampai keluar rumah sakit. Sehingga yang namanya duty manager di RS itu
tidak boleh tidak tahu keadaan seisi rumah sakit pada saat dia berdinas
9) Sebagai perwakilan rumah sakit untuk memberikan informasi, menangani
keluhan konsumen dan menangani permasalahan yang terjadi pada saat jam
tugasnya.
10) Mewakili manajemen untuk mengontrol kegiatan seluruh karyawan dan klien di
rumah sakit , pada saat jam dia bertugas.
11) Membantu pengunjung/ pasien yang membutuhkan informasi dan persyaratan
jaminan dalam pelayanan
12) Menangani complain dari customer sehingga keluhan pelanggan dapat
langsung diatasi (mendapatkan solusi secepatnya) sehingga RS. Keluarga
Sehat memang benar-benar mengutamakan customer satisfaction.
 13) Mengkoordinasi semua perawat yang siap on call. Jadi semua SDM siap
dipanggil bila memang dibutuhkan, terutama saat emergency (gawat-darurat).
14) Sebagai perwakilan perusahaan ( Humas ) untuk memberikan informasi,
menangani keluhan konsumen dan menangani permasalahan yang terjadi pada
saat jam tugasnya. Mewakili manajemen untuk mengontrol kegiatan seluruh
karyawan di perusahaan, pada saat jam dia bertugas. Bertanggung jawab
sepenuhnya dalam setiap pengambilan keputusan yang dilakukan olehnya pada
saat jam dia bertugas, karena pada saat itu dia diwewenangkan oleh
perusahaan untuk mengambil keputusan yang telah di serahkan kepadanya.
15) Bertanggung jawab atas hal-hal yang meliputi kegiatan operasional yang
berhubungan secara langsung dengan tamu dan memastikan bahwa semua
kegiatan itu berjalan secara berkesinambungan dengan baik
16) Menangani kesulitan / complaint pelangan
17) Menangani dan mencari solusi dalam masalah operasional di lingkungan RS
18) Membuat laporan mengenai kegiatan, keadaan rumah sakit, serta peristiwa
penting yang terjadi pada sore/ malam/ hari libur, untuk di sampaikan kepada
pimpinan Rumah Sakit
19) Menghadiri rapat yang diadakan oleh jajaran direksi dan pejabat struktural

e. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dari kegiatan sebagai dytty Manager didokumentasikan pada buku

laporan Duty Manager meliputi :

1) Nama Petugas Duty Manager

2) Tanggal, Shift dan jam

3) Kesimpulan Hasil Kunjungan pada setiap Ruangan/ Unit yang dikunjunggi

4) Nama petugas jaga

5) Tulis petuigas jaga dinas di ruangan/ unit, apakah petugas yang jaga sesuai
dengan jadwal dinas atau tidak.

6) Keluhan / Permasalahan Pasien atau pelanggan yang terjadi

7) Pasien pulang/ refer/ Rujuk/ meninggal
8) Permasalahan Operasional pada Ruangan/ Unit yang terjadi
 9) Jumlah total pasien
Petugas Duty Manager melaporkan kegiatan yang dilakukan pada pagi hari dimulai
jam 07.30 sampai selesai dengan kata lain mengikuti kegiatan Morning Report

f. Jadwal dinas
1) Jadwal dinas petugas Duty Manager dibuat oleh Kepala Bagian PSDI dengan
mengetahui Wadir Administrasi dan Keuangan
2) Jadwal dinas petugas Duty Manager diedarkan pada setiap unit pelayanan atau
langsung diberikan masing-masing Kepala Ruangan / Unit
3) Pejabat struktural yang mendapatkan jadwal Duty manager sore atau malam
tidak perlu masuk pada pagi hari.
4) Kepala Ruangan/ Unit membuat jadwal dinas ruangan/ Unit dengan mengacu
pada jadwal dinas petugas Duty Manager yang telah dibuat untuk menentukan
shift staf dibawah tanggungjawabnya yang menjadi petugas Duty Manager.
5) Petugas Duty Manajer yang bukan sebagai Kepala Ruangan/ Unit atau pejabat
struktural shift ruangan/ unit masuk sore, sedangkan malamnya jaga di ruangan/
unitnya dengan penghitungan lembur.
6) Tukar dinas petugas Duty manager hanya berlaku antara petugas Duty
manager dan sepengetahuan Kabag PSDI.
g. Sanksi
1) Bila petugas Duty Manager tidak bertugas tanpa memberitahukan kepada PSDI
akan ditindak lanjuti dengan pemanggilan kepada yang bersangkutan.
2) Pemanggilan dilakukan sebagai bukti pelanggaran ( adanya bukti tertulis).
3) Pemanggilan pertama adanya peringatan lisan pertama berlaku sampai 3 kali,
bila terjadi keempat kalinya akan diteruskan kepada pihak personalia untuk
mendapatkan SP (Surat Peringatan) I dan seterusnya.
h. Kebijakan lain
1) Pengunduran diri atau cuti sebagai petugas Duty manager dilakukan bila yang
bersangkutan dalam kondisi sakit dan memerlukan istirahat dengan
menunjukkan bukti sakit / istirahat dari tim medis RS.
2) Adanya permohonan pengunduran diri/ cuti sebagai petugas Duty manager
kepada Kabag PSDI yang nantinya diteruskan kepada Direkturr untuk
mendapatkan tindak lanjut dari hasil permohonan.
3) Bila petugas Duty manager tidak bisa jaga dengan alasan yang kuat dan masuk
akal harus memberitahukan kepada PSDI selanjutnya PSDI mencari
penggantinya.
 4) Pemberitahuan tidak bisa jaga sebagai Putugas Duty Manager satu hari
sebelumnya.

4. PENUTUP
Demikian panduan Duty Manager kami buat, semoga pedoman ini dapat dipakai
sebagai acuan kerja dan bermanfaat bagi pelayanan di Rumah Sakit Aisyiyah
Bojonegoro. Pedoman ini kami buat yang pertama, untuk itu kritik dan saran sangat
kami harapkan guna perbaikan dimasa yang akan datang.