ANLISIS DE PUESTO DE SECRETARIA

Planteamiento del problema

La empresa en la cual trabaja la secretaria tiene sus propias tareas y funciones
que desempea pero en algunas ocasiones la secretaria realiza sus labores
fuera de sus actividades como por ejemplo realizar algunas tareas de
contabilidad ayuda con el personal y otros
Pasos para el anlisis de puestos
Paso 1: determinar el uso del anlisis de puestos:
Lo que veremos a continuacin es el uso del cuestionario para este anlisis de
puesto las preguntas con las cuales se reunir toda la informacin posible
para solucionar nuestro problema en el cargo de secretaria
Cuestionario
1Cul es el cargo que ocupa usted dentro de la empresa?
R: el cargo de secretaria
2tiene alguna experiencia?
R:si trabaje en un puesto similar en una empresa
3usted esta conforme con el salario que le pagan?
R: uno siempre quisiera ganar mas pero si lo estoy
4le gusta el trabajo en equipo?
R:si por que se obtiene resultados mas eficientes
5Cundo encuentras un problema en el cargo a quien se lo informas primero?
R: al jefe de gerencia
6Por qu dejo su anterior empleo?
R:por cambio de vivienda
7en que horario desempea usted sus actividades
R:dentro del horario laboral
8Cules son sus fortalezas y debilidades?
R: soy un persona perfeccionista me gusta que todo salga bien
9Dnde desempea sus tareas?
R: dentro de la empresa
10Cules son las funciones que usted desempea en la empresa?
R:ayudar el gerente con la agenda e informarle de todo lo que suceda dentro
de la empresa ,tener doda la documentacin lista ,atender al publico o posibles
clientes
11Cules son sus fortalezas y virtudes?
R: organizacin ,disciplina y responsabilidad
Paso2 revisar la informacin previa :el organigrama muestra el puesto de
secretaria

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Paso 3: selecciones posiciones representativas para analizarlas

Como se ve en el organigrama no se puede ver algn puesto mas que el de la
secretaria la cual solo analizaremos este puesto
Paso: 4 reunir informacin del anlisis d puestos
Buscaremos la solucin de adecuada al problema y aplicarla segn
corresponda al manual de funcionen
RESPONSABILIDAD DEL PUESTO
Tareas/actividades /responsabilidades
Atender al pblico con amabilidad ya sea dentro de oficina o por
llamadas
Brindar informacin al gerente y recordarle que tenemos para hoy
Tomar notas y apuntes de las reuniones del gerente
Colaborar con el trabajo del gerente tomando nota y registrando en la pc
 Tener la documentacin siempre lista para su uso
Elaborar informes de los echos en el dia
Tener siempre infomado al gerente de las reuniones
Colaborar con el gerente en sus reuniones
Atender al cliente con el debido respeto
Controlar y registrar lo sucedido en caso que el gerente no se encuentre
Elaborar informes de control de asistencia del personal

PERFIL ESPERADO PARA EL PUESTO DE SECRETARIA:

*facilidad de socializarse con la gente
*tener un excelente redaccin y ortografa
*ser una persona preparada y organizada
*tener conocimiento en el manejo de contabilidad
*cumplir con la reglas y normas de la empresa
*buena atencin al cliente
*facilidad para trabajar en grupos
* ser atenta y responsable
* representar a su jefe
*ayudar a organizar y simplificar el trabajo
*coordinar las actividades de la oficina
*preparar diferentes comunicaciones de la empresa

Paso 5: revisar la informacin con los participantes

La informacin obtena hasta ahora del puesto nos ofrece informacin del
puesto. Esta informacin con el trabajador que lo ejecuta y un superior
inmediato. Procedemos a Revisar la informacin la cual nos ayudara a
determinar si es correcta, si esta completa y si es fcil de entender para todos
los involucrados.
Pas 6: Elaborar la descripcin y la especificacin del puesto
1 Introduccin
2 Misiones
3 Objetivos Generales
4 Descripcin De Cargos
Introduccin
Aremos una breve descripcin del manual de funciones del cargo de secretaria
MISION: mantenerlo bien informado y apoyo incondicional con las tareas que
se presentan dentro del la empresa
VISION: Ser una Secretara lder en la administracin de las finanzas pblicas,
moderna, eficiente, creativa, que proporcione los servicios digitalizados y
automatizados, cercanas a la ciudadana, con sentido humano y vocacin de
servicio.

OBEJETIVO GENERAL
Colaborar con el gerente para Planear, programar, dirigir, controlar y evaluar el
desempeo de las funciones administrativas con el fin de obtener ptimos
resultados y el mximo rendimiento de los recursos humanos, financieros y
materiales.
OBEJETIVOS ESPECIFICOS
1. Recibe, revisa, tramita y despacha correspondencia, segn instruccin
de la direccin,
2. remite a responsables y da seguimiento hasta el archivo de la misma.
3. Redacta y digita documentos diversos relacionados con la gestin que
realiza.
4. Administra la agenda del Director, asigna citas y atiende a los visitantes
de la unidad.
5. Realiza la convocatoria a reuniones y Consejos Asesores; prepara la
agenda, toma y/o
6. transcribe el acta, tramita y da seguimiento a los acuerdos.
7. Lleva el control y archivo de actas, correspondencia, expedientes y
documentacin
8. relacionada con la actividad de su puesto
ACTUALMENTE LO QUE REALIZARA LA SECRETARIA ES :
* Recibir llamadas telefnicas de los clientes
* Mantenerlo informado al gerente de los compromisos y asuntos pendientes
* Tener la documentacin lista para su uso
*Recibir e informar asuntos pendientes que tenga que ver con la empresa
*Cumplir las tareas asignadas por el jefe