TOMA DE INVENTARIO FSICO DE MERCADERAS

Una de las labores ms importantes de la gerencia de una empresa como accin de

control interno es efectuar un conteo de sus mercaderas cada cierta periodicidad
durante el ao; y para fines de auditora o cierre de Estados Financieros realizarlo al
31 de diciembre o das cercanos a dicha fecha.
Para realizar una Toma de Inventario Fsico de manera eficiente ser necesario que la
organizacin consider una metodologa clara y precisa, especificando cada una de
las actividades a desarrollar.
Una Toma de Inventario Fsico deber comprender las siguientes etapas y acciones

ETAPA DE PLANIFICACIN

Definir los equipos de trabajo que participarn en la toma del inventario y la

supervisin.

Elaborar instructivos claros y precisos sobre el desarrollo del inventario, para

ser comunicados a los equipos de trabajo.

Efectuar el ordenamiento previo del Stock. Verificar su ubicacin fsica.

Codificar los artculos por ubicacin y caractersticas.

Emitir tarjetas de control y reportes de conteo.

ETAPA DE EJECUCIN

Realizar corte documentario.

Efectuar un primer conteo y descargar la informacin en las tarjetas de control

y reportes.

Efectuar un segundo conteo (por equipos de trabajo distintos al primero),

descargar la informacin en las tarjetas de control y reportes.

ETAPA DE VERIFICACIN

Emitir los reportes de levantamiento de informacin, comparar los resultados

del primer conteo con los del segundo.

Efectuar un tercer conteo en el caso de las diferencias.

Comparar los resultados del inventario con los saldos del KARDEX.

Determinar la justificacin de las diferencias.

 Efectuar los ajustes a nivel de registros fsicos y contables.

Cuando las empresas requieren de Estados Financieros auditados, es importante que

los auditores estn presentes durante la toma del inventario fsico para poder efectuar
procedimientos de auditora y as poder satisfacerse sobre la existencia y condicin de
los inventarios al cierre del ejercicio.

FINALIDAD

Determinar la existencia fsica de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o

materiales de propiedad de la Empresa que se encuentren almacenados en los
diferentes Almacenes o Depsitos. Dicha verificacin deber ser contrastada con las
existencias que figuran en los registros contables de la empresa a la fecha del
inventario.

PROCEDIMIENTOS DE TOMA DE INVENTARIOS EN EL ALMACN EGASA(EST

MAS DETALLADA)

A. PROGRAMACION DEL INVENTARIO

Paso 1-. La Gerencia de Administracin y Finanzas dispondr la oportunidad en que

deba realizarse el Inventario General, que de preferencia deber ejecutarse en la
segunda quincena del mes de Diciembre de cada ao.

Paso 2.- La Gerencia de Administracin y Finanzas en funcin al plazo establecido

fijar el cronograma de inventario para todos los almacenes que cuenta la empresa.

B. PREPARACION DE INVENTARIO

Paso 3.- El Contador General comunicar mediante Memorndum dirigido al Dpto. de

Logstica la ejecucin del inventario con indicacin de la fecha, hora y lugar , as como
las dems instrucciones que se consideren necesarias.

Paso 4.- El jefe de Logstica proceder a:

Dispondr se preparan los almacenes para la toma de inventario poniendo especial

nfasis en el orden y limpieza.

Designar al personal que deber atender al equipo de inventario.

Adoptara las acciones pertinentes para contar con medios adecuados para la
realizacin eficiente del inventario.

Paso 5-. El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificacin efectuada sobre

los inventarios a realizarse dispondr:
 El nombramiento de los jefes de equipo por Almacn, as como la conformacin de
los grupos para el proceso de inventario.

Entregar al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma de

Inventario

Entregar al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario

Coordinar con el Dpto. de Logstica la movilidad y la entrega de tiles de inventario

y otros elementos necesarios para efectuar la labor.

Paso 6.- El jefe del Dpto. de Contabilidad cursar con la anticipacin pertinente, un
memorndum de nombramiento y notificacin a los jefes de equipo con la finalidad de
que estos se encuentren listos para efectuar la labor requerida.

Paso 7.- El jefe de equipo verificar que el proceso mecanizado de informacin del
almacn a su cargo, se encuentre debidamente al da, lo que permitir verificar la
existencia de los tems de almacn segn registros.

Paso 8.- El Contador general y los jefes de equipo se reunir con el personal que
efectuar la toma de inventario y explicar los mecanismos, procedimientos y dems
instrucciones necesarias para efectuar la labor debiendo absolver las dudas que
pudiera tener el equipo de inventario. En esta reunin previa se designar los grupos
de trabajo, as como la estrategia y forma de efectuar la labor en el almacn indicado.
Se entregar asimismo el material de trabajo necesario para la labor de campo a
realizar.

C. EJECUCION DE INVENTARIO

Paso 9.- En el da, lugar y hora sealados se reunirn el jefe de equipo con el
personal a su cargo presentndose ante el titular del almacn por inventariar, con la
autorizacin correspondiente, dejando copia de la misma al encargado de dicho
almacn.

Paso 10.- El jefe de Inventario o el jefe de equipo en su caso dar las instrucciones
necesarias sobre el movimiento de almacn al almacenero con el objeto de poder
efectuar la labor sin ningn tipo de complicaciones. En este paso el almacenero
deber transportar los materiales pendientes de entrega a la zona de despacho
debiendo estos corresponder a los de las notas de salida del corte documentario. En el
caso de los materiales pendientes de ingreso a la fecha del corte documentario,
debern ser internados y ubicados en el lugar que les corresponda. En caso de que el
inventario se efecte en movimiento antes de proceder al ingreso o salida de un
material, el almacenero deber comunicar al jefe de equipo para que este proceda a
controlar e inventariar los materiales que se procesan, debiendo este, en todos los
casos anotar su visto en los documentos de almacn y anexo de corte documentario.
El almacenero y su personal intervendrn en el inventario solo para indicar el lugar
donde se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos requeridos por el
equipo inventariador.

Paso 11.- Seguidamente se proceder a efectuar el corte documentario debiendo

firmar el jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en
proceso de trmite anotando en un documento denominado Corte de Inventario la
relacin de los documentos antes sealados y dems ocurrencias necesarias previas
al inicio de la labor de conteo. Dicho documento ser suscrito por el Contador general,
jefe de equipo y encargado del almacn.

Paso 12.- Una vez concluido el corte documentario, el encargado del almacn
proceder a ingresar al sistema mecanizado las notas de ingreso y salida de almacn
por tramitar que figuran el en documento Corte de Inventario. El jefe de equipo
proceder a verificar el ingreso de esta informacin en el aplicativo de inventario,
procedindose a imprimir el listado oficial de toma de inventario el cual ser emitido en
los siguientes ejemplares:

Original: Jefe de equipo

Copia: Encargado de cada Almacn.

Paso 13.- Una vez concluido el corte documentario fsico el personal inventariador
proceder a ubicarse en los stands o zonas asignadas procediendo el conteo de los
materiales de acuerdo a lo indicado en el instructivo recibido.

Paso 14.- El inventario ser al barrer y se realizar por parejas, donde uno contar y
otro apuntar en las hojas de trabajo en filas debidamente ordenadas consignando los
nombres de los inventariadores y la fecha en cada una de las hojas. El proceso de
anotacin deber contener el cdigo del tem, la cantidad encontrada y el cdigo de
ubicacin de ser el caso. Seguidamente la persona que cuenta anotar en la tarjeta de
control visible la fecha de inventario, el trmino inventario en la descripcin, la cantidad
inventariada y un visto que evidencie la labor efectuada. Al trmino del da se
entregarn las hojas de trabajo al jefe de equipo quien las custodiar hasta el da
siguiente.
Paso 15.- Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal
inventariador suscribir todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el jefe de
equipo dichos documentos. El jefe de equipo podr ir requiriendo hojas de trabajo
terminadas a medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantando su
trabajo de centralizacin de datos.

Paso 16.- El jefe de inventario o el jefe de equipo en su caso procedern al traslado de

los datos contenidos en las hojas de trabajo al listado de control de inventario en
original y copia siguiendo el procedimiento que se detalla:

Se verificar la cantidad inventariada con el saldo que figura en el

listado.
En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente se efectuar el
reconteo en presencia del jefe de inventario y el jefe de almacn.
De persistir la diferencia esta ser refrendada por el jefe de inventario y
el almacenero en la lnea correspondiente del listado.

Paso 17.- Terminada la labor de verificacin, al final de los listados debern

suscribirlos necesariamente el encargado del Almacn y el jefe de equipo haciendo un
resumen de los faltantes y sobrantes. Se proceder seguidamente a desglosar el
listado en original y copia entregando al encargado del almacn el ejemplar que le
corresponde.

Paso 18.- Al finalizar el proceso de inventario fsico el equipo de inventariadores

entregarn al jefe de equipo el material de trabajo, quien a su ves lo entregar al
Contador General. Toda la documentacin de trabajo, base de constatacin del
inventario ser archivada.

D. RESULTADO DE INVENTARIO

Paso 19.- El Contador General en funcin a los papeles de trabajo elaborar un

informe de inventario que ser entregado a la Gerencia de Administracin y Finanzas
para que esta determine el destino de las diferencias de inventario previo anlisis e
instancias que correspondan en estos casos.

Paso 20.- El Departamento de Almacenes ser notificado para que proceda a procesar
las diferencias de inventario en el kardex fsico con las correspondientes Notas de
Ingreso y Salida por diferencias de Inventario. El Departamento de Contabilidad de
igual forma proceder a contabilizar y procesar en el registro de kardex valorado de
almacn dichas diferencias contra una cuenta denominada variaciones de inventario
positivas o negativas segn sea el caso.
Paso 21.- La Gerencia de Administracin y Finanzas en funcin al resultado de
inventario, solicitar al jefe del Departamento de Logstica un informe que determine
las causas de las variaciones. Deber tener en cuenta los criterios que se detallan a
continuacin:

Sobrantes de Inventario. - Determinar su origen, principalmente por las

siguientes causas:

a) Documento fuente no registrados en el kardex fsico.

b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo

comprobante de salida.

c) Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante. Cuando los
sobrantes tengan su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante,
implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en bien
similar entregado. En este caso se proceder a realizar el ajuste correspondiente el
mismo que ser verificado por el jefe de inventario.

Faltantes de inventario. - En este caso se determinar lo siguiente:

a) Faltantes por merma: Tratndose de bienes slidos o lquidos que por su

naturaleza se volatilizan, ser aceptada siempre y cuando est dentro de la tolerancia
establecida.

b) Faltantes por negligencia o sustraccin: El almacenero o servidor a cargo de la

custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la prdida.

c) Faltantes por volumen de movimiento: En estos casos se determinar los que

corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro de mrgenes
aceptables.

Paso 22.- En razn a los informes mencionados y a otros elementos de juicio que
considere conveniente proceder a determinar el destino de las diferencias.

Paso 23.- La Gerencia de Administracin y Finanzas tomara las medidas que el caso
amerite debiendo en todo caso comunicar al Departamento de Contabilidad el
resultado del destino de las diferencias para que este proceda a contabilizar segn
corresponda.

Paso 24.- La Gerencia de Administracin y Finanzas informar a la Gerencia General

el resultado del inventario para su conocimiento y fines consiguientes, as como
entregar una copia del mismo al Departamento de Control Interno.
Paso 25.- Fin del procedimiento

Figura N02. Ficha de toma de inventario existencias

Fuente: Egasa
SOFTWARE USADOS EN EL CONTROL DE INVENTARIOS.

El inventario es una parte fundamental de cualquier negocio. Saber cules son

nuestros productos, qu partes de productos tenemos, dnde estn o donde estn
yendo, es fundamental para mantener todo ordenado. Y el software tambin nos
puede ayudar a organizarnos de una forma ms efectiva. A continuacin, les
presentamos una lista con las cinco mejores aplicaciones de inventario
disponibles para diferentes dispositivos y sistemas operativos, con opciones para
todos los gustos.

Cmo escoger el programa para control de inventarios adecuado?

Existen mltiples opciones

de programas para control de
inventarios, lo ms importante a la
hora de escoger uno de estos
programas es tener en cuenta las
necesidades propias de tu empresa, en
cuanto al manejo de los inventarios, y
en esa medida, podrs elegir el ms
apropiado para la misma. Ahora bien,
puede ser que slo necesites administrar lo que se encuentra en tu inventario, pero no
por eso te hara mal explorar qu otras funciones podra cumplir el programa, y que te
ayuden a agilizar y mejorar el manejo de tus inventarios.

Dentro de las diversas funciones que te pueden ofrecer los programas para control
de inventarios, estn aquellos que pueden

Enviar alertas en el momento en que la cantidad de las existencias de un

producto al interior del inventario est al mnimo. De esta forma, se tendr un
control de las existencias, y se sabr cuando se tiene que solicitar nuevas
existencias de un producto, evitando prdidas al no poder realizar alguna
venta.
Permite vigilar las existencias en cada una de ellas, en tiempo real y de manera
fcil.
 Realizar transacciones con otros pases, la opcin de trabajar con diferentes
monedas, facilitndote el proceso de venta o compra de productos.
Te permiten crear y administrar bases de datos para los clientes y proveedores.
Tambin, ayuda a generar controles que restrinjan el acceso a informacin a
los empleados que deban trabajar con ellos, en la medida en que t lo
requieras, dndote ms control sobre la informacin.
Capacidad de imprimir informacin personalizada, con lo cual podrs acceder a
la parte que te interesa o necesitas, sin tener que imprimir todo un archivo,
cuando requieras revisar algo.

Programas para control de inventarios

A continuacin se muestra una lista con algunos programas para control de

inventarios:

1. Sistema de control kardex

Toda empresa, ya sea grande o pequea, que entre sus actividades se encargue de
compra/venta de productos, necesita disponer de un programa kardex para gestionar
el stock de su almacn. Para ello encontramos en la red un sinfn de programas de
kardex gratis y otros que cuentan con un pequeo coste por su licencia, con distintas
herramientas y funcionalidades para adaptarse a la realidad de cada compaa.

Figura N 1: Software kardex

Fuente: Google

Kardex Tauro
 El Software de Inventarios Kardex Tauro est diseado para administrar
eficazmente nuestra bodega o almacn y se aprende a manejar muy
rpidamente.
La versin registrada permite interconectar varios Tauro. De este modo,
podemos trabajar con la bodega en una ciudad, el almacn en otra, y nosotros
controlando la situacin desde casa.
Todo lo que se ve, se convierte en reporte y se exporta a Excel o Word. Cuenta
con control interno de auditoria, quien encendi el Tauro, a qu horas, en qu
PC. Permite, finalmente, crear productos a partir de insumos, definir los
ingredientes y sus cantidades, para luego generar Ordenes de Produccin

CS Almacn
Otra solucin interesante tipo kardex es CS Almacn, un programa totalmente
en espaol que nos permite gestionar y administrar todo lo referente a nuestro
almacn (o almacenes, pues permite la gestin de multialmacn as como de
multiproductos para cada uno de ellos).
La base de datos de CS Almacn es sencilla y rpida de ejecutar. Como
elemento ms interesante cabra destacar que al ser una aplicacin
monopuesto puede ser ejecutada directamente desde una memoria USB u
otros dispositivos porttiles

FullTrust

FullTrust es tambin una solucin ideal a las necesidades de inventario y stock

de almacn, adems de destacar en la gestin de punto de venta para
cualquier tipo de empresa con este tipo de necesidades.
El software dispone de un entorno de administracin muy completo, en el que
destaca un men de navegacin lateral desde el que podemos acceder a
cualquier apartado del programa con un simple click.
Los dos campos ms destacados en FullTrust son el de Administracin e
Inventario. En ambos estn incluidas mltiples opciones para que podamos
gestionar con total comodidad los clientes, proveedores, precios, almacenes o
productos de que dispongamos, e incluso podremos generar distintas grficas
para realizar un anlisis ms pormenorizado de las ventas segn se produzcan
en distintos puntos de venta.

2. Inventory Pro
Es un programa que sirve para la administracin de inventario, este
programa te ayudar a organizar tus contactos e inventario en una
manera ms completa. Sin embargo, este software slo permite ser
manejado por un usuario a la vez, razn por la cual funcionar mejor
para aquellos que tiene pequeas empresas o para aquellas
empresas que escojan a una persona para que maneje el inventario.

Caractersticas de Inventory Pro:

Base de datos
Catlogo de productos
Inventario general
Lotes y nmeros de series
Importacin de datos
Aportacin de datos
Almacenes, ubicaciones, Marcas, Categoras.
Opcin para RFID
Diseador para reportes
Inventario compuesto

Inventory Organizer Deluxe.- Un programa que te permite coordinar tus

contactos de negocio e informacin de inventario. As mismo, te da la
capacidad de mantener una base de datos de artculos que tienes en tu hogar.
Por estas razones resulta un programa excelente para aquellos que deseen
encontrar una solucin para inventario de negocio y de hogar en una sola
aplicacin.

Inventory Power.- Inventory Power este tipo de software es recomendado para

empresas pequeas y medianas, y constituye una solucin ideal para aquellas
que por sus caractersticas requieren de almacenar sus inventario. Adems, es
un producto que cuenta con la capacidad de crear y enviar por correo
electrnico facturas casi instantneamente, algo a considerar a la hora de
elegir un programa de este tipo, y que le da puntos de ms a este en especial.

Inflow.- El inFlow es un producto fabuloso para cualquiera que administra un

negocio que tenga inventario. Es bastante amigable. Posee un soporte gratuito,
lo cual hace de este programa una opcin bastante llamativa. El inFlow
adems tiene un conjunto de caractersticas bastante tiles, como por ejemplo,
administracin de devoluciones, control de nmeros de serie y la capacidad
para ver el inventario por sucursal o categora. Todo esto ayudara a facilitar la
 labor de administrar cualquier inventario diariamente. Este software para
inventario es en definitiva una opcin que vale la pena considerar.

Stock It Easy.- Est dirigido a los negocios pequeos y medianos. El sistema

utiliza conos que representan las reas correctas para ingresar la informacin,
la curva de aprendizaje debe ser corta y sencilla.

Small Business Inventory Control.- Es un programa que ser de gran ayuda

para cualquier propietario de una empresa pequea, puesto que contribuir a
que ste tome el control de la administracin de su inventario. Ofrece escaneo
de cdigo de barras, lo que har que sea ms eficiente manejar tu negocio.

Inventoria.- La versatilidad del software para la administracin de inventario,

es un software o programa de una gran versatilidad, una razn que lo hace una
excelente opcin a la hora de comprar un producto de este tipo. Brinda
diferentes caractersticas tiles, como por ejemplo, la capacidad de aadir
notas y fotografas a cada artculo del inventario. Adems, permite a varios
usuarios acceder a tu programa de administracin de inventario, lo cual
incrementa la productividad y mejora tu resultado final.

Sea cual fuere la opcin que elija tenga siempre presente que dentro de
los programas para control de inventarios es fundamental que sean de fcil manejo, es
decir, que ofrezcan tutoriales que permitan realizar su instalacin de manera cmoda y
prctica, y que, adems, cuenten con ayuda en sitios de web fciles de encontrar, para
que encuentres una solucin rpida a cualquier dificultad que se presente.

3. GLPi

Se trata de un administrador de informacin de recursos, con una interfaz ideal para

construir inventarios. Desde computadoras hasta impresoras y software, la idea de
GLPi, y lo que la pone en nuestra lista de mejores aplicaciones de inventario, es hacer
que la vida del administrador sea mucho ms simple, sumando notificaciones por
correo electrnico, tracking de tems, y la posibilidad de crear una base de datos sobre
la topologa de la red.

Son dos las funcionalidades bsicas de GLPi. Por un lado, nos permite crear un
inventario preciso de todos nuestros recursos tcnicos. Todas las caractersticas de
nuestro inventario sern almacenadas en una base de datos. Por otro lado, tambin
nos permite administrar dicha base, accediendo a un historial de mantenimiento y de
acciones. Es un software dinmico que permite que los usuarios directamente hagan
pedidos a los tcnicos a travs del mismo. Es ideal en casos de, por ejemplo,
reemplazo de equipos y mantenimiento.

4. Real Inventory

El iPad nos permite tener todas nuestras herramientas de trabajo en movimiento, y la

revisin de inventarios no es ajena a esto. Con Real Inventory tenemos una aplicacin
gratuita e interesante, diseada especialmente para el entorno iOS, que cuenta con
integracin con otro programa llamado Cashier Live que podemos tener instalado en
nuestros ordenadores laborales. Para hacer un monitoreo mientras estamos yendo de
ubicacin a ubicacin.

La aplicacin cuenta con varias funcionalidades interesantes para sacarle provecho.

Por ejemplo, un scanner nativo de cdigos de barras, para poder facilitar el manejo del
inventario pero al mismo tiempo estar en movimiento. lo nico negativo de Real
Inventory es que necesita de una cuenta de Cashier Live, que no es gratuita, pero al
menos podemos probarla en un perodo gratuito para saber si es lo que realmente nos
conviene.

5. ABC Inventory

El tercer puesto en nuestra lista de mejores aplicaciones de inventario va para ABC

Inventory, que, como podemos intuir por su nombre, busca hacer una experiencia
simple para todos sus usuarios. Esta aplicacin es una buena solucin para
los negocios ms pequeos que no tienen tantas necesidades de inventario, pero
igualmente necesitan una herramienta de organizacin. Una de sus desventajas es
que solamente puede ser usada en una nica computadora.

Pero volvamos a considerar que se trata de una solucin para negocios pequeos, por
lo que no tendr que ser un impedimento demasiado grande. Ms all de esto, es una
aplicacin muy completa que nos permite dividir en diferentes compaas, almacenes,
monedas, y otras personalizaciones que dependern de las necesidades del usuario,
como por ejemplo, sumar un logo. Para una nica computadora, la cuenta puede ser
creada de forma gratuita.

6. PartKeepr

PartKeepr es una aplicacin muy especfica que nos permite manejar el inventario de
componentes electrnicos. Por ende, al ser especfica no es tan completa como
pueden ser otras que ya hemos mencionados. Para poder usarla, vamos a necesitar
tener seteada previamente una base de datos en MySQL, pero no requiere otros
conocimientos adicionales. Est pensada en una escala mucho ms pequea, y muy
especfica.

De hecho, el nacimiento de PartKeepr, disponible tambin de forma gratuita, surge de

la necesidad de un negocio de mantener un registro cuidadoso de sus partes
electrnicas. Una necesidad que podra ser cubierta con un software: el problema es
que todava no estaba disponible. Por eso, lo crearon. Con PartKeepr, podemos crear
proyectos, armar libros de inventario, sumar ubicaciones de almacenamiento, y ms.

7. Openbravo

Finalmente, cerramos nuestra lista de las mejores aplicaciones de inventario

con Openbravo, una solucin poderosa con varias funcionalidades que nos permite
mantener actualizados grandes movimientos de productos. Con Openbravo se puede
ingresar un producto, ingresar una ubicacin, un proveedor, el movimiento de
proveedor-almacn-cliente, y ms. Adems, es Open Source y est basado en la
nube. Podemos necesitar algo ms?

Los de Openbravo ponen un nfasis en particular en la relacin con el cliente. Gracias

a este sistema, dicen, las rdenes pueden ser procesadas de una forma ms rpida y
precisa. Se pueden reducir errores que a su vez reducen gastos innecesarios, como
por ejemplo, los errores de envo. Tambin se pueden seleccionar diferentes nuevos
productos, y tener un paneo general de cmo viene el rendimiento de la compaa. En
definitiva, una solucin muy completa y prctica.

Bibliografa

Cuni, D. (12 de enero de 2012). Repblica. Obtenido de Software Kardex :

http://empresayeconomia.republica.com/
Global Management Software. (20 de Febreo de 2012). Obtenido de Programas para
control de Inventarios: http://gm3s.com.mx p