Anda di halaman 1dari 15

SPO PENGGADAAN BARANG ALAT TULIS KANTOR

Rumah Sakit No. Dokumen No.Revisi Halaman


Sanasni
RSKBR/SPO/LOGISTI 1/1
K UMUM/002
Prosedur Tetap Tanggal Terbit Ditetapkan oleh :
Direktur Utama
16 Desember 2014

Dr.Elviera Darmayanti,MM
Pengertian Suatu kegiatan rutin yang dilakukan setiap awal bulan untuk
memenuhi persediaan kebutuhan alat tulis kantor rumah sakit.

Tujuan Agar tidak terjadi pemesanan yang tidak sesuai dengan kebutuhan
atau keperluan alat tulis kantor rumah sakit.
Kebijakan Surat edaran Direktur tanggal 14 Juni 2014 tentang pembuatan SOP
masing-masing unit.

Prosedur - Petugas logistik umum mengecek barang kebutuhan alat tulis


kantor rutin yang sudah habis stoknya dan mencatat atau
mendatanya untuk di lakukan pengadaan kembali
- Petugas logistik umum membuat surat pesanan atau purchase
order (PO) barang kebutuhan alat tulis kantor yang akan di
pesan
- Petugas logistik umum membuat permintaan uang muka (PUM)
jika pembelian di lakukan secara tunai
- Surat pemesanan barang atau purchase order (PO) dan
permintaan uang muka (PUM) tersebut harus di tanda tangi oleh
petugas logistik umum, kepala bagian logistik, dan direktur
utama
- Petugas logistik umum kemudian melakukan pemesanan
barang alat tulis kantor di suplier/distributor melalui
telepon/fax/email dengan sistem pembayaran kredit/pembayaran
tunai, ataupun langsung melakukan pembelian di
pasar/took/agen/supermarket dengan sistem pembayaran tunai

Unit Kerja - Logistik Umum


SPO PENGADAAN CETAKAN
No. Dokumen No.Revisi Halaman

Rumah Sakit RSKBR/SPO/LOGISTI 1/1


KHUSUS BEDAH K UMUM/005
RAWAMANGUN
Prosedur Tetap Tanggal Terbit Ditetapkan oleh :
Direktur Utama
16 Desember 2014

Dr.Elviera Darmayanti,MM
Pengertian Suatu kegiatan rutin yang dilakukan setiap dua minggu sekali yaitu
pada minggu pertama dan minggu ketiga untuk memenuhi
persediaan kebutuhan cetakan rumah sakit.

Tujuan Agar tidak terjadi pemesanan yang tidak sesuai dengan kebutuhan
cetakan rumah sakit
Kebijakan Surat edaran Direktur tanggal 14 Juni 2014 tentang pembuatan SOP
masing-masing unit.

Prosedur - Petugas logistik umum mengecek barang kebutuhan cetakan


yang sudah habis stoknya dan mencatat atau mendatanya untuk
di lakukan pengadaan kembali
- Petugas logistik umum membuat surat pesanan atau purchase
order (PO) barang kebutuhan cetakan yang akan di pesan
- Surat pemesanan barang tersebut harus di tanda tangi oleh
petugas logistik umum, kepala bagian logistik, dan direktur
utama
- Petugas logistik umum kemudian melakukan pemesanan
barang cetakan di percetakan melalui telepon dengan sistem
pembayaran kredit

Unit Kerja - Logistik Umum


PERENCANAAN KEBUTUHAN BARANG MEDIS
Nomor Dokumen : Nomor Revisi : Halaman :

.../KM/VI/2011 0 -
RSU. Permata Medika
Kebumen
Ditetapkan Oleh
Tanggal Terbit : Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
PROSEDUR TETAP
7 Juni 2011
drg. Budi Irianto
Untuk mengevaluasi kebutuhan barang tahun yang lalu dengan tahun
Pengertian yang akan datang, diperlukan perencanaan kebutuhan barang sesuai
dengan kemampuan anggaran.
Tujuan Kebutuhan pengadaan barang medis dan tersedianya anggaran
Kebijakan Terselenggara pengadaan barang medis sesuai rencana
1 Kepala Instalasi melakukan analisa kebutuhan barang.
2 Kepala Instalasi menyusun usulan perencanaan kebutuhan barang
yang disampaikan kepada Direktur melalui Tim Pengadaan
3 Tim Pengadaan melakukan penghitungan / menganalisa kebutuhan
barang yang selanjutnya disusun dijadikan rencana kebutuhan
barang tahunan (RKBT).
4 Tim Pengadaan menyusun draf RKBT disampaikan Kabid Umum
Prosedur dan Keuangan.
5 Kabid Umum dan Keuangan mempelajari, meneliti usulan
kebutuhan barang medis, untuk diajukan kepada Direktur.
6 Direktur mempelajari dan meneliti usulan kebutuhan barang medis
dan selanjutnya diadakan rapat koordinasi.
7 Dalam rapat koordinasi draf RKBT rumah sakit dimintakan
persetujuan bersama, bila setuju maka menjadi rencana pembelian
barang tahunan (RPBT).
Kepala Instalasi
Unit Terkait
Kabid. Umum dan Keuangan
PENGADAAN BARANG MEDIS
Nomor Dokumen : Nomor Revisi: Halaman :

..../KM/VI/2011 0 -
RSU. Permata Medika
Kebumen
Ditetapkan oleh
Tanggal Terbit : Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
PROSEDUR TETAP
7 Juni 2011
drg. Budi Irianto
Pengertian Untuk mewujudkan tertib pengadaan barang
Tujuan Untuk mewujudkan pengendalian dan evaluasi tertib administrasi
pengadaan barang.
Kebijakan Semua pengadaan barang harus sesuai dengan prosedur yang
ditetapkan.
Prosedur
1 Pengadaan barang berdasarkan Rencana Pembelian Barang
Tahunan (RPBT).
2 Masing masing Instalasi/Unit kerja, mengajukan permohonan
secara tertulis dengan cara mengisi formulir, permohonan
diajukan melalui Staf Rumah Tangga
3 Staf Rumah Tangga selanjutnya melaporkan kepada Tim
Pengadan, kemudian Tim Pengadaan melakukan penelitian dan
koordinasi dengan Kasie Keuangan.
4 Apabila usulan disetujui dan dana pembelian tersedia maka Tim
Pengadaan membubuhkan tanda tangan diatas formulir
permintaan pengadaan barang dan dimintakan persetujuan.
5 Formulir permintaan pengadaan barang selanjutnya diajukan
kepada Direktur untuk diketahui dan dibuktikan dengan tanda
tangan Direktur.
6 Formulir permintaan barang kemudian diserahkan kembali
kepada Tim Pengadaan.
7 Tim Pengadaan mengadakan rapat koordinasi bersama Kasie
Keuangan tentang rencana pelaksanaan pengadaan sekaligus
menunjukan pelaksanaanya
8 Pelaksana membeli barang sesuai dengan SP dan SPK
9 Rekanan mengirim barang didampingi Tim Penerimaan untuk
diperiksa Tim Pengadaan bila barang sesuai dengan SP dan SPK
10 kemudian barang dicatat dan disimpan di gudang barang atau di
serahkan ke Instalasi/Unit Kerja yang membutuhkan.
11 Selanjutnya proses pembayaran lewat bendahara rutin.

Unit Terkait 1 Staf Rumah Tangga


Tim Pengadaan
Kasie Keuangan
Tim Penerimaan

PENGELOLAAN , PENDISTRIBUSIAN DAN


PENGHAPUSAN BARANG INVENTARIS MEDIS

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

RSU. Permata Medika .../KM/VI/2011 0 -


Kebumen
Ditetapkan oleh
Tanggal Terbit : Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
PROSEDUR TETAP
7 Juni 2011

drg. Budi Irianto

Sebagi acuan bagi manajemen dalam pengelolaan barang inventaris


Pengertian rumah sakit mulai dari penerimaan barang, pendistribusian dan
penghapusan barang.

Barang barang milik rumah sakit sebagai inventaris dapat dikelola


Tujuan
dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan penggunaannya.

Pengelolaan barang inventaris adalah pengelolaan mulai dari


Kebijakan
penerimaan, distribusi sampai dengan penghapusan barang.

Prosedur
1 Tim Penerimaan menerima barang medis dari Staf Rumah Tangga
kemudian disimpan di gudang barang.
2 Tim Penerimaan mencatat barang ke buku penerimaan barang.
3 Pendistribusian barang inventaris ke pelaksana melalui alur
permintaan barang ke gudang / logistik antara lain :
a Petugas ruang mengisi blangko bon barang
b Atasan langsung menyetujui pengebonan barang
c Petugas ruang mengantar blangko bon barang kegudang
logistik untuk mengambil barang
d Pengurus barang mengeluarkan barang inventaris melalui
persetujuan atasan langsung
e Pengurus barang mencatat bukti pengeluaran barang pada
buku inventaris 2.
f Pengurus barang mengirim barang ke pelaksana dan mencatat
ke (Kartu Inventaris Ruang) KIR.
4 Mutasi barang dari ruang ke ruang, pengurus barang harus menulis
dikartu KIR menyatakan barang dipindahkan ke ruang lain.
5 Penghapusan barang inventaris dilakukan setelah barang yang
rusak diperiksa oleh petugas Staf Rumah Tangga
6 Pengurus barang mengajukan ke Kasie Umum dan Kesekretariatan
dan diteruskan Kabid. Umum dan Keuangan dan dimintakan
disposisi ke Direktur, dan Direktur turun ke Kasie Umum dan
Sekretariat untuk dibuatkan surat usulan penghapusan.

aStaf Rumah Tangga


Unit Terkait b Kasie Umum dan Kesekretariatan
cKabid. Umum dan Keuangan

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI


Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

.../KM/VI/2011 0 -

RSU. Permata Medika


Kebumen
Ditetapkan oleh
PROSEDUR TETAP Tanggal Terbit : Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
7 Juni 2011
drg. Budi Irianto
Sebagi acuan bagi manajemen dalam pengelolaan barang habis pakai
Pengertian
rumah sakit mulai dari penerimaan barang sampai pendistribusianya.
Barang habis pakai dapat dikelola dengan baik dan dapat
Tujuan
dipertanggungjawabkan pendistribusiannya.
Pengelolaan barang habis pakai adalah pengelolaan mulai dari
Kebijakan
penerimaan sampai dengan pendistribusian barang
1 Staf Rumah Tangga menerima barang dari Tim Penerimaan kemudian
disimpan di gudang barang.
2 Pendistribusian barang barang habis pakai ke user melalui alur
permintaan barang ke gudang antara lain :
a Petugas ruang membuat / mengisi blangko bon barang dengan
persetujuan atasan langsung.
b Petugas ruangan mengantar blangko bon barang ke gudang
barang untuk mengambil barang
c Petugas gudang barang mengambil sesuai permintaan dan
Prosedur menulis dikartu barang atau bukti barang keluar dari gudang.
d Pembantu pemegang barang mengeluarkan barang sesuai
dengan permintaan dan menulis dikartu barang.
e Pembantu pemegang barang mengumpulkan blangko
pengebonan untuk dilaporkan ke pemegang barang.
f Pemegang barang membukukan blangko bon yang telah
diserahkan oleh pembantu pemegang barang ke buku
pengeluaran barang dan ke kartu persediaan barang.
g Pemegang barang/bendahara barang minta tanda tangan ke
atasan langsung tentang bukti barang keluar.
1 Staf Rumah Tangga
Unit Terkait 2 Tim Penerimaan
3 Instalasi yang bersangkutan
PENERIMAAN BARANG MEDIS

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

.../KM/VI/2011 0 -
RSU. Permata Medika
Kebumen
Ditetapkan oleh
Tanggal Terbit : Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
PROSEDUR TETAP
7 Juni 2011

drg. Budi Irianto


Untuk menciptakan tertib administrasi pengadaan barang inventaris
Pengertian dan non inventaris dengan data penerimaan barang, sehingga
diperoleh kejelasan data dan tanggung jawab pengadaan barang
Agar pengiriman pengadaan barang inventaris datanya sesuai dengan
Tujuan SP dan SPK dan atau surat perjanjian jual beli, kemudian dicatat
dalam buku penerimaan barang.
Kebijakan Tertib penerimaan dan pengelolaan barang.
1 Rekanan (PT/CV) sebelum menyerahkan barang inventaris atau
non inventaris kepada rumah sakit, sebelumnya koordinasi dengan
Staf Rumah Tangga dan harus diperiksa oleh Tim Penerimaan
Barang Medis.
2 Rekanan (PT/CV) menyerahkan barang medis, baik barang
inventaris maupun non inventaris kepada Tim Penerimaan
dilengkapi dengan Berita Acara Pemeriksaan.
3 Tim Penerimaan meneliti barang yang dikirim oleh rekanan
(PT/CV) dan mencocokan dengan SPK, perjanjian jual beli atau
Prosedur
surat pesanan (SP) sesuai dengan barang yang dipesan atau tidak.
4 Tim Penerimaan mencatat penerimaan barang dalam buku
bendahara penerimaan apabila barang sudah benar benar sesuai
dengan pesanan/kontrak/SPK.
5 Tim Penerimaan menerima dan mengelola barang selanjutnya
didistribusikan atas penerima unit yang membutuhkan dan atau
dikelola oleh unit yang bersangkutan.
6 Tim Penerimaan mencatat semua data barang yang dikeluarkan.
7 Tim Penerimaan menyiapkan data semesteran dan tahunan.
1 Staf rumah Tangga
2 Tim Penerimaan
Unit Terkait
3 Instalasi atau unit yang bersangkutan
4 Kasie Keuangan
PENYIMPANAN BARANG MEDIS

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

RSU. Permata Medika .../KM/VI/2011 0 -


Kebumen
Ditetapkan oleh
Tanggal Terbit : Direktur RSU. Permata Medika Kebumen

PROSEDUR TETAP 7 Juni 2011

drg. Budi Irianto

Untuk mengamankan barang yang telah dibeli dan diterima oleh


Pengertian
panitia.
Tujuan Mengamankan barang yang belum didistribusikan ke ruangan.
Penyimpanan barang sebelum didistribusikan terlebih dahulu dicek
Kebijakan
kualitasnya oleh Tim Penerimaan dengan unit terkait.
1 Penyimpanan barang dilaksanakan oleh pengurus barang.
2 Pengurus barang menyimpan barang sesuai jenisnya / perkelompok
barang.
3 Pengurus barang mencatat barang barang tersebut di kartu
Prosedur
barang.
4 Kartu barang diletakan pada masing masing jenis barang
5 Pengurus barang mengecek keberadaan barang yang disimpan di
gudang barang.
1. Staf Rumah Tangga
Unit Terkait 2. Kasie Umum dan Kesekretariatan
3. Kasie Keuangan
PENGADAAN BARANG MEDIS YANG BERSIFAT CITO

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

RSU. Permata Medika ..../KM/VI/2011 0 -


Kebumen

Ditetapkan oleh
Tanggal Terbit : Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
PROSEDUR TETAP
7 Juni 2011

drg. Budi Irianto


Pengertian Untuk memenuhi pengadaan barang menyusul / segera
Tujuan Untuk memenuhi kebutuhan barang dengan cepat dan tepat.
Kebijakan Proses administrasi pengadaan barang menyusul
1 Kepala Instalasi melaporkan kepada Direktur perihal barang yang
harus dipenuhi.
2 Direktur memanggil Kabid Umum dan Keuangan dan Tim
Pengadaan, perihal rencana pembelian barang.
3 Tim Pengadaan segera melakukan pembelian ke rekanan.
4 Hasil pelaksana pengadaan barang melaporkan kepada Staf Rumah
Prosedur Tangga.
5 Setelah mendapat barang yang dibutuhkan, Tim Pengadaan lapor
kepada Staf Rumah Tangga dan Kasie Keuangan.
6 Staf Rumah Tangga membuat rekomendasi pelaksanaan pengadaan
atau pembelian barang yang bersifat cito.
7 Rekomendasi pelaksanaan pengadaan barang oleh Tim Pengadaan
dilaporkan kepada Direktur.
Staf Rumah Tangga
Tim Pengadaan
Unit Terkait
Tim Penerimaan
Kasie Keuangan
BATAS KEUANGAN PENGADAAN BARANG MEDIS
(ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG MEDIS)

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman


RSU. Permata Medika
Kebumen .../KM/VI/2011 0 -
Ditetapkan oleh
Tanggal Terbit : Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
PROSEDUR TETAP

7 Juni 2011
drg. Budi Irianto
Semua pengadaan barang harus mengacu pada rencana pembelian
Pengertian barang yang telah disetujui oleh Yayasan Nurul Barokah Agung
Persada
Tujuan Untuk mematuhi dan memenuhi syarat peraturan yang berlaku
Kebijakan Untuk pengawasan pengadaan barang harus sesuai dengan peraturan
Prosedur 1 Untuk barang habis pakai / inventaris sampai dengan Rp.
2.500.000,- dilaksanakan dengan cara pengadaan langsung,
dibutuhkan dengan surat pesanan barang Staf Rumah Tangga
2 Pelaksanaan pengadaan atau pembelian barang melakukan pesanan
kepada toko atau rekanan yang telah ditentukan.
3 Hasil pengadaan barang oleh Tim Pengadaan, langsung dikirim /
diserahkan kepada Staf Rumah Tangga.
4 Hasil pengadaan barang diperiksa oleh dituangkan dalam berita
acara pemeriksaan.
5 Untuk barang habis pakai atau inventaris diatas Rp.2.500.000 s/d
Rp. 5.000.000,- dilakukan secara pengadaan langsung, dibuktikan
dengan :
a Surat pesanan barang
b Surat penawaran rekanan
c Surat perintah kerja kepada rekanan, pengadaan barang ini
diajukan oleh Tim Pengadaan diketahui Direktur RSU.
Permata Medika kepada Yayasan
6 Untuk pengadaan barang habis pakai / inventaris seharga Rp.
5.000.000,- s/d Rp. 10.000.000,- disesuaikan dengan keputusan
Direktur dan atau Kebijakan Yayasan.
7 Untuk pengadaan barang habis pakai / inventaris diatas
Rp.10.000.000,- disesuaikan dengan peraturan yang berlaku
( Kebijakan Yayasan ).
1 Staf Rumah Tangga
Unit Terkait
2 Kasie Keuangan

PENGADAAN BARANG PELAYANAN MEDIS


Nomor Dokumen : Nomor Revisi : Halaman :

.../KM/VI/2011 0 -

RSU Permata Medika


Kebumen
Ditetapkan oleh
Tanggal Terbit :
Direktur RSU.Permata Medika Kebumen
PROSEDUR TETAP 7 Juni 2011

drg. Budi Irianto

Pengadaan barang pelayanan medis di seluruh unit pelayanan


Pengertian
medis.

Untuk mengikutsertakan anggota SMF dan Komite Medis dalam


Tujuan
perencanaan pengadaan barang medis.

Pengadaan barang pelayanan medis diajukan oleh masing-masing


Kebijakan
Staf Medis Fungsional.

Prosedur
1 Masing-masing SMF mengajukan permohonan kepada Direktur
tentang pengadaan setiap barang pelayanan medis. Surat
permohonan diajukan melalui Komite Medis.
2 Permohonan sedapat mungkin disertai studi kelayakan.
3 Komite Medis mengadakan rapat dengan SMF untuk
menentukan skala prioritas.
4 Hasil rapat disampaikan kepada Direktur.
5 Direktur dengan mempertimbangkan kondisi keuangan dapat
mengadakan setuju/tidak/menunda dengan usulan Komite
Medis.
6 Apabila disetujui Direktur memberikan disposisi kepada Tim
Pengadaan Barang Medis (Tim Pengadaan dan Penerimaan).
7 Tim Pengadaan Barang Medis selanjutnya mengadakan
pertemuan untuk membahas lebih lanjut.
8 Selanjutnya hasil pertemuan dilaporkan kepada Direktur.
9 Direktur menerbitkan surat pesanan kepada perusahaan yang
dimaksud.
10 Proses berikutnya diserahkan kepada Tim Penerimaan Barang
Medis.
11 Tim Penerimaan Barang Medis membuat berita acara
penerimaan yang ditandatangani Kasie Yanmed dan pengguna
(Instalasi yang membutuhkan)

Unit Terkait Seluruh Staf Medis Fungsional