Panduan Materi
Keterampilan Dasar
Di Susun
Kelas XI / AP
BAB I
1. PENGERTIAN DAN PROSES KOMUNIKASI
Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communication yang berati
sama makna. Beberapa definisi tentang komunikasi, antara lain :
a) Wilbur schramm
b) William C. Himstreet
Komunikasi dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat terjadi bila ada orang
yang menyampaikan pesan atau komunikator dan yang menerima pesan atau
komunikan, serta adanaya isi pesan yang hendak di sampaikan.
A. UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI
1. KOMUNIKATOR
2.KOMINIKAN
4. MEDIA
Merupakan sarana atau saluran yang menunjang pesan, bila komunikan jauh
tempatnya dan banyak jumlahnya
a. Asap
b. api
c. Kentongan
d. Bedug
e. Lonceng
a. Komunikasi akoptika
b. Komunikasi grafika
c. Komunikasi elektronika
1. Telepon
2. Faximile
3. Teleprinter
4. Penerima radio
5. Penerima televisi
6. Printer dan terminal data
1. Memberi informasi
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Mengekspresikan emosi
4. Memberi sifat, melengkapi, menentang dan mengembangkan pesan-pesan
verbal
5. Mempengaruhi orang lain
6. Mempermudah tugas-tugas khusus
b. Ketepatan
c. Kredibilitas
d. Pengendalian
2. DASAR-DASAR TELEKOMUNIKASI
B. Unsur-Unsur Telekomunikasi
1. Orang yang ada disekolah seperti kepala sekolah,guru, karyawan, dan tentu
saja para siswa.
4. catu daya (catuan listrik=power supply), Catu daya atau power supply
dimaksudkan untuk memberikan catuan listrik kepada perangkat-perangkat
telekomunikasi.
C. Terminal Telekomunikasi
1. Telepon
2. Tele printer
3. faksimili
4. terminal data
5. computer
6.printer
7. Penerima radio/televise
1. Pesawat dengan listrik dan kawat untuk bercakap-cakap antara dua orang yang
berjauhan tempatnya
Drs Gouzali Sydam, Be.TT menerangkan bahwa istilah telepon pada awalnya berate
suara dari jarak jauh Sedangkan perangkat telepon pada tahun-tahun belakang ini
telah mengalami perubahan bentuk dan system. Secara sederhana dapat
disimpulkan bahwa telepon adalah alat untuk berkomunikasi jarak jauh antara
komunikator dengan komunikan karena tidak dapat bertatap muka atau bertemu
secara langsung. Pesawat telepon ini berfungsi mengubah suara orang-orang
menjadi sinyal listrik dan pada tempat yang dituju sinyal-sinyal listrik itu diubah
menjadi getaran suara.
1. Mikrofon
2. Earphone
3. Konverter
4. Diapragma
6. Power supply
2. bagian luar pesawat berupa gagang telepon, tempat nomor telepon, nomor-nomor
telepon, tanda gambar
C. Sentral Telepon
Sentral telapon dalam bidang telekomunikasi berarti pusat untuk mengatur hubungan
antara pengguna jasa telepon (pelanggan)
a. sentral telapon local, yaiutu suatu sentral telapon yang disediakan untuk
umum dalam wilayah operasi terbatas dalam satu kota
b. sentral telepon transit ialah satu sentral telapon yang tidak mempunyai
pelanggan secara langsung. Sentral ini bertugas menyambungkan antara dua
sentral telapon.
System
1. Hunting system
Fasilitas ini dapat digunakan jika si pelangga memliki lebih dari satu pesawat
telepon. Bila ada panggilan dan ada panggilan lain masuk, maka panggilan
yang masuk kedalam nomor yang sedang di pakai akan diteruskan ke nomer
yang lain di tempat pelanggan tersebut atau auxiliary number.
2. Follow me
3. Home metering
4. Abbreviated dialer
5. Hot line
Pelanggan hanya dengan mengangkat handset maka bel telepon lawan yang
dituju sudah berbunyi namun panggilan lain masih bias diterima dan tidak
terganggu
6. Conference call
8. Collect call
1. Percakapan local
Percakapan local dapat berlangsung antara dua orang pelanggan dalam satu kota
melalui satu sentral, ataupun dua orang pelanggan dalam satu kota melalui
beberapa sentral.
Biaya percakapan dikenakan kepada pemanggil, tiap 3 menit dihitung satu pulsa
Percakapan ini terjadi antara dua daerah telepon yang berbeda, yang berjarak
lebih dari 25KM.
1. Etika Bertelepon
Cara menangani telepon harus bersikap menyenangkan, efektif, dan efisien. Cara
menangani telepon ada dua macam yaitu Respon untuk panggilan (incomingcalls)
dan Melakukan panggilan (outgoing calls)
3. berbicara dengan nada suara yang tidak tinggi dan tidak keras
4. berbicara dengan rasa santun ramah dan rasa ingin membantu penelapon
1. pesawat telapon
2. kalender meja
3. jam dinding
4. alat tulis
5. lembar pesan telapon (LPT)
6. daftar nomor telapon ekstention internal
7. buku daftar telapon masuk
1. Faktor alat
Berikut ini sikap dan pelayanan efektif sebagai seorang penerima telapon yang perlu
diperhatikan adalah
1. Caring
2. Commited
3. Confident
4. Considerate
5. Controlled
7. Creative
8. Contagious
Tugas cari artinya dan kenapa diperlukan
3. letakkan penutup belakang dibawah telepon dan dorong ke atas hingga terpasang
di tempatnya
4. hubungkan pengisi baterai dengan telepon pada titik yang bersimbol kilat
Sebelum ikon pengisian baterai muncul dilayar, aka nada tenggang sampai 30 menit
Fitur-fitur handphone
3. JAringan GSM
5. Pesan chat
6. Kalkulator
7. communicam
9. Jam weker
12. Game
1 Faksimile
Faksimile merupakan alat yang dibutuhkan diperkantoran untuk saat ini, nama lain
dari pesawat facsimile adalah pesawat telephoto.
2. Interkom
BAB. II
PEMELAJARAN
B. KEGIATAN BELAJAR
Kegiatan Belajar 1
b. Uraian Materi
Setiap pesan dari penelepon perlu diinformasikan kepada alamat yang dituju.
Oleh karena itu, perlu dicatat pada Lembar Pesan Telepon (LPT). Hal-hal yang
perlu dicatat meliputi: hari, tanggal, jam, nama, instansi, nomor telepon dan
isi pesan, serta idenditas penerima telepon.
Contoh LPT:
PESAN HOTEL YOGYA HOTEL
MESSAGE YOGYA
.
Tgl. : Jam : Diterima oleh:
Date : Time: Received by :
Buku ini berfungsi untuk mencatat semua pesan telepon yang masuk. Contoh
Buku Daftar Telepon Masuk:
c. Rangkuman
Bagian telepon merupakan bagian yang penting di suatu perusahaan, karena
merupakan ujung tombak. Citra perusahaan sangat ditentukan oleh bagian
telepon ini. Untuk dapat menjawab telepon masuk dengan baik maka operator
telepon harus menguasai:
1. Penggunaan peralatan telepon
2. Sopan santun bertelepon
3. Cara menawarkan bantuan
4. Jenis keterangan yang harus diperoleh dari penelepon
5. Cara menangani pesan telepon
d. Tugas
Diskusi Kelompok
Petunjuk:
a. Bentuk Kelompok diskusi
b. Tiap kelompok terdiri dari 56 orang
c. Diskusikan kasus dibawah ini dengan teman satu Anda
d. Buatlah laporan hasil diskusi secara tertulis
Kasus:
Anda bekerja sebagai sekretaris Bapak Ir. Wibowo, Direktur PT. MANSURIN, Jl.
Merapi 13 Yogyakarta Nomor telepon (0274)774775. Hari ini Anda menerima
telepon dari relasi beliau bernama Edy Mulyana, Direktur PT. BAROKAH JAYA, Jl.
Simpang lima 22 Semarang Nomor telepon (0272) 789012 menelepon, iangin
membicarakan masalah pembangunan Lapangan Golf Pantai Glagah Indah. Pada
saat itu pimpinan Saudara tidak masuk kantor karena menghadiri resepsi
pernikahan Saudaranya. Sebagai seorang sekretaris, apa yang akan Anda lakukan
untuk mengatasi masalah tersebut ?
Materi Bahan Ajar SMK Pariwisata Baitul Hamdi Banten 2012/2013
22
e. Tes Formatif
1. Sebutkan langkah-langkah menerima telepon masuk dengan baik!
2. Jelaskan cara melakukan penyaringan topik pembicaraan telepon masuk!
3. Mengapa sopan santun dalam merespon telepon masuk sangat
penting?
4. Apa sajakah yang harus dicatat dalam dalam Lembar Pesan Telepon?
5. Isilah Lembar Telepon Masuk berdasarkan kasus berikut ini:
Anda bekerja sebagai sekretaris Bapak Kusnadi, Direktut PT. YONI WIJAYA
Solo, Nomor telepon (0272) 552663. Hari Selasa Jam 13.00 Anda menerima
telepon dari Bapak Husein, Direktur PT. MULIA ABADI Yogyakarta, Nomor
telepon (0274) 773234. Beliau ingin membicarakan masalah kerja sama
dalam pemasaran produk, karena pimpinan anda keberulan sedang tidak
ada di tempat, beliau baru memimpin rapat penting. Dalam pesannya Bapak
Husein minta ditelpon untuk membicakan hal kerja sama tersebut.
f. Kunci jawab
Pesan
Untuk membicarakan kerjasama pemasaran produk
g. Lembar Kerja
BAB III
b. Uraian Materi
2. Collect Call
Permintaan percakapan telepon yang diminta seseorang dimana pembayaran
pulsanya dibebankan kepada penerima telepon atau kepada nomor telepon
yang dituju.
Pembicaraan telepon yang dilakukan dari satu tempat ke tempat lain dalam
satu kota.
5. Extension/Interline
Sambungan telepon dari luar perusahaan/instansi ke saluran nomor yang
terdapat dalam perusahaan/instansi, misalnya pembicaraan minta
disambungkan ke departemen tertentu dengan nomor extension 354.
6. House Phone
Suatu fasilitas yang disediakan untuk tamu, umumnya house phone terdapat
di area lobi hotel, yang gunanya adalah agar para tamu dapat menghubungi
langsung nomor telepon yang ada di dalam hotel tersebut, misalnya
mengadakan pembicaraan ke nomor kamar tamu yang dituju.
7. Direct Line
Percakapan telepon yang dilakukan oleh seseorang tanpa melalui operator
telepon, yang bersangkutan langsung dapat menekan nomor yang dituju.
8. Incoming Call
Menerima sambungan telepon dari luar perusahaan dan masuk ke dalam
perusahaan oleh operator telepon, jika ada incoming call akan menekan
tombol saluran yang menyala lalu menanyakan dengan siapa ia ingain
berbicara, kemudian akan disambungkan ke nomor yang dituju.
9. Out Call
Sambungan telepon dari dalam ke luar perusahaan.
11.Department to department
Sambungan telepon yang berlangsung di dalam perusahaan antara
departemen satu dengan departemen yang lain.
Seorang operator telepon harus mengetahui segala informasi, baik dari dalam
maupun dari luar perusahaan.
Informasi dari dalam perusahaan misalnya: promosi, fasilitas, Arah atau letak
perusahaan, orang yang bertanggung jawab di masing-masing departemen.
Sedangkan informasi dari luar perusahaan, antar lain: Atraksi local, tempat obyek
wisata dan jadwal Penerbangan.
Facsimile adalah suatu alat elektronik yang berfungsi sebagai fotocopy jarak jauh.
Dikatakan demikian sebab berita yang disampaikan sama seperti yang diterima.
Banyak reservation (pemesanan kamar hotel) menggunakan media ini. Penanganan
facsimile baik penerimaan maupun pengiriman dilakukan atau menjadi tanggung
jawab operator telepon. Operator telepon juga bertugas mencatat dan menyusun
laporan penggunaan facsimile.
c. Rangkuman
d. Tugas
e. Tes Formatif
1. Jelaskan pengertian:
a. Overseas Call
b. City Call
2. Tamu atas nama Mrs. Tuty, minta disambungkan ke Malaysia dengan telepon
nomor 001-78967812. Lama pembicaraan 9 menit. Menurut tabel biaya
perhitungan, biaya ke Australia per menit Rp 50.000,00 sedangkan biaya 3
menit pertama Rp 120.000,00. Hitung biaya telepon tersebut dengan dua
system yaitu 3 menit pertama dan system per menit!
3. Jelaskan langkah-langkah yang anda lakukan ketika melakukan
penyambungan telepon keluar?
4. Bagaimana cara mengirimkan berita melalui faksimili?
f. Kunci Jawaban
g. Lembar Kerja
EVALUASI
A. TES TERTULIS
B. TES PRAKTIK
tempat. Mr. Black titip pesan bahwa ia akan menelepon kembali besuk harinya.
Setelah itu catatlah pesan dari Mr. Black dalam LPT.
2. Lakukan prosedur menangani telepon masuk dengan kondisi:
Anda adalah seorang operator telepon sebuah perusahaan, penelepon dari luar
ingin disambungkan dengan Bapak Direktur Keuangan dengan nomor ekstension
025.
REFERENSI
Http://rteahmic.wordpress.com/2010/10/16/berkomunikasi-melalui-telepon