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EFICIENCIA, EFICACIA, EFECTIVIDAD

Cuando se emplean los trminos eficiencia, eficacia y efectividad, ya sea en senti


do general o
con sentido econmico, no caben dudas de que la intencin cualitativa va en la direc
cin de lo
bueno, de lo que funciona bien, del resultado que soluciona satisfactoriamente u
n problema y de
que ocurre lo que debe ocurrir sin contratiempos; en su intencin cuantitativa son
las situaciones
mencionadas con la menor cantidad posible de gastos de todo tipo. Pero cul es el tr
mino
correcto para caracterizar cada situacin?
Como no parece haber un criterio definido, entonces, para llegar a un consenso d
e cmo utilizar
estos trminos hay que partir obligatoriamente del diccionario general; slo sobre e
sa base se
podr intentar particularizar y precisar las acepciones en correspondencia con cad
a campo del
saber, y considerando tambin para ellos la evolucin de la teora econmica, pero sin
desarraigar su significado. Es sorprendente lo que se encuentra en el diccionari
o, sobre todo
cuando se compara con los significados que en los rdenes econmico y prctico se le a
tribuyen
en la actualidad. Veamos:
Eficiencia: f. Virtud y facultad para lograr un efecto determinado.1
Eficacia: f. Virtud, actividad, fuerza y poder para obrar.1
Efectividad: f. Calidad de efectivo. 2. Mil. Posesin de un empleo cuyo grado se t
ena.1
Y para complementar, con el fin de evitar confusiones:
Efecto: m. Lo que sigue por virtud de una causa. 2. Impresin hecha en el nimo. Hiz
o en mi
corazn EFECTO vuestra palabra. 3. Fin para que se hace una cosa. El EFECTO que se
desea:
lo destinado al EFECTO. 4. Artculo de comercio. 5. Documento o valor mercantil, s
ea
nominativo, endosable o al portador. 6. Movimiento giratorio que adems del de tra
slacin, se
da a una bola, pelota, etc., al impulsarla, y que la hace desviarse de su trayec
toria normal. 7. En
la tcnica de algunos espectculos, truco o artificio para provocar determinadas imp
resiones. U.
m. en pl. B. V. golpe de efecto. 9. pl .Bienes, muebles, enseres.1
Efectivo, va: adj. Real y verdadero, en oposicin a lo quimrico, dudoso o nominal.
2. Dcese
del empleo o cargo de plantilla, en contraposicin al interino o supernumerario o
al honorfico.
3. V. bloqueo efectivo. 4. m. numerario, moneda acuada o dinero efectivo. 5. Nmero
de
hombres que tiene una unidad militar, en contraposicin con la plantilla que le co
rresponde. 6.
pl. En relacin a fuerzas militares o similares, la totalidad de las que se hallan
bajo un solo
mando o reciben una misin conjunta. Hacer efectivo. fr. llevar a efecto. 2. Tratnd
ose de
cantidades, crditos o documentos que los representan, pagarlos o cobrarlos.1
Como se aprecia, en el idioma espaol el trmino eficiencia expresa el poder lograr
un efecto,
una consecuencia, lo cual tambin puede interpretarse como alcanzar un propsito. Na
da ms.
Por lo tanto, y atenidos a la acepcin transcripta, cuando alguien o una organizac
in se propone
conseguir un efecto y lo consigue, ha sido eficiente, sin otras consideraciones.
Por su parte, la eficacia es la fuerza para poder obrar, es decir, disponer de l
a capacidad
ejecutiva necesaria para poder hacer algo. Nada ms. Por lo tanto, si alguien o un
a organizacin
dispone de los recursos para hacer algo que se propone o necesita y adems posee l
a capacidad
de usarlos en funcin de ese propsito, es eficaz, sin otras consideraciones.
Por ltimo, el trmino ms complicado de resumir es efectividad, que es calidad de efe
ctivo, y
el trmino efectivo tiene seis acepciones principales y tres complementarias; de e
llas, la que ms
se ajusta a la intencin de este trabajo es la siguiente: "Real y verdadero, en op
osicin a lo
1
quimrico, dudoso o nominal." Nada ms. Por lo tanto, si alguien o una organizacin ha
ce cosas
que conduzcan a un efecto o una consecuencia real, verdadera y que no deja lugar
a dudas, ha
demostrado efectividad, sin otras consideraciones.
Utilizar estos trminos con sentidos diferentes a los que aparecen en el diccionar
io es una
incorreccin, por ms explicaciones que se busquen para justificarlo. Pero dos cosas
saltan a la
vista entonces: Primero, que las acepciones dadas no satisfacen el sentido con q
ue en la
actualidad se emplean los 3 trminos, sobre todo con un enfoque econmico. Segundo,
la
solucin a esta dificultad no puede ser asignar significados adicionales, dismiles
y
considerablemente elaborados en algunos casos, que no han sido aprobados por la
Academia de
la Lengua.
Se estima que para adecuar los significados de los trminos de manera que no se en
tre en
contradiccin con el diccionario ni con la necesaria evolucin de la lengua, la solu
cin est por
la va de basarse en las acepciones reconocidas y colocarle apellidos convenientes
a los
trminos: Eficiencia econmica, eficacia econmica y efectividad econmica, despus encont
rar
las definiciones apropiadas para ellos, y por ltimo, especificarlos para el secto
r salud:
Eficiencia econmica en salud, eficacia econmica en salud y efectividad econmica en
salud.
Es posible que de esta forma se haga un esfuerzo adicional, pero pequeo sin duda,
en
pronunciarlos y escribirlos, pero el beneficio lingstico y conceptual va a ser muc
ho mayor, en
primer lugar porque se estar hablando el mismo idioma, al menos en nuestro medio.
Por lo que llego a la conclusin de que el uso actual de los trminos eficiencia, ef
icacia y
efectividad se hace con un sentido que es diferente a las acepciones que para el
los da el
Diccionario de la Lengua Espaola.
No se aprecia el mismo significado para estos trminos en las fuentes que los empl
ean con un
sentido econmico.
Se considera que la solucin a este problema no puede desconocer lo que dice el di
ccionario
general para los trminos eficiencia, eficacia y efectividad, y debe estar en la va
de definir
trminos ms especficos adicionndole a ellos adjetivos y sustantivos, de manera que lo
s
nuevos tambin sean ligsticamente correctos y a la vez satisfagan los intereses del
sector salud
EFICIENCIA, EFICACIA, EFECTIVIDAD EN LA EMPRESA
Los criterios de evaluacin, eficiencia, eficacia y efectividad estn muy relacionad
os con los
conceptos de calidad y productividad, pero no se deben utilizar como sinnimos.
a. Eficiencia
Relaciona los recursos e insumos utilizados con los estimados, haciendo nfasis en
la cantidad
y no en la calidad; est muy relacionada con la productividad ya que tiene que ver
directamente
con el uso y beneficios de aquellos, por lo que se percibe un enfoque eficientis
ta hacia dentro de
la organizacin, donde no se tienen muy presentes los resultados de la calidad y l
a
productividad y siempre est la idea de los costos al pretender controlarlos.
b. Eficacia
Relaciona los resultados obtenidos con los propuestos, se enfoca al cumplimiento
de lo
planificado, cantidades a producir y vender, clientes a conseguir, visitas a rea
lizar etc. Tambin
cuando se utiliza como nico criterio se tiende a caer en enfoques eficientistas,
donde slo
importan los resultados sin tener en cuenta los costos, ni la racionalizacin de l
os recursos e
2
insumos; est tambin muy enfocada hacia la productividad al pretender mayor y mejor
es
resultados, pero no hace referencia al uso de los recursos.
c. Efectividad
Mide el impacto de lo que se hace o presta, en trminos de satisfaccin del cliente,
por lo cual
est completamente relacionada con la calidad.
De todas maneras es importante resaltar que estos criterios se deben utilizar y
analizar en
conjunto, integralmente, para obtener una observacin objetiva y sistmica.
En resumen, se pueden identificar en general tres tipos de indicadores: De utili
zacin de
recursos e insumos, EFICIENCIA; de obtencin de resultados en productos o servicio
s,
EFICACIA; de generacin de impactos en el entorno, EFECTIVIDAD. Estos tres indicad
ores
permiten la evaluacin de la gestin a diferentes niveles, reas, funciones, component
es o
puntos de observacin.
Si se desea realizar una evaluacin global de la gestin de toda la organizacin se de
ben utilizar
medidas macro o generales de los recursos utilizados (eficiencia), de los result
ados globales
(eficacia) y de los impactos generales (efectividad). Si es a un nivel menor, co
mo a una divisin,
a un departamento, a una seccin o a un cargo, las medidas sern parciales, referent
es
nicamente a lo que se desea evaluar, pero siempre midiendo eficiencia, eficacia y
efectividad.
Toda organizacin se puede observar como un proceso global y a su interior se pued
en
identificar una serie de subprocesos. Todo proceso tiene unos insumos de entrada
, a los cuales
se le aplican una serie de recursos por medio de actividades que constituyen el
proceso en s,
para luego obtener un resultado, un servicio o producto como salida
En esta perspectiva, los indicadores de EFICIENCIA se utilizan para medir el uso
racional de
los insumos y los recursos utilizados en la organizacin o proceso como datos, mat
eriales,
talento humano, equipos e instalaciones, dinero e informacin.
Los indicadores de EFICACIA permiten medir el logro de los resultados en pro de
la
satisfaccin de necesidades, al cumplir con todos los atributos de los productos o
servicios
exigidos por los clientes en trminos de calidad, cumplimento, comodidad, confiabi
lidad, costo,
oportunidad y amabilidad.
Los indicadores de EFECTIVIDAD miden el impacto de nuestros resultados en el cli
ente o
usuario, es decir en el entorno, lo que puede entenderse como la medicin del logr
o de los
objetivos de la organizacin o del proceso, en trminos de participacin en el mercado
,
adaptacin a las necesidades de los clientes, cobertura de necesidades, cumplimien
to de lo
programado, productividad, competitividad y crecimiento.
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EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD COMO PARMETROS DE CALIDAD
EN LA ADMINISTRACIN PBLICA
Diariamente, cuando alcanzamos los resultados y objetivos propuestos nos sentimo
s satisfechos
con la labor realizada. Sin embargo, cuando vemos hacia atrs evaluamos como lo he
mos
logrado, surgen dudas acerca de si los recursos fueron optimizados, los costos h
an sido acordes
con lo esperado y se han atendido a los requerimientos de los clientes y usuario
s.
En estas condiciones resulta valido hablar de tres conceptos que aunque diferent
es en su
significado e implicaciones, encajan perfectamente entre si y proporcionan los p
armetros
necesarios para afirmar que hemos realizado una labor con optima calidad. Estos
conceptos son:
Eficacia + eficiencia = efectividad
Se entiende por eficacia el logro de los resultados propuestos en forma oportuna
. Eficiencia es el
ptimo empleo y uso racional de los recursos disponibles (materiales, dinero, pers
onas), en la
consecucin de los resultados esperados. Efectividad es la conjuncin de Eficacia y
Eficiencia.
Se la define como la optima relacin existente entre los productos, servicios o re
sultados
alcanzados y el uso que se hace de los recursos.
Es la combinacin y equilibrio de estos tres conceptos, radica en buena parte el xi
to de las
personas en el desarrollo de sus cargos, xito que se mide en el logro de resultad
os con
efectividad, es decir con calidad en el objetivo, con un manejo ordenado y sin d
esperdicios de
los recursos, atendiendo los requerimientos de los usuarios y alcanzando un buen
balance costos
beneficio.
En trminos de autocontrol, la eficacia, la eficiencia y la efectividad se convier
ten en el reto de
quien emprenden una labor con la responsabilidad que implica mantener una accin c
onstante,
planeada, verificada y centrada en el logro de objetivos tomando en consideracin
que el fin
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justifica los medios, es decir, que debe existir coherencia entre los resultados
que se obtienen y
la forma como llegamos a ellos.
Es necesario dejar bien claro que la eficiencia enfatiza la ptima utilizacin de lo
s recursos, en
tanto que la eficacia se materializa en la obtencin de resultados. Resulta lgico q
ue a una buena
y racional utilizacin de los recursos disponibles corresponda a la obtencin de res
ultados
posibles; quizs por ello se afirma generalmente que la efectividad es la Suma de
la eficiencia y
la eficacia. Afirmacin que no es afortunada. Puede ser que una organizacin utilice
bien sus
recursos y obtenga excelentes resultados en trminos de cantidad y calidad. En ver
dad existe
gran diferencia entre medir la eficacia y medir la efectividad. Cuando medimos l
a eficacia
sabemos la cantidad y el costo de un resultado especfico (producto o servicio); C
uando
medimos la efectividad, sabemos si la inversin efectuada fue til, es decir, si sir
vi para
satisfacer la necesidad que inicialmente motivo la destinacin de recursos. Nada h
ay tan ridculo
y absurdo como hacer de un modo eficiente y eficaz algo que debe dejar de hacers
e. Para que
producir grandes cantidades de calculadoras mecnicas si ya nadie las utiliza.
Es verdad que tanto la eficiencia como la eficacia son importantes lo mismo que
la efectividad.
Pero cuando las organizaciones estatales empiezan a medir sus resultados, a vece
s se quedan en
la sola eficacia, obviamente que el fin de la destinacin de los recursos pblicos n
o es la simple
generacin de productos o servicios a buenos costos, sino maximizar la satisfaccin
de las
necesidades de la gente que utiliza aquellos productos o servicios.
Da a da creemos que autocontrol es simplemente una palabra o algo que debe hacer u
na
oficina por cada uno de nosotros, pero bien lejos de la realidad se encuentra es
ta creencia.
Autocontrolados significa que seamos eficientes y eficaces en todo lo que realic
emos, no es
posible desligar una de otra, ya que no es lgico que seamos eficientes pero no ef
icaces y tener
autocontrol, solo logramos esto combinando ambas cosas en busca de la efectivida
d, lo cual no
es mas que cumplir los objetivos en forma oportuna. Trabajar con efectividad tra
e beneficios a
todos y cada una de las partes involucradas en los recursos disponibles y alcanz
ar resultados sin
costos adicionales, con calidad y con menor desgaste, ya que se disminuyen los p
rocesos,
optimizando adems el tiempo con el que contamos. De acuerdo con los anterior, una
de las
necesidades primordiales, es buscar que las entidades del estado SEAN mas EFICIE
NTES,
EFICACES Y EFECTIVAS en todos los servicios que PRESTAN a sus clientes, mediante
el
cumplimiento de las metas y objetivos, apoyndose en el autocontrol y compromiso d
e todos y
cada uno de los funcionarios en la bsqueda de la misin institucional.
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DOS HISTORIAS PARA REFLEXIONAR
Primera historia
Pensad todos los das en esta historia antes de ir a trabajar. Os servir de mucho.
(Eficiencia, eficacia y efectividad o tambin la diferencia entre esfuerzo y resul
tado. Esta
pequea historia se puede aplicar a muchos profesionales y se relaciona no solo co
n lo barato
sale caro, este debe ser bueno pues no veas lo que cobra, sino tambin con otras muc
has
cuestiones).
Imagine un navo cruzando el ocano, con un cargamento de oro a bordo, un barco pote
nte,
capaz de enfrentarse a las tormentas navegando a todo vapor. Realiza un viaje
de gran importancia, rodeado de todas las precauciones. Un da, el motor sufre una
avera.
Inmediatamente el comandante llama al tcnico del puerto ms cercano, quien trabaja
durante
una semana sin obtener resultados. Llaman entonces al mejor ingeniero naval del
pas ms
prximo quien trabaja en el motor tres das completos, sin descanso, y tampoco obtie
ne nada. El
barco contina averiado. La empresa de navegacin llama entonces al mejor especialis
ta en ese
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tipo de motores. El especialista llega, observa detenidamente el cuarto de mquina
s, escucha el
ruido del vapor, examina la instalacin de los tubos, abre su caja de herramientas
, saca un
pequeo martillo, da un golpe en una vlvula roja que estaba un poco suelta y guarda
el martillo
en la caja. Ordena encender los motores y todo funciona con normalidad. Llegan l
as facturas a
las oficinas de la empresa de navegacin. Por una semana de trabajo, el tcnico cobr
a 700 , 100
por da. El ingeniero naval, por tres das de trabajo, cobra 900 , 300 por da. Y el es
pecialista,
por su parte, cobra 10.000 por el servicio.
Cmo es que cobra 10.000 por un minuto de trabajo y un solo golpe de martillo?, le
pregunta el director de la empresa propietaria del barco.
Consultado al respecto, el especialista enva el siguiente detalle de gastos:
Por dar un golpe al martillo: 1 ; por saber dnde golpear: 9.999
Segunda historia
Hay una historia muy interesante que le en un libro llamado "El poder de lo simpl
e" de Jack
Trout, para mi uno de los gurs del Marketing Estratgico. Esta historia muy ilustra
tiva refleja
una realidad que muchas veces ocurre.
... Imaginen una reunin de los directivos de una importante empresa internacional
en Nueva
York. Pudo ocurrir en una sala de reuniones de las Torres Gemelas, por la poca en
la que se
escribi el libro.
Se haba convocado la reunin para tratar temas importantes y los asistentes venan de
las
distintas delegaciones que la empresa posea. Todos personas importantes, con carg
os altos y
bien posicionados en la estructura jerrquica de la empresa.
A todos ellos se le haba remitido por correo electrnico un informe con toda la doc
umentacin
que se iba a presentar en la reunin. El objetivo era hacer una reunin lo ms eficaz
posible.
Lleg el turno de uno de los directores de la empresa, por ejemplo, el director de
ventas. Y
empez a contar la estrategia que la empresa iba a seguir en los perodos siguientes
. La
estrategia estaba basada en una nueva tecnologa con un nombre concreto, que el di
rector de
ventas no paraba de repetir; llammosle X. Al cabo de un rato uno de los asistente
s levant la
mano y hizo un comentario como "... Perdone, he llegado esta maana despus de un la
rgo viaje
de avin desde ..Lamentablemente, no he podido leer la documentacin enviada con la
dedicacin y tiempo deseado" (como suele pasar en estos casos, no se la haba ledo!, p
ero eso
no lo poda decir). Continu "..., ver. Usted no para de repetir el nombre X, pero le
parecer
raro, pero qu significa?".
A lo que el director de ventas contest que no se preocupara, que tena todo el dere
cho a
preguntarlo, que quizs tena que haber empezado por ah, explicando que era la tecnol
oga X.
Y lo explic. A la salida de la sala, finalizada la reunin, se le acercaron un montn
de
7
asistentes a la reunin, dicindole que gracias a l haban podido seguir la reunin; qu no
haban tenido el valor de preguntarlo, pensado que era tan obvio que todos se iban
a rer.
Conclusin, ms que moraleja: hay que preguntar las cosas, aunque parezcan evidentes
.
Peor es no enterarnos.
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