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RICARDO AVILA SOTO 7/03/15

GESTION POR PROCESOS

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DIPLOMADO SISTEMAS DE GESTIN
INTEGRADOS - HSEQ
(OHSAS 18001:07 - ISO 14000:04 - ISO
9001:)

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE BOLIVAR
2015

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1. OBJETIVOS DEL CURSO

2. CONCEPTOS BSICOS

CONTENIDO

3. MODELO DE OPERACION POR PROCESOS

4. DOCUMENTACIN DE LOS
PROCESOS
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1. OBJETIVOS DEL
CURSO

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OBJETIVOS DEL CURSO

Para el Sistema de Gestin de la Calidad de la Organizacin:

La identificacin e interaccin de los procesos del Sistema de


Gestin de la Calidad de la Organizacin Mapa o Red de Procesos .

Inicio de la Descripcin o Caracterizacin de procesos, lo cual hace


parte vital del Manual de Calidad de la Organizacin.

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2. CONCEPTOS
BSICOS

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Sistemtica
Transparente
ELEMENTO 1
Dirigir y evaluar el
desempeo
ELEMENTO 2 institucional
ELEMENTO 3
Calidad y
satisfaccin social en
Herramienta la prestacin de los
de Gestin servicios
Planes Estratgicos.
ELEMENTO n
Enfoque basado
en procesos.
Expectativa Usuarios
Sistema de Gestin de la
Calidad

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ELEMENTOS DEL PLAN ESTRATEGICO

MISION ANALISIS
ESTRATEGICO

OBJETIVOS
POLITICAS VISION ESTRATEGICOS

PRINCIPIOS VALORES

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CUADRO DE MANDO INTEGRAL*

El CMI* traduce la Visin y las estrategias de la organizacin...

s
re
s

s
ivo

do

ne
Finanzas

as
ica

cio
jet

et
Qu nos proponemos

ob

ind

ac
s

m
re
s

s
do
ivo

lograr en relacin con


ne
as
ica

cio
jet

la satisfaccin de los
et
ind
ob

ac
m

accionistas?

Clientes Procesos internos


Cmo excederemos las Visin y En qu procesos debemos
expectativas de los clientes mejorar para satisfacer a
para alcanzar nuestra Visin? estrategia
los clientes y accionistas?

s
re
s

s
ivo

do

ne
as
es

cio
ica
jet
s

et
s
r

ob
ivo

do

ind

ac
ne

m
Formacin y crecimiento
as
ica

cio
jet

et

Cmo sustentaremos nuestra


ob

ind

ac
m

capacidad de cambiar y mejorar


para alcanzar nuestra Visin?

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DESPLIEGUE ESTRATEGICO

MISIN Y VISION
PLANES Y PROGRAMAS
DE LA ORGANIZACIN

POLTICAS

OBJETIVOS

INDICADORES
PROCESOS

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DESPLIEGUE DE OBJETIVOS

Objetivos Es importante que sean negociados, no


Estratgico impuestos.

ALTA GERENCIA

GERENTE DE
AREAS/DUEO
Objetivos DE PROCESOS
Proceso

ACTIVIDADES

Objetivos
Individuales

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CADENA DE VALOR

CLIENTE

* * * C
REQUERIMIENTOS
L
I
* PROCESO PROCESO PROCESO
A B C E
* * * * PRODUCTOS
N
INSUMOS * * y/o SERVICIOS

* T
Lmite del Sistema de Gestin de Calidad E
PROVEEDOR
Entrada
Salida
(*) Oportunidades de hacer mediciones Realiment.

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SISTEMA EMPRESARIAL CON FACTORES


CLAVES DE EXITO
RETROALIMENTACION

RECURSOS PROCESOS PRODUCTO CLIENTE

PRODUCTIVIDAD EFICACIA
EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

COMPETITIVIDAD
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LOS PRINCIPIOS DE LA GESTIN


DE LA CALIDAD 8. Relaciones de beneficio
mutuo con los proveedores

7. Enfoque en evidencias
para la toma de decisiones

ISO 6. Mejoramiento
9001 continuo

5. Enfoque sistmico
de la gestin

4. Enfoque en
los procesos

3. Participacin Mejoramiento
del personal
continuo
2. Liderazgo del desempeo
1. Organizacin
de la
enfocada al cliente organizacin
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3. MODELO DE
OPERACION POR
PROCESOS

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MODELO DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA


CALIDAD BASADO EN PROCESOS
Mejora Continua del S.G.C.

Responsabilidades S
R A
de la Direccin
T
E
C
Q
I C
L U
S L
F
I I Gestin de Medicin, Anlisis, I
A
E S los Recursos Mejora C E
N I C N
T T I T
E O E
S N
Entrada Realizacin
del Producto Producto
(y/o Servicio) Servicio

Salida

ISO 9001: 2000


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QUE ES UN PROCESO ?

Conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que


transforma entradas en salidas (resultados). (ISO 9000, 3.4.1)

ENTRADAS PROCESO / SALIDAS


TRANSFORMACIN

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BENEFICIOS GESTIN POR PROCESOS


Integracin y alineacin de
procesos para permitir el logro
de los resultados.

Capacidad para enfocar los


esfuerzos hacia la eficacia y
eficiencia del proceso.

Tr a n s p a r e n c i a d e l a s
operaciones dentro de la Genera iniciativas de
organizacin. creacin de oportunidades
de mejora.
Reduccin de costos y
definicin de ciclos ms cortos Estimulo al compromiso del
de operacin, mediante el uso personal y aclaracin de
eficaz de los recursos. sus responsabilidades.
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REAS vs. ORIENTACIN


AL PROCESO

rea X rea Y rea Z

Producto
Insumo

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REAS vs. ORIENTACIN


AL PROCESO

Fragmentacin. C
Comprender mi trabajo y e L
conducto regular. I
PROCESOS DEL
Las personas son el problema. NEGOCIO E
Trabajo Individual. N
T
E

PROCESOS

Integracin.
Saber qu lugar ocupa mi trabajo
Investigacin

Manufactura
Adquisicin

dentro del proceso.


Marketing
Logstica
Finanzas

Personal

El proceso es el Problema.
Ventas

Trabajo en Equipo.

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ESQUEMA: INTERACCIN INTERNA


DE PROCESOS

R R

E Proceso S E Proceso S
A B
R R
E
E

C C
E Proceso S E Proceso S
C D

C C

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EL CICLO P-H-V-A

MEJORAMIENTO
No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que sta est
daada. Reinicie el equipo y, a continuacin, abra el archivo de nuevo. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que
borrar la imagen e insertarla de nuevo.

ACTUAR PLANIFICAR

A P
V H
VERIFICAR HACER

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MEJORA CONTINUA EN LOS PROCESOS

Mejora Continua contribuye a la mejora


la productividad.
Responsables por el proceso son las
personas ms indicadas.
Las personas quieren sentirse
contribuyentes valiosos.
Trabajo en equipo es mejor que trabajo
individual.
Proceso estructurado de solucin de
problemas.
Tcnicas grficas y estadsticas mejoran
la visualizacin de problemas y la
efectividad de las soluciones.

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4.1 REQUISITOS GENERALES


Identificar actividades de
los procesos esenciales

Implementar las acciones


necesarias para lograr los Determinar secuencia
resultados planificados Calidad e interaccin de
y la mejora continua de los procesos
de los procesos
SISTEMA
DE GESTIN M.A.
INTEGRAL
Medir, hacer monitoreo SO Determinar los criterios
cuando sea aplicable
y analizar el proceso SI y mtodos para la operacin
y control de los procesos

Asegurar la disponibilidad
de recursos e informacin
necesarios para apoyar la
operacin deAVILA
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procesos
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LA JERAQUA DE LOS PROCESOS

MACROPROCESO
Subprocesos

PROCESOS

Actividades
SUBPROCESO

Tareas

ACTIVIDADES

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CLASIFICACIN DE PROCESOS
Una vez hayan identificado los procesos, realice una listado donde
relacione cada uno, al frente colocar el tipo de proceso a que
corresponde acorde a la clasificacin siguiente:

PROCESOS ESTRATEGICOS

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS DE EVALUACIN

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CLASIFICACIN DE PROCESOS

PROCESOS ESTRATEGICOS

Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y


estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin,
aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y
revisiones por la direccin. Ejemplo:

Planeacin estratgica
Gestion de los recursos
Gestion de las comunicaciones

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CLASIFICACIN DE PROCESOS

PROCESOS MISIONALES

Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto


por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de
ser. Ejemplo.

Construcciones HB Ltda, es una Organizacin


encargada de la construccin, mantenimiento y
mejoramiento de la infraestructura vial, como
resultado se puede entender que un proceso es
La construccin de obras viales.

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CLASIFICACIN DE PROCESOS

PROCESOS DE APOYO

Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son
necesarios en los procesos estratgicos, misionales y/o medicin, anlisis y
mejora. Ejemplo

Gestion de compras
Gestion humana
Gestion de la informacin y la tecnologas

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CLASIFICACIN DE PROCESOS

PROCESOS DE EVALUACIN

Incluyen aquellos utilizados para medir y recopilar datos destinados a realizar


el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen
procesos de

Medicin y seguimientos
Auditoria interna,
Acciones correctivas y preventivas,
Revisin integral de la gestion

y son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los


misionales.

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CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS


RED O MAPA DE PROCESOS

SATISFECHOS
CLIENTES
PROCESOS ESTRATGICOS
GESTION CONTROL
ESTRUCTURA PLANIFICACION
ESTRATGICA
DE LOS DE
ORGANIZACIONAL
RECURSOS GESTIN

VENTAS LOGISTICA OPERACIN ALMACN ENTREGA


REQUERIMIENTOS

PROCESOS CLAVE o DE REALIZACIN

GESTIN
COMPRAS FINANCIERA
HUMANA
CLIENTES

SISTEMA DE MONITOREO
MANTENIMIIENTO
CALIDAD PROCESOS

PROCESOS DE SOPORTE

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METODOLOGA IMPLEMENTACIN ENFOQUE


BASADO EN PROCESOS
Definir Propsito de Implementar el
la Organizacin Definir Documentacin Proceso
de los Procesos

Definir Poltica y Medir y Analizar el


Objetivos Definir Requisitos de Proceso
Seguimiento y Medicin

Identificar Implementar Acciones


Procesos Definir Recursos Correctivas y Preventivas
del Proceso

Determinar
Secuencia
Verificar el Proceso
Con respecto a sus
Objetivos Planteados
Definir
Responsables

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EJEMPLO : MAPA DE PROCESOS

GESTION DIRECCIONAMIENTO Y MEJORA


SATISFACCION DEL CLIENTE
REQUISITOS DEL CLIENTE

PLANEACION EJECUCION DE PROYECTO


GESTION COMERCIAL

ALQUILER DE EQUIPOS

GESTION DE GESTION CONTABLE Y MANTENIMIENTO DE GESTION DE


GESTION HUMANA
COMPRAS FINANCIERA EQUIPOS INFRAESTRUCTURA

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NUMERO: 01
FECHA: 16/04/2013
Pgina 1

PROCESOS ESTRATEGICOS

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Y MEJORA CONTINUA

PROCESOS MISIONALES

OPERACIONES
GESTIN
COMERCIAL

PROCESOS DE APOYO
TALENTO
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GESTION
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COMPRAS
INFRAESTRUCTURA
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HUMANO SISOMA

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EJEMPLO : CARACTERIZACION

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Taller No. 1
- IDENTIFICACIN DE
PROCESO Y DISEO MAPA
DE PROCESOS -

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4. DOCUMENTACIN DE
LOS PROCESOS

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EL MANUAL DE LA CALIDAD

El Manual del SGC debe incluir (ISO


9001:2008
- 4.2.2):

a) El alcance de SGC, incluyendo los


detalles y la justificacin de cualquier
exclusin.

b) Los procedimientos documentados


establecidos para el SGC, o una
referencia a los mismos.

c) Una descripcin de la interaccin entre los


procesos del S.G.C.

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1.2.2 MODELO DE OPERACION


POR PROCESOS

Gestionar un proceso tiene como punto de partida


La Caracterizacin del mismo

La cual consiste en identificar sus interrelaciones frente a


los dems procesos de la entidad.

La caracterizacin de los procesos permite ver el contexto


de manera integral y secuencial aplicando el PHVA, la
esencia del proceso frente al aporte que hace al logro de
los objetivos institucionales.

MECI 1000
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CARACTERIZACIN DE PROCESOS

DEFINICIN
DESCRIPCIN ESQUEMATIZADA QUE PERMITE
VISUALIZAR Y ENTENDER LA FINALIDAD, LOS
OBJETIVOS, EL ALCANCE Y LOS COMPONENTES DEL
PROCESO, ASI COMO SUS INTERACCIONES,
CONTROLES, DOCUMENTOS QUE LO SOPORTA Y
DEMAS INFORMACIN ASOCIADA A ESTE.

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CARACTERSTICAS DE LOS PROCESOS


OBJETIVO
Eficiencia:
Resultado Eficacia :
alcanzado vs.
Procedimiento : Materiales, Mtodo, Mano de
recurso
Extension en
que se alcanzan
obra, maquinaria, Medio
Forma ambiente.
utilizado resultados
especificada de (Medicin). planificados
(Medicin).
llevar a cabo una
actividad. CONTROLES

CLIENTES
EXTERNO / INTERNO
PROVEEDORES / ENTRADA
PROCESO: Conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que RESULTADO
Necesidades. interactan y que TRANSFORMAN
Insumos. entradas en resultados.
Componentes.
Informacin.
Informacin.
Polticas.
Bienes o servicios.
Objetivos
Recursos.
Corporativos. Recursos Planes de mejora.
Requisitos.
Servicio no conforme.

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CONTROLES

Conjunto de acciones o mecanismos definidos para


prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen
en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos,
requeridos para el logro de los objetivos de la entidad
publica.

Los controles se disean para las actividades


tomando como base los procesos y las polticas de
operacin

Preventivos
Correctivos

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CARACTERIZACIN PROCESOS
INFORMACIN BSICA DEL PROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE

REQUISITOS DEL PROCESO


DOCUMENTOS Y/O REGISTROS DOCUMENTOS EXTERNOS NUMERALES ISO 9001 APLICABLES

RECURSOS DEL PROCESO


HUMANOS :

INFRAESTRUCTURA :

CONTROLES APLICABLES AL PROCESO


QUE SE CONTROLA RESPONSABLE CONTROL METODOLOGA DE CONTROL FRECUENCIA CONTROL

MEDICIN DEL PROCESO


INDICADOR INDICE DE GESTIN PERIODICIDAD RESPONSABLE META

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EJEMPLO CARACTERIZACIN PROCESO MEJORA CONTINUA

OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE


ESTABLECER HERRAMIENTAS QUE PERMITAN : 1. MEJORAR CONTINUAMENTE LA EFICACIA Y
EFICIENCIA DE LA ORGANIZACIN Y EL S.G.C . 2. ELIMINAR LAS CAUSAS DE NO
ADMINISTRADOR SISTEMA DE GESTIN DE
CONFORMIDADES Y NO CONFORMIDADES POTENCIALES, CON EL FIN DE PREVENIR LA
LA CALIDAD.
REPETICIN Y/O OCURRENCIA DE PROBLEMAS QUE PUEDAN AFECTAR LA PRESTACIN DEL
SERVICIO Y LA INTEGRIDAD DEL S.G.C.
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE
Procesos identificados y
Reporte de resultados Generacin e
establecidos por la
Indicadores de Gestin Identificar N.C. y/o N.C. potencial. implementacin de acciones
entidad en el mapa de
Procesos. de mejora. Procesos del Sistema de
procesos.
Gestin de la Calidad de
Quejas y/o reclamos, la Entidad.
Mejora en el desempeo de
Clientes : Usuarios y resultados encuestas de Analizar causas N.C. y/o N.C.
los procesos del Sistema de
Empresas. satisfaccin, reportes de potencial.
Calidad.
producto no conforme.
Organismo de Control,
No conformidades, reporte
Entidad Certificadora Necesidades de recursos Comit de Expertos y
resultados auditorias y Determinar e implementar plan de
Sistema de Calidad, para la implementacin de Representante Alta
reporte de revisin por la accin.
Proceso Control de acciones de mejora. Direccin.
direccin.
Gestin y Auditoria.

Comit de Expertos y Propuestas de Realizar seguimiento a la ejecucin


Facilitadores del Sistema implementacin de acciones de las actividades establecidas en
de Gestin de la Calidad. de mejora. el plan de accin.
XX
XX
Verificar eficacia planes de accin
Director Ejecutivo y Mapa de riesgos de la
y resultados obtenidos y Normalizar
Comit Control Interno. entidad.
acciones

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EJEMPLO CARACTERIZACIN

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS DOCUMENTOS EXTERNOS NUMERALES ISO 9001 APLICABLES

Documentos : Procedimiento de Acciones Correctivas y


Preventivas - MC-P01 -, Control de Producto No Conforme NTC - ISO 9001 : 2000, NTCGP 1000 : 2004 "
- MC-P01 -. Gestin de la Calidad en el Sector Pblico " e 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 8.2.3, 8.4 y 8.5.
Registros : Reporte Acciones de Mejora, Reporte Quejas y Informes de Auditoria Entes Externos.
Reclamos
RECURSOS DEL PROCESO
HUMANOS : Administrador del Sistema de Calidad y Facilitadores de Calidad.
INFRAESTRUCTURA : Sala de Reuniones.
QUE SE CONTROLA RESPONSABLE CONTROL METODOLOGA DE CONTROL FRECUENCIA CONTROL
Aplicar metodologas apropiadas para la
identificacin de causas de problemas y/o
problemas potenciales.
Anlisis de Causas. Involucrar a los Facilitadores de Calidad en la
Administrador Sistema de identificacin de causas de problemas y/o
Calidad y Facilitadores de problemas potenciales, mediante la Trimestral.
Calidad. realizacin de comits de calidad.
Seguimiento a la implementacin de Realizar reuniones peridicas con el fin de
las acciones identificadas para el verificar el estado de implementacin y
cierre de las Nc y/o Nc potenciales eficacia de las acciones de mejora
Identificadas. establecidas.
INDICADOR INDICE DE GESTIN PERIODICIDAD RESPONSABLE META
No. Total Acciones Correctivas
% Implementacin
Implementadas / No. Total Acciones
Acciones Correctivas. Implmentar el 70% de las acciones
Correctivas Identificadas. Administrados del
Trimestral. correctivas y preventivas identificadas
No. Total Acciones Preventivas S.G.C.
% Implementacin en un trimestre.
Implementadas / No. Total Acciones
Acciones Preventivas.
Preventivas Identificadas.

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Taller No. 2
- CARACTERIZACIN DE
PROCESOS -

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ISO 9001:2008 Numeral 4.2.1

GENERALIDADES

Procedimientos Documentados
Requeridos por la Norma.

Registros Requeridos por la Norma.

Los documentos requeridos por la Organizacin para el


cumplimiento de sus objetivos institucionales y que le
permitan asegurarse de la eficaz planificacin,
operacin y control de los procesos.

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DOCUMENTACIN DE ACTIVIDADES
Las actividades del S.G.C. pueden
documentarse:
Procedimientos escritos.
Representndolos grficamente.
Una combinacin de ambas formas.

Criterios:
Complejidad de la Organizacin.
Alcance de los Procesos.
Competencia del Personal.
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DIAGRAMAS DE FLUJO

Representacin grfica
de las actividades de un
proceso por medio de
smbolos normalizados .

Permiten visualizar:
Los Documentos Aplicables de las Actividades
Identificadas.
La Secuencia u Orden de las Actividades.
Las Interrelacin con Otros Procesos.
Las Actividades Crticas.
Los Responsables de las Actividades.
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BENEFICIOS DIAGRAMAS FLUJOS

Visualizacin clara y precisa de las actividades.


Base comn para entender y analizar operacin.
Identificacin de actividades de valor
agregado.
Ubicacin ptima de puntos de medicin.
Visualizacin de interdependencias funcionales.
Identificacin de clientes y suministradores.

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TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Dependiendo del propsito y nivel de


detalle requerido, pueden clasificarse en:

Diagrama de bloques
visin global de la actividad.
Diagrama de flujo de actividades
para un mayor nivel de detalle.
Diagrama de flujo funcional
para flujos entre otros procesos o entes externos.

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ELABORACIN DIAGRAMAS DE FLUJO


Definir y describir los lmites del proceso.
(dnde empieza y dnde termina?).
Decidir el nivel de detalle deseado.
(ser consistente).
Elaborar una lista de los subprocesos o actividades.
(observar el proceso en el sitio donde se desarrolla,
o imaginar el proceso nuevo con personas con suficientes
conocimientos y experiencia).
Establecer las interrelaciones.
Decidir el tipo de diagrama a utilizar.
(diagrama de bloques, de actividades o funcional).
Dibujar el diagrama con la simbologa apropiada
(smbolos ANSI o equivalentes).

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DIAGRAMA DE BLOQUES

Se representan solamente los subprocesos o actividades principales,


obviando detalles, utilizando los smbolos siguientes :

Un rectngulo - para representar un subproceso,


ACTIVIDAD
actividad o paso.

Una flecha - para representar la direccin del


flujo y la interdependencia.

Un valo - para representar el inicio y fin del


INICIO
proceso.
Un crculo - para indicar que el diagrama
A continua o viene de otra pgina u otro
subproceso o actividad.

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DIAGRAMA DE BLOQUES
Inicio

Enviar Oferta

Recibir Pedido

Planificar Produccin

Comprar Materiales

Fabricar Producto

Empaquetar Producto

Entregar Producto

Fin
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SIMBOLOS Instituto Nacional de Normalizacin Americano ANSI

Operacin Demora

Inspeccin Almacenaje

Documentacin Transmisin
Instantnea

Operacin electrnica Inicio / Fin

Transporte / Traslado Conector

Decisin Flujo

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DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDADES

INICIO A B C D

Elaborar a Planes y Revisar


solicitud Documento y Recibir y
Beneficios solicitud
Taln sellar

Atencin al Recibir y
Firmar Oficina a Oficina
personal sellar
Gerente AAP

Recibir y sellar Revisar Revisar


solicitud a Oficina documentos Recibir y
clculos
sellar

Revisar Clculo
solicitud OK? OK?

Dato A Banco Firmar a Oficina


s (mensajero) Documento y AAP
OK? Taln

Solicitud al Recibir y sellar


solicitud a Oficina Recibir Taln
Banco

Preparar hoja Doc./ a Empresa Firmar


a Oficina
de clculos Tal. (mensajero) documentos
Supervisor

Doc.
A B C D FIN

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DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL


ATENCION PLANES Y
EMPLEADO NOMINA BANCO
AL PERSONAL BENEFICIOS

INICIO

ELABORA RECIBE
SOLICITUD SOLICITUD

CALCULA RECIBE
DEDUCCIONES SOLICITUD

SOLICITUD RECIBE
AL BANCO SOLICITUD

DOCUMENTOS
Y TALN

RECIBE TALN
ENTREGA TALN RECIBE DOC. ENVIIA A
Y FIRMA
Y DOCUMENTO Y TALN EMPRESA
DOCUMENTO

DEVUELVE ENVIA RECIBE Y


DOCUMENTOS DOCUMENTOS ARCHIVA
FIRMADOS AL BANCO DOCUMENTOS

ORDENA EFECTUA
DEDUCCIONES DEDUCCIONES
MENSUALES MENSUALES

FIN

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