PROESAD
Ttulo : INFORMTICA I
Compilador: CP. JOS EDGARDO MEDINA LEN
En tanto, la Universidad Peruana Unin, como institucin, viene desarrollando una serie
de acciones, con el propsito de alcanzar altos niveles en la gestin educativa en las
diversas carreras que ofrece.
UNIDAD I
INTRODUCCIN A LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN 13
UNIDAD II
elaboracin de monografas y trabajos de investigacin con
herramientas ofimticas 69
UNIDAD III
elaboracin BSICA DE INFORMES EMPRESARIALES CON
HERRAMIENTAS OFIMTICAS 151
BIBLIOGRAFA ............................................................................................................265
ENLACES A INTERNET .............................................................................................. 266
Cuando soplan fuertes vientos de cambio, algunas personas construyen refugios,
otras hacen molinos...! Mervyn Evan
SUMILLA
Informtica es una asignatura de carcter terico-prctica e instrumental
,perteneciente al rea de formacin profesional. Su propsito es desarrollar,
en los estudiantes, las habilidades y destrezas necesarias para el uso
adecuado de herramientas informticas en su desempeo profesional.
Comprende: Las Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TICs) en
los negocios, tcnicas de bsqueda de informacin para los negocios,
aplicacin de estilos de redaccin para monografas, proyectos de
investigacin y procesamiento de datos, empleando software de
ofimtica.
COMPETENCIA
Utiliza con eficiencia las herramientas tecnolgicas para la toma de
decisiones en las organizaciones, el sistema operativo y la informacin
obtenida por la Internet, empleando las herramientas como el
procesador de texto, presentaciones multimedia y la hoja electrnica
de clculo para organizar y gestionar la informacin.
ORIENTACIONES METODOLGICAS
CMO ESTUDIAR
LOS MDULOS DIDCTICOS O TEXTOS AUTOINSTRUCTIVOS
MTODO A2D
Antes de la lectura
Consiste en la exploracin preliminar y se debe:
a. Echar un vistazo general empezando por el ndice, reconociendo uni-
dades y lecciones que se van explicando en el mdulo didctico.
b. Anotar tus dudas que van surgiendo durante el vistazo general, para
esclarecerlas durante la lectura o despus de ella.
c. Adoptar una actitud positiva.
Durante la lectura
Esta es la fase ms importante del mtodo, el ritmo de lectura lo pone
cada lector. Debes tener presente los siguientes aspectos:
a. Mantn una actitud positiva.
b. Participa activamente en la lectura: Tomando apuntes, subrayando,
resumiendo y esquematizando.
c. Si no entiendes lo que lees o encuentras una palabra desconocida,
consulta con tu profesor, tutor o un diccionario.
Despus de la lectura
Esta fase va a afianzar tu lectura, mejorando tu comprensin lectora. Para
ello debes tener en cuenta lo siguiente:
a. Repasa los apuntes tomados durante la lectura.
b. Organiza el trabajo y planifica el horario de estudio. Trata de que sea
siempre a la misma hora.
c. Realiza los trabajos diariamente. No dejes que se te acumulen las tareas.
d. Procura ampliar las lecciones con lecturas complementarias.
e. Al final de cada captulo, haz un cuadro sinptico o mapa conceptual.
f. Elabora tu propio resumen.
1.1. IMPORTANCIA
El papel de las tecnologas de la informacin y comunicaciones (TIC, TICs o NTIC) en la em-
presa del siglo XXI. Su evolucin, junto a la aparicin de nuevas y ms complejas formas de
utilizacin de la misma y a la completa interconexin y globalizacin de la economa y los
sistemas, implican que hoy, ms que nunca, ofrecen extraordinarias oportunidades, a la vez
que elevados costos e importantes riesgos.
Costos, riesgos y oportunidades hacen de las TIC un elemento estratgico para el creci-
miento, maduracin y transformacin de las organizaciones, pero, adems, las convierte en
factor crtico de xito y de supervivencia de la empresa.
Existe una corriente de pensamiento que considera a las TIC como el principal impulsor de
la economa en el siglo XXI. Aunque esto puede ser objeto de debate, existe un completo
acuerdo en que las futuras necesidades de negocio y ventajas competitivas estarn sopor-
tadas por el uso intensivo de las TIC.
QUE? nombre), tales como los botones de comandos, cuadros de lista, etc.
Aquellas organizaciones que no presten a las TIC, al menos, el mismo grado de atencin
que tradicionalmente se ha prestado a otras funciones como la productiva o la financiera,
perdern su ventaja competitiva y sern, finalmente, expulsadas del mercado. Por el con-
trario, las organizaciones que concentren sus esfuerzos en el gobierno de las TIC, vern
15 Informtica I
Universidad Peruana Unin
cmo sus inversiones en TIC retornan valor a la compaa, potencian el negocio, conociendo
y manteniendo controlados los riesgos inherentes a la utilizacin de la tecnologa.
Toda organizacin debe considerar un plan TIC que considere actuaciones en cada uno de
los siguientes aspectos:
Dirigir:Alineamiento con los objetivos del negocio para poder construir los mecanismos
necesarios para entregar valor.
Si bien es cierto que lo que tradicionalmente se conoce como capital humano (y cuyo recurso
ms valioso es el razonamiento), y la parte del conocimiento que denominamos tcito (el
que reside en las personas) no pueden considerarse como un activo, s han de considerarse
como recursos estratgicos de la organizacin y, sin duda, la gestin de ambos, conocimien-
to y razonamiento, resultar fundamental para el xito de las organizaciones del siglo XXI.
El papel de las TIC para identificar, explotar, potenciar y desarrollar, tanto conocimiento como
razonamiento, son cruciales.
1.2. VENTAJAS
Las empresas han sabido exprimir al mximo las posibilidades derivadas tanto de la nave-
gacin por la red como de la posibilidad de abrir pginas web y de la utilizacin del correo
Unidad I 16
Facultad de Ciencias Empresariales
electrnico o de las redes sociales, es decir, uso de las TIC en los negocios. Veamos lasprin-
cipales ventajas:
1. Obtencin de informacin
Una de las grandes ventajas del uso de Internet en las empresas es la disponibilidad
inmediata, y la mayora de las veces de forma gratuita, detoda la informacin que est
en la red. Las empresas pueden obtener valiosa informacin relacionada con el precio
de artculos, datos econmicos generales, legislacin que afecta a su actividad, etc.
La principal dificultad estriba en saber cmo obtener dicha informacin. Aprender a uti-
lizar los buscadores, y saber sacarles el mximo rendimiento, es imprescindible en esta
tarea. Por otro lado, hay queverificar siempre la fiabilidad de la informacin obtenida,
ya que en la red circulan muchos datos falsos que pueden llegar a confundirnos. Para
ello, es fundamental comprobar la fuente de dnde proviene la informacin.
2. Teletrabajo
Quin nos iba a decir hace unos aos que los trabajadores podran llegar a desarrollar
sus trabajos desde sus propias casas de una forma ms eficiente que en la oficina. Dado
que, en la actualidad, muchas tareas se basan exclusivamente en el manejo de los or-
denadores y en la relacin con clientes y proveedores,estas tareas pueden realizarse
perfectamente a distancia gracias a internet, con lo que no es necesario que el emplea-
do est fsicamente en la empresa.
As, algo tan simple como un informe de ventas, puede ser realizado desde el domicilio
del trabajador con el ordenador porttil que le ha proporcionado la empresa y, cuando
este est terminado, lo enva por correo electrnico a quin corresponda. No obstan-
te,es conveniente establecer, al menos, un da en semana de presencia fsica en la
oficina, para coordinar las actividades y cambiar impresiones.
3. Ventas directas
Elcomercio electrnicoes, por tanto, la forma en que las empresas utilizan los medios
electrnicos para realizar transacciones comerciales. Sus dos modalidades principales
son el business to business (B2B) (empresa a empresa) y el business to consumer
(B2C) (empresa a consumidor).
17 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Por ejemplo, la empresa puede establecer un apartado concreto en su pgina web para
las relaciones con clientes, emplear el correo electrnico para hacer un pedido a un pro-
veedor o aclarar las dudas de un cliente a travs de Twitter.
Al igual que los particulares, las empresas puedengestionar, a travs de Internet, sus
operaciones bancarias o realizar trmites, como el pago de impuestos o la obtencin
de licencias. Todo esto supone un ahorro considerable de tiempo y una notable mejora
en la productividad.
Debemos dejar a un lado los miedos relacionados con la inseguridad de estas opera-
ciones y, sin menospreciarlos, tomar las decisiones oportunas de seguridad que nos
permitan operar, a travs de Internet, de una forma eficiente. Las ventajas superan con
creces a los inconvenientes.
1.3. DESVENTAJAS
Se puede mencionar las principales desventajas como:
Falta de privacidad.
Aislamiento.
Fraude.
Merma los puestos de trabajo.
En un entorno como este, donde el mercado est globalizado, donde cada vez se impone
ms la Filosofa 2.0 para ganar en competitividad, basada en el acercamiento a nuestra
clientela potencial y existente y en la adaptacin de nuestros procesos a sus demandas, la
implantacin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) se convierte en
un elemento clave para el xito de las empresas.
Su desarrollo, cada vez ms avanzado, permite ya aplicarlas prcticamente a la totalidad de
la gestin empresarial y conseguir, a travs de un uso apropiado, una mayor eficiencia en
nuestro negocio.
Unidad I 18
Facultad de Ciencias Empresariales
A pesar de las mltiples ventajas que la comunicacin en lnea puede ofrecer, su xito de-
pende de la definicin de una estrategia y de la asignacin de los recursos humanos nece-
sarios. Una mala gestin de la misma podra suponer un efecto contrario al deseado: mala
reputacin, falta de control de la informacin sobre la empresa.
Intranet
Permite dotar a la empresa de conte-
nidos compartidos, interactuar con los
trabajadores y mantenerlos informados
e interesados en los asuntos de la em-
presa.
Extranet
La extranet se dirige a usuarios tanto
de la empresa como externos, pero la
informacin que se encuentra es res-
tringida, solo tienen acceso a esta red
aquellos que tengan permiso.
Foros
Son espacios de debate abierto sobre
determinadas temticas. En el mbito empresarial se utilizan para tratar temas especficos,
vinculados a la actividad principal de la empresa.
Wikis
Permiten escribir de forma colaborativa.
Blog
Herramienta que permite crear contenido y publicar informacin sobre una determinada
temtica, para darla a conocer a redes sociales, contactos o pblico en general. Cada vez
se utilizan ms en el mbito empresarial, dado que son fcilmente integrables en la pgina
web e, incluso, pueden llegar a sustituirla cuando no se dispone de los recursos necesarios
para su creacin y mantenimiento.
19 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Microblogging
Lo nico que lo diferencia de un blog es el tamao de los mensajes, que estn limitados a
unos 140 caracteres.
Redes sociales
Son plataformas de comunicacin online compuestas por diferentes comunidades, espe-
cialmente diseadas para comunicar, interactuar y relacionarse con otras personas a travs
de Internet.
Las utilidades principales de una red social empresarial son las siguientes:
Cuanto mayor es la presencia de una empresa en las redes sociales, mayor ser su impacto
y grado de conocimiento, tanto positivo como negativo. Por este motivo, resulta de gran
importancia no descuidar la imagen que se ofrece de la empresa en estas redes lo cual,
en ocasiones, requiere de la incorporacin de un community manager a la plantilla o de la
asignacin de las tareas relacionadas con ello a alguno de los trabajadores de la empresa.
Si les preguntsemos a los gerentes de las pymes si cuentan con un departamento de mar-
keting en sus empresas, la mayora respondera que no, sin dudarlo. No obstante, se podra
afirmar que en todas ellas se realizan operaciones de marketing prcticamente a diario.
Esto se debe, fundamentalmente, a que el marketing es todava un gran desconocido, lo
cual provoca que no se le d la importancia que merece, y que las tareas y los procesos
,que seran propios de un departamento de marketing, se realicen de forma desorganizada.
Para poder beneficiarnos de las grandes ventajas que el marketing aporta a las pymes, es
necesario estructurar estos procesos, para lo cual la herramienta fundamental es el plan de
marketing.
Por tanto, de nada nos servir conocer las principales TIC aplicables al marketing en nuestro
negocio si no tenemos claras las decisiones y estrategias de marketing que vamos a seguir.
Ello nos ayudar a conocer qu hacemos, qu falta por hacer y cmo se puede mejorar lo
que ya estamos haciendo.
Una vez hayamos elaborado nuestro plan de marketing, la incorporacin de las TIC har que
nuestra empresa sea ms innovadora y gane en eficiencia.
Unidad I 20
Facultad de Ciencias Empresariales
De este modo, el marketing digital se ha posicionado como el nuevo prisma desde el cual
nos acercarmos a nuestra clientela para satisfacer sus demandas con mayor agilidad. Las
TIC se convierten as en las herramientas necesarias para que la empresa sea ms innova-
dora y, con ello, ms eficiente. No obstante, su implantacin en la empresa no es una clave
de xito, pues, para alcanzarlo, es necesario hacer un uso eficaz de las mismas.
La reputacin online
La reputacin online hace referencia a lo que se dice sobre la empresa en Internet. Se gene-
ra de forma colectiva entre la empresa y el resto de personas y, asimismo entre, entidades
que interactan con ella, fundamentalmente los clientes, aunque tambin los proveedores
y las empresas colaboradoras.
De nada sirve tener presencia en la Red, si no se cuida la imagen que nuestra empresa tiene
en ella. Para ello, existen una serie de premisas que se deben tener en cuenta:
Marketing 2.0
21 Informtica I
Universidad Peruana Unin
A pesar de todas estas ventajas, el desarrollo de acciones de marketing 2.0 no debe tomarse
a la ligera, sino que debe responder a dos preguntas fundamentales:
SI la respuesta a estas dos preguntas es afirmativa, deberemos tener en cuenta una serie
de consideraciones previas antes de llevar a cabo acciones basadas en el marketing 2.0:
En primer lugar, hay que analizar si la empresa est preparada para integrar su estra-
tegia de marketing en las redes sociales. Para ello, es necesario analizar si supondra
un medio para alcanzar los objetivos de la empresa; hay que ser conscientes de que el
cliente adopta aqu un papel activo, de prosumidor; debemos centrar nuestra estrategia
de marketing en las conversaciones que se generen en las redes; y, finalmente, no de-
bemos olvidar que la presencia en las redes sociales implica un coste y necesita recursos
humanos, tiempo etc
Si la empresa est preparada, debemos determinar cmo se utilizarn las redes sociales
y cmo este hecho configurar la estrategia de marketing. Deberemos, por tanto, cono-
cer la presencia y reputacin de nuestra competencia en las mismas; determinar que el
pblico objetivo est en la Red y ubicarse donde este se encuentre; decidir qu redes
sern prioritarias para la empresa y las ms tiles para segmentar el mercado; asumir
que, en caso de dudas sobre el manejo y xito de determinadas herramientas, es mejor
centrarse en las que ya se tienen y no adelantarse.
Finalmente, habr que disear un plan de accin y tener en cuenta los resultados del
uso de las redes sociales en la estrategia de marketing de la empresa. A travs de la
red social podremos identificar necesidades, definir mensajes, crear nuevos productos y
servicios; flexibilizar y adaptar la estrategia de venta y de comercializacin; fijar nuevos
indicadores de retorno de la inversin; integrar las recomendaciones de los consumi-
dores en la estrategia de marketing; deberemos gestionar nuestra reputacin online a
partir de or de las conversaciones.
Si, finalmente, decidimos introducir el marketing 2.0 en nuestra empresa, deberemos ela-
borar y poner en marcha un plan de marketing 2.0, el cual, en sus fases, no difiere dema-
siado de un plan de marketing tradicional. La gran diferencia es que la mayor parte de las
actividades del plan de accin se centrarn en dotar de contenidos y nuevas herramientas
2.0 a la pgina o sitio web de la empresa ya que, alrededor de esta, girarn las estrategias
de marketing 2.0.
Unidad I 22
2
La cosecha es abundante, pero los obreros son pocos. Rueguen, Sesin
pues, al Dueo de la cosecha que enve obreros a su cosecha.
(Lucas 10:2)
En los ltimos aos se ha vivido una gran transformacin en los procesos de produccin,
que deben adoptar sistemas de fabricacin flexible, los cuales permiten una adaptacin a
muy corto plazo, de la produccin a la demanda recibida. La consecucin de nuevos objeti-
vos de stock cero o plazos de entrega inmediata, hace necesaria la introduccin de nuevas
herramientas que mejoran los procesos de produccin, en trminos de eficiencia. Entre
ellas, destacan las siguientes:
23 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Con todo, al igual que ocurre con la aplicacin de las TIC en otros mbitos de la gestin em-
presarial, la mera introduccin de herramientas tecnolgicas no es suficiente para conse-
guir que un sistema de e-procurement funcione, sino que es necesario contar con personal
preparado y capaz de tomar las decisiones pertinentes.
Unidad I 24
Facultad de Ciencias Empresariales
Los principales avances que se han hecho, en ese campo, se pueden resumir en los siguien-
tes:
Es, adems, una herramienta de fcil implantacin en la empresa, puesto que simplemente
requiere de la compra de un receptor, ya que la seal que precisa es totalmente gratuita y
su manejo es sencillo, por lo que no es necesario acompaar su implantacin con acciones
de formacin de los trabajadores.
2.2.2. Trazabilidad
La trazabilidad hace referencia al conjunto de procesos que permiten obtener toda la infor-
macin posible relacionada con un producto, lo cual contribuye a la mejora de los procesos
de produccin y, consecuentemente, a una mayor calidad del mismo.
Permite conocer la historia de los productos que llegan a la empresa, es decir, a partir de
qu se hizo, qu procesos se siguieron para su produccin, dnde y por quin (trazabilidad
ascendente); cules son los procesos que se siguen dentro de la empresa (trazabilidad
interna); y cules son los productos que salen de la empresa y a qu clientes llegan (traza-
bilidad descendente).
Se trata, fundamentalmente, de asociar un flujo de informacin a un flujo de mercancas, lo
cual requiere de la implantacin de las TIC apropiadas para tal fin. Es importante, tambin,
contar con el personal adecuado para su gestin.
UTILIZAR LAS TIC PARA FORTALECER TU EMPRESA
2.2.3. Comercio electrnico
25 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Todo ello supone una serie de ventajas para las pymes, ya que:
el propio empresario puede encargarse de la gestin financiera y abaratar costes, pues-
to que esta ya no precisa de dedicacin exclusiva;
se ahorra tiempo, dado que ya no es necesario desplazarse a la oficina de la entidad;
facilita una gestin de la tesorera en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Consiste en la emisin y envo de facturas u otros documentos de este tipo por medios
electrnicos y telemticos, firmados digitalmente y con el mismo valor legal que los emi-
tidos en papel.
Suponen un ahorro en costes de papel, con la consecuente contribucin al cuidado del
medio ambiente, de tiempo y de envo. No obstante, para su administracin, es necesario
contar con personal capacitado que se encargue de gestionarla.
Unidad I 26
Facultad de Ciencias Empresariales
Con el control de gestin, el gerente de una empresa persigue los siguientes objetivos:
analizar la gestin diaria de la empresa;
identificar los principales riesgos y ventajas competitivas;
controlar y medir los resultados obtenidos y compararlos con los objetivos previstos;
elaborar y controlar el coste financiero anual;
controlar el estado de la tesorera;
dirigir la empresa en funcin de los objetivos fijados.
No cabe duda de que la utilidad de Internet depender, en gran medida, del tipo de activi-
dad que desarrolle la empresa. No obstante, consideramos que la mayor parte de las pe-
queas y medianas empresas pueden optimizar el rendimiento que sacan de su presencia
en la Red.
A continuacin se exponen una serie de datos que pueden demostrar las aportaciones de
Internet para la empresa:
Cada vez ms personas usan Internet y durante ms tiempo.
Cada vez ms personas se informan por Internet antes de comprar.
Cada vez ms personas realizan ntegramente el proceso de compra por Internet.
La pgina web es, por lo tanto, una herramienta muy importante que complementa y re-
troalimenta la imagen o identidad corporativa de la empresa, adems de servir como pla-
taforma para otros mbitos de la gestin empresarial.
Inicialmente, las pginas web se utilizaban, sobre todo, para ofrecer informacin sobre la
empresa. En la actualidad, muchas empresas cuentan ya con una pgina web que se adapta
al nuevo modelo de comunicacin 2.0, situando al cliente como elemento principal de la ca-
dena de valor. Estas empresas se consideran, y probablemente lo sean, ms competitivas.
Las principales ventajas que ofrece la pgina web a la empresa son las siguientes:
A la hora de desarrollar la web de una empresa, es necesario tener en cuenta una serie de
aspectos:
Navegabilidad: el usuario debe poder desplazarse por las distintas pginas que compo-
nen el sitio web de la empresa con facilidad.
Usabilidad: el diseo de la web debe contribuir a que el usuario se mueva con facilidad
dentro de la misma, de una forma intuitiva. Tambin es importante que recuerde cmo
navegar por ella cuando vuelva a entrar.
Persuabilidad: este concepto resulta de la suma de las palabras persuasin y usabilidad,
y se refiere a la capacidad de la web de convertir a los usuarios de la pgina en clientes,
a travs de aspectos racionales y emocionales.
27 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Seguridad: la seguridad es una prioridad tanto para la empresa como para sus clientes,
especialmente si efectan compras a travs de ella. La seguridad no est solo vinculada
a los pagos electrnicos, afecta tambin a aspectos como la privacidad del usuario.
Optimizacin: la pgina debe estar diseada y definida de forma que facilite que los
motores de bsqueda la encuentren y la posicionen de forma favorable.
La pgina web debe ser promocionada dentro y fuera de Internet. Debes incluir la direccin
de tu web en todo el material susceptible de ser visto por usuarios potenciales: tarjetas
de presentacin, firma de correo electrnico, folios con el logotipo de la empresa, bolsas,
envoltorios, calendarios
Por supuesto, debes promocionarla tambin en Internet: en la firma de tu e-mail, en los
motores de bsqueda y directorios, en banners, en portales especializados, etc.
No obstante, es importante dirigir la publicidad a la clientela potencial, ya que de este modo
obtendrs mejores resultados.
La promocin de la web debe hacerse tambin desde la propia pgina: puedes ofrecer des-
cuentos, bonos especiales, premios, informacin gratuita, etc.
34
2.4.4. Estrategias de posicionamiento
Unidad I 28
Facultad de Ciencias Empresariales
Hay que tener en cuenta que existe una tendencia creciente a la compra por Internet. Esto
se debe a que se ha vencido el miedo inicial y que cada vez se confa ms en el resultado
de este tipo de compras.
Una vez se haya diseado y publicado la pgina web de la empresa, es fundamental poder
medir su rendimiento y, en caso de que sea necesario, aplicar medidas que contribuyan a
su mejora.
El primer paso es comprobar si los objetivos de la web coinciden con los de la empre-
sa. En este sentido, los contenidos debern estar alineados con la lnea estratgica
de la misma.
Indicadores de eficacia:
tasa de conversin a cliente
total de pedidos confirmados
total de compradores nicos
tasa de abandono del carro de compras
nmero de compras de visitantes por primera vez
ratio de repeticin de compras
productos ms demandados
productos ms comprados
Un seguimiento regular de estos datos (cada cuatro semanas) permitir conocer la evolu-
cin de la web.
Finalmente, a partir de la informacin extrada, se definirn estrategias encaminadas a la
consecucin de los objetivos establecidos.
29 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Unidad I 30
3
La mano de los diligentes seorear; ms la negligencia ser tri-
butaria. Sesin
(Proverbios 12:24)
Mis primeras
herramientas TIC:
Blogger, Skydrive y Dropbox
La creacin y uso de blog grsatuitos para uso en los negocios
y como almacenar informacin en la nube para ser usado por
diferentes medios tecnolgicos.
Blog
3.1. QU ES UN BLOG?
Un blog, tambin conocido como webblog
o bitcora, es un sitio web peridicamente
actualizado que recopila cronolgicamen-
te textos o artculos de uno o varios auto-
res, apareciendo primero el ms reciente.
Habitualmente, en cada artculo, los lec-
tores pueden escribir sus comentarios y
el autor darles respuesta, de forma que es posible establecer un dilogo. El uso o temtica
de cada blog es particular, los hay de tipo personal, periodstico, empresarial o corporativo,
tecnolgico, educativo, etc.
El primer banner de la historia fue lanzado en octubre de 1994 por la compaa de co-
municaciones AT&T en HotWired.com, la primera revista digital y precursora del actual
Sabas Wired.com. Su tamao fue de 468 x 60 pixeles, lo que sigue siendo el estndar ms
QUE?
utilizado en la actualidad. El mensaje del anuncio deca: Hizo clic aqu alguna vez?
Pues debera hacerlo!
Hoy en da los blogs estn en alza, muchas personas quieren tener su espacio en
Internet para publicar sus opiniones, sus experiencias, etc, y la forma ms sencilla y fcil es
con un Blog, o tambin llamado Weblog.
Aqu vamos a ensearte cmo crear un weblog (blog) con Blogger, la herramienta gratuita
de Google para crear blogs.
31 Informtica I
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Si no tienes una cuenta Google al pinchar en Crea tu blog ahora aparecer la siguiente pan-
talla. Rellena los datos y crears la cuenta que necesitas.
Unidad I 32
Facultad de Ciencias Empresariales
Si ya tienes una cuenta Gloogle, aparecer esta pantalla con tus datos y las condiciones que
tienes que aceptar para crear el blog.
A continuacin debers dar nombre a tu blog. Esto lo hars en Ttulo del blog.
En Direccin del blog (URL) pon su direccin en Internet, que ser algo as como http://
NOMBREESCOGIDO.blogspot.com Las opciones de debajo no son obligatorias (son datos
por si quieres instalar blogger en un sitio tuyo), pero aqu vamos a explicar cmo crearlo en
blogger, ya que es lo ms sencillo.
Como vers, hay muchos estilos para escoger, presionando sobre el Vista preliminar de la
plantilla, vers un ejemplo de cada uno.
33 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Unidad I 34
Facultad de Ciencias Empresariales
Vers que a la derecha hay dos apartados. En Archivos estn los post anteriores clasificados
por meses. En Datos personales aparece informacin sobre el autor del blog.
35 Informtica I
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PARA INVESTIGAR
Herramientas del blogger; Internas: comentarios, Widgets. Externos: Embeds, agregado-
res y jerarquizadores
SkyDrive
Unidad I 36
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25 GB de almacenamiento.
Lmite de 50 MB para archivos adjuntos.
Se pueden subir hasta 5 archivos a la vez.
Acceso desde cualquier lugar.
Protegido por contrasea, permitiendo que los archivos sean almacenados para su uso
privado y que sean compartidos con las personas que usted quiera.
Fcil de usar, arrastra los archivos en sus carpetas en lnea desde su computador.
Permite crear diferentes directorios compartidos.
Se abre la ventana del disco duro virtual, donde podr almacenar toda la in-
formacin.
37 Informtica I
Universidad Peruana Unin
3.4.1.3. Compartir. Una vez haya agregado los archivos correspondientes dentro de
una carpeta, puede compartirlos con los amigos que tenga o con un grupo de
personas determinado.
a. Ingrese a la carpeta donde ha guardado los archivos y d clic en: Solo Yo.
b. En la siguiente ventana, d clic en Modificar Permisos.
Unidad I 38
Facultad de Ciencias Empresariales
c. A continuacin aparece una ventana donde usted puede escoger los con-
tactos con los que quiere compartir los archivos.
39 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Al lado derecho de cada contacto seleccionado, usted puede escoger los per-
misos de esa persona sobre su carpeta:
Desde all tambin se puede mover o copiar el archivo a otra carpeta, y cam-
biar su nombre.
Unidad I 40
Facultad de Ciencias Empresariales
3.4.1.5. lbum de fotos. SkyDrive no solo aloja documentos, sino que tambin permi-
te la creacin de lbum de fotografas: Windows Live Fotos. Permite etiquetar
personas y darle comentarios a las fotos, descargarlas y publicarlas, igual que
los archivos comunes del Skydrive. Adicional a eso y con la ayuda de Silver-
light, las fotos pueden verse en una presentacin de pantalla completa.
41 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Dropbox
3.5. QU ES DROPBOX?
Para bajar e instalar el programa de Dropbox, debe acceder a la pgina electrnica http://
www.getdropbox.com
1. Luego de acceder a la pgina, localiza el botn Download Dropbox y presiona una vez
sobre el mismo.
Unidad I 42
Facultad de Ciencias Empresariales
a. Esta pantalla muestra el acuerdo de la licencia y debe presionar I Agree para poder
continuar.
c. Luego de varios minutos, aparecer una pantalla en la que debes seleccionar una de
las siguientes dos alternativas:
43 Informtica I
Universidad Peruana Unin
1. Im new to Dropbox:
Selecciona esta alterna-
tiva si nunca has creado
una cuenta en Dropbox.
d. Si seleccion la primera alternativa para crear una nueva cuenta, debe completar
todos los espacios provistos en la pantalla presentada. El espacio de Computer Name
puede dejarlo igual a como aparece. Presiona Next para continuar.
e. Luego aparecern una serie de pantallas en las cuales puedes presionar el botn de
Skip tour and finish o Next para tener una vista previa del programa.
3.5.2. Cmo crear una carpeta para compartir archivos utilizando Dropbox?
Para crear y compartir una carpeta con otros usuarios, primero debe localizar el archivo de
My Dropbox, localizado en la carpeta de My Documents de la computadora. Presiona dos
veces sobre el mismo para accederlo.
Unidad I 44
Facultad de Ciencias Empresariales
5. Luego aparecern una serie de pantalla, en las cuales puedes presionar el botn de
Skip tour and finish o Next para tener una vista previa del programa.
45 Informtica I
Universidad Peruana Unin
4. En la primera pestaa, Account Info, aparece una grfica y el por ciento de uso de la
cuenta.
Para cambiar la contrasea de la cuenta de Dropbox, debes seguir las siguientes instruc-
ciones:
2. En la parte superior derecha, de la pgina electrnica, aparecern los encasillados para es-
cribir el username y password y lograr acceso a tu cuenta de acceso, presionando Sign in.
Unidad I 46
Facultad de Ciencias Empresariales
2. En la parte superior derecha de la pgina electrnica, aparecern los encasillados para es-
cribir el username y password y lograr acceso a tu cuenta de acceso, presionando Sign in.
3. Luego de lograr acceso, te aparecer la pgina de inicio en donde aparecern todos los
cartapacios y documentos contenidos en el Dropbox y que han compartido.
47 Informtica I
4
Ni los ladrones, ni los avaros, ni los borrachos, ni los maldicientes, ni
los estafadores, heredarn el reino de Dios. Sesin
(1Corintios 6:10)
Mis primeras
herramientas TIC:
Correo y Office Documents
on line (gmail y google
drive, almacenamiento)
Descubre cules son las 24 herramientas que el gigante de
Google tiene dispuestas para el desarrollo y crecimiento de los
negocios.
En Espaa, Google alcanza la escalofriante cifra del 97,10% de cuota de mercado de bus-
cadores (cifra de 2012), seguida por Bing, Yahoo, Orange y Conduit por contra, existen
cinco pases dnde su supremaca queda relegada a un papel secundario:
Rusia con su buscador Yandex
Sabas Repblica Checa y Seznam
Maps y Google+
Con Google Maps es posible poner el negocio en el mapa; las personas pueden localizar
un establecimiento y ver informacin del mismo, como fotos o reseas de otros usuarios.
En Google+ cada empresa puede disear un perfil social que ser visible por los clientes po-
49 Informtica I
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tenciales; desde luego, esto puede variar y depende de las necesidades de cada empresa,
pues algunas podran preferir usar otro servicio como Facebook.
Esta variante del sistema de publicidad de Google es ms simple y accesible para quienes
no conozcan los beneficios o funcionamiento de esta herramienta. Gracias a AdWords Ex-
press, un negocio que antes era conocido solo en una regin, puede volverse popular en
ms localidades.
Unidad I 50
Facultad de Ciencias Empresariales
Google Analytics
Una vez que se tiene hecho un sitio web, hay contenido publicado en redes sociales, ma-
pas, y hay una estrategia publicitaria efectiva, cada compaa puede verificar el progreso
que ha tenido en lnea por medio de Google Analytics, lo que tambin permite encontrar
nuevas reas de oportunidad.
Las aplicaciones para negocios son similares a las herramientas que Google ofrece al usua-
rio promedio, pero con funciones avanzadas para las empresas. Ya sea Google Drive, Calen-
dar, Gmail, Google Docs o Drive, Sheets o Slides, todo este software est en la nube y listo
para usarse desde diferentes dispositivos.
Al tener acceso a un mercado global por medio de Internet, estos establecimientos podran
tener un alcance ms amplio y un panorama exitoso.
Consumer Barometer
Esta herramienta sirve para conocer el papel que juega Internet en el proceso de compra, y
permite conocer mejor a los consumidores, a partir de sus hbitos de consumo y comporta-
miento online. Es la herramienta ideal para planear un negocio online, ya que mediante el
anlisis del comportamiento de los usuarios de internet, permite saber cmo se comportan
especficamente sobre un tema.
51 Informtica I
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Insights Finder
Podra ser sin duda la puerta de inicio para encontrar la herramienta de Google que ne-
cesitamos, ya que a partir de una interfaz muy amigable que, de acuerdo a la necesidad
concreta que tenemos, nos permite identificar con exactitud cul es la opcin que estamos
buscando.
Con esta herramienta, podremos encontrar varias opciones dentro del gran ecosistema de
Google que nos permitan resolver problemticas muy diversas, desde conocer tendencias
de bsqueda, identificar los tpicos ms usados en bsquedas, hasta conocer cules son los
vdeos ms vistos en Youtube.
Display Benchmarks
Unidad I 52
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Para los que necesitan datos, cifras, grficas e infografas sobre temas relacionados a Inter-
net,esta herramientaser la solucin ya que, de manera muy intuitiva, permite buscar de
manera precisa entre varios estudios realizados por Google y otras empresas, para encon-
trar la informacin exacta que necesitamos.
Google Tags
Esta es una herramienta que nos ofrece Google, en la que nos proporciona palabras claves,
basadas en casos reales en consultas de bsqueda. Lo nico que debemos hacer es enviar
nuestro sitio web y la herramienta nos mostrar una lista de frases extradas y observar
cmo estas actan en trminos de bsqueda mensuales, la competencia y las ofertas.
Google Gadgets
Dependiendo de lo que ofrezca nuestro negocio, podramos aplicar algunos de los gadgets
que nos ofrece Google. Son muchas para mencionarlas, pero para poner algunos ejemplos:
el calendario, traductor y la cuenta atrs (cuando estamos prximos a un evento) son solo
algunos de los que podremos encontrar.
Una gran oportunidad para los proyectos de colaboracin. Solo necesitamos una cuenta de
Gmail para acceder a esta herramienta que nos ofrece la creacin de documentos, hojas de
clculo, imgenes y presentaciones, entre otras cosas.
Alertas de Google
Nos permite supervisar las palabras claves especficas en la web y recibir mensajes cuando
estas se utilizan, lo que hace que sea una gran forma de estar al tanto con las ltimas no-
ticias de lo que nos interesa.
53 Informtica I
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Google Noticias
Si aprovechamos las noticias calientes y rpidamente las mencionamos en nuestros sitios,
estaremos obteniendo una gran ventaja sobre nuestros competidores. Para ello, nada me-
jor que ver aqu lo ltimo de lo que se est hablando.
Google Reader
Ideal para poder filtrar el contenido que nos interesa realmente, al poder suscribirnos a los
blogs y webs que sean de nuestro agrado o consulta permanente. Es una buena manera de
mantenernos al da sobre las noticias de nuestro campo.
Google Trends
Para desarrollar una estrategia de palabras claves y optimizacin inteligente, es ideal. Nos
permite evaluar la popularidad de ciertos trminos y ver cmo la demanda vara por hora-
rios, como por pases e idiomas.
Google Voice
Cada da cobra ms fuerza la utilizacin de mviles para navegar en la web y, desde all,
ver nuestros contenidos. Al aumentar nuestro tiempo en lnea, debemos considerar el uso
de la web para comunicarse a travs del telfono. Eso nos permite Voice, escuchar nuestro
correo de voz en lnea y transcribirlo a nuestro correo.
Grupos
Nos permite encontrar puntos de vista de la industria y construir relaciones con los clientes
conocedores. Solo con decir que hay casi 6 000 grupos de recreacin en Estados Unidos,
nos marca la pauta.
Google Checkout
Si somos una empresa de comercio electrnico con bajo presupuesto, esta aplicacin nos
proporciona una forma econmica para asegurar la compra segura de parte de nuestros
clientes.
Google Analytics
Nos ofrece las vistas del trfico de nuestro sitio web, proporcionndonos inteligencia anal-
tica en general. A modo de ejemplo, veremos cmo las personas encuentran nuestro sitio,
en dnde navegan, qu post es el ms visto, palabras claves, etc. Sin duda, nos permite
fortalecer nuestras iniciativas de marketing.
Google FeedBurner
Si queremos hacer crecer nuestro alcance, debemos fomentar la alimentacin, permitiendo
a nuestros visitantes suscribirse a nuestro contenido y recibir actualizaciones peridicas.
Unidad I 54
Facultad de Ciencias Empresariales
Despus de un rpido recorrido por las herramientas Google, con muchos beneficios en
la gestin empresarial, nos centraremos en hacer un resumen de dos herramientas con
mayor uso en los negocios, como son: Correo Google Mail (Gmail) y Google Docs o Drive.
Empezaremos con:
Vamos a ver cmo crear una cuenta de correo electrnico o direccin de e-mail en Gmail.
Lo primero que debemos hacer es abrir el navegador de Internet (Mozilla FireFox, Google
Chrome o Internet Explorer) para acceder a la pgina de Gmail.
Una vez abierto el navegador de internet, escriba en la barra de direcciones web la direc-
cin www.gmail.com (al final presionamos Enter o Entrada).
Para abrir una nueva cuenta de correo electrnico en Gmail, presionamos el botn Crear
una Cuenta:
55 Informtica I
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Unidad I 56
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a. JuanLopez1990
b. mariaconsuelorodriguez2005
c. pedro_pereira_intibuca
d. SofiaHernandez-laceiba
3. Escribe tu contrasea. Una contrasea es una palabra secreta que te dejar entrar a tu
cuenta de correo electrnico. Puede contener letras maysculas, minsculas y nmeros,
pero no smbolos de ninguna clase. Algunas reglas para tener una buena contrasea
son:
57 Informtica I
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Dale click al botn Ir a Gmail para entrar a tu correo electrnico por primera vez.
Unidad I 58
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Para regresar al listado de correos recibidos, solo tienes que dar click en el botn Recibi-
dos.
59 Informtica I
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Saliendo de Gmail
Para salir de Gmail, damos click en nuestro nombre de cuenta de Gmail (ubicado en la es-
quina superior derecha de la pantalla):
1. Entramos a nuestra cuenta de Gmail, ingresando los datos de nuestra cuenta: nombre de
usuario y contrasea, dando un click al botn iniciar sesin.
Unidad I 60
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2. Una vez que hemos entrado a nuestra cuenta, le damos click al botn redactar.
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61 Informtica I
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1. Para: Ac se escribe el o los destinatarios a los cuales se les enviar el correo, por ejem-
plo: juanlopez@gmail.com, maria_cardenas85@hotmail.com. Cada destinatario debe ir
separado por coma.
2. Asunto: Ac se escribe el asunto del cual trata el correo, por ejemplo: saludos, te en-
vo fotos o calificaciones del primer parcial.
3. CC o CCO: Se refiere a las copias y copias ciegas (solo el destinatario de la copia ciega
puede ver su copia del correo) que usted enva del mensaje contenido en el correo.
4. Mensaje: Ac se escribe el mensaje contenido en el correo.
5. Basurero: Si ya hemos escrito un correo pero no deseamos enviarlo, lo mandamos al
basurero, es decir, borramos.
6. El Clip de Adjuntos: Un correo no solamente contiene un mensaje escrito, puede ad-
juntarse a l archivos de varios tipos: Fotos, msica, vdeos, archivos de texto u hojas
de clculo, planos, diagramas, etc. Al hacer click en el botn de adjuntos, aparece la
siguiente pantalla que nos permite cargar archivos para ser enviados a los destinatarios:
En esta pantalla seleccionamos el o los archivos a enviar (uno a la vez, o sea que se debe
repetir la accin para cada archivo a adjuntar) y presionamos el botn abrir y listo, ya
tenemos un archivo adjunto al mensaje del correo. Los archivos adjuntos llegarn a cada
uno de los destinatarios del correo.
7. Formato de Texto: Nos permite dar forma al texto del mensaje: tamao de letra, tipo de
letra, color, etc.
8. Enviar: Una vez terminado y revisado, el correo est listo para ser enviado a los desti-
natarios, simplemente presiona el botn enviar y el correo ser enviado a cada uno
de los destinatarios.
MS INFORMACIN
Para mayores detalles ingrese a www.gmail.com
Unidad I 62
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Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de memoria gratuitos para almacenar sus archivos,
ampliables mediante pago. Est disponible para computadoras porttiles Mac, Android y
prximamente para iPhone y iPad. Con el lanzamiento de Google Drive, Google ha au-
mentado el espacio de almacenamiento de Gmail a 10 GB.
FREE
5 GB
Para poder utilizar Google Drive, solo necesitamos una cuenta de correo electrnico de
Google o estar dados de alta en su servicio. Es un procedimiento gratuito.
Para poder abrir una cuenta en Google, nos dirigimos a la direccin de su gestor de correo
Gmail. La podemos encontrar en https://mail.google.com/
Seleccionamos la opcin Crear una cuenta y completamos los datos que Gmail nos solicita.
Ten en cuenta que te pedir una direccin de correo alternativa como medida de se-
guridad para proteger tu cuenta de Gmail, adems de un nmero de telfono mvil.
63 Informtica I
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Una vez creada la cuenta de correo electrnico accedemos al servicio de Gmail donde en-
contraremos varios emails, uno de ellos de bienvenida a la suite.
En la barra superior de gmail encontrars accesos directos a todos los servicios de la suite
de Google. (Imgenes, Maps, Noticias,...). Obsrvalos bien, entre ellos encontrars el acce-
so a Google Drive. Para acceder haz clic en la palabra Drive.
Unidad I 64
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En este primer momento solo quiero que observes la nueva interfaz que se te presenta. Es
el primer paso para conocer esta aplicacin. Observa que la barra superior de servicios de
Google no ha cambiado, pero el resto s lo ha hecho.
En la parte derecha de la pantalla encuentras las dos opciones bsicas de Drive, Crear ar-
chivos o subirlos desde el disco local sobre el que trabajas. Analizaremos a continuacin la
primera opcin.
Google Drive nos permite crear archivos que quedarn almacenados en la plataforma. Estos
archivos pueden ser de los siguientes tipos:
Para crear estos archivos, bastar con elegir la opcin Crear y elegir el tipo de archivos
entre los que aparecen en el desplegable. Estos archivos quedarn almacenados en la pla-
taforma y podrn ser exportados a diferentes formatos para su posterior descarga o envo
por correo electrnico.
La segunda opcin disponible es Subir archivos a Google Drive a travs del cono situado
al lado de Crear. Con esta opcin podemos incorporar a Google Drive archivos procedentes
de nuestros discos duros sirviendo de Disco Duro Virtual, asegurando ese contenido ante
posibles prdidas.
Al subir un archivo Google nos pregunta si queremos conservar el formato original de ese
65 Informtica I
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archivo o covertirlo en un archivo con formato de google drive editable desde la aplicacin.
Esta decisin debermos tomarla en funcin del uso que queramos hacer de ese archivo.
Trabajar con los archivos en Google Drive es realmente sencillo, dependiendo del tipo de
documento con el que trabajes dispondrs de unas opciones diferentes a las otras. Todas
ellas perfectamente reconocibles, pues son similares a las que habitualmente utilizas, as,
si creas un documento encontrars las opciones tradicionales de los procesadores de tex-
to ms utilizados como el Word de la suite de Office o el Write de la Suite de OpenOffice
(ahora LibreOffice).
No vamos a entrar en detalle del uso de cada uno de los archivos disponibles en Google Dri-
ve se ver en ciclos posteriores, pero s podemos aprender algunas cosas ms, por ejemplo
las opciones para compartir documentos en Google Drive.
Con Google Drive, t decides con quin compartir archivos, carpetas y documentos de Goo-
gle Docs y el nivel de acceso de estas personas.
Colabora en tiempo real con compaeros de trabajo o de clase y con amigos.
Empieza a compartir y olvdate de enviar archivos adjuntos por correo electrnico.
Controla quin puede consultar y modificar tus archivos mediante las opciones de visi-
bilidad y los controles de nivel de acceso.
Comparte fcilmente tu trabajo con muchas personas.
Unidad I 66
Facultad de Ciencias Empresariales
Puedes elegir una opcin de visibilidad para cualquier elemento de Google Drive que quie-
ras compartir y un nivel de acceso para cada persona o grupo de usuarios con los que hayas
compartido algo.
Adems de seleccionar la opcin de visibilidad y el nivel de acceso, puedes hacer lo siguien-
te:
utilizar el enlace de un archivo, una carpeta o un documento de Google Docs para com-
partirlo,
ver quin tiene acceso,
aadir colaboradores (editores, comentaristas o lectores) por nombre o lista de distri-
bucin,
eliminar colaboradores o cambiar el nivel de acceso de un usuario,
transferir la propiedad del documento a otro usuario.
Las opciones de visibilidad te permiten controlar el acceso de los usuarios a los archivos,
las carpetas y los documentos de Google Docs. Todo lo que crees, sincronices o subas en
Google Drive empieza siendo privado.
PARA INVESTIGAR
Cmo se realiza la alerta de archivo compartido en Drive hacia celular
67 Informtica I
UNIDAD II
ELABORACIN DE MONOGRAFAS Y TRABAJOS DE
INVESTIGACIN CON HERRAMIENTAS OFIMTICAS
Estilos, vietas
y numeracin, columnas,
tablas, imgenes, letra capital
Aprendizaje autnomo
5.1. ESTILOS
Ahorre tiempo y mejore los resultados con caractersticas intuitivas, como la nueva ca-
racterstica Pegar con Vista previa dinmica y un corrector ortogrfico contextual me-
Sabas jorado. Si realiza el trabajo bien, la primera vez, ser ms rpido que si debe volver a
QUE? hacerlo.
71 Informtica I
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Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento, desde el cuadro de dilogo Estilos,
solo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en
el panel Estilos.
Si haces clic en Borrar formato, el texto seleccionado volver al estado original,
es decir, sin ningn tipo de formato.
Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicar el estilo al texto
que insertemos partir de ese punto, hasta que volvamos a cambiar el estilo.
Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se pue-
de ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto.
Crear un estilo
Para crear un estilo, de una manera fcil, lo mejor es definir el estilo en una parte de nues-
tro documento. Es decir, aplicar todas las caractersticas de formato que queremos que
formen el nuevo estilo a un trozo del documento.
Unidad II 72
Facultad de Ciencias Empresariales
El cuadro de dilogo permite cambiar algunas de las caractersticas del formato que tene-
mos definido hasta ese momento.
Modificar un estilo
Para modificar un estilo debes ir al panel Estilos y dar clic derecho y seleccionar Modificar.
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar estilo que puedes ver en la imagen siguiente.
En este cuadro de dilogo puedes modificar las caractersticas del formato que desees,
para ello tienes unos botones con los elementos del formato ms usuales, como son el tipo
de fuente, el tamao, negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineacin, interlineado,
sangras, ...
A continuacin puedes ver la ventana con la vista previa del estilo. Cada modificacin que
hagas se ver reflejada de forma inmediata en esta ventana, as podrs hacerte una idea
del nuevo aspecto del estilo.
Debajo de la ventana de la vista previa hay una lnea donde estn descritas todas las ca-
ractersticas del estilo.
Borrar un estilo
Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres borrar, al
hacer clic derecho en el estilo seleccionar como puedes
ver en la imagen de la derecha.
Hay que tener en cuenta que al eliminar un estilo, desaparecer el formato correspondiente
de los prrafos que tuvieran aplicado ese estilo.
73 Informtica I
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En muchos documentos las secuencias de prrafos (listas) numeradas, con vietas o con
varios niveles son un requisito comn. Word brinda una amplia gama de posibilidades en la
asignacin de nmeros y vietas.
Unidad II 74
Facultad de Ciencias Empresariales
Para disminuir un nivel hacer clic en el botn Disminuir sangra de la barra de herra-
mientas de Prrafo y luego escribir el texto.
3. Para terminar se debe hacer clic en el botn Numeracin de la barra de herramientas
de Prrafo.
75 Informtica I
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Espacio entre
columnas
Unidad II 76
Facultad de Ciencias Empresariales
Seleccionamos un
formato preesta-
blecido o ingresa-
mos el nmero de
columna
Indicamos dnde
se aplicar el for-
mato establecido.
77 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Ejemplo
En el siguiente ejemplo se muestra (imagen izquier-
da) una pgina dispuesta en dos columnas. La pri-
mera contiene informacin pero no completa toda
la columna. Entonces si deseamos comenzar ahora
a escribir en la segunda columna en la posicin del
cursor, debemos insertar un Salto de columna (ima-
gen derecha)
Para esto solo debemos seleccionar el texto a encolumnar y presionar botn Columnas
del grupo Configurar pgina de la ficha Diseo de pgina. Elegimos un estilo
de columnas de la lista desplegable o bien lo hacemos desde el cuadro de dilogo, estable-
ciendo la cantidad de columnas y su configuracin. Si encolumnamos el texto seleccionado
desde el cuadro de dilogo Columnas, como hay una seleccin (texto, imgenes, etc) el
cuadro Aplicar a mostrar por omisin la opcin Texto seleccionado lo que nos asegura el
formato solo a la parte seleccionada.
Unidad II 78
Facultad de Ciencias Empresariales
Ejemplo
En el siguiente ejemplo tenemos una pgina en la que decidimos que la primera parte que-
dar en una sola columna, y el siguiente tem en dos columnas (texto seleccionado imagen
izquierda). Luego de ejecutada la orden y establecida la configuracin de las columnas, se
mostrar en columnas solo el texto seleccionado
(imagen derecha).
79 Informtica I
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5.4. TABLAS
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden
realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor
medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que faci-
litan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se
emplea, sobre todo, en la construccin de pginas Web para Internet.
Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando
las tabulaciones u otros mtodos.
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla
se puede insertar texto, nmeros o grficos.
3. La tercera opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujn-
dola con el mouse
Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo con un solo
clic, para ello debers seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaa Diseo, all
podrs seleccionar uno entre un amplio listado en la seccin Estilos de tabla.
Unidad II 80
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Mediante esta opcin podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como por
ejemplo, Tabla con cuadrcula que es el que est marcado con un cuadro naranja en la ima-
gen. Word aplicar las caractersticas del formato elegido a nuestra tabla.
El programa tambin te permite dibujar y, por lo tanto, aadir nuevos bordes a la tabla.
De esta forma podr tomar un aspecto mucho ms parecido a lo que tengamos en mente.
Para ello hacer un clic en la pestaa Diseo selecciona el cono del lpiz que est a la iz-
quierda, el cursor tomar la forma de un lpiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar
el rectngulo con el tamao total de la tabla. A
continuacin dibujar las filas y columnas, como si
lo hiciramos con un lpiz.
Para abrir estas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos encontramos con
que debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestaas nuevas Diseo y Presenta-
cin . Observemos cmo se componen ambas pestaas.
Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Opciones de estilo de tabla, Estilos
de tabla, Dibujar bordes.
81 Informtica I
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Dibujar Tabla. Como ya hemos visto, con este lpiz se pueden crear tablas dibu-
jndolas con el ratn.
Color de la pluma. Con este cono podemos dar color a los bordes de
la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.
Dividir tabla. Al seleccionar una celda y luego hacer clic en el botn Dividir tabla,
se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda, y las filas de abajo, se
transformen en una tabla nueva.
Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas
que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las
que se quiere aplicar la alineacin.
Unidad II 82
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Frmula. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el
resultado y pinchar en este cono, de forma automtica se mostrar la frmula de
suma de todas las celdas que estn por encima (en la misma columna).
83 Informtica I
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5.5.1. IMGENES
5.5.2. GRFICOS
Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc.
WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas
opciones.
SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.
Grficos. Representacin de datos en forma grfica.
Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones como mover,
copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pesta-
as que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las
imgenes y las pestaas Diseo y Presentacin para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una com-
ponente grfica atractiva.
Unidad II 84
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la extensin del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o
tipo jpg.
JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mu-
cho en Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos.
BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se
utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.
Vamos a ver ahora cmo insertar imgenes prediseadas y, desde archivo, en los puntos
siguientes veremos el resto de las opciones.
Imgenes prediseadas.
85 Informtica I
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En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imgenes, fotografas, pelcu-
las o sonidos; tambin podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos ms
concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografas de tipo JPG.
Tambin se pueden traer imgenes desde Internet con la opcin Desde archivo
Si hacemos clic en Imagen que se encuentra en el men insertar se abrir una ventana
similar a la que se nos muestra cundo queremos Abrir un documento Word, y que ya co-
nocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen
seleccionada.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar, pulsaremos el botn Insertar y la
imagen se copiar en nuestro documento.
Para modificar una imagen, primero hay que seleccionarla posicionndose sobre ella y ha-
ciendo clic, la imagen quedar enmarcada por unos pequeos crculos.
Unidad II 86
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Para modificar el tamao, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de
forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao.
Aunque tambin puedes hacerlo utilizando las opciones disponibles en la seccin Tamao
de esta pestaa:
Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en
Recortar, se activar el modo de recorte.
Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrastralo hasta la posicin que de-
seas enmarcar. Vers que, de este modo, puedes conseguir extraer una zona de la imagen.
Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.
Ajustar
Correciones:
Efectos artsticos:
87 Informtica I
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Ajustar texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias
formas, tal y como se puede ver en los conos de esta ventana.
Enviar atrs. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se en-
cuentren en su mismo nivel.
Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si
fuese uno solo.
Desde estas opciones podrs aplicar diversos estilos a tu imagen, adems de poder aadir-
le un contorno o enmarcarla en determinada forma.
Utiliza los Estilos predeterminados para aadir mayor vistosidad al resultado final.
Unidad II 88
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Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ra-
tn, arrstralo hasta ocupar toda la zona que quieres que
tome la forma.
89 Informtica I
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Los grficos y formas admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamao
y proporciones. Para modificar un grfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo,
para ello hacer clic sobre l y aparecern unos puntos de control a su alrededor. (Figura 1)
Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de for-
ma a una doble flecha, hacer clic en el punto y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao.
(Figura 2)
1
2
3 4
Algunos grficos tambin tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la
forma del grfico. En este caso un tringulo issceles se ha convertido en escaleno. (Figura
4)
Para girar el grfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el crculo verde que vemos en la parte
superior central de la imagen, y mover el ratn para hacer girar el objeto, para acabar el
proceso dejamos de presionar el ratn. (Figura 5)
Unidad II 90
Facultad de Ciencias Empresariales
Tambin se pueden cambiar los colores de las lneas, el color de relleno, aadir efectos de
sombra y 3D . Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaa
Formato.
Con estos conos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya
vimos para las imgenes, adems de estilos rpidos y de forma.
En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno,
grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.
En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno,
grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.
91 Informtica I
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Letra capital
Podemos mejorar el aspecto de nuestro documento utilizando letras capitales. Esto consis-
te en insertar la letra inicial de un prrafo en un tamao mayor al del resto.
Unidad II 92
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Tiradores
93 Informtica I
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6
Sesin
Encomienda a Jehov tu camino, Y confa en l; y l har.
(Salmos 37:5)
Diseo de pgina,
encabezados y pie de
pgina, secciones y
numeracin de pgina
Aprendizaje autnomo
95 Informtica I
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Tambin es conveniente especificar el tamao del papel que vamos a utilizar en la impre-
sin. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero,
al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja,
haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel.
Unidad II 96
Facultad de Ciencias Empresariales
En la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los centmetros desea-
dos en cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Tambin el de Encuaderna-
cin, que es un espacio adicional reservado para encuadernar las hojas.
Posicin del margen interno. Aqu indicaremos en qu posicin vamos para aplicar
el margen de encuadernacin.
Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opcio-
nes: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o libro plegado. Al establecer cada
una de estas opciones, la vista previa te mostrar claramente en qu consisten.
En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea
bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al di-
seo de la pgina.
Desea que sea ms sencillo asegurarse de que el documento en el que est trabajando
est terminado y listo para compartirse? Desea imprimir de una manera ms rpida y
directa? La nueva vista Backstage de Microsoft Office puede ayudarle a lograr todo
Sabas esto y mucho ms. Ahora puede imprimir, compartir y administrar los documentos, as
QUE? como personalizar su experiencia con Word 2010 con ms facilidad, todo desde una
ubicacin conveniente.
97 Informtica I
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En los encabezados y pies de pgina se puede insertar texto o grficos, o bien cambiarlos.
Por ejemplo, puede agregar nmeros de pgina, la hora y la fecha, un logotipo de su orga-
nizacin, el ttulo del documento, el nombre del archivo o el nombre del autor.
En un documento sencillo que no tenga secciones puede insertar, cambiar y quitar enca-
bezados y pies de pgina. Si no est seguro de si el documento tiene secciones, haga clic
enBorradoren la barra de estado. En la ficha Inicio, dentro del grupoBuscar, haga clic enIr
a. Haga clic enSecciny, a continuacin, enSiguientepara buscar los saltos de seccin que
haya en el documento.
Unidad II 98
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99 Informtica I
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6.2.7. Hacer que sean distintos los encabezados o pies de pgina de las pginas pares e
impares
Por ejemplo, podra decidir utilizar el ttulo del documento en las pginas impares y el ttulo
del captulo en las pginas pares.
Unidad II 100
Facultad de Ciencias Empresariales
6.2.10. Trabajar con encabezados y pie de pgina en un documento con varias secciones
Crear un encabezado o pie de pgina diferente para una parte del documento
1. Haga clic en la seccin para la que desee crear un encabezado o pie de pgina distinto.
2. En el grupoEncabezado y pie de pginade la fichaInsertar, haga clic enEncabezadoo
enPie de pgina.
6.2.11. Utilizar los mismos encabezados y pies de pgina para cada seccin del documento
1. Haga doble clic en el encabezado o en el pie de pgina que desea y que sea igual al de
la seccin anterior.
2. En la fichaEncabezados y pies de pgina, dentro del grupoExploracin, haga clic enAn-
terior o en Siguiente para ir al encabezado o pie de pgina que desea cambiar.
3. Haga clic enVincular al anterior para volver a conectar el encabezado y el pie de
pgina de la seccin actual con el de la seccin anterior.
4. Office Word preguntar si desea eliminar el encabezado y el pie de pgina establecien-
do conexin con el encabezado y pie de pgina de la seccin anterior. Haga clic enS.
6.2.12. Hacer que sean distintos los encabezados o pies de pgina de las pginas pares e
impares
Por ejemplo, podra decidir utilizar el ttulo del documento en las pginas impares y el ttulo
del captulo en las pginas pares.
101 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Es muy comn que en un documento hecho en Microsoft Word se requiera incluir numera-
cin de pginas, sin embargo, cuando se requiere que la numeracin incluya el nmero uno
en la tercera pgina, o bien se requieran dos tipos de numeracin en un solo documento,
la labor se puede volver un poco complicada. Como usted podr corroborar, este documen-
to constituye un ejemplo, basta con ver la numeracin y comprobaremos la aplicacin de
secciones.
En los ejemplos siguientes se muestran los tipos de saltos de seccin que se pueden inser-
tar; la lnea punteada doble representa un salto de seccin en cada ilustracin.
Unidad II 102
Facultad de Ciencias Empresariales
Pgina siguiente
El comandoPgina siguienteinserta un salto de seccin e inicia la nueva
seccin en la pgina siguiente.
Continuo
El comandoContinuoinserta un salto de seccin e inicia la seccin nueva
en la misma pgina.
Ejemplo
Le sugiero que abra un documento nuevo, con el fin de que pueda ir aplicando los cambios
al documento.
Seleccionar Diseo de pgina, para luego usar en configurar pgina la opcin Saltos, luego
de en segundo grupo Saltos de seccin, seleccionar Pgina siguiente. Con esto habr dividi-
do el documento en dos secciones. Esto lo puede apreciar en la parte inferior de la ventana
y al ingresar a edicin de encabezados y pie de pgina.
103 Informtica I
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Cada seccin que haga puede tener su numeracin diferente del resto. La portada puede
constituir la seccin 1. Generalmente de la portada sigue el ndice, el cual tampoco debe
numerarse. Situado en la pgina 2/2 (Seccin 2), repita los pasos anteriores para crear la
seccin 3.
Una vez con las tres secciones establecidas, procedemos con la numeracin.
Para eliminar el nmero en la pgina 2/2, sitese en la seccin 2, vuelva a realizar el proce-
dimiento anterior, y ver cmo desaparece el nmero 2.
Unidad II 104
7
Joven fui, y he envejecido, y no he visto justo desamparado,
Ni su descendencia que mendigue pan. Sesin
(Salmos 37:25)
Citas y referencias,
tabla contenido
Cundo citar? Siempre que se utilizan datos o ideas obtenidos de otra fuente, se debe citar
dicha fuente para darle el debido crdito (y evitar el plagio) y para informar al lector de
dnde se obtuvo la informacin.
Qu se incluye en la cita? En una cita en el texto del documento se debe incluir el autor y
el ao de publicacin.
Hernndez, Fernn-
Tres, cuatro o La primera vez que se citan: apellido de cada autor, dez y Baptista, 2010
cinco autores ao de publicacin. Citas subsecuentes: apellido del
Hernndez et al.,
primer autor, seguido de la frase et al. (sin cursivas
2010
y con un punto y seguido al final), ao de publicacin.
Hernndez et al.,
Apellido del primer autor, seguido de la frase et al., 2008
Seis o ms autores
ao de publicacin
105 Informtica I
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Cuando se cita a dos autores diferentes que com- Lpez, G., 2008
Autores con el
parten el mismo apellido, se agregan las iniciales del
mismo apellido Lpez, L., 2009
nombre para identificarlos.
Cuando se cita una obra clsica muy antigua, se cita el Aristteles, trad. 1
Trabajos clsicos ao de la traduccin que se consult antecedido por
la abreviatura trad.
Dnde se incluye la cita? El nombre del autor se escribe dentro o fuera del parntesis
segn sea el caso:
Casos Ejemplo
Ramrez y Daz (2005) identificaron
Cuando la fuente original es parte de la frase, el autor se
los factores
ubica fuera del parntesis:
En el estudio publicado por Hernn-
dez et al. (2008) se encontr que
Cuando la fuente original no es parte de la frase, se ubica Los principales factores que se in-
dentro del texto: fluyen en (Ramrez y Daz, 2005).
Cmo identificar si es cita textual o de referencia? Al citar otras fuentes, las citas pueden
ser textuales o de referencia en el texto:
Ejemplo
Los comentarios en cursi-
Tipo de cita Indicaciones
vas son indicaciones para
comprender el ejemplo
Citas textuales: fragmen- Menos de 40 palabras: el texto citado se in- Los factores que influyen en la
to de texto tomado direc- cluye entre comillas. Se cita el autor, el ao motivacin de los turistas que
to (palabra por palabra) y y el nmero de pgina (p.) o pginas (pp.), visitan albergues ecolgicos en
sin modificar de la fuente o nmero de prrafo de dnde se tom el la regin del sureste del pas
fragmento citado literalmente. son (Ramrez y Daz, 2005,
original. Debe ser fiel al
Ms de 40 palabras: se incluye en un bloque p. 183).
texto original (ortografa,
independiente a una distancia de 5 espacios
puntuacin y gramtica). desde el margen izquierdo, a doble espacio
y sin comillas.
Citas de referencia en el Se resume, comenta o parafrasea la infor- Comentario propio: En estudios
texto: cuando se resume macin de otros autores, pero utilizando tus previos se han identificado los
o parafrasea la informa- propias palabras. Se cita el autor y el ao de principales factores que moti-
cin o idea que se tom publicacin. van a los turistas a hospedar-
de otra fuente. se en albergues ecolgicos del
sureste del pas, entre estos el
deseo de ayudar a la conser-
vacin de la fauna (Ramrez y
Daz, 2005)
Unidad II 106
Facultad de Ciencias Empresariales
7.1.1. Referencias
Terminado este paso y ajustado todo el contenido del documento, pasamos a ingresar las
referencias bibliogrficas, para este paso hacemos clic en la pestaa referencias y luego
hacemos clic en el botn Administrar Fuentes.
Saldr una ventana donde debemos ingresar las fuentes bibliogrficas que hacen parte del
trabajo de investigacin.
Para ingresar una referencia bibliogrfica, hacemos clic en el botn nuevo en cual nos pre-
sentara la siguiente ventana:
107 Informtica I
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Esta ventana hace referencia al botn Editar del campo Autor, en ella se deben rellenar los
datos de Apellidos, Nombre y segundo nombre, luego se debe hacer clic en el botn Agre-
gar, y finalmente en el botn Aceptar.
Una vez se terminan de ingresar todas las fuentes bibliogrficas, se debe ir seleccionando
las fuentes que necesitamos pasen a formar parte de la Bibliografa del trabajo escrito, para
esto seleccionamos la fuente disponible y hacemos clic en el botn Copiar, esto pasar la
informacin de izquierda a derecha de la ventana de administracin de fuentes.
Unidad II 108
Facultad de Ciencias Empresariales
Ahora debemos ubicarnos en la hoja que dejamos para la bibliografa, y en la pestaa Re-
ferencias hacer clic en la seccin Bibliografa y seleccionando la primera opcin de la lista
que dice Bibliografa.
Con esto debe insertarnos la Bibliografa en la hoja seleccionada, como se muestra a con-
tinuacin.
109 Informtica I
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Lista de referencias
Concordancia de las citas en el texto y la lista de referencias: todas las fuentes citadas en
el texto deben aparecer en la lista de referencias (bibliografa). Es necesario verificar que
las entradas de la cita y su referencia sean congruentes. En las citas del texto se incluye el
nombre del autor y el ao de publicacin. Normalmente, estos son los primeros datos que
se incluyen en la referencia completa para que el lector las pueda identificar inmediata-
mente.
Orden de las referencias: en la lista las referencias se deben ordenar alfabticamente por
el apellido del autor, que es el primer dato incluido en la referencia. Cuando se enlistan
varias publicaciones de un mismo autor, se ordenan por el ao de publicacin, primero el
ms antiguo.
Datos que se deben incluir en las referencias: debido a que la lista de referencias tiene la
finalidad de proporcionar la informacin necesaria para que el lector localice y consulte las
fuentes citadas, se deben incluir todos los datos de manera precisa y completa, normal-
mente estos incluyen: autor, fecha de publicacin, ttulo y datos de la publicacin.
Encuentre su propio modo de hacerlo con el panel de navegacin mejorado, con herra-
mientas de bsqueda integradas en Word 2010. Vaya al lugar adecuado del documento,
Sabas reorganice el contenido con facilidad y busque lo que necesita rpidamente con una
Unidad II 110
Facultad de Ciencias Empresariales
Una tabla de contenidos est formada por los ttulos de los apartados que aparecen en el
documento.
Para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:
1. Preparar la tabla de contenidos es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan
en la tabla de contenidos.
2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
111 Informtica I
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Una vez que tenemos todos los ttulos de nuestro documento marcados, solo falta generar
la tabla de contenido, lo cual es muy sencillo, basta con seleccionar tabla de contenidos del
men de Referencias y seleccionar el tipo de tabla, como se muestra a continuacin:
Podemos seleccionar alguna de las tablas automticas o configurar una, mediante la opcin
Insertar tabla de contenido.
Para actualizar la tabla basta con seleccionar la opcin, lo cual nos dar las siguientes dos
opciones:
Si seleccionamos Actualizar toda la tabla, se podrn agregar los posibles nuevos ttulos y
actualizar los nmeros de pginas correspondientes.
Unidad II 112
Facultad de Ciencias Empresariales
Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen, como podemos ver el ttulo se va a
insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el ttulo a cualquier otro tipo de elemento.
Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc y seleccionar Ttulo, Word lo detecta
automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rtulo adecuado. La posicin del ttulo
puede ser incluida encima de la seleccin o por debajo de la seleccin.
113 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Como vimos en la unidad de crear estilos, podemos crear estilos de cualquier tipo y los gr-
ficos, tablas, etc no estn excluidos. Por tanto, podemos definirnos nuestros propios estilos
personalizados de ilustraciones y asignrselo posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo nicamente para ese motivo,
posteriormente cuando hayamos aplicado un ttulo a la ilustracin, podemos aplicarle el
estilo personalizado.
Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones, debemos acceder a la pes-
taa Referencias y hacer clic en el botn Insertar tabla de ilustraciones. Se abrir el dilogo
de Tabla de ilustraciones.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de
la tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los nmeros de pgina y alinearlos a la derecha o,
si por el contrario, preferimos utilizar hipervnculos en lugar de nmeros de pgina.
Unidad II 114
Facultad de Ciencias Empresariales
Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el dilogo que vemos en la imagen donde pode-
mos seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones perso-
nalizado que hayamos creado.
115 Informtica I
8
La cosecha es abundante, pero los obreros son pocos. Rueguen, Sesin
pues, al Dueo de la cosecha que enve obreros a su cosecha.
(Lucas 10,2)
Plantillas,
correspondencia.
8.1. PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos. En una plantilla se
guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao, etc.,
de todo el documento, as como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la
configuracin de nmeros de pgina, cabeceras y pies de pgina.
Una plantilla puede sernos til cuando usamos muchas veces un documento con la misma
estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento ser siempre muy parecido, ya
que tendr ttulos para identificar al autor, la direccin, el remitente, el asunto, etc.
Una plantilla es un documento de Word 2010 con la caracterstica de que el tipo de docu-
mento es plantilla de documento (.dotx)
Encuentre su propio modo de hacerlo con el panel de navegacin mejorado con herra-
mientas de bsqueda integradas en Word 2010. Vaya al lugar adecuado del documento,
Sabas reorganice el contenido con facilidad y busque lo que necesita rpidamente con una
117 Informtica I
Universidad Peruana Unin
En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el men For-
mato de Fuente, hay un botn llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a
todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando la plantilla Normal.dotx.
Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero debemos abrirla, hacer los cambios que
deseemos y posteriormente guardarla.
Si por cualquier motivo hemos realizado demasiados cambios y no nos acordamos cmo
estaba en su estado original, podemos volver a tener la plantilla original borrndola, es
decir, eliminar el archivo Normal.dotx de nuestro disco duro. La prxima vez que abramos
Word con un documento nuevo se crear automticamente.
Word 2010 dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc.
vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cmo podemos modificarlas para
adaptarlas a nuestras necesidades, y tambin cmo crear plantillas nuevas a partir de un
documento Word.
Para utilizar las plantillas, hay que abrir un documento Nuevo desde el men Archivo, como
puedes ver en esta imagen.
Unidad II 118
Facultad de Ciencias Empresariales
Este cuadro de dilogo nos muestra las plantillas disponibles, en el apartado Plantillas, para
crear un documento en base a una plantilla, lo primero que debemos hacer es seleccionar
la categora de la plantilla, por ejemplo, las plantillas de cartas:
Y se mostrarn las subcategoras que tiene este tipo de plantilla, al abrir una subcategora
podremos observar los modelos de plantillas disponibles para crear:
Y en la parte derecha de la ventana, tendremos una vista previa de la plantilla.
Para comenzar a trabajar con nuestro nuevo documento damos clic en el botn
119 Informtica I
Universidad Peruana Unin
As conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos, como puedes ver
en la imagen siguiente.
Ahora solo nos quedara guardarlo como haramos con cualquier otro documento, y la plan-
tilla quedara en su estado original.
De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como deseemos, sin
tener que preocuparnos de mantener la plantilla inicial.
Unidad II 120
Facultad de Ciencias Empresariales
Sobre esa plantilla, podremos hacer todas las modificaciones en el diseo que queramos.
Por ejemplo, sustituiremos Su nombre por nuestro nombre, as ya no tendremos que intro-
ducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra de los datos persona-
les, etc.
121 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Ahora solo nos quedara guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar
y nos aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos a continuacin.
De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento, pero con los datos de
personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que solo escribimos el texto
fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos va-
riables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar
automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn
almacenados los datos.
Unidad II 122
Facultad de Ciencias Empresariales
Documento principal
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor
del origen de datos.
Origen de datos
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS
Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el
mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos. Un registro corresponde a una fila y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspon-
diente a un cliente y los campos sern, por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es
decir, cada uno de los datos de ese cliente.
All haz clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
123 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Se abrir la seccin Combinar correspondencia, con el primer paso del asistente. Este asis-
tente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la
opcin deseada.
En primer lugar, tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar
(cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc.).
Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar con el
asistente.
Unidad II 124
Facultad de Ciencias Empresariales
Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer
clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin
Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo seleccionado que se en-
cuentren en la carpeta, solo nos quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene
nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre
de archivo: y hacer clic en el botn Abrir.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Seleccionar tabla, donde
escogeremos una de las tablas de nuestro documento para sacar los datos de ah.
125 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Por ejemplo:
Unidad II 126
Facultad de Ciencias Empresariales
Cuando hayamos completado el documento, hacemos clic en Siguiente para pasar al paso
5 del asistente.
En este paso, examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del
origen de datos.
Podemos utilizar los botones y para pasar al destinatario anterior y siguiente respectiva-
mente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos
encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento, por ejemplo, para rectificar el
texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en
Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros,
el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal
sin combinacin.
127 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos
abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin
podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.
Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelan-
te.
Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones, tal como vimos con el
asistente.
Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos, tal como vimos con el asis-
tente.
Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspon-
dientes a campos combinados aparecen resaltados, de esta forma, es ms fcil localizarlos
dentro del documento.
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes
destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la
creacin de la carta.
Unidad II 128
Facultad de Ciencias Empresariales
El campo aparecer en el documento principal entre << y >>; esto nos indica que ah va un
campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar.
Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el botn:
Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con
los datos.
129 Informtica I
Universidad Peruana Unin
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar,
se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes boto-
nes permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos
que salen son los esperados.
Cuando el origen de datos tiene muchos registros, puede ser largo y tedioso buscar un re-
gistro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos
casos se utiliza el botn. Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos
y en qu campo lo tiene que buscar.
Al hacer clic en el botn aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada.
Unidad II 130
Facultad de Ciencias Empresariales
Esta opcin nos permite tener un documento elaborado con cada uno de los registros en
nuestro documento principal, para hacer esto es necesario ir a , al dar clic aparecer
las siguientes opciones.
Podemos imprimir todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros),
el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros
(Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco
indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en
blanco indica hasta el ltimo.
Por ejemplo, del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Has-
ta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
131 Informtica I
Universidad Peruana Unin
9
La cosecha es abundante, pero los obreros son pocos. Rueguen, Sesin
pues, al Dueo de la cosecha que enve obreros a su cosecha.
(Lucas 10,2)
Plantillas de
diapositivas, animacin
de objetos, hipervnculos,
insercin de audio y vdeo
En esta sesin vas a aprender a manejar los objetos insertados
en una diapositiva, as como proveer de animacin prediseada
para realzar una presentacin o captar la atencin.
Ahora puede editar el mismo documento, al mismo tiempo en que lo hacen otras per-
Sabas sonas de otras ubicaciones. 1 Pueden incluso comunicarse instantneamente a medida
QUE?
que trabaja, directamente desde Word.2
Vamos a empezar ya a trabajar con los objetos propiamente dichos. El primer paso es sa-
ber cmo incluirlos en nuestra presentacin. Podemos hacerlo, fundamentalmente, de dos
formas:
133 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Una serie de imgenes representan los tipos de objetos que se pueden incluir. Al situar el
cursor sobre ellas aparecer un pequeo globo informativo que nos ayudar a identificar-
las. Lo nico que necesitamos saber es que cada imagen es un botn que inserta el tipo de
objeto que representa: tablas, grficos, SmartArt, imgenes, imgenes prediseadas y clips
multimedia. En funcin del tipo de objeto seleccionado se ejecutar una accin u otra que
nos permitir especificar las dimensiones de la tabla o qu imagen agregar, por ejemplo.
Unidad II 134
Facultad de Ciencias Empresariales
Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva, nicamente tienes que hacer clic
sobre l.
En ocasiones es posible que se seleccione su contenido y no el objeto en s. Lo apreciars
porque la lnea que bordea al objeto es discontinua. Es el caso, por ejemplo, del siguiente
texto:
En ese caso, haz clic sobre el marco y as ser el objeto el que pasar a estar seleccionado.
Para quitar la seleccin, haz clic en cualquier parte fuera del marco.
Seleccionar varios objetos, es tan sencillo como mantener pulsada la tecla CTRL, mientras
se hace clic con el ratn en cada uno de los objetos. Haciendo clic de nuevo y siempre sin
soltar la tecla, se quitar la seleccin.
Los pasos para copiar objetos son prcticamente los mismos que para copiar diapositivas:
1. Seleccionar el objeto a copiar (como acabamos de aprender).
2. Ejecutar la accin Copiar.
3. Posicionarse en el lugar donde queramos incluir la copia del objeto. Puede ser en la
misma diapositiva, en otra diapositiva de la misma presentacin o incluso en otra pre-
sentacin.
4. Ejecutar la accin Pegar. Recuerda que tienes distintas formas de copiar:
Desde el teclado, con las teclas (Ctrl + C),
Desde el men contextual (clic derecho del ratn), con la opcin Copiar.
Desde la ficha Inicio de la cinta, con el botn.
El objeto casi nunca se copiar al lugar exacto que deseemos, de modo que deberemos
moverlo hasta su posicin definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado.
Se trata de una forma mucho ms rpida que el procedimiento de copiar y pegar, pero que
tiene la limitacin de que la copia se situar siempre en la misma diapositiva que la original.
Por supuesto, podremos moverla posteriormente, pero entonces el tiempo empleado sera
similar al del proceso de copiar y, por lo tanto, no supondra ninguna ventaja utilizar este
mtodo.
Para duplicar, seleccionamos uno o varios objetos y pulsamos la combinacin de teclas
CTRL+ALT+D. En las siguientes imgenes puedes ver cul sera el antes y el despus:
135 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Hay dos formas bsicas de mover objetos: arrastrndolos o con las acciones cortar/pegar.
Mover arrastrando
Se emplea para mover objetos dentro de una misma diapositiva.
1. Lo primero es seleccionar el objeto haciendo clic sobre l. Vers que aparece un marco
a su alrededor, sitate sobre l (pero no sobre los crculos que hay en el marco) y vers
que el cursor toma el siguiente aspecto.
2. Pulsa el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado, arrastra el objeto. Vers una
copia semitransparente del objeto que se mueve junto al cursor para que aprecies cmo
quedara en cada posicin.
3. Cuando hayas situado el objeto donde quieres, suelta el botn del ratn y vers que el
objeto se sita automticamente en la posicin que le has indicado.
La siguiente serie de imgenes reproducen el proceso:
Mover cortando
Este mtodo se emplea para mover objetos entre diapositivas distintas. Los pasos son muy
similares a los vistos para copiar anteriormente:
1. Seleccionar el objeto.
2. Ejecutar la accin Cortar (Con CTRL+X o desde la cinta).
3. Posicionarse en el lugar donde queramos mover el objeto.
4. Ejecutar la accin Pegar (Con CTRL+V o desde la cinta).
Hay que tener en cuenta que, si el objeto se encontraba originalmente en una diapositiva
cuyo diseo contena el elemento objeto para facilitar su incorporacin, al moverlo a otra
se volver a mostrar el cuadro para insertar objetos.
Unidad II 136
Facultad de Ciencias Empresariales
Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los objeto/s a eliminar, manteniendo pulsa-
da la tecla SHIFT.
Despus los puedes borrar pulsando la tecla SUPR.
Con esto eliminars texto, grficos, imgenes, etc pero la seccin reservada a estos objetos
se mantiene, aunque vaca:
Si quieres tambin borrar estas secciones, tienes que pulsar nuevamente SUPR.
Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy tiles, sobre todo cuando
estamos eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos sirven para des-
hacer (o rehacer) la ltima operacin realizada.
Para Deshacer la ltima operacin realizada podemos:
Del mismo modo que para deshacer, ponemos rehacer varias operaciones marcndolas de
la lista desplegable, asociada al botn.
Para modificar el tamao de un objeto, bien sea para aumentar o para disminuir, tienes que
visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos
ocho crculos o puntos.
Estos puntos sirven para modificar el tamao del objeto, si te sitas en los puntos de las es-
quinas vers que el puntero del ratn se convierte en una flecha de dos direcciones que te
permitirn modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes que hacer
clic en el crculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botn izquierdo del ratn y
arrastrarlo hasta darle el tamao deseado, despus suelta el botn del ratn.
137 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una fun-
cin similar a los situados en las esquinas, pero con la diferencia de que estos nicamente
permiten modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos,
este toma esta forma.
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten mo-
dificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta
forma.
Los objetos que admiten ser girados o volteados son las imgenes y las formas. Aplicare-
mos un giro cuando queramos rotar la imagen y voltearemos cuando queramos crear una
imagen refleja como la que veramos si la situramos frente a un espejo.
El procedimiento para realizar estas acciones es:
1. Seleccionar el objeto.
2. Hacer clic en la opcin correspondiente. Las encontraremos todas en la ficha Formato,
grupo Organizar, men Girar.
A continuacin veremos con detalle las distintas opciones: Girar 90o a la izquierda y Girar
90o a la derecha giran el objeto 90 grados en la direccin indicada.
Voltear horizontalmente y Voltear verticalmente: se obtiene su simtrico, cogiendo como
eje de simetra la vertical y la horizontal respectivamente.
Observa que solo con situar el cursor sobre la opcin deseada, el objeto muestra una pre-
visualizacin del resultado. As, podremos hacer clic si es lo que buscbamos, o dejarlo
como est si no lo es.
Veamos el resultado que se producira en la siguiente imagen de ejemplo para cada una de
las opciones:
Unidad II 138
Facultad de Ciencias Empresariales
En ocasiones, al insertar varios objetos en una misma diapositiva, pueden quedar unos
encima de otros. En tal caso se muestra arriba el ltimo insertado, y abajo el primero. Pero
esto no siempre nos interesar que sea as, por lo tanto, es interesante que aprendamos a
ordenar los objetos en los distintos planos.
Traer adelante: el objeto pasa a estar una posicin ms arriba. Si lo tapaban dos objetos,
ahora solo lo tapar uno.
Traer al frente: el objeto pasa a ser el primero. Si lo tapaban dos objetos, ahora ya no lo
tapar ninguno.
Enviar atrs: el objeto pasar una posicin atrs. Si estaba por encima de dos objetos, aho-
ra solo estar por encima de uno.
139 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Enviar al fondo: el objeto pasar a ser el ltimo. Si estaba por encima de dos objetos, ahora
ambos lo taparn.
Una de las opciones que podemos utilizar para trabajar con la ordenacin de elementos es
utilizar el panel Seleccin y visibilidad. Para ello haz clic en Panel de seleccin.
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e
incluso al texto hacindolas as ms profesionales o ms divertidas, adems de conseguir
llamar la atencin de las personas que la estn viendo.
Para animar un texto u objeto, lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. A continua-
cin ir a la ficha Animaciones, grupo Animacin y seleccionar cualquiera de los que se
muestran.
Unidad II 140
Facultad de Ciencias Empresariales
Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen aplicar para mostrar o
iniciar el objeto.
Amarillo para las animaciones de nfasis. Es decir, las que se centran en enfatizar el objeto,
hacerlo destacar sobre el resto.
Rojo para las animaciones de salida. Estas dan un efecto al objeto para dar la impresin de
que se va o desaparece, es decir, de que hemos dejado de trabajar con l.
Por ltimo encontramos las trayectorias de animacin, que no se representan por una
estrella, sino por una lnea que dibuja el camino que recorrer el objeto. El punto verde
muestra dnde empieza el movimiento, y el rojo dnde termina.
Animacin avanzada
Sin embargo, solo es posible aplicar una animacin a cada objeto desde este grupo. Si de-
seamos incorporar ms animaciones, por ejemplo, una de entrada y una de salida, debere-
mos hacerlo desde la opcin Agregar animacin del grupo Animacin avanzada.
En este grupo tambin podemos Copiar animacin, para reproducir exactamente la misma
sobre otro objeto o utilizar el men Desencadenar que permite escoger qu accin inicia la
animacin. Gracias a este men podramos, por ejemplo, mostrar un objeto solo si se hace
clic previamente en otro.
141 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Grficamente apreciamos:
Es decir, las mismas opciones que ya hemos aprendido a realizar desde la cinta. Tu tarea es
escoger la forma de trabajo que ms cmoda te resulte.
El orden en que se muestran los objetos y textos que se han animado viene definido por el
orden de sus animaciones. Por ello, es importante definirlo con sumo cuidado.
Cuando una diapositiva contiene varios objetos, lo habitual es que se ejecuten en el orden
en que los hemos ido aplicando. Sin embargo, no siempre se lograr lo que deseemos. Po-
demos cambiar el orden seleccionando su pequeo nmero representativo y pulsando los
botones Mover antes y Mover despus.
Hay que tener en cuenta que el orden no se establece para cada objeto animado, sino para
cada momento, y este viene determinado por la forma cmo se inician las animaciones. Es
decir, si se inicia Al hacer clic, Con la anterior o Despus de la anterior.
Unidad II 142
Facultad de Ciencias Empresariales
Si establecemos que una se ejecute Despus de la anterior la numeracin ser igual que en
el caso anterior. La diferencia ser que en el panel se mostrar el objeto que representa su
ejecucin (en este caso un tringulo), justo despus de que finalice el anterior.
Definiremos si queremos que suene algn Sonido durante la transicin de entre los que se
muestran en la lista.
143 Informtica I
Unidad IV 144
10
Porque el amor al dinero es la raz de toda clase de males. Por Sesin
codiciarlo, algunos se han desviado de la fe y se han causado mu-
chsimos sinsabores (1Timoteo 6: 10)
Elementos
multimedia:
Audio y Vdeo
145 Informtica I
Universidad Peruana Unin
archivos Audio. Es decir, que solo se mostrarn los audios de la galera. Como siempre, se
incluir en la diapositiva activa al hacer clic en cualquiera de ellos.
Grabar audio: abre la grabadora de sonidos de Windows, que es realmente muy simple.
Lo nico que hay que hacer es pulsar el botn de Grabar y empezar a grabarse cualquier
sonido detectado por el micrfono. Para finalizar la grabacin, pulsamos el botn Parar. Y si
queremos escuchar el resultado, pulsaremos el botn de Reproduccin. El sonido se incluir
en la diapositiva en el momento en que aceptemos el cuadro de dilogo.
Sea cual sea la forma en que decidas insertar el sonido, el resultado siempre ser el mismo.
Aparecer una imagen de un pequeo altavoz en la diapositiva.
Si la imagen est seleccionada en la vista Normal, se visualizar su reproductor y podrs
probar el sonido. Tambin se puede Reproducir desde la cinta.
Cuando hacemos clic en el cono que representa al sonido en la diapositiva, aparecern las
Herramientas de audio. En la ficha Reproduccin podremos escoger el Volumen de repro-
duccin y cundo debe iniciarse el sonido durante la presentacin.
Unidad II 146
Facultad de Ciencias Empresariales
En ella se encuentran las opciones habituales de formato de imagen: estilos, recortes, ta-
mao, organizacin, correcciones, etc. Podemos tratar el cono como cualquier otra imagen.
Y, si lo que deseamos es cambiarlo, haremos clic en la herramienta Cambiar imagen y se-
leccionaremos otra.
147 Informtica I
Universidad Peruana Unin
La marca se representar con una pequea bola amarilla. Esto es as porque est selec-
cionada, pero si seguimos con la reproduccin, dejar de estarlo y se ver de color blanco.
Para eliminar un marcador hay que hacer clic sobre l. En el momento en que
est seleccionado podremos pulsar Quitar marcador en la cinta.
AUTOEVALUACIN
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Si hago clic en un objeto y aparece rodeado de un marco con este aspecto, el objeto est
seleccionado para ser copiado.
a) Verdadero.
b) Falso.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Para reducir el tamao de un objeto, hay que hacer clic en la pestaa Formato y selec-
cionar la opcin Reducir.
a) Verdadero.
b) Falso.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. La forma ms rpida de medir la distancia que guarda un objeto, con respecto a otro es
situar una de las guas en un objeto y despus desplazarla hasta el otro objeto pulsando la
tecla CTRL.
a) Verdadero.
b) Falso.
Unidad II 148
Facultad de Ciencias Empresariales
7. Si queremos que los objetos de una diapositiva guarden la misma distancia con los obje-
tos vecinos, tenemos que elegir la opcin Alinear los objetos.
a) Verdadero.
b) Falso.
a) Verdadero.
b) Falso.
a) Verdadero.
b) Falso.
10. Si tenemos dos objetos y queremos que uno de los objetos aparezca detrs de otro, lo
seleccionamos y elegimos la opcin Enviar al fondo de la pestaa Formato.
a) Verdadero.
b) Falso.
149 Informtica I
UNIDAD III
ELABORACIN BSICA DE INFORMES EMPRESARIALES
CON HERRAMIENTAS OFIMTICAS
Sesin N. 13 Frmulas
Sesin N. 14 Funciones
Ingreso de datos,
Formatos, Referencia
a Celdas
Puede usar Excel para escribir todos los tipos de datos que deseen, profesionales o per-
sonales. Puede escribir dos tipos bsicos de datos en las celdas de las hojas de clculo,
nmeros y texto.
Puede usar Excel para crear presupuestos, trabajar con impuestos o registrar calificaciones
de estudiantes. Tambin puede usar Excel para crear una lista de los productos que vende
o para registrar la asistencia de estudiantes.
Incluso lo puede utilizar para realizar un seguimiento del ejercicio que practica cada da, la
prdida de peso o cunto dinero le va a costar reformar de su casa. Las posibilidades son
realmente ilimitadas.
QUE? aplicada sobre rangos muy amplios puede volverse muy lenta en calcular. Una alter-
nativa muy til es armar una tabla dinmica o usar la frmula IMPORTARDATOSDINA-
MICOS
153 Informtica I
Universidad Peruana Unin
TABULADO
E
N
T
E
R
Presione TAB para mover la seleccin de una celda a la derecha. Presione ENTER para mo-
ver la seleccin de una celda hacia abajo.
Suponga que va a crear una lista de nombres de vendedores. La lista tambin tendr tam-
bin las fechas de las ventas con sus importes. Por lo tanto, necesitar los ttulos de colum-
na siguientes: Nombres, Fecha e Importe.
En este caso, no necesita ttulos de filas a lo largo del lado izquierdo de la hoja de clculo;
los nombres de los vendedores estarn en la columna situada ms a la izquierda.
Excel alinea el texto al lado izquierdo de las celdas, pero alnea las fechas al lado derecho
de las mismas.
Para escribir una fecha en la columna B, la columna Fecha debe utilizar una barra diagonal
o un guin para separar las partes: 15/10/2011 o 15-octubre-2011, Excel reconocer estos
como una fecha.
Si necesita escribir una hora, escriba los nmeros, un espacio y a o p; por ejemplo, 9:00
p. Si solo pone el nmero, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m.
SUGERENCIA: Para escribir la fecha actual, presione conjuntamente CTRL y la tecla punto y
coma (;). Para escribir la hora actual, presione conjuntamente CTRL. MAYUS (Shift) y la tecla
punto y coma (;).
Para escribir los importes de las ventas en la columna C, la columna Importe, escribira el
valor numrico del importe.
Para escribir fracciones, deje un espacio entre el nmero entero y la fraccin. Por ejem-
plo 1 1/8.
Para escribir solo una fraccin, escriba un cero delante; por ejemplo, 0 . Si se escribe
sin el cero, Excel interpretar el nmero como una fecha, 1 de abril.
Si escribe (100) para indicar un nmero negativo mediante parntesis, Excel mostrar el
nmero como -100.
Al pulsar la letra C el autocompletar rellena el texto con Contabilidad que, previamente, fue
escrito.
155 Informtica I
Universidad Peruana Unin
El puntero del mouse permite ingresar, de forma rpida y sencilla, valores a nuestras celdas.
As, el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que seale en una celda o un rango
de celdas.
Seleccin:
Para seleccionar una celda o un rango de celdas, el puntero del mouse debe estar en modo
Seleccin . Para que el puntero cambie a modo seleccin.
Lleve el puntero sobre la celda que desea seleccionar (en nuestro ejemplo la celda A2)
Haga clic cuando el smbolo del puntero sea .
Para seleccionar toda la hoja, se hace clic en la esquina superior izquierda de la hoja (como
se indica)
Botn seleccin de
Para seleccionar rangos de Celdas, bastar con presionar la tecla CTRL, mientras selecciona
otro rango.
157 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Si desea seleccionar rangos muy grandes, use clic para marcar el inicio y Shift + clic para el
final.
Si desea ingresar un mismo valor en el rango seleccionado, escriba el valor y pulse las te-
clas CTRL + ENTER.
El cuadro de relleno permite copiar una celda, generar una serie o generar una lista. La
copia o generacin de series y listas dependen del contenido de la celda que se usa como
origen. As, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno, se copiar el
contenido. Si usted escribe un texto y nmero (por ejemplo: A001 Nota1) se crear una
serie.
Procedimiento:
1. Haga clic en la celda
2. Lleve el puntero al cuadro de relleno
3. Cuando vea el smbolo
Arrastre el cuadro
de relleno
Cuadro de relleno con el puntero del mouse. Despus del arrastre se genera la serie cdi-
gos. Si el contenido de una celda es un nmero o un texto, podr COPIAR.
Arrastre el cuadro
de relleno
Copiar celdas usando el cuadro de relleno. Despus del arrastre se copia el contenido de la
celda.
Para hacer ms fcil el ingreso de datos Excel muestra, al hacer los arrastres de una celda,
una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada opciones de Autorrelleno.
As, escriba en una celda el nmero 1, luego realice un arrastre del cuadro de relleno, tal
como en la figura:
159 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Usted puede controlar la forma en que Excel rellena las celdas. La etiqueta inteligente que
se muestra al terminar el arrastre permite en lugar de copiar, generar la serie o solo copiar
el contenido (sin el formato). En el ejemplo, de la siguiente hoja, se muestra el texto Ventas
en cursiva y al centro.
Insertar fila
Puede editar datos, insertar columnas e insertar filas en sus hojas de clculo, mientras las
est utilizando.
Al pulsar ENTER, el indicador se desplaza a la fila siguiente. Puede modificar este compor-
tamiento logrando, por ejemplo, que al pulsar ENTER el indicador se desplace a la derecha.
Para cambiar:
1. Haga clic en la opcin de Archivo y elija Opciones.
2. Elija la ficha Avanzadas y cambie el cuadro Direccin de acuerdo a:
3. Ahora en la celda B3, escriba Lima y presione ENTER. Observe el desplazamiento del
indicador de celdas.
4. Complete la tabla con los siguientes datos (recuerde que debe pulsar ENTER para cada
entrada).
161 Informtica I
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En la celda A5, realice el procedimiento para tener el texto tal como se muestra en la ima-
gen:
FUNCIN AUTOCONTEMPLAR
Excel permite autocontemplar textos ingresados en una lista. En el grfico de abajo, en una
lista de reas, al pulsar la letra V en la celda A8, Excel autocompleta el ingreso con la pala-
bra Ventas que ya existe lneas ms arriba C5.
EDICIN DE DATOS
Consiste en editar la informacin de una celda.
1. Lleve el indicador a la celda que quiere editar. En el grfico a la celda A1 de la Hoja1.
2. Pulsa la tecla F2, haga doble clic sobre celda o haga clic en la barra de frmulas.
3. El cursor se muestra en la parte final del texto. Cambie el nombre de la empresa por
Importaciones A & G Aceros SAC y presione ENTER.
2. Haga clic en la celda A5, realice cada uno de los procedimientos sugeridos y anote el
resultado:
RELLENAR SERIES
163 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Seleccin.
1. En un libro nuevo, escriba en la Hoja1 la siguiente tabla:
Para seleccionar una celda o un rango de celdas, el puntero del mouse debe estar en
modo Seleccin . Para que el puntero cambie a modo de seleccin.
2. Lleve el puntero sobre la celda que desea seleccionar (en nuestro ejemplo la celda A2).
3. Haga clic cuando el smbolo del puntero sea .
Haga un arrastre
desde aqu...
Para seleccionar
rangos separados
use la tecla Ctrl y
realice el arrastre
Hasta aqu...
Si desea seleccionar rangos muy grandes, use clic para marcar el inicio y Shift + clic para el
final.
El cuadro de relleno permite copiar una celda, generar una serie o generar una lista. La
copia o generacin de series y listas depende del contenido de la celda que se usa como
origen. As, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiar el
contenido. Si usted escribe un texto y nmero (por ejemplo A001 , Nota1) se crear una
serie.
Para generar una serie:
1. Haga clic en la celda A3
2. Lleve el puntero al cuadro de relleno
3. Cuando vea el smbolo + realice un arrastre
Opciones de autorrelleno
Para ser ms fcil el relleno de datos, Excel muestra, al hacer el arrastre del
cuadro de relleno, una etiqueta inteligente (Smart Tage) llamada Opciones de
Autorrelleno.
165 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Listas
Con el cuadro de relleno, podr tambin generar listas predefinidas. Para usar una lis:
1. En una celda escriba Enero y realice un arrastre.
2. Observe el resultado
Arrastre
3. En otra celda, escriba el texto lunes y luego haga el arrastre correspondiente. Cul es
el resultado?
4. En otra celda escriba Nov y realice un arrastre. Cul es el resultado?
5. En otra celda escriba Azul y realice el arrastre. Por qu no se genera una lista de colo-
res?
CASOS DE APLICACIN
Luego use las distintas opciones de relleno para que las columnas Nro., Cdigo, Especia-
lidad y Fecha de cierre se muestren como la figura:
167 Informtica I
Universidad Peruana Unin
11.6. FORMATOS
Excel permite darle distintos formatos a nuestros datos, para poder presentarlos mejor. Al-
gunos de esos formatos son similares al procesador de textos Word y otros son especficos
de este programa. Veamos el siguiente ejemplo:
Todas las opciones para trabajar con formato en Excel se encuentran en los distintos grupos
de la ficha Inicio.
1 2 3 4 5 6
1. En el grupo portapapeles:
Encontramos la herramienta Copiar formato que nos permite copiar solamente el conjunto
de formatos que hayamos aplicado a una celda, en otra diferente. Este comando copiar
solo los formatos, no el contenido de la celda. Para copiar el formato debemos:
I. Seleccionar la celda que contiene el conjunto de formatos que queremos aplicar en otra
II. Hacer clic en Copiar formato
III. El puntero del mouse adoptar la forma de un pincel. Hacemos un clic sobre la celda
nueva.
2. Grupo fuente:
En este grupo se encuentran todas las herramientas necesarias para cambiar el tipo y ta-
mao de letra, aplicarle negrita, cursiva o subrayado y color de la letra. Tambin encon-
tramos los comandos para aplicar relleno de color a la celda, aplicarle bordes y Aumentar
tamao y Disminuir tamao, que nos permitirn modificar el tamao de la fuente.
3. Grupo alineacin:
En este grupo encontramos los comandos necesarios para ajustar la alineacin del conteni-
do, dentro de una celda o rango de celdas.
Tambin podemos modificar la orientacin del texto dentro de la celda o rango de celdas:
Tambin encontramos dos herramientas muy tiles para ajustar texto de titulares o enca-
bezados de planillas:
Combinar y centrar: las celdas C3; D3, E3 y F3 se combinaron formando una sola, y el
texto qued centrado.
169 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Ajustar texto: cuando el contenido de una celda sobrepasa el ancho de la misma, po-
demos hacer ms ancha la columna o podemos mantener el ancho predeterminado y
hacer que ese contenido se ajuste a ese ancho.
4. Grupo nmero:
En este grupo encontramos todas las opciones para dar formatos a los nmeros:
Por ejemplo:
Tambin, dentro de este grupo, encontramos dos herramientas para controlar la cantidad
de decimales con la que presentaremos un nmero:
5. Grupo estilos:
171 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Dar formato como tabla: nos permite aplicar rpidamente un conjunto de formatos prede-
terminados a toda una planilla. Por ejemplo:
6. Grupo celdas:
Encontramos el men Formato que nos permite modificar, entre otras cosas, el alto de una
fila o el ancho de una columna.
Si queremos quitar los formatos que hemos aplicado, podemos ir a Inicio/Modificar, y des-
plegamos el men Borrar para elegir la opcin Borrar formatos.
Tambin podemos acceder a las opciones de formato y a otras opciones que no estn visi-
bles en la cinta de opciones desde el iniciador de cuadro de dilogo de los grupos fuente,
alineacin o nmero. Este indicador es un punto que aparece en la esquina inferior derecha
de cada uno de estos grupos y nos permite acceder al cuadro de dilogo formato de celdas.
Desde las diferentes solapas de este cuadro de dilogo, podemos acceder a los diferentes
comandos para aplicar formatos.
7. Formato condicional
173 Informtica I
Universidad Peruana Unin
En este caso, quisimos destacar a los alumnos que no han aprobado, obteniendo un pro-
medio menor a 4. El formato condicional se utiliza para destacar datos especficos en una
planilla de clculo, para facilitar la lectura e interpretacin de los mismos. Para aplicar un
formato condicional a un rango de celdas, en primer lugar, debemos seleccionar ese rango
y luego vamos a Inicio/Estilos y desplegamos el men Formato condicional.
Excel 2010 posee muchas opciones de formato condicional, algunas muy sencillas (como la
del ejemplo) y otras ms complejas. Por cuestiones de tiempo, veremos algunas de ellas a
travs de ejercicios concretos.
EJERCICIOS DE FORMATOS
Cada uno de los ejercicios se debe realizar en una hoja diferente del mismo libro.
Cambie el nombre de cada hoja por el nombre del ejercicio.
Guarde en su carpeta como FORMATOS.
Ejercicio
RECUERDE QUE DEBE ESCRIBIR LOS NMEROS SIN EL SEPARADOR DE MILES. SOLO SE INGRE-
SA EL PUNTO DE LA TECLA SUPR DE LA CALCULADORA, SI DEBE INGRESAR DECIMALES.
ACLARACIN: PARA MARCAR BORDES CON ESTILOS ESPECFICOS, PRIMERO SE DEBEN SELEC-
CIONAR LOS ESTILOS Y LUEGO PRESIONAR CONTORNO O INTERIOR, SEGN CORRESPON-
DA. SI NO APARECE EN LA VISTA PREVIA, NO SE APLICAR EN LA HOJA.
175 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Ejercicio
Presione Aceptar
7. En la cinta de opciones aparecer la ficha herramientas de tabla, con sus grupos y co-
mandos. Como no nos interesa trabajar con una tabla (solo queramos sus formatos;
ms adelante veremos qu es una tabla para Excel y cmo utilizarlas), vamos a hacer un
clic en convertir en rango:
Ejercicio
AYUDITA: PUEDE COPIAR LA PLANILLA CON LOS FORMATOS APLICADOS, Y LUEGO VAYA A
INICIO/MODIFICAR/BORRAR/BORRAR FORMATOS.
Cada uno de los ejercicios se debe realizar en una hoja diferente del mismo libro.
Cambie el nombre de cada hoja por el nombre del ejercicio
Guarde en su carpeta como FORMATO CONDICIONAL.
Ejercicio
177 Informtica I
Universidad Peruana Unin
1. Copie los datos de la planilla y aplique los formatos necesarios para que se vea igual al
modelo.
2. Para aplicar el formato condicional a los promedios:
a) Seleccione los promedios
b) Vaya a Inicio/Estilos/Formato condicional y elija la opcin Resaltar reglas de celdas
>> Es menor que
c) En el cuadro de texto escriba 4, y seleccione Relleno rojo claro con texto rojo oscuro
Ejercicio
1. Copie los datos de la planilla y aplique los formatos necesarios para que se vea igual al
modelo. La columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE se obtiene sumando los datos del
rango de celdas correspondiente.
2. Seleccione los datos de la columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE y vaya a Inicio/
Estilos/Formato condicional y elija la opcin Barras de datos/Barra de datos naranja.
3. El resultado ser similar al de un grfico de barras, que muestra con distintas intensida-
des de color y la proporcin entre los distintos valores.
Ejercicio
Ejercicio
REFERENCIAS
A CELDAS
2
1. Las referencias de celdas relativas cambian cuando la frmula se copia en toda una
columna o en toda una fila. En el ejemplo, la frmula =C4*$D$9 se copia de una fila en
otra, las referencias relativas se cambian de C4 a C5 y a C6.
2. Las referencias de celdas absolutas permanecen iguales cuando la frmula se copia. Las
referencias absolutas tienen signos de dlar ($) como esta: $D$9. Como se muestra en
la imagen, cuando la frmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, la referencia de
celdas absoluta permanece como $D$9.
3. Las referencias de celdas mixtas tienen bien una columna absoluta y una
fila relativa, o bien una fila absoluta y una columna relativa. Por ejemplo,
$A1 es una referencia mixta y se copia de una fila en otra, la referencia
absoluta permanece igual pero la referencia relativa cambia.
QUE?
funciones ms nuevas, como las funciones SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO.
Las frmulas que gener este asistente continuarn funcionando en Excel 2010.
179 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Cuando se crea una frmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan
en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la frmula. En el ejemplo anterior,
la celda F2 contiene la frmula =B2*E2, al copiarse las frmulas a las celdas inferiores las
referencias cambiarn dependiendo de la fila o columna en la que se copia.
SADRAC
Hoja Pagos
1. Seleccione la celda D4, sumar las columnas del Turno 1 y Turno 2. La frmula ser:
=B4+C4
2. Arrastre el cuadro de relleno para copiar la frmula a las otras filas.
SADRAC
Veamos un ejemplo:
1. El Monto Total, se obtiene con multiplicar el Total de Alumnos por el Pago Pensin. La
frmula propuesta =D4*B2.
SADRAC
SADRAC
Para mantener fijo la celda B2, se aplica celdas absolutas, de la siguiente forma: =D4*$B$2
Al copiar la frmula a las dems filas, todas las frmulas conservan la referencia de la celda
$B$3. Observe la figura de la siguiente pgina.
181 Informtica I
Universidad Peruana Unin
SADRAC
Veamos otro ejemplo, en la hoja Proyeccin se pide incrementar mensualmente los Ingre-
sos. Cada mes se debe incrementar en un 8% (celda C3).
Hoja Proyeccin
Al usar referencias se podr realizar anlisis usando distintos escenarios, por ejemplo, si
modifica el Porcentaje de crecimiento a 10% observe que todas las celdas relacionadas
cambian sin necesidad de volver a escribir la frmula.
Otra forma de escribir una referencia absoluta es escribir la frmula en forma normal y
sobre la celda que desea usar como referencia absoluta pulse la tecla F4. Esta celda inserta
los smbolos $ a la celda.
Es importante observar que cuando se aplica referencias mixtas, la ubicacin del smbolo $,
define dos tipos de referencias mixtas.
Columna$Fila
Referencia Mixta (relativa en columna y absoluta en la fila) Ejemplo : C$1
Frmula: =B4*C$1
En esta frmula se obtiene el IGV donde cada uno de los totales es multiplicado por la celda
C1, por lo tanto C1 no debe cambiar, debe ser absoluto solo en la fila. La celda C$1 al ser
copiado hacia abajo, se mantiene por ser absoluta en la fila.
$ColumnaFila
Referencia Mixta (absoluta en la columna y relativa en fila) Ejemplo $B2
Frmula : =B4*$B2
En este caso la comisin es el 15% de cada ingreso mensual, por lo tanto la celda B2 no
debe cambiar al multiplicar por cada mes, $B2 hace que sea la columna absoluta al copiarse
hacia la derecha.
Caso
Hoja de Produccin
183 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Se quiere calcular la proyeccin mensual de la produccin para los meses de Febrero, Marzo
y Abril, considerando los porcentajes de la tabla de porcentajes. Evale la siguiente frmu-
la: =B6+B6*B$3
12.5. RANGOS
Los nombres de rangos se asignan a rangos previamente seleccionados y pueden ser usados
en frmulas o funciones desde cualquier hoja de nuestro libro o incluso desde otro libro (en
este caso debe indicar el libro). Como ya lo vimos, las referencias de rango son como A5:A20
o B5:C10. Una celda puede ser considerada como rango con la siguiente referencia A5:A5.
As las siguientes frmulas podran ser vlidas:
=Neto * 10%
=Monto + Retencin
Usando nombres de rango se hace ms sencillo el ingreso de frmulas con celdas absolutas
o mixtas.
Ejemplo
En lugar de expresar la frmula: =B4*C$1
Expresamos ahora lo siguiente: =B4*IGV, donde IGV es el nombre de la celda C1
Note que el nombre IGV se mantiene en todas las celdas, sin importar la referencia relativa,
mixta o absoluta.
Inclusive para ciertos aspectos es ms transparente la frmula ya que el nombre se crea
de acuerdo a la frmula, sin embargo, el uso de nombres de rango no es la nica solucin,
es una ventaja cuando se refiere a referencias absolutas, pero para celdas con referencia
mixta, ser necesario aplicar el smbolo $.
En los siguientes ejemplos se detallar las formas de crear nombres de Rango. Los nombres
de rango deben ser cortos y sin espacios en blanco.
1. Seleccione el rango (en nuestro caso las celdas B3:C5 de la siguiente figura).
2. Haga clic en el cuadro de nombres y escriba un nombre, para nuestro ejemplo ser Ta-
bla, termine el ingreso con ENTER.
Definir nombres
Hay otra forma de definir un nombre, para ello procederemos de la siguiente foma:
1. Seleccione el rango a nombrar
2. En la ficha Frmula, haga clic en Asignar nombre de un rango
3. Elija Definir Nombre
185 Informtica I
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Puede usar los ttulos de sus filas o columnas para crear nombres de rango.
Hoja de nombres
Procedimiento
3. Activar las casillas de Fila superior y de columna izquierda (por defecto ya estn activa-
das).
4. Aceptar
En ejemplo, Excel crear 9 nombres de rango, linea1, Linea2, , Linea5 y nombres Enero,
febrero, Marzo y Abril.
En el ejemplo, Excel crear los siguientes nombres Material, Break, Costo y Ticket.
Si desea conocer qu nombres hieren de rangos que se han definido, puede usar algunas
de las siguientes herramientas:
Haga clic en el Cuadro de nombres
Se desplegar una lista con todos los nombres de rangos asignados
187 Informtica I
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Desde la ventana Definir usted podr eliminar nombres de rangos. Para ingresar a esta
ventana.
1. En la ficha Frmulas, ubique el grupo Nombres definidos.
2. Seleccione Administrador de nombres.
3. Se mostrar la ventana de Administrador de nombres, luego seleccione un nombre de
rango a eliminar.
4. Pulse el botn Eliminar.
Si usted elimina un nombre de rango, debe considerar que las frmulas y funciones que
dichos nombres hacan uso se mostrarn con errores de referencia.
Es importante recordar que los nombres se pueden usar en cualquier hoja del mismo libro.
189 Informtica I
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REFERENCIA DE CELDAS
Referencias relativas
En todas las frmulas que se han planteado, se usan este tipo de referencia
Veamos un ejemplo:
A este tipo de celdas de una frmula se llama Referencias relativas. Veamos otro ejemplo:
2. Para obtener el Total de alumnos, se debe sumar los alumnos del Turno1 y Turno2.
La frmula ser:
= B6 + C6
4. Note que al copiarse la referencia de las celdas cambia de acuerdo al rastre empleado.
Referencias Absolutas
Veamos un ejemplo:
=E6*F2
191 Informtica I
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3. Si copia la frmula a las dems filas, algunas de ellas muestran error ya que la direccin
de las celdas cambian por su referencia relativa.
4. En el segundo grfico, vea cmo la referencia a la celda F2 (Costo Kw) cambi a F3, F4,
etc. La celda F2 debe conservar la direccin, ya que toda los Consumos se deben multi-
plicar por la misma celda.
5. En este caso, es necesario usar la referencia absoluta. Para crear una referencia absoluta
a la celda F2, agregue signos de dlar a la frmula como se indica a continuacin.
6. Al copiar la frmula a las dems filas, todas las frmulas conservan la referencia de la
celda $F$2. Observe la figura de la siguiente pgina:
7. Veamos otro ejemplo, en la hoja Pagos, para calcular el Monto Total, se debe multiplicar
el Total de Alumnos por el Pago Pensin. La frmula propuesta
=D6 * $B$3
Cul es el Monto total del curso de Windows si el Pago de Pensin (celda B3) se incrementa
a 210?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_______________________________________________________
193 Informtica I
Universidad Peruana Unin
= B6 + (B6 * $C$3)
10. Al usar referencias se podrn realizar anlisis usando distintos escenarios, por ejemplo,
si modifica el Porcentaje de crecimiento a 10% observe todas cmo las celdas relacio-
nadas cambian sin necesidad de volver a escribir la frmula. As podr simular y probar
diversos porcentajes de crecimiento
una empresa, esta tiene una sucursal y varios conceptos de gastos, entonces tenemos que
disear una tabla en Excel para poder registrar nuestra informacin.
1. Listas
Imaginemos que solo vamos a trabajar con 3 conceptos de gastos: Movilidad, Viticos y
tiles, y dos centros que son: Principal y Sucursal. Como podrn ver estos datos siempre
se repetirn en la tabla y cada momento que registremos un gasto tendremos que digitar
estos conceptos, volvindose muy trabajoso el registro, pero el Excel nos permite abreviar
este proceso con la ayuda de Listas.
El primer paso ser ubicarnos en la misma hoja, en la celda G3 y copiar la siguiente infor-
macin para crear las listas.
195 Informtica I
Universidad Peruana Unin
El siguiente paso, una vez seleccionado la opcin Lista, ser ubicar el rango en la hoja de
Excel, donde se encuentran los datos para nuestra lista, para esto debemos dar un clic en la
opcin Origen (inmediatamente se minimizar el cuadro de dilogo) y luego procederemos
a seleccionar el rango (G4:G6) como se nos muestra en los siguientes grficos.
Luego de seleccionar el rango, daremos un clic en la opcin Origen: (se mostrar el cuadro
de dilogo completo).
Y por ltimo daremos un clic en el botn Aceptar y veremos cmo quedo nuestra primera
lista.
Esta lista nos facilitar el proceso de registro de la informacin de gastos, pero falta la si-
guiente lista, que es la de Sede, repita entonces el mismo proceso y cree la lista para Sede,
no se olvide que primero debe ubicarse en la celda donde quiere crear la lista, en este caso,
en la celda C8. Muy bien, empiece y veamos cmo le queda.
Bueno, despus de un tiempo prudencial la siguiente lista debe quedarle de la siguiente
forma. Como se muestra en el siguiente grfico.
197 Informtica I
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2. Validacin
Imaginemos que nosotros como encargados de gastos menores, solo estamos autorizados
para realizar y registrar desembolsos menores o iguales a S/. 50.00, entonces en nuestra
columna de Importe no podemos registrar cifras superiores a 50, ahora, para poder cumplir
este requerimiento Excel nos puede ayudar de la siguiente forma:
Primero, nos ubicamos en la celda D8, luego en el men elegimos la opcin Datos y dentro
de esta Validacin de datos, como nos muestra el grfico siguiente:
Luego se muestra tres cuadros de texto: Datos, Mnimo y Mximo, en el cuadro Datos: de-
jaremos la opcin entre, luego, nos ubicamos en el cuadro Mnimo: y registramos 0, luego
en el cuadro Mximo: y registramos 50, tal y como se muestra a continuacin, con esto
indicamos que en la celda D8, solo se pueden ingresar datos entre 0 y 50.
199 Informtica I
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3. Filtros
Primero, seleccionamos las celdas A3 hasta D3, que viene a ser el encabezado de nuestra
base de datos.
El siguiente paso ser filtrar la informacin, recordemos que solo queremos los gastos de
Movilidad del mes 1, entonces daremos clic en el botn de la columna Mes, seleccionare-
mos 1 y clic en Aceptar, tal como se muestra a continuacin:
Una vez realizado el proceso, nuestra base de datos quedar solo con la informacin del
mes 1, estamos filtrando la informacin.
Pero an nos falta, nosotros queremos los gastos por Movilidad del mes 1, para tener esta
informacin damos clic en el botn de la columna Detalle y seleccionamos
201 Informtica I
Universidad Peruana Unin
De esta manera nos ayudan los filtros para llegar a la informacin que deseamos, ahora,
con esta herramienta podemos obtener infinidad de reportes de la misma base de datos.
O de lo contrario para agilizar las cosas, vamos al men Datos seleccionamos Filtro y dentro
de este Autofiltro:
4. Ordenar
Nuestra siguiente tarea ser ordenar nuestra base de datos de la siguiente forma, primero
la ordenaremos por Mes en orden ascendente y luego por Detalle en orden ascendente.
El primer paso ser seleccionar la base de datos desde la celda A3 hasta D17, luego selec-
cionamos del men la opcin Datos y dentro de esta Ordenar.
203 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Con esta herramienta podemos ordenar nuestra informacin segn nuestros requerimien-
tos, teniendo en cuenta la informacin que se quiera presentar.
5. Subtotales
Ahora supongamos que queremos totalizar la informacin por mes, queremos saber cunto
se gast en total por cada mes.
El Excel nos proporciona una herramienta muy importante para poder realizar esta labor,
que sera muy compleja en una base de datos con gran cantidad de informacin.
El primer paso ser seleccionar la base de datos desde la celda A3 hasta D17, luego selec-
cionamos del men la opcin Datos y dentro de esta Ordenar.
Luego iremos al men Datos y seleccionaremos la opcin Subtotales.
Inmediatamente se mostrar la siguiente ventana, en esta nos muestra los siguientes cua-
dros de texto: Para cada cambio en: Mes, Usar funcin: Suma y Agregar subtotal a: Importe.
Esto nos indica que la base de datos, se totalizar (sumar) por la columna Importe en cada
mes, ahora clic en el botn Aceptar.
La informacin muestra un Total por mes y un Total general, ahora si queremos resumir la
informacin, lo que podemos hacer es dar un clic en los botones laterales izquierdos y se
ocultar la informacin, quedando de la siguiente forma:
Si queremos volver a ver la informacin, damos clic en los botones laterales y se volver a
mostrar la informacin oculta.
Si queremos quitar el Subtotal, solo tenemos que ubicarnos dentro de la base de datos, dar
clic en el men Datos, dentro de este Subtotales y aparecer esta ventana
205 Informtica I
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Luego damos clic en el botn Quitar todos y listo, se restablece la base de datos completa.
Ahora con la misma base de datos, totalizaremos los conceptos de gasto por mes.
Primer paso, seleccionar la base de datos, luego iremos al men Datos y seleccionaremos
la opcin Subtotales:
Luego seleccionaremos las siguientes opciones de los cuadros de texto: Para cada cambio
en: Detalle, Usar funcin: Suma y Agregar subtotal a: Importe y damos clic en el botn
Aceptar.
Esta herramienta es muy til, simplemente tenemos que aprender a utilizarla y adaptarla a
nuestros requerimientos.
207 Informtica I
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209 Informtica I
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Este cliente tiene varios comprobantes en cartera como se ve, por eso ahora seleccionare-
mos el comprobante 001-0001.
La plantilla nos muestra el saldo pendiente de la Factura 001-0001 por S/. 7,000.00.
Ahora veremos que formulas tenemos que crear en la plantilla.
Celda Formula
D3 =CONCATENAR(Saldo al ,TEXTO(HOY(),dd/mm/yyyy))
E3 =SUBTOTALES(9,F:F)-SUBTOTALES(9,G:G)
FRMULAS
13.1. FRMULAS
Hacer una herramienta eficaz para trabajar con nmeros y para realizar operaciones mate-
mticas, en ocasiones para ello es necesario insertar frmulas. En esta sesin aprender a
sumar, dividir, multiplicar y restar escribiendo frmulas en hojas de clculo de Excel.
Tambin va a aprender a utilizar frmulas sencillas que actualizan automticamente
los resultados, cuando cambian los valores. Si necesita modificar un valor tras calcular
un total, no hay ningn problema hasta con realizar el cambio y Excel lo actualizar.
QUE? Si haces manualmente la misma tarea una y otra vez, ests perdiendo tiempo. En ese
caso, deberas pensar en automatizarla con una macro.
211 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Imagine que Excel est abierto y que est viendo la seccin Entrenamiento de un pre-
supuesto de gastos domsticos. La celda C6 de la hoja de clculo est vaca, la cantidad
invertida en CD en febrero no se ha incluido todava.
En esta seccin, aprender a utilizar Excel para realizar operaciones matemticas bsicas,
escribiendo frmulas sencillas en las celdas. Va a aprender tambin a sumar todos los va-
lores en una columna con una frmula que actualiza su resultado, si los valores cambian
ms adelante.
Una frmula es una operacin que contiene y referencias a celdas de una hoja. Para el in-
greso de una frmula se debe tener en cuenta lo siguiente:
Una frmula se ingresa en la misma forma que se ingresa cualquier frmula aritmtica,
respetando las jerarquas de operadores.
Siempre para comenzar una frmula se debe hacer con el signo igual (=), y con esto le
indicamos a Excel que lo viene a continuacin es el contenido de la frmula.
Microsoft Excel calcula una frmula de izquierda a derecha. Comenzando por el signo igual
(=). Puede controlar el orden en que se ejecutar el clculo cambiando la sintaxis de la fr-
mula. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11
=5 + 2 * 3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer
lugar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.
=(5 + 2)*3
13.4. OPERADORES
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Microsoft Excel ejecutar las ope-
raciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin:
Operadores de referencia
Combine rango de celdas para los clculos con los siguientes operadores.
213 Informtica I
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Orden de clculo
Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre
comienzan por el signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes
constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular
(los operandos), separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda
a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula.
Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones
en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con las
mismas prioridades (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y
otro de divisin). Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha.
Operador Descripcin
: (dos puntos) Operadores de referencia
(un solo espacio)
; (punto y coma)
- Negacin (como en -1)
% Porcentaje
^ Exponenciacin
*y / Multiplicacin y divisin
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto
(concatenacin
=, <, >,<=,>=,<> Comparacin
Hoja de movilidad
Se pide calcular los gastos por movilidad (E3), que sera la multiplicacin de los das labora-
dos y por la movilidad por da. Realice el siguiente procedimiento:
1. Haga clic en la celda donde se debe mostrar el resultado, en nuestro ejemplo en la celda
E3.
2. Escriba la siguiente frmula: =B3*B4
Tabla con las frmulas definidas, los valores cambian al modificar la celda B3 yB4
215 Informtica I
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13.5. SUMATORIA
Para sumar el total de gastos del mes de enero, no es necesario que vuelva a escribir todos
los valores, ya que puede usar una frmula ya escrita, denominada funcin.
Puede obtener el total de enero en la celda B7, escribiendo =Suma y dibujando con el pun-
tero del mouse desde el rango B3:B6, que suma todos los valores.
Al presionar ENTER, se muestra el resultado de la funcin SUMA 95.94 en la celda B7. La
frmula =SUMA(B3:B6) aparece en la barra de frmulas cada vez que se hace clic en la
celda B7.
De otra manera, para obtener el total de enero, haga clic en la celda B7 y a continuacin:
1. En la ficha Inicio, Haga clic en el botn Autosuma, luego opcin Suma del grupo Edicin.
B3:B6 es la informacin, denominada argumento, que indica a la funcin SUMA que se debe
sumar. Usando una referencia de celda (B3:B6) en lugar de los valores contenidos en di-
chas celdas, Excel puede actualizar automticamente los resultados si cambian los valores
ms adelante. Los dos puntos (:) de B3:B6 indica que se trata de un rango de celdas de la
columna B, las filas 3 a 6. Los parntesis son obligatorios, para separar el argumento del
nombre de la funcin.
1
2
Arrastre la cruz de color negro desde la celda que contiene la frmula hasta la
celda donde desea copiarla y suelte el asa de relleno.
Despus arrastre el cuadro de relleno hasta la celda C7. Cuando se suelta el cua-
dro de relleno, aparece el total de febrero 126.95 en la celda C7. La frmula =SUMA(C3:C6)
est visible en la barra de frmulas cerca de la parte superior de la hoja de clculo cada vez
que se hace clic en la celda C7.
Una vez copiado la frmula, aparece el botn Opciones de autorrelleno para ofrecerle
algunas opciones de formato.
En este caso, no es necesario hacer nada con las opciones del botn. El botn desaparece
cuando se selecciona otra celda.
Porcentaje comparativo
Es muy fcil cambiar porcentajes en Excel, recuerde, basta con escribir la frmula consi-
derando las celdas que intervienen. En nuestro caso, se pide calcular el porcentaje de los
gastos y la devolucin de la movilidad (F3 y F4).
217 Informtica I
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Hoja Facturas
Recuerde, cuando usted desea calcular un porcentaje, solo debe multiplicar el valor por el
porcentaje. As, realice el siguiente procedimiento.
1. Lleve el indicador a la celda C4
2. Escriba la frmula para calcular el IGV: =B4*18%
Hoja de Proyeccin
Para calcular un incremento, se debe sumar el valor con el resultado de multiplicar el valor
por el porcentaje. As:
219 Informtica I
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Frmulas y expresiones
Para expresar clculos matemticos, solo es necesario mantener la jeraqua de los opera-
dores y, si fuera necesario, utilizar los parntesis.
Procedimiento
1. Seleccionar la celda D3
2. Escribir la frmula: =3*B3+2*B4-(5+4*B3)/(7-2*B4)
Para resolver expresiones con races, bastar con expresar las races como fraccin. Ejem-
plo, calcular el valor de W, con la siguiente expresin:
Procedimiento
1. Seleccionar la celda C4
2. Escribir frmula: =(1+B3)^(3/5)+(1-B4)^(2/3)
Para obtener el saldo final de un depsito de 5,000 a plazo fijo durante 6 meses a la tasa
mensual de 4.5% mensual, se aplica la siguiente frmula:
Clculo en Excel
221 Informtica I
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Hoja de datos
Procedimiento
1. Seleccionar la celda D3
2. Escribir la frmula: =B3*(1+B4)^B5
Procedimiento
1. Seleccione la celda D5
2. Escribir la frmula: =B4*(1+B4)^B5/((1+B4)^B5-1)
Otras expresiones
Escriba las frmulas necesarias para obtener el rea del tringulo y del crculo:
=B2*B3/2 =E2*E3^2
=B2*25%
223 Informtica I
Universidad Peruana Unin
FRMULAS
Una frmula es una operacin. Referencia o interpretacin de las celdas de una hoja.
Abra un libro nuevo en Excel.
Los operadores de Excel son: ^ * / + y - . Estos operadores ejecutan las operaciones ma-
temticas bsicas como potencia, multiplicacin, divisin, suma y resta. Microsoft Excel
calcula una frmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo (=). Puede controlar
el orden en que se ejecutar el clculo usando los parntesis.
1. Abrir un nuevo libro y en la Hoja1, escriba las siguientes frmulas y anote el resultado:
=25 * 10 + 5
=25 * (10 + 5)
=2 + 10^2
=(2+10)^2
=50 20 * 2
=(50 20) * 2
Se pide calcular el Total de Gastos, que sera la multiplicacin de los Das por los Viticos
Diarios. Realice el siguiente procedimiento:
1. Haga clic en la celda donde debe mostrar el resultado, en nuestro caso en la celda B7.
2. Escriba la siguiente frmula: = B5 * B6.
3. Observe que en la hoja se muestra el resultado de la frmula. En este caso ser 450.
Ahora, se nos pide calcular la Devolucin, que corresponde a una diferencia entre el
Monto Asignado y el Total de Gastos.
4. Haga clic en la celda B9 y escriba: =B3 B7.
El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:
Al usar caldas en nuestras frmulas, tenemos la ventaja de poder cambiar los valores de
las celdas que interviene en dicha frmula; as, por ejemplo, la celda que contiene los das
(celda B5) y escriba10. Observe cmo todas las formulas relacionadas a esta celda se ac-
tualizan.
Guarde el libro
Calcular porcentajes
Es muy fcil calcular porcentajes, basta con escribir la frmula considerando las celdas que
intervienen. En nuestro caso, se pide calcular el Gasto de cobranza que equivale al 8% de la
Deuda. En la Hoja3 renombrar con Gastos de Cobranza y digitar los siguientes:
225 Informtica I
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Para calcular un incremento, se debe sumar el valor con el resultado de multiplicar el valor
por el porcentaje. As:
1. Lleve el indicador a la celda B6.
2. Escriba la frmula para incrementar el valor: = B4 + (B4 * B3).
3. El resultado debe mostrarse como:
CASOS PROPUESTOS
FRMULAS
Abrir un nuevo libro, en la Hoja1 renombrar por Licitaciones, donde contendr la lista de
proyectos del mes de marzo, se desea calcular las frmulas necesarias para obtener el
Monto Pendiente de Pago.
Hoja de licitaciones
Clculo de la apertura
Se obtiene mediante el 5% del Valor Inicial
1. Seleccionar la celda G4
2. Escribir la frmula: =F4*5%
Clculo de la comisin
Se obtiene mediante el 15% del Monto Proyectado
1. Seleccionar la celda H4
2. Escribir la frmula: =D4*15%
227 Informtica I
14
Con mi ejemplo les he mostrado que es preciso trabajar duro para
ayudar a los necesitados, recordando las palabras del Seor Jess: Sesin
Hay ms dicha en dar que en recibir.
(Hechos 20:35)
FUNCIONES
Son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores denominados argumen-
tos y que devuelven un valor o valores.
14.1. BSICAS
SUMA
Suma los valores entre una casilla inicial y final.
=Suma(casilla inicial:casilla final)
PROMEDIO
Calcula la media de los valores comprendidos entre la casilla inicial y final.
=Promedio o Prom(casilla inicial:casilla final)
CONTAR
Calcula la cantidad de nmeros de un rango.
=Contar(casilla inicial:casilla final)
MNIMO
Calcula el valor mnimo de un conjunto de celdas.
=Mnimo o MIn(casilla inicial:casilla final)
MXIMO
Calcula el valor mximo de un conjunto de celdas.
=Mximo o Max(casilla inicial:casilla final)
229 Informtica I
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Ejercicio
Celda Frmula
E4 E9 =SUMA(B4:D4)
F4 F9 =PROMEDIO(B4:D4)
B10 =SUMA(B4:B9)
C10 =SUMA(C4:C9)
D10 =SUMA(D4:D9)
B12 =CONTAR(F4:F9)
B14 =MAX(F4:F9)
B15 =MIN(F4:F9)
Unidad Devuelve
A Nmero de aos completos del perodo.
M Nmero de meses completos del perodo.
D Nmero de das completos del perodo.
MD Diferencia entre los das de fecha_inicial y fecha_inicial.
Se omiten los meses y los aos de las fechas.
AM Diferencia entre los meses de fecha_inicial y fecha_final.
Se omiten los das y los aos de las fechas.
AD Diferencia entre los das de fecha_inicial y fecha_final. Se
omiten los aos de las fechas.
Ao
Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero entero,
comprendido entre 1900 y 9999.
=AO()
Mes
Devuelve el mes de una fecha. El mes se expresa como nmero entero comprendido entre
1(enero) y 12(diciembre).
=MES()
231 Informtica I
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Da
Devuelve el da de una fecha. El da se expresa como un nmero entero comprendido entre
1 y 31.
=DA()
Hora
Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como nmero entero, compren-
dido entre 0 (12:00 m.) y 23 (11:00 p.m.)
=HORA(nm_de_serie)
Minuto
Devuelve los minutos de un valor de hora. Los minutos se expresan como nmeros enteros
comprendidos entre 0 y 59.
=MINUTO(nm_de_serie)
Segundo
Devuelve los segundos de un valor de hora. El segundo se expresa como nmero entero
comprendido entre 0 (cero) y 59.
=SEGUNDO(nm_de_serie)
Ejercicio
Celda Frmula
B3 =HOY()
B6 =AO(B5)
B7 =MES(B5)
B8 =DIA(B5)
B14 =SIFECHA(B11,B12,Y)
B15 =SIFECHA(B11,B12,m)
B16 =SIFECHA(B11,B12,d)
B17 =SIFECHA(B11,B12,MD)
B18 =SIFECHA(B11,B12,YM)
B19 =SIFECHA(B11,B12,YD)
B24 =HORA(B23)
B25 =MINUTO(B23)
B26 =SEGUNDO(B23)
233 Informtica I
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14.3. TEXTO
Las frmulas que gener este asistente continuarn funcionando en Excel 2010
Texto
Convierte un valor en texto, con un formato numrico especfico.
=TEXTO(Texto; Formato)
Concatenar
Concatena argumentos de texto.
Se debe tener en cuenta el espacio entre textos, si hubiera.
=CONCATENAR(texto1;texto2; ...)
Izquierda
Retorna el primer carcter del lado izquierdo de una cadena de texto o el nmero
de caracteres especificados.
=IZQUIERDA(texto;nmero de caracteres)
Derecha
Retorna el primer carcter del lado derecho de una cadena de texto o el nmero
de caracteres especificados.
=DERECHA(texto;nmero de caracteres)
Extrae
Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comen-
zando en la posicin que especifique y en funcin del nmero de caracteres que
especifique.
=EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Hallar
Devuelve el nmero del carcter en el que se encuentra inicialmente un carcter
especfico o una cadena de texto, empezando por nm_inicial.
=HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
Ejercicio
Celda Frmula
B2 =TEXTO(A2,#,##0.00)
D5 =B5& &C5&, &A5
B10 B13 =IZQUIERDA(A10,HALLAR( ,A10)-1)
C10 C13 =DERECHA(A10,2)
D10 D13 =EXTRAE(A10,7,8)
E10 E13 =HALLAR( ,A10)
235 Informtica I
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14.4. CONDICIONALES
Sirve para realizar una accin u otra segn el resultado de evaluar una condicin. Consta
siempre de un argumento condicin y dependiendo, de si esta condicin se cumple o no,
se ejecutar una accin u otra.
Si
Esta funcin evala Condicin. Si la condicin es cierta, se ejecuta valor o expre-
sin1, pero si (la condicin es falsa), se ejecuta valor o expresin2.
=S(condicin; valor o expresin1; valor o expresin2)
Sumar.Si
Suma las casillas del rango a Sumar que cumplen la Condicin en su correspon-
diente Rango a evaluar.
=Sumar.S(Rango a evaluar; condicin; Rango a sumar)
Contar.Si
Cuenta cuantas casillas del rango cumplen la Condicin.
=Contar.S(Rango; condicin)
Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO
si uno o ms argumentos son FALSO.
=Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
=SI(Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...))
O
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver
FALSO si todos los argumentos son FALSO.
=O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
=SI(O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...))
Ejercicio
Celda Frmula
D2 D17 =SI(A2=D$1,B2,0)
E2 E17 =SI(A2=E$1,B2,0)
F2 F17 =SI(A2=F$1,B2,0)
G2 G17 =SI(A2=121,A8=123),B2,0)
H2 H17 =SI(Y(A2=121,B10>150),B2,0)
B21 B23 =CONTAR.SI(A$2:A$17,A21)
D21 D23 =SUMAR.SI(A$2:A$17,A21,B$2:B$17)
237 Informtica I
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14.5. BSQUEDA
Sirve para buscar determinado registro y mostrarlo en una casilla especfica.
Buscarv
Busca en la primera columna del rango o nombre del rango el Valor, y muestra el
contenido de su correspondiente n Columna hacia la derecha.
Use BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna
,en un rango de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de
un nmero especificado de columnas.
Buscarh
Busca en la primera fila del rango o nombre del rango el Valor y muestra el conte-
nido de su correspondiente n Fila hacia abajo.
Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la
parte superior de una tabla de datos, y desee encontrar informacin que se en-
cuentre dentro de un nmero especificado de filas.
CONSULTAH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a conti-
nuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la ta-
bla o matriz. Use CONSULTAH cuando los valores de comparacin se encuentren en
una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin
que se halle dentro de un nmero especificado de filas. Use CONSULTAV cuando
los valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda de los
datos que desee encontrar.
La H de CONSULTAH significa Horizontal.
=Consultah(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])
Celda Frmula
C2 =BUSCARV(B2,B$11:C$12,2,0)
Celda Frmula
C2 =CONSULTAVV(B2,B$11:C$12,2,0)
239 Informtica I
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FUNCIONES
2. Haga clic en las siguientes categoras y escriba el nombre de las 3 primeras funciones:
Categora Funciones
Financieras
Texto
Bsqueda y referencia
Matemticas y trigonomtricas
Qu informacin se muestra?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________________________________________
Autosuma ampliada
En estos ejercicios se usar el botn autosuma.
1. Abra un nuevo libro y guarde como Funciones.
2. En una de sus hojas renombre con Grado3 y escriba:
241 Informtica I
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3. Se debe calcular la Prctica4. Esta prctica debe mostrar la nota ms alta de las dems
prcticas del alumno.
4. Vaya a la celda E4. Luego en la ficha Frmulas, haga clic en la ficha del botn Autosuma.
5. Seleccione la funcin MAX y con el mouse seleccione las notas de la prctica1, prctica2
y prctica3. La frmula se debe mostrar como:
Frmula 1:
____________________________________________________________________
Frmula 2:
____________________________________________________________________
Frmula 3:
____________________________________________________________________
Frmula 4:
____________________________________________________________________
Frmula 5:
____________________________________________________________________
11. Las funciones pueden ser combinadas para desarrollar una tarea, as complete la tabla,
con una frmula que obtenga el promedio de notas, descartando la nota ms baja.
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Universidad Peruana Unin
En la hoja Resumen del libro Listado de facturas, se pide calcular el Monto total cancelado
del vendedor Castro. Este caso, lo que se debe sumar es el Monto pero solo de las facturas
canceladas y emitidas por el vendedor Castro.
Otro caso para desarrollar: se pide calcular el total de IGV cancelado por el cliente Precotex.
Ahora, escriba la frmula para determinar el Monto total vendido por Mori al cliente Me-
dicsa.
Escriba la frmula:
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Valor obtenido:
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Grficos y Tablas
Dinmicas
Un grfico es la representacin por medio de figuras o signos de los datos en una hoja de
clculo y facilita su interpretacin.
Vamos a ver en esta sesin, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una
hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin
de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados
por filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro
objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas
de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Veamos cmo crear de un grfico.
245 Informtica I
Universidad Peruana Unin
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en
el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el gr-
fico se mostrar en blanco o no se crear, debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Como puedes ver, existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos selec-
cionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue
el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte infe-
rior del listado que muestra todos los tipos de grfico...
Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico
que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para
empezar a crearlo.
Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado (si seleccionaste los datos previa-
mente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin nueva, Herramientas de gr-
ficos, con tres pestaas: Diseo, Presentacin y Formato.
En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de estas pes-
taas.
Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro
de dilogo:
247 Informtica I
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En el campo Rango de datos del grfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarn
en cuenta para crear el grfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda C7 a
la E8 (6 celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botn y
seleccionar las celdas en la hoja.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal
(categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan
ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en
cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botn Editar para modificar el literal que se mostrar en la leyenda de series del
grfico, o el rango de celdas de las series o categoras. En nuestro caso, por ejemplo, cam-
biaremos Series1 por Ventas.
El botn Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categoras y
viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda
de opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la pestaa Diseo.
Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo des-
de donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un grfico.
Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botn Aceptar.
En ambos casos dispondrs de dos opciones: las lneas o ejes verticales y los horizontales.
Y para cada uno de ellos podrs escoger entre distintas opciones: cuntas lneas mostrar, si
los ejes tendrn o no etiquetas descriptivas o qu escala de valores manejarn, entre otras.
Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la ltima opcin Ms opciones
de....
249 Informtica I
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La primera opcin rea de trazado, solo estar disponible para los grficos bidimensionales.
Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos tri-
dimensionales disponibles:
Excel 2010 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que
despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente
sus comportamientos y resultados.
Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que pue-
des sacarle a estas caractersticas.
En funcin del tipo de grfico que hayas insertado (lneas, barras, columnas, etc.) te
propondr unos u otros.
Estos estilos rpidos incluyen aspectos como incluir un ttulo al grfico, situar la leyenda
en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio grfico, etc.
Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde encontra-
rs la seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para enriquecer
la visualizacin de los objetos que insertemos), y los Estilos de WordArt.
Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componen-
tes (reas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que ms se ajuste a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos, puedes utilizar las listas Relleno de forma/
texto, Contorno de forma/texto y Efectos de forma/texto para personalizar an ms el es-
tilo del grfico.
Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genrico para todo el grfico, pero
tambin podemos personalizar cada uno de sus elementos: el rea de trazado, la leyenda,
las lneas de divisin principales, etc.
Por ltimo, no hemos de olvidar tambin que los elementos de texto que contenga el
grfico no dejan de ser eso, texto, con lo cual podremos utilizar las herramientas de la
pestaa Inicio como son la negrita, la cursiva, el tipo de fuente o su tamao, el relle-
no, etc. En ocasiones, stas herramientas se comportarn de forma inteligente. Por
ejemplo, si tratamos de cambiar el color de relleno de un elemento de la leyenda con
la herramienta , lo que har Excel ser asignar el color indicado tanto al cuadro de
muestra de color de la leyenda como a las barras, sectores o lneas, es decir, a la serie
que identifique en el grfico. Lo mismo ocurrir a la inversa. Si cambias con la herra-
mienta de relleno el color de una serie, automticamente se modificar el de la leyenda.
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrs-
tralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrs modificar su tamao, mantenien-
do el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el
objeto y hacerlo ms grande o pequeo.
Tambin puedes mover los componentes del grfico. Para ello, coloca el
cursor sobre cualquier objeto seleccionado y, cuando tome esta forma,
podrs hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.
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Universidad Peruana Unin
La primera opcin te permite establecer el grfico como una Hoja nueva. Tendrs la
ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos
numricos si la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que quieras utilizar.
Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Eligiendo Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si utilizas este
mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con el
tamao que t eliges. Esta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera
un nuevo grfico.
Adems, tambin puedes mover el grfico arrastrndolo dentro de la misma hoja o bien a
otra.
Como en las versiones anteriores, Excel posee recursos para la generacin de grficos, pues
cuenta con todos los elementos de formato necesarios para la proyeccin de datos de la
manera ms interactiva posible.
1. Abra un archivo nuevo renombre como Grficos y en la hoja1 renombre como Ventas y
escriba:
3. Haz clic sobre la ficha Inserta, abriendo el grupo Grficos responsable de la insercin de
grficos. En ella se encuentran los diferentes tipos de grficos comnmente usados para
la demostracin visual de datos.
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Universidad Peruana Unin
El grfico podr ser arrastrado hacia un rea libre de la hoja de clculo (en seccin inferior
en este ejemplo) si hubiera la intencin de preservarlo. Para eliminarlo, haz clic sobre su
rea interna y presione el Botn Suprimir (Delete) del teclado.
1. Haz clic en el grfico y se mostrar la opcin Herramientas de grficos con tres fichas
Diseo, Presentacin y Formato.
2. Haz clic en Diseo, luego en el grupo de Diseos de grfico, dar clic en Diseo 4, se mos-
trar el siguiente cambio del grfico:
TABLAS DINMICAS
Supongamos que tenemos una coleccin de datos, de los artculos del almacn con el n-
mero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el im-
porte del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las
ventas de cada artculo en cada mes.
Para ello, vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos
desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar
el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar dnde queremos
ubicarla.
255 Informtica I
Universidad Peruana Unin
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que
queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente
diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango, debemos seleccionar to-
das las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinmica.
Con esta herramienta, podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en los rtulos de
fila tenemos las referencias, en los rtulos de columnas tenemos los meses y en el centro
de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:
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El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar
un campo de un zona arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que, en un segundo, podemos variar la estructura de la tabla y obtener
otros resultados sin esfuerzos.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total, obtendramos la siguiente
tabla ms compleja, pero con ms informacin:
Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin
Valores el rtulo aparecer en una las secciones de rtulos, si te aparece en Etique-
tas de columna despliega la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte
derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Etiquetas de columna nos aparece una
lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una
casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una
opcin para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla,
pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la
lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro guardando los cambios, debemos pulsar en Aceptar. Para cerrar sin
conservar las modificaciones pulsaremos Cancelar.
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Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all debemos escoger
el grfico que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vio en el tema
de grficos.
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Vamos a crear una tabla dinmica para interpretar mejor estos datos.
10. Arrastra el campo ARTCULO a . El campo ARTCULO se aadir a los rtulos de columna,
vamos a cambiar esto porque lo queremos en los rtulos de fila.
11. En el rea de Rtulos de columna despliega el campo Valores y selecciona la opcin
Mover a rtulos de fila.
12. Haz clic en el botn Encabezados de campo de la pestaa Opciones para quitar los en-
cabezados de la tabla dinmica.
En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada semana qu
ha comprado cada cliente.
La fila Suma de TOTAL nos da lo que ha gastado cada cliente en cada semana.
Sin embargo, la fila Suma de ARTCULO nos muestra la suma del nmero de artculo para
cada semana, esto no es lo que queremos.
Nuestro objetivo es que esta ltima fila muestre el nmero de artculos que se han com-
prado, as podramos saber para cada semana cunto ha gastado cada cliente y cuntos
artculos ha comprado.
13. Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTCULO y en el men emer-
gente selecciona Configuracin de campo de valor.
14. En el cuadro de dilogo selecciona la funcin Cuenta y pulsa Aceptar. El resultado ser
el siguiente:
263 Informtica I
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Ahora vamos a filtrar los resultados para ver solamente los datos del cliente 14.
1. Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral.
2. Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos.
3. Deselecciona todos los clientes menos el 14.
4. Pulsa Aceptar.
5. Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.
Bibliografa
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2. Joan Lambert, Joyce Cox. Gua de estudio MOS 2010 para Microsoft Word, Excel, Power-
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Enlaces a internet
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Aula clic: http://www.aulaclic.es/index.html
Buenas Tareas: http://www.buenastareas.com/ensayos/Ambiente-Grafico-De-Micro-
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Scribd: http://es.scribd.com/doc/52139381/Manual-Word-2010-Basico
Microsoft: http://download.microsoft.com/download/D/4/A/D4ABFD2D-3FE6-
4F4D-A285-83C236E1CD38/Microsoft%20Word%202010%20Product%20Guide.pdf
Notas:
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