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PROCEDIMIENTO DE PEDIDOS ,
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la revisin de solicitudes, ofertas contratos

requeridos en el sistema de gestin de calidad en los servicios brindados por el
laboratorio QUILAB.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es aplicable todos los servicios brindados por el

laboratorio QUILAB.

3. RESPONSABILIDADES

Gerente General

Autorizar descuentos, en caso estos sean solicitados.

Gerente de Laboratorio:

Avalar y firmar las solicitudes, ofertas y contratos de rdenes de trabajo.

Jefe de Contabilidad y Finanzas:

Establecer precios y condiciones econmicas de los ensayos solicitados.

Establecer las formas de pago segn cliente y trabajo.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:

Jefe de laboratorio:
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Recepcionar las solicitudes de pedido de ejecucin de ensayos.

Realizar el seguimiento al cumplimiento de las clusulas de solicitudes,
ofertas y contratos por rdenes de trabajo.
Establecer la metodologa de operacin en las propuestas de solicitudes,
ofertas y contratos.
Seleccionar y decidir sobre las tcnicas a emplear para el cumplimento del
objetivo de solicitudes, ofertas y contratos.
Solicitar el cobro de los adeudos de los trabajos solicitados.
Solicitar recibos de pago para iniciar los trabajos solicitados.
Comunicar al Gerente de laboratorio y partes interesadas si hubiera alguna
modificacin del contrato antes o despus de haber comenzado con los
ensayos.

Coordinador de Calidad

Abrir " Parte de no Conformidad" ante un incumplimiento en el plazo de

entrega.

4. DEFINICIONES

Contrato: Cualquier acuerdo escrito que tenga por finalidad proporcionar servicio
de ensayo o de calibracin a un cliente.

Orden de trabajo : Es un documento interno que se genera una vez aceptada la

oferta , el cual sirve para poder comenzar con el trabajo en el laboratorio.
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5. DESARROLLO

5.1Recepcin del pedido

El cliente, a travs de cualquier va (personalmente, telfono, fax), realiza

una peticin de oferta.

El jefe de laboratorio se encarga de hacer una revisin previa, de la cual se

deducirn datos como: peticionario, tipo de servicio, y tambin valorar si el
laboratorio est capacitada o no para realizarla. En caso que los recursos
del laboratorio no permitan la ejecucin de los servicios solicitados, o la
ejecucin de los mismos quede condicionada por algn motivo, se le
informar por escrito al cliente.

Con estos datos la Gerencia de laboratorio decidir si se procede a realizar

la oferta correspondiente. En caso negativo, se rechazara,
comunicndoselo al cliente.

El pedido es registrado en el formato QLAB-FOR-XX "Solicitud de Pedido"

donde se refleja el pedido completo, las caractersticas y requisitos de los
ensayos a realizar y el plazo de entrega (si es requerido)

5.2Realizar la oferta

Una vez verificado que si se pueden realizar los ensayos, el jefe del
laboratorio determina el valor de los servicios a prestar, de acuerdo con los
precios establecidos por el rea de Contabilidad y Finanzas.

5.3 Definir los mtodos a Utilizar.

El jefe de laboratorio comunica al cliente (va mail) los mtodos que utiliza
el laboratorio y consulta si presenta dudas respecto de los mtodos
utilizados. Las dudas o cambios que el cliente formule frente a los mtodos,
sern resueltas por el laboratorio va mail antes de iniciar la realizacin de
los trabajos.

5.4Aprobacin de oferta
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Una vez se ha verificado que el laboratorio tiene los recursos necesarios

para la prestacin del servicio solicitado es el Gerente de laboratorio quien
debe aprobar la oferta que se le har llegar al cliente.

Estas ofertas son registradas en el formato QLAB-FOR-XX "Ofertas de

ensayos", la cual incluye los mtodos a utilizar, plazos entrega, condiciones
de evaluacin del ensayo entre otros.

5.5Revisin por parte del cliente

El cliente estudia y revisa la oferta, y decide si lo acepta o no, o si quiere

alguna modificacin.

En el caso requiera alguna modificacin, se procede con la anulacin de la

inicial, se cambian impresiones y, si se llega a un acuerdo, se elabora una
nueva oferta, repitiendo el mismo proceso anterior, hasta su aceptacin o
rechazo final.

El antiguo presupuesto se identifica como OBSOLETO. Cuando el cliente

acepta la oferta, se solicita que enve su conformidad por escrito firmando el
documento QLAB-FOR-XX "Ofertas de ensayos" y entregando de forma
personal o va e-mail (documento escaneado), quedando una copia para el
laboratorio y otra con el cliente. Este documento firmado, ser considerado
como el contrato de trabajo.

Es condicin para iniciar el trabajo, que el cliente entregue previamente los

comprobantes de pago de los servicios.

5.6 Modificacin de las condiciones del Contrato

Esta etapa se sigue si en un momento dado, ya con el presupuesto

aceptado o el contrato firmado, se detecta la necesidad de realizar
modificaciones en el pedido, ya sea por parte del cliente o del laboratorio.

Si por algn motivo el laboratorio sabe que no puede cumplir las

condiciones pactadas con el cliente, el jefe del laboratorio se pondr en
contacto con el cliente y las partes interesadas de forma verbal o escrita
para comunicarle dicha incidencia y se evala el impacto del imprevisto en
base a su coste aproximado.
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Finalmente se realiza la revisin y discusin de la nueva oferta econmica

que involucrara algn cambio en el contrato.

6. FORMATOS Y/O REGISTROS

xxxxxx

7. REFERENCIAS

No aplica