Knowledge Audit Concepts, Processes and Practice

UNTUK MEMENUHI UJIAN TENGAH SEMESTER

AUDITING II

Yang dibimbing oleh Bapak Akie Rusaktiva Rustam, MSA., Ak.

Disusun oleh :

Praditya Putra Perdana

145020307111010

UNIVERSITAS BRAWIJAYA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN AKUNTANSI
MEI 2017
 Knowledge Audit Concepts, Processes and Practice

1. Latar Belakang
Kajian ini dilakukan oleh Elissaveta Gourova, Yanka Todorova (Faculty of
Mathematics & Informatics) dan Albena Antonova (Centre For Information
Society Technologies) dari Sofia University, Bulgaria dengan judul Knowledge
audit concepts, processes and practice yang bertujuan untuk memahami
konsep knowledge audit dan konsep pengembangan dan monitoring
implementasi knowledge management.
Knowledge management (KM) muncul dikarenakan oleh peningkatan
kompleksitas dunia bisnis dan adanya kebutuhan untuk menggunakan
knowledge perusahaan untuk meningkatkan keuantungan. KM telah
dikembangkan sebagai suatu disiplin ilmu baru yang berorientasi pada praktek,
peluang metode manajemen yang baru, pendekatan budaya dan organisasi dan
infrastruktur teknologi dalam pelayanan perusahaan.
Selain itu, beberapa penulis mencatat bahwa keberhasilan dalam
pelaksanaan KM sangat tergantung dengan dimulai dari analisis mendalam akan
ketersediaan pengetahuan sumber daya dan kesenjangan, arus dan penggunaan
dalam organisasi. Melakukan pemeriksaan pengetahuan (KA) harus mendirikan
basis penentuan tujuan utama dan alat-alat dari strategi KM, dan pada saat yang
sama, mengidentifikasi tingkat kesadaran KM dan sikap. Menjelajahi
pengetahuan tacit dan eksplisit yang tersedia dalam organisasi, dan bagaimana
proses pengetahuan mendukung proses bisnis dan menciptakan nilai bagi
mereka, yang merupakan kerangka organisasi yang berhubungan dengan
teknologi, budaya dan kepemimpinan, studi semua masalah ini harus
memberikan masukan untuk membangun pengetahuan sistem manajemen.

2. Konsep Dasar
2.1 The knowledge audit concept
Knowledge audit digunakan untuk mengukur nilai aset intelektual
organisasi dan kesehatan knowledge. Oleh karena itu, knowledge audit harus
dilakukan secara teratur untuk memantau dan mengukur kemajuan dan
kegunaan strategi KM dan rencana aksi. Knowledge audit merupakan proses
assesment status knowledge management yang berkelanjutan dan
memonitor keefektifean dan kebutuhan penyempurnaan lebih lanjut.
2.2 Knowledge audit measurement and tools
Menurut Sveiby, terdapat empat kategori pendekatan yang dapat
digunakan untuk mengukur intangible aset. Kategori-kategori ini merupakan
perluasan dari klasifikasi yang disarankan oleh Luthy dan Williams, yaitu:
Scorecard methods (SCM)
Direct intellectual capital (DIC) methods
Return-on-assets (ROA) method
Market capitalization methods (MCM)
Kannan dan Aulbur menawarkan 3 langkah untuk melakukan
pengukuran seperti gambar di bawah ini :
 Gambar 1. Tiga langkah Kannan dan Aulbur

Tiga langkah tersebut mencakup identification and awareness, systems

and output measures, dan outcome measures of tangible financial returns.
Dalam rangka memberikan dasar yang diperlukan untuk perencanaan
strategis serta untuk memantau dan mengontrol pelaksanaan strategi masa
depan maka sangatlah penting untuk mengintegrasikan proses indikator
kinerja utama yang sesuai (KPI). Dalam manajemen strategis, untuk
mengukur kinerja organisasi yang digunakan sejumlah pendekatan baru
seperti Balance Scorecard (BSC) dari Kaplan dan Norton, Six Sigma, dll.

2.3 Knowledge audit methods and processes

Fitur dari pendekatan KA yaitu fokus mereka pada status
pengetahuan perusahaan menemukannya di seluruh organisasi, dan
memeriksa arus pengetahuan dan proses. Hal ini penting tetapi harus juga
fokus pada skenario pembangunan masa depan. KA harus melampaui status
internal perusahaan dan memberikan gambaran yang lebih luas dari proses
global dan pemangku kepentingan, dan posisi pengetahuan perusahaan
terhadap pesaingnya. Hal ini mencakup, selain kompetisi atau industri
analisis cabang, analisis tingkat perkembangan teknologi, kondisi penelitian
saat ini, sumber daya yang tersedia dan perspektif ekonomi makro, tuntutan
pelanggan dan persyaratan, tren pertumbuhan industri, tenaga ahli industri
terkemuka dan faktor manusia.
Analisis ini akan menjamin tingkat yang lebih sukses implementasi KM
dan rencana aksi yang lebih baik, saat merancang alat KM, sistem IT atau
teknik HRM. Bahkan, pemahaman yang lebih luas dari kepentingan
perusahaan, situasi global dan proses bisa memfasilitasi semua karyawan
untuk berkontribusi lebih baik ke posisi kompetitif perusahaan dan
manajemen pengetahuan.
Hal ini berarti tidak hanya lebih baik memperoleh (learning) dan
menghasilkan (berinovasi dan bereksperimen) pengetahuan, berbagi
(berkomunikasi) dan menyimpannya (kodifikasi), tetapi juga lebih baik
mengantisipasi masa depan, dan akhirnya, lebih baik mempersiapkan untuk
itu.

2.4 Knowledge audit report

 Knowledge audit report menyediakan bukti ilmiah dari mana tim KM
dan pengambil keputusan senior dapat membuat keputusan tentang strategi
KM, implementasi sistem KM, alat dan instrumen, perbaikan dalam siklus
hidup pengetahuan dan ke mana pengetahuan mengalir. Hal ini juga
memberikan rekomendasi untuk roadmap KM dan langkah-langkah untuk
perencanaan, mengidentifikasi enablers utama KM dan potensi hambatan,
dll. Knowledge audit report adalah penelitian dan alat analisis, digunakan
untuk mengevaluasi KM, mengukur progress dan perbandingan waktu. KA
report harus dapat digunakan untuk memeriksa, menganalisis, menilai,
verifikasi, validasi, review dan melaporkan keadaan saat ini dan rekomendasi
untuk langkah-langkah ke depan dalam mengembangkan aset pengetahuan
baru dalam organisasi.
Untuk menjadi lengkap, berguna dan fokus pada kebutuhan
perusahaan, KA report harus mencakup berbagai sumber informasi tentang
organisasi dan aset pengetahuan, dianalisis dengan cara yang tepat dan
rinci. Menurut Hylton, KA report harus terdiri survei kuesioner dan / atau
wawancara, diikuti dengan analisis dasar hasil, dan laporan singkat.

3. Pendekatan Knowledge Audit

3.1 Knowledge audit processes
Sebagai tahap KA utama dan proses dapat dimasukkan sebagai
berikut:
Fase pertama adalah menentukan parameter utama untuk Knowledge
Audit:
Merencanakan scope, activities dan time schedule
Memilih Knowledge Audit Team yang tepat untuk menjalankan role
penting untuk mengolah KA
Motodologi yang tepat untuk digunakan dan diimplementasikan pada
specific Knowledge Audit tasks dan activities
Fase kedua adalah terkait pada implementasi KA :
Bagaimana untuk memilih, menggabungkan atau mengadaptasi
kuisioner KA kepada kebutuhan organisasi
Metodologiuntuk pendistribusianKA(melalui email, kertas
ataukuesionerelektronik, melakukan wawancara), dan
pemberitahuandaritarget audiens
Analisis hasil KA, pengujian danverifikasihipotesisberdasarkan
datakuantitatif dan kualitatifdikumpulkan. Umpan balikpertama dari
hasil
Fase ketiga adalah KA finalization:
Persiapan dan presentasi KA Report
Penentuan KM Roadmap
 Gambar 2. Fase dan Proses KA

3.2 Knowledge audit metrics

Pengetahuan audit metrics memungkinkan organisasi untuk
mengevaluasi dan menilai, melacak perubahan, mengukur prestasi dan hasil,
dan mengukur perbaikan. Dalam lingkungan kompetitif organisasi, perlu
dilakukan evaluasi konsep dinamis dan kompleks seperti pengakuan peluang,
kecepatan belajar, inovasi, waktu siklus, kualitas, fleksibilitas, keandalan dan
posisi jaringan. Menurut Ahmed et al., sistem pengukuran KM yang efektif
yang seimbang, terpadu dan dirancang untuk menyoroti aliran pengetahuan
yang terjadi di perusahaan, output dan variabel proses. Namun, standar KPI
yang terintegrasi tidak bisa memberikan visi yang memadai untuk posisi
perusahaan dan pengukuran pengetahuan dinamis di antara berbagai
jaringan eksternal dan internal. Teknik Social Networks Analyses (SNA) dan
teknologi data mining (DM) memungkinkan ekstraksi indikator yang
bermakna dan dinamis untuk menggambarkan hubungan yang kompleks di
dalam dan di luar organisasi. Pendekatan ini memungkinkan untuk
mendetailkan spesifikasi data, berdasarkan karakteristik kuantitatif dan
kualitatif hubungan.
Tidak ada konsensus mengenai apa yang harus diukur pada setiap
tingkat dan setiap tahap dari KM, bagaimana mengukurnya, seberapa sering
untuk mengukurnya, atau apa yang menjadi titik perbandingan. Tetapi,
inovasi dan pengetahuan dapat dan harus diukur dan terkait dengan
insentif financial maupun non financial untuk memastikan bahwa ada
perhatian dan fokus pada KM.

4. Studi Kasus Knowledge Audit

Mempelajari teori dan praktek KM adalah salah satu tujuan dari proyek
Leonardo Da Vinci, TRAINMOR KNOWMORE, yang bertujuan untuk menyediakan
alat-alat yang berguna untuk implementasi KM di perusahaan-perusahaan kecil
dan menengah (UKM). Analisis kebutuhan KM di UKM, pilot KA dalam organisasi
adalah salah satu hasil utama dari proyek ini. Tujuan dari proyek ini adalah untuk
mempelajari kebutuhan UKM yang berkaitan dengan KM, dan dasar kebutuhan
pelatihan diidentifikasi, untuk mempersiapkan panduan praktis untuk KM
 implementation Organizational Knowledge Management Handbook
accompanied with a Self Audit Knowledge Management Tool and Methodology.
Kuesioner meliputi beberapa bagian yang dapat disesuaikan dengan
kebutuhan spesifik organisasi , dan pertanyaan-pertanyaan diperdalam sesuai
dengan tujuan dari analisis:
Demographic analyses
Knowledge Profile Analysis
Work Nature Analysis
Strategy and management style
Knowledge and Information Sources
Information Technologies use
Social Network Analyses
Corporate Culture and Staff fit
Motives and salaries
Hasil menunjukkan bahwa faktor yang paling penting untuk implementasi
KM di UKM adalah faktor manusia dan manajemen organisasi yang harus
berkomitmen untuk inisiatif KM. Suatu hal yang penting adalah untuk
memutuskan bagaimana meyakinkan manajemen dan manajemen senior bahwa
menggunakan KM membawa keuntungan perusahaan. Selain itu, semua
karyawan harus termotivasi dengan baik dan dipandu oleh para pemimpin
perusahaan yang mendukung inisiatif KM.
Knowledge audit adalah sebuah alat penting untuk diagnostik dari state-
of-the-art sebelum pelaksanaan KM. KA bisa digunakan sebagai alat untuk
analisis secara berulang mengenai efektivitas KM bagi organisasi dan bagi
karyawan. Namun, ada kebutuhan untuk audit pengetahuan yang lebih luas
untuk menilai kesenjangan pengetahuan dan arus, dan berfungsi sebagai dasar
untuk mempersiapkan peta pengetahuan organisasi, sehingga memberikan alat
untuk mengatasi kesenjangan dalam mencari keterampilan dan keahlian yang
diperlukan.
Selain itu, SNA dan teknologi data mining memberikan indikator yang
dapat diandalkan untuk pemetaan pengetahuan dan implementasi KM. Proses
audit pengetahuan akan menjadi faktor yang semakin penting bagi efektif KM
dalam organisasi hari ini dan besok. Munculnya konsep Web 2.0 dan Enterprise
2.0 dan perubahanh faktor-faktor sosial membutuhkan bentuk-bentuk baru dari
hubungan bisnis dan menyebabkan adopsi praktik bisnis baru.
Selanjutnya, KA bisa dianggap tidak hanya sebagai salah satu langkah
yang diperlukan untuk implementasi KM. KA harus menjadi alat penting dan
metode untuk organisasi untuk secara dinamis mengevaluasi dan memahami
setiap peluang untuk akuisisi dan eksploitasi pengetahuan komunitas. Dalam
dunia kontemporer, pengetahuan membuat satu-satunya perbedaan, sehingga
hanya organisasi yang dapat menilai dan memanfaatkan pengetahuan internal
dan eksternal akan bertahan.

5. Kritik & Saran

Berdasarkan kajian yang dilakukan oleh penulis, telah dituliskan mengenai
metode ataupun pendekatan yang bis digunakan untuk knowledge audit, tetapi
 output/deliverables dari knowledge audit tidak dicantumkan dengan detil. Kajian
yang dilakukan penulis pada proyek Leonardo Da Vinci tidak disertai dengan
pemaparan hasil atau sample kuisioner. Meskipun pemaparan penulis kurang
sistematik, tetapi pemaparan jurnal cukup baik dan mudah dipahami.

6. Kesimpulan
Knowledge audit merupakan langkah pertama dalam membangun
Knowledge Management atau merupakan bagian dari proses perencaan
Knowledge Management. Ada berbagai pendekatan yang bisa dilakukan untuk
melakukan audit. Hasil dar audit akan menjadi baseline pengambilan keputusan
akan bagaimana atau di mana KM akan diterapkan terlebih dahulu.

Daftar Pustaka :
Gourova,E., Antonova,A. & Todorova,Y., (2009) Knowledge Audit Concepts, Processes
and Practice. WSEAS Transactions on Business and Economics, Vol 6, No. 12,
pp 605-619.

LAMPIRAN