ADMINISTRACION DE

PROYECTOS

Una visin panormica del

Manejo de los proyectos

Proyectos de Ingeniera Mecnica

Ing. Jos Carlos Lpez Arenales
 Importancia de la Administracin
de Proyectos

Los proyectos representan cambio y permiten a las

organizaciones introducir efectivamente nuevos
productos, nuevos procesos y nuevos programas.

Ayuda a los equipos multifuncionales a ser ms

efectivos.

Ofrece un medio para la reduccin dramtica de

tiempo en los ciclos de los productos.

La globalizacin hace de los proyectos difcil de

manejar sin una metodologa formal.
 Administracin de Proyectos IT

Ms de US$250 billones se gastan en US cada ao en

aproximadamente 1750,000 proyectos de tecnologa de
informacin.

Slo el 26 % de los proyectos son completados en tiempo

y dentro de lo presupuestado

Es costo promedio del desarrollo de proyectos para una

gran compaia es de ms de US $ 2 millones.

La administracin de Proyectos es una industria de US $

850 millones y se espera un cracimiento tan grande como
20 % anual.
Bounds, Gene. The Last Word on Project
Management IIE Solutions, November, 1998.
Qu define un Proyecto?

Cmo se hace para

diferenciar un
Proyecto de un
Programa?

 Administracin de Proyectos vrs.

Administracin de Procesos.
En ltima instancia, los paralelismos entre los
procesos y la gestin de proyectos dan lugar a
una diferencia fundamental: la gestin de
procesos tiene por objeto eliminar la variabilidad,
mientras que la gestin del proyecto debe
aceptar la variabilidad, ya que cada proyecto es
nico ".

Elton, J. & J. Roe. Bringing Discipline to

Project Management Harvard Business
Review, March-April, 1998
 Medicin del xito de un
Proyecto

Fu el Titanic

Un xito?

Resutado de los proyectos IT

More than 200%

late
101-200% late
6%
16%

51-100% late Cancelled

9% 29%

8%
21-50% late

6%
Less than 20% 26%
late

On-Time

Source: Standish Group Survey, 1999 (from a

survey of 800 business systems projects)
POR QU FRACASAN LOS PROYECTOS?
Estudios han mostrado que los siguientes factores
contribuyen significativamente al fracaso de los proyectos:

Enfoque incorrecto del sistema de gestin de

proyectos
Fijacin de las primeras estimaciones
Nivel de detalle incorrecto
Falta de conocimiento sobre las herramientas de
gestin de proyectos (demasiada confianza en el
software de gestin de proyectos).
Muchas personas
Mala comunicacin
Recompensar a las acciones equivocadas
POR QU FRACASAN LOS PROYECTOS?

Requisitos mal definidos

Planeacin / gestin pobre
Problemas de calidad no controlados
Expectativas no realistas / estimaciones
inexactas.
Adopcin ingenua de nuevas tecnologas
Source: S. McConnell, Construx Software Builders, Inc.
Ciclo de vida de un Proyecto
Recursos Requeridos

Tiempo
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Formacin & Planeacin Calendarizacin Evaluacin &
Seleccin & Control Terminacin
Modelos de Ciclo de vida: Cascada
Concepto
Diseo

Anlisis de Re-
querimientos

Diseo de
Arquitectura

Diseo
detallado

Codificacin
y depuracin

Sistema de
Evaluacin

Source: S. McConnell
Rapid Development (Microsoft Press, 1996)
Importancia de la Seleccin de
Proyectos

Hay dos formas para un negocio de tener

xito en productos nuevos: hacer los proyectos
correctos y hacer los proyectos en forma
correcta.

Cooper, R.G., S. Edgett, & E. Kleinschmidt.

Research Technology Management, March-April, 2000.
Iniciacin y seleccin de
Proyectos
Factores crticos
1) Necesidad competitiva
2) Expansin de mercado
3) Requerimientos operativos
Mtodos numricos
1) Perodo de recuperacin de inversin (Payback)
2) Valor Presente Neto (NPV) o Flujo de Caja Discontinuo (DCF)
3) Tasa Interna de Retorno (IRR)
4) Valor Comercial Esperado (ECV)
Portafolio de Proyectos
1) Portafolio diversificado para minimizar riesgos
2) Consideraciones de Flujo de Caja
3) Resource constraints
Periodo de Payback

Nmero de aos necesarios para

que un proyecto recupere la
inversin inicial.

Ejemplo: El Proyecto cuesta $100,000 y se espera que

la Compaa ahorre $20,000 por ao.
Periodo de payback = $100,000 / $20,000 = 5 aos
Aspectos crticos del NPV/DCF
1) Se asume que los pronsticos para el flujo de efectivo
son exactos; ignorando el efecto de la tendencia
humana
2) Falla para influir los efectos de la inflacin en
proyectos de largo trmino.
3) Se ignora la interaccin con otros proyectos, tanto en
ejecucin como propuestos. (minimizar el riesgo a
travs de la diversificacin).
4) Usar un sola tasa de descuento para el proyecto
completo (El riesgo es tipicamente reducido a medida
que el proyectos avanza)
Fases de la Gestin de Proyectos
n Formulacin y seleccin del Proyecto
n Planeacin
u Establecer resumen del proyecto
u Desglose de la estructura de Trabajo
u Plan de Organizacin
u Riesgo de la administracin
u Sucontratacin and proceso de licitacin
n Calendarizacin
u Tiempo y calendario
u Presupuesto del proyecto
u Ubicacin de recursos
u Compra de equipo y materiales
n Supervisin y control
u Control de Costos mtrico
u Cambio de rdenes
u Emisin de reportes
Planeacin del Proyecto
n Resumen
u Resumen Ejecutivo: misin y objetivos, restricciones.
u Descripcin y especificacin de los logros esperados
u Estandares de calidad que se usarn (e.g., ISO)
u Ejecucin de los contratistas
u Composicin y responsabilidades del Equipo del Proyecto
n Plan de Organizacin
u Administracin de las responsabilidades asignadas (firma
autorizada)
u Matriz de impacto cruzado (Quien hace qu)
u Relaciones entre gerencias funcionales
u Administracin del proyecto
u Roll de los consultores
u Procedimientos de comunicacin con la organizacin, cliente, etc.
Importancia de la Planeacin

La regla de las 6P en la gestin de

Proyectos:
Prior Planning Prevents Poor Project
Performance

If you fail to plan, you will plan to fail

Anonymous
Rol del gerente/equipo del Proyecto

Cliente Alta Gerencia

Gerente de
Proyecto

Contratistas

Equipo del
Proyecto
Organizaciones Gerecias
reguladas Funcionales
Responsabilidades de un Gerente de Proyecto
Hacia la Organizacin y Alta Gerencia
Respetar las restricciones presupuestarias y de de recursos
Involucrar a las Gerencias Funcionales

Hacia el Equipo del Proyecto

Proveer retroalimentacin exacta y oportuna
Mantener el enfoque en los Objetivos propuestos
Gestionar los cambios de personal

Hacia el cliente
Comunicar en manera exacta y oportuna
Proveer informacin y control en cambios y modificaciones
Mantener la Calidad establecida

Hacia los Contratistas

Proveer informacin sobre la situacin general del proyecto
Equipo del Proyecto

Qu es un equipo del proyecto?

Un grupo de personas comprometidas
alcanzar los objetivos comunes que han sido
establecidos por ellos mismos

Caractersticas de un equipo de proyecto

Diversas habilidades y experiencias
Dispuestos a trabajas juntos efectivamente y desarrollar
sinergia
Usualmente es unnmero pequeo de personas
Tiene sentido de responsabilidad como una unidad
Subcontratacin = Alianza de Negocios
n Cuando se contrata parte o todo un
proyecto, se est formando una alianza de
negocios....

Alianza Inteligente de Negocios: Una relacin de negocios

para beneficio mutuo entre dos o ms partes compartiendo o
complementando intereses y o metas de negocios
Larraine Segil, Lared Presentations
Comunicacin y Contratistas
Qu tipos de mecanismos de comunicacin deber se
usado entre la Empresa y el (los) Contratista (s)?

Qu comunica la Cmo la Empresa

Empresa.....? Comunica.....?

Cmo el conocimiento
es transferido?
Diagrama de Gantt

Microsoft Project 4.0

Mtodo de Ruta Crtica

ES A = 0
LFA = 14
ES F = 26
LFF = 35
TaskA
14 wks ES D = 14
LFD = 26 Task F
ES START = 0 9 wks ES END = 35
LF START = 0 LFEND= 35
ES B = 0 Task D
LFB = 14 12 wks
START END
Task B ES E = 26
9 wks LFE = 35

Task E
ES C = 0 6 wks
LFC = 29

Task C
20 wks
Costos Acumulativos

Rango de
posibles
presupuestos
Costos Semanales (Flujo de Caja)
PERT Example #1
Task B
Programming

Task E
Implementation

Task A Task C
Start Requirements Hardware Task F
Analys is Acquisition Testing

End
Task D
User
Training

Duration Estimate s Expected

Task Description Predecessors Optimistic Pessimistic Likely Dura tion Variance
A Requirements An alysi s none 2 14 6 6.67 4.00
B Programming A 4 12 7 7.33 1.78
C Hard ware acquisiti on A 2 13 8 7.83 3.36
D User training A 12 18 14 14.33 1.00
E Implemen tation B, C 3 7 5 5.00 0.44
F Testi ng E 3 7 4 4.33 0.44
END End of pro ject D, F 0 0 0 0.00 0.00
PERT Example #1 (contd)
Task B
Programming

Task E
Implementation

Task A Task C
Start Requirements Hardware Task F
Analys is Acquisition Testing

End
Task D
User
Training

Expected
Task Path Early Start Variance Due Date Zi Pr(zi)
B,C,D Start-A 6.67 4.00 6 -0.33 0.37
E Start-A-C 14.50 7.36 15 0.18 0.57
F Start-A-C-E 19.50 7.81 20 0.18 0.57
End Start-A-C-E-F-End 23.83 8.25 25 0.41 0.66

PERT Expected Duration = 23.83 Expected CP = {Start, A, C, E, F, End}

PERT V ariance = 8.250
PERT Example #2

Task A Task C
A =4 = 10
C
2
A =2 2
=5
C

START END

Task B Task D
B = 12 D =3
2 2
B =4 D =1
Example #3: Discrete Probabilities
Task A
(8.0)
Task D
(9.3)
Task B
START (10.0) END

Task C
(19.0)

Task A Task B Task C Task D

Value Prob Value Prob Value Prob Value Prob
7 0.333 2 0.2 5 0.2 3 0.3
8 0.333 12 0.8 15 0.2 12 0.7
9 0.333 25 0.6
 Example #3 (contd)
Task A Task B Task C Task D Cr itical Prob of Length PATHS
Combination Value Prob Value Prob Value Prob Value Prob Path CP of CP A,D B, D C
1 7 0.333 2 0.2 5 0.2 3 0.3 A, D 0.004 10 0.004 0.000 0.000
2 7 0.333 2 0.2 5 0.2 12 0.7 A, D 0.009 19 0.009 0.000 0.000
3 7 0.333 2 0.2 15 0.2 3 0.3 C 0.004 15 0.000 0.000 0.004
4 7 0.333 2 0.2 15 0.2 12 0.7 A, D 0.009 19 0.009 0.000 0.000
5 7 0.333 2 0.2 25 0.6 3 0.3 C 0.012 25 0.000 0.000 0.012
6 7 0.333 2 0.2 25 0.6 12 0.7 C 0.028 25 0.000 0.000 0.028
7 7 0.333 12 0.8 5 0.2 3 0.3 B, D 0.016 15 0.000 0.016 0.000
8 7 0.333 12 0.8 5 0.2 12 0.7 B, D 0.037 24 0.000 0.037 0.000
9 7 0.333 12 0.8 15 0.2 3 0.3 B, D 0.016 15 0.000 0.016 0.000
10 7 0.333 12 0.8 15 0.2 12 0.7 B, D 0.037 24 0.000 0.037 0.000
11 7 0.333 12 0.8 25 0.6 3 0.3 C 0.048 25 0.000 0.000 0.048
12 7 0.333 12 0.8 25 0.6 12 0.7 C 0.112 25 0.000 0.000 0.112
13 8 0.333 2 0.2 5 0.2 3 0.3 A, D 0.004 11 0.004 0.000 0.000
14 8 0.333 2 0.2 5 0.2 12 0.7 A, D 0.009 20 0.009 0.000 0.000
15 8 0.333 2 0.2 15 0.2 3 0.3 C 0.004 15 0.000 0.000 0.004
16 8 0.333 2 0.2 15 0.2 12 0.7 A, D 0.009 20 0.009 0.000 0.000
17 8 0.333 2 0.2 25 0.6 3 0.3 C 0.012 25 0.000 0.000 0.012
18 8 0.333 2 0.2 25 0.6 12 0.7 C 0.028 25 0.000 0.000 0.028
19 8 0.333 12 0.8 5 0.2 3 0.3 B, D 0.016 15 0.000 0.016 0.000
20 8 0.333 12 0.8 5 0.2 12 0.7 B, D 0.037 24 0.000 0.037 0.000
21 8 0.333 12 0.8 15 0.2 3 0.3 B, D 0.016 15 0.000 0.016 0.000
22 8 0.333 12 0.8 15 0.2 12 0.7 B, D 0.037 24 0.000 0.037 0.000
23 8 0.333 12 0.8 25 0.6 3 0.3 C 0.048 25 0.000 0.000 0.048
24 8 0.333 12 0.8 25 0.6 12 0.7 C 0.112 25 0.000 0.000 0.112
25 9 0.333 2 0.2 5 0.2 3 0.3 A, D 0.004 12 0.004 0.000 0.000
26 9 0.333 2 0.2 5 0.2 12 0.7 A, D 0.009 21 0.009 0.000 0.000
27 9 0.333 2 0.2 15 0.2 3 0.3 C 0.004 15 0.000 0.000 0.004
28 9 0.333 2 0.2 15 0.2 12 0.7 A, D 0.009 21 0.009 0.000 0.000
29 9 0.333 2 0.2 25 0.6 3 0.3 C 0.012 25 0.000 0.000 0.012
30 9 0.333 2 0.2 25 0.6 12 0.7 C 0.028 25 0.000 0.000 0.028
31 9 0.333 12 0.8 5 0.2 3 0.3 B, D 0.016 15 0.000 0.016 0.000
32 9 0.333 12 0.8 5 0.2 12 0.7 B, D 0.037 24 0.000 0.037 0.000
33 9 0.333 12 0.8 15 0.2 3 0.3 B, D 0.016 15 0.000 0.016 0.000
34 9 0.333 12 0.8 15 0.2 12 0.7 B, D 0.037 24 0.000 0.037 0.000
35 9 0.333 12 0.8 25 0.6 3 0.3 C 0.048 25 0.000 0.000 0.048
36 9 0.333 12 0.8 25 0.6 12 0.7 C 0.112 25 0.000 0.000 0.112
6.8% 32.0% 61.1%
Example #3 (contd)

Length of Cumulativ e
CP's Prob Prob
10 0.004 0.00
11 0.004 0.01
12 0.004 0.01
15 0.108 0.12
19 0.019 0.14
20 0.019 0.16
21 0.019 0.18
24 0.224 0.40
25 0.599 1.00

Criticality Indices
Task A Task B Task C Task D
6.8% 32.0% 61.1% 38.8%

Expected Project Duration = 23.22

 New Product Development Projects

Beta test fails (with

probability of 0.25)
Design of and rework is needed
Lease physical unit
Mfg/Office
Space Assemble prototype Beta test
prototype

START
END
Identify/hire
staff Electronics
design Software

Beta test fails (with

probability of 0.25)
and rework is needed
 New Product Development Projects (contd)

Design of
Lease physical unit Prob = .75 END
Mfg/Office
Space Assemble prototype Beta test
prototype

START Prob = .25

Beta test fails and

Identify/hire
Electronics rework is needed
staff
design Software
Riesgos de la Gestin

Todos los proyectos tienen un nivel de riesgo

Se necesita identificar los riesgos y sus soluciones
Se necesita identificar a las personas responsables de
solucionar determinados riesgos del proyecto.
Se necesita identificar las acciones que reduzcan la
probabilidad que que los eventos adversos ocurran
 Proyectos a realizar
n 1- Aire Acondicionado Campus URL Zacapa
n 2- Sistema de vapor 1
n 3- Sistema de vapor 2
n 4- Sistema de Aire Comprimido 1
n 5- Sistema de Aire Comprimido 2
n 6- Sistema Hidrulico
n 7- Refrigeracin
 Requerimientos
1. Introduccin
2. Justificacin
3. Planteamiento
4. Desarrollo del Proyecto
5. Programa de Mantenimiento sugerido.
6. Conclusiones
7. Recomendaciones
8. Bibliografa
9. Anexos (apndices, glosario, etc.)
 Formacin de Grupos
n 1. Grupos de 4 personas (+/- 1)
n 2. Divisin de tareas.
n 3. Quien no trabaje no tiene derecho a ser
incluido en el reporte final.
n 4. Presentacin encuadernada
n 5. Presentacin en clase con caonera.
n 6. En la presentacin: Quien habla gana puntos
= TODOS HABLAN.