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Formation en Secrtariat LA PRISE DE NOTES

LA PRISE DE NOTES

I - POURQUOI PRENDRE DES NOTES ?

1 - LA MMORISATION D'UN MESSAGE

La prise de notes est ncessaire lorsque l'on veut mmoriser certaines informations.

Les capacits de mmorisation de chacun sont limites, et l'on risque de ne retenir qu'une information
incomplte et/ou inutile et/ou dforme.

La prise de notes permet de laisser une trace crite d'informations que l'on ne reoit qu'une fois :

- Qu'il s'agisse d'un oral (confrence, cours, expos) ou d'un crit (livre qui vous est prt)
- D'une source externe (professeur, confrencier, appel tlphonique) ou interne (bonne ide qui
surgit)

2 - L'UTILISATION ULTRIEURE DU MESSAGE

Prendre des notes suppose que celles-ci soient relues et exploites, par exemple,

- Pour apprendre un cours,


- Pour prparer un expos ou une action future (voyage, campagne de publicit)

3 - LA RESTITUTION DU MESSAGE

Bien souvent les informations reues doivent tre restitues d'autres personnes :

- Soit l'tat brut (par exemple un appel tlphonique pour une prise de rendez-vous)
- Soit aprs une mise en forme (note de synthse, expos, lettre, compte-rendu de runion)

La prise de notes est donc utile :

- Pour soi (apprendre ses cours)


- Pour les personnes qui n'en ont pas pris (on dsigne par exemple un secrtaire lors d'une runion, ce
qui permet aux autres intervenants de se concentrer uniquement sur la discussion en cours)
- Aux personnes absentes (cadre en dplacement qui ne peut recevoir les appels tlphoniques)

La prise de notes est particulirement vitale pour certaines professions dont le rle et justement de collecter
l'information pour la transmettre son destinataire (travail de secrtariat).

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II - COMMENT PRENDRE DES NOTES ?

1 - LA PRPARATION

PRPARATION PSYCHOLOGIQUE
Prendre des notes suppose attention, concentration et coute active pour : comprendre et mmoriser le
message dlivr.

PRPARATION MATRIELLE
Pour noter au vol une bonne ide, avoir toujours et partout un bloc-notes et un stylo.

Pour une situation prvue de prise de notes:


- Prvoir la quantit de feuilles suffisante (utiliser les feuilles recto, afin de ne pas perdre de temps en
retournant la feuille), des stylos ou crayons de rechange.
- Prvoir stylos de couleur qui permettront de valoriser certains lments.
- Lorsque la situation est amene se rpter, il peut tre utile d'laborer un document type facilitant
la prise de notes (fiche de rception d'appels).
- si les thmes abords sont connus davance, prparer les feuilles avec les diffrentes rubriques.

Quelle que soit la mise en page, il faut :


- Numroter les pages (1/3; 2/3)
- Dater les pages
- Indiquer les circonstances de la prise de notes (runion, sminaire, formation)
- Arer les notes, garder la marge gauche de chaque feuille libre pour rajouter des notes de
rvision, laisser de lespace dans les notes pour revenir une notion incomplte.
- Mettre des repres toujours aux mmes endroits (renvois, rfrences, remarques)

2 - LA PRISE DE NOTES

DMARCHE INTELLECTUELLE
Noter l'intgralit du message n'est pas une prise de notes (on utilise dans ce cas des techniques -la
stnographie- ou des outils -le dictaphone-).

Prendre des notes suppose une agilit de l'esprit pour :

- Identifier et slectionner les informations essentielles,


- Reprer la logique du message et construire un plan,
- Synthtiser des dveloppements.

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MTHODES DE PRISE DE NOTES


Selon lobjectif et la personnalit de chacun, la prise de notes prend des formes diffrentes.

MTHODE STRUCTURE

Cette mthode consiste ordonner les ides selon une structure numrote (titres, sous-titres) en les
prsentant sous forme dnumration afin de visualiser clairement le plan.

Lors de la prise de notes, il faut tre trs sensible aux articulations, reprer les mots et phrases-cls. Cette prise
de notes, hirarchise, facilite le compte rendu.

Recourir la numrotation hirarchise repose sur deux principes :


un type de numros diffrent selon le rang d'importance de l'ide
un dcalage (blanc par rapport la marge) rendant compte du rang d'importance de
l'ide.

Exemple :

L'Europe et le monde en 1914


I) L'Europe domine le monde
1) La domination conomique et financire
a) L'usine du monde
* ide principale
dmonstration
ex:

MTHODE SYSTMIQUE

Il sagit dune reprsentation sous la forme dun schma o les informations sont inscrites dans des carrs,
rectangles ou cercles et des flches tablissent les relations entre elles. Cette mthode est surtout utilise lors
de la prparation dun expos.

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MTHODE PR-CADRE (NORME)

Des documents sont labors afin de recueillir les informations (fiche tlphonique, compte rendu daccident,
tableaux divers). Cette mthode permet de noter les informations importantes et dviter des oublis.

Exemple : utilisation de fiches dappels tlphoniques.

Concerne :

Date : Heure :

En votre absence :

M De :

N de tl : Service

OU

Nom Entreprise Adresse


Date Heure Tlphone Message Suite donner
Adresse lectronique

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MTHODE ARBORESCENTE

Les notes sont organises les unes par rapport aux autres en fonction de lenchanement des ides. Cela
permet de bien visualiser les diffrentes ides.

MTHODE HEURISTIQUE

Cette mthode dont le nom signifie qui aide linvention favorise en effet la crativit. Les rgles, pour
llaboration de ce schma, sont les suivantes :

- noter au centre de la feuille le thme trait


- noter, tout autour, sur diffrentes branches partant du centre, les mots-cls, phrases courtes ou
dessins qui viennent lesprit par association libre dides
- poursuivre la ramification des branches par association dides

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AUTOMATISMES MANUELS

DES SIGNES

Objectifs : Remplacer des mots par des signes rapides raliser (criture) et sans quivoque (relecture).

Exemples : Bon nombre des signes proposs sont issus des mathmatiques, mais ils sont rinterprts bien
videmment.

SIGNES SIGNIFICATIONS POSSIBLES


aboutit , entrane, provoque, va , devient

vient de, a pour origine, est issu de

en bas, voir plus bas

en haut, voir plus haut

l'origine, au dbut

augmente, monte, progresse positivement

diminue, descend, progresse ngativement

varie, instable

somme, totalit

rien, vide, dsert, absence

diffrent, n'est pas

quivaut , gale, est,

ressemble, n'est pas tout fait pareil

est suprieur , vaut mieux que, l'emporte sur

est infrieur , vaut moins que, est cras par

il existe, on trouve, il y a quelques

fait partie de, est de la famille de, appartient

ne fait pas partie de, est tranger , n'est pas

par rapport

il y a un peu, en petite quantit

et, s'ajoute

plus ou moins, environ, peu prs

homme, masculin, mle

femme, fminin, femelle

etc.

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Remarque : L'effort, aprs adoption d'un signe donn, doit porter sur l'absence de variation dans le
choix et l'emploi de ce signe (il faut s'y tenir), pour que, lorsqu'on relit plus tard ses notes, il n'y ait pas
de doute sur la signification.

DES ABRVIATIONS

Objectifs : Remplacer des mots par des "raccourcis", quand on n'a pas de signes disponibles.

Exemples : Chaque matire utilise ses propres abrviations conventionnelles, il est bon de les connatre, bien
videmment (voir par ex. les "modes d'emploi" des usuels spcialiss).

Les exemples donns ci-aprs sont de simples propositions. Comme pour les signes, ce sont des pistes
d'invention.

Abrviation Signification Abrviation Signification


tjs toujours G al
gnral
js jamais qq quelqu'un
mme qqch quelque chose
h homme tre
vx vieux cd c'est dire
bcp beaucoup ns nous
tt tout vs vous
ts tous ex (par) exemple

Remarque :
L'effort, aprs adoption d'un signe donn, doit porter sur l'absence de variation dans le choix et l'emploi de
ce signe (il faut s'y tenir), pour que, lorsqu'on relit plus tard ses notes, il n'y ait pas de doute sur la signification.
Au surplus, recourir le plus possible aux sigles, car ils reprsentent un excellent moyen d'conomie lors de la
prise de notes.

LA SUPPRESSION DES MOTS

Objectifs : Supprimer tout ce qui n'est pas indispensable la comprhension.

Ce qu'on peut supprimer :


tous les articles
tous les verbes dont la disparition ne gne pas la comprhension (ex. : "tre")
tous les lments de commentaire, de digression, non indispensables la comprhension de
l'ensemble

LA PRSENTATION

Objectifs : Rendre compte de la structure du texte.

Reprer la structure :

Accorder toute son attention aux "connecteurs", c'est dire aux mots-outils qui permettent de
comprendre l'organisation du texte
o dans un rcit : il s'agit des indications de temps

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o dans un texte descriptif, il s'agit souvent des indications de spatialisation (lieux)


o dans un texte argumentatif, il s'agit gnralement des mots indiquant une relation
logique (addition, opposition, cause, consquence)
Lorsque le texte est entendu, le reprage des articulations de l'expos dpend des efforts de la
personne qui parle faire sentir les articulations de ses ides.
Lorsque le texte est un texte crit, s'attacher reprer (encadrement, soulignement,
surlignage, flchage, numrotation, etc.) tous les lments manifestant explicitement la
structure : mots-outils, mais aussi aspect visuel du texte (paragraphes, lignes sautes, retraits
ventuels, changements typographiques, etc.).

LA NOMINALISATION ET LE REMPLACEMENT

PROCD PROPREMENT DIT DE LA NOMINALISATION

Dfinition : La nominalisation est un procd lexical qui consiste tirer d'un verbe un nom de mme famille
(ou, quand le nom de mme famille n'existe pas, un nom correspondant par son sens ce verbe)
Ex : rparer rparation

Emploi : l'occasion de la nominalisation, il convient de supprimer un maximum d'informations secondaires


(sans quoi l'opration est parfois plus coteuse en nombre de mots que de laisser la phrase en l'tat !)

REMPLACEMENT PAR UN HYPERONYME (OU "NOM GNRIQUE")

Dfinition : Un hyperonyme (ou nom gnrique) est un nom qui, servant d'tiquette gnrale un groupe de
noms qui ont en commun une mme ide, exprime cette ide commune.
Ex : agent, gendarme, CRS force publique
pote, romancier, dramaturge crivain

Emploi : L'hyperonyme, remplaant une liste, est un moyen efficace d'conomie, mais ncessite une synthse
rapide (entranement ncessaire).

3 - RANGEMENT ET UTILISATION DES NOTES

On prend des notes pour les utiliser ultrieurement. On ne s'en servira que si on les retrouve, donc si elles sont
numrotes et correctement classes (chemises)

Les relire et mettre au net rapidement (comprhension plus facile quand l'intervention orale est encore frache
l'esprit).

Complter ou clarifier certains lments si ncessaire.

Ne pas hsiter demander un complment dinformation au besoin ( un collgue, au professeur).

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QUELQUES EXERCICES

EXERCICE 1 : UTILISER DES ABRVIATIONS

Notez les phrases suivantes en style tlgraphique, en utilisant des abrviations, signes, dessins, symboles,
de manire ne conserver que lessentiel :

a - Victor Hugo est n en 1802 et mort en 1885.


b - La population mondiale a considrablement augment ces cinquante dernires annes, ce qui a provoqu
des crises conomiques graves.
c - Contrairement aux prvisions, le pourcentage croissant la tlvision de publicits pour les mdicaments
na pas entran de consommation plus grande de ces produits.
d - Malgr lapparition de la radio, de la tlvision et des moyens de communication modernes, le nombre de
livres qui paraissent chaque anne est actuellement bien suprieur celui du sicle dernier.

EXERCICE 2 : COMPRENDRE UN TEXTE EN NOTES

Rcrivez entirement, en rdigeant tout, ce texte qui vous est donn en abrg :

1 nouvT : le chle
ie
Arriv Fr. < Angl. 1re orthogr = shall. Import ds Directoire / C Indes gd succs, trs vite rpandu. Les +
apprcis Cachemire, fts avec poils chvre = "pushm" noms pop "pushmina", trs chers. /s Napol cra
manufact gde produc ? genres et ? qlT trs mode. Tte fm de qlT dt savoir maniemt chle, se distingue c
cela de fm pop. Ralis dessins de + en + complexes perfecmt machines surtt Jacquard XIXe s. (extraits de
LHistoire du vtement, 1991).

EXERCICE 3: PRENDRE UN MESSAGE EN NOTES

Prendre en notes le message tlphonique suivant ( faire lire par quelquun) :

Bonjour Mademoiselle, Thrse RAICKMAN lappareil. M. REMACLE nest pas au bureau aujourdhui, je
pense.

Je vous tlphone afin de vous rappeler le non-paiement de ma facture n 456 date du 30 septembre, soit
plus de 5 mois dj.

M. REMACLE, que jai eu au tlphone il y a une quinzaine de jours, mavait promis le rglement de celle-ci
dans les plus brefs dlais et je constate que rien na t fait.

Pourriez-vous lui dire que, si pour la fin du mois, le paiement ne mest pas parvenu, je remettrai ce dossier
entre les mains de mon avocat et votre socit encourra les frais de justice.

Je souhaiterais aussi lavenir ne plus tre en affaires avec votre entreprise, car cest dj la quatrime facture
dont le paiement est effectu avec normment de retard.

Je vous signale galement quune facture couvrant les frais de recouvrement et les intrts de retard va vous
parvenir conformment nos conditions de vente habituelles.

Au revoir Mademoiselle.

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