TUGAS KEARSIPAN

ARSIP ELEKTRONIK

Anggota Kelompok :

1. Firli Inayah (10)

2. Fitriana (11)
3. Fitriani (12)
4. Isna Nur Afifah (14)
5. NurAini Hanifah (24)
6. Sri Widayati (32)
7. Tiara Maulita (33)
8. Yuni Astuti (34)

X AP2
 Arsip Kearsipan
1. Pengertian Arsip Elektronik
Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah
mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.

2. Alat Dan Bahan Yang Dibutuhkan Arsip Elektronik :

a. Media elektronik seperti laptop dan komputer sebagai alat penyimpan data
b. Camera digital sebagai wadah mengabadikan proses pengarsipan
c. Arsip berupa lembaran surat atau warkat yang akan diarsipkan
d. Dan media pendukung lainnya.

3. Kelemahan Dan Kelebihan Arsip Elektronik

Kelebihan :
a) Terdapat salinan arsip dalam bentuk elektronik.
b) Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
c) Kemudahan akses terhadap arsip elektronik.
d) Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
e) Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
f) Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

Kerugian :
a) Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi atau
menghapus) dalam segala cara.
b) Kesulitan untuk berbagai file kerena format maupun ketersediaan jaringan / akses
berbagai file lainnya.
c) Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya
server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen karena tisak sengaja.

4. Cara Penciptaan Arsip Elektonik

Arsip elektronik diciptrakan melalui proses digitalisasi dari arsip konvensional dimana
proses ini membutuhklan tahapan-tahapan sebagai berikut :

A. Tahapan Pengumpulan Bahan

Arsip yang dipilih untuk dilayankan adalah dengan mempertimbangkan kegunaan
arsip dimana arsip yang sering dicari oleh pengguna adalah yang menjadi prioritas utama,
kemudian adalah arsip yang sudah rapuh atau rusak untuk menjaga, merawat maupun
untuk pertimbangan perlindungan maka arsip-arsip yang sudah rapuh di dahulukan untuk
dilayankan sehingga disamping sebagai fungsi pelayanan juga untuk fungsi perlindungan.

B. Tahapan Pemindaian
Tahapan pemindaian dimana arsip konvensional jenis tekstual dan jenis foto
dilakukan pemindaian dengan alat pemindai yaitu scanner.
C. Tahapan Manipulasi
 Tahapan dimana arsip disesuaikan sehingga nantinya dapat digunakan pada
aplikasi dengan baik.

D. Tahapan Entry Data

Setelah arsip elektronik dilakukan proses manipulasi dan arsip siap digunakan
maka selanjutnya adalah melakukan entry data dimana data deskripsi arsip disesuaikan
dengan arsip elektronik, sehinggapengguna dapat melakukan pencarian dari aplikasi ini
dengan menggunakan kata kunci sesuai dengan deskripsi arsip dan dapat langsung
melihat arsip elektronik hasil penemuan kembali tersebut.

E. Tahapan Editing Dan Koreksi

Pada tahapan ini disamping dilakukan koreksi terhadap pengetikan deskripsi arsip
juga dilakukan koreksi apakah data deskripsi arsip yang dientry sudah sesuai dengan
arsip elektroniknya.

5. Penyimpanan Arsip Elektronik

a) Tempat penyimpanan arsip elektronik aktif yang paling baik adalah hard disk local
sehingga dapat cepat ditemukan mengingat fungsinya yang masih digunakan dalam
administrasi harian.
b) Tempat penyimpanan arsip elektronik inaktif yang paling baik adalah hard disk
eksternal sehingga saat diperlukan dapat secara cepat diambil untuk digunakan.
c) Tempat penyimpanan arsip elektronik statis yang paling baik dilakukan penilaian
menggunakan beberapa parameter karena sifat arsip elektronik statis yang bharus dirawat
dan dilestarikan sedangkan teknologi media simpan terus berubah.

6. Penemuan Kembali Arsip Elektronik

Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan
konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai
memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem pengindekan.

7. Cara Perawatan Arsip Elektronik

a) Penggunaan perangkat keras (komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan
baik sesuai prosedur.
b) Menggunakan software asli (bukan bajakan).
c) Mem back up data secara berkala.
d) Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet,
debu, panas yang berlebihan, dan air.
e) Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata-rata antara 11-22
C dan kelembapan antara 45-65% RH.
8. Penyusutan Arsip Elektronik
Penyusutan arsip elektronik dapat dilakukan dengan:
a) Hapus data
b) Format ulang
c) Degausing
d) Partisi
e) Pemusnahan secara fisik

9. Manfaat Arsip Elektronik

a) Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa
meninggalkan meja kerja.
b) Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
c) Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan
menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
d) Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar
monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya.
e) Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia
dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
f) Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan
mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.
g) Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku
pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi
relatif sulit untuk mengaksesnya.
h) Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalammedia
penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recoverydokumen kertas yang
sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupunpencurian, pemback-upan akan
sulit dilakukan lagi.
10. Gambar Arsip Elektronik