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2016.98999.00001.6.

8 (VOLUME 1)

ESTADO DO AMAZONAS
PREFEITURA DE MANAUS
PODER EXECUTIVO

rgo de Origem: SIGED TESTE 2

Nmero do Processo: 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1)

Nmero PROTUS:

Data: 08/09/2016

Assunto: TESTE

Classificao Arquivstica: 10.00.02 - OUVIDORIA

Interessado: EMPRESA TESTE LTDA

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Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade


MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

Manual de Gesto Documental

105

Maio, 2010

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Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva

Ministra do Meio Ambiente


Izabella Mnica Vieira Teixeira

Secretrio Executivo
Jos Machado

Presidente do Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBio


Rmulo Jos Fernandes Barreto Mello
Diretora de Planejamento, Administrao e Logstica
Silvana Canuto Medeiros
108
Diretor de Unidades de Conservao de Proteo Integral
Ricardo Jos Soavinski
Diretor de Unidades de Conservao de Uso Sustentvel e Populaes Tradicionais
Paulo Fernando Maier Souza
Diretor de Conservao da Biodiversidade
Marcelo Marcelino de Oliveira

Equipe Tcnica Responsvel


Aline Ramalho Bezerra Borges
Lorena Maria Borges da Silva
Colaboradores
Luciano Luiz de Jesus
Marli dos Reis Alves Soares
Nataniel Fragoso Ribeiro
Adriana Rodrigues Alves
Adriane Correia de Souza
Projeto Grfico
Eduardo Guimares

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Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade


MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

Manual de Gesto Documental

CDOC
Este material contm informaes
importantes para o usurio, orientando como
produzir, tramitar e destinar seus documentos
de forma padronizada. A modernizao da
rea de documentao tambm exposta no
manual, dando a dimenso do que est sendo
feito para aprimorar o servio e o atendimento
ao usurio.

Instituto Chico Mendes


de Conservao da
Biodiversidade

Centro de Documentao
Tel:(61) 3341-9015
Fax:(61) 3341-9492
01/05/2010

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MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

SUMRIO

APRESENTAO........................................................................................................................... 7
DEFINIES..................................................................................................................................8
GESTO DE DOCUMENTOS........................................................................................................ 10
Definio de Documento......................................................................................................... 11
Produo de Documentos......................................................................................................13
Modelos e Formatao..................................................................................................... 14
CENTRO DE DOCUMENTAO................................................................................................... 16
Protocolo Geral...................................................................................................................... 16
Recepo (Recebimento de documentos).........................................................................17
Expedio (Servio de Postagem e Malote)..................................................................... 18
Instruo Processual.........................................................................................................21
Processamento Digital........................................................................................................... 26 3

Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades............................. 26


Arquivo Central....................................................................................................................... 29
Biblioteca.................................................................................................................................31
Gesto da Informao SGI.................................................................................................. 32
REFERNCIA............................................................................................................................... 34
ANEXO I................................................................................................................................... 35
REDAO OFICIAL...................................................................................................................... 37
IDENTIDADE VISUAL.............................................................................................................. 37
QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL..................... 37
Clareza............................................................................................................................... 37
Coeso...............................................................................................................................38
Conciso............................................................................................................................38
Formalidade e uniformidade............................................................................................38
Impessoalidade.................................................................................................................39

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PADRONIZAO.....................................................................................................................39
Pronomes de Tratamento.................................................................................................39
Fechos............................................................................................................................... 41
Identificao do Signatrio............................................................................................... 41
Formatao....................................................................................................................... 42
ATOS DE COMUNICAO.......................................................................................................44
Documentos Padro Ofcio...............................................................................................44
Ofcio..................................................................................................................................46
Ofcio Circular....................................................................................................................48
Memorando....................................................................................................................... 50
Memorando Circular.........................................................................................................54
Despacho........................................................................................................................... 56
Fax.....................................................................................................................................60
Correio Eletrnico............................................................................................................. 62
ATOS NORMATIVOS............................................................................................................... 62
4
Apostila.............................................................................................................................. 62
Atestado.............................................................................................................................64
Certido.............................................................................................................................66
Ata......................................................................................................................................68
Portaria.............................................................................................................................. 72
Nota Tcnica...................................................................................................................... 74
Instruo Normativa......................................................................................................... 76
Ordem de Servio.............................................................................................................. 78
Parecer..............................................................................................................................80
Resoluo.......................................................................................................................... 82
REFERNCIAS.............................................................................................................................84
ANEXO II Logomarca ICMBio................................................................................................... 85
ANEXO III Guias de Remessa de Correspondncia e Malote.................................................86
ANEXO IV Quadro de Aes sobre Processos......................................................................... 91
ANEXO V Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao.........................................................93

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MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.


Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto
documental e a de proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento
de apoio administrao, cultura,
ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.

Lei n 8.159, de 8/1/1991

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MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

APRESENTAO

O Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade alou o Projeto de Gesto


Documental com o objetivo de estruturar a rea de documentao, modernizando suas
atividades e servios. O Projeto busca a equalizao das atividades com a implantao de
padres para produo, trmite e destinao de documentos com o auxlio de manuais e
capacitao, inserindo o usurio em uma nova realidade.

A estrutura da rea de documentos :

COORDENAO
DE DOCUMENTAO

GESTO DA
INFORMAO

ATENDIMENTO
AO USURIO

MODERNIZAO
E ANLISE
DOCUMENTAL 7

PROTOCOLO PROCESSAMENTO ARQUIVO


BIBLIOTECA MEMORIAL
GERAL DIGITAL CENTRAL

A Coordenao de Documentao ligada Coordenao Geral de Administrao e


Tecnologia da Informao CGATI/DIPLAN.
Este manual apresentado com a finalidade de sintetizar o tratamento que ser
aplicado documentao do Instituto, com parmetros e mtodos que iro mudar a cultura
e hbitos pr-existentes.
As aes j iniciadas mostram o impacto positivo na realidade do ICMBio. Os Servidores
passam a ter capacitao para tratar a documentao. No seu cotidiano ter o controle
da informao, dispondo de ferramentas para isso. A Instituio est aprendendo a ter a
informao de maneira mais gil e eficiente, dando ainda mais celeridade a suas aes.
E neste contexto que a busca principal se torna o comprometimento das pessoas no
desenvolvimento das tarefas que envolvam documentos, de maneira que promova melhoria
a todos, atingindo, direta ou indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo precioso em
nossa atividade.

Coordenao de Documentao/CGATI/DIPLAN

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DEFINIES

Assunto - a matria, motivo ou tema a que se refere o documento, determinando o contedo


de que se trata.

Autuao e/ou formao de processo - o termo que caracteriza a abertura do processo.

Correspondncia - toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou


entidades, exceo dos processos.

Desapensao - a separao fsica de processos apensados.

Desentranhamento de peas - a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer


quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado.

Desmembramento a separao de parte da documentao de um ou mais processos


para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao
e instrues especficas do rgo interessado.

Despacho - Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido
apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo
administrador, servidor pblico ou no.

Diligncia - o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades
8 indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

Distribuio - a remessa do processo ou documento s unidades, sendo direcionado


conforme despacho ou informao constante no documento.

Documento - toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta,


estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada poca ou lugar.

Espelho de identificao - a identificao visual padronizada de uma caixa ou pasta, com


informaes de seu contedo.

Gesto de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua


produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento.

Guia de andamento - uma nota utilizada para certificar o encaminhamento do processo


ou do documento por uma unidade administrativa a outra unidade administrativa, devendo
conter o nmero de volumes e o nmero de folhas.

Guia de remessa de correspondncia - um formulrio que deve ser preenchido, quando for
encaminhada mais de uma correspondncia no mesmo envelope, devendo ser autenticada
com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.

Guia de remessa de malote - um formulrio que deve ser preenchido com informaes

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sobre o contedo do malote de correspondncia que esta sendo enviado, devendo ser
autenticado com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.

Interessado - a pessoa, empresa ou rgo que ser beneficiada com a ao.

Juntada - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se


por Anexao ou Apensao.

Juntada por anexao - a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/


documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um
mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

Juntada por apensao - a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais


antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com
o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor
pblico estadual, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, constituir
um nico processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal.

Numerao de peas - a numerao atribuda s partes integrantes do processo.

Pea do processo - o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha,
folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de
vdeo, nota fiscal, entre outros.

Procedncia - A instituio que originou o documento.


9
Processo - o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado,
bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda,
instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos
rgos autorizados a executar tais procedimentos.

Processo acessrio - o processo que apresenta matria indispensvel instruo do


processo principal.

Processo principal - o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao
de um ou mais processos como complemento sua deciso.

Protocolo geral - a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos procedimentos


com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.

Registro - a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado


a controlar a movimentao da correspondncia e de processo e fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais, aos interessados.

Termo de arquivamento e desarquivamento - uma nota utilizada para informar o


arquivamento ou desarquivamento do processo/documento mediante despacho motivado da
autoridade competente ou a requerimento do interessado.

Termo de desapensao - uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou
mais processos apensados.

Definies

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Termo de desentranhamento de peas - uma nota utilizada para informar sobre a retirada
de pea(s) de um processo.

Termo de encerramento - uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo.

Termo de juntada de pea - uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou
pea(s) ao processo.

Termo de ressalva - uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do
processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a
ausncia de uma pea.

Termo de retirada de pea - uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou
pea(s) do processo.

Tramitao - a movimentao do processo e/ou documento de uma unidade outra, interna


ou externa, atravs de sistema prprio.

GESTO DE DOCUMENTOS

A Gesto de Documentos foi definida na LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que


dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias, Art.
10 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

A aplicao desta tcnica permite que a Instituio utilize a documentao de maneira


correta e passe a controlar o seu acervo documental. Desta forma a Instituio soluciona
os problemas decorrentes da falta de um programa de gesto, como: perda, duplicidade e
extravio de documentos; falta de espao; dificuldade no acesso e na localizao da informao;
controle manual de fluxo; e falta de padro para elaborao e tratamento de documentos.

Na gesto documental considera-se, tambm, o cidado, que na forma desta lei (Lei
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991), tem o direito a informao, conforme dispe o Art. 4
Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular
ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo
seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade
da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. A Instituio no deve
se organizar apenas por necessidade prpria, mas tambm para atender as demandas do
Governo Federal e os anseios da sociedade.

No Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial


a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao, tambm exposta a

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necessidade de proteo do acervo documental, referindo-se conservao dos documentos


e a preservao da informao. O Art. 25 complementa a informao do art.1 com as
penalidades, dispondo: Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e social. A preservao tambm
faz parte do projeto de gesto, buscando a conscientizao do usurio no manuseio do
documento, dando a devida importncia ao que sua ferramenta de trabalho. As sanes
penais podem ser vistas no Decreto-Lei n2.848, de 7 de dezembro de 1940. Cdigo Penal/
Dos crimes contra o patrimnio.

A informao em tempo hbil e correta um grande instrumento de trabalho para a


Instituio, que deve mant-la atualizada e disponvel.

Definio de Documento

Documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de


consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e
pensamento do homem numa determinada poca ou lugar.

Os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza,


de acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, conforme descrito a seguir.

a) Caracterizao quanto ao gnero


11
Documentos textuais: So os documentos manuscritos, datilografados ou impressos;

Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses


variveis, contendo representaes geogrficas arquitetnicas ou de engenharia.
Ex.: mapas, plantas e perfis;

Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em papel


emulsionado, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias (diapositivos,
ampliaes e negativos fotogrficos), desenhos e gravuras;

Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas e


fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com
bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e
fitas vdeo magnticas;

Documentos sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis,


contendo registros fonogrficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnticas;

Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico resultante da


microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex.:
rolo, microficha, jaqueta e carto-janela;

Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e armazenados


em computador. Ex.: disco flexvel (disquete), disco rgido (Winshester) e disco ptico.

Gesto de Documentos

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b) Caracterizao quanto espcie

Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade


de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: medida provisria, decreto,
estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa,
ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio, lei;

Atos enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a


fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;

Atos de assentamento: So os configurados por registros, consubstanciando


assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infrao;

Atos comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.:


traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica;

Atos de ajuste: So representados por acordos em que a Administrao Pblica


Federal, Estadual ou Municipal - parte. Ex: tratado, convnio, contrato, termos
(transao, ajuste etc.);

Atos de correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos, em


sentido amplo. Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao,
exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.

c) Caracterizao quanto natureza


12
Documentos Secretos: So os que requerem rigorosas medidas de segurana
e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que,
embora sem ligao ntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a
deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional;

Documentos Urgentes: So os documentos cuja tramitao requer maior


celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informao oriundos do Poder
Executivo, do Poder Judicirio e da Assemblia Legislativa do Estado (Cmaras
Municipais); mandados de segurana; licitaes judiciais ou administrativas;
pedidos de exonerao ou dispensa; demisso; auxlio - funeral; dirias para
afastamento da Instituio; folhas de pagamento; outros que, por convenincia
da Administrao ou por fora de lei, exijam tramitao preferencial;

Documentos Ostensivos: So documentos cujo acesso irrestrito;

Documentos Reservados: So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento


do pblico em geral.

Produo de Documentos

Na elaborao e/ou produo de documento dever ser considerado os padres da


ABNT e da Redao Oficial da Presidncia da Repblica, podendo a Instituio determinar os
parmetros a serem adotados.

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MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

No Manual de Redao Oficial do ICMBio so relacionados os formatos que devero


ser utilizados no mbito da Instituio.

Para produzir um documento necessrio entender sua finalidade, e assim, utilizar


o melhor instrumento para transmitir a informao. Este esclarecimento precioso para
iniciar um bom entendimento entre o locutor e o receptor da mensagem. No quadro abaixo
h a definio dos tipos mais utilizados.

ESPCIE/TIPO DE
FINALIDADE
DOCUMENTO

Modalidade de comunicao entre unidades administrativas de


um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo
MEMORANDO
nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicao eminentemente interna.

Comunicao interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas


MEMORANDO-CIRCULAR diferentes de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente
em mesmo nvel ou em nveis diferentes.

O tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao


OFCIO
Pblica entre si e tambm com particulares.
13
Comunicao expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas
OFCIO-CIRCULAR diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais
entre rgos da Administrao Pblica ou a particulares.

utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio


antecipado de documentos.
FAX Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox
do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se
deteriora rapidamente.

O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade,


transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso
de documentos.
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio
E-MAIL
eletrnico tenha valor documental, necessrio existir certificao
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida
em lei. O email institucional j considerado como documento
comprobatrio.

Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao,


requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a
DESPACHO seu conhecimento e soluo. Pode ocorrer tambm despacho de
encaminhamento de um rgo para outro. O despacho pode constituir-
se de uma palavra, de uma expresso ou de um texto mais longo.

Gesto de Documentos

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Modelos e Formatao

Os documentos tm padres de formatao que devem ser seguidos, facilitando a sua


identificao e o entendimento do seu objetivo.

Os mais conhecidos so o Memorando e o Ofcio. Expedientes que se diferenciam


antes pela finalidade do que pela forma. Com o fito de uniformiz-los, ser adotada uma
diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio.

Podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda
e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho). Tambm
obrigatrio constar o nmero da pgina a partir da segunda.

Devem conter as seguintes partes:

a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla da coordenao, diretoria e rgo


que o expede.
Exemplo: Memorando n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Ofcio n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Nota: A numerao dos documentos padro ofcio recomea a cada ano.

b) local e data: por extenso, com alinhamento direita logo abaixo do tipo.
Exemplo: Braslia, 15 de maro de 2007.
14

c) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao.


Nota: No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo, cidade, estado e CEP.

d) assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.


Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.

e) vocativo: que invoca o destinatrio, seguido de vrgula.


Exemplo: Senhor Coordenador de Administrao,

f) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:


- introduo: apresentao do assunto que motiva a comunicao. No use as
formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que,
empregue a forma direta;
- desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia
sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que
confere maior clareza exposio;
- concluso: apresentao da posio recomendada sobre o assunto.

Nota: os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que
esses estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.

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g) fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior)


ou
Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)

h) assinatura do autor da comunicao.

i) identificao do signatrio.

Os documentos do Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:

CONFIGURAES PADRO

Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10


Fonte
nas notas de rodap..

Nmero de pginas obrigatrio constar a partir da segunda pgina.

Todos os tipos de documentos do Padro Ofcio (oficio e memorando)


Tamanho
devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm.

Orientao O documento dever ser impresso como Retrato.

Os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em


ambas as faces do papel . Neste caso, as margens esquerda e direita
Impresso tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho); 15
A impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A
impresso colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes.

O incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da


Incio de pargrafo
margem esquerda.

Espaamento entre
Deve ser utilizado espaamento de 2,5cm.
pargrafos

Espaamento entre
Deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas.
linhas

Alinhamento O texto deve ser justificado.

O campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0


Margem esquerda
cm de largura.

Margem direita O campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm.

Margem superior O campo destinado margem superior ter 2 cm.

Margem inferior O campo destinado margem inferior ter 2 cm.

No modelo Ofcio utilizar o Braso da Repblica, nos demais


Smbolo documentos utilizar apenas o smbolo do ICMBio. Todos os
documentos produzidos devem apresentar o smbolo da Instituio.

Gesto de Documentos

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Identidade Visual

Todos os papis de expediente, bem como os convites e as publicaes oficiais devero


possuir a logomarca do ICMBio.

Logomarca (Anexo II), a marca que rene graficamente letras do nome de uma
instituio e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer
representao grfica padronizada e distintiva utilizada como marca.

CENTRO DE DOCUMENTAO

A Coordenao de Documentao tem em sua atribuio planejar, organizar, controlar e


coordenar todas as atividades relacionadas a documentos. Compete Coordenao: auxiliar as
Diretorias em trabalhos voltados ao tratamento de documentos, inclusive no planejamento; atender
a demanda de usurios e proporcionar o atendimento personalizado no Sistema Gerenciador de
Documentos e Processos - SGDOC; planejar treinamentos, cursos e elaborar manuais, bem como-
promover reciclagem para atualizar o usurio quanto s atividades; desenvolver programas de
conscientizao do usurio quanto gesto documental; orientar os profissionais que executam as
atividades relacionadas gesto; e buscar continuamente a modernizao de todas as atividades
desenvolvidas nas reas do Centro de Documentao, considerando os recursos tecnolgicos.

16 Protocolo Geral

O Protocolo Geral est sendo modernizado para suprir a necessidade de controlar


a documentao do Instituto, dando celeridade, confiabilidade e exatido no acesso a
informao e auxiliando a tomada de deciso.

Os procedimentos adotados no Protocolo Geral (PG) so baseados na Portaria


Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002 do Ministrio do Planejamento.

A nova metodologia tem como principal ferramenta de trabalho o sistema SGDOC


(Sistema Gerenciador de Documentos e Processos), que gerencia os dados do documento
e processos, possibilitando a busca e localizao por qualquer uma das informaes. O
sistema disponibiliza imagem do documento digitalizada e histrico do trmite, permite
ainda cadastrar despachos e comentrio (em ordem cronolgica). No registro de processo o
sistema permite a incluso de informaes direcionadas a atividade fim da Instituio.

As atividades do Protocolo Geral foram redefinidas, so elas:

1. Gerar cadastro no SGDOC de todos os documentos externos;

2. Autuar documento (formalizar processo);

3. Manter a base de dados do sistema de autuao de processos e documentos atualizada;

4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execuo


do servio de protocolo;

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5. Encaminhar os documentos de mbito externo;

6. Administrar despesas com servios de postagens e malote;

7. Controlar o fluxo das correspondncias enviadas diariamente pelo servio de correios;

8. Atender as demandas dos usurios de forma gil e com exatido;

Recepo (Recebimento de documentos)

A rea de Recepo tem uma funo muito importante na gesto de documentos, pois
a forma como o documento recebido no Centro de Documentao definir o tratamento do
mesmo. Compete a esta rea:

1. Receber o documento externo, gerando um pr-cadastro no SGDOC, com data e


hora exata de entrada, inseridos automaticamente pelo sistema;

2. Receber documentos internos (trmite interno), avaliar todas as informaes do


documento, inclusive imagem;

3. Atender as demandas dos usurios internos ou externos de forma gil e com exatido;

4. Organizar o servio de entrega de documentos externos (motoboy);

Orientaes ao usurio
17

Recebimento de documentos pelo Protocolo Geral (PG)

Para realizar um bom atendimento, seguem algumas orientaes ao usurio sobre o


novo procedimento adotado pelo PG:

a) Receber documentos, processos e correspondncias

a. Procedimentos:
i. Documentos: todo documento ser pesquisado no sistema, no
estando cadastrado, o mesmo receber um digital (cdigo de barras)
e ser cadastrado, digitalizado e tramitado;
1. O documento que j estiver cadastrado ser identificado com
o numero da digital (no canto superior direito), que consta no
sistema e ser informado no despacho o trmite dado pelo PG,
conforme o que estiver descrito no documento.

ii. Processos: o processo ser recebido, estando este com o despacho de


encaminhamento, numerado at 200 pginas, com capa em condies
adequada. Com exceo das minutas, no ser recebido processo com
documento grampeado na capa. Os documentos em suportes como cd,
fita, disquete e outros, devero constar como peas do processo.

Centro de Documentao

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iii. Correspondncia: No recebimento da correspondncia externas, todas


as cartas sero abertas e cadastradas, salvo particulares, confidenciais,
sigilosas, secretas e ultra-secretas, conforme legislao vigente.

Expedio (Servio de Postagem e Malote)

A expedio de documentos realizada com a utilizao do contrato de servios de


correios, que tem como base o carto de postagem e o servio de malote. Ambos podem ser
solicitados ao Protocolo Geral, por meio de memorando.

A novidade para envio de correspondncias ao ICMBio a Caixa Postal, uma maneira


mais eficiente de garantir o recebimento de correspondncias na Instituio em tempo hbil.

Para envio de correspondncia ao ICMBio, no espao destinado para informar o


destinatrio deve constar apenas o nome da Instituio, a caixa postal e o CEP de identificao,
conforme determina o modelo abaixo.

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBIO


CAIXA POSTAL 7993
CEP: 70673-970

Para envio de documentos ao ICMBio (Sede), as unidade externas devero utilizar


um modelo de GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA-GRC (Anexo III), quando houver
18
mais de um documento por envelope, o que facilitar a identificao dos documentos e
quantidade enviadas.

Servio de Postagem

O quadro abaixo apresenta os servios disponveis, com suas definies e prazos. No


quadro seguinte temos um demonstrativo de valores aplicados a estes servios, em Estados
localizados nas extremidades do pas. A finalidade que o usurio tenha uma viso do custo
x prazo, considerando que muitas vezes os prazos de entrega dos servios so praticamente
o mesmo, mas tm uma diferena muito grande de valores.

QUADRO DE SERVIOS DE POSTAGEM DISPONVEIS

SERVIO DESCRIO PRAZO DE ENTREGA


Carta Registrada Carta com n de registro que possibilita 3 a 5dias teis
rastreamento.
Sedex Convencional Sedex comum com n de registro para 2 a 3 dias teis
rastreamento.
Sedex 10* Sedex rpido com n de registro para entregue at as 10 horas
rastreamento. do dia seguinte (considerar
dia til).
Sedex hoje* Sedex rpido com n com n de registro para Entrega no mesmo dia da
rastreamento. postagem.

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SERVIO DESCRIO PRAZO DE ENTREGA


PAC Servio para pacotes, com custo mais baixo. 5 a 8 dias teis
Carta simples Carta sem n de registro. destinado a 3 a 5 dias teis
documentos s/n ou circulares. Tem baixo custo.
AR AR um formulrio que deve ser preenchido -
Aviso de Recebimento com o remetente e destinatrio, com a
finalidade que na entrega da correspondncia,
o destinatrio assine o mesmo para comprovar
o recebimento, devendo ser devolvido ao
remetente. O valor da AR acrescentado no
valor da postagem .
Telegrama Servio de envio de mensagem, sendo 4 horas (entre capitais)
necessrio apenas a disponibilizao do texto
ao Correios.
Impresso especiais Servio com foco para os materiais de at 5kg 11 dias (entre capitais)
por objeto, com mesmo padro de formato. No
pode ser confidencial.

*Sujeito a consulta no site dos correios para confirmar disponibilidade do servio para o trecho.

Para rastreamento de correspondncia, o usurio deve acessar o site: www.correios.com.br,


o campo rastreamento fica localizado no canto inferior esquerdo da pgina.

QUADRO DEMONSTRATIVO DE CUSTO


19

VALOR VALOR
SERVIO ORIGEM DESTINO PESO TIPO VALOR VALOR
Sem AR Com AR
Braslia Manaus 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,60
CARTA REGISTRADA
3 a 5 dias teis
Braslia Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,60

SEDEX Braslia Manaus 300 gramas Envelope R$ 35,10 R$37.70


CONVENCIONAL
2 a 3 dias Braslia Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 38,30 R$40,90

Braslia Manaus 300 gramas Envelope R$ 55,00 R$57,60


SEDEX 10 At as 10 h
do seguinte dia til
Braslia Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 53,50 R$56,10

Braslia So Paulo 300 gramas Envelope R$ 55,50 R$58,10


SEDEX HOJE
Entrega no mesmo dia
Braslia Goinia 300 gramas Envelope R$ 28,30 R$30,90

Braslia Manaus 300 gramas Caixa R$ 16,00 R$18,60


PAC 5 a 8 dias teis
Braslia Porto Alegre 300 gramas Caixa R$ 18,00 R$20,60

Braslia Manaus 300 gramas Envelope R$ 3,50 R$6,10


CARTA SIMPLES
3 a 5 dias teis
Braslia Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 3,50 R$6,10

Centro de Documentao

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Orientao ao usurio

Envio de documentos pelo Porotocolo Geral (PG)

a) Para o envio da correspondncia:

a. O envelope deve estar aberto para conferncia do PG;


b. Material enviado deve conter despacho ou documento encaminhando;
c. No caso do envio de mais de um documento dentro do mesmo envelope,
utilizar a GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA GRC (Anexo III);
d. No ser enviada correspondncia de carter particular, apenas recebida.
NOTA: As correspondncias particulares, recebidas no Instituto, no devem citar no envelope o
nome da Instituio ou cargo, deve conter apenas o endereo e o nome do destinatrio.

Servio de Malote

O servio de malote atende ao envio de documentos agrupados com um destino nico,


que no tem carter emergencial e com observao do custo x benefcio. Este servio tem a
seguinte logstica:

a. A documentao deve ser enviada por meio da GUIA DE REMESSA DE MALOTE


20 GRM (Anexo III), onde deve constar a relao de todos os documentos inseridos
no malote;

b. A documentao enviada a Sede, tem previso de chegada entre segunda-feira e


quarta-feira ao Instituto;

c. As unidades devem encaminhar o malote impreterivelmente s sextas-feiras;

d. Toda sexta-feira so enviados os malotes da Sede para as unidades;

a. Regras de funcionamento:
i. O Protocolo receber documentos para envio via malote somente at
sexta-feira, s 10h30. Os documentos que no forem entregues neste
perodo sero enviados na prxima sexta-feira;
ii. O limite de peso total do malote de at 30kg;
iii. Equipamento ou material frgil no devem ser enviados via malote,
dever ser utilizado o servio de postagem;
iv. Os processos e documentos a serem enviados, devem estar em
envelopes abertos para conferncia do PG, contendo despacho ou
documento encaminhando, principalmente no caso de envio de
contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.

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Definio de Correspondncia

Toda documentao recebida ter sua definio da seguinte forma:

Quanto natureza: A correspondncia classifica-se em interna e externa, oficial e


particular, recebida e expedida.

a) Interna e externa

A correspondncia interna mantida entre as unidades do rgo.

A correspondncia externa mantida entre os rgos ou entidades da


Administrao Municipal, Estadual e Federal.

b) Oficial e particular

A correspondncia oficial a espcie formal de comunicao mantida entre os


rgos ou entidades da Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal ou
destes para outros rgos pblicos ou empresas privadas.

A correspondncia particular a espcie informal de comunicao utilizada entre


autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao
Pblica Municipal, Estadual e Federal.

c) Recebida e expedida

A correspondncia recebida aquela de origem interna ou externa recebida pelo 21

protocolo geral do rgo ou entidade.

A expedio a remessa da correspondncia interna ou externa no mbito da


Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal.

Instruo Processual

Autuao

A instruo processual iniciada com a autuao de um documento ou de um conjunto


de documentos. Para proceder autuao dever ser avaliada a necessidade de abertura de
um processo, considerando a exigncia de um estudo detalhado, de despachos determinando
procedimentos tcnicos, pareceres tcnicos, anexos ou instrues para execuo de
procedimentos especficos.

Documentos que no so tramitados, no podero ser autuados, como: convites para


festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo,
desarquivamento de processo e outros.

Conjunto de documentos que no sero tramitados no podero constituir processo.


Neste caso dever ser constitudo um dossi, que tem por finalidade agrupar informaes
de um mesmo tema, com o objetivo de criar um histrico para pesquisa, estudos ou suporte
para desenvolvimento de projetos futuros.

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As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero tornar-


se peas de processo.

A autuao de processo s poder ser realizada pelo Protocolo Geral ou Unidades


Protocolizadoras.

A autuao s se dar por meio de documento original. A solicitao dever ser


feita mediante memorando com objetivo especfico. No assunto dever constar a seguinte
descrio: Solicitao de abertura de processo, e em seguida no corpo do memorando as
seguintes informaes: interessado e o assunto do processo.

No Anexo IV h um quadro com descrio de todas as aes que podem ser realizadas
com o processo aps sua autuao.

Numerao nica de processo

A numerao, ou seja, o nmero de protocolo o que identifica ou caracteriza um


processo, conforme Portaria n. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logstica e Tecnologia
da Informao do Ministrio do Planejamento, e atribui valor perante a Administrao
Pblica Federal.

formada por 15 dgitos, devendo ser acrescido de mais dois dgitos de verificao (DV),
resultando em 17 dgitos, conforme a seguinte descrio:
22
A primeira parte constituda de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico atribudo
a cada unidade protocolizadora que identifica o rgo de origem do processo, mantendo-se
inalterado, de acordo com as faixas numricas determinadas no art. 3;

02000 a 02999 = MINISTRIO DO MEIO AMBIENTE

A segunda parte composta por uma numerao seqencial de 6 dgitos, que a cada
ano reiniciado. A terceira parte refere-se ao ano de formao do processo. A quarta e ltima
parte constituda de 2 dgitos, chamados de DV (Dgitos Verificadores), que so calculados
automaticamente pelo sistema.

A partir da orientao acima, o nmero de protocolo tem sua composio da


seguinte forma:

02070.000000/2009-00
Ressalta-se que o seqencial de dgitos dever ser separado conforme padro
determinado na Portaria n. 3, seguindo smbolos xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx.

De acordo com a PORTARIA N 3, DE 16 DE MAIO DE 2003, Art. 11, Pargrafo nico. Os


processos autuados e os documentos registrados anteriormente permanecero tramitando
com o nmero de origem, at a deciso final e o seu arquivamento, no sendo permitida
a renumerao de processos e documentos no mbito da Administrao Pblica Federal.

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Cada Unidade Protocolizadora (UP) tem sua numerao atribuda pelo Ministrio do
Planejamento, sendo utilizada a faixa disponibilizada ao ICMBio (02070 a 02204). Atualmente
o ICMBio tem as seguinte UP cadastradas:

CDIGO DE UNIDADE PROTOCOLIZADORA

CDIGO SIGLA SITUAAO CDIGO SIGLA SITUAAO


02629 ITATIAIA TRANSFERIDA 02075 REBIO MATA ESCURA CRIADA
02030 CEPENE TRANSFERIDA 02077 RESEC GUARIBAS/PB
02031 CEPTA TRANSFERIDA 02078 ESEC CARIJS/SC CRIADA
PARNA APARADOS DA
02032 CEPSUL TRANSFERIDA 02079 CRIADA
SERRA/RS
02033 CEPERG TRANSFERIDA 02080 PARNA CAPARO CRIADA
02034 CMA TRANSFERIDA 02081 PARNA ILHA GRANDE CRIADA
02036 CEPNOR TRANSFERIDA 02082 PARNA PAU BRASIL/BA CRIADA
02044 TAMAR TRANSFERIDA 02072 IPANEMA TRANSFERIDA
02045 ORGOS TRANSFERIDA 02084 PARNA TIJUCA CRIADA
02057 IGUAU TRANSFERIDA 02085 SEMPRE VIVAS CRIADA
02061 CEMAVE TRANSFERIDA 02086 FLONA SILVNIA CRIADA
02062 CPB TRANSFERIDA 02087 APA GUAPIMIRIM CRIADA
02068 CENAP TRANSFERIDA 02088 PARNA JURUENA CRIADA
RESERVA BIOLGICA DE
02071 RAN TRANSFERIDA 02089 CRIADA
SOORETAMA/ES 23
APA NASCENTES DO RIO
02083 CEPAM TRANSFERIDA 02090 CRIADA
VERMELHO/GO
PARNA SERRA DA
02073 FLONA C.BONITO TRANSFERIDA 02091 CRIADA
BODOQUENA/MS
02074 RESEC UNIO/RJ CRIADA 02094 FLONA DE PASSO FUNDO CRIADA
02096 FLONA IBIRAMA CRIADA 02114 FLONA TAPAJS CRIADA
02097 PARNA C. GUIMARES CRIADA 02115 RESERVA GUAPOR CRIADA
02098 ESEC SERRA GERAL CRIADA 02116 FLONA TEF CRIADA
02090 PARNA MARANHESES CRIADA 02117 FLONA HUMAIT CRIADA
02100 PARNA CANASTRA CRIADA 02118 APA CIP CRIADA
02101 PARNA CONFUSOES CRIADA 02113 ESEC TERRA DO MEIO CRIADA
02102 PARNA EMAS CRIADA 02119 CR1 CRIADA
02103 APA ARARIPE CRIADA 02120 CR2 CRIADA
02104 APA IBIRAIPUTA CRIADA 02121 CR3 CRIADA
02105 RESEX MATA GRANDE CRIADA 02122 CR4 CRIADA
02106 FLONA CARAJS CRIADA 02123 CR5 CRIADA
02107 PARNA CABO ORANGE CRIADA 02124 CR6 CRIADA
02108 PARNA C. DIAMANTINA CRIADA 02125 CR7 CRIADA
02109 FLONA CHAPEC CRIADA 02126 CR8 CRIADA
02110 ESEC GUARAQUEABA CRIADA 02127 CR9 CRIADA
02111 RESEX CHICO MENDES CRIADA 02129 CR10 CRIADA
02130 ESEC CARACARA CRIADA 02128 CR11 CRIADA
02112 REBIO LAGO PIRATUBA CRIADO

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Numerao de Peas

A numerao de peas do processo iniciada no Protocolo Geral, com o carimbo


especfico, aposto no canto superior direito da pgina. A folha de abertura do processo
(memorando) recebe o numero 1. A capa do processo no ser numerada.

Duas peas de um mesmo processo no podem receber o mesmo nmero, no sendo


permitido diferenciar por A e B. Cada folha recebe um nmero, seguindo um seqencial
numrico conforme apresentado no processo.

No caso de erro na numerao das peas do processo, apor um X sobre o carimbo


que necessita de correo e renumerar as folhas.

Documentos pequenos (Ex.: guias de depsito bancrio, DARF) sero colados no centro
da pgina do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores
direito e esquerdo, observando para no prejudicar informaes constantes do verso.
24 Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas a
partir do processo acessrio. No caso da apensao, os processos continuaro com sua
numerao original.

No caso de encerramento, o termo dever ser a folha de nmero 200, j na abertura de


volumes, as folhas devero ser numeradas seguindo a seqencia do volume anterior.

Diligncia

Quando h necessidade de esclarecimento de um interessado que no integra a


Administrao Pblica Federal. O processo dever ser encaminhado ao Protocolo Geral do
rgo ou entidade envolvida, para que a mesma faa a convocao do interessado, por meio
de correspondncia. No se cumprindo as exigncias o rgo responsvel dever anexar
uma cpia da convocao ao processo e devolver o mesmo a esta Instituio.

Encerramento de processo

O encerramento do processo acontece por motivos especficos, so eles: quando


o pleito for indeferido, deferido ou forem cumpridas todas as demandas solicitadas; se o
interessado desistir da ao ou quando, por omisso, deixar o processo por mais de um
ano sem movimentao. Outro motivo que enseja o encerramento do processo o nmero
excedente de folhas, sendo necessria abertura de um novo volume.

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Abertura de Volume

O processo que exceder a 200 folhas, a partir da folha 201 dever proceder abertura
de um novo volume, ressaltando que o ltimo documento no poder ser desmembrado para
abertura do mesmo. Por exemplo, primeiro volume poder ser encerrado com 185 pginas,
considerando que o ltimo documento tenha mais de 15 folhas.

Dever constar como ltima folha, no primeiro processo, o termo de encerramento e


no segundo volume o termo de abertura como primeira folha.

A anexao de documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande


volume, se dar com a colocao da etiqueta na capa do documento, contendo o nmero
do processo e a palavra anexo, no sendo permitida a movimentao em separado
destas peas.

Tendo a necessidade de inserir a encadernao ou brochura no processo, o mesmo


dever estar preparado ao ser entregue para Unidade Protocolizadora.

Reconstituio de Processo

No caso de desaparecimento ou extravio de processo, o funcionrio ao tomar


conhecimento do fato dever comunicar a chefia, que promover a imediata apurao dos
fatos, mediante a sindicncia ou processo administrativo.
25
Para reconstituir o processo, dever ser colocado em uma capa de processo o
documento que deu cincia a chefia sobre o fato ocorrido e a documentao que caracteriza
a busca do processo. Apresentar ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, para que
autorize ou no a reconstituio do processo. Se autorizado, devero ser resgatadas as
informaes, bem como, obter cpia dos documentos que constituam o processo.

A primeira folha do processo de reconstituio dever constar a informao que se


trata de um processo reconstitudo com todos os dados pertinentes ao mesmo. O processo
aberto receber um novo nmero.

Observaes Gerais (Processos no sistema)

As digitais (documentos) que forem compor um processo devero ser encaminhadas


virtualmente para o Arquivo Central e dever ser informado no comentrio da digital o n
do processo.

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Processamento Digital

A rea de Processamento Digital responsvel por digitalizar os documentos recebidos


no Instituto, devendo manter atualizada a base de imagem e providenciar o backup do banco
de dados. Tambm responsvel pela tramitao de todos os documentos que do entrada
no Protocolo Geral e pela distribuio interna.

No futuro, conforme o Projeto de Gesto Documental, a rea auxiliar no tratamento e


na tramitao dos documentos eletrnicos.

As atividades do Processamento Digital so:

1. Digitalizao

2. Redigitalizao

3. Tramitao (via sistema)

4. Distribuio (fsico)

5. Atualizao banco de imagens

6. Atendimento ao usurio de forma gil e com exatido

Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades


26
Os diagramas apresentados abaixo explicam o fluxo que os documentos passam a ter
com a aplicao da Poltica de Gesto.

Caso 1: Dentro da Diretoria o trmite de documento ser possvel entre todas as reas
que a compe.

DIRETORIA

COORDENAO
SETOR
GERAL

DIVISO COORDENAO

Figura 1 Mtodo de Trmite nas Diretorias

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Caso 2: Uma Diretoria para enviar um documento outra Diretoria dever tramit-lo
virtualmente e fisicamente para o Protocolo Geral. O Protocolo Geral ficar responsvel por
tramitar o documento Diretoria de destino.

DIUSP

DIREP DIPLAN

DIBIO PROTOCOLO PRESI


GERAL

Figura 2 Mtodo de Trmite entre Diretorias

Caso 3: A tramitao de documentos entre UC, CR, CE e UAAF ser livre. Estas Unidades 27
visualizaro dentro do sistema todas as outras Unidades, o Protocolo Geral e Arquivo Central.

CR

UC UAAF

SEDE CE

Figura 3 Mtodo de trmite dentre Unidades externas e Sede.

NOTA: O trmite fsico e virtual de documento entre as Diretorias, PRESI, UC, UAAF, CR e CE
ser feito pelo Protocolo Geral. No haver protocolo setorial.

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Caso 4: O envio de documentos das Unidades de Conservao - UC, Coordenaes


Regionais - CR, Unidade Avanada de Administrao e Finanas - UAAF e Centros
Especializados CE, para Sede, dever obrigatoriamente ser encaminhada fisicamente e
virtualmente para o Protocolo Geral.

UC UAAF

CR CE
PROTOCOLO
GERAL

Figura 4 Trmite de todos as Unidades para Sede ICMBio.

Caso 5: A entrada de documentos externos ser realizada no Protocolo Geral, que


ficar responsvel por cadastrar o documento, digitalizar e tramitar para rea de destino. A
28 distribuio do documento fsico tambm fica a cargo do Protocolo Geral.

DIREP
DIPLAN

DIBIO

PROTOCOLO
GERAL
RGOS,
PESSOAS DIUSP
FSICAS E
JURDICAS
UC, CR
UAAF e CE
PRESI

Figura 5 Mtodo de Trmite para documentos externos

NOTA: No caso de documentos que derem entrada nas CR, UC, CE, UAAF, fica a unidade responsvel
por cadastrar o documento no sistema e registrar todas as informaes pertinentes,
mantendo o sistema atualizado. O sistema fonte de consulta e base de informao de
todo o Instituto, auxiliando na tomada de deciso e na agilidade de processos.

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Arquivo Central

Para entendimento, o Art. 2 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispe que


consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

A aplicao da Gesto Documental, influencia diretamente na rea de arquivo, que tem


como tarefa tratar toda a documentao gerada no ICMBio.

A organizao, conservao e preservao do documento e da informao so focos


desta rea, devendo dispensar adequado tratamento fsico, como realizar a higienizao dos
documentos, fazer pequenas restauraes, utilizar material adequado para sua conservao,
ter cuidado no manuseio de documentos, observar as condies climticas do ambiente e
tomar medidas estratgicas para controlar a ao dos agentes fsicos, qumicos, biolgicos
e mecnicos.

Ser de responsabilidade do Arquivo Central a elaborao do plano de classificao e da


tabela de temporalidade da atividade-fim e adequao do plano de classificao da atividade-
meio do CONARQ, devendo mapear as atividades junto s reas da Instituio. O objetivo
o gerenciamento e a recuperao da informao de maneira gil e promover a utilizao
racional do espao fsico. Dever considerar a legislao vigente, para o desenvolvimento
29
das atividades.

O Arquivo Central tem como atribuies:

1. Recebimento de documentos para Arquivamento pelo Sistema Gerenciador de


Documentos e Processos SGDOC

2. Utilizao do Sistema de Arquivo (extenso do SGDOC) para tratamento tcnico do


acervo

3. Arquivamento virtual e fsico

4. Desarquivamento virtual e fsico

a. Emprstimo e consultas
5. Tratamento tcnico

a. Realizao triagem (tratar ou descartar)


b. Higienizao
c. Indexao
d. Aplicao plano de classificao (classificar)
e. Avaliao
i. Aplicao tabela de temporalidade

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f. Endereamento
g. Arranjo
6. Inventrio

7. Atendimento da demanda ao usurio interno e externo de forma gil e com exatido.

A metodologia que ser utilizada para o funcionamento do Arquivo Central definida


em trs tpicos: documentos com e sem digital (etiqueta de cdigo de barras) e processo.
Este mtodo ser utilizado at a finalizao do Sistema de Arquivo (extenso do SGDOC).

Procedimentos a serem realizados pelo usurio:

Arquivamento:

1. Documentos com digital:

a. Tramitar a digital para o Arquivo Central;


b. Entregar documentos diretamente no Arquivo Central;
c. Aguardar recebimento:
i. No caso de grandes volumes, ser confirmado o recebimento aps a
conferncia de todas as digitais;
ii. No ato do recebimento sero conferidas as informaes cadastradas
30
e imagens (atualizadas).
2. Documentos sem digital:

a. Preencher a Guia de Arquivamento (Anexo V) e cadastrar a guia no sistema


b. Organizar documentao fsica conforme seqencial descrito na Guia;
c. Preencher espelho conforme modelo (Anexo V) e identificar a caixa ou pasta;
d. Entregar diretamente no Arquivo Central;
e. Aguardar recebimento no sistema da digital da Guia e a conferncia do contedo.
i. No caso de grandes volumes, ser confirmado o recebimento aps a
conferncia de toda a documentao.
3. Processos:

a. No arquivamento de processo dever ser analisados documentos com digital,


os mesmos devero ser tramitados para o Arquivo Central e informado no
comentrio da digital o nmero do processo.
b. O processo arquivado via sistema SGDOC, dever ser tramitado para o
Arquivo Central;
c. O processo que no estiver cadastrado no sistema SGDOC, ser arquivado
por meio da Guia de Arquivamento (AnexoV);

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MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

d. Entregar o processo diretamente no Arquivo Central;


e. Aguardar recebimento:
i. No caso de grandes volumes, ser confirmado o recebimento aps a
conferncia de todos os nmeros de protocolo;
f. No ato do recebimento sero conferidas as informaes cadastradas.
Desarquivamento:

A solicitao de Desarquivamento dever ser realizada por meio do email


arquivocentral@icmbio.gov.br, at a finalizao do Sistema de Arquivo.

Biblioteca

A Biblioteca tem por finalidade reunir o mximo de publicaes voltadas atividade


fim do Instituto, tornando-se uma biblioteca tcnica, que ir auxiliar estudos e pesquisas,
servindo aos analistas ambientais, usurios internos, pesquisadores e estudantes.

O acervo da Biblioteca ser composto de livros, mapas, cd, vdeos, documentrios,


relatrios tcnicos, estudos, etc.

Ser criada a Biblioteca Virtual, que facilitar o acesso ao acervo, permitindo pesquisa
e consultas via internet.
31
A Biblioteca promover eventos culturais para divulgao do acervo e lanamentos de
publicaes do ICMBio. Far parceria com Universidades para incentivar pesquisas tcnicas,
aproximando o aluno a realidade da conversao da biodiversidade.

A Biblioteca compete s seguintes atividades:

1. Coleta e armazenamento de doaes;

2. Catalogao de livros;

3. Emprstimo e consulta;

4. Insero de dados no sistema;

5. Referncia legislativa;

6. Resumo do DOU (Virtual);

7. Suporte aos pesquisadores;

8. Biblioteca Virtual;

9. Atendimento ao usurio de forma gil e com exatido.

Para informaes sobre o projeto da Biblioteca e doaes de acervo bibliogrfico entre


em contato pelo email biblioteca@icmbio.gov.br.

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Gesto da Informao SGI

Esta a rea responsvel pela principal ferramenta no Projeto de Gesto Documental,


o Sistema de Gerenciador de Documentos e Processos SGDOC.

O SGDoc foi planejado com uma viso futurista, porm factvel, aplicando o princpio
do GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos), colocando a disposio do usurio a
imagem digitalizada do documento e permitindo seu trmite virtual.

Outros pontos que so tratados pelo sistema comunicao entre as unidades por meio
da incluso de informaes no sistema, podendo o servidor acompanhar o desenvolvimento
das aes realizadas pelo documento e seus anexos, e tambm trata a reduo do uso de
papel e o maior controle da documentao e agilidade na recuperao da informao, dando
celeridade ao usurio no desenvolvimento de suas atribuies.

O sistema possui o manual do usurio que informa, passo a passo, como o sistema
deve ser utilizado e todas suas funcionalidades.

A SGI promove a capacitao individual do usurio, dando agilidade incluso do


servidor no sistema. No caso das unidades, ser ministrada a capacitao distncia,
utilizando-se da plataforma Moodle e presencial quando necessrio. No ato da capacitao
disponibilizado o manual virtual do sistema.

32

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Orientaes ao usurio

Para envio de demandas e contato com os gerenciadores do sistema, deve ser


utilizado o SUPORTE TCNICO no prprio sistema.

Orientao sobre etiquetas

1. Dever ser solicitado via sistema, Suporte Tcnico, a disponibilizao de digital


(etiquetas).

2. No caso de inutilizao de alguma digital, o usurio dever informar o Gerenciador,


por meio do suporte tcnico, pois a mesma ser cancelada.

Orientao sobre o sistema quando estiver indisponvel

1. Quando o sistema estiver indisponvel, o usurio deve digitalizar o documento com


a digital e movimentar o documento fisicamente. O sistema estando novamente
disponvel o documento dever ser cadastrado conforme a imagem digitalizada e
efetuar o trmite;

2. O usurio que receber o documento dever anotar o digital, o destino e despachar.


Os dados anotados devem ser inseridos posteriormente no Sistema.

33

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REFERNCIA

BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao. Coordenao de Gilmar Ferreira


Mendes. Braslia : Presidncia da Repblica, 1991.

BRASIL. Agncia Nacional de Energia Eltrica. Manual de editorao de correspondncias


oficiais e atos administrativos : padres e rotinas. Braslia : ANEEL, 1999.

BRASIL. Ministrio da Educao e do Desporto. Normas sobre correspondncias e atos


oficiais. Braslia : MED, 2001.

BRASIL. Senado Federal. Manual de correspondncia oficial da Subsecretaria de


Administrao de Pessoal . Braslia : 2000.

BRASIL. Decreto n 4.176, de 28 de maro de 2002. Estabelece normas e diretrizes para a


elaborao, a redao, a alterao, a consolidao e o encaminhamento ao Presidente da
Repblica de projetos de atos normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo
Federal, e d outras providncias.

BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao. Coordenao de Gilmar Ferreira


Mendes. Braslia : Presidncia da Repblica, 2002.

34 BRASIL. Agncia Nacional de guas. Manual de Padronizao das Publicaes da Agncia


Nacional de guas. Braslia: ANA, 2003.

BRASIL. Associao Brasileira de Normas Tcnicas. NBR 6023 Informao e documentao


Referncia Elaborao. Braslia: ANBT, 2002.

BRASIL. Associao Brasileira de Normas Tcnicas. NBR 6024 Informao e documentao


Numerao progressiva das sees de um documento escrito Apresentao. Braslia:
ANBT, 2002.

BRASIL. Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias.

Brasil. Portaria n 3, de 16 de maio de 2003. Ministrio do Planejamento, Oramento e


Gesto. Destina-se a orientar os rgos da presidncia da repblica, ministrios, autarquias
e fundaes integrantes do sistema de servios gerais - sisg, quanto aos procedimentos
relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero nico de
processos e documentos.

Brasil. Portaria Normativa N 05, de 19 de dezembro de 2002. Ministrio do Planejamento,


Oramento e Gesto. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios
de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades
integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG.

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MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

ANEXO I

35

REDAO OFICIAL
ICMBio

O Manual de Redao Oficial apresenta instrues para produo


de documentos oficiais no mbito do Instituto Chico Mendes de
Conservao da Biodiversidade.

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MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

REDAO OFICIAL

Redao oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e
comunicaes com a finalidade de comunicar.

A finalidade principal da Redao Oficial comunicar com impessoalidade e clareza


para que a mensagem ali transmitida seja compreendida por todos os cidados.

A elaborao de correspondncias e atos oficiais deve caracterizar-se pela


impessoalidade, uso do padro culto da linguagem, clareza, objetividade, conciso,
formalidade e uniformidade.

As comunicaes oficiais devem obedecer sempre a regras formais. O texto deve ser
claro, possibilitando imediata compreenso pelo leitor. O uso de papis uniformes e a correta
diagramao so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais. O texto deve
ser conciso, transmitindo o mximo de informaes com o mnimo de palavras.

Aplicam-se s comunicaes oficiais os princpios: impessoalidade, clareza,


uniformidade, conciso e uso de linguagem formal. Devem sempre permitir uma nica
interpretao e ser estritamente impessoais.

37
IDENTIDADE VISUAL

Todos os papis de expediente, bem como os convites e as publicaes oficiais, devero


possuir a logomarca do ICMBio

Logomarca: marca que rene graficamente letras do nome de uma instituio e


elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer
representao grfica padronizada e distintiva utilizada como marca.

QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL

Clareza

Clareza a qualidade do que inteligvel, facilmente compreensvel. J que se busca,


ento, com a clareza, fazer-se facilmente entendido, preciso que o pensamento de quem
comunica tambm seja claro, com as idias ordenadas; a pontuao correta; as palavras
bem dispostas na frase; as intercalaes reduzidas a um mnimo; a preciso vocabular
uma constante.

Redao Oficial

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A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial. Para ela concorrem:

a) uso do padro culto de linguagem: observa-se as regras da gramtica formal


e emprega-se um vocabulrio comum ao conjunto dos usurios do idioma. No
deve ser usado gria e jargo em documentos oficiais.

b) formalidade: possibilita a uniformidade dos textos. Respeito e impessoalidade


pedem o uso de formas diretas e objetivas. Expresses como Venho por meio
desta, Tenho a honra de ou Cumpre-me informar que so artificiais e no
cabem em textos oficiais.

c) impessoalidade: evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um


tratamento personalista dado ao texto. Evite marcas de impresses pessoais do tipo
na minha opinio. Lembre-se: em nome do Servio Pblico que voc est falando

Coeso

A coeso a ligao entre os elementos de um texto, que ocorre no interior das frases,
entre as prprias frases e entre os vrios pargrafos. Texto coeso aquele em que as palavras,
as oraes, os perodos e os pargrafos esto interligados e coerentemente dispostos.

Em um texto coeso devem haver partes que se relacionam entre si de modo claro e
adequado, criando um todo com sentido, que pode ser captado pelo leitor, usando-se
38 corretamente os instrumentos da lngua (usar artigos e pronomes que concordem com os
tempos verbais de modo lgico etc.) e observando se h relaes de sentido entre as frases,
que unidas entre si transmitam de modo claro uma informao, uma opinio, uma mensagem.

Conciso

A conciso consiste em expressar com um mnimo de palavras um mximo de informaes.

Para que se redija um texto conciso, fundamental que se tenha, alm de conhecimento
do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessrio para revis-lo depois de pronto.
nessa reviso que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties
desnecessrias de idias.

Formalidade e uniformidade

A formalidade consiste na observncia das normas de tratamento usuais na


correspondncia oficial.

importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, tambm,


necessria uniformidade das comunicaes.

O estabelecimento de padro exige ateno a todas as caractersticas da redao oficial


e cuidado com a apresentao dos textos. O uso de papis uniformes e a correta diagramao
do texto so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais.

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MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

Impessoalidade

A redao oficial deve ser isenta de interferncia de individualidade de quem a elabora.


O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicaes
oficiais decorre:

a) da ausncia de impresses individuais da pessoa que comunica:


independentemente de quem assina um expediente, a comunicao sempre
feita em nome do servio pblico;

b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao: seja um cidado, seja um


rgo pblico, o destinatrio sempre considerado de forma homognea e
impessoal;

c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: as comunicaes oficiais


restringem-se a questes referentes ao interesse pblico; no cabe nelas,
portanto, qualquer tom particular ou pessoal.

PADRONIZAO

As comunicaes oficiais devem ser sempre formais, isto , obedecem a certas regras
de forma: alm das j mencionadas exigncias de impessoalidade e uso do padro culto de 39
linguagem, imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.

A clareza datilogrfica, o uso de papis uniformes para o texto definitivo e a correta


diagramao do texto indispensvel para a padronizao.

Pronomes de Tratamento

Os pronomes de tratamento tem concordncia com a terceira pessoa, o verbo concorda


com o substantivo que integra a locuo e no com o pronome. Da mesma forma, os pronomes
possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa.

Exemplo:

Vossa Senhoria nomear o substituto

Vossa Excelncia conhece o assunto

Redao Oficial

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DESTINATRIO TRATAMENTO VOCATIVO ENDEREAMENTO

Ao () Excelentssimo(a)
Presidente da Repblica Senhor(a)
Excelentssimo(a)
Presidente do Congresso Vossa Excelncia Nome
Senhor(a) + cargo
Presidente do STF Cargo
Endereo
Advogado-Geral da Unio
Chefe de Estado-Maior
Chefe do Gabinete Civil da PR
Chefe do Gabinete Militar da PR
Deputado Federal
Deputado Distrital
Deputado Estadual
Desembargador
Embaixador
Governador de Estado
Governador do DF
Ministro de Estado
Ao () Excelentssimo(a)
Ministro de Tribunal Superior
Senhor(a)
Oficial-General das Foras Armadas
Nome
Prefeito Municipal Vossa Excelncia Senhor(a) + cargo
Cargo
Presidente da Cmara Distrital (DF)
Endereo
Presidente de Assemblia Legislativa
Presidente de Cmara de Vereadores
Presidente de Tribunal
Procurador-Geral da Repblica
Procurador-Geral de Estado
Procurador-Geral do DF
Secretrio de Estado (Governos estaduais
e do DF)
40 Secretrio-Geral da PR
Senador
Vereador
Vice-Prefeito Municipal
Vice-Presidente da Repblica
Meritssimo(a) Ao() Meritssimo(a)
Auditor da Justia Senhor(a) + cargo Senhor(a)
Juiz Vossa Excelncia Meritssimo(a) + Nome
cargo Juiz(a) d...
Endereo
Ao() Senhor(a)
Presidente de Empresa Pblica, Nome
Vossa Senhoria Senhor(a) + cargo
Autarquia ou Fundao Cargo
Endereo
Autoridades em geral Ao() Senhor(a)
Funcionrios graduados Nome
Vossa Senhoria Senhor(a) + cargo
Oficiais das Foras Armadas Cargo
Particulares Endereo
A Sua Magnificncia o(a)
Magnfico(a)
Vossa Senhor(a)
Reitor(a)
Magnificncia Nome
ou
Reitor de Universidade ou Magnfico(a) Reitor(a) da
Excelentssimo(a)
Vossa Excelncia Universidade...
Senhor(a) Reitor(a)
Endereo

A Sua Santidade o Papa


Papa Vossa Santidade Santssimo Padre Nome
Endereo

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MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

DESTINATRIO TRATAMENTO VOCATIVO ENDEREAMENTO

Vossa Eminncia A Sua Eminncia


Reverendssimo
Reverendssima Reverendssima
ou Eminentssimo
Cardeal ou Dom Nome
e Reverendssimo
Vossa Eminncia Ttulo
Senhor Cardeal
Endereo

A Sua Excelncia
Arcebispo Excelentssimo ou Reverendssima
Vossa Excelncia
Bispo Reverendssimo Dom Nome
Reverendssima
Senhor (Ttulo) Ttulo
Endereo

Vossa A Sua Reverendssima


Monsenhor Reverendssima ou
Cnego ou Reverendssimo A Sua Eminncia
Superior Religioso Vossa Senhoria Senhor (Ttulo) Reverendssima
Reverendssima Dom
Endereo

A Sua Reverncia
Religiosos em geral Vossa Reverncia Reverendo (Ttulo) Ttulo Nome
Endereo

Fechos

Os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatrio, alm de fechar o texto. O
documento deve conter a assinatura e identificao do signatrio. H dois fechos diferentes 41
para todas as modalidades do texto oficial.

a) Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica;

b) Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.

Identificao do Signatrio

Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais


comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do
local de sua assinatura.

A forma da identificao do signatrio deve ser a seguinte:

(espao para assinatura)


NOME EM MAISCULAS E NEGRITO
Cargo do Signatrio com Iniciais em Maisculas

Nota: Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do


expediente. Transfira para outra pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.

Redao Oficial

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Formatao

Os documentos devero apresentar a seguinte formatao:

Nota: a formatao apresentada para documentos elaborados no BrOffice.org Writer.

Configurao de pgina

Tamanho de papel: A4 (21 cm x 29,7cm)

Orientao: Retrato

Margens: Esquerda: 3 cm
Direita: 1,5 cm
Superior: 2 cm
Inferior: 2 cm

42

Pargrafo e espaamento entre linhas

Pargrafo (recuo): primeira linha 2,5 cm

Espaamento entre pargrafos (acima): 0,5 cm

Espaamento entre linhas: simples

Alinhamento: justificado

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Fonte

Fonte: Times New Roman

Tamanho: 12

Tipo: Normal 43

Nota: Casos em que se emprega tipo itlico:

a) Em ttulos de publicaes (livros, revistas, jornais, peridicos, etc.)


b) Em palavras estrangeiras no incorporadas ao uso comum da lngua.

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ATOS DE COMUNICAO

Documentos Padro Ofcio

Expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio e o
memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga
o que chamamos de padro ofcio.

Podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda
e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho). Tambm
obrigatrio constar o nmero da pgina a partir da segunda.

Devem conter as seguintes partes:

a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla da coordenao, diretoria e rgo


que o expede.
Exemplo: Memorando n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Ofcio n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Nota: A numerao dos documentos padro ofcio recomea a cada ano.

b) local e data: por extenso, com alinhamento direita logo abaixo do tipo.
Exemplo: Braslia, 15 de maro de 2007.
44
c) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao.
Nota: No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo, cidade, estado e CEP.

d) assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.


Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.

e) vocativo: que invoca o destinatrio, seguido de vrgula.


Exemplo: Senhor Coordenador de Administrao,

f) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:

- introduo: apresentao do assunto que motiva a comunicao. No use as


formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que,
empregue a forma direta;
- desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia
sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que
confere maior clareza exposio;
- concluso: apresentao da posio recomendada sobre o assunto.

Nota: os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses
estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.

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g) fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior)


ou
Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)

h) assinatura do autor da comunicao.

i) identificao do signatrio.

Informaes Gerais

Para contextualizar todos os usurios, abaixo esto algumas observaes relevantes


para no errar na produo do seu documento:

Nos modelos de padronizao de documentos que sero apresentados neste manual,


as informaes do cabealho de todos os documentos, devem ser substitudas pelo os dados
da rea que est produzindo o documento.

Todas as unidades externas ( UC, CR, UAAF e CE) do Instituto tero o rodap para inserir
logomarcas e endereos nos documentos produzidos, conforme modelos apresentados. 45

Nos modelos oficio e oficio-circular no podero ser utilizados este padro, devendo ser
utilizado apenas o endereo do Instituto, conforme modelos.

Na utilizao da folha de despacho, deve-se considerar:

1. Que a folha deve ser usada atrs do documento;

2. No caso de anexar nova documentao ao documento principal ou ao bloco


documental, devem ser inutilizados os espaos em branco da folha de despacho
e inserida uma nova folha atrs do ltimo documento inserido (caso necessrio),
respeitando a ordem cronolgica do documento e dos despachos.

Redao Oficial

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Ofcio

Comunicao expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais entre rgos da


Administrao Pblica ou a particulares. O smbolo que deve ser utilizado obrigatoriamente
em ofcios o Braso da Repblica.

Nota: Todos os setores do ICMBio somente podero produzir ofcios tratando de


assuntos de sua competncia. No caso de encaminhamento para autoridades de
hierarquias superiores, deve ser encaminhada a minuta para apreciao de seu
Diretor ou do Presidente do Instituto, que em casos pertinentes sero produzidos
pela prpria Presidncia do ICMBio.

Estrutura

a) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede;

b) Local e data em que foi expedido;

c) Destinatrio: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep;

d) Assunto: resumo do teor do documento em negrito;


46
e) Vocativo seguido de vrgula;

f) Texto;

g) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)


ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);

h) Nome e cargo do signatrio responsvel pela expedio do documento.

Na prxima pgina h um modelo de ofcio para visualizao das definies acima,


considerando o formato a ser adotado.

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Ofcio Circular

Comunicao expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes. Tem como


finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre rgos da Administrao Pblica ou a
particulares.

Neste caso o smbolo que deve ser utilizado o Braso da Repblica.

Estrutura

a) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede;

b) Local e data em que foi expedido;

c) Destinatrio: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep;

d) Assunto: resumo do teor do documento em negrito;

e) Vocativo seguido de vrgula;

f) Texto;

48
g) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)
ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);

h) Nome e cargo do signatrio responsvel pela expedio do documento.

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Memorando

Comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar


hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma
de comunicao interna.

Neste caso deve ser utilizado o smbolo do ICMBio na Identificao do rgo produtor
do documento.

Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de


projetos, idias, diretrizes, etc., a serem adotados por determinado setor do servio pblico.

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de
que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. No deve ser citado Nome.

Exemplos:

Sr. Diretora de Planejamento, Administrao e Logstica

Ao Sr. Coordenador de Administrao

Obs: As unidades externas (CR, UC, UAAF e CE), devero utilizar o rodap para informar
50 seus dados, como nome completo da unidade, endereo/CEP, telefone, email e
logomarca, conforme modelo para unidades externas sede. Esta informao
deve constar apenas nos modelos memorando e memorando-circular.

Estrutura

a) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede;

b) Local e data em que foi expedido;

c) Destinatrio: que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;

d) Assunto: resumo do teor do documento em negrito;

e) Texto;

f) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)


ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);

g) Nome e cargo do signatrio responsvel pela expedio do documento.

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Memorando Circular

Comunicao interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes de um


mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.

Quanto a sua forma, o memorando circular segue o modelo do padro ofcio, com a
diferena de que os seus destinatrios devem ser mencionados pelos cargos que ocupam.

Exemplos:

Aos Senhores (as) Chefes das Unidades Avanadas de Administrao e


Finanas - UAAFs

Estrutura

a) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede;

b) Local e data em que foi expedido;

c) Destinatrios: grupo a que se destina o contedo do documento, que devem ser


mencionados pelos cargos que ocupam;
54 d) Assunto: resumo do teor do documento em negrito;

e) Texto;

f) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)


ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);

g) Nome e cargo do signatrio responsvel pela expedio do documento.

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Despacho

Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao, requerimento ou


demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e soluo. Pode ocorrer
tambm despacho de encaminhamento de um rgo para outro.

O despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso do administrado. Devem


ser emitidos no prprio documento, ou, no caso de falta de espao, em folha de continuao.
Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, que assegura
maior transparncia tomada de decises e permite que se historie sobre o andamento da
matria tratada nos documentos.

Nota: O despacho pode constituir-se de uma palavra, de uma expresso ou de um texto


mais longo.

Despacho Interlocutrio

o meio formal por que uma autoridade administrativa encaminha, apreciao de


outra, documento que havia sido submetido a sua considerao.

56 Exemplo:

De ordem.

Diretoria de Planejamento, Administrao e Logstica,

para anlise e pronunciamento.

Em 00/00/0000

Nome do Signatrio

Setor e Cargo ou funo do Signatrio

Nota: Ser disponibilizada uma guia de despachos no Sistema Gerenciador de Documentos


e Processos/SGDOC. O documento depois de produzido tramita por meio de
despachos. Cada despacho dever ser escrito dentro dos quadrados da guia de
despacho, seguindo a sequncia numrica.

Clicar no cone para imprimir a guia de despachos no SGDOC.


Imprimir Despacho

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Despacho Decisrios

o meio formal por que uma autoridade decide sobre solicitao recebida ou determina
a adoo de providncias sobre o assunto. Resolvem a questo principal, encerrando o
processo ou assunto do documento.

Estrutura

a) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede;

b) Local e data em que foi expedido;

c) Destinatrio: que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;

d) Assunto: resumo do teor do documento em negrito;

e) Texto;

f) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)


ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
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g) Nome e cargo do signatrio responsvel pela expedio do documento.

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Fax

Utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de


informaes sobre documentos, quando no h condies de envio por meio eletrnico.

O fax no substitui o documento original. Quando necessrio o original, ele segue


posteriormente pela via e na forma usual.

Fax no deve receber despacho, pois ele tem suas informaes apagadas com o tempo,
no tendo efeito comprobatrio.

O fax no pode constituir ou compor processo.

No recomendado o envio de documento via fax, pois no substitui o documento original.

Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com o


prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

O Fax deve conter a folha de rosto, com os dados de identificao da mensagem a


ser enviada.

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Correio Eletrnico

O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na


principal forma de comunicao para transmisso de documentos. Um dos atrativos de
comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Deve-se evitar o uso de linguagem
incompatvel com uma comunicao oficial.

O campo assunto do correio eletrnico deve ser preenchido de modo a facilitar a


organizao documental tanto do destinatrio quanto do remetente.

Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha
valor documental, para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir
certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
Mensagens eletrnicas oriundas de email institucional so consideradas para efeito legal.

ATOS NORMATIVOS

Apostila
62
Aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificao ou atualizao.
A apostila tem por objetivo a correo de dados constantes em atos administrativos ou o
registro de alteraes na vida funcional de um servidor, tais como promoes, lotao em
outro setor, majorao de vencimentos, aposentadoria, reverso atividade, dentre outros.

Geralmente, a apostila feita no verso do documento a que se referir. Pode, no entanto,


caso no haja mais espao para o registro de novas alteraes, ser feita em folha separada
(com timbre oficial), que ser anexada ao documento principal. lavrada como termo e
publicada em rgo oficial.

Estrutura

a) ttulo: denominao do documento (apostila);

b) texto: desenvolvimento do assunto;

c) data: por extenso;

d) assinatura: nome e cargo ou funo da autoridade.

Nota: Nome do signatrio com iniciais maisculas, seguido de vrgula; cargo do


signatrio com iniciais maisculas, em negrito, seguido de ponto.

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Atestado

Documento do qual se afirma e declara a verdade de um fato, situao ou existncia,


de obrigao no necessariamente constante em livros, papis ou documentos.

Destina-se, basicamente, comprovao de fatos ou situaes transitrias, passveis


de modificaes freqentes.

Estrutura

a) ttulo: denominao do documento (apostila);

b) texto: dever conter nome completo, naturalidade, estado civil e domiclio. No


texto no deve conter expresses como nada sabendo em desabono
de sua conduta, pessoa de meu conhecimento, etc., j que s pode
atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistncia de algo que a
desabone.

c) data: por extenso

d) assinatura: nome e cargo ou funo da autoridade.


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Certido

A certido a transcrio de algo j existente, com base em documento original,


objetivando comprovar a existncia de ato ou assentamento de interesse de algum. Por esse
ato, limita-se a transladar para o documento fatos ou situaes a ser fornecido ao interessado
o que consta em arquivos da administrao. Pode ser de inteiro teor ou resumida, devendo
expressar fielmente o contedo original de onde foi extrada.

A certido deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Deve ser
datada e assinada pelo servidor que a lavrou, conferida pelo chefe da seo e visada pelo
diretor. Pode servir de prova de ato jurdico. Sua expedio no prazo de 15 dias improrrogvel
conforme a Lei n 9.051, de 18/5/95.

Art. 1 - As certides para a defesa de direitos e esclarecimentos de situaes, requeridas


aos rgos da administrao centralizada ou autrquica, s empresas pblicas, s
sociedades de economia mista e s fundaes pblicas da Unio, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municpios, devero ser expedidas no prazo improrrogvel de quinze dias,
contado do registro do pedido no rgo expedidor.

Art. 2 - Nos requerimentos que objetivam a obteno das certides a que se refere esta lei,
66 devero os interessados fazer constar esclarecimentos relativos aos fins e razes do pedido.

Estrutura

a) ttulo: denominao do documento (certido);

b) texto: transcrio do que foi requerido e encontrado referente ao pedido. Deve


ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Qualquer
engano ou erro poder ser retificado, empregando-se a palavra digo ou
em tempo: na linha xx, onde se l xxxxxxx, leia-se xxxxxxxx;

c) data: local e data por extenso;

d) assinatura: nome de quem lavrou a certido, cargo ou funo da autoridade e


visto do titular da unidade organizacional que a autorizou.

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Ata

Registro resumido e claro de fatos, ocorrncias, resolues e decises de assemblias


numa sesso de corpo deliberativo ou consultivo, conselhos, congregaes, ou outras
entidades semelhantes, de pessoas reunidas para determinado fim.

A Ata documento de valor jurdico. Por essa razo, deve ser lavrada de tal maneira
que no possam introduzir modificaes posteriores. Para se evitar fraudes, possvel fazer
o registro das atas no Cartrio de Ttulos e Documentos.

No se fazem pargrafos ou alneas: escreve-se tudo seguidamente, para evitar que,


nos espaos em branco, se faam acrscimos.

No se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redao, usa-se


a palavra digo, depois da qual se repete a palavra ou expresso anterior ao mesmo erro.

Exemplos:

Aos dezesseis dias do ms de agosto, digo, do ms de setembro de mil


novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o......

Quando se constata erro ou omisses aps a redao, usa-se a expresso em tempo,


68
que colocada aps o escrito, seguindo-se a emenda ou acrscimo.

Exemplos:

Em tempo: na linha onde se l abono, leia-se abandono.

Em caso de contestaes ou emendas ao texto apresentado, a ata s poder ser


assinada depois de aprovadas as correes.

Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunio, sua
linguagem deve ser simples, clara e concisa.

Em geral, a pessoa encarregada de escrever (lavrar) a ata escolhida pelos participantes


da reunio ou algum previamente indicado para isso. Essa pessoa redige a ata durante a
realizao da reunio e l para os participantes ao seu final. Pode ainda tomar notas e redigir,
posteriormente, submetendo aprovao dos participantes na reunio seguinte.

Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes reunio ou assinada


somente pelas pessoas que presidiram a sesso (presidente e secretrio), e seu contedo
dado publicidade, para conhecimento dos interessados ou para fins de legalizao.

A ata de uma reunio ser lida e aprovada na reunio seguinte.

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Estrutura

a) ttulo: denominao do documento (Ata) seguida do nmero da reunio e nome


a Diretoria ou Coordenao;

b) abertura: registra a natureza da reunio, a data e o local de sua realizao,


informando o nome dos participantes. Nesta parte do documento os
nmeros devem ser escritos por extenso;

c) texto: local onde se faz o relato dos principais acontecimentos e das decises
tomadas. Deve ser escrito em um nico bloco sem espao entre as linhas,
sem a utilizao de pargrafos;

d fecho: quase inaltervel: nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente


declarou encerrada a sesso, de que eu, (nome), Secretrio, lavrei a
presente ata, a qual assino com o senhor Presidente.

e) assinatura: do Diretor-geral e demais Diretores presentes.

Nota: Os nmeros so grafados por extenso.


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Portaria

Documento de ato administrativo interno que a autoridade competente, expede


instrues sobre a organizao e funcionamento do Instituto, que contm instrues acerca
da aplicao de leis, regulamentos, recomendaes de carter geral, normas de execuo de
servio, gesto administrativa com referncia a pessoal (nomeao, demisso, designao,
elogio, punio, etc) ou orientar a aplicao de textos legais e disciplinar matria no regulada
em lei, alm de outros atos de sua competncia.

Estrutura

a) ttulo: denominao do documento (portaria), nmero e a data de assinatura do ato;

b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da portaria, permitindo de modo


imediato, o conhecimento da matria legislada.

c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da portaria;

d) assinatura: nome por extenso devendo ser escrito com todas as letras em maisculas.

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Nota Tcnica

o instrumento de comunicao interna ou externa que expressa um juzo ou opinio


sobre questo tcnica, administrativa ou financeira com vistas a esclarecer dvidas ou
indagaes acerca de matrias de interesse do Instituto.

Estrutura

a) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede;

b) Local e data em que foi expedido;

c) Destinatrio que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;

d) Assunto: resumo do teor do documento em negrito;

e) Texto;

f) Assinatura e cargo do tcnico responsvel pela expedio do documento


juntamente com o de acordo do diretor.

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Instruo Normativa

Ato administrativo a respeito do modo e forma de execuo de determinado servio


pblico, expedida pelo superior hierrquico, com o intuito de orientar os subordinados no
desempenho das atribuies que lhes so afetas e assegurar a unidade de ao.

Estrutura

a) ttulo: denominao do documento, nmero seguido da sigla do rgo que o


expede e data de assinatura;

b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da instruo normativa;

c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da instruo normativa;

d) assinatura: nome e cargo do signatrio por extenso.

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Ordem de Servio

Expediente de carter interno de uma unidade organizacional, mediante o qual seu


titular fixa comandos de trabalho. Determinaes dirigidas aos responsveis por obras ou
servios pblicos, autorizando o seu incio ou contendo imposies de carter administrativo,
ou especificaes tcnicas sobre o modo e forma de sua realizao.

Estrutura

a) ttulo: denominao do documento, nmero seguido da sigla do rgo que o


expede e data de assinatura;

b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da ordem de servio;

c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da ordem de servio;

d) assinatura: nome e cargo do signatrio por extenso.

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Parecer

Expresso de um juzo, contendo pronunciamento, recomendao, determinao


ou opinio sobre questo tcnica, jurdica, administrativa ou financeira, sob a apreciao
da ICMBio.

Estrutura

a) ttulo: denominao do documento e nmero seguido da sigla do rgo que o


expede;

b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo do parecer;

c) texto: contendo detalhamento da deciso do parecer;

d) assinatura: nome e cargo do signatrio por extenso.

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Resoluo

Ato administrativo expedido pelas autoridades do executivo ou pelos presidentes de


tribunais, rgos legislativos e colegiados administrativos, para disciplinar matria de sua
competncia especfica.

Estrutura

a) ttulo: denominao do documento, nmero e data de assinatura;

b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da resoluo;

c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da resoluo;

d) assinatura: nome e cargo do signatrio por extenso.

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REFERNCIAS

Normas da ABNT - Associao Brasileira de Normas Tcnicas:

NBR 5892 Normas para datar

NBR 6027 Sumrio

NBR 6023 Informao e documentao Referncia Elaborao


- NBR 6024 Informao e documentao Numerao progressiva das sees de
um documento escrito Apresentao

Manual de Organizao de Referncias e Citaes Bibliogrficas para Documentos


Impressos e Eletrnicos Gildenir Carolino Santos e Rosemary Passos, Editora Autores
Associados

Manual de Redao da Presidncia da Repblica

Manual de Redao e de Atos Oficiais - ANA


84
Manual de Redao da Cmara dos Deputados

Manual de Comunicao Escrita Oficial SETR e DER

Manual de Redao Oficial do Tribunal de Contas do Distrito Federal

Manual de Editorao de Correspondncias e Atos Administrativos da ANEEL

Manual de Redao da ANATEL

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ANEXO II

Logomarca ICMBio

O Manual de Identidade Visual do ICMBio pode ser encontrado no site com todas as
orientaes sobre a formatao da logomarca.

85

A logomarca dever ser utilizada em todos os documentos produzidos na Instituio,


salvo o caso expresso neste manual.

Logomarca ICMBio

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ANEXO III

Guias de Remessa de Correspondncia e Malote

Neste anexo so apresentadas as GUIAS DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA -


GRC e GUIA DE REMESSA DE MALOTE GRM.

Ser obrigatria a numerao das pginas da guia de remessa.

A GRC deve ser usada apenas quando o envelope de correspondncia for usado para
enviar mais de um documento.
87
No caso da GRC deve-se observar a seguinte orientao para o seu correto
preenchimento no campo N Registro Correio:

a. A Unidade deve solicitar na agncia dos correios mais prxima, as etiquetas para
carta registrada, sedex, PAC ou outro servio a ser utilizado, tornando possvel
etiquetar as correspondncias (envelope) na prpria Unidade. Desta forma ser
possvel identificar na GRC o nmero de identificao dos correios, lembrando
que est informao obrigatria.

Guias de Remessa de Correspondncia e Malote

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Guias de Remessa de Correspondncia e Malote

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ANEXO IV

Quadro de Aes sobre Processos

AES QUE PODEM SER REALIZADAS COM O PROCESSO

Quem pode
AO O que ? Termo Observaes
realizar?
Devero ser
avaliadas as
informaes
a unio de dois constantes nos
ou mais processos processos e a
que no podero relao entre eles,
ser separados sob considerando
Juntada por Protocolo
Anexao nenhuma hiptese, processo principal
Anexao Geral e UP
passando a existir e acessrio. Aps
apenas o nmero anexao, anotar na
de protocolo do capa do processo
principal. o nmero do
processo inserido. 91
No existe a ao
DESANEXAR.
O processo que tem
o pedido fica em
a juntada de segundo lugar e o
dois ou mais Termo de Juntada
processos, onde por Apensao
cada um manter no processo mais
Juntada por Protocolo
Apensao o seu nmero de antigo, que ficar
Apensao Geral e UP
protocolo original, em primeiro lugar,
e aps a deciso onde tambm
final, podero ser dever ser anotado
separados . o nmero do
processo que est
sendo apensado.
A desapensao s
a separao poder ocorre antes
de processos do arquivamento do
apensados, processo.
Desapensao devendo constar Protocolo A anotao do
Desapensao
em cada processo Geral e UP apenso feita na capa
o despacho do processo deve
solicitando a ser tornada sem
desapensao. efeito.

Quadro de Aes sobre Processos

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AES QUE PODEM SER REALIZADAS COM O PROCESSO

Quem pode
AO O que ? Termo Observaes
realizar?
vedada a retirada
da folha ou pea
inicial do processo.
Conservar a
a retirada de numerao
Onde
peas do processo, original das peas,
Desentranhamento Desentranhamento estiver o
mediante permanecendo vago
processo
despacho. o nmero de folha(s)
correspondente(s)
ao
desentranhamento.
No existe a ao
a separao
de parte da Os documentos
documentao Protocolo retirados, devem
de um processo, Geral ser conforme
Desmembramento Desmembramento
para formar e UP descrito no manual
outro, ocorrendo e renumerando suas
mediante pginas.
92 despacho.
Motivos para
encerramento:
indeferido ou
deferido o pleito,
executado atendimento
quando finalizado da demanda,
Encerramento de Protocolo
o processo, ou Encerramento desistncia do
processo Geral e UP
quando exceder o interessado
nmero de folhas. ou a falta de
movimentao,
por mais de um
ano, por parte do
interessado.
Os documentos
no podem ser
desmembrados para
utilizada quando
abertura de volume.
Abertura de um processo Protocolo
Abertura de Volume A primeira folha
volume excede a 200 Geral e UP
dever ser o termo e
folhas.
numerado seguindo
a seqncia do
primeiro volume.

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ANEXO V

Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao

Os modelos de guias para uso do servio de arquivo so:

1. Guia de Arquivamento para documentos;

2. Guia de Arquivamento para processos;

3. Espelho de identificao de caixas-arquivo;


93
4. Espelho de identificao de pastas a-z.

A seguir esto os quatro modelos que devem ser usados com padro no mbito
do Instituto.

Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao

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Guias de Arquivo

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Espelhos de Identificao

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Anotaes

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Anotaes

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www.icmbio.gov.br

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Ministrio da Sade

ISBN 978-85-334-2004-5

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS


Metodologia de Arquivo

Braslia DF
2013

coleo arquivo
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MINISTRIO DA SADE
Secretaria-Executiva
Subsecretaria de Assuntos Administrativos

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS


Metodologia de Arquivo

Braslia DF
2013

coleo arquivo

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2013 Ministrio da Sade.


Todos os direitos reservados. permitida a reproduo parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte e que no seja para
venda ou qualquer fim comercial. A responsabilidade pelos direitos autorais de textos e imagens desta obra da rea tcnica. A
coleo institucional do Ministrio da Sade pode ser acessada, na ntegra, na Biblioteca Virtual em Sade do Ministrio da Sade:
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Tiragem: 1 edio 2013 800 exemplares

Elaborao, distribuio e informaes: Editora responsvel:


MINISTRIO DA SADE MINISTRIO DA SADE
Secretaria-Executiva Secretaria-Executiva
Subsecretaria de Assuntos Administrativos Subsecretaria de Assuntos Administrativos
Coordenao-Geral de Documentao e Informao Coordenao-Geral de Documentao e Informao
Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos Coordenao de Gesto Editorial
Esplanada dos Ministrios, Edifcio Anexo, bloco G, ala B, sala SIA, Trecho 4, lotes 540/610
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Colaborao: Equipe editorial:


Andr Luiz M. de Arajo Normalizao: Daniela Ferreira Barros da Silva
Cludia Dias Geraldes Reviso: Marcia Medrado Abrantes e Khamila Silva
rika Silvana Gonalves de Menezes Capa e diagramao: Alisson Albuquerque
Eva Vilma Barbosa Soares Projeto grfico: Marcelo S. Rodrigues
Laiane Mara Borges Ernesto Superviso editorial: Dbora Flaeschen
Luciano do Rego Silva
Tatiane Braz de Oliveira

Impresso no Brasil / Printed in Brazil

Ficha Catalogrfica
Brasil. Ministrio da Sade. Secretaria-Executiva. Subsecretaria de Assuntos Administrativos.
Manual de gesto de documentos: metodologia de arquivo / Ministrio da Sade, Secretaria-Executiva, Subsecretaria de As-
suntos Administrativos. Braslia : Editora do Ministrio da Sade, 2013.
146 p. : il. (Coleo arquivo)

ISBN 978-85-334-2004-5
1. Documento. 2. Gesto da informao. 3. Capacitao . I. Ttulo. II. Srie.

CDU 005.92
Catalogao na fonte Coordenao-Geral de Documentao e Informao Editora MS OS 2013/0132

Ttulos para indexao:


Em ingls: Manual of documents management: file methodology
Em espanhol: Manual de gestin de documentos: metodologa de archivo

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Sumrio

Apresentao............................................................................................................................................................................ 5

1 Conceitos................................................................................................................................................................................. 7

2 Gesto de Documentos..................................................................................................................................................13
2.1 Documentos Oficiais ......................................................................................................................................................13

3 Trabalhando com Expedientes...................................................................................................................................25


3.1 Registro de Expedientes ...............................................................................................................................................25
3.2 Andamento de Expediente ..........................................................................................................................................36

4 Trabalhando com Processos.........................................................................................................................................75

5 Classificao..................................................................................................................................................................... 113

6 Procedimentos de Arquivo........................................................................................................................................ 125


6.1 Transferncia de Documentos.................................................................................................................................. 125
6.1.1 Transferncia de Documentos dos Recursos Humanos............................................................................... 132
6.2 Eliminao de Documentos ..................................................................................................................................... 132
6.3 Acesso aos Documentos............................................................................................................................................. 135
6.3.1 Consulta........................................................................................................................................................................ 135
6.3.2 Emprstimo.................................................................................................................................................................. 136
6.3.3 Desarquivamento ..................................................................................................................................................... 137

Glossrio................................................................................................................................................................................ 139

Referncias............................................................................................................................................................................ 143

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Apresentao

A Coordenao-Geral de Documentao e Informao (CGDI), por meio da Coordenao de Ar-


quivo e Gesto de Documentos (ARQUIVO), com vistas qualificao e consolidao das prticas da
Gesto de Documentos do Ministrio da Sade, desenvolveu o Manual de Gesto de Documentos Me-
todologia de Arquivo como instrumento auxiliar ao curso de Capacitao em Gesto de Documentos, que
tem o objetivo de habilitar os servidores do Ministrio da Sade, no que tange aplicao da metodologia
arquivstica e no uso de ferramentas de controle e acompanhamento de documentos, com o intuito de
desenvolver capacidades e atitudes que permitam o aprimoramento de sua competncia profissional.

Nesse sentido, o manual tem a finalidade de disseminar, para o pblico interno do Ministrio
da Sade, o contedo ministrado no Curso de Gesto de Documentos oferecido pela Diviso de Docu-
mentos Arquivsticos (DIDOC), por meio do Servio de Gesto de Documentos Arquivsticos (SEGED).

Toda a prtica e os mtodos relacionados metodologia de gesto documental esto contem-


plados no manual, que conta com exemplos didticos para auxiliar o servidor no desenvolvimento das
atividades e procedimentos de produo de documentos, protocolo e arquivo.

O presente manual est dividido em trs partes: a primeira se refere aos procedimentos relacio-
nados elaborao, ao registro e ao trmite de documentos; a segunda parte ensina como classificar
um documento; e a terceira traz toda a metodologia adotada para as transferncias e emprstimos de
documentos pelo Servio de Arquivo.

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1C
CONCEIT
TOS
1 Conceitos
Do
ocumento o: toda a informao (elem mento refe erencial ou u dado) re egistrada em
um
m suporte (material, base), u utilizada ppara estud do, prova e pesquissas. Veja a os
exe
emplos a seguir:
Documento: toda a informao (elemento referencial ou dado) registrada em um suporte
(material, base), utilizada para estudo, prova e pesquisas. Veja os exemplos a seguir:

Fi
Figura EExemplo
gura1 1Exemplo d
de docum
de documentos mentos

Fonte: Autoria prpria.

Fo
onte: Autoria
a prpria.

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Su
uporte: material
m no
o qual so registra
adas as iinforma
es. Ex.: papel, film
me,
CD
D, DVD, disquete, e
entre outro
os.
Suporte: material no qual so registradas as informaes. Ex.: papel, filme, CD, DVD, disquete,
Figura 2 Tipos de
entre outros. d suporte
e
Figura 2 Tipos de suporte

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Auttoria prpria


a.

Esspcie: re eunio de documen ntos confo orme o seeu formato (configu urao fssica
de um supo orte de accordo com m a sua n natureza e o modo como foi produzid do).
Exx.: ata, carrta, decretto, folheto
o, fotograffia, memorando, ofcio, plantta, relatriio.

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Espcie: reunio de documentos conforme o seu formato (configurao fsica de um suporte


de acordo com a sua natureza e o modo como foi produzido). Ex.: ata, carta, decreto, folheto, fotografia,
memorando, ofcio, planta, relatrio.
Figura 3 Exemp
plos de esspcies do
ocumentais
Figura 3 Exemplos de espcies documentais

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Au
utoria prpria.

pologia: jjuno da
Tip a espcie documen
ntal mais a funo/a
atividade que motivvou
approduo do docum mento.

gura 4 E
Fig Exemplo de
d tipologiia docume
ental

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Fonte: Au
utoria prpria.

pologia: jjuno da
Tip a espcie documen ntal mais a funo/a atividade que motivvou
ap Tipologia: juno
produo do docum da espcie
mento. documental mais a funo/atividade que motivou a produo do
documento.
gura 4 E
Fig Exemplo de d tipologiia docume
Figura 4 Exemplo de tipologia documental
ental

Fonte: Autoria prpria.


Fon
nte: Autoria prpria.
Informao: ideia ou mensagem contida em um documento.

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Infformao
o: ideia ou
u mensage
em contid
da em um documen
nto.

Do ocumento o de Arqu uivo: toda a informao registrrada, original, nica a e autnttica


que resulta da acum mulao de e docume entos, em m qualquer suporte, produzid dos
ou recebido os,deno
Documento exxerccio
Arquivo: de
e suas
toda informao competnc
registrada, cias,
original, nica funes
e autntica e atividades po
que resulta
um
dama pessoa
acumulao a fsica ou
de u jurdica.
documentos, em qualquer suporte, produzidos ou recebidos, no exerccio de suas
competncias, funes e atividades por uma pessoa fsica ou jurdica.

Figgura
Figura 5E Exemplos
5 Exemplos d docume
de
de documentos entos
de arquivo de arrquivo

Fonte: Autoria prpria.


Fonnte: Autoria
a prpria.

Arrquivo: co onjunto de
e documeentos prod duzidos e recebidoss por rg
os pbliccos
insstituies de car ter pblicco, entidades privvadas e pessoas fsicas em
decorrncia do exercccio de ssuas ativid ualquer que seja o suporte da
dades, qu
infoormao ou a natureza do d documento o.

Figura 6 Conceitto de arqu


uivo

11
Fonte: Auttoria prpria
a.

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Fonnte: Autoria
a prpria.

Arrquivo: co onjunto de e docume entos prod duzidos e recebidoss por rg os pbliccos,


insstituies de car ter pblicco, entidades privvadas e pessoas fsicas em
decorrncia do exerc
Arquivo: ccio
conjunto de de ssuas ativid
documentos dades,
produzidos quualquer
e recebidos que pblicos,
por rgos suporte da
seja o instituies
infoormao ou a natureza do d
de carter pblico, entidades documento
privadas e pessoas o.
fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do documento.
Figura 6 Conceitto de arqu
uivo
Figura 6 Conceito de arquivo

Fonte: Auttoria
Fonte: Autoria prpria
prpria. a.

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2 Gesto de Documentos

A gesto de documentos o conjunto de procedimentos e de operaes tcnicas referentes


produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e inter-
mediria, visando sua eliminao ou seu recolhimento (BRASIL, 1991).

A aplicao desta tcnica permite que o Ministrio da Sade controle e acompanhe toda a sua
documentao, seja ela produzida ou recebida, garantindo a uniformizao de procedimentos; eficin-
cia na recuperao da informao; racionalizao da produo documental; criao e manuteno de
documentos de forma acessvel, inteligvel e utilizvel; transparncia e desburocratizao do Estado;
legalidade dos atos administrativos; destinao correta dos documentos; e a recuperao da informa-
o de forma gil.

Alm disso, a gesto de documentos proporciona s unidades do Ministrio da Sade condi-


es para que as demandas, dos cidados e internas, relacionadas prestao de informaes sejam
atendidas de forma gil e correta.

2.1 Documentos Oficiais


Documento emanado do poder pblico ou de entidades de direito privado capaz de produzir
efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato.

Comunicao oficial
A comunicao oficial a troca de mensagens e informaes entre os diversos rgos do servi-
o pblico. Sendo assim, alm dos conceitos bsicos de uma boa redao, existem fundamentos essen-
ciais padronizao dos documentos, no uso de frmulas, na esttica e na caracterstica da linguagem
a ser utilizada na elaborao de tais documentos.

Exemplos de comunicaes oficiais:

Memorando: comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem


estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicao eminentemente interna. (Manual de Redao da Presidncia da Repblica).

Ateno: Todas as unidades do MS podem produzir memorandos, desde que sejam unidades
formais e que os assuntos tratados sejam de sua competncia.

O que isso significa na prtica?

Memorando: comunicao entre unidades da estrutura formal do MS.

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O que isso sig


gnifica na
a prtica?
?

Memorando: ccomunica
ao entre
e unidadess da estru
utura formal do MS..

Fig
gura 77 Comunicao
Figura C
Comunicaovia
viamemorando
m
memorando
o

Fonte: Autoria prpria.


Fon
nte: Autoria prpria.

Co
omo fazer
r umfazer
Como memmorando?
?
um memorando?
A caraccterstica principal do memo orando a agilidad de, devenndo
A caracterstica principal do memorando a agilidade, devendo sua tramitao pautar-se pela
sua ttramitaoo pautar-se pela rrapidez e simplicid dade. Vissando atin ngir
rapidez e simplicidade. Visando atingir esse objetivo e facilitar as atividades do servio pblico, o Manual
esse objetivo e facilitarr as ativid
dades do servio pblico, o Manual da
da Presidncia da Repblica
Presidncia d
da Repbpadronizou
blica pad a forma e aaestrutura
dronizou forma a doe memorando.
a estrutura
e do
memo orando.
Estrutura
E
Estrutura
1) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o elabora.
1) Tipo e nmero o do docu umento, se a sigla do rgo que o
eguido da
2) Local eelabo
data em que foi elaborado.
ora.

2) Locaal edeve
3) Destinatrio: data ser
e
emmencionado
que foi elaborad
pelodo.
cargo que ocupa.
3) Dest
4) Assunto: tinatrio:
resumo doddeve serdocumento
teor do m
menciona
ado
empelo ccargo que ocupa.
negrito.
4) Assu unto: resu
umo do teo
or do docu umento em negrito o.
5) Fecho: respeitosamente para autoridades superiores ou atenciosamente para autoridades
de5) Fech
mesma ho: resp
peitosamente para
hierarquia. a autorid
dades su uperiores ou
atennciosamente para autoridad des de me
esma hiera arquia.
6) Nome e cargo do remetente responsvel pela expedio do documento.

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6) Nom
me e cargo do rem
metente re
esponsve
el pela exxpedio do
docu
umento.

Figura 8 Exemplo de Me
emorando
o
Figura 8 Exemplo de Memorando

Fonte: Manual da Presidncia da Repblica.

Lem
mbrete::
Om
memoraandoaacomu unicaoaserrenviad daaos
DSEEI,ncle
eosestaduais,,institu
utos,ho
ospitaiss
15
fede
eraisettc.
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Lembrete:

O memorando a comunicao a ser enviada aos DSEI, ncleos estaduais, institutos, hospitais
federais etc.

Erros comuns ao fazer um memorando: colocar braso, endereo, smbolos, rodap e numerar
a primeira folha.

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Erros comuuns ao fa
azer um m memorand
do: coloca
ar braso
o, endereo, smbollos,
dap e nu
rod umerar a primeira
p fo
olha.

Fig
gura 9 M e Memorando errad
Modelo de do
Figura 9 Modelo de Memorando errado

Fonte: Autoria prpria.


Fon
nte: Autoria prpria.

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Memorando-Circular: co omunicao interna


a com divversas cppias dirigid
das
a uniddades differentes de uma mesma institui o que podem
p esstar
hierarq
quicamentte em mesmo nvell ou em nveis diferrentes.

O me emorando o-circular tem ba asicamentte a m mesma estrutura


e do
Memorando-Circular: comunicao interna com diversas cpias dirigidas a unidades diferentes
memor rando. No o campo ttulo e nmero, deve ser s includ da a pala avra
de uma mesma instituio que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.
circulaar e, no ccampo de estinatrio o, deve-sse listar todos os destinatrd rios
O memorando-circular
que devem tom mar conh tem basicamente
hecimento a mesma estrutura do memorando.
o do asssunto tratado no documen No campo ttulo
nto.
e nmero, deve ser includa a palavra circular e, no campo destinatrio, deve-se listar todos os desti-
Exemp plo:
natrios que devem tomar conhecimento do assunto tratado no documento. Exemplo:
Figurra1010
Figura Exxemplo
Exemplo de
e Memora ando-Circu
de Memorando-Circular ular

Fonte: Autoria prpria.

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Fonte: Autoria prpria.

Ofcio: modalidade de comunicao oficial que tem como finalidade o


tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da administrao
pblica entre simodalidade
Ofcio: e tambm de
com particulares.
comunicao oficial que tem como finalidade o tratamento de assuntos
oficiais pelos
Ateno: rgos
Todos os da administrao pblica
rgos/unidades do MSentre si e tambm
podem comofcios,
produzir particulares.
desde que sejam unidades formais e que os assuntos tratados sejam de
Ateno: Todos os rgos/unidades do MS podem produzir ofcios, desde que sejam unidades
sua competncia.
formais e que os assuntos tratados sejam de sua competncia.
O que isso significa na prtica?
O que isso significa na prtica?
Ofcio: comunicao entre as unidades do Ministrio da Sade com
Ofcio:
outros rgos dacomunicao
administrao entre as unidades
pblica do Ministrio da Sade com outros rgos da adminis-
e particulares.
trao pblica e particulares.
Figura 11 Comunicao via ofcio
Figura 11 Comunicao via ofcio
[MMA1] Comentrio: Correo
SecretariaExecutiva(SE)

e

Funasa

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.


Como fazer um ofcio?
Como fazer um ofcio?
A caracterstica principal do ofcio a comunicao entre os rgos pblicos ou privados. O
nicoAsmbolo
caracterstica
que deveprincipal doobrigatoriamente
ser utilizado ofcio a comunicao
em ofcios entre osda Repblica.
o braso
rgos pblicos ou privados. O nico smbolo que deve ser utilizado
obrigatoriamente
Estruturaem ofcios o braso da Repblica.

Estrutura1) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede.

1) 2)
Tipo e nmero
Local e data emdoque
documento, seguido da sigla do rgo que o
foi expedido.
expede.
3) Destinatrio: nome, cargo, empresa, cidade, estado e CEP.
2) Local e data em que foi expedido.
4) Assunto: resumo do teor do documento em negrito.
3) Destinatrio: nome, cargo, empresa, cidade, estado e CEP.
5) Fecho: respeitosamente para autoridades superiores ou atenciosamente para autoridades
4) Assunto: resumo do teor do documento em negrito.
de mesma hierarquia.
5) Fecho: respeitosamente para autoridades superiores ou
6) Nome e cargo do remetente
atenciosamente responsvel
para autoridades pela expedio
de mesma do documento.
hierarquia.

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6) Nome e cargo do remetente responsvel pela expedio do
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documento.

Figura 12 Exemplo de Ofcio

Figura 12 Exemplo de Ofcio

Fonte: Manual de Redao da Presidncia da Repblica.

Despacho: a deciso ou ordem proferida por quem de direito para dar continuidade s
Despacho: a deciso ou ordem proferida por quem de direito para dar
aes presentes no documento.
continuidade s aes presentes no documento.

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Ateno: despacho no um novo documento e no precisa de registro no Sistema Integrado


de Protocolo e Arquivo (SIPAR).

A caracterstica principal do despacho evitar o aumento desnecessrio de documentos que


tratem do mesmo assunto e proporcionar celeridade aos atos do servio pblico.

Qualquer solicitao ou informao inerente ao documento ser feita por meio de despacho,
em Folha de Despacho, a ser includa no final do documento, utilizando-se tantas folhas quanto forem
necessrias.

Como fazer um despacho?

Estrutura

1) Fonte: deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12, no texto em geral, 11
nas citaes e 10 nas notas de rodap; para smbolos no existentes na fonte Times New
Roman, poder-se- utilizar as fontes Symbol e Wingdings.

2) Despacho referente: identificao do documento a que o despacho se refere. Posicionam-se


na margem esquerda e a 5,5 cm da borda superior do papel. Exemplo: Despacho referente ao
Memorando n 123/SAA/SE/MS.

3) Registro SIPAR n: citar o nmero de registro SIPAR do documento principal. Posiciona-se na


linha abaixo do despacho referente. Exemplo: Registro SIPAR n 25000.000322/2005-09.

4) Destinatrio do despacho: deve constar duas linhas abaixo do registro SIPAR. O destinatrio
mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplo: Ao () Sr.(a) Subsecretrio(a) de Assuntos
Administrativos.

5) Texto: desenvolvimento do teor do despacho. O primeiro pargrafo se inicia a duas linhas do


Destinatrio do Despacho e o incio de cada pargrafo do texto deve ter 2 cm de distncia da
margem esquerda; o campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0 cm de
largura e o campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm.

6) Data: dever ser centralizada a duas linhas abaixo do texto.

7) Identificao do signatrio: o nome e o cargo da autoridade que expede o despacho devem ser digita-
dos duas linhas abaixo da data e devem ser centralizados.

8) De acordo com a Portaria MS/GM n 1.864, de 4 de agosto de 2011, obrigatrio continuar a


numerao das pginas de acordo com o documento que est recebendo o despacho, no rodap,
no canto inferior direito.

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Figura13pg25errada,trocarporesta
Figura 13 Exemplo de Folha de Despacho


Fonte: Manual de Redao da Presidncia da Repblica.

Lembrete:

O despacho no dever ser registrado no SIPAR!

O despacho no poder ser dado no verso e em nenhum outro local do documento oficial.

Utilizar sempre a folha de despacho conforme est no modelo.


Pode ser utilizada a frente e o verso da folha de despacho.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Figura14pg27errada,trocarporesta:
Figura 14 Erros comuns ao fazer um despacho

Fonte: Autoria prpria.

Registrodeexpedienteexternopg34noestaemnegrito
Todososimportantesnoestoemnegritonememvermelho
Figura16pg36faltaaspasnofinaldottulo.
Figura17pgpg40ottuloestaerradodevesermudadoparaExemplo:Ondeaporo
carimboderegistroSIPAR
RegistrosAdicionais,MotivodoCancelamentoeCancelarDocumentopg41noesto
emnegrito
Figurareferenteaoitem3estacortadapg42
OtextoINTERNASdoMinistriodaSadenoestaemnegritopg43 23
Otextotramitandoexpedientesfisicamentepg44noestaemnegrito.
OtextonofazempartedaestruturadiretadoMinistriodaSade,ousejargos
EXTERNOSdaAdministraoPblicaFederalouEstadualpg57noestaemnegritoeem
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

3 TRABALHANDO COM EXPEDIENTES

3 Trabalhando com Expedientes


3.1 Registro de expedientes

O registro a atividade de digitar os elementos identificadores de cada


documento em sistema prprio, para fins de controle.
3.1 Registro de Expedientes
Todos os documentos produzidos e recebidos pelas unidades do
O registro a atividade de digitar os elementos identificadores de cada documento em sistema
Ministrio da Sade devem ser registrados no Sistema Integrado de Protocolo
prprio, para fins de controle.
e Arquivo (SIPAR), conforme preconiza a Portaria MS/GM n 1.864, de 4 de
agosto Todos
de 2011.
os documentos produzidos e recebidos pelas unidades do Ministrio da Sade devem ser
registrados no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (SIPAR), conforme preconiza a Portaria MS/GM n
1.864, deExistem
4 de agostoalgumas
de 2011. maneiras de registrarmos os expedientes de arquivo
recebidos e produzidos pelo MS no SIPAR; vejamos a seguir:
Existem algumas maneiras de registrarmos os expedientes de arquivo recebidos e produzidos
pelo MS Registro de expediente
no SIPAR; vejamos a seguir: interno
Registro de expediente interno
1) V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do
mouse1)em REGISTRO.
V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO.

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2) D um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO DE


DOCUMENTO INTERNO.
2) D um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO DE DOCUMENTO INTERNO.

Explicando os campos:
3) Preenchendo os campos do registro:
Insumo Estratgico para Sade (IES): os expedientes referentes a
3)
insumo estratgico Preenchendo
para sade
Explicando os campos
devero
os campos: estardoidentificados
registro: fisicamente com o
carimbo Insumos Insumo
Estratgicos de Sade. Esse carimbo aposto pelos
Estratgico para Sade (IES): os expedientes referentes a insumo estratgico para sade
tcnicos das devero
reas que realizam afisicamente
estar identificados anlise comdo expediente; s assim,
o carimbo Insumos a opo
Estratgicos de Sade. Esse carimbo
sim dever ser marcada. Caso o expediente interno no tenha esse carimbo,
aposto pelos tcnicos das reas que realizam a anlise do expediente; s assim, a opo sim dever ser
dever ser marcada
marcada.aCaso
opo no. interno no tenha esse carimbo, dever ser marcada a opo no.
o expediente

Figura 15 Modelo
Figura 15 Modelo do Carimbo
do Carimbo Insumos
Insumos Estratgicos
Estratgicos de Sade
de Sade

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

Registro: ondeRegistro: ondedisponibiliza


o sistema o sistema disponibiliza
o nmero o nmero do registro.O
do registro. O campo
campo preenchido
automa-

preenchidoticamente pelo SIPAR.


automaticamente pelo SIPAR.
Data do documento: data da criao do expediente. Aquela que est escrita no expediente
Data do documento: data da criao do expediente. Aquela que est
(no a data do cadastramento no Sistema).
escrita no expediente (no a data do cadastramento no Sistema).
Tipo de suporte: o material no qual a informao do documento est gravada. Ex.: papel.
Tipo de suporte: o material no qual a informao do documento est
Prazo de pendncia: informar o prazo total para que o documento conclua seus trmites. Caso
gravada. Ex.: papel.
o expediente contenha, de forma expressa, um prazo para a sua resposta, esse prazo dever obrigato-
Prazo de pendncia: informar
riamente ser inserido neste o prazo total para que o documento conclua
campo.
seus trmites. Caso o expediente contenha, de forma expressa, um prazo
para a sua resposta, esse prazo dever obrigatoriamente ser inserido neste
campo.
26
Tipo de documento: escolher o tipo documental que ser cadastrado. Ex.:
Memorando, Ofcio, Contrato.
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Tipo de documento: escolher o tipo documental que ser cadastrado. Ex.: Memorando, Ofcio,
Contrato.

Nmero Original: este campo deve ser preenchido da forma como est no documento. Ex.: Me-
morando n 011/2012/SEGED/DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA/SE.

Acesso: definio do grau de sigilo do documento. Se o expediente ostensivo, poder ser


acessado por todos. Caso tenha algum grau de sigilo, o seu acesso ser limitado ao usurio com permis-
so. Vale lembrar que, para a atribuio de qualquer grau de acesso diferente do ostensivo, necessrio
ter competncia legal para tal.

Resposta ao: informar se o documento registrado tem, em seu texto, resposta a outro docu-
mento ou processo. Ex.: o processo de pagamento 25000.000012/2012-56 uma resposta ao processo
25000.000378/2011-48.

Importante

Esse campo no trata de anexao, apensao ou insero. somente para informar que o expediente foi
criado como uma resposta a um expediente j existente.

Classificao arquivstica: escolha a classificao do documento entre os cdigos da relao de


acordo com o assunto abordado em seu contedo.

Referncia ao registro: informar se o expediente cadastrado faz referncia a outro expediente


ou processo. Ex.: o memorando 25000.004789/2012 faz referncia ao ofcio 25000.000569/2011-17.

Importante

Esse campo no trata de anexao, apensao ou insero. somente para informar aos usurios que
existem processos ou expedientes tramitando e que tratam de um mesmo assunto ou assuntos cor-
relatos.

Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o expediente e que sero
utilizadas para futuras pesquisas.

Resumo do documento: descrever, nesse campo, o contedo do documento de forma sucinta


e bem explicativa.

Importante

O que est no assunto do documento no o seu resumo.

Antes de fazer o resumo, leia todo o documento com ateno.

Cuidado com a coerncia e a coeso do texto.

Atente-se para a ortografia.

Interessado: campo onde se escolhe uma pessoa fsica ou jurdica, um rgo do MS, rgos da
administrao pblica ou empresas privadas que tem interesse no documento. Para saber qual o inte-
ressado do documento, faa as seguintes perguntas: Quem solicita alguma atividade ou informao?
Quem ter ganhos ou perdas com esse expediente? Quem tem interesse no expediente?

27

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Importante

O ocupante do cargo que assina o documento no interessado. Nesses casos, deve-se colocar o nome
do servio, coordenao ou diviso ao qual ele representa.

A palavra OUTROS no ser interessada em expedientes.

Esse campo ilimitado; por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados que houver no ex-
pediente.

Provenincia: quem produziu o documento.

Arquivo Digital: permite que o usurio insira um Arquivo Digital, ou seja, inserir o arquivo (.doc,
.xls, .PDF, .jpg,. .TIF) que est salvo no seu computador.

Nmero de cpias: informar se deseja criar cpias do expediente cadastrado; por exemplo, um
memorando que ser passado para dois ou mais rgos diferentes.

Tramitar para: a funcionalidade deve ser utilizada caso o usurio queira tramitar o expediente
aps o seu registro.

Boto [INCLUIR]: ao terminar o cadastro do documento, clique no boto INCLUIR com o boto esquer-
do do mouse para finalizar o cadastro e gerar o nmero SIPAR.

Boto [COPIAR]: nessa opo, o usurio poder copiar alguns dados de um documento j ca-
dastrado para
Registro deo registro atual. externo
expediente
Registro de expediente externo
1) V ao menu DOCUMENTOS > e d um clique com o boto esquerdo do
mouse1) em
V aoREGISTRO.
menu Documentos e d um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO.

2) D um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO DE


DOCUMENTO EXTERNO.

28

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2) D um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO DE


DOCUMENTO EXTERNO.
2) D um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO DE DOCUMENTO EXTERNO.

3) 3)Preenchendo
Preenchendo osos campos
campos do registro:
do registro:

Explicando os os
Explicando campos:
campos:

Insumo Estratgico
Insumo Estratgico para(IES):
para Sade Sade (IES): referentes
os expedientes os expedientes referentes
a insumo estratgico a
para sa-
insumo
de devero estratgico
estar identificadospara sade
fisicamente comdevero
o carimboestar identificados
insumos fisicamente
estratgicos de com
sade. Esse carim-
bo o carimbo
aposto insumos
pelos tcnicos estratgicos
das reas que realizamde sade.
a anlise Esse carimbo
do expediente; s assim,a opo
apostosimpelos
deve-
r sertcnicos
marcada. Caso o expediente externo no tenha esse carimbo, dever ser
das reas que realizam a anlise do expediente; s assim, a opo marcada a opo no.
sim dever ser marcada. Caso o expediente externo no tenha esse
carimbo, dever ser marcada a opo no.

Figura 16 Modelo do carimbo Insumos Estratgicos


de Sade 29

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Insumo Estratgico para Sade (IES): os expedientes referentes a 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

insumo estratgico para sade devero estar identificados fisicamente com


o carimbo insumos estratgicos de sade. Esse carimbo aposto pelos
tcnicos das reas que realizam a anlise do expediente; s assim, a opo
sim dever ser marcada. Caso o expediente externo no tenha esse
carimbo, dever ser marcada a opo no.

Figura
Figura16
16Modelo
Modelodo
docarimbo
carimboInsumos
InsumosEstratgicos
Estratgicosde Sade
de Sade

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria Prpria.
Registro: onde o Sistema disponibiliza o nmero do registro SIPAR. Esse
campo preenchido automaticamente pelooSistema.
Registro: onde Sistema disponibiliza o nmero do registro SIPAR. Esse campo preenchido
automaticamente
Data do documento: pelo Sistema.
data da criao do expediente (no a data do
cadastramento no Sistema).
Data do documento: data da criao do expediente (no a data do cadastramento no Sistema).

Data do recebimento: data em que o expediente foi recebido pelo Ministrio da Sade.

Tipo de remessa: selecione o modo como o expediente foi enviado ao Ministrio da Sade. Ex.:
SEDEX, SEDEX 10, REGISTRADA, REGISTRADA COM AR.

Nmero da remessa: preencher com o nmero da remessa. Caso no possua essa informao,
digitar S/N (Sem Nmero).

Prazo de pendncia: informar o prazo em que o expediente deve ter sua resposta concluda.
Ex.: Acrdo do TCU enviado ao Ministrio da Sade que tem o prazo de 30 dias para ser respondido.

Prazo de pendncia no definido: Marcar esse campo quando o expediente no tiver prazo de
pendncia indicado.

Tipo de documento: escolher o tipo documental que est sendo registrado. Ex.: Ofcio, Carta,
Acrdo.

Identificao: este campo deve ser preenchido da forma como est no expediente. Ex.: ofcio
n 1785/2012-GAB/SESPA.

Tipo de suporte: o material no qual a informao do documento est gravada. Ex.: papel.

Resposta ao: informar se o documento cadastrado cita, em seu texto, resposta a outro expe-
diente ou processo. Ex.: o processo de pagamento 25000.000012/2012-56 uma resposta ao processo
25000.000378/2011-48.

Importante

Esse campo no trata de anexao, apensao ou insero. somente para fazer referncia se o
documento foi criado como uma resposta a um documento j existente.

Tipo de referncia externa: informar se o expediente tem algum nmero identificador de outra
instituio. Ex.: Acrdo TCU, Processo Administrativo Disciplinar (PAD).

Importante

Esse campo s deve ser preenchido quando esta informao constar no expediente.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Referncia externa: deve ser preenchido com o nmero do tipo da referncia selecionado no
campo anterior. Ex.: Acrdo TCU 0001/2012.

Importante

Essa informao s deve ser preenchida quando o campo anterior estiver preenchido.

Referncia Externa no definida: Este campo deve ser marcado quando o expediente no tem
tipo de referncia externa e referncia externa.

Acesso: definio do grau de sigilo do documento. Se o expediente ostensivo, poder ser


acessado por todos; Caso tenha algum grau de sigilo, o seu acesso limitado ao usurio com permisso.
Vale lembrar que, para a atribuio de qualquer grau de acesso diferente do ostensivo, necessrio ter
competncia legal para tal.

Classificao arquivstica: escolha a classificao do expediente entre os cdigos da relao de


acordo com o assunto abordado em seu contedo.

Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o(s) assunto(s) do expe-
diente e que sero utilizadas para futuras pesquisas.

Resumo do documento: descrever, nesse campo, o contedo do expediente de forma sucinta,


clara e explicativa.

Importante

O que est descrito no assunto do expediente no o seu resumo.

Antes de fazer o resumo, leia todo o expediente com ateno.

Cuidado com a coerncia e a coeso do texto.

Atente-se para a ortografia.

Referncia ao registro: informar se o expediente cadastrado faz referncia a outro expediente


ou processo. Ex.: o memorando 25000.004789/2012 faz referncia ao ofcio 25000.000569/2011-17.

Importante

Esse campo no trata de anexao, apensao ou insero. somente para informar aos usurios
que existem processos ou expedientes tramitando e que tratam de um mesmo assunto ou assun-
tos correlatos.

Interessado: campo onde se escolhe uma pessoa fsica ou jurdica, um rgo do MS, rgos da
administrao pblica ou empresas privadas que tm interesse no documento. Para saber qual o inte-
ressado pelo documento, faa as seguintes perguntas: Quem solicita alguma atividade ou informao?
Quem ter ganhos ou perdas com esse documento? Quem tem interesse direto no assunto tratado no
documento?

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Importante

O ocupante do cargo que assina o expediente no interessado. Nesses casos, deve-se colocar
o nome do servio, coordenao ou diviso ao qual ele representa.

A palavra OUTROS no ser utilizada como interessada em expedientes.

Esse campo ilimitado; por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados do expedien-
te.

Provenincia: quem produziu o expediente.

Procedncia/remetente: quem enviou o expediente ao Ministrio da Sade.

Tramitar para: a funcionalidade deve ser utilizada caso o usurio deseje tramitar o documento
aps o seu registro.

Arquivo Digital: permite que o usurio insira um arquivo digital, ou seja, inserir o arquivo (.doc,
.xls, .PDF, .jpg, .TIF) que est salvo no seu computador.

Boto [INCLUIR]: ao terminar o cadastro do documento, clique no boto INCLUIR com o boto
esquerdo do mouse para finalizar o cadastro e gerar o registro SIPAR.

Aps o registro ser concludo, independente de ser interno ou externo, o nmero gerado pelo
SIPAR deve constar no canto superior direito do expediente. Exemplo:

32

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Aps o registro ser concludo, independente de ser interno ou(VOLUME
2016.98999.00001.6.8 externo, o
1) - 2016.98999.90018.1.7

nmero gerado pelo SIPAR deve constar no canto superior direito do


expediente. Exemplo:

Figura 17 Exemplo de registro no SIPAR


Figura 17 Exemplo: Onde por o carimbo de registro SIPAR

Cancelar registro no SIPAR


Fonte: Autoria prpria.

Fonte:Caso
Autoria prpria.tenha cometido algum erro e haja a necessidade de
o usurio
Cancelar registro
cancelamento no SIPAR
do registro no Sistema, dever seguir os seguintes passos:
Caso o usurio tenha cometido algum erro e haja a necessidade de cancelamento do registro
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do
no Sistema, dever seguir os seguintes passos:
mouse em CANCELAR.
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em CANCELAR.

2) Informe o nmero do registro SIPAR a ser cancelado e d um clique com o


boto esquerdo do mouse no boto PESQUISAR.

33

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2)
2) Informe
Informe o
o nmero
nmero do registro SIPAR a
a ser
ser cancelado e
e d um
umoclique com
com o
2) Informe o nmerodo
do registro SIPAR
registro SIPAR cancelado
a ser cancelado dcom
e d um clique clique o
boto esquerdo
boto esquerdo
botodoesquerdo do mouse
do mouse no boto PESQUISAR.
no boto PESQUISAR.
mouse no boto PESQUISAR.

3)
3) Explicando os
ososcampos:
3) Explicando
Explicando campos:
campos:

Explicando os campos:

1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros que devero ser can-
celados. Para adicionar novos registros, clique com o boto esquerdo do mouse o boto [+].

2. Motivo do Cancelamento: preencher este campo de forma sucinta e clara com os motivos
que levaram ao cancelamento do expediente.

3. Cancelar documento: ao clicar com o boto esquerdo do mouse no boto [CANCELAR DO-
CUMENTO], a ao ser concluda.

Recuperar registro cancelado

Caso o usurio tenha cancelado um registro no Sistema equivocadamente, poder recuper-lo


realizando os seguintes passos:

34

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Caso o usurio tenha cancelado um registro2016.98999.00001.6.8
no Sistema
(VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
equivocadamente, poder recuper-lo realizando os seguintes passos:

1) V ao menu DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do


mouse em CANCELAR.

1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em CANCELAR.

2) Informe o nmero do registro SIPAR a ser cancelado e d um clique com o


2) Informe o nmero
2) Informe o nmerodo registro
do registro SIPAR a ser cancelado e dcom
umoclique com o
boto esquerdo do mouse noSIPAR a ser[PESQUISAR].
boto recuperado e d um clique boto esquerdo
botodoesquerdo do mouse
mouse no boto no boto [PESQUISAR].
[PESQUISAR].

3)
Clique comcom oo boto esquerdo
do mouse do mouse no boto [RECUPERAR
3) Clique com
3) Clique oboto
boto esquerdo
esquerdo doboto
no no boto
[RECUPERAR
mouse [RECUPERAR
DOCUMENTO]. O registro foi
DOCUMENTO]. O registro foi recuperado.
recuperado. O registro foi recuperado.
DOCUMENTO].

Lembretes:
Lembretes: 35

Um
Um registro
registro s
s pode
pode ser
ser cancelado
cancelado quando
quando
estivernapossedorgo.
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Lembretes:

Um registro s pode ser cancelado quando estiver na posse do rgo.

Um registro s pode ser cancelado quando no estiver com um trmite em aberto.

Registros que tenham sido expedidos e ainda no tenha retornado ao Ministrio da Sade no
3.2 Andamento de expediente
podem ser excludos.

O cancelamento do registro a excluso do registro do sistema.


Tramitao

a movimentao de expedientes entre as unidades INTERNAS do


3.2 Andamento de Expediente
Ministrio da Sade, independentemente da sua localizao geogrfica.
Tramitao
Exemplos de unidades para as quais deve ser feita a tramitao:
a movimentao de expedientes entre as unidades INTERNAS do Ministrio da Sade, inde-
pendentemente da sua localizao
Ncleos estaduais;geogrfica.

Exemplos de unidades para as quais deve ser feita a tramitao:


Hospitais federais (Andara, Lagoa, Ipanema, Cardoso Fontes,
Hospital dos Servidores do Estado e Hospital de Bom Sucesso);
Ncleos estaduais;

Hospitais federais (Andara, Lagoa, Ipanema, Cardoso Fontes, Hospital dos Servidores do Esta-
Instituto Evandro Chagas;
do e Hospital de Bom Sucesso);
Centro Nacional de Primatas;
Instituto Evandro Chagas;

Instituto
Centro NacionalNacional
de Primatas;de Cardiologia;
Instituto
Instituto Nacional
Nacional do Cncer.
de Cardiologia;

Instituto Nacional do Cncer.


Figura 18 Tramitao documentos
Figura 18 Tramitao documentos

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.


Tramitando expedientes fisicamente
Tramitando expedientes fisicamente
1. Verifique se o expediente est completo, se todas as pginas esto numeradas e na ordem
1.correta.
Verifique se o expediente est completo, se todas as pginas
esto
2. Verifique numeradas
se os dados do registroe na
estoordem
corretos, correta.
principalmente os campos: nmero do docu-
mento, resumo, interessado, anexos, inseres.
2. Verifique se os dados do registro esto corretos, principalmente
os campos: nmero do documento, resumo, interessado,
36
anexos, inseres.

Lembrete:
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Lembrete:

A numerao de EXPEDIENTES dever ser aposta no canto inferior direito do documento e ter
1) V
incio ao menu
na segunda DOCUMENTO
pgina > e d um 2.clique com o boto esquerdo do
do expediente com
1) V ao menu DOCUMENTO > eo nmero
d um clique com o boto esquerdo do
mouse em TRAMITAR.
mouse em TRAMITAR.
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em TRAMITAR.

2) Informe o nmero
2) Informe o nmerododo expediente
do expediente que
expediente que ser
serser tramitado
tramitado ecom
e cliquee clique com
o boto o boto
esquerdo do
2) Informe o nmero que tramitado clique com o boto
esquerdo
mouse do
no mouse
boto no boto [PESQUISAR].
[PESQUISAR].
esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

37

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

3) Preenchendo os campos da tramitao:


3) Preenchendo os campos da tramitao:

Explicando os campos:
Explicando os campos:
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros na tramitao para um mes-
1. mo rgo.
Registros Para adicionar novos
Adicionais: registros,
campo clique compara
utilizado esquerdo do mouse
o botoadicionar outroso boto [+].
registros na
tramitao para
2. Prioridade: um
deve ser mesmo
preenchido rgo. Para adicionar
com a prioridade que o rgo novos registros,
de destino da tramitaoclique
com odeve
bototrataresquerdo
o documento.do mouse
Podem o botoas [+].
ser escolhidas seguintes prioridades: baixa, mdia e alta.

2. Prioridade:
3. Situao: deve serautomaticamente
preenchido preenchido com a prioridade que o rgo de destino
pelo Sistema.
da tramitao deve tratar o documento. Podem ser escolhidas as seguintes
4. rgo de Destino: clicar com o boto esquerdo do mouse no boto [+] para abrir a pop-up
prioridades: baixa, mdia e alta.
(outra janela) onde deve ser feita a pesquisa da(s) unidade(s) que devero receber o expe-
diente.
3. Situao: preenchido automaticamente pelo Sistema.
5. Despacho: deve-se escolher a ao que ser realizada pelo rgo ao qual o expediente ser
4. rgotramitado.
de Destino: clicar com o boto esquerdo do mouse no boto [+]
para abrir a pop-up (outra janela) onde deve ser feita a pesquisa da(s)
6. Resumoque
unidade(s) do Despacho:
deverodescrever,
receber de o
forma sucinta e explicativa, qual a ao a ser realizada
expediente.
com o expediente.
5. Despacho: deve-se escolher a ao que ser realizada pelo rgo ao qual
Importante
o expediente ser tramitado.
Evite frases prontas que no representam qual a ao deve ser realizada, como por exemplo, para
6. providncias.
Resumo Ado Despacho: descrever, de forma sucinta e explicativa, qual a
Ao a ser realizada com o expediente deve ser descrita de forma completa no
ao Isso
Sistema. a ser realizada
possibilita que oscom o expediente.
interessados possam saber o andamento do expediente dentro do
MS.
7. Prazo de pendncia: caso o expediente tenha algum prazo que deva ser cumprido na rea
de destino, deve-se preencher, nesse campo, a quantidade de dias de que o rgo dispe
para responder.

38

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 1121205


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Importante

Quando esse campo preenchido, o Sistema s para de contar o prazo de pendncia quando o
rgo retorna o expediente ao rgo que gerou a pendncia. Caso no haja esse retorno, o SIPAR
impede que o documento seja expedido.
8. Boto [TRAMITAR]: ao terminar de preencher os campos, o usurio deve clicar com
o boto esquerdo do mouse em TRAMITAR para que o documento seja movimen-
tado para o rgo de Destino.

Lembrete:

Para realizar o trmite de expedientes, eles devem estar na posse do rgo e no perfil do usurio!

Cancelar o trmite de expedientes no SIPAR

Caso o usurio tenha efetuado o trmite de algum expediente por engano ou para o rgo de
destino incorreto, poder cancelar a tramitao seguindo os seguintes passos:
1) V ao menu DOCUMENTOS > e d um clique com o boto esquerdo do
1) V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em CANCELAR
mouse em CANCELAR TRAMITAO.
TRAMITAO.

2) Existem trs formas de cancelar a tramitao de um expediente. Veja a


explicao de como fazer em cada uma delas:

39

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 1121205


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

2) Existem trs
2) Existem trsformas
formas dede cancelar
cancelar a tramitao
a tramitao de umVeja
de um expediente. expediente. Veja
a explicao de a
como
explicao de como fazer
fazer em cada uma delas: em cada uma delas:

Explicando os campos:

1. Informe o documento: caso o usurio queira cancelar somente a


tramitao de um expediente e tenha o seu nmero de registro SIPAR,
dever preencher esse campo e clicar com o boto esquerdo do mouse
no boto [CANCELAR].

2. Explicando
Informe os a campos:
GRD: caso o usurio queira cancelar o trmite de todos os
documentos que constam em uma Guia de Remessa de Documentos
1. Informe o documento: caso o usurio queira cancelar somente a tramitao de um expe-
(GRD), dever informar o nmero da GRD nos campos indicados na
diente e tenha o seu nmero de registro SIPAR, dever preencher esse campo e clicar com o
figura acima doe mouse
boto esquerdo clicar com [CANCELAR].
no boto o boto esquerdo do mouse no boto
[CANCELAR].
2. Informe a GRD: caso o usurio queira cancelar o trmite de todos os documentos que constam
3. Listagem:
em uma Guia deporRemessa
esse decaminho,
Documentos o usurio pode
(GRD), dever selecionar
informar quais
o nmero registros
da GRD nos cam-
deseja cancelar
pos indicados na figuraeacima
clicar com
e clicar como oboto esquerdo
boto esquerdo do no
do mouse mouse no boto
boto [CANCELAR].
[CANCELAR].
3. Listagem: por esse caminho, o usurio pode selecionar quais registros deseja cancelar e cli-

3) Aps car com o boto


realizar esquerdo
qualquer umdo mouse no boto [CANCELAR].
dos procedimentos descritos acima, o usurio
dever
3) Apsjustificar o cancelamento
realizar qualquer do trmite
um dos procedimentos e clicar
descritos acima, ocom
usurioodever
botojustificar
esquerdoo can-
do mouse no boto [CONFIRMAR].
celamento do trmite e clicar com o boto esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].

Lembrete:
40
Para realizar o cancelamento do trmite, o documento no
podetersidorecebidopelorgodedestino!
Aorealizarocancelamentodotrmitedeumregistro,eleno
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Lembrete:

Para realizar o cancelamento do trmite, o documento no pode ter sido recebido pelo rgo
de destino!

Ao realizar o cancelamento do trmite de um registro, ele no retirado de uma GRD que j te-
nha sido gerada. Nesse caso, a GRD tambm deve ser cancelada e gerada outra.
Aps ser realizada a tramitao, o usurio pode gerar a Guia de
RemessaGerarde Documentos
Guia de Remessa de(GRD) para (GRD)
Documentos o rgo ao qual os expedientes foram
no SIPAR
tramitados. Para gerar uma GRD no SIPAR, o usurio deve realizar os
Aps ser realizada a tramitao, o usurio pode gerar a Guia de Remessa de Documentos (GRD)
seguintes passos:
para o rgo ao qual os expedientes foram tramitados. Para gerar uma GRD no SIPAR, o usurio deve
realizar
1) Vosao
seguintes
menupassos:
DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do
mouse emmenu
1) V ao GUIAS.
DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em GUIAS.

2) Escolha o rgo
2) Escolha o rgode
de destino e se
destino e se deseja
deseja incluirincluir processos
processos nessa guia. nessa guia.

3) Selecione os documentos que devem aparecer nesta GRD e clique com o


boto esquerdo do mouse no boto [IMPRIMIR GUIA].

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3) Selecione os osdocumentos
3) Selecione que
documentos que devem
devem aparecer
aparecer nesta GRDnesta
e cliqueGRD
com oeboto
clique com do
esquerdo o
botomouse
esquerdo do[IMPRIMIR
no boto no boto [IMPRIMIR GUIA].
mouse GUIA].

Lembretes:
Cancelar Guia de Remessa de Documentos (GRD)
Aps ser gerada, uma GRD no pode ser modificada. Caso seja necessrio realizar alguma alte-
rao, aPara cancelar
GRD deve uma GRD
ser cancelada
Lembretes:
no
e gerada SIPAR, o usurio deve realizar os seguintes
outra.
Apssergerada,umaGRDnopodesermodificada.Casoseja
passos:
Cancelar Guia de Remessa de Documentos (GRD)
necessriorealizaralgumaalterao,aGRDdevesercanceladae
1) V ao menu DOCUMENTOS > e d um clique com o boto esquerdo do
geradaoutra.
Para cancelar uma GRD no SIPAR, o usurio deve realizar os seguintes passos:
mouse em GUIAS.
1) V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em GUIAS.

2) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [CANCELAR GUIAS].

42

3) Digite o nmero da GRD que ser cancelada e a justificativa do


cancelamento. Clique
VERIFIQUE A AUTENCIDADE com EM
DESTE DOCUMENTO o http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx
boto esquerdo do mouse no boto INFORMANDO O CDIGO: 1121205
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2) Clique comcom
2) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [CANCELAR
[CANCELAR GUIAS]. GUIAS].

3) Digite
3) Digite o onmero
nmero dada
GRD GRD
que serque
cancelada
sere a justificativa
cancelada do cancelamento. Clique comdo
e a justificativa o
boto esquerdo do mouse no boto [CANCELAR].
cancelamento. Clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[CANCELAR].

Lembretes:

Uma GRD s pode ser cancelada se nenhum dos registros que a compe tiver sido recebido pelo
rgo de destino.
Lembretes:
Ao cancelar uma GRD, os trmites dos registros que a compe no sero cancelados. Cancelar a
UmaGRDspodesercanceladasenenhumdosregistrosque
GRD diferente de cancelar o trmite do expediente.
acompetiversidorecebidopelorgodedestino.
AocancelarumaGRD,ostrmitesdosregistrosqueacompe
noserocancelados.CancelaraGRDdiferentedecancelaro
trmitedoexpediente.

Reimprimir uma Guia de Remessa de Documentos (GRD)

Para reimprimir uma GRD, o usurio deve realizar os seguintes passos:

1) V em DOCUMENTO > GUIAS e d um clique com o boto esquerdo do


mouse.

43

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Reimprimir uma Guia de Remessa de Documentos (GRD)

Para reimprimir uma GRD, o usurio deve realizar os seguintes passos:

1) V em DOCUMENTO GUIAS e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Digite o nmero da GRD no campo REIMPRIMIR GRD e clique com o


boto esquerdo do mouse no boto [REIMPRIMIR].
2) Digite o nmero da GRD no campo REIMPRIMIR GRD e clique com o boto esquerdo do
2) Digitemouse
o nmero da GRD no campo REIMPRIMIR GRD e clique com o
no boto [REIMPRIMIR].
boto esquerdo do mouse no boto [REIMPRIMIR].

Distribuio

A distribuio uma funcionalidade do SIPAR que permite que os


Distribuio
documentos e processos sejam movimentados entre servidores/colaboradores
de um Amesmo rgo/unidade
distribuio uma no SIPAR.
funcionalidade do SIPAR que permite que os
documentos e processos sejam movimentados entre servidores/colaboradores
A distribuio s pode ser feita entre servidores/colaboradores de um
de um mesmo rgo/unidade no SIPAR.
mesmo rgo/unidade e permite saber com quem est determinado
documento.
A distribuio s pode ser feita entre servidores/colaboradores de um
44
mesmo rgo/unidade e permite saber com quem est determinado
Figura 19 Distribuio de documentos
documento.
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Distribuio

A distribuio uma funcionalidade do SIPAR que permite que os documentos e processos


sejam movimentados entre servidores/colaboradores de um mesmo rgo/unidade no SIPAR.

A distribuio s pode ser feita entre servidores/colaboradores de um mesmo rgo/unidade e


permite saber com quem est determinado documento.

Figura 19 Distribuio de documentos

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Realizar a distribuio no SIPAR:
Fonte: Autoria prpria.
Realizar a distribuio no SIPAR:
1) V ao menu DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do
Realizar
mouse a distribuio
1) V emmenu
ao no SIPAR:
DISTRIBUIR.
DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em DISTRIBUIR.

1) V ao menu DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do


mouse em DISTRIBUIR.

2) Digite o nmero do registro a ser distribudo no campo INFORME O


DOCUMENTO e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
2) Digite o nmero do registro a ser distribudo no campo INFORME O
DOCUMENTO e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].

45

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2) Digite o nmero do registro a ser distribudo no campo INFORME O


DOCUMENTO
2) Digite o nmeroedoclique
registro acom o boto
ser distribudo esquerdo
no campo do
INFORME mouse noe clique
O DOCUMENTO boto
[PESQUISAR].
com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Preenchendo ososcampos
3) Preenchendo campos dada distribuio:
distribuio:

Explicando os campos:

Explicando osAdicionais:
1. Registros campos: campo utilizado para adicionar outros registros na distribuio para uma mes-
ma pessoa. Para adicionar novos registros, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [+].
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros
2.na
Servidor: escolha,para
distribuio na relao
umaapresentada pelo Sistema,
mesma pessoa. Parao nome do servidor
adicionar novos para qual o do-
registros,
cumento deve ser distribudo.
clique com o boto esquerdo do mouse no boto [+].
3. Despacho: informe qual providncia o servidor que receber o documento deve tomar.
2. Servidor: escolha, na relao apresentada pelo Sistema, o nome do
4.servidor para
Providncia: qual odedocumento
explique, forma sucintadeve ser distribudo.
e coerente, a ao que deve ser tomada pelo servi-
dor que receber o documento.
3. Despacho: informe qual providncia o servidor que receber o
5.documento devecaso
Prazo de Resposta: tomar.
o documento tenha um prazo a ser cumprido, informe-o neste campo.

4. Aps realizar estas aes,


Providncia: clique de
explique, comforma
o botosucinta
esquerdo e mouse em DISTRIBUIR.
docoerente, a ao que deve
ser tomada pelo servidor que receber o documento.

46 5. Prazo de Resposta: caso o documento tenha um prazo a ser cumprido,


informe-o neste campo.

Aps realizar
VERIFIQUE estas
A AUTENCIDADE DESTEaes, clique
DOCUMENTO com o boto esquerdo do mouseINFORMANDO
EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx em O CDIGO: 1121205
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Receber Distribuio

1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em RECEBER


DISTRIBUIO.

2) Existem duas formas de receber uma distribuio, que so:


2) 2) Existemduas
Existem duas formas
formasde receber uma distribuio,
de receber que so:
uma distribuio, que so:
1. Digite o onmero
1. Digite doregistro
nmero do registro no campo
no campo INFORME
INFORME O DOCUMENTO
O DOCUMENTO e d um clique comeod
1. Digite
um cliqueo nmero do
com o botoregistro no
esquerdo campo
do mouse no boto [RECEBER]. e d
INFORME O DOCUMENTO
um boto
clique esquerdo mouse no
com odoboto boto [RECEBER].
esquerdo do mouse no boto [RECEBER].
2. Selecione
2. Selecione um nmero
um nmero de registro
de um um registro quenaaparece
que aparece listagem ena listagem
clique e clique
com o boto es-
2. Selecione
com o boto
querdo
um nmero
esquerdo
do mouse
de
no botodo
um registro que aparece
mouse no boto [RECEBER].
[RECEBER].
na listagem e clique
com o boto esquerdo do mouse no boto [RECEBER].

Lembretes:
Lembretes:
A distribuio no gera Guia de Remessa de Documentos47
A distribuio no gera Guia de Remessa de Documentos
(GRD).
(GRD).
ApenaspessoasquepossuemacessoaoSIPARpodemrealizar
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Lembretes:

A distribuio no gera Guia de Remessa de Documentos (GRD).

Apenas pessoas que possuem acesso ao SIPAR podem realizar o procedimento.

A distribuio s pode ser realizada entre pessoas de um mesmo rgo/unidade.

A distribuio diferente da tramitao.


Expedio
Expedio
o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para
rgos que no
o ato fazem parte
de encaminhar da estrutura
o documento direta
fisicamente do Ministrio
e virtualmente para rgosda
queSade,
no fazemou
partergos
seja, da estrutura direta do Ministrio
EXTERNOS da Sade, ou seja,Pblica
da Administrao rgos EXTERNOS
Federal da ou
Administrao
Estadual. P-
blica Federal ou Estadual.
Exemplos de rgos para o qual deve ser feita a expedio:
Exemplos de rgos para o qual deve ser feita a expedio:

Tribunal
Tribunal dede Contas
Contas da(TCU).
da Unio Unio (TCU).
Presidncia da Repblica.
Presidncia da Repblica.
Advocacia Geral
Advocacia-Geral da Unio
da Unio (AGU). (AGU).
Fundao Nacional
Fundao Nacional de (Funasa).
de Sade Sade (Funasa).
Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria (Anvisa).
Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria (Anvisa).
Fundao Oswaldo Cruz (Fiocruz).
Fundao Oswaldo Cruz (Fiocruz).
Agncia Nacional de Sade Suplementar (ANS).
Agncia Nacional de Sade Suplementar (ANS).
Figura 20 Expedio de documentos
Figura 20 Expedio de documentos
[MMA2] C
deverovir
acentograv

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.

Realizando a expedio no SIPAR:

1) V ao menu DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do


mouse em Expedir.

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Realizando a expedio no SIPAR:

1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em Expedir.

2) Digite o nmero do registro a ser expedido no campo INFORME O


DOCUMENTO
2) Digite nmeroedodo
clique com o boto esquerdo do mouse e no
cliqueboto
2) Digite o onmero registro a ser
registro expedido
a serno campo INFORME
expedido no Ocampo
DOCUMENTO
INFORME comO
o
[PESQUISAR]. do mouse
boto esquerdo e no boto
DOCUMENTO clique com [PESQUISAR].
o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].

3) Preenchendo os campos da expedio:


3) Preenchendo os campos da expedio:

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3) Preenchendo ososcampos
3) Preenchendo daexpedio:
campos da expedio:

Explicando os campos:

1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros na expedio para um
mesmo rgo. Para adicionar novos registros, clique com o boto esquerdo do mouse no
boto [+].

2. Tipo de Remessa: forma como o documento ser enviado. Ex: Correspondncia Registrada,
SEDEX, em mos etc.

3. Nmero da Remessa: informe o nmero da remessa para acompanhamento. Caso no pos-


sua, preencha com S/N (sem nmero).

4. Destino: rgo para onde o documento ser expedido. Este campo pode ser preenchido li-
vremente pelo usurio ou pode ser adicionado, clicando-se com o boto esquerdo do mouse
no boto [+] e realizando-se a pesquisa do rgo de destino.

5. Valor da correspondncia: quanto custou a remessa do expediente.

Aps realizar estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse em EXPEDIR.

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Aps realizar estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse em
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EXPEDIR.

Cancelar Expedio

1) V ao menu DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do


mouse em EXPEDIR.
Cancelar Expedio

1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em EXPEDIR.

2) Digite o nmero do registro que ter a expedio cancelada no campo


INFORME O DOCUMENTO
2) Digite o nmero do registro que e clique
ter com cancelada
a expedio o boto no
esquerdo do mouse
campo INFORME no
O DOCU-
botoMENTO
[PESQUISAR].
e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

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3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [CANCELAR].
[CANCELAR].

Lembretes:

Somente o rgo/unidade que realizou a expedio pode cancel-la.


Lembretes:
O cancelamento da expedio deve ser feito quando o documento retornar ao rgo/unidade
Somente o rgo/unidade que realizou a expedio pode
ou quando for feita uma expedio de maneira incorreta.
cancella.
Gerar
O cancelamento
e Imprimir a Guia deda expedio deve ser feito quando o
Expedio
documentoretornaraorgo/unidadeouquandoforfeitauma
Aps ser realizada a expedio, o usurio poder gerar a Guia de Expedio para o(s) rgo(s)
expediodemaneiraincorreta.
que os expedientes foram expedidos.

Para gerar uma Guia de Expedio no SIPAR, o usurio deve realizar os seguintes passos:

Gerar e Imprimir a Guia de Expedio

Aps ser realizada a expedio, o usurio poder gerar a Guia de


Expedio para o(s) rgo(s) que os expedientes foram expedidos.

Para gerar uma Guia de Expedio no SIPAR, o usurio deve realizar os


seguintes passos:

1) V ao menu DOCUMENTOS > e d um clique com o boto esquerdo do


mouse em EXPEDIR.

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1) V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em EXPEDIR.

2) Digite o nmero do registro que ter a guia impressa no campo INFORME


O DOCUMENTO
2) Digite o nmero doeregistro
cliquequecom
ter aoguia
boto esquerdo
impressa do mouse
no campo INFORME no boto
O DOCUMENTO
[PESQUISAR].
e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
2) Digite o nmero do registro que ter a guia impressa no campo INFORME
O DOCUMENTO e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].

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3) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [IMPRIMIR GUIA].

3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [IMPRIMIR
[IMPRIMIR GUIA]. GUIA].

4) Preenchendo ososcampos
4) Preenchendo para
campos para gerar
gerar a de
a Guia Guia de Expedio:
Expedio:

4) Preenchendo os campos para gerar a Guia de Expedio:

Explicando os campos:

1. Escolha
Explicando osocampos:
destino para emisso de nova guia: campo utilizado para adicionar/escolher o
rgo de destino para o qual se deseja gerar a Guia de Expedio.
1. Escolha o destino para emisso de nova guia: campo utilizado
Explicando os campos:
2. Listagem de documentos: nesta lista, aparecem todos os registros dos expedientes que fo-
para adicionar/escolher o rgo de destino para o qual se deseja
ram expedidos para o rgo selecionado. Escolha os expedientes que faro parte da Guia de
gerar
1.Expedio
Escolhaa Guia de Expedio.
o destino para emisso de nova guia: campo utilizado
clicando com o boto esquerdo do mouse na caixa ao lado de cada registro.
para adicionar/escolher o rgo de destino para o qual se deseja
2. Listagem clique
3. Imprimir de documentos: nestadolista, aparecem todos
GUIA os
pararegistros
gerar aguia:
Guia de com o boto esquerdo
Expedio. mouse em IMPRIMIR finalizar a
dos expedientes
ao e gerar a Guia. que foram expedidos para o rgo selecionado.
2. Escolha
Listagemosdeexpedientes
documentos: que faro
nesta parte
lista, da Guia
aparecem de osExpedio
todos registros
clicando com o boto
dos expedientes que esquerdo do mousepara
foram expedidos na caixa
o rgo ao lado de cada
selecionado.
registro.
Escolha os expedientes que faro parte da Guia de Expedio
clicando com o boto esquerdo do mouse na caixa ao lado de cada
registro.

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3. Imprimir guia: clique com o boto esquerdo do mouse em
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
IMPRIMIR
Reimprimir Guia de GUIA para finalizar a ao e gerar a Guia.
Expedio

1) V ao menu DOCUMENTOS > e d um clique com o boto esquerdo do


mouse em EXPEDIR.
Reimprimir Guia de Expedio

1) V Reimprimir
ao menu Guia de Expedio > e d um clique com o boto esquerdo do
DOCUMENTOS
1) V em
mouse EXPEDIR.
ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em EXPEDIR.

2) Digite o nmero do registro que ter a guia reimpressa no campo


INFORME O DOCUMENTO
2) Digite o nmero e clique
do registro que ter com o boto
a guia reimpressa esquerdo
no campo INFORMEdo mouse no
O DOCUMENTO
botoe[PESQUISAR].
clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
2) Digite o nmero do registro que ter a guia reimpressa no campo
INFORME O DOCUMENTO e clique com o boto esquerdo do mouse no
boto [PESQUISAR].

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

3) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [IMPRIMIR GUIA].

3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [IMPRIMIR
[IMPRIMIR GUIA]. GUIA].

4) V em REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE e digite o nmero do registro no


campo DOCUMENTO.
4) V em Clique com
REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE o boto
e digite esquerdo
o nmero do
do registro nomouse no boto
campo DOCUMENTO.
[REIMPRIMIR GUIA
Clique com o botoEXISTENTE].
esquerdo do mouse no boto [REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE].
4) V em REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE e digite o nmero do registro no
campo DOCUMENTO. Clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE].

Receber expedientes

Receber expedientes
O recebimento de documentos (expedientes ou processos) deve ser feito fisicamente e tambm
no Sistema. Isso evita a perda de documentos e facilita o controle e o acompanhamento da informao.
O recebimento de documentos (expedientes ou processos) deve ser
feito fisicamente e tambm
Segundo a Portaria MS/GM no Sistema.deIsso
n 1.864/2011, 4 de evita
agostoadeperda deseudocumentos
2011, em e
artigo 9, vedado
Receber
facilita
aos rgos expedientes
o controle e oda
do Ministrio acompanhamento
Sade o recebimentodade informao.
documentao particular ou que no seja de in-
teresse do rgo.
O recebimento
Segundo de documentos
a Portaria (expedientes
MS/GM n 1.864/2011, de 4ou
de processos) deveem
agosto de 2011, ser
feito fisicamente
Receber
seu artigo os e tambm
expedientes
9, vedado no Sistema.
fisicamente:
aos rgos Isso evita
do Ministrio da aSade
perdaode documentos
recebimento de e
facilita o controle
documentao e o acompanhamento
particular ou que no sejadadeinformao.
interesse do rgo.
1. Verificar os aspectos bsicos que comprovem a autenticidade do expediente, como: assina-
turas e carimbos.
Segundo a Portaria MS/GM n 1.864/2011, de 4 de agosto de 2011, em
seu artigo 9, sevedado
2. Conferir aos rgos
todas as pginas do Ministrio
esto numeradas da Sade
corretamente o recebimento
e na ordem de
exata das pginas.

documentao particular ou que no seja de interesse do rgo.

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3. Verificar se os dados do registro esto corretos, principalmente: nmero do documento, re-


sumo, interessado, anexos, inseres.

4. Conferir se o documento foi tramitado corretamente ao rgo de destino.

Caso, no procedimento de conferncia, seja observado algum erro ou equvoco, o expediente


deve ser recebido no Sistema e devolvido ao rgo que o enviou, por meio de despacho, comunicando
as razes da devoluo e solicitando que sejam providenciadas as correes ou sanadas as irregularida-
des do documento em questo, conforme artigo 19 da Portaria MS/GM n 1.864/2011, de 4 de agosto
de 2011.

Receber os expedientes no SIPAR:

Para receber expedientes no SIPAR, siga os seguintes passos:


OtextoImprimirguiapg64noestaemnegrito
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em RECEBER.
Trocarafiguradapgina66poresta:

OstextosInformeoDocumento,InformeaGRDeReceberpg67noestemnegrito
OstextosRegistro,RegistroAdicionais,LocalizaodoRegistroeAopg73No
estaemnegrito
OtextoFuncionalidadeListagempg77noestaemnegrito
Trocarfiguradapg78poresta
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2) Existem trstrs
2) Existem formas
formas de receber
de receber umum expediente
expediente noso
no SIPAR, SIPAR,
elas: so elas:

Explicando os campos:
Explicando os campos:
1. Informe o Documento: preencha esse campo com o nmero de um registro SIPAR e clique com
1. Informe o Documento: preencha esse campo com o nmero de um
o boto esquerdo do mouse no boto [RECEBER].
registro SIPAR e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[RECEBER].
2. Informe a GRD: este campo deve ser preenchido com o nmero da GRD e todos os registros
que constarem nesta guia sero recebidos de uma nica vez.
2. Informe a GRD: este campo deve ser preenchido com o nmero da
3. Receber: ao selecionar um dos registros clicando com o boto esquerdo do mouse em uma
GRD e todos os registros que constarem nesta guia sero recebidos
das caixinhas e clicando com boto esquerdo do mouse no boto [RECEBER], os registros
de uma nica vez.
selecionados sero recebidos de uma nica vez.
3. Receber: ao selecionar um dos registros clicando com o boto
Insero de expedientes
esquerdo do mouse em uma das caixinhas e clicando com boto
esquerdo
a unio do ou
entre dois mouse no boto que
mais expedientes [RECEBER],
tratem sobre os
um registros selecionados
mesmo assunto, tenham um
1) V ao menu Documento > INSERO e d um clique com o boto
mesmo interessado ou necessitemde
tramitar
uma juntos.
esquerdo sero recebidos
do mouse. nica vez.
1) V ao menu DOCUMENTO INSERO e d um clique com o boto esquerdo do mouse.
Insero de expedientes

a unio entre dois ou mais expedientes que tratem sobre um mesmo


assunto, tenham um mesmo interessado ou necessitem tramitar juntos.

2) Informe o nmero do registro principal (aquele que ter os outros


registros inseridos) e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].

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2) Informe o nmero do registro principal (aquele que ter os outros


registros
2) inseridos)
Informe e d umdoclique
o nmero com principal
registro o boto esquerdo do mouse
(aquele que no outros
ter os boto
[PESQUISAR].
registros inseridos) e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
2) Informe o nmero do registro principal (aquele que ter os outros registros inseridos) e d
um clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Informe o nmero do registro que ser inserido ao registro principal e d


um
3) clique com o
3) Informe
Informe oo nmero
boto
nmero esquerdo
dodo
registro do ser
que
registro mouse no inserido
queinserido
ser boto
ao [INSERIR].
registro principal
ao e d principal
registro um clique com o
e d
um cliqueboto
comesquerdo
o boto mouse no boto
doesquerdo [INSERIR].no boto [INSERIR].
do mouse

Desfazer a insero
Repita essa operao
Repita quantasquantas
vezes forem necessrias paranecessrias
inserir os documentos necessrios.
Quandoessa operao
necessrio que um vezes forem
documento inserido a outro paratenha
inserir os
essa
documentos
Repita
situao necessrios.
essa
desfeita,
Desfazer operao
seja
a insero por erroquantas vezesouforem
de insero por nonecessrias
haver mais para inserir os
necessidade
documentos
dos necessrios.
expedientes tramitarem juntos, devem ser realizadas as seguintes
Quando necessrio que um documento inserido a outro tenha essa situao desfeita, seja por
operaes no SIPAR:
erro de insero ou por no haver mais necessidade dos expedientes tramitarem juntos, devem ser reali-

zadas as seguintes operaes no SIPAR:


1)
V ao menu Documento > INSERO e d um clique com o boto
esquerdo 1) Vdo
ao mouse.
menu DOCUMENTO INSERO e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero do registro principal (o que tem os outros registros


inseridos) e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
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2) Informe o nmero do registro principal (o que tem os outros registros


inseridos) e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
2) Informe o nmero do registro principal (o que tem os outros registros inseridos) e d um
clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Selecione
3) Selecione ooregistro
registro ao aqual
ao qual a insero
insero ser
ser desfeita e ddesfeita e do boto
um clique com um clique com
esquerdo do
o boto esquerdo do mouse no boto
mouse no boto [DESFAZER INSERO].
[DESFAZER INSERO].

Repita essa
Repita operao
essa quantasquantas
operao vezes forem necessrias.
vezes forem necessrias.

Explicando algumas funcionalidades importantes do SIPAR

Funcionalidade Alterar: caso seja necessrio corrigir ou acrescentar alguma


informao do registro, deve ser utilizada essa ferramenta, seguindo os passos
abaixo:

1) V ao menu Documento > ALTERAR e d um clique com o boto


esquerdo do mouse.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Explicando algumas funcionalidades importantes do SIPAR

Funcionalidade Alterar: caso seja necessrio corrigir ou acrescentar alguma informao do re-
gistro, deve ser utilizada essa ferramenta, seguindo os passos abaixo:

1) V ao menu DOCUMENTO ALTERAR e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe
2) Informe o nmero
o nmero do do registro
registro SIPAR aSIPAR a sere ALTERADO
ser ALTERADO e od
d um clique com umesquerdo
boto clique
2) Informe
com o
o botonmero do
esquerdo registro SIPAR a ser ALTERADO
do mouse no boto [PESQUISAR]. e d um clique
do mouse no boto [PESQUISAR].
com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Altere o campo incorreto ou adicione alguma informao e clique com o


3) Altere o campo incorreto
boto esquerdo do mouseou noadicione alguma informao e clique com o
boto [SALVAR].
boto esquerdo do mouse no boto [SALVAR].

61

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3) Altere o campo incorreto ou adicione alguma informao e clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [SALVAR].

Importante

Nesta funcionalidade, tambm podem ser feitas as seguintes aes: incluir um ARQUIVO DIGITAL,
Importante
fazer JUNTADA, GERAR CPIAS, COMENTAR, incluir PALAVRA-CHAVE, ARQUIVAR SETORIAL e VI-
SUALIZAR.

Nesta funcionalidade, tambm podem ser feitas as seguintes
aes:
incluir um ARQUIVO DIGITAL, fazer JUNTADA, GERAR
CPIAS, COMENTAR, incluir PALAVRA-CHAVE, ARQUIVAR
SETORIAL e VISUALIZAR.

Funcionalidade Arquivar Setorial: caso algum registro tenha cumprido todas


as suas atividades, mas ainda no tenha terminado o seu prazo corrente, o
usurio pode arquivar setorialmente esse documento, para a melhor
localizao e gesto de seus documentos. Observe o passo a passo:

1) V ao menu Documentos > ARQUIVAR SETORIAL e d um clique com


o boto esquerdo do mouse.

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Funcionalidade Arquivar Setorial: caso algum registro tenha cumprido todas as suas ativida-
des, mas ainda no tenha terminado o seu prazo corrente, o usurio pode arquivar setorialmente esse
documento, para a melhor localizao e gesto de seus documentos. Observe o passo a passo:

1) V ao menu Documentos ARQUIVAR SETORIAL e d um clique com o boto esquerdo do


mouse.

2) Informe o nmero do registro SIPAR a ser arquivado no setor e d um


2) 2) Informe
Informe o nmero do
o nmero doregistro SIPAR
registro a ser arquivado
SIPAR no setor e d no
a ser arquivado um clique
setor com o boto
e d um
clique com
clique com
o boto
o boto
esquerdo
esquerdo
do mouse no
do[PESQUISAR].
boto [PESQUISAR].
mouse no boto [PESQUISAR].
esquerdo do mouse no boto

3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o boto esquerdo do


mouse no boto [ARQUIVAR].
3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [ARQUIVAR].


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3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o boto esquerdo do


3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [AR-
mouse no boto [ARQUIVAR].
QUIVAR].

Explicando os campos:

1. Registro: mostra o nmero do registro SIPAR que ser arquivado no


setor.

2. Registros
Explicando osAdicionais:
campos: clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[+] para abrir uma pop-up e adicionar mais registros que sero
1. Registro: mostra o nmero do registro SIPAR que ser arquivado no setor.
arquivados setorialmente
2. Registros Adicionais: clique com o boto esquerdo do mouse no boto [+] para abrir uma
3. Localizao do Registro:
pop-up e adicionar mais registrospreencha esse campo
que sero arquivados com o local onde o
setorialmente.
registro est fisicamente guardado.
3. Localizao do Registro: preencha esse campo com o local onde o registro est fisicamente
4. Ao: preenchido automaticamente pelo Sistema.
guardado.

4. Ao: preenchido automaticamente pelo Sistema.


Desarquivar Registro
Desarquivar Registro
1) V ao menu Documento > ARQUIVA SETORIAL e d um clique com o
1) V ao menu DOCUMENTO ARQUIVAR SETORIAL e d um clique com o boto esquerdo do
boto esquerdo do mouse.
mouse.

2) Informe o nmero do registro SIPAR a ser desarquivado no setor e d um


clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

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2) Informe o nmero
2) Informe o nmero do registro
do registro SIPAR
SIPAR a ser desarquivado
a ser desarquivado noclique
no setor e d um setorcom
e d um
o boto
clique com o boto
esquerdo esquerdo
do mouse do[PESQUISAR].
no boto mouse no boto [PESQUISAR].

3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no [DESARQUIVAR].
no boto boto [DESARQUIVAR].

Importante

O documento ser desarquivado e passar a figurar na listagem de documentos correntes.


Importante

O documento ser desarquivado e passar a figurar na


listagem de documentos correntes.

Funcionalidade Comentar: permite ao usurio colocar alguma informao que


seja pertinente e importante ao registro. O campo de preenchimento livre e
podem ser adicionadas informaes complementares ao registro. Veja os
passos abaixo para a execuo dessa funcionalidade:

1) V ao menu Documentos > COMENTAR e d um clique com o boto


esquerdo do mouse.

65

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Funcionalidade Comentar: permite ao usurio colocar alguma informao que seja pertinente
e importante ao registro. O campo de preenchimento livre e podem ser adicionadas informaes
complementares ao registro. Veja os passos abaixo para a execuo dessa funcionalidade:

1) V ao menu Documentos COMENTAR e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero do registro SIPAR que receber o comentrio e d um


2) Informe o nmero do registro SIPAR que receber o comentrio e d um clique com o boto
clique com o boto
esquerdo esquerdo
do mouse no botodo[PESQUISAR].
mouse no boto [PESQUISAR].

2) Informe o nmero do registro SIPAR que receber o comentrio e d um


clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Comente o registro e d um clique com o boto esquerdo do mouse no


boto [COMENTAR].

3) Comente o registro e d um clique com o boto esquerdo do mouse no


boto [COMENTAR].

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3) Comente o registro e d um clique com o boto esquerdo do mouse no


boto [COMENTAR].

3) Comente o registro e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto [COMENTAR].

Importante

Toda vez que o documento for consultado, o comentrio


tambmImportante
ser visualizado.
Toda vez que o documento for consultado, o comentrio
tambm ser visualizado.
Excluir Comentrio

1) V ao menu Documentos > Importante


COMENTAR e d um clique com o boto
esquerdo do mouse.
Excluir Comentrio
Toda vez que o documento for consultado, o comentrio tambm ser visualizado.
1) V ao menu Documentos > COMENTAR e d um clique com o boto
Excluir Comentrio
esquerdo do mouse.
1) V ao menu Documentos COMENTAR e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero do registro SIPAR que ter o comentrio cancelado e d


2) Informe o nmero do registro SIPAR que ter o comentrio cancelado e d um clique com o
um cliqueboto
comesquerdo
o botodoesquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
mouse no boto [PESQUISAR].
2) Informe o nmero do registro SIPAR que ter o comentrio cancelado e d
um clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

Selecione o comentrio a ser excludo e clique com o boto esquerdo do


mouse no boto [EXCLUIR]. 67

Selecione o comentrio a ser excludo e clique com o boto esquerdo do

mouse no boto
VERIFIQUE [EXCLUIR].
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3) Selecione o comentrio a ser excludo e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[EXCLUIR].

Importante

S o usurio que fez o comentrio poder Importante


exclu-lo!

Funcionalidade Listagem: disponibiliza todos os documentos recebidos ou cadastrados no r-


go em queS o usurio
o usurio est. que fez o comentrio poder exclu-lo!
clique com o boto esquerdo do mouse.
1) V ao menu DOCUMENTO LISTAGEM e d um

Funcionalidade Listagem: disponibiliza todos os documentos recebidos ou


cadastrados no rgo em que o usurio est.

1) V ao menu Documento > LISTAGEM e d um clique com o boto


esquerdo do mouse.

2) Entendendo os campos da listagem:

68

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

2) Entendendo os campos da listagem:


Figura pgina 78

1) Ano: selecione os anos abrangentes dos documentos que voc deseja listar.

2) Documento: selecione a situao dos documentos que voc deseja listar (correntes, arqui-
vados, cancelados, expedidos, sobrestados).

3) Pessoal: marcando este campo, a listagem mostrar apenas os documentos distribudos para
o usurio que est gerando a listagem.

4) Inseridos: marcando este campo, o Sistema mostrar os documentos que possuem docu-
mentos anexados e listar tambm os seus anexos.
Funcionalidade Palavra-chave: permite cadastrar uma palavra-chave para
5) Insumos Estratgicos para Sade (IES): marcando este campo, o Sistema mostrar apenas
pesquisas futuras, ou seja, uma informao especfica e importante referente
os documentos que sejamareferentes
ao documento, para facilitar procura.a Insumos Estratgicos para Sade IES.
Funcionalidade Palavra-chave: permite cadastrar uma palavra-chave para pesquisas futuras,
1) V ao menu Documentos > PALAVRA-CHAVE e d um clique com o
ou seja, uma informao especfica e importante referente ao documento, para facilitar a procura.
boto esquerdo do mouse.
1) V ao menu Documentos PALAVRA-CHAVE e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero do registro SIPAR ao qual sero inseridas as palavras--


chave e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].

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2) Informe o nmero do registro SIPAR ao qual sero inseridas as palavras--


chave e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
2) Informe o nmero do registro SIPAR ao qual sero inseridas as palavras--
[PESQUISAR].
chave 2)eInforme
d oum clique
nmero comSIPAR
do registro o aoboto esquerdo
qual sero do mouse e d
inseridas as palavras-chave noumboto
clique
[PESQUISAR].
com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Insira a(s) palavra(s)-chave e d um clique com o boto esquerdo do


mouse3)no boto
Insira [INSERIR]. e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto [INSERIR].
a(s) palavra(s)-chave
3) Insira a(s) palavra(s)-chave e d um clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [INSERIR].

Excluir palavra-chave

1) V ao menu Documentos > Palavra-chave e d um clique com o boto


Excluir palavra-chave
esquerdo do mouse.
1) V ao menu Documentos Palavra-chave e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero do registro SIPAR que ter a(s) palavra(s)-chave


excluda(s) e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].

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2) Informe o nmero do registro SIPAR que ter a(s) palavra(s)-chave


excluda(s) e d
2) Informe um do
o nmero clique
registrocom o boto
SIPAR que esquerdo doexcluda(s)
ter a(s) palavra(s)-chave noumboto
mousee d clique
[PESQUISAR].
com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Selecione a palavra-chave a ser excluda e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[EXCLUIR].
3) Selecione a palavra-chave a ser excluda e clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [EXCLUIR].

Importante

S o usurio que inseriu a palavra-chaveImportante


poder exclu-la.

Podem ser inseridas quantas palavras-chave forem necessrias para a melhor localizao do re-
S o usurio que inseriu a palavra-chave poder exclu-la.
gistro.
Podem ser inseridas quantas palavras-chave forem
necessrias para a melhor localizao do registro.

Funcionalidade Pesquisa Avanada: permite que o usurio recupere os


registros por meio da combinao de alguns campos. A pesquisa avanada
capaz de recuperar tambm dados e informaes acerca dos documentos que
foram registrados na antiga base de dados do SIPAR. Para tanto, necessrio
escolher entre as opes SIPAR NOVO e SIPAR ANTIGO.

Pesquisa Avanada SIPAR NOVO:

1) V ao menu Documentos > PESQUISA AVANADA e d um clique com


o boto esquerdo do mouse.

71

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Funcionalidade Pesquisa Avanada: permite que o usurio recupere os registros por meio da
combinao de alguns campos. A pesquisa avanada capaz de recuperar tambm dados e informa-
es acerca dos documentos que foram registrados na antiga base de dados do SIPAR. Para tanto,
necessrio escolher entre as opes SIPAR NOVO e SIPAR ANTIGO.

Pesquisa Avanada SIPAR NOVO:

1) V ao menu Documentos PESQUISA AVANADA e d um clique com o boto esquerdo do


mouse.

2) Marque o campo SIPAR NOVO e preencha os campos para realizar a


pesquisa.
2) Marque o campo SIPAR NOVO e preencha os campos para realizar a pesquisa.
2) Marque o campo SIPAR NOVO e preencha os campos para realizar a
pesquisa.

Pesquisa Avanada SIPAR ANTIGO: com esta funcionalidade, possvel


Pesquisa
realizar Avanada
pesquisas SIPARde
no banco ANTIGO:
dados do com esta
antigo funcionalidade,
SIPAR (documentos possvel
realizar
produzidos
72 pesquisas
entre 2000 eno banco de dados do antigo SIPAR (documentos
2010).
produzidos entre 2000 e 2010).
1) V ao menu Documentos > PESQUISA AVANADA e d um clique com
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Pesquisa Avanada SIPAR ANTIGO: com esta funcionalidade, possvel realizar pesquisas no banco de
dados do antigo SIPAR (documentos produzidos entre 2000 e 2010).

1) V ao menu Documentos PESQUISA AVANADA e d um clique com o boto esquerdo do


mouse.

2) Marque o campo SIPAR ANTIGO e preencha os campos para realizar a


pesquisa.
2) Marque o campo SIPAR ANTIGO e preencha os campos para realizar a pesquisa.
2) Marque o campo SIPAR ANTIGO e preencha os campos para realizar a
pesquisa.

73

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4 Trabalhando com Processos

Constituir processo o documento ou o conjunto de documentos cujo contedo requeira an-


lises, informaes, despachos e decises dos diversos rgos do Ministrio da Sade, ou ainda, que
estejam relacionados s aes e operaes contbeis e financeiras.

Os processos so gerados a partir da autuao de documentos pelos setores de protocolo e, por


isso, no possvel registar um processo interno.

No se constituir em primeira pea do processo os documentos que tenham carter transit-


rio, tais como: convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de
cpia de processo, pedido de desarquivamento. Aps a autuao do documento, a primeira pea do
processo nunca dever ser retirada.

Tipos de processo:

Processo Externo: aquele que foi autuado em outros rgos da administrao pblica fede-
ral, estadual ou municipal.

Processo Interno: aquele constitudo no mbito do Ministrio da Sade.

Trabalhando com processos externos

Ao receber um processo original que foi autuado em outros rgos da administrao pblica
federal, as unidades do Ministrio da Sade devem proceder a sua conferncia e, caso este esteja de
acordo com as normas da Portaria Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria de Lo-
gstica e Tecnologia da informao, do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (SLTI/MPOG) e
suas alteraes, dever registr-lo no SIPAR.

Os processos oriundos de rgos estaduais e municipais s tero suas peas renumeradas se a


respectiva numerao no estiver correta. A renumerao de tais peas ser feita pelo rgo que rece-
ber o processo.

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1) V ao menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do mouse
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em REGISTRO.

Registrando um processo externo:


Registrando
1) V ao um processo externo:
menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do mouse
em 1)
REGISTRO.
V ao menu PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO.

2) D 2)um
D clique com
um clique comoo boto esquerdo
boto esquerdo do mouse
do mouse na rea na reanamarcada
marcada na imagem
imagem REGISTRO DE
REGISTRO
PROCESSO.DE PROCESSO.

2) D um clique com o boto esquerdo do mouse na rea marcada na imagem


REGISTRO DE PROCESSO.

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3) Preenchendo os campos do registro:


3) Preenchendo os campos do registro:

3) Preenchendo os campos do registro:

Explicando os campos:
Explicando os campos:
Insumo Estratgico para Sade (IES): os processos referentes a insumo
Insumo
estratgico para Estratgico
sade devero para Sadeidentificados
estar (IES): os processos referentescom
fisicamente a insumo
o estratgico para sade
Explicando os campos:
carimbo Insumos Estratgicos de Sade. Esse carimbo aposto pelos de Sade. Esse carimbo
devero estar identificados fisicamente com o carimbo Insumos Estratgicos
tcnicos das reas
aposto que realizam
pelos tcnicos a anlise
das reas do expediente;
que realizam a anlise dos assim, a s
expediente; opo
assim, a opo sim dever ser
Insumo
sim dever ser Estratgico
marcada. Caso o para externo
processo Sadeno (IES):
leve os processos
esse carimbo, referentes a insumo
marcada. Caso o processo externo no leve esse carimbo, dever ser marcada a opo no.
dever serestratgico
marcada a opo para
no.sade devero estar identificados fisicamente com o
Figura 21 Exemplo
carimbo de Carimbo
Insumos Insumos Estratgicos
Estratgicos de Sade Esse carimbo aposto pelos
de Sade.
Figura 21 Exemplo de Carimbo Insumos Estratgicos de Sade
tcnicos das reas que realizam a anlise do expediente; s assim, a opo
sim dever ser marcada. Caso o processo externo no leve esse carimbo,
dever ser marcada a opo no.

Figura 21 Exemplo de Carimbo Insumos Estratgicos de Sade


Fonte: Autoria prpria
Fonte: Autoria prpria.

Origem: campo preenchido automaticamente pelo Sistema, sem possibilidade de troca pelo
usurio significa que o processo teve origem em um rgo externo.

rgo de Registro: campo preenchido automaticamente pelo Sistema com a sigla do rgo no
qual o usurio est registrando o processo.

Fonte: Autoria prpria.

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Registro: campo disponvel para o usurio escolher se o Sistema gerar um novo nmero
de registro ou se ser inserido o nmero que j vier no processo externo. Esse nmero s ser aceito
quando se tratar de um cdigo SENAPRO vlido, ou seja, numerao nica de processo e/ou docu-
mentos, que visa integridade do nmero atribudo ao processo e/ou ao expediente, na unidade de
registro de origem.

Nmero Original: campo para o usurio informar o nmero do documento que deu origem ao
processo. Caso opte por gerar um novo nmero de registro para o processo, o usurio poder informar,
neste campo, a identificao original do processo.

Data do processo: a data de criao do processo (data que est escrita na capa do processo).

Tipo de suporte: o tipo de material onde o processo est gravado. Na maioria das vezes, o
suporte do processo ser o papel, pois onde a maioria dos processos so impressos, porm o usurio
poder selecionar outros tipos como: Digital, Mapa, CD, DVD, Fotografia etc.

Prazo de pendncia: campo onde se informa prazo total de pendncia do processo, quando for
necessrio. O prazo de pendncia o limite de tempo que o processo tem para ser respondido.

rgo de origem: rgo que enviou o processo ou que tenha solicitado a sua autuao.

Acesso: a classificao que define o grau de sigilo do processo, se ostensivo, sigiloso, confi-
dencial, secreto ou ultrassecreto. Processos ostensivos so aqueles que podem ser acessados por todos.

Classificao Arquivstica: cdigo de classificao do assunto do processo. Este cdigo auxiliar


na localizao da informao e no gerenciamento do tempo de vida do processo dentro da instituio.

Referncia ao registro: este campo deve ser preenchido caso o processo faa meno a algum
outro documento ou processo.

Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o processo e que sero
utilizadas para futuras pesquisas. Como este campo de preenchimento livre, o usurio dever se aten-
tar para a ortografia correta das palavras inseridas e evitar o uso de abreviaes.

Resumo do processo: descrever, nesse campo, o contedo do processo de forma sucinta, po-
rm bem explicativa.

Importante

O que est no assunto do processo no o seu resumo.

Antes de fazer o resumo, leia todo o processo com ateno.

Cuidado com a coerncia e a coeso do texto.

Atente-se para a ortografia.

Lembre-se: este resumo deve ser capaz de informar sobre o que se trata o processo.

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Lembre-se: este resumo deve ser capaz de informar sobre o


que se trata o processo.

Erros comuns
Erros comuns
Colocar no campo resumo a ao a ser realizada com o
processo.
Colocar no campo resumo a ao a ser realizada com o processo.

Interessado: campo
Interessado: campoonde seescolhe
onde se escolhe
uma uma
pessoapessoa fsica uma
fsica ou jurdica, ou jurdica,
unidade douma
Ministrio
unidade do Ministrio da Sade, rgos da administrao pblica ou Para
da Sade, rgos da administrao pblica ou empresas privadas que tm interesse no processo.
empresas privadas do
saber qual o interessado que tm interesse
documento, no processo.
faa as seguintes Parasolicita
perguntas: Quem saber qualatividade
alguma o
interessado do documento, faa as seguintes perguntas: Quem solicita
ou informao? Quem ter ganhos ou perdas com esse processo? Quem tem interesse no assunto tra-
alguma atividade ou informao? Quem ter ganhos ou perdas com esse
tado no processo?
processo? Quem tem interesse no assunto tratado no processo?
Importante
Importante
Ocupante do cargo no interessado. Nesses casos, deve-se colocar o nome do servio, diviso
qual
ou coordenao ao Ocupante do cargo no interessado. Nesses casos,
ele representa.
deve-se colocar o nome do servio, diviso ou coordenao
A palavra OUTROS no ser interessada em expedientes.
ao qual ele representa.
Esse campo ilimitado, por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados do processo.
A palavra OUTROS no ser interessada em
Provenincia: unidade que produziu o processo.
expedientes.
Arquivo Digital: campo no qual possvel inserir uma cpia digital do processo.
Esse campo ilimitado; por isso, sempre coloque o nome
de todos
Tramitar para: permiteos interessados
tramitar do processo.
o processo para outro rgo no momento do registro.

Boto Incluir: ao preencher e selecionar as informaes do formulrio, acionar o boto [IN-


CLUIR] para finalizar o registro e para o Sistema gerar o nmero de protocolo.

Boto Copiar: utilizar este boto para copiar os dados de um outro processo ou documento j
cadastrado na base de dados do SIPAR para o registro que se est realizando.

Importante

Caso o processo externo seja de um rgo da administrao pblica federal e apresente algum
erro, a rea do MS que o receber poder devolv-lo ao seu remetente por meio de ofcio, explican-
do os erros encontrados, e solicitar a correo ou, caso opte por renumerar as peas do processo,
dever faz-lo mediante despacho.

No h como se registrar cpia de processo externo no SIPAR. Caso algum rgo externo envie
uma cpia de processo ao Ministrio da Sade, deve-se registrar no Sistema o ofcio de encaminha-
mento da referida cpia. A informao acerca da cpia do processo poder ser inserida no campo
comentrio.

Trabalhando com processos internos

Para que um expediente passe a ser um processo, ele deve ser autuado. Somente por meio da
autuao que se gera um processo, no sendo possvel registrar processos internos.

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Autuao: ao pela qual um expediente passa a se constituir processo.

A solicitao de autuao de documento poder ser feita por qualquer unidade formal do Mi-
nistrio da Sade unidade responsvel pela atividade de autuao por meio de memorando ou des-
pacho na ltima folha do documento.

Para a autuao, o expediente dever estar devidamente registrado no SIPAR e ser preparado
da seguinte forma:

Ordenar os documentos na sequncia em que deve ser formado o processo, retirando


folhas em branco e capas plsticas.
Documentos no textuais devem ser encaminhados para autuao identificados como
anexo, informando-se sobre a sua existncia no memorando ou despacho que solicita
autuao.
Os documentos devero ter as folhas numeradas no canto inferior direito do documento,
em ordem crescente, sem rasuras, sem carimbo e sem rubrica, iniciando-se a contagem a
partir da segunda folha do documento, que ser numerada com o nmero 2.
Os versos das folhas em branco devem conter o carimbo em branco aposto.
Tramitar no SIPAR o documento para a unidade autuadora com o despacho: autuar e resu-
mo do despacho: para autuao.
O processo dever ser formado a partir de documentos originais. Caso no seja possvel, a uti-
lizao de cpias ser cabvel mediante exposio de motivo. As cpias devero ser encaminhadas por
meio de memorando.

Mensagens encaminhadas via correio eletrnico podero constituir em pea de processo me-
diante ratificao feita por meio de despacho ou memorando.

A utilizao de sistema de transmisso de dados e imagens tipo fac-smile no prejudica o cum-


primento de prazos, devendo os originais serem encaminhados no prazo mximo de cinco dias teis,
contados da data de transmisso. Quem fizer uso da transmisso de dados e imagens tipo fac-smile ser
responsvel pela autenticidade do documento transmitido. O envelope encaminhando correspondn-
cia no ser pea do processo, devendo ser descartado, anotando-se ou registrando-se as informaes
necessrias referentes ao endereo do remetente.

Importante

Poder ser includo no processo apenas o envelope que, por motivo previamente definido, tenha
que comprovar a data de postagem do seu contedo.

Atividades a serem realizadas com os processos internos ou externos que estejam nas reas

Numerando as pginas do processo

As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utili-
zado carimbo prprio para a colocao do nmero, aposto no canto superior direito da folha, receben-
do, a primeira folha, o nmero 1 . As peas iniciais sero numeradas pela unidade autuadora, a capa no
deve ser numerada.

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aposto no canto superior direito da folha, recebendo, a primeira folha, o nmero
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1 . As peas iniciais sero numeradas pela unidade autuadora, a capa no
deve ser numerada.

O verso da folha no ser numerado e sua identificao, quando for


necessria, ter como referncia a letra v.
O verso da folha no ser numerado e sua identificao, quando for necessria, ter como refe-
As peas
rncia a letrasubsequentes
v. sero numeradas e rubricadas pelas unidades
que as adicionarem, em ordem crescente e em continuidade numerao j
existente, com As peas subsequentes
carimbo seropara
prprio numeradas e rubricadasem
numerao pelasque
unidades que as a
conste adicionarem, em or-
identificao/sigla
dem crescenteda e emrea e rubrica
continuidade de quemjtiver
numerao procedido
existente, insero
com carimbo dosnumerao em que
prprio para
documentos. Ex.:
conste a identificao/sigla da rea e rubrica de quem tiver procedido insero dos documentos. Ex.:

Figura
Figura 22 Posio
Posiodo
docarimbo
carimbodede numerao
numerao dede processo
processo

Fonte: Autoria prpria


Fonte: Autoria prpria.

Importante

No pode haver numerao repetida no processo.

No pode haver folhas no numeradas no processo.

No se admite diferenciao da numerao por meio de letras ou qualquer outro meio.

No pode haver rasuras.

Preste ateno no momento da numerao das pginas para evitar transtornos futuros.

Numerar folhas de tamanho reduzido

Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, deve-se col-la em folha
de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de folhas de tal forma que o canto superior direito
do documento colado seja atingido pelo referido carimbo, conforme ilustrao a seguir:

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Figura 23 Carimbo em folha reduzida


Figura 23 Carimbo em folha reduzida

[
N
d

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

Quando houver mais de um documento de tamanho reduzido, poder ser feita a colagem em
Quando houver
uma nica folha, de formamais de um
que apenas umdocumento
documentoreceba o de tamanho
carimbo, reduzido, dapoder
conforme demonstrao
figura. As demais folhas devero ser rubricadas, de maneira que atinja a folha em que est colada.
ser feita a colagem em uma nica folha, de forma que apenas um documento
necessrio tambm que haja uma observao escrita de quantas peas esto coladas em uma
receba mesma
o carimbo, conforme
folha, possibilitando, assim,demonstrao da figura. As demais folhas devero
resguardar a informao.

ser rubricadas, de maneira que atinja a folha em que est colada.

necessrio tambm que haja uma observao escrita de quantas


peas esto coladas em uma mesma folha, possibilitando, assim, resguardar a
informao.
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Figura 24 Carimbo em vrias peas coladas em uma folha


Figura 24 Carimbo em vrias peas coladas em uma folha

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.

o de Folha 83

do for constatada a necessidade da correo da num


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Renumerao de Folha

Quando for constatada a necessidade da correo da numerao de qualquer folha do proces-


so, deve-se inutilizar a anterior, sem rasuras, fazendo-se um X sobre o carimbo incorreto. Ex.:
Figura 2525Figura
Figura Exemplo
Exemplo de como
de como
25 Exemplo renumerar
renumerar
de como folhas
folhas
renumerar folhas

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Fonte: Autoria prpria.
ve-se apor o novo carimbo de numerao no canto superior direito de
Deve-se apor o novo carimbo de numerao no canto superior direito de cada folha, inserindo
a, inserindo o nmero correto e rubricando.
e apor o novo carimbo de numerao no canto superior direito de
o nmero correto e rubricando.
serindo o nmero
Figuracorreto
Figura26 e rubricando.
26 Carimbo
Carimbo dede numerao
numerao

Figura 26 Carimbo de numerao

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Os processos oriundos de outros rgos e entidades, pertencentes ou no administrao p-
processos oriundos de outros rgos e entidades, pertencentes ou
blica, s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta e indicada por
ministrao pblica, s tero suas peas renumeradas se a respectiva
meio de
Fonte: despacho.
Autoria prpria.
o no estiver correta e indicada por meio de despacho.
Importante:
cessos oriundos de outros rgos e entidades, pertencentes ou
strao pblica, s tero
Caso suasrenumerao
haja alguma peas renumeradas sesera aposto
no processo, dever respectiva
despacho, que certifique e explique
o estiver correta e indicadalogo
o procedimento por meio
aps dedespacho
o ltimo despacho.
do processo.

A conferncia do processo evita a continuao de erros e facilita sua numerao. Caso, durante a
conferncia de processos, seja detectado qualquer erro de procedimento, deve-se receber o processo,
apor despacho solicitando a correo dos erros detectados e devolv-lo rea que o enviou para que
sejam sanadas as incorrees. Devolver o processo por meio de despacho e no SIPAR.

Insero de Documentos ao Processo: fisicamente e no SIPAR

Insero de expedientes

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Insero de Documentos ao Processo: fisicamente e no SIPAR
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Insero de expedientes

Os expedientes devem ser inseridos no processo, em continuidade


numerao aposta no canto superior direito.
Os expedientes devem ser inseridos no processo, em continuidade numerao aposta no
Caso direito.
canto superior o expediente a ser inserido j tenha sido registrado no SIPAR,
proceda da seguinte maneira para fazer a insero no Sistema:
Caso o expediente a ser inserido j tenha sido registrado no SIPAR, proceda da seguinte manei-
ra para fazer a insero no Sistema:
1) V ao menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do mouse
em 1)JUNTADA.
V ao menu PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em JUNTADA.

2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos


sero inseridos.
2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos sero inseridos.

3) Informe o nmero do expediente que ser inserido no processo principal, no


campo marcado na imagem a seguir:

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3) Informe o nmero do expediente que ser inserido no processo principal, no


3) campo
Informemarcado
o nmeronadoimagem a seguir:
expediente que ser inserido no processo principal, no
3) Informe o nmero do expediente que ser inserido no processo principal, no campo marca-
campo marcado naa imagem
do na imagem seguir: a seguir:

4) Aps 4)informar o nmero do expediente que ser inserido no processo


Aps informar o nmero do expediente que ser inserido no processo principal, clique no
4) principal, clique
Aps informar
boto ononmero
boto [INSERIR].
[INSERIR]. do expediente que ser inserido no processo
principal, clique no boto [INSERIR].

Encerramento e e
Encerramento Abertura de volume
Abertura de volume
Encerramento
Encerramento deeVolume
Abertura de volume
Segundo a Portaria MPOG/SLTI n 05, de 19/2002, cada volume de processo no poder ex-

ceder a 200 folhas; portanto, quando o documento a ser inserido ao processo apresentar nmero de
folhas excedentes ao limite fixado pela referida Portaria, dever ser formado um novo volume.

importante se atentar para o fato de que, segundo a Portaria MPOG/SLTI n 05, no permitido
desmembrar o documento e, se ocorrer a incluso de um documento ao processo que exceder as 200
folhas, deve-se abrir um novo volume.

Ex.: no caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo um expediente contendo
50, encerrar-se- o volume com 181 folhas (180 n de folhas do processo + 1 folha que o termo de

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

encerramento) e abrir-se- novo volume com 51 folhas (1 folha do termo de abertura + 50 folhas do
expediente).

Para o encerramento de um volume, dever ser includo na ltima folha do volume a ser encerrado,
devidamente numerado, o Termo de Encerramento de Volume.
Figura 27 Termo de Encerramento de Volume
Figura 27 Termo de Encerramento de Volume
[MMA4] Com
NormativaMP
dezembrode2

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

Abertura de volume
Abertura de volume
Na abertura de um volume, deve-se incluir em folha suplementar, logo aps a capa, o Termo de
Abertura
Nadeabertura
Volume, obedecendo sequnciadeve-se
de um volume, numrica do volume
incluir emanterior.
folha suplementar, logo
aps a capa, o Termo de Abertura de Volume, obedecendo sequncia
numrica do volume anterior.

Figura 28 Termo de Abertura de Volume

[MMA5] Com
NormativaMP
dezembrode2

87

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Abertura de volume 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Na abertura de um volume, deve-se incluir em folha suplementar, logo


aps a capa, o Termo de Abertura de Volume, obedecendo sequncia
numrica do volume anterior.

Figura2828
Figura Termo
Termo de Abertura
de Abertura de Volume
de Volume

[MMA5] Com
NormativaMP
dezembrode2

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

A abertura de um novo volume ser executada pelas unidades organizacionais do Ministrio da


Sade. Estas devero solicitar a etiqueta e a capa de processo s unidades autuadoras correspondentes.

Tanto a abertura e o encerramento do volume devero ser informados no SIPAR.

Obs.: numeram-se normalmente as folhas dos termos de encerramento e abertura de volumes.

Juntada

a unio de um processo ao outro, com o qual se tem relao ou dependncia. Existem dois
tipo de juntada:

Apensao: a juntada temporria entre dois ou mais processos.


Anexao: a juntada definitiva entre dois ou mais processos.
Como fazer a apensao nos processos fisicamente?

A juntada por APENSAO se d quando h unio temporria de um ou mais processos para que
se proceda ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessa-
do ou no, conservando a cada processo a sua identidade, a sua independncia e a sua numerao.

A juntada por apensao deve ocorrer apenas para que as informaes contidas no processo
que j contm alguma deciso acerca do assunto sirvam como subsdio para a deciso de outro proces-
so, devendo ser desapensados ao final da tomada de deciso.

Importante

De forma alguma as folhas do processo apensado sero renumeradas em continuidade ao proces-


so principal, devendo permanecer cada processo com a sua numerao original.

88

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Figura2929
Figura Procedimento
Procedimento de juntada
de juntada por apensao
por apensao

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

Passo
Passoa passo:
a passo:
1. Deve-se lavrar o termo de juntada por apensao na ltima folha do processo mais antigo, e
1. Deve-se lavrar o Termo de Juntada por Apensao na ltima folha do
apor despacho com o pedido de juntada no processo mais recente. Tanto o despacho quanto
processo acessrio, e apor despacho com o pedido de juntada no processo
o termo sero numerados.
principal, que aquele que precisa da deciso. Tanto o despacho quanto o
termo sero numerados.
2. Colocar o processo mais antigo em primeiro lugar no momento da apensao dos processos, e
deve-se anotar, na capa deste, o nmero do processo que est sendo apensado.
2. Colocar o processo acessrio em primeiro lugar no momento da apensao
dos processos, e deve-se anotar, na capa deste, o nmero do processo que
est sendo apensado.

89

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Figura 30 Termo de Juntada por Apensao


Figura 30 Termo de Juntada por Apensao [MMA6] C
Figura 30 Termo de Juntada por Apensao Normativa
dezembrod
[MMA6]
Normativa
dezembro

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.


Fazendo a apensao no SIPAR

1) Fazendo a apensao
V aoFazendo
menu apensao no no
aPROCESSO >SIPAR
SIPAR e d um clique com o boto esquerdo do mouse
em JUNTADA.
1) V ao1)menu PROCESSO
V ao menu PROCESSO e d> um
e d umcom
clique clique com
o boto o boto
esquerdo esquerdo
do mouse do mouse
em JUNTADA.

em JUNTADA.

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2) Informe o nmero do processo principal, aquele ao qual os processos sero


2) apensados; aps informar
Informe o nmero o nmero,
do processo clique
principal, com
aquele ao oqual
boto esquerdo sero
os processos do
mouse no boto
apensados; [PESQUISAR].
aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
2) Informe o nmero do processo mais antigo, aquele ao qual os processos sero apensados;
no boto
mouse aps informar[PESQUISAR].
o nmero, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para


PROCESSO.
3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para PROCESSO.
3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para
PROCESSO.

4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser


apensado.
4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser
apensado.

91

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2) Informe o nmero do processo principal, aquele ao qual os processos sero


apensados; aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [PESQUISAR].
4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser apensado.

5) V ao 5)campo TIPO
V ao campo DEDEJUNTADA
TIPO e mude
JUNTADA e mude para APENSAO.
para APENSAO.
3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para
PROCESSO.

6) Aps realizar todas estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse no
boto [APENSAR].

4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser


apensado.

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6) Aps realizar todas estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [APENSAR].

Importante

S podero ser apensados processos que estejam na posse do mesmo rgo no SIPAR.
A ao de apensar no SIPAR estar concluda. Repita essa operao
quantos forem os processos a serem apensados.
Desapensao

A desapensao consiste na separao de dois ou mais processos quando finalizado o efeito


que levou a apensao.
Importante

S podero ser apensados processos que estejam na posse


do mesmo rgo no SIPAR.

DESAPENSAO

A desapensao consiste na separao de dois ou mais processos


quando finalizado o efeito que levou a apensao.

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Figura 31 Procedimento de desapensao


Ottulodafigura21InsumoEstratgicodeSadedeveestaentreaspaspg87
OtextoInserodeexpedientespg97noestaemnegrito
Trocarafiguraporestaabaixo:
Figura 31 Procedimento de desapensao

Fonte: Autoria prpria.



Fonte: Autoria
Deve-seprpria. incluir o Termo de Desapensao na ltima folha do processo
Trocarafigura59pg146poresta
que foi realizada a juntada (processo principal) e realizar a desapensao dos
Deve-se incluir o termo de desapensao no processo mais novo e realizar a desapensao dos
processos no SIPAR.
processos no Sipar.
Figura 32 Termo de Desapensao
Figura 32 Termo de Desapensao

[MMA7] Co
NormativaMP
dezembrode

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

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Fazendo a desapensao no SIPAR 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

1) V ao menu PROCESSO > JUNTADA e d um clique com o boto


esquerdo do mouse.
Fazendo a desapensao no SIPAR

1) V ao menu PROCESSO > JUNTADA e d um clique com o boto


Fazendo a desapensao no SIPAR
esquerdo do mouse.
1) V ao menu PROCESSO JUNTADA e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os processos


foram apensados; aps informar o nmero, clique com o boto direito do
2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os processos foram apensados; aps
mouse no boto [PESQUISAR].
2) Informe o nmero
informar do processo
o nmero, clique com oprincipal,
boto esquerdo do mouse
aquele nonoqual
botoos processos
[PESQUISAR].
foram apensados; aps informar o nmero, clique com o boto direito do
mouse no boto [PESQUISAR].

3) Selecione o processo que ser desapensado, clicando com o boto


esquerdo do mouse no campo SELECIONAR.
3) Selecione o processo que ser desapensado, clicando com o boto
esquerdo do mouse no campo SELECIONAR.

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3) Selecione o processo que ser desapensado, clicando com o boto esquerdo do mouse no
campo SELECIONAR.

4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESAPENSAR].


4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESAPENSAR].
4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESAPENSAR].

5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos da desapensao


e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].
5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos da desapensao
e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].

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5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos da desapensao e clique com o boto


esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].

A ao de desapensar no SIPAR est concluda. Repita essa operao quantos forem os proces-
sos a serem desapensados do processo principal.

Importante:
A ao de desapensar no SIPAR est concluda. Repita essa operao
quantos forem os processos a serem desapensados do processo principal.
A desapensao dos processos ocorrer antes do arquivamento.

O termo de desapensao deve ser numerado.


Importante:

Anexao A desapensao dos processos ocorrer antes do arquivamento.


A juntada
Opor ANEXAO
termo se d quando hdeve
de desapensao unio ser
definitiva e irreversvel de um ou mais pro-
numerado.
cessos desde que pertencentes ao mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto ou assuntos
semelhantes.

Passo a Passo para a anexao:


Anexao
Inserir termo de juntada por anexao na ltima folha do processo principal (que ser sempre
A juntada por ANEXAO se d quando h unio definitiva e
o mais antigo). Este dever ser numerado.
irreversvel de um ou mais processos desde que pertencentes ao mesmo
interessado e que contenham o mesmo assunto ou assuntos
semelhantes.

Passo a Passo para a anexao:

Inserir termo de juntada por anexao na ltima folha do processo principal


(que ser sempre o mais antigo). Este dever ser numerado.

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Figura3333
Figura Termo
Termo de Juntada
de Juntada por Anexao
por Anexao

[MMA8] Comen
NormativaMPOG/
dezembrode2012

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

1. Sobrepor capa do processo principal a capa do processo acessrio.


1. Sobrepor capa do processo principal a capa do processo acessrio.
2. Inserir o contedo do processo acessrio em seguida ao termo de anexao, formando um
2. nico
Inserir o contedo do processo acessrio em seguida ao termo de
conjunto.
anexao, formando um nico conjunto.
3. Renumerar e rubricar as folhas/pginas do processo acessrio (mais novo), obedecendo
numerao sequencial do principal.
3. Renumerar e rubricar as folhas/pginas do processo acessrio (mais
4. Informar, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi juntado por
novo), obedecendo numerao sequencial do principal.
anexao.

4. Informar,
OBS.: na capa
caso o processo dotenha
acessrio processo
termo deprincipal, o nmero
desentranhamento do processono
ou desmembramento,
momento da renumerao
acessrio dasfoi
que folhas, permanecer
juntado vago o lugar correspondente pea retirada. O fato
por anexao.
dever ser relatado em despacho.
OBS.: caso o processo acessrio tenha termo de desentranhamento ou
desmembramento, no momento da renumerao das folhas, permanecer
vago o lugar correspondente pea retirada. O fato dever ser relatado em
despacho.

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Exemplificando o passo a passo

Figura 34 Procedimento de juntada por anexao


Exemplificando o passo a passo
Exemplificando o passo a passo
Figura 34 Procedimento de juntada por anexao
Figura 34 Procedimento de juntada por anexao

Realizando a anexao no SIPAR


Fonte: Autoria prpria.

Realizando
1) V aoa anexao no SIPAR
menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do
Realizando
mouse a
em anexao
JUNTADA. no SIPAR
1) V ao menu PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em JUNTADA.
1) V ao menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do
mouse em JUNTADA.

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2) Informe o nmero do processo principal, aquele ao qual os processos


sero anexados. Aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [PESQUISAR].
2) Informe o nmero do processo principal, aquele ao qual os processos
sero anexados. Aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
2) Informe o nmero do processo principal, aquele ao qual os processos sero anexados. Aps
mouse no boto
informar[PESQUISAR].
o nmero, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para


PROCESSO.
3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para PROCESSO.

3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para


PROCESSO.

4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser


anexado.

4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser


anexado.

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4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser anexado.

5) V 5)
aoVcampo
ao campoTIPO DE
TIPO DE JUNTADA
JUNTADA e mudeepara
mude para ANEXAO.
ANEXAO.

5) V ao campo TIPO DE JUNTADA e mude para ANEXAO.

6) Aps realizar todas estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse no
boto [ANEXAR].
6) Aps realizar todas estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse no
boto [ANEXAR].

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6) Aps realizar todas estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [ANEXAR].

A anexao estar finalizada.

Repita a operao caso seja necessrio anexar mais processos.


A anexao estar finalizada.
Desmembramento
Repita a operao caso seja necessrio anexar mais processos.
O desmembramento a separao de parte da documentao de um processo para formar
outro, mediante despacho da autoridade competente.

Desmembramento
Passo a Passo:

O os documentos a
desmembramento
1. Retirar a separao
serem de parte da documentao de um
desmembrados.
processo para formar outro, mediante despacho da autoridade competente.
2. Colocar o Termo de Desmembramento no local onde foi retirado o documento este termo

Passo a no deve ser numerado.


Passo:

1. Retirar os documentos a serem desmembrados.

2. Colocar o Termo de Desmembramento no local onde foi retirado o


documento este termo no deve ser numerado.

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Figura 35 Termo de Desmembramento

Figura
Figura 35 35 Termo
Termo de Desmembramento
de Desmembramento [MMA9] Co
NormativaMP
dezembrode
[MMA9] Com
NormativaMP
dezembrode2

Fonte:3. Colocar
Portaria Normativa despacho
MPOG/SLTIM n 05,ao
de 19final do de
de dezembro processo
2002. explicando os motivos do
desmembramento.
3. Colocar despacho ao final do processo explicando os motivos do desmembramento.
3. Colocar despacho ao final do processo explicando os motivos do
Exemplificando
desmembramento.
Exemplificando o passo
o passo a passo:a passo:

Figura
Figura 3636 Procedimento
Procedimento
Exemplificando de desmembramento
de desmembramento
o passo a passo:

Figura 36 Procedimento de desmembramento

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do processo desmembrado,
Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do
deve-se
Fonte: inserirprpria.
Autoria uma cpia integral do documento no local do original, aps o termo de desmembra-
processo desmembrado, deve-se inserir uma cpia integral do documento no
mento. Essas cpias no sero renumeradas e devem conter o carimbo de confere com o original.
Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do
processo desmembrado, deve-se inserir uma cpia integral do documento no

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Importante:

O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a


sua numerao, permanecendo vago o nmero de folhas
correspondente, inserindo no local o Termo de
Desmembramento que no ser numerado.
Importante:

Ovedada a retirada
processo que tiver folha ouda
peaprimeira peaado
retirada conservar processo.
sua numerao, permanecendo vago
o nmero de folhas correspondente, inserindo no local o Termo de Desmembramento que no
ser numerado.

vedada a retirada da primeira pea do processo.


Desmembrar no SIPAR

1)Desmembrar
V ao menuno SIPAR
PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do
1) V em
mouse JUNTADA.
ao menu PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em JUNTADA.

2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos


foram anexados; aps informar o nmero, clique com o boto direito do
mouse no boto [PESQUISAR].

104

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos foram anexados;


aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Selecione o o processo
3) Selecione queserser
documento que desmembrado,
desmembrado, clicando
clicando com com odoboto
o boto esquerdo mouse
3) Selecione
esquerdo odo processo
no campo
que ser
mouse no campo
SELECIONAR.
desmembrado, clicando com o boto
SELECIONAR.
esquerdo do mouse no campo SELECIONAR.

4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESMEMBRAR].

4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESMEMBRAR].

105

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4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESMEMBRAR].

5) Preencha o ocampo
5) Preencha JUSTIFICATIVA
campo JUSTIFICATIVA comdo
com os motivos osdesmembramento
motivos do desmembramento
e clique com o boto
e clique com o boto esquerdo do mouse
esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR]. no boto [CONFIRMAR].
5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos do desmembramento
e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].

Importante
Importante
O desmembramento s deve ser feito no SIPAR se a pea a ser retirada tiver o nmero de registro.
Caso a pea a ser desmembrada no tenha o referido nmero do registro, deve-se proceder o des-
membramento somente no processo.
Importante
O desmembramento s deve ser feito no SIPAR se a pea a
ser retirada tiver o nmero de registro. Caso a pea a ser
O desmembramento s deve ser feito no SIPAR se a pea a
desmembrada no tenha o referido nmero do registro,
ser retirada tiver o nmero de registro. Caso a pea a ser
deve-se proceder o desmembramento somente no processo
desmembrada no tenha o referido nmero do registro,
deve-se proceder o desmembramento somente no processo

106

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Desentranhamento

desentranhamento a retirada de pea do processo. Poder ocorrer


ODesentranhamento
quando houver interesse do Ministrio da Sade ou a pedido de terceiros
O desentranhamento a retirada de pea do processo. Poder ocorrer quando houver interes-
desde que autorizada, com despacho prvio, pela autoridade competente.
se do Ministrio da Sade ou a pedido de terceiros desde que autorizada, com despacho prvio, pela
Passo aautoridade
Passo:competente.
Passo a Passo:
1. Retirar os documentos a serem desentranhados.
1. Retirar os documentos a serem desentranhados.
2. Colocar o Termo de Desentranhamento ou carimbo de
desentranhamento
2. Colocar o Termonodelocal onde foi retirado
Desentranhamento o documento
ou carimbo este termo
de desentranhamento no local onde
no deve ser numerado.
foi retirado o documento este termo no deve ser numerado.

Figura 3737
Figura Termo de Desentranhamento
Termo de Desentranhamento
[MMA10] Comentr
NormativaMPOG/SLTIn
dezembrode2012.

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

3. Fazer despacho solicitando o desentranhamento, devendo ser assinado pela autoridade


3. Fazer despacho
competentesolicitando
e colocado aoofinal
desentranhamento,
do processo. devendo ser assinado
pela autoridade competente e colocado ao final do processo.
4. Colocar termo de desentranhamento ao final do processo este termo deve ser numerado.
4. Colocar termo de desentranhamento ao final do processo este termo
deve ser numerado.

107

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Figura 38 Termo de Desentranhamento


Figura
Figura 3838 Termo
Termo de Desentranhamento
de Desentranhamento
[MMA11] C
NormativaMP
[MMA11] C
dezembrode
NormativaMP
dezembrode

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

Exemplificando o passo a passo:


Exemplificando o passo a passo:
Exemplificando o passo a passo:
Figura 39 Procedimento de desentranhamento
Figura 39 Procedimento de desentranhamento
Figura 39 Procedimento de desentranhamento

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Fonte: Autoria prpria.
Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do processo desentranhado, deve-se tirar
Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do
uma cpia integral do documento e inseri-la no local do original. Essas cpias no sero renumeradas e devem conter
processo desentranhado,
Sempre que a retirada deve-se tirar uma cpia
do documento integral
prejudicar do documentodo
o entendimento e
o carimbo de confere com o original.
inseri-la nodesentranhado,
processo local do original. Essastirar
deve-se cpiasumano sero
cpia renumeradas
integral e devem
do documento e
conter oCaso
inseri-la carimbo
noseja
local de
doconfere
inserido original.
no com
processo um o
Essas original.
cpiasqueno
documento sero renumeradas
no corresponda e devem
ao assunto do mesmo, ou
conter o carimbo de confere com o original.
que foi inserido erroneamente, deve-se retirar integralmente o documento deixando somente o Termo
Caso seja inserido
de Desentranhamento, no processo
sendo, neste um documento
caso, imprescindvel a justificativaque noespecifique
em que corresponda ao
a necessi-
assunto
dade daCaso do seja
retirada mesmo,
da pea, no ou
inserido noque
sendo foi fazer
processo
necessrio inserido
umcpia doerroneamente,
documento
documento deve-se retirar
quedesentranhado.
no corresponda ao
integralmente
assunto do mesmo, o documento
ou que foi deixando somente
inserido erroneamente, o deve-se
Termo retirarde
integralmente o documento deixando somente o Termo de
108

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mouse
cpia em JUNTADA.
do documento desentranhado.
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Desentranhar no SIPAR
Desentranhar
1) V ao menu no SIPAR
PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do
mouse emmenu
1) V ao JUNTADA.
PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em JUNTADA.

2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos


foram2) anexados; aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos foram inseridos;
mouseapsno informar
boto [PESQUISAR].
o nmero, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos


foram anexados; aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [PESQUISAR].

109

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3) Selecione o expediente que ser desentranhado, clicando com o boto


esquerdo do mouse no campo SELECIONAR.
3) Selecione o oexpediente
3) Selecione expediente queque
ser ser desentranhado,
desentranhado, clicando comclicando com odoboto
o boto esquerdo mouse
esquerdo do mouse no
no campo SELECIONAR. campo SELECIONAR.

4) Clique com
4) Clique o oboto
com esquerdo
boto esquerdo do mouse
do mouse no[DESENTRANHAR].
no boto boto [DESENTRANHAR].

4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESENTRANHAR].

5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos do


desentranhamento e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com
[CONFIRMAR]. os motivos do
desentranhamento e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[CONFIRMAR].

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5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos do desentranhamento e clique com o boto


esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].

Importante
Importante
O desentranhamento s deve ser feito no SIPAR se a pea a ser retirada tiver o nmero de registro.
O desentranhamento
Caso a pea a ser desentranhada nos deve
tenha sernmero
o referido feito dono SIPAR
registro, seproceder
deve-se a pea o de-a
sentranhamento somente no processo fsico.
ser retirada tiver o nmero de registro. Caso a pea a ser
desentranhada
Reconstituio no
tenha o referido nmero do registro, deve-
de processo
se proceder o desentranhamento somente no processo fsico.
A reconstituio de processos ser realizada quando o processo original for extraviado ou des-
trudo. O fato dever ser comunicado autoridade competente de posse do processo.
Reconstituio de processo
A reconstituio tem carter excepcional e no exclui o procedimento administrativo destinado
A reconstituio de processos ser realizada quando o processo original
a apurar a responsabilidade do servidor detentor do processo no momento do extravio.
for extraviado ou destrudo. O fato dever ser comunicado autoridade
Como reconstituir um processo:
competente de posse do processo.
Reunir cpias dostem
A reconstituio documentos
carterqueexcepcional
constituam o processo
e no nos rgos
exclui o pelo qual tramitou.
procedimento
administrativo destinado
Criao a apurar
de memorando a responsabilidade
informando do servidor
a reconstituio do processo, contendodetentor do
o seu nmero,
processo no momentointeressado,
procedncia, do extravio.
assunto e outras informaes que forem julgadas necessrias.
No documento, dever constar o encaminhamento ao rgo competente pela autuao.
Registrar o memorando no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (SIPAR) e informar,
no registro do
Como reconstituir um novo processo, o nmero do processo extraviado.
processo:
Deve-se colocar uma folha inicial informando a reconstituio do processo, constando o
Reunir cpias ados
seu nmero, documentos
provenincia, que constituam
o interessado, o processo
o assunto e outras informaesnos rgos
que forem jul-
pelogadas
qualconvenientes.
tramitou.
Se no decorrer da reconstituio for encontrado o processo original, este dever prosseguir
Criao de memorando
seu andamento informando
sendo anexado a ele o processoareconstitudo.
reconstituio do processo,
contendo o seu nmero, procedncia, interessado, assunto e outras
informaes que forem julgadas necessrias. No documento, dever
constar o encaminhamento ao rgo competente pela autuao.

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5 CLASSIFICAO

A classificao de documentos a atividade de anlise e identificao


do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdigos. (Dicionrio de Terminologia
5 Classificao
Arquivstica, Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, 2005).

O objetivo da classificao nos arquivos setoriais agrupar os


documentos de arquivo sob um mesmo assunto, visando agilizar a recuperao
A classificao de documentos a atividade de anlise e identificao do contedo de docu-
da informao e facilitar a organizao dos documentos.
mentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdi-
gos. (Dicionrio
a partir de Terminologia Arquivstica, Arquivo
da classificao Nacional,
dos Rio de Janeiro, 2005).
documentos que se define a
temporalidade dos
O objetivo documentos
da classificao e seu setoriais
nos arquivos ciclo de vida. os documentos de arquivo sob um
agrupar
mesmo assunto, visando agilizar a recuperao da informao e facilitar a organizao dos documentos.
Entendendo a classificao
a partir da classificao dos documentos que se define a temporalidade dos documentos e
deClassificar
seu ciclo vida. uma atividade humana.
Os homens classificam sem que tenham conscincia dessa
Entendendo a classificao
operao.
No h uma
Classificar classificao
uma absoluta a ser descoberta.
atividade humana.
No descobrimos, mas elaboramos classificao.
Os homens classificam sem que tenham conscincia dessa operao.
Existem tantas classificaes quantas
No h uma classificao absoluta a ser descoberta. forem as caractersticas
possveis de serem empregadas como base da diviso.
No descobrimos, mas elaboramos classificao.

Figura 40 Existem tantas classificaes


Exemplo quantas forem as caractersticas possveis de serem empregadas
de classificao
como base da diviso.

Figura 40 Exemplo de classificao

Fonte: CGDI/SAA/SE/MS.

Ao elaborarmos uma classificao, temos como resultado um instrumento, que nada mais do
Fonte: CGDI/SAA/SE/MS.
que a traduo visual das relaes hierrquicas e orgnicas entre as classes e suas subdivises.
Ao elaborarmos uma classificao, temos como resultado um
Classificando Documentos de Arquivo
instrumento, que nada mais do que a traduo visual das relaes
Para podermos
hierrquicas classificar
e orgnicas qualquer
entre documentoedesuas
as classes arquivo, temos que entender alguns concei-
subdivises.
tos, so eles:
Classificando Documentos de Arquivo
Atividade-meio: o conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e via-
bilizar o desempenho de suas atribuies especficas. So operaes de gesto dos recursos humanos,
Para podermos classificar qualquer documento de arquivo, temos que
financeiros, informacionais e materiais comuns a todas as organizaes.
entender alguns conceitos, so eles:

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Ex.: Compra de equipamentos, contratao de pessoal, manuteno de elevadores, pagamento


de contas de telefone, gua e luz.

Atividade-fim: o conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho
de suas atribuies especficas. So operaes vinculadas diretamente misso da organizao.

Ex.: Ateno Bsica Sade, Auditoria do SUS, Vigilncia Sanitria.

Funo: Todas as responsabilidades atribudas a um rgo a fim de atingir amplos objetivos


para os quais foi criado, essas funes so definidas nas leis ou regulamentos que criaram o rgo
(Schellenberg).

Ex.: Funo: Gesto de Pessoas

Quem desempenha essa funo no Ministrio da Sade a Coordenao-Geral de Gesto de Pessoas.

Atividade: cada funo de um rgo pode ser subdividida em diversas atividades, srie de
aes, levadas a efeito no desempenho de uma funo especfica (Schellenberg).

Ex.: Atividade: Pagamento

Para classificar documentos de arquivo, necessitamos de um instrumento especfico. No caso


do Ministrio da Sade, devemos utilizar para classificar os documentos das atividades-meio o Cdigo
de Classificao de Documentos de Arquivo para a administrao pblica: atividades-meio; elaborado
e publicado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Para a classificao dos documentos das
atividades finalsticas do Ministrio da Sade, deve ser utilizado o cdigo da rea-fim, que elaborado
pelo Ministrio da Sade e aprovado pelo Arquivo Nacional.

O Cdigo de Classificao utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou


recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades e somente a partir da classificao dos
documentos que se pode determinar a destinao dos documentos.

Para a administrao pblica federal, adotou-se o modelo de Cdigo de Classificao Decimal,


ou seja, as dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algaris-
mos, como se segue:

114

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o Decimal, ou seja, as dez classes principais so representadas
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mero inteiro, composto de trs algarismos, como se segue:

Figura 41 rea-meio e rea fim


Figura 41 rea-meio e rea-fim

Fonte: Autoria prpria.

Fonte:As Autoria prpria.


classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo rgo. Elas so di-
vididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem cdigos numricos,
classes principais correspondem s grandes funes
seguindo-se o mtodo decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000 (Administrao
Geral), tem-se:
nhadas pelo rgo. Elas so divididas em subclasses e estas, por sua
rupos e subgrupos, os quais recebem cdigos numricos, seguindo-
odo decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000
ao Geral), tem-se:

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Figura 42 Lgica de classificao


Figura 42 Lgica de classificao
[MMA12

Relaes

Lgicada
domaiorp

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Passo a passo para classificar um documento de arquivo:
Passo a passo para classificar um documento de arquivo:
1. Ler atentamente todo o documento.
1. Ler atentamente todo o documento.
2. Identificar se o documento est relacionado rea-meio ou rea-fim.
2. Identificar se o documento est relacionado rea-meio ou rea-fim.
3. Localizar o assunto do documento no cdigo de classificao de documentos.

3. Localizar o assunto
4. Anotar a lpis, do documento
no canto superior no cdigo
direito do documento, declassificao
o cdigo de classificao
que cor-de
documentos.
responde ao assunto de que trata o documento em questo.

4. Anotar a lpis, no canto superior direito do documento, o cdigo de


classificao que corresponde ao assunto de que trata o documento em
questo.

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Classificando
Classificando o memorando
o memorando a seguir:a seguir:

Figura4343
Figura Memorando
Memorando

Fonte:
Fonte: Autoria
Autoria prpria.
prpria.

PassoPasso
01: leia todo
01: leia todooodocumento com
documento com muita
muita ateno;
ateno; aps estaaps
leitura,esta
faa asleitura, faa
seguintes as
perguntas:
seguintes perguntas:
1. De qual assunto esse documento trata? Por qual motivo ele foi produzido?
1.Alterao
R: De qual assunto esse documento trata? Por qual motivo ele foi
de Frias.
produzido?
R:documento
2. Esse Alteraotrata
de Frias.
somente de um assunto?
2. Esse documento trata somente de um assunto?
R: Sim.

117

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R: Sim.

3. Se a reposta anterior for no, de quais outros assuntos esse


documento trata?

4.
3. SeDe todosanterior
a reposta os assuntos
for no, deque
quaisooutros
documento trata,
assuntos esse qual o trata?
documento mais relevante,
aquele pelo qual o documento foi criado?
4. De todos os assuntos que o documento trata, qual o mais relevante, aquele pelo qual o do-
cumento foi criado?
Figura 44 Classificao passo 1
Figura 44 Classificao passo 1
[MMA13] C

1)[...]Porq

Fonte: <www.comstockphoto.es>.

Passo 02: para identificar se o documento est relacionado rea-meio ou


rea-fim, faa
Passo 02:opara
seguinte:
identificar se o documento est relacionado rea-meio ou rea-fim, faa o
seguinte:
1. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01:
1. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01:
R: Alterao de Frias.
R: Alterao de Frias.
2. Esse assunto est ligado s atividades bsicas do rgo (rea-meio) ou
s atividades
2. Esse finalsticas
assunto est (rea-fim)?
ligado s atividades bsicas do rgo (rea-meio) ou s atividades finalsti-
cas (rea-fim)? R: rea-meio.

Passo R: 03: para localizar o assunto no cdigo de classificao de


rea-meio.
documentos,
Passo 03:faa
para o seguinte:
localizar o assunto no cdigo de classificao de documentos, faa o seguinte:
1. Pegue a resposta da pergunta 2 do passo 02:

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1. Pegue a resposta da pergunta 2 do passo 02:


R: rea-meio.

2. NoR:instrumento
rea-meio. de classificao de documentos de arquivo relativos s
atividades-meio da administrao pblica, adotado pelo Ministrio da
2. No instrumento de classificao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da
Sade,administrao
encontre apblica,
parteadotado
que trata da resposta acima;
pelo Ministrio da Sade, encontre a parte que trata da res-
posta acima;
Figura 45 Instrumento de classificao
Figura 45 Instrumento de classificao

Fonte:
Fonte:autoria prpria
Autoria prpria.

3. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01: Alterao de Frias e faa as seguintes perguntas:
3. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01: Alterao de Frias e
1. Quem pode solicitar Alterao de frias?
faa as seguintes perguntas:
R: Servidor.
1. Quem pode solicitar Alterao de frias?
2. Qual atividade no Ministrio da Sade responsvel por cuidar dos assuntos relacionados
R: Servidor.
aos servidores?

R:2. Qual
Gesto atividade
de Pessoas. no Ministrio da Sade responsvel por cuidar
dos assuntos relacionados aos servidores?
R: de
3. No instrumento Gesto de Pessoas.
classificao, procure a rea que voc encontrou no passo 03 um assunto
que se aproxime da resposta encontrada na pergunta anterior.
3. No instrumento de classificao, procure a rea que voc
encontrou no passo 03 um assunto que se aproxime da resposta
encontrada na pergunta anterior.

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Figura4646 Lgica de classificao


Figura Figura Lgica
46 Lgica de classificao
de classificao

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Fonte: Autoria prpria.

4. Dentro
4. Dentro dodoassunto
4. Dentro
do assunto
assunto queque
mais se
que mais se mais se aproximou,
aproximou,
aproximou, procureprocure
procure um assunto um assunto
que descreve
um assunto que que
melhor o do-
descreve
descreve melhormelhor
cumento que o documento
est
o documento
sendo que
classificado.
que est est classificado.
sendo sendo classificado.
Figura 47 Modelo de Lgica de classificao
Figura 4Figura 47 Modelo
7 Modelo de Lgica
de Lgica de classificao
de classificao

Fonte: prpria.
Fonte: Autoria Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.

120

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Entendendo o passo 03:


Entendendo o passo 03:
Figura 48 Classificao passo 03
Entendendo o passo 03:
Figura 48 Classificao passo 03
[MMA14] Come
Figura 48 Classificao passo 03 Grupoemc.a.b/
[MMA14] Co
Grupoemc.a.

Fonte: autoria prpria

4. Passo
Fonte:
Fonte: 04:
Autoria prpria.
autoria anotar a lpis, no canto superior direito do documento o
prpria
cdigo de classificao.
Passo 04: anotar a lpis, no canto superior direito do documento o cdigo de classificao.
4. Passo 04: anotar a lpis, no canto superior direito do documento o
Figura 49Exemplo
Exemplo de onde
anotaranotar o nmero da classificao
cdigo
Figura 49 de classificao.
de onde o nmero da classificao

Figura 49 Exemplo de onde anotar o nmero da classificao

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

Importante:
Fonte: Autoria prpria.

Leia atentamente todo o documento e compreenda-o.


Importante:
Evite classificar os documentos nas classes maiores.
Na dvida sobre como classificar, chame o assistente tcnico da sua
rea.
Leia atentamente todo o documento e compreenda-o.
Evite classificar
Classifique os documentos
o documento nas classes
no momento em que maiores.
ele produzido. 121
Na dvida sobre como classificar, chame o assistente tcnico da sua
rea.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Importante:

Leia atentamente todo o documento e compreenda-o.

Evite classificar os documentos nas classes maiores.

Na dvida sobre como classificar, chame o assistente tcnico da sua rea.

Classifique
Tabela de Temporalido documento
ade no momento em que ele produzido.

elaborado a partir do processo de avaliao de documentos.


Tabela de Temporalidade
Instrumento
Possui a finalidade de definir os prazos de guarda e a destinao final dos
Instrumento elaborado a partir do processo de avaliao de documentos. Possui a finalidade de definir
documentos . de guarda e a destinao final dos documentos.
os prazos
Figura Tabela
50 Tabela de temporalidad e de documento
Figura 50 de temporalidade de documento

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: autoria prpria
Entendendocampos
Entendend o os os camposda
da Tabela
Tabela dede
Temporalidade
Temporalidade
1) Assunto: agrupamento genrico do cdigo de classificao, cujos conjuntos constituem o
1) Assunto: agrupamento genrico do cdigo de classificao, cujos
conjuntosreferencial para o arquivamento
constituem para o arquivamento dos
dos documentos.
o referencial
documentos .
2) Prazos de Guarda: tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou.
2) Prazos de Guarda: tempo necessrio para arquivamento dos
documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender
exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou.

122

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Figura 51 Fases do ciclo documental

Figura
Figura 5151 Fases
Fases do documental
do ciclo ciclo documental

Fonte: Autoria prpria.

Fonte:
Fonte: Autoria
Autoria prpria.prpria.
3) Destinao Final: neste campo, registrada a destinao final
estabelecida para
3) Destinao Final: nestecada
campo,documento que pode
registrada a destinao finalser a eliminao
estabelecida ou a
para cada docu-
guarda permanente.
mento que pode ser a eliminao ou a guarda permanente.
3) Destinao Final: neste campo, registrada a destinao final
Figura 52estabelecida
Figura 52 Destinao
Destinao Final cada documento que pode ser a eliminao ou a
Finalpara
guarda permanente.

Figura 52 Destinao Final

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

4) Observao:
4) Observao: nesteneste
campo, so registradas as
campo, soinformaes complementares
registradas as e as justificativas,
informaes
complementar
Fonte: Autoria prpria.
necessrias es e aplicao
correta as justificativas,
da tabela. necessrias correta aplicao da
tabela.

4) Observao: neste campo, so registradas as informaes


complementares e as justificativas, necessrias correta aplicao da
tabela.


123

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6 PROCEDIMENTOS DE ARQUIVO
6 Procedimentos de Arquivo
O Servio de Arquivo (SEARQ1) e os Arquivos Gerais dos Ncleos
Estaduais do Ministrio da Sade so as unidades responsveis pelo
recebimento dos documentos de arquivo na fase intermediria, por sua guarda
e preservao, pelo acesso,
O Servio de Arquivo por
(SEARQ 1) e os meioGerais
Arquivos da dos
consulta, do emprstimo
Ncleos Estaduais do Ministrio daou
Sadedo
desarquivamento e a pela
so as unidades responsveis destinao
pelo recebimento dosfinal destesdedocumentos.
documentos arquivo na fase intermediria, por sua
guarda e preservao, pelo acesso, por meio da consulta, do emprstimo ou do desarquivamento e pela
6.1 Transferncias
destinao de Documentos
final destes documentos.

Os documentos
6.1 Transferncias podem ser transferidos aos Arquivos de Guarda
de Documentos
Intermediria do Ministrio da Sade, aps terem cumprido sua fase corrente
Os documentos podem
nos setores/unidades. ser realizar
Para transferidos aos Arquivos
uma de Guardasiga
transferncia, Intermediria
o passo do a
Ministrio
passo:da
Sade, aps terem cumprido sua fase corrente nos setores/unidades. Para realizar uma transferncia,
1) Entre
siga o passo a passo:em contato com o assistente tcnico do setor/unidade.

1) Entre em contato com o assistente tcnico do setor/unidade.


2) Aplique o prazo de guarda dos documentos classificados de acordo
com oaprazo
2) Aplique Tabela dedosTemporalidade
de guarda de dedocumentos
documentos classificados conforme
acordo com a Tabela de Tempo-a
Resoluo
ralidade n 14 do
de documentos Conarq.
conforme a Resoluo n 14 do Conarq.

Figura 53Aplicao
Figura 53 Aplicao da tabela
da tabela de temporalidade
de temporalidade

Fonte: Autoria prpria


Fonte: Autoria prpria.

Entendendo a aplicao da tabela de temporalidade:

1. Encontre a classificao do documento no campo ASSUNTO.

2. Olhe a data do documento e faa o seguinte clculo: quantidade de anos


que est
1 Os procedimentos no campo
foram elaborados com baseARQUIVO CORRENTE
na estrutura organizacional + o(SEARQ)
do Servio de Arquivo anocomem que o
funcionamento
em Braslia/DF, podendo cada ncleo estadual realizar adequaes conforme a sua realidade.
documento foi produzido. Ex.: 2007 + 5 = 2012.

1
Os procedimentos foram elaborados com base na estrutura organizacional do Servio de Arquivo
125
(SEARQ) com funcionamento em Braslia/DF, podendo cada ncleo estadual realizar adequaes
conformeasuarealidade.
VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 1121205
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Entendendo a aplicao da tabela de temporalidade:

1. Encontre a classificao do documento no campo ASSUNTO.

2. Olhe a data do documento e faa o seguinte clculo: quantidade de anos que est no cam-
3. Comprovado que o documento j teve sua fase corrente expirada, ele
po ARQUIVO CORRENTE + o ano em que o documento foi produzido. Ex.: 2007 + 5 = 2012.
pode ser transferido ao Servio de Arquivo. No caso do exemplo acima,
no item 2, o documento
3. Comprovado poder
que o documento serfase
j teve sua transferido ao ele
corrente expirada, Arquivo de Guarda
pode ser transferido
Intermediria no incio de 2013.
ao Servio de Arquivo. No caso do exemplo acima, no item 2, o documento poder ser
transferido ao Arquivo de Guarda Intermediria no incio de 2013.
3) Agrupe por cdigo os documentos que findaram sua fase corrente e que
3) Agrupe por cdigode
possuam temporalidade os documentos que findaram sua fase corrente e que possuam tempora-
guarda intermediria.
lidade de guarda intermediria.
Figura 54 Classificao agrupada
Figura 54 Classificao agrupada

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

4) Forme dossis, conforme os seguintes passos:

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

1) Pegue todos os documentos agrupados por cdigo e coloque


dentro da capa de dossi, seguindo as cores de cada classe.
1) Pegue todos os documentos agrupados por cdigo e coloque
Figura
dentro55 da
4) Formedossis,
Elaborao
capa deosdossi
de dossi,
conforme seguindo
seguintes passos: as cores de cada classe.

1) Pegue todos os documentos agrupados por cdigo e coloque dentro da capa de dossi, seguindo as cores
Figura 55 Elaborao de dossi
de cada classe.

Figura 55 Elaborao de dossi

Fonte: Autoria prpria.

2) Faa a etiqueta que dever ser colada no canto superior direito da capa do
dossi.
Fonte: Autoria
Fonte: prpria.
Autoria prpria.

2) Faa a etiqueta que dever ser colada no canto superior direito da capa do dossi.
2) Faa a etiqueta que dever ser colada no canto superior direito da capa do
dossi.Figura 56 Exemplo de etiqueta de dossi
Figura 56 Exemplo de etiqueta de dossi

[MMA15

Figura 56 Exemplo de etiqueta de dossi Proposta

[MMA15] Com

PropostaOram

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

127
Fonte: Autoria prpria.

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Figura 57 Etiqueta de dossi 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

3) Cole a etiqueta na capa do dossi


3) Cole a etiqueta na capa do dossi
Figura 57 Etiqueta de dossi
Figura 57 Etiqueta de dossi [MMA16]

PropostaO

Fonte: autoria prpria

4) Para os processos, organize conforme os seguintes passos:


Fonte:
Fonte: autoria prpria
Autoria prpria.

1) 4)
Organize Para
4) Para
todos
os
os processos,
os processos
processos, organize
organize conforme
por cdigo
conforme
os seguintes
de classificao.
os seguintes
passos: passos:

2) Insira o1)despacho
Organizetodos
1) Organize de
todos os
arquivamento
osprocessos por cdigo
processos por de intermedirio
classificao.
cdigo em cada processo.
de classificao.
2) Insira o despacho de arquivamento intermedirio em cada processo.
2) Insira o despacho de arquivamento intermedirio em cada processo.
Figura 58 Despacho para o Servio de Arquivo
Figura 58 Despacho para o Servio de Arquivo
Figura 58 Despacho para o Servio de Arquivo

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

128


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5) Preencha a Guia de Transferncia.

Figura 59 Guia de Transferncia

Fonte: Autoria prpria.


Titulodafigura62devesercolarespelhonacaixaarquivo

6) Proceda a gesto e o trmite dos registros dos documentos no Sistema Integrado de Protocolo e
Arquivo (SIPAR), conforme os seguintes passos:

1) Confira todos os dados do registro do documento que foram cadastrados no SIPAR. Caso seja
encontrado algum erro, proceda a correo.

2) Execute o trmite do documento preenchendo os campos conforme exemplo abaixo:

rgo de destino: sigla da unidade de arquivamento central.


Despacho: Arquivar Central.
Resumo do Despacho: cdigo de classificao do documento/ nmero da relao/ano da
transferncia.

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7) Coloque os dossis dentro da caixa seguindo a ordem que est descrita


na guia de transferncia:
7) Coloque os dossis dentro da caixa seguindo a ordem que est descrita na guia de transferncia:
7) Figura 60 Dossi
Coloque em caixa
os dossis dentro da caixa seguindo a ordem que est descrita
Figura 60 Dossi em caixa
na guia de transferncia:

Figura 60 Dossi em caixa

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.

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7) Faa a espelho da caixa.


7) Faa a espelho da caixa.
Figura
8) Faa61 Espelho
o espelho de caixa-arquivo
da caixa.
Figura 61 Espelho de caixa-arquivo
Figura 61 Espelho de caixa-arquivo [MMA17

[MMA17] C
sequnci
sequncian

Fonte: Autoria prpria.


Fonte:
Fonte:Autoria prpria.
Autoria prpria.

8) Cole o espelho na caixa-arquivo


8) 9) Colar
Cole o espelho
espelho na caixa-arquivo
na caixa-arquivo.

Figura 62 Colar
Figura 62 Elaborao de espelho na caixa-arquivo
espelho na caixa-arquivo
Figura 62 Elaborao de espelho na caixa-arquivo

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria
Fonte: Autoria prpria

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

1) Solicite que o assistente tcnico proceda conferncia de todos os itens demandados para
a transferncia.

2) Aps a conferncia e a finalizao de todas as correes, o assistente tcnico encaminhar


por meio de e-mail institucional os dados da transferncia, (nmero da relao com o ano, e
a quantidade de documentos em caixas e em metros lineares), com cpia para o assistido e
s chefias envolvidas (chefe do assistente tcnico e chefe do assistido), solicitando, junto ao
arquivo de guarda intermediria, o agendamento de uma data para a realizao da transfe-
rncia fsica dos documentos.

3) Entre em contato com equipe de apoio que realiza o transporte das caixas-arquivo no dia
agendado para a transferncia e solicite que eles entreguem as caixas no setor de arquiva-
mento intermedirio. Esta entrega deve ser acompanhada pelo assistido e pelo assistente
tcnico. Caso a transferncia fsica no ocorra no dia agendado, ser necessrio repetir o
procedimento para reagendamento da data.

O setor responsvel pelo arquivo de guarda intermediria realizar uma nova conferncia e,
caso tudo esteja correto, o assistente tcnico devolver uma via da Guia de Transferncia devidamente
assinada rea que transferiu os documentos, que dever ser guardada no rgo para fins de solicita-
o de consulta/pesquisa, emprstimo ou desarquivamento.

Caso seja encontrado algum erro durante a conferncia realizada pelo Setor de Arquivo Inter-
medirio, o assistente tcnico entrar em contato com o assistido para que o mesmo realize as devidas
correes e a transferncia possa ser finalizada. O assistido ter o prazo de 15 dias teis, prorrog-
veis por igual perodo, mediante justificativa, contados a partir da data de repasse da conferncia pelo
Arquivo de Guarda Intermediria, para a realizao das correes. Se nesse prazo as pendncias no
forem sanadas, toda a transferncia retornar para o setor de origem, acompanhada pelo assistente
tcnico.

No sero agendadas novas transferncias para os setores que ainda tenham transferncias
com pendncias ou no finalizadas nos arquivos de guarda intermediria.

6.1.1 Transferncia de Documentos dos Recursos Humanos

A Portaria MS/SE n 611, de 13 de dezembro de 2007, identifica os documentos que devem


compor as pastas dos Assentamentos Individuais e a sua metodologia de organizao. Estes documen-
tos devem ser transferidos diretamente aos Servios de Arquivo de Pessoal ligados Coordenao-
-Geral de Gesto de Pessoas (CGESP).

6.2 Eliminao de Documentos


Os documentos sero eliminados nos rgos/unidades do Ministrio da Sade, aps terem
cumprido sua fase corrente e caso no tenham prazo de guarda intermediria. Para realizar a elimina-
o, siga o passo a passo:

1. Entre em contato com o assistente tcnico do rgo/unidade.

2. Aplique o prazo de guarda dos documentos classificados de acordo com a Tabela de Tem-
poralidade de Documentos conforme a Resoluo n 14 do Conarq.

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1. Entre em contato com o assistente tcnico do rgo/unidade.
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2. Aplique o prazo de guarda dos documentos classificados de acordo


com a Tabela de Temporalidade de Documentos conforme a
Resoluo n 14 do Conarq.

Figura 63 Aplicao
Figura 63 Aplicao dadetabela
da tabela de temporalidade
temporalidade

Fonte: Autoria
Fonte: Autoria prpria.
prpria.

Entendendo a aplicao da tabela de temporalidade:


Entendendo a aplicao da tabela de temporalidade:
1. Encontre
1) Encontre a classificao
a classificao do documento nodo documento
campo ASSUNTO. no campo ASSUNTO.
2. Olhe a data do documento e faa o seguinte clculo: quantidade
2) Olhe ade
dataanos
do documento
que est e faano
o seguinte
campoclculo: quantidadeCORRENTE
ARQUIVO de anos que est no+campo
o ano em
ARQUIVO
que o documento foi produzido. Ex.: 2007 +Ex.:
CORRENTE + o ano em que o documento foi produzido. 5=2007 + 5 = 2012.
2012.
3. Verifique
3) Verifique se o campose o intermediria
fase campo fase I est intermediria I est
vazio e veja no campo vazio
destinao e seveja
final no
campo destinao final se eliminao.
eliminao.
4. Caso a resposta acima seja sim, o documento pode ser listado e
4) Caso aeliminado,
resposta acimaquando
seja sim, ohouver
documento a aprovao
pode ser listadopelo Arquivo
e eliminado, Nacional.
quando houver
a aprovao pelo Arquivo Nacional.
3. Agrupe os documentos que findaram sua fase corrente, cuja
5) Agrupe os documentos que findaram sua fase corrente, cuja destinao final seja a elimina-
destinao final seja a eliminao, por cdigo.
o, por cdigo.

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Figura 64 Documentos agrupados por cdigo de classificao


Figura 64 Documentos agrupados por cdigo de classificao
Figura 64 Documentos agrupados por cdigo de classificao

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
4. Preencha a listagem de eliminao.
Fonte: Autoria
Preencha prpria.
a listagem de eliminao.
Figura 65 Listagem de eliminao
4. FiguraPreencha
65 Listagema
delistagem
eliminao de eliminao.

Figura 65 Listagem de eliminao

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

134
Fonte: Autoria prpria.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

6) Coloque os documentos dentro da caixa-arquivo seguindo a ordem da Listagem de Eliminao.

7) Envie a Listagem para a Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos ARQUIVO e


aguarde a listagem de eliminao ser autorizada pelo Arquivo Nacional.

8) Aps aprovada a Eliminao e cumpridos os prazos estabelecidos pelo Edital de Cincia de


Eliminao de Documentos, o setor dever proceder baixa dos registros dos documentos
no SIPAR e posteriormente ao descarte.

6.3 Acesso aos Documentos


O Acesso aos documentos transferidos aos arquivos de guarda intermediria do Ministrio da
acesso
Sade a terceiros.
poder Nopor
ser realizado caso dedemudana
meio de estrutura,
consulta, emprstimo o rgo sucessor passa
ou desarquivamento.
a ter o direito de acesso.
Somente o rgo que efetuou a transferncia dos documentos ao arquivo de guarda intermediria
tem direito de acess-los ou autorizar o seu acesso terceiros. No caso de mudana de estrutura, o rgo
sucessor passa a ter o direito de acesso.
6.3.1 Consulta
6.3.1 Consulta
A consulta aos documentos transferidos aos arquivos de guarda
A consulta aos documentos transferidos aos arquivos de guarda intermediria do Ministrio da
intermediria do Ministrio da Sade deve ser realizada em sala prpria e ser
Sade deve ser realizada em sala prpria e ser acompanhada por um servidor da unidade de arquiva-
acompanhada por um servidor da unidade de arquivamento intermedirio que
mento intermedirio que ser responsvel pela segurana dos documentos consultados.
ser responsvel pela segurana dos documentos consultados.
Ser preenchido o Formulrio de Consulta de Documentos no Formsus, para controle do arquivo de
Ser preenchido o Formulrio de Consulta de Documentos no Formsus,
guarda intermediria, e comprovao da cincia de responsabilidade do consulente quanto manuteno
para controle do arquivo de guarda intermediria, e comprovao da cincia de
da integridade dos documentos.
responsabilidade do consulente quanto manuteno da integridade dos
documentos.
Figura 66 Formulrio de Consulta de Documentos

Fonte: Autoria prpria.

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6.3.2
6.3.2Emprstimo
Emprstimo
O emprstimo ocorrer quando o documento for retirado do arquivo de guarda intermediria
O emprstimo ocorrer quando o documento for retirado do arquivo de
do Ministrio da Sade, com o objetivo de prestar informaes. Este documento no poder sofrer ne-
guarda intermediria do Ministrio da Sade, com o objetivo de prestar
nhuma alterao Este
informaes. ou incluso. Para realizar
documento noumpoder
emprstimo siganenhuma
sofrer o passo a passo:
alterao ou
incluso. Para realizar um emprstimo siga o passo a passo:
1. Preencha o Formulrio de Emprstimo.
1) Preencha o Formulrio de Emprstimo no Formsus;
Figura 67 Formulrio de Emprstimo

Fonte: Autoria prpria.


2) Aps localizar o documento, o arquivo de guarda intermediria inserir um
despacho de emprstimo,
2. Aps localizar o documento, e otodos osderegistros
arquivo SIPAR dos
guarda intermediria documentos
inserir um despacho de em-
sero tramitados para o setor/unidade solicitante.
prstimo, e todos
3) Posteriormente, o osarquivo
registros SIPAR
de dos documentos
guarda sero tramitados
intermediria para o setor/unidade
informar a
disponibilidade
solicitante. do documento, por meio de e-mail institucional, para que a
unidade solicitante proceda retirada.
O 3.
setor/unidade
Posteriormente,ter o prazodede
o arquivo 05 dias
guarda teis parainformar
intermediria buscar o documento. Ao
a disponibilidade do documen-
final desse prazo o documento ser novamente arquivado. Caso a rea
to, por meio de e-mail institucional, para que a unidade solicitante proceda retirada.
ainda tenha interesse em retir-lo, ser necessrio repetir os procedimentos
da solicitao de emprstimo;
O setor/unidade ter o prazo de cinco dias teis para buscar o documento. Ao final desse prazo
o4)
documento
Finalizadaseranovamente
anlise doarquivado. Caso ao rea
documento, ainda
setor tenha interesse
proceder a sua em retir-lo, ser
devoluo ao necessrio
repetirServio de Arquivo,
os procedimentos acrescentando
da solicitao a informao da devoluo em
de emprstimo.
despacho, que dever constar na sequncia do despacho de emprstimo
4. Finalizada a anlise do documento, o setor proceder a sua devoluo ao Servio de Arquivo,
acrescentando a informao da devoluo em despacho, que dever constar na sequncia
do despacho de emprstimo inserido pelo arquivo de guarda intermediria e tramite nova-
mente todos os registros SIPAR para o Arquivo de guarda intermediria.

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registros SIPAR para o Arquivo de guarda intermediria. 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

O prazo para devoluo do documento emprestado de 15 (quinze) dias


corridos contados a partir da data da retirada do documento, podendo ser
prorrogado mediante solicitao. O superior hierrquico do rgo solicitante do
emprstimo ser informado nos casos em que o documento no for devolvido
no prazoO prazo para devoluo ou
estabelecido, do documento
quando noemprestado desolicitao
ocorrer 15 dias corridos
decontados
renovaoa partirde
da
data da retirada do documento, podendo ser prorrogado mediante solicitao. O superior hierrquico do
emprstimo.
rgo solicitante do emprstimo ser informado nos casos em que o documento no for devolvido no
Caso seja
prazo estabelecido, realizado
ou quando um solicitao
no ocorrer emprstimo e aps
de renovao anlise o setor/unidade
de emprstimo.
identifique a necessidade de realizar alteraes ou incluses no documento,
deverCaso seja realizado
entrar um emprstimo
em contato e aps anlise
com o arquivo o setor/unidade
de guarda identifique
intermediria e arealizar
necessidade
os
de realizar alteraes ou incluses
procedimentos de Desarquivamento. no documento, dever entrar em contato com o arquivo de guarda
intermediria e realizar os procedimentos de Desarquivamento.
6.3.3 Desarquivamento
6.3.3 Desarquivamento
a retirada
a retirada do documento
do documento ou processo
ou processo do arquivo do arquivo
de guarda intermediria parade
voltarguarda
a trami-
intermediria
tar parae incluses.
e receber alteraes voltar Oadesarquivamento
tramitar e receber
motivadoalteraes e incluses.
pelas aes e atividades O
dos rgos
desarquivamento
do Ministrio da Sade.Para
motivado pelas
realizar um aes e atividades
desarquivamento siga o passodos rgos do Ministrio
a passo:
da Sade. Para realizar um desarquivamento siga o passo a passo:
1. Preencha o Formulrio de Desarquivamento no FormSUS.
1) Preencha o Formulrio de Desarquivamento no Formsus;
Figura 68 Formulrio de Desarquivamento

Fonte: Autoria prpria.

2. Aps localizar o documento, o arquivo de guarda intermediria inserir um despacho de de-


sarquivamento, e os registros Sipar de todos os documentos sero tramitados para o setor/
unidade solicitante.

3. Posteriormente, o arquivo de guarda intermediria informar a disponibilidade do documen-


to, por meio de e-mail institucional, para que a unidade solicitante proceda retirada.

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O rgo/unidade ter o prazo de cinco dias teis para buscar o documento. Ao final desse prazo
o documento ser novamente arquivado. Caso a rea ainda tenha interesse em retir-lo, ser necessrio
repetir os procedimentos da solicitao de desarquivamento.

O documento desarquivado s poder retornar ao arquivo de guarda intermediria por meio


de outra transferncia, depois de findado o prazo de guarda no corrente.

Todos os formulrios esto disponveis no Servio de Arquivo e podero ser solicitados


diretamente ao assistente tcnico da rgo/unidade, ou pelos e-mails <arquivocentral@saude.gov.
br / seged@saude.gov.br>.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Glossrio
Anexao juntada, em carter definitivo, de processo a outro processo, na qual prevalece, para refe-
rncia, o nmero do processo mais antigo.

Anexo processo juntado, em carter definitivo, a outro processo por afinidade de contedo.

Apensao juntada, em carter temporrio, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada,
conservando cada processo a sua identidade e a sua independncia.

Apenso processo juntado a outro sem, contudo, passar a integr-lo.

Atividade-fim o conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de
suas atribuies especficas. So operaes vinculadas diretamente misso da organizao.

Atividade-meio conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o de-
sempenho de suas atribuies especficas. So operaes de gesto dos recursos humanos, financeiros,
informacionais e materiais comuns a todas as organizaes.

Autuao ao pela qual um expediente passa a se constituir processo.

Cdigo de classificao cdigo derivado de um plano de classificao.

Correspondncia comunicao escrita, expedida (ativa) ou recebida (passiva), por entidades coleti-
vas, pessoas ou famlias.

Desapensao separao de processo juntado por apensao.

Desentranhamento a retirada de pea do processo. Poder ocorrer quando houver interesse do


MS ou a pedido de terceiros desde que autorizada, com despacho prvio, pela autoridade competente.

Desmembramento a separao de parte da documentao de um processo para formar outro me-


diante despacho da autoridade competente.

Despacho a deciso ou ordem proferida por quem de direito para dar continuidade s aes
presentes no expediente/processo. No um novo expediente/processo. apenas a continuao do
mesmo.

Distribuio a atividade de encaminhar um documento entre as pessoas do mesmo setor/rea.

Documento unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato.

Documento Digital documento codificado em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema compu-
tacional. Ver tambm Documento eletrnico.

Documento eletrnico gnero documental integrado por documentos em meio eletrnico ou so-
mente acessveis por equipamentos eletrnicos, como cartes perfurados, disquetes e documentos
digitais.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Expedio o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para rgo EXTERNO.

Expediente o documento que no foi autuado.

Gesto de documentos conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tra-


mitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua
eliminao ou ao seu recolhimento.

Interessado quem faz, sofre, ou influenciado pela ao presente no documento/processo.

Memorando modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo que


podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.

Memorando-Circular modalidade de comunicao multidirecional entre unidades administrativas de


um mesmo rgo que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.

Ofcio modalidade de comunicao oficial que tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais
pelos rgos da administrao pblica entre si e tambm com particulares.

Ofcio-circular modalidade de comunicao oficial multidirecional que tem como finalidade o trata-
mento de assuntos oficiais pelos rgos da administrao pblica entre si e tambm com particulares.

Plano de classificao esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos


de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio
e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.

Procedncia termo em geral empregado para designar a origem mais imediata do documento, quan-
do se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou.

Processo conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou


judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.

Protocolo servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da trami-


tao e expedio de documentos.

Provenincia termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou famlia produtora de docu-
mento.

Recebimento o ato de receber o documento tanto fisicamente quanto virtualmente.

Registro instrumento de controle de entrada de documentos em um arquivo.

Resumo apresentao concisa do contedo de um documento.

Suporte material no qual so registradas as informaes.

Tabela de temporalidade instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que de-
termina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou elimi-
nao de documentos.

Tipo Documental diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas co-
muns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro. So

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exemplos de tipos documentais: cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nme-
ro, decretos-leis, decretos legislativos, daguerretipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

Tramitao movimentao de documentos/processos entre os rgos INTERNOS, independentemen-


te da localizao geogrfica.

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Referncias

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______. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o processo administrativo no mbito da


Administrao Pblica Federal. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L9784.htm>.
Acesso em: 9 out. 2012.

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leis/L9800.htm>. Acesso em: 9 out. 2012.

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gesto de documentos no mbito dos rgos do Ministrio da Sade. Disponvel em: <http://bvsms.
saude.gov.br/bvs/saudelegis/gm/2011/prt1864_04_08_2011.html>. Acesso em: 9 out. 2012.

______. Ministrio da Sade. Portaria n 611/SE/MS, de 13 de dezembro de 2007. Institui a


metodologia de organizao dos assentamentos individuais dos servidores do Ministrio da Sade.
Boletim de Servio, Braslia, v. 23, n. 12, p. 1, 24 mar. 2008.

______. Ministrio da Sade. Secretaria de Assuntos Administrativos. Portaria SAA/MS n 24, de 008 de
setembro de 2000. Institui o Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo -SIPAR/MS. Boletim de Servio,
Braslia, v. 36, n.1, p. 7, 8 set. 2000.

______. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Secretaria de Logstica e Tecnologia de


Informao. Portaria Normativa n 5. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos
servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades
integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG. Disponvel em: <http://www.pr4.ufrj.br/documentos/
portaria_normativa_05_02.pdf>. Acesso em: 9 out. 2012.

______. Presidncia da Repblica. Manual de Redao. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.


br/ccivil_03/manual/manual.htm>. Acesso em: 9 out. 2012.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVO (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a


verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de

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Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: atividades-meio, a ser adotado


como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela
Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da
Administrao Pblica. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/
start.htm?infoid=65&sid=46>. Acesso em: 9 out. 2012.

______. Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996. Dispe sobre a publicao de editais para


eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.
Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=56&si
d=46&tpl=printerview>. Acesso em: 9 out. 2012.

______. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de


documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Disponvel em: <http://
www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=58&sid=46>. Acesso em: 9
out. 2012.

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Fonte principal: Myriad Pro
Tipo de papel do miolo: AP 75 gramas
Impresso por meio do contrato 28/2012
OS 2013/0132
Braslia/DF, fevereiro de 2013

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ISBN 978-85-334-2004-5

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS


Metodologia de Arquivo

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coleo arquivo
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Secretaria-Executiva
Subsecretaria de Assuntos Administrativos

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS


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2013 Ministrio da Sade.


Todos os direitos reservados. permitida a reproduo parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte e que no seja para
venda ou qualquer fim comercial. A responsabilidade pelos direitos autorais de textos e imagens desta obra da rea tcnica. A
coleo institucional do Ministrio da Sade pode ser acessada, na ntegra, na Biblioteca Virtual em Sade do Ministrio da Sade:
<www.saude.gov.br/bvs>.

Tiragem: 1 edio 2013 800 exemplares

Elaborao, distribuio e informaes: Editora responsvel:


MINISTRIO DA SADE MINISTRIO DA SADE
Secretaria-Executiva Secretaria-Executiva
Subsecretaria de Assuntos Administrativos Subsecretaria de Assuntos Administrativos
Coordenao-Geral de Documentao e Informao Coordenao-Geral de Documentao e Informao
Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos Coordenao de Gesto Editorial
Esplanada dos Ministrios, Edifcio Anexo, bloco G, ala B, sala SIA, Trecho 4, lotes 540/610
410 CEP: 71200-040 Braslia/DF
CEP: 70058-900 Braslia/DF Tels.: (61) 3315-7790 / 3315-7794
Tel.: (61) 3315-2111 Fax: (61) 3233-9558
Fax: (61) 3315-2522 Site: www.saude.gov.br/editora
E-mail: seged@saude.gov.br E-mail: editora.ms@saude.gov.br

Colaborao: Equipe editorial:


Andr Luiz M. de Arajo Normalizao: Daniela Ferreira Barros da Silva
Cludia Dias Geraldes Reviso: Marcia Medrado Abrantes e Khamila Silva
rika Silvana Gonalves de Menezes Capa e diagramao: Alisson Albuquerque
Eva Vilma Barbosa Soares Projeto grfico: Marcelo S. Rodrigues
Laiane Mara Borges Ernesto Superviso editorial: Dbora Flaeschen
Luciano do Rego Silva
Tatiane Braz de Oliveira

Impresso no Brasil / Printed in Brazil

Ficha Catalogrfica
Brasil. Ministrio da Sade. Secretaria-Executiva. Subsecretaria de Assuntos Administrativos.
Manual de gesto de documentos: metodologia de arquivo / Ministrio da Sade, Secretaria-Executiva, Subsecretaria de As-
suntos Administrativos. Braslia : Editora do Ministrio da Sade, 2013.
146 p. : il. (Coleo arquivo)

ISBN 978-85-334-2004-5
1. Documento. 2. Gesto da informao. 3. Capacitao . I. Ttulo. II. Srie.

CDU 005.92
Catalogao na fonte Coordenao-Geral de Documentao e Informao Editora MS OS 2013/0132

Ttulos para indexao:


Em ingls: Manual of documents management: file methodology
Em espanhol: Manual de gestin de documentos: metodologa de archivo

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Sumrio

Apresentao............................................................................................................................................................................ 5

1 Conceitos................................................................................................................................................................................. 7

2 Gesto de Documentos..................................................................................................................................................13
2.1 Documentos Oficiais ......................................................................................................................................................13

3 Trabalhando com Expedientes...................................................................................................................................25


3.1 Registro de Expedientes ...............................................................................................................................................25
3.2 Andamento de Expediente ..........................................................................................................................................36

4 Trabalhando com Processos.........................................................................................................................................75

5 Classificao..................................................................................................................................................................... 113

6 Procedimentos de Arquivo........................................................................................................................................ 125


6.1 Transferncia de Documentos.................................................................................................................................. 125
6.1.1 Transferncia de Documentos dos Recursos Humanos............................................................................... 132
6.2 Eliminao de Documentos ..................................................................................................................................... 132
6.3 Acesso aos Documentos............................................................................................................................................. 135
6.3.1 Consulta........................................................................................................................................................................ 135
6.3.2 Emprstimo.................................................................................................................................................................. 136
6.3.3 Desarquivamento ..................................................................................................................................................... 137

Glossrio................................................................................................................................................................................ 139

Referncias............................................................................................................................................................................ 143

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Apresentao

A Coordenao-Geral de Documentao e Informao (CGDI), por meio da Coordenao de Ar-


quivo e Gesto de Documentos (ARQUIVO), com vistas qualificao e consolidao das prticas da
Gesto de Documentos do Ministrio da Sade, desenvolveu o Manual de Gesto de Documentos Me-
todologia de Arquivo como instrumento auxiliar ao curso de Capacitao em Gesto de Documentos, que
tem o objetivo de habilitar os servidores do Ministrio da Sade, no que tange aplicao da metodologia
arquivstica e no uso de ferramentas de controle e acompanhamento de documentos, com o intuito de
desenvolver capacidades e atitudes que permitam o aprimoramento de sua competncia profissional.

Nesse sentido, o manual tem a finalidade de disseminar, para o pblico interno do Ministrio
da Sade, o contedo ministrado no Curso de Gesto de Documentos oferecido pela Diviso de Docu-
mentos Arquivsticos (DIDOC), por meio do Servio de Gesto de Documentos Arquivsticos (SEGED).

Toda a prtica e os mtodos relacionados metodologia de gesto documental esto contem-


plados no manual, que conta com exemplos didticos para auxiliar o servidor no desenvolvimento das
atividades e procedimentos de produo de documentos, protocolo e arquivo.

O presente manual est dividido em trs partes: a primeira se refere aos procedimentos relacio-
nados elaborao, ao registro e ao trmite de documentos; a segunda parte ensina como classificar
um documento; e a terceira traz toda a metodologia adotada para as transferncias e emprstimos de
documentos pelo Servio de Arquivo.

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1C
CONCEIT
TOS
1 Conceitos
Do
ocumento o: toda a informao (elem mento refe erencial ou u dado) re egistrada em
um
m suporte (material, base), u utilizada ppara estud do, prova e pesquissas. Veja a os
exe
emplos a seguir:
Documento: toda a informao (elemento referencial ou dado) registrada em um suporte
(material, base), utilizada para estudo, prova e pesquisas. Veja os exemplos a seguir:

Fi
Figura EExemplo
gura1 1Exemplo d
de docum
de documentos mentos

Fonte: Autoria prpria.

Fo
onte: Autoria
a prpria.

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Su
uporte: material
m no
o qual so registra
adas as iinforma
es. Ex.: papel, film
me,
CD
D, DVD, disquete, e
entre outro
os.
Suporte: material no qual so registradas as informaes. Ex.: papel, filme, CD, DVD, disquete,
Figura 2 Tipos de
entre outros. d suporte
e
Figura 2 Tipos de suporte

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Auttoria prpria


a.

Esspcie: re eunio de documen ntos confo orme o seeu formato (configu urao fssica
de um supo orte de accordo com m a sua n natureza e o modo como foi produzid do).
Exx.: ata, carrta, decretto, folheto
o, fotograffia, memorando, ofcio, plantta, relatriio.

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Espcie: reunio de documentos conforme o seu formato (configurao fsica de um suporte


de acordo com a sua natureza e o modo como foi produzido). Ex.: ata, carta, decreto, folheto, fotografia,
memorando, ofcio, planta, relatrio.
Figura 3 Exemp
plos de esspcies do
ocumentais
Figura 3 Exemplos de espcies documentais

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Au
utoria prpria.

pologia: jjuno da
Tip a espcie documen
ntal mais a funo/a
atividade que motivvou
approduo do docum mento.

gura 4 E
Fig Exemplo de
d tipologiia docume
ental

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Fonte: Au
utoria prpria.

pologia: jjuno da
Tip a espcie documen ntal mais a funo/a atividade que motivvou
ap Tipologia: juno
produo do docum da espcie
mento. documental mais a funo/atividade que motivou a produo do
documento.
gura 4 E
Fig Exemplo de d tipologiia docume
Figura 4 Exemplo de tipologia documental
ental

Fonte: Autoria prpria.


Fon
nte: Autoria prpria.
Informao: ideia ou mensagem contida em um documento.

10

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Infformao
o: ideia ou
u mensage
em contid
da em um documen
nto.

Do ocumento o de Arqu uivo: toda a informao registrrada, original, nica a e autnttica


que resulta da acum mulao de e docume entos, em m qualquer suporte, produzid dos
ou recebido os,deno
Documento exxerccio
Arquivo: de
e suas
toda informao competnc
registrada, cias,
original, nica funes
e autntica e atividades po
que resulta
um
dama pessoa
acumulao a fsica ou
de u jurdica.
documentos, em qualquer suporte, produzidos ou recebidos, no exerccio de suas
competncias, funes e atividades por uma pessoa fsica ou jurdica.

Figgura
Figura 5E Exemplos
5 Exemplos d docume
de
de documentos entos
de arquivo de arrquivo

Fonte: Autoria prpria.


Fonnte: Autoria
a prpria.

Arrquivo: co onjunto de
e documeentos prod duzidos e recebidoss por rg
os pbliccos
insstituies de car ter pblicco, entidades privvadas e pessoas fsicas em
decorrncia do exercccio de ssuas ativid ualquer que seja o suporte da
dades, qu
infoormao ou a natureza do d documento o.

Figura 6 Conceitto de arqu


uivo

11
Fonte: Auttoria prpria
a.

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Fonnte: Autoria
a prpria.

Arrquivo: co onjunto de e docume entos prod duzidos e recebidoss por rg os pbliccos,


insstituies de car ter pblicco, entidades privvadas e pessoas fsicas em
decorrncia do exerc
Arquivo: ccio
conjunto de de ssuas ativid
documentos dades,
produzidos quualquer
e recebidos que pblicos,
por rgos suporte da
seja o instituies
infoormao ou a natureza do d
de carter pblico, entidades documento
privadas e pessoas o.
fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do documento.
Figura 6 Conceitto de arqu
uivo
Figura 6 Conceito de arquivo

Fonte: Auttoria
Fonte: Autoria prpria
prpria. a.

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2 Gesto de Documentos

A gesto de documentos o conjunto de procedimentos e de operaes tcnicas referentes


produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e inter-
mediria, visando sua eliminao ou seu recolhimento (BRASIL, 1991).

A aplicao desta tcnica permite que o Ministrio da Sade controle e acompanhe toda a sua
documentao, seja ela produzida ou recebida, garantindo a uniformizao de procedimentos; eficin-
cia na recuperao da informao; racionalizao da produo documental; criao e manuteno de
documentos de forma acessvel, inteligvel e utilizvel; transparncia e desburocratizao do Estado;
legalidade dos atos administrativos; destinao correta dos documentos; e a recuperao da informa-
o de forma gil.

Alm disso, a gesto de documentos proporciona s unidades do Ministrio da Sade condi-


es para que as demandas, dos cidados e internas, relacionadas prestao de informaes sejam
atendidas de forma gil e correta.

2.1 Documentos Oficiais


Documento emanado do poder pblico ou de entidades de direito privado capaz de produzir
efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato.

Comunicao oficial
A comunicao oficial a troca de mensagens e informaes entre os diversos rgos do servi-
o pblico. Sendo assim, alm dos conceitos bsicos de uma boa redao, existem fundamentos essen-
ciais padronizao dos documentos, no uso de frmulas, na esttica e na caracterstica da linguagem
a ser utilizada na elaborao de tais documentos.

Exemplos de comunicaes oficiais:

Memorando: comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem


estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicao eminentemente interna. (Manual de Redao da Presidncia da Repblica).

Ateno: Todas as unidades do MS podem produzir memorandos, desde que sejam unidades
formais e que os assuntos tratados sejam de sua competncia.

O que isso significa na prtica?

Memorando: comunicao entre unidades da estrutura formal do MS.

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O que isso sig


gnifica na
a prtica?
?

Memorando: ccomunica
ao entre
e unidadess da estru
utura formal do MS..

Fig
gura 77 Comunicao
Figura C
Comunicaovia
viamemorando
m
memorando
o

Fonte: Autoria prpria.


Fon
nte: Autoria prpria.

Co
omo fazer
r umfazer
Como memmorando?
?
um memorando?
A caraccterstica principal do memo orando a agilidad de, devenndo
A caracterstica principal do memorando a agilidade, devendo sua tramitao pautar-se pela
sua ttramitaoo pautar-se pela rrapidez e simplicid dade. Vissando atin ngir
rapidez e simplicidade. Visando atingir esse objetivo e facilitar as atividades do servio pblico, o Manual
esse objetivo e facilitarr as ativid
dades do servio pblico, o Manual da
da Presidncia da Repblica
Presidncia d
da Repbpadronizou
blica pad a forma e aaestrutura
dronizou forma a doe memorando.
a estrutura
e do
memo orando.
Estrutura
E
Estrutura
1) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o elabora.
1) Tipo e nmero o do docu umento, se a sigla do rgo que o
eguido da
2) Local eelabo
data em que foi elaborado.
ora.

2) Locaal edeve
3) Destinatrio: data ser
e
emmencionado
que foi elaborad
pelodo.
cargo que ocupa.
3) Dest
4) Assunto: tinatrio:
resumo doddeve serdocumento
teor do m
menciona
ado
empelo ccargo que ocupa.
negrito.
4) Assu unto: resu
umo do teo
or do docu umento em negrito o.
5) Fecho: respeitosamente para autoridades superiores ou atenciosamente para autoridades
de5) Fech
mesma ho: resp
peitosamente para
hierarquia. a autorid
dades su uperiores ou
atennciosamente para autoridad des de me
esma hiera arquia.
6) Nome e cargo do remetente responsvel pela expedio do documento.

14

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6) Nom
me e cargo do rem
metente re
esponsve
el pela exxpedio do
docu
umento.

Figura 8 Exemplo de Me
emorando
o
Figura 8 Exemplo de Memorando

Fonte: Manual da Presidncia da Repblica.

Lem
mbrete::
Om
memoraandoaacomu unicaoaserrenviad daaos
DSEEI,ncle
eosestaduais,,institu
utos,ho
ospitaiss
15
fede
eraisettc.
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Lembrete:

O memorando a comunicao a ser enviada aos DSEI, ncleos estaduais, institutos, hospitais
federais etc.

Erros comuns ao fazer um memorando: colocar braso, endereo, smbolos, rodap e numerar
a primeira folha.

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Erros comuuns ao fa
azer um m memorand
do: coloca
ar braso
o, endereo, smbollos,
dap e nu
rod umerar a primeira
p fo
olha.

Fig
gura 9 M e Memorando errad
Modelo de do
Figura 9 Modelo de Memorando errado

Fonte: Autoria prpria.


Fon
nte: Autoria prpria.

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Memorando-Circular: co omunicao interna


a com divversas cppias dirigid
das
a uniddades differentes de uma mesma institui o que podem
p esstar
hierarq
quicamentte em mesmo nvell ou em nveis diferrentes.

O me emorando o-circular tem ba asicamentte a m mesma estrutura


e do
Memorando-Circular: comunicao interna com diversas cpias dirigidas a unidades diferentes
memor rando. No o campo ttulo e nmero, deve ser s includ da a pala avra
de uma mesma instituio que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.
circulaar e, no ccampo de estinatrio o, deve-sse listar todos os destinatrd rios
O memorando-circular
que devem tom mar conh tem basicamente
hecimento a mesma estrutura do memorando.
o do asssunto tratado no documen No campo ttulo
nto.
e nmero, deve ser includa a palavra circular e, no campo destinatrio, deve-se listar todos os desti-
Exemp plo:
natrios que devem tomar conhecimento do assunto tratado no documento. Exemplo:
Figurra1010
Figura Exxemplo
Exemplo de
e Memora ando-Circu
de Memorando-Circular ular

Fonte: Autoria prpria.

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Fonte: Autoria prpria.

Ofcio: modalidade de comunicao oficial que tem como finalidade o


tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da administrao
pblica entre simodalidade
Ofcio: e tambm de
com particulares.
comunicao oficial que tem como finalidade o tratamento de assuntos
oficiais pelos
Ateno: rgos
Todos os da administrao pblica
rgos/unidades do MSentre si e tambm
podem comofcios,
produzir particulares.
desde que sejam unidades formais e que os assuntos tratados sejam de
Ateno: Todos os rgos/unidades do MS podem produzir ofcios, desde que sejam unidades
sua competncia.
formais e que os assuntos tratados sejam de sua competncia.
O que isso significa na prtica?
O que isso significa na prtica?
Ofcio: comunicao entre as unidades do Ministrio da Sade com
Ofcio:
outros rgos dacomunicao
administrao entre as unidades
pblica do Ministrio da Sade com outros rgos da adminis-
e particulares.
trao pblica e particulares.
Figura 11 Comunicao via ofcio
Figura 11 Comunicao via ofcio
[MMA1] Comentrio: Correo
SecretariaExecutiva(SE)

e

Funasa

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.


Como fazer um ofcio?
Como fazer um ofcio?
A caracterstica principal do ofcio a comunicao entre os rgos pblicos ou privados. O
nicoAsmbolo
caracterstica
que deveprincipal doobrigatoriamente
ser utilizado ofcio a comunicao
em ofcios entre osda Repblica.
o braso
rgos pblicos ou privados. O nico smbolo que deve ser utilizado
obrigatoriamente
Estruturaem ofcios o braso da Repblica.

Estrutura1) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede.

1) 2)
Tipo e nmero
Local e data emdoque
documento, seguido da sigla do rgo que o
foi expedido.
expede.
3) Destinatrio: nome, cargo, empresa, cidade, estado e CEP.
2) Local e data em que foi expedido.
4) Assunto: resumo do teor do documento em negrito.
3) Destinatrio: nome, cargo, empresa, cidade, estado e CEP.
5) Fecho: respeitosamente para autoridades superiores ou atenciosamente para autoridades
4) Assunto: resumo do teor do documento em negrito.
de mesma hierarquia.
5) Fecho: respeitosamente para autoridades superiores ou
6) Nome e cargo do remetente
atenciosamente responsvel
para autoridades pela expedio
de mesma do documento.
hierarquia.

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6) Nome e cargo do remetente responsvel pela expedio do
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documento.

Figura 12 Exemplo de Ofcio

Figura 12 Exemplo de Ofcio

Fonte: Manual de Redao da Presidncia da Repblica.

Despacho: a deciso ou ordem proferida por quem de direito para dar continuidade s
Despacho: a deciso ou ordem proferida por quem de direito para dar
aes presentes no documento.
continuidade s aes presentes no documento.

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Ateno: despacho no um novo documento e no precisa de registro no Sistema Integrado


de Protocolo e Arquivo (SIPAR).

A caracterstica principal do despacho evitar o aumento desnecessrio de documentos que


tratem do mesmo assunto e proporcionar celeridade aos atos do servio pblico.

Qualquer solicitao ou informao inerente ao documento ser feita por meio de despacho,
em Folha de Despacho, a ser includa no final do documento, utilizando-se tantas folhas quanto forem
necessrias.

Como fazer um despacho?

Estrutura

1) Fonte: deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12, no texto em geral, 11
nas citaes e 10 nas notas de rodap; para smbolos no existentes na fonte Times New
Roman, poder-se- utilizar as fontes Symbol e Wingdings.

2) Despacho referente: identificao do documento a que o despacho se refere. Posicionam-se


na margem esquerda e a 5,5 cm da borda superior do papel. Exemplo: Despacho referente ao
Memorando n 123/SAA/SE/MS.

3) Registro SIPAR n: citar o nmero de registro SIPAR do documento principal. Posiciona-se na


linha abaixo do despacho referente. Exemplo: Registro SIPAR n 25000.000322/2005-09.

4) Destinatrio do despacho: deve constar duas linhas abaixo do registro SIPAR. O destinatrio
mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplo: Ao () Sr.(a) Subsecretrio(a) de Assuntos
Administrativos.

5) Texto: desenvolvimento do teor do despacho. O primeiro pargrafo se inicia a duas linhas do


Destinatrio do Despacho e o incio de cada pargrafo do texto deve ter 2 cm de distncia da
margem esquerda; o campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0 cm de
largura e o campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm.

6) Data: dever ser centralizada a duas linhas abaixo do texto.

7) Identificao do signatrio: o nome e o cargo da autoridade que expede o despacho devem ser digita-
dos duas linhas abaixo da data e devem ser centralizados.

8) De acordo com a Portaria MS/GM n 1.864, de 4 de agosto de 2011, obrigatrio continuar a


numerao das pginas de acordo com o documento que est recebendo o despacho, no rodap,
no canto inferior direito.

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Figura13pg25errada,trocarporesta
Figura 13 Exemplo de Folha de Despacho


Fonte: Manual de Redao da Presidncia da Repblica.

Lembrete:

O despacho no dever ser registrado no SIPAR!

O despacho no poder ser dado no verso e em nenhum outro local do documento oficial.

Utilizar sempre a folha de despacho conforme est no modelo.


Pode ser utilizada a frente e o verso da folha de despacho.

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Figura14pg27errada,trocarporesta:
Figura 14 Erros comuns ao fazer um despacho

Fonte: Autoria prpria.

Registrodeexpedienteexternopg34noestaemnegrito
Todososimportantesnoestoemnegritonememvermelho
Figura16pg36faltaaspasnofinaldottulo.
Figura17pgpg40ottuloestaerradodevesermudadoparaExemplo:Ondeaporo
carimboderegistroSIPAR
RegistrosAdicionais,MotivodoCancelamentoeCancelarDocumentopg41noesto
emnegrito
Figurareferenteaoitem3estacortadapg42
OtextoINTERNASdoMinistriodaSadenoestaemnegritopg43 23
Otextotramitandoexpedientesfisicamentepg44noestaemnegrito.
OtextonofazempartedaestruturadiretadoMinistriodaSade,ousejargos
EXTERNOSdaAdministraoPblicaFederalouEstadualpg57noestaemnegritoeem
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3 TRABALHANDO COM EXPEDIENTES

3 Trabalhando com Expedientes


3.1 Registro de expedientes

O registro a atividade de digitar os elementos identificadores de cada


documento em sistema prprio, para fins de controle.
3.1 Registro de Expedientes
Todos os documentos produzidos e recebidos pelas unidades do
O registro a atividade de digitar os elementos identificadores de cada documento em sistema
Ministrio da Sade devem ser registrados no Sistema Integrado de Protocolo
prprio, para fins de controle.
e Arquivo (SIPAR), conforme preconiza a Portaria MS/GM n 1.864, de 4 de
agosto Todos
de 2011.
os documentos produzidos e recebidos pelas unidades do Ministrio da Sade devem ser
registrados no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (SIPAR), conforme preconiza a Portaria MS/GM n
1.864, deExistem
4 de agostoalgumas
de 2011. maneiras de registrarmos os expedientes de arquivo
recebidos e produzidos pelo MS no SIPAR; vejamos a seguir:
Existem algumas maneiras de registrarmos os expedientes de arquivo recebidos e produzidos
pelo MS Registro de expediente
no SIPAR; vejamos a seguir: interno
Registro de expediente interno
1) V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do
mouse1)em REGISTRO.
V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO.

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2) D um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO DE


DOCUMENTO INTERNO.
2) D um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO DE DOCUMENTO INTERNO.

Explicando os campos:
3) Preenchendo os campos do registro:
Insumo Estratgico para Sade (IES): os expedientes referentes a
3)
insumo estratgico Preenchendo
para sade
Explicando os campos
devero
os campos: estardoidentificados
registro: fisicamente com o
carimbo Insumos Insumo
Estratgicos de Sade. Esse carimbo aposto pelos
Estratgico para Sade (IES): os expedientes referentes a insumo estratgico para sade
tcnicos das devero
reas que realizam afisicamente
estar identificados anlise comdo expediente; s assim,
o carimbo Insumos a opo
Estratgicos de Sade. Esse carimbo
sim dever ser marcada. Caso o expediente interno no tenha esse carimbo,
aposto pelos tcnicos das reas que realizam a anlise do expediente; s assim, a opo sim dever ser
dever ser marcada
marcada.aCaso
opo no. interno no tenha esse carimbo, dever ser marcada a opo no.
o expediente

Figura 15 Modelo
Figura 15 Modelo do Carimbo
do Carimbo Insumos
Insumos Estratgicos
Estratgicos de Sade
de Sade

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

Registro: ondeRegistro: ondedisponibiliza


o sistema o sistema disponibiliza
o nmero o nmero do registro.O
do registro. O campo
campo preenchido
automa-

preenchidoticamente pelo SIPAR.


automaticamente pelo SIPAR.
Data do documento: data da criao do expediente. Aquela que est escrita no expediente
Data do documento: data da criao do expediente. Aquela que est
(no a data do cadastramento no Sistema).
escrita no expediente (no a data do cadastramento no Sistema).
Tipo de suporte: o material no qual a informao do documento est gravada. Ex.: papel.
Tipo de suporte: o material no qual a informao do documento est
Prazo de pendncia: informar o prazo total para que o documento conclua seus trmites. Caso
gravada. Ex.: papel.
o expediente contenha, de forma expressa, um prazo para a sua resposta, esse prazo dever obrigato-
Prazo de pendncia: informar
riamente ser inserido neste o prazo total para que o documento conclua
campo.
seus trmites. Caso o expediente contenha, de forma expressa, um prazo
para a sua resposta, esse prazo dever obrigatoriamente ser inserido neste
campo.
26
Tipo de documento: escolher o tipo documental que ser cadastrado. Ex.:
Memorando, Ofcio, Contrato.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Tipo de documento: escolher o tipo documental que ser cadastrado. Ex.: Memorando, Ofcio,
Contrato.

Nmero Original: este campo deve ser preenchido da forma como est no documento. Ex.: Me-
morando n 011/2012/SEGED/DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA/SE.

Acesso: definio do grau de sigilo do documento. Se o expediente ostensivo, poder ser


acessado por todos. Caso tenha algum grau de sigilo, o seu acesso ser limitado ao usurio com permis-
so. Vale lembrar que, para a atribuio de qualquer grau de acesso diferente do ostensivo, necessrio
ter competncia legal para tal.

Resposta ao: informar se o documento registrado tem, em seu texto, resposta a outro docu-
mento ou processo. Ex.: o processo de pagamento 25000.000012/2012-56 uma resposta ao processo
25000.000378/2011-48.

Importante

Esse campo no trata de anexao, apensao ou insero. somente para informar que o expediente foi
criado como uma resposta a um expediente j existente.

Classificao arquivstica: escolha a classificao do documento entre os cdigos da relao de


acordo com o assunto abordado em seu contedo.

Referncia ao registro: informar se o expediente cadastrado faz referncia a outro expediente


ou processo. Ex.: o memorando 25000.004789/2012 faz referncia ao ofcio 25000.000569/2011-17.

Importante

Esse campo no trata de anexao, apensao ou insero. somente para informar aos usurios que
existem processos ou expedientes tramitando e que tratam de um mesmo assunto ou assuntos cor-
relatos.

Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o expediente e que sero
utilizadas para futuras pesquisas.

Resumo do documento: descrever, nesse campo, o contedo do documento de forma sucinta


e bem explicativa.

Importante

O que est no assunto do documento no o seu resumo.

Antes de fazer o resumo, leia todo o documento com ateno.

Cuidado com a coerncia e a coeso do texto.

Atente-se para a ortografia.

Interessado: campo onde se escolhe uma pessoa fsica ou jurdica, um rgo do MS, rgos da
administrao pblica ou empresas privadas que tem interesse no documento. Para saber qual o inte-
ressado do documento, faa as seguintes perguntas: Quem solicita alguma atividade ou informao?
Quem ter ganhos ou perdas com esse expediente? Quem tem interesse no expediente?

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Importante

O ocupante do cargo que assina o documento no interessado. Nesses casos, deve-se colocar o nome
do servio, coordenao ou diviso ao qual ele representa.

A palavra OUTROS no ser interessada em expedientes.

Esse campo ilimitado; por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados que houver no ex-
pediente.

Provenincia: quem produziu o documento.

Arquivo Digital: permite que o usurio insira um Arquivo Digital, ou seja, inserir o arquivo (.doc,
.xls, .PDF, .jpg,. .TIF) que est salvo no seu computador.

Nmero de cpias: informar se deseja criar cpias do expediente cadastrado; por exemplo, um
memorando que ser passado para dois ou mais rgos diferentes.

Tramitar para: a funcionalidade deve ser utilizada caso o usurio queira tramitar o expediente
aps o seu registro.

Boto [INCLUIR]: ao terminar o cadastro do documento, clique no boto INCLUIR com o boto esquer-
do do mouse para finalizar o cadastro e gerar o nmero SIPAR.

Boto [COPIAR]: nessa opo, o usurio poder copiar alguns dados de um documento j ca-
dastrado para
Registro deo registro atual. externo
expediente
Registro de expediente externo
1) V ao menu DOCUMENTOS > e d um clique com o boto esquerdo do
mouse1) em
V aoREGISTRO.
menu Documentos e d um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO.

2) D um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO DE


DOCUMENTO EXTERNO.

28

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2) D um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO DE


DOCUMENTO EXTERNO.
2) D um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO DE DOCUMENTO EXTERNO.

3) 3)Preenchendo
Preenchendo osos campos
campos do registro:
do registro:

Explicando os os
Explicando campos:
campos:

Insumo Estratgico
Insumo Estratgico para(IES):
para Sade Sade (IES): referentes
os expedientes os expedientes referentes
a insumo estratgico a
para sa-
insumo
de devero estratgico
estar identificadospara sade
fisicamente comdevero
o carimboestar identificados
insumos fisicamente
estratgicos de com
sade. Esse carim-
bo o carimbo
aposto insumos
pelos tcnicos estratgicos
das reas que realizamde sade.
a anlise Esse carimbo
do expediente; s assim,a opo
apostosimpelos
deve-
r sertcnicos
marcada. Caso o expediente externo no tenha esse carimbo, dever ser
das reas que realizam a anlise do expediente; s assim, a opo marcada a opo no.
sim dever ser marcada. Caso o expediente externo no tenha esse
carimbo, dever ser marcada a opo no.

Figura 16 Modelo do carimbo Insumos Estratgicos


de Sade 29

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Insumo Estratgico para Sade (IES): os expedientes referentes a 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

insumo estratgico para sade devero estar identificados fisicamente com


o carimbo insumos estratgicos de sade. Esse carimbo aposto pelos
tcnicos das reas que realizam a anlise do expediente; s assim, a opo
sim dever ser marcada. Caso o expediente externo no tenha esse
carimbo, dever ser marcada a opo no.

Figura
Figura16
16Modelo
Modelodo
docarimbo
carimboInsumos
InsumosEstratgicos
Estratgicosde Sade
de Sade

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria Prpria.
Registro: onde o Sistema disponibiliza o nmero do registro SIPAR. Esse
campo preenchido automaticamente pelooSistema.
Registro: onde Sistema disponibiliza o nmero do registro SIPAR. Esse campo preenchido
automaticamente
Data do documento: pelo Sistema.
data da criao do expediente (no a data do
cadastramento no Sistema).
Data do documento: data da criao do expediente (no a data do cadastramento no Sistema).

Data do recebimento: data em que o expediente foi recebido pelo Ministrio da Sade.

Tipo de remessa: selecione o modo como o expediente foi enviado ao Ministrio da Sade. Ex.:
SEDEX, SEDEX 10, REGISTRADA, REGISTRADA COM AR.

Nmero da remessa: preencher com o nmero da remessa. Caso no possua essa informao,
digitar S/N (Sem Nmero).

Prazo de pendncia: informar o prazo em que o expediente deve ter sua resposta concluda.
Ex.: Acrdo do TCU enviado ao Ministrio da Sade que tem o prazo de 30 dias para ser respondido.

Prazo de pendncia no definido: Marcar esse campo quando o expediente no tiver prazo de
pendncia indicado.

Tipo de documento: escolher o tipo documental que est sendo registrado. Ex.: Ofcio, Carta,
Acrdo.

Identificao: este campo deve ser preenchido da forma como est no expediente. Ex.: ofcio
n 1785/2012-GAB/SESPA.

Tipo de suporte: o material no qual a informao do documento est gravada. Ex.: papel.

Resposta ao: informar se o documento cadastrado cita, em seu texto, resposta a outro expe-
diente ou processo. Ex.: o processo de pagamento 25000.000012/2012-56 uma resposta ao processo
25000.000378/2011-48.

Importante

Esse campo no trata de anexao, apensao ou insero. somente para fazer referncia se o
documento foi criado como uma resposta a um documento j existente.

Tipo de referncia externa: informar se o expediente tem algum nmero identificador de outra
instituio. Ex.: Acrdo TCU, Processo Administrativo Disciplinar (PAD).

Importante

Esse campo s deve ser preenchido quando esta informao constar no expediente.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Referncia externa: deve ser preenchido com o nmero do tipo da referncia selecionado no
campo anterior. Ex.: Acrdo TCU 0001/2012.

Importante

Essa informao s deve ser preenchida quando o campo anterior estiver preenchido.

Referncia Externa no definida: Este campo deve ser marcado quando o expediente no tem
tipo de referncia externa e referncia externa.

Acesso: definio do grau de sigilo do documento. Se o expediente ostensivo, poder ser


acessado por todos; Caso tenha algum grau de sigilo, o seu acesso limitado ao usurio com permisso.
Vale lembrar que, para a atribuio de qualquer grau de acesso diferente do ostensivo, necessrio ter
competncia legal para tal.

Classificao arquivstica: escolha a classificao do expediente entre os cdigos da relao de


acordo com o assunto abordado em seu contedo.

Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o(s) assunto(s) do expe-
diente e que sero utilizadas para futuras pesquisas.

Resumo do documento: descrever, nesse campo, o contedo do expediente de forma sucinta,


clara e explicativa.

Importante

O que est descrito no assunto do expediente no o seu resumo.

Antes de fazer o resumo, leia todo o expediente com ateno.

Cuidado com a coerncia e a coeso do texto.

Atente-se para a ortografia.

Referncia ao registro: informar se o expediente cadastrado faz referncia a outro expediente


ou processo. Ex.: o memorando 25000.004789/2012 faz referncia ao ofcio 25000.000569/2011-17.

Importante

Esse campo no trata de anexao, apensao ou insero. somente para informar aos usurios
que existem processos ou expedientes tramitando e que tratam de um mesmo assunto ou assun-
tos correlatos.

Interessado: campo onde se escolhe uma pessoa fsica ou jurdica, um rgo do MS, rgos da
administrao pblica ou empresas privadas que tm interesse no documento. Para saber qual o inte-
ressado pelo documento, faa as seguintes perguntas: Quem solicita alguma atividade ou informao?
Quem ter ganhos ou perdas com esse documento? Quem tem interesse direto no assunto tratado no
documento?

31

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Importante

O ocupante do cargo que assina o expediente no interessado. Nesses casos, deve-se colocar
o nome do servio, coordenao ou diviso ao qual ele representa.

A palavra OUTROS no ser utilizada como interessada em expedientes.

Esse campo ilimitado; por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados do expedien-
te.

Provenincia: quem produziu o expediente.

Procedncia/remetente: quem enviou o expediente ao Ministrio da Sade.

Tramitar para: a funcionalidade deve ser utilizada caso o usurio deseje tramitar o documento
aps o seu registro.

Arquivo Digital: permite que o usurio insira um arquivo digital, ou seja, inserir o arquivo (.doc,
.xls, .PDF, .jpg, .TIF) que est salvo no seu computador.

Boto [INCLUIR]: ao terminar o cadastro do documento, clique no boto INCLUIR com o boto
esquerdo do mouse para finalizar o cadastro e gerar o registro SIPAR.

Aps o registro ser concludo, independente de ser interno ou externo, o nmero gerado pelo
SIPAR deve constar no canto superior direito do expediente. Exemplo:

32

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429


Aps o registro ser concludo, independente de ser interno ou(VOLUME
2016.98999.00001.6.8 externo, o
1) - 2016.98999.90002.6.8

nmero gerado pelo SIPAR deve constar no canto superior direito do


expediente. Exemplo:

Figura 17 Exemplo de registro no SIPAR


Figura 17 Exemplo: Onde por o carimbo de registro SIPAR

Cancelar registro no SIPAR


Fonte: Autoria prpria.

Fonte:Caso
Autoria prpria.tenha cometido algum erro e haja a necessidade de
o usurio
Cancelar registro
cancelamento no SIPAR
do registro no Sistema, dever seguir os seguintes passos:
Caso o usurio tenha cometido algum erro e haja a necessidade de cancelamento do registro
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do
no Sistema, dever seguir os seguintes passos:
mouse em CANCELAR.
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em CANCELAR.

2) Informe o nmero do registro SIPAR a ser cancelado e d um clique com o


boto esquerdo do mouse no boto PESQUISAR.

33

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2)
2) Informe
Informe o
o nmero
nmero do registro SIPAR a
a ser
ser cancelado e
e d um
umoclique com
com o
2) Informe o nmerodo
do registro SIPAR
registro SIPAR cancelado
a ser cancelado dcom
e d um clique clique o
boto esquerdo
boto esquerdo
botodoesquerdo do mouse
do mouse no boto PESQUISAR.
no boto PESQUISAR.
mouse no boto PESQUISAR.

3)
3) Explicando os
ososcampos:
3) Explicando
Explicando campos:
campos:

Explicando os campos:

1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros que devero ser can-
celados. Para adicionar novos registros, clique com o boto esquerdo do mouse o boto [+].

2. Motivo do Cancelamento: preencher este campo de forma sucinta e clara com os motivos
que levaram ao cancelamento do expediente.

3. Cancelar documento: ao clicar com o boto esquerdo do mouse no boto [CANCELAR DO-
CUMENTO], a ao ser concluda.

Recuperar registro cancelado

Caso o usurio tenha cancelado um registro no Sistema equivocadamente, poder recuper-lo


realizando os seguintes passos:

34

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429


Caso o usurio tenha cancelado um registro2016.98999.00001.6.8
no Sistema
(VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
equivocadamente, poder recuper-lo realizando os seguintes passos:

1) V ao menu DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do


mouse em CANCELAR.

1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em CANCELAR.

2) Informe o nmero do registro SIPAR a ser cancelado e d um clique com o


2) Informe o nmero
2) Informe o nmerodo registro
do registro SIPAR a ser cancelado e dcom
umoclique com o
boto esquerdo do mouse noSIPAR a ser[PESQUISAR].
boto recuperado e d um clique boto esquerdo
botodoesquerdo do mouse
mouse no boto no boto [PESQUISAR].
[PESQUISAR].

3)
Clique comcom oo boto esquerdo
do mouse do mouse no boto [RECUPERAR
3) Clique com
3) Clique oboto
boto esquerdo
esquerdo doboto
no no boto
[RECUPERAR
mouse [RECUPERAR
DOCUMENTO]. O registro foi
DOCUMENTO]. O registro foi recuperado.
recuperado. O registro foi recuperado.
DOCUMENTO].

Lembretes:
Lembretes: 35

Um
Um registro
registro s
s pode
pode ser
ser cancelado
cancelado quando
quando
estivernapossedorgo.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Lembretes:

Um registro s pode ser cancelado quando estiver na posse do rgo.

Um registro s pode ser cancelado quando no estiver com um trmite em aberto.

Registros que tenham sido expedidos e ainda no tenha retornado ao Ministrio da Sade no
3.2 Andamento de expediente
podem ser excludos.

O cancelamento do registro a excluso do registro do sistema.


Tramitao

a movimentao de expedientes entre as unidades INTERNAS do


3.2 Andamento de Expediente
Ministrio da Sade, independentemente da sua localizao geogrfica.
Tramitao
Exemplos de unidades para as quais deve ser feita a tramitao:
a movimentao de expedientes entre as unidades INTERNAS do Ministrio da Sade, inde-
pendentemente da sua localizao
Ncleos estaduais;geogrfica.

Exemplos de unidades para as quais deve ser feita a tramitao:


Hospitais federais (Andara, Lagoa, Ipanema, Cardoso Fontes,
Hospital dos Servidores do Estado e Hospital de Bom Sucesso);
Ncleos estaduais;

Hospitais federais (Andara, Lagoa, Ipanema, Cardoso Fontes, Hospital dos Servidores do Esta-
Instituto Evandro Chagas;
do e Hospital de Bom Sucesso);
Centro Nacional de Primatas;
Instituto Evandro Chagas;

Instituto
Centro NacionalNacional
de Primatas;de Cardiologia;
Instituto
Instituto Nacional
Nacional do Cncer.
de Cardiologia;

Instituto Nacional do Cncer.


Figura 18 Tramitao documentos
Figura 18 Tramitao documentos

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.


Tramitando expedientes fisicamente
Tramitando expedientes fisicamente
1. Verifique se o expediente est completo, se todas as pginas esto numeradas e na ordem
1.correta.
Verifique se o expediente est completo, se todas as pginas
esto
2. Verifique numeradas
se os dados do registroe na
estoordem
corretos, correta.
principalmente os campos: nmero do docu-
mento, resumo, interessado, anexos, inseres.
2. Verifique se os dados do registro esto corretos, principalmente
os campos: nmero do documento, resumo, interessado,
36
anexos, inseres.

Lembrete:
VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Lembrete:

A numerao de EXPEDIENTES dever ser aposta no canto inferior direito do documento e ter
1) V
incio ao menu
na segunda DOCUMENTO
pgina > e d um 2.clique com o boto esquerdo do
do expediente com
1) V ao menu DOCUMENTO > eo nmero
d um clique com o boto esquerdo do
mouse em TRAMITAR.
mouse em TRAMITAR.
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em TRAMITAR.

2) Informe o nmero
2) Informe o nmerododo expediente
do expediente que
expediente que ser
serser tramitado
tramitado ecom
e cliquee clique com
o boto o boto
esquerdo do
2) Informe o nmero que tramitado clique com o boto
esquerdo
mouse do
no mouse
boto no boto [PESQUISAR].
[PESQUISAR].
esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

37

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) Preenchendo os campos da tramitao:


3) Preenchendo os campos da tramitao:

Explicando os campos:
Explicando os campos:
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros na tramitao para um mes-
1. mo rgo.
Registros Para adicionar novos
Adicionais: registros,
campo clique compara
utilizado esquerdo do mouse
o botoadicionar outroso boto [+].
registros na
tramitao para
2. Prioridade: um
deve ser mesmo
preenchido rgo. Para adicionar
com a prioridade que o rgo novos registros,
de destino da tramitaoclique
com odeve
bototrataresquerdo
o documento.do mouse
Podem o botoas [+].
ser escolhidas seguintes prioridades: baixa, mdia e alta.

2. Prioridade:
3. Situao: deve serautomaticamente
preenchido preenchido com a prioridade que o rgo de destino
pelo Sistema.
da tramitao deve tratar o documento. Podem ser escolhidas as seguintes
4. rgo de Destino: clicar com o boto esquerdo do mouse no boto [+] para abrir a pop-up
prioridades: baixa, mdia e alta.
(outra janela) onde deve ser feita a pesquisa da(s) unidade(s) que devero receber o expe-
diente.
3. Situao: preenchido automaticamente pelo Sistema.
5. Despacho: deve-se escolher a ao que ser realizada pelo rgo ao qual o expediente ser
4. rgotramitado.
de Destino: clicar com o boto esquerdo do mouse no boto [+]
para abrir a pop-up (outra janela) onde deve ser feita a pesquisa da(s)
6. Resumoque
unidade(s) do Despacho:
deverodescrever,
receber de o
forma sucinta e explicativa, qual a ao a ser realizada
expediente.
com o expediente.
5. Despacho: deve-se escolher a ao que ser realizada pelo rgo ao qual
Importante
o expediente ser tramitado.
Evite frases prontas que no representam qual a ao deve ser realizada, como por exemplo, para
6. providncias.
Resumo Ado Despacho: descrever, de forma sucinta e explicativa, qual a
Ao a ser realizada com o expediente deve ser descrita de forma completa no
ao Isso
Sistema. a ser realizada
possibilita que oscom o expediente.
interessados possam saber o andamento do expediente dentro do
MS.
7. Prazo de pendncia: caso o expediente tenha algum prazo que deva ser cumprido na rea
de destino, deve-se preencher, nesse campo, a quantidade de dias de que o rgo dispe
para responder.

38

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Importante

Quando esse campo preenchido, o Sistema s para de contar o prazo de pendncia quando o
rgo retorna o expediente ao rgo que gerou a pendncia. Caso no haja esse retorno, o SIPAR
impede que o documento seja expedido.
8. Boto [TRAMITAR]: ao terminar de preencher os campos, o usurio deve clicar com
o boto esquerdo do mouse em TRAMITAR para que o documento seja movimen-
tado para o rgo de Destino.

Lembrete:

Para realizar o trmite de expedientes, eles devem estar na posse do rgo e no perfil do usurio!

Cancelar o trmite de expedientes no SIPAR

Caso o usurio tenha efetuado o trmite de algum expediente por engano ou para o rgo de
destino incorreto, poder cancelar a tramitao seguindo os seguintes passos:
1) V ao menu DOCUMENTOS > e d um clique com o boto esquerdo do
1) V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em CANCELAR
mouse em CANCELAR TRAMITAO.
TRAMITAO.

2) Existem trs formas de cancelar a tramitao de um expediente. Veja a


explicao de como fazer em cada uma delas:

39

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2) Existem trs
2) Existem trsformas
formas dede cancelar
cancelar a tramitao
a tramitao de umVeja
de um expediente. expediente. Veja
a explicao de a
como
explicao de como fazer
fazer em cada uma delas: em cada uma delas:

Explicando os campos:

1. Informe o documento: caso o usurio queira cancelar somente a


tramitao de um expediente e tenha o seu nmero de registro SIPAR,
dever preencher esse campo e clicar com o boto esquerdo do mouse
no boto [CANCELAR].

2. Explicando
Informe os a campos:
GRD: caso o usurio queira cancelar o trmite de todos os
documentos que constam em uma Guia de Remessa de Documentos
1. Informe o documento: caso o usurio queira cancelar somente a tramitao de um expe-
(GRD), dever informar o nmero da GRD nos campos indicados na
diente e tenha o seu nmero de registro SIPAR, dever preencher esse campo e clicar com o
figura acima doe mouse
boto esquerdo clicar com [CANCELAR].
no boto o boto esquerdo do mouse no boto
[CANCELAR].
2. Informe a GRD: caso o usurio queira cancelar o trmite de todos os documentos que constam
3. Listagem:
em uma Guia deporRemessa
esse decaminho,
Documentos o usurio pode
(GRD), dever selecionar
informar quais
o nmero registros
da GRD nos cam-
deseja cancelar
pos indicados na figuraeacima
clicar com
e clicar como oboto esquerdo
boto esquerdo do no
do mouse mouse no boto
boto [CANCELAR].
[CANCELAR].
3. Listagem: por esse caminho, o usurio pode selecionar quais registros deseja cancelar e cli-

3) Aps car com o boto


realizar esquerdo
qualquer umdo mouse no boto [CANCELAR].
dos procedimentos descritos acima, o usurio
dever
3) Apsjustificar o cancelamento
realizar qualquer do trmite
um dos procedimentos e clicar
descritos acima, ocom
usurioodever
botojustificar
esquerdoo can-
do mouse no boto [CONFIRMAR].
celamento do trmite e clicar com o boto esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].

Lembrete:
40
Para realizar o cancelamento do trmite, o documento no
podetersidorecebidopelorgodedestino!
Aorealizarocancelamentodotrmitedeumregistro,eleno
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Lembrete:

Para realizar o cancelamento do trmite, o documento no pode ter sido recebido pelo rgo
de destino!

Ao realizar o cancelamento do trmite de um registro, ele no retirado de uma GRD que j te-
nha sido gerada. Nesse caso, a GRD tambm deve ser cancelada e gerada outra.
Aps ser realizada a tramitao, o usurio pode gerar a Guia de
RemessaGerarde Documentos
Guia de Remessa de(GRD) para (GRD)
Documentos o rgo ao qual os expedientes foram
no SIPAR
tramitados. Para gerar uma GRD no SIPAR, o usurio deve realizar os
Aps ser realizada a tramitao, o usurio pode gerar a Guia de Remessa de Documentos (GRD)
seguintes passos:
para o rgo ao qual os expedientes foram tramitados. Para gerar uma GRD no SIPAR, o usurio deve
realizar
1) Vosao
seguintes
menupassos:
DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do
mouse emmenu
1) V ao GUIAS.
DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em GUIAS.

2) Escolha o rgo
2) Escolha o rgode
de destino e se
destino e se deseja
deseja incluirincluir processos
processos nessa guia. nessa guia.

3) Selecione os documentos que devem aparecer nesta GRD e clique com o


boto esquerdo do mouse no boto [IMPRIMIR GUIA].

41

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) Selecione os osdocumentos
3) Selecione que
documentos que devem
devem aparecer
aparecer nesta GRDnesta
e cliqueGRD
com oeboto
clique com do
esquerdo o
botomouse
esquerdo do[IMPRIMIR
no boto no boto [IMPRIMIR GUIA].
mouse GUIA].

Lembretes:
Cancelar Guia de Remessa de Documentos (GRD)
Aps ser gerada, uma GRD no pode ser modificada. Caso seja necessrio realizar alguma alte-
rao, aPara cancelar
GRD deve uma GRD
ser cancelada
Lembretes:
no
e gerada SIPAR, o usurio deve realizar os seguintes
outra.
Apssergerada,umaGRDnopodesermodificada.Casoseja
passos:
Cancelar Guia de Remessa de Documentos (GRD)
necessriorealizaralgumaalterao,aGRDdevesercanceladae
1) V ao menu DOCUMENTOS > e d um clique com o boto esquerdo do
geradaoutra.
Para cancelar uma GRD no SIPAR, o usurio deve realizar os seguintes passos:
mouse em GUIAS.
1) V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em GUIAS.

2) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [CANCELAR GUIAS].

42

3) Digite o nmero da GRD que ser cancelada e a justificativa do


cancelamento. Clique
VERIFIQUE A AUTENCIDADE com oEM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx
DESTE DOCUMENTO boto esquerdo do mouse no boto INFORMANDO O CDIGO: 949429
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2) Clique comcom
2) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [CANCELAR
[CANCELAR GUIAS]. GUIAS].

3) Digite
3) Digite o onmero
nmero dada
GRD GRD
que serque
cancelada
sere a justificativa
cancelada do cancelamento. Clique comdo
e a justificativa o
boto esquerdo do mouse no boto [CANCELAR].
cancelamento. Clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[CANCELAR].

Lembretes:

Uma GRD s pode ser cancelada se nenhum dos registros que a compe tiver sido recebido pelo
rgo de destino.
Lembretes:
Ao cancelar uma GRD, os trmites dos registros que a compe no sero cancelados. Cancelar a
UmaGRDspodesercanceladasenenhumdosregistrosque
GRD diferente de cancelar o trmite do expediente.
acompetiversidorecebidopelorgodedestino.
AocancelarumaGRD,ostrmitesdosregistrosqueacompe
noserocancelados.CancelaraGRDdiferentedecancelaro
trmitedoexpediente.

Reimprimir uma Guia de Remessa de Documentos (GRD)

Para reimprimir uma GRD, o usurio deve realizar os seguintes passos:

1) V em DOCUMENTO > GUIAS e d um clique com o boto esquerdo do


mouse.

43

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Reimprimir uma Guia de Remessa de Documentos (GRD)

Para reimprimir uma GRD, o usurio deve realizar os seguintes passos:

1) V em DOCUMENTO GUIAS e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Digite o nmero da GRD no campo REIMPRIMIR GRD e clique com o


boto esquerdo do mouse no boto [REIMPRIMIR].
2) Digite o nmero da GRD no campo REIMPRIMIR GRD e clique com o boto esquerdo do
2) Digitemouse
o nmero da GRD no campo REIMPRIMIR GRD e clique com o
no boto [REIMPRIMIR].
boto esquerdo do mouse no boto [REIMPRIMIR].

Distribuio

A distribuio uma funcionalidade do SIPAR que permite que os


Distribuio
documentos e processos sejam movimentados entre servidores/colaboradores
de um Amesmo rgo/unidade
distribuio uma no SIPAR.
funcionalidade do SIPAR que permite que os
documentos e processos sejam movimentados entre servidores/colaboradores
A distribuio s pode ser feita entre servidores/colaboradores de um
de um mesmo rgo/unidade no SIPAR.
mesmo rgo/unidade e permite saber com quem est determinado
documento.
A distribuio s pode ser feita entre servidores/colaboradores de um
44
mesmo rgo/unidade e permite saber com quem est determinado
Figura 19 Distribuio de documentos
documento.
VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429
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Distribuio

A distribuio uma funcionalidade do SIPAR que permite que os documentos e processos


sejam movimentados entre servidores/colaboradores de um mesmo rgo/unidade no SIPAR.

A distribuio s pode ser feita entre servidores/colaboradores de um mesmo rgo/unidade e


permite saber com quem est determinado documento.

Figura 19 Distribuio de documentos

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Realizar a distribuio no SIPAR:
Fonte: Autoria prpria.
Realizar a distribuio no SIPAR:
1) V ao menu DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do
Realizar
mouse a distribuio
1) V emmenu
ao no SIPAR:
DISTRIBUIR.
DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em DISTRIBUIR.

1) V ao menu DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do


mouse em DISTRIBUIR.

2) Digite o nmero do registro a ser distribudo no campo INFORME O


DOCUMENTO e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
2) Digite o nmero do registro a ser distribudo no campo INFORME O
DOCUMENTO e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].

45

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2) Digite o nmero do registro a ser distribudo no campo INFORME O


DOCUMENTO
2) Digite o nmeroedoclique
registro acom o boto
ser distribudo esquerdo
no campo do
INFORME mouse noe clique
O DOCUMENTO boto
[PESQUISAR].
com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Preenchendo ososcampos
3) Preenchendo campos dada distribuio:
distribuio:

Explicando os campos:

Explicando osAdicionais:
1. Registros campos: campo utilizado para adicionar outros registros na distribuio para uma mes-
ma pessoa. Para adicionar novos registros, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [+].
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros
2.na
Servidor: escolha,para
distribuio na relao
umaapresentada pelo Sistema,
mesma pessoa. Parao nome do servidor
adicionar novos para qual o do-
registros,
cumento deve ser distribudo.
clique com o boto esquerdo do mouse no boto [+].
3. Despacho: informe qual providncia o servidor que receber o documento deve tomar.
2. Servidor: escolha, na relao apresentada pelo Sistema, o nome do
4.servidor para
Providncia: qual odedocumento
explique, forma sucintadeve ser distribudo.
e coerente, a ao que deve ser tomada pelo servi-
dor que receber o documento.
3. Despacho: informe qual providncia o servidor que receber o
5.documento devecaso
Prazo de Resposta: tomar.
o documento tenha um prazo a ser cumprido, informe-o neste campo.

4. Aps realizar estas aes,


Providncia: clique de
explique, comforma
o botosucinta
esquerdo e mouse em DISTRIBUIR.
docoerente, a ao que deve
ser tomada pelo servidor que receber o documento.

46 5. Prazo de Resposta: caso o documento tenha um prazo a ser cumprido,


informe-o neste campo.

Aps realizar
VERIFIQUE estas
A AUTENCIDADE aes,
DESTE clique
DOCUMENTO com o boto esquerdo do mouse INFORMANDO
EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx em O CDIGO: 949429
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Receber Distribuio

1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em RECEBER


DISTRIBUIO.

2) Existem duas formas de receber uma distribuio, que so:


2) 2) Existemduas
Existem duas formas
formasde receber uma distribuio,
de receber que so:
uma distribuio, que so:
1. Digite o onmero
1. Digite doregistro
nmero do registro no campo
no campo INFORME
INFORME O DOCUMENTO
O DOCUMENTO e d um clique comeod
1. Digite
um cliqueo nmero do
com o botoregistro no
esquerdo campo
do mouse no boto [RECEBER]. e d
INFORME O DOCUMENTO
um boto
clique esquerdo mouse no
com odoboto boto [RECEBER].
esquerdo do mouse no boto [RECEBER].
2. Selecione
2. Selecione um nmero
um nmero de registro
de um um registro quenaaparece
que aparece listagem ena listagem
clique e clique
com o boto es-
2. Selecione
com o boto
querdo
um nmero
esquerdo
do mouse
de
no botodo
um registro que aparece
mouse no boto [RECEBER].
[RECEBER].
na listagem e clique
com o boto esquerdo do mouse no boto [RECEBER].

Lembretes:
Lembretes:
A distribuio no gera Guia de Remessa de Documentos47
A distribuio no gera Guia de Remessa de Documentos
(GRD).
(GRD).
ApenaspessoasquepossuemacessoaoSIPARpodemrealizar
VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Lembretes:

A distribuio no gera Guia de Remessa de Documentos (GRD).

Apenas pessoas que possuem acesso ao SIPAR podem realizar o procedimento.

A distribuio s pode ser realizada entre pessoas de um mesmo rgo/unidade.

A distribuio diferente da tramitao.


Expedio
Expedio
o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para
rgos que no
o ato fazem parte
de encaminhar da estrutura
o documento direta
fisicamente do Ministrio
e virtualmente para rgosda
queSade,
no fazemou
partergos
seja, da estrutura direta do Ministrio
EXTERNOS da Sade, ou seja,Pblica
da Administrao rgos EXTERNOS
Federal da ou
Administrao
Estadual. P-
blica Federal ou Estadual.
Exemplos de rgos para o qual deve ser feita a expedio:
Exemplos de rgos para o qual deve ser feita a expedio:

Tribunal
Tribunal dede Contas
Contas da(TCU).
da Unio Unio (TCU).
Presidncia da Repblica.
Presidncia da Repblica.
Advocacia Geral
Advocacia-Geral da Unio
da Unio (AGU). (AGU).
Fundao Nacional
Fundao Nacional de (Funasa).
de Sade Sade (Funasa).
Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria (Anvisa).
Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria (Anvisa).
Fundao Oswaldo Cruz (Fiocruz).
Fundao Oswaldo Cruz (Fiocruz).
Agncia Nacional de Sade Suplementar (ANS).
Agncia Nacional de Sade Suplementar (ANS).
Figura 20 Expedio de documentos
Figura 20 Expedio de documentos
[MMA2] C
deverovir
acentograv

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.

Realizando a expedio no SIPAR:

1) V ao menu DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do


mouse em Expedir.

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Realizando a expedio no SIPAR:

1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em Expedir.

2) Digite o nmero do registro a ser expedido no campo INFORME O


DOCUMENTO
2) Digite nmeroedodo
clique com o boto esquerdo do mouse e no
cliqueboto
2) Digite o onmero registro a ser
registro expedido
a serno campo INFORME
expedido no Ocampo
DOCUMENTO
INFORME comO
o
[PESQUISAR]. do mouse
boto esquerdo e no boto
DOCUMENTO clique com [PESQUISAR].
o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].

3) Preenchendo os campos da expedio:


3) Preenchendo os campos da expedio:

49

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) Preenchendo ososcampos
3) Preenchendo daexpedio:
campos da expedio:

Explicando os campos:

1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros na expedio para um
mesmo rgo. Para adicionar novos registros, clique com o boto esquerdo do mouse no
boto [+].

2. Tipo de Remessa: forma como o documento ser enviado. Ex: Correspondncia Registrada,
SEDEX, em mos etc.

3. Nmero da Remessa: informe o nmero da remessa para acompanhamento. Caso no pos-


sua, preencha com S/N (sem nmero).

4. Destino: rgo para onde o documento ser expedido. Este campo pode ser preenchido li-
vremente pelo usurio ou pode ser adicionado, clicando-se com o boto esquerdo do mouse
no boto [+] e realizando-se a pesquisa do rgo de destino.

5. Valor da correspondncia: quanto custou a remessa do expediente.

Aps realizar estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse em EXPEDIR.

50

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Aps realizar estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse em
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
EXPEDIR.

Cancelar Expedio

1) V ao menu DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do


mouse em EXPEDIR.
Cancelar Expedio

1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em EXPEDIR.

2) Digite o nmero do registro que ter a expedio cancelada no campo


INFORME O DOCUMENTO
2) Digite o nmero do registro que e clique
ter com cancelada
a expedio o boto no
esquerdo do mouse
campo INFORME no
O DOCU-
botoMENTO
[PESQUISAR].
e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

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3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [CANCELAR].
[CANCELAR].

Lembretes:

Somente o rgo/unidade que realizou a expedio pode cancel-la.


Lembretes:
O cancelamento da expedio deve ser feito quando o documento retornar ao rgo/unidade
Somente o rgo/unidade que realizou a expedio pode
ou quando for feita uma expedio de maneira incorreta.
cancella.
Gerar
O cancelamento
e Imprimir a Guia deda expedio deve ser feito quando o
Expedio
documentoretornaraorgo/unidadeouquandoforfeitauma
Aps ser realizada a expedio, o usurio poder gerar a Guia de Expedio para o(s) rgo(s)
expediodemaneiraincorreta.
que os expedientes foram expedidos.

Para gerar uma Guia de Expedio no SIPAR, o usurio deve realizar os seguintes passos:

Gerar e Imprimir a Guia de Expedio

Aps ser realizada a expedio, o usurio poder gerar a Guia de


Expedio para o(s) rgo(s) que os expedientes foram expedidos.

Para gerar uma Guia de Expedio no SIPAR, o usurio deve realizar os


seguintes passos:

1) V ao menu DOCUMENTOS > e d um clique com o boto esquerdo do


mouse em EXPEDIR.

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1) V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em EXPEDIR.

2) Digite o nmero do registro que ter a guia impressa no campo INFORME


O DOCUMENTO
2) Digite o nmero doeregistro
cliquequecom
ter aoguia
boto esquerdo
impressa do mouse
no campo INFORME no boto
O DOCUMENTO
[PESQUISAR].
e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
2) Digite o nmero do registro que ter a guia impressa no campo INFORME
O DOCUMENTO e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].

53

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [IMPRIMIR GUIA].

3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [IMPRIMIR
[IMPRIMIR GUIA]. GUIA].

4) Preenchendo ososcampos
4) Preenchendo para
campos para gerar
gerar a de
a Guia Guia de Expedio:
Expedio:

4) Preenchendo os campos para gerar a Guia de Expedio:

Explicando os campos:

1. Escolha
Explicando osocampos:
destino para emisso de nova guia: campo utilizado para adicionar/escolher o
rgo de destino para o qual se deseja gerar a Guia de Expedio.
1. Escolha o destino para emisso de nova guia: campo utilizado
Explicando os campos:
2. Listagem de documentos: nesta lista, aparecem todos os registros dos expedientes que fo-
para adicionar/escolher o rgo de destino para o qual se deseja
ram expedidos para o rgo selecionado. Escolha os expedientes que faro parte da Guia de
gerar
1.Expedio
Escolhaa Guia de Expedio.
o destino para emisso de nova guia: campo utilizado
clicando com o boto esquerdo do mouse na caixa ao lado de cada registro.
para adicionar/escolher o rgo de destino para o qual se deseja
2. Listagem clique
3. Imprimir de documentos: nestadolista, aparecem todos
GUIA os
pararegistros
gerar aguia:
Guia de com o boto esquerdo
Expedio. mouse em IMPRIMIR finalizar a
dos expedientes
ao e gerar a Guia. que foram expedidos para o rgo selecionado.
2. Escolha
Listagemosdeexpedientes
documentos: que faro
nesta parte
lista, da Guia
aparecem de osExpedio
todos registros
clicando com o boto
dos expedientes que esquerdo do mousepara
foram expedidos na caixa
o rgo ao lado de cada
selecionado.
registro.
Escolha os expedientes que faro parte da Guia de Expedio
clicando com o boto esquerdo do mouse na caixa ao lado de cada
registro.

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3. Imprimir guia: clique com o boto esquerdo do mouse em
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IMPRIMIR
Reimprimir Guia de GUIA para finalizar a ao e gerar a Guia.
Expedio

1) V ao menu DOCUMENTOS > e d um clique com o boto esquerdo do


mouse em EXPEDIR.
Reimprimir Guia de Expedio

1) V Reimprimir
ao menu Guia de Expedio > e d um clique com o boto esquerdo do
DOCUMENTOS
1) V em
mouse EXPEDIR.
ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em EXPEDIR.

2) Digite o nmero do registro que ter a guia reimpressa no campo


INFORME O DOCUMENTO
2) Digite o nmero e clique
do registro que ter com o boto
a guia reimpressa esquerdo
no campo INFORMEdo mouse no
O DOCUMENTO
botoe[PESQUISAR].
clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
2) Digite o nmero do registro que ter a guia reimpressa no campo
INFORME O DOCUMENTO e clique com o boto esquerdo do mouse no
boto [PESQUISAR].

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3) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [IMPRIMIR GUIA].

3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [IMPRIMIR
[IMPRIMIR GUIA]. GUIA].

4) V em REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE e digite o nmero do registro no


campo DOCUMENTO.
4) V em Clique com
REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE o boto
e digite esquerdo
o nmero do
do registro nomouse no boto
campo DOCUMENTO.
[REIMPRIMIR GUIA
Clique com o botoEXISTENTE].
esquerdo do mouse no boto [REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE].
4) V em REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE e digite o nmero do registro no
campo DOCUMENTO. Clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE].

Receber expedientes

Receber expedientes
O recebimento de documentos (expedientes ou processos) deve ser feito fisicamente e tambm
no Sistema. Isso evita a perda de documentos e facilita o controle e o acompanhamento da informao.
O recebimento de documentos (expedientes ou processos) deve ser
feito fisicamente e tambm
Segundo a Portaria MS/GM no Sistema.deIsso
n 1.864/2011, 4 de evita
agostoadeperda deseudocumentos
2011, em e
artigo 9, vedado
Receber
facilita
aos rgos expedientes
o controle e oda
do Ministrio acompanhamento
Sade o recebimentodade informao.
documentao particular ou que no seja de in-
teresse do rgo.
O recebimento
Segundo de documentos
a Portaria (expedientes
MS/GM n 1.864/2011, de 4ou
de processos) deveem
agosto de 2011, ser
feito fisicamente
Receber
seu artigo os e tambm
expedientes
9, vedado no Sistema.
fisicamente:
aos rgos Isso evita
do Ministrio da aSade
perdaode documentos
recebimento de e
facilita o controle
documentao e o acompanhamento
particular ou que no sejadadeinformao.
interesse do rgo.
1. Verificar os aspectos bsicos que comprovem a autenticidade do expediente, como: assina-
turas e carimbos.
Segundo a Portaria MS/GM n 1.864/2011, de 4 de agosto de 2011, em
seu artigo 9, sevedado
2. Conferir aos rgos
todas as pginas do Ministrio
esto numeradas da Sade
corretamente o recebimento
e na ordem de
exata das pginas.

documentao particular ou que no seja de interesse do rgo.

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3. Verificar se os dados do registro esto corretos, principalmente: nmero do documento, re-


sumo, interessado, anexos, inseres.

4. Conferir se o documento foi tramitado corretamente ao rgo de destino.

Caso, no procedimento de conferncia, seja observado algum erro ou equvoco, o expediente


deve ser recebido no Sistema e devolvido ao rgo que o enviou, por meio de despacho, comunicando
as razes da devoluo e solicitando que sejam providenciadas as correes ou sanadas as irregularida-
des do documento em questo, conforme artigo 19 da Portaria MS/GM n 1.864/2011, de 4 de agosto
de 2011.

Receber os expedientes no SIPAR:

Para receber expedientes no SIPAR, siga os seguintes passos:


OtextoImprimirguiapg64noestaemnegrito
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em RECEBER.
Trocarafiguradapgina66poresta:

OstextosInformeoDocumento,InformeaGRDeReceberpg67noestemnegrito
OstextosRegistro,RegistroAdicionais,LocalizaodoRegistroeAopg73No
estaemnegrito
OtextoFuncionalidadeListagempg77noestaemnegrito
Trocarfiguradapg78poresta
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2) Existem trstrs
2) Existem formas
formas de receber
de receber umum expediente
expediente noso
no SIPAR, SIPAR,
elas: so elas:

Explicando os campos:
Explicando os campos:
1. Informe o Documento: preencha esse campo com o nmero de um registro SIPAR e clique com
1. Informe o Documento: preencha esse campo com o nmero de um
o boto esquerdo do mouse no boto [RECEBER].
registro SIPAR e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[RECEBER].
2. Informe a GRD: este campo deve ser preenchido com o nmero da GRD e todos os registros
que constarem nesta guia sero recebidos de uma nica vez.
2. Informe a GRD: este campo deve ser preenchido com o nmero da
3. Receber: ao selecionar um dos registros clicando com o boto esquerdo do mouse em uma
GRD e todos os registros que constarem nesta guia sero recebidos
das caixinhas e clicando com boto esquerdo do mouse no boto [RECEBER], os registros
de uma nica vez.
selecionados sero recebidos de uma nica vez.
3. Receber: ao selecionar um dos registros clicando com o boto
Insero de expedientes
esquerdo do mouse em uma das caixinhas e clicando com boto
esquerdo
a unio do ou
entre dois mouse no boto que
mais expedientes [RECEBER],
tratem sobre os
um registros selecionados
mesmo assunto, tenham um
1) V ao menu Documento > INSERO e d um clique com o boto
mesmo interessado ou necessitemde
tramitar
uma juntos.
esquerdo sero recebidos
do mouse. nica vez.
1) V ao menu DOCUMENTO INSERO e d um clique com o boto esquerdo do mouse.
Insero de expedientes

a unio entre dois ou mais expedientes que tratem sobre um mesmo


assunto, tenham um mesmo interessado ou necessitem tramitar juntos.

2) Informe o nmero do registro principal (aquele que ter os outros


registros inseridos) e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2) Informe o nmero do registro principal (aquele que ter os outros


registros
2) inseridos)
Informe e d umdoclique
o nmero com principal
registro o boto esquerdo do mouse
(aquele que no outros
ter os boto
[PESQUISAR].
registros inseridos) e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
2) Informe o nmero do registro principal (aquele que ter os outros registros inseridos) e d
um clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Informe o nmero do registro que ser inserido ao registro principal e d


um
3) clique com o
3) Informe
Informe oo nmero
boto
nmero esquerdo
dodo
registro do ser
que
registro mouse no inserido
queinserido
ser boto
ao [INSERIR].
registro principal
ao e d principal
registro um clique com o
e d
um cliqueboto
comesquerdo
o boto mouse no boto
doesquerdo [INSERIR].no boto [INSERIR].
do mouse

Desfazer a insero
Repita essa operao
Repita quantasquantas
vezes forem necessrias paranecessrias
inserir os documentos necessrios.
Quandoessa operao
necessrio que um vezes forem
documento inserido a outro paratenha
inserir os
essa
documentos
Repita
situao necessrios.
essa
desfeita,
Desfazer operao
seja
a insero por erroquantas vezesouforem
de insero por nonecessrias
haver mais para inserir os
necessidade
documentos
dos necessrios.
expedientes tramitarem juntos, devem ser realizadas as seguintes
Quando necessrio que um documento inserido a outro tenha essa situao desfeita, seja por
operaes no SIPAR:
erro de insero ou por no haver mais necessidade dos expedientes tramitarem juntos, devem ser reali-

zadas as seguintes operaes no SIPAR:


1)
V ao menu Documento > INSERO e d um clique com o boto
esquerdo 1) Vdo
ao mouse.
menu DOCUMENTO INSERO e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero do registro principal (o que tem os outros registros


inseridos) e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
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2) Informe o nmero do registro principal (o que tem os outros registros


inseridos) e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
2) Informe o nmero do registro principal (o que tem os outros registros inseridos) e d um
clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Selecione
3) Selecione ooregistro
registro ao aqual
ao qual a insero
insero ser
ser desfeita e ddesfeita e do boto
um clique com um clique com
esquerdo do
o boto esquerdo do mouse no boto
mouse no boto [DESFAZER INSERO].
[DESFAZER INSERO].

Repita essa
Repita operao
essa quantasquantas
operao vezes forem necessrias.
vezes forem necessrias.

Explicando algumas funcionalidades importantes do SIPAR

Funcionalidade Alterar: caso seja necessrio corrigir ou acrescentar alguma


informao do registro, deve ser utilizada essa ferramenta, seguindo os passos
abaixo:

1) V ao menu Documento > ALTERAR e d um clique com o boto


esquerdo do mouse.

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Explicando algumas funcionalidades importantes do SIPAR

Funcionalidade Alterar: caso seja necessrio corrigir ou acrescentar alguma informao do re-
gistro, deve ser utilizada essa ferramenta, seguindo os passos abaixo:

1) V ao menu DOCUMENTO ALTERAR e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe
2) Informe o nmero
o nmero do do registro
registro SIPAR aSIPAR a sere ALTERADO
ser ALTERADO e od
d um clique com umesquerdo
boto clique
2) Informe
com o
o botonmero do
esquerdo registro SIPAR a ser ALTERADO
do mouse no boto [PESQUISAR]. e d um clique
do mouse no boto [PESQUISAR].
com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Altere o campo incorreto ou adicione alguma informao e clique com o


3) Altere o campo incorreto
boto esquerdo do mouseou noadicione alguma informao e clique com o
boto [SALVAR].
boto esquerdo do mouse no boto [SALVAR].

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3) Altere o campo incorreto ou adicione alguma informao e clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [SALVAR].

Importante

Nesta funcionalidade, tambm podem ser feitas as seguintes aes: incluir um ARQUIVO DIGITAL,
Importante
fazer JUNTADA, GERAR CPIAS, COMENTAR, incluir PALAVRA-CHAVE, ARQUIVAR SETORIAL e VI-
SUALIZAR.

Nesta funcionalidade, tambm podem ser feitas as seguintes
aes:
incluir um ARQUIVO DIGITAL, fazer JUNTADA, GERAR
CPIAS, COMENTAR, incluir PALAVRA-CHAVE, ARQUIVAR
SETORIAL e VISUALIZAR.

Funcionalidade Arquivar Setorial: caso algum registro tenha cumprido todas


as suas atividades, mas ainda no tenha terminado o seu prazo corrente, o
usurio pode arquivar setorialmente esse documento, para a melhor
localizao e gesto de seus documentos. Observe o passo a passo:

1) V ao menu Documentos > ARQUIVAR SETORIAL e d um clique com


o boto esquerdo do mouse.

62

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Funcionalidade Arquivar Setorial: caso algum registro tenha cumprido todas as suas ativida-
des, mas ainda no tenha terminado o seu prazo corrente, o usurio pode arquivar setorialmente esse
documento, para a melhor localizao e gesto de seus documentos. Observe o passo a passo:

1) V ao menu Documentos ARQUIVAR SETORIAL e d um clique com o boto esquerdo do


mouse.

2) Informe o nmero do registro SIPAR a ser arquivado no setor e d um


2) 2) Informe
Informe o nmero do
o nmero doregistro SIPAR
registro a ser arquivado
SIPAR no setor e d no
a ser arquivado um clique
setor com o boto
e d um
clique com
clique com
o boto
o boto
esquerdo
esquerdo
do mouse no
do[PESQUISAR].
boto [PESQUISAR].
mouse no boto [PESQUISAR].
esquerdo do mouse no boto

3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o boto esquerdo do


mouse no boto [ARQUIVAR].
3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [ARQUIVAR].


63

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o boto esquerdo do


3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [AR-
mouse no boto [ARQUIVAR].
QUIVAR].

Explicando os campos:

1. Registro: mostra o nmero do registro SIPAR que ser arquivado no


setor.

2. Registros
Explicando osAdicionais:
campos: clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[+] para abrir uma pop-up e adicionar mais registros que sero
1. Registro: mostra o nmero do registro SIPAR que ser arquivado no setor.
arquivados setorialmente
2. Registros Adicionais: clique com o boto esquerdo do mouse no boto [+] para abrir uma
3. Localizao do Registro:
pop-up e adicionar mais registrospreencha esse campo
que sero arquivados com o local onde o
setorialmente.
registro est fisicamente guardado.
3. Localizao do Registro: preencha esse campo com o local onde o registro est fisicamente
4. Ao: preenchido automaticamente pelo Sistema.
guardado.

4. Ao: preenchido automaticamente pelo Sistema.


Desarquivar Registro
Desarquivar Registro
1) V ao menu Documento > ARQUIVA SETORIAL e d um clique com o
1) V ao menu DOCUMENTO ARQUIVAR SETORIAL e d um clique com o boto esquerdo do
boto esquerdo do mouse.
mouse.

2) Informe o nmero do registro SIPAR a ser desarquivado no setor e d um


clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

64

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2) Informe o nmero
2) Informe o nmero do registro
do registro SIPAR
SIPAR a ser desarquivado
a ser desarquivado noclique
no setor e d um setorcom
e d um
o boto
clique com o boto
esquerdo esquerdo
do mouse do[PESQUISAR].
no boto mouse no boto [PESQUISAR].

3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no [DESARQUIVAR].
no boto boto [DESARQUIVAR].

Importante

O documento ser desarquivado e passar a figurar na listagem de documentos correntes.


Importante

O documento ser desarquivado e passar a figurar na


listagem de documentos correntes.

Funcionalidade Comentar: permite ao usurio colocar alguma informao que


seja pertinente e importante ao registro. O campo de preenchimento livre e
podem ser adicionadas informaes complementares ao registro. Veja os
passos abaixo para a execuo dessa funcionalidade:

1) V ao menu Documentos > COMENTAR e d um clique com o boto


esquerdo do mouse.

65

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Funcionalidade Comentar: permite ao usurio colocar alguma informao que seja pertinente
e importante ao registro. O campo de preenchimento livre e podem ser adicionadas informaes
complementares ao registro. Veja os passos abaixo para a execuo dessa funcionalidade:

1) V ao menu Documentos COMENTAR e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero do registro SIPAR que receber o comentrio e d um


2) Informe o nmero do registro SIPAR que receber o comentrio e d um clique com o boto
clique com o boto
esquerdo esquerdo
do mouse no botodo[PESQUISAR].
mouse no boto [PESQUISAR].

2) Informe o nmero do registro SIPAR que receber o comentrio e d um


clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Comente o registro e d um clique com o boto esquerdo do mouse no


boto [COMENTAR].

3) Comente o registro e d um clique com o boto esquerdo do mouse no


boto [COMENTAR].

66

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) Comente o registro e d um clique com o boto esquerdo do mouse no


boto [COMENTAR].

3) Comente o registro e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto [COMENTAR].

Importante

Toda vez que o documento for consultado, o comentrio


tambmImportante
ser visualizado.
Toda vez que o documento for consultado, o comentrio
tambm ser visualizado.
Excluir Comentrio

1) V ao menu Documentos > Importante


COMENTAR e d um clique com o boto
esquerdo do mouse.
Excluir Comentrio
Toda vez que o documento for consultado, o comentrio tambm ser visualizado.
1) V ao menu Documentos > COMENTAR e d um clique com o boto
Excluir Comentrio
esquerdo do mouse.
1) V ao menu Documentos COMENTAR e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero do registro SIPAR que ter o comentrio cancelado e d


2) Informe o nmero do registro SIPAR que ter o comentrio cancelado e d um clique com o
um cliqueboto
comesquerdo
o botodoesquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
mouse no boto [PESQUISAR].
2) Informe o nmero do registro SIPAR que ter o comentrio cancelado e d
um clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

Selecione o comentrio a ser excludo e clique com o boto esquerdo do


mouse no boto [EXCLUIR]. 67

Selecione o comentrio a ser excludo e clique com o boto esquerdo do

mouse no boto
VERIFIQUE [EXCLUIR].
A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) Selecione o comentrio a ser excludo e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[EXCLUIR].

Importante

S o usurio que fez o comentrio poder Importante


exclu-lo!

Funcionalidade Listagem: disponibiliza todos os documentos recebidos ou cadastrados no r-


go em queS o usurio
o usurio est. que fez o comentrio poder exclu-lo!
clique com o boto esquerdo do mouse.
1) V ao menu DOCUMENTO LISTAGEM e d um

Funcionalidade Listagem: disponibiliza todos os documentos recebidos ou


cadastrados no rgo em que o usurio est.

1) V ao menu Documento > LISTAGEM e d um clique com o boto


esquerdo do mouse.

2) Entendendo os campos da listagem:

68

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2) Entendendo os campos da listagem:


Figura pgina 78

1) Ano: selecione os anos abrangentes dos documentos que voc deseja listar.

2) Documento: selecione a situao dos documentos que voc deseja listar (correntes, arqui-
vados, cancelados, expedidos, sobrestados).

3) Pessoal: marcando este campo, a listagem mostrar apenas os documentos distribudos para
o usurio que est gerando a listagem.

4) Inseridos: marcando este campo, o Sistema mostrar os documentos que possuem docu-
mentos anexados e listar tambm os seus anexos.
Funcionalidade Palavra-chave: permite cadastrar uma palavra-chave para
5) Insumos Estratgicos para Sade (IES): marcando este campo, o Sistema mostrar apenas
pesquisas futuras, ou seja, uma informao especfica e importante referente
os documentos que sejamareferentes
ao documento, para facilitar procura.a Insumos Estratgicos para Sade IES.
Funcionalidade Palavra-chave: permite cadastrar uma palavra-chave para pesquisas futuras,
1) V ao menu Documentos > PALAVRA-CHAVE e d um clique com o
ou seja, uma informao especfica e importante referente ao documento, para facilitar a procura.
boto esquerdo do mouse.
1) V ao menu Documentos PALAVRA-CHAVE e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero do registro SIPAR ao qual sero inseridas as palavras--


chave e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].

69

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2) Informe o nmero do registro SIPAR ao qual sero inseridas as palavras--


chave e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
2) Informe o nmero do registro SIPAR ao qual sero inseridas as palavras--
[PESQUISAR].
chave 2)eInforme
d oum clique
nmero comSIPAR
do registro o aoboto esquerdo
qual sero do mouse e d
inseridas as palavras-chave noumboto
clique
[PESQUISAR].
com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Insira a(s) palavra(s)-chave e d um clique com o boto esquerdo do


mouse3)no boto
Insira [INSERIR]. e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto [INSERIR].
a(s) palavra(s)-chave
3) Insira a(s) palavra(s)-chave e d um clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [INSERIR].

Excluir palavra-chave

1) V ao menu Documentos > Palavra-chave e d um clique com o boto


Excluir palavra-chave
esquerdo do mouse.
1) V ao menu Documentos Palavra-chave e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero do registro SIPAR que ter a(s) palavra(s)-chave


excluda(s) e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2) Informe o nmero do registro SIPAR que ter a(s) palavra(s)-chave


excluda(s) e d
2) Informe um do
o nmero clique
registrocom o boto
SIPAR que esquerdo doexcluda(s)
ter a(s) palavra(s)-chave noumboto
mousee d clique
[PESQUISAR].
com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Selecione a palavra-chave a ser excluda e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[EXCLUIR].
3) Selecione a palavra-chave a ser excluda e clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [EXCLUIR].

Importante

S o usurio que inseriu a palavra-chaveImportante


poder exclu-la.

Podem ser inseridas quantas palavras-chave forem necessrias para a melhor localizao do re-
S o usurio que inseriu a palavra-chave poder exclu-la.
gistro.
Podem ser inseridas quantas palavras-chave forem
necessrias para a melhor localizao do registro.

Funcionalidade Pesquisa Avanada: permite que o usurio recupere os


registros por meio da combinao de alguns campos. A pesquisa avanada
capaz de recuperar tambm dados e informaes acerca dos documentos que
foram registrados na antiga base de dados do SIPAR. Para tanto, necessrio
escolher entre as opes SIPAR NOVO e SIPAR ANTIGO.

Pesquisa Avanada SIPAR NOVO:

1) V ao menu Documentos > PESQUISA AVANADA e d um clique com


o boto esquerdo do mouse.

71

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Funcionalidade Pesquisa Avanada: permite que o usurio recupere os registros por meio da
combinao de alguns campos. A pesquisa avanada capaz de recuperar tambm dados e informa-
es acerca dos documentos que foram registrados na antiga base de dados do SIPAR. Para tanto,
necessrio escolher entre as opes SIPAR NOVO e SIPAR ANTIGO.

Pesquisa Avanada SIPAR NOVO:

1) V ao menu Documentos PESQUISA AVANADA e d um clique com o boto esquerdo do


mouse.

2) Marque o campo SIPAR NOVO e preencha os campos para realizar a


pesquisa.
2) Marque o campo SIPAR NOVO e preencha os campos para realizar a pesquisa.
2) Marque o campo SIPAR NOVO e preencha os campos para realizar a
pesquisa.

Pesquisa Avanada SIPAR ANTIGO: com esta funcionalidade, possvel


Pesquisa
realizar Avanada
pesquisas SIPARde
no banco ANTIGO:
dados do com esta
antigo funcionalidade,
SIPAR (documentos possvel
realizar
produzidos
72 pesquisas
entre 2000 eno banco de dados do antigo SIPAR (documentos
2010).
produzidos entre 2000 e 2010).
1) V ao menu Documentos > PESQUISA AVANADA e d um clique com
VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Pesquisa Avanada SIPAR ANTIGO: com esta funcionalidade, possvel realizar pesquisas no banco de
dados do antigo SIPAR (documentos produzidos entre 2000 e 2010).

1) V ao menu Documentos PESQUISA AVANADA e d um clique com o boto esquerdo do


mouse.

2) Marque o campo SIPAR ANTIGO e preencha os campos para realizar a


pesquisa.
2) Marque o campo SIPAR ANTIGO e preencha os campos para realizar a pesquisa.
2) Marque o campo SIPAR ANTIGO e preencha os campos para realizar a
pesquisa.

73

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

4 Trabalhando com Processos

Constituir processo o documento ou o conjunto de documentos cujo contedo requeira an-


lises, informaes, despachos e decises dos diversos rgos do Ministrio da Sade, ou ainda, que
estejam relacionados s aes e operaes contbeis e financeiras.

Os processos so gerados a partir da autuao de documentos pelos setores de protocolo e, por


isso, no possvel registar um processo interno.

No se constituir em primeira pea do processo os documentos que tenham carter transit-


rio, tais como: convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de
cpia de processo, pedido de desarquivamento. Aps a autuao do documento, a primeira pea do
processo nunca dever ser retirada.

Tipos de processo:

Processo Externo: aquele que foi autuado em outros rgos da administrao pblica fede-
ral, estadual ou municipal.

Processo Interno: aquele constitudo no mbito do Ministrio da Sade.

Trabalhando com processos externos

Ao receber um processo original que foi autuado em outros rgos da administrao pblica
federal, as unidades do Ministrio da Sade devem proceder a sua conferncia e, caso este esteja de
acordo com as normas da Portaria Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria de Lo-
gstica e Tecnologia da informao, do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (SLTI/MPOG) e
suas alteraes, dever registr-lo no SIPAR.

Os processos oriundos de rgos estaduais e municipais s tero suas peas renumeradas se a


respectiva numerao no estiver correta. A renumerao de tais peas ser feita pelo rgo que rece-
ber o processo.

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1) V ao menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do mouse
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
em REGISTRO.

Registrando um processo externo:


Registrando
1) V ao um processo externo:
menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do mouse
em 1)
REGISTRO.
V ao menu PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO.

2) D 2)um
D clique com
um clique comoo boto esquerdo
boto esquerdo do mouse
do mouse na rea na reanamarcada
marcada na imagem
imagem REGISTRO DE
REGISTRO
PROCESSO.DE PROCESSO.

2) D um clique com o boto esquerdo do mouse na rea marcada na imagem


REGISTRO DE PROCESSO.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) Preenchendo os campos do registro:


3) Preenchendo os campos do registro:

3) Preenchendo os campos do registro:

Explicando os campos:
Explicando os campos:
Insumo Estratgico para Sade (IES): os processos referentes a insumo
Insumo
estratgico para Estratgico
sade devero para Sadeidentificados
estar (IES): os processos referentescom
fisicamente a insumo
o estratgico para sade
Explicando os campos:
carimbo Insumos Estratgicos de Sade. Esse carimbo aposto pelos de Sade. Esse carimbo
devero estar identificados fisicamente com o carimbo Insumos Estratgicos
tcnicos das reas
aposto que realizam
pelos tcnicos a anlise
das reas do expediente;
que realizam a anlise dos assim, a s
expediente; opo
assim, a opo sim dever ser
Insumo
sim dever ser Estratgico
marcada. Caso o para externo
processo Sadeno (IES):
leve os processos
esse carimbo, referentes a insumo
marcada. Caso o processo externo no leve esse carimbo, dever ser marcada a opo no.
dever serestratgico
marcada a opo para
no.sade devero estar identificados fisicamente com o
Figura 21 Exemplo
carimbo de Carimbo
Insumos Insumos Estratgicos
Estratgicos de Sade Esse carimbo aposto pelos
de Sade.
Figura 21 Exemplo de Carimbo Insumos Estratgicos de Sade
tcnicos das reas que realizam a anlise do expediente; s assim, a opo
sim dever ser marcada. Caso o processo externo no leve esse carimbo,
dever ser marcada a opo no.

Figura 21 Exemplo de Carimbo Insumos Estratgicos de Sade


Fonte: Autoria prpria
Fonte: Autoria prpria.

Origem: campo preenchido automaticamente pelo Sistema, sem possibilidade de troca pelo
usurio significa que o processo teve origem em um rgo externo.

rgo de Registro: campo preenchido automaticamente pelo Sistema com a sigla do rgo no
qual o usurio est registrando o processo.

Fonte: Autoria prpria.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Registro: campo disponvel para o usurio escolher se o Sistema gerar um novo nmero
de registro ou se ser inserido o nmero que j vier no processo externo. Esse nmero s ser aceito
quando se tratar de um cdigo SENAPRO vlido, ou seja, numerao nica de processo e/ou docu-
mentos, que visa integridade do nmero atribudo ao processo e/ou ao expediente, na unidade de
registro de origem.

Nmero Original: campo para o usurio informar o nmero do documento que deu origem ao
processo. Caso opte por gerar um novo nmero de registro para o processo, o usurio poder informar,
neste campo, a identificao original do processo.

Data do processo: a data de criao do processo (data que est escrita na capa do processo).

Tipo de suporte: o tipo de material onde o processo est gravado. Na maioria das vezes, o
suporte do processo ser o papel, pois onde a maioria dos processos so impressos, porm o usurio
poder selecionar outros tipos como: Digital, Mapa, CD, DVD, Fotografia etc.

Prazo de pendncia: campo onde se informa prazo total de pendncia do processo, quando for
necessrio. O prazo de pendncia o limite de tempo que o processo tem para ser respondido.

rgo de origem: rgo que enviou o processo ou que tenha solicitado a sua autuao.

Acesso: a classificao que define o grau de sigilo do processo, se ostensivo, sigiloso, confi-
dencial, secreto ou ultrassecreto. Processos ostensivos so aqueles que podem ser acessados por todos.

Classificao Arquivstica: cdigo de classificao do assunto do processo. Este cdigo auxiliar


na localizao da informao e no gerenciamento do tempo de vida do processo dentro da instituio.

Referncia ao registro: este campo deve ser preenchido caso o processo faa meno a algum
outro documento ou processo.

Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o processo e que sero
utilizadas para futuras pesquisas. Como este campo de preenchimento livre, o usurio dever se aten-
tar para a ortografia correta das palavras inseridas e evitar o uso de abreviaes.

Resumo do processo: descrever, nesse campo, o contedo do processo de forma sucinta, po-
rm bem explicativa.

Importante

O que est no assunto do processo no o seu resumo.

Antes de fazer o resumo, leia todo o processo com ateno.

Cuidado com a coerncia e a coeso do texto.

Atente-se para a ortografia.

Lembre-se: este resumo deve ser capaz de informar sobre o que se trata o processo.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Lembre-se: este resumo deve ser capaz de informar sobre o


que se trata o processo.

Erros comuns
Erros comuns
Colocar no campo resumo a ao a ser realizada com o
processo.
Colocar no campo resumo a ao a ser realizada com o processo.

Interessado: campo
Interessado: campoonde seescolhe
onde se escolhe
uma uma
pessoapessoa fsica uma
fsica ou jurdica, ou jurdica,
unidade douma
Ministrio
unidade do Ministrio da Sade, rgos da administrao pblica ou Para
da Sade, rgos da administrao pblica ou empresas privadas que tm interesse no processo.
empresas privadas do
saber qual o interessado que tm interesse
documento, no processo.
faa as seguintes Parasolicita
perguntas: Quem saber qualatividade
alguma o
interessado do documento, faa as seguintes perguntas: Quem solicita
ou informao? Quem ter ganhos ou perdas com esse processo? Quem tem interesse no assunto tra-
alguma atividade ou informao? Quem ter ganhos ou perdas com esse
tado no processo?
processo? Quem tem interesse no assunto tratado no processo?
Importante
Importante
Ocupante do cargo no interessado. Nesses casos, deve-se colocar o nome do servio, diviso
qual
ou coordenao ao Ocupante do cargo no interessado. Nesses casos,
ele representa.
deve-se colocar o nome do servio, diviso ou coordenao
A palavra OUTROS no ser interessada em expedientes.
ao qual ele representa.
Esse campo ilimitado, por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados do processo.
A palavra OUTROS no ser interessada em
Provenincia: unidade que produziu o processo.
expedientes.
Arquivo Digital: campo no qual possvel inserir uma cpia digital do processo.
Esse campo ilimitado; por isso, sempre coloque o nome
de todos
Tramitar para: permiteos interessados
tramitar do processo.
o processo para outro rgo no momento do registro.

Boto Incluir: ao preencher e selecionar as informaes do formulrio, acionar o boto [IN-


CLUIR] para finalizar o registro e para o Sistema gerar o nmero de protocolo.

Boto Copiar: utilizar este boto para copiar os dados de um outro processo ou documento j
cadastrado na base de dados do SIPAR para o registro que se est realizando.

Importante

Caso o processo externo seja de um rgo da administrao pblica federal e apresente algum
erro, a rea do MS que o receber poder devolv-lo ao seu remetente por meio de ofcio, explican-
do os erros encontrados, e solicitar a correo ou, caso opte por renumerar as peas do processo,
dever faz-lo mediante despacho.

No h como se registrar cpia de processo externo no SIPAR. Caso algum rgo externo envie
uma cpia de processo ao Ministrio da Sade, deve-se registrar no Sistema o ofcio de encaminha-
mento da referida cpia. A informao acerca da cpia do processo poder ser inserida no campo
comentrio.

Trabalhando com processos internos

Para que um expediente passe a ser um processo, ele deve ser autuado. Somente por meio da
autuao que se gera um processo, no sendo possvel registrar processos internos.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Autuao: ao pela qual um expediente passa a se constituir processo.

A solicitao de autuao de documento poder ser feita por qualquer unidade formal do Mi-
nistrio da Sade unidade responsvel pela atividade de autuao por meio de memorando ou des-
pacho na ltima folha do documento.

Para a autuao, o expediente dever estar devidamente registrado no SIPAR e ser preparado
da seguinte forma:

Ordenar os documentos na sequncia em que deve ser formado o processo, retirando


folhas em branco e capas plsticas.
Documentos no textuais devem ser encaminhados para autuao identificados como
anexo, informando-se sobre a sua existncia no memorando ou despacho que solicita
autuao.
Os documentos devero ter as folhas numeradas no canto inferior direito do documento,
em ordem crescente, sem rasuras, sem carimbo e sem rubrica, iniciando-se a contagem a
partir da segunda folha do documento, que ser numerada com o nmero 2.
Os versos das folhas em branco devem conter o carimbo em branco aposto.
Tramitar no SIPAR o documento para a unidade autuadora com o despacho: autuar e resu-
mo do despacho: para autuao.
O processo dever ser formado a partir de documentos originais. Caso no seja possvel, a uti-
lizao de cpias ser cabvel mediante exposio de motivo. As cpias devero ser encaminhadas por
meio de memorando.

Mensagens encaminhadas via correio eletrnico podero constituir em pea de processo me-
diante ratificao feita por meio de despacho ou memorando.

A utilizao de sistema de transmisso de dados e imagens tipo fac-smile no prejudica o cum-


primento de prazos, devendo os originais serem encaminhados no prazo mximo de cinco dias teis,
contados da data de transmisso. Quem fizer uso da transmisso de dados e imagens tipo fac-smile ser
responsvel pela autenticidade do documento transmitido. O envelope encaminhando correspondn-
cia no ser pea do processo, devendo ser descartado, anotando-se ou registrando-se as informaes
necessrias referentes ao endereo do remetente.

Importante

Poder ser includo no processo apenas o envelope que, por motivo previamente definido, tenha
que comprovar a data de postagem do seu contedo.

Atividades a serem realizadas com os processos internos ou externos que estejam nas reas

Numerando as pginas do processo

As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utili-
zado carimbo prprio para a colocao do nmero, aposto no canto superior direito da folha, receben-
do, a primeira folha, o nmero 1 . As peas iniciais sero numeradas pela unidade autuadora, a capa no
deve ser numerada.

80

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aposto no canto superior direito da folha, recebendo, a primeira folha, o nmero
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
1 . As peas iniciais sero numeradas pela unidade autuadora, a capa no
deve ser numerada.

O verso da folha no ser numerado e sua identificao, quando for


necessria, ter como referncia a letra v.
O verso da folha no ser numerado e sua identificao, quando for necessria, ter como refe-
As peas
rncia a letrasubsequentes
v. sero numeradas e rubricadas pelas unidades
que as adicionarem, em ordem crescente e em continuidade numerao j
existente, com As peas subsequentes
carimbo seropara
prprio numeradas e rubricadasem
numerao pelasque
unidades que as a
conste adicionarem, em or-
identificao/sigla
dem crescenteda e emrea e rubrica
continuidade de quemjtiver
numerao procedido
existente, insero
com carimbo dosnumerao em que
prprio para
documentos. Ex.:
conste a identificao/sigla da rea e rubrica de quem tiver procedido insero dos documentos. Ex.:

Figura
Figura 22 Posio
Posiodo
docarimbo
carimbodede numerao
numerao dede processo
processo

Fonte: Autoria prpria


Fonte: Autoria prpria.

Importante

No pode haver numerao repetida no processo.

No pode haver folhas no numeradas no processo.

No se admite diferenciao da numerao por meio de letras ou qualquer outro meio.

No pode haver rasuras.

Preste ateno no momento da numerao das pginas para evitar transtornos futuros.

Numerar folhas de tamanho reduzido

Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, deve-se col-la em folha
de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de folhas de tal forma que o canto superior direito
do documento colado seja atingido pelo referido carimbo, conforme ilustrao a seguir:

81

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura 23 Carimbo em folha reduzida


Figura 23 Carimbo em folha reduzida

[
N
d

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

Quando houver mais de um documento de tamanho reduzido, poder ser feita a colagem em
Quando houver
uma nica folha, de formamais de um
que apenas umdocumento
documentoreceba o de tamanho
carimbo, reduzido, dapoder
conforme demonstrao
figura. As demais folhas devero ser rubricadas, de maneira que atinja a folha em que est colada.
ser feita a colagem em uma nica folha, de forma que apenas um documento
necessrio tambm que haja uma observao escrita de quantas peas esto coladas em uma
receba mesma
o carimbo, conforme
folha, possibilitando, assim,demonstrao da figura. As demais folhas devero
resguardar a informao.

ser rubricadas, de maneira que atinja a folha em que est colada.

necessrio tambm que haja uma observao escrita de quantas


peas esto coladas em uma mesma folha, possibilitando, assim, resguardar a
informao.
82

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura 24 Carimbo em vrias peas coladas em uma folha


Figura 24 Carimbo em vrias peas coladas em uma folha

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.

o de Folha 83

do for constatada a necessidade da correo da num


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Renumerao de Folha

Quando for constatada a necessidade da correo da numerao de qualquer folha do proces-


so, deve-se inutilizar a anterior, sem rasuras, fazendo-se um X sobre o carimbo incorreto. Ex.:
Figura 2525Figura
Figura Exemplo
Exemplo de como
de como
25 Exemplo renumerar
renumerar
de como folhas
folhas
renumerar folhas

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Fonte: Autoria prpria.
ve-se apor o novo carimbo de numerao no canto superior direito de
Deve-se apor o novo carimbo de numerao no canto superior direito de cada folha, inserindo
a, inserindo o nmero correto e rubricando.
e apor o novo carimbo de numerao no canto superior direito de
o nmero correto e rubricando.
serindo o nmero
Figuracorreto
Figura26 e rubricando.
26 Carimbo
Carimbo dede numerao
numerao

Figura 26 Carimbo de numerao

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Os processos oriundos de outros rgos e entidades, pertencentes ou no administrao p-
processos oriundos de outros rgos e entidades, pertencentes ou
blica, s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta e indicada por
ministrao pblica, s tero suas peas renumeradas se a respectiva
meio de
Fonte: despacho.
Autoria prpria.
o no estiver correta e indicada por meio de despacho.
Importante:
cessos oriundos de outros rgos e entidades, pertencentes ou
strao pblica, s tero
Caso suasrenumerao
haja alguma peas renumeradas sesera aposto
no processo, dever respectiva
despacho, que certifique e explique
o estiver correta e indicadalogo
o procedimento por meio
aps dedespacho
o ltimo despacho.
do processo.

A conferncia do processo evita a continuao de erros e facilita sua numerao. Caso, durante a
conferncia de processos, seja detectado qualquer erro de procedimento, deve-se receber o processo,
apor despacho solicitando a correo dos erros detectados e devolv-lo rea que o enviou para que
sejam sanadas as incorrees. Devolver o processo por meio de despacho e no SIPAR.

Insero de Documentos ao Processo: fisicamente e no SIPAR

Insero de expedientes

84

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Insero de Documentos ao Processo: fisicamente e no SIPAR
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Insero de expedientes

Os expedientes devem ser inseridos no processo, em continuidade


numerao aposta no canto superior direito.
Os expedientes devem ser inseridos no processo, em continuidade numerao aposta no
Caso direito.
canto superior o expediente a ser inserido j tenha sido registrado no SIPAR,
proceda da seguinte maneira para fazer a insero no Sistema:
Caso o expediente a ser inserido j tenha sido registrado no SIPAR, proceda da seguinte manei-
ra para fazer a insero no Sistema:
1) V ao menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do mouse
em 1)JUNTADA.
V ao menu PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em JUNTADA.

2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos


sero inseridos.
2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos sero inseridos.

3) Informe o nmero do expediente que ser inserido no processo principal, no


campo marcado na imagem a seguir:

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) Informe o nmero do expediente que ser inserido no processo principal, no


3) campo
Informemarcado
o nmeronadoimagem a seguir:
expediente que ser inserido no processo principal, no
3) Informe o nmero do expediente que ser inserido no processo principal, no campo marca-
campo marcado naa imagem
do na imagem seguir: a seguir:

4) Aps 4)informar o nmero do expediente que ser inserido no processo


Aps informar o nmero do expediente que ser inserido no processo principal, clique no
4) principal, clique
Aps informar
boto ononmero
boto [INSERIR].
[INSERIR]. do expediente que ser inserido no processo
principal, clique no boto [INSERIR].

Encerramento e e
Encerramento Abertura de volume
Abertura de volume
Encerramento
Encerramento deeVolume
Abertura de volume
Segundo a Portaria MPOG/SLTI n 05, de 19/2002, cada volume de processo no poder ex-

ceder a 200 folhas; portanto, quando o documento a ser inserido ao processo apresentar nmero de
folhas excedentes ao limite fixado pela referida Portaria, dever ser formado um novo volume.

importante se atentar para o fato de que, segundo a Portaria MPOG/SLTI n 05, no permitido
desmembrar o documento e, se ocorrer a incluso de um documento ao processo que exceder as 200
folhas, deve-se abrir um novo volume.

Ex.: no caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo um expediente contendo
50, encerrar-se- o volume com 181 folhas (180 n de folhas do processo + 1 folha que o termo de

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

encerramento) e abrir-se- novo volume com 51 folhas (1 folha do termo de abertura + 50 folhas do
expediente).

Para o encerramento de um volume, dever ser includo na ltima folha do volume a ser encerrado,
devidamente numerado, o Termo de Encerramento de Volume.
Figura 27 Termo de Encerramento de Volume
Figura 27 Termo de Encerramento de Volume
[MMA4] Com
NormativaMP
dezembrode2

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

Abertura de volume
Abertura de volume
Na abertura de um volume, deve-se incluir em folha suplementar, logo aps a capa, o Termo de
Abertura
Nadeabertura
Volume, obedecendo sequnciadeve-se
de um volume, numrica do volume
incluir emanterior.
folha suplementar, logo
aps a capa, o Termo de Abertura de Volume, obedecendo sequncia
numrica do volume anterior.

Figura 28 Termo de Abertura de Volume

[MMA5] Com
NormativaMP
dezembrode2

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Abertura de volume 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Na abertura de um volume, deve-se incluir em folha suplementar, logo


aps a capa, o Termo de Abertura de Volume, obedecendo sequncia
numrica do volume anterior.

Figura2828
Figura Termo
Termo de Abertura
de Abertura de Volume
de Volume

[MMA5] Com
NormativaMP
dezembrode2

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

A abertura de um novo volume ser executada pelas unidades organizacionais do Ministrio da


Sade. Estas devero solicitar a etiqueta e a capa de processo s unidades autuadoras correspondentes.

Tanto a abertura e o encerramento do volume devero ser informados no SIPAR.

Obs.: numeram-se normalmente as folhas dos termos de encerramento e abertura de volumes.

Juntada

a unio de um processo ao outro, com o qual se tem relao ou dependncia. Existem dois
tipo de juntada:

Apensao: a juntada temporria entre dois ou mais processos.


Anexao: a juntada definitiva entre dois ou mais processos.
Como fazer a apensao nos processos fisicamente?

A juntada por APENSAO se d quando h unio temporria de um ou mais processos para que
se proceda ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessa-
do ou no, conservando a cada processo a sua identidade, a sua independncia e a sua numerao.

A juntada por apensao deve ocorrer apenas para que as informaes contidas no processo
que j contm alguma deciso acerca do assunto sirvam como subsdio para a deciso de outro proces-
so, devendo ser desapensados ao final da tomada de deciso.

Importante

De forma alguma as folhas do processo apensado sero renumeradas em continuidade ao proces-


so principal, devendo permanecer cada processo com a sua numerao original.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura2929
Figura Procedimento
Procedimento de juntada
de juntada por apensao
por apensao

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

Passo
Passoa passo:
a passo:
1. Deve-se lavrar o termo de juntada por apensao na ltima folha do processo mais antigo, e
1. Deve-se lavrar o Termo de Juntada por Apensao na ltima folha do
apor despacho com o pedido de juntada no processo mais recente. Tanto o despacho quanto
processo acessrio, e apor despacho com o pedido de juntada no processo
o termo sero numerados.
principal, que aquele que precisa da deciso. Tanto o despacho quanto o
termo sero numerados.
2. Colocar o processo mais antigo em primeiro lugar no momento da apensao dos processos, e
deve-se anotar, na capa deste, o nmero do processo que est sendo apensado.
2. Colocar o processo acessrio em primeiro lugar no momento da apensao
dos processos, e deve-se anotar, na capa deste, o nmero do processo que
est sendo apensado.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura 30 Termo de Juntada por Apensao


Figura 30 Termo de Juntada por Apensao [MMA6] C
Figura 30 Termo de Juntada por Apensao Normativa
dezembrod
[MMA6]
Normativa
dezembro

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.


Fazendo a apensao no SIPAR

1) Fazendo a apensao
V aoFazendo
menu apensao no no
aPROCESSO >SIPAR
SIPAR e d um clique com o boto esquerdo do mouse
em JUNTADA.
1) V ao1)menu PROCESSO
V ao menu PROCESSO e d> um
e d umcom
clique clique com
o boto o boto
esquerdo esquerdo
do mouse do mouse
em JUNTADA.

em JUNTADA.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2) Informe o nmero do processo principal, aquele ao qual os processos sero


2) apensados; aps informar
Informe o nmero o nmero,
do processo clique
principal, com
aquele ao oqual
boto esquerdo sero
os processos do
mouse no boto
apensados; [PESQUISAR].
aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
2) Informe o nmero do processo mais antigo, aquele ao qual os processos sero apensados;
no boto
mouse aps informar[PESQUISAR].
o nmero, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para


PROCESSO.
3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para PROCESSO.
3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para
PROCESSO.

4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser


apensado.
4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser
apensado.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2) Informe o nmero do processo principal, aquele ao qual os processos sero


apensados; aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [PESQUISAR].
4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser apensado.

5) V ao 5)campo TIPO
V ao campo DEDEJUNTADA
TIPO e mude
JUNTADA e mude para APENSAO.
para APENSAO.
3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para
PROCESSO.

6) Aps realizar todas estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse no
boto [APENSAR].

4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser


apensado.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

6) Aps realizar todas estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [APENSAR].

Importante

S podero ser apensados processos que estejam na posse do mesmo rgo no SIPAR.
A ao de apensar no SIPAR estar concluda. Repita essa operao
quantos forem os processos a serem apensados.
Desapensao

A desapensao consiste na separao de dois ou mais processos quando finalizado o efeito


que levou a apensao.
Importante

S podero ser apensados processos que estejam na posse


do mesmo rgo no SIPAR.

DESAPENSAO

A desapensao consiste na separao de dois ou mais processos


quando finalizado o efeito que levou a apensao.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura 31 Procedimento de desapensao


Ottulodafigura21InsumoEstratgicodeSadedeveestaentreaspaspg87
OtextoInserodeexpedientespg97noestaemnegrito
Trocarafiguraporestaabaixo:
Figura 31 Procedimento de desapensao

Fonte: Autoria prpria.



Fonte: Autoria
Deve-seprpria. incluir o Termo de Desapensao na ltima folha do processo
Trocarafigura59pg146poresta
que foi realizada a juntada (processo principal) e realizar a desapensao dos
Deve-se incluir o termo de desapensao no processo mais novo e realizar a desapensao dos
processos no SIPAR.
processos no Sipar.
Figura 32 Termo de Desapensao
Figura 32 Termo de Desapensao

[MMA7] Co
NormativaMP
dezembrode

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

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Fazendo a desapensao no SIPAR 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

1) V ao menu PROCESSO > JUNTADA e d um clique com o boto


esquerdo do mouse.
Fazendo a desapensao no SIPAR

1) V ao menu PROCESSO > JUNTADA e d um clique com o boto


Fazendo a desapensao no SIPAR
esquerdo do mouse.
1) V ao menu PROCESSO JUNTADA e d um clique com o boto esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os processos


foram apensados; aps informar o nmero, clique com o boto direito do
2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os processos foram apensados; aps
mouse no boto [PESQUISAR].
2) Informe o nmero
informar do processo
o nmero, clique com oprincipal,
boto esquerdo do mouse
aquele nonoqual
botoos processos
[PESQUISAR].
foram apensados; aps informar o nmero, clique com o boto direito do
mouse no boto [PESQUISAR].

3) Selecione o processo que ser desapensado, clicando com o boto


esquerdo do mouse no campo SELECIONAR.
3) Selecione o processo que ser desapensado, clicando com o boto
esquerdo do mouse no campo SELECIONAR.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) Selecione o processo que ser desapensado, clicando com o boto esquerdo do mouse no
campo SELECIONAR.

4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESAPENSAR].


4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESAPENSAR].
4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESAPENSAR].

5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos da desapensao


e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].
5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos da desapensao
e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].

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5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos da desapensao e clique com o boto


esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].

A ao de desapensar no SIPAR est concluda. Repita essa operao quantos forem os proces-
sos a serem desapensados do processo principal.

Importante:
A ao de desapensar no SIPAR est concluda. Repita essa operao
quantos forem os processos a serem desapensados do processo principal.
A desapensao dos processos ocorrer antes do arquivamento.

O termo de desapensao deve ser numerado.


Importante:

Anexao A desapensao dos processos ocorrer antes do arquivamento.


A juntada
Opor ANEXAO
termo se d quando hdeve
de desapensao unio ser
definitiva e irreversvel de um ou mais pro-
numerado.
cessos desde que pertencentes ao mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto ou assuntos
semelhantes.

Passo a Passo para a anexao:


Anexao
Inserir termo de juntada por anexao na ltima folha do processo principal (que ser sempre
A juntada por ANEXAO se d quando h unio definitiva e
o mais antigo). Este dever ser numerado.
irreversvel de um ou mais processos desde que pertencentes ao mesmo
interessado e que contenham o mesmo assunto ou assuntos
semelhantes.

Passo a Passo para a anexao:

Inserir termo de juntada por anexao na ltima folha do processo principal


(que ser sempre o mais antigo). Este dever ser numerado.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura3333
Figura Termo
Termo de Juntada
de Juntada por Anexao
por Anexao

[MMA8] Comen
NormativaMPOG/
dezembrode2012

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

1. Sobrepor capa do processo principal a capa do processo acessrio.


1. Sobrepor capa do processo principal a capa do processo acessrio.
2. Inserir o contedo do processo acessrio em seguida ao termo de anexao, formando um
2. nico
Inserir o contedo do processo acessrio em seguida ao termo de
conjunto.
anexao, formando um nico conjunto.
3. Renumerar e rubricar as folhas/pginas do processo acessrio (mais novo), obedecendo
numerao sequencial do principal.
3. Renumerar e rubricar as folhas/pginas do processo acessrio (mais
4. Informar, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi juntado por
novo), obedecendo numerao sequencial do principal.
anexao.

4. Informar,
OBS.: na capa
caso o processo dotenha
acessrio processo
termo deprincipal, o nmero
desentranhamento do processono
ou desmembramento,
momento da renumerao
acessrio dasfoi
que folhas, permanecer
juntado vago o lugar correspondente pea retirada. O fato
por anexao.
dever ser relatado em despacho.
OBS.: caso o processo acessrio tenha termo de desentranhamento ou
desmembramento, no momento da renumerao das folhas, permanecer
vago o lugar correspondente pea retirada. O fato dever ser relatado em
despacho.

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Exemplificando o passo a passo

Figura 34 Procedimento de juntada por anexao


Exemplificando o passo a passo
Exemplificando o passo a passo
Figura 34 Procedimento de juntada por anexao
Figura 34 Procedimento de juntada por anexao

Realizando a anexao no SIPAR


Fonte: Autoria prpria.

Realizando
1) V aoa anexao no SIPAR
menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do
Realizando
mouse a
em anexao
JUNTADA. no SIPAR
1) V ao menu PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em JUNTADA.
1) V ao menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do
mouse em JUNTADA.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2) Informe o nmero do processo principal, aquele ao qual os processos


sero anexados. Aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [PESQUISAR].
2) Informe o nmero do processo principal, aquele ao qual os processos
sero anexados. Aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
2) Informe o nmero do processo principal, aquele ao qual os processos sero anexados. Aps
mouse no boto
informar[PESQUISAR].
o nmero, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para


PROCESSO.
3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para PROCESSO.

3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para


PROCESSO.

4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser


anexado.

4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser


anexado.

100

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser anexado.

5) V 5)
aoVcampo
ao campoTIPO DE
TIPO DE JUNTADA
JUNTADA e mudeepara
mude para ANEXAO.
ANEXAO.

5) V ao campo TIPO DE JUNTADA e mude para ANEXAO.

6) Aps realizar todas estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse no
boto [ANEXAR].
6) Aps realizar todas estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse no
boto [ANEXAR].

101

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

6) Aps realizar todas estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [ANEXAR].

A anexao estar finalizada.

Repita a operao caso seja necessrio anexar mais processos.


A anexao estar finalizada.
Desmembramento
Repita a operao caso seja necessrio anexar mais processos.
O desmembramento a separao de parte da documentao de um processo para formar
outro, mediante despacho da autoridade competente.

Desmembramento
Passo a Passo:

O os documentos a
desmembramento
1. Retirar a separao
serem de parte da documentao de um
desmembrados.
processo para formar outro, mediante despacho da autoridade competente.
2. Colocar o Termo de Desmembramento no local onde foi retirado o documento este termo

Passo a no deve ser numerado.


Passo:

1. Retirar os documentos a serem desmembrados.

2. Colocar o Termo de Desmembramento no local onde foi retirado o


documento este termo no deve ser numerado.

102

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura 35 Termo de Desmembramento

Figura
Figura 35 35 Termo
Termo de Desmembramento
de Desmembramento [MMA9] Co
NormativaMP
dezembrode
[MMA9] Com
NormativaMP
dezembrode2

Fonte:3. Colocar
Portaria Normativa despacho
MPOG/SLTIM n 05,ao
de 19final do de
de dezembro processo
2002. explicando os motivos do
desmembramento.
3. Colocar despacho ao final do processo explicando os motivos do desmembramento.
3. Colocar despacho ao final do processo explicando os motivos do
Exemplificando
desmembramento.
Exemplificando o passo
o passo a passo:a passo:

Figura
Figura 3636 Procedimento
Procedimento
Exemplificando de desmembramento
de desmembramento
o passo a passo:

Figura 36 Procedimento de desmembramento

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do processo desmembrado,
Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do
deve-se
Fonte: inserirprpria.
Autoria uma cpia integral do documento no local do original, aps o termo de desmembra-
processo desmembrado, deve-se inserir uma cpia integral do documento no
mento. Essas cpias no sero renumeradas e devem conter o carimbo de confere com o original.
Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do
processo desmembrado, deve-se inserir uma cpia integral do documento no

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Importante:

O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a


sua numerao, permanecendo vago o nmero de folhas
correspondente, inserindo no local o Termo de
Desmembramento que no ser numerado.
Importante:

Ovedada a retirada
processo que tiver folha ouda
peaprimeira peaado
retirada conservar processo.
sua numerao, permanecendo vago
o nmero de folhas correspondente, inserindo no local o Termo de Desmembramento que no
ser numerado.

vedada a retirada da primeira pea do processo.


Desmembrar no SIPAR

1)Desmembrar
V ao menuno SIPAR
PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do
1) V em
mouse JUNTADA.
ao menu PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em JUNTADA.

2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos


foram anexados; aps informar o nmero, clique com o boto direito do
mouse no boto [PESQUISAR].

104

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2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos foram anexados;


aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

3) Selecione o o processo
3) Selecione queserser
documento que desmembrado,
desmembrado, clicando
clicando com com odoboto
o boto esquerdo mouse
3) Selecione
esquerdo odo processo
no campo
que ser
mouse no campo
SELECIONAR.
desmembrado, clicando com o boto
SELECIONAR.
esquerdo do mouse no campo SELECIONAR.

4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESMEMBRAR].

4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESMEMBRAR].

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4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESMEMBRAR].

5) Preencha o ocampo
5) Preencha JUSTIFICATIVA
campo JUSTIFICATIVA comdo
com os motivos osdesmembramento
motivos do desmembramento
e clique com o boto
e clique com o boto esquerdo do mouse
esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR]. no boto [CONFIRMAR].
5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos do desmembramento
e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].

Importante
Importante
O desmembramento s deve ser feito no SIPAR se a pea a ser retirada tiver o nmero de registro.
Caso a pea a ser desmembrada no tenha o referido nmero do registro, deve-se proceder o des-
membramento somente no processo.
Importante
O desmembramento s deve ser feito no SIPAR se a pea a
ser retirada tiver o nmero de registro. Caso a pea a ser
O desmembramento s deve ser feito no SIPAR se a pea a
desmembrada no tenha o referido nmero do registro,
ser retirada tiver o nmero de registro. Caso a pea a ser
deve-se proceder o desmembramento somente no processo
desmembrada no tenha o referido nmero do registro,
deve-se proceder o desmembramento somente no processo

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Desentranhamento

desentranhamento a retirada de pea do processo. Poder ocorrer


ODesentranhamento
quando houver interesse do Ministrio da Sade ou a pedido de terceiros
O desentranhamento a retirada de pea do processo. Poder ocorrer quando houver interes-
desde que autorizada, com despacho prvio, pela autoridade competente.
se do Ministrio da Sade ou a pedido de terceiros desde que autorizada, com despacho prvio, pela
Passo aautoridade
Passo:competente.
Passo a Passo:
1. Retirar os documentos a serem desentranhados.
1. Retirar os documentos a serem desentranhados.
2. Colocar o Termo de Desentranhamento ou carimbo de
desentranhamento
2. Colocar o Termonodelocal onde foi retirado
Desentranhamento o documento
ou carimbo este termo
de desentranhamento no local onde
no deve ser numerado.
foi retirado o documento este termo no deve ser numerado.

Figura 3737
Figura Termo de Desentranhamento
Termo de Desentranhamento
[MMA10] Comentr
NormativaMPOG/SLTIn
dezembrode2012.

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

3. Fazer despacho solicitando o desentranhamento, devendo ser assinado pela autoridade


3. Fazer despacho
competentesolicitando
e colocado aoofinal
desentranhamento,
do processo. devendo ser assinado
pela autoridade competente e colocado ao final do processo.
4. Colocar termo de desentranhamento ao final do processo este termo deve ser numerado.
4. Colocar termo de desentranhamento ao final do processo este termo
deve ser numerado.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura 38 Termo de Desentranhamento


Figura
Figura 3838 Termo
Termo de Desentranhamento
de Desentranhamento
[MMA11] C
NormativaMP
[MMA11] C
dezembrode
NormativaMP
dezembrode

Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.

Exemplificando o passo a passo:


Exemplificando o passo a passo:
Exemplificando o passo a passo:
Figura 39 Procedimento de desentranhamento
Figura 39 Procedimento de desentranhamento
Figura 39 Procedimento de desentranhamento

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Fonte: Autoria prpria.
Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do processo desentranhado, deve-se tirar
Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do
uma cpia integral do documento e inseri-la no local do original. Essas cpias no sero renumeradas e devem conter
processo desentranhado,
Sempre que a retirada deve-se tirar uma cpia
do documento integral
prejudicar do documentodo
o entendimento e
o carimbo de confere com o original.
inseri-la nodesentranhado,
processo local do original. Essastirar
deve-se cpiasumano sero
cpia renumeradas
integral e devem
do documento e
conter oCaso
inseri-la carimbo
noseja
local de
doconfere
inserido original.
no com
processo um o
Essas original.
cpiasqueno
documento sero renumeradas
no corresponda e devem
ao assunto do mesmo, ou
conter o carimbo de confere com o original.
que foi inserido erroneamente, deve-se retirar integralmente o documento deixando somente o Termo
Caso seja inserido
de Desentranhamento, no processo
sendo, neste um documento
caso, imprescindvel a justificativaque noespecifique
em que corresponda ao
a necessi-
assunto
dade daCaso do seja
retirada mesmo,
da pea, no ou
inserido noque
sendo foi fazer
processo
necessrio inserido
umcpia doerroneamente,
documento
documento deve-se retirar
quedesentranhado.
no corresponda ao
integralmente
assunto do mesmo, o documento
ou que foi deixando somente
inserido erroneamente, o deve-se
Termo retirarde
integralmente o documento deixando somente o Termo de
108

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mouse
cpia em JUNTADA.
do documento desentranhado.
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Desentranhar no SIPAR
Desentranhar
1) V ao menu no SIPAR
PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do
mouse emmenu
1) V ao JUNTADA.
PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em JUNTADA.

2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos


foram2) anexados; aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos foram inseridos;
mouseapsno informar
boto [PESQUISAR].
o nmero, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].

2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos


foram anexados; aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [PESQUISAR].

109

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3) Selecione o expediente que ser desentranhado, clicando com o boto


esquerdo do mouse no campo SELECIONAR.
3) Selecione o oexpediente
3) Selecione expediente queque
ser ser desentranhado,
desentranhado, clicando comclicando com odoboto
o boto esquerdo mouse
esquerdo do mouse no
no campo SELECIONAR. campo SELECIONAR.

4) Clique com
4) Clique o oboto
com esquerdo
boto esquerdo do mouse
do mouse no[DESENTRANHAR].
no boto boto [DESENTRANHAR].

4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESENTRANHAR].

5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos do


desentranhamento e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com
[CONFIRMAR]. os motivos do
desentranhamento e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[CONFIRMAR].

110

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5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos do desentranhamento e clique com o boto


esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].

Importante
Importante
O desentranhamento s deve ser feito no SIPAR se a pea a ser retirada tiver o nmero de registro.
O desentranhamento
Caso a pea a ser desentranhada nos deve
tenha sernmero
o referido feito dono SIPAR
registro, seproceder
deve-se a pea o de-a
sentranhamento somente no processo fsico.
ser retirada tiver o nmero de registro. Caso a pea a ser
desentranhada
Reconstituio no
tenha o referido nmero do registro, deve-
de processo
se proceder o desentranhamento somente no processo fsico.
A reconstituio de processos ser realizada quando o processo original for extraviado ou des-
trudo. O fato dever ser comunicado autoridade competente de posse do processo.
Reconstituio de processo
A reconstituio tem carter excepcional e no exclui o procedimento administrativo destinado
A reconstituio de processos ser realizada quando o processo original
a apurar a responsabilidade do servidor detentor do processo no momento do extravio.
for extraviado ou destrudo. O fato dever ser comunicado autoridade
Como reconstituir um processo:
competente de posse do processo.
Reunir cpias dostem
A reconstituio documentos
carterqueexcepcional
constituam o processo
e no nos rgos
exclui o pelo qual tramitou.
procedimento
administrativo destinado
Criao a apurar
de memorando a responsabilidade
informando do servidor
a reconstituio do processo, contendodetentor do
o seu nmero,
processo no momentointeressado,
procedncia, do extravio.
assunto e outras informaes que forem julgadas necessrias.
No documento, dever constar o encaminhamento ao rgo competente pela autuao.
Registrar o memorando no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (SIPAR) e informar,
no registro do
Como reconstituir um novo processo, o nmero do processo extraviado.
processo:
Deve-se colocar uma folha inicial informando a reconstituio do processo, constando o
Reunir cpias ados
seu nmero, documentos
provenincia, que constituam
o interessado, o processo
o assunto e outras informaesnos rgos
que forem jul-
pelogadas
qualconvenientes.
tramitou.
Se no decorrer da reconstituio for encontrado o processo original, este dever prosseguir
Criao de memorando
seu andamento informando
sendo anexado a ele o processoareconstitudo.
reconstituio do processo,
contendo o seu nmero, procedncia, interessado, assunto e outras
informaes que forem julgadas necessrias. No documento, dever
constar o encaminhamento ao rgo competente pela autuao.

111

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

5 CLASSIFICAO

A classificao de documentos a atividade de anlise e identificao


do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdigos. (Dicionrio de Terminologia
5 Classificao
Arquivstica, Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, 2005).

O objetivo da classificao nos arquivos setoriais agrupar os


documentos de arquivo sob um mesmo assunto, visando agilizar a recuperao
A classificao de documentos a atividade de anlise e identificao do contedo de docu-
da informao e facilitar a organizao dos documentos.
mentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdi-
gos. (Dicionrio
a partir de Terminologia Arquivstica, Arquivo
da classificao Nacional,
dos Rio de Janeiro, 2005).
documentos que se define a
temporalidade dos
O objetivo documentos
da classificao e seu setoriais
nos arquivos ciclo de vida. os documentos de arquivo sob um
agrupar
mesmo assunto, visando agilizar a recuperao da informao e facilitar a organizao dos documentos.
Entendendo a classificao
a partir da classificao dos documentos que se define a temporalidade dos documentos e
deClassificar
seu ciclo vida. uma atividade humana.
Os homens classificam sem que tenham conscincia dessa
Entendendo a classificao
operao.
No h uma
Classificar classificao
uma absoluta a ser descoberta.
atividade humana.
No descobrimos, mas elaboramos classificao.
Os homens classificam sem que tenham conscincia dessa operao.
Existem tantas classificaes quantas
No h uma classificao absoluta a ser descoberta. forem as caractersticas
possveis de serem empregadas como base da diviso.
No descobrimos, mas elaboramos classificao.

Figura 40 Existem tantas classificaes


Exemplo quantas forem as caractersticas possveis de serem empregadas
de classificao
como base da diviso.

Figura 40 Exemplo de classificao

Fonte: CGDI/SAA/SE/MS.

Ao elaborarmos uma classificao, temos como resultado um instrumento, que nada mais do
Fonte: CGDI/SAA/SE/MS.
que a traduo visual das relaes hierrquicas e orgnicas entre as classes e suas subdivises.
Ao elaborarmos uma classificao, temos como resultado um
Classificando Documentos de Arquivo
instrumento, que nada mais do que a traduo visual das relaes
Para podermos
hierrquicas classificar
e orgnicas qualquer
entre documentoedesuas
as classes arquivo, temos que entender alguns concei-
subdivises.
tos, so eles:
Classificando Documentos de Arquivo
Atividade-meio: o conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e via-
bilizar o desempenho de suas atribuies especficas. So operaes de gesto dos recursos humanos,
Para podermos classificar qualquer documento de arquivo, temos que
financeiros, informacionais e materiais comuns a todas as organizaes.
entender alguns conceitos, so eles:

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Ex.: Compra de equipamentos, contratao de pessoal, manuteno de elevadores, pagamento


de contas de telefone, gua e luz.

Atividade-fim: o conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho
de suas atribuies especficas. So operaes vinculadas diretamente misso da organizao.

Ex.: Ateno Bsica Sade, Auditoria do SUS, Vigilncia Sanitria.

Funo: Todas as responsabilidades atribudas a um rgo a fim de atingir amplos objetivos


para os quais foi criado, essas funes so definidas nas leis ou regulamentos que criaram o rgo
(Schellenberg).

Ex.: Funo: Gesto de Pessoas

Quem desempenha essa funo no Ministrio da Sade a Coordenao-Geral de Gesto de Pessoas.

Atividade: cada funo de um rgo pode ser subdividida em diversas atividades, srie de
aes, levadas a efeito no desempenho de uma funo especfica (Schellenberg).

Ex.: Atividade: Pagamento

Para classificar documentos de arquivo, necessitamos de um instrumento especfico. No caso


do Ministrio da Sade, devemos utilizar para classificar os documentos das atividades-meio o Cdigo
de Classificao de Documentos de Arquivo para a administrao pblica: atividades-meio; elaborado
e publicado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Para a classificao dos documentos das
atividades finalsticas do Ministrio da Sade, deve ser utilizado o cdigo da rea-fim, que elaborado
pelo Ministrio da Sade e aprovado pelo Arquivo Nacional.

O Cdigo de Classificao utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou


recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades e somente a partir da classificao dos
documentos que se pode determinar a destinao dos documentos.

Para a administrao pblica federal, adotou-se o modelo de Cdigo de Classificao Decimal,


ou seja, as dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algaris-
mos, como se segue:

114

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o Decimal, ou seja, as dez classes principais so representadas
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

mero inteiro, composto de trs algarismos, como se segue:

Figura 41 rea-meio e rea fim


Figura 41 rea-meio e rea-fim

Fonte: Autoria prpria.

Fonte:As Autoria prpria.


classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo rgo. Elas so di-
vididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem cdigos numricos,
classes principais correspondem s grandes funes
seguindo-se o mtodo decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000 (Administrao
Geral), tem-se:
nhadas pelo rgo. Elas so divididas em subclasses e estas, por sua
rupos e subgrupos, os quais recebem cdigos numricos, seguindo-
odo decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000
ao Geral), tem-se:

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura 42 Lgica de classificao


Figura 42 Lgica de classificao
[MMA12

Relaes

Lgicada
domaiorp

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Passo a passo para classificar um documento de arquivo:
Passo a passo para classificar um documento de arquivo:
1. Ler atentamente todo o documento.
1. Ler atentamente todo o documento.
2. Identificar se o documento est relacionado rea-meio ou rea-fim.
2. Identificar se o documento est relacionado rea-meio ou rea-fim.
3. Localizar o assunto do documento no cdigo de classificao de documentos.

3. Localizar o assunto
4. Anotar a lpis, do documento
no canto superior no cdigo
direito do documento, declassificao
o cdigo de classificao
que cor-de
documentos.
responde ao assunto de que trata o documento em questo.

4. Anotar a lpis, no canto superior direito do documento, o cdigo de


classificao que corresponde ao assunto de que trata o documento em
questo.

116

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Classificando
Classificando o memorando
o memorando a seguir:a seguir:

Figura4343
Figura Memorando
Memorando

Fonte:
Fonte: Autoria
Autoria prpria.
prpria.

PassoPasso
01: leia todo
01: leia todooodocumento com
documento com muita
muita ateno;
ateno; aps estaaps
leitura,esta
faa asleitura, faa
seguintes as
perguntas:
seguintes perguntas:
1. De qual assunto esse documento trata? Por qual motivo ele foi produzido?
1.Alterao
R: De qual assunto esse documento trata? Por qual motivo ele foi
de Frias.
produzido?
R:documento
2. Esse Alteraotrata
de Frias.
somente de um assunto?
2. Esse documento trata somente de um assunto?
R: Sim.

117

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

R: Sim.

3. Se a reposta anterior for no, de quais outros assuntos esse


documento trata?

4.
3. SeDe todosanterior
a reposta os assuntos
for no, deque
quaisooutros
documento trata,
assuntos esse qual o trata?
documento mais relevante,
aquele pelo qual o documento foi criado?
4. De todos os assuntos que o documento trata, qual o mais relevante, aquele pelo qual o do-
cumento foi criado?
Figura 44 Classificao passo 1
Figura 44 Classificao passo 1
[MMA13] C

1)[...]Porq

Fonte: <www.comstockphoto.es>.

Passo 02: para identificar se o documento est relacionado rea-meio ou


rea-fim, faa
Passo 02:opara
seguinte:
identificar se o documento est relacionado rea-meio ou rea-fim, faa o
seguinte:
1. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01:
1. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01:
R: Alterao de Frias.
R: Alterao de Frias.
2. Esse assunto est ligado s atividades bsicas do rgo (rea-meio) ou
s atividades
2. Esse finalsticas
assunto est (rea-fim)?
ligado s atividades bsicas do rgo (rea-meio) ou s atividades finalsti-
cas (rea-fim)? R: rea-meio.

Passo R: 03: para localizar o assunto no cdigo de classificao de


rea-meio.
documentos,
Passo 03:faa
para o seguinte:
localizar o assunto no cdigo de classificao de documentos, faa o seguinte:
1. Pegue a resposta da pergunta 2 do passo 02:

118

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

1. Pegue a resposta da pergunta 2 do passo 02:


R: rea-meio.

2. NoR:instrumento
rea-meio. de classificao de documentos de arquivo relativos s
atividades-meio da administrao pblica, adotado pelo Ministrio da
2. No instrumento de classificao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da
Sade,administrao
encontre apblica,
parteadotado
que trata da resposta acima;
pelo Ministrio da Sade, encontre a parte que trata da res-
posta acima;
Figura 45 Instrumento de classificao
Figura 45 Instrumento de classificao

Fonte:
Fonte:autoria prpria
Autoria prpria.

3. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01: Alterao de Frias e faa as seguintes perguntas:
3. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01: Alterao de Frias e
1. Quem pode solicitar Alterao de frias?
faa as seguintes perguntas:
R: Servidor.
1. Quem pode solicitar Alterao de frias?
2. Qual atividade no Ministrio da Sade responsvel por cuidar dos assuntos relacionados
R: Servidor.
aos servidores?

R:2. Qual
Gesto atividade
de Pessoas. no Ministrio da Sade responsvel por cuidar
dos assuntos relacionados aos servidores?
R: de
3. No instrumento Gesto de Pessoas.
classificao, procure a rea que voc encontrou no passo 03 um assunto
que se aproxime da resposta encontrada na pergunta anterior.
3. No instrumento de classificao, procure a rea que voc
encontrou no passo 03 um assunto que se aproxime da resposta
encontrada na pergunta anterior.

119

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura4646 Lgica de classificao


Figura Figura Lgica
46 Lgica de classificao
de classificao

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
Fonte: Autoria prpria.

4. Dentro
4. Dentro dodoassunto
4. Dentro
do assunto
assunto queque
mais se
que mais se mais se aproximou,
aproximou,
aproximou, procureprocure
procure um assunto um assunto
que descreve
um assunto que que
melhor o do-
descreve
descreve melhormelhor
cumento que o documento
est
o documento
sendo que
classificado.
que est est classificado.
sendo sendo classificado.
Figura 47 Modelo de Lgica de classificao
Figura 4Figura 47 Modelo
7 Modelo de Lgica
de Lgica de classificao
de classificao

Fonte: prpria.
Fonte: Autoria Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.

120

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Entendendo o passo 03:


Entendendo o passo 03:
Figura 48 Classificao passo 03
Entendendo o passo 03:
Figura 48 Classificao passo 03
[MMA14] Come
Figura 48 Classificao passo 03 Grupoemc.a.b/
[MMA14] Co
Grupoemc.a.

Fonte: autoria prpria

4. Passo
Fonte:
Fonte: 04:
Autoria prpria.
autoria anotar a lpis, no canto superior direito do documento o
prpria
cdigo de classificao.
Passo 04: anotar a lpis, no canto superior direito do documento o cdigo de classificao.
4. Passo 04: anotar a lpis, no canto superior direito do documento o
Figura 49Exemplo
Exemplo de onde
anotaranotar o nmero da classificao
cdigo
Figura 49 de classificao.
de onde o nmero da classificao

Figura 49 Exemplo de onde anotar o nmero da classificao

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

Importante:
Fonte: Autoria prpria.

Leia atentamente todo o documento e compreenda-o.


Importante:
Evite classificar os documentos nas classes maiores.
Na dvida sobre como classificar, chame o assistente tcnico da sua
rea.
Leia atentamente todo o documento e compreenda-o.
Evite classificar
Classifique os documentos
o documento nas classes
no momento em que maiores.
ele produzido. 121
Na dvida sobre como classificar, chame o assistente tcnico da sua
rea.
VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 949429
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Importante:

Leia atentamente todo o documento e compreenda-o.

Evite classificar os documentos nas classes maiores.

Na dvida sobre como classificar, chame o assistente tcnico da sua rea.

Classifique
Tabela de Temporalido documento
ade no momento em que ele produzido.

elaborado a partir do processo de avaliao de documentos.


Tabela de Temporalidade
Instrumento
Possui a finalidade de definir os prazos de guarda e a destinao final dos
Instrumento elaborado a partir do processo de avaliao de documentos. Possui a finalidade de definir
documentos . de guarda e a destinao final dos documentos.
os prazos
Figura Tabela
50 Tabela de temporalidad e de documento
Figura 50 de temporalidade de documento

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: autoria prpria
Entendendocampos
Entendend o os os camposda
da Tabela
Tabela dede
Temporalidade
Temporalidade
1) Assunto: agrupamento genrico do cdigo de classificao, cujos conjuntos constituem o
1) Assunto: agrupamento genrico do cdigo de classificao, cujos
conjuntosreferencial para o arquivamento
constituem para o arquivamento dos
dos documentos.
o referencial
documentos .
2) Prazos de Guarda: tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou.
2) Prazos de Guarda: tempo necessrio para arquivamento dos
documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender
exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou.

122

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura 51 Fases do ciclo documental

Figura
Figura 5151 Fases
Fases do documental
do ciclo ciclo documental

Fonte: Autoria prpria.

Fonte:
Fonte: Autoria
Autoria prpria.prpria.
3) Destinao Final: neste campo, registrada a destinao final
estabelecida para
3) Destinao Final: nestecada
campo,documento que pode
registrada a destinao finalser a eliminao
estabelecida ou a
para cada docu-
guarda permanente.
mento que pode ser a eliminao ou a guarda permanente.
3) Destinao Final: neste campo, registrada a destinao final
Figura 52estabelecida
Figura 52 Destinao
Destinao Final cada documento que pode ser a eliminao ou a
Finalpara
guarda permanente.

Figura 52 Destinao Final

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

4) Observao:
4) Observao: nesteneste
campo, so registradas as
campo, soinformaes complementares
registradas as e as justificativas,
informaes
complementar
Fonte: Autoria prpria.
necessrias es e aplicao
correta as justificativas,
da tabela. necessrias correta aplicao da
tabela.

4) Observao: neste campo, so registradas as informaes


complementares e as justificativas, necessrias correta aplicao da
tabela.


123

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

6 PROCEDIMENTOS DE ARQUIVO
6 Procedimentos de Arquivo
O Servio de Arquivo (SEARQ1) e os Arquivos Gerais dos Ncleos
Estaduais do Ministrio da Sade so as unidades responsveis pelo
recebimento dos documentos de arquivo na fase intermediria, por sua guarda
e preservao, pelo acesso,
O Servio de Arquivo por
(SEARQ 1) e os meioGerais
Arquivos da dos
consulta, do emprstimo
Ncleos Estaduais do Ministrio daou
Sadedo
desarquivamento e a pela
so as unidades responsveis destinao
pelo recebimento dosfinal destesdedocumentos.
documentos arquivo na fase intermediria, por sua
guarda e preservao, pelo acesso, por meio da consulta, do emprstimo ou do desarquivamento e pela
6.1 Transferncias
destinao de Documentos
final destes documentos.

Os documentos
6.1 Transferncias podem ser transferidos aos Arquivos de Guarda
de Documentos
Intermediria do Ministrio da Sade, aps terem cumprido sua fase corrente
Os documentos podem
nos setores/unidades. ser realizar
Para transferidos aos Arquivos
uma de Guardasiga
transferncia, Intermediria
o passo do a
Ministrio
passo:da
Sade, aps terem cumprido sua fase corrente nos setores/unidades. Para realizar uma transferncia,
1) Entre
siga o passo a passo:em contato com o assistente tcnico do setor/unidade.

1) Entre em contato com o assistente tcnico do setor/unidade.


2) Aplique o prazo de guarda dos documentos classificados de acordo
com oaprazo
2) Aplique Tabela dedosTemporalidade
de guarda de dedocumentos
documentos classificados conforme
acordo com a Tabela de Tempo-a
Resoluo
ralidade n 14 do
de documentos Conarq.
conforme a Resoluo n 14 do Conarq.

Figura 53Aplicao
Figura 53 Aplicao da tabela
da tabela de temporalidade
de temporalidade

Fonte: Autoria prpria


Fonte: Autoria prpria.

Entendendo a aplicao da tabela de temporalidade:

1. Encontre a classificao do documento no campo ASSUNTO.

2. Olhe a data do documento e faa o seguinte clculo: quantidade de anos


que est
1 Os procedimentos no campo
foram elaborados com baseARQUIVO CORRENTE
na estrutura organizacional + o(SEARQ)
do Servio de Arquivo anocomem que o
funcionamento
em Braslia/DF, podendo cada ncleo estadual realizar adequaes conforme a sua realidade.
documento foi produzido. Ex.: 2007 + 5 = 2012.

1
Os procedimentos foram elaborados com base na estrutura organizacional do Servio de Arquivo
125
(SEARQ) com funcionamento em Braslia/DF, podendo cada ncleo estadual realizar adequaes
conformeasuarealidade.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Entendendo a aplicao da tabela de temporalidade:

1. Encontre a classificao do documento no campo ASSUNTO.

2. Olhe a data do documento e faa o seguinte clculo: quantidade de anos que est no cam-
3. Comprovado que o documento j teve sua fase corrente expirada, ele
po ARQUIVO CORRENTE + o ano em que o documento foi produzido. Ex.: 2007 + 5 = 2012.
pode ser transferido ao Servio de Arquivo. No caso do exemplo acima,
no item 2, o documento
3. Comprovado poder
que o documento serfase
j teve sua transferido ao ele
corrente expirada, Arquivo de Guarda
pode ser transferido
Intermediria no incio de 2013.
ao Servio de Arquivo. No caso do exemplo acima, no item 2, o documento poder ser
transferido ao Arquivo de Guarda Intermediria no incio de 2013.
3) Agrupe por cdigo os documentos que findaram sua fase corrente e que
3) Agrupe por cdigode
possuam temporalidade os documentos que findaram sua fase corrente e que possuam tempora-
guarda intermediria.
lidade de guarda intermediria.
Figura 54 Classificao agrupada
Figura 54 Classificao agrupada

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

4) Forme dossis, conforme os seguintes passos:

126

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

1) Pegue todos os documentos agrupados por cdigo e coloque


dentro da capa de dossi, seguindo as cores de cada classe.
1) Pegue todos os documentos agrupados por cdigo e coloque
Figura
dentro55 da
4) Formedossis,
Elaborao
capa deosdossi
de dossi,
conforme seguindo
seguintes passos: as cores de cada classe.

1) Pegue todos os documentos agrupados por cdigo e coloque dentro da capa de dossi, seguindo as cores
Figura 55 Elaborao de dossi
de cada classe.

Figura 55 Elaborao de dossi

Fonte: Autoria prpria.

2) Faa a etiqueta que dever ser colada no canto superior direito da capa do
dossi.
Fonte: Autoria
Fonte: prpria.
Autoria prpria.

2) Faa a etiqueta que dever ser colada no canto superior direito da capa do dossi.
2) Faa a etiqueta que dever ser colada no canto superior direito da capa do
dossi.Figura 56 Exemplo de etiqueta de dossi
Figura 56 Exemplo de etiqueta de dossi

[MMA15

Figura 56 Exemplo de etiqueta de dossi Proposta

[MMA15] Com

PropostaOram

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

127
Fonte: Autoria prpria.

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Figura 57 Etiqueta de dossi 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) Cole a etiqueta na capa do dossi


3) Cole a etiqueta na capa do dossi
Figura 57 Etiqueta de dossi
Figura 57 Etiqueta de dossi [MMA16]

PropostaO

Fonte: autoria prpria

4) Para os processos, organize conforme os seguintes passos:


Fonte:
Fonte: autoria prpria
Autoria prpria.

1) 4)
Organize Para
4) Para
todos
os
os processos,
os processos
processos, organize
organize conforme
por cdigo
conforme
os seguintes
de classificao.
os seguintes
passos: passos:

2) Insira o1)despacho
Organizetodos
1) Organize de
todos os
arquivamento
osprocessos por cdigo
processos por de intermedirio
classificao.
cdigo em cada processo.
de classificao.
2) Insira o despacho de arquivamento intermedirio em cada processo.
2) Insira o despacho de arquivamento intermedirio em cada processo.
Figura 58 Despacho para o Servio de Arquivo
Figura 58 Despacho para o Servio de Arquivo
Figura 58 Despacho para o Servio de Arquivo

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

128


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5) Preencha a Guia de Transferncia.

Figura 59 Guia de Transferncia

Fonte: Autoria prpria.


Titulodafigura62devesercolarespelhonacaixaarquivo

6) Proceda a gesto e o trmite dos registros dos documentos no Sistema Integrado de Protocolo e
Arquivo (SIPAR), conforme os seguintes passos:

1) Confira todos os dados do registro do documento que foram cadastrados no SIPAR. Caso seja
encontrado algum erro, proceda a correo.

2) Execute o trmite do documento preenchendo os campos conforme exemplo abaixo:

rgo de destino: sigla da unidade de arquivamento central.


Despacho: Arquivar Central.
Resumo do Despacho: cdigo de classificao do documento/ nmero da relao/ano da
transferncia.

129

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

7) Coloque os dossis dentro da caixa seguindo a ordem que est descrita


na guia de transferncia:
7) Coloque os dossis dentro da caixa seguindo a ordem que est descrita na guia de transferncia:
7) Figura 60 Dossi
Coloque em caixa
os dossis dentro da caixa seguindo a ordem que est descrita
Figura 60 Dossi em caixa
na guia de transferncia:

Figura 60 Dossi em caixa

Fonte: Autoria prpria.

Fonte: Autoria prpria.

130

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

7) Faa a espelho da caixa.


7) Faa a espelho da caixa.
Figura
8) Faa61 Espelho
o espelho de caixa-arquivo
da caixa.
Figura 61 Espelho de caixa-arquivo
Figura 61 Espelho de caixa-arquivo [MMA17

[MMA17] C
sequnci
sequncian

Fonte: Autoria prpria.


Fonte:
Fonte:Autoria prpria.
Autoria prpria.

8) Cole o espelho na caixa-arquivo


8) 9) Colar
Cole o espelho
espelho na caixa-arquivo
na caixa-arquivo.

Figura 62 Colar
Figura 62 Elaborao de espelho na caixa-arquivo
espelho na caixa-arquivo
Figura 62 Elaborao de espelho na caixa-arquivo

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria
Fonte: Autoria prpria

131

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

1) Solicite que o assistente tcnico proceda conferncia de todos os itens demandados para
a transferncia.

2) Aps a conferncia e a finalizao de todas as correes, o assistente tcnico encaminhar


por meio de e-mail institucional os dados da transferncia, (nmero da relao com o ano, e
a quantidade de documentos em caixas e em metros lineares), com cpia para o assistido e
s chefias envolvidas (chefe do assistente tcnico e chefe do assistido), solicitando, junto ao
arquivo de guarda intermediria, o agendamento de uma data para a realizao da transfe-
rncia fsica dos documentos.

3) Entre em contato com equipe de apoio que realiza o transporte das caixas-arquivo no dia
agendado para a transferncia e solicite que eles entreguem as caixas no setor de arquiva-
mento intermedirio. Esta entrega deve ser acompanhada pelo assistido e pelo assistente
tcnico. Caso a transferncia fsica no ocorra no dia agendado, ser necessrio repetir o
procedimento para reagendamento da data.

O setor responsvel pelo arquivo de guarda intermediria realizar uma nova conferncia e,
caso tudo esteja correto, o assistente tcnico devolver uma via da Guia de Transferncia devidamente
assinada rea que transferiu os documentos, que dever ser guardada no rgo para fins de solicita-
o de consulta/pesquisa, emprstimo ou desarquivamento.

Caso seja encontrado algum erro durante a conferncia realizada pelo Setor de Arquivo Inter-
medirio, o assistente tcnico entrar em contato com o assistido para que o mesmo realize as devidas
correes e a transferncia possa ser finalizada. O assistido ter o prazo de 15 dias teis, prorrog-
veis por igual perodo, mediante justificativa, contados a partir da data de repasse da conferncia pelo
Arquivo de Guarda Intermediria, para a realizao das correes. Se nesse prazo as pendncias no
forem sanadas, toda a transferncia retornar para o setor de origem, acompanhada pelo assistente
tcnico.

No sero agendadas novas transferncias para os setores que ainda tenham transferncias
com pendncias ou no finalizadas nos arquivos de guarda intermediria.

6.1.1 Transferncia de Documentos dos Recursos Humanos

A Portaria MS/SE n 611, de 13 de dezembro de 2007, identifica os documentos que devem


compor as pastas dos Assentamentos Individuais e a sua metodologia de organizao. Estes documen-
tos devem ser transferidos diretamente aos Servios de Arquivo de Pessoal ligados Coordenao-
-Geral de Gesto de Pessoas (CGESP).

6.2 Eliminao de Documentos


Os documentos sero eliminados nos rgos/unidades do Ministrio da Sade, aps terem
cumprido sua fase corrente e caso no tenham prazo de guarda intermediria. Para realizar a elimina-
o, siga o passo a passo:

1. Entre em contato com o assistente tcnico do rgo/unidade.

2. Aplique o prazo de guarda dos documentos classificados de acordo com a Tabela de Tem-
poralidade de Documentos conforme a Resoluo n 14 do Conarq.

132

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1. Entre em contato com o assistente tcnico do rgo/unidade.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2. Aplique o prazo de guarda dos documentos classificados de acordo


com a Tabela de Temporalidade de Documentos conforme a
Resoluo n 14 do Conarq.

Figura 63 Aplicao
Figura 63 Aplicao dadetabela
da tabela de temporalidade
temporalidade

Fonte: Autoria
Fonte: Autoria prpria.
prpria.

Entendendo a aplicao da tabela de temporalidade:


Entendendo a aplicao da tabela de temporalidade:
1. Encontre
1) Encontre a classificao
a classificao do documento nodo documento
campo ASSUNTO. no campo ASSUNTO.
2. Olhe a data do documento e faa o seguinte clculo: quantidade
2) Olhe ade
dataanos
do documento
que est e faano
o seguinte
campoclculo: quantidadeCORRENTE
ARQUIVO de anos que est no+campo
o ano em
ARQUIVO
que o documento foi produzido. Ex.: 2007 +Ex.:
CORRENTE + o ano em que o documento foi produzido. 5=2007 + 5 = 2012.
2012.
3. Verifique
3) Verifique se o campose o intermediria
fase campo fase I est intermediria I est
vazio e veja no campo vazio
destinao e seveja
final no
campo destinao final se eliminao.
eliminao.
4. Caso a resposta acima seja sim, o documento pode ser listado e
4) Caso aeliminado,
resposta acimaquando
seja sim, ohouver
documento a aprovao
pode ser listadopelo Arquivo
e eliminado, Nacional.
quando houver
a aprovao pelo Arquivo Nacional.
3. Agrupe os documentos que findaram sua fase corrente, cuja
5) Agrupe os documentos que findaram sua fase corrente, cuja destinao final seja a elimina-
destinao final seja a eliminao, por cdigo.
o, por cdigo.

133

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura 64 Documentos agrupados por cdigo de classificao


Figura 64 Documentos agrupados por cdigo de classificao
Figura 64 Documentos agrupados por cdigo de classificao

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.
4. Preencha a listagem de eliminao.
Fonte: Autoria
Preencha prpria.
a listagem de eliminao.
Figura 65 Listagem de eliminao
4. FiguraPreencha
65 Listagema
delistagem
eliminao de eliminao.

Figura 65 Listagem de eliminao

Fonte: Autoria prpria.


Fonte: Autoria prpria.

134
Fonte: Autoria prpria.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

6) Coloque os documentos dentro da caixa-arquivo seguindo a ordem da Listagem de Eliminao.

7) Envie a Listagem para a Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos ARQUIVO e


aguarde a listagem de eliminao ser autorizada pelo Arquivo Nacional.

8) Aps aprovada a Eliminao e cumpridos os prazos estabelecidos pelo Edital de Cincia de


Eliminao de Documentos, o setor dever proceder baixa dos registros dos documentos
no SIPAR e posteriormente ao descarte.

6.3 Acesso aos Documentos


O Acesso aos documentos transferidos aos arquivos de guarda intermediria do Ministrio da
acesso
Sade a terceiros.
poder Nopor
ser realizado caso dedemudana
meio de estrutura,
consulta, emprstimo o rgo sucessor passa
ou desarquivamento.
a ter o direito de acesso.
Somente o rgo que efetuou a transferncia dos documentos ao arquivo de guarda intermediria
tem direito de acess-los ou autorizar o seu acesso terceiros. No caso de mudana de estrutura, o rgo
sucessor passa a ter o direito de acesso.
6.3.1 Consulta
6.3.1 Consulta
A consulta aos documentos transferidos aos arquivos de guarda
A consulta aos documentos transferidos aos arquivos de guarda intermediria do Ministrio da
intermediria do Ministrio da Sade deve ser realizada em sala prpria e ser
Sade deve ser realizada em sala prpria e ser acompanhada por um servidor da unidade de arquiva-
acompanhada por um servidor da unidade de arquivamento intermedirio que
mento intermedirio que ser responsvel pela segurana dos documentos consultados.
ser responsvel pela segurana dos documentos consultados.
Ser preenchido o Formulrio de Consulta de Documentos no Formsus, para controle do arquivo de
Ser preenchido o Formulrio de Consulta de Documentos no Formsus,
guarda intermediria, e comprovao da cincia de responsabilidade do consulente quanto manuteno
para controle do arquivo de guarda intermediria, e comprovao da cincia de
da integridade dos documentos.
responsabilidade do consulente quanto manuteno da integridade dos
documentos.
Figura 66 Formulrio de Consulta de Documentos

Fonte: Autoria prpria.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

6.3.2
6.3.2Emprstimo
Emprstimo
O emprstimo ocorrer quando o documento for retirado do arquivo de guarda intermediria
O emprstimo ocorrer quando o documento for retirado do arquivo de
do Ministrio da Sade, com o objetivo de prestar informaes. Este documento no poder sofrer ne-
guarda intermediria do Ministrio da Sade, com o objetivo de prestar
nhuma alterao Este
informaes. ou incluso. Para realizar
documento noumpoder
emprstimo siganenhuma
sofrer o passo a passo:
alterao ou
incluso. Para realizar um emprstimo siga o passo a passo:
1. Preencha o Formulrio de Emprstimo.
1) Preencha o Formulrio de Emprstimo no Formsus;
Figura 67 Formulrio de Emprstimo

Fonte: Autoria prpria.


2) Aps localizar o documento, o arquivo de guarda intermediria inserir um
despacho de emprstimo,
2. Aps localizar o documento, e otodos osderegistros
arquivo SIPAR dos
guarda intermediria documentos
inserir um despacho de em-
sero tramitados para o setor/unidade solicitante.
prstimo, e todos
3) Posteriormente, o osarquivo
registros SIPAR
de dos documentos
guarda sero tramitados
intermediria para o setor/unidade
informar a
disponibilidade
solicitante. do documento, por meio de e-mail institucional, para que a
unidade solicitante proceda retirada.
O 3.
setor/unidade
Posteriormente,ter o prazodede
o arquivo 05 dias
guarda teis parainformar
intermediria buscar o documento. Ao
a disponibilidade do documen-
final desse prazo o documento ser novamente arquivado. Caso a rea
to, por meio de e-mail institucional, para que a unidade solicitante proceda retirada.
ainda tenha interesse em retir-lo, ser necessrio repetir os procedimentos
da solicitao de emprstimo;
O setor/unidade ter o prazo de cinco dias teis para buscar o documento. Ao final desse prazo
o4)
documento
Finalizadaseranovamente
anlise doarquivado. Caso ao rea
documento, ainda
setor tenha interesse
proceder a sua em retir-lo, ser
devoluo ao necessrio
repetirServio de Arquivo,
os procedimentos acrescentando
da solicitao a informao da devoluo em
de emprstimo.
despacho, que dever constar na sequncia do despacho de emprstimo
4. Finalizada a anlise do documento, o setor proceder a sua devoluo ao Servio de Arquivo,
acrescentando a informao da devoluo em despacho, que dever constar na sequncia
do despacho de emprstimo inserido pelo arquivo de guarda intermediria e tramite nova-
mente todos os registros SIPAR para o Arquivo de guarda intermediria.

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registros SIPAR para o Arquivo de guarda intermediria. 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

O prazo para devoluo do documento emprestado de 15 (quinze) dias


corridos contados a partir da data da retirada do documento, podendo ser
prorrogado mediante solicitao. O superior hierrquico do rgo solicitante do
emprstimo ser informado nos casos em que o documento no for devolvido
no prazoO prazo para devoluo ou
estabelecido, do documento
quando noemprestado desolicitao
ocorrer 15 dias corridos
decontados
renovaoa partirde
da
data da retirada do documento, podendo ser prorrogado mediante solicitao. O superior hierrquico do
emprstimo.
rgo solicitante do emprstimo ser informado nos casos em que o documento no for devolvido no
Caso seja
prazo estabelecido, realizado
ou quando um solicitao
no ocorrer emprstimo e aps
de renovao anlise o setor/unidade
de emprstimo.
identifique a necessidade de realizar alteraes ou incluses no documento,
deverCaso seja realizado
entrar um emprstimo
em contato e aps anlise
com o arquivo o setor/unidade
de guarda identifique
intermediria e arealizar
necessidade
os
de realizar alteraes ou incluses
procedimentos de Desarquivamento. no documento, dever entrar em contato com o arquivo de guarda
intermediria e realizar os procedimentos de Desarquivamento.
6.3.3 Desarquivamento
6.3.3 Desarquivamento
a retirada
a retirada do documento
do documento ou processo
ou processo do arquivo do arquivo
de guarda intermediria parade
voltarguarda
a trami-
intermediria
tar parae incluses.
e receber alteraes voltar Oadesarquivamento
tramitar e receber
motivadoalteraes e incluses.
pelas aes e atividades O
dos rgos
desarquivamento
do Ministrio da Sade.Para
motivado pelas
realizar um aes e atividades
desarquivamento siga o passodos rgos do Ministrio
a passo:
da Sade. Para realizar um desarquivamento siga o passo a passo:
1. Preencha o Formulrio de Desarquivamento no FormSUS.
1) Preencha o Formulrio de Desarquivamento no Formsus;
Figura 68 Formulrio de Desarquivamento

Fonte: Autoria prpria.

2. Aps localizar o documento, o arquivo de guarda intermediria inserir um despacho de de-


sarquivamento, e os registros Sipar de todos os documentos sero tramitados para o setor/
unidade solicitante.

3. Posteriormente, o arquivo de guarda intermediria informar a disponibilidade do documen-


to, por meio de e-mail institucional, para que a unidade solicitante proceda retirada.

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O rgo/unidade ter o prazo de cinco dias teis para buscar o documento. Ao final desse prazo
o documento ser novamente arquivado. Caso a rea ainda tenha interesse em retir-lo, ser necessrio
repetir os procedimentos da solicitao de desarquivamento.

O documento desarquivado s poder retornar ao arquivo de guarda intermediria por meio


de outra transferncia, depois de findado o prazo de guarda no corrente.

Todos os formulrios esto disponveis no Servio de Arquivo e podero ser solicitados


diretamente ao assistente tcnico da rgo/unidade, ou pelos e-mails <arquivocentral@saude.gov.
br / seged@saude.gov.br>.

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Glossrio
Anexao juntada, em carter definitivo, de processo a outro processo, na qual prevalece, para refe-
rncia, o nmero do processo mais antigo.

Anexo processo juntado, em carter definitivo, a outro processo por afinidade de contedo.

Apensao juntada, em carter temporrio, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada,
conservando cada processo a sua identidade e a sua independncia.

Apenso processo juntado a outro sem, contudo, passar a integr-lo.

Atividade-fim o conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de
suas atribuies especficas. So operaes vinculadas diretamente misso da organizao.

Atividade-meio conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o de-
sempenho de suas atribuies especficas. So operaes de gesto dos recursos humanos, financeiros,
informacionais e materiais comuns a todas as organizaes.

Autuao ao pela qual um expediente passa a se constituir processo.

Cdigo de classificao cdigo derivado de um plano de classificao.

Correspondncia comunicao escrita, expedida (ativa) ou recebida (passiva), por entidades coleti-
vas, pessoas ou famlias.

Desapensao separao de processo juntado por apensao.

Desentranhamento a retirada de pea do processo. Poder ocorrer quando houver interesse do


MS ou a pedido de terceiros desde que autorizada, com despacho prvio, pela autoridade competente.

Desmembramento a separao de parte da documentao de um processo para formar outro me-


diante despacho da autoridade competente.

Despacho a deciso ou ordem proferida por quem de direito para dar continuidade s aes
presentes no expediente/processo. No um novo expediente/processo. apenas a continuao do
mesmo.

Distribuio a atividade de encaminhar um documento entre as pessoas do mesmo setor/rea.

Documento unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato.

Documento Digital documento codificado em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema compu-
tacional. Ver tambm Documento eletrnico.

Documento eletrnico gnero documental integrado por documentos em meio eletrnico ou so-
mente acessveis por equipamentos eletrnicos, como cartes perfurados, disquetes e documentos
digitais.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Expedio o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para rgo EXTERNO.

Expediente o documento que no foi autuado.

Gesto de documentos conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tra-


mitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua
eliminao ou ao seu recolhimento.

Interessado quem faz, sofre, ou influenciado pela ao presente no documento/processo.

Memorando modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo que


podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.

Memorando-Circular modalidade de comunicao multidirecional entre unidades administrativas de


um mesmo rgo que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.

Ofcio modalidade de comunicao oficial que tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais
pelos rgos da administrao pblica entre si e tambm com particulares.

Ofcio-circular modalidade de comunicao oficial multidirecional que tem como finalidade o trata-
mento de assuntos oficiais pelos rgos da administrao pblica entre si e tambm com particulares.

Plano de classificao esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos


de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio
e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.

Procedncia termo em geral empregado para designar a origem mais imediata do documento, quan-
do se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou.

Processo conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou


judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.

Protocolo servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da trami-


tao e expedio de documentos.

Provenincia termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou famlia produtora de docu-
mento.

Recebimento o ato de receber o documento tanto fisicamente quanto virtualmente.

Registro instrumento de controle de entrada de documentos em um arquivo.

Resumo apresentao concisa do contedo de um documento.

Suporte material no qual so registradas as informaes.

Tabela de temporalidade instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que de-
termina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou elimi-
nao de documentos.

Tipo Documental diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas co-
muns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro. So

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exemplos de tipos documentais: cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nme-
ro, decretos-leis, decretos legislativos, daguerretipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

Tramitao movimentao de documentos/processos entre os rgos INTERNOS, independentemen-


te da localizao geogrfica.

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Referncias

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. Disponvel em:


<http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf>. Acesso em: 9
out. 2012.

BRASIL. Constituio Federal (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil. Braslia.


Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/ConstituicaoCompilado.htm>.
Acesso em: 9 out. 2012.

______. Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos
e privados e d outras providncias. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.
htm>. Acesso em: 10 set. 2012.

______. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o processo administrativo no mbito da


Administrao Pblica Federal. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L9784.htm>.
Acesso em: 9 out. 2012.

______. Lei n 9.800 de 26 de maio de 1999. Permite s partes a utilizao de sistema de transmisso
de dados para a prtica de atos processuais. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/
leis/L9800.htm>. Acesso em: 9 out. 2012.

______. Ministrio da Sade. Portaria MS/GM n 1.864, de 4 de agosto de 2011. Dispe sobre a
gesto de documentos no mbito dos rgos do Ministrio da Sade. Disponvel em: <http://bvsms.
saude.gov.br/bvs/saudelegis/gm/2011/prt1864_04_08_2011.html>. Acesso em: 9 out. 2012.

______. Ministrio da Sade. Portaria n 611/SE/MS, de 13 de dezembro de 2007. Institui a


metodologia de organizao dos assentamentos individuais dos servidores do Ministrio da Sade.
Boletim de Servio, Braslia, v. 23, n. 12, p. 1, 24 mar. 2008.

______. Ministrio da Sade. Secretaria de Assuntos Administrativos. Portaria SAA/MS n 24, de 008 de
setembro de 2000. Institui o Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo -SIPAR/MS. Boletim de Servio,
Braslia, v. 36, n.1, p. 7, 8 set. 2000.

______. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Secretaria de Logstica e Tecnologia de


Informao. Portaria Normativa n 5. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos
servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades
integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG. Disponvel em: <http://www.pr4.ufrj.br/documentos/
portaria_normativa_05_02.pdf>. Acesso em: 9 out. 2012.

______. Presidncia da Repblica. Manual de Redao. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.


br/ccivil_03/manual/manual.htm>. Acesso em: 9 out. 2012.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVO (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a


verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de

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Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: atividades-meio, a ser adotado


como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela
Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da
Administrao Pblica. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/
start.htm?infoid=65&sid=46>. Acesso em: 9 out. 2012.

______. Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996. Dispe sobre a publicao de editais para


eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.
Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=56&si
d=46&tpl=printerview>. Acesso em: 9 out. 2012.

______. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de


documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Disponvel em: <http://
www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=58&sid=46>. Acesso em: 9
out. 2012.

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EDITORA MS
Coordenao-Geral de Documentao e Informao/SAA/SE
MINISTRIO DA SADE
Fonte principal: Myriad Pro
Tipo de papel do miolo: AP 75 gramas
Impresso por meio do contrato 28/2012
OS 2013/0132
Braslia/DF, fevereiro de 2013

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Ministrio da Sade

ISBN 978-85-334-2004-5

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS


Metodologia de Arquivo

Braslia DF
2013

coleo arquivo
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MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

Manual de Gesto Documental

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Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva

Ministra do Meio Ambiente


Izabella Mnica Vieira Teixeira

Secretrio Executivo
Jos Machado

Presidente do Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBio


Rmulo Jos Fernandes Barreto Mello
Diretora de Planejamento, Administrao e Logstica
Silvana Canuto Medeiros
108
Diretor de Unidades de Conservao de Proteo Integral
Ricardo Jos Soavinski
Diretor de Unidades de Conservao de Uso Sustentvel e Populaes Tradicionais
Paulo Fernando Maier Souza
Diretor de Conservao da Biodiversidade
Marcelo Marcelino de Oliveira

Equipe Tcnica Responsvel


Aline Ramalho Bezerra Borges
Lorena Maria Borges da Silva
Colaboradores
Luciano Luiz de Jesus
Marli dos Reis Alves Soares
Nataniel Fragoso Ribeiro
Adriana Rodrigues Alves
Adriane Correia de Souza
Projeto Grfico
Eduardo Guimares

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Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade


MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

Manual de Gesto Documental

CDOC
Este material contm informaes
importantes para o usurio, orientando como
produzir, tramitar e destinar seus documentos
de forma padronizada. A modernizao da
rea de documentao tambm exposta no
manual, dando a dimenso do que est sendo
feito para aprimorar o servio e o atendimento
ao usurio.

Instituto Chico Mendes


de Conservao da
Biodiversidade

Centro de Documentao
Tel:(61) 3341-9015
Fax:(61) 3341-9492
01/05/2010

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MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

SUMRIO

APRESENTAO........................................................................................................................... 7
DEFINIES..................................................................................................................................8
GESTO DE DOCUMENTOS........................................................................................................ 10
Definio de Documento......................................................................................................... 11
Produo de Documentos......................................................................................................13
Modelos e Formatao..................................................................................................... 14
CENTRO DE DOCUMENTAO................................................................................................... 16
Protocolo Geral...................................................................................................................... 16
Recepo (Recebimento de documentos).........................................................................17
Expedio (Servio de Postagem e Malote)..................................................................... 18
Instruo Processual.........................................................................................................21
Processamento Digital........................................................................................................... 26 3

Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades............................. 26


Arquivo Central....................................................................................................................... 29
Biblioteca.................................................................................................................................31
Gesto da Informao SGI.................................................................................................. 32
REFERNCIA............................................................................................................................... 34
ANEXO I................................................................................................................................... 35
REDAO OFICIAL...................................................................................................................... 37
IDENTIDADE VISUAL.............................................................................................................. 37
QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL..................... 37
Clareza............................................................................................................................... 37
Coeso...............................................................................................................................38
Conciso............................................................................................................................38
Formalidade e uniformidade............................................................................................38
Impessoalidade.................................................................................................................39

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PADRONIZAO.....................................................................................................................39
Pronomes de Tratamento.................................................................................................39
Fechos............................................................................................................................... 41
Identificao do Signatrio............................................................................................... 41
Formatao....................................................................................................................... 42
ATOS DE COMUNICAO.......................................................................................................44
Documentos Padro Ofcio...............................................................................................44
Ofcio..................................................................................................................................46