MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR

ACTIVITATEA DE SECRETARIAT N
MINISTERUL ADMINISTRAIEI I
INTERNELOR
- Tem pentru perfecionarea personalului -

Comisar-ef Daniel Uidumac,

Comisar-ef Marian Enache

BUCURETI
- aprilie 2009 -
 1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI

1.1. Activitatea de secretariat

Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii este i
activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o
ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale
ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat
(primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de diferite
profiluri (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci etc.). De aceea,
structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt
diferite.
Munca de secretariat n Ministerul Administraiei i Internelor prezint unele
particulariti fa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului c nsui
managementul instituiei i structura organizaional sunt diferite de organizarea i
conducerea companiilor i firmelor private.
Secretariatul este considerat ca fiind o interfa a efului unei instituii cu
personalul angajat i cu persoanele din afara instituiei i, de asemenea, reprezint, n
unele cazuri, o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului
a atribuiilor specifice (atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de
relaii cu publicul).
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca
sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini, crendu-i astfel condiiile necesare
realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare
control, asigurnd condiii optime pentru luarea deciziilor actul esenial al conducerii.
n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de
funcii i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale
complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic
(directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi), autoritate subordonat la
rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru
efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat.
ntr-un secretariat, munca presupune un complex de activiti:
1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare i transmitere mesaje,
telefon, stenografierea, multiplicare, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea
documentelor, nregistrarea corespondenei);
2) Activiti prin care se ndeplinesc sarcinile i atribuiile prevzute n fia
postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor etc.);
3) Activiti de pregtire (cursuri de perfecionare, instruire a personalului din
subordine);

1
 4) Activiti de reprezentare a efilor (primiri oficiale, participare la discuii cu
parteneri de afaceri etc.).
Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint
sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un
compartiment presupune competena membrilor compartimentului n realizarea
sarcinilor ce decurg din aceste activiti.

1.2. Atribuiile i sarcinile secretariatelor

Structurii de secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz
sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile personalului depind de structura i
domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.
n general, potrivit modului cum este conceput, activitatea de secretariat (n
cazul n care funcioneaz ca o structur autonom) include urmtoarele atribuii i
sarcini:
- executarea lucrrilor de registratur general (sortarea, nregistrarea,
datarea, distribuirea), acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur;
- lucrri de coresponden primit i emis de unitate: lecturarea
corespondenei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea
rezolvrii corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii
prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de
baz; pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau
expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea
activitii curierilor;
- atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea
materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici
etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei
unitii;
- scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele,
ntlnirile de afaceri, stenografiere dup dictare (i la telefon), transcrierea
stenogramelor;
- multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau
calculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea
mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a
materialelor pentru editorial;
- probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru
desfurarea n bune condiii a ntlnirilor cu persoane din afara instituiei, primirea
vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete
regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea
corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente;
- evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (referatul cu
necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, evidena orelor suplimentare, a
concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale);

2
 - cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina
de multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul etc.); cunoaterea
tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta;
- organizarea sistemului informaional: primirea, prelucrarea i transmiterea
informaiilor;
- primirea i transmiterea comunicrilor telefonice;
- organizarea edinelor i a materialelor necesare;
- difuzarea deciziilor i instruciunilor cu caracter de circular;
- preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini;
- perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.
Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea
responsabilitilor, a prerogativelor, dar i competena n a le realiza.
Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz
n a fi:
un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;
un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;
un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i
documentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;
un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s
prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere
i pentru celelalte compartimente ale unitii;
un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s
nregistreze, s repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s
pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat
corespondena mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a
corespondenei;
un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afara i din
interiorul instituiei (ntlniri de lucru, edine, conferine), capabil s fac oficiul de
secretar de edin i s redacteze procese-verbale;
un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze
i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fie etc.;
un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou
(calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare etc.);
un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de
secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele;
un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s
filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i
ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade;
un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor
directive generale i a materialului documentar;
un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a
materialelor n curs de multiplicare.

3
 1.3. Calitile i aptitudinile personalului
n condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea
personalului din secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de
cunotinele de cultur general, dar i de anumite caliti i aptitudini.
Este evident c nu exist nici o persoan care s ndeplineasc toate cerinele pe
care le voi enumera mai jos, dar trebuie s aib ct mai multe din aceste caliti, pe care,
printr-o educaie permanent, le poate dezvolta.
1. Inteligena n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena
presupune:
- raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real;
- capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii;
- bun sim i nelegere, n vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile i
complicate care apar obiectiv n procesul muncii;
- perspicacitate pentru sesizarea nuanelor. La selectarea persoanelor care
urmeaz a lucra n secretariate, este deosebit de important testarea perspicacitii, prin
folosirea testelor de inteligen;
- spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al prioritilor
i din necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe
domenii de activitate, scadenarul de termene etc.).
2. Discernmnt pentru a permite distincia ntre laturile unei probleme i
alegerea celei mai bune soluii.
3. Memorie face parte din calitile indispensabile pentru buna exercitare a
atribuiilor. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult uurat de instrumentele
operative (agende, caiete de sarcini, scadenare de termene, calculator etc.). Este
adevrat c memoria este o calitate nativ, dar tot la fel de adevrat este c oamenii mai
puin dotai pot obine rezultate performante prin exerciiu de memorie.
4. Atenia amelioreaz memoria.
5. Iniiativa permite decizii rapide n cadrul competenelor atribuite. Iniiativa
personalului scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de multe
amnunte, dar nu scutete personalul de a solicita precizri suplimentare (dac este
cazul). n strns legtur cu iniiativa este competena, care implic rspunderea,
responsabilitatea celui care o ia. Iniiativa nu trebuie s nsemne imixtiunea n
prerogativele conducerii i nici n iniiativele celorlalte compartimente.
6. Spirit creativ este n strns legtur cu iniiativa. Creativitatea reprezint
capacitatea de a cuta continuu soluii care ar putea mbunti activitatea.
7. Simul estetic se concretizeaz n:
- preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n
spaiul propriu de lucru, ct i n cel al conducerii;
- preocuparea pentru procurarea unor materiale (articole de birotic i papetrie)
ct mai adecvate, dar i aspectuoase. O atenie deosebit trebuie acordat aspectului
estetic al tuturor materialelor destinate afirii (anunuri, etichete, postere etc.), innd
cont de regulile ambientrii;
- aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor
tabele sau grafice;

4
 - preocuparea pentru inuta proprie, care trebuie s fie impecabil.
- prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor n
pagin.
8. Caliti de organizator i spiritul de ordine sunt necesare att la nivelul
conductorilor compartimentelor de secretariat, ct i la nivelul fiecrui executant n
parte i presupune:
- ordine n idei;
- ordine n acte;
- ordine n pstrarea materialelor de referin;
- ordine n aranjarea obiectelor.
9. Caliti de vorbire i redactare sunt considerate aptitudini de baz. Modul
n care vorbeti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane
care reprezint o instituie. Pe lng atitudine i aspectul exterior, personalul trebuie s
vorbeasc clar (pentru a evita interpretrile), concis (pentru a economisi timpul propriu
i pe cel al interlocutorului), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare)
i corect din punct de vedere literar i gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu
respectarea formelor i formulelor de politee.
10. Politeea este un factor de eficien care nu cost, dar poate aduce mari
beneficii.
11. Meticulozitatea este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat.
Fiecare proces sau fenomen presupune o analiz atent a elementelor, fiind necesar s se
ptrund n esena problematicii, astfel nct informaiile prezentate conducerii s fie ct
mai exacte.
12. Tact i diplomaie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da
satisfacie tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci cnd au primit un
rspuns negativ.
13. Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la
serviciu, dar i respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau
manifestri tiinifice.
14. Autocontrolul Se tie c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un
ritm alert i deci posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situaie,
autocontrolul este o operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul
poate mbrca i alte forme: n relaiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit
de important autocontrolul n vorbire, gestic, comportare.
15. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea de
a comunica, deoarece cu ct sunt mai mari progresele tehnologice, cu att va fi mai
necesar ca vocea uman s poat convinge, s calmeze, s laude i s ncurajeze. efii
au nevoie de persoane competente care s poat comunica ct mai eficient. Cu ct
capacitatea de a comunica este mai mare, cu att va fi mai bun imaginea sa i a
instituiei pentru care lucreaz.
16. Independena. Fiecare lucrtor trebuie s fie capabil s lucreze i
independent, pentru a organiza activitatea ct mai eficient i pentru a-l degreva pe ef de
anumite atribuii.
17. Capacitatea de a colabora pentru realizarea sarcinilor, att cu eful, ct i cu
ceilali angajai.
5
 18. Atitudinea pozitiv fa de munc. n mod evident duce la productivitatea
de ansamblu.
19. Buna dispoziie i simul umorului. ndeplinirea cu plcere a sarcinilor de
serviciu este o dovad a profesionalismului.
20. Loialitatea, fa de eful direct i fa de instituie, este una dintre cele mai
importante caliti. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de eful
direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii; orice ef i dorete
un subaltern loial pe care s se poat baza oricnd.
21. Confidenialitatea ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu
atunci cnd cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent
pe confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii
informaiilor fa de cei din afar sau chiar fa de cei din interiorul instituiei este o
sarcin dificil.
22. Eficiena rezolvarea sarcinilor importante ntr-un timp relativ scurt.
23. Capacitatea de a lucra sub presiune. n secretariat se ntmpl s apar, la
un moment dat, mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai
multe persoane, fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de
mprejurri se manifest ca reacie stresul i iritabilitatea. Fr panic i cu
profesionalism astfel trebuie luate deciziile cele mai bune i stabilite care sunt
problemele urgente i importante.
Calitile profesionale se obin prin studiu permanent, prin observarea celorlali i
adaptarea la modul de lucru al organizaiei.
Cerinele profesionale se refer la:
- cunoaterea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea (ortografie, gramatic,
vocabular);
- cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce constituie baza
profesiunii sale:
procedee de scriere i citire rapid;
procedee de codificare i clasare;
- cunoaterea a una, dou limbi strine;
- cunoaterea lucrului pe calculator:
tehnoredactare;
baze de date;
pota electronic;
noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informaiilor.
- cunoaterea unor noiuni de psihologie i comportament n relaiile cu publicul;
- cunoaterea unor principii de organizare i conducere (cunotine de drept,
marketing, contabilitate, psihologie etc.);
- cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden;
- dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate a instituiei prin
studierea literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil.

1.4. Relaiile secretariat conducere (executiv)

Acest tip de relaie este permanent i n cadrul acestora, secretara/secretarul
trebuie s respecte cerinelor de disciplin, punctualitate i ordine.

6
 In acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglementrilor de
ordine interioar, a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului
profesional.
Intr-o organizaie pot fi civa directori executivi. Seful ei direct este un membru
al echipei manageriale i secretara/secretarul are un rol important n funcionarea cu
succes a acestei echipe.
Relaiile secretariat conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc.
Secretara/secretarul trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale
conducerii, ntocmind agenda de lucru n funcie de acestea.
De asemenea, secretara/secretarul trebuie :
s se asigure c toate informaiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel
nct personalul executiv va fi scurt de a verifica toate documentele ;
s fie capabil/capabil s rspund cu diplomaie oricrei cereri telefonice,
iar executivul trebuie s aib ncredere c secretara/secretarul trateaz toate
problemele de serviciu n mod confidenial ;
s fie capabil/capabil s rezume esena unor lucrri, scutind conducerea de
a le mai studia ;
s neleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv n
absena acestuia, iar acesta trebuie s fie convins c secretara/secretarul poate
face fa problemelor ce apar n lipsa sa ;
s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de
ajutor cnd trebuie ;
s menin un climat de bun dispoziie ;
La rndul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza
lui ; s permit secretare/secretarii/secretarului s aib iniiativa n rezolvarea
problemelor. Este indicat, ca eful s aprecieze munca secretare/secretarii/secretarului
(dac nu material, mcar verbal) aceasta are o influen pozitiv asupra psihologiei
secretare/secretarii/secretarului dndu-i mai mult ncredere.
Ca secretar/secretar va stabili relaii i cu alte secretare/secretari ale personalului din
conducere (de exemplu : s anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear
informaii urgente). De bunele relaii ce se stabilesc ntre ele/ei depinde rezolvarea n
bune condiii a sarcinilor de serviciu.

1.5. Relaiile secretariat alte compartimente

Secretarele/secretarii au legturi cu toate compartimentele din unitate, permanent
i n forme variate.
Corespondena primit de la acestea, pentru semnat i expediere, cea repartizat
de secretar/secretar cu rezoluiile conducerii, lucrrile executate n comun,
dactilografierea materialelor elaborate de specialitii din compartimente.
Pentru a colabora ct mai bine cu ceilali angajai, secretara/secretarul trebuie s-
i ndeplineasc sarcinile de serviciu (s-i sprijine cu materiale documentare, fie, s le
transmit imediat i cu precizie hotrrile, dispoziiile conducerii, s le dea lmuriri),
respectnd n acelai timp i alte condiii de ordin comportamental.
Secretara/secretarul trebuie s fie demn, serioas, modest, s arate solicitudine
i politee fa de colegii de munc diferit fa de cei n vrst, politee i amabilitate n
7
general. Manifestrile de arogan i ngmfare nu sunt admise, ele aducnd mari
prejudicii relaiilor interpersonale.
O bun relaie bazat pe ajutor i respect trebuie s aib secretara/secretarul i cu
personalul din subordinea sa. n acest caz se va lucra ca un supervizor i este important
s se exprime clar cnd mparte sarcinile i s stabileasc explicit standardele i timpul
pentru fiecare sarcin. Ea/el trebuie s fie permanent un exemplu demn de urmat pentru
cei din secretariat. Secretara/secretarul trebuie s ncurajeze personalul din subordine, s
laude munca acestora cnd este bun, iar pe de alt parte dac sarcinile nu sunt
ndeplinite la nivelul ateptat, cu tact i diplomaie, ea va arta acest lucru persoanei n
cauz i o va ajuta s-i mbunteasc munca. Comunicarea permanent cu personalul
din subordine iat cheia multor satisfacii personale.

1.6. Relaiile secretariat persoane din afara unitii

Secretariatul este un factor important n realizarea legturilor ntre instituia pe
care o reprezint i persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau
viitori parteneri de afaceri.
Priceperea de a ntmpina un vizitator determin calitatea relaiilor ntre cei care
sunt viitori colaboratori n afaceri.
Se impun cteva reguli pe care o secretar/secretar trebuie s le cunoasc :
secretara/secretarul se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede
pentru prima dat se prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei
(secretara/secretarul poate hotr dac problema ridicat de vizitator poate fi
rezolvat de alt persoan din unitate). Dac vizitatorul nu dorete s spun
scopul, eful este cel care va hotr dac l va primi sau nu. Nu este de competena
secretarei/secretarului s resping un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe
motiv c acesta dorete s-i comunice personal efului scopul vizitei.
s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul
activitii de secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte
important);
s manifeste deferen i atenie fa de toate persoanele, indiferent n ce
calitate i cu ce problem se prezint la secretariat;
s caute s rezolve pe ct posibil favorabil problemele (n msura n care
aceasta este posibil);
s aib o atitudine corect; s nu discute cu colegii cu voce tare i s-i
supravegheze convorbirile telefonice, atunci cnd n birou se afl o persoana
strin;
s-l prezinte pe vizitator cu numele i funcia acesta nseamn respect;
vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul
de telefon pentru a putea fi contactai;
n nici o situaie secretara/secretarul nu trebuie s aib fa de vizitatori
admiraie, surpriz, nemulumire; nu trebuie s discute probleme personale;
s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor
care doresc s vorbeasc cu eful, a vizitatorilor i de aceea camera respectiv
trebuie s fie ct mai plcut;

8
 autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se
prezint n secretariat.
Primirea vizitatorilor de ctre efi se va face astfel:
1) Imediat caz n care secretara/secretarul l roag pe vizitator s o urmeze
n biroul conducerii, l prezint apoi se retrage.
2) Dup un timp de ateptare n acest caz vizitatorul ateapt n biroul
secretariatului (secretara/secretarul i propune o ceac de ceai sau cafea); dac
perioada de ateptare se prelungete secretara/secretarul poate reaminti conducerii
c are un vizitator.
3) n cazul n care conducerea nu gsete oportun primirea unui
vizitator, secretara/secretarul cere scuze acestuia i-i propune s discute cu eful
altui compartiment sau s lase o not scris conducerii care s cuprind obiectul
vizitei. Dac vizitatorul i exprim nemulumirea, secretara/secretarul trebuie s
rmn calm, politicoas dar ferm.
De obicei, conducerea informeaz secretara/secretarul asupra primirii unor
vizitatori, preciznd data i ora.
In ntmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara/secretarul
trebuie s fie capabil/capabil s discute cu ei, s le dea anumite relaii (ea trebuie s
cunoasc cel puin o limb strin de circulaie internaional), s fie bine documentat
cu privire la comportamentul i cultura rii de unde vin vizitatorii, pentru a nu face
gafe; este un lucru cunoscut c anumite gesturi, pe care noi le considerm normale, la
anumite popoare sunt considerate jignitoare. n general, vizitatorii strini i exprim n
scris, cu mult timp nainte, intenia de a vizita instituia respectiv.

1.7. Relaiile cu mass-media

Relaiile cu mass-media nseamn activitate de stabilire a unor contacte ale
conducerii cu reprezentanii radioului, televiziunii sau presei.
Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaii ale firmei cu
publicul. Aadar, este n interesul firmei s ofere presei informaii i imagini ntr-o
form favorabil pentru ea. n relaiile cu mass-media secretara/secretarul trebuie:
s fie amabil i cooperant;
s aib grij s nu divulge informaii secrete sau confideniale;
s noteze numele redactorului respectiv, numrul de telefon, numele
ziarului, postul de radio sau televiziune i detalii asupra subiectului care
intereseaz;
dac este necesar, secretara/secretarul va fixa o ntrevedere cu o persoan
din conducere, lsndu-i acesteia timp s-i pregteasc rspunsul.
n contextul relaiilor dintre persoane, regulile de conduit i comportare
civilizat contribuie la desfurarea normal i fructuoas a acestor relaii.
Printre ndatoririle secretare/secretarii/secretarului, obligat prin natura funciei s
contribuie la stabilirea unor relaii interpersonale, se numr cunoaterea i respectarea
unor reguli de protocol la care se adaug cele de comportament i conduit uzual.
Cunoaterea i respectarea regulilor n privina manierelor, a obiceiurilor i a
modelelor de comportament care se aplic n anumite situaii le va scuti de greeli i
gafe.
9
 Chiar dac multor oameni din jurul nostru nu prea le pas de maniere, totui vor fi
apreciate dac ne vom comporta aa cum cer regulile, iar satisfaciile profesionale nu
vor ntrzia s apar.

2. PARTICULARITI ALE ACTIVITII DE SECRETARIAT N

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR

2.1 Scop
Secretariatele sunt constituite ca structuri de specialitate n cadrul unitilor
destinate s asigure, ntr-o concepie unitar, circuitul informaional-comunicaional
ntre conducerea acestora i conducerea Ministerului Administraiei i Internelor,
inspectoratele generale, celelalte uniti centrale, precum i cu societatea civil.

2.2 Obiective
Secretariatele de unitate i nsuesc i aplic, n funcie de specific, concepia i
metodologia de organizare i desfurare a activitilor n domeniile: secretariatului,
protocolului, arhivelor, relaiilor cu publicul, asigurrii fluxului de informare-
documentare, traducerii i retroversiunii documentelor.

2.3 Ci de aciune
Structurile de secretariat trebuie, n general, s asigure:
primirea, evidena, multiplicarea, manipularea i pstrarea documentelor
adresate unitii;
derularea n condiii optime a fluxului de informare-documentare necesar
cadrelor de conducere i specialitilor din structurile proprii, pentru cunoaterea i
asimilarea datelor i informaiilor de profil din activitatea componentelor similare
strine;
organizarea i executarea msurilor i aciunilor de protocol la care particip
conducerea unitii;
traducerea / retroversiunea documentelor oficiale pentru necesitile specifice
unitii;
organizarea, coordonarea, ndrumarea, controlul i desfurarea activitilor
privind relaiile cu publicul, pe probleme de petiii sesizri i reclamaii;
organizarea, desfurarea, ndrumarea i controlul activitilor arhivistice;

2.4 Modalitile de realizare a obiectivelor

Secretariatul de unitate elaboreaz:
documentele pentru desfurarea edinelor de conducere;
documentele necesare pentru buna desfurare a activitilor de protocol;
sinteze documentare, note de informare a cadrelor de conducere, mape
documentare, studii comparative pe profiluri i linii de munc;

10
 metodologii privind circuitul documentelor;
inventare arhivistice;
planurile de activiti anuale, de pregtire continu, planul de alarmare al
unitii, analize periodice.
De asemenea:
ntocmesc rspunsuri ctre peteni, note de prezentare de propuneri pentru
soluionarea petiiilor, lista persoanelor care sunt primite n audien la conducerea
unitii, informri periodice privind activitatea de relaii cu publicul;
efectueaz traduceri i retroversiuni de documente.
Pentru ndeplinirea atribuiilor specifice:
coopereaz cu inspectoratele i direciile generale, precum i cu celelalte
structuri ale aparatului central al Ministerului Administraiei i Internelor;
colaboreaz, pe probleme de interes comun, n conformitate cu legile,
hotrrile de guvern, ordinele, nelegerile i protocoalele aprobate de ministrul
administraiei i internelor, cu instituii i organisme similare din ar i strintate
(dup caz).

2.5 Dificulti n ndeplinirea atribuiilor de specialitate

Activitatea de secretariat este grevat uneori de unele greuti, majoritatea de
natura resurselor, att umane, ct i logistice, cum sunt:
deficit de personal i suprancrcare cu sarcini/om;
dotare necorespunztoare cu tehnic de calcul, aparatur de multiplicare,
mijloace de alarmare etc.;
lipsa unor spaii adecvate i suficiente;
aprovizionarea precar cu materiale consumabile;
apariia unor paralelisme, pe linia circuitului documentelor;
creterea timpului mediu de rspuns la sesizrile i reclamaiile cetenilor, ca
urmare a faptului c un numr nsemnat de lucrri trimise n verificare la unitile
teritoriale au termenul legal pentru soluionare, de 30 zile, depit;
utilizarea ineficient uneori a timpului de lucru;
implicarea personalului i n alte activiti.

2.6 Trsturi i elemente caracteristice

Structurile de secretariat din Ministerul Administraiei i Internelor sunt
constituite pentru a sprijini funciile de conducere, organizare i control. Activitile
specifice se desfoar ntr-un mediu dinamic avnd ca principale caracteristici:
o presiunea solicitrilor permanente i diverse, att din interior ct i din
exterior;
o caracterul accentuat normativ al unor activiti, care las uneori marje reduse
de micare la nivelul efilor;
o dimensiunea complex a cerinelor managerilor din structurile Ministerului
Administraiei i Internelor, care trebuie s armonizeze eficient elemente administrative,
sociale, economice i, uneori, chiar politice.

11
 La caracteristicile enunate mai sus i, de fapt, n completarea celei dinti, mai
putem aduga i impactul opiunilor populaiei care, fr a cunoate modul de
fundamentare a deciziilor, se adreseaz cu petiii, reclamaii i sesizri pentru rezolvarea
diferitelor probleme, unele dintre acestea, n multe cazuri, nefiind n competena
instituiei.

2.6.1. Presiunile exercitate asupra stucturilor de secretariat

Criza de timp determinat i accentuat de rapiditatea cu care se produc
aglomerrile informaionale generate de transformrile din mediul organizaional,
social, politic i economic. Se manifest vizibil prin eforturile considerabile din
perioadele de criz provocate de solicitrile venite de la nivelurile ierarhice superioare.
Criza de timp este determinat i de imposibilitatea previzionrii perioadelor respective
i a abordrii unor strategii de aciune corespunztoare, de fixarea necorespunztoare a
unor prioriti (independent de cadrul organizaional intern), precum i de insuficienta
valorificare a sistemelor de lucru moderne (fax, copiator, tehnic de calcul, sisteme
informatice specifice, pota electronic .a.);
Necorelarea relaional cu diferiii parteneri, colaboratori, att din interiorul
instituiei, ct i din afara ei;
Eterogenitatea i fragmentarea preocuprilor, att din cauza unei organizri
defectuoase, ct i a unei lipse de comunicare cu subordonaii i cu celelalte structuri.

2.6.2. Surse de consum de timp (timp neproductiv)

n activitile curente, personalul structurilor de secretariat este confruntat, poate
mai mult dect altele, cu aciuni care sunt mari consumatoare de timp. Timpul, resurs
limitat, nu cunoate astfel cea mai bun utilizare. n acest context, este binevenit o
trecere n revist a surselor de consum de timp neproductiv:
- necunoaterea cadrului normativ de ctre peteni sau colaboratori interni i
externi;
- redactrile confuze necesit fie clarificri inutile ale unor probleme deja
reglementate, fie apeluri repetate la alte surse de informare, volum mare de discuii
referitoare la diferite revendicri sau soluionri ale unor probleme specifice (se
manifest, n special, n activitatea structurilor de Cabinete-Secretariat i a celor de
Relaii cu Publicul);
- dorina unor factori de rspundere de a concentra rezolvarea tuturor problemelor
numai la nivelul lor, fr a respecta ciclul obinuit al circuitului documentelor.

2.6.3. Forma documentelor

n cadrul secretariatului documentele se redacteaz cu respectarea regulilor de
ortografie i punctuaie specifice limbii romne.
Limbajul folosit la redactarea documentelor trebuie s reflecte concizie, claritate,
corectitudine, sobrietate, oficialitate, politee.
Documentele se promoveaz pe cale ierarhic pentru obinerea tuturor avizelor de
la structurile (efii) cu responsabiliti n domeniu.
Cnd se trimite un rspuns la o lucrare, se ataeaz i lucrarea de baz atunci cnd
este prezentat pentru semnare/avizare.
12
 Documentele promovate conducerii Ministerului Administraiei i Internelor se
prezint sub form de tabel care cuprinde:
n partea stng sus:
- Romnia;
- Ministerul Administraiei i Internelor;
- Emblema ministerului (pentru Aparatul central) sau a inspectoratului general,
direcie, agenie, etc.;
- Numele structurii.
n partea dreapt sus cuprinde:
- caracterul documentului;
- exemplar numrul;
- numrul;
- Bucureti, data.
Se las dou spaii libere i se trece:
Aprob
(ministru, secretar de stat, secretar general)
Grad profesional
dou spaii libere
Numele i prenumele
Urmeaz titulatura celui cruia i se adreseaz documentul.
Dup ce se trece titlul documentului (not, not-raport, referat de aprobare, etc.)
Urmeaz documentul sub form de tabel care cuprinde:
- numr curent;
- cuprins: formula de introducere
cuprinsul documentului
formula de ncheiere
- propunere unde semneaz eful nemijlocit al semnatarului.
Sub tabel, dup ce se las dou spaii libere se trece, n mijloc, eful structurii cu
denumirea funciei, gradul profesional, numele i prenumele.
Dup aceea se trece Avizele structurilor cu responsabiliti n domeniu unde de
asemenea, se trece:
- numele structurii,
- gradul/gradul profesional;
- numele i prenumele;
- data.
n subsolul paginii se trec datele de identificare ale structurii iniiatoare (numr de
telefon, fax, e-mail, adres, cod potal).
n msura n care se impune detalierea unor aspecte prezentate n cuprinsul
documentului, acesta se realizeaz prin anexe.
La lucrrile prin care se propune formularea unor rspunsuri ctre autoriti
publice, organisme guvernamentale i neguvernamentale, persoane fizice i juridice se
anexeaz proiectele de rspuns, redactate pe hrtie cu antet corespunztor.

13
 Dup semnarea rspunsurilor de ctre conducere, lucrrile se returneaz structurii
iniiatoare care expediaz rspunsul ctre destinatar i asigur clasarea conform
normelor n vigoare.
Dac persoana creia trebuie s i-se rspund deine o funcie cu rang mai mic
dect ministrul, proiectul de rspuns va fi semnat de eful structurii similare din
Ministerul Administraiei i Internelor sau cu rang echivalent.
Proiectele de acte normative iniiate/avizate de minister se transmit sub semntura
secretarului general.
Documentele adresate conducerii Ministerului administraiei i Internelor spre
aprobare se semneaz de ctre efii structurilor iniiatoare sau nlocuitorilor legali,
acestor instituii revenindu-le obligaia de obinere a avizelor de la structurile cu
responsabiliti n domeniu.
Pentru a fi promovate la conducerea Ministerului Administraiei i Internelor
documentele trebuie s ndeplineasc, cumulativ, urmtoarele condiii:
- s fie semnate de ctre persoanele ndreptite, tampilate i nregistrate;
- s aib avizele tuturor structurilor implicate, din care s reias clar avizarea
sau neavizarea, asumarea sau neasumarea unor responsabiliti, dup caz;
- cuprind soluii sau propuneri, precizndu-se baza legal la toate problemele
din documentele care le-a generat;
- au anexate, n original sau copie, documentele la care se face revenire n
lucrare, iar n cazul n care textele sunt redactate n limb strin, inclusiv
traducerea acestora;
- sunt redactate n condiiile grafice bune, fr greeli gramaticale, lingvistice.
Documentele prezentate conducerii Ministerului Administraiei i Internelor sunt
verificate de structurile specializate din Secretariatul General, iar cele care nu corespund
sunt returnate pentru refacere, mbuntire sau completare.
Documentele cu rezoluie pentru mai multe structuri se soluioneaz de ctre
prima structur nominalizat, care centralizeaz propunerile celorlalte.
Documentele aprobate de ministru sunt tampilate (inclusiv anexele) la
Secretariatul General, orice modificare ulterioar fcndu-se prin document aprobat.
Structurile implicate n soluionarea documentelor monitorizate de Secretariatului
General au obligaia de a le promova la conducerea Ministerului Administraiei i
Internelor n termenele stabilite sau, dup caz, de a raporta cu privire la modul de
ndeplinire a sarcinilor stabilite.

2.6.4. Circuitul documentelor

Dup primire la Secretariatul general, prin pota special, pota civil, curieri,
pota electronic sau fax, documentele respect un algoritm al documentelor care
cuprinde:
a. Circuitul primar
Documentele primite de la Guvern, Parlament, Preedinie, organisme
guvernamentale, organisme neguvernamentale, alte instituii i ceteni sunt primite,
triate i repartizate.

14
 Dup repartizare sunt naintate pentru rezoluii ctre: ministru, secretari de stat,
secretar general, secretari generali adjunci, director de cabinet al ministrului i
consilieri ai ministrului.

b. Circuitul secundar
Documentele sunt primite cu rezoluie i dup ce se actualizeaz evidenele sunt
triate i expediate sau, dup caz, repartizate pentru soluionarea de ctre cei desemnai.

c. Circuitul teriar
Dup ce le-au soluionat, cei desemnai trimit rspunsuri ctre Secretariatul
General pentru a fi prezentate celor care le-au rezolutat. mpreun cu rspunsurile sunt
trimise i documentele de baz.
Rspunsurile mpreun cu documentele de baz, dup ce se actualizeaz evidena,
sunt prezentate celor care le-au rezolutat pentru a dispune.
n funcie de rezoluie, documentele sunt trimise sub form de rspuns ctre cei
interesai sau, dup caz, se claseaz.

d. Circuitul final
n funcie de rezoluie, documentele se claseaz n bibliorafturi speciale, pe
probleme i termene de pstrare.
Prin excepie de la algoritm, pot fi promovate direct conducerii ministerului,
documentele care au fost solicitate expres, cele cu caracter confidenial, precum i cele
la care au acces un numr limitat de persoane.
Aceste documente care se prezint personal sau prin coresponden adresat
personal-confidenial nu poate fi verificat (dect la raze X) i de aceea rspunderea
privind ndeplinirea condiiilor de ntocmire i promovare a respectivelor documente
revine persoanei care semneaz documentul.

3. MODALITI DE PERFECIONARE A ACTIVITII

STRUCTURILOR DE SECRETARIAT

Activitatea dinamic desfurat n cadrul Serviciului Secretariat i Tehnic

Administrativ a impus numirea pe posturi a unor cadre bine pregtite din punct de
vedere profesional, care analizeaz operativ coninutul documentelor i iau deciziile
oportune pentru asigurarea circuitului documentelor.
Un rol important n realizarea atribuiilor revine personalului de conducere din
cadrul unitii, care trebuie s dea dovad de fermitate i operativitate n transmiterea
documentelor aprobate de conducerea ministerului. De asemenea, managerii trebuie s
motiveze subordonaii i s acioneze n urmtoarele direcii:
- comunicarea explicit subordonailor a nivelului performanelor ce trebuie
obinute;
- s recompenseze subordonaii care au obinut rezultate foarte bune n activitatea
desfurat;

15
 - s utilizeze combinat recompensele materiale cu cele morale, amplificate
gradual;
- s asigure permanent subordonailor sarcini care incit la autodepire, la
creativitate;
- s promoveze cele mai eficiente modaliti de comunicare cu subordonaii.
Ca n orice activitate uman i n activitatea de secretariat exist o anumit rutin
n sens de experien acumulat i fixat ntr-o serie de algoritmuri atitudinale i
comportamentale care asigur desfurarea cu succes a muncii respective. Acesta este
rolul pozitiv pe care l are rutina n facilitarea i accelerarea activitilor cu caracter
repetativ.
Rutina devine o frn i se opune creaiei atunci cnd are pretenia s rezolve
situaii noi, atipice, fa de care modelele de gndire i de aciune vechi constituie tipare
frnatoare. Astfel, apare necesar o mbinare armonioas a inovaiei cu rutina, dictat de
situaiile concrete ce trebuie soluionate. Atipicul cere cu necesitate creaie, n timp ce
tipicul poate fi rezolvat mai uor i mai rapid prin rutin.
Sunt situaii cnd lucrtorii din cadrul Serviciului Secretariat Tehnic-
Administrativ nu i asum rspunderile ce le revin, recuznd drepturile de decizie i
aciune conferite de postul ocupat. Acesta este unul din aspectele negative ce afecteaz
starea de echilibru neaprat necesar ntr-un colectiv i implicit eficiena acestuia.
n cadrul activitii desfurate este necesar s creeze un climat de munc propice
afirmrii spiritului de ordine i disciplin pentru ndeplinirea obiectivelor. Climatul de
munc reprezint starea de spirit general ce se manifest n cadrul unui colectiv n
procesul muncii. Importana climatului de munc pentru obinerea rezultatelor dorite
este de cel puin egal cu cea a pregtirii profesionale a cadrelor i cu cea a dotrii
tehnico-materiale.
Climatul de munc pozitiv stimuleaz, impulsioneaz i mobilizeaz pe oameni n
munc. Acesta se caracterizeaz prin:
- un nalt grad de angajare n ndeplinirea sarcinilor, precum i a prevederilor
ordinelor i ale altor acte normative; atmosfera general sntoas i optimist, nsoit
de voina membrilor colectivului de a realiza i depi sarcinile ncredinate;
- lipsa nemulumirilor cronice, a tensiunilor sau conflictelor dintre efi i
subordonai;
- ntrajutorarea ntre membrii colectivului, coeziune intern, spirit de ordine i
disciplin;
- rezultate foarte bune n toate domeniile;
- climatul de munc negativ se caracterizeaz prin conflicte, nemulumiri,
reclamaii ale subordonailor mpotriva efilor; munc din constrngere i supraveghere;
dorina unor membri ai colectivului de a-i schimba locul de munc; rezultate n munc
sub posibilitile reale ale colectivului.
Modalitile cele mai importante prin care comandantul poate crea i cultiva un
climat de munc pozitiv n unitate sunt:
- imprimarea unui caracter profund tiinific actului de conducere exercitat, bazat
pe cunoaterea i aplicarea legilor rii, a prevederilor tuturor actelor normative ce
reglementeaz conducerea i execuia activitilor desfurate n cadrul sistemului;

16
 - promovarea, n cadrul unitii a unui stil de munc eficient bazat pe
principialitate, sinceritate, respect fa de om, corectitudine, ncredere, stimulare,
exigen, stim, colaborare.
Principalele modaliti de optimizare a activitilor de secretariat:
- creterea nivelului de informare a personalului;
- dezvoltarea spiritului de echip;
- amplificarea sentimentului de responsabilitate a personalului n exercitarea
atribuiilor de serviciu;
- dezvoltarea sentimentului de participare i cretere a aderenei personalului fa
de colectivul serviciului;
- folosirea potenialului profesional, intelectual i de creativitate a personalului;
- amplificarea capacitii de comunicare a lucrtorilor serviciului ;
- nlturarea fricii de a grei a subordonailor;
- ncurajarea i susinerea ofierilor i agenilor dornici s se perfecioneze;
- cultivarea i stimularea spiritului de echip i a respectului fiecrui cadru fa de
activitatea celorlali;
- respectarea termenelor i a planificrilor stabilite iniial, referitoare la sarcinile
ncredinate fiecrui subaltern;
Comportamentul umane este, n bun msur, centrat pe interes i direcionat spre
realizarea lui. Trebuinele, interesele, scopurile i idealurile se constituie n ceea ce se
numete motivaie, fenomen care marcheaz foarte puternic comportamentul uman.
Lund n considerare motivaia, se poate desprinde o alt relaie: comportamentul uman
este orientat spre satisfacerea curiozitii prin aciune i cunoatere.
Curiozitatea, setea de noutate, constituie un mobil foarte puternic de perfecionare
i autoperfecionare a omului, a stilului i a metodelor sale de munc. Acest rezultat se
poate obine ntr-o mai mic sau mai mare msur depinde de fiecare individ n parte
prin activitatea de autodidact.
Este adevrat c exist indivizi realmente pasionai de dorina de a nva, care se
pot numi autodidaci permaneni i spontani, n cazul n care nu sunt descurajai de cei
din jur.
Pentru a reui n activitatea de autodidact, trebuie ndeplinite trei condiii:
existena motivaiei pentru a nva, capacitatea de a nva, susinerea, sprijinul acordat
de efii ierarhici.
Managerul i poate ndeplini misiunea printr-o varietate de modaliti, una dintre
acestea fiind nlturarea fricii de greeal.
Frica de greeal este un puternic factor inhibitor, att n planul creativitii
individuale, ct i n creativitatea de grup. Frica excesiv de greeal blocheaz
disponibilitile creative ale indivizilor i grupurilor. nlturarea fricii de greeal nu
este unul i acelai lucru cu a face pledoaria libertii de a grei fr limite. Greeala se
cere tolerat numai cu un risc rezonabil al comportamentului explorator, de cutare,
comportament prin excelen creativ, care se situeaz n planul ncercrilor i al erorilor,
al cutrii noului originalului i valorosului. Unii pot s neleag c au dreptul s
greeasc permanent i ct mai mult; un asemenea raionament nu este corect, ci
profund duntor n planul comportamentului indivizilor i al grupurilor, deoarece
greeala este admis n raport cu creativitatea i creaia.
17
 4. CONCLUZII

Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care

doresc i ndrznesc s se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn curaj i
responsabilitate. Formarea profesional continu devine obligaie i presupune nvarea
pe tot parcursul vieii profesionale. Cu ct este mai calificat competena profesional,
cu att mai interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i cu att mai sigure sunt locurile
de munc.
Fr a avea pretenia de a epuiza gama elementelor de perfecionare a activitii
structurilor de secretariat, trebuie s amintim i alte modaliti de perfecionare, care
pot fi implementate cu succes n activitatea specific de secretariat:
Perfecionarea stilului i metodelor de conducere (acceptarea criticii;
aprecierea i stimularea performanelor, a fluxului de idei, a dorinei de consultare;
cultivarea relaiilor personale principiale cu subordonaii .a.);
Perfecionarea pregtirii profesionale (n domeniul tehnicilor de
comunicare, al limbilor strine i al folosirii tehnicii de calcul i a celorlalte mijloace
tehnice specifice activitilor de secretariat-birotic);
Motivarea subordonailor (promovarea unui climat concurenial real, corect;
motivaia material i nematerial; o mai bun gestionare a funciilor, posturilor i
perspectivelor de ncadrare sau promovare);
Mai buna organizare a muncii (introducerea sistemului fielor de
autoevaluare a activitilor; realizarea difereniat a pregtirii de specialitate i militar,
n funcie de domeniul de munc, experiena i nivelul fiecrui lucrtor; desfurarea
unui numr mai mare de activiti de ndrumare, control i sprijin n cadrul structurilor,
pe linia activitilor specifice; extinderea i perfecionarea deprinderilor n lucrul cu
tehnica de calcul, pentru ntregul personal; realizarea unui control permanent din partea
efilor de la toate nivelurile privind folosirea eficient a timpului de lucru);
Diminuarea nivelului de stres prin:
controlul periodic al strii de sntate fizic i psihic, respectarea
perioadelor de repaus, asigurarea unor condiii proprii la locul de munc;
desfurarea muncii ntr-o stare de spirit stimulant (exercitarea unei
influene pozitive asupra ambianei; comunicare permanent; cultivarea
iniiativei, inovaiei, creativitii);
pregtirea corespunztoare a activitilor (instaurarea unei discipline a
muncii; elaborarea unor planuri de munc realiste cu nominalizarea
sarcinilor urgente, eseniale, a celor delicate, dificile i obositoare i
precizarea termenelor normale de realizare);
creterea eficienei ntregii activiti prin: sporirea interesului pentru
realizarea sarcinilor profesionale; respectarea riguroas a planurilor de
munc i ncadrarea n programul de lucru;
analiza post aciune (reinerea cauzelor care au generat rezultatele
obinute, fie acestea pozitive sau negative).

18
 n prezent, structurile de secretariat dein o funcie indispensabil pentru bunul
mers al organizaiei din care fac parte, activitatea n sine devenind acum o ocupaie de
un nalt profesionalism: personalul lucreaz acum pe calculator, folosete internetul, are
cunotine de management, marketing, drept, primete i transmite mesaje prin telefon,
fax sau e-mail, dispune de un mic atelier informaional compus din baze de date diverse
i sisteme informatice de management al documentelor, ntocmete i folosete sisteme
moderne de eviden, fiind la curent cu instituiile, organismele, departamentele i
persoanele lor cheie. Prin activitatea desfurat, personalul structurilor de secretariat
ntocmete o adevrat cronic a evenimentelor instituiei.
n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura
organizatoric a instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu
vor reui s nlocuiasc niciodat o structur de secretariat, cu personal competent, care
se va perfeciona continuu.

19
 BIBLIOGRAFIE

ANDREW FLAGER Abiliti i aptitudini perfecte, Editura Naional,

ACLAND 1998

Dr. MANFRED URCK Obiective i grupe de obiective n activitatea

public

MARIA CORNELIA Paradigmele comunicrii, Editura tiinific i

BRLIBA Enciclopedic, Bucureti, 1987

RODICA CNDEA Comunicare managerial, editura Expert, 1996

DAN CNDEA

MARGIT GATJENS Manual de secretariat i asisten managerial,

CLAUDIA BEHRENS Editura Tehnic, Bucureti, 1999

JOHN HARRISON Curs de secretariat, Editura All, Bucureti, 1996

LUCREIA PREOTESIU Corespondena i tehnica secretariatului, Editura

Didactic i Pedagogic, Bucureti, 1998

VICTOR ALISTA, ION Protocol, coresponden, secretariat n

POPESCU SLNICEANU Administraia Public, Editura Lumina Lex, 2001

- Instruciunile ministrului administraiei i internelor nr.1000 din 01.05.2005

privind redactarea, gestionarea documentelor neclasificate i activitatea de
secretariat n Ministerul Administraiei i Internelor;

- O.M.A.I. nr.533/19.09.2003 pentru aprobarea Regulamentului privind msurile

metodologice, organizatorice, termenele i circulaia proiectelor de acte normative
n Ministerul Administraiei i Internelor;

- O.M.A.I. nr.995 din 26.10.2005 pentru aprobarea Normelor metodologice

privind forma i modul de promovare i transmiterea documentelor adresate
conducerii Ministerului Administraiei i Internelor;

- O.M.A.I. nr.650 din 16.05.2005 privind organizarea i administrarea Fondului

arhivistic n Ministerul Administraiei i Internelor.

20