ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
CURSO
ADMINISTRACION PRESUPUESTARIA
TEMA
PROFESOR
NAMUCHE
ALUMNOS
CICLO
2016 I
PLANIFICACIN Y CONTROL DE GASTOS: GASTOS INDIRECTOS DE
FABRICACIN, COSTOS DE CALIDAD DEL PRODUCTO Y GASTOS DE
DISTRIBUCIN Y DE ADMINISTRACIN
INTRODUCCIN Y PROPSITO
Algunas compaas recortan los gastos sin considerar los efectos sobre los beneficios.
Otras no destinan suficientes recursos al mantenimiento de activos tales como el equipo
y los edificios.
Por consiguiente, una cuenta de costo es una cuenta de activo (por ejemplo, el
inventario). El gasto se define como un desembolso que se consume corrientemente, o
como un costo que ha rendido ya su beneficio. Para fines de la contabilidad
administrativa, estos trminos no se definen con tal rigidez, pues a veces se utilizan
para significar un activo y en otras ocasiones un gasto.
Gastos fijos: Son aquellos que, mes a mes, se mantienen constantes en su monto total,
independientemente de las fluctuaciones en el volumen del trabajo realizado.
Gastos variables: Son aquellos que cambian en su monto total, directamente con las
fluctuaciones en la produccin o volumen del trabajo realizado.
Gastos semivariables: Son aquellos que no son fijos ni variables porque poseen las
caractersticas de ambos. Al cambiar la produccin, los gastos semivariables cambian en
la misma direccin, pero no en proporcin a la fluctuacin en la produccin.
Los gastos indirectos de fabricacin son aquella parte del costo total de produccin
que no es directamente identificable con (o rastreable hacia) productos o trabajos
especficos. Los gastos indirectos de fabricacin se componen de: 1) material indirecto,
2) mano de obra indirecta (incluyendo salarios) y 3) todos los dems gastos miscelneos
de la fbrica; como ejemplos de esta categora de gastos estn los impuestos, los
seguros, la depreciacin, los suministros generales, los servicios pblicos (energa, gas,
agua, telfono, etc.) y las reparaciones.
COSTEO DE PRODUCTOS
Para planificar el costo de los artculos a producir, es necesario que todos los costos
de gastos indirectos de fabricacin sean asignados a la produccin. En el ejemplo que se
menciona antes, los costos de la energa consumida por el departamento de produccin
No. 1 deben asignarse a la produccin de ese departamento, para calcular el costo total
de la misma. Ambos objetivos, el control de los costos y el costeo de productos, se
resuelven usando un enfoque diferente para cada propsito. Los costos se acumulan y se
informan, para efectos de control, antes de ninguna asignacin; despus sigue el costeo
de productos, empleando procedimientos de asignacin o distribucin de costos.
1.-Departamentos de produccin:
A 7 000 galones
B 4 000 libras
2 Horas estndar de reparaciones: para el departamento 1, 0.20 HDR por cada unidad
del producto A; para el departamento 2, 0.07 HDR por cada hora-mquina directa.
Los gastos de distribucin comprenden todos los costos relacionados con la actividad
de vender, la distribucin y la entrega de los productos a los clientes.
Los dos aspectos principales en la planificacin de los gastos de distribucin son los
siguientes:
1 Planificacin y coordinacin: En el desarrollo del plan tctico de utilidades, es
esencial lograr un equilibrio econmico favorable entre el esfuerzo de ventas y los
resultados (ingresos) de las ventas.
El siguiente paso en el desarrollo del costo de los productos es usar estas cuotas de
gastos indirectos para aplicar los gastos indirectos de fabricacin a cada producto. En
virtud de que las cuotas predeterminadas de gastos indirectos de fabricacin se basaron
en las horas de mano de obra directa (esto es, en la base de actividad) y el presupuesto
de la mano de obra directa (cdula 31, captulo 8) especifica las horas de mano de obra
directa por producto, podemos asignar los referidos gastos indirectos a los dos
productos multiplicando las respectivas cuotas predeterminadas por las horas
planificadas. En la cdula 36, Gastos de fabricacin aplicados por producto, se
muestra esta asignacin. Ntese que el total de los gastos indirectos de fabricacin
planificados ($779 200, segn se muestra en la cdula 34) concuerda con el importe
total aplicado que presenta la cdula 36.
del presupuesto:
Para evaluar y ajustar los presupuestos de gastos desarrollados por los gerentes que
participan en el proceso, puede usarse un clculo como el siguiente:
Cuando han
sido aprobados
los
presupuestos
de gastos, se
incorporan en
el plan de utilidades ya que proveen datos esenciales para presupuestar el efectivo y
otros renglones relacionados, en la forma en que se ha comentado e ilustrado.
PRESUPUESTOS FLEXIBLES DE GASTOS:
CONCEPTOS, DESARROLLO Y APLICACIN
INTRODUCCIN Y PROPSITO
Los presupuestos flexibles se relacionan directamente slo con los gastos (y los
costos). Se les conoce tambin como presupuestos variables, dinmicos, de actividad y
de gastos ajustados a la produccin. En este libro se emplea el trmino presupuestos
flexibles porque el mismo se centra en los gastos fijos, variables y semivariables y no
nicamente en los gastos variables.
El concepto fundamental de los presupuestos flexibles de gastos es que todos los gastos
se incurren debido: a) al transcurso del tiempo, b) a la produccin o a la actividad
productiva o c) a una combinacin de tiempo y produccin o actividad. Si esta premisa
es razonable en un negocio (o en cualquier otra entidad), puede darse a los gastos una
formulacin matemtica mediante la cual puedan calcularse los planes para la
planificacin y el control de los mismos. La aplicacin de este concepto significa que:
1 Deben identificarse los gastos en cuanto a sus componentes fijo y variable, cuando
se relacionan con la produccin o la actividad productiva.
A lo largo de este captulo, utilizamos el trmino gastos incluyendo a los costos, toda
vez que los presupuestos flexibles se relacionan con ambos trminos. Tericamente, los
costos son desembolsos que se capitalizan como activos y que ms adelante se
convierten en gastos cuando correspondientes bienes y servicios son utilizados o los
artculos producidos son vendidos. De igual manera, usamos los trminos actividad y
base de actividad para abarcar la produccin y las actividades productivas.
Cualquier intento por fijar cifras en el presupuesto para los gastos, que se relacionan
con la produccin o la actividad reales en un centro de responsabilidad, exige que se
tengan datos acerca del efecto de la produccin o de la actividad productiva sobre los
mismos. El punto es que, a medida que aumenta o disminuye la produccin o la
actividad productiva en un centro de responsabilidad, cul debe ser el comportamiento
de cada gasto en que se incurre en ese centro? Algunos gastos fijos, como los sueldos
mensuales, no se alteran por los cambios en la produccin o la actividad. De igual
manera, algunos gastos variables, tales como las materias primas directas que se usan
en la produccin, fluctan proporcionalmente con los cambios en la produccin o la
actividad. Existen pues gastos mixtos que cambian, pero no en proporcin directa a
los cambios en el volumen o la actividad. El objetivo primordial del enfoque de los
presupuestos flexibles es mostrar cmo y en qu medida cada gasto en un centro de
responsabilidad, vara en su importe a causa de la cantidad del trabajo efectuado en ese
centro de responsabilidad.
En vista de que algunos gastos son en parte fijos y en parte variables, los gastos se
clasifican en tres categoras generales:
1 Gastos fijos.
2 Gastos variables.
3 Gastos semivariables.
Para clasificar sobre esta base los gastos y los costos, es esencial que se defina con
claridad cada categora. A travs de la literatura contable y de presupuestos, estas clases
de gastos se han denominado y definido indistintamente y de varias maneras. Hemos
escogido la terminologa anterior para los propsitos de nuestras explicaciones.
Son gastos fijos aquellos que no varan con la produccin o la actividad productiva.
Se van acumulando principalmente por el solo transcurso del tiempo, esto es, son gastos
relacionados con el tiempo. Permanecen constante en su importe durante un corto
periodo de tiempo dado, dentro de una amplitud relevante de actividad (que
comentaremos ms adelante). Los gastos se incurren, por la tendencia de activos y los
dems factores de la produccin, en un estado de listo para producir, por lo tanto, a
menudo de les conoce como costos de capacidad. Los gastos fijos son de los tipos
principales. En primer lugar, las decisiones de la administracin ejecutiva establece
compromisos para ciertos gastos fijos; ejemplo de estos son la depreciacin, los
impuestos y los seguros. En segundo lugar, algunos gastos fijos se establecen a juicio de
la alta administracin sobre una base de corto plazo. As los sueldos, los desembolsos
para publicidad y para investigacin caen dentro de esta categora y pueden fluctuar por
razn de cambio en la estructura del negocio, en los mtodos de operacin y por
cambios discrecionales en la poltica de la administracin. En la siguiente lista se
explican las caractersticas que una compaa debe tener en consideracin al establecer
una definicin prctica.
RELACIN CON LA ACTIVIDAD PRODUCTIVA. Los gastos fijos resultan de la
capacidad para producir o para desarrollar alguna actividad. Pueden ser afectados por
factores tales como el paso del tiempo, pero no por la produccin o por el desempeo de
la actividad.
El control de los gastos fijos a veces se interpreta en forma incorrecta. Todos los
gastos fijos son controlables en el curso del periodo de existencia de la compaa.
Algunos gastos fijos, pero no todos, esta sujetos al control de la administracin en el
corto plazo. Numerosos gastos fijos se determinan anualmente por polticas
discrecionales de la alta administracin. El gasto de depreciacin, en un breve periodo
de tiempo, est sujeto a un control muy reducido. De hecho, el control fue ejercido al
adquirirse el activo y cuando fue establecida la cuota peridica de depreciacin.
Los gastos (y los costos) con frecuencia varan en proporcin directa a los cambios
en la produccin o la actividad, en un centro de responsabilidad. Los gastos variables se
basan en la actividad y no en el transcurso del tiempo, porque los mismos se incurren
como resultado directo de la produccin, la actividad productiva o el trabajo
desarrollado. No existiran estos gastos si no fuera por la realizacin de alguna
actividad. Un gasto variable es necesariamente de cero a cero actividad. Los gastos
variables aumentan o disminuyen directamente con los cambios en la produccin; por lo
tanto, si se duplica la produccin, el gasto variable tambin se duplica, o si disminuye la
produccin en un 10%, el gasto se reduce tambin en 10%. En la siguiente enumeracin
se explican las caractersticas principales que debe considerar una compaa al
establecer una definicin prctica de los gastos variables:
Para todos los fines prcticos, los gastos variables son controlables a algn nivel de
responsabilidad.
4 Seleccin de mtodos apropiados para analizar los gastos, con el fin de identificar
separadamente los componentes fijos y variables de los gastos semivariables.
Debe seleccionarse una base de actividad para cada centro de responsabilidad. Los
gastos fijos se asocian con el tiempo y, para los propsitos de los presupuestos flexibles,
se relacionan con un breve periodo de tiempo, como sera un mes. Por lo contrario, los
gastos variables deben relacionarse con una base de actividad, en cada centro de
responsabilidad, que mida de manera realista la produccin o la actividad productiva del
centro. En el caso sencillo de un centro de responsabilidad que produzca solo una clase
de artculo, los gastos variables pueden asociarse con las unidades producidas como
base de actividad. Por ejemplo, si el departamento de energa elctrica produce
nicamente kilowats-hora, los gastos variables de dicho departamento pueden
relacionarse con los kilowats-hora, porque esta base d actividad medir en forma
realista la produccin del departamento. Sin embargo, tratndose de un departamento
que lleve a cabo ms de un tipo de produccin, como sera dos o ms productos
diferentes, debe seleccionarse como la base de actividad alguna medida equivalente de
las diferentes producciones. Por ejemplo, un departamento puede usar las horas de mano
de obra directa, otro departamento puede usar las horas-mquina directas y el
departamento de reparacin puede emplear las horas directas de reparaciones, como sus
respectivas bases de actividad. La base de actividad que se seleccione debe ser aquella
que mida, del modo ms realista, la actividad global del centro de responsabilidad.
La base de actividad debe ser afectada lo menos posible por otros factores que no
sean la produccin.
Continuando con el departamento 22, qued claro que los salarios constituyen un
costo fijo propiamente dicho. La poltica de la administracin sobre el nmero de
personas a sueldo fijo y el importe de sus salarios, arroj una suma fija (por mes) de $6
000. La administracin determin, asimismo, que los suministros generales son un gasto
variable. Habiendo hecho estas determinaciones, el gasto restante, o sea la mano de obra
directa, se clasific como semivariable.1 Este escenario para el departamento 22 nos
conduce al punto en el que deben analizarse los gastos semivariables, para determinar
sus componentes fijos y variables. Los mtodos analticos que se emplean para este
propsito pueden clasificarse de acuerdo con tres grandes categoras: 1 Mtodo de
estimaciones directas. 2 Mtodo de los puntos alto y bajo, presupuestados. 3 Mtodo de
la correlacin.
MTODO DE CORRELACIN
1. El mtodo grfico.
2. El anlisis de regresin.
Formato tabular
En este formato se muestran los gastos del presupuesto a diferentes niveles de
produccin o actividad, dentro del intervalo relevante de variacin. Este formato para la
expresin de los presupuestos flexibles, se usa a menudo para fines de instruccin; sin
embargo, el formato de frmulas parece tener un uso ms general en la prctica real. El
formato tabular se ilustra en el recuadro 10-2. Observe que la base de actividad son las
horas-mquina directas y que las cifras del presupuesto se muestran para cuatro
diferentes niveles de actividad, dentro del intervalo relevante. No se indican, para cada
gasto, los componentes fijo y variable. Este formato del presupuesto permite adaptar los
gastos irregulares o curvados, sin el supuesto de la relacin lineal. Cabe hacer notar que
en el recuadro 10-2 los salarios de los sobrestantes son un gasto fijo, la mano de obra
indirecta es un gasto variable y los gastos diversos son un gasto escalonado. Cuando se
emplea el formato tabular, a menudo surge un problema al necesitarse las cifras del
presupuesto para algn nivel de actividad situado entre dos niveles para los que se dan
cifras presupuestales. Se emplean dos enfoques a este problema:
Formato de frmulas
Este formato permite mostrar una frmula para cada cuenta de gasto en cada centro
de responsabilidad. La frmula proporciona la suma fija y la tasa variable. Es ms
compacto y, en general, ms til porque se conocen ambos componentes de cada gasto.
En el formato de frmulas se emplean relaciones lineales. Sin embargo, los pasos dentro
del intervalo relevante de variacin pueden especificarse mediante notas al pie, como se
muestra en el recuadro 10-3.2
Formato grfico
Este formato se usa a veces para gastos escalonados o no lineales. Las cifras
presupuestales se leen directamente de la grfica. En ocasiones resulta til este mtodo,
cuando no se van a utilizar gastos escalonados o no lineales, sobre la base de una
relacin de lnea recta.
PUEDE APLICARSE DE MANERA REALISTA EL CONCEPTO DE LA
VARIABILIDAD DE LOS GASTOS?
Existe cierto escepticismo acerca de la clasificacin de los gastos en relacin con los
cambios en la produccin o la actividad. Generalmente se reconoce que algunos gastos
son fijos y otros son variables, pero existe alguna duda en cuanto a si algunos de los
gastos semivariables pueden dividirse con precisin en sus componentes fijos y
variables. Hay tambin duda acerca del empleo de los supuestos de la relacin en lnea
recta. Los defensores del concepto de la variabilidad de los gastos responden a estos
argumentos como sigue:
Los presupuestos flexibles de gastos pueden aplicarse en todas las funciones dentro
de una compaa (produccin, ventas y administracin), aunque tienen un uso ms
frecuente en los centros de responsabilidad que integran la funcin de manufactura o
produccin.
Para colocar en perspectiva a los tres usos de los presupuestos flexibles, es necesario
comprender que el desarrollo de frmulas de presupuestos flexibles tiene lugar,
normalmente, en la primera etapa del ciclo de la planificacin. Por ejemplo, una poltica
realista sera exigir la fecha lmite de terminacin de los presupuestos flexibles como
previa a la conclusin del plan de ventas. En vista de que las frmulas de los
presupuestos flexibles no tienen relacin con un nivel especfico de la produccin sino
con otro intervalo relevante de fluctuacin, el trabajo analtico esencial para su
desarrollo, en general puede proseguirse de manera independiente a las dems fases del
ciclo de la planificacin tctica.
Volvamos ahora al departamento 22, recuadro 10-1, para ilustrar el segundo uso de
los presupuestos flexibles. Primero, supongamos que estamos listos para analizar las
operaciones de febrero de 20X. Observe, en el recuadro 10-5, que la produccin
planificada para febrero fue de 11 000 unidades. Si an es vlida esa produccin
planificada, las metas de gastos que se incluyen en el plan anual de utilidades servirn
como las metas de gastos para el gerente del departamento, durante el mes de febrero.
Supongamos ahora que, por diversas razones, la administracin acaba justamente de
decidir que deben producirse 12 000 unidades en febrero.
Este uso se enfoca sobre la medicin del desempeo, despus de que los gastos reales
han tenido ya lugar.
Como ilustracin del uso de un presupuesto flexible para fines de preparacin de los
informes de desempeo, volvamos al recuadro 10-1, departamento 22 y supongamos
que al final de febrero esa produccin real alcanzada fue de 11 500 unidades. Sera
incorrecto comparar los costos reales con los del plan original de utilidades (recuadro
10-5) porque dicho plan contemplaba 11 000 unidades de produccin. De igual forma,
son inadecuados los valores de las metas de gastos que se muestran en el recuadro 10-6,
porque stos se basan en una produccin prevista de 12 000 unidades. Debemos, pues,
calcular las cantidades ajustadas de los gastos, basadas en la produccin real de 11 500
unidades, para poder compararlas con los gastos reales incurridos. El informe de
desempeo lucira como se muestra en el recuadro 10-7.
Cuanto ms complejas sean las operaciones, mayor ser el problema del control de
los gastos. En circunstancias complejas, los gastos pueden controlarse en forma eficaz
nicamente a travs de la planificacin, del esfuerzo continuo y de un sistema bien
diseado de control. El control de los gastos es responsabilidad del personal de lnea, no
una funcin de asesora.
Los gerentes de los centros de responsabilidad vern con seriedad el control de los
gastos, si la alta administracin muestra un inters efectivo en el mismo.
Las investigaciones en este terreno han detectado que los niveles inferiores de la
administracin tienden a mirar el control de los gastos con el mismo empeo con que lo
ven los gerentes que los supervisan. Si la alta administracin se muestra aptica e
incongruente acerca de los gastos, los gerentes de los niveles inferiores adoptarn la
misma actitud. El hablar simplemente del control de los gastos y hostigar de cuando
en cuando a algn supervisor, no contribuirn en modo alguno a un eficaz control de los
gastos. El esfuerzo inteligente, organizado y congruente es vital en el cumplimiento
efectivo de esta funcin fundamental de la administracin.
Al final del captulo 9 se ilustraron los presupuestos de gastos para cada uno de estos
departamentos. Dichos presupuestos fueron diseados para su incorporacin en el plan
anual de utilidades.
Para propsitos de instruccin, se supuso en ese captulo que no se usaban
presupuestos flexibles de gastos.
frmulas del presupuesto flexible de gastos (cdula 41). Las cifras originales de gastos
para el rengln de gastos indirectos de fabricacin generales y de administracin (que
se dan en la cdula 33) fueron calculadas como sigue para 20X2:
Para desarrollar las frmulas del presupuesto flexible de los trece departamentos, la
Superior utiliza varios mtodos de anlisis de la variabilidad de los gastos. Ilustramos
uno de ellos, que se emple para los Gastos generales de la divisin de ventas. Se
aplic el mtodo de los mnimos cuadrados para analizar los gastos en esa rea en
particular de la divisin de ventas. En vista de que las frmulas de los presupuestos
flexibles se desarrollan durante la primera parte de octubre, los datos histricos de los
gastos y ventas que se usan para el anlisis, abarcan los doce meses anteriores al 1 de
octubre de 20X2; dichos datos histricos se obtuvieron de los registros contables.
La cdula 45 muestra el mtodo de hoja tabular, para el clculo de los mnimos
cuadrados. Con base en el mtodo de anlisis de los mnimos cuadrados, en el juicio de
la administracin y en el anlisis directo, se desarrollaron las siguientes frmulas de los
presupuestos flexibles para los Gastos generales de la divisin de ventas (mostradas
en la cdula 43):
1 Sueldos de supervisin, $12 000 por mes (la administracin no contempla ningn
cambio durante 20X2).
4 Depreciacin equipo de oficina, $50 por mes (no se prevn cambios, de acuerdo
con la cdula de depreciacin).
Nuestro enfoque en este captulo se ha centrado sobre un concepto que tiene una
amplia aplicacin en: 1) la planificacin de utilidades, 2) la toma de decisiones por la
administracin y 3) la contabilidad.