COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO DESARROLLO PALINECO R. L.

COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO

DESARROLLO PALINECO R. L.

REGLAMENTO INTERNO PARA CAF DE CALIDAD

UTZ CERTIFIED, CAF PRACTICES DE STARBUCKS
COFFEE COMPANY Y FAIRTRADE (COMERCIO
JUSTO)

GUATEMALA 19 DE NOVIEMBRE 2015

REGLAMENTO INTERNO DE CAF DE CALIDAD

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I. Introduccin.

En el presente reglamento se establecen los lineamientos generales y

normas de PRODUCCIN RESPONSABLE DE CAF, el cual tiene como
base LA CADENA DE CUSTODIA Y CDIGO DE CONDUCTA DE UTZ
CERTIFIED, los lineamientos de control de CAF PRACTICES de
STARBUCKS COFFEE COMPANY y los criterios de Comercio Justo
FAIRTRADE.

II. MBITO DE VALIDEZ:

Este reglamento se aplica en las reas de produccin, acopio,

transporte y beneficio hmedo de caf, producido por los productores
de la Cooperativa CODEPA, en Paln, Escuintla, que pertenecen al
Proyecto de Produccin Responsable de Caf, certificado por Utz
Certified, CAF prcticis de STARBUCKS y los criterios de cumplimiento
de Comercio Justo FAIRTRADE , es la base para el desarrollo del Sistema
de Control Interno.

III. OBLIGACIONES DE LA COOPERATIVA CON LOS

PRODUCTORES.

1. Cumplir y hacer cumplir el conjunto de criterios econmicos, sociales

y ambientales, reconocidos internacionalmente para la produccin de
caf responsable, contenido en el Cdigo de Conducta de Utz
Certified, los lineamientos de control de CAF practices de
STARBUCKS y los criterios de cumplimiento de Comercio Justo
FAIRTRADE.

2. Generar y archivar la documentacin necesaria para proporcionar un

alto nivel de confianza en que el caf es de calidad y Certificado.

3. Permitirle al inspector interno, externo, personal de Utz Certified, de

STARBUCKS y FAIRTRADE, el acceso a toda la documentacin y
lugares que estn relacionados con la produccin y manejo del caf
certificado.

4. Capacitar e informar a los socios de todos los aspectos referentes a

la caficultura, especialmente sobre los requerimientos de los sellos
para otorgar la certificacin.

5. Responsabilizarse de la certificacin de todos los productores que

participan en el proyecto mediante el sistema de control interno y
una inspeccin externa.

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6. Vigilar que los productores que se agreguen posteriormente al

proyecto de Produccin Responsable de Caf certificado,
previamente debern cumplir con todos los requisitos mayores y
menores, obligatorios y de criterio contenidos en el Cdigo de
Conducta de Utz Certified, CAF practices de STARBUCKS y
FAIRTRADE, el procedimiento de incorporarse al programa de
certificacin inicia con la solicitud dirigido al comit de calidad y
certificaciones para que luego este programe una inspeccin interna
para emitir recomendaciones y lograr el cumplimiento de lo
requerido por las certificaciones, luego de haber hecho el
diagnostico el comit dictaminara el ingreso como nuevo miembro
del programa de certificacin.

7. Aprobar el ingreso y expulsar o sancionar a productores que el

comit de Certificaciones y de Calidad de la Cooperativa as lo
decidan.

8. Socializar los criterios de certificacin Utz Certified, CAF practices

de STARBUCKS y FAIRTRADE de Comercio Justo.

9. Acopiar el caf certificado de acuerdo a los mecanismos

establecidos entre La Cooperativa y los Asociados, conservando la
trazabilidad.

IV. OBLIGACINES DE LOS PRODUCTORES CON LA

COOPERATIVA.

1. Cumplir con el conjunto de criterios econmicos, sociales y

ambientales, reconocidos internacionalmente para la produccin de
caf responsable, contenido en el Cdigo de Conducta de Utz
Certified, CAF practices de STARBUCKS y FAIRTRADE de Comercio
Justo.

2. Generar y archivar la documentacin necesaria para proporcionar un

alto nivel de confianza en el caf certificado.

3. Entregar el caf con las caractersticas de calidad establecidas por La

Cooperativa y en el lugar indicado por ella. El trmino de calidad, se
refiere aqu a la calidad fsica del caf (limpieza, maduracin).

3. Dar acceso ilimitado a los inspectores internos de La Cooperativa,

inspectores externo de la entidad de certificacin contactada por La
Cooperativa y al personal de Utz Certified, STARBUCKS y FAIRTRADE.

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4. Poner a la disposicin del inspector interno, externo, personal de Utz

Certified , STARBUCKS y FAIRTRADE, la documentacin requerida,
especialmente sobre la compra y usos de insumos; as como, los
relacionados con las actividades hechas en su parcela y cosecha.

5. Aceptar las sanciones, si hubiese incumplimiento a las reglas aqu

establecidas y en el Cdigo de Conducta de Utz Certified, FAIRTRADE
y/o los lineamientos de CAF practices de STARBUCKS.

6. No se permite el uso de productos qumicos prohibidos por la OMS.

Usar solo insumos recomendados por tcnicos de la cooperativa o
externos de apoyo a la organizacin.

V. REQUISITO PARA LOS PRODUCTORES QUE INGRESEN

POSTERIORMENTE
AL PROYECTO DE CERTIFICACIN

1. Los productores que se agreguen posteriormente al proyecto de

produccin responsable de caf de calidad certificado por Utz
Certified, FAIRTRADE y/o CAF practices de STARBUCKS,
previamente, debern cumplir con el 100% los requisitos mayores u
obligatorios y menores o de criterio contenidos en el Cdigo de
Conducta de Utz Certified, Fairtrade de Comercio Justo y los
lineamientos de evaluacin de CAF practices. Los pasos a seguir
son: solicitud dirigido al comit de calidad y certificaciones para que
luego este programe una inspeccin interna para emitir
recomendaciones y lograr el cumplimiento de lo requerido por las
certificaciones, luego de haber hecho el diagnostico el comit
dictaminara el ingreso como nuevo miembro del programa de
certificacin.

VI. PRODUCTORES DADOS DE BAJA.

Las causas por las que un productor se da de baja son voluntarias

cuando el productor la solicita, e involuntaria cuando la falta lo amerita o
el productor no acepta la sancin sin descargo justificado, segn lo
determine el Comit de Calidad y Certificaciones.

VII. MANEJO DE DOCUMENTACIN

1. La cooperativa:

En la cooperativa se tiene un archivo para cada productor, que contiene

solicitud de ingreso al Proyecto de Certificacin, diagnstico de las

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parcelas, croquis de cada parcela, registro de insumos utilizados en cada

parcela, informe de inspeccin interna y si tuviese alguna sancin.

Tambin se tienen un plan de gestin socio ambiental, listados de

participantes en capacitaciones, documentos de trazabilidad de caf,
registros de entrega de insumos agrcolas y liquidaciones.

2. El Socio:

Registros de Actividades en sus parcelas, recomendaciones tcnicas de

inspecciones internas, etiquetas de insumos utilizados, documentos
recibidos en capacitaciones, recibos de entregas de caf y sus
respectivas liquidaciones.

VIII. MANEJO DE LA PLANTACIN

1. Produccin.
a. El socio le debe dar mantenimiento a las plantaciones de
caf para obtener buena produccin; usando solo productos
y mtodos recomendados por un tcnico interno o externo
que pueda demostrar su calidad como tal, conservar las
riveras de las corrientes de agua, apoyar la biodiversidad,
plantar rboles de diferentes especies para mantener y
mejorar los recursos naturales que ah existen en la zona,
estimular el reciclaje de la materia orgnica, evitar la
proliferacin de basura inorgnica, cuidar la salud y bien
estar de los operadores incluyendo un pago justo por la
labor que realice independientemente cual sea el sexo, color
o raza.

b. Se prohbe:

- Talar bosque para hacer plantaciones nuevas de caf.

- El uso de cualquier sustancia o producto qumico que
no este aprobado oficialmente o recomendado por los
asesores tcnicos.
- El almacenamiento inadecuado de insumos aprobados.
- El almacenamiento y uso de insumos prohibidos.

c. En caso de tener vecinos que usen agroqumicos prohibidos,

aplicar medidas de proteccin (acequias, cortinas vivas,

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dejar zona de amortiguamiento, etc.) al cultivo para evitar

contaminacin por vecindario.

d. Usar especies y variedades que estn mejor adaptadas a las

condiciones agroclimticas y edafolgicas, cuyas
caractersticas permitan un mejor manejo.

e. El origen de la semilla o almcigo, debe ser documentado,

as como sus tratamientos e insumos utilizados.

2. Manejo del suelo y fertilidad.

Con el objetivo de aumentar la actividad microbiolgica del suelo

se deber incrementar el uso de material orgnica. El uso de
fertilizantes minerales deben considerarse como complemento o
equilibrantes y no como sustitutos del abonamiento orgnico. En
todo caso, podrn utilizarse solo los productos indicados y en
cantidades autorizados por el tcnico.

De acuerdo a las condiciones ambientales y caractersticas de

cada terreno, se debe prevenir la erosin mediante mtodos
apropiados de conservacin de suelos como:

c. Establecimiento y manejo de sombra productora de

hojarasca.
d. Plantacin en curvas a nivel.
e. Seleccin y propagacin de plantas y cultivo de cobertura.
f. Sustitucin de prcticas o labores que dejen al suelo
desnudo.
g. Establecimiento de barreras vivas y muertas.
h. Construccin de terrazas.
i. Asociaciones de cultivo.

3. Manejo de la flora acompaante (maleza).

La flora acompaante (malezas), se controlar mediante labores

culturales y control manual, se prohbe el uso de herbicidas
principalmente en areas con pendiente mayor del 20%, y si en
caso fuera necesario, el asociado tendr que cumplir con todas las
normas que requiere la certificacin, principalmente en el Manejo,
transporte, almacenamiento y proteccin personal y otros
aspectos recomendados por el tcnico.

4. Manejo de plagas y enfermedades.

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El control de plagas y enfermedades se realizar mediante la

adopcin conjunta de las siguientes medidas:

a. Seleccin de las variedades y especies adecuadas.

b. Un adecuado programa de asociacin.
c. Proteccin de enemigos naturales.
d. Se tiene autorizado el uso de productos qumicos
solamente para el control de la Roya y Ojo de Gallo, .
Solo en casos fehacientes donde peligre la cosecha, se
recurrir a los productos qumicos usando productos y dosis
permitidas recomendadas por tcnico competente.
e. Muestreo de poblaciones de insectos y severidad de dao
causado por hongos y nemtodos.
f. El productor y los encargados de compras de la Cooperativa,
registraran todas las actividades, compras y aplicaciones de
insumos, guardaran las facturas de compra y etiquetas de los
mismo, as como los documentos de las ventas o entregas.

5. Almacenamientos de productos no permitidos.

No se permitir el almacenamiento de productos qumicos, dentro

de las casas de habitacin o dormitorio de animales domsticos,
se tendr que hacer bodegas o lugares especiales para su
almacenamiento para evitar accidentes. Debido a problemas de
espacio en las casas de los asociados, la cooperativa tiene
habilitado una bodega para que ah se pueda almacenar cualquier
pesticida, con su debida identificacin. El para tcnico llevara un
control de estos insumos debidamente identificado y es el nico
autorizado para manejar el almacenamiento de los mismos. Se
establecern dos das a la semana para el despacho a los
brigadistas y solamente ellos estn acreditados oficialmente para
hacer las aplicaciones. A medida que el asociado se vaya
capacitando y cumpliendo con normas y requisitos se le podr
facultar para que el pueda realizar las aplicaciones.

4. Uso de productos qumicos.

Se establece que los nicos productos qumicos permitidos en el

cultivo del caf son: El fertilizante granulado aplicado al suelo con
previo al anlisis de suelos sectorizados, fungicidas que estn
debidamente registrados y autorizados para el control de la roya y
ojo de gallo. Previo al uso de cualquier insumo se debe leer las
indicaciones que tiene la etiqueta y cumplir con ellas. En caso que
hubiese vecinos que usen agroqumicos prohibidos, tomar medidas
para evitar la contaminacin del caf por deriva de los productos.

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7. Cosecha.
El socio cosechar y entregar solo el caf producido en las
parcelas certificadas, en su ptimo estado de madurez, separando
los granos secos y verdes.

IX. ACOPIO DE CAF.

La Cooperativa ha establecido centros de acopio del caf en los distintos

sectores donde se encuentran las fincas de los asociados, se har una
inspeccin visual para ver si llena los requisitos fsicos de calidad, se
pesar y para la regin de Paln se llenarn los recibos del productor con
copia a la Cooperativa, y para la regin de la boca costa se registran las
entregas en tarjetas de los asociados registrndose tambin en libro de
los pesadores en los centros de acopio llenados en vista de ambos,
luego se conducir el caf cereza hacia el beneficio hmedo de la
cooperativa donde se corroborar el peso, seleccionando las calidades
de acuerdo al origen de producto.

Al terminar la jornada de acopio, se llenar el formulario de Ingreso de

caf certificado el cual se le adjuntar una copia del recibo de caf,
extendido en el momento de acopio.

X. ENVO DEL CAF AL BENEFICIO HMEDO.

El transporte del caf desde los centros de acopio en las reas de

produccin hasta el beneficio hmedo se har en vehculos que no
represente peligro de contaminacin, se cuidar que el producto no
pierda su calidad y se garantizar el origen por propietario y por parcela
definiendo vehculos especficos para el caf certificado.

XI. PROCESAMIENTO HMEDO DE CAF.

El proceso beneficiado hmedo de caf, se har en un beneficio de la

cooperativa certificado y se regulara que la maquila se haga el mismo
da de la entrega, se procurara minimizar el volumen de agua a un
mnimo de 120 litros por cada quintal de caf pergamino procesado, se
le dar un manejo a las aguas mieles previo a descargarla fuera del
beneficio. La pulpa se reciclara colocndola en un sitio donde no afecta
ni contamina y se reciclar para su reutilizacin como abono orgnico o
bien utilizando la tcnica de lombricompost .

XII. FUNCIONES DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL

PROYECTO.

1. Productor.

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Producir dentro de un sistema de agricultura responsable segn las

normas de certificacin, garantizar la calidad del producto y cumplir con
el presente reglamento.

2. Inspectores internos.
a. Inspeccionar los parcelas de los productores.
b. Impulsar la realizacin de las labores culturales en los cafetales.
c. Levantar fichas tcnicas.
d. Ayudar a hacer croquis de parcelas.
e. Promover la caficultura sostenible haciendo buenas prcticas
agrcolas amigables con el ambiente.
f. Impulsar la gestin de calidad.
g. Verificar el cumplimiento de las normas de certificacin.
h. Apoyar a determinar los pronsticos de cosecha de los
asociados.
i. Coordinar actividades de capacitacin.
j. Recibir capacitacin sobre certificaciones y control interno.

3. Tcnicos Internos y Externos.

a. Recibir capacitaciones sobre el cumplimiento de normas de

certificacin para poder dirigirlas a los cooperativistas.
b. Dar recomendaciones tcnicas por escrito a los productores,
cuando stos se lo requieran.
c. Realizar prcticas demostrativas en los cafetales.
d. Impulsar la intensificacin de labores culturales para
incrementar la produccin.
e. Supervisar y asesorar a los inspectores internos.
f. Asesorar a la Junta Directiva y al comit de calidad y
certificaciones de la Cooperativa.
g. Recolectar y revisar toda la documentacin de las inspecciones
internas y apoyar en la preparacin para las inspecciones
externas.
h. Hacer la solicitud de inspeccin externas para la certificacin.
i. Apoyar en los trmites de inspeccin.
j. Disear estrategias para cumplir con los requisitos y
recomendaciones que el auditor de la Entidad de Certificacin
haga.
k. Velar por el cumplimiento de la parte ambiental, detectando los
riesgos de incumplimiento y monitoreando los avances y
mejoras.
l. Actualizar los planes de manejo del Desarrollo ambiental.

5. Comit de Calidad y Certificaciones.

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Es la comisin que administrar todos los documentos de los asociados

y de la cooperativa referentes al cumplimiento de las normas de
certificacin. Son el ente de aprobacin y/o sancin para los asociados
que cumplan o incumplan con lo recomendado; son las personas que
velarn por el cumplimiento de los requisitos de las certificaciones
como obligaciones de la cooperativa; programar y coordinar las
inspecciones internas as como intervenir en la coordinacin de las
auditorias externas de la certificacin; garantizar que el caf que se
est enviando de parte de la cooperativa es de calidad certificado Utz
Certified, CAF practices de STARBUCKS y FaAIRTRADE; en resumen
este comit debe dar acompaamiento a todo el proceso de
certificacin.

XIII. INSPECCIN INTERNA.

Se realizar por lo menos una inspeccin interna cada ao, previo a la

inspeccin externa, el objetivo principal es verificar el cumplimiento de
las normas de certificacin.

VI. SANCIONES.

Si hay incumplimiento de algn artculo de este Reglamento, la

Comisin de Calidad y Certificaciones aplicar las sanciones que aqu se
establecen.

TABLA DE CAUSAS Y SANCIONES QUE SE APLICAN A LOS

PRODUCTORES ASOCIADOS A CODEPA EN EL PROGRAMA DE
CERTIFICACION

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CAUSA SANCIN
Aplicacin de productos Baja inmediata, previa inspeccin interna
qumicos prohibidos no
permitidos en la parcela , sin
recomendacin tcnica
No permitir hacer la Llamada de atencin por el comit de calidad
inspeccin al inspector interno y certificaciones.
o al externo
No presentarse a las Suspensin
inspecciones internas o
mandar a otra persona
No presentarse a la inspeccin Baja inmediata
externa o mandar otra
persona
Negarse a proporcionar Llamada de atencin verbal con el comit de
informacin requerida por las calidad y certificaciones, y en caso de
personas responsables de los reincidencia llamada de atencin por escrito.
procesos de certificacin. Despus de dos llamadas de atencin por
escrito se procese a la suspensin.
No acatar los trminos del Llamada de atencin verbal con el comit de
plan de gestin socio calidad y certificaciones, y en caso de
ambiental. reincidencia llamada de atencin por escrito.
Despus de dos llamadas de atencin por
escrito se procese a la suspensin
Faltar sin causa justificada a Llamada de atencin verbal con el comit de
las Capacitaciones por tres calidad y certificaciones, y en caso de
veces consecutivas. reincidencia llamada de atencin por escrito.
Despus de dos llamadas de atencin por
escrito se procese a la suspensin
No comercializar el caf a Llamada de atencin verbal con el comit de
travs de CODEPA R.L. la calidad y certificaciones, y en caso de
totalidad de su produccin reincidencia llamada de atencin por escrito.
Despus de dos llamadas de atencin por
escrito se procese a la suspensin que puede
ser econmica.
No tomar en cuenta las Llamada de atencin verbal con el comit de
recomendaciones de los calidad y certificaciones, y en caso de

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tcnicos internos y externos reincidencia llamada de atencin por escrito.

para las mejoras de su cafetal. Despus de dos llamadas de atencin por
escrito se procese a la suspensin

No cumplir con los planes de Sancin por un ao.

mejoras que la cooperativa
est promoviendo dentro de
las parcelas.
No reportar al recolector la La entrega de ese da se tomara como
procedencia del caf a convencional
entregar
SE AUTORIZA APLICAR EL PRESENTE REGLAMENTO CON EL
OJETIVO DE CUMPLIR CON TODOS LOS CRITERIOS GENERICOS EN
EL PROGRAMA DE CERTICACION PARA TODOS LOS SELLOS QUE
APLICA CODEPA R.L.

CUMPLASE.

Presidente
Secretario
Consejo de Administracin Comit de
Calidad y Certificaciones

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