COPIA NO CONTROLADA
DESTINATARIO: ____________________________
CONTENIDO
1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
5. INTRODUCCION
ANEXOS
1. OBJETIVOS 3. RESPONSABILIDADES
PLANES DE CONTINGENCIA Y
EMERGENCIA: Documento especfico que PREPARACION: Conjunto de medidas y
busca orientar a los prestadores de servicios acciones de la poblacin para las emergencias,
pblicos domiciliarios al momento de enfrentar realizando ejercicios de evacuacin y
posibles desastres. Los Planes deben ser: estableciendo sistemas de alerta para una
PARTICIPATIVOS: En la medida en que los adecuada respuesta (rpida y oportuna), a fin
actores involucrados en la ejecucin del plan de minimizar los efectos del desastres.
participen en su elaboracin habr una mayor
probabilidad de que lo planeado se lleve a cabo.
Creacin participativa de planes de
emergencia,
ACTUALES: Incorporar desde su concepcin
mecanismos que faciliten su actualizacin, con Medidas de Infraestructura (alojamientos
la periodicidad y alcance pertinente. REALES Y de emergencia, entre otros),
OBJETIVOS: Basado en las realidades
existentes, considerando capacidades y
Ejecucin de simulacros de desastres,
vulnerabilidades, con medidas factibles de Medidas de capacitacin y
aplicacin. perfeccionamiento,
(Resolucin Nmero 0154 de 19 Marzo 2014)
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PELIGRO (P)
VULNERABILIDAD (V)
Fenmeno natural con consecuencias
Susceptibilidad a prdidas humanas, econmicas y
potencialmente dainas para los
financieras que resultan del riesgo de desastres
asentamientos humanos y la actividad
naturales
econmica
NO CONTROLABLE CONTROLABLE
RIESGO (R)
Probabilidad y magnitud de prdidas
RIESGO INHERENTE: Es aquel riesgo que por los taludes de la ribera y producir deslizamiento,
su naturaleza no se puede separar de la arrasando la vivienda o la captacin de agua, en
situacin donde existe. Es propio del trabajo a estos casos indicamos que la vulnerabilidad es
realizar. Es el riesgo propio de cada alta. De otro lado, si la vivienda se encuentra
organizacin de acuerdo a su actividad sin tener fuera del rea de inundacin, estar ms segura
en cuenta los controles que tiene la misma. de no sufrir dao, entonces la vulnerabilidad en
baja.
RIESGO RESIDUAL: Riesgo remanente
despus de la implementacin del tratamiento Vulnerabilidad tambin se presenta en las lneas
del riesgo. de conduccin, aduccin de los sistemas de
agua, las cuales dependiendo de la calidad, en
TRATAMIENTO DE RIESGOS: Seleccin e este caso siendo de PVC, al ser expuestas a
implementacin de acciones apropiadas para peligros como Heladas (en zonas de alto
tratar el riesgo. andinas) y al congelarse el lquido que
transportan, no resisten la presin interna
VULNERABILIDAD: Es un factor interno de un ocasionando roturas, situacin que se ve
sujeto o sistema expuesto a un peligro, que agravada porque al momento de la instalacin,
segn el grado de resistencia de sus elementos no se cumple con las especificaciones tcnicas
(infraestructura, vivienda, actividades (presin, profundidad, etc.) del proyecto.
productivas, grado de organizacin, sistemas de
alerta, desarrollo poltico-institucional y
otros),puede ser susceptible a sufrir dao. Su
gestacin est asociada directamente con
factores de orden antrpicos, esto es, la
interaccin humana con la naturaleza.
Una poblacin expuesta a los efectos de un
peligro, sufrir ms o menos dao de acuerdo
con el grado de vulnerabilidad que exhibe; por
ejemplo una vivienda o infraestructura del
sistema de agua
SEGUIMIENTO Y
El plan de contingencias debe elaborarse Para identificar los riesgos que afectan el
considerando metodologas que permitan cumplimiento de la misin del amb, se
cumplir con los siguientes propsitos: establecen y analizan en primer lugar las
necesidades de los grupos de inters asociados
- Suministrar alternativamente el servicio, tan
pronto como sea posible se debe atender a
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Contratistas.
RESPONSABLE COMPROMISO
Metodologa Resultado
El proceso de identificacin del riesgo es Al interior del amb la identificacin de los
permanente e interactivo y se encuentra riesgos es responsabilidad de cada dueo de
soportado en los Objetivos Estratgicos. proceso, aplicando como herramienta base la
Caracterizacin del proceso, realizando un
En la etapa de identificacin, corresponde anlisis detallado de eventos que puedan alterar
aplicar un criterio crtico, amplio y sistemtico ya el normal desarrollo de actividades e impidan el
que los riesgos potenciales que no se identifican logro de los objetivos.
en esta etapa son excluidos de un anlisis
posterior. La etapa de identificacin es documentada en el
En la identificacin se deben incluir todos los Mapa de riesgos (F GG 501-006): se nombra el
riesgos, estn o no bajo control de la riesgo principal del proceso y se hace una
organizacin. descripcin de los riesgos asociados.
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1 2 3 4 5
Valoracin
Bajo Moderado Intermedio Alto Crtico
Calificacin de Probabilidad e Impacto (se aplica como base esta calificacin pero obedece al
contexto de cada riesgo):
PROBABILIDAD IMPACTO
NA
F GG 501-006 MAPA DE RIESGOS
Rev. 4
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P : P ro babilidad I : Impacto
AO EVALUADO 2016 N R : Nivel de Riesgo (P *I)
E : Eco n mico I : Imagen R : P ro ceso s P : P erso nas IR C : Indice Riesgo Calculado po r P ro ceso
1 0 0 0 0 0
2 0 0 0 0 0
Resultado
Se consolida el resultado de la gestin de
riesgos en el Mapa de riesgos de cada proceso
a travs del formato F GG 501-006.
NA
F GG 501-006 MAPA DE RIESGOS
Rev. 4
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P : P ro babilidad I : Impacto
AO EVALUADO 2016 N R : Nivel de Riesgo (P *I)
E : Eco n mico I : Imagen R : P ro ceso s P : P erso nas IR C : Indice Riesgo Calculado po r P ro ceso
RIESGO PRINCIPAL: INCUMPLIMIENTO A LOS REQUERIMIENTOS DE LOS CLIENTES PROCESO: ATENCION TECNICA DOMICILIARIA
1. P lanificar co ntrataci n
2. Supervisi n a co ntratistas
mediante muestreo estadistico A CCIN CORRECTIVA 703
NO REA LIZA R
de las actividades realizadas. (Registrada en Kawak):
SUSP ENSION
3. Generaci n y analisis de La no dispo nibilidad de recurso s y la Jefe Divisi n
1 A TENDIENDO LOS 5 3 2 3 0 15 10 15 0 X 40 X
info rmes de usuario s terminaci n de co ntrato s de A TD
CA USA LES DEL DECRETO
mo ro so s. 4. Suspensio nes, Reinstalacio nes y
302 DE 2000
Seguimiento a la ejecuci n de Revisio nes P revias
suspensio nes po r ejecutar po r
ciclo .
Cuando se genere a travs de la valoracin del aplicacin del modelo de comunicacin para los
riesgo una nueva accin que permita mitigar el interesados internos y externos en la etapa ms
impacto y/o probabilidad de ocurrencia, el plan temprana del proceso. Este plan cubre los
para el cumplimiento de dicha accin puede ser aspectos relativos al riesgo en s mismo y al
registrado en el software Kawak-amb Mdulo de proceso de gestin.
Mejoramiento Continuo.
Cada dueo de proceso realiza el seguimiento a La comunicacin involucra el dilogo en ambas
los riesgos identificados en su proceso a travs direcciones entre los grupos de inters, con el
del cumplimiento a su Mapa de riesgos F GG esfuerzo focalizado en la consulta, ms que en
501-006, as como a la gestin de los mismos. un solo sentido del tomador de decisin hacia
los interesados.
En el marco de los ciclos de auditoras Es importante la comunicacin efectiva interna y
combinadas y de Revisiones por la Direccin, (a externa para asegurar que aquellos
travs de los auditores internos) el responsables por implementar la gestin de
Representante de la Direccin para el SGI y la riesgos y aquellos con intereses creados,
Oficina de Control de Gestin realizan comprendan la base sobre la cual se toman las
seguimiento especfico al estado de los riesgos, decisiones y por qu se requieren ciertas
asegurando que este proceso sea dinmico, y acciones en particular.
se convierta en una herramienta de gestin de
la organizacin. La gestin de comunicacin aplicada a los
riesgos atiende los lineamientos del
7.8. COMUNICACIN procedimiento de comunicacin, participacin y
La comunicacin es una consideracin consulta del amb P GG 702-001.
fundamental en cada paso del proceso de la
Gestin Integral de Riesgos. Es importante la
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Identificacin de Riesgos
Anlisis de Riesgos
Dueo de Proceso /
Organizan los Niveles de riesgo e identifican las prioridades para la
2 Gerentes de rea
gestin.
Comit de Riesgos
Clasifican la(s) Estrategia(s) para el control de los riesgos: Asumir
Evitar Aceptar pasivamente Transferir Aceptar activamente
Dueo de Proceso /
Reducir/Controlar/Mitigar, referenciando el numeral 5.5 Tratamiento de
3 Gerentes de rea
riesgos / (Plan de Contingencias) del presente metodologa.
Comit de Riesgos
Seleccionan el control correspondiente en el Mapa de Riesgos F GG
501-006.
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Con el fin de asegurar una valoracin de riesgo ms cuantitativa, los eventos asociados con los riesgos
por procesos, podrn ser reportados en el formato F SGC 805-001 Reporte de Novedades.
.
Seguimiento y Revisin
Dueo de Proceso
/Representante de la Direccin Evalan la eficacia, eficiencia y/ efectividad de los
1
SGI/ controles establecidos.
Oficina de Control de Gestin
Realizan seguimiento a la medicin asociada a la Gestin
Dueo de Proceso /
2 del Riesgo evaluando el desarrollo de las acciones
Oficina de Control de Gestin
ejecutadas, en los ciclos de Auditoras Internas combinadas.
NOTA: En el proceso de actualizacin y mejora continua se aplicaran (cuando corresponda) conceptos especficos
establecidos en los anexos: Anexo I Informe de Consultora en Gestin Integral de Riesgos.
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- Cadena de Llamadas
PASO
CARGO DESCRIPCIN
No.
Auxiliares Observan la falla en el sistema de informacin mvil, si despus de 8 horas
1
Administrativos laborales la falla persiste, informan al Jefe de Seccin.
Jefe de Seccin Notifica al Jefe de la Seccin Electrnica sobre la situacin y ordena la puesta
1
Medidores en marcha del plan de contingencia.
Informa al proveedor de la plataforma para identificar la causa del problema,
Jefe de Seccin
2 de igual forma, se comunica con la Divisin de sistemas para notificarlos sobre
Electrnica
la situacin presentada.
Atiende la puesta en marcha del plan de contingencia, se genera el proceso
de las actividades (Reposicin de medidores, retiro temporal del medidor para
prueba) as:
Paso 1: Ingreso al SII++
Paso 2: Clic en la pestaa SIC
Auxiliares
3 Paso 3: Seleccionar opcin PQR
Administrativos
Paso 4: Abrir pestaa Informes y seleccionar PQR
Paso 5: Seleccionar Imp. PQR pendientes (hojas blancas).
Paso 6: Imprimir ordenes
Una vez realizado el metodologa anterior, los auxiliares proceden a llamar al
personal operativo asignado para las respectivas rdenes.
Recogen las rdenes de trabajo impresas, se dirigen al predio, verifican la
direccin y ejecutan el trabajo (se informa a la seccin de redes, en caso de
4 Auxiliares Operativos
que sea necesario realizar el cierre de vlvulas). Posteriormente, hacen
entrega de la orden original a los auxiliares administrativos.
5.5. RECURSOS
Personal
Personal Operativo Auxiliares Operativos
Asignado
3
Personal
Contratistas Operarios
Asignado
Celular 3002746473
- Cadena de Llamadas
No Nombre Telfono Debe llamar a:
5.5. RECURSOS
TESORERA 4. DEFINICIONES
SISTEMA DE INFORMACIN COMERCIAL
PLAN DE CONTINGENCIA PARA REALIZAR
(SII++): Sistema mediante el cual se realizan los
PAGOS EN CASO DE PRESENTARSE FALLA
procesos de manera automtica - recaudo de la
EN EL SISTEMA DE INFORMACIN
factura integrada de Acueducto, Alcantarillado y
COMERCIAL SII++
Aseo.
1. OBJETIVO TRANSFERENCIA VIRTUAL: Consiste en
enviar un monto de dinero a un beneficiario de
Describir y estandarizar la metodologa a seguir
forma electrnica a travs de las diferentes
en modo de contingencia para realizar pagos a
entidades financieras, al igual es un medio de
proveedores, contratistas y/o trabajadores ante
pago.
fallas en el Sistema de Informacin comercial
SII++. CHEQUE: Ttulo Valor que representa una
orden dada por el girador o cuenta habiente
2. ALCANCE contra un banco para que pague una cantidad
Este Plan aplica desde el momento en que se de dinero a la orden o al portador.
presenta la falla en el sistema que imposibilite EGRESO: Son todos los costos directos e
realizar pagos a proveedores, contratistas y/o indirectos y gastos que se presentan por
trabajadores hasta el restablecimiento Del diferentes conceptos.
mismo en el momento de la contingencia.
5. PLAN DE CONTINGENCIA
3. RESPONSABILIDADES
5.1 DESCRIPCION DE LA SITUACION
Este plan de contingencia es responsabilidad
del Jefe de la Divisin de Tesorera y los Falla en el Sistema de Informacin Comercial
Asistentes Administrativos, dado que puede SII++
presentarse en cualquier momento y requiere
5.2. LUGAR DE APLICACIN DEL PLAN
implementacin inmediata para garantizar la
El plan se aplicar en las oficinas de la Divisin
ejecucin de actividades.
de Tesorera del amb. S.A.ESP.
Prioridad de
Responsables Cargo Celular
llamada
Genny Cristina Sarmiento Daz Jefe Divisin Tesorera 1 3168328794
- Cadena de Llamadas
3123605266
0 Asistente(s) Administrativo(s) 1
3182530842
Pasos para realizar pagos a proveedores, contratistas y/o trabajadores en cheque cuando se presentan
fallas en el Sistema de Informacin Comercial SII++.
PASO
CARGO DESCRIPCIN
No.
Pasos para realizar pagos a proveedores, contratistas y/o empleados por medio de Transferencia
cuando se presentan fallas en el Sistema de Informacin Comercial SII++.
PASO
CARGO DESCRIPCIN
No.
Observan la falla en el sistema de informacin comercial e informan al
1 Asistentes Administrativos
Jefe de Divisin.
Notifica al Jefe de la Divisin de Sistemas sobre la situacin y ordena la
2 Jefe de Divisin Tesorera
puesta en marcha del plan de contingencia.
Atiende la puesta en marcha del plan de contingencia.
Se empieza a llevar un control de recepcin de cuentas por pagar en
Excel con los siguientes datos: cuenta, beneficiario, valor neto a pagar,
NIT y fecha de recibido.
5.5. RECURSOS
SERVICIO AL CLIENTE
2. ALCANCE
PLAN DE CONTINGENCIA POR FALLA EN
COMPONENTES DE LA INFRAESTRUCTURA Aplica desde el momento de ocurrencia del
TECNOLGICA DEL CALL CENTER evento contingente hasta la retroalimentacin de
los sistemas de informacin una vez
restablecido el componente afectado.
1. OBJETIVO
3. RESPONSABILIDADES
Describir y estandarizar el metodologa a seguir
en situaciones contingentes por fallas en alguno Este plan de contingencia es responsabilidad
de los Componentes de la infraestructura del dueo del proceso Call Center y del grupo
tecnolgica del Call Center. de agentes adscritos al Call Center.
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SISTEMAS AFECTADOS
TIPO DE FALLA
SII++ CRM Avaya
Elctrica X X X
Servidor Produccin X
Enlaces Primarios X
Los fallos pueden generarse a diversos niveles de manera que pueden afectar total o parcialmente la
infraestructura del Call Center, con los siguientes impactos sobre la operacin del servicio.
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Superado el evento:
A. Encender equipos
Profesional
B. Ingresar a aplicativos: SII++, CRM, Avaya softphone
4 Asistente/Auxiliar
C. Retroalimentar sistema CRM con los registros de cada
Administrativo IV
llamada registrada en planilla de contingencia F CALL 706-005
D. Realizar llamadas segn compromisos adquiridos
E. Generar ordenes de servicio a que haya lugar
5.2 Falla Sistema de Telefona Avaya de los elementos activos de la red ocasiona
indisponibilidad del servicio de telefona en toda
El sistema de telefona Avaya es un sistema de
la empresa incluso en el Call Center. El sistema
comunicaciones de ltima tecnologa bajo
de telefona puede presentar niveles de falla
protocolos de VoIP, por lo tanto las
segn el origen de la misma
comunicaciones de voz viajan por la red de
datos. Cualquier evento que ocasiona la salida
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FALLA CONTINGENCIA
Divisin Electromecnica / F. Si se trata de una falla mayor activa contingencia con Tele
3
Coordinacin Electrnica Bucaramanga
5.3 Falla en Otros Recursos Los problemas en el Servidor de datos del Call
Center afectan la funcionalidad del sistema
Otros problemas se pueden presentar con la red
CRM, intranet del Call Center, sistema de
Novell, el servidor de produccin del SII++ y el
monitoreo BCMS Vu, configuraciones para CTI,
Servidor Windows 2003 Server del Call Center,
Grabacin de llamadas, planillas de reporte
Base de Datos Oracle, el Sistema CRM y las
quejas, backup del sistema CRM y envo
terminales telefnicas y/o softphones Avaya.
automtico de correos. Fallas asociadas a estos
Los problemas relacionados con la red Novell y aspectos y a los terminales telefnicos son
el SII++ deben ser reportados a la Divisin de reportadas al profesional del Call Center, as:
Sistemas de Informacin para su atencin.
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6. PLAN DE CONTINGENCIA
6.1 SISTEMA DE ALERTA, ACTIVACION Y COORDINACION
Cadena
Tipo Falla Responsables Cargo Celular de
Llamada
Luis Felipe Gonzlez
Profesional Asistente 3165280015 1
Snchez
Jefe Seccin
Sistema de
Jhovanny Suarez Mantenimiento 3002745349 2
Telefona Avaya
Electrnico
Jefe Divisin
Jairo Fabin Jaimes 3102462759 3
Electromecnica
Jefe Seccin
Jhovanny Suarez Mantenimiento 3002745349 1
Elctrica Electrnico
Jefe Divisin
Jairo Fabin Jaimes 3102462759 2
Electromecnica
Sistema de Luis Felipe Gonzlez
Profesional Asistente 3165280015 1
Campaas CRM Snchez
3. RESPONSABILIDADES
4. DEFINICIONES
Prioridad de
Responsables Cargo Celular
llamada
Auxiliar Administrativo V Cajero 0 Ext. 216
317 6608611
Henry Bustamante Control caja - Bancos 2
300 4903599
- Cadena de Llamadas
5.5 RECURSOS
Prioridad de
Responsables Cargo Celular
llamada
- Cadena de Llamadas
Coordinacin
0 Prensa y Comunicacin Externa e Interna del evento.
Comunicacin
4.5 RECURSOS
No Da Sector Distritos
Prioridad de
Responsables Cargo Celular
llamada
- Cadena de Llamadas
DIA 2
6:00 a.m Se inicia suspensin del servicio en el SECTOR III. Desde el
9 Operador CCAO centro de control opera la vlvula de entrada a los tanques Girn Mayor y
Puerta del sol dejndolas totalmente cerradas.
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
6:00 a.m Opera en sitio la Vlvula de Salida de Puerta del sol a San Juan
dejndola totalmente cerrada. Cierra totalmente la vlvula de salida al
10 Mvil de Redes
distrito Pta. del sol. Se dirige al Tanque San Juan y opera las vlvulas de
salida dejndolas totalmente cerradas.
6:00 a.m Opera en sitio las vlvulas de salida de los tanques Estadio,
Regadero, Bienestar y Ferrovas dejndolas totalmente abiertas. Opera
11 Mvil de Redes
en sitio la vlvula que abastece al tanque Ferrovas dejndola totalmente
abierto.
7:00 a.m Opera en sitio las vlvulas de salida del tanque Girn Mayor
12 Mvil de tanques
dejndolas totalmente cerradas.
Terminado el tiempo de racionamiento desde el centro de control opera
13 Operador CCAO la vlvula de entrada a los tanques Girn Mayor y Puerta del sol
dejndolas abiertas en el porcentaje de operacin normal.
6.5 RECURSOS
SECTOR II: (Villabel Alto, Zapamanga, La Barrios Distrito El Carmen: Cerros de las
Cumbre, El Carmen, Bellavista) Villas, Ciudad Jardn, El Carmen, El Portal
Barrios Distrito Villabel Alto: Caaveral de Israel, Hacienda el Carmen, Jos A.
Oriental, Colegio Panamericano, Guanata, Morales, Las Villas, Los Laureles, Palmeras,
Lagos I, III, IV y V, Santa Mara del Lago. Santa Helena, Urbanizacin los Rosales,
Barrios Distrito Zapamanga: Altos de Urbanizacin el Carmen, Villa Luz.
villabel, La Libertad, Las Casitas, Los Barrios Distrito Bellavista: Altos de
Guayabales, Nuevo Villabel, Santa Ana, Bellavista, Urbanizacin Bellavista,
Zapamanga I, III, V, VI, VII Urbanizacin Panorama.
Barrios Distrito La Cumbre: Altos de la 5. DESCRIPCION PLAN DE
Cumbre, Asdesur, Asovisur, Carlos Pizarro, RACIONAMIENTO POR FENOMENO DEL
Florida Campestre, La Cumbre, Portal de NIO
Santana, Prados del Sur, Villa Alczar, Villa Horario: 8 A.M. a 8 P.M.
de La Cumbre, Villareal del sur.
No. Suscriptores
Da Sector Distritos
Da Afectados
Prioridad de
Responsables Cargo Celular
llamada
Wilson Almeyda R. Jefe Divisin Distribucin 1 3102463797
- Cadena de Llamada
PASO
CARGO DESCRIPCIN
No.
Notifica al Jefe Divisin Distribucin el descenso del caudal del Ro Frio a
1 Jefe Abastecimientos
275L/s
5:00 a.m Da aviso a los Jefes de seccin Redes y Abastecimientos de iniciar
2 Jefe Distribucin
Plan de Contingencia da I
6:00 a.m Regula la conduccin Florida Malpaso a 10 vueltas, a los tanques
3 Operador Planta Florida
Bucarica y Caracol.
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Jefe Seccin 6:00 a.m Solicita al Coordinador de Mantenimiento Elctrico el encendido del
4
Abastecimientos Bombeo Villabel. El tanque Villabel se alimentara desde el Tanque Malpaso.
5 Operador Planta Florida 8:00 a.m Cierra la salida de distribucin al distrito Florida.
8:00 p.m Abre la salida de distribucin al Distrito Florida, la salida a los Tanques
6 Operador Planta Florida
Bucarica y Caracol.
7 Operador Planta Florida 11:00 pm Abre totalmente la conduccin Florida Malpaso.
8 Mvil de Turno 11:00 pm Inicia desairado de los distritos Florida, Bucarica y Caracol.
Notifica al Jefe Divisin Distribucin que contina el descenso del caudal del
9 Jefe Abastecimientos
Ro Frio a 275 L/s.
5:00 a.m Da aviso a los Jefes de seccin Redes y Abastecimientos de iniciar
10 Jefe Distribucin
Plan de Contingencia da II.
11 Operador Planta Florida 6:00 a.m. Cierra totalmente la conduccin Florida Malpaso.
6:00 a.m Cierra la vlvula de entrada al tanque el Carmen. Cheque el Nivel del
Operador Centro
12 Tanque el Carmen, cuando este llegue a 1m suspende el bombeo hacia la
Automatizado de Control
Cumbre.
7:00 p.m Abre en forma lenta la conduccin Florida Malpaso hasta alcanzar la
13 Operador Planta Florida
totalidad de su apertura.
8:00 p.m Abre la vlvula de entrada al tanque el Carmen. Cheque el Nivel del
Operador Centro
14 Tanque el Carmen, cuando este llegue a 2m inicia bombeo hacia La Cumbre.
Automatizado de Control
Chequea Niveles de los Tanques Villabel alto y Bellavista.
6.5. RECURSOS
No. Suscriptores
Da Sector Distritos
Da Afectados
1 Lunes I Tejar 8983
2 Martes II Cabecera, Pan de Azcar, Reposo 9258
Buenos Aires, La Flora, Miraflores I y II, Vegas de
3 Mircoles III 4525
Morrorico
Prioridad de
Responsables Cargo Celular
llamada
- Cadena de Llamadas
No Nombre Telfono Debe llamar a:
0 Centro de Control Automatizado de Operaciones 3002745759 1
1 Fabio Ros 3002748439 2, 3,4
2 Wilson Almeyda Remolina 3102463797 7
3 Sandra Milena Reyes 3002746362 5
4 Carlos Oviedo 3002808759 6
Personal
5 Mvil de Tanques/Mvil de Turno Asignado NO LLAMA
3002803575
6 Mvil de Sectorizacin 300235107 NO LLAMA
7 Gerente de Operaciones 3105567708 8
8 Gerente General 3002745330 NO LLAMA
6.4.1 Descenso del Caudal del Rio Tona por debajo de 650+/-50 L/s
PASO
CARGO DESCRIPCIN
No.
21 Mvil de Redes Inician a desairar las redes del Distrito Cabecera y La Flora.
PASO
CARGO DESCRIPCIN
No.
Notifica al Jefe Divisin Distribucin la ausencia del caudal del rio
1 Jefe Abastecimientos
Tona.
Da aviso a los Jefes de seccin Redes y Abastecimientos de
2 Jefe Distribucin
iniciar Plan de Contingencia.
Genera y enva a prensa el comunicado que ser emitido por los
medios avisando la causa de la suspensin del servicio,
enlistando los sectores que se vern afectados y dando las
direcciones de los puntos de abastecimiento de agua designados.
Solicita al Profesional Asistente (Gestin Integral de Redes se
operen las vlvulas que permiten la comunicacin entre los
distritos Morro Alto y Norte.
Informa al Operador CCAO el inicio de la contingencia y solicita
iniciar el suministro de agua a los usuarios poniendo en
funcionamiento los puntos habilitados en la Planta Morrorico para
3 Jefe de Abastecimientos tal fin. Solicita apoyo al CAI ms cercano (Morrorico) para
mantener el orden mientras se realiza el llenado de recipientes.
Coordina con los cuerpos de bomberos de Bucaramanga y
Floridablanca su respaldo y colaboracin para entregar agua en
carro tanques mientras dura el estado de emergencia.
Suministrando el hidrante del cual se abastecern.
Cita a comit de emergencia a las siguientes personas: Director
Bomberos Bucaramanga, Secretario de Gobierno, Polica
Nacional, Jefe Divisin Distribucin, con el fin de coordinar la
implementacin de la contingencia y la informacin que se dar a
los medios de comunicacin.
Asigna y coordina el personal que estar en los puntos de
4 Jefe de Redes
abastecimiento de agua (hidrantes).
6.5. RECURSOS
6. PLAN DE CONTINGENCIA
6.3. LUGAR DE APLICACIN DEL PLAN
6.4 DESCRIPCION DE LA SITUACION
El plan se aplicara en los sitios en que se
Este plan de contingencia aplica para el encuentran ubicados cada uno de los tanques
descenso de las tres fuentes, por diversas de almacenamiento y las vlvulas de
causas. alimentacin de las zonas afectadas.
Prioridad de
Responsables Cargo Celular
llamada
- Cadena de Llamadas
8:00 a.m Opera en sitio las vlvulas de Salida de los tanques La iglesia
5 Mvil de Tanques
y El Centro dejndola totalmente Cerrada.
DIA 2 ZONA 2
8:00 a.m Se inicia suspensin del servicio en la ZONA 2. Desde el
9 Operador CCAO centro de control opera la vlvula de entrada a los tanques, el Carmen, la
cumbre, dejndolas totalmente cerradas.
8:00 a.m Opera en sitio las vlvulas de salida de los tanques El Carmen
12 Carlos Chacon
y la la cumbre, dejndolas totalmente cerradas.
DIA 3 ZONA 3
8:00 a.m Se inicia suspensin del servicio en la ZONA 3. Desde el
centro de control opera la vlvula de entrada a los tanques Girn Mayor,
16 Operador CCAO
Bienestar, Regadero, Ferrovas dejndolas totalmente cerradas
.
86:00 a.m Opera en sitio las Vlvula de salida del tanque Girn Mayor,
17 Mvil de Tanques Bienestar, Regadero, Ferrovas y Betania dejndolas totalmente
cerradas.
Terminado el tiempo de racionamiento desde el centro de control opera
la vlvula de entrada a los tanques Girn Mayor, Bienestar, Regadero,
18 Operador CCAO
Ferrovas dejndolas totalmente abiertas para su normal
funcionamiento.
8:00 a.m. Opera en sitio la Vlvula de salida a los Distritos Morro alto y
33 Mvil de tanques
Puerta del sol dejndolas totalmente cerradas.
Jefe Divisin
39 Da aviso a la Alta Gerencia de la terminacin del Plan de Contingencia.
Distribucin
DIA 6 ZONA 6
8:00 a.m Opera en sitio la Vlvula de salida del tanque Norte Bajo
49 Operador CCAO
dejndolas totalmente cerradas.
DIA 8 ZONA 8
Domingo 8:00 a.m Se inicia suspensin del servicio en el ZONA 8.
Desde el centro de control opera la vlvula de entrada a los tanques
56 Operador CCAO
Caaveral, Villabel Alto, Villabel Bajo, Bellavista dejndolas totalmente
cerradas.
Pg. 66 De 115
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
6.7 RECURSOS
4. PLAN DE CONTINGENCIA
LUGAR DE APLICACIN DEL PLAN
El plan se aplicara en el sitio en que se encuentran ubicada la bocatoma (Sobre el Ro Fro a 3000m de
la Planta Municipio de Floridablanca).
Prioridad de
Responsables Cargo Celular Radio Mvil
llamada
Radios
Tomero Frio Tomero 1 NA
Porttiles
Jefe Seccin
Carlos Mantilla 3002749925 NA
Infraestructura
Yolanda Otero R. Jefe Planta Florida 2 3002748832 NA
Jaime Tejada Caicedo Jefe Divisin Captacin 3002749615 NA
Jefe Seccin
Fabio Ros 3 3002748439 NA
Abastecimientos
Yolanda Arboleda Jefe Divisin Tratamiento 4 3002745636 NA
Hctor Guillermo Gerente de Operaciones 5 3105567708
- Cadena de Llamadas
No Nombre Telfono Debe llamar a:
0 Tomero Florida Radios porttiles 1
1 Operador Planta Florida 3002745842 2 y3
3002749615 -
2 Jaime Tejada Yolanda Otero R. 4, 5 , 6 , 7,8,
3002748832
3 Jefe Seccin Infraestructura 3002749925 No llama
5. RECURSOS
CAPTACIN II 2. ALCANCE
Este Plan aplica desde el momento en que sale
PLAN DE CONTINGENCIA PARA LA NO
de operacin en forma parcial o total la aduccin
DISPONIBILIDAD DE LA
del sistema Tona y sistema Frio hasta el
INFRAESTRUCTURA DE LA ADUCCIN DEL
momento en que se normaliza su
SISTEMA TONA Y SISTEMA FRO
funcionamiento.
1. OBJETIVO 3. RESPONSABILIDADES
Establecer los pasos para el control y
reparacin de las aducciones del Sistema Tona La elaboracin y seguimiento de los parmetros
y Sistema Fro, asociado al riesgo de NO contemplados dentro de este Plan es
SUMINISTRAR AGUA CRUDA, por no responsabilidad del Jefe Divisin Captacin.
disponibilidad de la infraestructura de las
aducciones del Sistema Tona y Sistema Fro del
ACUEDUCTO METROPOLITANO DE
BUCARAMANGA S.A. ESP.
4. DESCRIPCIN
PASO
CARGO DESCRIPCIN
No.
Jefe de Cuadrilla Operador Informa al Jefe Mantenimiento Infraestructura, Jefe de la planta Florida
2
Planta Florida y al Jefe de Divisin de Captacin sobre la ocurrencia del evento.
Jefe de Cuadrilla Operador Ordena a los tomeros de las bocatomas que estn en operacin
5
Planta Florida suspender caudal.
Cuadrilla de Captacin, Jefe de
Proceden inmediatamente a reparar la aduccin afectada y se informa
6 Seccin Infraestructura y Jefe
Divisin Captacin
permanentemente sobre el avance de la obra.
Prioridad de
Responsables Cargo Celular Radio Mvil
llamada
Radios
Tomeros Tona - Tomero Frio Tomeros 1 NA
Porttiles
Jefe Seccin
Fabio Ros 3 3002748439 NA
Abastecimientos
- Cadena de Llamadas
No Nombre Telfono Debe llamar a:
5. RECURSOS
Tipo Caractersticas Cantidad
Tomeros 8 persona
Personal de Captacin 13 personas
Recurso Humano
Ingenieros 2 personas
Transporte 1 / Transporte 2 2 personas
Radiotelfonos 9 Radios
Telecomunicaciones
Celular 21
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
4. DESCRIPCIN
Prioridad de
Responsables Cargo Celular Radio Mvil
llamada
Hermes Jerez Jefe de Cuadrilla 1 3172743813 NA
Jefe Seccin
Carlos Mantilla 3002749925 NA
Infraestructura 2
Jaime Tejada Caicedo Jefe Divisin Captacin 3002749615 NA
Jefe Seccin
Fabio Ros 3 3002748439 NA
Abastecimientos
- Cadena de Llamadas
3176370906 -
1 Hermes Jerez Operador Planta Florida 2 y3
3002745842
3002749615 -
2 Jaime Tejada Yolanda Otero R. 5 , 6 , 7,8, 9,
3002748832
3 Carlos Mantilla 3002749925 No llama
RECURSOS
CAPTACIN IV 2. ALCANCE
Este Plan aplica desde el momento en que sale
PLAN DE CONTINGENCIA PARA LA NO
de operacin en forma parcial o total la
DISPONIBILIDAD DE LA
bocatoma de Surata hasta el momento en que
INFRAESTRUCTURA DE LA BOCATOMA
se normaliza su funcionamiento.
SURATA
3. RESPONSABILIDADES
1. OBJETIVO La elaboracin y seguimiento de los parmetros
Establecer los pasos para el control y contemplados dentro de este Plan es
reparacin de la bocatoma de Bosconia, responsabilidad del Jefe Divisin Captacin.
asociado al riesgo de NO SUMINISTRAR AGUA
CRUDA, por no disponibilidad de la
infraestructura de la bocatoma del Sistema
Surata del ACUEDUCTO METROPOLITANO
DE BUCARAMANGA S.A. ESP.
4. DESCRIPCIN
PASO
CARGO DESCRIPCIN
No.
Informa al Jefe de Planta Bosconia el evento ocurrido en la
1 Tomero
bocatoma y se aplica el plan de contingencia (Anexo 1).
Informa al Jefe de Seccin de Infraestructura y al Jefe de Divisin de
Captacin y operador Bombeo Bosconia, sobre la ocurrencia del
evento. Informa al centro de control, Jefe de Seccin Gestin de la
2 Jefe de la Planta
Demanda, Jefe de Tratamiento, Jefe de Distribucin, Gerente de
Operaciones, Gerente General, Jefe de Salud Ocupacional y otras
entidades externas al amb que sean necesarias.
Cuadrilla de Captacin,
Personal de la Planta, Jefe de Proceden inmediatamente a reparar la bocatoma afectada y se
4
Seccin Infraestructura y Jefe informa permanentemente sobre el avance de la obra.
Divisin Captacin
5. PLAN DE CONTINGENCIA
LUGAR DE APLICACIN DEL PLAN
El plan se aplicara en el sitio en que se encuentran ubicada la bocatoma (Sobre el Ro Surata a 500 m
de la Planta Bosconia Municipio de Bucaramanga).
Prioridad de Radio
Responsables Cargo Celular
llamada Mvil
Celular 300-2749904
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
- Cadena de Llamadas
6. RECURSOS
Ingenieros 2 personas
Recurso Humano
Transporte 1 1 personas
Transporte 2 1 personas
Va Radiotelfono 4 Radios
Telecomunicaciones
Celular
Mezcladora 1
Equipos y Herramientas
Planta Elctrica, Motobomba, 1
Bodegas Temporales de
Campamento Bocatoma Surata 1
material
Prioridad de
Responsables Cargo Celular
llamada
- Cadena de Llamadas
PASO
CARGO DESCRIPCIN
No.
Recibe el reporte de dao de la conduccin o tubera de paso elevado.
01 Call Center
Notifica al jefe de la seccin Mecnica.
Ordena verificacin del dao al personal asignado, una vez confirmado
02 Jefe de Seccin Mecnica notifica al Jefe Divisin Electromecnica, Jefe de Distribucin y Jefe de
Seccin de Redes acerca de la magnitud del dao.
Ordenar al Mvil de turno asignado cerrar la lnea de conduccin
03 Jefe de Seccin Redes
averiada.
04 Mvil de Redes Realizan el cierre de la lnea correspondiente a la conduccin afectada.
Reporta al Jefe de Divisin Electromecnica y al Call Center sobre el
05 Jefe de Seccin Mecnica dao, su magnitud y el tiempo estimado de reparacin y ordena al
personal de mantenimiento realizar la reparacin.
Personal de Mantenimiento Realizan la reparacin respectiva y notifican al jefe de seccin de
06
Mecnico mantenimiento mecnico sobre la misma.
Notifica al Jefe de la Divisin Electromecnica y al Jefe de Redes la
07 Jefe de Seccin Mecnica
reparacin de la lnea averiada.
08 Jefe de Seccin Redes Ordena la apertura de las vlvulas correspondientes a la lnea reparada
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Cuando para llevar a cabo la reparacin del paso elevado es necesaria la intervencin de un contratista,
se debe proceder as:
PASO
CARGO DESCRIPCIN
No.
Recibe el reporte de dao de la conduccin o tubera de paso elevado.
01 Call Center
Notifica al jefe de la seccin Mecnica.
Ordena verificacin del dao al personal asignado, una vez confirmado
02 Jefe de Seccin Mecnica notifica al Jefe Divisin Electromecnica, Jefe de Distribucin y Jefe de
Seccin de Redes acerca de la magnitud del dao.
Ordenar al Mvil de turno asignado cerrar la lnea de conduccin
03 Jefe de Seccin Redes
averiada.
04 Mvil de Redes Realizan el cierre de la lnea correspondiente a la conduccin afectada.
Reporta al Jefe de Divisin Electromecnica y al Call Center sobre el
05 Jefe de Seccin Mecnica dao, su magnitud y el tiempo estimado de reparacin y ordena al
personal contratista de mantenimiento realizar la reparacin.
Realizan la reparacin respectiva, en compaa de personal de
Personal Contratista de
06 Mantenimiento Mecnico y notifican al jefe de seccin de mantenimiento
Mantenimiento
mecnico sobre la misma.
Notifica al Jefe de la Divisin Electromecnica y al Jefe de Redes la
07 Jefe de Seccin Mecnica
reparacin de la lnea averiada.
Ordena la apertura de las vlvulas correspondientes a la lnea reparada
y las actividades correspondientes al restablecimiento del servicio en las
08 Jefe de Seccin Redes
zonas afectadas. Asimismo, este informa al Call center sobre la
rehabilitacin del servicio y da por terminada la contingencia.
Personal de Mantenimiento Operarios realizan orden de trabajo diligenciando el formato F GO 702-
09
Mecnico 004
5.5. RECURSOS
Tipo Caractersticas Cantidad
Operadores Call Center 6 personas
Contratistas 4 personas
Personal de Mantenimiento Electromecnico 4 personas
Recurso Humano
Ingenieros Gerencia de Operaciones amb 4 personas
4. DEFINICIONES
TRATAMIENTO
CONTAMINACIN QUMICA: Es la presencia
PLAN DE CONTINGENCIA POR de compuestos qumicos elaborados por el
CONTAMINACIN PLANTA BOSCONIA hombre, que logran llegar a los cuerpos de agua
superficiales, alterando su composicin natural,
1. OBJETIVO y convirtiendo las fuentes hdricas en no aptas
Describir y estandarizar la metodologa a seguir para consumo humano.
en caso de contaminacin qumica o Biolgica CONTAMINACIN BIOLGICA: Es la
en el rio Surat. presencia de seres vivos productos biolgicos
que afectan al hombre y su entorno, ya sea
2. ALCANCE amenazando su salud la disponibilidad de
Este Plan aplica desde el momento en que se alimentos.
detecta contaminacin qumica o biolgica en el
rio Surat, dificultando su tratamiento, hasta el TOMEROS: Persona responsable de operar los
momento en que el agua cruda cumpla con los equipos, dispositivos y elementos de la
estndares establecidos en la norma captacin, para garantizar el envo de caudal de
metodologas del amb, para su potabilizacin. agua cruda requerido por la planta de
tratamiento.
3. RESPONSABILIDADES SISTEMA DE DOSIFICACIN: Conjunto de
Este plan de contingencia es responsabilidad equipos, bombas, dispositivos y elementos para
del Jefe de la Divisin de Tratamiento, el Jefe la aplicacin de un producto qumico en el
de la Planta Bosconia, Jefe del laboratorio de proceso de potabilizacin del agua.
Control de Calidad de Aguas, Jefe de
Abastecimiento y del Jefe de la Divisin de VLVULA DE DESAGE: Elemento que al ser
Distribucin; as como de cada una de las operado produce un flujo de salida para
personas involucradas en los planes de desocupar una estructura tanque particular.
respuesta, dado que puede presentarse en 5. PLAN DE CONTINGENCIA
cualquier momento y requiere implementacin
inmediata para garantizar la ejecucin de 5.1 LUGAR DE APLICACIN DEL PLAN
actividades. El plan se aplicar en las instalaciones de La
planta Bosconia y en los puntos que se
mencionan en el metodologa.
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
PASO
ROL DESCRIPCIN
No.
Ayudante de Operador/Jefe de Planta / Realizar suspensin del tratamiento (vase protocolo de
01
Jefe de Divisin de Tratamiento suspensin)
Jefe de Planta/ Jefe de Divisin
Tratamiento/ Jefe Laboratorio de
02 Evaluar situacin y definir afectacin del servicio
Calidad/ Gerente de Operaciones
/Gerente General
Jefe de Planta/ Jefe Divisin de
03 tratamiento/ Jefe de Abastecimientos/ Considerar envo de carro tanques a la poblacin afectada
Jefe de Distribucin
Jefe de Planta/ Jefe Divisin de Llevar a cabo protocolo de suspensin, ejecutar las medidas
04
tratamiento/ Jefe de Abastecimientos/ necesarias para descontaminar la fuente.
Jefe de Planta/ Jefe Divisin de
05 Aplicar protocolo de reinicio.
tratamiento
Para llevar a cabo la suspensin del tratamiento se deben tener en cuenta dos niveles en los tanques de
almacenamiento:
PASO
ROL DESCRIPCIN
No.
PASO
ROL DESCRIPCIN
No.
Tecnlogo de Llamar al operador de bombeo para que apague la unidad de bombeo en
01
Tratamiento funcionamiento, llamar al Tomero para que quite el agua desde captacin
Apagar floculadores, subir la escala del dosificador de cloro a 300 kg/da, esperar
Ayudante de 15 minutos y cerrar vlvulas del contenedor de cloro en uso, esperar que la flota
03
Operador del rotmetro descienda en la escala a cero, apagar bomba de arrastre de cloro y
cerrar vlvulas del sistema de cloracin.
Ayudante de Purgar el compresor en uso durante 10 minutos, despus apagar el compresor y
04
Operador deshumidificador.
REINICIO DE TRATAMIENTO
Solo si se cumplen los siguientes parmetros: -Turbiedad <4000NTU / - Mercurio <10mg/L -Cianuro<0.4
mg/L.
Tecnlogo de Tratamiento/ Ayudante Abrir vlvula de contenedor de cloro y ajustar dosis segn
04
de Operador caudal de agua tratado.
Usuarios (Exterior)
Gerente de Operaciones Gerente General
3105567708 3002745300; P. 1
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
TRATAMIENTO II 4. DEFINICIONES
CONTAMINACIN QUMICA: Es la presencia
PLAN DE CONTINGENCIA PLANTA LA
de compuestos qumicos elaborados por el
FLORA
hombre, que logran llegar a los cuerpos de agua
1. OBJETIVO
superficiales, alterando su composicin natural,
Describir y estandarizar la metodologa a seguir y convirtiendo las fuentes hdricas en no aptas
en caso de contaminacin qumica o Biolgica para consumo humano.
en el rio Tona.
CONTAMINACIN BIOLGICA: Es la
presencia de seres vivos productos biolgicos
2. ALCANCE
que afectan al hombre y su entorno, ya sea
Este Plan aplica desde el momento en que se amenazando su salud la disponibilidad de
detecta contaminacin qumica o biolgica en el alimentos.
Rio Tona, imposibilitando su tratamiento, hasta
MEROS: Persona responsable de operar los
el momento en que el agua cruda cumpla con
equipos, dispositivos y elementos de la
los estndares establecidos en la norma para
captacin, para garantizar el envo de caudal de
llevar a cabo su tratamiento.
agua cruda requerido por la planta de
tratamiento.
3. RESPONSABILIDADES
SISTEMA DE DOSIFICACIN: Conjunto de
Este plan de contingencia es responsabilidad
equipos, bombas, dispositivos y elementos para
del Jefe de la Divisin de Tratamiento, el Jefe
la aplicacin de un producto qumico en el
de la Planta la Flora, Jefe del laboratorio de
proceso de potabilizacin del agua.
Calidad de Aguas, Jefe de Abastecimiento y del
Jefe de la Divisin de Distribucin; as como de VLVULA DE DESAGE: Elemento que al ser
cada una de las personas involucradas en los operado produce un flujo de salida para
planes de respuesta, dado que puede desocupar una estructura tanque particular.
presentarse en cualquier momento y requiere
implementacin inmediata para garantizar la
5. PLAN DE CONTINGENCIA
ejecucin de actividades.
5.1 LUGAR DE APLICACIN DEL PLAN
El plan se aplicar en las instalaciones de La
planta La Flora y en los puntos que se
mencionan en el metodologa.
PASO
ROL DESCRIPCIN
No.
Ayudante de Operador/Jefe de Planta Realizar suspensin del tratamiento (vase protocolo de
01
/ Jefe de Divisin de Tratamiento suspensin).
Jefe de Planta/ Jefe de Divisin
Tratamiento/ Jefe Laboratorio de
02 Evaluar situacin y definir afectacin del servicio.
Calidad/ Gerente de Operaciones
/Gerente General
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
PROTOCOLO DE SUSPENSIN
PASO
ROL DESCRIPCIN
No.
Para riesgo 1, cerrar vlvula que permite tomar muestra de agua de
01 Ayudante Operador
rio antes de Canaleta Parshall.
Llama al Km1 para evacuar 300l/s y a cada uno de los Tomeros para
02 Operador de Tratamiento
cerrar entradas de agua, dejando pasar los 300l/s.
PASO
Rol DESCRIPCION
No.
Solicitar agua cruda de captaciones y la del Kilmetro 1 se tratara en
01 Operador de Planta
Morro mientras llega caudal completo
Cerrar vlvulas de desage de pre Sedimentadores y abrir pasos
02 Ayudante de Operacin
directos.
03 Operador de Planta- Abrir las vlvulas de muestra de agua de rio y realizar ensayo de jarras
CADENA DE COMUNICACIN
Observador
PASO
ROL DESCRIPCIN
No.
Jefe de Planta, Jefe Divisin Tratamiento, Eliminar riesgo, revisar calidad del agua antes de reiniciar
04 Jefe Laboratorio de Calidad, Operador Se har slo si los valores estn dentro de los permitidos
Tratamiento por la Resolucin 1592/84.
Cierra vlvulas de desage antes y despus de Canaleta
05 Ayudante de Operacin
Parshall para tratar agua del Km 1.
Hace ensayo de jarras y pone en funcionamiento sistema
06 Operador de Tratamiento de dosificacin de sulfato de aluminio, luego examina el
pH coagulacin para dosificacin de cal.
PROTOCOLO DE SUSPENSIN
PASO
ROL DESCRIPCIN
No.
01 Operador de Planta Llamar al Tomero para que quite el agua desde captacin.
Operador de Planta, Se cierran las vlvulas de entrada a la planta de tratamiento, para suspender
02
Ayudante de Operacin el tratamiento.
PASO
Rol DESCRIPCION
No.
Realizar anlisis del agua cruda. Realizar prueba de jarras, ajustar dosis de
02 Operador de Planta
equipos dosificadores.
Operador de Planta- Abrir las vlvulas de entrada a la planta de tratamiento, cerrar la vlvula de
03
Ayudante de operador desage del rio correspondiente a la conduccin No. 2
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M GG 701- 001 MANUAL DE GESTION DEL RIESGO
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Operador de Planta- Encender floculadores mecnicos. Iniciar dosificacin de cloro. Abrir vlvulas
04
Ayudante de Operador de filtrado de los filtros
Operador de Planta-
05 Encender bombeo hacia el tanque elevado. Conectar bomba toma muestras
Ayudante de Operador
CADENA DE COMUNICACIN
Observador
4. DEFINICIONES
CONTAMINACIN QUMICA: Es la presencia
de compuestos qumicos elaborados por el
PASO
ROL DESCRIPCIN
No.
Ayudante de Operador/Jefe de Planta / Jefe Realizar suspensin del tratamiento (vase protocolo de
01
de Divisin de Tratamiento suspensin).
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
PROTOCOLO DE SUSPENSIN
PASO
ROL DESCRIPCIN
No.
01 Ayudante de Operador Abrir vlvulas de desage antes y despus de la Canaleta Parshall.
02 Operador de Tratamiento Apagar sistema de aplicacin de coagulante.
03 Ayudante de Operador Cerrar vlvulas de salida de filtros y de tanque de almacenamiento.
Apagar sistemas de dosificacin de cal si se est agregando y de
04 Operador de Tratamiento
cloro.
PASO
Rol DESCRIPCION
No.
Cerrar vlvulas de desage antes y despus de canaleta Parshall
01 Ayudante de Operador
para tratar agua del km.1
CADENA DE COMUNICACIN
Observador
1, 2 Operador SCADA 3002745759; P. Morrorico
Operador Planta / Tec.
Tratamiento 2, 3
P. Bosconia 3002745975 Tcnico Especializado de Mtto. Mecnico
P. Florida 3002745842 2, 3
P. La Flora 3002745933 Div. Mtto Electromecnico 3102462759
P. Morrorico 3002745759
RIESGOS ASOCIADOS
1, 2 * Proveedores y Servicios de Apoyo 1 Qumico / Biolgico
1, 2, 3
2. Escape de Gas Cloro
1, 2 Jefe Abastecimientos 3002748439
Jefes de Planta 1 Jefe Control Calidad 3002747662
Bosconia 3002749904 1, 2
Call Center 3002742227 1- ECOPETROL, Salud
Florida 3002748832
Ocupacional, Ana Patricia
La Flora 3002749270 1, 2, 3 Mantilla 6847425
Morrorico 3002749734 Jefe Mtto. Infraestructura 3002749925 2-3 Brigada Cloro amb
1, 2, 3 1, 2 Jefe Divisin Captacin 3002749615 Mauricio Villamizar
3002808751
1, 2, 3 2-3 Brigada Brinsa, Jhon
Jefe Salud Ocupacional 3002748512 Jairo Rodrguez 315-
Jefe Divisin Tratamiento 1, 2
Jefe Divisin Distribucin 3102463797 8945370-3102943054
3002745636; P. 3
(1)4846000
Contingenciaext.444
Ambiental
Coordinador Gestin Ambiental 3002746254
1, 2 Coordinador Prensa y Comunicacin 3002746556
Informacin Comunidad
y Medios
Gerente de Operaciones Gerente General Usuarios (Exterior)
3105567708 3002745300; P. 1
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Prioridad de
Rol Cargo Celular
llamada
P. Bosconia: 3002745975
Operador Planta/Tecnlogo de P. Florida: 3002745842
Comandante Incidente
tratamiento P. La flora: 3002745933
P. Morrorico: 3002745759
Servicios Generales y
Lder de Evacuacin 4 Personal Asignado
Administrativos
- Cadena de Llamadas
9 Organismos Externos 11
PASO
ROL DESCRIPCIN
No.
01 Comandante Incidente Detecta fuga de cloro e informa al Jefe de Operaciones.
EMERGENCIA METODOLOGA
EMERGENCIA METODOLOGA
RECURSOS
AUTOMATIZACIN Y
3. RESPONSABILIDADES
COMUNICACIONES
Este plan de contingencia es responsabilidad
del Profesional Especializado de
PLAN DE CONTINGENCIA EN CASO DE
Comunicaciones y Automatizacin.
PRESENTARSE FALLA EN EL FRONT END
DEL CENTRO DE CONTROL DEL SISTEMA
4. DEFINICIONES
SCADA
FRONT END: Equipo que hace las veces de
Gateway de comunicaciones.
1. OBJETIVO GATEWAY: Equipo que enruta los mensajes
Describir y estandarizar la metodologa a seguir TCP/IP a otros medios como espectro
en modo contingencia, en caso de presentarse comunicaciones RS-232, RS-485.
falla en el FRONT END del centro de control del SISTEMA SCADA: Supervisory Control and
sistema SCADA. Data Adquisition
RTU MOTOROLA: Remote Terminal Unit
2. ALCANCE from Motorola Factory
Este Plan aplica desde el momento en que se DRIVER OPC MOTOROLA: Software de
presenta la falla en el FRONT END del sistema Bajo nivel que posibilita hablar con otro
SCADA que imposibilite el funcionamiento del software.
sistema SCADA-C.C. con el sistema SCADA-
Sistema de Comunicaciones, hasta el
restablecimiento del mismo.
Pg. 105 De 115
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Prioridad de
Responsables Cargo Celular
llamada
- Cadena de Llamadas
No Nombre Telfono Debe llamar a:
0 Operador SCADA 3002745759 1,2
1 Fabio Chaves 3002749455 No llama
PASO
CARGO DESCRIPCIN
No.
Detecta el error o falla del SCADA. Notifica al Profesional Especializado
de Comunicaciones y Automatizacin (esperar hasta las 6am en caso
01 Operador Morrorico
de que se presente entre 10pm y 5:59am-) y a la Jefe de
Abastecimientos.
El profesional especializado define si se requiere activar este Plan de
Profesional
02 Contingencia Electrnico y el Plan de Contingencia propio de
Especializado
Abastecimientos
Notifica al Jefe de la Seccin Redes, Jefes de Planta y al Jefe de Divisin
01 Jefe de Abastecimientos
de Tratamiento sobre el dao.
Estacin de Operacin e
Ingeniera
02 Hacer un Back Up del sistema SCADA Tiempo estimado: 8 horas
Profesional
Especializado
Instalar Driver OPC Motorola y configurarlo Tiempo estimado: 3 das (12
03
horas diarias)
Instalar y configurar la RTU Motorola ACE 3600 Tiempo estimado: 4
04
horas
Hacer prueba de comunicacin nuevo driver OPC con equipos de Campo
05
Profesional Tiempo estimado: 3 das (12 horas diarias)
Especializado Entregar para operacin el sistema probado y funcionando al Operador
06 de Morrorico (No requiere capacitacin, ya que para ellos el sistema
operar exactamente igual que antes de la falla).
07 Da por terminada la contingencia
Notifica a los Jefes de Divisin de Tratamiento, Jefe Seccin Redes y
08
Jefe de Abastecimientos sobre el fin de la misma.
RECURSOS
Prioridad de
Responsables Cargo Celular
llamada
Nelson Higuera Vargas Jefe Laboratorio 1 3167442278
Profesional Asistente
Mary Liliana Cuadros Ardila 2 3185168134
Laboratorio
Jefe Divisin
Miguel ngel Ortega 3 3002746386
Sistemas
Jefe Divisin
Jairo Fabin Jaimes Rojas 3 3102462759
Electromecnica
Contratistas de Mantenimiento
3162330499
Tcnico Especializado para Software Personal Asignado 3
3185358909
y Hardware amb
Analistas de 3166372314
Laboratorio 3153567641
Personal Adscrito al Laboratorio 4
Auxiliar Administrativo
3125187726
Revisin Tcnica
Nstor Castro Neira Gerente Comercial 5 3002744887
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
- Cadena de Llamadas
Analistas de Laboratorio,
Auxiliar Administrativo
Revisin Tcnica o Personal
de la Divisin de
Mantenimiento Realizar las actividades necesarias para solucionar el
3
Electromecnico y/o Personal dao, bajo la supervisin del Jefe del Laboratorio.
de Sistemas, Contratistas de
Mantenimiento tcnico
especializado para Software y
Hardware amb
5.5. RECURSOS
6. REGISTROS
2. ALCANCE
Este Plan aplica desde el momento en que se
detecta la rotura de una tubera de conduccin
4. DESCRIPCION
PASO
CARGO DESCRIPCION
No
Mvil de tanques/ Mvil
01 Informa al jefe de seccin de redes la ubicacin del dao
de turno
Solicita al operador del centro de control automatizado de operaciones la
Mvil de tanques/ Mvil viabilidad de controlar en forma remota la salida que alimenta la
02
de turno conduccin, de lo contrario se dirigir a realizar el control de la vlvula en
forma manual.
07 Inspector / Instalador Aplica el IRS 705-001 Plan para la reparacin de daos en la red matriz.
5. PLAN DE CONTINGENCIA
PRIORIDAD DE
RESPONSABLES CARGO CELULAR
LLAMADA
CADENA DE LLAMADAS
RECURSOS
INFORME FINAL
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIN ........................................................................................................118
2.1.1. Visitas tcnicas de Inspeccin a las Plantas del amb ............................................. 120
2.2.1. Diagnstico del proceso de Gestin de Riesgos del amb ...................................... 122
INFORME FINAL
1. INTRODUCCIN
El informe presenta el desarrollo y el resultado de la consultora en gestin integral de riesgos, dando alcance al
contrato N 061 de 2013 suscrito entre el ACUEDUCTO METROPOLITANO DE BUCARAMANGA S.A. E.S.P., en
adelante amb e INVERSIONES Y CONSULTORAS RUEDA Y BARRERA S.A., en adelante RYB.
Teniendo en cuenta el alcance del contrato N 061 de 2013 la consultora desarroll las siguientes actividades
dando cumplimiento a cada una de ellas, tal cual se describir en el numeral 2 del presente documento:
a) Actualizar la gestin integral de riesgos en los procesos bajo los lineamientos de la norma NTC
ISO 31000.
b) Identificar y valorar plenamente cada riesgo al que pueda verse expuesto el amb,
identificando los riesgos potenciales que puedan afectar de manera significativa al amb.
c) Elegir el tratamiento que se le va a dar a cada uno de los riesgos y los mecanismos de
transferencia.
d) Estructurar el proceso de gestin de riesgos, teniendo en cuenta la identificacin de los
procesos actuales.
e) Desarrollar un taller de riesgos para los dueos de proceso del amb.
Mediante acta de iniciacin del amb con fecha del 30 de agosto de 2013, se dio inicio al contrato de consultora
habindose aprobado las garantas solicitadas por el amb y el programa de actividades propuesto por la
consultora.
Legalizado el contrato, la consultora hizo la presentacin de los profesionales que participaron en el proyecto en
cada una de sus etapas y solicit informacin de inters para conocer la empresa, el programa de seguros y los
documentos que hacen parte del sistema integrado de gestin. La informacin suministrada por el amb fue la
siguiente:
De igual manera en la reunin de apertura se definieron las actividades mediante cronograma, buscando
ejecutarlas de manera sistemtica para alcanzar los objetivos definidos. El desarrollo de las actividades se realiz
en dos (2) etapas, una referente al programa de seguros y otra a la gestin integral del riesgo.
ETAPA I
Reunin de apertura.
Solicitud del programa de seguros 2012 2013 amb.
Solicitud de informacin del Sistema Integrado de Gestin del amb, que permiti conocer los procesos
relacionados con la exposicin de la compaa y establecer un marco de riesgo.
Visitas tcnicas de Inspeccin a las Plantas del amb y entrevistas con las partes involucradas para
gestin del programa de seguros.
Evaluacin del programa de seguros actual.
Diseo y desarrollo de las condiciones de aseguramiento, mediante asesora para la contratacin del
programa de seguros del amb 2013-2015.
Acompaamiento para atender las consultas referentes con el tema de seguros.
ETAPA II
Solicitud de informacin del Sistema Integrado de gestin del amb, que permiti conocer los procesos
relacionados con la exposicin de la compaa y establecer un marco de riesgo.
Anlisis de la informacin recibida, que sirvi para conocer los procesos de la compaa y el Sistema de
Gestin de Riesgos del amb.
Realizacin del taller de riesgo en donde se expusieron los aspectos de la norma ISO 31000 y la
metodologa desarrollada por la consultora.
Generacin del diagnstico de la situacin actual del proceso de administracin de riesgos del amb.
Definicin de las escalas de probabilidad e impacto de manera cuantitativa, de acuerdo con la
metodologa definida por la consultora.
Entrevistas con la gerencia de riesgo y con las Gerencias y/o Direcciones del amb, que permiti
identificar y valorar plenamente cada riesgo al que pueda verse expuesto la empresa.
Generacin de la matriz de riesgos, teniendo en cuenta la informacin de los riesgos identificados,
luego de las entrevistas y visitas realizadas.
Generacin del mapa de calor con los riesgos valorados, generacin de la lnea de tolerancia del riesgo,
cruce de los riesgos valorados vs el programa de seguros del amb y mapa de calor con propuestas de
tratamiento.
Presentacin dirigida a las gerencias del amb, de los resultados obtenidos luego del ejercicio de
valoracin de riesgos.
Definicin de las estrategias de tratamiento y proposicin de nuevas alternativas de tratamiento segn
los resultados obtenidos en el ejercicio realizado.
Entrega de flujograma y caracterizacin del proceso de gestin de riesgos.
Entrega de Informe Final en donde se incluyen: labores ejecutadas, objetivos alcanzados, conclusiones
y recomendaciones.
NA
M GG 701- 001 MANUAL DE GESTION DEL RIESGO
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Como resultado de estas actividades ejecutadas se generaron los siguientes documentos que servirn como
referencia para la implementacin de mejoras al proceso de Gestin Integral de Riesgos del amb:
El xito en la obtencin de los resultados alcanzados en esta consultora parte del apoyo recibido
permanentemente de los siguientes colaboradores del amb, quienes muy diligentemente lograron cautivar el
inters de los responsables de los procesos en las diferentes reas de la empresa, lo cual permiti que de la
interaccin con las mismas se obtuviera informacin valiosa que hace que el trabajo se realice sin mayores
contratiempos:
As mismo queremos agradecer a todo el equipo humano del amb que atendi al grupo consultor con amabilidad
y profesionalismo, en cada una de las entrevistas y visitas tcnicas realizadas para el levantamiento de la
informacin.
A continuacin se realiza la descripcin detallada de cada una de las actividades desarrolladas por el equipo de
consultora dentro del periodo establecido para tal fin y teniendo en cuenta las dos etapas en las que se
desarroll el proyecto:
Con el fin de identificar los riesgos y evaluar las coberturas del programa de seguros 2012 2013 y con el
nimo de establecer el inters asegurable de los bienes del amb, la consultora realiz las visitas tcnicas de
inspeccin de las siguientes ubicaciones, durante los das 2 y 3 de septiembre de 2013:
Lo anterior le permiti conocer detalladamente el sistema de acueducto y operacin del amb, en sus fases de
captacin, sistemas de distribucin, sistemas de bombeo, tratamiento y almacenamiento, obtenindose datos
importantes que se tuvieron en cuenta al momento de realizar las recomendaciones para la renovacin del
programa de seguros del amb 2013 2015.
Como resultado de esta actividad, se hizo entrega del informe tcnico de las visitas de inspeccin, ver anexo 2.
Informe tcnico de las visitas de inspeccin en medio magntico.
Mediante comunicacin VTC 118/13 del 17 de septiembre de 2013, la consultora present el concepto tcnico
de conveniencia y oportunidad para definir las condiciones de aseguramiento para la contratacin del programa
de seguros del amb. Lo anterior se propuso para ser incluido en el pliego de condiciones a discrecin del rea de
contratacin del amb (acuerdo de contratacin No. 003 de 2004).
Adicionalmente mediante concepto 002 del 20 de septiembre de 2013, la consultora present el diagnstico del
estado actual del programa de seguros 2012 2013, efectuando un anlisis crtico respecto a las condiciones de
aseguramiento de cada una de las plizas vigentes, encontrndose oportunidades de mejora que se presentaron
como recomendaciones para ser tenidas en cuenta por la alta direccin del amb, para la contratacin del
programa de seguros del periodo 2013 2015.
Las recomendaciones producto del estudio de conveniencia y oportunidad, as como las del diagnstico del
programa de seguros, fueron tenidas en cuenta por la direccin de bienes del amb y se reflejan en las plizas
emitidas por la aseguradora para el periodo 2013 2015.
Ver anexo 2. Documento con el anlisis de plizas amb 2013 2015. Documento con el anlisis de conveniencia
y oportunidad del programa de seguros 2013 2015.
El 03 de octubre de 2013 la consultora hizo entrega de los manuales para la gestin de seguros y siniestros,
como documentos de referencia para que el rea encargada del amb hiciera su integracin con los documentos
existentes en su sistema y cree mecanismos para la contratacin del programa de seguros e implemente
herramientas para gestionar adecuadamente los siniestros que se encuentren asegurados.
El manual de seguros es un documento que da lineamientos bsicos para la contratacin del programa de
seguros y presenta una herramienta sencilla para realizar seguimiento y monitoreo del proceso de
administracin de seguros. Adjunto al manual se present el cuadro maestro de plizas contratadas, como
herramienta para tener trazabilidad de cada uno de los seguros contratados y que adems sirve como soporte
para realizar el monitoreo al proceso de gestin de riesgo.
El manual de siniestros establece los lineamientos y acciones necesarias, para que los dueos de procesos y el
personal del amb, cuenten con una herramienta bsica ante la ocurrencia de eventos que se encuentren
asegurados, procurando la optimizacin de los recursos y la preservacin del patrimonio de la compaa. El
propsito de este Manual, es aportar las bases y los conceptos necesarios para que todo el personal de la
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M GG 701- 001 MANUAL DE GESTION DEL RIESGO
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
compaa conozca la manera de reportar, monitorear y finiquitar oportuna y adecuadamente los siniestros e
incidentes en cada uno de los procesos. Este documento viene soportado por los formatos de aviso de siniestro
e historial de la siniestralidad.
Mediante concepto 001 del 20 de octubre de 2013, la consultora present el diagnstico del estado actual del
sistema de gestin de riesgos del amb, tomando como referencia los lineamientos dados por la norma ISO
31000.
A continuacin se presenta grficamente el estado actual del proceso de gestin de riesgos luego de analizar la
informacin del sistema integrado de gestin, suministrada por el amb: (ver grfica 1)1
Se pudo concluir que el amb tiene conciencia de la importancia de la gestin de los riesgos, adems de una
cultura adquirida en todos los niveles de la organizacin.
1
Tomado del concepto 001 octubre 20 de 2013
NA
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Se estableci el contexto del sistema de gestin de riesgos, teniendo en cuenta solo aquellos riesgos que
ante su ocurrencia podran afectar la consecucin de los objetivos del plan estratgico. De acuerdo con
esto, se hizo una depuracin de los riesgos identificados por el amb y se estructur una matriz de riesgos
catalogados como de primer nivel, los cuales fueron analizados y evaluados bajo la metodologa propuesta
por la consultora.
Se evidenci una excelente implementacin de controles para reducir el riesgo, reflejado en los programas
de mitigacin y prevencin del amb.
El resultado del diagnstico del sistema de gestin de riesgos se present a las gerencias del amb el da 20 de
octubre de 2013. Este mismo da se realiz la socializacin de la norma ISO 31000 por medio de una
presentacin en donde se incluyeron los siguientes temas:
Enfoque de la consultora.
Trminos y definiciones.
Definicin de escalas de probabilidad e impacto para los riesgos de primer nivel
Valoracin de los riesgos.
Tratamiento de los riesgos.
Tipos de riesgos.
Ver anexo 2. Diagnstico del estado actual del sistema de gestin de riesgos en medio magntico.
Con el fin de dar un enfoque ms estratgico al ejercicio de valoracin de riesgos, la consultora recomend
establecer el alcance de la gestin de los riesgos y enfocarse en aquellos, que ante su materializacin podran
afectar el logro de los objetivos estratgicos del plan amb 2012 2018, definindose stos como riesgos de
primer nivel.
Teniendo en cuenta los avances significativos del amb en su sistema de gestin de riesgos, y habindose
realizado una depuracin de los riesgos identificados por amb, para listar nicamente aquellos que se
catalogaron de primer nivel, la consultora propuso realizar mesas de trabajo con cada una de las partes
involucradas en el proceso, para analizarlos y evaluarlos de acuerdo con la metodologa definida.
Definidos los riesgos de primer nivel, la consultora propuso revisarlos uno a uno con las gerencias que se
podran ver afectadas ante la ocurrencia del evento desfavorable, para lo cual se estructur la matriz de
valoracin de riesgos discriminada de la siguiente manera para cada una de las etapas del proceso:
Identificacin del riesgo: esta etapa comprende las actividades de descripcin del riesgo, fuentes del riesgo,
descripcin de las causas y descripcin de las consecuencias potenciales. Lo anterior se realiz teniendo en
cuenta los panoramas y mapas de riesgos trabajados en cada uno de los procesos, con supervisin de la
Coordinacin de Gestin de Calidad del amb.
En las entrevistas realizadas a las gerencias, se solicitaron datos estadsticos, anlisis tericos, opiniones de
expertos y las necesidades de las partes interesadas.
Riesgos Estratgicos: Riesgos de toma de decisiones o lineamientos que afecten directamente el CORE de la
empresa, impidiendo el cumplimiento del Plan Estratgico.
Riesgos de Entorno: Riesgos externos que agrupa las situaciones asociadas a la interaccin con los grupos
de inters, los de mercado, regulatorio, de infraestructura, orden pblico, catstrofes naturales, eventos
polticos y sociales.
Riesgo Operacional: Asociado a las actividades que conforman los proceso que hacen parte de la cadena de
valor. Se presentan en la operacin del da a da y se asocian a la eficacia y a la eficiencia de la realizacin
de las actividades.
Clasificado el riesgo, se procedi a verificar qu objetivo del plan estratgico de gestin 2012 2018 se podra
afectar ante la materializacin de cada uno de los riesgos identificados.
De igual manera se defini a qu proceso o proyecto pertenece el riesgo, con el fin de generar responsabilidades
para la definicin de controles que permitan eliminar o mitigar las causas que lo originan.
La identificacin del riesgo incluy la relacin de causas y el origen del riesgo, as como las situaciones o
circunstancias que pudiesen tener impacto material sobre los objetivos y la naturaleza del impacto.
Anlisis del riesgo: En esta etapa se determinaron las consecuencias y las probabilidades para los sucesos de
los riesgos identificados. Para esto se definieron las escalas de probabilidad e impacto de manera cuantitativa,
en periodos de tiempo para la escala de la probabilidad, y rangos de afectacin financiera para la escala del
impacto. Se conserv la escala numrica definida por el proceso de gestin de riesgos del amb (de 1 a 5), tal
cual se observa en las siguientes tablas:
NA
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Casi cierto (valor numrico 5): el evento ocurre o puede ocurrir una o
varias veces por ao
Remoto (valor numrico 1): el evento ocurre o puede ocurrir una vez
cada diez o ms aos
Casi cierto (valor numrico 5): el evento ocurre o puede ocurrir una o
varias veces por ao
Remoto (valor numrico 1): el evento ocurre o puede ocurrir una vez
cada diez o ms aos
La consultora present las escalas de probabilidad e impacto en la reunin celebrada con las gerencias del amb,
el 20 de octubre de 2013, para su aprobacin previa realizacin de las entrevistas de valoracin de los riesgos.
Evaluacin de los riesgos: La finalidad de esta etapa es ayudar a tomar las decisiones, determinando los
riesgos a tratar y la prioridad de su implementacin, lo que se complementa con las medidas que la organizacin
toma para mitigar los riesgos mediante la implementacin de controles y sus responsables. La estructura
definida para verificar los controles existentes fue:
EXISTE,
EXISTE, ES EFICAZ Y EXISTE,
EXISTE Y NO ES DOCUMENTADO Y RESPONSABLE DEL
NO EXISTE NO EST DOCUMENTADO Y DESCRIPCIN DEL CONTROL
EFICAZ MEJORAR LA CONTROL
DOCUMENTADO EFICAZ
EFICACIA
A travs del seguimiento de los controles establecidos en cada proceso, se obtiene el nivel de riesgo residual al
cual se encuentra expuesta realmente la organizacin. Con esta informacin se visualizan los riesgos que afectan
en mayor proporcin y para los cuales se hace necesario formular planes de accin con el fin de mitigar el
impacto y/o la probabilidad de ocurrencia de dichos riesgos.
Finalmente, la consultora realiz una revisin de los tratamientos actuales con los que cuenta el amb, con el fin
de establecer qu se encuentra cubierto mediante mecanismos de cesin (pliza de seguros) y qu se encuentra
retenido de manera pasiva por el amb. El ejercicio se realiz teniendo en cuenta el programa de seguros del
periodo 2013 2015.
El 07 de febrero de 2014 se realiz la presentacin del resultado del ejercicio de valoracin de los riesgos,
luego de haberse ejecutado las etapas de identificacin, anlisis y evaluacin de veinticuatro (24) riesgos con las
respectivas gerencias del amb.
El resultado del ejercicio realizado est representado en el mapa de calor que se presenta a continuacin:
5,5
R-3 R-20 R-11
5
4,4
R-2 R-13
R-14
R-17 R-24 R-6
PROBABILIDAD
R-21
4 R-23 R-8
3,3
R-1 R-4
R-5
R-16 R-10
R-15 R-12
R-19
3
2,2 R-22
R-18
1,1
2
R-7 R-9
0
1 0 1 1,1 2 2,2 3 3,3 4 4,4 5 5,5
IMPACTO
Grfica 3. Mapa de calor de riesgos valorados
Teniendo el mapa de calor graficado se procedi a la verificacin del tratamiento otorgado por la empresa a
cada uno de los riesgos valorados en la matriz propuesta. Luego de comparar los riesgos seleccionados del
ejercicio de identificacin y valoracin, se procedi a verificar contra el programa de seguros contratado para el
periodo 2013 - 2015, si exista cobertura para dichos riesgos que fuera objeto de algn amparo bajo plizas de
seguros.
Como resultado de este ejercicio, se gener un mapa de calor con los riesgos identificados con colores segn la
estrategia de tratamiento actual de la compaa. A continuacin se presenta la matriz definida:
NA
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Como se puede apreciar en la grfica 3, de los veinticuatro (24) riesgos valorados en la matriz, existen doce (12)
representados en color azul que estn cubiertos por alguna pliza dentro del programa de seguros del amb;
otros doce (12) riesgos se encuentran actualmente retenidos de manera pasiva por la organizacin, dado que los
mismos no estn cubiertos por ninguna de las plizas contratadas; stos se muestran en color rojo en la grfica
3.
Para realizar este ejercicio fue necesario confrontar las causas, las consecuencias y los valores otorgados a los
riesgos identificados, con las condiciones particulares de las plizas (2013 2015) consideradas como
mecanismo de tratamiento para cada uno de estos.
Luego de haberse graficado la matriz de riesgos, se procedi a definir la que bien podra ser la Lnea de
Tolerancia de Riesgo (grfica 4), teniendo en cuenta los niveles de deducibles del programa de seguros y
contando con una frecuencia que resultara atractiva al apetito de riesgo de la organizacin. Para esto se tom
como base la simulacin realizada por el proceso de gestin de riesgos del amb, referente al deslizamiento del
talud adyacente al canal de aduccin del sistema Tona, en donde la evaluacin del impacto se calcul en COP
1.584 MM. 2
5,5
R-3 R-20 R-11
5
4,4
R-2 R-13
R-14
R-17 R-24 R-6
PROBABILIDAD
R-21
4 R-23 R-8
3,3
R-1 R-4
R-5
R-16 R-10
R-15 R-12
R-19
3
2,2 R-22
R-18
1,1
2
R-7 R-9
0
1 0 1 1,1 2 2,2 3 3,3 4 4,4 5 5,5
T IMPACTO
Grfica 4. Tolerancia del Riesgo
En la grfica 4 se localiz la lnea de tolerancia al riesgo estimndose una retencin aproximada de COP 2.000
MM en un periodo de recurrencia de dos (2) aos.
De lo anterior se concluye, que existen riesgos con y sin tratamientos en reas donde claramente se identifican
oportunidades de mejora y sobre los cuales se deben estructurar las estrategias de tratamiento que permitan
gestionar de manera eficiente los riesgos para la obtencin de beneficios reales para el amb.
2
Datos tomados del ejercicio de simulacin - amb
NA
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Teniendo localizados los riesgos y definida la lnea de Tolerancia la consultora propuso una clasificacin de los
riesgos en tres grandes grupos los cuales se definen a continuacin: (ver grfica 5)
Para la implementacin de este tipo de soluciones se pueden realizar fondeos internos y fondeos externos. En
este ltimo el uso de herramientas avanzadas de transferencia o financiacin de riesgos pueden llegar a ser de
gran utilidad por los beneficios financieros que traen a los balances de la organizacin.
Grupo de Aseguramiento:
El negocio de las aseguradoras es asumir riesgos con muy poca probabilidad de ocurrencia, lo cual les permite
en un universo de riesgos mayor al del cliente asegurado, distribuir los valores de las prdidas. Es para este
grupo que resulta ms eficiente la cesin o transferencia de riesgos mediante la compra de coberturas.
5,5
R-3 R-20
Ret. Fondeada
R-11
5
4,4
R-2 R-13
R-14
R-17 R-24 R-6
PROBABILIDAD
R-21
4 R-23 R-8
3,3
R-1 R-4
R-5
R-16 R-10
R-15 R-12
Aseguramiento
R-19
3
2,2 R-22
R-18
1,1
2
R-7 R-9
0
1 0 1Retencin
1,1
Pasiva 2
2,2 3 3,3 4 4,4 5 5,5
IMPACTO
Grfica 5. Cuadrantes para definir la estrategia de tratamiento
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Antes de entrar a analizar las implicaciones, ventajas, deficiencias y oportunidades de cualquier estrategia es
importante detenerse a analizar que si bien los grupos pueden ser claramente definidos, existen riesgos que al
parecer podran estar ubicados en el cuadrante equivocado, lo cual de no ser atendido oportunamente puede
traer a la organizacin, resultados adversos en el momento de verificar la eficiencia de la estrategia
seleccionada. Por esta razn la consultora recomienda realizar revisiones permanentes a las evaluaciones de los
riesgos, con el fin de obtener resultados cada vez ms cercanos a la realidad de la compaa.
12 12
ASEGURADOS
RETENIDOS
Los Riesgos de primer nivel que cuentan con tratamiento mediante cesin plizas de seguros, son:
RIESGO
DESCRIPCIN DEL RIESGO COBERTURA ACTUAL
N
Pliza de cumplimiento -
1 AFECTACIN DEL RECAUDO COOPENESSA Pliza
multiriesgos COOPENESSA
NO DISTRIBUIR AGUA POTABLE: Fallas en las
8 Pliza RCE
Conducciones de Distribucin
NO RESPUESTA DE LAS UNIDADES DE BOMBEO DE
9 Pliza TRDM
BOSCONIA: FALLA DE LA TUBERIA DE IMPULSION
AFECTACIN DE LA INFRAESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
10 ACUEDUCTO (PLANTAS Y TANQUES) POR EVENTOS DE LA Pliza TRDM
NATURALEZA: SISMO
DECISIONES JUDICIALES, ADMINISTRATIVAS Y FISCALES Pliza Directores y
13
ECONOMICAMENTE ADVERSAS PARA EL amb Administradores
14 NO CUMPLIR CON EL TIEMPO PROGRAMADO PARA LAS Programa de seguros
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Realizado el ejercicio de valoracin de riesgos y conociendo los mecanismos de tratamiento con los que cuenta
el amb, la consultora se permite realizar las siguientes propuestas para la seleccin y optimizacin de las
estrategias de tratamiento, las cuales deben ser puesta en consideracin de la alta direccin teniendo en cuenta
los requisitos legales y reglamentarios, aplicables al amb:
Una de las causas identificadas en el ejercicio de valoracin de riesgos, tiene que ver con la no disponibilidad de
medios alternativos de recaudo teniendo en cuenta que actualmente COOPENESSA recauda aproximadamente el
50% del total del recaudo del amb, contrato que se encuentra soportado con las plizas de cumplimiento y
multiriesgo. Al respecto cabe aclarar que el recaudo mensual del amb se encuentra alrededor de los COP
8.000MM y que la pliza multiriesgo de COOPENESSA tiene una suma asegurada mxima de COP 2.007MM, lo
que se considera suficiente toda vez que el acuerdo contractual entre las partes obliga a que el proveedor
transfiera diariamente lo recaudado al amb. Sin embargo se recomienda a la gerencia comercial del amb tener
en cuenta posibles eventos de incumplimiento por parte del proveedor que excedan la capacidad de la
cobertura, es decir, que en algn momento no hagan las transferencias acordadas en las que el recaudo no
supere el valor de cobertura con cuenta el amb (aproximadamente COP 2.100MM).
Es por esto que la consultora recomienda fortalecer todos los medios alternativos de pago que han sido
implementados por la gerencia comercial, que garantice la distribucin del riesgo y minimice las prdidas en
caso de la realizacin de alguno de los riesgos asociados a la administracin de recursos de terceros.
Como estrategia de tratamiento, la consultora propone incluir dentro de los planes de responsabilidad social
empresarial, mecanismos de fidelizacin de los clientes mediante el otorgamiento de incentivos por pago
puntual, lo que asegurara el mejoramiento del recaudo y la fidelizacin de los clientes residenciales.
La promocin de microseguros ha sido adelantada por varias E.S.Ps como ampliacin del abanico de soluciones
disponibles para las poblaciones de menos recursos, las cuales se pueden beneficiar del canal generado por la
factura, para el recaudo oportuno de las primas generadas por estos productos. Sin embargo se ha encontrado
que esta concepcion del microseguro se ha empaado con la promocin de productos de seguro que a travs
del mercadeo masivo quiere ofrecer al mercado, productos de seguro de primas muy econmicos, creyndose
que con la simple reduccin de la prima se cumple con el honorable propsito de asegurar una poblacin que
anteriormente no era objetivo de las aseguradoras.
Por lo anterior la consultoria recomienda que las soluciones sean diseadas a partir de la necesidad del mercado
beneficiado y partiendo para ello de la capacidad de pago de la poblacion atendida.
En el programa de seguros del periodo 2012 2013, la pliza de TRDM exclua los eventos por efecto de los
deslizamientos y fallas geolgicas que afectaran la infraestructura de aduccin; sin embargo analizando la pliza
de Daos Materiales Combinados contratada para periodo 2013 2015, refirindonos al clausulado particular:
DEFINICIN DE BIENES ASEGURADOS Y VALORES ASEGURADOS, numeral 14 COBERTURA CON
HUNDIMIENTO O CORRIMIENTO DEL TERRENO O DESPRENDIMIENTO DE PIEDRAS O ROCAS: Este seguro se
extiende a cubrir prdidas o daos a los bienes asegurados ocasionados por el hundimiento sbito e imprevisto
o el corrimiento del terreno o por el desprendimiento de tierra o de rocas 3; es por esto que podemos concluir
que este tipo de eventos se encuentran cubiertos por la pliza en mencin.
Respecto a la Pliza de Responsabilidad Civil Extracontractual del periodo 2013 - 2015, encontramos algunas
exclusiones como las siguientes: Deslizamiento de tierras, fallas geolgicas, Terremotos, temblores,
asentamientos, cambio en los niveles de temperatura o agua, inconsistencias del suelo o subsuelo, lluvias,
inundaciones, erupcin volcnica, o cualquier otra perturbacin atmosfrica o de la naturaleza.
3
Texto tomado de la pliza Daos Materiales Combinados 2013 2015 pgina 7
NA
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Por consiguiente y teniendo en cuenta la exclusin de la pliza, los daos ocasionados a terceros por efecto de
este tipo de riesgos, debern ser asumidos por el amb. Esta exclusin no debe confundirse con la cobertura
estipulada en la pliza de Daos Materiales Combinados, toda vez que se si bien se excluyen los reclamos de
terceros afectados, el seguro de daos si amparar las reparaciones de los bienes propios afectados.
Realizado el anlisis de estos riesgos y ante la incertidumbre del tratamiento actual, la consultora propone
tratarlos mediante la estructuracin de una estrategia financiera que logre suavizar la incidencia de las prdidas
econmicas por cuenta de la ocurrencia de siniestros de importante cuanta y que se encuentren descubiertos en
el programa de seguros.
Es aqu donde se hace fuerte la figura del seguro de riesgo finito, la cual permite acceder a coberturas que no se
encuentren en el mercado compartiendo la cesin de riesgos a cambio de cuanta de primas tambin limitadas.
Tomando como ejemplo la materializacin del evento en la aduccin del sistema Tona, cuya afectacin
econmica fue de $1.600.000.000 aproximadamente, realizamos a continuacin la estructura del tratamiento
bajo la modalidad de riesgo finito:
Descontando la implementacin del plan de contingencia, el valor total del evento a asegurar es de COP
1.450MM (aproximadamente).
Transferencia de Riesgo
Plizas de seguro anuales
USD200m xs 2,5m
USD2m
El riesgo de crdito para el reasegurador (si lo hay)
Disminuye en el tiempo USD2m
USD2m
USD2m
El riesgo finito se puede implementar bien sea mediante la contratacin de un seguro o la constitucin del un
fondo de autoseguro, que permita distribuir las prdidas del fondo en el tiempo, preferiblemente en un lapso de
5 aos.
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Como se aprecia en la grafica se propone una estructura de flujos iguales a 5 aos para la cobertura de un
evento con recurrencia a tres aos, de esta manera se obtendra el siguiente beneficio:
En caso del fondo ser negativo tendra un recargo por intereses, del orden de Libor mas 2 o 3 puntos. Para el
caso que el fondo se encuentre en positivo existira un rendimiento financiero.
As las cosas en el caso de no emplearse o no realizarse el evento, la empresa contara con el fondeo total del
evento, ms los rendimientos financieros generados.
Cabe aclarar que los esquemas de retencin de riesgos requieren de la disponibilidad de recursos anuales
continuos, lo cual debe hacer parte del presupuesto de gastos y de la poltica de planeacin estratgica del amb.
Estos recursos solo se podrn utilizar en la atencin de los riesgos identificados, valorados y aprobados por el
comit CAIR, para lo cual se hace obligatoria la constitucin de un reglamento para la administracin y
afectacin de dichos recursos.
Los principales controles con los que cuenta la planta de tratamiento del sistema Surat, son:
Los controles implementados por el rea de operaciones se encuentran documentados y han sido eficaces, por
lo que nuestra recomendacin es continuar con estos controles y hacer pruebas de los planes de contingencia y
protocolos de comunicacin.
RIESGO 7. SUSPENSION DEL SERVICIO POR VERANO QUE AFECTE EL MINIMO CONFIABLE
Las causas que pueden originar este riesgo son: los cambios climatolgicos y el incumplimiento de la puesta en
operacin del Embalse de Bucaramanga. Para esto el amb ha realizado estudios de confiabilidad del sistema
(mnimo confiable), que han arrojado resultados alentadores; sin embargo los cambios climticos pueden afectar
los estudios realizados y provocar racionamientos.
Por esta razn se hace indispensable la finalizacin y el recibo de las obras del embalse de Bucaramanga las
cuales estn programadas para el ao 2016, con lo que se garantiza el almacenamiento de agua para mitigar los
efectos ante la llegada de fenmenos climatolgicos desfavorables, como es el caso del Nio.
Si bien es cierto que el Embalse de Bucaramanga almacenar 17,3 millones de metros cbicos de agua y
regular un caudal de 1,000 litros por segundo adicionales al sistema de acueducto, equivalente a una reserva
de agua para tres meses de consumo, es importante que el amb estructure estrategias de gestin de riesgo e
incluya estrategias de proteccin financiera utilizando instrumentos de transferencia y retencin que permitan
garantizar la sostenibilidad del sistema. Es aqu donde se hace importante el conocimiento de la informacin
estadstica y los posibles impactos en trminos financieros, que le permitir al amb gestionar recursos
econmicos que permitan la recuperacin de la infraestructura y el servicio, ante la ocurrencia de un evento
desfavorable.
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Analizando el programa de seguros del amb, las redes de distribucin no tienen cobertura dentro de la pliza de
TRDM, pero el amb cuenta con un presupuesto aprobado para el mantenimiento de las redes el cual se ejecuta
anualmente. Adicionalmente la pliza de RCE cubre las afectaciones hacia terceros por efecto de los daos en
las redes de distribucin.
La estrategia de Riesgo Finito propuesta por la consultora para tratar los riesgos 4 y 5, es vlida de igual
manera para tratar los eventos que se presentan con frecuencia pero que son de baja cuanta, dejando aquellos
eventos de alta severidad para afectar la capa de proteccin para el exceso de prdida que protegera la
retencin en casos que esta fuera insuficiente.
Este riesgo se encuentra cubierto por la pliza de Daos Materiales Combinados con un valor asegurado de
$28.320.830.400 seccin equipo electrnico y con un valor asegurado de $35.863.158.012 seccin rotura de
maquinaria, valores que se encuentra suficientes de acuerdo con el avalo realizado en el ao 2012, en donde
se relaciona un valor de avalo a 2012 de $27.055.749.235 y un valor de reposicin a nuevo de
$38.319.276.538, para el total del equipo y maquinaria.
Las tablas de demrito por uso que se relacionan en la pliza de Daos Materiales Combinados son las
siguientes:
Ms de 5 y hasta 8 aos
Ao 5 + 1 da: se aplica el 4% de demrito por uso
Ao 6: se aplica el 8% de demrito por uso
Ao 7: se aplica el 12% de demrito por uso
Ao 8: se aplica el 16% de demrito por uso
Ms de 8 y hasta 12 aos
Ao 8 + 1 da: se aplica el 8% de demrito por uso
Ao 9: se aplica el 12% de demrito por uso
Ao 10: se aplica el 16% de demrito por uso
Ao 11: se aplica el 20% de demrito por uso
Ao 12: se aplica el 24% de demrito por uso
Ms de 12 aos
Ao 12 + 1 da: se aplica el 16% de demrito por uso hasta un mximo demrito de 40%.
4
Tomada de la Pliza DMC amb 2013 - 2015
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Analizando los porcentajes de demrito relacionados en la pliza de Daos Materiales Combinados, notamos
incoherencias que se pueden prestar para errores de interpretacin ante la ocurrencia de un evento amparado
por la pliza. Por ejemplo, si el equipo afectado tiene una edad de 7 aos, se aplicara un porcentaje de
demrito de 12% y si el equipo afectado tiene una edad de 8 aos + 1 da, se le aplicara un demrito de 8%,
menor que lo aplicado al equipo de 7 aos.
Otro ejemplo: el porcentaje relacionado para los equipos con 8 aos de edad es del 16%, que se aplicara de
igual manera a los equipos con edades de 10 aos.
Teniendo en cuenta la edad promedio de los equipos de la planta Bosconia, la consultora propone las siguientes
tablas de demrito por uso, para que sean negociadas con la aseguradora para eventos parciales y/o totales:
Sin embargo y debido a la dispersin del riesgo del amb, y con el fin de optimizar la compra de un lmite de
cobertura, la consultora recomend en el concepto entregado el 20 de octubre de 2013, acordar un lmite
mximo de responsabilidad de la aseguradora, el cual se establece mediante la imposicin de un Limite a
Primera Prdida Absoluta, el cual fuera suficiente para cubrir cualquier evento o series de eventos dentro del
periodo de cobertura.
El lmite a primera prdida absoluta permite, adems de adquirir un lmite de cobertura acorde con su exposicin
mxima y eliminar la aplicacin de infraseguro por la eventual insuficiencia del mismo.
Con el fin de adquirir el valor adecuado para la concentracin por prdida catastrfica se consider la ubicacin
de mayor concentracin y su valor de reemplazo, la cual sera representada por la infraestructura del amb, la
cual se encuentra avaluada en $157.305.383.085 con un valor de reposicin a nuevo de $217.267.061.425. 5
Cabe resaltar que el amb acogi esta recomendacin, lo cual se puede evidenciar en el valor asegurado de la
pliza de daos materiales combinados que se estableci por $267.802.541.244 para la vigencia 2013 2015.
De igual manera se estableci en esta pliza, la no aplicacin de infraseguro: se acepta en forma expresa e
inequvoca que se mantendr durante la vigencia de la pliza la no aplicacin de infraseguro; siempre y cuando
la diferencia entre el valor asegurado y el valor asegurable no sea mayor al 10% VALOR DE REEMPLAZO O
REPOSICIN A NUEVO. 6
Este riesgo se encuentra cubierto por la pliza de daos materiales combinados vigencia 2013 2015, con un
valor asegurable del 100% de reconstruccin a nuevo y deducible de 3% del valor de la prdida, condiciones
que consideramos adecuadas para el amb.
Es importante anotar que la ciudad de Bucaramanga se encuentra en una zona de alto riesgo ssmico, segn se
muestra en el mapa de zonificacin NSR-10 (grfica 8). Teniendo en cuenta que las plantas fueron construidas
hace varios aos, es conveniente realizar estudios sobre su resistencia ante un eventual movimiento ssmico. En
5
Datos tomados del avalo amb - 2012
6
Tomado de la pliza de Daos Materiales Combinados pgina 2
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2002 se hizo un diagnstico general en las plantas y los tanques, lo cual llev a hacer reforzamientos en Tanque
Morro Alto en el ao de 2006 y en el Tanque Estadio en el ao 2013. Para 2014 est previsto reforzar el Tanque
de Planta La Flora. 7
Nuestra recomendacin est enfocada en continuar con las condiciones de aseguramiento actual e iniciar un
plan de mitigacin para este riesgo conformado por los estudios de vulnerabilidad y el reforzamiento estructural
en caso de ser necesario segn el resultado de la evaluacin.
Las consecuencias que puede traer consigo este riesgo, son las siguientes:
7
Informacin suministrada en las visitas de inspeccin
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Por esta razn nuestra recomendacin est encaminada a continuar con la gestin ante las autoridades
ambientales y la bsqueda de alianzas con otras empresas del sector, que permita aprovechar adecuada y
eficientemente los recursos dados en concesin al amb.
La conservacin de las fuentes es la garanta del abastecimiento de agua futura, por lo tanto recomendamos
incrementar y mejorar los controles actuales, dada la actividad minera y de infraestructura en la zona de
influencia de las fuentes.
Este tipo de riesgos se encuentran cubiertos por la pliza de Directores y Administradores, la cual corresponde a
una adaptacin de un seguro tradicional de Directores y Administradores de empresas privadas con cobertura
para responsabilidad fiscal, lo cual se adapta a la condicin especial del amb como Empresas de Servicios
Pblicos.
En las condiciones particulares de esta pliza encontramos una cobertura con: retroactividad ilimitada en
cuanto al momento que comete el acto incorrecto o se toma la decisin, siempre y cuando no se tenga
conocimiento de una reclamacin potencial de acuerdo con el numeral 12 mbito temporal. 8
Lo anterior lo consideramos beneficioso para el amb toda vez los riesgos que se cubren bajo sta pliza por lo
general se reclaman tiempo despus de su ocurrencia.
De igual manera recomendamos que se estipule en las condiciones particulares de la pliza la siguiente
definicin de Culpa Grave y que la misma quede amparada de manera expresa: "Culpa Grave: conforme a la
definicin legal establecida en el artculo 63 del Cdigo Civil Colombiano, la Culpa Grave equivale al Dolo y debe
ser entendida como la conducta realizada con negligencia grave, la que consiste en no manejar los negocios
ajenos con aquel cuidado que an las personas negligentes o de poca prudencia suelen emplear en sus negocios
propios."
8
Tomado de la pliza de Directores y Administradores, pgina 4 numeral 6.
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Debido a la cantidad de opciones disponibles actualmente en el mercado es recomendable que al analizar cada
propuesta, se examine rigurosamente el condicionado general, pues resulta fundamental mantener la
continuidad en las coberturas contratadas con clausulados claros y estructurados para dar cobertura a los
riesgos a los que se encuentra expuesta una empresa de servicios pblicos de la naturaleza del amb.
RIESGO 14. NO CUMPLIR CON EL TIEMPO PROGRAMADO PARA LAS ETAPAS DEL PROYECTO
EMBALSE BUCARAMANGA. POR VIAS DE HECHO
Este tipo de riesgo depende de las condiciones del entorno, tales como: huelgas, condiciones sociales
vulnerables y la realidad del pas. Para este proyecto el amb cuenta con plizas entregadas por el contratista de
la obra (CONALVIAS), en donde la pliza de responsabilidad civil extracontractual cubre los gastos de
indemnizacin que se puedan originar por perjuicios causados al entorno u otras personas.
El riesgo se encuentra enfocado al incumplimiento del cronograma de trabajo del proyecto del Embalse de
Bucaramanga por vas de hecho, para lo cual se hace importante que el amb refuerce los controles actuales, que
permitan mitigar este riesgo, tales como:
Programas sociales.
Programas de comunicacin.
Verificacin del seguimiento estricto al cumplimiento de las fichas de informacin, comunicacin y
participacin de la comunidad.
El anlisis que debemos realizar en este riesgo, es acerca del impacto que pueda producir la materializacin de
este tipo de eventos teniendo en cuenta los tiempos de recuperacin ofrecidos por el proveedor de los sistemas
de informacin y respaldo del amb. Es por esto que recomendamos que se estructure e implemente un proceso
de Continuidad de Negocios enfocado no solo a tecnologa de la informacin sino a la cadena de valor y a las
reas que generan recursos en la organizacin, desarrollando un plan para recuperar los principales procesos
que mantienen el negocio funcionando y que estn orientados a los clientes externos.
Respecto a la recuperacin tecnolgica, el amb debe tener en cuenta que es un tema bastante complejo, pero
que no se presta para interpretaciones. Esto quiere decir que en estos casos se debe validar si los controles
actuales funcionan o no funcionan, qu tan bien funcionan y qu tan rpido se recuperan. La rapidez de la
recuperacin depende de cunto est dispuesta la organizacin a gastar y con qu frecuencia hacer las pruebas.
Los riesgos de tipo estratgico se definen como aquellos de toma de decisiones o lineamientos que afectan
directamente el CORE negocio de la empresa. Es por esto que recomendamos dar especial importancia a estos
riesgos, toda vez que al generarse pueden traer consigo consecuencias adversas a la organizacin y dejar sin
ejecucin, algunos proyectos prioritarios que se encontraban planeados.
Teniendo en cuenta lo anterior se hace importante reforzar los controles que se tienen estructurados en el amb,
haciendo un seguimiento riguroso al cumplimiento de los objetivos plasmados en el Plan Estratgico 2012 -
2018.
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Se hace importante que se gestione el riesgo de tipo estratgico mediante la identificacin, anlisis y evaluacin
de aquellos riesgos que generen gran impacto para el amb, tales como: calidad de la prestacin del servicio,
riesgos catastrficos que afecten la continuidad del servicio, riesgos financieros en los proyectos de inversin,
entre otros. Estos riesgos deben ser trabajados a un nivel directivo con la gua del gestor de riesgos corporativo,
teniendo en cuenta la metodologa establecida para cuantificar las probabilidades de ocurrencia y los impactos
financieros por las posibles consecuencias del riesgo identificado.
Prdidas de credibilidad.
Prdida Confianza.
Prdidas econmicas.
Para tratar este tipo de riesgos el amb cuenta con la pliza de manejo global, con un valor asegurado ante
infidelidad de empleados por $200.000.000 con un deducible del 5% del valor de las prdidas. De igual manera
el valor asegurado para empleados no identificados, empleados temporales y/o firmas especializadas es de
$100.000.000 con deducible de 5% del valor de la prdida.
Encontramos tambin que este seguro opera por ocurrencia, situacin que deja en desventaja al amb, toda vez
que muchos de los eventos amparados por este seguro suelen ser descubiertos tiempo despus de su
ocurrencia, razn por la cual vale la pena modificarla a operar por la modalidad de descubrimiento.
Finalmente se aprecian una serie de garantas en el clausulado general, que contradicen lo expresado en el
clausulado particular: queda entendido, convenido y aceptado que no obstante en lo contrario se diga en las
condiciones generales del seguro en virtud de la siguiente clusula, se eliminan todas las clusulas de garanta
previstas en el mismo. 9
Partiendo de un anlisis crtico del Programa de Seguros con el que cuenta actualmente la empresa, es
importante llamar la atencin respecto al tema del cumplimiento de las garantas a las cuales se encuentra
comprometida la Empresa.
RIESGO 18. AFECTACIN DE LAS OFICINAS DEL AMB POR EVENTOS DE LA NATURALEZA O
ANTROPICOS
Este riesgo se encuentra cubierto por la pliza de daos materiales combinados vigencia 2013 2015, con un
valor asegurable del 100% de reconstruccin a nuevo y deducible de 3% del valor de la prdida, condiciones
que consideramos adecuadas para el amb.
Las causas de generacin del evento desfavorable, que fueron identificadas en el taller de riesgos, son:
9
Ver pliza de Manejo Global, pgina 1, COBERTURAS, numeral 30.
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La materializacin de este tipo de eventos puede traer consigo consecuencias catastrficas para el amb, tales
como: Prdidas econmicas, Prdida informacin, Prdida de archivos vitales y Prdida de vidas humanas, entre
otras.
Aunque el amb tiene estructurado controles para mitigar este riesgo, se recomienda mejorar la eficacia de los
mismos teniendo en cuenta que las oficinas se construyeron sobre los tanques de almacenamiento, para lo cual
se hace prioritario la revisin estructural de los tanques bajo los lineamientos de norma sismo resistente
colombiana NSR-10, as como la realizacin de un estudio con una firma especializada en el manejo de
protecciones contraincendios, que valide los controles y la capacidad de las protecciones con las que cuenta
actualmente el amb.
El amb cuenta con el documento denominado Acuerdo N 003 de junio 29 de 2004, mediante el cual se expiden
las normas generales de contratacin y que expresa en su artculo sptimo las garantas que son exigidas en la
respectiva invitacin, trmino de referencia o contrato. Dentro de las garantas exigidas se encuentra la de
Cumplimiento, que ampara el riesgo de perjuicios econmicos derivados del incumplimiento de las obligaciones
contractuales y comprende adems las multas y el valor de la clusula penal pecuniaria que se pacten en el
contrato.
A continuacin se presentan los tipos de contrato y las garantas exigidas actualmente por el amb:
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En el anlisis de riesgo realizado se identificaron las siguientes causas para los riesgos 20 y 22:
En algunos casos las garantas de cumplimiento exigidas a los contratistas no han sido eficaces y segn las
calificaciones dadas por los participantes del taller a los riesgos 20 y 22, cuya probabilidad de ocurrencia son 5 y
3 respectivamente (remitirse a la matriz de riesgos), hacen concluir que se debe mejorar la eficacia de los
controles actuales y plantear una estrategia de tratamiento de estos riesgos que le den mayor tranquilidad al
amb al momento de la seleccin de un proveedor o contratista.
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De acuerdo con esto, la consultora propuso la estructuracin de una pliza matriz de cumplimiento para
grandes beneficiarios con la cual se busca proteger el patrimonio de la entidad contratante, que en este caso es
el amb, respecto de los perjuicios que el incumplimiento del o de los contratistas garantizados puedan causarle.
Como se explic en su momento, la cobertura de la pliza matriz abarca todos los procesos de contratacin, con
amparos especficos en cada una de las etapas:
Las ventajas de la Pliza Matriz de Cumplimiento que RyB puso en consideracin del amb, son:
De acuerdo a los beneficios que ofrece la Pliza Matriz para Grandes Beneficiarios, se hace especial nfasis en
la particularidad que brinda la mencionada pliza, que es precisamente la calidad en la que acta el amb como
Tomadora del seguro y a su vez, como garante de la misma, generando tranquilidad, toda vez que es el amb
quien la toma y a la vez, es quien se ve beneficiado de la misma, ante el evento de incumplimiento de sus
contratistas.
Otra ventaja importante a destacar de sta pliza, es precisamente la posibilidad que tiene el amb de
establecer directamente las coberturas que requiera de acuerdo con las necesidades propias de la empresa,
individualizando de tal manera el texto de la pliza, que los contratistas de la empresa no encontrarn en el
mercado asegurador una pliza similar que le ofrezca mejores coberturas, minimizando de sta manera los
riesgos de su contratacin.
Prdidas econmicas.
Demandas y litigios de carcter legal.
Deterioro de la imagen institucional.
Sanciones entes de Vigilancia y Control.
El amb tiene implementado una serie de controles para evitar la desactualizacin legal y normativa, los cuales
relacionamos a continuacin:
Nuestra recomendacin est enfocada en mejorar la eficacia de los controles actuales, desarrollando un
mecanismo que garantice la actualizacin e interpretacin de la legislacin a un nivel corporativo, conformando
un comit de estudio y divulgacin de la regulacin. Esto mitiga las deficiencias que se puedan presentar en el
anlisis de la normativa de manera independiente y garantiza la implementacin y socializacin eficiente de las
normas nuevas aplicables al amb.
El 03 de octubre de 2013, la consultora hizo entrega del flujograma y de la caracterizacin del proceso de
Gestin de Riesgos propuesta, para que se integre con los procesos y procedimientos actuales del amb.
El diagrama de flujograma sirvi como punto de partida para estructurar la Caracterizacin del Proceso de
Gestin de Riesgos, en la cual se plantearon los objetivos del proceso con su respectivo indicador de gestin y la
meta esperada para cada uno de estos. En este documento se defini el paso a paso del proceso, identificando
claramente el qu, quin, cmo, con qu, cundo y para qu, en cada una de las actividades planeadas.
En esta misma fecha se hizo entrega del Manual del Comit de Administracin Integral de Riesgos CAIR,
documento que busca complementar los lineamientos dados mediante el acto de Gerencia General N008 y de
esta manera integrar las funciones de los participantes del Comit, para que este espacio se convierta en una
herramienta eficaz a la hora de tomar decisiones de tipo estratgico en cuanto a la identificacin, el anlisis, la
evaluacin, el tratamiento, el seguimiento y el monitoreo del riesgo.
Con el fin de complementar el Procedimiento de Administracin del Riesgo del amb y teniendo en cuenta que la
valoracin de los riesgos se realiz de manera cuantitativa, la consultora propone tipificar la criticidad del
riesgo estableciendo prioridades para aquellos riesgos que presenten igual valor pero que estn localizados en
diferentes zonas del mapa de calor, colocndole la letra A al que tiene mayor prioridad de atencin y la letra B al
que tiene menor prioridad de atencin, tal cual se muestra en la grfica 4.
Dicho esto, el amb debe dar prioridad de atencin a los riesgos que se encuentren con una misma calificacin,
pero que su escala de impacto sea mayor. Por ejemplo, un riesgo calificado con 3 de probabilidad y 5 en
impacto, debe tener prioridad de atencin, sobre un riesgo calificado con 5 de probabilidad y 3 de impacto. Lo
anterior teniendo en cuenta que el primero causa un efecto de mayor valor en trminos econmicos sobre la
organizacin.
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El 12 de febrero de 2013, se realiz el Taller dirigido al Comit de Administracin de Riesgos del amb, en el cual
se explic la metodologa utilizada para desarrollar la consultora, los resultados obtenidos y los pasos a seguir
en el proceso de gestin integral del riesgo del amb.
3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Se recomienda continuar con el excelente trabajo realizado por el amb, en cuanto a la implementacin del
proceso de gestin integral de riesgos teniendo en cuenta los conceptos bsicos de la gestin de riesgos, como
lo son:
El resultado de esta consultora permite que las herramientas aportadas sirvan para la formalizacin de un
proceso encaminado a la toma de decisiones concertadas con respecto a la mejor manera de tratar los riesgos
cuando estos ameriten soluciones avanzadas, sean estas a travs de programas de seguro o que involucren
esquemas de distribucin de prdidas en el tiempo propias de una empresa como el amb.
Las opciones de tratamiento de los riesgos deben ser definidas y documentadas, teniendo en cuenta lo
siguiente:
Los conceptos metodolgicos que se han mostrado a lo largo del acompaamiento de RYB son una indicacin
para gestionar todas las formas posibles de tratamiento, sin una inclinacin a priori haca la transferencia va
plizas de seguro, pero se reitera que esta respuesta nicamente se obtiene a travs de un permanente anlisis
uno a uno de los riesgos identificados.
As mismo ser siempre necesaria una revisin peridica de los valores de las prdidas econmicas, de modo
que se asegure que estn acordes con la naturaleza de cada riesgo que se est evaluando y as posteriormente
gestionar una cobertura adecuada.
El amb cuenta con la forma convencional de asegurar el riesgo de su infraestructura y dems activos. Para ello
es fundamental mantener actualizados los avalos de la maquinaria, equipos y las edificaciones.
La consultora propuso una metodologa para establecer controles a cada uno de los riesgos identificados,
teniendo en cuenta que stos mismos se vuelven ms eficaces cuando se encuentran documentados e
implementados. El xito de la Administracin del Riesgo se debe en gran parte al establecimiento de controles
eficaces y a la disciplina de seguimiento que se cree al interior de la organizacin.
Con el fin de estructurar estrategias de tratamiento diferentes a la cesin va pliza de seguros, se recomienda
obtener informacin adicional que permita mejorar la apreciacin de los riesgos y de ser necesario respaldarse
con la simulacin de escenarios apoyndose en los expertos de cada unidad de negocio de la compaa.
Teniendo en cuenta que dentro de los riesgos identificados se encuentran aquellos que son producto de las
amenazas de la naturaleza y que al presentarse en la mayora de casos desencadenan un desastre, invitamos al
amb a incluir dentro de sus buenas prcticas, planes de mitigacin de riesgos encaminados en reducir el impacto
que los eventos desfavorables pueden ocasionar.
De igual manera se hace importante continuar con el desarrollo de los planes de contingencia basndose en
evaluaciones previas de amenazas y vulnerabilidades, que se pueden probar mediante simulaciones que ayuden
a optimizar la capacidad de respuesta del amb.
Los eventos catastrficos pueden tambin desencadenar situaciones que afecten las funciones crticas de una
organizacin. Es por esto que invitamos al amb a iniciar la estructuracin de un plan de Continuidad de Negocios
que permita establecer los lineamientos de cmo recuperarse y restaurar las operaciones que se pueden
suspender en periodos de tiempos predeterminados despus de una interrupcin no deseada o un desastre.
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La consultora present al comit de gerentes del amb, la estrategia de tratamiento mediante la modalidad de
Riesgo Finito; esta estrategia debe ser aprobada por el comit de riesgos y presentada a la junta directiva para
iniciar con su estructuracin.
Con el nimo de lograr una mayor efectividad en la prxima contratacin del Programa de Seguros del amb, a
travs de coberturas ajustadas a las necesidades propias de la empresa, con obtencin de condiciones de
aseguramiento ms eficientes, reduccin de costos y con beneficios econmicos, el equipo consultor se permite
presentar a las directivas del amb la posibilidad de Negociar acuerdos de contrataciones a largo plazo (por
periodos mximos de 5 aos).
De acuerdo con la valoracin de los riesgos identificados para el proceso de contratacin del amb, la consultora
pone a consideracin de la Coordinacin de Bienes, la oportunidad de contratar la Pliza Matriz de
Cumplimiento para Grandes Beneficiarios, la cual se busca proteger el patrimonio de la entidad respecto de los
perjuicios que el incumplimiento del o de los contratistas puedan causarle.
De igual manera se propone analizar la conveniencia y oportunidad de la estructuracin de la pliza de
Infidelidad y Riesgos Financieros, la cual no se encuentra dentro del programa de seguros actual del amb.
Se recomienda establecer en el amb, una poltica de gestin integral del riesgo que est de acuerdo con la
normatividad actual y las expectativas de los grupos de inters, enfocndola a garantizar la calidad del agua y a
mantener niveles aceptables de servicio en situaciones catastrficas. Para esto se hace indispensable el
fortalecimiento de la capacidad financiera para la intervencin preventiva y correctiva del riesgo, fortaleciendo
de igual manera los mecanismos para la retencin y transferencia de las prdidas.
Realizar peridicamente estudios de riesgos que tengan aplicacin sobre los esquemas de aseguramiento
actuales. Esto se logra siniestrando las plizas mediante ejercicios de simulacin, que permitan verificar la
eficacia y eficiencia de las coberturas contratadas. Para esto se requiere la realizacin de ejercicios tales como:
Clculo de la Prdida Mxima Probable (PML), Lucro Cesante en eventos catastrficos, Clculo de daos en la
red principal de distribucin ante eventos catastrficos, estudios de vulnerabilidad ssmica y reforzamiento
estructural en las plantas de tratamiento y tanques de almacenamiento.
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L GG 501-002
Revisin 1
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
3. MARCO NORMATIVO
5. PREVENCION DE LA CORRUPCION
6. CULTURA DE LA LEGALIDAD
7. ESTRATEGIA ANTITRAMITES
9. ESTRATEGIA PARTICIPATIVA
INTRODUCCION
Misin
Visin
Ser una empresa de servicios pblicos competitiva y reconocida en los mercados nacionales e
internacionales, construyendo valor y garantizando la Sostenibilidad Financiera, Ambiental y
Social.
Mega
Valores Corporativos
Plan Estratgico
1. OBJETIVOS
Objetivo General
Objetivos Especficos
2. ALCANCE
3. MARCO NORMATIVO
El Manual de Gestin del Riesgo M GG 701-001 contiene la metodologa de gestin del riesgo
del amb y en lo que proceda, lo pertinente y concordante con la normativa contenida en la
FSGC 402-006 Matriz de Legislacin y Normativa.
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Se refieren los mecanismos para acceder a la informacin del amb por parte de los grupos de
inters. En la medida en que la organizacin hace visible su gestin y los mtodos con los
cuales operan, y permite que sus resultados sean presentados a nivel externo, tienen una
menor probabilidad de que se presenten hechos de corrupcin.
En este referente se incluye:
Servicio al cliente (usuarios suscriptores clientes potenciales) a travs de los canales de
atencin y el manejo integral de PQRs.
Canales y medios de comunicacin interna y externa.
Espacios de dilogo con la comunidad en general.
Publicacin de informacin contractual y organizacional de inters general.
Estrategia Participativa en los trminos y condiciones reglamentaria y legalmente
dispuestos.
Estrategia de tecnologas de la informacin, a travs de sus fases de implementacin y
conforme a la naturaleza especial del amb.
5. PREVENCION DE LA CORRUPCION
El acueducto metropolitano de Bucaramanga S.A. ESP (amb), est en contra de toda prctica
corrupta. Para prevenir y mitigar este riesgo, se han establecido las siguientes medidas:
Guiar las actuaciones orientadas por los valores corporativos establecidos en la Plataforma
estratgica.
Promulgar la Plataforma estratgica y asegurar la importancia y obligacin del cumplimiento
de los valores corporativos en cada una de los procesos desarrollados por la organizacin.
Garantizar la claridad, equidad, viabilidad y transparencia en todos los procedimientos y
mtodos aplicables.
Denunciar las conductas irregulares.
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El monitoreo sobre las causas de los riesgos de corrupcin identificados ser permanente y el
seguimiento a los mapas de riesgos en la gestin por procesos, se realiza como mnimo una
vez al ao.
Medidas de Prevencin
MEDIDA DE PERIODICIDA
ACTIVIDAD RESPONSABLE
PREVENCION D
Seguimiento a las acciones
CAMPAAS DE derivadas de los Planes de Anual Oficina de
PREVENCIN Y Mejoramiento Control de
LUCHA CONTRA
Gestin
LA CORRUPCIN Fomento de la cultura del Autocontrol Semestral
6. CULTURA DE LA LEGALIDAD
A travs del Acuerdo No. 07 de Agosto 20 de 2004, se adoptan el Cdigo de Buen Gobierno,
Cdigo de tica y Conducta Empresarial y el Manual de Transparencia en el ejercicio
profesional del acueducto metropolitano de Bucaramanga S.A. ESP.
Comit de Convivencia
La empresa conform el Comit de Convivencia que se constituye en la instancia
organizacional encargada de promover y liderar la buenas prcticas laborales en el amb.
NA
M GG 701- 001 MANUAL DE GESTION DEL RIESGO
_
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
El comit est constituido por representantes de los trabajadores (elegidos por votacin) y
representantes de la direccin (nombrados por el Gerente General) y tiene entre sus
responsabilidades: definir los objetivos generales, los planes, programas y proyectos que
fortalezcan los principios y valores de la organizacin, fomentar la transparencia y
comportamientos ticos entre los integrantes de la organizacin.
M EDIDA DE
ACTIVIDAD PERIODICIDAD RESPONSABLE
PREVENCION
Prensa y
Fortalecer la comunicacin interna Comunicaciones /
Permanente
(trabajadores y pensionados) Dueos de Proceso
/ Comit Corporativo
7. ESTRATEGIA ANTITRAMITES
MEDIDA DE
ACTIVIDAD PERIODICIDAD RESPONSABLE
PREVENCION
Atencin Personalizada
A travs de cuatro oficinas equipadas con herramientas tecnolgicas, situadas en diferentes
zonas de Bucaramanga, Floridablanca y Girn con personal del amb asignado a estos puntos,
se atienden de manera eficiente a los requerimientos de los usuarios.
En los puntos de atencin se ofrecen entre otros los servicios de: Atencin de reclamos;
Atencin especial discapacitados, nios y mujeres embarazadas; Entrega de duplicados de
recibos; Atencin a Urbanizadores y Constructores; Atencin solicitudes individuales;
Recepcin de pagos de la factura integrada Acueducto, Alcantarillado y Aseo (AAA); Atencin
para radicacin de escritos en medio fsico.
Estos sitios cumplen con una labor fundamental en la promocin institucional, pues en el punto
de se da a conocer la empresa, se socializan los procesos disponibles y se educa al usuario
sobre los elementos del sistema. Los puntos de atencin de la empresa estn conformados
por:
www.amb.com.co
Utilizando las tecnologas de la informacin, el amb dispone para los usuarios y en general
todos los grupos de inters la pgina www.amb.com.co, las (24) horas, durante los (365) das
del ao. Aqu se pueden presentar a travs de la inscripcin del registro de usuarios las
peticiones, quejas y reclamaciones y la copia de la factura. La pgina dispone de la consulta de
cualquier tipo de informacin importante y relacionada con los servicios que se presentan.
Oficina de PQR
Se cuenta con la oficina de PQR en el edificio comercial de la sede principal, para la atencin
personalizada a los usuarios y dems grupos de inters, con el propsito de garantizar la
proteccin de sus derechos y la implementacin de actividades y procesos que propenden por
la solucin integral de las reclamaciones, evitando la reincidencia y la dilacin en los procesos
de atencin.
Buzn de Sugerencias
Se dispone de Buzn de Sugerencias fsico y virtual, los cuales son analizados por la Oficina
de PQR.
MEDIDA DE
ACTIVIDAD PERIODICIDAD RESPONSABLE
PREVENCION
Segn
Disear e implementar nuevos corresponda a
Comit Corporativo
mecanismos de atencin la Estrategia
ATENCION A Empresarial
GRUPOS DE
INTERES
Medir la satisfaccin del usuario
(NSU) mediante la aplicacin de Anual Gerencia Comercial
la encuesta de percepcin.
9. ESTRATEGIA PARTICIPATIVA
Cada una de las Gerencias que conforman la estructura del amb (General - Comercial
Operaciones Planeacin y Proyectos Financiera) que tiene contacto directo con las
comunidades y sus necesidades, atienden en el mbito de su gestin la resolucin de conflictos
y situaciones sociales que pudieran presentarse en el desarrollo de las labores comerciales,
obras de mejoramiento y de prestacin del servicio que se desarrollan diariamente en la
organizacin.
De manera directa la Alta Direccin del amb representada en el Comit Corporativo, articula de
manera transversal en la organizacin la poltica de responsabilidad empresarial, integrando los
aspectos laborales, sociales, operacionales y tcnicos, comunitarios y de gestin ambiental.
desarrolla el amb, a la vez que controla los impactos socio-ambientales asociados al desarrollo
de dichos proyectos.
MEDIDA DE
ACTIVIDAD PERIOCIDAD RESPONSABLE
PREVENCION
Registrar en la factura acciones Segn
pedaggicas e informacin del servicio. Corresponda
RIESGO CORRUPCION
DESARROLLO DE LAS
FUNCIONES PROPIAS Y
Beneficiar a usuarios o dems grupos de
ASIGNADAS DE CADA
inters realizando trabajos que les provean
TRABAJADOR DEL amb,
Prestacin del servicio de acueducto de manera Ejecutar conexiones fraudulentas para
R1 RECIBIENDO BENEFICIOS
del servicio directa, sin que se pueda medir dicho beneficio de usuarios o terceros
PERSONALES PREBENDAS
suministro y por ende no se facture el
CON EL FIN DE ACTUAR EN
consumo
FAVOR DE USUARIOS
TERCEROS
RIESGO CORRUPCION
RIESGO CORRUPCION
RIESGO CORRUPCION
RIESGO CORRUPCION
NA
F GG 501-006 MAPA DE RIESGOS
Rev. 3
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD