La planificacin como fase del proceso Administrativo

La planificacin abarca la definicin de las metas de una

organizacin, el establecimiento de una estrategia general para
lograr esas metas y el desarrollo de una jerarqua amplia de los
planes para integrar y coordinar las actividades. Se relaciona,
por lo tanto, con los fines (qu debe hacerse) as como tambin
con los medios (cmo debe hacerse).

La planificacin como fase del proceso Administrativo

La planificacin es la primera de las fases del proceso de

administracin porque sirve de base para las dems.

Esta fase consiste en establecer por anticipado cules son los

objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para
alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico para actuar en el
futuro.

La planificacin comienza por establecer los objetivos y detallar

los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera
posible.

La planificacin determina donde se pretende llegar, que debe

hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.

La planificacin como fase del proceso Administrativo

La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se

agota en ningn plan de accin, sino que se realiza
continuamente en la empresa.

La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la

planificacin se halla ligada a la previsin.

La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones:

al establecer esquemas para el futuro, la planificacin funciona
como un medio orientador del proceso decisorio, que le da
mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en
cualquier toma de decisin.

La planificacin busca seleccionar un curso de accin entre

varias alternativas: la planificacin constituye un curso de
accin escogido entre varias alternativas de caminos
potenciales.
 La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en
cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar
la organizacin como totalidad.

La planificacin como fase del proceso Administrativo

La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se

suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el
proceso administrativo.

La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene

por fin la definicin, el dimensionamiento y la asignacin de los
recursos humanos y no humanos de la empresa, segn se haya
estudiado y decidido con anterioridad.

Toda organizacin, sea pblica o privada, requiere de

planificacin a objeto de conseguir los fines para los cuales fue
constituida.

Al no planificar, la organizacin no podr alcanzar sus metas.

Para alcanzarlas debe contemplar programas y acciones en

funcin de dichas metas, tomando en cuenta que el ambiente
sufre modificaciones: cambios sociales, econmicos, polticos y
culturales, que en una u otra forma influyen en ella.

DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

1. En medicina, el Diagnstico es la identificacin de las

enfermedades a travs de sus signos y sntomas. En
Planificacin la diagnosis es la fase en que investiga un sistema
en un momento del tiempo (el presente) y en un perodo
retrospectivo inmediato al presente.

2. Su propsito es identificar los problemas, deficiencias e

insuficiencias del sistema y la evolucin de ellos en el tiempo,
as como los factores determinantes o causas de los problemas.

3. La investigacin diagnstica en Administracin se realiza a

travs de indicadores que equivalen a los signos y sntomas
de las enfermedades. Los indicadores son, en si, variables.
la VISION:

Situacin futura deseable para una organizacin que expresa un

cambio favorable en relacin con la situacin actual.

Es un compromiso que asume la organizacin y sus miembros

con un futuro en particular que inspira y orienta sus decisiones.

Las Visiones son las imgenes de realidad futura que tiene tanto
la institucin como nosotros -como personas particulares, en
funcin de los deseos, sueos, ideales, valores y creencias.

La Visin es el horizonte al que queremos llegar, es el norte que

nos orienta.

La Visin:

Se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo

plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones
estratgicas de crecimiento junto a las de competitividad.

El simple hecho de establecer con claridad lo que est haciendo

el da de hoy no dice nada del futuro de la compaa, ni
incorpora el sentido de un cambio necesario y de una direccin a
largo plazo.

Hay un imperativo administrativo todava mayor, el de

considerar qu deber hacer la compaa para satisfacer las
necesidades de sus clientes el da de maana y cmo deber
evolucionar la configuracin de negocios para que pueda crecer
y prosperar.

La Visin:

Por consiguiente, los administradores estn obligados a ver ms

all del negocio actual y pensar estratgicamente en el impacto
de las nuevas tecnologas, de las necesidades y expectativas
cambiantes de los clientes, de la aparicin de nuevas
condiciones del mercado y competitivas, etc... Deben hacer
algunas consideraciones fundamentales acerca de hacia dnde
quieren llevar a la compaa y desarrollar una visin de la clase
de empresa en la cual creen que se debe convertir.

En sntesis, la visin es una exposicin clara que indica hacia

dnde se dirige la empresa a largo plazo y en qu se deber
convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas
tecnologas, de las necesidades y expectativas cambiantes de
 los clientes, de la aparicin de nuevas condiciones del mercado,
etc.

Misin:

Razn de ser o propsito fundamental de una organizacin.

La Misin debe sealar en trminos amplios pero claramente

expresados, las funciones o competencias que la organizacin
debe cumplir.

Juicio general que identifica el propsito fundamental para el

cual fue creada la organizacin y la naturaleza de su negocio.

Quines somos?, Cules son nuestros talentos y componentes

distintivos?

Qu hacemos? Identificando nuestros productos, clientes,

socios y mbitos geogrficos.

Requisitos de la Misin

En qu negocio estamos?

Quines son nuestros clientes? (Geografa)

Qu es valioso para nuestros clientes?

Cules son nuestras convicciones bsicas?

Ejemplo: Aserradero.

Ser un abastecedor nacional de alta calidad y bajo costo de

piezas de madera aserrada, siendo nuestro principal mercado
carpinteras, fbricas de muebles y cualquier empresa que
utilice madera como insumo.

Qu le falta? Cmo se puede mejorar?

Diferencias entre Misin y Visin

Algunos dicen que la visin es ms genrica que la misin y, por

lo tanto, que es menos precisa.
 Otros creen que la visin es algo que yace en la mente de una
persona y, por consiguiente, que es menos objetiva que
subjetiva.

El concepto de misin es ms usual y suele ser definido como el

modo en que los empresarios, lderes y ejecutivos deciden hacer
realidad su visin.

Sin embargo, cabe sealar que existen otros puntos de vista

acerca de las diferencias entre la misin y visin, y que se
pueden resumir en los siguientes conceptos:

Lo que es ahora el negocio (o el motivo, propsito, fin o

razn de ser de la existencia de una empresa u
organizacin en la actualidad), es la misin.

Lo que ser el negocio ms adelante (o el hacia dnde se

dirige la empresa a largo plazo y en qu se deber
convertir), es la visin.

En otras palabras, la misin pone nfasis en la

"actualidad" del negocio, en cambio la visin, en el futuro
a largo plazo de ste.

Fusin de la Misin y Visin

Dentro de las mltiples posibilidades que se pueden dar al

momento de elaborar una exposicin de misin y visin, est la
de tener ambas fusionadas, por ejemplo, en una sola declaracin
de misin.

Acerca de se menciona que en caso de que la exposicin de la

misin de una compaa no solo establezca una diferenciacin
clara del negocio actual, sino que tambin indique hacia dnde
se dirige la compaa y en qu se convertir en los aos
prximos, conlleva a que los conceptos de la misin de la
compaa (o exposicin de la misin) y la visin estratgica se
fusionen; en otras palabras, una visin estratgica y una misin
del negocio orientadas hacia el futuro equivalen esencialmente
a lo mismo .
OBJETIVOS

Los objetivos son los elementos hacia los cuales se orientan las
funciones y actividades de la organizacin. Se les define tambin
como enunciados escritos expresados en palabras o nmeros que
describen los resultados que se esperan en un lapso preestablecido de
tiempo.

Los objetivos se construyen atendiendo a los siguientes

requisitos:

1. Expresarlos por escrito

2. Redaccin clara

3. Deben ser medibles

4. Alcanzables

5. Orientados al trabajo y no a las personas.

6. Los objetivos no son actividades

Por cada objetivo debe existir estrategias y actividades para su

cumplimiento. De acuerdo a la siguiente dinmica:

1. Objetivo General

2. Objetivos especficos

3. Acciones concretas

PLANES DE ACCION

Tctica que define las acciones concretas que se deben poner en

prctica para poder conseguir los efectos de la estrategia.

Ello implica necesariamente el disponer de los recursos humanos,

tcnicos y econmicos, capaces de llevar a buen trmino el plan de
accin.

Cmo se relaciona objetivos, estrategia y plan de accin?

Estrategia

Es una decisin presente para lograr un cambio futuro.

A travs de la estrategia pretendo lograr resultados y cumplir

objetivos.

Se desarrollan planes de accin y se busca optimizar los recursos,

aprovechando las fortalezas de la organizacin.

La idea es desarrollar una ventaja sostenible en el tiempo.

Plan de accin

Las diferentes tcticas que se utilicen en estarn englobadas dentro

de las metas y objetivos definidos por la organizacin a nivel
funcional:
 Funcin Administracin y Finanzas: todos los elementos del rea
financiera relacionados con la utilizacin de los recursos financieros
de la entidad

Funcin Comercial: revisin de las actuales polticas de precios,

productos, distribucin y promocin (mkt mix)

Funcin Recursos humanos: Reclutamiento, seleccin,

contratacin desvinculacin (capacitacin)

Funcin Produccin: Productos (servicios), curva de aprendizaje

y know-how, relacin MC / ventas, etc.

Plan de accin

Las tcticas deben ser consecuentes tanto con la estrategia

competitiva como con los objetivos de la empresa a la que debe
apoyar, como con los recursos de los que dispone la empresa en
el perodo de tiempo establecido.

Se han de determinar, de igual forma, los medios humanos y los

recursos materiales necesarios para llevarlas a cabo, sealando
el grado de responsabilidad de cada persona que participa en su
realizacin, como las tareas concretas que cada una de ellas
debe realizar, coordinando todas ellas e integrndolas en una
accin comn.

Presupuesto

Consiste en las estimacin de los medios necesarios para llevar

a cabo las acciones definidas previamente.

La secuencia de gasto se hace segn los programas de trabajo y

tiempo aplicados.

Para que la direccin general apruebe el plan de marketing,

desear saber la cuantificacin del esfuerzo expresado en
trminos monetarios, as como lo que lleva a producir en
trminos de beneficios.

Despus de su aprobacin, un presupuesto es una autorizacin

para utilizar los recursos econmicos. No es el medio para
alcanzar un objetivo, ese medio es el programa.

MODELO PLAN DE ACCION

TOTAL PRESUPUESTO ASIGNADO

TOTAL PRESUPUESTO ASIGNADO

PRESUPUESTO Rec. Propios Rec. Ajenos TOTAL

Cod-01 370.000 100.000 470.000

SUB-TOTAL 370.000 100.000 470.000

Otros 10.000 10.000

TOTAL 380.000 100.000 480.000

Presupuestos

Es una formulacin de resultados expresados en trminos

numricos
 Puede expresarse en trminos monetarios o de unidades fsicas
(tiempo, unidades de producto, etc.)

Es el instrumento de planeacin fundamental de muchas

empresas

ADEMAS EXISTEN OTROS ELEMENTOS O HERRAMIENTAS DE LA

PLANEACIN LOS QUE SE DESCRIBEN A CONTINUACIN

Polticas

Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o

encauzan el pensamiento en la toma de decisiones

Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en

problemas

Vuelven innecesario el anlisis de la misma situacin cada vez

que se presenta

Permiten delegar autoridad sin perder control

Procedimientos

Permiten establecer un mtodo para el manejo de actividades

futuras

Consisten en secuencias cronolgicas de las acciones requeridas

Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se detalla la

manera exacta en que debe realizarse algo

Reglas

Exponen acciones u omisiones especficas, no sujetas a la

discrecionalidad de las personas

Implican una decisin administrativa en cuanto a la obligada

realizacin u omisin de una accin

La diferencia entre las polticas y las reglas es que las polticas

orientan decisiones en las que se puede actuar a discrecin,
pero en las reglas no se permite la discrecionalidad
Programas

Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas,

asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y
otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de accin
dado

Generalmente se apoyan en presupuestos

Introduccin al concepto de estrategia y su relacin con la planeacin

Caractersticas de las estrategias

Horizonte temporal amplio

Impacto final relevante

Concentracin del esfuerzo en un nmero reducido de fines

Patrn de decisiones uniforme

Engloban a toda la organizacin: desde la asignacin de

recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la
organizacin

Principio de la estructura de estrategias y polticas

Cuanto ms claras sean la comprensin de las estrategias y

polticas y su implementacin en la prctica,

Tanto ms consistente y efectiva ser la estructura de los planes

de la empresa

Planeacin estratgica

Es el proceso formal de planeacin a largo plazo

Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organizacin

Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa

Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante

Proceso de planeacin estratgica

Aunque no existe un proceso universal de planeacin

estratgica, si pueden plantearse una serie de pasos bsicos en
los que el proceso puede fundamentarse
Algunas estrategias: La matriz FODA

Factores internos

Fortalezas Debilidades

Estrategias DO:
Factor Oportuni- Estrategias FO: usar F
superar D para
es dades para aprovechar O
aprovechar O
exter
nos
Estrategias FA: usar F Estrategias DA:
Amenazas
para enfrentar A minimizar D y A
 PLANILLA DE
PLANEACIN
ESTRATGICA COMO
ELEMENTO BSICO
DEL CONTROL
MEDIOS INTERNOS
MEDIOS EXTERNOS FACTORES CRTICOS
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
AMENAZAS FORTALEZAS
VISIN
PARA LOGRAR XITO
DEL
INTERNO FUTURO

DEFINIR
1. MISIN

2.VISION DEL FUTURO IDEAL

3. OBJETIVO

4. PROBLEMAS Y SOLUCIONES
ORGANIZACIN

ORGANIZACIN

Obedece a una estructura adecuada hacia sus objetivos, recursos, procesos y

medio ambiente.

Determina las actividades o tareas ha realizar, quin debe hacerlas, cmo

deben agruparse, quin se reporta con quin y en que nivel deben tomarse las
decisiones.

La organizacin es la forma de combinar las actividades que deben realizarse

con los elementos apropiados, de manera que sus acciones sean las ms
eficientes.

En palabras simples.

LA ORGANIZACIN SE CONCEPTUA COMO UNA ESTRUCTURA Y COMO

UN PROCESO, Y EN LA DIVISIN CUATRIPARTITA DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO (PLANEACIN, ORGANIZACIN, DIRECCIN Y
CONTROL) LA ORGANIZACIN COMPRENDE DETERMINAR LA
ESTRUCTURA DE FUNCIONES, NIVELES JERRQUICOS Y OBLIGACIONES,
AS COMO LA SELECCIN, INTRODUCCIN Y ARTICULACIN DE LOS
ELEMENTOS REALES.

ESTA CLARO!!
Si trato de hacer dos
cosas al mismo tiempo,
no hago ninguna de las
dos
Contratar publicidad
Visitar clientes
Tomar pedidos
Buscar nuevos clientes
 ATENCION!!- La secuencia mas
adecuada es la que permite que las
cosas se hagan muy bien y en el
menor tiempo posible.

INSTRUMENTACIN DE LA ORGANIZACIN

Articulacin de las funciones del personal con los elementos materiales que la
organizacin y la planeacin sealan para el adecuado funcionamiento de un
organismo social.
Con qu?: Recursos materiales
Requisicin
Cotizacin
Decisin de compra
Entrega de los recursos materiales

ESTA CLARO!!
Para que haya una
buena
organizacin, debe
haber una UNIDAD
DE MANDO Y
UNIDAD DE
Unidad
DIRECCION.
de
mando!!

TIPOS DE ORGANIZACIN

FORMAL.
 ES UNA ESTRUCTURA PLANEADA QUE INTENTA DE MANERA
DELIBERADA ESTABLECER UN PATRN DE RELACIONES ENTRE SUS
COMPONENTES, EL QUE CONDUCIR AL LOGRO EFICAZ DEL OBJETIVO.
ES RESULTADO DE UNA DECISIN EXPLCITA.

ORGANIZACIN INFORMAL

COMPRENDE AQUELLOS ASPECTOS DEL SISTEMA QUE NO HAN SIDO

FORMALMENTE PLANEADOS, PERO QUE SURGEN ESPONTANEAMENTE
EN LAS ACTIVIDADES E INTEGRACIONES DE LOS PARTICIPANTES,EN LA
ORGANIZACIN.

ESTRUCTURA
LINEAL
ESTRUCTURA
FUNCIONAL
ESTRUCTURA
MATRICIAL

ESTRUCTURA
CIRCULAR
 ESTRUCTURAS
HIBRIDAS

Direccin
EL PROCESO
ADMINISTRATIVO
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Propsitos
Objetivos
Estrategias
FASE PLANEACIN Polticas
Programas
MECNICA O Presupuestos
Procedimientos
ESTRUCTURAL

Jerarquizacin
Divisin del Trabajo
Departamentalizacin
ORGANIZACIN
Descripcin de funciones
Coordinacin

Toma de decisiones
DIRECCIN Integracin
O Motivacin
FASE EJECUCIN Comunicacin
Supervisin
OPERATIVA O
Establecimiento de
DINMICA estndares
CONTROL Medicin
Correccin
Retroalimentacin
 PROCESO
ADMINISTRATIV
O

Direccin

Es la funcin ejecutiva que consiste en guiar y supervisar a los miembros de la

institucin para el logro de los objetivos.

La ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional,

mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs de la
motivacin, comunicacin y la supervisin.

Principios de la direccin

De la armona del Objeto o Coordinacin de Intereses. La

direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los
objetivos generales de la empresa.

Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio (el mando),

surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos
resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar
conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como
un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal
o arbitrio.

De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y comunicacin que

debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin
de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad
Principios

De la jerarqua. Postula la importancia de respetar los canales de

comunicacin establecidos por la organizacin formal, de tal manera que
al emitirse una orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos
correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad,
debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, as como
prdidas de tiempo.

De la resolucin del Conflicto. Indica la necesidad de resolver los

problemas que surjan durante la gestin administrativa, a partir del
momento que aparezcan.

Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u

obstculo que se antepone al logro de las metas de la organizacin, pero
que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo,
ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender
diversas alternativas

Caractersticas de la direccin

Impartir ordenes.

Acciones destinadas a lograr objetivos.

Se realiza en todos los niveles de la organizacin.

Etapa mas creativa del PA.

Elementos de la direccin.

Motivacin.

Liderazgo.

Comunicacin.

Toma de decisiones.

Motivacin.
 Persuadir o inducir, es decir, convencer a otros para que realicen
determinadas acciones que queremos que las realicen.

La motivacin en esencia consiste en hacer que cada cual cumpla con su

trabajo con entusiasmo, porque deseen hacerlo.

Automotivacin

La podemos definir como la capacidad propia interior, la cual esta relacionada

con la creatividad de cada cual.

Recomendaciones para la automotivacin.

Establecer una meta y no alejarse de ella.

Complementar objetivos de largo plazo con objetivos de corto plazo.

Constantemente aprender cosas nuevas, las cuales signifiquen un

desafi.

Liderazgo.

Esta asociado a la capacidad de mando, el cual tiene que ver con el poder
informal, es decir, que no esta expresamente detallada jurdica como
organizacionalmente, sino con aquella capacidad propia de ciertas personas de
hacerse obedecer por otros.

Ejecutivas o imperativas.

Toma de decisiones.
Se puede definir como la seleccin entre diversas alternativas de un
determinado curso de accin.

Para una buena toma de decisiones es fundamental analizar previamente los

fenmenos y diagnsticos sobre una problemtica determinada, antes de
decidir, y siempre ser mejor el anlisis colectivo que el personal.

Estilos de direccin.

Es una forma o caracterstica de quien ejerce la funcin directiva, la cual esta

determinada fundamentalmente por el carcter del jefe y tambin por
circunstancias institucionales.

Autoritario o autocrtico.

Democrtico o participativo.

Liberal o permisivo.

Autoritario.
 Bajo nivel de motivacin
Poca participacin en el trabajo
Poca colaboracin
Los resultados se obtiene con
presin sicolgica
Se genera clima de temor y
inseguridad

Democrtico o participativo.

Eleva el nivel de la participacin

Aumenta el grado de satisfaccin en el
trabajo
Cuenta con mayor colaboracin apoyo
por parte del grupo
Los resultados de obtienen por
colaboracin
Liberal:

Es el estilo donde el lder delega toda la autoridad a sus seguidores,

dejando as de asumir las responsabilidades mientras que los
seguidores obtienen su propia motivacin, gua y control alcanzando as
una mayor independencia operativa y es entonces cuando el lder
depende de los seguidores para establecer los objetivos.

Caractersticas:

Tiene una estipulacin de un nmero mnimo de reglas.

Proporciona muy poco contacto y apoyo para los seguidores.

El o los seguidores deben ser altamente calificados y capaces para

que este enfoque tenga un resultado final satisfactorio.

Es eficaz si prevalece los factores situacionales.

No importa como se logre el objetivo si no que se haga bien.

Liberal:

Ventajas:

La realizacin de los trabajos son de manera indefinida en el tiempo

como en la calidad.

Se puede aplicar con las personas que le gusta trabajar sin prisa y con
calma.

Desventajas:

Los que realizan el trabajo lo hacen a su criterio y su voluntad.

Las actitudes de las personas depende de su estado de animo.

Promueve la desunin de los grupos.

Promueve las acciones de desorden y prdida de tiempo.

El lder carece de autoridad.

Tienen situaciones indefinidad en las conduccin del grupo, no saben si

son subordinados o seguidores.

Se reconoce al decir " Aqu est el trabajo que van hacer. hganlo como
quieran con tal de que salga bien. Solamente espero que se me informe
cuando tengan problemas sumamente difciles"
 Lema: "Dejar hacer, dejar pasar"

Control

DIRECCIN
Trata de la influencia interpersonal que ejerce la dirigencia de la organizacin
en los individuos para contribuir con el cumplimiento de la misin.

Es la funcin que ayuda a ordenar, coordinar y desarrollar las actividades

propuestas por la planeacin, las cuales son realizadas a travs de la accin
humana.

Instrumentacin:

La motivacin

Estilos y enfoques de liderazgo

La comunicacin

Resolucin de conflictos

CONTROL

Medicin y correccin al desempeo individual y organizacional que permita

garantizar que las acciones se cumplan conforme a lo planeado en los planes y
metas, as como de la correccin oportuna de las desviaciones. Es el proceso
de observar, comparar y corregir.

Instrumentacin:

Control EstratgicoLargo plazo

Control Tctico Mediano plazo

Control Operacional Corto plazo

Control

El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de

indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a
fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito
organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente
tcnico de seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde se
evalan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.
IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque

hasta el mejor de los planes se puede desviar.

El control se emplea para:

Crear mejor calidad

Enfrentar el cambio

Producir ciclos ms rpidos

Agregar valor

Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

BASES DEL CONTROL

Podramos decir que el control se basa en la consecucin de las siguientes

actividades:

Planear y organizar.

Hacer.

Evaluar.

Mejorar.

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que
facilitarn alcanzar la meta de esta. Esto hace necesaria la planificacin
y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo.
 El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la
consecucin de los objetivos.

BASES DEL CONTROL

El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de

la informacin

La mejora es la puesta en prctica de las medidas que

resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al
sistema.

EL PROCESO DE CONTROL

El control administrativo:

Es un esfuerzo sistemtico para establecer normas de desempeo con

objetivos de planificacin, para disear sistemas de informacin, para
comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para
determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, as como para
tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los
recursos de la empresa se usen de la manera ms eficaz y eficiente posible
para alcanzar los objetivos de la empresa

Principios de control

Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el

grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se
delega y la responsabilidad se comparte.

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe

aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas, con anticipacin.

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los

objetivos.

De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se

presenten en relacin con los planes deben ser analizadas
detalladamente.

Del costo de oportunidad: El establecimiento de un sistema de control

debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en
relacin con las ventajas reales que este reporte.
 De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y
tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas
requieren el control.

De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo

debe comprender a la funcin controladora

Tipos de Control

PRELIMINAR

Control preliminar:

Este tipo de control tiene lugar antes de que comiencen las operaciones e
incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para
asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En
vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer
una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.

Control concurrente:

Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los
planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades
segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan ser
llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin directa.

Control de retroalimentacin:

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados

anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable.

reas del control

Las principales reas de control en la empresa son:

reas de produccin: Si la empresa es industrial, el rea de

produccin es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa
fuera prestadora de servicios, el rea de produccin es aquella donde se
 prestan los servicios; los principales controles existentes en el rea de
produccin son los siguientes:

Control de produccin

Control de calidad

Control de costos

Control de los tiempos de produccin

Control de inventarios

Control de operaciones Productivos

Control de mantenimiento y conservacin

Control de desperdicios

rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender o

comercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas

Control de propaganda

Control de Costos

rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los

recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de
caja, entre otros. Los principales controles en el rea financiera se
presentan a continuacin:

Control presupuestario

Control de costos

rea de recursos humanos: Es el rea que administra al personal, los

principales controles que se aplican son los que siguen:

Controles de asistencia y retrasos

Control de vacaciones
 Control de salarios

Tcnicas para el control

Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

Contabilidad

Auditoria

Presupuestos

Reportes, informes

Archivos (memorias de expedientes)

Computarizados

Mecanizados

Grficas y diagramas

Proceso, procedimientos, Gantt, etc.

Procedimiento hombre maquina

Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.

Mtodos cuantitativos

Redes

Modelos matemticos

Investigacin de operaciones

Estadstica

Clculos probabilsticas

Reportes e informes: Se clasifican en

Informes de control que se utilizan para el control directo de las

operaciones.
 Reportes de informacin que presentan datos ms extensos a fin de
que la gerencia pueda formular planes.

Para disear un informe se considera:

Concentracin sobre las acepciones

Claridad y concisin

Complementarse con presentaciones grficas, audiovisuales y verbales

Equilibrio entre la uniformada y la variedad

Frecuencia de los reportes

Evaluacin de la informacin

Administracin por objetivos

La administracin por objetivos constituye una especial actitud, criterio

o filosofa de la administracin, que consiste en que los jefes superiores
discuten en comn con los jefes que dependen inmediatamente de ellos,
la cuantificacin de los objetivos y estndares que deben establecerse.

Grfica de Gantt: Uno de los elementos ms importantes de controlar

es el desarrollo de la realizacin de actividades tanto al tiempo que cada
una de ellas implica para este efecto las cartas o grficas.

AUDITORIAS: El trmino auditoria va ligado a la deteccin de fraudes.

Las auditorias tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la
honradez y justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una
base crtica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorias:
las externas y las internas.

Auditorias externas: Es un proceso de verificacin que implica la

evaluacin independiente de las cuentas y los estados financieros de la
organizacin. Se revisan los activos y los pasivos, as como tambin los
informes financieros con el objetivo de verificar si estn completos y
exactos. La auditoria es realizada por personal contable.

Auditorias internas: Son realizadas por miembros d la organizacin.

Su propsito es ofrecer garanta razonable de que los activos de la
organizacin estn debidamente protegidos y de que los registros
financieros son llevados con la precisin y la confiabilidad suficiente para
preparar los estados financieros.

Fallas en el proceso de control

 Cacera de brujas: el sistema se encamina a la bsqueda de sntomas
y culpables en vez de causas y posibles soluciones.

Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no

ser demasiado especfico e involucrar al total del Personal el cual al
sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio,
reacciona negativamente.

Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas

inspecciones por lo que se vuelve costoso.

Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se vuelve

recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.