ADMINISTRASI KONTRAK KONSTRUKSI

A. PENDAHULUAN

1. Pengertian Kontrak / Perjanjian

Kontrak atau Perjanjian adalah suatu perbuatan dengan mana satu orang atau lebih mengikatkan
dirinya terhadap satu orang atau lebih.Salah satu pihak disebut PIHAK KESATU dan pihak
lainnya disebut PIHAK KEDUA dalam lingkup lingkup jasa konstruksi, pengertian para pihak
adalah :

PIHAK KESATU : Pengguna Jasa

PIHAK KEDUA : Penyedia Jasa

2. Administrasi Kontrak

Administrasi Kontrak merupakan upaya pengelolaan atas kontrak dalam periode pelaksanaannya
sehingga kewajiban dan hak dari masing-masing pihak dapat dijalankan sesuai dengan ketentuan yang
ada dalam kontrak tersebut.Dengan demikian administrasi kontrak diperlukan dalam setiap
pelaksanaan kontrak.Bagi kontraktor Administrasi Kontrak diperlukan dalam mengelola kontrak
selama pelaksanaan proyek agar tercapai target pelaksanaan dalam aspek biaya, mutu, an waktu untuk
memperoleh laba, citra yang baik dari perusahaan serta profesionalisme dalam pelaksanaan
pekerjaan.Dan bagi pengguna jasa Administrasi kontrak diperlukan dalam mengelola kontrak selama
pelaksanaan proyek agar diperoleh hasil pelaksanaan berupa bangunan dan kelengkapannya sesuai
dengan ketentuan-ketentuan yang ditetapkan dalam kontrak.

3. Kedudukan kontrak dalam hubungan kerja

Secara Hukum, perjanjian merupakan undang-undang bagi pihak-pihak yang membuat

Setiap pihak wajib melaksanakan ketentuan kontrak

Setiap kesalahan dalam memenuhi ketentuan akan menimbulkan risiko berujud biaya dan tidak
ada kompensasinya

Contohnya :

Pihak I tidak menyerahkan lahan tepat waktu

Pihak I tidak membayar tepat waktu

Pihak II tidak menyerahkan bangunan tepat waktu

Pihak II tidak memenuhi persyaratan bangunan

Untuk menghindari kerugian karena tidak memenuhi ketentuan, kontraktor harus :

 Menyelenggarakan mutu pelaksanaan sesuai persyaratan

Memahami serta menerapkan ketentuan dalam dokumen kontrak

4. Pemahaman istilah

1. Kontrak : suatu perbuatan dengan mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap
satu orang atau lebih

2. Provisional Sum : sejumlah biaya yang disediakan dan termasuk dalam kontrak, untuk
pekerjaan yang belum ditentukan

3. Prime Cost : sejumlah biaya yang disediakan dan termasuk dalam kontrak, untuk pekerjaan
yang telah ditentukan, umumnya dikerjakan oleh NSC

4. Nominated Sub Contractor (NSC) : sub kontraktor yang ditunjuk langsung oleh Pihak I untuk
pekerjaan tertentu yang telah ditetapkan

5. Force Majeure : atau keadaan memaksa, adalah kejadian atau peristiwa yang terjadi diluar
kemampuan Pihak I maupun Pihak II yang dapat mempengaruhi pelaksanaan kontrak, antara lain
berupa :

a. Bencana alam : banjir, gempa bumi, tanah longsor, badai dan lain-lain

b. Huru-hara, perang, pemberontakan, kerusuhan, kekacauan dan lain-lain

c. Kebakaran

d. Keadaan memaksa yang dinyatakan secara resmi oleh Pemerintah

6. Eskalasi harga : perubahan/kenaikan harga sesuai kondisi pasar

7. Klaim : suatu permintaan akan tambahan harga kontrak, atau waktu pelaksanaan, atau
kompensasi atas terjadinya hal-hal yang bukan kesalahan salah satu pihak dan merugikan pihak
tersebut

8. Sengketa kontrak : perselisihan/perbedaan pendapat antara Pihak I dan Pihak II yang tidak
dapat disepakati atas hal-hal tentang pelaksanaan kontrak

9. Penyelesaian sengketa : upaya mencapai kesepakatan antara dua pihak melalui musyawarah,
atau pengadilan, atau arbitrase

10. Arbitrase : peradilan yang dipilih dan ditentukan sendiri secara sukarela oleh pihak-pihak yang
bersengketa

B. DOKUMEN KONTRAK

Dokumen Kontrak secara lengkap terdiri atas :

a. Dokumen Tender, meliputi :

- Undangan tender

- Petunjuk kepada peserta tender

 - Formulir penawaran dan lampirannya

- Syarat-syarat umum dan khusus

- Speseifikasi Tehnik

- Gambar Tender

- Daftar item dan kuantitas pekerjaan

- Addendum

b. Surat Penunjukan

c. Surat Perjanjian

d. Syarat-syarat Perjanjian

e. Rincian Pekerjaan dan Harga

f. Dokumen lain : Berita Acara Aanwijzing (Risalah Penjelasan),

Berita Acara Klarifikasi, data penyelidikan tanah, dan lain-lain

1. ANATOMI / ISI KONTRAK

Kontrak sekurang-kurangnya memuat ketentuan tentang :

1) Para Pihak, menjelaskan tentang :

a. Nama Instansi / Badan Usaha atau Usaha/ Orang Perorangan

b. Nama Wakil / Kuasa atau Sertifikat Keahlian dan ketrampilan bila Usaha Perorangan

c. Tempat kedudukan dan alamat usaha

2) Rumusan pekerjaan, menguraikan tentang :

a. Pokok-pokok pekerjaan

b. Volume pekerjaan

c. Nilai pekerjaan, dan ketentuan untuk penyesuaian harga

d. Pekerjaan tambah kurang

e. Tata cara penilaian hasil pekerjaan untuk pembayaran

f. Jangka waktu pelaksanaan

3) Pertanggungan

Jenis pertanggungan yang menjadi kewajiban penyedia jasa :

a. Pembayaran uang muka : dengan jaminan uang muka

b. Pelaksanaan pekerjaan : dengan jaminan pelaksanaan

c. Hasil pekerjaan : dengan ditahan sebagian pembayarannya (retensi)

d. Tenaga kerja : dengan asuransi tenaga kerja

e. Tuntutan pihak ketiga : dengan jaminan asuransi

f. Kegagalan bangunan : dengan jaminan asuransi

Dalam pertanggungan diatas dicantumkan :

a. Nilai jaminan / pertanggungan

b. Jangka waktu pertanggungan

c. Prosedur pencairan / pengembalian jaminan

d. Hak & kewajiban masing-masing pihak

Jenis pertanggungan yang menjadi kewajiban Pengguna Jasa:

a. Pengguna Jasa Pemerintah, dengan dokumen ketersediaan anggaran

b. Pengguna Jasa Non Pemerintah, dengan jaminan Bank atau bentuk lain yang disepakati para
pihak

4) Tenaga Ahli, menjelaskan tentang :

a. Persyaratan klasifikasi dan kualifikasi tenaga ahli

b. Prosedur penerimaan dan atau pemberhentian tenaga ahli

c. Jumlah tenaga ahli

5) Kewajiban & Hak masing-masing pihak, meliputi :

a. Kewajiban & Hak Pengguna Jasa

b. Kewajiban & Hak Penyedia Jasa

6) Cara Pembayaran, berisi uraian tentang :

a. Volume fisik pekerjaan yang bisa dibayar

b. Cara/tahapan pembayaran hasil pekerjaan

c. Jangka waktu pembayaran

d. Besarnya potongan retensi, angsuran pengembalian uang muka

e. Denda keterlambatan pembayaran

7) Pekerjaan tambah dan kurang, menjelaskan tentang :

a. Definisi pekerjaan tambah kurang

b. Dasar timbulnya pekerjaan tambah kurang

c. Dampaknya terhadap harga kontrak

d. Dampaknya terhadap waktu pelaksanaan

e. Cara pembayaran pekerjaan tambah

8) Ketentuan mengenai cidera janji (wan prestasi)

a. Bentuk cidera janji

oleh Penyedia Jasa :

i. tidak menyelesaikan pekerjaan

ii. tidak menyerahkan hasil pekerjaan

oleh Pengguna Jasa

i. terlambat serahkan lahan, sarana pelaksanaan

ii. terlambat membayar

iii. tidak membayar

b. Bila satu pihak cidera janji, pihak lainnya mendapat kompensasi berupa antara lain :

i. perpanjangan waktu

ii. penggantian biaya

iii. pemberian ganti rugi

iv. perbaikan hasil pekerjaan

9) Penyelesaian perselisihan

Dalam hal penyelesaian perselisihan kontrak, didalamnya memuat ketentuan :

a. penyelesaian menggunakan lembaga peradilan, yaitu melalui pengadilan sesuai Hukum Acara
Perdata, atau Pengadilan Niaga

b. penyelesaian menggunakan alternatif penyelesaian sengketa, yaitu melalui upaya mediasi atau
konsiliasi, atau arbitrase

10) Ketentuan mengenai pengakhiran/pemutusan kontrak, menguraikan tentang :

a. bentuk pemutusan yang disepakati, atau pemutusan sepihak

b. kewajiban dan hak masing-masing pihak sebagai konsekuensi dari adanya pemutusan kontrak
11) Ketentuan mengenai keadaan memaksa (force majeure), meliputi :

a. risiko-risiko khusus yg disepakti sebagai keadaan memaksa

b. kewajiban & hak masing-masing pihak bila terjadi keadaan memaksa

12) Kewajiban para pihak dalam hal kegagalan bangunan, menjelaskan tentang :

a. jangka waktu pertanggung jawaban kegagalan bangunan

b. bentuk tanggung jawab terhadap kegagalan bangunan

13) Ketentuan mengenai perlindungan pekerja, meliputi :

a. kewajiban memenuhi ketentuan perundangan

b. bentuk tangung jawab dalam perlindungan pekerja

14) Ketentuan mengenai aspek lingkungan, menjelaskan tentang :

a. kewajiban memenuhi ketentuan perundangan

b. bentuk tangung jawab mengenai gangguan terhadap lingkungan dan manusia

15) Ketentuan-ketentuan lain diantaranya :

a. mengenai hak atas kekayaan intelektual (hak cipta/paten)

b. mengenai pemberian insentif

c. mengenai sub penyedia jasa (sub kontraktor) dan pemasok

d. mengenai penggunaan dua bahasa

e. bahwa kontrak konstruksi tunduk pada hukum yang berlaku

2. PERUBAHAN PERJANJIAN

Terhadap suatu perjanjian/kontrak dimungkinkan adanya perubahan, yaitu :

Perjanjian Amandemen (amendment contract)

bila ada satu atau lebih ketentuan harus dirubah (misalnya perubahan waktu pelaksanaan)

Perjanjian Addendum (addendum contract)

bila ada tambahan ketentuan baru (misalnya tambahan biaya eskalasi)

Perjanjian Suplemen (supplementary contract)

bila ada tambahan ketentuan diluar substansi kontrak

3. KONSEKUENSI ATAS WAN PRESTASI

Perlu disadari bahwa bagi kedua pihak ada konsekuensi :

Bagi Pihak Kedua : kesalahan memenuhi ketentuan kontrak (wan prestasi) akan menimbulkan risiko
biaya tanpa imbalan pendapatan

Bagi Pihak Kesatu : kesalahan memenuhi ketentuan kontrak (wan prestasi) akan menimbulkan risiko
klaim dari Pihak Kedua, yang akan menambah Anggaran Proyek

Agar hal tersebut tidak terjadi, kontraktor harus :

1. Menyelenggarakan mutu pelaksanaan yang baik

2. Memahami & menerapkan ketentuan kontrak

4. SUBSTANSI /ISI KONTRAK YANG PERLU DIWASPADAI

1) Pembayaran

a. Jaminan pembayaran, bila tidak ada jaminan pembayaran dari Pihak I bisa timbul masalah
dalam kelancaran pembayaran prestasi pekerjaan

b. Pembayaran berdasarkan bagian pekerjaan yang harus selesai penuh (sistim mile stone). Bila
dalam penyelesaian penuh dari suatu bagian pekerjaan menemui kendala, maka pembayaran atas
bagian tersebut akan bermasalah

c. Pembayaran sistim progres payment dengan nilai besar 25 %, 50 %. 75 %, 100 %, hal ini akan
menuntut Pihak II mempunyai modal kerja yang cukup besar

d. Tidak ada uang muka, menyebabkan Pihak II harus menyediakan modal kerja yang cukup besar

2) Pekerjaan tambah kurang

Didalam menangani pekerjaan tambah kurang perlu diperhatikan :

a. Segera konfirmasi perubahan tersebut sehingga formal / sah

b. Dibuat analisis dampak pekerjaan tambah kurang tersebut pada harga dan waktu kontrak

c. Segera ajukan perubahan biaya sampai final

d. Setelah secara legal disetujui baru pekerjaan tambah kurang dilaksanakan (idealnya begini)

3) Sanksi dan Denda

a. Denda keterlambatan penyelesaian pekerjaan (satu permil sehari) diberi batas maksimum 5%
dari nilai kontrak

b. Bila denda keterlambatan diterapkan secara parsial, harus manjadi perhatian untuk tidak
dilanggar
c. Perlu mencantumkan kompensasi untuk keterlambatan pembayaran

d. Perlu dicantumkan ketentuan tentang batas keterlambatan dalam pembayaran dengan sanksi :

Penyedia Jasa menghentikan kegiatan dan segala risiko ditanggung Pengguna Jasa

4) Penyelesaian sengketa

Perlu dicantumkan klausul tentang penyelesaian sengketa :

a. Penyelesaian melalui BANI, atau melalui arbitrasi dan menggunakan aturan BANI, atau

b. Penyelesaian dengan mediasi (melalui mediator) atau dengan konsiliasi (melalui konsiliator),
atau

c. Penyelesaian melalui Pengadilan Negeri

5. PETUGAS YANG HARUS MEMAHAMI KONTRAK

a. Periode Pra Kontrak :

Petugas yang duduk di Tim Penghitungan Tender di Cabang & Kantor Pusat

b. Periode Pelaksanaan Kontrak :

i. Direktur Operasi / Tehnik (PJT)

ii. Manager Pengendalian

iii. Kepala Proyek / Site Manager

iv. Staf Tehnik Proyek

C. K L A I M

Klaim adalah bentuk permintaan, atau tuntutan, yang diajukan oleh salah satu pihak dalam suatu
perjanjian kepada pihak lainnya berupa pembayaran, atau ganti rugi, atau tambahan waktu, atau
kompensasi atas timbulnya hak dari satu pihak terhadap pihak lainnya, atau atas kesalahan memenuhi
kontrak oleh salah satu pihak.

Klaim oleh Penyedia Jasa

NO.

KEJADIAN

KLAIM

1.
Penyerahan lahan terlambat

a. Idle cost sumber daya (alat, tenaga, material)

b. Biaya umum (overhead)

c. waktu

2.

Pembayaran termin terlambat

Cost

3.

Pekerjaan tambah

Tambahan nilai kontrak

4.

Pekerjaan kurang

Pegguna jasa mengurangi nilai kontrak

5.

Kejadian pada lingkup lokal, nasional, regional atau global yang berdampak kerugian yang signifikan

a. Penyesuaian harga atau meninjau kembali lingkup pekerjaan

b. Waktu

Penalti / denda oleh Pengguna Jasa

NO.

KEJADIAN

PENALTI

1.

Penyerahan pekerjaan terlambat

Denda (liquidated damage)

2.

Kualitas pekerjaan kurang

Harga dikurangi/kerja ulang

3.

Ada bagian pekerjaan yang tidak diterim karena tidak memenuhi ketentuan

Mengulang kembali, atau dikerjaan oleh pengguna jasa dengan biaya beban penyedia jasa

Dalam hal timbul kejadian merugikan diluar kekuasaan para pihak, maka :

Bila ada aturan dalam kontrak, harus diikuti

Bila tidak ada aturan dalam kontrak, perlu disepakati cara penanganannya

Terdapat dua kelompok klaim

1. Klaim yang dasar pengajuannya ada dalam kontrak (contractual claim)

klaim biaya perubahan pekerjaan

klaim biaya dan waktu atas penundaan penyerahan lahan

2. Klaim yang dasar pengajuannya tidak tercantum dalam kontrak (non contractual claim)

klaim kenaikan kurs mata uang asing

klaim biaya dan waktu atas penghentian pekerjaan oleh alasan yang bukan kesalahan kontraktor

PROSES KLAIM

1. Setiap kesalahan Pihak I dikonfirmasi secara tertulis

2. Bila harus mengerjakan diluar lingkup pekerjaan: diminta instruksi/konfirmasi tertulis

3. Saat melaksanakan pekerjaan butir 1) dan 2), dibuat surat pemberitahuan secara rinci (kapan,
berapa lama, alat apa, material apa, tenaga kerja berapa, dan lain-lain)

4. Buat foto dokumen sebelum, selama dan selesai pelaksanaan

5. Setelah pekerjaan selesai, buat konfirmasi atau Berita Acara

6. Pengajuan klaim dibuat jangan sampai terlambat, karena posisi tawar akan lemah

7. Berkas pengajuan klaim disusun lengkap, akurat, jelas, menarik

8. Diupayakan kondisi yang baik/kondusif, berupa :

a. kinerja pelaksanaan selalu dibuat baik

b. hubungan interpersonal dengan Pihak I dijaga baik

c. suasana perundingan tetap hangat & bersahabat

9. Hasil perundingan dibuat formal

D. KETERKAITAN KONTRAK DENGAN PERATURAN PERUNDANGAN

- Ketentuan-ketentuan dalam dokumen kontrak tidak dibenarkan bertentangan dengan

Peraturan Perundangan

- Bila terdapat yang bertentangan: ketentuan tersebut batal demi hukum

- Bila terdapat hak satu pihak (kewajiban pihak lain) tidak tercantum tetapi dibenarkan peraturan
per-undangan, maka hak tersebut memenuhi syarat untuk dituntut

1. Ketentuan tentang kegagalan Bangunan

- UU. No. 18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi, pasal 25, 26, 27, 28

- Peraturan Pemerintah No. 29 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi pasal
34 s/d 48

2. Ketentuan tentang Peran Masyarakat

- UU. No. 18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi, pasal 29, 30

3. Kegagalan Bangunan

- keadaan tidak berfungsinya bangunan, sebagian atau keseluruhan, dari segi teknis, manfaat, K
3 atau keselamatan umum

- bisa karena kesalahan dari Penyedia Jasa (Pelaksana Konstruksi, Perencana Konstruksi, dan
Pengawas Konstruksi) atau Pengguna Jasa

Langkah preventif penting :

- Bila lingkungan bangunan ( tanah, air, cuaca, beban dll) mempunyai kondisi yan
memungkinkan bangunan berubah/deformasi, maka dalam BA Penyerahan Pekerjaan diberi catatan
bahwa bila hal itu terjadi bukan tanggung jawab Penyedia Jasa

4. Peran Masyarakat sesuai UU. No. 18/1999 Pasal 29 :

a. Masyarakat berhak untuk :

i. melaksanakan pengawasan untuk mewujudkan tertib pelaksanaan

Jasa Konstruksi
 ii. memperoleh penggantian yang layak atas kerugian yang
dialami secara langsung sebagai akibat penyelenggaraan Jasa Konstruksi

b. Masyarakat berkewajiban

i. menjaga ketertiban dan memenuhi ketentuan yang berlaku

dibidang pelaksanaan Jasa Konstruksi

ii. turut mencegah terjadinya pekejaan konstruksi yang

membahayakan kepentingan umum.

Masyarakat bisa memberikan kritik, usulan, protes, pernyataan curiga sampai tuduhan

c. Sebagai antisipasi, agar diupayakan :

i. Pelaksanaan pekerjaan mengikuti ketentuan-ketentuan dalam

kontrak

ii. Interaksi dengan masyarakat sekitar dilakukan dengan baik

iii. Tetap menjaga lingkungan sekitar proyek dalam keadaan baik

E. PENGAKHIRAN KONTRAK

Kontrak konstruksi berakhir bila :

a. Pelaksanaan kontrak selesai s/d penyerahan terakhir, dan semua kewajiban dan hak
masing-masing telah diselesaikan,atau

b. Dilakukan pemutusan kontrak oleh salah satu pihak oleh suatu sebab sesuai kontrak, dan
semua kewajiban dan hak yang timbul pada masing-masing pihak telah diselesaikan, atau

c. Dilakukan pemutusan kontrak atas kesepakatan para pihak sesuai kontrak, dan semua
kewajiban dan hak yang timbul pada masing masing pihak telah diselesaikan

F. URUTAN KEKUATAN / PRIORITAS DOKUMEN

Bila terdapat hal-hal yang bertentangan / tidak sama pada satu dokumen gengan dokumen lainnya,
umumnya berlaku :

Dokumen yang lebih akhir adalah yang lebih kuat / mengikat untuk dilaksanakan

Dalam hal tidak ditentukan, urutan prioritas untuk dilaksanakan berdasarkan urutan adalah :

1. Instruksi tertulis Pengawas/Wakil Pemilik Proyek

2. Kontrak Adendum
3. Surat Perjanjian dan Syarat-syarat Perjanjian

4. Surat Perintah Kerja, Surat Penunjukan

5. Berita Acara Negosiasi

6. Berita Acara Klarifikasi

7. Berita Acara Aanwijzing/Risalah Rapat Penjelasan

8. Syarat-syarat Administrasi

9. Spesifikasi/Syarat Tehnis

10. Gambar Rencana Detail

11. Gambar Rencana

12. Rincian Nilai Kontrak

G. FORMAT STANDAR KONTRAK

Meskipun di Indonesia belum ditetapkan suatu standar kontrak, tetapi sebagai referensi dapat
digunakan antara lain :

a. Standar kontrak dari FIDIC (Federation Internationale Des Ingeuneurs Conseils) atau
International Federation of Consulting Engineers.

b. Standar kontrak dari JCT (Joint Contract Tribunal)

H. BENTUK KONTRAK

Terdapat beberapa jenis bentuk kontrak dalam jasa konstruksi, tetapi yang banyak ditemui adalah
bentuk kontrak :

a. Kontrak Lump Sum (Lump Sum Contract)

- Kontrak Lump Sum nilainya akan tetap sepanjang tidak ada perubahan pada lingkup/scope
pekerjaan, baik menyangkut kuantitas maupun kualitasnya

- Kuantitas pekerjaan pada RAB hanya dipakai sebagai dasar perhitungan dalam penawaran, dan
pembayaran prestasi pekerjaan, sedangkan risiko kekurangan kuantitas atau kelebihan kuantitas
menjadi tanggung jawab Pihak II/kontraktor

b. Kontrak Harga Satuan (Unit Price Contract)

- Kuantitas pekerjaan dihitung bersama oleh kedua pihak berdasarkan keadaan lapangan, tetapi harga
satuan pekerjaan tidak berubah

- Dalam penawaran, kuantitas pekerjaan ditetapkan oleh Pihak I untuk dasar perhitungan harga
penawaran