Anda di halaman 1dari 8

KOMUNIKASI BISNIS

SAP 12

Oleh

Kelompok 1

Putu Kodyawati 1506305064

Ni KadekJyoti Krishna Maheswari 1506305084

Dewa AyuNyomanShintya Devi 1506305086

PROGRAM REGULER

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2016

1. PENGERTIAN LAPORAN BISNIS


Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu (Boovee dan
Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur,
yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu instansi/lembaga, ke
lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah (Himstreet dan baty dalam
Purwanto, 1997:88).

Sementara itu, Herta A Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya Effective Business
Communication menyatakan bahwa laporan bisnis (business report) tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan
berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.

Atas dasar difinisi tersebuat dapat simpulkan bahwa suatu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik
seperti netral, tidak berpihak, objektif, menyajikan data, disusun secara sistematis, menyangkut informasi eksternal
maupun internal, biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi, memiliki tujuan yang
jelas.

Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi keperluan,
antara lain:

1. Untuk memonitoring dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan operasional, laporan
kegiatan personal.

2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan


perusahaan. Misalnya: kebijakan penempatan posisi kerja.

3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan.
Misalnya laporan pajak, laporan analisis, dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuh).

4. Untuk mendokumentasikan presentasi kerja yang yang diperlukan. Misalnya laporan perkembangan, dan
laporan akhir suatu kegiatan.

5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atas masalah
tertentu. Misalnya laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting, laporan justifikasi.

6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya: proposal penjualan.

2. JENIS JENIS LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek, formalitas, keasliaan,
frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan. Masing-masing penggolongan
tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini :
a. Berdasarkan Fungsinya
Laporan informasi (Information Report)

Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa melakukan
analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah laporan
perkembangan (progress reports), laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan (quarterly report).

Laporan analitikal(Analitycal Report)

Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil kesimpulan dan memberi
rekomendasi(recommendation report), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification report).

b. Berdasarkan Subjeknya

Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut diperoleh. Sebagai contoh
adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi,
laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan laporan-laporan
teknik.

c. Berdasarkan formalitasnya
Laporan formal (long reports)

Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup masalah-masalah
kompleks. Namun demikian, pengertian panjang bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.

Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1)Body teks: pendahuluan, isi dan penutup; (2) prefatory
part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis,
abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan
akhir, daftar istilah dan indeks.

Laporan informal (short reports)

Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun demikian, sejumlah laporan informal
mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.

d. Berdasarkan Keasliannnya
Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite atau orang
lain.
Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.
Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.
Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-
sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh nagara.
e. Berdasarkan Frekuensinya

Laporan berkala (periodic reports)

Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Termasuk dalam
laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjulan setiap hari, laporan biaya setiap
minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan komite setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.

Laporan khusus (special report)

Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik (khusus) seperti
munculnya krisis dalam perusahaan.

f. Berdasarkan Jenisnya

Laporan Memorandum (periodic report)

Laporan yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.

Laporan surat (letter report)

Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang didalam berisi
alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi

Laporan dalam bentuk cetakan

Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan baris-baris kosong.

Laporan formal (formal report)

Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan formal sering juga disebut dengan
laporan panjang (long report).

g. Berdasarkan Kegiatan Proyek

Dalam melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu

Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan
cara melakukan pelatihan pegawai.

Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala

Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.
h. Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan

Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, mencakup jadwal
pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.

Resolusi (resolation) adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus suatu
pertemuan.

Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung, mencakup catatan
semua hal yang terjadi dalam pertemuan.

Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resm, yang cakupan bahasanya luas dan berisi hasil-
hasil pertemuan atau konferensi penting.

3. PERENCANAAN LAPORAN DAN PROPOSAL


Persiapan adalah sesuatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu juga denganmembuat laporan
bisnis. Adapun persiapan yang diperlukan sebelum menulis laporanmencakup palingg tidak lima tahapan berikut ini:
a. Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan; apa yang diinginkan, berapa banyak, mengapa,dan kapan, akan membantu
Anda dalam menetapkan masalah, ruang lingkup,keterbatasan dan judul suatu laporan.
b. Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan
Perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan, baik dari segi pendidikannya,pengalamannya maupun
sikap emosionalnya, agar laporan bisnis yang disampaikandapat mengenai sasaran.
c. Menentukan ide atau gagasan
Tuliskan semua ide yag terlintas secara umum, kemudian buatlah laporan berdasarkanrencana kerja yang rinci.
d. Mengumpulkan bahan yang diperlukan
Untuk beberapa laporan mungkin Anda mempunyai data dalam ingatan Anda. Namun Anda perlu juga mencari
data-data tambahan dengan melakukan penelitian sekunder.

e. Menganalisis dan menafsirkan data


Analisis atau penafsiran harus seobjektif mungkin, berusahalah jujur dan tidakmenghilangkan atau memanipulasi
fakta yang relevan.
4. BAGIAN UTAMA LAPORAN BISNIS
1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni :
a) Pemberi kuasa adalah individu/ organisasi yang meminta laporan
b) Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam konflik bisnis
c) Masalah, baisanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis
dinyatakan
d) Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis
e) Ruang lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan
bisnis
f) Metodologi, mengacu kepada metode pengumpulan informasi
g) Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik
sumber tertulis maupun sumber lisan
h) Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu, maka
latar belakang harus disampaikan
i) Defenisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus
menjelaskan kepada pembaca defenisi yang kita maksudkan
j) Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraph dengan
ataupun tanpa judul Pendahuluan. Bahkan, dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi
setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2. Isi Laporan
Bagian terpenting dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan dalam bagian ini, kita membahas dan
mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Disamping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud
penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan
relevan.

3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga
mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam laporan informasional bagian penutup
ini dinamakan rangkuman. Sedangkan pada laporan Analitis disebut kesimpulan dan rekomendasi. Hal-hal yang
dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut :
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh kadang kalahnya berisi poin-poin yang penting,
kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian
b. Kesimpulan, beisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita
sebagai penulis
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran
yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/ projek yang akan
dilaksanakan.
5. PENGORGANISASIAN ISI LAPORAN BISNIS
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara dedukasi
(cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).
a) Cara pertama
Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu
baru dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika
pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:
Eksekutif yang sibuk,
Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,
Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral
Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
Kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
Ingin mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi

b) Cara kedua
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru
kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara
induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:
Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan
rekomendasinya,
Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (berita buruk),
Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya
Perlu membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi
6. PENGORGANISASIAN LAPORAN SINGKAT (SHORT-FORM REPORT)
Laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit. Bagi pencapaiaan komunikasi yang
efektif laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri satu atau dua halaman.
Secara umum laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan halaman judul, surat pengantar, daftar
isi dan rangkuman, karena hanya terdiri atas 1 atau 2 lembar halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih
menekankan pada tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal antara lain :
a) Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
b) Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
c) Judul dan sub-sub judul dalam tubuh laporan.
d) Format memo atau surat.
7. PENGORGANISASIAN LAPORAN FORMAL (LONG-FORM REPORT)
Secara fisik, hal yang membedakan long-form report atau laporang panjang dengan short-form report adalah
bahwa jumlah halaman laporan panjang lebih banyak dibandingkan dengan jumlah halaman laporan singkat. Dalam
penyusunan sebuah laporan panjang biasanya ada beberpa poin yang harus lebih dicermati dibandingkan dengan
penyususnan laporan singkat seperti perumusan masalah, outline untuk analisis, rencana kerja, penelitian, analisis
data. Seringkali suatu masalah yang dirumuskan untuk kita telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas
terhadap suatu laporan. Bila hal ini terjadi, kita perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut disusun, sebelum
kita melakukan penelitian lebih jauh. Kemudian, dengan menggunakan outline untuk keperluan analisis
memungkinkan kita untuk memecahkan masalah, sebagaimana membuat outline laporan memungkinkan kita
menulis dengan cara yang sistematis. Yang perlu digarisbawahi dalam hal ini antara lain adalah sebagai berikut:
Mengembangkan sturktur yang logis jika tujuan umum kita adalah untuk memberikan informasi tentang
suatu latar belakang diaman orang lain akan menafsirkannya, maka outline informasional lebih sesuai untuk
digunakan jika tujuan penelitian kita adalah untuk menghasilkan suatu kesimpulan dan rekomendasi, amak kita dapat
menggunakan outline analitis, meskipun pendapat kita secara jelas didasarkan pada fakta-fakta yang ada mengatur
aturan pembagian. Bagaimana kita dapat membagi ide-ide kita dengan baik? Berikut ini adalah beberapa aturan
singkat tentang pembagian suatu id eke dalam beberapa komponen:
Memilih prinsip dasar pembagian secara benar,
Batasi suatu prinsip pada suatu waktu ketika membagi,
Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda,
Teliti dalam melakukan pendaftaran semua kelompok
Menyusun outline pembuka bahwasanya outline pembuka memberikan kepada kita suatu kerangka yang
memudahhkan kita melakukan penelitian. Hal ini yang juga penting untuk diperhatikan dalam menyusun laporan
panjang adalan penyusunan rencana kerja.Jika kita melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal
itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut,
kebanyakkan proposal memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika proposal (usulan) diterima.
Disamping rencana kerja, kegiatan penelitian untuk mendapatkan data merupakan hal yang sangat penting
dalam laporan panjang data dapat diperoleh baik dari sumber primer (tangan pertama) maupun sumber skunder
(tangan kedua) data dapat diperoleh dengan cara antara lain melakukan wawancara, menyeberkan angket atau
kuisioner, ataupun dengan melakukan pengamatan (observasi). Dan akhirnya, kita perlu memperhatikan bagaimana
kita menganalisis data yang telah kita kumpulkan dalam kegiatan penelitian tersebut diatas. Proses analisis pada
prinsipnya adalah suatu pencarian hubungan diantara sebagai fakta dan data yang ada dari berbagai dusut pandang
sehingga kita dapat memperoleh jawaban dari berbagai pertanyaan yang ada dalam peruusan masalah dan rencana
kerja dalam laporan kita.