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AMINISTRACION EN UNA PAGINA

INTRODUCCION:

Este libro nos introduce a la administracin en una pgina. Fue escrito de una manera
distinta a muchos libros de administracin. Riaz Khadem y Robert Lorber luego de ser
convencidos por Kenneth H. Blanchard de utilizar el mismo formato de un libro anterior
Ejecutivo al minuto (tambin de Bob Lorber), escribieron una trama ficticia para hacer
mucho mas digerible el texto para personas no relacionadas a la administracin. Este
libro nos relata la historia de Brian Scott al ser contratado por una compaa decadente,
Xcorp. El reto de darle un vuelco a esta en un lapso de 2 aos. Y como conoce a un
misterioso personaje, el Infoman, quien lo introduce a el y a Xcorp a la administracin
de una pagina cambiando totalmente el esquema de la compaa.

Nuestro trabajo consiste en un resumen de cada una de las 4 partes de este libro y
luego su anlisis en base a lo entendido y aplicable a la realidad.
Primera parte
EL PROBLEMA DE LA INFORMACION

Este capitulo es el inicio de la trama. Aqu nos plantean en la historia ficticia la situacin
deplorable en la que se encuentra Xcorp y la decisin corporativa de contratar a Brian
Scott. El acuerdo ha sido darle 2 aos de libertad a cargo de Xcorp. El reto darle un
vuelco a la compaa.

Al llegar el primer da al trabajo el objetivo a corto plazo se ya estaba fijado, haba que
averiguar que haba salido mal con aqu. Khadem y Sorber nos presentan un
pensamiento interesante: si usted no sabe que es lo que anda mal no lo puede
arreglar

Brian Scott ya haba revisado los reportes financieros de Xcorp, ya sabia que las cosas
estaban mal y estos no lo ayudaran a averiguar nada. Para una investigacin mas a
fondo mando a si secretaria Joanne Evans a citar a varias personas.

El primero en su lista fue el director financiero, Joe Rayner. Este le atribuyo la cada de
la compaa al antecesor de Scott, dijo que la causa es que se expandi con mucha
rapidez, diversificndose en muchas reas, lo que los obligo a recurrir a los mercados
financieros para obtener capital en una poca que el costo del dinero era bastante alto y
la reputacin de solvencia de la compaa se estaba deteriorando. El problema se
agravaba debido a la falta de experiencia en las reas en las que Xcorp comenzaba a
laborar y no podan brindarles satisfaccin a los clientes. Esta fue la versin de Rayner.

Al estar algo de acuerdo con Rayner pens que lo mejor era pasar a investigar la
produccin, as que mando a llamar a Tom Brown, el director de produccin, este le
hecho la culpa al departamento de ventas. As siguieron las entrevistas durante todo el
da. Los nicos adelantos pactados fueron que el jefe de informacin, Ken Jonson y la
directora de recursos humanos Gail Locke quedaron en entregarle informes acerca de a
compaa y su personal respectivamente para el da siguiente.

El martes tras haberle presentado los informes a Scott sobre la compaa, a este se le
presento un problema nuevo: El problema de la informacin. El total de hojas de papel
sobre el escritorio de Brian Scott era abrumador, no haba respuestas concretas, solo
toneladas de papel con exceso de informacin. Aunque tuviese el tiempo para leerlo
todo dudosamente conseguira respuestas en aquel bulto. Lo nico interesante que por
su escritorio haba pasado eran 2 cartas cortas. Una el da anterior y una junto a todos
estos informes en el da actual. Ambas cartas eran concisas y el remitente solo deca
que poda resolver el problema de informacin que tenia Scott. En ambas firmaba El
Infoman.

Luego de que Scott estuviese a punto de darse por vencido se dieron varios giros y
trmino citndose con este personaje, el Infoman. Este es quien le enseara como
cambiar la forma de sus respuestas de un montn de papel impreso a solo 3 informes
de una pgina. Estos son: El informe de enfoque, el informe de retroalimentacin y el
informe de administracin.

En su primer encuentro se dedicaron a buscar informacin preeliminar. Queda


estipulado que las dos palabras claves son xito e informacin. Y entonces le pregunta
Infoman a Scott, que significaba el xito para el. Luego de ah derivan que como se
daran cuenta cuando haya alcanzado ese estado que para el era el xito y el status
actual en referencia al xito. Todo se escribi en una hoja sencilla que deca as:

El xito definido por Brian Scott

rea de xito: Darle un vuelco a Xcorp

Factores Clave del xito Status Meta


Precio por accin US $20 US $30
Participacin de mercado 10% 20%
Relacin Pasivo-Capital 0.9 0.5

Luego de hacer esto y en la hora del almuerzo Scott expuso una preocupacin que lo
aquejaba. Esto haba sido a nivel personal y a nivel grupal seria totalmente distinto. El
Infoman le avisa que ya tena ese problema premeditado y resuelto. El haba escrito una
gua corta de 4 pasos a seguir:

LOS CUATRO PASOS SENCILLOS PARA DEFINIR FACTORES CLAVE DE XITO.


Paso 1
CONOZCA SUS RELACIONES IMPORTANTES

Paso 2
DEFINA SUS AREAS DE XITO DESDE DIFERENTES PUNTOS DE VISTA

Paso 3
IDENTIFIQUE LOS FACTORES CLAVE DE XITO PARA CADA AREA DE XITO

Paso 4
DETERMINE DONDE ENCONTRAR EL STATUS DE CADA FACTOR CLAVE DE
XITO
Luego de discutir en la oficina estos puntos, termino la cita y pasamos a nuestro
siguiente capitulo.

ANALISIS
En esta primera parte del libro los autores nos introducen a la situacin ficticia y a los
personajes principales de esta. El Infoman vendra siendo la parte cognoscitiva de la
administracin, es quien nos enseara por el resto del libro el proceso de la
administracin en una pgina.
En este capitulo se introduce el proceso de recopilacin de informacin preeliminar.
El primer paso es preguntarse a si mismo que es el xito para si mismo con respecto a
la empresa que se este llevando a cabo. Luego se especifica cuales son los factores
clave del xito, estos son hechos que al darse sern indicadores de xito, con lo que
nos enteraremos cada vez que nos acerquemos a nuestras metas.
Despus hay que buscar cual es el Status actual de la empresa en razn a las metas
que queremos alcanzar, este es el estado de cada factor de xito en la empresa en la
actualidad. Despus sacar la informacin personal se necesita rehacerse esta pregunta
del xito pero esta vez con respecto al punto de vista de nuestras relaciones. Estas son
el contratista, el jefe y los clientes. Entonces se vuelve a escribir lo que es el xito pero
con respecto a satisfacer a cada relacin. Y a cada rea de xito se le asignaran sus
propios factores clave del xito.
Segunda Parte
ADMINISTRACION EN UNA PGINA

En este segundo capitulo se nos introduce mas a un personaje, Tom Brown, el director
de produccin de Xcorp. Pero por ahora continuemos donde quedamos la vez pasada.

Era jueves por la maana y Brian Scott esperaba al Infoman, como haban acordado su
cita. Este apareci rebozante de energa y lleno de entusiasmo como siempre. El trato
era que en esta ocasin el Infoman le mostrara a Scott como hacer el primer informe de
una pagina, el Informe de Enfoque, basado en la informacin preeliminar que antes
haban recopilado. Luego de varias explicaciones y borradores as quedo este primer
informe.

INFORME DE ENFOQUE PARA BRIAN SCOTT


AREA DE XITO #1: REESTRUCTURACION FINANCIERA DE XCORP.
Precio por accin 20 25 30 35 M
Relacin pasivo-capital 0.9 0.7 0.6 0.5 M
Razn Corriente 1.2 1.7 2.0 2.5 M
Identificacin lneas de Planeac. Mayo 15 Mayo 1 Mar. 1
prod. antieconmica
Reduccin de personal Planeac. Mayo 1 Abril 1 Mar. 1
Reduccin de costos Planeac Mayo 1 Abril 1 Mar. 1

AREA DE XITO #2: REESTRUCTURACION DEL MERCADEO DE XCORP.


Posicin en la industria 5 5 2 1 -
% participacin de 10 12 15 20 M
mercadeo
Plan de Reorganizacin Hecho Abril 1 Mar. Mar. 1
30

AREA DE XITO #3: VIABILIDAD FINANCIERA A LARGO PLAZO


Incremento en el valor -0.5 5 10 15 M
agregado ($ Mil)
% crecimiento en la 1 1 3 5 M
base de clientes
% crecimiento en activos 4.2 4.0 6.0 8.0 M
producidos

AREA DE XITO #4: VIABILIDAD DEL MERCADO A LARGO PLAZO


% obsolescencia del 45 50 30 10 -
producto
Hacer alianzas externas Planeac. Septiembre Agosto Julio 1
de comercializacin 1 1

En este informe cada rea de xito esta basado en los distintos puntos de vista segn
las relaciones del individuo. La primera columna representa los factores clave de xito
en cada rea, la segunda el status actual de la compaa. Las 3 siguientes columnas
son metas que se explican as:
Meta mnima: esta es la mnima requerida para ser aceptable.
Meta satisfactoria: esta es la meta con la que puede comenzar a celebrarse, ya que se
va en buen camino y es un xito el mtodo utilizado en dicho proyecto.
Meta de nivel destacado: esta es la meta a buscar, la que nos seguir impulsando a
tener un mejor desempeo.
Por ultimo la 5ta columna representa nuestra opinin con respecto al desempeo actual
de los proyectos en el informe, la M es por mal progreso y la B es por buen progreso
(ntese que en esta primera plantilla no hay ninguna B).

Luego de elaborar el primer informe de Scott le dijo que tenia que comenzar a hacer
que sus colaboradores aplicaran la administracin en una pagina tambin.
Culmino la cita del Infoman y Scott.

Nuestro personaje principal se puso a meditar por donde comenzar a aplicar la


administracin de una pagina. Se le ocurri que en produccin, as que cito a Tom
Brown, el director de produccin.
Al principio este estuvo muy en desacuerdo con la idea de Scott, deca que deban darle
prioridad a otras cosas. Luego fue su esposa quien lo convenci.

As sigue este segundo capitulo relatndonos todo el proceso de cmo Brown junto a su
equipo elaboran sus Informes de Enfoque. Luego de terminado este ya todos estaban
contentos con la idea de la administracin de una pgina. Despus se hace una reunin
entre Brown, el Infoman y Scott.

En esta reunin el Infoman muestra a ambos como hacer el segundo informe. El


informe de retroalimentacin. Esta consista en dividir en dos una hoja y poner en la
parte de arriba lo que el Infoman llamaba puntos positivos y abajo los negativos.
Lo que se hacia es que se seleccionaba del primer informe de una hoja los puntos que
hasta el momento hubiesen pasado la meta satisfactoria y ponerlos arriba. Y luego
elegir los que no llegaban a la meta mnima y ponerlos abajo. De esta manera nos
mantenamos al tanto de lo que estaba excelente y debamos celebrar, y lo que
debamos prestarle ms atencin y creatividad.

Aqu termino la reunin y quedaron en que iban a implementar en la compaa el


sistema.
Durante los siguientes 3 meses Scott y Brown se implantaron la administracin en una
pagina, el problema de que haban muchos subordinados se resolvi siguiendo 2
mtodos que el Infoman les enseo. El primero era que ellos hicieran los informes de
enfoque para sus colaboradores y el segundo era que los colaboradores mismos lo
hicieran personalmente. Luego se pusieron de acuerdo entre las metas implantadas por
ellos y las de los colaboradores mismos que resultaron ser muy similares para el futuro
de la compaa.
Xcorp haba adoptado la administracin en una pgina de una manera exitosa y luego
de pasados 3 meses Scott recibi la llamada del Infoman, a quien puso al corriente de
cmo iban las cosas. Este estaba complacido y decidi acordar la prxima cita con
Brian Scott. Esta seria para el prximo jueves.

ANALISIS
En el segundo capitulo nos introducen mas dentro del personaje de Tom Brown, y su
relacin con Scott con respecto a la idea de la administracin de una pagina. El fin de
esto es comprender el papel del administrador al querer expandir la idea y darnos datos
clave de cmo hacerlo.
Primero que nada el capitulo nos indica como crear el primero de los tres informes de
una pgina, el informe de enfoque. Este consiste en la informacin que recopilamos en
el capitulo uno, los factores y reas clave del xito.
Consiste en algunos pocos pasos, primero rescribimos nuestras reas de xito con sus
respectivos factores claves. Alado de los factores clave pondremos 5 columnas, cada
columna tiene si fin especifico.
En la primera columna ira escrito el Status o estado actual de cada factor clave en la
empresa en relacin al rea de xito a alcanzar.
En las siguientes 3 columnas se establecern las metas. No una, sino 3. La primera
vendra siendo la meta mnima, este es el punto mnimo aceptable que debe alcanzar el
status del factor clave, si se llegase a bajar de ah entonces hay que prestarle atencin
a dicho punto. La segunda meta es la meta satisfactoria, esta es la meta a la que
debemos llegar para satisfacer el factor clave y poder alcanzar las distintas reas de
xito. La tercera es la meta de meta sobresaliente, este es el nivel que, luego de
alcanzar el satisfactorio, vamos a trabajar para alcanzar.
Por ultimo en la quinta columna vamos a colocar una letra o un guin. Las letras son B y
M. la B la pondremos cuando el desarrollo de los factores clave vaya avanzando a un
buen ritmo, y la M cuando no lo este haciendo. El guin lo pondremos cuando
simplemente es aceptable pero no esta ni bien, ni mal.

Despus de crear el primero de los 3 informes de una pgina es til comenzar a


expandir dentro de la empresa la idea de la administracin de una pgina. As se ganara
tiempo y los siguientes pasos se harn mas sencillos ya que tendremos grupos para
crearlos.

Despus de esto vamos a crear el segundo informe de una pagina, este es el informe
de retroalimentacin, este hace el papel de informarnos a nosotros mismos a que
puntos debemos dar prioridad y que puntos deben darnos regocijo. En si este es un
perfil personal de nuestro trabajo y nuestro medidor de tareas.

Consiste en dividir una hoja a la mitad. En la parte de arriba pondremos los puntos
positivos de los factores clave de xito. En esta se incluirn exclusivamente los factores
clave que dentro de las 3 metas en el informe anterior haya alcanzado o rebasado la
segunda meta, la meta satisfactoria. En la parte de abajo entonces pondremos los
puntos negativos, aqu se incorporan los factores clave de xito que no han llegado a
alcanzar dentro de las 3 metas la primera de ellas, la meta mnima. Todos los factores
clave que estn en el medio de la primera y segunda meta son simplemente aceptables
y no tienen la necesidad de aparecer en un informe por ahora. Los informes de
retroalimentacin deben hacerse en lapsos de tiempo, ya sean semanales, mensuales o
la eleccin que tome la empresa en si.
Al terminar este segundo paso, tambin lo expandiremos por la empresa y de esta
manera cada ejecutivo y colaborador llevara un control de sus tareas y labores ms
certero.
Tercera Parte
LA CONCATENACION DE LOS INFORMES DE UNA PGINA

Era jueves en la maana y Scott pensaba en como haba dado un giro drstico el
sistema de administracin en una pagina a la compaa. Pronto apareci el Infoman.

Scott le cont una historia de una colaboradora de varios niveles debajo de el. Su
nombre era Lucy Lake. Ella se encargaba de control de calidad, y gracias a los informes
de retroalimentacin su rea mejoro muchsimo. Se convirti en el rea de mejor calidad
con respecto a productos que los clientes devolvan. Era un rea ejemplo.
Pronto Lucy (que era subordinada de Brown) fue ascendida. Aplico tambin la
administracin de una pgina a su vida personal, perdiendo peso considerablemente.

El Infoman se senta complacido al escuchar la historia. Y luego le pregunto a Scott que


como la haba escuchado el. Brian Scott entonces le dijo que era un tema que se
comento en una reunin en algn momento. Infoman entonces propuso que era posible
enterarse de todas las grandes mejoras en los trabajos de cualquier colaborador de la
compaa mediante el 3er informe de una pgina, el informe de administracin.

Luego de venderle la idea a Scott y discutirla termino por mostrarle el esquema, que
lucia as:
TERCER INFORME DE UNA PAGINA:
INFORME DE ADMINISTRACION
Personas que dependen indirectamente Colaboradores directos un nivel por debajo
de usted varios niveles por debajo
Zona 1: Positiva Zona 2: Positiva

Rasgos notables del rendimiento excelente Rasgos notables y de buen rendimiento de


de personas varios niveles por debajo. colaboradores directos.
Zona 3: Negativa Zona 4: Negativa

Rasgos notables de problemas crnicos Rasgos notables y problemas de


de rendimiento varios niveles por debajo. rendimiento de colaboradores directos

Luego de mostrarle esto a Scott, el Infoman concluyo en que ya no lo necesitaban ah.


Brian Scott se sinti triste al escuchar esto y en cierta forma un tanto inseguro.
Entonces pregunto al Infoman que hacer si tuviesen problemas en el futuro con este
sistema y el no estuviese. Infoman respondi que el entonces se pondra en contacto
nuevamente con ellos. Luego le deseo buena suerte a Scott en su viaje al xito y se
despidi de el.

ANALISIS:
Con esta tercera parte concluiremos el proceso de recopilar toda la informacin en los 3
informes de una pgina de la administracin en una pgina.
Luego de estar acostumbrado a los informes de retroalimentacin personales existe un
punto ms que arreglar y tomar en cuenta. Estos son solo para nuestro propio control,
pero tambin hay que mantener a la empresa informada de todo lo que pasa en ella,
aqu es donde entra en juego el tercer informe de una pgina, el informe de
administracin.

Este informe consiste en una hoja dividida en 4 zonas con sus propios fines
comunicativos. Estos informes administrativos van a variar con respecto a los niveles de
subordinacin directa de la empresa, as cuando un tema sea de mucha importancia o
necesite atencin se ira incluyendo en los informes administrativos de los niveles
superiores, dependiendo de su estado y que tanta atencin necesiten puede subir mas
niveles.

Las cuatro zonas van divididas as:


Los 2 recuadros de arriba son factores claves de xito positivos mientras que los 2
recuadros de abajo son negativos (igual que en el informe de retroalimentacin). Y los 2
recuadros de la izquierda vienen siendo factores claves de colaboradores que estn
varios niveles bajo nosotros y los de la derecha los de nuestros colaboradores directos.
Por tanto a la derecha sern informes de retroalimentacin cotidianos que por lo general
nos conciernen da a da. Los de la izquierda se utilizan cuando algo se debe comunicar
a los niveles superiores y toma urgencia dicho factor clave (o algo positivo que debe ser
recompensado). En fin el informe de administracin vendra siendo un informe de
retroalimentacin general e informativo para la empresa. Para mayor entendimiento de
este vease el ejemplo de la lectura (incluido en este resumen).
Cuarta Parte
EL PODER DE LA ADMINISTRACION DE UNA PGINA

El estilo de administracin de una pgina se haba vuelto el estilo adquirido por Xcorp.
Haban pasado 6 meses desde que la compaa inquiri esta forma de administracin y
Brian Scott se encontraba en su oficina revisando su informe de administracin.
Por primera vez apareci algo en la esquina superior izquierda del mismo. Era el
nombre de un colaborador de la fbrica de alambres de Kansas de Xcorp, Arnold
Turner. Siendo Scott la punta en la escala de Xcorp en esos momentos era obvio que
llegar a su informe administrativo era toda una odisea. Brian Scott decidi felicitar
personalmente a Arnold Turner. Mando a su secretaria a que arreglara una cita. Unos
das despus Turner estaba viajando a la casa matriz de Xcorp. Llego a su cita con
Scott y se conocieron. Entonces Turner le explico todo lo que haba hecho a partir de la
administracin de una pagina, el haba ahorrado millones a la compaa bajando los
porcentajes de desperdicio.
Hablaron por horas, Turner se haba vuelto un campen en la administracin de una
pgina y crecido mucho como ejecutivo y como persona. Scott lo invito a un Cocktail
esa noche y luego le puso a su disposicin una limosina para que lo llevara al
aeropuerto para ir de vuelta a Kansas.

Poco despus de aquella reunin se cumpli el segundo aniversario de la llegada de


Scott a Xcorp. Haba alcanzado sus metas y las haba rebasado. En aquel momento
quiso agradecerle al Infoman. Medito lo que el hubiese querido este en pago por aquel
excito de la compaa Comparta con otros la administracin de una pagina.

ANALISIS:
Esta cuarta parte de la lectura ms que nada trata de hacernos ver lo positivo que fue
usar este sistema para una compaa grande como la ficticia Xcorp. Deja de tomar un
poco la enseanza y se enfoca en terminar la trama ficticia creada por los autores. Lo
nico que creo que vale la pena destacar que tomamos de este capitulo, es el
significado que el personaje Arnold Turner le da a la administracin en una pgina. El
texto iba as.
Cmo hizo usted para convertirse en un funcionario tan excelente? le pregunto
Scott.
-Se lo debo al hecho de fijar metas definidas, hacerle seguimiento a mi progreso e
involucrar a la gente en la solucin de problemas. -Respondi Turner.

Punto Final
CONCLUSION
La administracin en una pgina es un sistema sencillo y poderoso de manejo de
informacin que permite organizar mejor a cualquier compaa. Es un filtro de
informacin muy til que a nuestros ojos debera ser adoptado por todas las compaas
a nivel mundial. Es interesante la forma como Khadem y Lorber usan un formato distinto
a los convencionales en libros de administracin y logra atraer la atencin de personas
que nunca se han entendido con esta.
Es un buen libro y una gua practica para el administrador actual.