Zlia Freiberger
Curitiba-PR
2012
Presidncia da Repblica Federativa do Brasil
Ministrio da Educao
Este Caderno foi elaborado pelo Instituto Federal do Paran para o Sistema Escola
Tcnica Aberta do Brasil e-Tec Brasil.
Prof. Irineu Mario Colombo Prof Mrcia Freire Rocha Cordeiro Machado
Reitor Diretora de Ensino, Pesquisa e Extenso do
Cmpus EaD
Prof. Mara Christina Vilas Boas
Chefe de Gabinete Prof Cristina Maria Ayroza
Coordenadora de Ensino Mdio e Tcnico
Prof. Ezequiel Westphal do Cmpus EaD
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Assistncia Pedaggica
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Assuntos Estudantis - PROGEPE Idamara Lobo Dias
Reviso Editorial
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Desenvolvimento Institucional - PROPLADI e-Tec/MEC
Projeto Grfico
Prof. Jos Carlos Ciccarino
Diretor Geral do Cmpus EaD
Prezado estudante,
Voc faz parte de uma rede nacional pblica de ensino, a Escola Tcnica
Aberta do Brasil, instituda pelo Decreto n 6.301, de 12 de dezembro 2007,
com o objetivo de democratizar o acesso ao ensino tcnico pblico, na
modalidade a distncia. O programa resultado de uma parceria entre o
Ministrio da Educao, por meio das Secretarias de Educao a Distncia
(SEED) e de Educao Profissional e Tecnolgica (SETEC), as universidades e
escolas tcnicas estaduais e federais.
Ns acreditamos em voc!
Desejamos sucesso na sua formao profissional!
Ministrio da Educao
Janeiro de 2010
Nosso contato
etecbrasil@mec.gov.br
e-Tec Brasil
Indicao de cones
e-Tec Brasil
Sumrio
Palavra do professor-autor 11
Aula 3 Classificaodedocumentos 19
Aula7 Roteiroparaorganizararquivos 35
7.1 Estrutura Bsica 35
7.2 Como organizar um arquivo: 36
e-Tec Brasil
Aula 11 Mtodo alfabtico 51
11.1 Regras para arquivamento 51
Aula 14 M
todo nmerico cronolgico e
o mtodo digito terminal 59
14.1 Mtodo Numrico Cronolgico 59
14.2 Mtodo Dgito Terminal 59
Aula 15 M
todo por assunto e o
mtodo Variadex 61
15.1 Mtodo por assunto 61
15.2 Mtodo Variadex 62
Aula 18 G
ED e microfilmagem de
documentos 71
18.1 Informao 71
18.2 Microfilmagem 72
18.3 Gerenciamento Eletrnico de Documentos 72
e-Tec Brasil
Aula 20 Dicas de conservao e
organizao de documentos 79
20.1 Conservao de documentos 79
20.2 Organizao de documentos 80
Referncias 83
Atividades autoinstrutivas 85
e-Tec Brasil
Palavra do professor-autor
Prezados Alunos,
11 e-Tec Brasil
Aula 1 Gesto de documentos
1.1 A escrita
A escrita um conjunto de smbolos dos quais nos servimos para representar
e fixar a linguagem falada. O homem primitivo, tendo necessidade de um
meio de expresso permanente, recorreu a uma engenhosa disposio de
objetos simblicos ou a sinais materiais (os ns, os entalhes, os desenhos), os
quais passaram a ser base dos primeiros sistemas de escrita (PAES, 2005).
13 e-Tec Brasil
Surgiram assim os arquivos, destinados no s a guarda dos tesouros cultu-
rais da poca, como tambm proteo dos documentos que atestavam
legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a hist-
ria de sua grandeza.
Resumo
Esta aula tratou da gesto de documentos.
Atividades de aprendizagem
Vamos observar o volume de documentos existente em seu local de tra-
balho. A partir da, responda:
17 e-Tec Brasil
Espcie - configurao que um documento de acordo com a disposio e a
natureza das informaes nele contidas. Exemplo: boletim, certi-
do, declarao, relatrio, ata.
Diagnstico do acervo;
Resumo
Voc aprendeu que a gesto de documentos auxilia o profissional no proce-
dimento correto de arquivar.
Tambm viu os cinco passos que devem ser seguidos para o correto arquiva-
mento dos documentos.
19 e-Tec Brasil
Agora, vamos adaptar esse modelo decimal para a administrao pblica e
teremos a seguinte configurao:
010 O
rganizao e Funcionamento: classificam-se os documentos re-
lativos criao, estruturao, funcionamento e organizao interna
do rgo.
020 P
essoal: incluem-se documentos relativos aos direitos e obrigaes
dos servidores lotados no rgo, de acordo com a legislao vigente,
bem como os direitos e obrigaes da instituio empregadora no que
tange assistncia, proteo ao trabalho e concesso de benefcios.
040 P
atrimnio: classificam-se os documentos referentes aos bens pa-
trimoniais imveis, veculos e semoventes pertencentes ao rgo. In-
cluem-se, neste caso, as formas de aquisio e alienao, bem como
os servios de manuteno, limpeza e recuperao.
050 O
ramento e Finanas: classificam-se os documentos relativos pre-
viso e execuo oramentria e s operaes contbeis e financeiras
referentes ao uso dos recursos pblicos e comprovao de receita e
despesa. Incluem-se ainda, a movimentao de conta corrente, balan-
os e prestaes de contas aos tribunais de contas.
080 Vaga: esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e in-
sero de documentos referentes Administrao Geral, que resultem
de novas atividades desenvolvidas pelo rgo.
Resumo
Aprendemos na aula de hoje que a classificao universal de Dewey ado-
tada nas bibliotecas, mas que tem tambm aplicao com xito nos rgos
pblicos.
Atividades de aprendizagem
Procure a biblioteca ou arquivo pblico de sua cidade, converse com a
pessoa responsvel para in loco verificar como funciona o mtodo de
classificao de documentos. ANOTE.
23 e-Tec Brasil
e) Preencher a folha de referncia para os assuntos secundrios. (Nota: a
folha de referncia est no modelo ao final desta aula.)
d) Famlias ou pessoais.
V. Pelo Gnero:
a) Escritos ou textuais;
b) Cartogrfico (perfis/mapas);
c) Iconogrficos (imagem esttica/cartazes);
d) Filmogrficos (filmes);
e) Sonoros (CDs, fita cassete);
f) Microgrficos (microfilme);
g) Informticos.
Cdigo do Assunto
Resumo do assunto:
Dados do documento:
Nmero:
Data:
Espcie:
Remetente:
Destinatrio:
Fonte: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br
Resumo
Estudamos nas aulas 03 e 04 os mtodos de classificao de Dewey, a teoria
das trs idades, os graus de sigilo dos documentos e suas implicaes. Sugiro
que leia e pesquise mais a respeito da classificao de documentos, pois tal
conhecimento de suma importncia para o arquivamento dos documentos.
Anotaes
29 e-Tec Brasil
As atividades de gesto, portanto, no se restringem a evitar a produo de
documentos desnecessrios e a estabelecer depsitos intermedirios para
garantir a organizao e a preservao dos documentos. A gesto abrange
todas as operaes referentes produo (quais so os suportes com valida-
de em juzo e fora dele; como o documento deve ser estruturado, incluindo
cdigo de classificao de assunto), tramitao (protocolo), ao uso (con-
sulta e emprstimo), avaliao (aplicao da tabela de temporalidade e
destinao) e ao arquivamento (guarda e armazenamento).
Resumo
A tabela de temporalidade de documentos um procedimento arquivstico-
de extrema importncia.
Anotaes
6.1 Arquivo
Mas, afinal, o que arquivo?
31 e-Tec Brasil
6.1.1 Classificao dos arquivos:
Segundo as entidades criadoras e mantenedoras, os arquivos podem ser
classificados em:
Reza a Lei 8.159/91 que Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e ad-
ministrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou des-
truir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
pblico e social.
Curiosidade
Anotaes
a) Selecionar documentos;
b) Registrar documentos;
d) Codificar documentos;
e) Ordenar documentos;
h) Localizar documentos
35 e-Tec Brasil
Para que haja um bom desempenho das funes no sistema de arquiva-
mento, dois requisitos so essenciais. Primeiro, o funcionrio deve ter total
e profundo conhecimento da organizao da empresa na qual trabalha. Se-
gundo, ter as seguintes caractersticas: habilidade em lidar com o pblico,
esprito metdico, discernimento, pacincia, imaginao, ateno, poder de
anlise e de crtica, poder de sntese, discrio, honestidade, esprito de equi-
pe e entusiasmo pelo trabalho.
7.1.2 Instalaes:
A instalao dos arquivos requer analise dos seguintes aspectos:
7.2.1 M
ontagem de um plano de classificao de
documentos.
7.2.1.1 Relacione as atividades da sua rea.
Exemplo:
Controlar o inventrio patrimonial do rgo;
Assessorar reunies da Diretoria;
Preparar minutas de correspondncias para Diretoria;
Registrar frequncia de funcionrios;
Proceder ao cadastro de funcionrios;
Controlar frias;
Solicitar materiais de consumo/almoxarifado;
Administrar convnios e contratos.
7.2.1.2 C
lassifique as atividades de acordo com as atri-
buies afins ou maiores classes ordenando-as em
subclasses.
Exemplo:
I. Assessorar Diretoria
I.1 Reunies/Diretoria
I.2 Correspondncia/Convocaes
Compra/Consumo
Resumo
Vimos nesta aula os inmeros detalhes que o profissional deve pensar para
implantar um arquivo, ou tornar mais eficiente quele que j existe.
Anotaes
8.1 P
osio do arquivo na estrutura da
instituio
Recomenda-se que a posio seja a mais elevada possvel, para que o arqui-
vo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista
que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade.
A adoo desta medida visa evitar srios problemas na rea das relaes
humanas e das comunicaes administrativas.
8.2 C
entralizao ou descentralizao e
coordenao dos servios de arquivo
Ao elaborar um plano de arquivo, deve-se definir a centralizao ou a des-
centralizao dos servios de arquivo em fase corrente.
39 e-Tec Brasil
importante esclarecer de imediato que a descentralizao se aplica apenas
fase corrente dos arquivos. Nas fases intermediria e permanente, os arqui-
vos devem ser sempre centralizados.
8.2.1 Centralizao
Entende-se no apenas a reunio da documentao em um nico local,
como tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebi-
mento, registro, distribuio, movimentao e expedio, de documentos
de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, frequen-
temente designado como protocolo e arquivo, comunicaes e arquivo, ou
outra denominao similar.
8.2.2 Descentralizao
Se a centralizao for rgida pode ser desastrosa, a descentralizao excessi-
va surtir efeitos iguais ou ainda piores. O bom senso indica que a descentra-
lizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas
de atividades de uma instituio. Tomando como exemplo uma empresa
estruturada em departamentos veremos que a descentralizao do arquivo
uma soluo, facilitando o fluxo de informaes em cada Departamento.
8.3 Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez,
segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma coordenao
central, tecnicamente planejada, que exercer funes normativas orienta-
doras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistn-
cia tcnica aos arquivos setoriais, estabelecer e fazer cumprir normas gerais
de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e eficincia do servi-
o dos arquivos setoriais, treinar pessoal especializado para que sejam encar-
regados dos arquivos, promover reunies com esse pessoal a fim de exame,
debate e instrues sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.
a) para arquivamento;
b) para solicitar informao;
c) para verificar a existncia de antecedentes,
d) em obedincia a uma rotina.
8.4.2 Leitura
Cada documento deve ser lido cuidadosamente para verificar seu contedo
e sob que classificao dever ser arquivado.
8.4.3 Seleo
Selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que poder ser
descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como cpias,
comunicados passageiros).
8.4.5 Registro
Registrar diariamente, em um livro ou sistema informatizado, os documen-
tos que daro entrada no arquivo. Fazer um breve relato sobre o que trata o
documento para facilitar a localizao.
Anotaes
9.1.3 D
efinio de materiais de consumo em
arquivstica
Considera-se materiais de consumo aqueles que sofrem desgastes a curto ou
mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros.
9.1.3.1 Ficha
um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se
registra uma informao. As dimenses variam de acordo com as necessida-
des, podendo ser branca ou de cor.
43 e-Tec Brasil
9.1.3.2 Guia Divisria
um retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou
sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas
ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu rearqui-
vamento.
a) Projeo
b) P
Projeo
Ilh
P
Figura 9.2: Indicao da Projeo e do P
Fonte: Elaborado pelo autor
c) Notao
A 100 100-E
A A-C
Notao Notao
Aberta Fechada
Figura 9.6: Notao Aberta Figura 9.7: Notao Fechada
Fonte: Elaborado pelo autor Fonte: Elaborado pelo autor
d) Posio
Resumo
Estudamos na aula que a utilizao das cores para localizar mais facilmente
as guias uma tcnica muito eficiente na arquivstica.
47 e-Tec Brasil
10.1 Sistemas e mtodos de arquivamento
Paes (2005) ensina que os mtodos de arquivamento podem ser divididos
em duas classes. Veja, abaixo, o esquema de um sistema de arquivamento
de documentos:
Alfabtico
Geogrfico
Simples
Bsicos Numrico Cronolgico
Digito-Terminal
Ideogrficos Enciclopdico
(assunto) Alfabticos
Dicionrio
Duplex
Numricos
Decimal
Uniterno ou Indexao coordenada
Variadex
Automtico
Padronizados Soundex
Minemnico
Rneo
a) ordem alfabtica;
b) ordem geogrfica;
d) ordem de assunto.
Resumo
Aprendemos que os mtodos de arquivamentos podem ser diretos ou in-
diretos, ou semi-indiretos. O importante que a escolha seja planejada e
aplicada de forma correta. Vimos tambm que pode ser utilizado mais de
um mtodo simultaneamente, porm necessrio que haja uma correta
classificao da massa documental para que outras pessoas possam compre-
ender o mtodo escolhido.
Anotaes
a) Barbosa, Joo
c) Santos, Paulo
b) Teixeira, Marlia
c) Teixeira, Paulo
d) Teixeira, Vitor
51 e-Tec Brasil
11.1.3 Para nomes compostos:
Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde; Heitor Villa Lobos.
a) Vieira, J.
b) Vieira, Jonas
c) Vieira, Jos
a) Almeida, Pedro de
b) Andrade, Ricardo d
c) Cmara, Lcia da
d) Couto, Arnaldo do
a) Aubert, Georges
b) Churchill, Winston
c) Mueller, Paul
d) Schmidt, Jorge
11.1.9 P
ara nomes estrangeiros (espanhol) com o
nome da me:
Jos de Oviedo Y Bnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios.
b) Ly Youtohn (permanece)
a) De Penedo, Esteban
b) Di Capri, Julio
c) Du Pont, Charles
b) Colegial (A)
Resumo
Voc aprendeu as regras de alfabetao e viu que os itens 1.6 e o 1.7 so
usadas para grau de parentesco. Porm, o primeiro refere-se a nomes di-
ferentes; e o segundo para nomes iguais e grau de parentesco diferente.
Portanto, o profissional deve ficar atento para no errar no arquivamento.
Anotaes
Este mtodo usa tambm o alfabtico, mas sua principal ateno mais
voltada para os estados, cidades e regies. Paes (2005) afirma que este m-
todo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um
documento a procedncia do local.
Exemplo:
55 e-Tec Brasil
Tabela 12.2: Exemplo de Organizao do arquivo por Cidades
Cidade Estado Correspondente
Campos Rio de Janeiro Almeida, Jos de
Itacoatiara Amazonas Santos, Antonio J.
Lorena So Paulo Silva, Alberto
Manaus Amazonas Sobreira, Lusa
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
So Paulo So Paulo Corra, Gilson
Fonte: Elaborado pelo autor
Exemplo:
Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar
que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero, indispen-
svel um ndice alfabtico remissivo, sem o qual fica difcil a localizao dos
documentos.
57 e-Tec Brasil
permanente, e aproveita-se o mesmo nmero com um novo cliente. Quan-
to ficha do ndice alfabtico, referente primeira firma, permanecer no
fichrio acrescida de nova indicao do lugar onde se encontra no arquivo
permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de n X, ter tambm uma
ficha no ndice alfabtico em seu respectivo lugar.
Feitas algumas adaptaes, este mtodo tem ampla aplicao nos arquivos
especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos especiali-
zados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios m-
dicos, cadastros de funcionrios).
Anotaes
59 e-Tec Brasil
Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresen-
ta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em
trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda,
formando pares.
Resumo
O mtodo cronolgico muito utilizado pelo profissional da rea de recursos
humanos; enquanto que o dgito terminal, por ser mais complexo, utili-
zado em grande escala pelos bancos. Um dos mtodos mais procurado o
numrico simples, porm h necessidade de referncia cruzada, ou seja, que
haja um suporte para consulta, j que difcil memorizar tantos nmeros.
Anotaes
Recomenda-se que tal levantamento seja feito em fichas para facilitar a fase
posterior de reunio dos assuntos em classes, grupos e subgrupos, de esco-
lha de termos significativos para represent-los e, finalmente, de opo pelo
mtodo a ser adotado.
61 e-Tec Brasil
Exemplo de um planejamento de arquivamento utilizando o mtodo por
assunto:
Como impossvel determinar uma cor para cada letra do alfabeto, uma
vez que seriam necessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as
cores da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da
segunda letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo
alfabtica correspondente para sua ordenao. Assim, pode-se concluir que
em cada letra do alfabeto existiro pastas nas cinco cores da chave.
Resumo
Aprendemos que o mtodo de arquivamento por assunto no de fcil apli-
cao, pois depende da interpretao para a correta classificao e posterior
arquivamento. J o mtodo variadex de fcil aplicao e utiliza as cores
como elemento auxiliar para facilitar a localizao dos documentos que so
ordenados obedecendo ordem alfabtica da segunda letra do nome que
consta no documento a ser arquivado.
Anotaes
65 e-Tec Brasil
16.1.2 Perifricos
So aparelhos ou placas que enviam ou recebem informaes do computador.
16.1.3 Os dados
So quaisquer registros ou indcios relacionveis a alguma entidade ou even-
to. Por exemplo, um documento de identificao pode conter vrios dados
de uma pessoa como: nome, sexo, data de nascimento, etc. Outros exem-
plos de dados so a temperatura de uma cidade, ou a rea de um territrio.
Ainda que estes paream, por vezes, isolados, podem sempre englobar-se
em conjuntos (as temperaturas das cidades de uma provncia ou pas, ou
as reas de um conjunto de territrios) ou sries (as temperaturas de uma
cidade ao longo do tempo).
17.1 Q
ual o suporte de um documento
digital?
Segundo Vanderlei SANTOS (2008, p. 26), o documento digital tem como
base trs elementos: o hardware, o software e a informao armazenada em
um suporte.
67 e-Tec Brasil
17.2 Os tipos mais comuns de suporte
magntico
17.2.1 Disco Rgido
um suporte com grande capacidade, podendo chegar a mais de 500GB em
uma nica unidade. Est instalado na parte interna do equipamento.
17.2.2 Disquete
um suporte com baixa capacidade de armazenamento podendo chegar a
2,88 MG, sendo os mais comuns de 1,44MB. Este suporte lido atravs de
hardware chamado drive.
1 Poltica de Preservao
Precisa haver uma equipe multidisciplinar responsvel pela elaborao de
uma poltica de preservao digital; preparao da infraestrutura e do am-
biente; implantao da poltica de preservao propriamente dita e, por l-
timo, pela reviso e adaptao peridica. Sem essas aes no h como
implantar uma correta poltica de preservao dos documentos.
4 - N
o confiar em sistemas gerenciadores como nica
forma de acesso ao documento digital
Trata-se de uma caixa preta no somente em relao ao software, mas
tambm aos gerenciadores de documentao digital, pois muitas vezes o
usurio acredita que simplesmente por fazer a captura neste tipo de sistema,
os dados e o prprio documento podem ser localizados a qualquer momen-
to, mas importante entender que qualquer sistema est suscetvel a falha
e que nem sempre podemos confiar nos sistemas gerenciadores. A captura
consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivs-
tico por meio de aes de: registro, classificao, indexao, atribuio de
outros metadados e arquivamento.
Resumo
Nesta aula, conhecemos a natureza e o suporte dos documentos digitais.
Vimos que da mesma forma que esses documentos podem ser facilmente
gerados, podero tambm ser perdidos, caso no haja uma correta poltica
de preservao.
Atividades de aprendizagem
Na empresa onde voc trabalha existe uma medida de preservao de
documentos digitais? Como voc preserva seus documentos digitais?
18.1 Informao
Primeiramente, vamos tentar entender o que informao. Pois bem, hoje
em dia, a palavra informao remete-nos de imediato para os jornais, not-
cias, televiso e poucos so os que pensam em livros, pesquisa ou formao.
De fato, pensa-se logo em comunicao e torna-se difcil estabelecer uma
distino entre dois conceitos. A comunicao pe em comum, rene, mis-
tura e divulga a informao. Nas novas tecnologias esta comunicao da
informao feita por meios mais modernos, tais como mquinas de fax,
satlites, cmaras de video, leitores de CD, impressoras, computadores pes-
soais e telefones, entre outros menos divulgados. A informao , ento, o
termo que designa o contedo de tudo aquilo que trocamos com o mundo
exterior e que faz com que nos ajustemos a ele de forma perceptvel.
Os papis;
Os filmes;
Os dispositivos de armazenamento magntico;
Os dispositivos de armazenamento ptico.
71 e-Tec Brasil
18.2 Microfilmagem
A microfilmagem a tcnica de produo de imagens fotogrficas de do-
cumentos em tamanho altamente reduzido. Ela produz microformas, que
so as imagens fotogrficas dos documentos em escala muito reduzida que
necessitam do auxlio de um aparelho leitor.
O GED tem ainda como objetivo gerenciar o ciclo de vida das informaes
desde sua criao at o seu arquivamento. As informaes podem, origi-
nalmente, estar registradas em mdias analgicas ou digitais em todas as
fases de sua vida. Podem ser criadas, revisadas, processadas e arquivadas em
papel. Podem ainda ser criadas em mdias eletrnicas, processadas a partir
dessas mdias e arquivadas eletronicamente.
Resumo
Aprendemos na aula de hoje que a microfilmagem, apesar de seu alto custo,
a forma mais durvel de arquivar documentos, e que o gerenciamento ele-
trnico de documentos (GED) tambm a forma mais moderna de arquivar
documentos. E que ambos exigem conhecimentos especficos. Procure saber
mais a respeito, aprofunde seus conhecimentos. Tenha plenacerteza de que
isso ser um diferencial em seu perfil profissional.
Anotaes
Para possibilitar a pesquisa, devem ser preparadas fichas que permitam re-
cuperar as informaes atravs de cada um dos elementos de interesse dos
usurios, tais como assuntos, nomes (de conferencistas, autores, intrpretes,
compositores, orquestras, regentes, diretores, etc) datas, ttulos (de confe-
rncias, congressos, msicas, filmes etc.) de lugares, acontecimentos, gne-
ros musicais (tango, sinfonia, rock etc). Essas fichas do suporte ao arquivo.
75 e-Tec Brasil
19.3 Arquivo de Recorde de Jornal
Em geral, os recortes de jornais so arquivados, com vantagem, por assunto,
podendo-se aplicar qualquer um dos mtodos usuais, ou seja, o dicionrio,
o enciclopdico, ou decimal.
O arquivamento poder ser feito por assunto, por nome das firmas ou por
artigos referenciados nos catlogos. Se o arquivamento for por assunto de-
vero ser preparadas fichas para os nomes das firmas e para os artigos neles
mencionados. Se o arquivamento for feito pelos nomes das firmas devero
ser preparadas fichas para os assuntos e para os artigos.
20.1.2 R
ecomendaes para conservao de
fotografias e negativos:
No use grampos ou clipes em fotografias ou negativos;
No escreva em fotografias com caneta ou tinta de qualquer espcie.
Use somente lpis macio (6B) e de preferncia anote no verso apenas
o nmero (cdigo) para catalogao;
No use fita adesiva, etiqueta autoadesiva ou cola diretamente sobre
as fotografias e filmes (frente e verso);
No toque diretamente nas fotografias e negativos, utilize luvas.
20.1.3 Evite
Evite danos ao papel utilizando fixadores plsticos no arquivamento dos do-
cumentos, pois os fixadores de metal provocam manchas de ferrugem no
removveis no papel. O controle contra insetos em arquivos deve ser realiza-
do mediante limpeza e desinsetizaes peridicas e uso preferencialmente
de estantes de ao.
79 e-Tec Brasil
20.1.4 P
reserve seus documentos tomando
alguns cuidados bsicos durante a consulta
Sempre manuseie documentos com as mos limpas livres de sujeira
e gorduras.
No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um docu-
mento/livro. Ela afeta a sua sade e pode provocar o desenvolvimento
de microrganismos na documentao.
No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no futu-
ro, poder causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livro
em papel livre de acidez.
Para que haja uma gesto eficaz do arquivo, bom implantar um controle
de emprstimo de documentos. Este controle poder ser feito com o uso de
divisrias coloridas de papel, registrando-se o nome, ramal e data de retira-
da. Os documentos retirados devero ser substitudos temporariamente por
estas divisrias at sua devoluo.
Atividades de aprendizagem
A melhor forma de consolidar um conhecimento aplic-lo, no ver-
dade? Aproveite o contedo deste livro e faa uma correta implantao
de arquivo no seu escritrio ou na sua vida pessoal. Voc vai ver que o
tempo gasto com esse planejamento ter retorno, em termos de admi-
nistrao, de tempo e organizao como um todo.
PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 228 p.
MARTINS, Neire do Rocio. Apostila sobre roteiro para organizar arquivos disponvel no
site: http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de_
arquivos.pdf - Acesso em 10/01/2010
83 e-Tec Brasil
Referncias das Figuras
85 e-Tec Brasil
3. Assinale a alternativa que define CORRETAMENTE o termo Gesto
de Documentos.
a) Lei n 1.859/91
b) Lei n 8.159/91
c) Lei n 8.591/91
d) Lei n 5.891/91
e) Lei n 9.851/91
e) A organizao de um arquivo.
a) Bibliotecas;
b) Museus;
c) Centrais de documentaes;
d) Arquivo Nacional;
a) Inspeo;
a) I, II e V;
b) I, II e III;
c) II, IV e V;
d) IV;
a) Bsicos e Geogrficos;
b) Bsicos e Alfabticos;
c) Bsicos e Padronizados;
d) Padronizados e numricos
e) Padronizados e alfanumricos.
b) Sistema indireto assim denominado por fazer parte dos arquivos des-
centralizados;
a) Mtodo Personalizado
b) Mtodo Direto
c) Mtodo Indireto
d) Mtodo Confidencial
e) Mtodo Especial
a) um mtodo indireto.
b) Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado
em um documento a procedncia do local.
c) Uma das ordenaes do mtodo geogrfico : nome do estado, cidade
e correspondente.
d) Pode ser utilizada outra ordenao sendo: nome da cidade, estado e
correspondente.
e) Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em
primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente.
a) Numrico
b) Geogrfico
c) Alfanumrico
d) Alfabtico
e) Cronolgico
c) Sistemas de telecomunicaes;
c) Mtodo Confidencial
d) Mtodo Variadex
e) Mtodo Cronolgico
Esto CORRETAS:
b) II, III e V;
c) III, IV e V;
d) I e V;
e) I e V.
a) Os papis;
b) Os filmes;
b) Para evitar extravios as fotos devem ser marcadas com caneta esferogr-
fica na cor de sua preferncia;
47. NO faz parte dos cuidados que devem ser tomados para que os
documentos se mantenham inalterados:
Zlia Freiberger