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COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

WORD

Preparado por: Consuelo Arce G.

Docente UT

La combinacin de correspondencia es una funcin que tiene Word para facilitar el envo de
cartas o circulares a diferentes personas, sin que tenga que realizar esta tarea uno por uno.
Esta funcin consiste en poder automatizar el asignar ciertos datos a un documento,
dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los
servicios bsicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian segn el
cliente.

Esta opcin permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio, y de esta
forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo
(el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar
automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn
almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas o


recibos, la impresin de sobres, etc.

Cuando se combina correspondencia, se utilizan dos elementos fundamentales: el


documento principal y el origen de datos. El documento principal, es el documento Word que
contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos y el
Origen de datos es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de
Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se
pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente
a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir
cada uno de los datos de ese cliente.

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A continuacin se ilustrar paso a paso el procedimiento en la que debemos tener redactada
la carta y un archivo o base de datos en Excel con la informacin requerida de cada cliente

1. Carta redactada en Word (Documento principal)

2. Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, con la informacin


requerida. (Origen de datos)

El ejemplo consiste en el envo de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de
confeccin de uniformes, y lo que haremos es personalizar la carta con los datos de los
destinatarios. La carta est redactada y lo que deben hacer es copiarla y pegarla en nuevo
documento de Word:

Ibagu, marzo 11 de 2015

Doctor(a)

Nos permitimos informarle que nuestra empresa se especializa en la confeccin de uniformes


de dotacin para los diferentes cargos que requieran en su empresa. Contamos con una gran
experiencia y un personal altamente calificado para ofrecerle a usted un producto de calidad.

Esperamos poder tenerlo entre nuestros clientes

Cordialmente,

Juana Mara Lozano Cuenca

Gerente Confecciones y Dotaciones Lozano S.A.

Tel: 2652390 3004512586

jmlozanog@gmail.com

Vistanos en nuestro sitio web: www.confeccionesydotacioneslozano.com

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Una vez se tenga redactada la carta, se procede a ingresar los datos que se requieren, en
este caso, sern solo: Nombre, Direccin, Empresa, Profesin, los cuales se introducen en
una hoja de Excel, como se ilustra a continuacin: En este caso tambin pueden seleccionar
la tabla, copiarla y pegarla en EXCEL.

Nombre Direccin Empresa Cargo


Repuestos para
Carlos Castro Calle 8 # 20-13 Autos Gerente
Subgeren
Pedro Ros Cra. 3 # 4-A- 56 Artculos de lujo te
Ruth Mery Lpez Calle 5 # 25-46 Surtifrutas Asistente
Mara Jimena Manz. 8 casa 25 El
Prez Laurel Accesorios Gutty Gerente
Juan Pablo
Buenda Cra. 12 # 5 - 12 Colegio Buenda Gerente
Una vez se hayan introducido los datos, se procede a guardar el documento, mediante la
pestaa Archivo, Guardar como; pueden grabarlo en la carpeta Mis Documentos con el
nombre CLIENTES. (Favor tener presente la ubicacin de este archivo). Seguidamente
vamos al editor de Texto Word, donde hemos copiado la carta que se va a enviar a estas
personas.

Una vez se tenga lista la carta, realiza los siguientes pasos:

1. Pulse en la pestaa Correspondencia

2. Pulse en el botn Iniciar Combinacin de Correspondencia.

3. Selecciona la opcin Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia

Comienza con el asistente de correspondencia que aparece en el lateral derecho de su


documento

Pulse en tipo de documento: Carta y luego pulsa en el botn Siguiente, inicie el


documento

Pulse Utilizar el documento actual y luego pulsa en el botn Siguiente, seleccione los
destinatarios

En Seleccione los destinatarios, pulse Utilizar una lista existente,

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Pulse el botn Examinar (que est ms abajo). Ac es donde se busca el archivo Excel,
que se guard con la lista de destinatarios.

Despus al seleccionar el archivo (este caso el Excel) saldr una ventana como la que
aparece a continuacin:

Si el archivo de Excel tiene varias hojas, se debe seleccionar la hoja donde est la lista de
destinatarios y pulsar Aceptar. Seguidamente, aparece una para editar qu registros
colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo se desea enviar la carta a algunos
destinatarios y no a todos.

Luego, vamos a la ventana donde est la carta escrita, para asignar los campos (Nombre,
direccin etc.). Para hacerlo se pulsa el botn Ms Elementos, aparece una ventana que
muestra los campos para asignar, lo cuales se colocan en el documento justo donde se
quiera que se inserte el campo y luego se pulsa Insertar, despus Cerrar y as
sucesivamente hasta insertarlos todos. Si el campo no est donde debe aparecer en el
documento, lo puede mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en
el cual quiere colocar el campo por ejemplo debajo de Doctor(a), se inserta el nombre, luego
bajo el nombre se inserta el cargo, luego la empresa y por ltimo la direccin.

Al asignar un campo, en el archivo Word queda por ejemplo el campo de nombre asi:
<<Nombre>>, es solo el nombre del campo, y es all donde se insertar el nombre del
destinatario que se cre en la base de datos, quedando de esta manera en el documento:

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Para ver los resultados de la combinacin, se debe ir al paso 4 de 6 y seleccionar Vista
previa de las cartas y all puede revisar uno a uno los destinatarios o ir al paso 5 de 6
Seleccione complete la combinacin y luego puede editar todas las cartas y ver cmo se ha
combinado la correspondencia.

Las opciones para enviar el documento son 3, en el botn que dice Finalizar y Combinar se
puede seleccionar la opcin que se desee:

1. Editar Documentos Individualmente: Con esta opcin se abre un Archivo Word con la carta
y los datos correspondientes al nmero de registro que tenga en el cuadro de control.

2. Imprimir: Se pueden imprimir si tiene una impresora conectada

3. Enviar por Correo: Esta opcin funciona si tiene configurado el Outlook de Microsoft Office