Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber

daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan

cara dan menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai
efektivitas paling tinggi.

Pengarahan

Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan

menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan,
sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk
mengarahkan dan memotivasi karyawan.

Pengawasan

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering d

sebut sebagai kembar siam dalam manajemen. Pengawasan adalah penting
sebagai produk perencanaan efektif. Oleh karena itu, pengawasan bertindak
sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan setiap
rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif
terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

PERENCANAAN

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan

organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru,
program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan
(planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan
menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus
menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-
proses perencanaan.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen,

terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam
era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional
dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).

Pokok pembahasan pada modul ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari
proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep
perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan
perencanaan dari berbagai jenis.

PROSES PERENCANAAN

Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan,

terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap
kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang
akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa
yang akan mengerjakannya.

Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin
meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu
mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi.
Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu
perencanaannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh
organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama
untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.

Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang

tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan
khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh
perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi
pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara
perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu
penting bagi para manejer untuk mengerti peranan perencanaan jangka pendek
dan jangka panjang dalam pola perencanaan secara keseluruhan.

Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui

empat tahap sebagai berikut:

1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang

dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu
yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan yang
lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis,
berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap
lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan:

1. untuk mencapai protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan

kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan
2. untuk mencapai positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.

Beberapa manfaat perencanaan adalah:

1. membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan

lingkungan
2. memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
3. membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
4. memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
5. memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
6. membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
7. meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
8. menghemat waktu, usaha, dan dana

Beberapa kelemahan perencanaan adalah:

1. pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi

nyata
2. perencanaan cenderung menunda kegiatan
3. perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi
4. kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap
masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
5. ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI LAIN

Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya.
Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah
saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.

Pengorganisasian (Organizing). Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan

bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk
mencapai efektivitas paling tinggi.

Pengarahan (directing). Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari

sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi
dan memotivasi karyawan.

Pengawasan (controlling). Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat.

Pengawasan bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap
rencana.

RENCANA OPERASIONAL

Terdapat dua jenis utama dari rencana yaitu rencana strategis dan rencana
operasional. Rencana strategis merupakan rencana yang dirancang untuk mencapai
tujuan yang luas dari perusahaan yaitu untuk melaksanakan tugas-tugas
perusahaan. Sedangkan rencana operasional merupakan rencana yang memberikan
rincian tentang bagaimana rencana strategis itu akan dilaksanakan.

Rencana operasional terdiri dari:

1. Rencana sekali-pakai (single-use plans), dikembangkan untuk mencapai tujuan
khusus dan dibubarkan bila rencana ini telah selesai dilaksanakan
2. Rencana tetap (standing plans), merupakan pendekatan yang telah dibakukan
untuk menangani situasi yang berulang kali terjadi dan yang dapat dengan mudah
diantisipasi

PERENCANAAN STRATEGIK

Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan

organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan metoda-
metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah
diimplementasikan. Perencanaan strategi juga merupakan proses perencanaan
jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi.

Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis. Pertama,

perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-perencanaan
lainnya. Kedua, pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah
pemahaman bentuk perencanaan lainnya. Ketiga, perencanaan strategis
merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan manajer dan organisasi.

MENGATASI HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF

Ada dua jenis hambatan terhadap pengembangan rencana yang efektif, yaitu,
pertama adalah perlawanan atau penolakan internal para calon perencana terhadap
penetapan sasaran dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Hambatan kedua
adalah keengganan para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan
rencana yang akan menyebabkan perubahan.

Untuk mengatasi hambatan-hambatan terhadap perencanaan yang efektif para

manajer harus membantu bawahan dengan sebaik-baiknya dengan menciptakan
system organisasi yang mempermudah penetapan sasaran dan bukan yang
menghambatnya.

Membantu individu menetapkan sasaran. Para manajer yang tidak memiliki

pengetahuan tentang organisasi atau lingkungan eksternalnya, memerlukan
bantuan dalam mengembangkan sistem informasi yang baik. Bantuan dapat berupa
program pengembangan manajemen dalam perusahaan untuk membantu dalam
mengadakan hubungan informal dengan orang-orang dari berbagai departemen,
divisi, dan lokasi. Bilamana perencanaan merupakan proses yang dipahami dengan
baik, maka akan lebih mudah bagi tiap individu untuk pengembangan rencana guna
mencapai sasaran tersebut.

Mengatasi perlawanan terhadap perubahan. Untuk mengatasinya dapat dilakukan

dengan cara melibatkan para karyawan yang akan terkena pengaruh dalam proses
perencanaan. Kemudian dengan memberikan lebih banyak informasi kepada para
karyawan tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya. Selain itu juga,
dengan menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap
para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.