Microsoft Excel o Microsoft Access

Realizar la eleccin correcta es vital si desea obtener acceso a la

informacin, as como actualizarla, con el mayor rendimiento y precisin.
Hablaremos sobre la eleccin del mejor programa para sus datos.

Tanto Access como Excel permiten:

Ejecutar eficaces consultas para ordenar y filtrar los datos.

Ejecutar sofisticados clculos para obtener la informacin deseada.
Utilizar las vistas Tabla dinmica de Microsoft y Grfico dinmico.
Crear informes sobre los datos.
Utilizar formularios para agregar, cambiar, eliminar y explorar los
datos de una forma sencilla.
Realizar consultas y modificarlas.
Importar datos de bases de datos externas.

Ambos programas organizan los datos en columnas, tambin denominadas

campos, que almacenan un tipo especfico de informacin o tipo de datos.
En la parte superior de cada columna, la primera celda se utiliza para
etiquetar dicha columna. Una diferencia terminolgica es que lo que en
Excel se denomina fila, es un registro en Access.

Como ejemplo, podra crear una lista de personal. Dicha lista podra tener
cinco columnas para organizar los nmeros de id., los nombres, los
apellidos, los nmeros de telfono del trabajo y las fechas de contratacin
de los empleados. La fila de celdas situada en la parte superior de cada
columna contendra las etiquetas de texto que describiran los datos.

Por qu se realiza esta comparacin?

Es una buena pregunta. Despus de todo, Excel no es un sistema de
administracin de bases de datos. Es un software de hoja de clculo que
almacena unidades de informacin en filas y columnas de celdas
denominadas hojas de clculo. La tarea ms comn que se realiza en Excel
es la administracin de listas como nmeros de telfono y datos de
personal. Por el contrario, Access almacena los datos en tablas que parecen
hojas de clculo pero que estn diseadas para realizar consultas complejas
sobre los datos almacenados en otras tablas y ubicaciones, e incluso en
campos de otras tablas.
Por esta razn, aunque ambos programas funcionan bien para administrar
datos, cada uno tiene ventajas evidentes segn el tipo de datos que se
administren y la tarea que se desea realizar con ellos.

El factor clave para tomar una decisin es si se trata de datos

relacionales o no

Si puede almacenar los datos de forma lgica en una nica tabla u hoja de
clculo, entonces hgalo. De forma lgica significa que los datos de cada
columna estn directamente relacionados y slo necesitan ubicarse en una
tabla simple de Access o Excel. Deberan ubicarse y actualizarse en la
misma vista. Los datos de este tipo, incluidos en una nica pgina u hoja
(no mltiple), se denominan simples o no relacionales. El ejemplo de
personal anterior es un caso de este tipo. No se debera almacenar un
apellido de empleado en una tabla que no fuera la que almacena los
nombres de los empleados.

"La tarea ms comn en Excel es la administracin de listas. Si puede

almacenar los datos de forma lgica en una nica hoja de clculo o tabla,
entonces hgalo."
Sin embargo, si necesita almacenar los datos en ms de una tabla,
necesitar una base de datos relacional. Cada tabla es bsicamente una
descripcin de un tipo de datos (como pedidos de un cliente). Si necesita
una base de datos relacional, ha identificado una relacin uno a varios en
los datos. Por ejemplo, si tiene una base de datos de pedidos de clientes,
una tabla contendr los nombres de los clientes y otra los pedidos. Un nico
cliente puede tener varios pedidos. De forma adicional, quizs desee
disponer de otra tabla para los detalles de los pedidos, puesto que cada
pedido puede tener varios elementos. Los datos relacionales se almacenan
mejor en Access.

Es consciente de esta correlacin directa entre el tamao de los datos y el

reto de organizarlos de una forma eficaz? Cuantos ms datos tenga, es ms
probable que los almacene en varias tablas de Access. Para ayudar a
administrar los datos y a mantener su precisin, Access y Excel
proporcionan identificadores nicos. En Access, una clave principal (un icono
con forma de llave que se puede ver en la vista Diseo de la tabla) identifica
de forma nica a cada registro. En Excel, las filas estn numeradas y cada
columna tiene una letra, as que cada celda o intervalo de celdas tiene una
referencia, como B5. En la vida normal, usted tiene un nmero de la
seguridad social. Es su mejor identificador nico.
"En Access, dispone de una clave principal. En Excel, tiene una referencia de
celda. En su vida, tiene un nmero de la seguridad social. Es el mejor
identificador nico del que puede disponer."
Alguna vez se ha fijado en que cuando va al mdico o llama a la compaa
de seguros le piden el nmero de la seguridad social adems del nombre? El
apellido, o incluso el nombre completo, a veces no son nicos. Los
identificadores nicos casi siempre son numricos. Garantizan la integridad
de los datos y no permiten que haya registros duplicados ni datos en celdas
que no reconozca (denominados valores Nulos). Los identificadores
numricos tambin ofrecen el modo ms rpido de recuperar los datos al
buscar u ordenar.

CUNDO SE DEBERA UTILIZAR ACCESS

Utilice Access cuando:

Necesite una base de datos relacional (varias tablas) para almacenar

los datos.
Puede que en el futuro necesite agregar ms tablas a un conjunto de
datos no relacional o simple en su origen.
Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de informacin de los
clientes como los nombres o apellidos, las direcciones y los nmeros
de telfono, pero puede que esa informacin aumente para incluir
acciones de dichos clientes como pedidos, considere la posibilidad de
comenzar el proyecto de datos en Access.
Tenga una gran cantidad de datos (miles de entradas).
Por ejemplo, si trabaja en una compaa grande y necesita almacenar
informacin de personal, entonces utilice Access.
La mayora de los datos sean del tipo de cadena de texto larga (que
no son nmeros ni estn definidos como nmeros).
Dependa de varias bases de datos externas para obtener y analizar
los datos necesarios.
Por ejemplo, si necesita importar o exportar datos de bases de datos
de Access de forma regular, quizs sea ms lgico trabajar con
Access para aumentar el grado de compatibilidad.
Desee ejecutar consultas complejas.
Por ejemplo, si trabaja en una compaa grande que recibe pedidos
de clientes, quizs deba mirar los nombres de los clientes
almacenados en una base de datos de SQL Server mientras toma
nota de los nuevos pedidos en Access. Puede mantener una conexin
con la base de datos de SQL Server desde la vista Tabla de Access.
Cuando agrega o mira un nombre de cliente, est trabajando contra
la base de datos de SQL Server, pero los nuevos pedidos se estn
almacenando de forma local en tablas de Access.
 Haya muchos usuarios trabajando en la base de datos y desee
opciones de gran potencia para exponer los datos que se vayan a
actualizar.
Por ejemplo, Access ofrece pginas de acceso a datos para los usuarios ms
especializados y formularios si desea que sea ms fcil de utilizar.

Cundo se debera utilizar Excel

Utilice Excel cuando:

Necesite una vista simple o no relacional de los datos (no necesite

una base de datos relacional con varias tablas).
Esto se aplica especialmente a las situaciones en que los datos son
en su mayora numricos, por ejemplo si desea conservar un
presupuesto de un ao concreto.
Desee ejecutar clculos primarios y comparaciones estadsticas de los
datos, por ejemplo si desea mostrar un anlisis de costos y beneficios
en el presupuesto de la compaa.
Sepa que el conjunto de datos tiene un tamao que permite
administrarlo (menos de 15.000 filas).